第一篇：辦公自動化從傳統OA到協同OA的飛躍

辦公自動化從傳統OA到協同OA的飛躍

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提及OA，人們往往會很自然的把它與“檔案管理”、“公文流轉”等聯系在一起，這也是脫胎于政府收發文的OA給人們留下的根深蒂固的印象。在二十多年的發展歷程中，OA自身的局限性使得它所扮演的角色更像是一個“文秘”――企業需要依靠它來進行一些基本的行政事務處理，但同時卻很難從中獲得更多的價值，這就是辦公自動化系統所處的現實和 困境，也是企業用戶對傳統OA不滿意的焦點所在。

而今天，隨著協同軟件理論和技術的日趨成熟，協同OA應運產生。它源自傳統OA，但又完全擺脫了原有的局限，并凸現出其不同與傳統OA的應用和更高層面的價值。在闡述傳統OA和協同OA的區別之前，讓我們來回顧一下OA的發展歷程及其相應的特點。

回顧：辦公自動化的發展過程

第一代OA起源于政府公文和檔案管理的需求，它實施了企業部分工作流程的自動化和文檔的電子化管理。它的特點是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實就是辦文，并形成了以后OA的基本體系。此時OA的架設也多在C/S下，無法很好的支持遠程辦公和移動辦公。

第二代OA是從90年代中期開始，隨著互聯網（Internet）的興起與發展而產生的。以Internet為基礎，第二代OA實現了B/S架構，并很好的支持了移動辦公的需求，企業資源不再受到通訊技術的限制。同時，OA系統也加入了更多的功能，如BBS、新聞發布、日程安排、人事信息等，但從本質上來說第二代OA依然以公文和檔案管理為核心內容。90年代末期開始，隨著市場環境的變化和協同管理（Collaboration）的興起，OA的指導思想開始發生轉變，更多的強調跨地域、跨部門之間的協同，OA中也加入了新的協作工具，如即時通訊、項目管理、網絡會議、文檔共享等等，第三代OA出現了。但此時的OA

還是沒有完全突破傳統OA的局限，實現的協作也僅是局部的、淺層次的；更多的企業資源依然處于割裂和難以管理的狀態。

縱觀OA的發展歷程，我們發現，辦公自動化很多時候作的工作不過是將手工進行的事務搬到計算機網絡上，并利用了計算機技術的一些先進特點，而其本身卻沒有增加多少先進的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和檔案管理的OA也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業的一些文檔、信息進行了電子化，并在工作流管理上有所增強外，并未給企業帶來更多的價值。同時，盡管第三代OA開始加入新的理念如“協同”，但從根本上來說，它只是利用了一些簡單的協作工具，從企業管理的整體角度來看，它離真正的“協同”還有相當的距離。

現狀：用戶面對的OA系統

了解了OA的發展歷程和基本特性后，我們不禁要問，那么現在用戶面對的辦公自動化系統又是怎樣的一個情況呢？

第一類OA：沿襲傳統OA，簡單和低價

開發和銷售這種產品的企業很多，也有一定的客戶群。這類產品價格和開發成本都比較低，它的功能主要是以傳統的收發文管理，檔案管理為主。并加入了一些輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡單且相對獨立，其中包含的各種信息依然以“孤立”和“靜態”的形式存在。總體上來說，這類OA只能幫助企業邁入“辦公自動化”的初級階段，對希望利用OA提高管理水平的企業來說并沒有多大實質性的幫助。

第二類OA：實現了部分的協作，有一定靈活性

第二類OA相對來說是比較先進的OA，它開始納入一定的協同管理思想，在功能上也進行了相當的改進，除了對工作流程的功能進行了加強之外，還利用各種協作工具實現人與人之間、部門與部門之間的協同，OA的架構也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對獨

立的，尤其是與企業的業務還是沒有實現更深層次的對接，其“辦公”涵義的廣度和深度也沒有達到一個更高的層面。

面對辦公自動化的現狀，我們會問：辦公自動化到底應該為企業帶來什么應用價值？它將何去何從？實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化的涵義。我們需要的是重新審視企業的管理和信息化需求，從而挖掘OA新的應用價值。

思考：尋求OA的價值

讓我們先來看一下現實情況中的企業辦公情況。辦公，這里也可以理解為“日常的工作”。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應用的角度來看，企業管理者希望隨時了解整個公司的運作情況，與各部門保持經常性的溝通和交流，從人力資源、財務等方面監控企業的整體情況并支持決策，因此他關注“監控和決策”；部門領導希望方便的分配工作任務，查看下屬的工作進展情況，對其做出相應的指導，對業績進行評價，并與上下級和其他部門建立緊密的聯系，因此他關注“管理和協調”；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務，因此他關注“高效和協作”。而從應用內容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產、財務、項目等方面的管理，并且每個管理的環節都關聯緊密，相互作用。因此在現實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的范圍，傳統OA只是從一個狹義和片面的角度去實現了“辦公自動化”。因此OA應該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，并與企業的需求進行緊密的結合。

再來看一下企業當前的信息化現狀。我們發現，過去的很多應用系統都是相互割裂的，它們往往關注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協調起來，“信息孤島”、“應用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在。企業常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統一管理和協調的現狀。尤其是當企業業務流程日益復雜，業務與業務之間關聯與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業與企業的溝通和協作愈發凸現重要性的時候，企業更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現對管理和

運營各環節的掌控、調配和協作。而傳統OA由于其應用的局限性難以滿足企業“協同管理”的需求。因此協同理念和協同應用應該更多的被納入OA中，使其可以對企業各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而讓企業的管理真正提升到一個新的層面。

從以上可以看出，一方面我們應該延展和深化OA的應用，另一方面需要將協同的理念納入OA中，于是便催生了新一代的辦公自動化系統――協同OA。

變革：協同OA實現的飛躍

協同OA基于全新的管理理念和功能體系而設計，因而它呈現出完全不同于傳統OA的特性，在泛微軟件的協同OA產品e-cology中，首先可以體現為如下三方面的基本設計思想：信息網狀思想：將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張“信息網”；業務關聯思想：對各種業務環節進行整合并實現在統一平臺上的統籌管理；隨需而應思想：企業的各種資源，可以被迅速找到并集合到一起，并實現它們之間通暢的溝通和協作。

基于這三大基本思想體系設計的協同OA一方面打造了高度“協同”的管理和辦公環境，另一方面大大深化了OA的應用，從而完全突破了傳統OA的局限，有效幫助企業整合各種資源，提升管理：

