第一篇：文字秘書應具備的基本知識

文字秘書應具備的基本知識——機關公文寫作知識講座

（二）［ 作者：謝亦森

來源：應用寫作雜志社］

有的文字秘書可能文字基礎非常好，但不一定能寫好機關公文稿，只能說具備了寫好機關文稿的條件。這是因為機關文稿有其獨特的性質、特點和作用，起草機關文稿有其獨特的思維方式和寫作要求，如果把握得不好、不準，即使你駕馭文字的能力再強，文章也未必能對得上路。

機關文稿無論是領導講話、重要文件、工作總結、調研文章等“大塊頭”文章，還是通知、批復、紀要、信息等“小塊頭”文章，都必然涉及政治、經濟、歷史、哲學、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、軍事、保密、統一戰線等多方面的知識，每一門知識又包括了方針政策、專用術語、不同時期的任務與要求等大量具體的知識。如果缺乏這些方面的知識，不僅材料寫不下去、寫不對路，還難免說外行話，甚至還可能說錯話。這一點，對于黨委、政府文字綜合部門的工作人員尤為重要。

作為專業部門的秘書人員，也許你對部門工作的相關知識爛熟于心，但你也不能不了解其他有關方面的專門知識。因為一個部門的工作不可能孤立運行，而要在黨委、政府統一領導下，與其他各部門各單位的工作協調、配合運行。如果各部門文秘人員不努力掌握多方面的知識，僅僅知道或者僅僅強調本部門的工作和利益重要，寫起材料來各行其是，那就有可能出現政策打架、步調不一的現象，就會影響機關總體工作的有效運轉。

所以，作為一名稱職或者基本稱職的文字秘書，除了要掌握語言文字基礎知識和各種機關文稿的寫作常識外，還要重點掌握以下方面的基本知識：

一是歷史知識。以史為鏡，可以知替興。忘記歷史意味著背叛，不懂歷史意味著淺薄。我們的民族歷史悠久、文化燦爛，其中很多東西值得我們去認識、把握和繼承、利用。作為文秘人員，除非畢業于歷史專業，不可能都對歷史有全面的、詳細的了解，但對人類社會發展演變的主要階段、主要歷史人物和重大歷史事件、重要經驗教訓等應有較清楚的了解，對黨史、建國以來的發展史特別是改革開放以來的發展史更應熟記于心，對地方史和有關專業史也應有所掌握。這不僅是拓寬知識面的需要，也是勝任本職工作的需要。起草文稿很多時候會用到歷史知識，不少領導同志發表講話也會運用有關史實，或用于探討事物發展規律，或用于闡釋某種道理，或用于印證觀點、警示世人，如果我們不懂得一定的歷史知識，常常會陷入對某個問題知其然不知其所以然，想說清楚但說不清楚，想說透徹但說不透徹的窘境，文章就會欠缺深意和厚度而顯得單薄、干澀。

二是理論知識。理論來源于實踐又指導實踐，沒有正確的理論就沒有正確的實踐，而理論的運用又經常且大量地出現于機關文稿中，所以文秘人員掌握理論知識的重要性是不言而喻的。理論知識的貧乏必然造成思維的蒼白，甚至帶來是非觀念的模糊和政治立場的偏頗。因此必須努力學習和掌握馬列主義、毛澤東思想，在現階段特別要全面、準確地領會和把握鄧小平理論，用這一理論武裝頭腦，指導寫作。也許有同志會說，理論都是些玄而又玄甚至使人厭煩的大道理，我們不是搞理論的干嗎要學？學了用得著嗎?芽這話大錯特錯。首先，既然你在機關從事文秘工作，理論不能不學，政治不能不講，否則就要犯錯誤；即使別人厭學、不愿學或者裝模作樣地學，但文秘人員非得老老實實、認認真真地學不可。其次，說到用得著用不著的問題，關鍵看你怎么用。不動腦筋，照抄照搬，當然沒用；空洞說教，脫離實際，當然沒用；望文生義，牽強附會，當然沒用；固守教條，缺乏創意，當然沒用。我們所需要的是，通過打牢理論功底，增強對實際問題的理性思考，學會用馬列主義的立場、觀點、方法觀察問題和分析問題，并以此貫穿于文稿寫作之中。

三是經濟知識。經濟建設是黨的全部工作的中心，包括起草文稿在內的各項工作都要圍繞這個中心來進行。很難想象，一個不懂得起碼經濟常識的文秘人員能夠勝任本職工作。這對于黨委綜合部門和各職能部門的文秘人員尤為重要，因為黨委是對兩個文明建設起核心領導作用的，組織、紀檢、宣傳、統戰等各項工作無不與經濟工作密切相關，而客觀上，文秘人員接觸黨務工作多，接觸經濟工作少，但起草文稿又必然接觸大量的、多個方面的經濟問題，所以在學習經濟知識方面應比其他部門文秘人員更主動、更自覺一些。政府綜合部門和專業經濟部門的文秘人員似乎好辦一些，因為你天天都在和各種經濟政策、報表、動態乃至各種矛盾和問題打交道，但也有一個懂得多與少、深與淺的問題。概而言之，無論哪個行業的文秘人員，都必須努力學經濟、懂經濟。這包括經濟理論、經濟發展規律、經濟政策及常用名詞術語等，尤其要注意學習市場經濟理論和有關知識，把握市場經濟運行的規律和特點；隨著我國加入ＷＴＯ和知識經濟時代的到來，還必須學習有關新理論、新概念和涉外經濟知識。有了這些知識，我們才能貼近改革與建設的實際需要，通過起草文稿為加快發展獻計出力。

