第一篇：檔案整理加工

檔案整理加工

檔案館管理的檔案有哪些種類 這些種類是怎么劃分的類別編號方法 數(shù)字化方法

1、文書檔案

通知、紀(jì)要、紅頭文件、公文

辦公室、計劃處、合同處、黨群部、其他

1-1997Y1-31-2003Y1-1-18

掃描、著錄

2、科技檔案

基建、設(shè)備、工程設(shè)計、招投標(biāo)合同、專項、竣工資料、監(jiān)理資料、3、人事檔案

掃描著錄

4、實物檔案

單位獲得的獎牌、獎杯、證書

照相、著錄

5、照片檔案

單位的一些活動照片，存放在光盤里的照片

大說明，小說明

6、音像檔案

大說明，小說明

7、編研檔案

單位的檔案館或者單位自己的一些編研資料

文件匯編、文摘匯編、參考資料、史志

著錄

8、會計檔案

9、其他

保管期限：

Y 永久（凡是正式行文有公章的），C 30年（一般金額的請示、有階段性、有時間限制的決定或匯報資料），D 10年（時限非常短的不重要的一些資料），L 臨時，Q 其他

文書檔案整理注意順序

關(guān)于請示批復(fù)的：手稿、請示、批復(fù)，排列順序是閱辦單、批復(fù)、請示、手稿

關(guān)于講話、報告：重要領(lǐng)導(dǎo)講話、能查到重要人的歸檔，搞不清楚誰寫的，誰說的可以不歸檔

關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)收文的：最大權(quán)利的通知放在最上面，從大到小按級放

第二篇：檔案數(shù)字化加工流程及

檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范

文檔目錄

一、操作流程......................................................................................................................................2

二、檔案調(diào)卷......................................................................................................................................2

三、整理及著錄..................................................................................................................................2

四、拆卷..............................................................................................................................................3

五、檔案掃描......................................................................................................................................3

六、影像處理......................................................................................................................................4

七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢......................................................................................................................................4

八、檔案裝卷......................................................................................................................................4

九、完整歸還......................................................................................................................................5

十、數(shù)據(jù)備份......................................................................................................................................5

八、數(shù)據(jù)掛接......................................................................................................................................5

一、操作流程

檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案裝卷、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。

先后順序為：調(diào)卷 > 著錄 > 拆卷 > 掃描 > 處理 > 質(zhì)檢 >裝卷 > 歸還 > 備份 > 掛接。沒有特殊要求的情況下，務(wù)必安此流程進(jìn)行操作，以便從總體任務(wù)中提高工作效率。

二、檔案調(diào)卷

這個過程我方要指定一個專門的負(fù)責(zé)人與客戶（檔案館庫房管理員）共同完成，將待加工的檔案從庫房搬運到加工現(xiàn)場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，與客戶做好交接記錄，確定無誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。要求：

1，我方指定專人負(fù)責(zé)。

2，填寫《檔案交接登記表》（附件一）。3，在交接登記表上要有雙方的簽字。

三、整理及著錄

檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。

對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

（一），使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。

（二），使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《檔案目錄模板》文檔（文檔號為JS121006002）。如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，我方要認(rèn)真核對有無錯漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。并修改成與《檔案目錄模板》類似的字段標(biāo)準(zhǔn)。對于錯誤或疏漏的修正，具體細(xì)則如下：

1，如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯誤信息。2，著錄項相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應(yīng)給組長，如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段，要與客戶協(xié)商，并及時向公司技術(shù)部反饋。以下著錄項必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：

以“卷”為管理單位的、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。以“件”為管理單位的、期限、件號、頁數(shù)、題名等。

3，如果目錄內(nèi)容有錯（如主題內(nèi)容，文號等），以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)，并及時反應(yīng)給組長，由組長與客戶協(xié)商解決。

4，如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，需向組長反應(yīng)，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應(yīng)錄入為簡體字。

5, 如遇到無題名的檔案,及時記錄下來，反應(yīng)給客戶協(xié)商解決。

6，關(guān)于順頁；整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。

7，關(guān)于分卷問題；檔號保持不變，卷號采用“卷號-卷次”格式，如0025-

1、0025-

2、0025-3……0025-

12、0025-13；如果紙質(zhì)檔案分多卷，但是客戶沒有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應(yīng)一條案卷目錄（不能兩個分卷對應(yīng)一個目錄）。

8，關(guān)于補(bǔ)卷問題；漏歸檔的檔案作為補(bǔ)卷插入時，卷號要以實際的紙質(zhì)檔案的卷號為準(zhǔn)。如0025-

1、0025-A、0025-補(bǔ)、0025A等，我們做目錄時當(dāng)保持不變。

9，檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時補(bǔ)0。

以上問題出現(xiàn)時，及時反饋給組長，由組長和客戶協(xié)調(diào)。

四、拆卷

拆卷時要對照檔案目錄逐頁檢查檔案原件同時檢查檔案紙質(zhì)目錄，發(fā)現(xiàn)錯誤或疏漏進(jìn)行改正或做出正確標(biāo)識。1，按順序進(jìn)行拆卷，“ > 保管期限 > 案卷號 >盒號”。拆卷過程中注意保護(hù)檔案的原貌，以便于裝卷、還卷時保持檔案的原貌。

2，頁碼檢查，頁碼檢查過程中小于本卷其他頁面的紙張用相同規(guī)格白紙進(jìn)行裱糊。裱糊紙不得大于同文件其它紙型，裱糊位置適中。然后重新編寫當(dāng)前頁碼。若發(fā)現(xiàn)缺頁、殘頁等問題及時做好記錄，并反饋給組長。

3，拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。4，將案卷內(nèi)頁一頁頁分開，對特殊頁做出標(biāo)識提醒掃描人員注意。

5，拆卷過程中剔除生銹、易銹等金屬物，對粘貼牢固、柔軟紙張的卷要做記錄，重點處理。

6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。對不能確定的案卷，拆卷人員應(yīng)該及時向檔案員進(jìn)行咨詢，不得擅自對問題進(jìn)行處理；

7，破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描（裱糊、壓平或進(jìn)行托紙掃描）；

五、檔案掃描

檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序： 1>導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；

2>通過檔案數(shù)字化加工軟件生成計算機(jī)磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu)； 3>開始掃描檔案；

掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：

1，掃描后的文件存儲格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設(shè)置顏色為“灰度”。

2，檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。

3, 認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案《掃描登記表》（附件二），登記移交的檔案數(shù)量、掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

4, 掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進(jìn)行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。）

六、影像處理

影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準(zhǔn)，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。

影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。

影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務(wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對圖像進(jìn)行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。

具體操作細(xì)節(jié)如下：

1，對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理，初掃要保留。

2，發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。

3，大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，未請示組長的情況下，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。

4.若處理時誤刪原文或原文內(nèi)容，要及時反應(yīng)給組長，協(xié)調(diào)掃描人員，重新掃描、處理。5.處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并匯報給組長登記。

6.處理工作完成時，要將掃描處理結(jié)束的原文匯報轉(zhuǎn)交給組長，以便后期質(zhì)檢數(shù)據(jù)掛接。

七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

1，逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。2，逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。3，逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。

