第一篇：秘書與公文寫作筆記整理

秘書與公文寫作 第一章 事業單位概況

一、事業單位概述

1、事業單位的定義與基本特征

（1）定義：事業單位，是指國家以社會公益為目的的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。（《事業單位登記管理暫行條例》國務院第252、411號令）

（2）功能特征：公益性；服務性（最基本、最鮮明）；知識密集性；公立公有性（3）事業單位的活動特征（與其他黨政機關、其他單位的區別）三大活動特征：

①設立目的：設立事業單位是為了向社會提供某方面的公共服務。

②履行職責：事業單位的職責是為國民經濟和社會各方面提供服務，包括改善社會生產條件，增進社會福利，滿足廣大人民群眾的物質文化生活需要，等等。

③運行方式：事業單位的運行是通過向社會提供服務，以加快國民經濟和社會發展，從而有進一步促進事業單位的發展。事業單位的運行成果主要體提供非物質形態產品之上，但提供非物質形態產品的單位不一定就是事業單位。與行政單位的區別：

（1）內涵不同——行政單位是國家機關，而事業單位是社會服務組織。

（2）擔負的職責不同——行政單位是負責對國家各項行政事務進行組織、管理和指揮；而事業單位是為了社會的公益目的從事教育、文化、衛生、科技等活動。

（3）編制和工資待遇的來源不同——行政單位使用行政編制、由國家行政經費負擔。事業單位使用事業編制，由國家事業經費負擔。事業單位有全額撥款的，有部分撥款的，還有事業單位企業化管理的。行政單位人員的工資按《公務員法》由國家負擔，而事業單位則根據不同的管理模式實行不同的待遇。

二、事業單位改革

1、事業單位的現狀及存在問題

2、存在的問題（1）資源配置非社會化（2）編制缺乏法制化、科學化（3）管理體制行政化、所有制單一（4）人事制度一統化、分配平均化

3、事業單位改革的目標、主要任務

（1）目標：基本優先；服務公平；區域均衡；門類齊全（2）主要任務：總體上：建立一套完善的管理運作機制 第一，服務體系健全；第二，公益目標明確；第三，投入機制合理；第四，監督制度完善；第五，治理結構規范；第六，微觀運行高效。

4、事業單位改革的內容

（1）分類推進事業單位的改革機構

分為三類：管理類：原則上納入行政機構序列進行管理； 公益類：按照精簡、統一、效能的原則，合理布局結構； 經管類：逐漸轉為企業。

（2）深化事業單位的人事改革制度

①領導人員的選拔任用制度改革。由原來的單一的委任制向多種用人制度（委任制、聘任制：主要的、基本的用人制度、選任制、考任制）轉變 ②除公益類事業單位外，其他都實行聘任制

③除涉密單位和政策性安置人員外，其他所有事業單位人員一律向社會公開招聘

④逐步實現單個轉變：由身份管理向崗位管理的轉變；由行政依附關系向等級人事主體關系轉變；由國家用人向單位用人轉變

二、事業單位的崗位設置和考核

1、總原則：科學設崗、按需設崗、找崗聘用、競聘上崗、擇優聘用

2、設置類別：管理崗位；專業技術崗位；工勤技能崗位

3、崗位設置等級：（1）管理崗位。管理崗位分為10個等級，即一至十級職員崗位。根據人事部的規定，事業單位現行的部級正職、部級副職、廳級正職、廳級副職、處級正職、處級副職、科級正職、科級副職、科員、辦事員依次分別對應管理崗位一到十級職員崗位。（2）專業技術崗位：專業技術崗位分為13個等級，包括高級崗位、中級崗位、初級崗位。高級崗位分為7個等級，由高到低分為一至七級，其中正高級崗位包括一至四級，副高級崗位包括五至七級；中級崗位分為3個等級，由高到低分為八至十級；初級崗位分為3個等級，由高到低分為十一至十三級，其中十三級是員級崗位。

（3）工勤技能崗位：工勤技能崗位包括技術工崗位和普通工崗位，其中技術工崗位分為5個等級，即一至五級。人事部公布的《事業單位崗位設置管理試行辦法》的實施意見規定，事業單位中的高級技師、技師、高級工、中級工、初級工，依次分別對應一至五級工勤技能崗位。普通工崗位不分等級。

4、事業單位工作人員的考核（1）考核的內容：德、能、勤、績

（2）考核的等級標準：四級：優秀、合格、基本合格、不合格

（3）考核的方法、程序：①方法：三結合：領導和群眾相結合；平時與定期相結合；定性與定量相結合 第二章 秘書寫作概論

一、秘書寫作的特點

1、概念：通用公文；實用文體

2、秘書寫作的特點：是職責寫作；是被動的寫作；是集體寫作：①寫作動機來自于集體②寫作內容是集體的③寫作過程——起草、修改、定稿敬多人參與；是法定寫作；是模式化寫作

二、秘書寫作的種類

三、秘書寫作的要求

1、注重實踐性；

2、認識長期性；

3、把握綜合性：文章綜合性、知識綜合性、素養綜合性；

四、秘書應具備的素質

1、良好的思想政治素養，堅定的政治立場

2、政策理論水平

3、專業知識

4、知識結構

5、嚴謹的工作作風 第三章 行政公文概述

一、行政公文概述

1、公文概念——“公”，指公務；“文”，指文書。公文是公務文書的簡稱。我們現在所說的公文，泛指各機關、團體、組織及企事業單位按有關規定制成的用于公務活動的程式性文書。（1）共產黨的公文（中國共產黨機關公文）計有14個文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要；

（2）人大機關的公文（國家權力機關的公文）計有14個文種：公告、決議、決定；法、條例、規則、實施辦法；議案；建議、批評意見；請示、批復、報告、通知、通報、函、意見、會議紀要

（3）部隊公文（中國人民解放軍機關公文）計有11個文種：軍事命令；通令；指示；通知；通報；請示；報告；計劃；批復；公函；布告

2、行政公文的概念：行政機關的公務文書（法定效力、規范體式）

3、行政公文的特點：權威性；規范性；程序性；實效性

4、行政公文的分類政府機關的公文（國家行政機關公文）計有13個文種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要 從行文方向分，可分為：上行文；下行文；平行文 按緊急程度分：特急件；急件；常規件 按密級分：絕密；機密；秘密；普通；公布

二、行政公文的行文規則

1、上行文（下級機關單位主送上級機關單位的公文）的行文規則（1）按隸屬關系，逐級行上，一般不得越級

（2）“請示”應一文一事，只寫一個主送機關，其他機關用抄送形式（3）“報告”中不得夾帶請示事項

（4）下級政府機關不得向上級機關負責人送“請示”“報告”“意見”等（5）受雙層領導的，寫明主送機關和抄送機關

（6）“意見”用于上行文的，要按“請示”性的公文的程序要求辦理

2、下行文（上級機關單位主送下級機關單位的公文）的行文規則（1）政府各部門之間，政府的某一部門與下一級政府之間不得用下行文

（2）政府部門之間對有關問題未經協商一致，不得擅自各自向下行文（如果向下行文，上級部門應責令撤銷）

（3）向下級機關或系統內發的重要公文，應同時向直接上級機關抄送一份（4）上級機關向下級機關行文，必須向其受雙重領導的與上級抄送一份

（5）“意見”作為下行文時，文中有明確要求的下級機關應遵照執行，無明確要求的，應參照執行

3、平行文（發文機關單位主送平級機關單位或不相隸屬機關單位的公文）的行文規則（1）“函”與其他公文一樣，同樣具有制發機關權限決定的法定效力（2）“意見”作為平行文，提出的意見僅供對方參考

4、聯合行文規則——同級別

（1）同級政府、同級政府部門、上級政府部門與下級政府，可聯合行文（2）政府與同級的黨委、軍隊、機關可聯合行文（3）同級黨、政等部門之間可聯合行文

（4）政府與同級的人民團體、事業單位可聯合行文

三、行政公文的處理

1、公文處理的概念、原則、要求

（1）概念：指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等（2）原則：實事求是；精簡；高效（3）要求：及時；準確；安全（保密）

2、行政公文的辦理（1）發文辦理

①草擬。注意六點：符合國家法律法規；情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清晰，直述不曲，字詞規范，標點正確，力求精簡；公文的文種恰當；擬定緊急公文，應體現緊急原因，根據需要確定緊急程度；人名、地名、數字、引文正確；結構層次敘述正確 ②審核。是否需要行文；行文是否恰當；是否符合法規

③簽發。以單位制發的上行文，由主要負責人簽發；下行文或平行文由負責人或負責人制定的其他負責人簽發

④復核。簽發手續；附件材料；格式 ⑤發印（印刷）⑥用印

⑦登記。發文序號、日期、發文機關、文件標題、發文字號、密級、緊急程度、附件、份數、擬稿、虛擬稿 ⑧分發（2）收文辦理 ①簽收

②登記。收文日期、來文機關、發文字號、標題、密級、緊急程度、份數 ③審核。是否應由本機關辦理；是否符合法規；行文的格式規則是否恰當 ④擬辦。對上級來文提出擬辦的意見 ⑤批辦。負責人對來文作出批示 ⑥承辦。核心環節。管轄部門具體辦理 ⑦催辦（3）公文歸檔（4）公文管理

①國務院《辦法》規定公文由文秘部門或文秘專職人員統一收發、審核、用印、歸檔、銷毀 ②文秘部門應建立健全本機關

③上級機關公文，除絕密級和注明不得翻印的，其他的經負責人批準，可以翻印，注明翻印機關、份數、日期

④公開發布的要文，須經發文機關批準

⑤公文復印件作為正式公文使用時，應加蓋復印機關的證明章 ⑥公文被撤銷、廢止、視作自廢止之日起不產生效力

⑦不具備歸檔和存藏價值的公文，經鑒別并經辦公廳的批準，可以銷毀

⑧銷毀密級公文，應到指定場所由2人以上監銷，保證不丟失，不漏銷，其中絕密公文應登記

⑨機關合并時，公文合并管理；機關撤銷時，公文應移交檔案部門

四、行政公文的格式

1、用紙、排版、印裝、要求

（1）用紙：采用國際標準A4紙型（210mm*297mm）

頁邊與版心尺寸：天頭（上白邊）：37mm±1mm；訂口（左白邊）：28mm±1mm 版心尺寸：156mm*225mm（2）排版：正文：3號仿宋體，每頁22行，每行28字（3）印刷：應兩面印，頁碼套正，墨色達標，均勻，字面不花，無劃斷

2、行政公文各要素的標準規則（眉首、主體、版記）（1）眉首：①公文份數序號 例: 0000001 ②秘密等級和保密期限 例：絕密★1年 ③緊急程度 例: 特急 急件 ④發文機關標識 例: 中共中央文件

