第一篇：檔案管理具體流程

湛江市安保押運有限責任公司檔案管理流程

為加強和規范公司檔案管理，建立起良好的檔案運行管理制度，提高檔案利用效率及品質，特制定公司檔案管理流程。

1、檔案編碼

由辦公室統一編碼。

（1）、公司下發的文件按文件編號作為檔案編號。（2）、員工檔案按個人的工號作為檔案編號。（3）、財務檔案由財務部編號。

（4）、上級發文的有文件編號的按文件編號作為檔案編號。

（5）、業務單位往來的文、函件有編號的按其編號作為檔案編號。（6）、對外合同有編號的按合同編號作為檔案編號。

（7）、其它無編號的合同、文件、資料等，按年、按級、按類、按順序編號。

備 注：如遇有新增文件或遺漏文件，各個部門需及時進行預先的統計與整理，最后匯總到辦公室進行統一的編碼（財務部的除外）。

2、檔案整理

由辦公室整理出‘范本’，各部門則按‘范本’對各自部門的文件進行整理。（1）、每年裝訂一次。

（2）、同一年、同一保管年限、同一類的裝訂在一起。（3）、按時間順序或入檔順序排列裝訂。

備 注：如在整理的方法上有更好的建議，請及時聯絡辦公室進行修正。

3、檔案歸檔

（1）、原則上每一項工作一結束，就需將所有的相關資料送至檔案室進行歸檔。

（2）、對于正在進行的各項工作所涉及的文件，各部門應作好‘預先歸檔’工作，整理方法與‘范本’雷同。

（3）、財務部檔案由本部門裝訂、編號，滿

周年歸檔，檔案室設專柜管理。

4、外來文件的收發

由辦公室進行統一接收，并作好登記、存檔，再分發到各個職能部門，各部門在接收到資料時也應作好相應的登記與歸檔。

備 注：原則上檔案室均保留原稿，如有特殊情況需保留復印件的需在‘文件收發記錄表’的備注欄上注明。

5、檔案資料的發行

如因工作上的需要，有些部門需備有相關檔案資料，此時應填寫‘檔案資料發行申請表’并經審核后再由檔案室統一發行。

備 注：（1）、當有新的檔案資料時，檔案室應及時進行更新、回收、發行等工作。

（2）、各種發行檔案資料需蓋有‘檔案發行章’才能生效，嚴禁私自對各種發行的檔案進行復印。

6、印章管理

湛江市安保押運有限責任公司檔案專用章，并各分設‘存檔’、‘發行’、‘作廢’三枚印章蓋在文件背面，（執照等證件除外）。

（1）、在檔案室存檔的檔案資料需蓋有‘存檔’章------紅色

（2）、發行的檔案資料需蓋有‘發行’章-------蘭色

（3）、對于過期或失效的檔案應改有‘作廢’章-------蘭色

（4）、檔案的‘存檔’、‘發行’、‘作廢’應做相關的履歷。

7、檔案的使用審批程序：（書籍、技術資料手冊、宣傳資料除外）

（1）查閱：在檔案室現場查閱，不得帶離。

①、查閱本部門檔案：查閱人填申請表 → 部門負責人審批。

②、查閱非本部門檔案：

a、B級檔案查閱：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批

b、A級檔案查閱：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批（副總→總經理→董事長）

（注：證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經總經理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）

（2）借閱本部門檔案：

①、程序：借閱人填申請表 → 部門負責人審批。

②、時間：三天，如續借則需再次填寫申請表。（3）借閱非本部門檔案：

①、B級檔案借閱：填申請表 → 部門負責人審批 → 辦公室負責人審批

②、A級檔案借閱：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批（副總→總經理→董事長）

（注：證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經總經理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）

（4）、復印、摘抄：

①、復印、摘抄本部門檔案：

程序：借閱人填申請表 → 部門負責人審批。

②、復印、摘抄非本部門檔案：

a、B級檔案復印、摘抄：填申請表 → 部門負責人審批 → 辦公室負責人審批。

b、A級檔案復印、摘抄：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批（副總→總經理→董事長）

（注：證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經總經理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）

（5）、備注：A級檔案包括機密檔案、證照類檔案、對外合同檔案、財務檔案；B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。

8、書籍、技術資料、宣傳資料的使用程序的：

（1）、借閱：只需在登記表上作相關的登記。

（2）、領用：只限于宣傳資料，但也需在‘宣傳資料領用登記表’上登記。

第二篇：會計檔案管理具體制度

會計檔案管理具體制度

一、會計檔案的裝訂(一)會計檔案的整理立卷

會計終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統一”的辦法，即:分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一并分門別類按各卷順序編號。1，分類標準統一。一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。

2，檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放拒和存放序列統一。

3，管理要求統一。建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按排序匯編裝訂成冊。(二)會計檔案的裝訂

