第一篇：辦公自動化(OfficeAutomation,簡稱OA)

前言

辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）是一個多科學相互交

叉、相互滲透的系統科學與工程，它是以計算機、通信，自動化技

術為技術，是現代信息社會的主要標志。隨著計算機技術的迅猛

發展，u以提高辦公效率為目的的辦公自動化技術已被廣泛應用

于各類辦公領域，并發揮著越來越大的作用。

本書針對21世紀辦公室工作人員日常工作需要了解的電腦基礎

知識和應掌握的基本操作技能而編寫，具有很強的實用性和可操

作性。全書涉及了辦公自動化的常用知識，對每一個知識點的操

作都提供了具體的操作步驟，并附有大量的插圖和實例，使初學

者能夠在最短的時間內輕松學習、熟練應用這些流行的辦公應用

軟件。

本書內容全面、講解細致、圖文并茂，將基礎知識和操作技能相結

合，可作為大中專院校非計算機學生的實用教材，也可以作為辦公

人員、家庭電腦初學者的增加自用書，以及各類電腦培訓班的培訓

教程。

本書最大的特點是全部采用勢力形式進行講解，沒有單調重復的菜單注釋，沒有連篇累牘、含義枯燥的講解。本書以實用為基礎，以“必須”為尺度，為教材選取理論知識：通過25個精彩實例組織教學，注重提高案例教學的比重，突出培養人才的應用能力和實際問題解決能力，滿足高等教育“學校評估”和“社會評估”的雙層教學特征。，常用不過設備的使用和維護等內容。

本書中的實例都是經過編者多次推敲，反復研究后，本著讓讀者學到更多實用技巧問哦出發點制作的，在解決過程中增加了說明、變實踐,從而增強讀者的實習興趣。同時，利用書中給的說明、要點及疑難解析，讀者不僅能知其然，還能知其所以然。讀者掌握這些技巧后能夠舉一反三，從容面對辦公文秘工作。本書內容由深入淺、循序漸進、注重實際操作。對于電腦初學者來說，應在熟悉掌握基礎知識的基礎上再進行本書的學習;有一定電腦基礎的讀者可以憑借不是的實例讓自己的Office水平更上一層臺階。

本書共分五篇，包括Word、Exced、PowerPoint實例的講解常用辦公軟件的安裝和使用，本書中出現的各類型的數據、文字、圖片

第二篇：OA 辦公自動化 人力資源

OA就是平常所說的辦公自動化。OA是Office Automation 的簡寫，是利用電腦或手等

移動終端進行辦公。目的是提高辦公效率，減少辦公流程，降低辦公成本，提升企業管理水平，讓企業的效益更好。

OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們日常工作的所有內容都可以

歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計算、勞資、人事管理……等等，那么這些都是日常辦

公工作的處理范圍。

企業對OA的需求：

企業通過OA可以讓讓管理制度規范執行、內外部信息動向的自動獲取和推送、知識經驗分享利用、高效率的溝通渠道、行政類事務的集中處理；

OA辦公系統與OFFICE是不同的。

OA辦公自動化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息的交流，工作的協調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

我們日常工作的所有內容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計算、勞資、人事管理……等等，那么這些都是日常辦公工作的處理范圍。但是我們發現OA承載過多，那到底辦公自動化應該包含那些內容：

廣義講，對于提高我們日常工作效率的軟硬件系統，包括打印機、復印機以及辦公軟件都是可以成為OA系統。

狹義上講，OA系統是處理公司內部的事務性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統。

OA廠商，泛微OA、致遠OA、金和OA、偉峰OA、通達OA都是比較有名的OA廠商。建議大集團采用泛微OA、致遠OA，而中小企業用偉峰OA。偉峰認為中小企業選擇OA應從以下幾方面選擇考慮：

1，要看自己的需求，看看哪個公司能比較好或最好的滿足你的需求，只有能很好的滿足你的需求的才是比較好；

2，看看這個公司你方面做了多不多案例，案例比較多的一般來說經驗比較豐富，軟件應該也比較好，并且也可以向該廠商的那些案例客戶咨詢一下或考查一下，看看這樣客戶用后的感覺、效果等；

3，看看該軟件的可擴展性，易維護性，因為你公司都是向前發展的，到時有新的需求要可以比較容易的擴展，同時易維護也挺重要的，因為一般情況下中小企業都沒有專業人維護人員，所以選擇一個易維護。

對企業OA選擇的建議：

目前，國內知名的OA廠商有泛微、致遠、金和、偉峰OA等。泛微、致遠與金和一樣都是大型OA，適合有研發能力的大集團，偉峰OA是平臺型OA，可自由配制，功能強大，性價比高，適合中小企業。平臺型OA易擴展，要想什么功能配什么功能，同時能輕松的與其它像HR、CRM的小系統集合在一起形成一個大的協同系統，如果你想快速構建一體化管理體系推薦選用偉峰這各平臺型OA。

OA選型要看企業的需求。最能滿足你的需求、適合你的就是最好的。

OA選型時應該注意三點：

1，要看自己的需求，看看哪個公司能比較好或最好的滿足你的需求，只有能很好的滿足你的需求的才是比較好；

2，看看這個公司你方面做了多不多案例，案例比較多的一般來說經驗比較豐富，軟件應該也比較好，并且也可以向該廠商的那些案例客戶咨詢一下或考查一下，看看這樣客戶用后的感覺、效果等；

3，看看該軟件的可擴展性，易維護性，因為你公司都是向前發展的，到時有新的需求要可以比較容易的擴展，同時易維護也挺重要的，因為一般情況下中小企業都沒有專業人維護人員，所以選擇一個易維護。

如果你是有研發團隊推薦選用金和OA這類大型OA，如果你是想快速構建一體化管理體系，有比較特殊的需求，想找一個擴展性比較好的系統，推薦選用偉峰OA這種平臺型OA，能快速適應中小企業管理變化。

