第一篇：員工人事檔案管理

**產開發有限公司

人事檔案管理辦法

1目的為規范員工檔案的管理，為公司在選人、育人、用人等方面提供基礎人事資料依據，特制定本辦法。

2適用范圍

適用于公司員工檔案的管理（包括建立、編目、保管、處置等）。職責

行政人事部門負責員工檔案資料的收集、分類、編碼、整理、更新、歸檔、保管、借閱、處置等工作的歸口管理。

4檔案管理

4.1建立檔案。

4.1.1 人事行政部門從員工入職之日起，對該員工建立員工檔案。

4.1.2員工檔案包括的資料為（詳見《員工人事檔案明細目錄》）： 個人簡歷與《應聘人員登記表》（貼有一寸免冠彩照）、身份證復印件、學歷證復印件、職稱/職業資格復印件、個人基本情況更改資料、調動材料、鑒定材料、考核材料、獎懲材料、任免/聘用材料、薪資變更材料、培訓相關資料、其他材料。

4.1.3 人事檔案包括的資料內容可適當簡化，但至少需要包括以下內容：《應聘人員登記表》（貼有一寸免冠彩照）、身份證復印件、學歷證復印件、個人基本情況更改資料、調動材料、獎懲材料等。

4.2員工檔案的分類和編目。

4.2.1 分類。行政人事部門首先按員工是否在職將員工檔案分為在職員工檔案與離職員工檔案。在職員工檔和離職人員案的分類依據是，按部門分類。

4.2.2 編目。行政人事部門按人員入職先后順序，填寫《員工入職登記一覽表》。

4.3員工檔案的利用。

4.3.1 員工檔案的利用主要指檔案的借閱、查閱及出具證明等用途。

4.3.2 查閱/借閱規定。

4.3.2.1員工因個人需要經所在部門負責人批準后可由行政人事部門提供本人檔案資料復印件。

4.3.2.2部門經理級及以上人員可以查閱/借閱本部門下級員工檔案，而不能查閱/借閱本人、上級和其他部門人員的檔案。

4.4員工檔案資料的歸檔。

行政人事部門應每月補充維護員工檔案資料。

4.5 人事檔案的銷毀。

離職人員檔案需保存三年后方可銷毀，未經錄用的應聘人員檔案需保存一年后方可銷毀。

4.6電子檔案。

行政人事部門應每月及時更新員工電子檔案資料，表格見（《員工電子檔案表》）。附則

5.1 本辦法由公司人力資源部起草、報批并負責解釋。

5.2 本辦法經總經理審批后生效，原有與之相抵觸的各類規定即行廢止。6 相關文件

《招聘與錄用管理辦法》附錄

《員工人事檔案明細目錄》

《員工入職登記一覽表》

員工入職登記一覽表員工人事檔案明細目錄

第二篇：員工人事檔案管理規定

員工人事檔案管理規定

第一條員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料，其主要內容包括以下幾個方面：

1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程履歷、自傳材料；

2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒定和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料；

3、對員工的有關歷史問題進行審查；

4、記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；

5、記載員工受到各級各類表彰、獎勵的認識材料。

第二條公司人事部對接受員工所填資料或原單位轉遞而來的人事檔案材料內容一概不得加以更改、刪除或銷毀，并妥善保管，嚴格保密，不得擅自向外擴散。

第三條關于員工人事檔案中個人情況變更的規定

1、員工進入公司后，由員工本人填寫好《員工信息表》中各個項目；

2、項目內容如有變化，員工應以書面形式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應的更正，確保人事部掌握正確無誤的資料；

3、人事部門應當及時地將員工的學歷、職稱、晉級、獎勵、處罰等相關情況的變化如實記錄、登記，列入員工人事檔案。

第四條員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據，并為認識統計分析提供資料。公司人事決策人員可以

通過對有效數據的分析，了解公司人員結構的變動情況，為制訂公司人力資源發展規劃提供依據。

第五條公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管及利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規范化管理奠定扎實的基礎。

