第一篇：秘書人員應具備的知識結構

現代秘書應具備的知識結構

2008-06-09 08:54:58| 分類： 默認分類 | 標簽： |字號大中小 訂閱

現代秘書應具備的知識結構

——秘書專業畢業生就業情況調查報告

【摘 要】本文針對在科技的進步、社會的快速發展、現代企業日新月異的變化這一形勢下，秘書也將面臨著新的機遇和嚴峻的挑戰，分析了現代企業秘書除熟練掌握過去的知識外，還應掌握的新知識。還提出了秘書要不斷地對自己的知識結構進行自我調節、自我完善；以求秘書能適應這個現代企業的發展和需求。

【關鍵詞】新世紀、秘書、知識結構、新知識

[abstract]This article in view，in the technical progress，society's fast development，the modern enterprise change with each new day under change this situation，secretary will also be facing the new opportunity and the stern challenge，has analyzed modern enterprise secretary besides the knowledge which grasps skilled，but should also grasp new knowledge。Also proposed secretary must carry on the self-adjustment，the self-perfection unceasingly to own knowledge structure;Secretary can adapt this modern enterprise's development and the demand in order。

[key word]New century，secretary，knowledge structure，new knowledge

一、引言

隨著社會的發展，經濟的繁榮，對外貿易的往來，各種社會關系的多樣化，復雜化，秘書工作的具體內容可以概括為輔助領導管理，提供綜合服務。它是上呈下達，聯絡各方，參與政務。管理事務的一項重要工作，是現代企業管理工作中不可缺少的重要組成部分。現代的秘書工作，對秘書工作人員的文化素養，領導能力，社會交際，智謀，口才，寫作水平等多方面的綜合素質要求也越來越高。所以，秘書工作人員必須循序漸進，不斷學習，增強和深化知識，建立和完善應具備的知識結構，提高綜合素質，以適應秘書工作日益發展這一要求和需要。

二、秘書知識結構是什么呢？

1、知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數量關系，也指質量關系。

2、秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。

（1）基礎知識是指作為一個企業秘書所必須具備的最起碼的知識面。基礎知識越扎實、豐富，秘書的潛力發揮就越大。秘書的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。

自然科學基礎知識。自然科學基礎知識指數學、生物、天文和地理知識等等。這些常識企業秘書都應掌握。據有關研究表示，數學學得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實踐當中，人們也開始認識到數學方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運籌學方法，經濟分析中的抽象方法和定量

化方法，市場預測中的坐標象限方法及導數概念的運用，公文研究中的模型方法，等等。同數學一樣，其它自然科學如生物、天文和地理等，企業秘書也都不能忽視。如企業秘書在為領導安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

社會科學基礎知識。社會科學知識如歷史、政治、社會發展史、哲學理論、法律常識、心理學等等，秘書人員都要對此有基本了解。不但要了解自己學科的發展歷程，也要懂得中外文明演進的歷程，有利于我們借鑒歷史經驗，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負的各項事業都立足于科學決策的基礎之上，能使我們在創造現實的活動中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚的傳統美德，對企業秘書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責”的氣概、“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書人員奠定了人格基礎。秘書人員對祖國的社會發展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應有大體的認識，才能在工作上維護祖國的利益，發揚民族傳統，繼承正確的思想。當然，在我們打開世界之窗放眼世界時，企業秘書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準確把握不同國家的特點，對秘書的工作有相當大的補益。

哲學理論對企業秘書來說也是必須具備的。哲學理論直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。只有對哲學理論有基礎的認識，對正確的哲學思想有肯定的認識，企業秘書才能樹立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置。可見，哲學理論不但對企業秘書非常重要，對于任何一個想要好好生存的人來說也是必不可少的。

企業秘書作為企業的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業名副其實的“參謀助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業有關的法律、法規，確保企業的生產經營活動在法律允許的范圍內；熟悉并了解現行法律、政策在本企業是否已經用足，以協助領導在法律允許的范圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動；密切注意本企業的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業。

（2）秘書人員的專業知識可分為兩大部分：第一部分是秘書專業的基礎知識。第二部分是秘書所在行業的行業專業知識。

專業基礎知識。秘書專業的基礎知識應包括秘書學、寫作學、信息學、公共關系學、文書學、檔案學、邏輯學、速記、外語以及中國秘書史等等。秘書學是主要研究秘書工作的特性、一般規律和基本原則的一門學科。內容一般包括：秘書部門的職責范圍、任務要求、機構體制；秘書工作的實踐經驗和工作方法、指導理論；秘書人員的思想修養、知識結構和各種能力的要求；古今中外秘書工作的發展史；秘書學其它相關學科的關系；秘書工作的改革和未來發展方向等。對于秘書來說，秘書學是專業中的根本，是從事秘書職業的入門學科、基礎之基礎。因此，企業秘書必須掌握秘書學。

寫作學對秘書人員來說非常重要，是關鍵學科。他們不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學習寫作學掌握相當高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應秘書的工作需要，可以說寫作學在秘書專業的基礎知識中占有很大的份量。古今中外大凡優秀的秘書工作者一般都具有較高的書面表達能力。

信息學就是能把信息意識和信息技術授予企業秘書人員的學科。它包括有關信息的搜集、篩選、存儲、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網絡化服務方面的知識。企業秘書人員的信息意識包含要素有：信息需求目的意識、信息內容意識、信息源意識、信息渠道意識、信息服務項目意識、信息質量意識和信息障礙認知意識。與此同時，企業秘書人員還要在不斷地學習信息學的過程中掌握新興的信息技術。

