第一篇：員工檔案管理規定

員工檔案管理規定

員工檔案是企業人事部門在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作過程中形成的文件材料，是全面的考察員工的依據，是公司檔案的組成部分。為規范員工的檔案管理，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄漏，給企業和員工帶來的風險，特制定本規定。

一、機構和職責：員工的檔案由公司的人事部負責管理，人事部設專人管理員工檔案。

二、人力資源檔案管理員的職責：

1.保管員工檔案；2.收集和整理員工檔案資料；3.辦理員工檔案的查閱、借閱和轉遞手續；4.登記員工工作變動情況；5.為有關部門提供員工情況；6.做好員工檔案的安全、保密、保護工作；7.辦理其他有關事項。

三、員工檔案的內容：

第七條公司員工檔案的內容和分類

1.應聘人員登記表；

2.個人簡歷；

3.身份證復印件（或戶口本復印件）；

4.學歷證明、職業資格證書復印件；

5.安全教育單；

6.薪酬認定書；

7.參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；

8.員工所受的獎懲情況的資料；

9.勞動合同。

第四章檔案的收集、保管和銷毀

第八條 人事部對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成材料要及時收集并進行整理，保持檔案的完整。

第九條 人事資料收集、歸檔后，人事管理專員在檔案袋上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依據檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。

第十條 人事部檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要時能及時查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨保管。

第十一條凡是歸檔的材料必須經各部門認真考核、鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經各部門負責人和分管領導簽字或蓋章后歸檔。

第十二條按規定需要銷毀檔案材料時，必須經公司主管檔案工作的領導批準。

第十三條檔案目錄和檔案袋的樣式、規格實行公司統一的制作標準。

第十四條嚴禁檔案管理員之外的任何人保管他人檔案和利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，嚴肅處理。第十五條檔案管理員忠于職守，嚴禁出現檔案丟失、損毀等情況，對公司和員工個人造成損失。

第五章檔案的提供利用

第十六條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：

1.查閱檔案須經過部門負責人的同意，并簽字或蓋章。

2.檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告說明理由，經部門領導批準，嚴格履行登記手續，并按期歸還。

3.任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

4.查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育甚至紀律處分。

5.因工作需要從檔案中取證的，須請示部門負責人批準后才能復制辦理。

第六章檔案的轉遞

第十七條公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請表中核準的日期為依據計算，對超出保存期限的檔案進行統一銷毀。

第十八條轉遞檔案應遵循以下規定：

1.通過專門渠道或專人送取，不準本人攜帶。

2.對轉出的檔案，必須按統一規定的企業職工檔案轉遞通知單的項目登記，并密封包裝。

3.對轉出的檔案不得扣留或分批轉出。

4.接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執退回，以免員工檔案丟失。

第七章附則

第十九條本規定自下發之日起執行。

第二十條本規定未盡事宜，將在以后的工作實踐中予以完善。

第二十一條本規定由公司人事部負責解釋。

第一章總則

第一條第二條第三條

第二篇：員工檔案管理規定

員工檔案管理規定

第一章總則

第一條 為加強和規范員工檔案的管理，根據《檔案法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《干部檔案工作條例》及《江蘇省國信集團檔案管理辦法》等有關規定，特制定本規定。

第二條 檔案材料形成部門和員工檔案管理部門，必須認真貫徹執行有關的法律、法規和黨的組織人事等工作的政策、規定。

第二章檔案管理人員職責

第三條 堅持四項基本原則，認真學習鄧小平理論、“三個代表”重要思想和黨的各項方針政策，努力提高政治思想水平。

第四條 熱愛本職工作，忠于職守，認真負責地保管好員工檔案。

第五條 鉆研業務知識，熟悉收集、鑒別檔案材料及整理檔案的有關規定，積極主動做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理工作，及時登記員工職務、工資變動情況。

第六條 堅持原則，嚴格執行員工檔案整理工作的有關規章制度，認真做好員工檔案的查閱、借閱和轉遞工作。

第七條 做好員工檔案的安全、保密、保護工作，不得泄露檔案內容，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案材料。