第三篇：員工人事檔案管理規定

員工人事檔案管理規定 第一章 總 則

第一條 人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。

第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉遞，建立科學的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況，逐步實現人事檔案管理的科學化和現代化。

第三條 貫徹執行國家關于員工人事檔案工作的法令、政策和規定，結合我司的實際情況制定員工人事檔案工作的規章制度，并負責組織、監督、指導和檢查執行情況。

第四條 嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定，嚴格執行保密制度，同時確保檔案的安全。

第二章 人事檔案歸檔范圍和要求

第五條

歸檔范圍

（一）在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質的材料。

（二）鑒定、考核、考察工作中形成的有關材料；民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察材料等。

（三）審計工作中涉及個人的有關處分材料。

（四）成人教育（大中專）、黨校、學生（學員）登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書、學習鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。

（五）評聘專業技術職稱工作中形成的有關材料：專業技術職稱任職資格申報表、聘任專業技術職務審批表及考核材料等。

（六）政審工作中形成的材料：調查報告，審查報告，上級批復，本人對結論的意見，檢查交代或情況說明材料；作為結論依據的調查證明、證據材料：甄別、復查結論（意見、決定）、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

（七）更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料；個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料，上級批復等材料。

（八）黨、團組織建設工作中形成的有關材料：

1、中國共產黨入黨志愿書（已批準轉正的）、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料；團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料；取消預備黨員資格的組織意見，退黨材料。

2、中國共產主義青年團入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料。

3、加入民主黨派的有關材料。

（九）表彰獎勵活動中形成的有關材料：

勞動模范、先進工作者、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批表，立功、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。

（十）紀律檢查、監察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關材料；處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實（調查）報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見；撤消處分的有關材料；法院判決書；復查甄別報告，決定（結論）、上級批復等。

（十一）任免、調動、軍隊干部轉業安臵工作中形成的有關材料：任免審批表；考察材料；軍隊轉業干部審批表；授予（晉升）軍（警）銜審批表；轉業鑒定；定職、定級材料；離退休審批表等材料。

（十二）考試錄用形成的有關材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。

（十三）辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表，提職晉級和獎勵工資審批表；享受專家特殊津貼的呈報表；解決各種待遇問題的審批表，批復材料等。

（十四）辦理出國（出境）審批工作中形成的有關材料：因公出國（出境）審批表、備案表；因私出國（出境）審批表等材料。

（十五）參加區縣級以上（包括區縣級）黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議的代表登記表等。

（十六）健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用人員體檢表等。

（十七）其它起重要依據作用的材料。第六條 收集方法

（一）為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經常通過有關部門收集員工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料，充實檔案的內容。

（二）建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

（三）有計劃地布臵填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時將這些材料補充進員工檔案。

（四）人力資源部要嚴格執行中組部有關人事檔案收集歸檔的各項規定，主動和有關部門協調好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時完成歸檔。

第七條 歸檔要求

（一）收集的材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實、完整齊全、文字清楚，對象明確，手續完備，需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案。

（二）不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理，凡銷毀材料（三年處理一次），必須詳細登記，經人力資源部經理檢查，并報請公司主管負責人審查批準。

（三）歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料原件，材料必須有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期并注意不歸重復材料。

（四）凡規定要同本人見面的材料（如審查結論、復查結論、處分決定或意見、組織鑒定等）一般應有本人的簽字，特殊情況下本人見面后未簽字的，可由組織注明。

（五）員工人事檔案材料的載體，一般應使用16開規格的辦公用紙，材料左邊應留出2—2.5厘米裝訂線，文字須是打印、鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。除電傳材料復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。