除了以上專業知識外，文書學、檔案學、邏輯學、速記等專業學科也是企業秘書人員的知識結構中不可缺少的。文書學是研究文書和文書工作的內容、一般規律和基本原則、方法的一門學科。主要內容包

括現行文書的性質、特點、作用、種類、體式和撰寫要求；文書工作的規律、原則、制度和方法；文書和文書工作的產生、發展，中外文書史；文書處理的現代化手段等?？梢姡瑥闹锌梢詫W到文書的管理方法、處理方法等，具有很強的實踐功能。而檔案學則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對于秘書人員處理好文件的簽收、保存、發送等工作具有很好的功效。邏輯學是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識。要求企業秘書人員掌握邏輯學，不但要求他們學會運用邏輯表達，還要求他們學會用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書人員能通過這種方式提高工作效率。

行業專業知識。秘書專業知識的另一部分，是秘書所在行業的行業專業知識。這是秘書知識結構中的核心部分。總體來說，行業專業知識是指秘書在企業所從事的行業要求秘書必須具備的行業知識，這對于秘書來說是“第二專業知識”。它包括本企業的生產、銷售概況，人事變動情況，以及本企業在同行中的地位、作用，最重要的是本企業所從事的行業基本常識，比如說在從事服裝經營的企業中就職，就得掌握服飾學、美學等知識。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對秘書職業早有按第二專業進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。目前一些國家秘書職業的永業化特點，就是因為秘書的第二專業知識已成為其謀職的重要因素。企業秘書工作不能“一俊遮百丑”，光會打字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業的行業專業知識，具備綜合素質。因此，可以說單純的秘書工作是不存在的。行行有秘書，行行秘書需要有本行業的專業知識。這一點，企業秘書必須加以重視。

（3）多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業知識那樣起“標志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助于秘書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的秘書可選學行政管理學，企業秘書可選企業管理學等。公共關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公共關系的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發布消息等等都涉及到公共關系。掌握公共關系學知識，有助于秘書人員運用公共關系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現的。在交往過程中，秘書、領導、公眾都會表現出一定的心理現象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助于秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助于觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規律，并用這些規律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。心理學知識十分豐富，秘書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和秘書心理學等方面知識。經濟學知識。中國共產黨的基本路線明確地規定當前全黨工作應以經濟建設為中心。經濟建設的大潮正推動著我國各行各業發生日新月異的變化。沒有經濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。經濟學知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿等方面的知識。人際關系學知識。秘書人員應學習人際關系學，以發揮對內協調、對外公關的作用。此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、文學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。

三、新世紀秘書還應建構的知識結構

新世紀的到來，特別WTO的加入，使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距，所以中國將會面臨著更大的機遇與挑戰。這種形勢，也給秘書工作帶來了新的挑戰，也帶來了新的發展機遇。秘書工作再也不是傳統觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發發、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀是知識經濟的時代。秘書人員應該具備新的秘書知識結構，拾

遺補缺、不斷更新、優化自己的知識結構。我認為，在新世紀，秘書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。

1、熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內外的交流日益密切。秘書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應進一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。

2、熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用新世紀的秘書人員要充分發揮領導的“千里眼、順風耳”的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發展。隨著辦公自動化的發展，以數據庫為中心的辦公自動化系統的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業、政府部門辦公室陸續使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機動性及光學符號閱讀器，縮微機、錄相機等等，這些現代辦公設備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3、熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀，秘書可能要經常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。

4、熟練掌握涉外法律知識在新世紀，進行對外經濟貿易活動，簽訂的涉外經濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規定和要求，并用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們缺乏涉外法律知識，無論是合同的內容訂得不完備、條款不具體，或是經濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業單位甚至國家應有的損失。

5、會駕駛新世紀，新世紀的秘書要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然秘書所從事的企事業單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發生突發事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。

四、秘書擁有相應時代需要的知識結構的重要性

現代社會是知識密集的社會，新世紀——21世紀是知識經濟的時代，在這個社會、這個時代中處處需要知識，事事都聯系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結構是形成和發展秘書能力的基礎。秘書能力的大小首先取決于秘書知識結構的完善程度。一般說來，知識結構越完善，能力便越強；知識結構越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識和各種綜合能力的復合型人才。秘書只有擁有新時代的知識結構，才能更好地發揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達能力、調研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有一定的知識結構，才能使能力發揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的“左右手”。例如，一個21世紀的秘書，他還只擁有過去的那一套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不動腦，那我想他很快就會被這個新世紀所淘汰。過去不懂法律和經濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當好秘書是很難的。即使你取得秘書資格，也只不過是“濫竽充數”、“中看不中用”而已。秘書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務，從而帶動領導、企事業單位與政府部門乃至國家的發展。

五、結語

隨著社會的進步，時代的發展，人們的觀念也有所變化，秘書的職能在不斷擴大和更新?，F代企業秘書應不斷地對自己的知識結構進行自我調節、自我完善。要把握好企業秘書所具備的知識結構，在基礎和專業知識上加深加固，把握好“三化”(即規范化、制度化、科學化)和“四個轉變”(即從偏重辦文辦事轉變為

既辦文辦事又出謀劃策、從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息、從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理、從被動服務轉變為力爭主動服務)，并用發展的觀點豐富自己的知識，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻給秘書這一行業。