第八條 調查研究員工檔案工作情況，制定和修訂有關規章制度，搞好員工檔案的業務建設和業務指導。

第九條 熟悉計算機基本知識，熟練掌握計算機操作技術，能根據人事工作的需要，建成員工檔案管理信息數據庫，并能定期進行分析、預測，為人事工作和領導決策提供優質服務。

第十條 工作調動時，必須做好檔案、檔案材料和業務文件等移交工作。

第三章員工檔案材料的收集與補充

第十一條 明確收集范圍，做好檔案材料的收集與補充工作，為組織人事部門考察了解員工和正確選拔使用人才提供依據。

第十二條 員工檔案材料的收集與補充工作，要本著實事求是的原則，及時收集反映員工政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作業績等材料補充歸檔。

第十三條 建立檔案材料收集網絡組織，由員工檔案管理人員牽頭，組織網絡成員共同收集檔案材料，并及時補充員工人事檔案的內容。

第十四條 形成員工檔案材料的部門，應主動配合，積極支持，按要求將材料送交員工檔案管理部門歸檔。

第十五條 員工檔案管理部門發現有關部門送交歸檔材料不符合歸檔要求，應及時通知形成材料的部門補送材料或補辦手續，有關部門應按規定認真辦理。

第四章員工檔案材料的送交歸檔

第十六條 主動送交員工檔案材料歸檔是檔案材料形成部門的職責和義務，任何個人都不得擅自保存檔案材料，更不得據為己有。

第十七條 建立送交檔案材料網絡體系。各有關部門確定一名兼職的員工檔案材料收集工作人員，及時收集、提供員工歸檔信息材料，保證送交文件工作的順利進行。

第十八條 組織人事部門形成的檔案材料，在形成后10天內送交檔案管理部門；其他部門在材料形成后20天內送交歸檔。

第十九條 處級干部的材料送交一式兩份，以備副本使用；其他員工的檔案材料送交一份。第二十條 有關部門的兼職員工檔案員，按照員工檔案歸檔范圍，填寫《收集員工檔案材料登記表》一式兩份，一并送交檔案管理部門。檔案管理部門應按照《收集員工檔案材料登記

表》的項目，認真核對，檢查無誤后，簽字蓋章，一份留存備查，一份返回送交部門。

第五章員工檔案材料的鑒別歸檔

第二十一條 對收集的員工檔案材料，要認真鑒別，嚴格審核。對內容不實、字跡不清，不能真正反映甚至歪曲員工歷史面貌、德才情況和現實的材料，不能歸檔；對重復、多余的材料，應清理出來；發現偽造、篡改的材料，要堅決清除，并對當事人嚴肅處理。

第二十二條 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整齊全（主件、附件齊全，請示、批復齊全）、真實、文字清楚、對象明確。對殘缺不全、頭尾不清等不符合要求的材料，不能歸入員工檔案；對來源、時間和對象不明的材料要進行核實、補辦手續后再行歸檔。

第二十三條 歸檔材料手續必須完備。凡規定由組織審查蓋章的，須由組織蓋章；規定要同本人見面的材料（如審查結論、復查結論、處分決定或意見、組織鑒定等），一般應有本人簽字；對干部任免呈報表、錄用、聘用審批表，必須注明任免職務的批準機關、時間和文號。

第二十四條 歸檔材料的載體一般應統一使用16K規格用紙，材料左邊應留出2-2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫，不得用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水書寫或用復寫紙復寫。

第二十五條 對應歸檔的材料，要嚴格按照臺帳制度進行逐份登記歸檔。對不屬于歸檔的材料，應分別視情況予以處理。屬于銷毀的材料，必須登記造冊，經檔案鑒定領導小組鑒定，組長簽字后，統一進行銷毀，任何單位和個人不得擅自銷毀員工檔案材料。

第二十六條 員工檔案的整理，應認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，做到完整、真實、條理、精練、實用。

第六章員工檔案的保管保密

第二十七條 為確保員工檔案的安全，保管員工檔案的庫房應滿足公司《檔案管理制度》

第六章的要求。

第二十八條 員工檔案是公司重要機密，員工檔案庫房是機要重地，非員工檔案管理人員不得進入檔案庫房，員工檔案管理人員不準違反規定向他人提供檔案或泄露員工檔案內容。

第二十九條 嚴禁使用普通電話索取或提供有關員工檔案內容，嚴禁任何人攜帶員工檔案進入公共場所和娛樂場所。

第三十條 嚴禁任何人私存其他員工的檔案材料，對私自保存、拒不交出，或者利用私存的檔案材料進行整人的，應視情節輕重，予以嚴肅處理。

第七章員工檔案的查借閱

第三十一條 查閱員工檔案必須嚴格履行登記審批手續（由組織人事部門檔案員經辦）。查閱公司（處）級干部的檔案，需由公司黨委主要負責同志簽署意見，加蓋公章，到組織人事部門辦理手續后，方可查閱。