關聯

企業的分析和決策來源于準確、全面和及時的信息，而“孤島式”的信息一方面很難全面反應真實的情況，另一方面也容易造成數據混亂、更新不及時、難以統一管理和獲取等問題。在傳統OA中，例如銷售經理要審批一項費用報銷單，如果他對這筆費用的來龍去脈不清楚，就很難從這張報銷單上獲得更多的信息，因為他所獲得的僅僅是一些靜態的，表面的信息；這個時候他可能要通過不同的應用系統去查詢更多的信息，或者與相關人員進行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協同OA中，由于信息之間已經建立了各種關聯，因而銷售經理可以從這張報銷單開始，迅速提取其他的相關信息，如報銷事件的來龍去脈、涉及到的客戶或項目、提交人的情況、原始單據或憑證的掃描等，同時又不必在不同的應用

系統之間切換。通過這樣的關聯，為企業真實的還原了信息本來的“網狀結構”，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時的障礙。

深化

企業管理涉及到的環節是眾多的。現代化企業就象一臺不停運轉著的精密機器，而各種管理和運營環節就象是機器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關系，并且必須為企業的共同目標而實現一致性的運作。例如一個產品的銷售，涉及到產品的功能和質量（產品研發、質量監控及升級）、產品的市場宣傳（宣傳平臺、宣傳文件和方式）、具體銷售業務的開展（客戶管理、項目跟蹤、合同簽訂）、相關費用的報銷（單據填寫、流程審批、數據更新）等，而這些業務是否能夠被很好的管理并實現統一性的協調將直接影響到產品的銷售成果。傳統OA由于其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對這樣的一些比較復雜的業務過程進行管理，當然就更難以支持整個業務鏈的平滑運作了。而在協同OA中，對管理范疇進行了深化和延伸，因而可以讓企業方便的對更多的環節進行整合和統籌管理。

協作

要實現良好的協作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進行無障礙的溝通；其次，需要對整個的協作進行管理，讓協作的對象為共同目標而進行一致性的、協調的動作，對協作過程進行監控、調整，對協作產生的信息進行完整的保留，并以知識的方式進行再利用；第三，由于協作發生在企業的各個運營環節中，因此還需要一定的應用廣度來支持對其的管理。在傳統OA中，協作往往是淺層次的，郵件、BBS、即時聊天工具、工作流程等雖然可以實現一部分的協作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內容零散，之后也很難對其結果進行進一步的整理。而在協同OA中，由于各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協作可以貫穿于各個環節并容易得到集中的管理。如協作的內容可以是企業積累的各種知識文檔，項目進展中的某個任務，或是企業的一個合同會簽流程，一種需要分配的物資；協作的對象可以是一人對一人，或多人對多人，可以發生在企業同一部門員工之間，也可以發生在跨部門員工之間，還可以是不同企業，企業與客戶或合作

伙伴之間的協作；協作的方式可以是知識文檔、主題討論區、網上會議、即時聊天、任務分配等。同時，協作的過程和結果可以得到很好的記錄，并最終形成知識體系的一部分。總結來說，協同OA基于三大基本思想體系，在“關聯”、“深化”和“協作”方面體現了其完全不同于傳統OA的應用，把OA與企業管理的需求真正的相結合，從而給“辦公自動化”帶來了更高層面的價值。

第二篇：從傳統OA到協同OA的飛躍

從傳統OA到協同OA的飛躍

提及OA，人們往往會很自然的把它與“檔案管理”、“公文流轉”等聯系在一起，這也是脫胎于政府收發文的OA給人們留下的根深蒂固的印象。在二十多年的發展歷程中，OA自身的局限性使得它所扮演的角色更像是一個“文秘”――企業需要依靠它來進行一些基本的行政事務處理，但同時卻很難從中獲得更多的價值，這就是辦公自動化系統所處的現實和困境，也是企業用戶對傳統OA不滿意的焦點所在。

而今天，隨著協同軟件理論和技術的日趨成熟，協同OA應運產生。它源自傳統OA，但又完全擺脫了原有的局限，并凸現出其不同與傳統OA的應用和更高層面的價值。

在闡述傳統OA和協同OA的區別之前，讓我們來回顧一下OA的發展歷程及其相應的特點。

回顧：辦公自動化的發展過程

第一代OA起源于政府公文和檔案管理的需求，它實施了企業部分工作流程的自動化和文檔的電子化管理。它的特點是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實就是辦文，并形成了以后OA的基本體系。此時OA的架設也多在C/S下，無法很好的支持遠程辦公和移動辦公。

第二代OA是從90年代中期開始，隨著互聯網（Internet）的興起與發展而產生的。以Internet為基礎，第二代OA實現了B/S架構，并很好的支持了移動辦公的需求，企業資源不再受到通訊技術的限制。同時，OA系統也加入了更多的功能，如BBS、新聞發布、日程安排、人事信息等，但從本質上來說第二代OA依然以公文和檔案管理為核心內容。

90年代末期開始，隨著市場環境的變化和協同管理（Collaboration）的興起，OA的指導思想開始發生轉變，更多的強調跨地域、跨部門之間的協同，OA中也加入了新的協作工具，如即時通訊、項目管理、網絡會議、文檔共享等等，第三代OA出現了。但此時的OA還是沒有完全突破傳統OA的局限，實現的協作也僅是局部的、淺層次的；更多的企業資源依然處于割裂和難以管理的狀態。縱觀OA的發展歷程，我們發現，辦公自動化很多時候作的工作不過是將手工進行的事務搬到計算機網絡上，并利用了計算機技術的一些先進特點，而其本身卻沒有增加多少先進的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和檔案管理的OA也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業的一些文檔、信息進行了電子化，并在工作流管理上有所增強外，并未給企業帶來更多的價值。同時，盡管第三代OA開始加入新的理念如“協同”，但從根本上來說，它只是利用了一些簡單的協作工具，從企業管理的整體角度來看，它離真正的“協同”還有相當的距離。

現狀：用戶面對的OA系統

了解了OA的發展歷程和基本特性后，我們不禁要問，那么現在用戶面對的辦公自動化系統又是怎樣的一個情況呢？

第一類OA：沿襲傳統OA，簡單和低價

開發和銷售這種產品的企業很多，也有一定的客戶群。這類產品價格和開發成本都比較低，它的功能主要是以傳統的收發文管理，檔案管理為主。并加入了一些輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡單且相對獨立，其中包含的各種