第二篇：論職業秘書應具備的知識結構

論職業秘書應具備的知識結構

The explain the modern secretary’s

instruction of knowledge 1

摘要

隨著現代社會的發展,全球貿易的往來變得越來越平凡,各種社會關系的多樣化,復雜化,企業秘書的重要性不斷增強，工作的具體內容可以概括為輔助領導管理,提供綜合服務。它是上呈下達,聯絡各方,參與政務，管理事務的一項重要工作,是現代企業管理工作中不可缺少的重要組成部分。本文通過對現代秘書具備的知識結構的認真分析與研究，使秘書人員能夠更加清楚的了解到目前現代企業的需求,需要的是“全能”和“混雜”形式的秘書。這對秘書工作人員的文化素養,領導能力,社會交際,智謀,口才,寫作水平等多方面的綜合素質要求也是有非常大的挑戰。所以,現代企業的秘書工作人員必須循序漸進,鞏固新知識的同時，增加新的知識 ,建立和完善應具備的知識結構,提高綜合素質,以適應現代企業秘書工作日益發展這一要求和需要。關鍵詞：秘書；知識結構；完善；增強

目錄

一 前言..............................................................................................1 二 當今社會職業秘書的需求狀況分析..........................................1 三

職業秘書知識結構的分析........................................................1 1.基礎知識：...............................................................................1 2.專業知識.................................................................................2 3.相關協調輔助知識...............................................................2 三 秘書人員高素質的培訓..............................................................3 辦事的能力..................................................................................4 較強的文字處理能力..................................................................4 熟練掌握辦公自動化設備的技能..............................................5 智能素質......................................................................................5 臨機處事能力..............................................................................6 記憶能力......................................................................................6 自省能力......................................................................................6 心理素質......................................................................................6 職業道德素質..............................................................................7 總結....................................................................................................8 3 一 前言

秘書人員作為一種專業性很強的人才，在知識結構上具有和其他類型的人才不同的一些特點。秘書工作，無論是對黨政機關還是企事業單位，其工作的好壞對這個組織整體具有很大的影響力。秘書的工作主要是連接上級和下級的關系也聯系著公司內部與外部的關系，從某種意義來說，秘書就是一個萬能人才。這就要求了，作為一個秘書人員，其知識結構是非常穩固和齊全的。

二 當今社會職業秘書的需求狀況分析

經過分析，我們認為現階段文秘專業所針對的職業崗位群主要有“綜合秘書”(辦公室文員)、“商務秘書”、“公務秘書”和“總裁助理”等崗位群體?！稗k公室文員” 隊伍迅速壯大，“商務秘書”逐漸增多，當然也還有一部分畢業生做“公務秘書”。同時，每個職業崗位群所對應的職業崗位變化也很大，不斷有新興的崗位誕生。如“通訊秘書”崗位就是信息網絡的飛速發展才產生的。[①]

調研小組走訪了具有代表性的用人單位，針對“文秘人員應具備的能力”、“文秘人員應具備的知識”、“文秘人員應掌握的技能”進行問卷調查。通過調查我們發現大致的需求分別為四大類：

一類為服務型秘書，如辦公司，事業單位辦公司的服務人員、生活類秘書等；二類為事務型秘書，如企業、公司、基層行政事業單位的辦公室人員、公關人員等；三類為文字型秘書。如企業、公司、行政事業單位的文書起草人員；四類為管理型秘書，如公司、企業單位的總經理助理、部門經理、辦公室主任等。但是我們也不難發現，在一些城市，很多外企，或者貿易公司的秘書都是綜合了所有的技能，無論是在知識能力上還是綜合素養上，可謂是“全才”的秘書。

三

職業秘書知識結構的分析

一個秘書是否合格,所具備的知識結構是非常重要的。秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。

1.基礎知識：

基礎知識是秘書知識結構的根基部分。廣博,扎實的基礎知識,是一個人從 事學習、工作的主要資本?；局R與日的工作能力,發展潛力有著密切的聯系,它在人的學習工作中起著“潤物細無聲”的作用。基礎知識越充足,融會貫通的能力就越強,也越容易學會新知識,掌握新理論。因此,淵博的基礎知識,對今后從事秘書工作十分重要。秘書的基礎知識包括以下幾類:

(1)政治哲學類

主要只哲學,政治經濟學,邏輯學等知識。學習這些知識,目的在于使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論。這是培養德才兼備的秘書人員的需要,是秘書業務才能的靈魂。

(2)語言文學類

主要指現代漢語、文學、藝術、文章寫作等知識,重點是語言知識和基本寫作知識。另外,還應學習一些美學知識,樹立將抗的審美觀點.同時還要學習一些心理學知識,了解人的心理活動特點,掌握人的心理活動規律,提高人際交往與公關能力。

(3)數學統計類 主要指高等數學、管理數學、統計學等知識,這是知識現代化管理培養新型秘書人員的需要。

(4)歷史地理類 主要指中國近歷史、世界近代史、中國經濟地理、本地的近代歷史與地理知識。

(5)法律知識類

主要指法學概論以及1985年以來的人大,國務院頒布的一系列法律規定,如經濟法基礎,經濟合同法,專利法,中外合資經營企業法實施條例等。

2.專業知識

精深的專業知識是秘書知識結構中具有職業特點的主要部分,是性成秘書專業特長的主要知識。主要包括：信息工作，市場調研與市場預測工作、經營管理測繪工作、參謀、公關、接待、文書擬寫、辦公現代化等，總的來說，秘書的專業知識主要包括以下內容:（1）書學知識

人員對秘書學要有較深的研究。秘書學秘書、秘書部門、秘書工作等一系列理論夠建有較全面科學的論述,而且對秘書專業的實踐具有重要的指導作用。因此,秘書學知識就成為秘書專業知識的核心部分。

