第一篇：員工檔案管理流程

員工檔案管理流程

一、接手入職材料錄入匯總，完整的入職材料應包括應聘人員登記表、擬聘人員核定表、錄用通知書、員工信息登記表、員工入職手續清單表、身份證復印件、學歷（職稱）證書復印件、原單位離職證明（初次參加工作者免）、工商銀行卡復印件、社保協議、照片、體檢報告（可緩緩）；

注意以下幾點:

1、籍貫和身份證歸屬地錄入時，精確到省和市即可，注意調整格式；身份證歸屬地一定依照身份證復印件上面的信息錄入；

2、錄入時發現資料缺失的，在備注欄里注明！本部地區直接跟蹤到人，外地辦事處和當地行政人事聯系；

3、工商銀行卡復印件單獨存檔，在錄入電子版時，有無復印件的以底色區分；復印件如不清楚，手寫一遍；復印件上注明職位及所屬部門、入職時間；

4、檔案的放置依照電子版的順序排列，方便查找！

5、項目部人員的檔案以地區團隊區分，集中存放！檔案袋上注明姓名及入職時間！

6、人員離職調整到電子版每個工作簿的下方！字體調整到紅色，在備注上注明離職時間！

二、接手入職材料后，第一時間簽訂勞動協議，一式貳份，包含試用期兩個月，金融項目的簽訂“南京凱雷投資有限公司”；教育的簽訂“南京云頂教育有限公司”；職能部門的簽訂“南京合生創智信息技術有限公司”；信息部門的簽訂“沐雪科技”；

三、試用期轉正后再簽署一份勞保合同，如是10號（含）之前轉正的，開始時間比試用期少兩個月，與試用期簽字的勞動協議的截止時間相同；如是10號后轉正的，開始時間從次月1日開始，與試用期簽字的勞動協議的截止時間相同；

第二篇：檔案管理流程

為了做好工程及設備檔案資料的管理工作，參照《建設工程文件歸檔整理規范》等文件的有關要求,結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。

一、主要內容及歸檔范圍

1、主要內容

1.1凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。

1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

主要為設計工程、設備、公司人事教育培訓和會計報表檔案資料:

2.1設計工程檔案是指各類報批文件(跟銀行有關的各類報批文件、回復的批示文件、對外發文、對外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應商（服務）單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調研報告，考察調研的影像、照片資料）、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件等。2.2設備檔案是鑒定評價（儀器）技術狀態的科學資料，是為保障（儀器）設備正常運轉并處于良好狀態的重要依據。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄；運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養和安全技術操作規程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄；設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。2.3組織人事/教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.4會計統計類：計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

二、檔案的管理

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

2、檔案保密制度

2.1 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項保密制度。凡涉及不宜公開的公司機密等檔案，應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經本公司主管領導批準。凡作秘密和內部管理的檔案，應嚴格履行查閱審批手續，嚴禁擅自拍照和復制，利用者應嚴格遵守保密規定，不得泄露公司秘密。對確已無保存價值的建設工程和設備檔案，列出銷毀清冊，經主管領導審批后，由銷毀人、監銷人銷毀，并簽名注銷。

2.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經公司主任或副總以上領導批準。有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。

2.3對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。2.4檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

2.5公司在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理人員調離，應由行政文化中心主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

3、檔案工作人員崗位職責

3.1熱愛檔案事業，忠于職守，遵紀守法，勤奮學習，具備檔案專業知識。3.2負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項工作服務。

3.3積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況，接受其監督、檢查和指導。

3.4辦理領導交辦的其他檔案業務工作。

4、檔案管理制度

4.1非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經本公司主管領導批準同意后方可查閱。

4.2檔案柜內的檔案要進行系統排列存放，不準堆放與檔案無關的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

4.3做好檔案柜內“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛生整潔、安全。

4.4對檔案柜所藏檔案要進行經常檢查，發現問題及時采取有效措施。4.5凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件，儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份，應留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復印件隨機使用。