會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。1，會計憑證的裝訂。

會計憑證裝訂前的準備工作: ①分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全;②按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數;③摘除憑證內的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整;④整理檢查憑證順序號。如有顛倒要重新排列。發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發放單是否隨附齊全;⑤記賬憑證上有關人員(如財務主管、復核、記賬、制單等)的印章是否齊全。

會計憑證裝訂時的要求: ①用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;②憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制。封面規格略大于所附記賬憑證;③裝訂憑證厚度一般15厘米左右，方可保證裝訂牢固。美觀大方。

會計憑證裝訂后的注意事項：

①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章: ②在封面上編好卷號。按編號順序入柜，以便干調閱。2會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。基本要求是:(1)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全。序號排列是否連續;然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。(2)活頁賬簿裝訂要求。

第一，保留已使用過的賬頁，將賬負數填寫齊全，去除空白負和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。

第二，多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。

第三，在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人)簽章。(3)賬簿裝訂后的其他要求。

第一，會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角。錯頁、掉頁、加空白紙的現象。

第二，會計賬簿的封口要嚴密。

第三，封面應齊全、平整，并注明所屬及賬篡改名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借)款日記賬、分戶明細賬。

第四，會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號，總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

3．會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表員數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂;第二，會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底:第三，按保管期限編制卷號。

二、會計檔案的保管

《會計檔案管理辦法》規定:“當年會計檔案，在會計終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿之后原則上應由財務會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。”根據上述規定，會計檔案的保管要求主要有: 1會計檔案的移交手續。財務會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行:（1）開列清冊，填寫交接清單:（2）在賬簿使用日期欄填寫移交日期;（3）交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。

2，會計檔案的保管要求。

（1）會計檔案室應選擇在干燥防水的地方。并選離易供品堆放地，周圍應備有適應的防火器材;（2）采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;（3）會計檔案室內應經常用消毒藥并噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀;（4）會計檔案室保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕;（5）設置歸檔登記簿、檔案目錄登記蒲、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;（6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

3，會計檔案的借閱。

（1）會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。

（2）外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續;單位內部人員借閱會計檔案時，應經會計主管人員或單位領導人批準后。辦理借閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。

（3）借閱會計檔案人員不得在案卷內亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件）。

（4）借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回。并辦理注銷借閱手續。

4，會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結、查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、15年等三種。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起，如:1996終了日為12月31日，保

管期限按1997年元月1日開始計算。

為了全面反映會計檔案情況，立檔部門應設置“會計檔案備查表”，及時記載會計檔案的保存數、借閱數和歸檔數。做到心中有數、不出差錯。

三、會計檔案的銷毀

1，會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案部門會同財務會計部門提出銷毀意見，共同鑒定、嚴格審查。編造會計檔案銷毀清冊。

2，會計檔案要銷毀時，需報本單位領導及上級單位有關管理部門批準后銷毀。

3．會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出。另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。4．銷毀檔案前。應按會計檔案銷毀清冊

位銷毀會計檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監銷，各級主管部門銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派員參加監銷;會計檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。

第三篇：檔案管理流程

為了做好工程及設備檔案資料的管理工作，參照《建設工程文件歸檔整理規范》等文件的有關要求,結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。

一、主要內容及歸檔范圍

1、主要內容

1.1凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。

1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

主要為設計工程、設備、公司人事教育培訓和會計報表檔案資料:

2.1設計工程檔案是指各類報批文件(跟銀行有關的各類報批文件、回復的批示文件、對外發文、對外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應商（服務）單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調研報告，考察調研的影像、照片資料）、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件等。2.2設備檔案是鑒定評價（儀器）技術狀態的科學資料，是為保障（儀器）設備正常運轉并處于良好狀態的重要依據。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄；運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養和安全技術操作規程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄；設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。2.3組織人事/教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.4會計統計類：計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

二、檔案的管理

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

2、檔案保密制度

2.1 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項保密制度。凡涉及不宜公開的公司機密等檔案，應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經本公司主管領導批準。凡作秘密和內部管理的檔案，應嚴格履行查閱審批手續，嚴禁擅自拍照和復制，利用者應嚴格遵守保密規定，不得泄露公司秘密。對確已無保存價值的建設工程和設備檔案，列出銷毀清冊，經主管領導審批后，由銷毀人、監銷人銷毀，并簽名注銷。

2.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經公司主任或副總以上領導批準。有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。

2.3對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。2.4檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

2.5公司在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理人員調離，應由行政文化中心主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

3、檔案工作人員崗位職責

3.1熱愛檔案事業，忠于職守，遵紀守法，勤奮學習，具備檔案專業知識。3.2負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項工作服務。