四是科技知識。科學技術是第一生產力。經濟和社會發展離不開科技，因而起草機關文稿也離不開對科技知識的掌握。要了解科技革命的歷史，了解科技創新對于經濟發展的重大意義，了解國內外高新技術發展趨勢，以適應推進科技進步、轉變經濟增長方式的需要。同時要積極掌握現代化辦公有關技能，使自己成為學科學、懂科學、用科學的新型人才。

五是法律知識。依法治國是黨中央提出的宏偉治國方略。隨著我國社會主義法制的逐步完善，各種法律法規正日益廣泛地覆蓋全部經濟和社會活動，有法必依、執法必嚴、違法必究也越來越為推動經濟發展和社會進步所必需。因此，作為機關文秘人員，毫無疑問要努力學法、懂法，包括基本法和有關專門性的法律法規，即使不可能全部學深學透，也要盡可能地多學、多懂一些。這樣，起草文稿時才能體現依法辦事的原則，正確使用有關法律概念和規定，不至于出現與法律法規相悖的現象。當然，作為政法機關和行政執法部門的文秘人員，則應學得更精、懂得更多一些，在學法、守法、用法方面當表率。特別在對外經濟交往當中，很多關系需要依*法律來調整，很多矛盾需要運用法律來解決，所以不僅單位負責人要懂法，文秘人員也應懂法，否則就可能給經濟造成不必要的損失。

六是領導科學知識。文秘人員雖然不是領導，但所從事的工作是直接為領導服務的，就必須懂得一定的領導科學知識。領導科學所包含的內容很深、很廣，文秘人員不可能全部掌握，但對最基本的內容，如決策要素、決策過程和決策實施方面的知識，駕馭全面、組織指揮、化解矛盾方面的知識，市場經濟條件下如何改進工作方法、提高領導水平方面的知識等等，都應有一定的了解。只有掌握這些知識，才能在起草文稿中全面、準確地領會和反映領導意圖，才能在決策中當好領導的參謀助手。實際上，文秘人員天天與領導打交道，包括請示匯報、參加會議、陪同搞調查研究等，對領導的決策過程、領導方法和工作風格等方面可謂耳濡目染，只要你有“心”，這方面的知識不難掌握。怕就怕“不識廬山真面目，只緣身在此山中”，不善于捕捉和積累這方面的知識，自覺不自覺地把自己隔離于領導活動之外，僅僅從“做文章”的角度去考慮學什么和思考什么。

除上述方面之外，還有其他一些必須掌握的知識，各部門也還有各自的專業知識，這里就不一一列舉了。總之，學歷史可以使人深刻，學理論可以使人清醒，學經濟可以使人精明，學科技可以使人聰慧，學法律可以使人機敏，學領導科學可以使人成熟，一句話，有了這些知識，工作中就能得心應手，左右逢源。當然，如果能懂得一些文學和音樂知識，那就更好了。

世界上的知識浩如煙海，一個人的精力和時間是有限的，這就需要我們掌握一些正確的學習方法，不斷充實和更新知識。第一，根據本人的知識基礎和工作需要，采取缺什么補什么的方法，做好學習計劃，選定一批必讀的書目；第二，根據難易程度和業務的關聯程度，把必讀書目分為粗讀和通讀兩大類，粗讀即一般了解，把主要的東西記住就可以了，哪怕一目十行也不要緊；通讀要逐字、逐句、逐段認真閱讀，做到基本弄懂弄通；第三，在粗讀、通讀的同時，擇定個人的主攻領域，即“專”的方向，然后重點研讀這方面的書目，即精讀，并結合實踐進行思考，舉一反三，加深記憶和理解，達到觸類旁通、融會貫通的目的；第四，在精讀的同時，不能疏忽了粗讀和通讀有關書目，即不能片面求“專”而疏于求“通”，要通過合理分配學習時間?穴如零碎時間用于粗讀和通讀、整塊時間用于精讀?雪、采用不同記憶方法?穴如一般內容記大意、重點內容記原意?雪，區別不同理解程度（如全面理解和局部理解，深度理解和一般理解）等，使學到的知識既全面又有重點，既不因過于寬泛而停留于一知半解，又不因過于偏狹而顯得孤陋寡聞。

在市場經濟不斷發展、知識經濟新潮迭起的情況下，新事物、新矛盾、新問題、新知識層出不窮，如果我們不注意不斷充實和更新知識，就跟不上時代前進的步伐，就難以勝任本職工作。為此，我們必須以一種強烈的“知識恐慌”感迫使自己：學習、學習、再學習！