第三十二條 持不符合查閱員工檔案的聯系信函，組織人事部門不予查閱員工檔案，對因出國、出境、入黨需了解其親屬情況的，組織人事部門可摘要提供有關證明材料。

第三十三條 查閱員工檔案時，必須嚴格遵守保密制度和閱檔制度，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、折疊、損壞員工檔案材料。檔案查借閱過程一般不應脫離檔案管理員的視線。

第三十四條 未經批準，不得擅自拍攝、復制檔案材料。確因工作需要從檔案中取證的，必須經組織人事部門領導同意后，方可辦理。復制的材料不得給無關人員觀看，用畢自行銷毀。

第三十五條 員工檔案一般不外借（脫離檔案管理人員視線視為外借）。特殊情況需要外借的，由借用單位寫出借閱報告，經員工檔案主管部門同意，報公司分管領導批準后方可借出，外借時間一般不超過三天。借閱的檔案，要妥善保管，不得交無關人員翻閱，用完后應立即歸還。

第三十六條 員工不得查閱或借用本人及其親屬的檔案。

第三十七條 查閱員工檔案必須是中共黨員，非中共黨員領導干部因工作需要，必須了解

員工情況時，應由員工檔案管理部門酌情介紹或提供所需了解的情況。

第八章員工檔案的轉遞

第三十八條 轉遞員工檔案，必須嚴格履行轉遞手續，應通過機要交通或派專人轉遞，不準郵寄或交員工本人自帶。

第三十九條 轉遞員工檔案必須統一使用“員工檔案轉遞通知”，按所列項目詳細登記，嚴密包封，加蓋密封條并蓋密封章。

第四十條 轉出的員工檔案必須完整齊全，并按規定認真整理，不得抽留材料分批轉出。第四十一條 接收檔案的單位經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，及時將回執返回，逾期一個月未返回執，要立即進行查詢，以防丟失。

第四十二條 要防止產生“有檔無人”、“有人無檔”的現象。員工檔案要隨著員工解除勞動關系同時轉遞，憑檔案轉出證明辦理有關勞動關系解除手續，否則組織人事部門不予辦理。公司如未接到新進員工的檔案，應及時向對方單位催要。

第四十三條 嚴格執行檔案轉遞制度。造成檔案丟失或發生抽取、更換檔案材料等情況，應視情節和后果追究當事人和有關管理人員的責任。

第九章員工檔案的檢查核對

第四十四條 在檔案接收、轉出、借閱及日常工作中，要堅持認真檢查核對，做到名冊數量與檔案實際數量相符，檔案編號與擺放位置相符，檔案目錄與檔案材料相符。做好檔案接收、轉出、變動情況記錄，防止錯收、漏轉和錯裝等現象。

第四十五條 接收檔案時，應檢查是否屬于本公司管理員工范疇，姓名、單位、職務等是否相符，檔案內容是否與檔案轉遞單所列材料項目相符，發現差錯及時查對。轉出檔案時，應認真清點材料，注銷名冊，并辦理轉遞手續。

第四十六條 接待閱檔時，要先清點材料，后提供檔案，收回檔案時要清點后再歸檔。

第四十七條 每月檢查一次借出檔案歸還情況，逾期未還者，要及時催還。

第四十八條 每年年底進行一次檔案總核對工作，必要時可半年一次，將不該管的檔案及時轉出，應管的檔案及時索要。

第三篇：員工檔案管理規定

員工檔案管理規定

第一章 總則

第一條 為加快建設現代企業制度，規范員工的檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄露，給企業和員工帶來的風險，有效的保護和利用檔案，提高科學管理水平，特制訂本規定。

第二條 員工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、獎勵、選拔和任用等工作過程中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是全面的考察員工的依據，是公司檔案的組成部分。

第三條 本規定適用于公司全體員工。

第二章 機構和職責

第四條 員工的檔案由公司的人力行政部負責管理，人力行政部設專人管理員工檔案。第五條 公司員工失蹤、合理流失或出國不歸者，其檔案由公司人力行政部管理。第六條 人力資源檔案管理人員的職責

