第一篇：房產登記檔案的數字化加工

房產登記檔案的數字化加工

隨著城市建設和房地產業的持續強勁發展，房產登記檔案的數量急劇增加，房產登記檔案的利用率大幅提高。由于利用率的不斷提高，使得傳統紙質房屋登記檔案的種種局限性逐漸凸顯，必然對房產登記檔案的數字化、信息化以及管理部門的計算機系統和網絡環境提出更高的要求。房產登記檔案數字化加工是新形式下房產登記檔案管理信息化、網絡化、動態化的基礎和核心。如何更好地實現房產登記檔案的數字化加工處理，使房產登記檔案管理規范、科學、標準、高效，加強內外管理，提升綜合服務水平，最大限度地降低人力成本和資源消耗，是擺在我們面前的一個重要課題。

一、房產登記檔案數字化加工的重要性

開展房產登記檔案數字化加工工作的目的是，通過對房產登記檔案數字化加工，建立與紙質檔案一致、同步更新的電子復本，構成海量存貯的房產登記電子檔案數據庫，同時建立歷史檔案房屋電子登記簿，實現計算機輔助房產登記檔案生成、數字化存貯、動態更新和一體化管理，建立規范化、網絡化的房產登記檔案處理流程和管理體系。在現階段，這項工作的重要性正日益凸顯出來。

一是減輕檔案庫房的壓力。通過對房產登記紙質檔案的數字化加工，形成與現實同步的電子復本，建立統一管理的房產登記檔案數據庫，可以大量減少檔案、資料的副卷和復本數量，有效節約庫房空間。二是提高房產登記檔案管理、利用效率。對房屋登記檔案進行數字化加工，可打破傳統的提供利用及查閱方式，有助于方便、快捷地在系統中取得數字化信息；提供查檔等服務的部門可通過計算機網絡開展工作，進而提高服務質量和工作效率；實現檔案數據共享，最大化提高經濟效益和社會效益。三是保護房產登記檔案原件。房產登記檔案經過數字化加工形成電子檔案后，除非特殊需要，提供查檔利用時一般不再調閱檔案原件，利用者通過網絡訪問即可取得檔案數據庫的資源，不僅減少了檔案原件的借調頻率，還避免了復印機等光電設備對檔案原件的損害。四是確保房產登記檔案的安全。通過數字化加工及加工成果的備份，可有效防止水、火及人為擅自改動檔案內容和檔案損毀等損失。數字化加工成果備份副本異地存放，使檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞，從而確保房產登記檔案的安全。

二、房產登記檔案數字化加工的環境建設

一是加強組織機構建設。成立專職機構，配備專人負責房產登記檔案數字化加工工作；完善突發情況應急響應預案；強化數字化工作會議總結制度，制定數字化工作的中長期規劃、時間表和具體方案；健全完善登記機構內部關于數字化加工工作的規章制度、技術規范和日常工作流程；強化數字化建設過程中檔案資料管理的規范化、制度化；定期和軟件公司溝通交流，使軟件更加適應業務需求。

二是開展人員培訓。通過培訓，提升數字化工作人員的規范、安全和保密意識；加速房地產信息技術的推廣應用，改變傳統工作觀念；組織數字化業務知識和技能的培訓；引進專門人才，及時調整人員結構，提高服務水平和工作效率；組織業務骨干外出考察學習。

三是加大硬件投入。結合實際需求和財力狀況，采購必要的網絡設備、服務器和辦公設備；根據《電子信息系統機房建設規范》建設計算機檔案數字化管理系統標準機房，在配供電、防塵、防潮、防雷、隔音、消防安全、綜合布線、溫濕度指標等各項硬件條件上要符合要求；對計算機系統進行調整升級，逐步從局域網(LAN)向廣域網(WAN)轉變。需要注意的是，在設備采購上應以實用為原則，結合所使用的信息管理系統、日常檔案量、當地房地產業市場發展情況等因素預留一定的擴展空間，不必追求過高配置，盲目采購高精尖端設備。

三、房產登記檔案數字化加工的內容

一是加工流程。房產登記檔案數字化加工前必須對紙質檔案進行手工整理裝訂，在此基礎上進行數字化，并將數字化加工成果下載到可脫機保存的載體上進行備份。房產登記檔案數字化加工的流程是連續且相輔相成的，主要包含卷宗整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收、數據備份與異地保存等步驟。

二是注意事項。應注意按電子登記簿的編制要求制訂合理規范的信息分類編碼標準，遵循“最小基本信息”的原則錄入信息。進行檔案掃描時，應充分考慮房產登記檔案的利用率、檔案保存期限等因素，對于需永久保存的房產登記檔案應逐頁逐卷進行全部掃描，對于宜定期保存且格式性文件較多的抵押權檔案、預告登記、預抵押登記等檔案則有選擇地掃描。同時應根據設備性能和電子檔案利用的實際使用情況，合理設置掃描精度，以適用的圖像清晰度為宜，以實現數字化加工成果存儲載體資源的有效利用。

三是信息檢測與維護。以維護數字化成果和數據庫信息的完整性為主要目標，保持紙質檔案與數字化加工成果、數據庫信息的一致性。同時要清查數據庫中的重復或無效信息，保障系統信息的唯一性、有效性和準確性。

第二篇：檔案數字化加工流程及

檔案數字化加工流程及規范

文檔目錄

一、操作流程......................................................................................................................................2

二、檔案調卷......................................................................................................................................2

三、整理及著錄..................................................................................................................................2

四、拆卷..............................................................................................................................................3

五、檔案掃描......................................................................................................................................3

六、影像處理......................................................................................................................................4

七、數據質檢......................................................................................................................................4

八、檔案裝卷......................................................................................................................................4

九、完整歸還......................................................................................................................................5

十、數據備份......................................................................................................................................5

八、數據掛接......................................................................................................................................5

一、操作流程

檔案數字化加工業務總體流程包括：檔案調卷、整理及著錄、拆卷、檔案掃描、影像處理、數據質檢、檔案裝卷、完整歸還、數據備份、數據掛接。

先后順序為：調卷 > 著錄 > 拆卷 > 掃描 > 處理 > 質檢 >裝卷 > 歸還 > 備份 > 掛接。沒有特殊要求的情況下，務必安此流程進行操作，以便從總體任務中提高工作效率。

二、檔案調卷

這個過程我方要指定一個專門的負責人與客戶（檔案館庫房管理員）共同完成，將待加工的檔案從庫房搬運到加工現場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，與客戶做好交接記錄，確定無誤后方可進行拆卷環節的工作。要求：