如果出現(xiàn)以上問題要填寫《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》并及時修改，完成質(zhì)檢后將表提交給組長。組長按《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》二次質(zhì)檢，并對其它數(shù)據(jù)按5%比例抽檢。

八、檔案裝卷

1，裝訂前對照檔案目錄檢查檔案數(shù)量、內(nèi)容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實體相符；

2，檢查盒內(nèi)文檔的各種編號與盒面各項是否相符；檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確； 3，裝卷時一定要再次順頁，若裝卷時除拆卷、掃描人員反應(yīng)的問題外，發(fā)現(xiàn)文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其他問題時要及時向轉(zhuǎn)交人員問詢，反應(yīng)給組長及時解決；

4，裝卷時一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規(guī)則；

九、完整歸還

歸還時由檔案交接負(fù)責(zé)人完成，檔案交接負(fù)責(zé)人提交給客戶，并填寫《檔案交接登記表》（附件一），《檔案交接登記表》必須有客戶的簽名。本表格由組長保存，最后提交到公司做永久備案。

十、數(shù)據(jù)備份

掃描期間組長要備份不同價段的數(shù)據(jù)兩份以上，掃描后備份，質(zhì)檢后備份，全部工程完成后，客戶經(jīng)驗收合格后，進(jìn)行三種備份

1，將全部數(shù)據(jù)刻錄成DVD光盤備份。2，將全部數(shù)據(jù)在計算機(jī)硬盤上備份。

3，將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。

十一、數(shù)據(jù)掛接

1，由組長通過ADPS生成掛接數(shù)據(jù)。

2，將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運行服務(wù)器上的掛接軟件進(jìn)行操作。3，打開AIMS(檔案信息化管理系統(tǒng))，檢查掛接的文

第三篇： 檔案數(shù)字化加工工作流程

數(shù)字化加工工作流程

1.1.1.項目策劃

在檔案數(shù)字化加工項目中，項目策劃階段主要完成四個方面的工作：召開項目啟動會、試掃前的準(zhǔn)備工作、試掃工作和數(shù)字化加工前的準(zhǔn)備工作。

1.1.1.1.召開項目啟動會

在檔案數(shù)字化加工項目中，在項目正式開始實施前，需要召開由用戶方領(lǐng)導(dǎo)、用戶方項目負(fù)責(zé)人、用戶方其他相關(guān)人員、我公司領(lǐng)導(dǎo)、我公司項目經(jīng)理、我公司數(shù)字化流程各個環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人參加的啟動會，在啟動會上要明確項目的目標(biāo)、范圍、組織機(jī)構(gòu)、注意事項等內(nèi)容，并形成《項目啟動會議紀(jì)要》。

1.1.1.2.試掃前的準(zhǔn)備工作

在檔案數(shù)字化加工項目中，在進(jìn)行項目試掃工作前，項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織完成以下準(zhǔn)備工作：

加工場地環(huán)境的準(zhǔn)備：包括監(jiān)控設(shè)備、項目橫幅、項目看板、試掃人員桌椅、飲水機(jī)、電話、試掃人員崗位流程牌、管理制度等；

試掃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的搭建：布線搭建數(shù)字化試掃加工現(xiàn)場的局域網(wǎng)，保證各臺參與試掃的計算機(jī)都能相互訪問和訪問服務(wù)器；

“檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)”的安裝、調(diào)試和初始化：項目經(jīng)理（或指定人員）負(fù)責(zé)將“數(shù)字化管理系統(tǒng)”安裝到局域網(wǎng)（包括服務(wù)器端和各個試掃客戶端的安裝），并進(jìn)行調(diào)試，保證每個試掃客戶端都能訪問數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，根據(jù)項目的實際情況（參照《檔案數(shù)字化項目用戶需求調(diào)研報告》）進(jìn)行“數(shù)字化管理系統(tǒng)”的初始化工作，包括建立檔案庫、系統(tǒng)配置、流程設(shè)置、試掃人員管理等工作；

檔案準(zhǔn)備：打印輸出標(biāo)準(zhǔn)格式的考勤表、值日表、外來人員登記表、提卷單、還卷單等。

1.1.1.3.試掃工作

在檔案數(shù)字化加工項目中，依據(jù)合同中的《檔案數(shù)字化項目用戶需求調(diào)研報告》，項目經(jīng)理和試掃人員（由數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人組成）抽取各檔案資料進(jìn)行為期5個工作日的掃描測試，形成《掃描測試報告》，并由項目管理組對《掃描測試報告》進(jìn)行評審并簽字確認(rèn)，依據(jù)《掃描測試報告》和用戶對項目實施周期的要求，我公司數(shù)字化項目評估小組與數(shù)字化制作部經(jīng)理對項目成本、所需設(shè)備、人員等進(jìn)行評估，形成《項目規(guī)模評估報告》并簽字確認(rèn)，如果需求存在變化，則形成新的《檔案數(shù)字化項目用戶需求調(diào)研報告》，并提交項目管理組進(jìn)行評審并簽字確認(rèn)，依據(jù)《項目規(guī)模評估報告》，我公司數(shù)字化制作部經(jīng)理負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的設(shè)備和工作人員，項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制定《人員計劃》、《設(shè)備計劃》、《場地計劃》、《進(jìn)度計劃》，質(zhì)量保證組負(fù)責(zé)制定《質(zhì)量保證計劃》，并提交給項目管理組進(jìn)行審批，如果存在問題，則需要項目經(jīng)理進(jìn)行修改并再次提交項目管理組評審，直至評審?fù)ㄟ^。

1.1.2.提卷出庫

在檔案數(shù)字化加工項目中，根據(jù)項目日產(chǎn)量，由提卷出庫人員負(fù)責(zé)與檔案管理人員一起從庫房提取本次（可以為一個工作日或者多個工作日）需要加工的檔案實體，對提卷出庫的檔案實體進(jìn)行逐卷清點，保證案卷封面的檔號與調(diào)卷單開具的檔號應(yīng)一一對應(yīng)，在每次提卷的過程中：1、檔案管理人員負(fù)責(zé)對出庫的檔案實體進(jìn)行出庫登記（包括出庫日期、全宗號、、起止卷號、所調(diào)卷數(shù)等信息），并由檔案管理人員和提卷出庫人員共同簽字確認(rèn)；2、提卷出庫人員負(fù)責(zé)填寫《提卷單》相關(guān)信息，包括調(diào)卷時間、全宗號、、起止卷號、所調(diào)卷數(shù)等信息，對于調(diào)卷時所缺的卷，在《提卷單》上要明確進(jìn)行說明，對短缺以及其他特殊情況的處理要進(jìn)行詳細(xì)記載，最后需要由提卷出庫人員和檔案管理人員一起進(jìn)行簽字確認(rèn)；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監(jiān)督提卷出庫人員將檔案實體從用戶庫房運送到加工現(xiàn)場的全過程；4、項目經(jīng)理對進(jìn)入加工現(xiàn)場的檔案實體進(jìn)行入場登記（包括入場日期、全宗號、、起止卷號、入場卷數(shù)等信息），并由項目經(jīng)理和提卷出庫人員共同簽字確認(rèn)；5、項目經(jīng)理在調(diào)卷記錄中簽字確認(rèn)。項目經(jīng)理接收案卷后，提卷出庫人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“提卷出庫”功能，將提卷相關(guān)信息錄入到系統(tǒng)中。如下圖所示：1.1.3.檔案查卷