（六）各類人事檔案材料應在材料形成后盡快歸檔。

第三章 人事檔案工作崗位職責

第八條 檔案管理實行專員責任制，對檔案實行密級管理，由人力資源部檔案專管員負責保管與整理。

第九條 負責人力資源部工作的部門領導職責

（一）組織本部門人員學習檔案法規，認真執行公司員工人事檔案工作規章制度，把檔案工作納入本部門的議事日程。

（二）與公司各部門相互配合，加強聯系，共同做好業務監督指導，檢查工作，保證歸檔檔案質量。

（三）關心和支持兼職檔案工作人員的工作，提出具體要求并幫助他們解決工作中的實際困難。

第十條 負責管理員工人事檔案工作人員的職責

（一）自覺執行黨和國家有關人事檔案工作的安全保密規定，嚴格遵守安全 保密制度，確保員工人事檔案的安全保密，保守黨和國家秘密。

（二）認真執行中組部關于人事檔案工作的政策和法規，制定和不斷完善本公司員工人事檔案工作的各項管理制度。

（三）做好對員工人事檔案收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用與傳遞及指導、監督、檢查工作。

（四）認真執行員工檔案歸檔的各項規定，自覺堅持平時立卷，做好文件材料的收集積累、保管、整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整準確。

（五）歸檔材料做到案卷目錄填寫清楚，并做到歸檔材料合適清楚，準確無誤。

（六）積極主動學習檔案工作的有關法規及業務知識，不斷提高檔案管理工作水平。

（七）做好員工人事檔案的統計工作。

第十一條 檔案整理工作規定

（一）在整理檔案時，嚴禁吸煙、以確保檔案安全。

（二）不得私自涂改、抽取或偽造檔案。

（三）不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導批準后按情況分別予以處理。

（四）在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露員工檔案內容。

（五）加強檔案管理，提高檔案的保存價值，應做到每月歸檔材料一次。每年整理檔案及裝訂一次，不得存在有檔案未整理、未裝訂的現象。

第四章 員工人事檔案的使用規定

第十二條 借閱規定

檔案查閱原則上實行對上級公開查詢，對下級以人力資源部經理簽字為準，方可查閱。

（一）凡因需要查閱人事檔案的，要經過公司人力資源部負責人批準后，方可查閱。

（二）查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。

1、查閱人員必須是中共黨員，并填寫好《查閱員工檔案審批表》及登記表。

2、查閱人員應嚴格執行保密制度、閱檔規定，不準與無關人員議論檔案內容；不準查閱本人及其親屬的檔案。

3、查閱必須愛護檔案，嚴禁在材料上畫線、涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損、彎折，保持檔案的整潔。

4、未經批準，不得私自摘抄、拍攝復制員工檔案材料，如需復制須辦理登記手續，復制的材料，必須加蓋人力資源部公章方可生效，摘抄材料一般不予蓋章。材料由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。

5、嚴禁在閱檔室內或閱覽檔案時吸煙及吃東西。

6、對查閱人員，審查閱檔材料，一看查檔理由是否充分；二看是否有審批人簽名及公章。對查閱人員手續不完備的，應做好說明及解釋工作，并做好登記手續。

7、接待閱檔時，須將案卷先清點后再交給閱檔人員，收回時應清點后再入庫歸位。

第十三條 檔案轉遞規定

（一）員工工作調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的主管單位。

（二）轉遞檔案應遵守下列事項：

1、員工檔案應以機密件通過機要交通或專員送取，不準郵寄或交員工本人自帶。

2、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

3、轉遞檔案必須按統一規定的“干部檔案轉遞通知”的項目詳細登記，嚴密包封。

4、收到檔案的單位，經核對無誤后，應在回執及登記本上簽名（蓋章）后立即退回。逾期一個月未退回者，應寫信或電話催問，以防丟失。

（三）嚴格執行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”，對已出現的“無頭檔案”應認真查轉，對確屬查不到員工下落的應留公司檔案室保存。

第十四條 借用規定

（一）員工檔案一般不外借。

（二）本公司或本部門內部需要借用時，必須做好登記；能當天歸還還必須做好當天入庫歸位；借用一般不超過1天，不得擅自轉借或送有關單位查閱。

（三）借用手續與查閱規定相同，嚴格執行查檔規定。

（四）每月檢查核對一次借用和查檔次數，并做好及時入庫歸位工作。

第五章 人事檔案保密要求

第十五條 檔案工作人員要認真執行《保密法》和有關的保密制度，增強保密觀念，同一切失密、泄露現象做斗爭。

第十六條 檔案工作人員在保管檔案期間不得私自翻閱人事檔案，對所了解的檔案內容不得向外泄密。

第十七條 接收檔案要嚴格辦理交接手續，離職后不得泄露任何機密。第十八條 閱檔人員要嚴格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關人 員面前議論檔案內容，不準轉借或給無關人員翻閱；不得向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違反者應視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。