1，我方指定專人負責。

2，填寫《檔案交接登記表》（附件一）。3，在交接登記表上要有雙方的簽字。

三、整理及著錄

檔案目錄的整理是數字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。

對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

（一），使用數字化加工軟件的數據錄入功能，進行目錄制作。

（二），使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《檔案目錄模板》文檔（文檔號為JS121006002）。如果用戶提供的有紙質目錄或電子目錄，我方要認真核對有無錯漏現象，找出錯誤并修正。并修改成與《檔案目錄模板》類似的字段標準。對于錯誤或疏漏的修正，具體細則如下：

1，如果用戶提供的目錄和紙質檔案不對照的,應該以紙質檔案原文內容為標準進行錄入，并刪除錯誤信息。2，著錄項相關內容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應給組長，如果目錄中要增加或減少相關著錄字段，要與客戶協商，并及時向公司技術部反饋。以下著錄項必不可少，且與紙質檔案要一一對照：

以“卷”為管理單位的、期限、卷號、題名、卷內文件序號、卷內文件題名、卷內文件頁號等。以“件”為管理單位的、期限、件號、頁數、題名等。

3，如果目錄內容有錯（如主題內容，文號等），以紙質檔案信息為準，并及時反應給組長，由組長與客戶協商解決。

4，如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，需向組長反應，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應錄入為簡體字。

5, 如遇到無題名的檔案,及時記錄下來，反應給客戶協商解決。

6，關于順頁；整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現象，正、副卷標注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質檔案內容進行標注頁碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。

7，關于分卷問題；檔號保持不變，卷號采用“卷號-卷次”格式，如0025-

1、0025-

2、0025-3……0025-

12、0025-13；如果紙質檔案分多卷，但是客戶沒有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應一條案卷目錄（不能兩個分卷對應一個目錄）。

8，關于補卷問題；漏歸檔的檔案作為補卷插入時，卷號要以實際的紙質檔案的卷號為準。如0025-

1、0025-A、0025-補、0025A等，我們做目錄時當保持不變。

9，檔號、卷號、件號、頁號中不能出現正反斜杠（,/），如果發現要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統一采用8位數字，如20120206，不足8位時補0。

以上問題出現時，及時反饋給組長，由組長和客戶協調。

四、拆卷

拆卷時要對照檔案目錄逐頁檢查檔案原件同時檢查檔案紙質目錄，發現錯誤或疏漏進行改正或做出正確標識。1，按順序進行拆卷，“ > 保管期限 > 案卷號 >盒號”。拆卷過程中注意保護檔案的原貌，以便于裝卷、還卷時保持檔案的原貌。

2，頁碼檢查，頁碼檢查過程中小于本卷其他頁面的紙張用相同規格白紙進行裱糊。裱糊紙不得大于同文件其它紙型，裱糊位置適中。然后重新編寫當前頁碼。若發現缺頁、殘頁等問題及時做好記錄，并反饋給組長。

3，拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。4，將案卷內頁一頁頁分開，對特殊頁做出標識提醒掃描人員注意。

5，拆卷過程中剔除生銹、易銹等金屬物，對粘貼牢固、柔軟紙張的卷要做記錄，重點處理。

6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁數及其他的特殊情況。對不能確定的案卷，拆卷人員應該及時向檔案員進行咨詢，不得擅自對問題進行處理；

7，破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，影響掃描質量的原件應先進行相應處理后再進行掃描（裱糊、壓平或進行托紙掃描）；

五、檔案掃描

檔案掃描是將紙質檔案轉變成電子文件的過程，掃描的操作順序： 1>導入檔案目錄到檔案數字化加工軟件；

2>通過檔案數字化加工軟件生成計算機磁盤樹型文件目錄結構； 3>開始掃描檔案；

掃描中的操作細節及要求如下：

1，掃描后的文件存儲格式應為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設置顏色為“灰度”。

2，檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現卡紙或者掃描數據不完全顯示的現象。發現檔案漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發現掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

3, 認真填寫紙質檔案《掃描登記表》（附件二），登記移交的檔案數量、掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

4, 掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。）

六、影像處理

影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現偏斜及圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質進行校正和處理。

影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。

影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務必看到了處理后的效果。如果發現影像質量不符合要求，應重新對圖像進行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。影像處理前的數據要保留。

具體操作細節如下：

1，對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點、去黑邊等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理，初掃要保留。

2，發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像，發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。

3，大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性，未請示組長的情況下，不得刪除任何原文或清除任何原文內容。

4.若處理時誤刪原文或原文內容，要及時反應給組長，協調掃描人員，重新掃描、處理。5.處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并匯報給組長登記。

6.處理工作完成時，要將掃描處理結束的原文匯報轉交給組長，以便后期質檢數據掛接。

七、數據質檢

1，逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數是否正確、目錄和掃描文件是否一致。2，逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。3，逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。

如果出現以上問題要填寫《數據質檢表》并及時修改，完成質檢后將表提交給組長。組長按《數據質檢表》二次質檢，并對其它數據按5%比例抽檢。

八、檔案裝卷

1，裝訂前對照檔案目錄檢查檔案數量、內容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實體相符；

2，檢查盒內文檔的各種編號與盒面各項是否相符；檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確； 3，裝卷時一定要再次順頁，若裝卷時除拆卷、掃描人員反應的問題外，發現文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其他問題時要及時向轉交人員問詢，反應給組長及時解決；

4，裝卷時一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規則；

九、完整歸還

歸還時由檔案交接負責人完成，檔案交接負責人提交給客戶，并填寫《檔案交接登記表》（附件一），《檔案交接登記表》必須有客戶的簽名。本表格由組長保存，最后提交到公司做永久備案。

十、數據備份

掃描期間組長要備份不同價段的數據兩份以上，掃描后備份，質檢后備份，全部工程完成后，客戶經驗收合格后，進行三種備份

1，將全部數據刻錄成DVD光盤備份。2，將全部數據在計算機硬盤上備份。

3，將全部數據復制到客戶的檔案服務器上備份。

十一、數據掛接

1，由組長通過ADPS生成掛接數據。

2，將數據復制到檔案服務器上，運行服務器上的掛接軟件進行操作。3，打開AIMS(檔案信息化管理系統)，檢查掛接的文

第三篇： 檔案數字化加工工作流程

數字化加工工作流程

1.1.1.項目策劃

在檔案數字化加工項目中，項目策劃階段主要完成四個方面的工作：召開項目啟動會、試掃前的準備工作、試掃工作和數字化加工前的準備工作。

1.1.1.1.召開項目啟動會

在檔案數字化加工項目中，在項目正式開始實施前，需要召開由用戶方領導、用戶方項目負責人、用戶方其他相關人員、我公司領導、我公司項目經理、我公司數字化流程各個環節負責人參加的啟動會，在啟動會上要明確項目的目標、范圍、組織機構、注意事項等內容，并形成《項目啟動會議紀要》。