在檔案數(shù)字化加工項目中，檔案查卷人員對所提案卷進(jìn)行逐卷的檢查核對，核對案卷中是否有卷內(nèi)目錄、備考表，并將檢查結(jié)果記載到《流程單》，對擬掃描檔案逐份進(jìn)行鑒定，區(qū)分掃描件與非掃描件。檔案嚴(yán)重破損、污染和字跡褪變等情況在《流程單》相應(yīng)欄中標(biāo)注清楚“此件不掃”、“此頁不掃”、“原件破損”、“原件模糊”、“原件殘缺”等情況說明。最后，查卷人員將形成《流程單》加入到案卷首頁，保證案卷與《流程單》的一一對應(yīng)，查卷人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫查卷相關(guān)信息（如查卷人、查卷時間、發(fā)現(xiàn)問題等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案查卷”功能，將查卷相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.4.編寫頁號

在檔案數(shù)字化項目加工中，編寫頁號人員負(fù)責(zé)對每卷進(jìn)行頁號的編寫（以案卷大流水為原則，即每卷一個流水號），在編寫頁號的過程中，編寫頁號人員要將文件中遇到原件有破損、水跡、墨跡、字跡擴(kuò)散、復(fù)印件、傳真件、破損、蟲、霉、火燒痕跡……（包括破損處被修復(fù)過的痕跡）的情況詳細(xì)的記載在《流程單》中，編寫頁號人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫編寫頁號相關(guān)信息（如編寫人、編寫時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“編寫頁號”功能，將編寫頁號相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.5.拆除裝訂物

在檔案數(shù)字化加工項目中，裝訂物拆除人員負(fù)責(zé)對每卷進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)裝訂物，如原金屬裝訂物（如：金屬夾條、回形針、訂書訂、大頭針等）及一般線裝物（如：后期裝訂線等），需要采用夾子、剪刀等相應(yīng)拆除工具，將裝訂物進(jìn)行拆除，但必須小心細(xì)致，不得損壞檔案（檔案中的精裝書籍及成精裝書籍狀裝訂的檔案不得拆散，可用零邊距掛邊掃描），當(dāng)完成一卷的裝訂物拆除工作后，裝訂物拆除人員需要在《流程單》上填寫裝訂物拆除相關(guān)信息（如拆除人、拆除時間、拆除內(nèi)容等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“裝訂物拆除”功能，將裝訂物拆除相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.6.數(shù)據(jù)錄入

在檔案數(shù)字化加工項目中，數(shù)據(jù)錄入人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項目用戶需求調(diào)研報告》中著錄項要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)錄入”功能，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件進(jìn)行檔案目錄信息的錄入。數(shù)據(jù)錄入人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息（如數(shù)據(jù)錄入人、數(shù)據(jù)錄入時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)錄入”功能，將數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.7.數(shù)據(jù)質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項目中，數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項目用戶需求調(diào)研報告》中著錄項要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)質(zhì)檢”功能，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件對已經(jīng)錄入的檔案目錄信息進(jìn)行校對，如果發(fā)現(xiàn)錯誤就地進(jìn)行修改，系統(tǒng)自動記載數(shù)據(jù)錯誤信息和改錯過程信息。數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息（如數(shù)據(jù)質(zhì)檢人、數(shù)據(jù)質(zhì)檢時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)質(zhì)檢”功能，將數(shù)據(jù)質(zhì)檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.8.紙面處理

在檔案數(shù)字化加工項目中，紙面處理是整個數(shù)字化加工工序中最難、最重要的一個環(huán)節(jié)，紙面處理的好壞，直接關(guān)系到整個數(shù)字化加工項目的質(zhì)量。紙面處理工作包括：

折角、皺折問題：可以采用厚書或其他較重的物體壓平、燙平辦法、蒸汽熏蒸等方法進(jìn)行處理；

霉變問題：首先可以采用清洗技術(shù)，對于清洗不掉的霉變紙張，可以采用先進(jìn)行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技術(shù)，將紙張上的霉變物質(zhì)進(jìn)行清除；

傳真件或電報件所使用的熱敏紙問題：進(jìn)行加深復(fù)印（掃描時只需掃描復(fù)印件即可）；

原件破損缺字問題：先進(jìn)行紙張修裱（掃描時需要對修裱后的紙張進(jìn)行掃描），同時在對應(yīng)目錄信息“備考”字段中進(jìn)行注釋。

在進(jìn)行紙面處理的過程中，要以不損壞檔案實體為原則。在完成每卷的紙面處理后，紙面處理人員需要在《流程單》上填寫紙面處理相關(guān)信息（如處理人、處理時間、處理內(nèi)容等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“紙面處理”功能，將紙面處理的相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.9.檔案掃描

在檔案數(shù)字化加工項目中，檔案掃描人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項目用戶需求調(diào)研報告》技術(shù)要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案掃描”功能，以卷為單位逐件進(jìn)行掃描，在掃描的過程中，根據(jù)檔案原件的質(zhì)量，需要選擇不同的掃描方式（平板掃描方式、滾筒掃描方式）以及不同的掃描儀進(jìn)行掃描，掃描獲取的圖像必須保持歷史原貌，確保圖像文件的色彩、亮度、對比度為最佳效果，接近原始文件色彩。檔案掃描人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案掃描相關(guān)信息（如掃描人、掃描時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案掃描”功能，將檔案掃描相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.10.掃描抽檢

在檔案數(shù)字化加工項目中，為了降低后期返工的風(fēng)險，將圖像處理、圖像質(zhì)檢等工序的工作量降低到最少，需要對掃描文件進(jìn)行抽檢，掃描抽檢人員可以利用“文檔數(shù)字化管理”系統(tǒng)中的“掃描抽檢”功能，以每卷檔案實體為參考，對系統(tǒng)中的掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查等操作。掃描抽檢人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫掃描抽檢相關(guān)信息（如抽檢人、抽檢時間、發(fā)現(xiàn)問題等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“掃描抽檢”功能，將掃描抽檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.11.高清處理

在檔案數(shù)字化加工項目中，圖像處理人員需要對掃描后生成的圖像文件進(jìn)行進(jìn)一步處理，可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，根據(jù)《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個數(shù)與實際圖像個數(shù)進(jìn)行核對，采用專業(yè)的圖像處理軟件將圖像中不符合需求標(biāo)準(zhǔn)的地方進(jìn)行處理，在處理過程中將不合格的頁記錄在《流程單》中并返回給掃描環(huán)節(jié)，并監(jiān)督掃描人員將其修改，從而確保數(shù)字化加工的圖像質(zhì)量，圖像處理軟件功能主要包括：

去黑邊、去污點、去污漬。掃描后形成的文件可能會存在黑邊、零散的小黑點、大塊的污漬等情況，用戶可以根據(jù)不同的情況自動去除黑邊、污點、污漬，并且可以對處理的閥值（自動處理的強(qiáng)度）進(jìn)行設(shè)置；

拼接、拆分文檔?？梢赃x擇將多個單頁文件組合成一個文件，也可將組合成的文件再進(jìn)行拆分成多個單頁文件。比如在掃描時，將Ａ３幅面的文件掃描成兩張Ａ４幅面的圖像，再將Ａ４的文件拼接成一張Ａ３的圖像；