（2）秘書協作知識

秘書必須精通公文寫作和和各類應用文體寫作,起寫作知識同秘書學一樣,是秘書專業特長的標志,是從事秘書工作的重要技能。

（3）書檔案知識

文書檔案工作是秘書工作的總要組成部分,秘書人員必須熟練準確地掌握運用這項工作的有關知識。夭折文書檔案管理的分析、開發利用上下功夫,以便更好地為領導者和群眾提供各類有價值的信息資料。

（4）調研、會務、信訪、人際關系等知識

秘書人員經常調查研究,組織會務,處理來信來訪,向上下左右各方人士大交道,不掌握有關知識是開展不好工作的。

3.相關協調輔助知識

關的輔助知識不像基礎知識那樣起“根基”作用,也不像專業人士那樣起“標 志”作用,但也是秘書知識結構中不可缺少的組成部分。秘書人員有了這些知識,就可以彌補基礎知識或專業知識的缺漏,較好的發揮作用。相關輔助知識包括以下幾個方面:（1）協調管理

書不是直接管理者,卻是管理者的助手參謀,秘書工作是管理工作的一部分。因此,秘書人員應學點行政管理,經營管理的知識,學點消息論,系統論,控制論知識.這些知識在管理工作中的作用日益被人們所重視。秘書人員掌握了在這些知識,無疑對輔助領導管理,提高管理水平是大有幫助的。

（2）語言知識

流利、標準的普通話。秘書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都是需要普遍通行的語言。普通話是我國各個民族都會使用的共同語言，所以一口流利，標準的普通話將會提升秘書的自身形象和文化水平。

第二門語言，多種語言。如今21世紀的社會，全球的聯系日益緊密，無論是商業上，還是知識文化交流上。英語是世界通用的語言，在英語當面，秘書人員不僅懂得簡單的對話，還需要有一定的書寫，翻譯等技巧，這樣才能適應不同工作的需要，也能提升一個企業的文化水平。

（3）區域文化知識

會主義市場經濟,需要秘書人員從當地具體情況出發,協助領導考慮如何利用本地自然、地理條件，開發本地資源,發展地方經濟,利用當地文物古跡,風土人情、民俗習慣,開發旅游資源,提高本地的知名度、美譽度。

（4）禮賓接待知識

現代秘書人員陪同外賓參加瀏覽的機會較多,沒有此類知識,可能會出洋相,鬧笑話,甚至會延誤工作,影響交往。

（5）嫻熟的電腦操作技能。

在招聘網上，大家可以看到，招聘文秘時總有一些共同的要求，如“會熟練使用電腦”“能操作辦公室軟件”。秘書資格鑒定中已有計算機造作和文字錄入、WORD、網絡內容，還有EXCEL等等。這些都說明了，電腦在如今的社會的重要性，會議筆記，數據分析，多種報表等等。掌握一定的電腦知識，才能讓工作更加有效，高速的運行起來?？傊?基礎知識、專業知識、輔助知識,構成了秘書知識較為理想的知識結構體系。一個合格的秘書,具備以上知識,是必不可少的條件。但是,一個人的知識不是一次性教育所能解決的,而是在長期的實踐中逐步積聚起來的。在校學習的知識,僅僅是參加工作的基礎知識,其他各種知識都是在后來工作中取得的,據有關專家統計,一個人一生中所需要的知識,只有百分之十是在校讀書時獲得的,而百分之九十來自工作以后的再學習和積累。每個人都應當珍惜時光,抓緊學習機會。博采中外,并不斷提高優化自身知識結構的能力,永遠保持自身知識結構的合理性,適應性,這樣,才能在競爭中定于不敗之地。

三 秘書人員高素質的培訓

秘書的業務素質表現為與秘書的本職工作密切相關的一些能力要求。由于秘書工作的內容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據秘書工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術三種，我們對這三種能力分作介紹。辦事的能力

“秘書部門是辦事機構，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力”[②]?！稗k事能力”是我們習慣上的說法，其實，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個方面。

1.調查研究的能力?！罢{查研究是指人們深入現場進行考察,以探求客觀事物的真相、性質和發展規律的活動”[③]。調查研究是秘書人員重要的業務之一，為了當好領導的助手和參謀，為了為領導機構作出決策、制定政策提供依據，為了起草報告、處理公文、處理來信來訪、辦理議案提案都必須做好調查研究。為此，秘書必須熟練掌握調查研究的各項程序、調查研究的方式方法和處理調查材料的能力。

2.理解和領會能力。要有較高的理解領會能力，關鍵要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力。

3.口語表達能力。這是對秘書的特殊要求。會說話這是一門學問，而且是事關辦事的成敗的基礎。會說話最起碼要做到三點：口齒清楚；表達準確；懂得說話藝術。前兩條是基本的，第三條石進一步要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。

4.應變能力。世界上的事物是瞬息萬變、不斷發展的，人們辦事的計劃和方案，常常會與現實不太相符，甚至大相徑庭；有時會突然變化，把原來的計劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速作出決策，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置，以達到預期目的。

5.交際能力。處理人際關系是一門學問，而交際能力又是處理人際關系的重要因素。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就會比較高。“交際能力又大多體現在協調工作和與領導的相處當中，而這兩方面對于秘書人員事業的發展至關重要”[④]，所以學習交際藝術，提高交際能力，并非無足輕重。

還有其他一些能力。總之，辦事能力是個綜合水平的體現。

較強的文字處理能力

文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書成為“秀才”，道理正在于此。

“秘書人員的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問題，它實際是較高的政治理論水平、豐富的科學文化知識和現實資料信息、較強的分析和認識問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養的綜合反映，也是一種綜合性能力”[⑤]。秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。只有在寫作實踐中進一步對有關寫作知識加以消化，做到心領神會，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關鍵是自己多寫多練。