1.1.1.2.試掃前的準備工作

在檔案數字化加工項目中，在進行項目試掃工作前，項目經理負責組織完成以下準備工作：

加工場地環境的準備：包括監控設備、項目橫幅、項目看板、試掃人員桌椅、飲水機、電話、試掃人員崗位流程牌、管理制度等；

試掃網絡環境的搭建：布線搭建數字化試掃加工現場的局域網，保證各臺參與試掃的計算機都能相互訪問和訪問服務器；

“檔案數字化管理系統”的安裝、調試和初始化：項目經理（或指定人員）負責將“數字化管理系統”安裝到局域網（包括服務器端和各個試掃客戶端的安裝），并進行調試，保證每個試掃客戶端都能訪問數據庫服務器，根據項目的實際情況（參照《檔案數字化項目用戶需求調研報告》）進行“數字化管理系統”的初始化工作，包括建立檔案庫、系統配置、流程設置、試掃人員管理等工作；

檔案準備：打印輸出標準格式的考勤表、值日表、外來人員登記表、提卷單、還卷單等。

1.1.1.3.試掃工作

在檔案數字化加工項目中，依據合同中的《檔案數字化項目用戶需求調研報告》，項目經理和試掃人員（由數字化加工各環節負責人組成）抽取各檔案資料進行為期5個工作日的掃描測試，形成《掃描測試報告》，并由項目管理組對《掃描測試報告》進行評審并簽字確認，依據《掃描測試報告》和用戶對項目實施周期的要求，我公司數字化項目評估小組與數字化制作部經理對項目成本、所需設備、人員等進行評估，形成《項目規模評估報告》并簽字確認，如果需求存在變化，則形成新的《檔案數字化項目用戶需求調研報告》，并提交項目管理組進行評審并簽字確認，依據《項目規模評估報告》，我公司數字化制作部經理負責提供相應的設備和工作人員，項目經理負責制定《人員計劃》、《設備計劃》、《場地計劃》、《進度計劃》，質量保證組負責制定《質量保證計劃》，并提交給項目管理組進行審批，如果存在問題，則需要項目經理進行修改并再次提交項目管理組評審，直至評審通過。

1.1.2.提卷出庫

在檔案數字化加工項目中，根據項目日產量，由提卷出庫人員負責與檔案管理人員一起從庫房提取本次（可以為一個工作日或者多個工作日）需要加工的檔案實體，對提卷出庫的檔案實體進行逐卷清點，保證案卷封面的檔號與調卷單開具的檔號應一一對應，在每次提卷的過程中：1、檔案管理人員負責對出庫的檔案實體進行出庫登記（包括出庫日期、全宗號、、起止卷號、所調卷數等信息），并由檔案管理人員和提卷出庫人員共同簽字確認；2、提卷出庫人員負責填寫《提卷單》相關信息，包括調卷時間、全宗號、、起止卷號、所調卷數等信息，對于調卷時所缺的卷，在《提卷單》上要明確進行說明，對短缺以及其他特殊情況的處理要進行詳細記載，最后需要由提卷出庫人員和檔案管理人員一起進行簽字確認；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監督提卷出庫人員將檔案實體從用戶庫房運送到加工現場的全過程；4、項目經理對進入加工現場的檔案實體進行入場登記（包括入場日期、全宗號、、起止卷號、入場卷數等信息），并由項目經理和提卷出庫人員共同簽字確認；5、項目經理在調卷記錄中簽字確認。項目經理接收案卷后，提卷出庫人員可以利用“數字化管理系統”中的“提卷出庫”功能，將提卷相關信息錄入到系統中。如下圖所示：1.1.3.檔案查卷

在檔案數字化加工項目中，檔案查卷人員對所提案卷進行逐卷的檢查核對，核對案卷中是否有卷內目錄、備考表，并將檢查結果記載到《流程單》，對擬掃描檔案逐份進行鑒定，區分掃描件與非掃描件。檔案嚴重破損、污染和字跡褪變等情況在《流程單》相應欄中標注清楚“此件不掃”、“此頁不掃”、“原件破損”、“原件模糊”、“原件殘缺”等情況說明。最后，查卷人員將形成《流程單》加入到案卷首頁，保證案卷與《流程單》的一一對應，查卷人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫查卷相關信息（如查卷人、查卷時間、發現問題等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“檔案查卷”功能，將查卷相關信息記載到系統中。

1.1.4.編寫頁號

在檔案數字化項目加工中，編寫頁號人員負責對每卷進行頁號的編寫（以案卷大流水為原則，即每卷一個流水號），在編寫頁號的過程中，編寫頁號人員要將文件中遇到原件有破損、水跡、墨跡、字跡擴散、復印件、傳真件、破損、蟲、霉、火燒痕跡……（包括破損處被修復過的痕跡）的情況詳細的記載在《流程單》中，編寫頁號人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫編寫頁號相關信息（如編寫人、編寫時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“編寫頁號”功能，將編寫頁號相關信息記載到系統中。

1.1.5.拆除裝訂物

在檔案數字化加工項目中，裝訂物拆除人員負責對每卷進行檢查，如果發現裝訂物，如原金屬裝訂物（如：金屬夾條、回形針、訂書訂、大頭針等）及一般線裝物（如：后期裝訂線等），需要采用夾子、剪刀等相應拆除工具，將裝訂物進行拆除，但必須小心細致，不得損壞檔案（檔案中的精裝書籍及成精裝書籍狀裝訂的檔案不得拆散，可用零邊距掛邊掃描），當完成一卷的裝訂物拆除工作后，裝訂物拆除人員需要在《流程單》上填寫裝訂物拆除相關信息（如拆除人、拆除時間、拆除內容等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“裝訂物拆除”功能，將裝訂物拆除相關信息記載到系統中。

1.1.6.數據錄入

在檔案數字化加工項目中，數據錄入人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》中著錄項要求，利用“數字化管理系統”中的“數據錄入”功能，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件進行檔案目錄信息的錄入。數據錄入人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數據錄入相關信息（如數據錄入人、數據錄入時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“數據錄入”功能，將數據錄入相關信息記載到系統中。

1.1.7.數據質檢

在檔案數字化加工項目中，數據質檢人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》中著錄項要求，利用“數字化管理系統”中的“數據質檢”功能，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件對已經錄入的檔案目錄信息進行校對，如果發現錯誤就地進行修改，系統自動記載數據錯誤信息和改錯過程信息。數據質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數據錄入相關信息（如數據質檢人、數據質檢時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“數據質檢”功能，將數據質檢相關信息記載到系統中。