字跡加深、字跡變淺。掃描后形成的文件由于各種原因，有可能字跡較深、較淺，影響視覺效果，可以利用此功能將選擇區(qū)域的字跡作加深、變淺處理；

批量處理。系統(tǒng)支持對一批圖像文件進(jìn)行掃描、糾編、去污等操作的批量處理，從而提高處理效率。

圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像處理相關(guān)信息（如圖像處理人、圖像處理時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，將圖像處理相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.12.圖像質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項目中，圖像質(zhì)檢人員依據(jù)《流程單》，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中“圖像質(zhì)檢”功能，對圖像文件逐頁進(jìn)行檢查，確保質(zhì)檢后的圖像數(shù)據(jù)與檔案實體資料一致，確保無缺頁現(xiàn)象，確保圖像文件中的頁碼清晰。如在質(zhì)檢的過程發(fā)現(xiàn)有錯誤現(xiàn)象，需將錯誤信息記錄在《成品數(shù)據(jù)驗收記錄單》上，并將其錯誤問題與《成品數(shù)據(jù)驗收記錄單》一同反饋給糾錯人員，并要求糾錯人員在當(dāng)天內(nèi)提供復(fù)檢數(shù)據(jù)，再進(jìn)行2次數(shù)據(jù)復(fù)檢，在圖像質(zhì)檢過程中，對于個別與原件問題有關(guān)的不符合標(biāo)準(zhǔn)的圖像必須查找檔案原件進(jìn)行核對。圖像質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像質(zhì)檢相關(guān)信息（如圖像質(zhì)檢人、圖像質(zhì)檢時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像質(zhì)檢”功能，將圖像處理相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.13.格式轉(zhuǎn)換

在檔案數(shù)字化加工項目中，格式轉(zhuǎn)換人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“格式轉(zhuǎn)換”功能，將掃描形成的TIF格式的文件轉(zhuǎn)換成“PDF”和“JPG”兩種格式的電子文件，轉(zhuǎn)換后的電子文件存放路徑與TIF格式存放路徑一致，文件名稱與原文件名稱一致，只是擴(kuò)展名不同而已，在轉(zhuǎn)換的過程中，系統(tǒng)自動為轉(zhuǎn)換后的電子文件生成MD5校驗碼，并保存到數(shù)據(jù)庫。格式轉(zhuǎn)換人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫格式轉(zhuǎn)換相關(guān)信息（如格式轉(zhuǎn)換人、轉(zhuǎn)換時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“格式轉(zhuǎn)換”功能，將格式轉(zhuǎn)換相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.14.轉(zhuǎn)換核查

在檔案數(shù)字化加工項目中，轉(zhuǎn)換核查人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“轉(zhuǎn)換核查”功能，對格式轉(zhuǎn)換的結(jié)果進(jìn)行核查，核查方式包括兩種：自動核查和手工核查，其中自動核查由系統(tǒng)自動完成，主要是核對轉(zhuǎn)換后電子文件（包括PDF、JPG兩種格式）的數(shù)量與源掃描文件（TIF格式）的數(shù)量是否一致，如果不一致，則自動出具不一致電子文件名稱的清單；手工核查由轉(zhuǎn)換核查人員手工完成，轉(zhuǎn)換核查人員可以以源格式掃描文件（TIF格式）為參考，對轉(zhuǎn)換后的電子文件（包括TIF和JPG格式）進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容是否一致，最終生成《轉(zhuǎn)換核查報告》，轉(zhuǎn)換核查人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫轉(zhuǎn)換核查相關(guān)信息（如核查人、核查時間、發(fā)現(xiàn)問題等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“轉(zhuǎn)換核查”功能，將轉(zhuǎn)換核查相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.15.檔案裝訂

在檔案數(shù)字化加工項目中，在對檔案原件進(jìn)行掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢后，檔案裝訂人員需要對拆分的案卷進(jìn)行逐卷的裝訂，所有裝訂的案卷要盡力按照原樣進(jìn)行恢復(fù)，要保證重新裝訂后的案卷不壓字，裝訂完畢后的檔案資料經(jīng)過抽樣質(zhì)檢驗收合格后交還給用戶檔案管理人員進(jìn)行裝盒工作，裝盒結(jié)束后，再由裝訂人員進(jìn)行粘貼卷盒脊背信息，檔案裝訂人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案裝訂相關(guān)信息（如裝訂人、裝訂時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案裝訂”功能，將檔案裝訂相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.16.總質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項目中，總質(zhì)檢人員根據(jù)項目合同內(nèi)所規(guī)定的驗收方式，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“總質(zhì)檢”功能，對案卷實體、圖像文件以及目錄著錄信息進(jìn)行抽檢（包括案卷實體的裝訂情況、目錄信息著錄情況、圖像文件、報表輸出情況等），在無特殊的要求時，案卷實體及圖像文件以及目錄著錄信息分別按照總工作量的30%的比例進(jìn)行抽檢，抽檢工作將按照階段驗收周期進(jìn)行，每次抽檢結(jié)束后必須出具《數(shù)字化項目實施數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢報告》；如在抽檢的過程中有不合格現(xiàn)象時，必須將抽檢問題記錄在《數(shù)字化項目實施數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢報告》上，并將抽檢報告在當(dāng)天內(nèi)反饋給糾錯人員，并監(jiān)督其在當(dāng)天內(nèi)完成糾錯工作并再次提交成品數(shù)據(jù)給抽樣質(zhì)檢人員進(jìn)行復(fù)檢，總質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫總質(zhì)檢相關(guān)信息（如質(zhì)檢人、質(zhì)檢時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“總質(zhì)檢”功能，將對檔案實體的總質(zhì)檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.17.還卷入庫

在檔案數(shù)字化加工項目中，根據(jù)項目日產(chǎn)量，由還卷入庫人員負(fù)責(zé)與項目經(jīng)理一起從加工限產(chǎn)提取本次（可以為一個工作日或者多個工作日）需要歸還的檔案實體，在每次還卷的過程中：1、項目經(jīng)理負(fù)責(zé)對出場的檔案實體進(jìn)行《出場單》登記（包括出場日期、全宗號、、起止卷號、所還卷數(shù)等信息），并由項目經(jīng)理和還卷入庫人員共同簽字確認(rèn)；2、還卷入庫人員負(fù)責(zé)填寫《還卷單》相關(guān)信息，包括還卷時間、全宗號、、起止卷號、所還卷數(shù)等信息，項目經(jīng)理共同對出場的檔案實體進(jìn)行逐卷的清點，最后需要由還卷入庫人員和項目經(jīng)理一起進(jìn)行簽字確認(rèn)；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監(jiān)督還卷入庫人員將檔案實體從加工現(xiàn)場運送到用戶庫房的全過程；4、檔案管理人員對進(jìn)入庫房的檔案實體進(jìn)行入庫登記（包括入庫日期、全宗號、、起止卷號、入庫卷數(shù)等信息），并由檔案管理人員和還卷入庫人員共同簽字確認(rèn)；5、檔案管理人員在《還卷單》中簽字確認(rèn)。檔案管理人員接收案卷后，由檔案歸還人員將相關(guān)檔案歸還信息錄入到“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中。