（《應用寫作》2005年第5期

第二篇：淺談秘書應具備的能力

淺談秘書應具備的能力

引言

隨著我國的改革開放向深度和廣度推進，商品經濟日益發達，信息服務的市場擴大，對秘書的需求量也日益增大。可以預測，到下世紀初，隨著工業化的現代結構的生成以及我國經濟的逐步發展，秘書工作將更受社會的重視。它已不僅僅是一種較高級的職業，而且會成為吸引千萬勞動大軍的一門新興行業。在現代化日益成熟的今天，對企業起到舉足輕重的秘書人員的素質要求也是相當的之高，不僅僅是對專業素質的單要求，更多的是對自身能力的建設和培養，乃至全方面的素質的要求。企業秘書必須是思想品德上的“馬列者”，工作上的“老黃牛”，文字能力上的“作家”，綜合素質上的“軍師”，辦事上的“經紀人”，思想上的“戰略家”。

秘書的能力構成：

現代企業制度的建立 ,是現代經濟高速發展的必須 ,同時也對秘書工作提出更高的標準 ,與傳統意義的 “秘書” 相比 ,現代企業要求秘書更是 “全才”，必須具有科學的預見和廣博的知識，集多能于一身，構建自身的能力結構，同時，還必須具有高尚的職業道德和良好的心理素質。

一、具有較高的文化專業素質

企業文秘人員應具有廣博的基礎文化知識。

1、是社會科學基礎文化知識,如歷史、政治、思想史,社會發展史,哲學理論等。在世界經濟日趨一體化的今天，企業要生存發展，必然要進入世界市場參于競爭,這就要求文秘人員不僅要了解本國文化,而且要了解國外業務伙伴所屬國家的歷史變遷和民族文化形成。例如日本企業倡導的是儒家理論,強調職員、公司是一家。而美國企業則更多地倡導開拓、奮斗、競爭精神,強調創新和自我實現。了解本國文化,了解不同國家的歷史，準確把握不同國家的特點，對于開展辦公室工作有很大幫助，在經濟聯系日益國際化的今天，這一點更是突出;

2、是自然科學基礎文化知識。當代社會的工作與生活離不開自然科學知識,高科技含量的企業生產，以自然科學知識為基礎。同時，現代辦公設備日益復雜化、高技術化，沒有一定的自然科學知識很難學習了解其原理和性能。總之,文秘人員沒有一定的自然科學知識,就很難學習掌握辦公自動化的新技術,就不能為企業內各部門提供高效率的服務。

二、具有較強的是表達能力

表達能力是文秘人員的重要能力之一。匯報工作、接待來客、協調溝通等都要通過表達。文秘人員應當準確、及時、簡潔、規范地表達工作情況,準確把握何時該說什么，何時該寫什么，說該怎么說,寫該怎么寫,只有在這些問題上把握適度,才算是真正具備了較強的表達能力。表達能力靠什么?在口頭表達中,要靠駕馭語言的能力,靠豐富的詞匯量，敏捷的思維，清晰的語言以及語氣、手勢、表情、體態等。在書面表達中，要靠準確的詞匯使用、嚴謹縝密的思維、得當的文章體式、清新流暢的語言表達等。書面表達的要求就是準確、規范、簡捷。隨著企業辦公自動化水平的提高，對辦公室人員的書面表達提出了更高的要求，文秘人員必須學會熟練地在計算機上進行文字處理。四是公關協調能力。通過文秘的公關協調工作使企業與企業之間,企業與公眾之間建立良好的合作關系，為本企業提供其他企業的信息,提高企業應變能力。協調就是協調本企業內部上下級、各職能部門之間的和諧關系,并通過我們的工作構建以“和諧”為核心的企業文化,追求人與人之間的和諧，人與自然和社會的和諧,營造一個祥和、互助、奮發向上的企業氛圍。

三、具有主動性和一定的前瞻能力

領導交待了什么,自己便干什么;領導沒有吩咐,自己就樂得無事。像這樣被動地接受領導交辦的任務,是遠遠不夠的,一個稱職的秘書還要善于“沒事找事”。秘書要有靈活的大腦，從行為表征上就是會思考問題、會辦事情、會出點子、會應付各種突發事件、會對過失進行補救。這“五會”有著豐富的內涵，每一會都有很高的要求，要當好一個現代的優秀秘書，必須勤懇磨練，不斷學習，努力創新，適應時代發展的變化和要求。在領導作出指示前,秘書頭腦中就要先有一個工作思路。凡事預則立,不預則廢,秘書時刻想到領導的需要,工作走在前面，有前瞻性，及時為領導提供所需情況,主動協助領導做好工作,既能減輕領導的壓力,促進領導提高工作成效,也有助于秘書找出差距,提高自身能力。

另外，秘書是領導或企業的參謀或軍師，是領導或企業的思想庫和智囊團。秘書應當發揮順風耳和千里眼的作用,把平時搜集整理的信息,特別是市場競爭信息、超前預測的方案、調查研究的情況及時、準確地提供給領導或企業，并把超前思考的優良方案提供出來,以便領導或企業及時掌握情況,做出相應的決策和反應。這就要求秘書在完成日常性服務工作的同時,要圍繞領導的主管或分管工作,積極深入基層,開展調查研究，掌握一線實情,敏銳地發現問題,提供領導決策參考;廣泛閱讀報刊,收集信息資料,聽取多方意見,獲取正反兩方面情況,促進領導全面、系統地分析問題,做出科學決策加強對有關單位完成領；導所布置工作情況的督促檢查,確保領導的決策落實到位。