⑤發文字號：由發文機關代字、年份、序號三部分組成。例: 中發〔2004〕1號 ⑥簽發人（其中第1、2、3、6這四項是選擇項）

(2)主體，七個要素①公文標題：發文機關名稱+事由+文種，例：國務院關于??的通知 ②主送機關

③公文正文，一般區分為開頭、主文、結語三部分。

④附件說明 例： 附件：1.××××××××× 2.××××××××× ⑤成文日期 例: 二○○四年二月十四日 ⑥公文生效標識（即印章）

⑦附注 例：（此件發至縣、團級，傳達至全體黨員）

3、各要素的標識規則

（1）眉首（2）主體（3）版記——主題詞（①《國務院主題詞表》②最多不超過五個③順序：類別詞、類屬詞、文件）、抄送機關、印發機關、日期

五、行政公文的常用語（模式化用語）

1、起首語：為、為了、根據、按照、遵照、依據、建議、關于、由于、目前、當前、茲、茲有、茲將、茲介紹、茲派等

2、銜接語：根據?決定、根據?將通告如下、為了?現決定、為此、現就?情況如下、現將?報告如下、經?批準（同意）、現就有關事項通知如下、現就?提出如下意見、擬采取如下措施、經?研究答復如下、以上各點、綜上所述、由此可見、總而言之

3、引述語：悉，收悉，電悉，文悉，破悉，欣悉

4、批轉語：批示，批閱，審批，批轉，轉發，印發

5、稱謂語：我（部、局、校?），貴（部?），你（局?），本（部?），該（局?）

6、經辦語：經，業經，未經，擬，擬定，施行，實行，試行，可行，執行，參照執行，貫徹執行，審定，審議，審發，審核，會議討論，會議聽取，會議認為，會議指出

7、表態語：不同意，原則同意，同意，擬同意，不行，可辦，可行，照辦，批準，原則批準

8、結束語：上行——請批示；如無不妥，請批示各地執行；是否，請批復；特此報告；以上報告；請審閱；請指示

平行——特此函達；請予研究復函；專此函達，盼復；不知尊意如何，盼函告；專此函復 下行——此復；特此專復；特此公告；特此通告；特此通報；情（望）遵照執行

六、行政公文的結構

1、標題：（1）三元素標題：發文機關+事由+文種（2）兩元素標題：事由+文種

（3）四元素標題：發文機關+表態用語+原發文機關+事由+文種，（4）五元素標題：發文機關+表態用語+原發文機關+事由+文種，地方政府用得多 原則：（1）標題中不許有標點符號，除法規、規章外

（2）字數多可分行，分行時注意詞或詞組要完整，不要硬性拆開，無論單行還是多行，都要居中排列

2、主送機關：”主送機關“位于標題左下方，頂格，后邊用冒號，黑字體

3、正文

（1）發文緣由：寫發文的目的、意義、根據或背景（2）事項：公文的核心內容。格式：一段式或條款式

（3）結尾：①專用屬語，如“妥否，請批示”“特此回復”（多用上行文）②提出希望，如“望遵照執行”（多用下行文）③規定實施日期，如“本公告自公布之日起實行” ④禿尾

4、附件：不是所有公文都要求有附件，有附件的有兩種情況（1）補充說明正件中的內容的材料，如：報表、照片、典型材料（2）補充正件主要內容的，如“要轉發的文件，隨文發布的法規等

5、落款：即印章

6、成文日期：位于印章下方

7、附注：如：傳達范圍，引文出處，名詞解釋

《辦法》對”請示“有特殊要求，文末必須有附注，在圓括號內寫明聯系人的姓名、電話 第四章 常用行政公文的寫作

一、通知

（一）通知的概念：下行文或平行文（不能上行文）

（二）通知的特點：適用范圍廣、使用頻率高、很強的時效性、發布形式的靈活性

（三）通知的種類：批轉通知：對下級機關的公文；轉發通知：對上級來文的處理；傳達通知：對本機關的事物，包括印發通知，事項通知，會議通知；任免通知

（四）通知的適用范圍（通知的作用）1．批轉下級機關的公文。

2．轉發上級機關和不相隸屬機關的公文。3．傳達要求下級機關辦理或者執行的事項。4．傳達需要有關單位周知的事項。

5．發布本機關、單位制定的規章制度，印發本機關單位的有關文件。6．公布任免事項。

（五）通知的結構，由五部分組成：標題、主送機關、成文、落款、日期

1、標題（1）三要素組成：發文機關+事由+文種，如國務院關于?的通知（2）兩要素組成：事由+文種（落款上加蓋發文機關的章）（3）四要素組成：轉送通知

2、主送機關，一般為下級機關，不能免寫

（1）主送機關單一或不超過三個時，應直接寫名稱或依序排列

（2）主送機關超過三個時，用抽象概括的寫法，并用逗號、頓號區分類別。例如：各省、市、自治區黨委，各大軍區，國務院各部委黨組

3、正文，“一般由發文緣由+通知事項+結尾”構成（1）發文緣由

（2）通知事項——主體部分

（3）結尾：提出要求，希望；習慣用語,“特此通知”“請遵照執行”等；其他說明；沒有結尾（禿尾）

4、附件（“附件”兩字在下一頁開頭頂格寫黑體字）

5、落款（右下方，單位在上，日期在下）

（六）通知的具體寫法

1、批轉通知的寫法

正文格式：批語+轉發語，常用“現將?批轉給你們，請參照執行”

2、轉發通知：“轉述批語+轉發語”）意義、執行要求，常用“現將?印發給你們，情?”

3、傳達通知

（1）印發通知，正文結構：發文緣由+印發語，常用“現將?印發給你們，情?”（2）事項通知，“發文緣由+通知事項+結尾” ①發文緣由——意義、根據、背景等

②通知事項——a、指示性——政策性、權威性、原則性 b、周知性——具體明確，層次清晰 ③結尾——提出希望、要求或慣用語或禿尾（3）會議通知“發文緣由+通知事項+結尾” ①發文緣由——召開會議的意義、根據、背景等

②通知事項——包括：開會的目的，議題（專題），與會人員，會議名稱，地點，會期，報到時間，與會者應做的準備工作，食宿費用，籌備單位，聯系方式 ③結尾

第二篇：秘書公文寫作筆記（定稿）

秘書公文寫作筆記

緒論：

一、如何提高秘書的寫作能力？ 聽：領導講話、領導工作思路、經驗、具體要求；各部門工作進展情況，各問題的出現· 2 記：記錄聽到的，以及學習內容，隨手記錄 讀：報刊報紙，了解國家方針政策，領導講話文件 4 寫：寫、練公文

二、注重改進和提高寫作能力的方法 漸進法：從小文章寫起，由簡到繁、由出道精、由少到多 2 綜合法：各種不同的工作的了解 旁觀法：領導不滿意的文章，放置一兩天再來寫 4 討論法：和領導、同事討論 珍藏法：將刊物、文件上的公文收藏學習6 精簡法：從文字上下工夫，不斷簡練

三、注重養成良好的寫作習慣 1 多寫： 2 勤思： 善易：善于變換角度和位置，揣摩領導意圖，替代思考 4 樂創：有創新意識，筆刀文成，耳目一新 第一章 秘書寫作概論 第一節 秘書寫作的概念

一、秘書寫作的概念：秘書寫作時指秘書崗位從業人員根據工作需要，在自己的職責范圍內撰寫各類公文及其他實用文書的寫作行為

二、秘書寫作的特征： 職業寫作：不是秘書自發行為，而是領導賦予的工作，體現領導意圖，是代表領導機關的行為 功利寫作：實用，直言要做什么 3 受命寫作： 定向寫作：針對工作要求、群體特點組織內容語言等 規范寫作：邏輯性強，格式規范，具有程式化特征，制約主觀隨意性，體現專業性 第二節 秘書寫作的主體

一、秘書寫作主體的界定：

主體是有認識和實踐能力的人，是實踐活動和認識活動的承擔者 客體是指主體以外的客觀事物，是主體認識和實踐的對象 秘書主體包括：職業秘書，兼職秘書和領導人

二、秘書寫作主體的內涵

（一）寫作主體的角色定位：角色隨著社會關系的變化而變化，角色理論的中心概念是角色扮演（是指個體根據自己所處的特點位置，按照角色期待進行的一系列活動）

角色扮演的具體過程：

（1）第一階段是角色定位：定位過高，過低或者是角色錯位

（2）第二個階段是角色領悟：領悟程度越深，與社會期望的差距越小，角色扮演的效果就越好

（3）第三個階段時角色學習：了解角色的硬件（義務、權利、行為規范），培養角色的軟件（態度、情感、知覺）（4）第四個階是角色實踐：按照自己的角色定位和角色期望創造角色（5）第五個階段是角色評價 秘書的角色定位： 參謀角色：決策層的非決策者 助理角色：最為核心的角色，秘書協助領導完成工作，是最基礎的，最常見的角色 3 服務角色：以服務領導為主，也要服務大眾 聯絡角色：處理協調各種關系，為單位發展創造一種良好的環境

寫作角度來講：“三位一體”的虛擬領導主體

“三位一體”是指秘書寫作過程中，集國家、立意（體現領導的想法、自己的特點）表達主體為一體，其中國家、立意主體是統治和管理的需要，參與制作，表達主體是控制文章的過程，特征是：主體的復雜性和多樣性

（二）寫作主體的雙向轉化 立意主體與表達主體的雙向轉化。立意主體為領導，表達主體為本人，在寫時需站在領導角度，以領導的身份進行立意和行文 職業人格智慧與個體生存人格智慧的雙向磨合：要領會領導的喜好、品味等，（三）寫作過程的沖突破解

秘書寫作不是個體的寫作行為，而是群體的共同創造，寫什么——怎么寫

具體的臨床寫作中，秘書會遇到創造個性與群體要求的沖突，他授性局限者寫作者思想認識的深刻性和情感體驗的廣闊性 規范性導致了其形式美感的千篇一律(四)秘書寫作主體的功能特征

（一）認知功能特征：

立意主體的需要屬于功能性需要 表達主體的需要屬于功利性需要

（二）情感的功能特征：實用文體寫作普遍理論認為公文寫作不需要或應該拒絕情感

（三）道德功能特征：在具體的臨安寫作中，自始至終貫穿著寫作主體的道德傾向，和道德評價

第三節 秘書寫作的客體 一 秘書寫作客體的界定

只有那些與寫作主體的創作心理相對應的進入寫作者的視野，流淌在寫作者的筆端，用文字符號表達出的對象，才能稱之為寫作客體

寫作客體主要有四種類型：對象化的自然世界、群體化的社會生活、個體化的人生狀態、外在化的精神產品

二、寫作客體的特征

相對穩定性、具體多變性、真實可靠性 第二章 秘書寫作的一般過程 第一節 寫作準備

一 實現動機轉化：秘書寫作主體要有意識地將被動性動機轉化為主動性動機 二 明確行為目的：對行文目的的領會要清楚、深刻、全面、準確 三 確定公文主題：主題先行，單一鮮明