第四篇：20151106-檔案數(shù)字化加工操作細(xì)則

檔案數(shù)字化加工操作細(xì)則

為確保本館館藏檔案數(shù)字化加工的安全管理和質(zhì)量控制，根據(jù)國家檔案局和本局有關(guān)檔案數(shù)字化的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，按照本館檔案數(shù)字化加工工作流程，特制定本操作細(xì)則。

本細(xì)則對檔案數(shù)字化加工的主要工作環(huán)節(jié)包括：檔案實體交接、目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案裝訂、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、檔案歸還等，提出操作要求，并在整個工作環(huán)節(jié)中確保檔案實體及其信息的安全保密。

一、檔案實體交接

檔案實體交接分為檔案領(lǐng)取、檔案歸還、檔案存放三個環(huán)節(jié)，由本館檔案數(shù)字化中心和承擔(dān)本館檔案數(shù)字化的服務(wù)機(jī)構(gòu)、監(jiān)理公司三方指定管理人員完成。

（一）檔案領(lǐng)取

1.按照館藏檔案數(shù)字化加工項目計劃，服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)工作進(jìn)度以及加工能力，提出檔案領(lǐng)取申請，經(jīng)監(jiān)理公司審核后，向本館檔案數(shù)字化中心管理員遞交，由檔案數(shù)字化中心管理員負(fù)責(zé)向收集保管處提出需要加工檔案的全宗、年份、保管期限、目錄號、案卷號，庫房管理人員按需求調(diào)卷，清點、核實無誤后辦理檔案出庫登記手續(xù)。2.出庫檔案進(jìn)入檔案數(shù)字化中心，數(shù)字化中心管理員與監(jiān)理公司、服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員共同清點、核對該批次檔案的范圍、數(shù)量，確認(rèn)無誤后，應(yīng)填寫《檔案交接記錄表》，并經(jīng)三方簽字確認(rèn)。

3.接收的檔案有錯誤之處立即核查更正，并打印出勘誤表請檔案數(shù)字化中心管理員確認(rèn)后再進(jìn)行檔案整理等工作。

4.加工人員按檔案的檔號排列順序依次向服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員領(lǐng)取檔案，確認(rèn)加工內(nèi)容并簽字。

5.加工完畢后，加工人員將檔案退還服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員，由管理人員確認(rèn)簽字。

（二）檔案歸還

1.同一批次出庫的檔案在完成數(shù)字化加工并經(jīng)由數(shù)字化中心管理人員質(zhì)檢抽查合格后，服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員按《檔案交接記錄表》，確定應(yīng)歸還檔案的檔號(全宗號、年份、保管期限、目錄號、案卷號)和數(shù)量，并檢查檔案的完整性。

2.將檔案按出庫時的排列順序排列。

3.監(jiān)理公司對服務(wù)機(jī)構(gòu)提出歸還的檔案進(jìn)行清點、檢查檔案的完整性，確認(rèn)無誤后向數(shù)字化中心提出歸還建議。

4.數(shù)字化中心與監(jiān)理公司、服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員現(xiàn)場清點并抽查檔案的完整性情況，三方確認(rèn)無誤后在《檔案交接記錄表》簽字確認(rèn)。

5.檔案數(shù)字化中心管理員負(fù)責(zé)向收集保管處歸還檔案，辦理檔案歸庫手續(xù)。

（三）檔案存放

1.數(shù)字化加工檔案一律統(tǒng)一存放在臨時庫房，下班后不能留存在加工位及加工區(qū)域。

2.每天上、下午上班后，由數(shù)字化中心、監(jiān)理公司、服務(wù)機(jī)構(gòu)按當(dāng)日數(shù)字化加工范圍，共同到臨時庫房運送檔案到加工中心，下班后提前10分鐘清點出庫加工檔案，將加工檔案返回臨時庫房存放。

3.加工檔案的安全管理要責(zé)任到個人，個人加工領(lǐng)取的檔案在加工完畢后必須完整、如數(shù)歸還，加工檔案禁止存放到抽屜內(nèi)，在下班前必須檢查個人使用的掃描儀，避免遺漏。

二、數(shù)字化加工

數(shù)字化加工應(yīng)嚴(yán)格按照本館規(guī)定的流程進(jìn)行，具體為：目錄審核修改→檔案拆裝→檔案掃描→圖像處理→圖像質(zhì)檢、→數(shù)據(jù)掛接→數(shù)據(jù)驗收→數(shù)據(jù)備份→檔案裝訂→檔案歸還。除目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描外，其他工作流程不允許接觸檔案實體，如確實因質(zhì)量檢查、修改工作需要，可向服務(wù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理人員申請使用檔案實體。

（一）目錄審核

1.未建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫的，加工人員應(yīng)在檔案數(shù)字化中心管理人員指導(dǎo)下按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）、《廣西壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求（試行）》以及數(shù)據(jù)掛接等要求，依據(jù)檔案實體逐一進(jìn)行目錄著錄。

2.核對目錄時如發(fā)現(xiàn)有目錄無正文、有正文無目錄或卷內(nèi)目錄指定的頁號內(nèi)容與卷內(nèi)目錄內(nèi)容不匹配現(xiàn)象，應(yīng)及時告知現(xiàn)場監(jiān)理和數(shù)字化中心管理人員處理。

3.機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建庫工作完成的，核實檔案目錄著錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性，如有不規(guī)范或錯誤的文件題名、責(zé)任者、檔號、起止頁號，應(yīng)依據(jù)檔案實體對目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

著錄條目質(zhì)量應(yīng)達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：

①文件題名：一般由責(zé)任者、事由、文種三要素組成，文件沒有題名或不能揭示內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容擬寫題名；文件題名過于冗長的，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，擬寫或刪改的題名字?jǐn)?shù)應(yīng)控制在60個字以內(nèi)。

②文件時間：一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1—4位數(shù)表示年，第5—6位數(shù)表示月，第7—8位數(shù)表示日，月、日位數(shù)不足補(bǔ)“0”，無法確定的時間亦用“0”替代。

③：屬于公元紀(jì)年的錄入要規(guī)范齊全，如“1994年”，不能是“94年”。

④文件編號：除用“[ ]”號外,其余原文照錄；聯(lián)合發(fā)文或檔案上有多個文件編號時，只著錄一個文件編號，但立檔單位的文件編號必須著錄。

⑤責(zé)任者：必須著錄對文件負(fù)責(zé)的個人姓名和機(jī)關(guān)、團(tuán)體的通用簡稱或全稱，不能以“本市”、“本局”等模糊名稱著錄；責(zé)任者有多個時，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責(zé)任者用“[等]”表示，責(zé)任者之間以“；”號相隔。

⑥檔號：檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)為“全宗號—目錄號—案卷號—文件所在頁號”，各號之間用“—”間隔。除全宗號中作為全宗屬類代碼的漢字或英文、漢語拼音字母等原樣照錄外，各號均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，并固定位數(shù)以利排序，具體為：全宗號3位、目錄號3位、案卷號4位、文件所在頁號4位，位數(shù)不足前補(bǔ)“0”。