熟練掌握辦公自動化設備的技能

“隨著時代的發展，現代技術在辦公室已經普遍應用，辦公室很多工作日趨自動化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動化設備”[⑥]。這些技術主要包括：微電腦技術、打字技術、復印技術、縮微技術、攝影技術、錄音錄像技術、速記技術、書法技術、編輯技術、校對技術。在目前條件下，秘書人員應掌握的主要技能有：會使用文字處理機、電子計算機、多功能電話、復印機、傳真機等，還要懂得其簡單構造，掌握維修保養方法。同時，學會用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術等。秘書人員不僅要學會硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業務又懂電腦技術的通才。一方面秘書隊伍應有一批專業的技術能手，另一方面所有人員都應掌握自己工作中要用到的技術手段。

智能素質

業務素質決定于智能的高低、強弱，智能是業務能力的基礎。因此，秘書人員的業務素質與他們的智能素質密切相關。

智能素質包括五方面：知識結構，思維能力，臨機處事能力，記憶能力和自省能力。

1.完善的知識結構

秘書由于長期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識結構作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎。秘書應該具有的這種知識結構主要包括：馬列主義基本理論，毛澤東思想，鄧小平社會主義建設理論，國際政治，國內政策，歷史，文化，民族知識，邏輯科學，領導方法，民主集中制原則，決策科學等。此外，工作經驗、社會閱歷也是知識，而且是開發智力和才干的重要知識。這不是要求秘書人員對每一門知識都精讀，而是要求對一般只是懂得即可，而對有所側重的知識要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書工作。這種完善的知識結構需要秘書在日常生活中要不斷學習積累才能完成。

2.思維能力 人智能的高低，是有思維能力開發程度決定的。所以思維能力的開發尤其要引起秘書的注意。從秘書工作的角度看，這種思維能力主要包括：語言表達能力，邏輯能力，思辨能力，認識能力，領會能力等。

（1）.語言表達能力。語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也就表達不出思維結果。思維越深刻、越復雜，越需要語言加以正確表達；詞匯越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個秘書人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語言表達能力低，就會影響智能的發揮。

（2）.邏輯能力，思維能力，認識能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。秘書人員應當加強這三方面的鍛煉，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的現象和本質，這樣可以鍛煉一個人的智能。

（3）.領會能力。它包括聽力、反映反射能力，它是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領會，下邊匯報情況、請示工作，也要領會。秘書人員必須反應快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。臨機處事能力

“臨機處事能力和應變能力很相近，但還不只是應變能力，而是在一切情況下表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機制靈活的智能”[⑦]。它是以知識、經驗和思維力做后盾的，并與心理素質、行為智能和精神狀態密切相關。這些，一要靠思維開發，二要在實際工作中學習和鍛煉。秘書工作內容豐富，千頭萬緒，缺乏臨機處事能力的秘書人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是秘書人員先知道然后報告領導人指示搶救，做好善后工作。秘書人員接到這樣的突發事件的信息后，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時準確向領導匯報。

記憶能力

很強的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認人、記人、記事。這就要求秘書人員強記博取，應付自如。記人除了掌握方法、訣竅之外，主要還靠平時勤下功夫多動腦子。

自省能力

自省能力又叫反思能力，是指一個人隨時回顧自己的言行，總結自己成功的經驗和失敗的教訓，發現自己的過失和不足。常常自省的人，容易開發智能和增長才干。秘書人員是腦力勞動者，多數情況下要靠發揮聰明才智完成各種任務，而他們的工作又是為領導機關、領導人服務的，特別要求事情辦得妥帖、得體，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結中增長起來。

心理素質

秘書人員的心理素質與做好工作很有關系。就一般情況說，秘書人員應具備的良好心理素質包括以下幾方面。

（1）堅毅的意志

意志是自覺地確定目的，并支配行動，以實現預定目的的心理活動。意志有自覺性、堅韌性、果斷性和頑強性等積極品質；也有盲目性、脆弱性、優柔性和頑固性等消極品質。秘書人員要鍛煉和培養自己堅定意志的毅力，在確定目的和接受任務時，要加強自覺性，克服盲目性；在遇到困難和挫折時，要堅忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢；在復雜的情況下辦文辦事，協助領導處理問題時，在多出主意，有自信心，當發現問題時要及時上報，做錯事及時改正。

（2）隨和的性格

性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。秘書作為“內管家”，要處處關心工作，關心集體和關心群眾，對集體不能漠不關心，對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨怪僻，脫離群眾。性格內向的，要多看到工作中有利條件，增強自強，自信、自愛，千方百計的完成工作任務。一般來說，對秘書人員的性格要求是：豁達開朗、意志堅強、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作。

（3）平穩的情感

情感是人的喜怒哀樂等心理狀態。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。優秀的秘書應自覺培養自己良好的情感品質，清醒把握自己的情緒狀態，保持穩定的心境，能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

職業道德素質

職業道德就是源于職業本質、具有職業特征的行為規范。職業道德是職業的生命。秘書的職業道德主要表現在以下幾個方面。

（1）“忠于職守，自覺履行各項職責各行各業的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職。這是職業道德的一條主要規范”[⑧]。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，認真輔助領導做好各項工作。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。（2）謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務謙虛謹慎，應是秘書人員應具有的美德。秘書人員不能因為在領導身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協調矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對領導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務。秘書人員要把為領導服務，為本單位各職能部門服務，為群眾服務當作自己的神圣職責，要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。