四 收集研究材料：秘書掌握材料的多少和熟練程度，決定公文信息量的大小，也決定著公文的深度和質量

資料分為三類：依據類、佐證類、輔助類 五 選擇行文文種：根據行文目的以及行文關系來選用文種 第二節 撰擬公文 一 構思篇章結構：

第一步：設情以位體——確定主題，安排結構 第二步：酌事以取類——甄別材料，安排位置 第三步：措辭以舉要——提煉文字，列出提綱

構思階段所要完成四大任務：一是統籌內容、二是聯線收尾、三是關聯左右、四是取舍素材 常用的公文結構形式以及構思方法： 并列式：主題，側面。歸納法 遞進式：由淺到深。剝繭法 總分式：總結，分析。演繹法 構思的注意事項：

一是通觀全局：明確行為目的才能立足現實，成竹在胸 二是開闊思路：創造力

三是注意剪裁：不必要的意思想法，不明確不典型的材料 二 擬定寫作提綱

（一）寫作提綱的用途：

用于征求立意主體的意見，避免寫作成果偏離立意主體的發文意圖用于思路的條理化和合理安排的材料

（二）寫作提綱的內容：一般包括初擬標題，主要思想觀點以及主要事項，重點章節的布局以及主要內容，段落層次的大體安排，開頭結尾的方式以及需要過度以及照應的地方

（三）寫作提綱的詳略：取決于文稿的長短、重要程度，寫作主體的熟悉程度以及寫作習慣 三 起草撰寫成文

初稿的撰寫順利與否，決定了完成既定任務的效率和質量 首先使自己盡快進入寫作狀態，其次力爭達到嚴、準、精、快 嚴：保持政治上的嚴肅性，和政策上的嚴密性 準：內容準確，體式規范

精：文字精煉，言簡意賅，條理清楚，邏輯嚴密 快：思路順暢，盡快脫稿 第三節 審改定稿 一 審核修改的重要性

審核修改是文章草擬完成之后的精加工，是寫作主體不斷深化認識，不斷完善表達的過程 從寫作規律來看，草擬的文章必須修改

從寫作實踐來看，古今中外的文章精品大多得力于修改 二 審核修改能力的培養和鍛煉

對文稿的審核修改是寫作能力的一個重要組成部分，被稱為“改動工夫”主體明確，材料恰當，機構合理，語言準確規范 需從三個方面不斷培養和鍛煉： 一是培養自己的鑒賞識別能力，二是掌握更多的知識和信息，收集資料，平時積累 三是在實踐中鍛煉和強化審核修改能力 三 修改文稿的方式 1 自己改：時間比較緊急的文稿，一般采取朗讀的方式，時間較寬裕的采取冷卻處理的方法，也可采用推敲斟酌法 2 請別人改，云山蒼蒼，江水泱泱，先生之風，山高水長 3 集體討論修改

第三章 秘書寫作的思維和語言

第一節 秘書寫作主體的思維特點：被動性和規約性 第二節 秘書寫作的思維方式：

一 目的性思維：首先體現為審時度勢的思維取向，把握公文所產生的原因背景功能目的措施，其次體現為遵命運思的傾向

二 對象化思維：圍繞作者想要處理的那一件事

三 模式化思維：公文寫作也要求有獨到的見解，但并不刻意求新求異；公文寫作只用敘述、議論、說明三種方式

四 替代思維：站在他人的立場，設身處地替他人思考的一種思維方式，與代言作者身份密切相關，是一種被動的限制的組織性的思維

五邏輯思維：是人在認識過程中借助于概念、判斷、推理反映現實的思維方式 概念的準確性：概念的思維形式是語氣詞

判斷的準確性：對事物要有準確的判斷，判斷的思維形式是句子 大量運用推理：必須是真的，符合現實的，推理方式必須正確 第三節 秘書寫作語言運用

一 秘書寫作語言的特點：公文語言與其他各類文章語體相比，風格迥異，個性鮮明 二 秘書寫作語言運用的要求：

（一）準確

秘書寫作符合事物本來面貌的語言，就是準確地語言，準確即言實相符，不悖事理，用詞準確恰當，表意明確周密；公文所用語言要十分講求措辭和用理得妥帖，十分注意詞語多反映的概念在概念和外延的準確度。如何做到公文語言的準確性呢？ 1 措辭恰當： 一，詞無歧義 二，言不費解

三，仔細辨析同義詞和近義詞，弄清其詞義范圍大小，程度深淺和分量輕重，根據表達需要，選用最恰當的。2 慎用文學語言 恰當的使用模糊語言，利用模糊詞和公文表達的專用語

模糊詞：①表時間的：最近、近來、當前、過去、往日、長期、初期等沒有標明明確的時間段

表范圍：個別、有些、大多數、少數、有關、局部、一部分 表程度：巨大、重大、特大、一定、稍微、差不多、充分、足夠 表頻率：經常、不斷、往、多久、仿佛、一再 表數量：一伙、一系列、多次、屢次、表趨向：繼續、持續、增長、減少、減輕、強化等

（二）準確：

語言簡練就是簡明扼要，言簡意賅，力求以較少的文字表達較豐富的內容，做到以少勝多，以簡代繁、言簡意賅，文約而意簡（精簡字數，注意選用通俗易懂的語言）1 使用套語，8種 適當使用約定俗成的規范化語言 3 盡可能使用短語 4 適當使用一些文言用語“來函收悉” 5 反復錘煉語言

（三）平實

在語言運用上，提倡質樸無華，開門見山，平易自然，通俗易懂（感情樸實、用詞樸素）使用限制性詞語，少用修飾性的定語和狀語 第四章 秘書寫作規律

規律是事物之間的本質的聯系 一 主體客體統一規律

（一）主體的主觀認識與客體的客觀實際統一

（二）主體的寫作動機與現實的實戰需要統一

（三）主體提升的政策措施與具體的工作環境統一 二 被動主動轉換規律

動機轉化（秘書寫作動機都來自外部，由外部需要轉化為內部需要）行為轉化（自己主動加強自身修養）第五章 秘書人員的修煉

一 講政治、明事理：高度的政治責任感，完善制度保障建立機制

二．常留心，勤學習：學習理論掌握思想武器；學習政治，掌握政府動向；學習業務，掌握單位業務

三 善于思考，能創新：一總覽全局，二換位思考，三努力創新 四 多練習，熟能生巧 中篇 法定公文寫作訓練 第一章 法定公文概述 第一節 公文及其發展歷程 一 公文的概念及分類

公文：及公務文書的簡稱，是人類社會實踐活動的產物，從某種意義上來說，人類社會的燦爛文明歷史就是憑借那些卷帙浩繁的不同形式的文書記載而傳之于世的。

人類社會某一族發展到統一文字的階段，必然首先產生公文這一管理及傳播工具

（一）法定公文的概念

廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料

狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所用的公文，主要指《黨政機關公文處理工作條例》中規定的文種，是具有法定效力個規范體式的文書，包括：決議，決定，命令，公報，公告，通知，意見，通知，通報，報告，請示，批復，議案，函，紀要等15種 公文指內務和外務或者是政務（領導來訪）和事務（日常性工作）公文形成的主體和使用者是黨政機關

公文形成的目的是行使職權和實施管理的工具 公文形成的條件行使職權和實施管理的過程中 公文的特征是具有法定效力和規范體例

（二）公文的種類（共15種）

（三）公文及其相關概念辨析

在機關工作中，常常出現“文書”“文件”和“公文”這三個基本概念是一致的，但根據不同場合用法不同

1文書：包括公文文書和私人文書，還可以指一種職業，外延較大，是一個整體的概念，涵蓋了公私活動

2公文：最早稱為“書契”“簡牘”和“文案”，三國時已形成統稱 3 文件：大約出現在清末，習慣上指一些重要的文獻資料，從廣義上講，文件與文書所表達的概念是相同的，本質上沒什么區別，相對來講，公文的外延要小于文書、文件，它僅是指公務文書，二 公文的發展歷程 起源 演變

（二）特定格式

公文的特定格式包括信函格式、命令格式和紀要格式三種 信函格式：一般非普發型公文，某一特殊對象、事情所需的特殊解決方法，常用于答復解釋說明某一事件。文體寫作

第一節：行政公文的概述

（一）概念：我們今天所謂的公文是指國家機關、企事業單位和社會團體在公務活動中使用的具有規范體式和法律效力的公務文書，按最新的規定，分為15類，命令、決定、公告、通知、通告、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要、決議、公報

（二）外觀：紙張——標準A4紙，頁邊距——上37下35左28右26，眉首——行政公文紅色反線及其以上部分，主體——紅色反線一下（不含）及主題詞（不含）之間的各要素，版記——主題詞及其以下部分。正文3號仿宋字，每頁22行，每行28個字

（三）格式的標識：1 格式內容：公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成

具體寫作 一 命令：

（1）分類：公布令、行政令、嘉獎令、任免令

（2）寫作方法：命令一般有四部分構成：標題、令號、正文、落款 ①標題：發文機關名稱+事由+文種，《國務院關于在我國統一實行法定計量單位的命令》

事由+文種，《關于XX的命令》

發文機關名稱+文種。《中華人民共和國令》

②編號：一是按年編順序號，二是從領導人任職開始編流水號 ③正文：公布令和授銜令：篇設合一，交代根據，對象，生效時間

行政令和任免令：發令緣由和命令事項

嘉獎令：一是嘉獎對象的主要事跡，二是對嘉獎對象的事跡進行分析，指出其意義，三是嘉獎的依據以及嘉獎方法，四是提出要求

文本模板：

XX機關關于XX事件命令

XX﹝XX﹞XX號

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（開頭提出原因），為此，命令如下：

（一）Xxxxxxxxx

（二）xxxxxxxxxxxxxx（提出命令內容）

XXX

（成文日期）XX年XX月XX日

二 決定

（一）分類：指揮性決定；獎懲性決定；知照性決定

（二）寫作方法：一般由標題、主送機關、正文、生效標識四部分組成 ①標題：發文機關名稱+事由+文種。《國務院關于授予江浙省榮譽稱號的決定》

事由+文種。《關于開除XXX公職的決定》

②主送機關：可以是一個或多個，面對全體人員公開發出時，可以不寫主送機關 ③正文：⑴布置指揮性決定的正文：決定緣由，決定事項，執行要求

⑵獎懲性決定的正文。（懲戒性）一寫出受處分的單位或個人的基本情況，二寫出所犯錯誤的事實，三，要對所犯錯誤的根源性質危害做簡要分析，四要寫出被處分對象對錯誤的認識以及根據有關規定所給予的處分，有時，也可在結尾部分根據情況向受處分單位或個人提出一些希望或要求 ⑶告知性決定的正文：開頭寫決定的根據，主體寫決定內容，結尾交代相關問題或要求，采取自然結尾的方式。文本模板：

XX關于XXXX的決定（發文機關+事由+標題）

國發﹝XX﹞XX號

XXXX：（主送機關）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（簡要說明決定的原因目的和依據意義）