信息依然以“孤立”和“靜態”的形式存在。總體上來說，這類OA只能幫助企業邁入“辦公自動化”的初級階段，對希望利用OA提高管理水平的企業來說并沒有多大實質性的幫助。

第二類OA：實現了部分的協作，有一定靈活性

第二類OA相對來說是比較先進的OA，它開始納入一定的協同管理思想，在功能上也進行了相當的改進，除了對工作流程的功能進行了加強之外，還利用各種協作工具實現人與人之間、部門與部門之間的協同，OA的架構也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對獨立的，尤其是與企業的業務還是沒有實現更深層次的對接，其“辦公”涵義的廣度和深度也沒有達到一個更高的層面。

面對辦公自動化的現狀，我們會問：辦公自動化到底應該為企業帶來什么應用價值？它將何去何從？實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化的涵義。我們需要的是重新審視企業的管理和信息化需求，從而挖掘OA新的應用價值。

思考：尋求OA的價值

讓我們先來看一下現實情況中的企業辦公情況。辦公，這里也可以理解為“日常的工作”。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應用的角度來看，企業管理者希望隨時了解整個公司的運作情況，與各部門保持經常性的溝通和交流，從人力資源、財務等方面監控企業的整體情況并支持決策，因此他關注“監控和決策”；部門領導希望方便的分配工作任務，查看下屬的工作進展情況，對其做出相應的指導，對業績進行評價，并與上下級和其他部門建立緊密的聯系，因此他關注“管理和協調”；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務，因此他關注“高效和協作”。而從應用內容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產、財務、項目等方面的管理，并且每個管理的環節都關聯緊密，相互作用。因此在現實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的范圍，傳統OA只是從一個狹義和片面的角度去實現了“辦公自動化”。因此OA應該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，并與企業的需求進行緊密的結合。

再來看一下企業當前的信息化現狀。我們發現，過去的很多應用系統都是相互割裂的，它們往往關注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協調起來，“信息孤島”、“應用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在。企業常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統一管理和協調的現狀。尤其是當企業業務流程日益復雜，業務與業務之間關聯與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業與企業的溝通和協作愈發凸現重要性的時候，企業更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現對管理和運營各環節的掌控、調配和協作。而傳統OA由于其應用的局限性難以滿足企業“協同管理”的需求。因此協同理念和協同應用應該更多的被納入OA中，使其可以對企業各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而讓企業的管理真正提升到一個新的層面。

從以上可以看出，一方面我們應該延展和深化OA的應用，另一方面需要將協同的理念納入OA中，于是便催生了新一代的辦公自動化系統――協同OA。

變革：協同OA實現的飛躍

協同OA基于全新的管理理念和功能體系而設計，因而它呈現出完全不同于傳統OA的特性，在泛微軟件的協同OA產品e-cology中，首先可以體現為如下三方面的基本設計思想：

信息網狀思想：將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張“信息網”；業務關聯思想：對各種業務環節進行整合并實現在統一平臺上的統籌管理；隨需而應思想：企業的各種資源，可以被迅速找到并集合到一起，并實現它們之間通暢的溝通和協作。

基于這三大基本思想體系設計的協同OA一方面打造了高度“協同”的管理和辦公環境，另一方面大大深化了OA的應用，從而完全突破了傳統OA的局限，有效幫助企業整合各種資源，提升管理：

關聯：企業的分析和決策來源于準確、全面和及時的信息，而“孤島式”的信息一方面很難全面反應真實的情況，另一方面也容易造成數據混亂、更新不及時、難以統一管理和獲取等問題。在傳統OA中，例如銷售經理要審批一項費用報銷單，如果他對這筆費用的來龍去脈不清楚，就很難從這張報銷單上獲得更多的信息，因為他所獲得的僅僅是一些靜態的，表面的信息；這個時候他可能要通過不同的應用系統去查詢更多的信息，或者與相關人員進行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協同OA中，由于信息之間已經建立了各種關聯，因而銷售經理可以從這張報銷單開始，迅速提取其他的相關信息，如報銷事件的來龍去脈、涉及到的客戶或項目、提交人的情況、原始單據或憑證的掃描等，同時又不必在不同的應用系統之間切換。通過這樣的關聯，為企業真實的還原了信息本來的“網狀結構”，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時的障礙。

深化：企業管理涉及到的環節是眾多的。現代化企業就象一臺不停運轉著的精密機器，而各種管理和運營環節就象是機器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關系，并且必須為企業的共同目標而實現一致性的運作。例如一個產品的銷售，涉及到產品的功能和質量（產品研發、質量監控及升級）、產品的市場宣傳（宣傳平臺、宣傳文件和方式）、具體銷售業務的開展（客戶管理、項目跟蹤、合同簽訂）、相關費用的報銷（單據填寫、流程審批、數據更新）等，而這些業務是否能夠被很好的管理并實現統一性的協調將直接影響到產品的銷售成果。傳統OA由于其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對這樣的一些比較復雜的業務過程進行管理，當然就更難以支持整個業務鏈的平滑運作了。而在協同OA中，對管理范疇進行了深化和延伸，因而可以讓企業方便的對更多的環節進行整合和統籌管理。

協作：要實現良好的協作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進行無障礙的溝通；其次，需要對整個的協作進行管理，讓協作的對象為共同目標而進行一致性的、協調的動作，對協作過程進行監控、調整，對協作產生的信息進行完整的保留，并以知識的方式進行再利用；第三，由于協作發生在企業的各個運營環節中，因此還需要一定的應用廣度來支持對其的管理。在傳統OA中，協作往往是淺層次的，郵件、BBS、即時聊天工具、工作流程等雖然可以實現一部分的協作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內容零散，之后也很難對其結果進行進一步的整理。而在協同OA中，由于各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協作可以貫穿于各個環節并容易得到集中的管理。如協作的內容可以是企業積累的各種知識文檔，項目進展中的某個任務，或是企業的一個合同會簽流程，一種需要分配的物資；協作的對象可以是一人對一人，或多人對多人，可以發生在企業同一部門員工之間，也可以發生在跨

部門員工之間，還可以是不同企業，企業與客戶或合作伙伴之間的協作；協作的方式可以是知識文檔、主題討論區、網上會議、即時聊天、任務分配等。同時，協作的過程和結果可以得到很好的記錄，并最終形成知識體系的一部分。