（3）遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業活動能夠正常進行的重要保證。遵紀守法指的是秘書人員要遵守職業紀律和與職業活動相關的法律、法規。廉潔奉公是高尚道德情操在職業活動中的重要體現，是秘書人員應有的思想道德品質和行為準則。它要求秘書人員在職業活動中要堅持原則，不利用職務之便假借領導名義以權謀取私利，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。

（4）恪守信用，嚴守機密秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時間，領導找秘書人員匯報工作，秘書人員不準遲到。秘書人員自己安排的會議或會談，自己要事先到場，并做好一切準備工作。秘書人員要嚴格遵守諾言，一經允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密?！懊貢藛T一個顯著的特點，是掌握的機密較多”[⑨]，因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業道德，自覺加強保密觀念。

以上這些素質是秘書應具備的一些基本素質，但做好一個秘書這些還遠不夠，這只是成為一個合格秘書的基本素質。由于秘書工作的專業性和復雜性，秘書工作在實際操作中有很強的藝術性，需要從業人員在實踐中不斷總結學習，才能真正干好?？偨Y

在整個龐大的秘書群體中,真正接過正規系統的具有扎實的專業技能的復合型秘書是少之又少。在西方，秘書一職現是最受歡迎和尊重的職業，秘書的職能也在不斷擴大和更新，但現大多數從業者是一些打字、收發、接待等簡單重復的低水平工作,而復合型秘書則短缺和供不應求。復合型秘書又稱“多功能秘書”它所具有的知識結構是基礎專業知識外家法律、財會、管理、營銷、心理、公共關系學等學科的輔助知識。復合型秘書是通才是專才是左右逢源八面玲瓏的多面手,又是盡忠職守能夠為領導獨擋一面的得力助手。復合型秘書人才的發展趨勢將是復合型秘書人才培養的方向。

參考文獻：

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第13頁

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1994年9月 中華秘書協會

《做一個完美的秘書》，哈爾濱出版社

1996年

第三篇：淺析新時期秘書應具備的知識結構

山西管理職業學院2008級文秘專業畢業論文

淺析新時期秘書應具備的知識結構

【摘要】隨著社會的發展、經濟的繁榮、科技的進步、各種社會關系的多樣化，復雜化以及企業的逐步成熟壯大，秘書已經成為當今企業管理工作國不可缺少的組成部分。因此，本文主要針對新形勢下，秘書將面臨著新的機遇和嚴峻的挑戰，并分析了新世紀秘書除熟練掌握基礎的、專業的知識外，還應掌握新知識。這就提出了秘書要不斷地對自己的知識結構進行自我調節、自我完善；以求秘書能適應現代企業的發展和需求?！娟P鍵詞】新時期

知識結構

新知識

現代新秘書與傳統意義上單純從事文字整理、文件處理的秘書有著本質的區別。秘書是指在企業經營和日?；顒又?，直接協助領導綜合處理各種事務的工作人員。秘書主要起參謀助手作用。秘書是上情下達、下情上傳、聯絡各方的紐帶，是幫助領導者處理日益頻繁的經營管理事務的得力助手，是為領導出謀劃策的“輔政大臣”。因此，從秘書現階段的工作和目標上看，秘書所從事的秘書工作的具體內容可以概括為輔助領導管理、提供綜合服務。它是上呈下達、聯絡各方、參與政務，管理事務的一項重要工作，是現代企業管理工作中不可缺少的重要組成部分。現代的秘書工作，對秘書工作人員的文化素養、領導能力、社會交際、口才、寫作水平等多方面的綜合素質要求也越來越高。所以，秘書工作人員必須循序漸進，不斷學習增強和深化知識，建立和完善應具備的知識結構，提高綜合素質，以適應秘書工作日益發展的要求和需要。

一、秘書的知識結構

（一）知識結構的含義：知識結構是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數量關系，也指質量關系。

（二）秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。

1．廣博、扎實的基礎知識?；A知識是秘書知識結構中的根基。基礎知識越扎實、豐富，秘書的潛力發揮就越大。秘書的基礎知識主要包括以下幾類：（1）政治哲學類。主要包括馬克思主義哲學、政治經濟學、科學社會主義以及現代科學方法論知識。這部分基礎知識是幫助秘書人員解決政治方向和思想方法問題。學習這部分知識就是要秘書人員樹立正確的世界觀和方法論，能運用馬克思主義的立場、觀點和方法去分析問題，解決問題。（2）文化

山西管理職業學院2008級文秘專業畢業論文

基礎類。如語文、歷史、地理等。這是從事秘書工件最起碼的知識。培根也說過：歷史使人明智；詩歌使人靈秀；數學使人周密；倫理使人莊重；邏輯學使人善辯。（3）法律政策類。包括憲法、法律、法規、政策。秘書工作政策性很強，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識修養，就會給領導工作幫倒忙、添亂子，甚至還會造成法律后果。因此，秘書人員學習和掌握必要的法律政策知識尤為重要，由于我國的法律政策體系規模龐大，秘書人員應當根據工作需要，在掌握一般的法學和政策理論基礎上，有針對性地學習有關的法律政策知識。重點有兩個方面：一是同秘書工作有關的法律、法規、規章、政策；二是同服務單位的業務活動有關的法律、法規、規章、政策。

2．精深的專業知識。專業知識指秘書在工作范圍、工作職責和工作內容上應掌握的知識。可分為秘書學科專業知識和秘書所在部門的業務知識。秘書學科專業知識是秘書知識結構體系中的枋部分，也是區別于其他專業人才知識結構的標志。主要包括有秘書學、公文寫作學、信訪學、會議學、檔案管理學以及現代通信知識、辦公自動化等等。秘書所在部門的業務知識。秘書人員所服務的單位都有其特定的業務活動范圍，了解這些知識能使秘書人員工作更具有針對性和科學性，當好領導者的參謀與助手。