⑦檢查著錄條目的正題名、檔號、、責(zé)任者、文件編號、檔案館代碼、保管期限、頁號、密級等若干必錄項目是否著錄完整；殘缺文字用“□”號表示。

4.機(jī)讀目錄修改后如錯誤地方不多，用水性筆在原紙質(zhì)目錄上略加修改不影響目錄整潔、美觀的，不需重新打??；如果需要修改內(nèi)容太多影響到目錄頁面美觀的，則要重新打印，將新目錄放臵在原檔案目錄上。

5.目錄數(shù)據(jù)存儲格式為txt以及dbf格式文件，符合GD2000數(shù)據(jù)接收要求。

（二）檔案拆裝

1.檔案拆除裝訂前逐頁清點案卷張、頁數(shù)。出現(xiàn)有少量頁碼錯漏編的，要在檔案與裝訂線相反的頁面下角，需用前一頁頁碼用鉛筆加“—1，……”標(biāo)注在檔案上，如漏編頁碼屬本卷的最后一頁檔案，應(yīng)續(xù)上一頁檔案的順序往后編碼，不能用“—1”表示，檔案原始頁碼看不清的要用水性筆寫上實際頁碼，并在備考表上說明錯漏編情況，由數(shù)字化中心管理員簽字確認(rèn)；漏編數(shù)量多的，應(yīng)整卷按規(guī)范重新編制頁號。出現(xiàn)頁數(shù)嚴(yán)重不符、紙張破損嚴(yán)重等異常情況，應(yīng)根據(jù)實際情況交數(shù)字化中心管理員進(jìn)行處理。

2.檔案蟲蛀、碳化情況嚴(yán)重，影響掃描的要登記在冊，由數(shù)字化中心管理員與相關(guān)處室做好對接，進(jìn)行修補(bǔ)或裱糊，不允許擅自拆除裝訂。

3.檔案清點完成后，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》中相應(yīng)項:實際張、頁數(shù)、偏離數(shù)、偏離情況等，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。

4.拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。漿糊粘連、衣車縫制等拆除裝訂會造成檔案頁面損壞的，不允許強(qiáng)行拆除；雜志、書籍等拆除裝訂難以復(fù)原的，也可不拆除裝訂掃描。

5.拆分檔案發(fā)現(xiàn)原件有夾帶實物的，應(yīng)根據(jù)原件給實物編號，并用塑料袋妥善保管好，裝訂時再按原樣復(fù)原。

6.檔案掃描、圖像處理并質(zhì)檢通過后，要逐頁清點檔案卷內(nèi)文件紙張數(shù)量，還原裝訂原貌。

7.檔案還原裝訂遇到頁面倒臵、無裝訂邊、裝訂線壓文字等情況，無裝訂邊的應(yīng)貼邊后裝訂，不允許裝訂線壓在文字上；對倒臵頁面進(jìn)行糾正，如遇到其他特殊情況應(yīng)交數(shù)字化中心管理員，與相關(guān)處室溝通、協(xié)商，提出裝訂建議，按建議進(jìn)行裝訂。

（三）檔案掃描 1.每日開始掃描前必須多掃描儀玻璃面進(jìn)行除塵，確保掃描效果。

2.掃描分辨率按項目合同要求進(jìn)行。檔案掃描前要確定掃描儀設(shè)定的參數(shù)符合項目規(guī)范、要求，檔案要逐頁通過掃描設(shè)備，確保圖像清晰完整。

3.對于原件不清晰的檔案掃描，要調(diào)整對比度、亮度等相關(guān)參數(shù)，以使掃描后的圖像盡量清晰；掃描時須將紙張放正，傾斜度控制在1度之內(nèi)。

4.檔案中有浮貼時，浮貼加原頁掃1頁，浮貼揭開后原頁掃1頁，若有多張浮貼重疊，每張浮貼均需單獨掃描。

5.紙張過薄的檔案，須在其后墊上白紙，以使掃描的檔案字跡清晰，不透視下一頁圖像內(nèi)容。檔案本身內(nèi)容太靠邊時需用白紙墊在背后再掃描，以防檔案內(nèi)容掃描缺。

6.空白頁有頁碼無內(nèi)容的不掃描，在檔案備考表及工作單注明。

7.紙質(zhì)檔案中有照片的，應(yīng)調(diào)整掃描分辨率為600dpi，文件存儲格式為tiff，按照片檔案掃描要求掃描，并在工作單上注明。

8.檔案頁面若有折角或折疊，應(yīng)小心展開、撫平、壓平，褶皺嚴(yán)重的，應(yīng)覆蓋紙張用低溫熨斗熨平。但傳真紙、照片等不允許用熨斗熨平。

9.對于不適合拆卷的檔案，采用零邊距掃描儀掃描，如用常規(guī)掃描儀，則在掃描過程中盡量避免掃描頁面變形、漏光等，確保掃描圖像質(zhì)量，同時注意避免對檔案造成的損害。

10.掃描時不允許不遮蓋掃描以及非質(zhì)量不合格的重復(fù)掃描。如有特殊需求須與監(jiān)理人員和數(shù)字化中心管理人員確認(rèn)。

11.掃描完成后，檢查掃描儀是否有檔案遺漏，按要求將檔案整理好裝回檔案盒內(nèi)，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》，及時將檔案及工作單移交管理人員。

12.掃描人員在每日下班歸還檔案前必須檢查掃描儀和桌面等設(shè)施，確保檔案無遺漏。

（四）圖像處理

1.圖像文件要進(jìn)行糾偏、裁邊、圖像拼接等精細(xì)處理，力求保持檔案原貌，不允許用軟件強(qiáng)行糾偏、自動裁剪檔案原有頁面。圖像處理應(yīng)達(dá)到：圖像完整、清晰、底色與檔案本身相仿、色澤均勻、無影響圖片美觀的非檔案所有的黑邊（白邊或灰邊），圖像不偏斜或倒臵，符合正常閱讀習(xí)慣。

2.可對圖像進(jìn)行90度或180度旋轉(zhuǎn)，禁止小角度旋轉(zhuǎn)，偏離1度以上退回重新掃描。可對原件本身偏斜嚴(yán)重的圖像進(jìn)行糾偏處理。

3.圖像處理基本要求：先糾偏，再裁剪。圖像糾偏：

（1）若紙張偏斜，文字不偏斜，以內(nèi)容正來糾偏、裁剪。

（2）若紙張不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以紙張規(guī)則的邊緣來糾偏、裁剪；若文字偏斜度大于3度，以內(nèi)容正來糾偏裁剪。

（3）若紙張規(guī)則，文字不偏斜，以規(guī)則的紙張來糾偏、裁剪。

圖像裁剪：

（1）處理翻折檔案圖像時，翻起部分只保留覆蓋后頁檔案部分，其他部分裁除。

（2）處理檔案中有黏貼小于32開不規(guī)則小浮貼的圖像，當(dāng)小于32開不規(guī)則小浮貼與后頁內(nèi)容無關(guān)聯(lián)時，應(yīng)分開裁剪，不保留小于32開不規(guī)則小浮貼以外的其他圖像；小于32開不規(guī)則小浮貼與后頁內(nèi)容有關(guān)聯(lián)時或互為補(bǔ)充內(nèi)容時，小于32開不規(guī)則小浮貼圖像的裁剪，要保留后頁完整圖像。