總結來說，協同OA基于三大基本思想體系，在“關聯”、“深化”和“協作”方面體現了其完全不同于傳統OA的應用，把OA與企業管理的需求真正的相結合，從而給“辦公自動化”帶來了更高層面的價值。

展望：協同OA的發展方向

e-cology現在已經在全國范圍內積累了眾多的用戶，同時，其自身也在不斷的完善和提升。隨著管理思想和信息技術的發展，我們相信協同OA將越來越體現出它的獨特優勢，并在如下三方面進一步提升其應用：

協同化：協同化不僅僅是企業管理理念發展的趨勢，也是信息技術發展的趨勢。協同OA一方面將加強自身“內含”的協同性，更多的突破資源之間的壁壘，提供一個暢通無阻的工作環境；另一方面，由于協同OA的定位并不在于取代其他專業管理軟件，而在于提供融合孤立資源的平臺，因此它也將加強其“外延”的協同性，以各種技術手段實現與其他專業軟件更多的互動和對接。

智能化：協同OA不僅要能充當企業辦公的助手，更要能進一步充當“參謀”的角色。這就意味著協同OA不僅僅是信息的載體，更是信息的分析工具，能夠實現對數據的加工和轉換，提供從基本查詢、報表和智能分析的一系列工具，并以各種形象的方式展現，從而為企業考察運營情況、分析當前問題所在，制定未來發展計劃等方面提供更多的決策支持。

知識化：協同OA還應是企業知識管理的工具。尤其是在知識經濟下，知識已經成為企業能夠獲得發展的核動力，而不再是辦公事務本身帶來的短期利益。協同OA將利用自身的優勢，更多的關注知識的收集、積累與繼承，并提供相應的知識管理工具，以幫助提升企業及員工的內在能力，以實現其可持續性的發展。

第三篇：OA 辦公自動化 人力資源

OA就是平常所說的辦公自動化。OA是Office Automation 的簡寫，是利用電腦或手等

移動終端進行辦公。目的是提高辦公效率，減少辦公流程，降低辦公成本，提升企業管理水平，讓企業的效益更好。

OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們日常工作的所有內容都可以

歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計算、勞資、人事管理……等等，那么這些都是日常辦

公工作的處理范圍。

企業對OA的需求：

企業通過OA可以讓讓管理制度規范執行、內外部信息動向的自動獲取和推送、知識經驗分享利用、高效率的溝通渠道、行政類事務的集中處理；

OA辦公系統與OFFICE是不同的。

OA辦公自動化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息的交流，工作的協調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

我們日常工作的所有內容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計算、勞資、人事管理……等等，那么這些都是日常辦公工作的處理范圍。但是我們發現OA承載過多，那到底辦公自動化應該包含那些內容：

廣義講，對于提高我們日常工作效率的軟硬件系統，包括打印機、復印機以及辦公軟件都是可以成為OA系統。

狹義上講，OA系統是處理公司內部的事務性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統。

OA廠商，泛微OA、致遠OA、金和OA、偉峰OA、通達OA都是比較有名的OA廠商。建議大集團采用泛微OA、致遠OA，而中小企業用偉峰OA。偉峰認為中小企業選擇OA應從以下幾方面選擇考慮：

1，要看自己的需求，看看哪個公司能比較好或最好的滿足你的需求，只有能很好的滿足你的需求的才是比較好；

2，看看這個公司你方面做了多不多案例，案例比較多的一般來說經驗比較豐富，軟件應該也比較好，并且也可以向該廠商的那些案例客戶咨詢一下或考查一下，看看這樣客戶用后的感覺、效果等；

3，看看該軟件的可擴展性，易維護性，因為你公司都是向前發展的，到時有新的需求要可以比較容易的擴展，同時易維護也挺重要的，因為一般情況下中小企業都沒有專業人維護人員，所以選擇一個易維護。

對企業OA選擇的建議：

目前，國內知名的OA廠商有泛微、致遠、金和、偉峰OA等。泛微、致遠與金和一樣都是大型OA，適合有研發能力的大集團，偉峰OA是平臺型OA，可自由配制，功能強大，性價比高，適合中小企業。平臺型OA易擴展，要想什么功能配什么功能，同時能輕松的與其它像HR、CRM的小系統集合在一起形成一個大的協同系統，如果你想快速構建一體化管理體系推薦選用偉峰這各平臺型OA。

OA選型要看企業的需求。最能滿足你的需求、適合你的就是最好的。

OA選型時應該注意三點：

1，要看自己的需求，看看哪個公司能比較好或最好的滿足你的需求，只有能很好的滿足你的需求的才是比較好；

2，看看這個公司你方面做了多不多案例，案例比較多的一般來說經驗比較豐富，軟件應該也比較好，并且也可以向該廠商的那些案例客戶咨詢一下或考查一下，看看這樣客戶用后的感覺、效果等；

3，看看該軟件的可擴展性，易維護性，因為你公司都是向前發展的，到時有新的需求要可以比較容易的擴展，同時易維護也挺重要的，因為一般情況下中小企業都沒有專業人維護人員，所以選擇一個易維護。

如果你是有研發團隊推薦選用金和OA這類大型OA，如果你是想快速構建一體化管理體系，有比較特殊的需求，想找一個擴展性比較好的系統，推薦選用偉峰OA這種平臺型OA，能快速適應中小企業管理變化。

OA選型一定要從企業自身出發哦，考慮好自己的需求，防止出現大而空。

為幫助您方便快捷的選擇合適的OA軟件，我們建議如下：

1，充分理解“系統”的概念。OA的本質是管企業核心軟件不管的周邊業務，涉及到行政、人事、財務、客戶、項目、資產、IT、文控、售后服務、產品研發等諸多領域，企業不同，細節差異很大，是一個典型的“打雜”的系統。常規OA提供的是多個“無關聯”的工作流，通過在不同領域構建很多電子流，使得信息傳遞的速度提升、規范提高。但不同“流”之間沒有關聯關系，不能構成“系統”，而偉峰OA，如公交系統，不但有多條線路（如多電子流），并且不同線路之間交叉關聯，方便信息“換乘”，構成一體化企業信息“公交”系統，真正服務企業信息運轉。

2，理解“系統”與單一的“流”的價值差異：單一流僅僅是一個“信息傳遞通道”的價值，用電子流加快傳遞速度，固化傳遞規范，屬于最初級的管理。“系統”給用戶帶來的是不破壞企業管理運作的整體性，提供業務過程的連貫支撐、總體概覽、報表統計，真正達到“管理”的要求。