1.1.8.紙面處理

在檔案數字化加工項目中，紙面處理是整個數字化加工工序中最難、最重要的一個環節，紙面處理的好壞，直接關系到整個數字化加工項目的質量。紙面處理工作包括：

折角、皺折問題：可以采用厚書或其他較重的物體壓平、燙平辦法、蒸汽熏蒸等方法進行處理；

霉變問題：首先可以采用清洗技術，對于清洗不掉的霉變紙張，可以采用先進行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技術，將紙張上的霉變物質進行清除；

傳真件或電報件所使用的熱敏紙問題：進行加深復?。⊕呙钑r只需掃描復印件即可）；

原件破損缺字問題：先進行紙張修裱（掃描時需要對修裱后的紙張進行掃描），同時在對應目錄信息“備考”字段中進行注釋。

在進行紙面處理的過程中，要以不損壞檔案實體為原則。在完成每卷的紙面處理后，紙面處理人員需要在《流程單》上填寫紙面處理相關信息（如處理人、處理時間、處理內容等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“紙面處理”功能，將紙面處理的相關信息記載到系統中。

1.1.9.檔案掃描

在檔案數字化加工項目中，檔案掃描人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》技術要求，利用“數字化管理系統”中的“檔案掃描”功能，以卷為單位逐件進行掃描，在掃描的過程中，根據檔案原件的質量，需要選擇不同的掃描方式（平板掃描方式、滾筒掃描方式）以及不同的掃描儀進行掃描，掃描獲取的圖像必須保持歷史原貌，確保圖像文件的色彩、亮度、對比度為最佳效果，接近原始文件色彩。檔案掃描人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案掃描相關信息（如掃描人、掃描時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“檔案掃描”功能，將檔案掃描相關信息記載到系統中。

1.1.10.掃描抽檢

在檔案數字化加工項目中，為了降低后期返工的風險，將圖像處理、圖像質檢等工序的工作量降低到最少，需要對掃描文件進行抽檢，掃描抽檢人員可以利用“文檔數字化管理”系統中的“掃描抽檢”功能，以每卷檔案實體為參考，對系統中的掃描數據進行檢查等操作。掃描抽檢人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫掃描抽檢相關信息（如抽檢人、抽檢時間、發現問題等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“掃描抽檢”功能，將掃描抽檢相關信息記載到系統中。

1.1.11.高清處理

在檔案數字化加工項目中，圖像處理人員需要對掃描后生成的圖像文件進行進一步處理，可以利用“數字化管理系統”中的“圖像處理”功能，根據《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個數與實際圖像個數進行核對，采用專業的圖像處理軟件將圖像中不符合需求標準的地方進行處理，在處理過程中將不合格的頁記錄在《流程單》中并返回給掃描環節，并監督掃描人員將其修改，從而確保數字化加工的圖像質量，圖像處理軟件功能主要包括：

去黑邊、去污點、去污漬。掃描后形成的文件可能會存在黑邊、零散的小黑點、大塊的污漬等情況，用戶可以根據不同的情況自動去除黑邊、污點、污漬，并且可以對處理的閥值（自動處理的強度）進行設置；

拼接、拆分文檔?？梢赃x擇將多個單頁文件組合成一個文件，也可將組合成的文件再進行拆分成多個單頁文件。比如在掃描時，將Ａ３幅面的文件掃描成兩張Ａ４幅面的圖像，再將Ａ４的文件拼接成一張Ａ３的圖像；

字跡加深、字跡變淺。掃描后形成的文件由于各種原因，有可能字跡較深、較淺，影響視覺效果，可以利用此功能將選擇區域的字跡作加深、變淺處理；

批量處理。系統支持對一批圖像文件進行掃描、糾編、去污等操作的批量處理，從而提高處理效率。

圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像處理相關信息（如圖像處理人、圖像處理時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“圖像處理”功能，將圖像處理相關信息記載到系統中。

1.1.12.圖像質檢

在檔案數字化加工項目中，圖像質檢人員依據《流程單》，利用“數字化管理系統”中“圖像質檢”功能，對圖像文件逐頁進行檢查，確保質檢后的圖像數據與檔案實體資料一致，確保無缺頁現象，確保圖像文件中的頁碼清晰。如在質檢的過程發現有錯誤現象，需將錯誤信息記錄在《成品數據驗收記錄單》上，并將其錯誤問題與《成品數據驗收記錄單》一同反饋給糾錯人員，并要求糾錯人員在當天內提供復檢數據，再進行2次數據復檢，在圖像質檢過程中，對于個別與原件問題有關的不符合標準的圖像必須查找檔案原件進行核對。圖像質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像質檢相關信息（如圖像質檢人、圖像質檢時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“圖像質檢”功能，將圖像處理相關信息記載到系統中。

1.1.13.格式轉換

在檔案數字化加工項目中，格式轉換人員可以利用“數字化管理系統”中的“格式轉換”功能，將掃描形成的TIF格式的文件轉換成“PDF”和“JPG”兩種格式的電子文件，轉換后的電子文件存放路徑與TIF格式存放路徑一致，文件名稱與原文件名稱一致，只是擴展名不同而已，在轉換的過程中，系統自動為轉換后的電子文件生成MD5校驗碼，并保存到數據庫。格式轉換人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫格式轉換相關信息（如格式轉換人、轉換時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“格式轉換”功能，將格式轉換相關信息記載到系統中。

1.1.14.轉換核查

在檔案數字化加工項目中，轉換核查人員可以利用“數字化管理系統”中的“轉換核查”功能，對格式轉換的結果進行核查，核查方式包括兩種：自動核查和手工核查，其中自動核查由系統自動完成，主要是核對轉換后電子文件（包括PDF、JPG兩種格式）的數量與源掃描文件（TIF格式）的數量是否一致，如果不一致，則自動出具不一致電子文件名稱的清單；手工核查由轉換核查人員手工完成，轉換核查人員可以以源格式掃描文件（TIF格式）為參考，對轉換后的電子文件（包括TIF和JPG格式）進行檢查，發現內容是否一致，最終生成《轉換核查報告》，轉換核查人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫轉換核查相關信息（如核查人、核查時間、發現問題等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“轉換核查”功能，將轉換核查相關信息記載到系統中。

1.1.15.檔案裝訂

在檔案數字化加工項目中，在對檔案原件進行掃描、圖像處理、圖像質檢后，檔案裝訂人員需要對拆分的案卷進行逐卷的裝訂，所有裝訂的案卷要盡力按照原樣進行恢復，要保證重新裝訂后的案卷不壓字，裝訂完畢后的檔案資料經過抽樣質檢驗收合格后交還給用戶檔案管理人員進行裝盒工作，裝盒結束后，再由裝訂人員進行粘貼卷盒脊背信息，檔案裝訂人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案裝訂相關信息（如裝訂人、裝訂時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“檔案裝訂”功能，將檔案裝訂相關信息記載到系統中。

