大型會(huì)議物料準(zhǔn)備清單

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成1

職代會(huì)主席團(tuán)建議名單

3套

一、領(lǐng)導(dǎo)使用

總經(jīng)理工作報(bào)告word版

3套

A4單面打印，添加

頁(yè)碼，左側(cè)裝訂

精神傳達(dá)講話稿

二、分發(fā)參會(huì)人員

3套

情況一：文件較厚

領(lǐng)導(dǎo)A：

講話

紙張：A4大小

3套

裝訂：膠裝

封面：會(huì)議名稱+會(huì)

領(lǐng)導(dǎo)B：

講話

會(huì)務(wù)人員1套

對(duì)應(yīng)領(lǐng)

議材料（如有電建

3套

系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，則

會(huì)議材

打印類

領(lǐng)導(dǎo)C：

講話

導(dǎo)座位1套

備用1套

使用電建地產(chǎn)VI；

3套

料

否則，使用南國(guó)

VI）

領(lǐng)導(dǎo)A：

報(bào)告

3套

情況一：文件較薄

紙張：A3大小

領(lǐng)導(dǎo)B：

報(bào)告

裝訂：中縫裝訂

3套

封面：會(huì)議名稱+會(huì)

領(lǐng)導(dǎo)C：

報(bào)告

議材料（如有電建

3套

系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，則

使用電建地產(chǎn)VI；

會(huì)議議程

否則，使用南國(guó)

VI）

以上材料打印成冊(cè)（設(shè)計(jì)

分發(fā)參會(huì)人員

印刷)

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成12

領(lǐng)導(dǎo)A：

主持

3套

詞

A4單面打印，添加

會(huì)務(wù)人員1套

對(duì)應(yīng)領(lǐng)

頁(yè)碼，不裝訂。

領(lǐng)導(dǎo)B：

主持

打印類

注意：不同領(lǐng)導(dǎo)的3套

詞

導(dǎo)座位1套

備用1套

主持詞不要打印在領(lǐng)導(dǎo)C：

主持

一起，需分開打印

3套

詞

會(huì)議議程及主題PPT

2010格式

會(huì)議議程及主題PPT

2007格式

會(huì)議材

工會(huì)工作報(bào)告PPT

2010格式

料

工會(huì)工作報(bào)告PPT

2007格式

電腦存儲(chǔ)

用于會(huì)場(chǎng)播放

領(lǐng)導(dǎo)講話PPT

2010格式

類

領(lǐng)導(dǎo)講話PPT

2007格式

領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告PPT

2010格式

領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告PPT

2007格式

PPT播放人員確認(rèn)

播放講話PPT

最好為PPT制作人員

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成24

國(guó)歌

MP3格式

國(guó)際歌

MP3格式

司哥

MP3格式

電腦存儲(chǔ)

公司宣傳片

MP4格式

類

歡迎進(jìn)行曲、迎賓進(jìn)行曲

領(lǐng)導(dǎo)入場(chǎng)

MP3格式

會(huì)議材

頒獎(jiǎng)進(jìn)行曲

頒獎(jiǎng)

MP3格式

料

會(huì)議用背景音樂

用于會(huì)議休息時(shí)間

MP3格式

至少3首

職代會(huì)主席團(tuán)建議名單

PDF版

總經(jīng)理工作報(bào)告PPT

PDF版

手機(jī)存儲(chǔ)

精神傳達(dá)講話稿PPT

PDF版

U盤存儲(chǔ)

領(lǐng)導(dǎo)A：

講話

PDF版

及PPT

領(lǐng)導(dǎo)B：

講話

PDF版

及PPT

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成36

領(lǐng)導(dǎo)C：

講話

PDF版

及PPT

領(lǐng)導(dǎo)A：

報(bào)告

PDF版

會(huì)議材

手機(jī)存儲(chǔ)

及PPT

料

U盤存儲(chǔ)

領(lǐng)導(dǎo)B：

報(bào)告

PDF版

及PPT

領(lǐng)導(dǎo)C：

報(bào)告

PDF版

及PPT

會(huì)議背景板（纖維布或高

主席臺(tái)背景

根據(jù)會(huì)場(chǎng)大小

密度噴繪布、桁架）

橫幅

會(huì)議名稱

根據(jù)會(huì)場(chǎng)大小

簽到桌牌

主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)桌牌

領(lǐng)導(dǎo)姓名：

共

個(gè)

會(huì)場(chǎng)物料

會(huì)場(chǎng)布置

主持人桌牌

發(fā)言席桌牌

發(fā)言臺(tái)桌牌

指引牌

路線指引

溫馨提示牌

wifi、保持安靜、注意安全、保持衛(wèi)生

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成48

單人發(fā)言臺(tái)

案例分享等

移動(dòng)式

燈光

朝向主席臺(tái)，用于領(lǐng)導(dǎo)用光

面光燈、攝影用光

音響

固定話筒

用于主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)

至少5個(gè)，具體根據(jù)主席臺(tái)領(lǐng)