（3）A3頁面、書本、筆記本等原則上分開裁剪。如A3（或其他）為跨頁號印制，可進(jìn)行整頁掃描，按其中間折痕進(jìn)行圖像裁剪，以確保文件內(nèi)容、頁碼的連續(xù)性。

（4）檔案出現(xiàn)大的破損，裁剪時要保留破損部分。（5）原檔案有托邊的紙張，裁剪時以原檔案大小裁剪。（6）兩頁16開或A4檔案粘連，內(nèi)容有聯(lián)系的，按兩頁裁剪成一個畫幅；內(nèi)容沒有聯(lián)系的，按單頁裁剪成兩個畫幅。（7）粘貼有分類小標(biāo)簽的會計賬簿，要保留分類小標(biāo)簽掃描和裁剪。

（8）紙張有不規(guī)則邊角，但不屬于破損（如存根類），且無檔案信息的，可進(jìn)行規(guī)整裁除。

（9）筆記本等頁面一個畫幅中，一頁有內(nèi)容一頁沒有內(nèi)容且無頁碼時，應(yīng)裁剪空白頁面。

（10）備考表若與其他非檔案頁面（無檔案信息）粘連，形成A3頁面時，裁剪只保留備考表部分。

4.處理過程中對檔案裝訂孔、檔案原有污點等不去除，處理過程應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，不允許出現(xiàn)原件沒有的顏色、變形、明顯皺紋等破壞圖像質(zhì)量的現(xiàn)象。

5.去除不屬于檔案頁面的白邊、灰邊、黑邊等，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

6.依據(jù)有關(guān)規(guī)范要求對圖像文件進(jìn)行命名。圖像文件命名格式與目錄數(shù)據(jù)庫的檔號格式一致：全宗號（4位）—目錄號（3位）—案卷號（4位）—文件頁號（或文件順序號），檔號中的各號（代碼）固定位數(shù)，不足前補(bǔ)“0”。

7.按檔案實體頁數(shù)、頁序檢查、排列圖像文件的頁數(shù)、頁序，確保一致、無缺漏。

8.圖像處理完成后，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》。

三、圖像質(zhì)檢

1.圖像質(zhì)檢必須逐頁翻看檢查圖像，檢查圖像反映的文件數(shù)量、頁數(shù)是否與其目錄一致，圖像是否還原檔案原貌、文字清晰，每頁圖像的頁碼是否存在，無漏失、多掃、不清晰、變形、失真、偏斜、頁碼錯誤等情況。

2.檢查圖像文件命名是否規(guī)范，圖像排列循序是否正確。

3.檢查過程中如碰到圖像內(nèi)容不清楚、數(shù)量不準(zhǔn)確等情況，須拿檔案紙質(zhì)原件對照確認(rèn)的，向管理人借出案卷實體對照，問題明確后即時歸還。

四、數(shù)據(jù)掛接

1.批次圖像質(zhì)量經(jīng)檢查確認(rèn)合格后，通過相應(yīng)的軟件與檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行批量掛接，數(shù)據(jù)掛接完成，依據(jù)檔案全文圖像和目錄數(shù)據(jù)，核對目錄條目與檔案原文的掛接是否正確，發(fā)現(xiàn)錯誤及時修正。

2.服務(wù)機(jī)構(gòu)對數(shù)據(jù)掛接全面檢查并檢查合格后，向監(jiān)理公司提出批次質(zhì)檢要求并提供該批次全文、目錄數(shù)據(jù)，監(jiān)理公司質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)問題，返回服務(wù)機(jī)構(gòu)修改。

3.監(jiān)理公司完成批次檢查并確認(rèn)合格后，向數(shù)字化中心管理員提交《傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工成品發(fā)布程序表》及相關(guān)全文、目錄數(shù)據(jù)，數(shù)字化中心管理員負(fù)責(zé)將該批次數(shù)據(jù)發(fā)布至本局館局域網(wǎng)，并進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時提交服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整改，整改完畢后重新發(fā)布修改數(shù)據(jù)。

4.數(shù)據(jù)掛接合格后方可進(jìn)行檔案裝訂還原、歸庫、數(shù)據(jù)備份等項工作流程。

五、數(shù)據(jù)備份

1.數(shù)據(jù)質(zhì)檢、掛接合格后，服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員向監(jiān)理公司提交《檔案數(shù)據(jù)批量操作程序表》，監(jiān)理公司確認(rèn)無誤后，向信息化工作處轉(zhuǎn)交，信息化工作處在確認(rèn)數(shù)據(jù)已備份至電子文件（檔案）備份中心后，將程序表交給服務(wù)機(jī)構(gòu)刻錄小組進(jìn)行光盤刻錄。

2.數(shù)據(jù)刻錄使用刻錄軟件NERO，刻錄速度≤8X，光盤由服務(wù)機(jī)構(gòu)提供，采用檔案級專業(yè)刻錄機(jī)，每張刻錄數(shù)據(jù)量不超過4.3GB。

3.刻錄光盤為檔案級光盤，現(xiàn)有清華同方及JVC兩種4.7GB的DVD。為防止同品牌光盤質(zhì)量故障影響數(shù)據(jù)質(zhì)量，在一式三套中，不能單純一種品牌的光盤。

4.劃分好數(shù)據(jù)刻錄的文件夾，按照檔案管理的要求做好分級分項組織管理，以光盤號命名光盤卷標(biāo)。

5.光盤面使用光盤筆英雄HERO CDDVD Marker CD書寫專用筆 CD-C001或真彩0615B光盤專用油性筆標(biāo)注：、順序號、全宗號等。

6.封面打印：制作光盤封面（正面、背面、背脊）錄入信息并打印；光盤封面與封底使用專門的WORD模板打印，裁剪。分別錄入（A、B、C）三套保存數(shù)據(jù)入庫。及時記錄、填寫工作進(jìn)度表、檔案數(shù)據(jù)存儲光盤刻錄表等信息。

7.光盤專檢人員負(fù)責(zé)讀取檢查每張光盤，刻錄必須保證質(zhì)量，要求盤片能在普通光驅(qū)中正確讀取，內(nèi)容無差錯（有任何差錯必須重新刻錄）。把計算機(jī)設(shè)臵成可以瀏覽縮略圖；其次對照數(shù)據(jù)單查看文件數(shù)。信息處工作人員隨機(jī)抽檢光盤質(zhì)量。及時放至7-1光盤庫，做好光盤存儲位臵登記。

8.數(shù)據(jù)刻錄完畢后，由信息化工作處按數(shù)據(jù)備份等相關(guān)操作規(guī)程監(jiān)督各加工計算機(jī)以及服務(wù)器等加工存留數(shù)據(jù)的移動、刪除等操作。

9.未經(jīng)信息化工作處的允許，各加工計算機(jī)產(chǎn)生的加工數(shù)據(jù)不得私自遷移、刪除。

第五篇：檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案

檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案

檔案的接收

檔案接收管理人員負(fù)責(zé)檔案的領(lǐng)取。接收檔案時一定要和客戶對好檔案接收單（包括檔案的批號，頁次，本數(shù)）。與客戶在交接單上簽字一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