四、政治鑒別能力。

政治鑒別能力就是辨別方向，把握大局的能力。秘書工作雖然是領導的輔助工作，但同樣要有較強的政治鑒別能力。秘書工作者的政治鑒別能力由以下三方面要素構成：

1、是基本政治知識和政治理論的理解能力。

2、是現實形勢的政治判別能力，秘書工作者要善于從政治上判斷形勢、觀察思考和處理問題。

3、是抵御腐朽思想侵蝕的能力。當前，秘書已經成為腐敗的高發人群，秘書工作者必須具有正確的世界觀、人生面、價值觀和是非觀，自覺抵制各種腐朽思想的侵蝕。

五、學習能力。

秘書的學習能力，是指通過各種手段，獲取新知，并具備實踐新的行動的能力。當前形勢的發展瞬息萬變，秘書工作者只有不斷學習，才能適應形勢發展的需要。秘書工作者的學習能力主要有以下三方面要素構成：

1、是學的能力，主要是通過觀察、發現問題并解決問題、對話以及行動等方式，攫取信息，從而建構或重構知識的過程。

2、是“習”的能力，主要是根據習得的知識，主動行動、反復練習，應用知識，從而提高行動能力的過程。

3、是其他構成要素：包括學習的動機、態度、方法；特定學習環境；環境中的信息與知識等。

六、創新能力。

秘書的創新能力，是秘書工作者根據一定的目的，運用已有的知識，通過思維活動，產生新認識，創造新事物的能力。當前，新世紀新階段新任務給各級秘書工作者提出了新要求，秘書必須不斷創新工作方法與工作思路，才能更好地發揮作用。秘書工作者的創新能力主要有以下四個方面要素構成：

1、是洞察能力。是透過事物表面觀察事物本質的能力。

2、是想像能力。指在過去經驗和知識的基礎上通過思維產生新的形象或新的設想的能力。

3、是創新膽識。要敢創敢闖，又善于總結經驗。

4、是超前意識和務實態度。即具有把前瞻性與現實性、必要性與可能性有機結合起來的能力。

七、溝通能力。

秘書工作者的溝通能力，是通過一定的渠道，將信息發送給接受者，并尋求反饋以達到相互理解的能力。秘書工作本身就是橋梁和紐帶，起到聯系領導和基層工作的重要作用。

秘書工作者要善于和領導溝通，領會領導的意圖，又要善于和基層的干部群眾溝通，準確傳達黨和政府的政策、措施以及領導的意見，及時將基層的信息傳達到上級和領導那里，進行有效地溝通。

秘書工作者的溝通能力主要有以下三個要素構成：

1、是信息表達能力。能過會話、文字等方式向信息接受者表達的能力。

2、是理解他人的能力。在溝通過程中，認同、理解他人的一種能力。

3、是交往能力。善于營造良好的氛圍，掌握交往所需的規范的語文行為和儀表舉止，形成與他人和諧、平等、互助關系的能力。

八、決斷能力。

秘書工作者的決斷能力，是指按照最優化的要求，從若干準備實施的方案中選擇行動對策，能過實施以達到一定目標的能力。從一定程度上講，領導就是決策。秘書在其工作中，為領導決策提供服務，本身也涉及大量的決策問題。因此，秘書工作者必須不斷提高自身的決策水平與決斷能力。秘書工作者的決斷能力主要有以下四個方面要素構成：

1、是價值分析能力。明確價值主體、辨析價值取向、界定體現價值取向的導向標準的能力。

2、是態勢診斷能力。指對決策對象現實狀況評估的一種能力。

3、是科學預測能力。是以現實為中介、以過往發展軌跡為基礎、對未來發展的可能走勢與發展程度進行判斷的能力。

4、是制定對策能力。是應具備的目標選擇、對策分析、戰略選擇方面的能力。

九、應對突發事件的能力。

秘書工作者應對突發事件的能力，是預防和有效處理突發事件的能力。突發事件對各級政府和各級領導都是有害的沖擊，秘書應該成為這種沖擊的有效的緩沖，通過自己卓有成效的工作化解、緩解危機，給領導提供有效的參考意見。秘書工作者應對突發事件的能力主要有以下三個方面要素構成：

1、是有效掌握有關信息，及時捕捉帶有傾向性、潛在性問題，制定可行預案，爭取把問題解決在萌芽狀態的能力。

2、是面對突發事件時，保持頭腦清醒、對事件進行科學分析、敏銳把握事件潛在影響，密切掌握事態發展情況的能力。

3、是應對突發事件中的準確判斷、果斷行動能力和及時整合各種資源、有序應對突發事件的能力。

十、心理調適能力。

秘書工作者的心理調適能力，指利用一定的方法，通過特定的途徑，調節自己的心理，使之適應外在變化和環境、保持心理平衡、健康的能力。秘書工作具有工作強度大、責任大的特點，對秘書工作者的心理承受能力提出了特殊的要求。秘書工作者必須具備較強的心理調適能力，擺正自己的位置，調整好自己的心態，才能承擔高強度、高標準的秘書工作。