4.6檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料，要按時間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內目錄。

5、檔案安全制度

嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負責，鑰匙應妥善保管，如有丟失應及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

每次長假前應對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實消除安全隱患。

6、檔案資料查閱利用制度

本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續借閱，必須辦理續借手續。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用人復印。

檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經分管領導批準，辦理外借手續并限期歸還。檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時,須經主管領導同意后方可進行。

檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。

查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當事人行政、法律責任。查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結檔案利用工作規律，更好地為各項工作服務。

7、檔案的收集

檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。工程檔案資料按項目收集,檔案應按系統分類統一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。設備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內容上具有有機聯系的材料組合成一個保管單位。卷內文件排列，依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

應妥善保存各類檔案和資料，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。

勘察、設計、施工、監理等單位向本公司移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

項目簽訂承包合同中應明確規定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數、案卷質量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。

本公司購置的設備儀器的隨機全套資料，由拆箱負責人收集齊全，及時移交檔案員，統一積累和集中保管。

8、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

三、立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

四、立卷歸檔的要求

1、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

2、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。立卷時應編制好案卷目錄，把文件的負責人、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

3、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

4、立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

5、立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

6、文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

7、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

五、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1.永久保存：

1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表； 1.6政府機關核準文件；

1.7不動產所有權狀及其他債權憑證； 1.8工程設計圖；

1.9其他經核定須永久保存的文書。2、10年保存：

2.1預算、決算書類； 2.2會計憑證； 2.3事業計劃資料；

2.4其他經核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：

3.1期滿或解除之合約；

3.2其他經核定保存5年的文書。4、1年保存：

結案后無長期保存必要者。

5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

六、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

2、本制度經董事會批準發布。

3、本制度自下發之日起實施。

第三篇：員工檔案管理

員工檔案管理辦法

第一條 檔案工作任務

1 保管員工檔案； 2收集、鑒別和整理員工檔案材料； 3

辦理員工檔案的查閱、借用和轉遞； 4通過檔案熟悉員工，為人事工作提供情況； 5逐步實現員工檔案管理工作的科學化和現代化。

第二條 檔案材料內容： 1履歷表； 2自傳； 3鑒定； 4考核材料； 5政治歷史問題的審查及甄別、復查材料； 6參加黨、團材料； 7獎勵及先進事跡材料； 8處分、取消處分材料； 9招聘、轉正定級、吸收錄用審批表、任免報告表、考評技術資格、學位審批表、出國人員審批表、調整工資審批表、離休退休、辭職審批表等； 10其他可供組織上參考的材料，如員工個人寫的思想、工作、學習總結、檢查等。形成以上檔案材料的部門和職能人員應及時將完備的材料轉交檔案室存檔。第三條 檔案的管理

員工檔案按照管理(任免)權限實行分級管理。1正、副總監以上領導檔案，報送總公司人事部。2物業管理有限公司部門經理以下員工檔案，由各單位人事部門自行管理。3根據人事回避原則，檔案管理人員的檔案由人事部領導直接保管。4出國(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。5員工辭職、自動離職、開除公職、降名及解除勞動合同后，檔案管理人員于15日內將其檔案轉至戶口所在地的街道辦事處保管。把物業管理站點加入收藏夾

第四條 檔案材料的收集和歸檔

1人事檔案管理人員要根據檔案管理規定，通過有關部門收集入檔材料。有關部門應積極配合，檔案管理人員對歸檔材料應及時歸檔。

2凡歸檔材料，均應認真鑒別，材料應詳實、完整，用鋼筆或毛筆謄寫(不得用圓珠筆、鉛筆等書寫)，并經組織審查蓋章或本人簽字后生效，否則不得歸檔。3員工檔案必須分類明確，編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