1、檔案整理 1、1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。1、2拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。1、2、1去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等；對已裝訂的檔案進(jìn)行拆除。1、2、2要注意保持資料的整齊，不能出現(xiàn)資料內(nèi)容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現(xiàn)象。1、2、3拆除完的檔案要進(jìn)行頁碼編號，使用數(shù)字在客戶要求的地方編號，一定要做到不漏編。字跡要清晰工整。1、2、4對于己經(jīng)編好的頁碼要查看是否正確，檔案的紙張是否有破損，如果破損嚴(yán)重的，無法進(jìn)行直接掃描的檔案，及時與管理人員溝通進(jìn)行處理。1、3區(qū)分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。確保掃描時不出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。1、4頁面修整

破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。1、5檔案整理登記

制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。1、5、1整理好的檔案要按照檔案號放置。要及時的流給下一個環(huán)節(jié)。

2、檔案掃描

2．1掃描方式

2．1．1根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2．1．2紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

2．2掃描色彩模式

2．2．1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2．2．2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案．可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。2．2．3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

2．2．4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

2．3掃描分辨率

2．3．1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

2．3．2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。2．3．3需要進(jìn)行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。2．4掃描登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

2、5掃描中的文件保護(hù) 2、5、1認(rèn)真對好流程單，依照目錄數(shù)據(jù)庫中案卷的編號在掃描系統(tǒng)中建立同樣的案卷編號，然后導(dǎo)入目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄的數(shù)據(jù)。2、5、2核對系統(tǒng)中的案卷信息是否與原件一致，如果發(fā)現(xiàn)差錯，要在著錄系統(tǒng)中更改。2、5、3核對實際掃描的頁數(shù)和檔案整理時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。2、6掃描儀常出的故障以及處理 2、6、1掃描時圖像有時會出現(xiàn)黑線，或圖像不應(yīng)該出現(xiàn)的污點，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。2、6、2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業(yè)的鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。

3、檔案的錄入 3、1錄入的規(guī)則 3、1、1根據(jù)客戶的要求對整理好的檔案進(jìn)行錄入，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。3、1、2錄入檔案案卷的基本信息（編號，題名，目錄號等）。3、1、3建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序?qū)ξ募墧?shù)據(jù)進(jìn)行錄入，要祥細(xì)的錄入每一份文件的題名，時間，文號等。3、1、4建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入時要先檢查檔案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否正確，同時根據(jù)客戶的要求區(qū)分什么需要錄入的，什么不需要錄入。3、1、5錄入時要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進(jìn)行檢查，核對錄入項目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范準(zhǔn)確，對于不合格的數(shù)據(jù)要進(jìn)行修改或是重錄。3、1、6錄入可以采用OCR識別，可提高錄入的工作效率。

4、圖像處理 4、1圖像核對 4、1、1掃描完的圖像要進(jìn)行圖像的優(yōu)化處理，首先應(yīng)核對掃描的圖像數(shù)量是否和導(dǎo)入的目錄數(shù)據(jù)庫中文件的頁數(shù)一致，4、1、2如出現(xiàn)不一致只有兩種可能，一是錄入原檔案有錯，可依照原檔案更改，二是掃描出錯可能出現(xiàn)漏掃，要進(jìn)行補(bǔ)掃。4．2圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

4．2、1對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

4．2、2由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。4．

2、3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。

4．2.、4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。4．1．5認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

4．3糾偏

對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

4．4去污

對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

4．5圖像拼接

對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

4．6裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。4、7圖像的補(bǔ)掃 4、7、1補(bǔ)掃主要處理由優(yōu)化操作不當(dāng)，造成的圖像不完整，誤刪的情況。4.、7、2高速掃描造成的漏掃，重張進(jìn)紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。

5、圖像存儲 5、1存儲格式 5、1、1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。5、1、2提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。5、2圖像文件的命名 5、2、1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。5、2、2多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

6、圖像的掛機(jī)與關(guān)聯(lián) 6、1圖像質(zhì)檢合格后的圖像數(shù)據(jù)要進(jìn)行圖像數(shù)據(jù)的壓縮和轉(zhuǎn)換格式，上傳到總數(shù)據(jù)服務(wù)器，通過軟件可以實現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫對相關(guān)數(shù)字圖像的掛接.6、2將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的圖像存儲到相應(yīng)的文件夾，要認(rèn)真的核對每一份的圖像文件的名稱是否與目錄數(shù)據(jù)庫中該份紙質(zhì)文件的檔號是否一致，圖像的頁數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫中該份紙質(zhì)文件的頁數(shù)一致，圖像文件的總數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)一致，6、3認(rèn)真的填寫數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的交接單，記錄關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理，掃描填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。

7、檔案的裝訂 7、1掃描，校對工作完成后，拆除過裝訂的檔案應(yīng)按照檔案的保管要求進(jìn)行重新的裝訂。7、2在裝訂過程中要檢查檔案的排列順序不變，不錯頁，不漏頁，要保證裝訂完檔案的整齊性和完整性。7、3擦除在檔案上的個別注記和與檔案保存無關(guān)的信息。

8、完整性檢查 8、1公司在提交客戶驗證之前，會按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)庫索引文件和掃描影像進(jìn)行檢查，察看是否漏掃頁和是否漏掃件，保證影像的完整性。8、2檢查實物檔案是否有順序錯誤，錯頁，漏頁和檔案的整齊性完整性。8、3認(rèn)真的填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化的驗收登記表。

9、檔案的歸還 9、1掃描并建立索引后的檔案影像在光盤刻錄前可先由客戶派人進(jìn)行檢查。以檢查圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否有漏掃、索引信息錄入是否正確等。針對每種檢查可采用不同方式進(jìn)行處理。9、2圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)可通過專用瀏覽軟件抽檢方式進(jìn)行，也可通過掃描系統(tǒng)軟件中自帶的查詢軟件進(jìn)行，可檢查圖像格式是否正確、是否清晰、是否有傾斜、是否有黑塊等； 9、3是否漏掃則在掃描系統(tǒng)自帶的查詢軟件中可列出每份檔案的完整目錄，通過抽檢是否有與原檔案目錄不一致。

10、數(shù)據(jù)的備份 10、1通過刻錄的光盤或者通過數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入。數(shù)據(jù)導(dǎo)入程序可按照客戶的接口要求進(jìn)行開發(fā)，測試認(rèn)可后可以直接將掃描系統(tǒng)中的影像和索引數(shù)據(jù)一起導(dǎo)入到影像系統(tǒng)中，對于驗收合格后的數(shù)據(jù)要及時的進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以便查閱。備份后的數(shù)據(jù)要進(jìn)行查看，看數(shù)據(jù)能否打開，數(shù)據(jù)是否完整，備份好的數(shù)據(jù)要做好標(biāo)簽，以便進(jìn)行查找與管理。10、2當(dāng)數(shù)據(jù)和影像導(dǎo)入完成客戶的影像系統(tǒng)后，客戶就可以在自己的影像系統(tǒng)內(nèi)調(diào)閱、查詢和管理已掃描的影像和數(shù)據(jù)了。

11、交接單與流程單的保存 11、1各種交接單上不能出現(xiàn)手寫內(nèi)容，打錯和漏打的內(nèi)容不能手寫記錄，打錯的交接單如果與接收人簽字，則另打一份，錯誤的交接單在簽收人面前銷毀。重簽一份。11、2每個月的流程單，提卷單，還卷單，都要裝訂成冊保存，寫上年份月份。以便日后查找。