（一）保管員工檔案；

（二）收集和整理員工檔案資料；

（三）辦理員工檔案的查閱、借閱和傳遞手續；

（四）登記員工工作變動情況；

（五）為有關部門提供員工情況；

（六）做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

（七）辦理其他有關事項。

第三章 檔案的內容

第七條 公司員工檔案的內容和分類

（一）崗位招聘申請單；

（二）應聘者登記表

（三）個人簡歷

（四）初試評估表；

（五）復試評估表；

（六）部門接收確認單；

（七）《聘任書》；

（八）《員工試用期報告單》；

（九）身份證復印件（或戶口本復印件）；

（十）學歷證明、職業資格證書復印件；

（十一）（十二）

（十三）（十四）

（十五）第四章 檔案的收集、保管和銷毀 《承諾書》、《職業道德及反欺詐行業準則》； 《員工手冊》簽收單； 《離職證明》；

包括但不限于員工入職后的各類人事變動及獎懲情況等相關資料； 《勞動合同》。

第八條 公司人力資源部對員工進行考察、考核、培訓、獎勵等所形成材料要及時收集并進行整理，保持檔案的完整。

第九條 人事資料收集、歸檔后、人事管理專員在檔案目錄上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依據檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。

第十條 人力資源檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要的時候能及時查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨保管。

第十一條 凡是歸檔的材料必須各部門認真考核、鑒別，保證材料的真實、文字清晰、手續齊備。材料須經各部門負責人和分管領導簽字后歸檔。

第十二條 第十三條 第十四條 按規定需要銷毀的檔案材料，必須經公司主管檔案工作的領導批準。檔案目錄和檔案的樣式、規格實行公司統一的制作標準。

嚴謹任何人以任何理由私自保存他人檔案和利用檔案資料營私舞弊。對違反規定者，視情節輕重，嚴肅處理。

第五章 檔案的提供利用

第十六條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：

（一）查閱檔案須經部門負責人的同意，并簽字確認。

（二）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告說明理由，經部門領導批準，嚴格履行登記手續，并按期歸還。

（三）任何個人不得隨意查閱或借用非本人的檔案。

（四）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育甚至紀律處分。

（五）因工作需要從檔案中取證的，須請示部門負責人批準后才能復制辦理。

第六章 檔案的轉遞

第十七條 公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請表中核準的日期為依據計算，對超出保管期限的檔案進行統一銷毀。

第七章 附則

第十八條 本規定自下發之日起執行。

第十九條 本規定未盡事宜，將在以后的工作實踐中予以完善。第二十條 本規定由公司人力資源部負責解釋。

第四篇：員工檔案管理規定

員工檔案管理制度規定

一、管理目的1、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

2、原則上公司所有的員工檔案管理依本制度執行。

二、人員定義

公司所有員工劃分為四種：

檔案依據四種人員采取相應的管理。

三、檔案文件定義

1．員工入職前及入職后提供的個人資料，簡稱員工個人資料。、、、、、及入職后補充的資料（如學歷變更的證書復印件）

2．員工入職前及入職后需與公司簽訂的合同及協議。簡稱員工協議文件。依據不同類人員有不同的合同與協議

以上，包括但不限于，所有入職人員都必須提供以上資料，并保證完整、齊全、真實、整潔。

四、檔案收藏工具

在職人員每人使用一個檔案袋，檔案袋左上角貼上一片不干膠，并在不干膠上面使用黑色水筆清晰、端正的寫上工號及姓名，工號寫在姓名前面。檔案袋之間以工號順序排列。

五、檔案管理細則

1、檔案的封面： 在職人員的檔案封面都要貼上一份《檔案管理清單表》，依據檔案內容作標注，即有則打勾。《檔案管理清單》見附件一。

2、檔案內容的放置順序

不同員工的檔案均分為兩疊，第一疊為員工個人資料，第二疊為員工協議文件。這兩疊資料按照以下順序分別用回形針夾好。

員工個人資料：身份證→學歷證書、職稱證書、英語及計算機等相關證書→

員工協議文件：勞動合同→

→轉正資料 →合同續簽文件，若存在一些文件沒有包括在內的如職務發生協議、戶口調動申請等，則按照事件的發生順序排放在員工協議文件的后面。

3、檔案資料的規格

資料原則上以A4為標準規格，若規格比A4小的，則以上方及左邊為對齊標準；若規格比A4大的，則超出部分折疊為A4規格。

4、在職人員管理權限

A類人員的檔案除總裁有特別規定外，一律由人力資源總監保管；

B類人員中的部門經理及人力資源部成員的檔案由人力資源總監保管，但人力資源總監的檔案由其上級人員保管。

5、檔案管理需建立電子檔及給相關人員復印件的。

若員工協議文件有存在以下較特別的內容時，需建立電子文檔以方便的查詢及工作銜接，如果這些內容有涉及到第三方的，原則對方應保存一份復印件。a)薪酬福利，即在相關協議中約定特別的薪酬福利，如：住房補貼、探親