秘書工作者的心理調適能力主要有以下三個方面要素構成：

1、是保持心理正常張力，以適應現實工作環境、人際環境的能力。

2、是緩解、調節自己在處理日常事務、公共生活、社會交往行為中所產生的心理壓力和精神緊張狀態，獲得心理、保持心理健康的能力。

3、是在心理調適中選擇某種途徑和掌握、運用一定方法的能力。

結論

綜上所述，秘書工作者應該具備的全方面能力，不是一朝一夕就能完全具備的，需要廣大秘書工作者不斷學習、勇于實踐、善于總結經驗教訓，在工作中不斷提高。正所謂實踐出真知，根據馬克思哲學觀點，量變達到一定程度就會形成質變，前方是光明的，道路是曲折的，相信量的積累會形成質的飛躍，并時刻正確的分析自己，從而找到自身的不足，勇于面對自己，才會提高我們的綜合能力和素質，從而更好的發揮自己，實現自我的價值。當然我們也不能盲目的去學習，而是要有計劃有目地的去學習和規劃自己，做到踏踏實實的去認真學習，一步一個腳印的去爭取，同時聽取一些正確的客觀觀點和意見，不要太過主觀，我們的工作是一群人在一起戰斗，講求的是團隊合作，每個人有不同的工作職責，盡力做好本職工作，不要越界越權，一定要職責分明。我們要更加加強與他人溝通協作的能力，首先我們要真誠待人，其次要公平對人，不能把自己的情緒和個人的恩怨帶到工作上去，以禮和能力服人。

盡力以自己的能力打開一個好的新的并對企業有利的局面。

企業秘書必須利用自身優勢,發揮自身能力,以周密的思維、嚴細的作風、勤奮的狀態、淵博的學識、出色的才華,履行崗位職責,切實發揮聯系左右、協調內外、溝通上下的樞紐作用，為領導和企業輔助好,服務好,為企業奉獻青春和才華，在工作的同時實現自身的價值。在這期間要做到與時俱進，根據社會的不斷變化來調整自己的思想和理念，學會創新。

因為為創新是一個國家的靈魂，亦是一個企業的靈魂，尤其是在現代化日益成熟的今天，新的思想就是一個企業的動力和活力，也就是競爭力，一個創新的思想貫穿著一個企業，從基層員工至高層領導，因此我們要摒棄一成不變的腐朽思維，開創創新的思想和一意念。最后讓我們為企業的發展和民族的發展而努力奮斗，奉獻青春。

第三篇：秘書應具備哪些基本素養（定稿）

秘書應具備哪些基本素養？

在當代，秘書工作成為一項十分重要的工作。秘書人員要勝任工作，必須具備以下素養：

一、秘書的知識素養

秘書工作的綜合性要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面；秘書工作又具有自己的專業特點，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業知識。秘書應有四方面知識的縱橫結合：

（一）秘書應具備的基礎知識分為兩個方面：一方面是社會科學基礎知識，；另一方面是自然科學知識。高中文化程度是秘書人員應有知識的基本層次。

（二）秘書也要具備專業知識，即秘書人員都應具備的秘書業務知識。主要包括：公文和應用文寫作知識、文書制作和文書處理知識、檔案保管知識、辦公室管理知識、調查研究知識、會議組織知識、信訪工作知識、信息科學知識、行為科學知識和公共關系知識等。

（三）行業知識即秘書人員所在行業、系統的專業知識，如政府機關工作的必須具有行政管理知識。

（四）相關知識。這是秘書人員為適應時代的需要，學習相關知識可以使秘書人員從更廣闊的領域去從事秘書工作。相關知識包括：經濟學、法學、社會學、心理學等等。

二、秘書的能力素養

秘書工作的復雜性、多樣性、和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。主要是：

（一）寫作能力。具體指公文和事務應用文的寫作能力。秘書人員應具有語法、修辭、邏輯知識，應掌握大量的詞匯和不同的句式，應具有公文和應用文文體知識，應掌握常用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識轉化為寫作能力，同時要練書法，把字寫得端正、勻稱、流利。

（二）口頭表達能力。秘書應會說一口標準流利的普通話，口齒清晰，不緊不慢。語言要簡明扼要，有條有理，不要信口開河也不要沉默寡言。

（三）聽知能力。秘書要耐心傾聽和正確理解別人的發言，抓住重點后簡明扼要地復述。還要掌握方言、外語和民族語言。

（四）閱讀概括能力。秘書要善于閱讀，既要善于精讀，對經典逐字逐句研究；也要善于泛讀和快讀，概括濃縮。

（五）社交活動能力。秘書人員必須具備一定的社會活動能力，懂得各種場合的禮儀、禮節，善于待人接物以及處理復雜的人際關系。

（六）協調能力。秘書要善于發現機關與機關、部門與部門、機關與基層之間在工作上的矛盾或不平衡；要善于發現文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要善于發現領導與領導、干部與干部之間的誤解或不和，并及時加以溝通、協調。