3．多樣的輔助知識。輔助知識既不像基礎知識具有“根基”作用，也不同于專業知識起“標志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識有助于秘書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。

二、新時期秘書還應建構的知識結構

新時期新形式下，特別是WTO的加入，使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距。所以中國將會面臨著更大的機遇與挑戰。這種形勢也給秘書工作帶來了新的挑戰、新的發展機遇。秘書工作再也不是傳統觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發發、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀是知識經濟的時代。秘書人員應該具備新的秘書知識結構，拾遺補缺、不斷更新、優化自己的知識結構。因此，在新世紀，新時期，秘書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。

1．熟練掌握英語語言。英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內外的交流日

山西管理職業學院2008級文秘專業畢業論文

益密切。秘書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面不僅要會簡單的對話，還應進一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。

2．熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用。新時期的秘書人員要充分發揮領導的“千里眼、順風耳”的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這種需要熟悉電腦才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發展。隨著辦公自動化的發展，以數據庫為中心的辦公自動化系統的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業、政府部門辦公室陸續使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機動性及光學符號閱讀器，縮微機、錄相機等等，這些現代辦公設備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3．熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識。在新時期，秘書可能要經常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地彼此溝通。

4．熟練掌握涉外法律知識。在新時期進行對外經濟貿易活動，簽訂的涉外經濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規定和要求，并用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們缺乏涉外法律知識，無論是合同的內容訂得不完備、條款不具體，或是經濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業單位甚至國家不應有的損失。

5．訓練掌握駕駛技術。新時期的秘書要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然秘書所從事的企事業單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發生突發事件需要處理，而司機有事出去加上時間緊迫，這時，如果秘書會駕駛可以使這種突發事件順利解決。

三、秘書擁有相應時代需要的知識結構的重要性

現代社會是知識密集的社會，21世紀是知識經濟的時代，在這個社會、這個時代中，處處需要知識、事事都聯系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結構是形成和發展秘書能力的基礎。秘書能力的大小首先取決于秘書知識結構的完善程度。一般來說，知識結構越完善能力便越強；知識結構越單一能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書具有廣博的知識和各種綜合能力的復合型人才。秘書只有擁有新時代的知識結構，山西管理職業學院2008級文秘專業畢業論文

才能更好地發揮秘書人員辦文、辦事、辦會的能力，可以在其間展示秘書人員的表達能力、調研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有新時代的知識結構，才能使能力發揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的“左右手”。例如，一個21世紀的秘書僅僅只擁有過去的那一套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不會動腦子，那樣就會被這個時代所淘汰。在過去不懂法律和經濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力想要當好秘書是很難的。秘書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發他們的工作能力，但最終目的也是為秘書工作而服務，從而帶動領導、企事業單位與政府部門乃至國家的發展。

結語：

隨著社會的進步，時代的發展，人們的觀念也有所變化，秘書的職能在不斷擴大和更新。新時期秘書應不斷對自己的知識結構進行自我調節、自我完善。要把握好秘書所具備的知識結構，在基礎和專業知識上加深加固，把握好“三好”（即規范化、制度化、科學化）和“四個轉變”（即從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策、從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息、從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理、從被動服務轉變為力爭主動服務），并用發展的觀點豐富自己的知識，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻給秘書這一行業。

參考文獻：

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畢 業 論 文

題 目 淺析新時期秘書

應具備的知識結構

姓 名

丁艷 所 在 系

公共管理系 專業班級 08文秘 學 號 08WM114 指導教師 張志國

山西管理職業學院2008級文秘專業畢業論文

日 期 2010年3月9日

第四篇：班主任應具備的知識結構

班主任應具備的知識結構

班主任對學生全面負責，承擔多項任務，既有教育管理學生的任務，又有一定的教學任務。因此，班主任應具有較高的學識修養。班主任的知識結構應包括以下四個方面：

一、精深的專業知識

班主任一般都承擔一定的教學任務，因此在專業知識方面要有較好的基礎，確有真才實學，真正做到全面、系統掌握所教學科的知識。正如蘇霍姆林斯基所說的：“應當在你所教的那門科學領域里，使學校教科書里包含的那點科學基礎知識，對你來說只不過是入門的常識。在科學知識的大海里，你所教給學生的教科書里的那些基礎知識，應當只是滄海之一粟。”

二、廣博的各科知識

為了促進學生素質的全面發展，要求班主任不僅要具有精深的專業知識，而且還應具備廣博的其他各門學科的知識，具有廣泛的文化素養和興趣愛好。馬卡連柯曾說過：“學生可以原諒教師的嚴厲、刻板甚至吹毛求疵，但不能原諒他的不學無術?！爆F在的小學生，思維活躍，求知欲強，接受新事物快，班主任若能在專業以外的其他方面給他們以指導、影響或鼓勵、支持，就更能溝通彼此之間的心靈，贏得學生的信賴和敬重，同時將促進素質教育的發展。從某種意義上可以這樣說：沒有全面發展的班主任，就很難培養出大批全面發展的學生。

總之，班主任要做到“專博相濟”，建立起既精又深，既寬又厚的知識結構，這樣才能在現代教育中真正擔負起自己的責任。

三、教育科學理論知識

班主任工作是科學與藝術的結合。因此，能否掌握教育理論和技巧，將決定著班主任整個工作的成敗。馬卡連柯曾深有體會地告訴我們，“我非常尊重教育理論，離開教育理論，我是不能工作的。”