第五條 檔案的保管

1員工檔案由人事部門設專人保管，檔案管理人員必須是中共正式黨員。來源：考試大

2員工檔案應存入保險柜。檔案室必須堅固適用，有防盜、防火、防潮等安全措施。3對保管的檔案要逐一登記造冊、編號，每年檢查一次，發現缺少，及時查找。4檔案移交要填寫移交清單，交接雙方應共同清點并簽字留據。

5嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其他后果的，視情節輕重，給予嚴肅處理。

6逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。第六條 檔案的查閱和借用考試大論壇 1外單位前來查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門的介紹信、公檢法系統的組織介紹信，并經人事部門領導批準。

2大廈部門領導和黨組織、紀檢人員查閱員工檔案應經人事部門領導批準。3檔案管理人員應根據主管領導指示提供有關材料。4員工檔案一般不外借，特殊情況，經人事部門領導批準亦可借閱，但必須嚴格履行登記手續，按期歸還。

5私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。

6查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁涂改、圈劃、拆換檔案材料，不得向無關人員談論或泄露檔案內容，違犯者將視情節輕重，給予批評教育甚至紀律處分。本文來源:考試大網

第七條 檔案的接收與轉遞來源：考試大

1員工試用期滿轉正后，應及時到人事檔案室辦理檔案調入手續，檔案管理人員接收檔案后應及時進行登記，并將檔案回執及時退回原單位。

2員工調出或辭職后，檔案管理人員要及時辦理檔案轉遞手續。3員工檔案轉遞應密封，一般應通過機要交通轉遞，也可由組織指派專人傳送，但不得由員工本人自帶。來源：考試大的美女編輯們 4有關職能部門應及時將員工獎勵材料、入黨團的材料轉交檔案室存檔。

第八條 檔案工作人員守則 1認真學習黨和國家的勞動人事政策、檔案管理規定，不斷提高工作水平。2熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，提高業務水平和工作能力，努力為人事工作服務。

3保護檔案安全，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。嚴禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險品。來源：考試大

4嚴格遵守保密制度，不得向他人提供或泄露檔案內容，無關人員不得進入檔案室。5堅持原則，遵守紀律，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。

員工檔案管理辦法

1.目的

為規范公司員工人事檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤管理，特制定本規章。2 范圍

公司針對所有員工的管理工作均應遵照本辦法執行。3解釋

人事管理檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項的資料。4 權責

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構或人員應在其指導下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門負責收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長（含）以上的領導在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權調閱。5 工作內容 5.1人事檔案 5.1.1人事檔案的調轉

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內將人事檔案轉入公司。5.1.1.2人力資源有義務協助員工辦理人事檔案調轉手續。5.1.2 人事檔案的管理人力資源部負責按照國家有關法規和文件的規定,定期對員工的人事檔案進行更新、整理。5.2 人事管理檔案 5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1 人事管理檔案應在員工到職一周內，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2 人力資源部對移交的人事資料要依據《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發現有人事資料不完整的及時向相關單位和人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。5.2.1.3 對營銷人員、送貨員、外派財務人員等特殊崗位的人員應收取學歷證原件；對外派財務人員還需收取執業資格證、職稱證原件；對營銷人員及非總部財務人員同時需收取擔保文件。

5.2.1.4 收取員工相關證件時，應向對方出具收據（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經辦人姓名。

5.2.1.6 檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。5.2.2 人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調整、職務異動等人事資料一經形成，員工所在部門應及時協助人力資源部整理相關資料。

5.2.2.2員工調任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤后，應參照5.2.2.5條款規定交檔。

5.2.3人力資源部本著對員工負責的態度，按照人事檔案管理的有關規定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關規定統一保管。

5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復印管理 5.3.1 有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案： a.了解所屬員工基本情況； b.員工晉升、降職； c.員工獎懲； d.員工調動。5.3.2查、借閱及復印人事（管理）檔案的手續