假的車費報銷、電話補貼、住房補貼（公司幫忙付房租的）、合同期滿兌現的福利等，這些需復印一份給薪酬專員或人力總監并建立在電子文檔； b)競業協議，需備注在電子文檔并寫明競業的年限；

c)個人有涉及到薪酬福利的申請如住房公積金繳費比例申請，需備注在電

子文檔；

d)培訓協議，復印一份給培訓專員，并把培訓的后應增加的服務期及金額

備注在電子；

e)簽訂其他特別相關協議的并有必要建立電子檔或給第三方人員的；

6、復職人員及返聘人員

復職人員及返聘人員應把原先的資料抽調出來，單獨一疊夾好并放入新的檔案中，為了便于SAP管理，復職人員及返聘人員的工號與原先的一致。

7、離職人員檔案管理

1、員工辦理離職時，負責辦理離職手續的HR應查看檔案及電子檔案是否有特別規定會影響到目前離職事宜或離職后的事項規定。若存在特別的規定應及時反饋給上級及相關人員。

2、離職人員離職時簽訂的協議、離職移交表、離職申請的相關文件應放入其檔案。

3、每月初3號前對上個月離職人員的檔案進行分列管理：

A類人員及B類人員中的部門經理的離職檔案，用文件夾裝好，文件夾第一張增加張清單，注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。如果人數不多以一年或半年為一個季度為宜，并在文件夾的側面貼上離職的年月。A類人員的離職檔案由人力資源總監保管，保管期限原則上為永久保管；

B類人員除部門經理外及D類中的顧問、科室的離退休返聘人員的檔案，按月份歸集，同樣用原檔案袋裝好，以工號為順序放置。在工號為第一個人的檔案上面放一張清單注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期，側面用一紙寫上離職年月后，用一條繩子扎緊后再放入檔案柜，保管期限至少為五年，十年為佳。

C類人員及D類的臨時工、一線二線離退休返聘人員，他們的檔案自離職日期起保管期為兩年，按離職人員的月份抽出其檔案逐份裝訂并放入統一的檔案袋中，其檔案袋封面貼上這些人的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。

六、檔案借閱權限

1、員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出人力資源部查閱時，應事先提交報告，說明理由，經人力資源部總監或分管領導批準后，嚴格辦理登記手續，并按期歸還。

2、任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。借閱檔案人嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

3、若相關部門需要從檔案中取證的，須分管領導批準后才能復制辦理。

七、檔案管理員的職責

保證員工檔案的資料及齊全完整、安全保密和使用方便。

八、檔案銷毀

1、公司任何個人非經允許不得銷毀員工的檔案資料。

2、.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《檔案資料銷毀審批表》交分管領導批準后執行。

3、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

4、在銷毀公司檔案資料時，必須派人力資源部的其他人監督銷毀。

制訂：人力資源部

批準：

生效日期：

第五篇：員工人事檔案管理規定

員工人事檔案管理規定

第一條員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料，其主要內容包括以下幾個方面：

1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程履歷、自傳材料；

2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒定和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料；

3、對員工的有關歷史問題進行審查；

4、記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；

5、記載員工受到各級各類表彰、獎勵的認識材料。

第二條公司人事部對接受員工所填資料或原單位轉遞而來的人事檔案材料內容一概不得加以更改、刪除或銷毀，并妥善保管，嚴格保密，不得擅自向外擴散。

第三條關于員工人事檔案中個人情況變更的規定

1、員工進入公司后，由員工本人填寫好《員工信息表》中各個項目；

2、項目內容如有變化，員工應以書面形式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應的更正，確保人事部掌握正確無誤的資料；

3、人事部門應當及時地將員工的學歷、職稱、晉級、獎勵、處罰等相關情況的變化如實記錄、登記，列入員工人事檔案。

第四條員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據，并為認識統計分析提供資料。公司人事決策人員可以

通過對有效數據的分析，了解公司人員結構的變動情況，為制訂公司人力資源發展規劃提供依據。

第五條公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管及利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規范化管理奠定扎實的基礎。