OA選型一定要從企業自身出發哦，考慮好自己的需求，防止出現大而空。

為幫助您方便快捷的選擇合適的OA軟件，我們建議如下：

1，充分理解“系統”的概念。OA的本質是管企業核心軟件不管的周邊業務，涉及到行政、人事、財務、客戶、項目、資產、IT、文控、售后服務、產品研發等諸多領域，企業不同，細節差異很大，是一個典型的“打雜”的系統。常規OA提供的是多個“無關聯”的工作流，通過在不同領域構建很多電子流，使得信息傳遞的速度提升、規范提高。但不同“流”之間沒有關聯關系，不能構成“系統”，而偉峰OA，如公交系統，不但有多條線路（如多電子流），并且不同線路之間交叉關聯，方便信息“換乘”，構成一體化企業信息“公交”系統，真正服務企業信息運轉。

2，理解“系統”與單一的“流”的價值差異：單一流僅僅是一個“信息傳遞通道”的價值，用電子流加快傳遞速度，固化傳遞規范，屬于最初級的管理。“系統”給用戶帶來的是不破壞企業管理運作的整體性，提供業務過程的連貫支撐、總體概覽、報表統計，真正達到“管理”的要求。

3，企業選OA的矛盾：由于不同企業的生存環境、業務重點、管理模式、工作習慣的不同，這些周邊業務表現得個性化差異很大。如果企業要構建這么多的系統，所需要的開發費用十分高昂，只有少數企業能選擇動輒幾十萬，甚至是數百萬的OA系統，通過大量的定制開發滿足本企業個性化管理的要求。而大多數企業對這樣的投入是望而卻步的，退而居其次的選擇了“通道型OA”。用后感覺僅是信息傳遞、文件共享方便了一點，對管理提升沒有幫助，價格雖低，但是效果也很“雞肋”，價值空間很窄，用不了多久就“過時”了。OA選擇時兩級分化的矛盾十分突出。

4，企業希望適當提高一點費用，獲得性價比更高的效果。為滿足此需求，解決OA應用的尷尬現狀。我公司的研發團隊集十多年OA行業個性化項目深度定制的經驗，鍥而不舍，持續積累，打造了偉峰“零代碼”開發平臺，成為構建企業個性化管理系統的“利器”，使用者無需IT功底，只要能寫excel的公式，稍加培訓，就能成為本企業的個性化系統的“開發者”。

1、執行并完善公司的人事制度與計劃，培訓與發展，績效評估，員工社會保障福利等方面的管理工作；

2、組織并協助各部門進行招聘、培訓和績效考核等工作；

3、執行并完善員工入職、轉正、異動、離職等相關政策及流程；

4、員工人事信息管理與員工檔案的維護，核算員工的薪酬福利等事宜；

1、工作對人力資源部部長負責。

2、負責完成公司人事工作任務,并提出改進意見。

3、負責員工人事檔案管理,并按所在分廠、部門分類存放。

4、協助員工招聘的面試,負責報到及解聘手續的辦理,接待引領新進員工。

5、負責新進員工試用期的跟蹤考核,晉升提薪及轉正合同的簽訂并形成相應檔案資料。

6、負責員工調查問卷的發放和收集,分析匯總調查結果,形成結論上報。

7、負責統計匯總,上報員工考勤月報表,處理考勤異常情況。

8、負責員工績效考核資料的定期統計匯總,上報,并對績效考核的方式方法提出意見和建議。

9、負責員工薪酬發放的異常處理和薪酬政策的跟蹤調查,提供相應的報表和資料。

10、負責員工技能培訓方案,技能測評的督導與跟進。

11、負責公司人事文件的呈轉及發放。

12、負責草擬,解釋公司的福利保險制度,組織辦理入保手續,聯絡退保,理賠事務。

13、協助部長處理人事方面的其他工作

第三篇：OA辦公自動化方案

OA辦公自動化

方案書

2008年3月13日

目錄

第 1 章 概述...............................................................................................................2 1.1 什么是企業OA....................................................................錯誤！未定義書簽。1.2 企業OA的典型功能..........................................................................................3-4 1.3 如何實施企業OA...............................................................................................4-5 1.4 工作流管理應具備的主要功能.........................................................................5-7 第 2 章 OA軟件的模塊功能介紹............................................................................7 2.1 基礎辦公模塊........................................................................................................7 2.1.1 個人辦公功能.....................................................................................................7 2.1.2 綜合行政功能..................................................................................................7-8 2.1.3 網上交流功能.....................................................................................................8 2.2 知識管理模塊........................................................................................................8 2.3 流程管理模塊........................................................................................................9 2.3.1 審批流轉.............................................................................................................9 2.3.2 表單定義.............................................................................................................9 2.3.3 流程控制........................................................................................................9-10 2.3.4 代理授權與催辦...............................................................................................10 2.3.5 字段級的權限控制...........................................................................................10 2.3.6 統計分析...........................................................................................................10 2.4 公文處理模塊.................................................................................................10-11 2.5 企業報價中心模塊..............................................................................................11 第 3 章 OA助手...................................................................................11 3.1 OA助手功能....................................................................................................11-12

第1章 概述

1.1 什么是企業OA 辦公自動化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

企業辦公自動化系統(企業OA)是企業應用軟件體系的重要組成部分。

企業OA系統，顧名思義，就是主要面向企業級的辦公應用軟件系統。它不是象MS Office一樣的桌面(個人)辦公系統，而是主要著眼于企業的工作人員間的協同工作。

對于一個企業而言，不僅包括具體的生產、銷售、采購過程，也不僅包括財務、人力資源等專項管理，而且同時有著大量的日常辦公工作，有著大量不同職位、不同部門間的協同工作。企業辦公自動化系統就是通過應用軟件為企業的日常辦公、協作提供支撐的平臺。

1.2 企業OA的典型功能

企業辦公自動化系統(企業OA)通常包括以下主要部分：工作流、協同工作、知識管理、公文處理、行政辦公等。

● 工作流一般包括可以對流程進行配置的工具和能夠自動運行的工作流引擎，通過工作流功能以電子化的方式實現企業的業務流程的網上運轉。

● 協同工作：以工作流引擎為基礎，為企業各部門員工提供了強有力的溝通手段。企業各部門可以在電子化的方式協同完成完整的業務流程，各環節可以有機結合，無縫銜接。對于各職位之間的協同工作情況可以進行有效控制。