（七）觀察分析能力。秘書在工作中要善于觀察，善于發現問題、分析問題、提出解決問題的方法。(八)應變能力。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力。

（九）使用先進辦公器械的能力。如：錄像機、照相機、打印機、復印機、網絡通訊設備等。

（十）預測能力。秘書人員應鍛煉自己的預測能力，這有助于進行主動服務和預防工作差錯。

三、秘書的理論修養和思想修養

(一)秘書人員必須認真學習和掌握馬克思主義的基本理論、學習中國革命史、學習毛澤東思想和鄧小平理論。更要熟悉和深入領會黨的各項基本政策和各種法規，主要包括：經濟改革政策、政治體制改革政策、開放政策、民族政策、宗教政策、統戰政策、外交政策等。

（二）秘書人員還必須具有良好的思想修養和工作作風。具體有：全心全意為人民服務，任勞任怨，不為名不為利；對黨和人民負責，敢于堅守原則，不盲目服從，在領導意志和黨的意志相抵觸之時，要秉承黨的意志，在集體利益、個人利益與國家利益、人民利益發生矛盾時，要服從國家利益、人民利益；密切聯系群眾，不能脫離群眾，要依靠群眾；謙虛謹慎，平等待人，不能狐假虎威，盛氣凌人；實事求是，擬寫文稿、引用材料、檢查工作、匯報情況都要實事求是，不能弄虛作假；踏實細致，耐心細致，一絲不茍；敏捷干練，講究時效，反應敏捷，辦事干凈利落，抓緊時間，講究效率；富于創造，勇于開拓，善于發現新問題，敢于進行改革，提高工作效率，勇于接受新工作，探索新的工作領域。

四、秘書的職業道德

秘書的職業道德包括：忠于職守，忠于國家利益、人民利益，忠于本機關本單位的政治利益和經濟利益，對工作一絲不茍，認真負責，恪守本分；嚴守機密，嚴守黨和國家機密，不泄露或出賣本單位的政治、經濟、軍事、科技情報，也不議論別人隱私；恪守信用，包括：約定會晤、安排會議、組織會議、收發函件、傳遞文件都要準時，如不能準時要及時匯報，不拖延或擅自改變，絕不輕易答應自己力所不能及的事；文明禮貌，舉止大方，談吐優雅，與人談話專心聆聽，不傲慢不阿諛做作；廉潔奉公，不以權謀私，不接受賄賂。

五、秘書的心理素養

（一）秘書人員應培養對自己職業的興趣，認真耐心地做好各種秘書工作，還要培養和發展職業外的興趣愛好以豐富知識、陶冶性情，提高素養。

（二）秘書人員還要努力強化自己的意志力。確定目的時要有自覺性，克服盲目性；在選擇、判斷是非正誤時的要有果斷性，克服沖動性；完成工作、執行任務中碰到挫折、困難時要有堅韌性，克服脆弱性；發現錯誤或走上危險道路時要能懸崖勒馬、改弦易轍，在工作順利、取得成績時不能得意忘形、忘乎所以，克服頑固性。

（三）秘書人員要善于保持積極樂觀平靜的情緒，防止并善于克服消極的、悲觀的、煩躁的情緒。

（四）秘書人員應培養和鍛煉自己的思維能力，使思維敏捷、縝密、合乎邏輯、，使思維具有深度、廣度和批判性，掌握辯證唯物論。

（五）秘書人員要增強自己的記憶能力，還要借助文字記錄、磁帶或軟盤來進行更好記錄，養成重要材料隨身記錄的習慣。

六、秘書的氣質、性格素養

秘書應有順從性、被動性的一面，也要有堅定性、靈活性、開拓性的一面。秘書人員要了解自己的氣質，要有意識地克服自己氣質特征的缺點，發揮其優點，要善于控制和調節自己的心理活動，培養自己完美的性格。

秘書人員要開朗，具有樂觀飽滿的情緒；要思維敏捷，對事物敏感，易于接受，善于分析，動作敏捷，做事干凈利落；要遇事細心，觀察細致，辦事穩當，待人穩重，臨危不懼，從容處理；要有百折不回、堅持到底的勇氣和毅力，任勞任怨，自信、自重、自愛；要幽默風趣；要培養和提高自制力。

七、秘書的心理調適素養

秘書人員要善于調適自己的心理，保持穩定、樂觀、健康的心態。秘書人員要調適心理可以博覽群書，開闊胸襟；培養廣泛興趣，豐富業余生活；善于反省，自我調適；傾訴、宣泄、調節情緒。

第四篇：秘書應具備哪些知識1

1.秘書應具備哪些知識？

一個合格秘書，應具備良好的知識素質。因為秘書工作是上連領導，下接基層的一個中轉站。對上要有交待，對下要有說服力，只有具備了全面的知識素質，完美的知識結構才不會在這崗位上出現漏洞，一個完美的秘書應具備淵博的基礎知識，精深的專業知識素質，實用的相關輔助知識素質。