在眾多的教育學理論分支學科中，班主任最起碼要比較熟練地掌握普通教育學和兒童心理學的知識。作為一名教師，不僅要知道“教什么”，更要懂得“怎樣教”。教育學就是從理論和方法上告訴我們“怎樣教”的問題。（班主任

www.tmdps.cn）通過學習教育學，可以較系統地了解教育目的、原則，教育教學的過程、方法等一系列重要的教育理論問題，指導我們運用教育規律，根據教育內容、學生實際，選擇切實而有效的教育途徑和手段，以達到教育的最佳效果。

心理學是研究人的心理活動規律的科學。班主任要真正無愧于“人類靈魂工程師”的稱號，就必須掌握系統的心理學知識，善于走進學生的心靈之中，敏銳地體察學生的心理變化，與他們心心相印，息息相通，以便更能有針對性地進行教育，減少教育中的失誤。

四、實踐知識

這是機智豐富的個體存在：教師的實踐知識更具體地說是教師教育教學經驗的積累。實踐知識受一個人經歷的影響，這些經歷包括個人的打算與目的以及人生經驗的累積效應。所以這種知識的表達包含著豐富的細節，并以個體化的語言而存在。班主任的工作，既是對學生的教育工作，又是一個組織和管理的過程。班主任要管理好班級，組織好班集體，要駕馭和調節班級氣氛，調動學生積極性等，這是一種管理的藝術，需要在理論指導下積極實踐，才能得到真正提高。所以，班主任掌握一點學校管理方面的知識也是必不可少的。實踐性知識是一個人的寶貴財富，是個人實踐經驗的總結，反映了一個人的人生經歷和過程，具有不可替代性和不可復制性。

總之，班主任要從傳統的“經驗”型向“科學”型、“智慧”性轉變，逐步走向專業化，一定要廣泛閱讀和吸收，海納百川，掌握多種知識理論，不斷從中汲取養料，并把它用于豐富多彩的教育實踐中。

第五篇：秘書人員應具備的幾種能力

秘書人員應具備的幾種能力

秘書人員服務能力的高下，是秘書工作能否做好的關鍵。隨著領導層的年輕化、知識化、專業化，以及社會工業化、信息化、國際化的不斷發展，對秘書人員的服務能力提出了更高要求，特別要在以下幾種能力上下功夫。

綜合能力。這是指人們從許多相對獨立的部分發現其中的內在聯系，并從整體上加以考察和控制，以掌握和駕馭全局的能力。這種能力的提高，有賴于提高馬克思主義水平，自覺踐行科學發展觀，善于用馬克思主義的立場、觀點、方法去觀察、判斷、處理問題；有賴于提高感知力，善于接受新事物，在實踐中豐富自己的閱歷；有賴于提高洞察力，面對紛繁復雜的現象，能夠超過常規、發現和抓住本質；有賴于提高獲取信息和加工信息的能力，善于把分散、零星、表面的信息加以分析預測，綜合提煉，向領導提供帶有方向性、全局性的預案。同時，也應具備必要的文字表述能力、口頭表達能力和理論思維能力。

協調能力。這是指人們通過對事物發展和人際關系的調整，使各項工作、各個部門和諧配合，步調一致，以便順利完成既定目標的能力。協調是秘書工作的重要職能，也是秘書人員特別是作為秘書部門領導人物的秘書長、辦公室主任為領導服務的重要方面。協調能力是素質、才干、品質的綜合體現。因此，提高協調能力，要在提高政治素質、實際經驗、業務水平、知識水平、認識問題和解決問題的能力上下功夫，以適應為機關和領導統攬全局、協調各方工作服務的需要。

應變能力。這是指人們根據客觀情況和環境的變化，及時反饋、隨機應變的能力。具備應變能力的秘書人員，應該善于在最短的時間內對不同服務對象的思維方式、工作方式，乃至生活習慣有所適應。善于處理經常出現的新情況、新問題，特別是那些既無經驗可參照，又無制度可遵循的棘手問題和突發事件，做到沉著應對，果斷處臵。提高應變能力，關鍵在于增強工作的主動性、預見性、創造性，增強對事物的感知力、洞察力、應變力。只有這樣，才能從紛繁復雜的表象中抓住事物的本質，才能在處臵突發事件時得心應手。

公關能力。這是所說的公關是指一個組織在其內外的公眾中樹立良好形象，謀求了解、信任和合作的管理活動。在生產社會化程度日益提高，商品經濟日益發展的現代社會，公共關系不僅對企業，同樣對黨政機關具有極為重要的意義。秘書部門是一個單位的樞紐，理所當然負有一定的公關任務，這對秘書人員來講就涉及到提高公關能力問題。這種能力表現在有一定的交際能力，以誠懇的態度、適度的言行、瀟灑的風度，獲得對方的重視和信任；善于掌握輿論導向，利用各種宣傳工具和手段，贏得公眾對本單位的了解和支持；通過社會交往，搜集外部對本單位的了解和支持；通過社會交往，搜集外部對本單位的印象、評價和建議，供領導決策參考。

自控能力。這是指人們控制自己情感，穩定自己情緒的自制能力。秘書人員處在領導周圍，工作具有從屬性、被動性的 特點，自控能力更是不可缺少的。秘書的自控能力主要體現在：受到領導信任時不忘乎所以，受到領導批評時不垂頭喪氣；面對榮譽不沾沾自喜，受到委屈不自暴自棄；在群眾面前不自以為是，在領導面前不低三下四；解決易辦的事不掉以輕心，處理棘手的問題不憂心忡忡?？傊?，秘書人員要善于用理智控制感情，恰到好處地把握情感的流露，掌握語言的分寸，節制自己的行為，塑造自身良好的形象。