3，企業選OA的矛盾：由于不同企業的生存環境、業務重點、管理模式、工作習慣的不同，這些周邊業務表現得個性化差異很大。如果企業要構建這么多的系統，所需要的開發費用十分高昂，只有少數企業能選擇動輒幾十萬，甚至是數百萬的OA系統，通過大量的定制開發滿足本企業個性化管理的要求。而大多數企業對這樣的投入是望而卻步的，退而居其次的選擇了“通道型OA”。用后感覺僅是信息傳遞、文件共享方便了一點，對管理提升沒有幫助，價格雖低，但是效果也很“雞肋”，價值空間很窄，用不了多久就“過時”了。OA選擇時兩級分化的矛盾十分突出。

4，企業希望適當提高一點費用，獲得性價比更高的效果。為滿足此需求，解決OA應用的尷尬現狀。我公司的研發團隊集十多年OA行業個性化項目深度定制的經驗，鍥而不舍，持續積累，打造了偉峰“零代碼”開發平臺，成為構建企業個性化管理系統的“利器”，使用者無需IT功底，只要能寫excel的公式，稍加培訓，就能成為本企業的個性化系統的“開發者”。

1、執行并完善公司的人事制度與計劃，培訓與發展，績效評估，員工社會保障福利等方面的管理工作；

2、組織并協助各部門進行招聘、培訓和績效考核等工作；

3、執行并完善員工入職、轉正、異動、離職等相關政策及流程；

4、員工人事信息管理與員工檔案的維護，核算員工的薪酬福利等事宜；

1、工作對人力資源部部長負責。

2、負責完成公司人事工作任務,并提出改進意見。

3、負責員工人事檔案管理,并按所在分廠、部門分類存放。

4、協助員工招聘的面試,負責報到及解聘手續的辦理,接待引領新進員工。

5、負責新進員工試用期的跟蹤考核,晉升提薪及轉正合同的簽訂并形成相應檔案資料。

6、負責員工調查問卷的發放和收集,分析匯總調查結果,形成結論上報。

7、負責統計匯總,上報員工考勤月報表,處理考勤異常情況。

8、負責員工績效考核資料的定期統計匯總,上報,并對績效考核的方式方法提出意見和建議。

9、負責員工薪酬發放的異常處理和薪酬政策的跟蹤調查,提供相應的報表和資料。

10、負責員工技能培訓方案,技能測評的督導與跟進。

11、負責公司人事文件的呈轉及發放。

12、負責草擬,解釋公司的福利保險制度,組織辦理入保手續,聯絡退保,理賠事務。

13、協助部長處理人事方面的其他工作

第四篇：OA辦公自動化方案

OA辦公自動化

方案書

2008年3月13日

目錄

第 1 章 概述...............................................................................................................2 1.1 什么是企業OA....................................................................錯誤！未定義書簽。1.2 企業OA的典型功能..........................................................................................3-4 1.3 如何實施企業OA...............................................................................................4-5 1.4 工作流管理應具備的主要功能.........................................................................5-7 第 2 章 OA軟件的模塊功能介紹............................................................................7 2.1 基礎辦公模塊........................................................................................................7 2.1.1 個人辦公功能.....................................................................................................7 2.1.2 綜合行政功能..................................................................................................7-8 2.1.3 網上交流功能.....................................................................................................8 2.2 知識管理模塊........................................................................................................8 2.3 流程管理模塊........................................................................................................9 2.3.1 審批流轉.............................................................................................................9 2.3.2 表單定義.............................................................................................................9 2.3.3 流程控制........................................................................................................9-10 2.3.4 代理授權與催辦...............................................................................................10 2.3.5 字段級的權限控制...........................................................................................10 2.3.6 統計分析...........................................................................................................10 2.4 公文處理模塊.................................................................................................10-11 2.5 企業報價中心模塊..............................................................................................11 第 3 章 OA助手...................................................................................11 3.1 OA助手功能....................................................................................................11-12

第1章 概述

1.1 什么是企業OA 辦公自動化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

企業辦公自動化系統(企業OA)是企業應用軟件體系的重要組成部分。

企業OA系統，顧名思義，就是主要面向企業級的辦公應用軟件系統。它不是象MS Office一樣的桌面(個人)辦公系統，而是主要著眼于企業的工作人員間的協同工作。

對于一個企業而言，不僅包括具體的生產、銷售、采購過程，也不僅包括財務、人力資源等專項管理，而且同時有著大量的日常辦公工作，有著大量不同職位、不同部門間的協同工作。企業辦公自動化系統就是通過應用軟件為企業的日常辦公、協作提供支撐的平臺。

1.2 企業OA的典型功能

企業辦公自動化系統(企業OA)通常包括以下主要部分：工作流、協同工作、知識管理、公文處理、行政辦公等。

● 工作流一般包括可以對流程進行配置的工具和能夠自動運行的工作流引擎，通過工作流功能以電子化的方式實現企業的業務流程的網上運轉。

● 協同工作：以工作流引擎為基礎，為企業各部門員工提供了強有力的溝通手段。企業各部門可以在電子化的方式協同完成完整的業務流程，各環節可以有機結合，無縫銜接。對于各職位之間的協同工作情況可以進行有效控制。

● 知識管理：對企業內部的文檔進行有序管理，提供強有力的檢索功能和權限控制。

● 公文處理：公文處理是辦公自動化中非常重要的組成部分。傳統的OA系統往往以OA為核心，在現代以工作流為核心的企業OA中，公文也仍然占據重要地位。公文處理一般包括收、發文的管理、文件修改、審批，流程查看等，其中比較先進的功能包括基于Word的文件處理和痕跡保留、進展短信通知等。

● 行政辦公：一般在企業辦公自動化系統中均包括了企業日常行政辦公的常用流程，如信息發布、會議管理、工作計劃、會議室預定、出差申請、辦公用品管理、財務報銷、文件流程等，以幫助企業提高日常辦公的效率。

企業辦公自動化系統(企業OA)經歷了數代發展，目前形成了以工作流技術為核心、以B/S應用模式為主流、多種支撐平臺并存的技術方向。

對于一個企業而言，成功實施企業辦公自動化系統(企業OA)可以說是推動企業信息化發展的一條捷徑

1.3 如何成功實施企業OA 可能是由于開發的門檻比較低吧，也或者是與企業的主要業務（比如：產品開發、財務、進銷存及生產管理等）沒有直接的關系，目前在企業的信息化工作中，大家對辦公自動化系統似乎不屑一顧。