XXXXXXXXXXXXXXXXXX（說明決定的內容）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（說明意義或者要求）

國務院XX XX年XX月XX日

三 決議

（一）內容：分為三種，審議批準型決議，方針政策性決議，專門事項性決議 四 紀要

（一）會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的，具有紀實性、紀要性、條理性的特點

（二）會議紀要主要由標題正文和生效標識三部分組成

①標題：常見的是會議名稱+文種《全國政法工作會議紀要》，非公文式標題，可以用主題+副題的方式。

②正文：開頭——簡要交代會議概況，包括召開會議的時間地點，組織者，與會人員，主持人，會議主要內容等；主體——交代會議討論的問題及結果，會議議定的事項等；結尾處提出希望號召，要求有關單位認真貫徹會議精神，努力完成會議提出的各項任務。③生效標識：作者是會議主持機關 文本模板：

XX會議紀要（會議名稱+標題）XX年XX月XX日（題注）

XXXXXXXXXX（概述會議基本情況）

XXXXXXXXXXXXXXXX（主體部分，寫明會議主要情況和議定事項）四 意見

（一）內容：意見是對重要問題提出意見和處理辦法時使用的公文，有以下特點：所涉及的事項是重要的，寫作的重心是對策和措施，文種的作用力不強，往往具有參考性和原則性，分為指導性意見、建議性意見和評估性意見

（二）意見由標題、主送機關、正文和生效標識組成 ①標題：三項式——《XX市人民政府關于XX的意見》；二項式——《關于XX的若干意見》

②主送機關：根據行文方向不同，主送機關可以是上級機關、平行機關或是下級機關 ③正文：前言——交代行文緣由，包括背景、原因、目的、中心思想；主體——具體意見，主要是具體問題的主張辦法、措施等；結尾——寫明對意見所附帶說明的問題或對受文者的希望和要求。

④生效標識：成文日期及加蓋印章 文本模板：

關于XXX的若干意見（標題）XX﹝XX﹞XX號（發文字號）XXXX：（主送機關）

為XXXXXXXXXXXXXXXXXX，現提出以下意見：

一、XXXXXXXXXX

二、XXXXXXXX（意見具體內容）

XXXXXXXXXXXXX如無不妥，請批準實行

（發文機關）XXXXXX（成文日期）XX年XX月XX日

第三篇：秘書公文寫作與公文處理

秘書公文寫作與公文處理：公文擬寫的基本要求

一、觀點正確

二、實事求是

三、準確及時

四、簡明生動

五、體式規范

六、注意書寫材料的運用

紙型按國家的統一規定，用單頁十六開紙（190×265毫米），在左側留出裝訂線，橫寫橫排。首頁應包括：主送機關、抄送機關、擬稿部門和擬稿人、簽發人、會簽機關或部門、發文號、印制份數、附件、發出日期等項，以便于逐項填齊。正文的行距間隔宜適當放寬，留出修改的余地。用紙的格式和項目，可根據本機關的實際需要設計和印制。

第四篇：公文寫作與處理 筆記

公文寫作與處理 第一章公文公文即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效力與規范體式的文書，是進行公務活動的重要工具。公文的含義：1）公文形成的主體是國家機關及其即將出現或已出現的問題提出解決辦法和處理意見）；6）講究格式，規范性強（各個機關制發公文都應當按照規定的格式）。公文寫作的基本要求：1）要保證公文內容在政治上的正確性；要實事求是，在業務上符合客觀規律；3）在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法與邏輯；4）公文起草要符合統一規定的體式與程序；他社會組織；2）公文形成的條件是行使職權和實施管理；3）公文是具有法定效力和規范體式的文書；4）公文是進行公務活動的重要工具。公文是隨著階級、國家、文字的產生而產生，隨著生產與管理活動的發展而不斷發展的。漢代以前，我國文書的載體材料一般為：金石、甲骨、青銅、竹木、縑帛等。公文的特點：1）公文有法定的作者（主要是以機關的名義或機關的某一部門的名義制發的）；2）公文有法定的權威（公文可以代表機關發言，代表制發機關的法定權威）；3）公文有特定的效用，即指公文的現實效用；4）公文有規范的體式（制發公文是一件極其嚴肅的，具有重要政治意義的工作）；5）公文有規定的處理程序（公文的制發和辦理都必須經過規定的處理程序）。公文的作用：1）領導與指導作用；2）行為規范作用；3）傳遞信息作用；4）公務聯系作用；5）憑據記載作用。公文的分類：1）（按來源）對外和收來文件、內部文件；2）（按行文關系）上行文、平行文、下行文；3）（按秘密程度和閱讀范圍）秘密文件、普遍文件、公布文件；4）（按制發機關的性質）法律 法規文件、行政文件、黨的文件；5）（按內容的性質與作用）指揮性、規范性、報請性、知照性、記錄性文件）。公文的文種也就是每一份公文的名稱，它是根據發文機關的權限、發文機關和收文機關間的關系以及發文的具體目的和要求而確定的。行政機關的公文文種有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復。黨的公文文種有14種：決定、決議、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。第二章公文寫作公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文起草的組織可分別采用的形式：1）由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文；2）由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執筆起草；3）由起草小組共同醞釀，多人分工執筆一人統稿貫穿成文。公文質量主要體現在兩個方面：1）在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強；2）在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。公文寫作的特點：1）被動寫作，遵命性強（公文不是憑撰寫者個人的興趣、意志決定的，而是在機關或組織的領導授意下以被動的方式進行）；2）對象明確、針對性強（公文寫作必須明確受文對象，公文內容應當具有針對性）；3）集思廣益，群體性強（公文是集體智慧的結晶，這就是寫作過程的群體性）；4）決策之作，政策性強（公文的內容既要符合黨和國家的方針政策，又要提出便于基層執行的政策）；5）急迫之作，時限性強（公文是為解決現實問題，往往是對重大事情作出決策，對

5）要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。公文寫作的步驟和方法：1）明確發文主旨（中心內容、文種、發送范圍和閱讀對象、發文的具體要求）；2）收集有關材料（收集、閱讀和研究有關的文件、深入下去，收集有關的實際材料）；3）擬出寫作提綱；4）認真起草正文（把握公文主題選好用好材料、觀點正確情況確實、內容涉及的有關部門要經過會商取得一致意見、文字表述要簡練交代問題要清楚）；5）反復檢查修改（關于主題、觀點、材料、結構及語言的修改）。公文寫作人員應具有的修養：1）政治素質好（明確的政治方向、堅定的政治立場、敏銳的政治洞察力和鑒別力，要求自覺地在政治上同黨中央保持一致，要求嚴守紀律，嚴格遵守保密制度）；2）有一定的政策理論水平（政治理論水平的高低直接決定公文寫作的成敗）；3）熟悉業務和機關工作情況；4）有較寬的知識面（社會和自然科學知識、熟悉本單位的業務和機關工作情況）；5）有較好的文字功底。公文寫作人員加強修養的途徑：1）與時俱進，勇于創新；2）博覽群書、增長知識；3）深入實踐，勤學苦練。

第三章公文的體式與稿本公文的體式是指，公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。2 公文的文體，是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。通常在寫作上運用的表達方式有敘述、描寫、抒情、議論和說明五種。3 公文的語言特點：1）準確；2）簡明；3）莊重；4）得體（要求：適應行文的語體風格、分清上下級關系掌握好分寸、恰當運用公文的專業用語）。公文的構成要素：發文機關標識、發文字號、公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞。公文的成文時間：1）在一般情況下，以領導人簽發時間為準；2）經會議討論通過的，以會議通過時間為準；3）規范性公文以批準時間為準；4）兩上以上機關的聯合發文，以最后一個簽發機關的領導人的簽發時間為準；5）一般的日常事務性公文以它們的印發時間為準。公文標注主題詞應注意的問題：1）必須在公文主題詞表中選用主題詞；2）公文主題詞表中的類別標題不作主題詞用；3）主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞；4）一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容再對第二個主題內容進行標引；5）在公文上標注主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物；6）居左頂格3號黑體標在抄送機關上1行后用冒號。7 公文的稿本：1）公文的文稿：草稿和定稿（又稱原稿、底稿、正稿）；2）公文的文本，用途不同分為：正本、副本、存本、修訂本、試行本、各種文字文本。

第四章公文的行文規范按照一定的規定或準則來維護機關間的行文秩序稱為行為規范，其內容包括：行文關系、行文方向與方式及行文規則三方面。確定行文關系的基本原則：1）國家行政機關的隸屬關系和職權范圍；2）黨的各級機關的隸屬關系和職權范圍。機關間行文關系的劃分：1）同一系統的機關上下級間，構成領導與被領導關系；2）上級業務主管部門和下級業務部門間具有業務上的指導關系；3）非同一系統機關間，無論級別高低，它們僅僅是（公布后對下級機關和人民群眾的活動有指導、導向作用）；3）有約束力（其執行是帶強制的）。決策的類型：1）指揮型；2）個案型（目的是引起注意或警惕，擴大正面影響縮小消極影響）；3）知照型。決議是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。決議的特點：1）表達群體意志，是大多數或全體與會者意志的體現；2）有權威性和約束力，任何個人不能隨意改變決議也不能拒不執行決議。決議的類型：決策部署型、結果公布型。決定和決議的關系：（聯系）兩者都是下行的指揮性公文，在內容方面接近側重于對重要事項的決策，一般性關系或稱不相隸屬關系；4）同一系統的同級機關間的關系屬于平行關系。公文的行文規則：1）注意隸屬關系，尊重機關職權；2）大力精減文件，嚴格控制發文數量和范圍；3）在一般情況下，黨政機關不得越級行文；4）牽涉到幾個部門的問題，部門間要先協商一致或經上級裁決，然后向下行文；5）行文必須正確確定主送機關和抄送機關；6）主送機關與公文文種要相互呼應；7）關于聯合行文的問題，聯合行文的各機關或部門必須是同級的；8）關于“請示”的行文問題，應當一文一事，一般只寫一個主送機關；9）關于各級黨政機關辦公廳（室）的行文問題（凡在自己職權范圍內下發的文件，對授權的機關或領導人不作說明，直接敘述要講的事情即可；凡是授權以辦公廳（室）名義下發的文件對授權機關或領導人要在文件開關加以說明）；10）經批準公開發布的公文，應視為正式公文依照執行。第五章機關法定公文的寫作（上）具有發布命令的領導機關：1）中華人民共和國主席、2）國務院、3）國務院各部、各委員會、4）縣級以上地方各級人民政府、5）鄉、民族鄉、鎮的人民政府。命令的特點：1）權威性（表現在兩方面：一是發布命令的必須是鄉以上級別的國家權力機關的執行機關、二是命令的內容重要且具有不可更改性）；2）指揮性（具有指揮下級機關或有關人員行動的功能）；3）強制性（命令的執行具有強迫的因素）。命令的類型有：公布令又稱發布令或頒布令、行政令、嘉獎令。命令寫作的要求和具體方法：1）必須根據憲法、法律規定的權限范圍發布命令；2）要注意各類型命令寫作的共同點和不同點（內容單一，一文一事篇幅較短、結構由標題、編號、正文、簽署構成）；3）語言要準確、凝煉、莊重、有力。議案，是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或其常務委員會，提請審議事項的建議性公文。議案的特點：1）行文關系及辦理程序的法定性；2）行文內容的單一性和可行性。議案的類型，根據身份的不同：1）由職能機構提出的議案（全國人大主席團、全國人在常委會、全國人大各專門委員會、國務院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院）；2）由人民代表大會提出的議案。議案寫作要注意三點：1）提出的問題重要且已具備解決的條件；2）要注意提出的權限和時限；3）要注意行文格式和辦理程序。決定是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。決定的特點：1）內容重要（由領導集團或權力機構針對重要事項或重大行動，集體研究討論后作出的安排和部署）；2）政策性強