1.1.16.總質檢

在檔案數字化加工項目中，總質檢人員根據項目合同內所規定的驗收方式，利用“數字化管理系統”中的“總質檢”功能，對案卷實體、圖像文件以及目錄著錄信息進行抽檢（包括案卷實體的裝訂情況、目錄信息著錄情況、圖像文件、報表輸出情況等），在無特殊的要求時，案卷實體及圖像文件以及目錄著錄信息分別按照總工作量的30%的比例進行抽檢，抽檢工作將按照階段驗收周期進行，每次抽檢結束后必須出具《數字化項目實施數據質量抽檢報告》；如在抽檢的過程中有不合格現象時，必須將抽檢問題記錄在《數字化項目實施數據質量抽檢報告》上，并將抽檢報告在當天內反饋給糾錯人員，并監督其在當天內完成糾錯工作并再次提交成品數據給抽樣質檢人員進行復檢，總質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫總質檢相關信息（如質檢人、質檢時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“總質檢”功能，將對檔案實體的總質檢相關信息記載到系統中。

1.1.17.還卷入庫

在檔案數字化加工項目中，根據項目日產量，由還卷入庫人員負責與項目經理一起從加工限產提取本次（可以為一個工作日或者多個工作日）需要歸還的檔案實體，在每次還卷的過程中：1、項目經理負責對出場的檔案實體進行《出場單》登記（包括出場日期、全宗號、、起止卷號、所還卷數等信息），并由項目經理和還卷入庫人員共同簽字確認；2、還卷入庫人員負責填寫《還卷單》相關信息，包括還卷時間、全宗號、、起止卷號、所還卷數等信息，項目經理共同對出場的檔案實體進行逐卷的清點，最后需要由還卷入庫人員和項目經理一起進行簽字確認；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監督還卷入庫人員將檔案實體從加工現場運送到用戶庫房的全過程；4、檔案管理人員對進入庫房的檔案實體進行入庫登記（包括入庫日期、全宗號、、起止卷號、入庫卷數等信息），并由檔案管理人員和還卷入庫人員共同簽字確認；5、檔案管理人員在《還卷單》中簽字確認。檔案管理人員接收案卷后，由檔案歸還人員將相關檔案歸還信息錄入到“數字化管理系統”中。

第四篇：20151106-檔案數字化加工操作細則

檔案數字化加工操作細則

為確保本館館藏檔案數字化加工的安全管理和質量控制，根據國家檔案局和本局有關檔案數字化的規定和標準，按照本館檔案數字化加工工作流程，特制定本操作細則。

本細則對檔案數字化加工的主要工作環節包括：檔案實體交接、目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、數據掛接、檔案裝訂、數據驗收、數據備份、檔案歸還等，提出操作要求，并在整個工作環節中確保檔案實體及其信息的安全保密。

一、檔案實體交接

檔案實體交接分為檔案領取、檔案歸還、檔案存放三個環節，由本館檔案數字化中心和承擔本館檔案數字化的服務機構、監理公司三方指定管理人員完成。

（一）檔案領取

1.按照館藏檔案數字化加工項目計劃，服務機構根據工作進度以及加工能力，提出檔案領取申請，經監理公司審核后，向本館檔案數字化中心管理員遞交，由檔案數字化中心管理員負責向收集保管處提出需要加工檔案的全宗、年份、保管期限、目錄號、案卷號，庫房管理人員按需求調卷，清點、核實無誤后辦理檔案出庫登記手續。2.出庫檔案進入檔案數字化中心，數字化中心管理員與監理公司、服務機構管理人員共同清點、核對該批次檔案的范圍、數量，確認無誤后，應填寫《檔案交接記錄表》，并經三方簽字確認。

3.接收的檔案有錯誤之處立即核查更正，并打印出勘誤表請檔案數字化中心管理員確認后再進行檔案整理等工作。

4.加工人員按檔案的檔號排列順序依次向服務機構管理人員領取檔案，確認加工內容并簽字。

5.加工完畢后，加工人員將檔案退還服務機構管理人員，由管理人員確認簽字。

（二）檔案歸還

1.同一批次出庫的檔案在完成數字化加工并經由數字化中心管理人員質檢抽查合格后，服務機構管理人員按《檔案交接記錄表》，確定應歸還檔案的檔號(全宗號、年份、保管期限、目錄號、案卷號)和數量，并檢查檔案的完整性。

2.將檔案按出庫時的排列順序排列。

3.監理公司對服務機構提出歸還的檔案進行清點、檢查檔案的完整性，確認無誤后向數字化中心提出歸還建議。

4.數字化中心與監理公司、服務機構管理人員現場清點并抽查檔案的完整性情況，三方確認無誤后在《檔案交接記錄表》簽字確認。

5.檔案數字化中心管理員負責向收集保管處歸還檔案，辦理檔案歸庫手續。

（三）檔案存放

1.數字化加工檔案一律統一存放在臨時庫房，下班后不能留存在加工位及加工區域。

2.每天上、下午上班后，由數字化中心、監理公司、服務機構按當日數字化加工范圍，共同到臨時庫房運送檔案到加工中心，下班后提前10分鐘清點出庫加工檔案，將加工檔案返回臨時庫房存放。

3.加工檔案的安全管理要責任到個人，個人加工領取的檔案在加工完畢后必須完整、如數歸還，加工檔案禁止存放到抽屜內，在下班前必須檢查個人使用的掃描儀，避免遺漏。

二、數字化加工

數字化加工應嚴格按照本館規定的流程進行，具體為：目錄審核修改→檔案拆裝→檔案掃描→圖像處理→圖像質檢、→數據掛接→數據驗收→數據備份→檔案裝訂→檔案歸還。除目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描外，其他工作流程不允許接觸檔案實體，如確實因質量檢查、修改工作需要，可向服務機構現場管理人員申請使用檔案實體。

（一）目錄審核

1.未建立機讀目錄數據庫的，加工人員應在檔案數字化中心管理人員指導下按照《檔案著錄規則》（DA/T 18-1999）、《廣西壯族自治區紙質檔案數字化技術要求（試行）》以及數據掛接等要求，依據檔案實體逐一進行目錄著錄。