● 知識管理：對企業內部的文檔進行有序管理，提供強有力的檢索功能和權限控制。

● 公文處理：公文處理是辦公自動化中非常重要的組成部分。傳統的OA系統往往以OA為核心，在現代以工作流為核心的企業OA中，公文也仍然占據重要地位。公文處理一般包括收、發文的管理、文件修改、審批，流程查看等，其中比較先進的功能包括基于Word的文件處理和痕跡保留、進展短信通知等。

● 行政辦公：一般在企業辦公自動化系統中均包括了企業日常行政辦公的常用流程，如信息發布、會議管理、工作計劃、會議室預定、出差申請、辦公用品管理、財務報銷、文件流程等，以幫助企業提高日常辦公的效率。

企業辦公自動化系統(企業OA)經歷了數代發展，目前形成了以工作流技術為核心、以B/S應用模式為主流、多種支撐平臺并存的技術方向。

對于一個企業而言，成功實施企業辦公自動化系統(企業OA)可以說是推動企業信息化發展的一條捷徑

1.3 如何成功實施企業OA 可能是由于開發的門檻比較低吧，也或者是與企業的主要業務（比如：產品開發、財務、進銷存及生產管理等）沒有直接的關系，目前在企業的信息化工作中，大家對辦公自動化系統似乎不屑一顧。

但現在從我對辦公自動化系統發展趨勢的認識以及對企業實際需求的了解和感受來看，我并不認為辦公自動化系統是可有可無的，我甚至認為對大多數企業來說反而應該優先考慮應用辦公自動化系統。理由如下：

１．企業普遍存在著部門內和部門間的信息溝通和共享方面的問題；（需要一個信息交流和溝通平臺）

２．在企業的運作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門間簽核流轉，特別是那些管理水平比較高、嚴格按照質量認證體系執行的企業更是如此；（需要一個靈活的工作流處理機制和協同辦公系統）。

３．知識管理對企業來說，其作用已經越來越重要了。如何將企業員工頭腦中的知識和經驗盡快和盡可能地保留在公司的知識庫中，提供多種形式的共享和轉移，轉化為企業的智

力資源，這對于企業來說將是至關重要的；（需要建立企業的知識管理體系和系統）

４．企業領導做出決策需要及時獲得來自各種渠道的信息和數據，包括企業外部的以及企業內部的各種信息。如何將這些信息資源做到有效利用并能很快發布給相關人員（當然包括各級領導）作為開展業務和做出決策的參考，也是企業非常重要和急需的需求；（需要有效的信息資源利用機制和整合信息的系統）

以上是從企業的應用需求來看，急切需要具備上述功能的辦公自動化系統。

另一方面，從我國企業信息化的曲折歷程、投資效益以及目前的現狀來看，也應該優先考慮應該辦公自動化系統：

１．有效利用硬件網絡系統和相應的資金投入。由于辦公自動化系統可以涉及企業的每個部門的每個人員，所以對于那些已投入了很大的資金全面建立起了企業內部網絡的企業來說，辦公自動化系統的應用能充分發揮硬件網絡資源的效率；

２．與應用類似ERP和PDM等軟件系統相比，應用辦公自動化系統不僅投入小，而且實施應用難度小，容易取得成功。對于我們的大多數企業來說，避開投入大、實施成功率很低的ERP等系統，先應用辦公自動化系統將是一個明智的選擇。特別是我國的很多企業對信息化的認識和基礎很有限，辦公自動化系統的普遍應用將很好的提高企業領導及員工對企業信息化的認識，提升企業信息化應用的基礎。同時能增強大家對信息化應用的信心，以利于逐步應用更艱難的ERP等系統。

總之，綜合來看，我覺得具有中國特色的企業信息化應用之路至少應該包括優先考慮應用辦公自動化系統。

1.4 工作流管理應具備的主要功能

幾乎目前所有的辦公自動化系統，都把流程化管理作為必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技術來實現。工作流管理一般應該具備以下功能：

◆ 從使用角度：

＊ 表單的電子填報；

＊ 表單和事件在不同節點之間的自動流轉；

＊ 根據不同業務要求，使用不同的流程；

＊ 流程的動態化，比如典型的根據報銷金額的不同，相應轉入不同人員審批；

＊ 靈活的簽批功能，包括轉發、抄送、批注等等；

◆ 從設計角度：

＊ 靈活的表單設計功能，一般應該可以自由地放置標簽、文本字段、選擇框、圖片等等，好一些的產品還可以增加明細內容（比如，一個銷售訂單，包括訂貨方、日期等主表單中的內容，也要包括訂貨的明細項目，即明細行）。

＊ 靈活的流程設計功能：可以根據職務、崗位、角色等，靈活設計各種流轉方式

◆ 從管理角度：

＊ 對于流程的監控、定時提醒等功能；

＊ 人員的審批權限控制；

＊ 代辦（授權）功能：這是一個容易忽略、但非常重要的功能，如果一個人出差，可以將他的審批權限授權給其他人。

以上主要是從對知識、文檔的基本管理角度。然而，知識管理有更深刻的含義，就是不僅要電子化地管理企業的知識，而且要通過知識管理系統，推動企業知識的積累。因此，知識管理還應該具備另外的一些重要功能：