在文字表達方面風格也一致都要求準確鮮明、簡潔。（區別）1）形成的程序有異，決議須由議會通過而決定可由議會作出也可由領導機構在職權范圍內作出；2）內容的范圍有異，決議多半針對全局性問題，決定既可解決全局問題也有不少用以解決具體事項；3）發布形式有異，決議以會議名稱發布，決定可由會議名稱發布但多半以機關名稱發布。指示的特點：1）針對性；2）原則性（對于具體的工作方法，要發揮下級機關的主動性和創造性，不宜包辦代替）。指示的類型：1）涉及全局問題，帶普遍性的指示；2）涉及局部問題，帶特殊性的指示。指示的寫作：1）標題一般由發文單位、事由、文種組成；2）正文一般由指示根據、指示事項、執行要求組成。意見的類型：1）直接指導型（領導機關直接對重要問題發表意見用以指導下級的工作）；2）批轉執行型（由職能部門提出經領導機關同意，批轉或轉發各下級部門執行）。意見的寫作：1）意見的標題，也是發文單位加事由加文種，但如經上級機構批轉或轉發，則上級多半用“通知”的形式下達，而將“意見”全文附在后面；2）意見的正文，開頭多半是提出意見的現實根據，后面則是對工作的具體要求及實施的原則、步驟、方法等。第六章機關法定公文的寫作（中）公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件；通告是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知性文件。公告適用于向國內外宣布重要事項或法定事項；通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項。公告、通告的特點和差異：1）發布的公開性，兩者的內容都是公開的，發布的目的是要讓大家知道或遵守。公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小；2）事項的重要性，都是代表政府或一定的機構發布的，其內容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發布；3）操作的嚴肅性，公告和通告均內容重要而面廣，因而操作時必須嚴肅要嚴格按章辦事。3 公告、通告的類型：1）涉及法定事項的公告、通告；2）知照性公告、通告。公告、通告的寫作：1）符合權限一事一告；2）內容明確語氣莊重（公開宣布較重要的事情，要有關人員知道或遵守，所以內容一定要十分明確以免執行時出現差錯，在宣布時，證據要莊重以免造成誤解）；3）注意格式。公報是公開發布重要決或重大事件的告知性文件。公報的類型：1）會議公報（用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定）；2）統計公報（發布國民經濟和社會發展各方面情況的統計數字）；3）外交公報。公報的寫作：1）會議公報，如目的是公布會議結果，只要簡明扼要說明最后結果就行；如目的是傳達會議精神，就要根據會議內容，作較詳細的分析闡述；2）統計公報，必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布；3）外交公報，涉及對外關系，其發布應遵循法定的審批手續和途徑。復，要本著急件急辦的原則，及時處理各類請示。函是機關間辦理日常公務的交往性公文。函的特點：1）形式靈活，適應性強；2）務實性強。函的類型：1）商洽函，用于機關間商洽工作、討論問題；2）問復函，用于機關間提出詢問和答復詢問；7 公報與公告的區別：從發布機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告；從內容來說，宣布單獨事件多用公告，發布會議情況、談判情況、統計情況多用公報，宣布要有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。通知是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行的公文。通知的類型：1）發布性，用于發布行政規章及黨內規章制度（使用條例、規定、辦法、守則等文種）；2）批轉性，用于上級批轉下級的公文給所屬有關人員，讓他們周知或執行；3）轉發性，用于轉發上級或不相隸屬機關的公文給所屬有關人員，讓他們周知或執行；4）指示性，用于上級指示下級如何開展工作；5）任免性，用于任免和聘用干部；6）事務性通知，用于處理日常工作中帶事務性的事情。通知正文的寫作：1）發布性通知，只要寫明發布什么規章，請貫徹執行就行了；2）批轉性、轉發性通知，寫明批轉、轉發什么文件請貫徹執行，如有意見需另起一段寫；3）指示性通知，先引言說明為什么要做這件工作，工作內容和要求一般結合寫內容多的要分條列出，最后小結對受文單位提出總的要求和希望；4）任免性通知，寫明什么權力機構任免什么人擔任什么職務就行；5）事務性通知，把周知或執行的事寫清。通報是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤，傳達事項的告知性文件。通報的特點：1）周知性，即在發文范圍內讓所有人都知道所通報的情況；2）指導性，通報應對讀者的思想、行為有指導、導向作用。通報的類型：表彰先進型、批評錯誤型、傳達事項型。第七章機關法定公文的寫作（下）報告是下級向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告的特點：1）重陳述，報告的主要任務是如實向上級陳述工作情況，事實和意見的陳述應當是報告的主要內容；2）有主見，匯報者在報告中應當對所報告的事實提出自己的看法。報告的類型：1）（按內容涉及的范圍）綜合報告（金屬例行報告）和專項報告（不定期的根據實際情況的需要而撰寫）；2）（按行文目的）呈報性報告和呈轉性報告。報告的寫作：1）陳述事實要清楚扼要；2）表達觀點要精練清晰；3）語言要簡潔樸實。2 請示是下級向上級機關請求指示或批準的報請性公文。請示的特點：1）超前性，請求必須在辦事前；2）說明性，請求的目的在向上級說明情況請求幫助；3）單一性，請求必須堅持“一文一事”。請示的類型：請求批準類、請求幫助類、請求批轉類。請示的寫作：1）要遵守行文規則（一文一事、一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關、一般不得超級請示有特殊情況應當抄送被超過的上級機關、受雙重領導的向上級機關請求，應寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復）；2）理由要充分要求要合理；3）格式要正確語言要得體（標題要事由加文種，正文按請求理由、請求事項、結束語的順序寫，語氣既要委婉又要實事求是）。3 批復的特點：1）針對性，針對“請示”及請示的機關和問題；2）指導性，針對請示表態或發表意見，對下級工作有指導、規范作用。批復的類型：表態性批復、指示性批復。批復的寫作：1）要先回應后批復，批復正文的開關一定要表示來文已收到；2）態度要鮮明，措辭要明確；3）要及時批

3）請準函，用于向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準；4）知照函，用于把自己管轄范圍的事項告訴有關的機構。函的寫作：1）一事一函直陳其事，不要轉彎抹角說客套話；2）語言要平實、親切、自然。會議紀要是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。會議紀要的特點：1）紀要性，把會議的主要精神和議定事項經歸納整理表述出來；2）約束性；3）知照性。會議紀要的類型：1）決議性會議紀要（多半是有一定權力的機構召開的研究工作的會議）；2）協議性會議紀要（由代表不同方面的不同機構聯合召開的商討共同關心問題的會議）；3）研討性會議紀要（只要把各方的主要觀點、意見或情況記下就行）。會議紀要的寫作：1）一般是在會議結束后起草的，經主管領導人簽字同意才算定稿，協議性會議紀要則要與會各方領導人都同意才能定稿；2）其標題常用“會議名稱加文種”；3）其正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三個部分；4）會議紀要由會議主持機關撰寫，可在最后署機關名稱和撰寫日期，也可只在正文中寫出主持機關不另外署名。條例是由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作、活動、行為等的法規性公文，于1987年首次定為行政法規名稱。條例和規定在黨的機關可作正式公文行文，在行政系統只能以“令、決定或通過”形式發布。條例和規定的區別：條例規范的范圍大，制定和發布的機構級別高，而規定規范的范圍較小，能夠制定和發布規定的機構的級別可高可低；從使用范圍說，規定比條例廣，很多局部的、具體的工作都可用規定，而條例規范的工作一般帶有全局性，不涉及過于細小的工作。條例和規定的寫作：1）草擬需遵循：（堅持四項基本原則，為改革、開放、搞活和社會主義現代化建設服務；符合憲法和法律及黨和國家的路線、方針、政策；實事求是；貫徹民主集中制，充分發揚民主）；2）起草條例和規定，應當對現行內容相同的法規進行清理；3）條例和規定的內容用條文表達，內容較復雜的多用“章條式”，內容較簡單的多用“條款式”；4）語言要準確、嚴密。第八章機關其他常用文書的寫作（上）規章類文書是規范工作、活動、行為等的規章制度類文書，適用于黨政系統、社會團體、企事業單位及各類組織機構。其包括：條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等文種。其特點有：內容的規范性、執行的強制性和制定的程序性。辦法是對某一項行政工作作比較具體的規定，或是對法律、條例、規定等在執行過程中某些方面的具體做法的補充規定。實施細則就是實施法律、法規的細小規則，是針對實施法律、法規時已經或可能出現的種種問題而制定的規則。章程是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書。守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則。計劃類文書是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。其包括：規劃、綱要、計劃、安排等文種。其作用有：上情下達、下情上達、統一自