2.核對目錄時如發現有目錄無正文、有正文無目錄或卷內目錄指定的頁號內容與卷內目錄內容不匹配現象，應及時告知現場監理和數字化中心管理人員處理。

3.機讀目錄數據庫建庫工作完成的，核實檔案目錄著錄內容的準確性，如有不規范或錯誤的文件題名、責任者、檔號、起止頁號，應依據檔案實體對目錄數據進行修改。

著錄條目質量應達到以下標準：

①文件題名：一般由責任者、事由、文種三要素組成，文件沒有題名或不能揭示內容的，應根據其內容擬寫題名；文件題名過于冗長的，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，擬寫或刪改的題名字數應控制在60個字以內。

②文件時間：一律用8位阿拉伯數字表示，第1—4位數表示年，第5—6位數表示月，第7—8位數表示日，月、日位數不足補“0”，無法確定的時間亦用“0”替代。

③：屬于公元紀年的錄入要規范齊全，如“1994年”，不能是“94年”。

④文件編號：除用“[ ]”號外,其余原文照錄；聯合發文或檔案上有多個文件編號時，只著錄一個文件編號，但立檔單位的文件編號必須著錄。

⑤責任者：必須著錄對文件負責的個人姓名和機關、團體的通用簡稱或全稱，不能以“本市”、“本局”等模糊名稱著錄；責任者有多個時，著錄列居首位的責任者，立檔單位本身是責任者的必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責任者用“[等]”表示，責任者之間以“；”號相隔。

⑥檔號：檔號結構應為“全宗號—目錄號—案卷號—文件所在頁號”，各號之間用“—”間隔。除全宗號中作為全宗屬類代碼的漢字或英文、漢語拼音字母等原樣照錄外，各號均用阿拉伯數字表示，并固定位數以利排序，具體為：全宗號3位、目錄號3位、案卷號4位、文件所在頁號4位，位數不足前補“0”。

⑦檢查著錄條目的正題名、檔號、、責任者、文件編號、檔案館代碼、保管期限、頁號、密級等若干必錄項目是否著錄完整；殘缺文字用“□”號表示。

4.機讀目錄修改后如錯誤地方不多，用水性筆在原紙質目錄上略加修改不影響目錄整潔、美觀的，不需重新打印；如果需要修改內容太多影響到目錄頁面美觀的，則要重新打印，將新目錄放臵在原檔案目錄上。

5.目錄數據存儲格式為txt以及dbf格式文件，符合GD2000數據接收要求。

（二）檔案拆裝

1.檔案拆除裝訂前逐頁清點案卷張、頁數。出現有少量頁碼錯漏編的，要在檔案與裝訂線相反的頁面下角，需用前一頁頁碼用鉛筆加“—1，……”標注在檔案上，如漏編頁碼屬本卷的最后一頁檔案，應續上一頁檔案的順序往后編碼，不能用“—1”表示，檔案原始頁碼看不清的要用水性筆寫上實際頁碼，并在備考表上說明錯漏編情況，由數字化中心管理員簽字確認；漏編數量多的，應整卷按規范重新編制頁號。出現頁數嚴重不符、紙張破損嚴重等異常情況，應根據實際情況交數字化中心管理員進行處理。

2.檔案蟲蛀、碳化情況嚴重，影響掃描的要登記在冊，由數字化中心管理員與相關處室做好對接，進行修補或裱糊，不允許擅自拆除裝訂。

3.檔案清點完成后，填寫《紙質檔案數字化加工工作單》中相應項:實際張、頁數、偏離數、偏離情況等，相關人員簽字確認。

4.拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。漿糊粘連、衣車縫制等拆除裝訂會造成檔案頁面損壞的，不允許強行拆除；雜志、書籍等拆除裝訂難以復原的，也可不拆除裝訂掃描。

5.拆分檔案發現原件有夾帶實物的，應根據原件給實物編號，并用塑料袋妥善保管好，裝訂時再按原樣復原。

6.檔案掃描、圖像處理并質檢通過后，要逐頁清點檔案卷內文件紙張數量，還原裝訂原貌。

7.檔案還原裝訂遇到頁面倒臵、無裝訂邊、裝訂線壓文字等情況，無裝訂邊的應貼邊后裝訂，不允許裝訂線壓在文字上；對倒臵頁面進行糾正，如遇到其他特殊情況應交數字化中心管理員，與相關處室溝通、協商，提出裝訂建議，按建議進行裝訂。

（三）檔案掃描 1.每日開始掃描前必須多掃描儀玻璃面進行除塵，確保掃描效果。

2.掃描分辨率按項目合同要求進行。檔案掃描前要確定掃描儀設定的參數符合項目規范、要求，檔案要逐頁通過掃描設備，確保圖像清晰完整。

3.對于原件不清晰的檔案掃描，要調整對比度、亮度等相關參數，以使掃描后的圖像盡量清晰；掃描時須將紙張放正，傾斜度控制在1度之內。

4.檔案中有浮貼時，浮貼加原頁掃1頁，浮貼揭開后原頁掃1頁，若有多張浮貼重疊，每張浮貼均需單獨掃描。

5.紙張過薄的檔案，須在其后墊上白紙，以使掃描的檔案字跡清晰，不透視下一頁圖像內容。檔案本身內容太靠邊時需用白紙墊在背后再掃描，以防檔案內容掃描缺。

6.空白頁有頁碼無內容的不掃描，在檔案備考表及工作單注明。

7.紙質檔案中有照片的，應調整掃描分辨率為600dpi，文件存儲格式為tiff，按照片檔案掃描要求掃描，并在工作單上注明。

8.檔案頁面若有折角或折疊，應小心展開、撫平、壓平，褶皺嚴重的，應覆蓋紙張用低溫熨斗熨平。但傳真紙、照片等不允許用熨斗熨平。

9.對于不適合拆卷的檔案，采用零邊距掃描儀掃描，如用常規掃描儀，則在掃描過程中盡量避免掃描頁面變形、漏光等，確保掃描圖像質量，同時注意避免對檔案造成的損害。

10.掃描時不允許不遮蓋掃描以及非質量不合格的重復掃描。如有特殊需求須與監理人員和數字化中心管理人員確認。

11.掃描完成后，檢查掃描儀是否有檔案遺漏，按要求將檔案整理好裝回檔案盒內，填寫《紙質檔案數字化加工工作單》，及時將檔案及工作單移交管理人員。

12.掃描人員在每日下班歸還檔案前必須檢查掃描儀和桌面等設施，確保檔案無遺漏。

（四）圖像處理

1.圖像文件要進行糾偏、裁邊、圖像拼接等精細處理，力求保持檔案原貌，不允許用軟件強行糾偏、自動裁剪檔案原有頁面。圖像處理應達到：圖像完整、清晰、底色與檔案本身相仿、色澤均勻、無影響圖片美觀的非檔案所有的黑邊（白邊或灰邊），圖像不偏斜或倒臵，符合正常閱讀習慣。