第十九條 辦理公證所需要出具的各種證明，由檔案管理工作人員填寫并 加蓋“檔案證明專用章”，本人不得翻閱自己的檔案。

第二十條 非人事檔案工作人員不得擅自進入人事檔案庫房，確保檔案安 全。

第二十一條 嚴格履行員工檔案的保管及保密規定，做好以下幾點：

（一）配臵必要的檔案存放、保管等設備。

（二）認真做好防火、盜、潮、蟲蛀、曬和高溫等六防工作。

（三）每天上、下班要認真對保管柜的安全和保密進行檢查，及時做好防 范工作。

（四）每季度定期對案卷進行細致的防蟲檢查，及時做好放防蟲藥等防蟲 工作。

（五）建立健全員工檔案的花名冊，按規定做好保密等工作。

（六）凡是員工及工作人員不準保管和攜帶本人及其親屬的檔案。

（七）每季度必須做好定期對庫存的人事檔案進行核對及檢查，并定期做 好歸檔材料的入卷工作，確保有效地保護和利用員工人事檔案。

第六章 附 則

第二十二條 本規定今后如與國家規定有抵觸，應及時修改補充。第二十三條 本規定由人力資源部負責解釋。

第四篇：人事檔案管理

至于辦理，畢業時學校會給你一張戶口遷移證和報到證，查看一下戶口遷移證和報告證的地址正不正確的，一般戶口遷移證的地址就是你高中時戶口所在地的派出所，報告證的地址應該是你高中時所在地的人事局，畢業后帶上你的報告證去人事局報到，人事局會給你開具報到證明，之后拿這個報到證明和戶口遷移證去派出所入戶，這樣手續就全了。

如果回原籍，也不要讓學校給你打回原籍，也要派回原籍

如果是打回原籍，不但戶口回自己上學前的街道

檔案也要回街道，人事身份就失去了，按失業處理，除非再考學等特殊渠道

否則無法恢復干部身份了

所以，一定要派回原籍，在原籍找到接收單位

讓學校和接收單位給你做正式的派遣和接收手續（如果學校現在還給你做派遣的話）

做了正式的派遣和接收手續以后，你的人事身份就是干部了

或是說保住了自己的干部身份，對于以后，無論是去事業單位還是將來退休都比較有利

有一種情況是，人才中心直接以企業的形式出面，給你做接收手續

給你干部身份，那樣的話，就不用擔心了，也省得自己去找接收單位了

另一種情況是，原籍的人才中心只管給你暫存檔案，沒有給你作正式的接收手續

這種情況對你是沒有好處的，沒有正式接收手續，拿不到干部身份

原籍的人才沒有給你做接收手續一天，你在北京上的養老保險就白上一天

將來退休的時候，都不算數，不算工齡，而且你是遲早要找一家單位來給你的檔案做接收的打回原籍等于未就業，是沒有工齡的? 找人事代理公司是計算工齡的。

但是很多大企業的職工檔案也在人事局.小公司根本不具備存檔案的條件.辦人事代理后你的檔案是在你申

請地方的人事局.存在教育局和存在人才市場待遇都差不多，如果你存在教育局如果你欠費他們會在你存檔的時候通知你繳費，好處是如果你考事業單位（比如教育口）你可能會被優先考慮，存在人才市場不一定工齡就有效，如果你在私人企業，就和工齡沒有關系了，這就是郎方面的優劣勢，如果你有把握進事業單位，還是存在人才中心，如果你考教育口，還是存在教育局