身步調。計劃類文書的特點：1）目標的前瞻性（任何工作計劃都有一個需要完成的預期目標，這目標不是任意確定的它必須服從更長遠的奮斗目標）；2）操作的預想性（可操作性，同時具有尚未經實踐檢驗的預想性）。計劃類文書的類型：規劃類、計劃類、安排類。計劃類文書的寫作：1）分析情況要認真細致；2）確定目標要實事求是；3）措施步驟要切實可行；4）條目要分明語言要簡潔。5 提案的寫作要求：1）熟悉同提案有關的情況；2）注意區別提案同一般文章的行文格式（一般把“案由、提案人、理由、辦法“突出來頂格寫在每部分的開頭后面加冒號）。建議的寫作格式：標題、稱謂、正文、落款。建議的寫作要求：1）把握分寸要適度，建議的寫作要實事求是，要使建議在現實條件下行得通；2）4 總結的特點：1）回顧性，總結的內容是回顧已經做過的工作；2）經驗性，從具體工作中引出經驗教訓以便為以后的工作提供借鑒。總結的類型：1）綜合性總結，是關系全局的總結，內容涉及多方面的工作；2）專題性總結，內容比較單一。總結的寫作：1）回顧工作情況要實事求是；2）總結經驗教訓要著眼未來；3）綱目要清晰，文風要平實。總結的正文常見的寫法有：分層展開式，是一種縱式結構；綱目帶動式，是一種模式結構。調查報告的作用：提供真實的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務。調查報告的特點：1）針對性強，即調查報告寫作的目的很明確，都是針對定的現實問題寫的；2）紀實性強，調查報告的主要任務是提供與要解決的問題有關的事實，是真實的、確鑿的材料。調查報告的類型：新聞性、政務性、個案性調查報告。調查報告的寫作：1）深入細致、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提；2）圍繞問題展示重要的、典型的材料是調查報告的主要任務；3）調查報告的格式：其標題有公文式（對象、內容、文種）和新聞式（有單行和雙行兩種，形式比較多樣）。第九章機關其他常用文書的寫作（下）講話類文書的類型：講話稿、開幕詞 閉幕詞、歡迎詞 歡送詞 答謝詞。講話類文書的特點：口頭性、直接性、針對性、情感性。講話類文書的寫作要求：1）主題要鮮明、集中；2）材料要真實、新穎；3）而已要清晰、緊湊；4）語言要明白、生動。記錄類文書是指如實記錄有關內容而形成的公務文書。其類型有：1）會議記錄；2）電話記錄；3）接待記錄；4）大事記（將本機關本部門工作的重大公務活動或重大事件按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書）。記錄類文書的特點：1）內容的紀實性（是對有關內容的實錄）；2）材料的直接性（是直接第一手材料）；3）語言的實錄性（一般不是作者的語言，而是如實記錄別人的語言）。大事記寫作要求：要記述“大”事；要客觀真實、要言簡意賅。簡報的特點：1）簡，在文字上要簡明扼要；2）快，在尊重事實保證質量的前提下的“快”；3）新，立意要新、內容要新。簡報類文書的寫作：1）報頭（簡報的正下方印上期數，期數左下方寫主編簡報的單位名稱，右下方寫印發的具體日期，再在下面加上一條紅線與主體隔開）；2）主體（由按語、標題和正文組成）；3）報尾（正文寫完后用一條黑線隔開）。簡報類文書的寫作要求：1）內容要真實、確切；2）篇幅要短小；3）針對性、指導性要強。建議類文書可分為：1）議案；2）提案（是指，提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級政協會議和職工代表大會中使用）；3）建議（是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建設性的意見、建議時使用的文書）。建議類文書的特點：建議性、說理性、委婉性。建議類文書的寫作：1）標題；2）案由；3）提案人（可寫在案由下方，也可放在正文后日期之前處）；4）理由；5）辦法；6）日期。

所列內容要具體，易于落實；3）表述語言要精練，建議書的寫作只需言簡意明地把具體辦法和措施列出來。第十章公文處理工作從廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以及整理歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。公文處理工作的特點：1）政治性（直接關系到黨和國家的方針政策、法令法規的貫徹執行）；2）時限性（表現在：凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理、有的公文的處理要講究適時、公文處理的各個環節都要注意時間上的銜接）；3）機要性（指公文處理所涉及的一些文件的內容具有不同程度的機密性及文書工作崗位的重要性）；4）規范性（指公文在形成、辦理、管理和整理歸檔過程中，必須遵循統一的規范）。公文處理工作的作用主要指從公文的形成到公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列環節對機關工作所發揮的作用，主要表現在：1）助手作用（有助于機關工作有條不紊地進行、提高機關工作的效率和效益、提高機關工作的水平）；2）紐帶作用（任何一個機關都不能孤立地存在，各機關間聯系的紐帶除當面談話研究工作及電話聯系外，還有公文）；3）查考作用（機關工作活動中形成的文件，辦理完畢后其中部分對日后工作還有查考作用，需轉化為檔案保存）。公文處理工作的基本任務：科學地組織機關的文書工作、及時準確地處理機關的往來公文、有條理地安全地運轉公文、完整地保管公文、正確地發揮公文的作用、有效地推進機關工作、為機關領導工作服務，為社會主義現代化建設服務。公立處理工作的組織包括：組織機構、組織領導、組織形式。

A公文處理工作的組織機構：1）對于一些較大的機關來說，歸機關的辦公廳（室）領導；2）對一些較小的機關或者基層單位來說，一般中要在辦公室設一兩個專職或兼職的文書即可；3）對一些企業單位來說，大中型的可在辦公室內設文書科或秘書科等，而小型的只須在辦公室內設專、兼職文書即可。

B公文處理工作的組織領導：1）從全國來說，由中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作；2）從一個機關來說，由本機關的秘書長或辦公廳（室）主任負責領導；3）從上下級機關的關系來說，上級領導機關對其所屬的機關、單位具有業務指導的責任；4）從機關主要業務職能部門來說，可責成一名秘書分工負責公文處理工作；5）對機關檔案部門來說，它對機關的公文處理工作也負有一定的指導責任。

C公文處理工作的形式：1）集中式（指在一個機關內除文件的承辦外，公文處理的各個基本環節都集中在辦公室來進行）；2）分工式（指將一個機關的公文處理工作分別由機關的辦公廳（室）及各業務機構的公文處理部門或專、兼職文書分工負責進行），分工式又可分為兩種情況：按文件內容和職責分工、按公文處理的不同環節分工。公文處理工作形式的選擇應考慮的情況：1）機關的工作性質、任務和職權范圍；2）機關內部組織機構設置的層次、數量；3）機關收發文件數量的多少；4）機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近；5）機關工作人員的數目和機關文書的配備等。公文處理工作的要求：1）準確、周密，確保質量；2）及時、迅速，注重時效；3）做到安全可靠，確保機密；4）加強集中統一管理：5）堅持實事求是，遵規守紀按行文機關要求和公文處理規定進行；6）精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。第十一章公文辦理程序公文辦理程序指，公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。主要有：簽收、拆封與登記；分發與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。簽收公文應做到“四查清”：1）查清信封或封筒上的收文機關名稱是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收；2）查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致；3）查清文件封口是否破損包裝是否牢固，如發現有散包、破封、密封條被拆等情況應及時追查原因；4）查清文件的登記件數與有件數是否相符。公文登記的作用：1）便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；2）便于檢查和檢索文件；3）便于文件的統計和催辦工作；4）作為核對與交接文件的憑據。收文登記的形式：1）簿冊式（優點是：容易保存，適宜按時間順序進行登記）；2）聯單式（優點是：可減少重復登記的某些項目，簡化登記手續）；3）卡片式（優點是：能適應使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進行分類排列）。分發亦稱分辦，是指文書在文件拆封登記后，按文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。分發的原則和具體要求是：1）對那些方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的指示、報告類的文件，及文書還不能判定應由哪個部門承辦的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導；2）對那些屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，直接分送有關部門或承辦人；3）對來文機關答復本機關詢問的文件，原來是哪個部門請求、詢問或要求下級報送的，復文就分送哪個部門閱辦；4）在文件人數少閱辦閱知部門多的情況下，就按先辦理后閱知、先主辦后協辦、先正職后副職的次序分送；5）公文的分發要建立登記交接制度。傳閱文件應注意：1）傳閱的順序；2）傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞；3）在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發現有領導批示時，要按指示意見進行處理；4）每份傳閱文件都應由文書部門在文件首面附上《文件傳閱單》由閱看人員在上面簽注姓名和日期。7 擬辦是指，對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。做好擬辦工作的要求：1）擬辦前要認真研究公文的內容和發文機關的要求，弄清來文的背景查明問題的癥結所在，以便有針對性地提出切實要行的擬辦意見；2）要清楚地掌握有關政策和規定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規定；3）要熟悉業務；4）擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響；5）擬辦意見的文字要簡明扼要，擬辦意見之下要簽署擬辦人姓名和擬辦日期。批辦是指，機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。批辦的內容有：1）提出處理該份文件所

述問題的原則和方法；2）提出并指明負責承辦該文件的單位或承辦人，規定承辦的時限；3）凡是需要兩個單位或人員共同承辦的，須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人具體執行；4）各項批辦意見，均應著重地填寫《公文處理單》的“批辦意見”欄內，并簽署批辦人姓名和批辦日期。承辦，指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。它既是收文辦理的最后一道程序，又是發文程序的開始。承辦需注意：1）對有領導具體指示的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按領導的意圖及時辦理不得延誤推諉；2）一般性公文就根據有關的文件精神、有關規定或按以前的慣例酌情辦理；3）對領導批辦要求本部門牽頭與其他部門聯合辦理的公文，本部門要先擬出復文請有關部門會商，并由本部門和有關部門負責人簽名后再報請機關領導審批；4）復文需經領導人審定的，要將有關文件材料一并附上，以保證領導能全面掌握情況，作出正確的判斷和決策。10 催辦指，那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求及時對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作應注意：1）要明確催辦范圍；2）要將催辦落實；3）要建立和加強公文催辦工作的組織機構。查辦指，文書人員協助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實，及對某些問題進行查處、解決的一項承辦性工作。查辦的工作程序：1）閱讀有關材料，為查辦立項作準備；2）查辦立項（確定查辦的事由、明確辦理要求、指明承辦單位或承辦人、規定完成時限、提出辦結后的反饋要求）；3）查辦的辦理（一種是轉出交辦，一種是由查辦人員直接承辦）；4）查辦的結果與反饋（1肯定的，即反映問題屬實按規定作了處理、2否定的，即反映問題失實，向指示人當事人說明了情況、3部分肯定部分否定、4事件的范圍有所擴大，即由一個問題涉及一片。）5）整理歸檔。12 注辦指，對公文承辦的情況和結果，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦的內容有：1）一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后文書應注明閱畢的日期；2）需要辦理復文的文件，辦完后要注明“已復文”并注上復文的日期和文號；3）用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接話人等，并由承辦人簽字；4）不需復文的要注明“已辦、已閱、已摘記”等。發文辦理程序的環節：擬稿、審核與簽發；核發、繕印與校對；用印、登記與分發。擬稿是指，公文承辦人根據領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。審核指，公文的草稿在送交機關領導人審批簽發前，對公文的內容、體式進行的全面審核和檢查。公文的審核要做到“六查”：1）查是否需要行文，以什么名義行文；2）查文稿內容與法律、法規和政策及上級的有關規定是否一致，與平等機關和本部門已有的規定是否矛盾；3）查要求和措施是否明確具體，切實可行；4）查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽；5）查方案表述是否準確、簡練、條理清楚，標點是否正確文字書寫是否規范；6）查公文格式是否符合規定。簽發需注意：1）必須確認是自己職權范圍內的有關公文才有權簽發，不可超級；2）以機關內某個部門名義的發文，可由部門負責人簽發；3）在簽發文件時，須對文件的內容和文字作嚴格的審閱修改，對其所簽發的公文內容和文字表述的正確性負完全責任；4）文件經簽發人審批發出時，簽發人應在送簽的發文稿紙的簽發欄內寫上“發、印發、急發”等字樣，并署全名及年月日；5）聯合發文，一般由主辦該公文的單位負責，送請有關聯署機關或部門的領導人會簽。核發的內容與要求：1）審批意見是否明確，審批人員是否簽署全名及時間等；2）文稿中的文種、格式、內容等是否正確；3）編排發文安號；4）對需要標明密級、緊急程序的公文進行標注；5）確定分送單位和印制份數。繕印需注意的問題：1）要忠于原稿，如發現原稿有不當之處須經過秘書或辦公部門同意才能更改，不允許擅自改動；2）文字無誤、設計美觀大方、格式排版合要求、便于閱讀辦理；3）不要出現末頁無正文的現象；4）要注意保密；5）公文的繕印要建立登記制度。校對，指將公文的譽寫稿、打印稿清樣與經領導簽發的原稿核對校正，以修改和消除書寫、打字上同保存價值（凡是反映社會歷史發展和記錄機關主要職能活動、反映機關基本歷史面貌的重要文件，所起的作用和保存價值就必然要大一些；而機關工作活動中所形成的一般性文件相對而言就小些，甚至沒有保存價值）。