但現在從我對辦公自動化系統發展趨勢的認識以及對企業實際需求的了解和感受來看，我并不認為辦公自動化系統是可有可無的，我甚至認為對大多數企業來說反而應該優先考慮應用辦公自動化系統。理由如下：

１．企業普遍存在著部門內和部門間的信息溝通和共享方面的問題；（需要一個信息交流和溝通平臺）

２．在企業的運作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門間簽核流轉，特別是那些管理水平比較高、嚴格按照質量認證體系執行的企業更是如此；（需要一個靈活的工作流處理機制和協同辦公系統）。

３．知識管理對企業來說，其作用已經越來越重要了。如何將企業員工頭腦中的知識和經驗盡快和盡可能地保留在公司的知識庫中，提供多種形式的共享和轉移，轉化為企業的智

力資源，這對于企業來說將是至關重要的；（需要建立企業的知識管理體系和系統）

４．企業領導做出決策需要及時獲得來自各種渠道的信息和數據，包括企業外部的以及企業內部的各種信息。如何將這些信息資源做到有效利用并能很快發布給相關人員（當然包括各級領導）作為開展業務和做出決策的參考，也是企業非常重要和急需的需求；（需要有效的信息資源利用機制和整合信息的系統）

以上是從企業的應用需求來看，急切需要具備上述功能的辦公自動化系統。

另一方面，從我國企業信息化的曲折歷程、投資效益以及目前的現狀來看，也應該優先考慮應該辦公自動化系統：

１．有效利用硬件網絡系統和相應的資金投入。由于辦公自動化系統可以涉及企業的每個部門的每個人員，所以對于那些已投入了很大的資金全面建立起了企業內部網絡的企業來說，辦公自動化系統的應用能充分發揮硬件網絡資源的效率；

２．與應用類似ERP和PDM等軟件系統相比，應用辦公自動化系統不僅投入小，而且實施應用難度小，容易取得成功。對于我們的大多數企業來說，避開投入大、實施成功率很低的ERP等系統，先應用辦公自動化系統將是一個明智的選擇。特別是我國的很多企業對信息化的認識和基礎很有限，辦公自動化系統的普遍應用將很好的提高企業領導及員工對企業信息化的認識，提升企業信息化應用的基礎。同時能增強大家對信息化應用的信心，以利于逐步應用更艱難的ERP等系統。

總之，綜合來看，我覺得具有中國特色的企業信息化應用之路至少應該包括優先考慮應用辦公自動化系統。

1.4 工作流管理應具備的主要功能

幾乎目前所有的辦公自動化系統，都把流程化管理作為必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技術來實現。工作流管理一般應該具備以下功能：

◆ 從使用角度：

＊ 表單的電子填報；

＊ 表單和事件在不同節點之間的自動流轉；

＊ 根據不同業務要求，使用不同的流程；

＊ 流程的動態化，比如典型的根據報銷金額的不同，相應轉入不同人員審批；

＊ 靈活的簽批功能，包括轉發、抄送、批注等等；

◆ 從設計角度：

＊ 靈活的表單設計功能，一般應該可以自由地放置標簽、文本字段、選擇框、圖片等等，好一些的產品還可以增加明細內容（比如，一個銷售訂單，包括訂貨方、日期等主表單中的內容，也要包括訂貨的明細項目，即明細行）。

＊ 靈活的流程設計功能：可以根據職務、崗位、角色等，靈活設計各種流轉方式

◆ 從管理角度：

＊ 對于流程的監控、定時提醒等功能；

＊ 人員的審批權限控制；

＊ 代辦（授權）功能：這是一個容易忽略、但非常重要的功能，如果一個人出差，可以將他的審批權限授權給其他人。

以上主要是從對知識、文檔的基本管理角度。然而，知識管理有更深刻的含義，就是不僅要電子化地管理企業的知識，而且要通過知識管理系統，推動企業知識的積累。因此，知識管理還應該具備另外的一些重要功能：

＊ 閱讀統計：統計不同文檔被閱讀的次數，統計最受歡迎的文檔等等；

＊ 知識貢獻統計：統計各部門、員工貢獻的文檔的篇數等；

＊ 知識地圖：將不同內容的文檔根據不同主題組織起來，提供快速掌握相關領域內容的指南；

＊ 與其他功能的關聯：與企業的客戶信息、項目信息、業務流程等建立緊密的關系，可以方便地查找相關的內容。

協同辦公OA系統是功能強大、細致入微的協同辦公自動化平臺，它通過有效整合的基礎辦公、知識管理、流程管理、公文處理、報表中心等核心辦公需求，為企業迅速搭建起一 6

個協同、高效、集成的現代化的辦公自動化環境，使企業用最少的投入迅速提高企業的運作效率，改進對信息的掌握和利用，全面提升企業在信息化新時代的核心競爭力。

第2章OA軟件的模塊功能介紹

2.1基礎辦公模塊

在辦公OA系統里，最基本的功能就是基礎辦公模塊，基礎辦公模塊主要包含三方面的內容。其一：個人辦公功能，其二：綜合行政功能，其三：網上交流功能。

2.1.1 個人辦公功能：

短消息

文件傳送

個人文件柜

電子郵件

手機短信

工作日程

工作日記

工作計劃

個人考勤

通訊錄

時間 & 任務 我的工作日程

他人工作日程

工作任務

工作日記

工作計劃

2.1.2 綜合行政功能：

考勤管理：

工作時間設定

補簽登記

請假登記

外出登記

出差登記

考勤查看

請假查詢

外出查詢

出差查詢

會議管理

車輛管理

辦公用品

圖書管理

固定資產

2.1.3網上交流功能：

論壇

投票

實時聊天

視頻會議

2.2知識管理模塊

單位的各種知識和資源的共享中心，相當于一個信息庫，可以將單位所有資料分門別類的存放，便于日后方便的查閱，不同的類別設置不同的目錄，可以使成功案例、先進經驗、技術方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學習、使用，快速提高。可以由相關的人進行負責，由此人負責對這個目錄賦予相關人一定的權限，允許其是否可以修改還是只讀，這樣就能保證單位的資料不被任何人進行修改。知識管理既可以按資料來建不同的目錄，也可以按部門來建不同的目錄，同一部門的人只能進自己部門的目錄來查詢資料，這樣也可以避免各部門之間材料的保密性。