打回原籍是指打回原戶口所在地。如果你原籍是農村或縣級，檔案應該在你所在的市人事局。你手中的檔案材料需要你到所在的人事

局報道時繳納對應，如果一直沒有工作單位提取你的檔案，那么你的檔案可以一直放在人事局，但是你需要繳納相應的管理費。具體 情況請咨詢人事局人員

最好放人才市場，那樣如果考公務員什么的可以算工齡，如果時間長在自己手里可能就失效了！

檔案是不可以自己保管的，必須放在正規的人才市場和人力資源中心在可以，超過一定時間的不落戶的話，就是“黑檔”，過期國家

就不承認了，你這么多年的學也白上了。而且如果以后你上保險和繳納住房公積金的時候，也會受到很大影響。建議你還是趕緊去把

檔案落實到人才市場的好。

到你現在工作所在地的人才中心辦理檔案人事代理手續，從而把

檔案交給人才中心管理即可。只有這樣，才能連續計算你的工齡以及保留你的干部身份。同時，如果你以后跳槽到其它地方工作，也方便調檔。

檔案如果放在人才市場是和工齡掛鉤的.應該放人才或單位吧。

建議大家把檔案放在人才交流中心，每年付費180元.畢業生每年付費把檔案放在人才交流中心，可以省很多麻煩，人才交流中心可以為學生代辦任何手續。

大型國有企業都有存放和管理員工人事檔案的權利，但是很多私企都沒有人事檔案管理權

學校原則上是不幫畢業生托管檔案的，在我們畢業之前的一個月，我們學校就叫我們要么聯系好工作，把檔案放在所在單位，要么就

是自己去找人才中心放，如果都不放，那么就幫你把檔案打回原籍，不知道你們學校是不是也要求你們這樣！你先去問學校，檔案應

該還在那里，你的檔案只可能在3個地方：學校，人才中心，原籍！你去問學校就知道了！至于怎么保管，就要根據你的實際情況來分析了，找到工作了當然是放到你單位那里去，如果還沒有找到但是正在找，建議你就放在

你找工作的所在地的人才中心，畢業后檔案可以保存的幾個地方：學校、戶口原籍、就業該市的人才市場、用人單位及上級管理機構。

直接讓學校寄送檔案回原籍，這樣出生地公安局或勞動部門回把這一批的大學生檔案暫待管理。

第五篇：人事檔案管理

中組部、國家人事部關于進一步加強流動人員人事檔案管理的補充規定

中共中央組織部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調發[1988]5號）下發以后，各地區，各部門采取了一些措施，為糾正流動人員人事檔案管理中產生的混亂現象做了不少工作。但是，現行存在有令不行，有禁不止的現象。有一些民辦公司，人才開發中心等機構還在擅自接收和管理流動人員的人事檔案不按有關規定辦事，有的甚至把無原則地出具出國政審證明材料和保管檔案當成謀利手段。為了進一步貫徹執行流動人員人事檔案管理規定，加強對流動人員的管理，促進人才合理流動，特作如下補充通知：

一、流動人員的人事檔案必須嚴格執行中共中央組織部，人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》的規定，一律由各級黨委組織部門或政府人事及其所屬的人才流動服務機構按照有關規定進行管理。對于不應管理流動人員人事檔案的機構，各級組織，人事部門要認真進行檢查，并督促他們將其管理的人事檔案按有關規定盡快移交。

二、黨和國家機關、人民團體機關、國營企事業單位錄用、聘用流動人員，必須憑管理其人事檔案的黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動服務機構出具的人事關系介紹信，方可正式辦錄用、聘用手續，并接收其人事檔案。

三、今后，各級組織、人事部門，對脫離黨和國家機關、人民團體機關、國營企事業單位自謀職業的流動人員的人事檔案，一律憑有關黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動服務機構出具的轉檔通知，辦理轉檔手續，不得再轉給任何民辦機構。

四、流動人員的人事檔案管理是一項重要工作，各極黨委組織部門和政府人事部門政府人事部門所屬人才流動服務機構，一定要認真屬行職責，建立健全各項管理制度，把這項工作做好。