3.3積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況，接受其監督、檢查和指導。

3.4辦理領導交辦的其他檔案業務工作。

4、檔案管理制度

4.1非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經本公司主管領導批準同意后方可查閱。

4.2檔案柜內的檔案要進行系統排列存放，不準堆放與檔案無關的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

4.3做好檔案柜內“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛生整潔、安全。

4.4對檔案柜所藏檔案要進行經常檢查，發現問題及時采取有效措施。4.5凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件，儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份，應留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復印件隨機使用。

4.6檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料，要按時間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內目錄。

5、檔案安全制度

嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負責，鑰匙應妥善保管，如有丟失應及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

每次長假前應對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實消除安全隱患。

6、檔案資料查閱利用制度

本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續借閱，必須辦理續借手續。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用人復印。

檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經分管領導批準，辦理外借手續并限期歸還。檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時,須經主管領導同意后方可進行。

檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。

查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當事人行政、法律責任。查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結檔案利用工作規律，更好地為各項工作服務。

7、檔案的收集

檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。工程檔案資料按項目收集,檔案應按系統分類統一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。設備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內容上具有有機聯系的材料組合成一個保管單位。卷內文件排列，依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

應妥善保存各類檔案和資料，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。

勘察、設計、施工、監理等單位向本公司移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

項目簽訂承包合同中應明確規定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數、案卷質量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。

本公司購置的設備儀器的隨機全套資料，由拆箱負責人收集齊全，及時移交檔案員，統一積累和集中保管。

8、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

三、立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

四、立卷歸檔的要求

1、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

2、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。立卷時應編制好案卷目錄，把文件的負責人、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

3、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

4、立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

5、立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

6、文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

7、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

五、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1.永久保存：

1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表； 1.6政府機關核準文件；

1.7不動產所有權狀及其他債權憑證； 1.8工程設計圖；

1.9其他經核定須永久保存的文書。2、10年保存：

2.1預算、決算書類； 2.2會計憑證； 2.3事業計劃資料；

2.4其他經核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：

3.1期滿或解除之合約；

3.2其他經核定保存5年的文書。4、1年保存：

結案后無長期保存必要者。

5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

六、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

2、本制度經董事會批準發布。

3、本制度自下發之日起實施。

第四篇：公司檔案管理流程

檔案管理流程

一、主要內容及歸檔范圍

1、主要內容

1.1凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。

2.2組織人事教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.3會計統計類：計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

二、檔案的管理機構及其主要職責

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司行政部所轄檔案室歸檔。

1.2 各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

2、檔案管理機構主要職責：

2.1制定或參與制定檔案工作的規章制度；

2.2對公司其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督；

2.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

三、檔案的種類

1、法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

2、企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、督委會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括公司總體計劃或規劃、開發計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件。包括公司和月度工作總結、下屬部門的和月度工作總結等。

5、批示性文件。包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及公司各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、公司獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

8、勞資人力資源資料。包括公司下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

12、題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

四、立卷歸檔的范圍

凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

五、立卷歸檔的時間

凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交行政部立卷歸檔。

六、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負責人在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政部立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

七、檔案的借閱

1、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

2、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

3、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。

4、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

5、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

八、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經公司主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經部門總監或副總以上領導批準。

5、外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

九、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1.永久保存： 1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表；

1.6政府機關核準文件；

1.7不動產所有權狀及其他債權憑證； 1.8其他經核定須永久保存的文書。

2、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

第五篇：公司檔案管理流程

公司檔案管理流程

一、主要內容及歸檔范圍

1、主要內容

1.1凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。

1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。

2.2組織人事教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.3會計統計類：計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

二、檔案的管理機構及其主要職責

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

2、檔案管理機構主要職責：

2.1制定或參與制定檔案工作的規章制度；

2.2對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督； 2.3 做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

三、檔案的種類

1、法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

2、企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、督委會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件。包括企業和月度工作總結、下屬部門的和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

5、批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

8、匯報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

10、聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、檔案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

六、立卷歸檔的范圍

凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

七、立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交行政文化和中心立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

八、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負責人在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

4、立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

6、立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

7、立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

8、立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

11、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

九、檔案的借閱

1、檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經過公司領導批準情況下，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

3、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。

5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

十、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經公司主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。

5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

8、企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理人員調離，應由行政文化中心主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

十一、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表；

1.6政府機關核準文件；

1.7不動產所有權狀及其他債權憑證； 1.8工程設計圖；

1.9其他經核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預算、決算書類； 2.2會計憑證； 2.3事業計劃資料；

2.4其他經核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約； 3.2其他經核定保存5年的文書。4、1年保存： 結案后無長期保存必要者。

5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十一、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

十二、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

十三、附則

1、本制度由總經理辦公室起草。

2、本制度經董事長批準發布。

3、本制度自下發之日起實施。