知識管理最重要的特點就是能夠通過設置權限來保護機密資料的安全性。

2.3流程管理模塊

2.3.1審批流轉

審批流轉是協同辦公里最基本也是最重要的功能，通過審批流程管理，可以將一些常務工作固定化流程化，比如請假申請，轉正申請，離職申請等簡單的行政人事流程都可以通過電子化的審批流轉過程進行。而一些比較復雜的財務申請，比如出差借款申請，也同樣可以通過ENOA的審批管理輕松實現，通過表單設計，對表單里每個輸入字段進行設置，可以分別對金額，部門，人員等字段進行詳細統計，控制財政支出。

OA的流程管理主要包括下面幾個部分：

● 起草申請 ● 我的申請查詢 ● 待我審批

● 經我審批 ● 表單管理 ● 審批管理

在協同辦公里，針對不同類別的表單進行分類管理，客戶也可以根據自己的需求進行表單管理。

2.3.2表單定義

OA支持用戶靈活地定義表單，不僅支持表單格式、內容的自定義，還支持明細表單（比如報銷單明細），從而實現表單中帶有明細條目的復雜表單。

2.3.3流程控制

OA提供了強有力的流程控制功能，我們來具體看看基于表單的流程是如何流轉，如何進行相關統計的，這樣更能一目了然：

申請人提出財務借款申請（比如出差借款），先經過本部門的經理同意，再轉到歸屬部門總監級領導審批，如果是市場系統，自動流轉到市場總監審批，如果是硬件部門就自動到硬件部門總監審批。當然這其中又涉及到審批權限了，如果在一定范圍內（比如借款３００ 9

０元以內）自動流轉到上級歸屬部門審批，但如果超過范圍（比如超過３０００元），就要由總經理來把關，統一匯總到財務部門，由財務部門準備費用，最后報請人力部門備案，以便季度結束計算部門的差旅費用。

2.3.4代理授權與催辦

如果某個節點的審批人不在，可以把相關工作委托別人代理，此為代理或授權，如果長時間沒有審批動作，也可以設置系統強制通過或者催辦提醒。

2.3.5字段級的權限控制

在表單里，可以設置修改或瀏覽權限，比如哪些人在哪個環節只能看到信息，不能修改信息（比如借款金額等），權限控制可以控制表單上每個字段。

2.3.6統計分析

由于表單里的每個字段都是單獨存入數據庫中，因此，協同辦公可以對表單里的任何字段進行統計分析和查詢，同時配合OA自有的報表系統生成各類審批報表，對各種單據進行統計分類分析，比如，某個部門一個季度出差情況及出差費用，和預算進行比較，是否超支，部門領導能隨時監控部門的費用情況。

OA對審批管理功能做了系統完整的優化，使得審批上既可以做固定簡單的流轉功能，也能對復雜的條件流轉進行做支持，并且對表單里的字段作詳細統計，利用OA內嵌的報表中心自動生成統計報表，從而完整地滿足企業對于流程管理的需求。

2.4公文處理模塊

公文處理模塊包括公文收文，公文發文兩大部分。

實際上公文收發都是一個完整的工作流，只不過由于格式固定，流轉固定，設置了公司的紅頭文件，更加正式，同樣他也可以附帶表單進行流轉，但由于結構不同，在公文收發中不能對表單里面的字段進行統計分析，這和流程管理中的表單流轉有所區別。但同時，他又比流程管理中復雜，比如增加了會簽，核對等步驟，使得公文的發放更加嚴肅和規范。

文檔在線編輯中或者流轉過程中，如果審核或審批人對某些內容有意見，可以在權限許可下直接在線編輯文檔，修改的文檔完全實現痕跡保留，即使多人對文檔內容進行刪除、添加、改動也可以清晰的識別出來。除了支持痕跡保留，象其他功能：電子印章——可以在文

檔上直接加蓋個人或單位的電子印章，電子印章采用加密形式確保安全。手寫簽名也同樣支持。

針對所有的收文和發文，都有發文監控和收文監控，擬稿人可以看到公文流轉的狀態已經進行到哪一步，在公文長期未反應時可以進行催辦，敦促流轉狀態盡快完成。

2.5企業報表中心模塊

OA的報表中心模塊提供了強有力的商業智能功能，幫助企業全面利用分散的數據，生成各類報表，對大量報表進行分類管理，并提供了有效的權限控制機制。

通過報表中心，企業的高層管理者、部門經理和不同職位上的業務人員都可以方便地通過各類報表，獲得企業不同數據庫中的數據，進行整理、匯總、分析，有效進行企業績效管理，透視企業運行情況，從而全面利用企業數據。

OA的報表中心采用了業內最先進的報表引擎來進行報表的設計和展現，其方便易用的類Excel設計方式，強大的新一代報表模型，使用戶可以輕松完成各類復雜報表的設計。

OA的報表中心提供了強大的報表展現能力，可以在瀏覽器中靈活地查詢數據，方便查看各種復雜報表，進行精確的預覽、打印和文件導出，同時能夠展現樣式豐富的圖表。

OA的報表中心提供了高效的用戶、報表與權限管理機制，可以建立多層次的報表分類管理體系，并且可以控制不同用戶、用戶組的權限，從而保證只有用戶才能看到與自己的相關的、被授權的報表，可靠地保證了企業的數據和信息安全。

應用OA的報表中心，將幫助企業在利用數據有效管理企業運行方面跨上新的臺階。

第3章OA助手

3.1 OA助手的功能

OA助手的功能：實現在即時消息的收發。

當然OA助手不僅僅提供這些功能，歸納為：

◆ 采用Web Service接口與服務器連接，實現WEB到桌面

◆ 使用類FTP技術實現大文件無阻上傳

◆ 隨客戶機的啟動自動與服務器連接，實時接收消息、文件

◆ 提供百余種界面皮膚，隨時更改，展現個性

◆ 點對點及群組離線聊天，方便溝通

◆ 聊天記錄直接保存到數據庫中，防止因個人計算機故障造成信息丟失，方便日后查閱

◆ 離線查看知識管理、規章制度、電子期刊，信息及時下載

第五篇：辦公自動化(OA)管理辦法[推薦]

南寧市工信委辦公自動化（OA）管理辦法

第一章 總則

第一條 為推進本委辦公自動化（OA）以及信息化進程，實現辦公標準化管理，加快公文流轉速度，提高辦文效率，減少文件丟失，同時保護環境，節約辦公經費，特制定本辦法。

第二條 委辦公室負責網上辦公系統公文處理的綜合管理工作，委辦計算機站管理員負責網上辦公系統的技術保障和系統維護工作。本委各科室應明確人員和崗位職責，加強協作配合，按照辦公自動化工作相關要求，熟練準確地使用辦公自動化軟件處理公文。