＊ 閱讀統計：統計不同文檔被閱讀的次數，統計最受歡迎的文檔等等；

＊ 知識貢獻統計：統計各部門、員工貢獻的文檔的篇數等；

＊ 知識地圖：將不同內容的文檔根據不同主題組織起來，提供快速掌握相關領域內容的指南；

＊ 與其他功能的關聯：與企業的客戶信息、項目信息、業務流程等建立緊密的關系，可以方便地查找相關的內容。

協同辦公OA系統是功能強大、細致入微的協同辦公自動化平臺，它通過有效整合的基礎辦公、知識管理、流程管理、公文處理、報表中心等核心辦公需求，為企業迅速搭建起一 6

個協同、高效、集成的現代化的辦公自動化環境，使企業用最少的投入迅速提高企業的運作效率，改進對信息的掌握和利用，全面提升企業在信息化新時代的核心競爭力。

第2章OA軟件的模塊功能介紹

2.1基礎辦公模塊

在辦公OA系統里，最基本的功能就是基礎辦公模塊，基礎辦公模塊主要包含三方面的內容。其一：個人辦公功能，其二：綜合行政功能，其三：網上交流功能。

2.1.1 個人辦公功能：

短消息

文件傳送

個人文件柜

電子郵件

手機短信

工作日程

工作日記

工作計劃

個人考勤

通訊錄

時間 & 任務 我的工作日程

他人工作日程

工作任務

工作日記

工作計劃

2.1.2 綜合行政功能：

考勤管理：

工作時間設定

補簽登記

請假登記

外出登記

出差登記

考勤查看

請假查詢

外出查詢

出差查詢

會議管理

車輛管理

辦公用品

圖書管理

固定資產

2.1.3網上交流功能：

論壇

投票

實時聊天

視頻會議

2.2知識管理模塊

單位的各種知識和資源的共享中心，相當于一個信息庫，可以將單位所有資料分門別類的存放，便于日后方便的查閱，不同的類別設置不同的目錄，可以使成功案例、先進經驗、技術方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學習、使用，快速提高。可以由相關的人進行負責，由此人負責對這個目錄賦予相關人一定的權限，允許其是否可以修改還是只讀，這樣就能保證單位的資料不被任何人進行修改。知識管理既可以按資料來建不同的目錄，也可以按部門來建不同的目錄，同一部門的人只能進自己部門的目錄來查詢資料，這樣也可以避免各部門之間材料的保密性。

知識管理最重要的特點就是能夠通過設置權限來保護機密資料的安全性。

2.3流程管理模塊

2.3.1審批流轉

審批流轉是協同辦公里最基本也是最重要的功能，通過審批流程管理，可以將一些常務工作固定化流程化，比如請假申請，轉正申請，離職申請等簡單的行政人事流程都可以通過電子化的審批流轉過程進行。而一些比較復雜的財務申請，比如出差借款申請，也同樣可以通過ENOA的審批管理輕松實現，通過表單設計，對表單里每個輸入字段進行設置，可以分別對金額，部門，人員等字段進行詳細統計，控制財政支出。

OA的流程管理主要包括下面幾個部分：

● 起草申請 ● 我的申請查詢 ● 待我審批

● 經我審批 ● 表單管理 ● 審批管理

在協同辦公里，針對不同類別的表單進行分類管理，客戶也可以根據自己的需求進行表單管理。

2.3.2表單定義

OA支持用戶靈活地定義表單，不僅支持表單格式、內容的自定義，還支持明細表單（比如報銷單明細），從而實現表單中帶有明細條目的復雜表單。

2.3.3流程控制

OA提供了強有力的流程控制功能，我們來具體看看基于表單的流程是如何流轉，如何進行相關統計的，這樣更能一目了然：

申請人提出財務借款申請（比如出差借款），先經過本部門的經理同意，再轉到歸屬部門總監級領導審批，如果是市場系統，自動流轉到市場總監審批，如果是硬件部門就自動到硬件部門總監審批。當然這其中又涉及到審批權限了，如果在一定范圍內（比如借款３００ 9

０元以內）自動流轉到上級歸屬部門審批，但如果超過范圍（比如超過３０００元），就要由總經理來把關，統一匯總到財務部門，由財務部門準備費用，最后報請人力部門備案，以便季度結束計算部門的差旅費用。

2.3.4代理授權與催辦

如果某個節點的審批人不在，可以把相關工作委托別人代理，此為代理或授權，如果長時間沒有審批動作，也可以設置系統強制通過或者催辦提醒。

2.3.5字段級的權限控制

在表單里，可以設置修改或瀏覽權限，比如哪些人在哪個環節只能看到信息，不能修改信息（比如借款金額等），權限控制可以控制表單上每個字段。

2.3.6統計分析

由于表單里的每個字段都是單獨存入數據庫中，因此，協同辦公可以對表單里的任何字段進行統計分析和查詢，同時配合OA自有的報表系統生成各類審批報表，對各種單據進行統計分類分析，比如，某個部門一個季度出差情況及出差費用，和預算進行比較，是否超支，部門領導能隨時監控部門的費用情況。

OA對審批管理功能做了系統完整的優化，使得審批上既可以做固定簡單的流轉功能，也能對復雜的條件流轉進行做支持，并且對表單里的字段作詳細統計，利用OA內嵌的報表中心自動生成統計報表，從而完整地滿足企業對于流程管理的需求。

2.4公文處理模塊

公文處理模塊包括公文收文，公文發文兩大部分。

實際上公文收發都是一個完整的工作流，只不過由于格式固定，流轉固定，設置了公司的紅頭文件，更加正式，同樣他也可以附帶表單進行流轉，但由于結構不同，在公文收發中不能對表單里面的字段進行統計分析，這和流程管理中的表單流轉有所區別。但同時，他又比流程管理中復雜，比如增加了會簽，核對等步驟，使得公文的發放更加嚴肅和規范。

文檔在線編輯中或者流轉過程中，如果審核或審批人對某些內容有意見，可以在權限許可下直接在線編輯文檔，修改的文檔完全實現痕跡保留，即使多人對文檔內容進行刪除、添加、改動也可以清晰的識別出來。除了支持痕跡保留，象其他功能：電子印章——可以在文

檔上直接加蓋個人或單位的電子印章，電子印章采用加密形式確保安全。手寫簽名也同樣支持。

針對所有的收文和發文，都有發文監控和收文監控，擬稿人可以看到公文流轉的狀態已經進行到哪一步，在公文長期未反應時可以進行催辦，敦促流轉狀態盡快完成。

2.5企業報表中心模塊

OA的報表中心模塊提供了強有力的商業智能功能，幫助企業全面利用分散的數據，生成各類報表，對大量報表進行分類管理，并提供了有效的權限控制機制。

通過報表中心，企業的高層管理者、部門經理和不同職位上的業務人員都可以方便地通過各類報表，獲得企業不同數據庫中的數據，進行整理、匯總、分析，有效進行企業績效管理，透視企業運行情況，從而全面利用企業數據。