6歸檔文件整理的質量要求：1）歸檔的文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的應予復制；2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。7 推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應做好：更新觀念，增強改革意識、提高人員素質、加強硬件建設，即加大對現代化基礎設施的投入、注意新舊整理方法的銜接。歸檔文件整理的工作步驟：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。以件為單位進行裝訂時應注意：的錯誤。用印指在印好的文件上加蓋機關印章。用印需注意：1）必須以機關領導或部門負責人簽發的公文原稿為依據，經核對無誤后始得用印；2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒；3）兩個以上機關或部門聯合下發的發文，都要加蓋印章；4）公文用印一定要與制發公文的機關部門或單位相一致；5）公文用印要核實份數，超過份數不能蓋印。封發文件應注意：1）先要看發文稿紙注明的發送單位、密級、有無附件等，然后按發送份數進行分裝；2）收文機關的郵編地址、名稱要在發文的信封上寫準確；3）發文如系密件、急件、新啟件，凡文稿上沒注明的須分別注明，并在封套上加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟；4）文件封裝后應及時發送，發送方式按文件性質分別采取郵遞、機要交通傳遞和專人傳遞；5）會議發放的文件，凡怒放帶回的也要發行簽字手續，并應向與會者所在單位發出“會議文件目錄”，以加強對會議文件的管理。第十二章公文的整理（立卷）與歸檔歸檔文件整理是指，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。歸檔文件整理工作的意義：1）它能夠保持文件間的有機聯系，便于文件的查找利用；2）可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管；3）歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎，它既是公文處理工作的最后一道工序又是檔案工作的起點。實行文書部門整理（立卷）制度的優越性：1）可充分發揮文書部門熟悉本職業務，提高歸檔文件整理的質量和工作效率；2）可有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整及保守黨和國家的秘密；3）文書部門可暫時保存當年的文書，有關人員平時查閱比較方便也便于平時文件的收集與整理；4）可促進機關檔案工作，提高機關檔案管理水平，更好地為機關工作服務。選擇機關公文整理（立卷）環節應考慮的相關因素：1）被確定為整理（立卷）環節的文書部門要直接經手文件的處理；2）對整理（立卷）一切所經手處理文件的數量有一定的要求；3）要考慮機關辦公地點的分布情況；4）要考慮文書人員的數量和配備情況及他們對業務的熟悉程度。歸檔文件是指，立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。其含義可從幾方面來理解：1）指出了歸檔文件的來源和范圍；2）應于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔；3）應于歸檔的文件須是能作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。歸檔文件的整理的基本原則：1）遵循文件的形成規律，保持文件間的有機聯系；2）區分文件的不

1）對“件”內文件進行排列；2）對用紙規格需按A4型紙的尺寸加以折疊，但應盡量減少折疊層次折痕應處于文件、圖表字跡外取齊右邊和下沿；3）裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行必要的修整；4）裝訂前，應將“件”內各項按一定方式對齊；5）裝訂服務器須符合檔案保護要求。9 歸檔文件的分類：1）按分（分時，一般應以文件簽發日期為準，據以判定文件所屬）；2）按保管期限分（永久（50年以上）、長期（15-50年）、短期（15年以下）；3）按機構（問題）分（機構分類法和問題分類法）。歸檔文件目錄的具體填寫要求：1）件號：填寫室編件號；2）責任者即文件的發文機關或署名者；3）文號，一般由機關代字、年份和序號組成；4）題名即文件的標題；5）日期即文件的形成時間；6）頁數，以件為單位填寫總頁數用于統計和核對；7）備注，用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。歸檔文件目錄一般要打印三份，其中一份隨文件入盒，一份承受歸檔文件向檔案館（室）移交，一份留存備查考。檔案盒的內容：全宗號、、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號。裝盒要求：不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒，不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒，裝盒時應視文件的多少選擇檔案盒的厚度。歸檔范圍，凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，經文書部門或業務部門整理、立卷后，應定期向檔案部門歸檔。歸檔時限，機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。歸檔要求：1）應歸檔的文件材料齊全、完整；2）文件和電報按其內容的聯系，合并整理、立卷；3）歸檔的文件材料，應保持它們間的歷史聯系，區分保存價值，便于保管和利用。

第五篇：《秘書與公文寫作》課程教學大綱

《秘書與公文寫作》課程教學大綱

一、教師信息

姓名：萬玲華 職稱：副教授 辦公室：徐匯校區文苑樓1212 電話：64322296 電子郵箱：wlinghua@shnu.edu.cn 答疑時間：周二12：30-13：30

二、課程基本信息

課程名稱：秘書與公文寫作

課程英文名稱：Secretarial and Official Document Writing 課程性質：專業必修課 課程類別：學術知識類 課程代碼：

周學時：3 總學時：54 學分：3 先修課程：管理學、行政管理學 開設專業：行政管理

三、課程簡介

《秘書與公文寫作》是一門理論性和實踐性都很強的綜合型管理類學科，本課程將秘書工作和公文寫作知識相結合，形成從事行政管理等工作的重要知識技能課程。本課程包括兩大部分內容：第一部分是秘書工作的基礎知識，從理論與實踐的角度，完整而系統地闡明秘書學的基礎知識和基本原理，重點讓學生了解秘書、秘書機構，秘書工作特點規律以及秘書人員應具備的素養、能力；溝通協調工作；日常事務管理工作；會務工作等。第二部分是公文寫作的內容，主要包括公文寫作概論；15種黨政公文的寫作方法；其他常用公文的寫作方法；公文的處理、整理（立卷）與歸檔。

四、課程目標

通過本課程的學習，學生可以比較系統地掌握秘書學和公文寫作的基本知識、基本理論和基本技能，熟悉和了解我國秘書工作的性質、特點和作用，掌握秘書工作的內容、程序和方法，提高辦文、辦事和辦會的能力；認識公文寫作的形成和處理的基本規律，培養和提高撰擬公文和處理公文的能力。本課程著重培養學生解決秘書工作實際問題的能力，幫助學生提高專業素質和專業技能，培養能夠較為熟練地從事秘書管理工作的實用型人才。

五、教學內容與進度安排

上編 秘書實務（24課時）第一章 秘書理論概述 1.課時數：3 2.授課內容及重難點

第一節 秘書的涵義和職業特征

一、秘書的由來與定義

二、秘書的類別和層次

三、秘書的職業特征

第二節 秘書工作的內容、特點和作用

一、秘書工作內容

二、秘書工作的原則和要求

三、秘書工作的性質與特點

四、秘書工作的作用

五、秘書長、辦公廳（室）主任的任務 第三節 秘書工作機構的設置

一、秘書部門概述

二、秘書工作機構的地位與性質

三、秘書工作機構的職能與工作要求

四、秘書機構人員的配備

五、秘書部門和人員的管理

教學重點：秘書的概念與類型；秘書工作的內容和特點，重點分析不同職位的秘書人員、秘書工作的不同之處和作用；秘書部門的性質和職能。

教學難點：秘書的不同含義；秘書工作的方式、方法；秘書部門與職能部門的關系；秘書角色定位。“三服務”特別是“為本級領導服務”的含義。3.學生學習任務 通過本章學習，重點掌握與秘書工作相關的基本概念，掌握秘書人員的類型、層次及劃分方法。認識秘書工作的特點，理解秘書工作的一般規律與原則；學會運用規律開展秘書工作。4.教學方法