（一）基礎知識

基礎知識是秘書知識結構中的根基部分。廣博、扎實的基礎知識，是一個人從事學習、工作的主要資本。基礎知識與人的工作能力、發展潛力有著密切的關系，它在人的學習、工作中起著“潤暢細無聲”的作用。基礎知識越充足，融會貫通的能力就越強，也越容易學會新知識，掌握新理論。因此，淵博的基礎知識這根“萬年樁”，對今后從事秘書工作十分重要。秘書的基礎知識包括以下幾類：

１政治哲學類

主要指哲學、政治經常學、邏輯學等知識。學習這些知識，目的在于使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論。這是培養德才兼備的秘書人員的需要，是秘書業務才能的靈魂。

２語言文學類

主要指現代漢語、文學、藝術、文章寫作等知識，重點是語言知識和基本寫作知識。另外，還應學習一些美學知識，樹立健康的審美觀點。同時還要學習一些心理學知識，了解人的心理活動特點，掌握人的心理活動規律，提高人際交往與公關能力。

３數學統計類

主要指高等數學、管理數學、統計學等知識，這定知識現代化管理培養新型秘書人員的需要。

４.歷史地理類

主要指中國近歷史、世界近代史、中國經濟地理、本地的近代歷史與地理知識。５法律知識類

主要指法學概論以及1985年以來的人大、國務院頒布的一系列法律規定，如經濟法基礎經濟合同法、專利法、中外合資經營企業法實施條例等。

（二）專業知識

精深的專業知識是秘書知識結構中具有職業特點的主要部分，是形成秘書專業特長的主要知識。沒有精深的專業知識，就不是專業秘書人員，也不可能做好秘書工作，秘書的專業知識主要包括以下內容：

１書學知識

秘書人員對秘書學要有較深的研究。秘書學不僅對秘書、秘書部門、秘書工作等一系列理論構建有較全面科學的論述，而且對秘書專業的實踐具有重要的指導作用。因此，秘書學知識就成為秘書專業知識中的核心部分。

２秘書寫作知識

秘書必須精通公文寫作和各類應用文體寫作，其寫作知識同秘書學一樣，是秘書專業特長的標志，是從事秘書工作的重要技能。3.文書檔案知識

文書檔案工作是秘書工作的重要組成部分，秘書人員必須熟練準確地掌握運用這項工作的有關知識。要在文書檔案管理的綜合分析、開發利用上下功夫，以便更好地為領導者和群眾提供各類有價值的信息資料。

2.你在市人民政府辦公室工作，本市的友好城市日本長崎市將派代表團來本市做友好訪問。市長辦公會議決定由市府辦公室組成一小組負責本次的接待工作，如果讓你接任這個接待小組的組長，你將如何籌辦本次接待工作？

通常分三個階段：一是準備階段，二是實施階段，三是收尾階段。一般應做好以下工作：

1、了解情況。當受領任務后，首先弄清對方的人數、職務、乘座車種（車次）、到達時間、活動意圖、可能停留的時間及我方領導在接待方面的意圖和要求，視情協調管理部門安排好食宿。

2、搞好迎接。事先在來人預定到達的車站、碼頭、機場等候，對帶車來的、職務比較高、路線不熟悉的，建議在明顯的路口、標志物或開闊地等候。客人安排就緒后，要及時向單位首長報告，雙方領導接觸時，要向對方介紹我方領導的身份。

3、安排活動。及時通知所到單位做好相應準備。對上級領導臨時改變活動方式和工作安排的，處置要靈活，并及時報告領導。

4、組織送行。提前了解客人返程的時間、預訂好車票（機票、船票），預先準備好車輛，通知我方領導送行。如到下一個單位活動，要及時通知客人所去單位按時迎接。

（三）、做好接待工作需注意的幾個問題

無論什么樣的接待，都應堅持做到：熱情、周到、樸實、勤儉。

一要思想端正。有的同志認為接待工作是管理部門的事，即使受領了任務，也是抱著應付的態度去做，缺乏主動性，工作不細致、考慮不周密，工作標準不高。要認識到搞好接待不是簡單的迎來送往，是工作作風的體現；還有的同志認為接待工作是服務性的工作、侍候人的工作，因此產生低人一等的想法，認識不到接待的過程也是學習交流、促進工作、增進感情的過程。

二要熱情周到。不管接待對象從哪里來、來干什么、職務大小、有無權勢，都要一視同仁，笑臉相迎，歡顏相送，使人人乘興而來，滿意而去。絕不能分出三六九等，看人下菜。要做到“三細”：住宿安排要細心，陪同活動要細心，迎來送往要細心。

三要吃苦耐勞。搞接待是一個苦差事，人家休息自己忙，遇到一些矛盾和棘手問題，往往很難處理，稍有疏忽可能還要受埋怨、挨批評。這就要求我們能吃得下苦，能吞得下怨，有時忙的時候，一幫接一幫，常常是前面的走了，后面來，不能有厭煩，“一米七的個子，一米六的臉”，很難看，出了力不討好，陪了夫人又折兵。