5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續 a.須查閱人員（管理）檔案時，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內完成；不準將有關資料私自帶出或復印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續 a.須借閱人員（管理）檔案時，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經有核準權限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續。b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準私自復印或轉借他人。c.借閱檔案人員應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。d.歸還檔案時，檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調閱員工人事檔案的,由人力資源部負責與(b)聯系。

5.3.2.3確因工作需要，要求復印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經人力資源部長核準方可進行。5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復印者，應注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。

5.4 離職人員檔案的處理 5.4.1 退檔手續的辦理

離職人員持經核準的《離職(調動)交接表》到檔案室辦理。5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應提出書面申請，經所屬一級部部長或單位負責人批準。

5.5.2證件借出期限最長為二個月。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應詳細記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。5.6 檔案的統計、清點

5.6.1檔案管理員應及時將人事信息歸檔，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案信息與微機存儲信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統計上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進行月度匯總。5.6.3每年一月份，對檔案進行清點。統計上歸檔數、檔案總數、退檔總數、在崗人員檔案數等數據，并與微機存儲數據校對，要求二者一致。5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調動)交接表》中核準的日期為依據計算；

b.未辦理離職手續但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據開始計算。

5.6.5 每年三月份，對上已超出保存期限的檔案統一進行銷毀。5.7 本辦法自頒布之日起開始執行。6.相關表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》 6.2 《人事管理檔案分類目錄》 6.3 《人員薪資/異動變化記錄表》 6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》

第四篇：公司檔案管理流程

公司檔案管理流程

一、主要內容及歸檔范圍

1、主要內容

1.1凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。

1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。

2.2組織人事教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.3會計統計類：計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

二、檔案的管理機構及其主要職責

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

2、檔案管理機構主要職責：

2.1制定或參與制定檔案工作的規章制度；

2.2對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督； 2.3 做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

三、檔案的種類

1、法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

2、企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、督委會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件。包括企業和月度工作總結、下屬部門的和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

5、批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

8、匯報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

10、聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、檔案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

六、立卷歸檔的范圍

凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

七、立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交行政文化和中心立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

八、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負責人在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

4、立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

6、立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

7、立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

8、立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

11、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

九、檔案的借閱

1、檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經過公司領導批準情況下，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

3、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。

5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

十、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經公司主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。

5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

8、企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理人員調離，應由行政文化中心主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

十一、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表；

1.6政府機關核準文件；

1.7不動產所有權狀及其他債權憑證； 1.8工程設計圖；

1.9其他經核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預算、決算書類； 2.2會計憑證； 2.3事業計劃資料；

2.4其他經核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約； 3.2其他經核定保存5年的文書。4、1年保存： 結案后無長期保存必要者。

5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十一、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

十二、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

十三、附則

1、本制度由總經理辦公室起草。

2、本制度經董事長批準發布。

3、本制度自下發之日起實施。

第五篇：公司檔案管理流程

檔案管理流程

一、主要內容及歸檔范圍

1、主要內容

1.1凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。

2.2組織人事教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.3會計統計類：計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

二、檔案的管理機構及其主要職責

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司行政部所轄檔案室歸檔。

1.2 各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

2、檔案管理機構主要職責：

2.1制定或參與制定檔案工作的規章制度；

2.2對公司其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督；

2.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

三、檔案的種類

1、法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

2、企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、督委會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括公司總體計劃或規劃、開發計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件。包括公司和月度工作總結、下屬部門的和月度工作總結等。

5、批示性文件。包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及公司各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、公司獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

8、勞資人力資源資料。包括公司下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

12、題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

四、立卷歸檔的范圍

凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

五、立卷歸檔的時間

凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交行政部立卷歸檔。

六、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負責人在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政部立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

七、檔案的借閱

1、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

2、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

3、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。

4、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

5、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

八、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經公司主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經部門總監或副總以上領導批準。

5、外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

九、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1.永久保存： 1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表；

1.6政府機關核準文件；

1.7不動產所有權狀及其他債權憑證； 1.8其他經核定須永久保存的文書。

2、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。