OA的報表中心采用了業內最先進的報表引擎來進行報表的設計和展現，其方便易用的類Excel設計方式，強大的新一代報表模型，使用戶可以輕松完成各類復雜報表的設計。

OA的報表中心提供了強大的報表展現能力，可以在瀏覽器中靈活地查詢數據，方便查看各種復雜報表，進行精確的預覽、打印和文件導出，同時能夠展現樣式豐富的圖表。

OA的報表中心提供了高效的用戶、報表與權限管理機制，可以建立多層次的報表分類管理體系，并且可以控制不同用戶、用戶組的權限，從而保證只有用戶才能看到與自己的相關的、被授權的報表，可靠地保證了企業的數據和信息安全。

應用OA的報表中心，將幫助企業在利用數據有效管理企業運行方面跨上新的臺階。

第3章OA助手

3.1 OA助手的功能

OA助手的功能：實現在即時消息的收發。

當然OA助手不僅僅提供這些功能，歸納為：

◆ 采用Web Service接口與服務器連接，實現WEB到桌面

◆ 使用類FTP技術實現大文件無阻上傳

◆ 隨客戶機的啟動自動與服務器連接，實時接收消息、文件

◆ 提供百余種界面皮膚，隨時更改，展現個性

◆ 點對點及群組離線聊天，方便溝通

◆ 聊天記錄直接保存到數據庫中，防止因個人計算機故障造成信息丟失，方便日后查閱

◆ 離線查看知識管理、規章制度、電子期刊，信息及時下載

第四篇：辦公自動化(OA)管理辦法[推薦]

南寧市工信委辦公自動化（OA）管理辦法

第一章 總則

第一條 為推進本委辦公自動化（OA）以及信息化進程，實現辦公標準化管理，加快公文流轉速度，提高辦文效率，減少文件丟失，同時保護環境，節約辦公經費，特制定本辦法。

第二條 委辦公室負責網上辦公系統公文處理的綜合管理工作，委辦計算機站管理員負責網上辦公系統的技術保障和系統維護工作。本委各科室應明確人員和崗位職責，加強協作配合，按照辦公自動化工作相關要求，熟練準確地使用辦公自動化軟件處理公文。

第三條 嚴格實行在網上辦公制度。本委干部職工在工作時間必須登陸OA系統，及時處理公文和待辦事項，查閱公告、通知等，不在辦公室應在OA上添加個人去向。出差人員應使用手機、筆記本等網絡終端處理工作，特殊情況無法上網的應指定代辦人員。

必須通過OA處理收文、發文工作。凡不經過OA系統運行處理的文件資科，委辦公室有權拒絕編發（涉密文件及不便在OA流轉的文件除外）。所有非涉密一般文件除印發少量紙質文件存檔或對外使用外，均以電子文件形式運行。涉密和不便在OA流轉的公文，仍按紙質文件流轉。

第四條 各科室及科室人員使用OA系統情況，列入工作目標考核范圍進行考核，委辦將定期對OA運行情況進行督查，各科室應按收文發文工作流程，落實好OA系統運行工作。

第五條 網上辦公系統的用戶名和密碼實行統一管理。各科室需增加或減少用戶時，應經辦公室審核同意并統一辦理。應及時修改個人登陸密碼并妥善保管，如發現密碼被盜或遺忘，應及時告知委辦計算機站。

第六條 通過網上辦公系統處理公文的范圍：

（一）公文處理：收文、發文等。

（二）公共信息：包括內部通知、會議通知、需相關處室傳閱的文件資料、人事政務信息及其他信息。

凡涉密和不便通過網上辦公系統處理的公文，仍以紙質文件形式流轉。

第七條 嚴格執行公文處理操作規程，對本崗位公文處理業務要應知應會，熟練應用，避免出現差錯。不得擅自刪除或更改與網上辦公系統有關的軟件和設置，發現病毒要及時告知信息中心。

第八條 使用網上辦公系統處理公文時應嚴格遵守有關保密制度，嚴防泄密，嚴禁擅自拷貝、打印不便對外公開的文件或轉給無關人員閱讀，違反規定者視情按保密紀律處理。嚴格遵守國家和自治區計算機網絡管理的有關規定，禁止利用網上辦公系統處理與公務活動無關的事情，更不得發布有違國家法律、法規或不文明的信息。

第九條 委辦計算機站負責公文處理系統的后臺維護管理，做好公文處理系統計算機信息備份工作，實行每天增量備份和定期備份制度，確保公文處理系統的安全運行。辦公室負責收集對OA使用情況的反饋，設定或優化OA運行流程，使其使用更方便快捷。