2.可對圖像進行90度或180度旋轉，禁止小角度旋轉，偏離1度以上退回重新掃描。可對原件本身偏斜嚴重的圖像進行糾偏處理。

3.圖像處理基本要求：先糾偏，再裁剪。圖像糾偏：

（1）若紙張偏斜，文字不偏斜，以內容正來糾偏、裁剪。

（2）若紙張不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以紙張規則的邊緣來糾偏、裁剪；若文字偏斜度大于3度，以內容正來糾偏裁剪。

（3）若紙張規則，文字不偏斜，以規則的紙張來糾偏、裁剪。

圖像裁剪：

（1）處理翻折檔案圖像時，翻起部分只保留覆蓋后頁檔案部分，其他部分裁除。

（2）處理檔案中有黏貼小于32開不規則小浮貼的圖像，當小于32開不規則小浮貼與后頁內容無關聯時，應分開裁剪，不保留小于32開不規則小浮貼以外的其他圖像；小于32開不規則小浮貼與后頁內容有關聯時或互為補充內容時，小于32開不規則小浮貼圖像的裁剪，要保留后頁完整圖像。

（3）A3頁面、書本、筆記本等原則上分開裁剪。如A3（或其他）為跨頁號印制，可進行整頁掃描，按其中間折痕進行圖像裁剪，以確保文件內容、頁碼的連續性。

（4）檔案出現大的破損，裁剪時要保留破損部分。（5）原檔案有托邊的紙張，裁剪時以原檔案大小裁剪。（6）兩頁16開或A4檔案粘連，內容有聯系的，按兩頁裁剪成一個畫幅；內容沒有聯系的，按單頁裁剪成兩個畫幅。（7）粘貼有分類小標簽的會計賬簿，要保留分類小標簽掃描和裁剪。

（8）紙張有不規則邊角，但不屬于破損（如存根類），且無檔案信息的，可進行規整裁除。

（9）筆記本等頁面一個畫幅中，一頁有內容一頁沒有內容且無頁碼時，應裁剪空白頁面。

（10）備考表若與其他非檔案頁面（無檔案信息）粘連，形成A3頁面時，裁剪只保留備考表部分。

4.處理過程中對檔案裝訂孔、檔案原有污點等不去除，處理過程應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則，不允許出現原件沒有的顏色、變形、明顯皺紋等破壞圖像質量的現象。

5.去除不屬于檔案頁面的白邊、灰邊、黑邊等，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

6.依據有關規范要求對圖像文件進行命名。圖像文件命名格式與目錄數據庫的檔號格式一致：全宗號（4位）—目錄號（3位）—案卷號（4位）—文件頁號（或文件順序號），檔號中的各號（代碼）固定位數，不足前補“0”。

7.按檔案實體頁數、頁序檢查、排列圖像文件的頁數、頁序，確保一致、無缺漏。

8.圖像處理完成后，填寫《紙質檔案數字化加工工作單》。

三、圖像質檢

1.圖像質檢必須逐頁翻看檢查圖像，檢查圖像反映的文件數量、頁數是否與其目錄一致，圖像是否還原檔案原貌、文字清晰，每頁圖像的頁碼是否存在，無漏失、多掃、不清晰、變形、失真、偏斜、頁碼錯誤等情況。

2.檢查圖像文件命名是否規范，圖像排列循序是否正確。

3.檢查過程中如碰到圖像內容不清楚、數量不準確等情況，須拿檔案紙質原件對照確認的，向管理人借出案卷實體對照，問題明確后即時歸還。

四、數據掛接

1.批次圖像質量經檢查確認合格后，通過相應的軟件與檔案文件目錄數據庫進行批量掛接，數據掛接完成，依據檔案全文圖像和目錄數據，核對目錄條目與檔案原文的掛接是否正確，發現錯誤及時修正。

2.服務機構對數據掛接全面檢查并檢查合格后，向監理公司提出批次質檢要求并提供該批次全文、目錄數據，監理公司質檢發現問題，返回服務機構修改。

3.監理公司完成批次檢查并確認合格后，向數字化中心管理員提交《傳統載體檔案數字化加工成品發布程序表》及相關全文、目錄數據，數字化中心管理員負責將該批次數據發布至本局館局域網，并進行抽檢，發現問題及時提交服務機構進行整改，整改完畢后重新發布修改數據。

4.數據掛接合格后方可進行檔案裝訂還原、歸庫、數據備份等項工作流程。

五、數據備份

1.數據質檢、掛接合格后，服務機構管理人員向監理公司提交《檔案數據批量操作程序表》，監理公司確認無誤后，向信息化工作處轉交，信息化工作處在確認數據已備份至電子文件（檔案）備份中心后，將程序表交給服務機構刻錄小組進行光盤刻錄。

2.數據刻錄使用刻錄軟件NERO，刻錄速度≤8X，光盤由服務機構提供，采用檔案級專業刻錄機，每張刻錄數據量不超過4.3GB。

3.刻錄光盤為檔案級光盤，現有清華同方及JVC兩種4.7GB的DVD。為防止同品牌光盤質量故障影響數據質量，在一式三套中，不能單純一種品牌的光盤。

4.劃分好數據刻錄的文件夾，按照檔案管理的要求做好分級分項組織管理，以光盤號命名光盤卷標。

5.光盤面使用光盤筆英雄HERO CDDVD Marker CD書寫專用筆 CD-C001或真彩0615B光盤專用油性筆標注：、順序號、全宗號等。

6.封面打印：制作光盤封面（正面、背面、背脊）錄入信息并打??；光盤封面與封底使用專門的WORD模板打印，裁剪。分別錄入（A、B、C）三套保存數據入庫。及時記錄、填寫工作進度表、檔案數據存儲光盤刻錄表等信息。

7.光盤專檢人員負責讀取檢查每張光盤，刻錄必須保證質量，要求盤片能在普通光驅中正確讀取，內容無差錯（有任何差錯必須重新刻錄）。把計算機設臵成可以瀏覽縮略圖；其次對照數據單查看文件數。信息處工作人員隨機抽檢光盤質量。及時放至7-1光盤庫，做好光盤存儲位臵登記。