3.公司準備召開一次科技成果匯報會，參加會議的有各分公司主管科技工作的負責人以及科技人員，約30人，會期3天，請草擬一份會議方案。

第五篇：創業者應具備的財務基本知識

創業者應具備的基本商業知識和財務知識

銷售精英必須懂得的財務知識

一、常見支付、結算手段

國內常見的支付、結算手段有以下幾種：

匯票：包括銀行匯票和商業匯票(商業匯票又包括銀行承兌匯票、商業承兌匯票)。

銀行本票：包括定額銀行本票、不定額銀行本票。

支票：包括現金支票、轉帳支票、普通支票。

匯兌：包括電匯、信匯兩種。

委托收款：包括異地委托收款、同地委托收款。

信用證

1、銀行匯票

這是由出票銀行簽發，是銀行見票時按實際結算金額無條件支付給收款人或持票人的票據，單位和個人的各種款項結算均可借助于銀行匯票。銀行匯票可用于轉帳，注明“現金”字樣的銀行匯票也可以用于支取現金。銀行匯票主要有以下幾個特點:

無起點金額。無地域限制。企業和個人均可申請。

收付款人均為個人時可申請現金銀行匯票。有效期一般為1個月。現金銀行匯票可以掛失。

見票即付。在票據有效期內可以退票。

2、銀行本票

這是由銀行簽發的、承諾自己在見票時無條件支付指定金額給收款人或持票人的票據，單位和個人在同一票據交換區域需支取各種款項時均可使用銀行本票。銀行本票主要有以下幾個特點：不定額銀行本票無起點金額限制。銀行本票一律記名。

收付款人為個人可申請的現金銀行本票，現金銀行本票可委托人向出票行提示付款。

銀行本票見票即付。銀行本票付款期限一般不2個月。

3、支票

這是由出票人簽發的、委托辦理支票存款業務的銀行見票時無條件支付指定金額給收款人或持票人的票據，單位和個人在同城的款項結算均可使用支票，支票出票人為在中國人民銀行當地分行批準辦理業務的銀行機構開立可以使用支票的存款帳戶單位和個人。支票主要具有以下幾個特點：

無起點金額限制。可支取現金或用于轉帳。

有效期為10天(從簽發之日起計算，到期日為節假日時順延).可以掛失。

4、匯兌

這是匯款人委托銀行將款項支付給收款人的一種結算方式，單位和個人的各種款項結算均可使用這種結算方式。匯兌業務主要具有以下幾個特點：

匯兌分電匯、信匯兩種，由匯款人選擇使用。匯兌不受金額起點限制。

5、委托收款

這是收款人委托銀行向付款人收取款項的一種結算方式，單位和個人憑承兌商業匯票、債券、存單等付款人債務證明辦理款項結算均可使用委托收款的結算方式。委托收款業務主要具有以下幾個特點：

無起點金額限制。同城、異地均可辦理。有郵寄和電劃兩種收款方式供收款人選用。

6、信用證

這是指開證行依照申請人的申請開出的、憑符合信用條款單據支付的付款承諾，國內信用證是由銀行提供擔保的國內企業之間商品交易結算工具。

（一）合法開業知識

1、有關私營及合伙企業、有限公司的法律法規

2、怎樣進行驗資

3、怎樣申請開業登記

4、哪些行業不允許私營

5、哪些行業的經營須辦理有關行業管理手續

6、怎樣辦理稅務登記

7、納稅申報有哪些規定和程序

8、如何領購和使用發票

9、銀行開戶程序和有關結算規定

10、成為一般納稅人有哪些條件

11、你應該交哪些稅費，如何交納

12、怎樣獲得稅收減征免征待遇

13、怎樣進行帳務票證管理

14、國家對偷漏稅等違反行為有哪些制裁措施

15、增值稅率及計征方法

16、工商管理部門怎樣進行經濟檢查

17、行業管理部門如何進行行業管理和檢查

（二）營銷知識

1、市場預測與調查知識

2、消費心理、特點和特征知識

3、定價知識和策略

4、產品知識

5、銷售渠道和方式知識

6、營銷管理知識

（三）貨物知識

1、批發、零售知識

2、貨物種類、質量和有關計量知識

3、貨物運輸知識

4、貨物保管貯存知識

5、真假貨物識別知識

（四）及財務知識

1、貨幣金融知識

2、信用及資金籌措知識

3、資金核算及記帳知識

4、證券、信托及投資知識

5、財務會計基本知識

6、外匯知識

（五）服務行業知識

1、服務行業管理的法律法規

2、各專業服務行業的行業規則、業務知識

（六）經濟法常識

（七）勞動用工及社會保障知識

（八）公關及交際基本知識對自謀職業者來說，上述知識不需要全部都掌握，只需掌握與你選擇的掙錢方法有關的知識，各取所需，學以致用。

上述知識的取得，可以通過專業培訓，就業指導咨詢，廣播電視媒體講座，自學或向別人請教等多種方式獲得。可以邊干邊學，邊學邊干，帶著問題學，學以致用，逐漸了解和掌握。

“合法經營、勞動致富”是每一個自謀生路人員應該確立的基本觀念。