第二章OA收文處理

第十條 OA收文流轉程序由委辦結合相關規定，結合本委工作實際制定。以紙質文件形式流轉的文件收文處理按《南寧市工信委公文辦理制度》執行。

第十一條 收文。外來的文件(包括紙質文件和網上傳送的電子文件)，由辦公室收發員統一簽收；涉密文件由保密員簽收。簽收時應及時拆封，仔細核對，發現錯誤，即予退回。

第十二條 掃描登記。收到的公文（不包括涉密公文）由委辦統一掃描并校對后分類按順序編號登記錄入計算機。

第十三條 分送。會議通知、一般性簡報、事務性通知、請柬等一般性文檔材料由辦公室文秘人員通過OA直接分送處理。

第十四條 擬辦。需領導批辦的文件經掃描登記后，委辦提出擬辦意見并通過OA分送委領導批辦。對急辦的公文，在呈送委領導的同時，可以先行抄送承辦科室處理。

第十五條 批辦。委領導在OA批辦后直接轉發給承辦科室。如需其他委領導閱辦的直接抄送其他委領導。如歸口其他分管領導批辦的退回辦公室，由辦公室再呈相關領導批辦。

第十六條 承辦。科室對承辦的文件，由科長確定經辦人員辦理。承辦人員根據文件辦理要求和領導批示及時辦理。委辦根據文件時限和承辦進度適時催辦、督辦。

第十七條 歸檔。承辦處室承辦或閱辦結束后，將文件返回辦公室歸檔。

第三章 OA發文處理

第十八條 OA發文流轉程序由委辦結合相關規定，結合本委工作實際制定。以紙質文件形式流轉的文件發文處理按《南寧市工信委公文辦理制度》執行。

第十九條 擬稿。擬稿人在擬稿時，必須先正確填寫發文稿紙的各個項目，再撰寫正文，附件列在正文之后。

第二十條 審核。在文稿送辦公室核稿或其他科室會簽前，應經所在科室負責人審核同意。

第二十一條 會簽。如需其他科室會簽的文件，由擬稿科室在OA選擇“會辦科室意見”，相關科室會簽完成后返回主辦科室。

第二十二條 簽發。凡以委名義制發的文件，需委領導審批后簽發，重要文件應由委主要領導簽發。

第二十三條 核稿。按程序審簽完畢的文件，通過OA送辦公室核稿并編寫發文字號。

第二十四條 發文。辦公室核稿后通過OA發送至文印室。由文印室統一排版印刷。

第二十五條 歸檔。打印完畢文印室應將文件通過OA歸檔處理。紙質版文件還應執行封發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第四章 公告通知

第二十六條 發布權限：委領導、委辦、人事科、監察室、機關黨委具有在全委范圍內發布電子公告的權限。其他科室擬發布本委范圍的電子公告，可由委辦統一發布。

第五章 行程安排

第二十七條 發布權限：委干部職工具有在行程安排上添加本人行程安排的權限。委領導、委辦有添加全委干部職工行程的權限。委干部職工有瀏覽全委人員行程安排的權限。

第五章 檔案管理

第二十八條 外單位的來文由收文人員在掃描編號完畢后進行歸檔；無需編號存檔的文件直接送各科室文件箱，委辦不予掃描存檔。

第二十九條 發文存檔按照檔案室相關規定執行。

第三十條 文件的查詢和借閱。全委人員可以根據權限直接查詢在OA存檔文件。密級、資金、會議紀要、抄告單類的文件查閱需向辦公室提出申請，經辦公室分管主任批準方可查閱。

第六章 附 則

第二十九條 本委各科室、委直屬單位可根據本辦法自行安排內部具體操作流程。

第三十條 本委紙質公文的處理按《南寧市工信委公文辦理制度》以及市政府的有關規定執行。

本辦法自發文之日起執行。

第五篇：辦公自動化OA系統招標書（推薦）

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辦公自動化OA系統招標書

招標書編號： SB-Z10014 第一部分 招 標 公 告

南通紡織職業技術學院對辦公自動化 OA 系統所需服務進行公開招標。1、項目概況：

項目名稱：南通紡織職業技術學院辦公自動化 OA 系統

基本要求： 滿足實時通信、信息發布、資源管理、行政辦公、業務流程、信息集成等需求。2、招標內容：

自動化辦公 OA 系統軟件開發、本項目預算經費為： 20 萬元（人民幣）4、交付時間：

交付地點：南通紡織職業技術學院 開發周期： 45 個日歷天 5、資格要求 ：

①.依法成立的法人或其他經濟組織。

②.有能力提供項目所需服務，并確保按期完工。

③.投標單位所投標產品要有信息產業部門的認證資質和相關軟件著作權證明書。

④.具有履行合同的能力和良好的履行合同的記錄。⑤.投標單位的注冊資金不得少于叁佰萬元人民幣。⑥.投標人提供的產品必須是自主研發的產品。

⑦.投標人應具有本采購項目子系統所需的質量認證證書及其他相關資料。⑧.開發人員相關資料（包括學歷，認證，相關業績和勞務合同）。第二部分 投 標 須 知

一、項目名稱： 南通紡織職業技術學院辦公自動化 OA 系統

二、投標文件的遞交、投標文件的密封和標記：投標人應將投標文件用信封密封（單位蓋章），標明招標編號、投標項目名稱，并在信封上注明“于＿＿＿＿＿＿＿之前不得拆封”。、遞交投標文件的截止時間： 2010 年7 月22 日 10 ： 00，投送標書時請準備一份公司資質證明材料（企業法人營業執照正本復印件、組織機構代碼證正本復印件、法人授權委托書等），以備資格預審。3、投標書遞交至： 南通紡織職業技術學院國資辦 地

址： 南通紡織職業技術學院后勤樓四樓

接 收 人： 吳老師、董老師（0513-81050081、81050032）4、開標時間及地點：開標時間及地點另行通知。5、開標時投標方需派專業技術人員到場述標。、投標方可在我院校園網上下載 標書或與我院國資辦聯系，電話： 0 513-81050081、810500 32。、投標方投標書時，需提供投標保證金 5000 元（支票進賬單）（銀行進賬單，進帳日期需在投標截止日前一天）。未中標者，開標后憑 原始收據 無息退還。中標者，投標保證金轉為供貨保證金，在驗收合格后憑 原始收據 無息退還。

收款單位：南通紡織職業技術學院 賬號： 111***52120 開戶行：工行城南支行、投標方投標書時，需交標書資料費 200 元（不退還）9、遲交的投標書，招標方有權拒絕。

三、付款方式：雙方協商確定

四、評標方法：綜合評標法。

五、培訓要求：

中標方必須提供對平臺使用人員和平臺管理人員的培訓，培訓內容包括平臺技術和應用系統使用及維護培訓。、投標方必須提供滿足平臺使用所要求的培訓服務。、投標方必須提供高水平的培訓。培訓應包括系統使用、維護的相關技術等。3、投標方派出的培訓教員應至少具有三年相同課程的教學經驗。4、所有的培訓教員必須用中文授課。、投標方必須為所有被培訓人員提供培訓用文字資料和講義等相關用品。6、所有的資料必須是中文或英文書寫。、培訓時間與日期必須在系統開發完畢后盡快安排。