導(dǎo)人數(shù)確定

手持話筒

用于臨時(shí)使用

桌面鮮花

主席臺(tái)桌面

根據(jù)會(huì)場(chǎng)大小

會(huì)場(chǎng)物料

會(huì)場(chǎng)布置

盆栽綠植、花卉

主席臺(tái)前

根據(jù)會(huì)場(chǎng)大小

若干

戶外彩虹門

根據(jù)會(huì)場(chǎng)大小

用于晚宴、晚會(huì)、慶典、年

戶外空飄球

根據(jù)會(huì)場(chǎng)大小

會(huì)等

戶外刀旗

根據(jù)會(huì)場(chǎng)大小

桌椅

用于參會(huì)人員就坐

按照要求參會(huì)人數(shù)減少30人，或會(huì)場(chǎng)最后兩排不坐人

禮儀小姐

現(xiàn)場(chǎng)導(dǎo)引、主席臺(tái)加水

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成60

會(huì)議代表證

用于參會(huì)人員入場(chǎng)

logo、參會(huì)證、單

身份標(biāo)識(shí)

位

根據(jù)參會(huì)

類

工作證

用于工作人員

logo、工作證、單

人員準(zhǔn)備

位

簽到表

姓名、單位、聯(lián)系

3份

方式

會(huì)議簽到

簽字筆

若干

A4紙

用于參會(huì)人員記錄

根據(jù)參會(huì)人員的5倍

若干

準(zhǔn)備

黑色簽字筆

用于參會(huì)人員記錄

根據(jù)參會(huì)人員準(zhǔn)備

若干

會(huì)場(chǎng)物料

鉛筆

用于參會(huì)人員記錄

根據(jù)參會(huì)人員準(zhǔn)備

若干

辦公文具

打印機(jī)

用于會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)打印

類

訂書機(jī)

用于會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)裝訂

訂書機(jī)、訂書釘

透明膠帶

寬、窄

簽約筆

用于協(xié)議、合同簽訂

簽約本

用于協(xié)議、合同簽訂時(shí)，放

置相關(guān)文件

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成72

咖啡

根據(jù)參會(huì)人員的1.2

若干

倍準(zhǔn)備

參會(huì)人員飲用

茶葉

紙杯

根據(jù)參會(huì)人員的1.5

若干

倍準(zhǔn)備

紅茶

若干

領(lǐng)導(dǎo)飲用

綠茶

若干

白茶

若干

會(huì)場(chǎng)物料

后勤物料

熱水壺

領(lǐng)導(dǎo)加水用

根據(jù)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的2倍

準(zhǔn)備

礦泉水

參會(huì)人員座位拜訪

350ml

根據(jù)參會(huì)

人員及會(huì)

水果

常見，易食，皮屑

議階段

少

（半天為

準(zhǔn)）準(zhǔn)備

糕點(diǎn)

常見，易食，包裝

準(zhǔn)備

少

咖啡攪拌棒

用于咖啡攪拌

10個(gè)

雨傘

領(lǐng)導(dǎo)前往會(huì)場(chǎng)

按照參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的1.2

若干

倍準(zhǔn)備

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成84

電腦A

用于會(huì)場(chǎng)投影、音頻等播放

筆記本電腦，1

office2010，鼠標(biāo)

電腦B

用于發(fā)言席投影、音頻等播

筆記本電腦，1

放

office2010，鼠標(biāo)

電腦C

備用

筆記本電腦，1

office2010，鼠標(biāo)

VGA視頻線

用于電腦與投影儀廉潔

10米

HDMI視頻線

用于電腦與投影儀廉潔

10米

VGA轉(zhuǎn)HDMI視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

大頭

會(huì)場(chǎng)物料

投影設(shè)備

HDMI轉(zhuǎn)VGA視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

大頭

VGA轉(zhuǎn)HDMI視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

小頭

HDMI轉(zhuǎn)VGA視頻線轉(zhuǎn)接頭

用于視頻線轉(zhuǎn)換

小頭

視頻VGA分線器

用于多個(gè)投影設(shè)備連接

分線器、充電線

1個(gè)

投影儀

面向參會(huì)人員

2臺(tái)

投影幕布

面向參會(huì)人員

2臺(tái)

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成96

投影儀或顯示屏

面向主席臺(tái)

投影設(shè)備

接線板

用于現(xiàn)場(chǎng)電子設(shè)備用電

根據(jù)會(huì)場(chǎng)需要

至少6個(gè)

接線板

用于主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)使用

按照參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的0.5

8個(gè)

倍準(zhǔn)備

激光筆

用于翻頁(yè)、指示

激光筆、電腦連接

2個(gè)

器、電池

照相機(jī)

相機(jī)、電池、充電

1個(gè)

器、內(nèi)存卡

影音資料

攝像機(jī)

攝像機(jī)、電池、充

1個(gè)

設(shè)備

電器、內(nèi)存卡

會(huì)場(chǎng)物料

錄音筆

用于會(huì)議錄音

電池或保證電量充

1個(gè)

足

會(huì)議直播

用于會(huì)議直播或錄播

需專業(yè)攝影公司或

直播公司

充電寶

用于會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)緊急充電

10個(gè)

充電器

用于領(lǐng)導(dǎo)緊急充電

蘋果接口、安卓接

各3個(gè)

電子備用

口

設(shè)備

移動(dòng)wifi

用于沒有wifi覆蓋區(qū)域的臨

wifi及賬號(hào)密碼

2個(gè)

時(shí)使用

U盤

用于領(lǐng)導(dǎo)拷貝參會(huì)資料

8G

3個(gè)

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數(shù)量

數(shù)量

責(zé)任人

是否

是否

號(hào)

需要

完成108

電子備用

手機(jī)U盤

用于領(lǐng)導(dǎo)拷貝參會(huì)資料

8G

3個(gè)

會(huì)場(chǎng)物料

設(shè)備

用于主席臺(tái)臨時(shí)使用

無線鼠標(biāo)

2個(gè)