8.數據刻錄完畢后，由信息化工作處按數據備份等相關操作規程監督各加工計算機以及服務器等加工存留數據的移動、刪除等操作。

9.未經信息化工作處的允許，各加工計算機產生的加工數據不得私自遷移、刪除。

第五篇：檔案數字化加工流程細則方案

檔案數字化加工流程細則方案

檔案的接收

檔案接收管理人員負責檔案的領取。接收檔案時一定要和客戶對好檔案接收單（包括檔案的批號，頁次，本數）。與客戶在交接單上簽字一式兩份，雙方各執一份。

1、檔案整理 1、1目錄數據準備

按照《檔案著錄規則》(DA/T18)等的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。1、2拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。1、2、1去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等；對已裝訂的檔案進行拆除。1、2、2要注意保持資料的整齊，不能出現資料內容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現象。1、2、3拆除完的檔案要進行頁碼編號，使用數字在客戶要求的地方編號，一定要做到不漏編。字跡要清晰工整。1、2、4對于己經編好的頁碼要查看是否正確，檔案的紙張是否有破損，如果破損嚴重的，無法進行直接掃描的檔案，及時與管理人員溝通進行處理。1、3區分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。確保掃描時不出現混亂現象。1、4頁面修整

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。1、5檔案整理登記

制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。1、5、1整理好的檔案要按照檔案號放置。要及時的流給下一個環節。

2、檔案掃描

2．1掃描方式

2．1．1根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2．1．2紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

2．2掃描色彩模式

2．2．1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2．2．2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案．可采用黑白二值模式進行掃描。2．2．3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

2．2．4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

2．3掃描分辨率

2．3．1掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

2．3．2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。2．3．3需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。2．4掃描登記

認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

2、5掃描中的文件保護 2、5、1認真對好流程單，依照目錄數據庫中案卷的編號在掃描系統中建立同樣的案卷編號，然后導入目錄數據庫中的著錄的數據。2、5、2核對系統中的案卷信息是否與原件一致，如果發現差錯，要在著錄系統中更改。2、5、3核對實際掃描的頁數和檔案整理時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體的原因和處理的方法。2、6掃描儀常出的故障以及處理 2、6、1掃描時圖像有時會出現黑線，或圖像不應該出現的污點，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。2、6、2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業的鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。

3、檔案的錄入 3、1錄入的規則 3、1、1根據客戶的要求對整理好的檔案進行錄入，按照《檔案著錄規則》的要求，規范檔案中的目錄內容。3、1、2錄入檔案案卷的基本信息（編號，題名，目錄號等）。3、1、3建成案卷目錄后按照卷內的目錄順序對文件級數據進行錄入，要祥細的錄入每一份文件的題名，時間，文號等。3、1、4建立檔案目錄數據庫，錄入時要先檢查檔案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否正確，同時根據客戶的要求區分什么需要錄入的，什么不需要錄入。3、1、5錄入時要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進行檢查，核對錄入項目是否完整，內容是否規范準確，對于不合格的數據要進行修改或是重錄。3、1、6錄入可以采用OCR識別，可提高錄入的工作效率。

4、圖像處理 4、1圖像核對 4、1、1掃描完的圖像要進行圖像的優化處理，首先應核對掃描的圖像數量是否和導入的目錄數據庫中文件的頁數一致，4、1、2如出現不一致只有兩種可能，一是錄入原檔案有錯，可依照原檔案更改，二是掃描出錯可能出現漏掃，要進行補掃。4．2圖像數據質量檢查

4．2、1對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

4．2、2由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。4．

2、3發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

4．2.、4發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。4．1．5認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。

4．3糾偏

對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

4．4去污

對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

4．5圖像拼接

對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

4．6裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。4、7圖像的補掃 4、7、1補掃主要處理由優化操作不當，造成的圖像不完整，誤刪的情況。4.、7、2高速掃描造成的漏掃，重張進紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。

5、圖像存儲 5、1存儲格式 5、1、1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。5、1、2提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。5、2圖像文件的命名 5、2、1紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。5、2、2多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

6、圖像的掛機與關聯 6、1圖像質檢合格后的圖像數據要進行圖像數據的壓縮和轉換格式，上傳到總數據服務器，通過軟件可以實現檔案的目錄數據庫對相關數字圖像的掛接.6、2將每一份紙質檔案文件掃描所得的圖像存儲到相應的文件夾，要認真的核對每一份的圖像文件的名稱是否與目錄數據庫中該份紙質文件的檔號是否一致，圖像的頁數是否與目錄數據庫中該份紙質文件的頁數一致，圖像文件的總數是否與目錄數據庫中文件的總數一致，6、3認真的填寫數字化轉換后的交接單，記錄關聯后的頁數，核對每一份關聯后的頁數與檔案整理，掃描填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體的原因和處理的方法。

7、檔案的裝訂 7、1掃描，校對工作完成后，拆除過裝訂的檔案應按照檔案的保管要求進行重新的裝訂。7、2在裝訂過程中要檢查檔案的排列順序不變，不錯頁，不漏頁，要保證裝訂完檔案的整齊性和完整性。7、3擦除在檔案上的個別注記和與檔案保存無關的信息。

8、完整性檢查 8、1公司在提交客戶驗證之前，會按照業務系統數據對數據庫索引文件和掃描影像進行檢查，察看是否漏掃頁和是否漏掃件，保證影像的完整性。8、2檢查實物檔案是否有順序錯誤，錯頁，漏頁和檔案的整齊性完整性。8、3認真的填寫紙質檔案數字化的驗收登記表。

9、檔案的歸還 9、1掃描并建立索引后的檔案影像在光盤刻錄前可先由客戶派人進行檢查。以檢查圖像是否符合標準、是否有漏掃、索引信息錄入是否正確等。針對每種檢查可采用不同方式進行處理。9、2圖像是否符合標準可通過專用瀏覽軟件抽檢方式進行，也可通過掃描系統軟件中自帶的查詢軟件進行，可檢查圖像格式是否正確、是否清晰、是否有傾斜、是否有黑塊等； 9、3是否漏掃則在掃描系統自帶的查詢軟件中可列出每份檔案的完整目錄，通過抽檢是否有與原檔案目錄不一致。

10、數據的備份 10、1通過刻錄的光盤或者通過數據直接導入。數據導入程序可按照客戶的接口要求進行開發，測試認可后可以直接將掃描系統中的影像和索引數據一起導入到影像系統中，對于驗收合格后的數據要及時的進行數據備份，以便查閱。備份后的數據要進行查看，看數據能否打開，數據是否完整，備份好的數據要做好標簽，以便進行查找與管理。10、2當數據和影像導入完成客戶的影像系統后，客戶就可以在自己的影像系統內調閱、查詢和管理已掃描的影像和數據了。

11、交接單與流程單的保存 11、1各種交接單上不能出現手寫內容，打錯和漏打的內容不能手寫記錄，打錯的交接單如果與接收人簽字，則另打一份，錯誤的交接單在簽收人面前銷毀。重簽一份。11、2每個月的流程單，提卷單，還卷單，都要裝訂成冊保存，寫上年份月份。以便日后查找。