六、售后服務要求

響應時間：在保修期內當系統出現故障時，供貨方必須在 4 小時內響應，并提出相應的解決方案，8 小時內技術人員服務到位。投標方所提供的系統發生任何主要問題，投標方應及時（24 小時內）提供所必須的技術與其它支援。在工程完工后，投標方應對招標方提供 3 年技術支持，對于招標方系統的升級和擴展，投標方應免費提供技術咨詢服務和給出相應的技術方案。在保修期內，如遇緊急情況、重大活動時維修人員必須及時趕到現場。第三部分 項 目 需 求

1.技術需求 n 系統基于三層結構，要求 采用開放架構及標準的 三層結構。n 采用B/S架構，系統必須采用B/S架構，系統基于瀏覽器操作，客戶端要求零安裝。

n 系統支持跨平臺運行，支持當前業界絕大多數操作系統平臺如 ： Windows(Windows 9x，windows 2000，windows 2003，windows xp，windows 7)、Unix(Aix、Saloris)和 Linux 等操作系統，本系統要求在Linux操作系統環境上運行，開發語言要求使用java語言。

n 系統全面支持各種主流的大型關系型數據庫，其中包括 ORACLE、SQL-SERVER、DB2 等，本項目要求使用 ORACLE10g 數據庫管理系統。n 和學院現有系統的對接方面，能夠預留與學院數據中心系統和統一身份認證系統集成的接口，該系統要求實現基礎數據的導入和與學院數據中心的對接功能，并要求完成與統一身份認證系統的對接。

n 該系統包含 門戶管理平臺、工作流平臺、知識管理平臺、公文管理平臺、采購管理平臺、財務信息、個人事務平臺、會議管理平臺、郵件管理平臺、輔助管理平臺等功能模塊，該系統作為數字化校園建設的一部分，應保證其可擴展性、安全性和穩定性。

n 為了系統更好的適應學院的發展，系統必須提供強大的自定義功能。為了滿足用戶界面的個性化設計要求，系統能 完全自定義登錄界面、系統布局、系統顏色、菜單名稱、元素名稱、門戶等；為了事務流程的擴展，方便日后表單結構的調整，在不編寫任何代碼的前題下，系統能實現流程流轉、表單、數據庫結構自定義。

n 工作流平臺必須提供圖形化設計流程的功能，要求實現圖形拖拽，支持圖形化表單導入，流程定議 要求做到所見即所得。

n 提供可視化的報表設計功能，要和制作 Excel 電子表格操作類似，以便用戶非常方便的設計業務報表和統計報表；要求支持各種常見的報表格式，如表格，直方圖、餅圖等多種格式的圖表；報表要求有 Excel 電子表格導出功能，并實現 HTML 頁面顯示。

n 應具有統一的用戶及權限管理機制，能夠很方便地對系統進行全面的權限管理，避免信息的冗余，以及由于個別系統的設計不當導致的安全隱患。權限可以從具體人、具體部門、具體角色、具體安全級別等多個維度進行管控。

n 系統提供分權管理，系統管理員可以分權給各院系、部門的管理人員。各級管理員根據權限，可以對所在部門的流程、知識等進行管控。

n 提供系統日志管理功能，系統日志管理包括日志監控、日志審計和日志統計，系統中發生的所有對數據產生變更的操作和系統本身的運行檢測情況都要求記錄在日志平臺中，便于統計分析。

n 文件編輯時具有緩存和定時保存功能 , 避免因為斷網等故障的出現造成錄入數據的丟失。

2.功能需求 2.1.1.門戶 管 理 v 通過 B/S 方式登陸信息門戶。

v 能夠實現信息的發布功能，包括學院新聞、通知公告、校歷、作息時間表、值班表、一周安排等信息發布和查看。

v 提供全個性化頁面設置，如：可按個人意愿或工作要求設置頁面風格。登錄界面、系統布局、系統顏色、菜單名稱、元素名稱、門戶全部自定義。

v 能夠實現多層多級門戶設置，如：可以為各院系、部門設置不同的信息頁面，能各自發布動態新聞、通知公告。2.1.2.流程管理 v 可視化流程自定義：支持靈活的可視化流程定義工具。流程流轉、流程表單、數據庫結構完全自定義。可以根據院系、部門的要求設置出不同的流程。

v 流程支持圖形化設計：系統要求提供圖形化表單設計功能，提供電子表格導入和流程圖形化拖拽的配置功能。

v 可以根據需求任意定義各種工作流程，包括并發、分支、匯總和循環等流程，并且可以方便簡單的對已定義、已執行的各種流程進行修改和優化。v 流程監控：可以隨時監控流程的流轉情況。

v 提供文字審批、手寫簽名、電子簽名等多種批示方式。v 提供流程提醒、郵件提醒、短信提醒等多種提醒方式。v 流程要求具有版本管理功能。

2.1.3.知識管理 v 能夠對學院中的技術資料、規章制度資料、各種報表等進行統一的管理。

v 提供紙質文檔掃描功能，紙質文檔實現快速掃描，生成 PDF 格式文件上傳至系統。

v 支持 HTML、Word、Excel、Wps 等多種在線編輯和保存，支持多附件上傳。v 能夠進行知識訂閱、評分和對新知識進行標識等操作。

v 文件編輯時具有緩存和定時保存功能 , 避免因為斷網等故障的出現造成錄入數據的丟失。

v 提供模板管理功能，文件新建時，可以直接套用模板錄入。

v 具有嚴格的權限控制，可禁止下載、打印控制、附件容量控制等；支持大容量文件上傳和斷點續傳。

v 支持靈活的查詢，支持全文檢索。

v 提供版本管理功能，文件修改的所有版本都可以查詢和統計。

2.1.4.公文管理 v 收發文管理：實現全院的內部收發文電子化，同時，為外部來文提供 CA 接口。

v 公文流轉：支持不同類型的公文電子流轉，完成審批、填寫意見、修改文件、審核流痕、知會、文件歸檔等功能。

v 任務指派：能夠把工作任務指定到具體的人員，并能通過設定完成的時間，到期提醒等方式，進行督辦和催辦；任務完成情況要能及時反饋給任務分發人。v 公務授權：能夠把個人的工作任務受托給系統中的其他用戶，可以指定授權終止時間，到期后系統自動回收授權。被授權人處理事務和填寫意見時系統能夠明顯反映出“代處理”的狀態提示。