第三條 嚴格實行在網上辦公制度。本委干部職工在工作時間必須登陸OA系統，及時處理公文和待辦事項，查閱公告、通知等，不在辦公室應在OA上添加個人去向。出差人員應使用手機、筆記本等網絡終端處理工作，特殊情況無法上網的應指定代辦人員。

必須通過OA處理收文、發文工作。凡不經過OA系統運行處理的文件資科，委辦公室有權拒絕編發（涉密文件及不便在OA流轉的文件除外）。所有非涉密一般文件除印發少量紙質文件存檔或對外使用外，均以電子文件形式運行。涉密和不便在OA流轉的公文，仍按紙質文件流轉。

第四條 各科室及科室人員使用OA系統情況，列入工作目標考核范圍進行考核，委辦將定期對OA運行情況進行督查，各科室應按收文發文工作流程，落實好OA系統運行工作。

第五條 網上辦公系統的用戶名和密碼實行統一管理。各科室需增加或減少用戶時，應經辦公室審核同意并統一辦理。應及時修改個人登陸密碼并妥善保管，如發現密碼被盜或遺忘，應及時告知委辦計算機站。

第六條 通過網上辦公系統處理公文的范圍：

（一）公文處理：收文、發文等。

（二）公共信息：包括內部通知、會議通知、需相關處室傳閱的文件資料、人事政務信息及其他信息。

凡涉密和不便通過網上辦公系統處理的公文，仍以紙質文件形式流轉。

第七條 嚴格執行公文處理操作規程，對本崗位公文處理業務要應知應會，熟練應用，避免出現差錯。不得擅自刪除或更改與網上辦公系統有關的軟件和設置，發現病毒要及時告知信息中心。

第八條 使用網上辦公系統處理公文時應嚴格遵守有關保密制度，嚴防泄密，嚴禁擅自拷貝、打印不便對外公開的文件或轉給無關人員閱讀，違反規定者視情按保密紀律處理。嚴格遵守國家和自治區計算機網絡管理的有關規定，禁止利用網上辦公系統處理與公務活動無關的事情，更不得發布有違國家法律、法規或不文明的信息。

第九條 委辦計算機站負責公文處理系統的后臺維護管理，做好公文處理系統計算機信息備份工作，實行每天增量備份和定期備份制度，確保公文處理系統的安全運行。辦公室負責收集對OA使用情況的反饋，設定或優化OA運行流程，使其使用更方便快捷。

第二章OA收文處理

第十條 OA收文流轉程序由委辦結合相關規定，結合本委工作實際制定。以紙質文件形式流轉的文件收文處理按《南寧市工信委公文辦理制度》執行。

第十一條 收文。外來的文件(包括紙質文件和網上傳送的電子文件)，由辦公室收發員統一簽收；涉密文件由保密員簽收。簽收時應及時拆封，仔細核對，發現錯誤，即予退回。

第十二條 掃描登記。收到的公文（不包括涉密公文）由委辦統一掃描并校對后分類按順序編號登記錄入計算機。

第十三條 分送。會議通知、一般性簡報、事務性通知、請柬等一般性文檔材料由辦公室文秘人員通過OA直接分送處理。

第十四條 擬辦。需領導批辦的文件經掃描登記后，委辦提出擬辦意見并通過OA分送委領導批辦。對急辦的公文，在呈送委領導的同時，可以先行抄送承辦科室處理。

第十五條 批辦。委領導在OA批辦后直接轉發給承辦科室。如需其他委領導閱辦的直接抄送其他委領導。如歸口其他分管領導批辦的退回辦公室，由辦公室再呈相關領導批辦。

第十六條 承辦。科室對承辦的文件，由科長確定經辦人員辦理。承辦人員根據文件辦理要求和領導批示及時辦理。委辦根據文件時限和承辦進度適時催辦、督辦。

第十七條 歸檔。承辦處室承辦或閱辦結束后，將文件返回辦公室歸檔。

第三章 OA發文處理

第十八條 OA發文流轉程序由委辦結合相關規定，結合本委工作實際制定。以紙質文件形式流轉的文件發文處理按《南寧市工信委公文辦理制度》執行。

第十九條 擬稿。擬稿人在擬稿時，必須先正確填寫發文稿紙的各個項目，再撰寫正文，附件列在正文之后。

第二十條 審核。在文稿送辦公室核稿或其他科室會簽前，應經所在科室負責人審核同意。

第二十一條 會簽。如需其他科室會簽的文件，由擬稿科室在OA選擇“會辦科室意見”，相關科室會簽完成后返回主辦科室。

第二十二條 簽發。凡以委名義制發的文件，需委領導審批后簽發，重要文件應由委主要領導簽發。

第二十三條 核稿。按程序審簽完畢的文件，通過OA送辦公室核稿并編寫發文字號。

第二十四條 發文。辦公室核稿后通過OA發送至文印室。由文印室統一排版印刷。

第二十五條 歸檔。打印完畢文印室應將文件通過OA歸檔處理。紙質版文件還應執行封發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第四章 公告通知

第二十六條 發布權限：委領導、委辦、人事科、監察室、機關黨委具有在全委范圍內發布電子公告的權限。其他科室擬發布本委范圍的電子公告，可由委辦統一發布。

第五章 行程安排

第二十七條 發布權限：委干部職工具有在行程安排上添加本人行程安排的權限。委領導、委辦有添加全委干部職工行程的權限。委干部職工有瀏覽全委人員行程安排的權限。

第五章 檔案管理

第二十八條 外單位的來文由收文人員在掃描編號完畢后進行歸檔；無需編號存檔的文件直接送各科室文件箱，委辦不予掃描存檔。

第二十九條 發文存檔按照檔案室相關規定執行。

第三十條 文件的查詢和借閱。全委人員可以根據權限直接查詢在OA存檔文件。密級、資金、會議紀要、抄告單類的文件查閱需向辦公室提出申請，經辦公室分管主任批準方可查閱。

第六章 附 則

第二十九條 本委各科室、委直屬單位可根據本辦法自行安排內部具體操作流程。

第三十條 本委紙質公文的處理按《南寧市工信委公文辦理制度》以及市政府的有關規定執行。

本辦法自發文之日起執行。