課堂講授、案例分析 5.課外學習要求

自己查閱資料或實地考察某個單位秘書機構設置情況及其合理性、科學性。

第二章 日常事務工作（上）1.課時數：3 2.授課內容及重難點 第一節 辦公室管理

一、辦公環境的含義

二、辦公室環境管理的原則

三、辦公室環境管理的內容

四、辦公環境的美化 第二節 通訊工作

一、電話接打

二、辦公室郵件處理 第三節 接待工作

一、接待的類型、方式和規格

二、接待工作的原則

三、接待工作的程序與內容 第四節 領導活動管理

一、領導日程安排

二、領導差旅事宜

教學重點：接打電話的技巧；接待準備工作，接待工作的原則，制定接待工作計劃，按照接待規格接待來訪者。

教學難點：接待工作禮儀，接待工作方法 3.學生學習任務

了解接待工作的含義，熟悉接待工作禮儀，掌握接待工作的方法，熟練掌握接待工作的技能。4.教學方法

課堂講授、案例法 5.課外學習要求

參與至少一次前臺接待、團體接待，觀摩或參與一次外賓接待工作。第三章 日常事務工作（下）1.課時數：3 2.授課內容及重難點 第一節 督查工作

一、檢查督辦的含義、范圍和內容

二、督查工作的作用

三、督查工作的基本原則和程序 第二節 保密工作

一、秘密的概念、類型

二、保密工作的意義、方針

三、秘書部門保密工作的內容

四、保密工作的責任和紀律 第三節 印信工作

一、公章的概念、樣式和種類

二、印章的刻制、保管和使用 第四節 值班工作

一、值班和值班工作的組織形式

二、值班工作的內容和要求

三、值班工作制度

教學重點：秘書保密工作的內容； 教學難點：印章的管理。3.學生學習任務

了解保密工作的責任和紀律。熟悉印章的使用流程。4.教學方法

講授、案例法 5.課外學習要求

找幾個近年來發生的典型的秘書泄密案例加以分析，談談從中應該吸取什么教訓。

第四章 信息與調研工作 1.課時數：3 2.授課內容及重難點 第一節 信息工作

一、信息和信息工作的含義

二、信息工作的意義與作用

三、秘書收集信息的主要內容和形式

四、信息工作的程序和方法 第二節 調研工作

一、調查研究的含義和作用

二、調查研究的內容、類型與方法

三、調查研究的步驟

教學重點：秘書信息收集的內容、渠道，信息整理的方法。教學難點：信息整理；調研問卷設計。3.學生學習任務

了解信息的含義，懂得處理信息的過程，初步掌握處理信息的方法。4.教學方法

講授、案例法 5.課外學習要求 指定收集某一方面的信息；做一個專題調查。第五章 會務工作 1.課時數：3 2.授課內容及重難點 第一節 會議概述

一、會議及會務工作

二、會議的作用

三、會議的種類

四、對秘書會務工作的基本要求 第二節

會前準備

一、會議計劃的制訂和會議成本的預算

二、文書資料的準備

三、會議場所的選擇和準備

四、議程、程序的擬定

五、會議通知的發送 第三節 會間工作

一、會場的組織與服務

二、會議信息的收集與編發 第四節 會后工作

一、會議善后工作

二、會后文書工作

第五節 幾種常見會議的組織

一、工作會議

二、代表會

三、聯席會議

四、記者招待會

五、座談會

六、慶典會

七、簽約儀式

教學重點：會務工作的基本程序和方法。

教學難點：不同會議的組織要求。3.學生學習任務

了解會議的含義和要素，理解會議的種類，掌握會前準備的內容，熟練掌握會間工作的方法。4.教學方法

講授法、實訓法 5.課外學習要求 舉行一次會議（座談法、慶典會或學代會），至少每人寫一份會議預案。第六章 信訪工作 1.課時數：1 2.授課內容及重難點

第一節 信訪工作概述 第二節 信訪工作的程序

教學重點：信訪工作的基本程序和方法。

教學難點：對特殊信訪事項的處理。3.學生學習任務

了解信訪工作的含義和要素及其重要性，熟練掌握信訪工作的方法。4.教學方法

講授法、實訓法 5.課外學習要求

學習《信訪條例》，了解法規內容。第七章 溝通與協調 1.課時數：2 2.授課內容及重難點 第一節 溝通概述

一、溝通含義和類型

二、有效溝通的原則

三、溝通的障礙因素

四、溝通的基本方法和技巧 第二節 協調工作概述

一、協調的含義

二、協調的要求和原則

三、協調的內容

四、協調工作的步驟、方法和技巧 教學重點：公務溝通與協調工作的內容和形式，正確理解溝通與協調在秘書工作中的不同作用。秘書與上司溝通的方法。

教學難點：溝通與協調的藝術和方法；秘書人員的溝通協調關系的技巧。

3、學生學習任務：

了解公務溝通的意義和類型，掌握秘書公務溝通的藝術和方法，運用語言溝通和非語言溝通，提高公務溝通和協調工作的能力。熟練掌握協調關系的含義，協調關系的過程；了解秘書溝通與協調工作的內容；熟練掌握協調關系的方法。4.教學方法

課堂講授、案例法 5.課外學習要求

假設班級里要舉行一項活動，但在舉行什么活動上大家意見不統一，如果你是活動的組織者請就溝通中出現的障礙、使用的溝通方法、溝通技巧和問題的解決等內容進行總結。

第八章 文書檔案工作 1.課時數：6 2.授課內容及重難點 第一節 公文辦理

一、公文辦理的內容

二、收文辦理程序

三、發文辦理主要程序

四、公文傳遞與傳輸 第二節 公文管理

一、公文管理的作用、基本要求

二、公文管理的主要內容

第三節 文書的整理（立卷）與歸檔

一、文書整理概述

二、文書整理的方法和程序

三、電子文件處理

教學重點：收文處理程序中的承辦、傳閱，發文辦理過程中的復核。以“立卷”方式整理和以“件”方式整理的異同。

教學難點：公文整理方法和程序。3.學生學習任務

掌握發文處理和收文處理各環節的概念，掌握公文處理的程序和要求；熟悉公文整理（立卷）與歸檔的方法。4.教學方法

講授、實訓 5.課外學習要求

參觀檔案室或檔案館。

下編（公文寫作27課時）第九章 公文寫作基礎理論 1.課時數：6 2.授課內容及重難點 第一節 公文概述

一、公文的概念和特點

二、公文種類

三、文種及其選用 第二節 公文格式

一、通用格式

二、特定格式

第三節 公文行文規則

一、行文總規則

二、向上級機關行文的規則

三、向下級機關行文的規則

四、其他行文規則

第四節 公文寫作的一般步驟與要求

一、公文寫作的一般步驟

二、公文寫作的要求

教學重點：公文名稱和適用范圍及選用；公文格式；公文寫作的要求。教學難點：各種公文名稱作用的區別；公文行文規則的正確把握。3.學生學習任務

了解公文的種類和劃分，弄清各種公文名稱的適用范圍，掌握公文寫作的特點，掌握公文的體式和行文規則。4.教學方法

講授、實訓 5.課外學習要求

找一些在文種選用、格式和正文內容上有問題的公文分析，指出錯誤并改正。第十章 主要公文寫作方法 1.課時數：15

2.授課內容及重難點

第一節 決議、決定、命令

一、決議

二、決定

三、命令

第二節 公報、公告、通告

一、公報

二、公告

三、通告

第三節 意見、通知、通報

一、意見

二、通知

三、通報

第四節 報告、請示、批復

一、報告

二、請示

三、批復

第五節 議案、函、紀要

一、議案

二、函

三、紀要

教學重點：通知、請示、報告、紀要、函的寫作 教學難點：公文內容的寫作技巧 3.學生學習任務

掌握黨政機關常用公文的寫法。4.教學方法

講授、寫作訓練 5.課外學習要求

多閱讀范文，建議看國務院網站的公文公報欄目發布的公文；多練筆，撰寫常用公文。

第十一章 其他常用文種的寫作方法 1.課時數：6

2.授課內容及重難點

第一節 計劃（活動方案）、總結、調查報告

一、計劃（活動方案）

二、總結

三、調查報告

第二節 信息、簡報

一、信息

二、簡報

第三節 經驗材料、講話稿、述職報告

一、經驗材料

二、講話稿

三、述職報告

教學重點：工作計劃、總結、調查報告、簡報的寫法 教學難點：撰寫講話稿的技巧 3.學生學習任務

熟練掌握計劃、總結和簡報的寫法。4.教學方法

講授、實訓 5.課外學習要求

為某一活動策劃一份方案。

（備注：考查：3課時）

六、修讀要求

不無故缺勤，不遲到不早退；面授時學生應積極回答問題和參與課堂討論；必須完成教師布置的練習。多閱讀公文范文，了解熟悉相關法律法規和標準。

七、學習評價方案

課程考核依據包括出勤率、課堂參與度、作業和期末考試。考核形式：卷面形式（開卷，題型包括選擇、判斷、改錯和公文撰寫）。綜評成績為：平時（出勤、課堂討論等）10%、作業為20%、期末為70%。

八、課程資源 教材和參考書目

教材：陸瑜芳編著：《秘書學概論》，上海：復旦大學出版社，2007年10月第2版。

魏建周編著，《新編黨政機關公文寫作》，北京：紅旗出版社，2012年10月。參考書目：

1、李成武主編：《高級秘書業務》，中國農業出版社，2005年。

2、常崇宜主編：《秘書學概論》，線裝書局，2000年。

3、袁維國等主編：《秘書學》，高等教育出版社，1997年。

4、陳合宜主編：《秘書學》，濟南大學出版社，2005年8月。

5、王千弓等主編：《秘書學與秘書工作》，光明日報出版社，2000年。

6、胡鴻杰等主編：《辦公室管理》，中國人大出版社，2001年。

7、董繼超編著：《秘書實務》，線裝書局出版社，2000年。

8、趙映誠著：《文書工作和檔案管理》，高等教育大學出版社，2003年；

9、朱傳忠編著：《秘書理論與實務》，杭州大學出版社，2004 年。

10、《黨政機關公文寫作能力指導和訓練》第二版，姬瑞環編著，中國人事出版社，2013-01-01。

11、張保忠、岳海翔編著：《最新公文寫作規范、技巧和范例》 中國言實出版社，2012-10-1

12、《黨政機關公文處理工作條例》，2012年。

13、《黨政機關公文格式》，2012年。

思考題： 第一章

1、什么是秘書？秘書的類型有哪些？

2、試述不同類型的秘書人員在工作內容上及對領導人（決策層）所起的作用有何不同？

3、結合案例，歸納、討論秘書工作主要內容有哪些？

4、簡述秘書工作中“三服務”的具體內容。

5、什么是秘書部門？舉例說明不同性質、級別的單位內部秘書部門是怎樣設置的？

6、秘書部門機構設置的原則是什么？

7、秘書部門的職能是什么？

8、結合秘書的社會地位與就業前景，談談秘書應具備哪些知識結構和能力、素質？如何實現？

第二章

1、辦公室環境管理指的是什么？

2、接打電話的基本要求是什么？

3、簡述接待工作的原則。

4、對待外國來賓，我們應該怎樣做好接待工作？ 第四章

1、信息管理工作包括哪些環節？

2、簡述秘書部門信息工作的要求。

3、簡述秘書部門獲取信息的主要渠道。

4、秘書部門信息存儲的要求有哪些？ 第五章

1、會議的類型有哪些？

2、什么是會議預案？會議預案內容有哪些？

3、會議的籌備工作包括哪些？

4、會中的服務需要秘書做好哪些工作？

5、會后秘書需要做哪些工作？

6、如何提高會議的質量？ 第六章

1、簡述信訪工作的組成要素。

2、信訪工作的原則是什么？

3、簡述信訪案件處理應把握的主要環節。第七章

1、有效溝通的原則有哪些?

2、怎樣進行有效傾聽和有效提問?

3、怎樣克服溝通中的障礙?

4、秘書公務溝通和協調工作的意義是什么？

5、秘書公務溝通的內容和途徑、形式有哪些？。

6、公務溝通和協調的方法和藝術有哪些？

第八章

1、公文辦理的基本原則是什么？

2、文書整理（立卷）的基本原則是什么？

3、平時歸卷工作包括哪些內容？

4、怎樣理解六個特征立卷法

5、歸檔要求的主要內容包括哪些？

6、試述電子文件的歸檔過程。第九章

1、什么是公文？公文的特點是什么？

2、選擇公文文種的依據是什么？

3、公文的表達方式有什么特點？

4、如何確定公文的成文日期？

5、公文有哪些行文方式？

6、公文有哪些行文關系？行文規則的內容有哪些？

7、公文寫作的基本步驟和要求有哪些？ 第十章

1、決議和決定有哪些區別？

2、簡述公告與通告的異同。

3、簡述通知的特點、種類及各類通知的寫法。

4、說說請示與報告的異同。

5、意見在行文關系方面的特點

6、公函的特點是什么？

7、撰寫會議紀要要注意哪些問題？ 第十一章

1、簡述計劃的正文部分的寫法。

2、調查報告的正文部分有哪些規范？

3、簡報的主要特點與寫作要求是什么？

4、怎樣理解講話稿的特點和功能？

九、其他需要說明的事宜

依照學校相關規定，學生無故缺席三次被視為自動放棄本課程學習，因工作或身體原因無法出席面授，必須履行請假手續。

學生有疑問除在周三中午答疑時間面談外，也可以通過電子郵件在課外與教師聯系或討論。