v 催辦督辦：可預先設定承辦人的完成期限，對逾期尚未辦理者，可通過流程、郵件、短信等方式發催辦通知，敦促辦理。

v 歷史記錄：對于公文處理過程，要求保留日志記錄，可以清楚查閱到該公文的審批過程。

v 修改痕跡：對正文的每次修改，要求保留原稿的修改痕跡。v 與 MS-Office 無縫集成：可以和 MS-office 套件無縫集成，辦公正文部分可以實現 word 在線編輯。

v 多種批示方式：文字審批、手寫簽名、電子簽名等多種批示方式，提供電子套紅、自動編號、電子簽章功能。

v 紙質收文處理：紙質收文要求通過快速掃描方式，掃描內容形成 PDF 格式的文件直接入庫。

v 發文修改：修改的文檔要求有版本管理功能，可以查看各版本文檔的內容。2.1.5.采購管理 v 采購方式分為貨物采購、工程采購和服務采購三類。v 各院系、部門負責人編制采購預算表。v 采購預算表要有流轉與審批。v 采購申請和認證報告管理

v 采購申請和認證報告實現與流程關聯，實現各級領導審批。v 招標書管理與審批。v 招標專家庫管理 v 評標專家抽簽管理 v 打分管理

v 中標通知書管理

v 招標過程中所形成的紙質文檔的掃描存檔和管理。v 合同審批和合同管理，合同紙質文檔的掃描與存檔。

v 預算外采購管理（基本同預算內設備的采購管理，所不同的是需要額外提交“立項報告”）。

2.1.6.財務信息 v 工資管理 v 由財務處按月上傳員工的工資數據，員工只能查詢本人工資情況。v 學生繳費管理

v 由財務處上傳學生繳費數據，院領導、系主任、班主任有權限分別查詢全院、本系和本班學生繳費情況。

2.1.7.會議管理 v 會議通知發送：能夠指定會議參加人員名單，系統能根據系統設置 , 有選擇通過郵件、內部郵件、手機短信等方式發送會議通知到相關人員和會議室的管理人員的郵箱、內部郵箱或手機。v 會議通知反饋：各參加會議的人員收到會議通知后，系統自動向會議組織者反饋參會回執，確認會議通知已經收到。

v 會議紀要：會議結速后由相關人員完成會議紀要，支持紙質紀要的快速掃描，以 PDF 文件上傳系統。

v 會議匯總：能夠按照時間、部門等關鍵字段查詢會議清單，以部門為單位統計會議次數等。

v 會議沖突檢查：提交會議通知時，要進行參加會議的人員參會的沖突檢查，以及會議室使用的沖突檢查。

v 會議室管理人員要求能查詢到所管理會議室的安排情況。v 會議如有變更時，要自動發送會議變更通知。2.1.8.個人事務 v 個人任務管理與統計。v 個人日常事務管理。

v 分領導層的工作安排和工作任務的下達。工作任務下達，要求工作任務分級下達和同級協助。

v 任務督辦，對進度和過程的監督與監控。

v 任務查詢，能查詢“我的任務”、“我下達的任務”和“項目進度”等。v 提供流程、郵件、短信等多種提醒機制。

v 實現一卡通掛失、解掛等功能和充值與消費查詢。

v 年初個人工作計劃和個人年終工作總結管理，部門計劃和總結的管理，可設置閱讀權限。

v 個人密碼修改、通訊錄、電子郵箱、校園黃頁、教職員工通訊錄等管理。2.1.9.郵件系統 v 利用郵件系統，實現企業內部信息傳遞，實現內部郵件和外部 internet 郵件互通。

v 能夠實現多個外部郵件集成功能，實現“免登錄功能”。進入 OA 系統，不需要輸入郵箱用戶名、密碼，直接可以收發郵件。v 能夠支持 POP3，IMAP 等多種協議。

2.1.10.信訪管理 v 實現老師或學生與學校部門或領導之間的信息交互。v 信箱管理—維護部門信箱或校長信箱的基本信息。

v 意見提交：選擇部門信箱或校長信息寫信，填寫選擇是否對外公開，可設置查看密碼。v 意見回復：主要是部門或領導對所提交的意見進行回復。方便提交意見人對查看回復意見。

v 意見反饋：用于對意見提出者查看回復意見。

2.1.11.輔助辦公 v 支持實時通信平臺，如：可及時把信息通過系統發送到相關人員的內部郵箱、外部郵箱、手機或 PDA 上，系統能提供標準接口方便今后與其他系統對接。

v 支持人員間互動交流，可以集成常用工具（如 QQ）或自設即時通訊工具來實現人員間的工作交流，系統能夠實現開機自動登錄和待辦事宜自動提醒功能。v 系統可以實現遠程移動辦公，方便員工在外地出差時也能及時處理相關辦公事務。

v 提供天氣預報、飛機航班、火車車次等項目查詢 2.1.12.系統安全 v 提供多種安全驗證機制：驗證碼驗證、手機動態密碼驗證、Usbkey 驗證、指紋識別儀驗證。驗證機制可以選擇一項，也可以選擇多項組合實現。

v 提供 IP 地址使用限制管理。v 提供數據庫數據備份功能。第四部分 投標文件組成 1、企業資質及各項獎勵證書 ⑴企業法人營業執照正本復印件 ⑵組織機構代碼證正本復印件 ⑶法人授權委托書

⑷信息產業部門對產品的認證資質等文件及相關授權書 ⑸其他相關資質等、單位相關業績與簽訂合同的復印件 3、方案書、方案書的特殊說明、實施完成本案所需開發周期的詳細計劃和投標單位的整體報價 6、售后服務承諾書（要明確技術性能響應時間及要求）7、項目測試及驗收方案 8、項目培訓方案、本投標文件技術標一正二副 , 商務標單獨封裝。