第一篇：組織大型會議流程

針對我以后經常組織大型會議，根據這次培訓班經驗總結有關流程，以備參考。

一、人員分工明確

1、確定總負責人：臨場負責突發(fā)事情，檢查監(jiān)督各項分工的進行。

2、確定會場布置負責人：

（１）會標：會議名稱。字體規(guī)范、排列整齊、粘貼結實、懸掛端正。

（２）就坐安排及臺牌：主席臺就坐安排。臺下就坐安排。臺牌擺放次序符合禮儀。

（３）鮮花：①主席臺后放翠綠花草②主席臺前放３排鮮花③臺下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面紙：主席臺按座位全部擺放面巾碟、面巾、面紙，面巾要干凈柔軟。

臺下擺放一次性口杯。

（５）音響準備：專業(yè)人員提前對會場音響效果、燈光進行全面測試，確保燈光、音響、投影儀設備正常。投影儀和電腦務必調試好。并且留有專人保證整個培訓過程完整進行。

（６）桌椅及室內衛(wèi)生：會場桌椅要擺放整齊，衛(wèi)生要打掃干凈。

3、確定材料負責人：

（１）會議指南，人手一份。講義材料準備：收集、印刷、分裝，人手一份

（２）領導講話。人手一份。

（３）會議主持詞。包括會前、會中、會后講話稿。

（４）其他參會人員發(fā)言材料。

（５）會議材料袋若干。

對于領導講話、會議議程等相關材料務必于會議召開前一天打印、分裝完畢。要求：紙面干凈、字體清晰、裝訂整齊、無錯別字。

4、確定會場服務負責人：

（１）簽到發(fā)材料。簽到時告訴與會者座次。

（２）茶水。安排若干名服務人員倒水，保證會議供水充足。

（３）空調。根據天氣情況開放，但要事先調試好。

（４）提出會議紀律要求

（5）會議記錄。做好攝影留念。

5、確定用餐負責人：

（1）用餐編組（地區(qū)式、課題式、自定式）

（2）專家、領導用餐

（3）備用數量（人員增減）

（4）專家餐后休息處

（5）早、晚自助餐用餐人數

（6）宴請的位置擺放、酒水、香煙。

6、確定賓館接洽負責人：

（1）賓館業(yè)務接洽：

（1）接待能力符合會議要求

（2）會議相關設施考察一遍、（3）食宿收費標準

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜單模式與基本標準

（6）會議室標準

（7）付費結帳事宜：

（8）結算方式

餐：按餐卷，注意人數提前確定，或者按照餐券收費

按桌，或者每個人的標準確定

宿：按實際、按預定，退房時間允許延遲2個小時

（9）熱水供應

（10）娛樂活動

（11）出現超員情況的應對方式

（12）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

（13）專家、重要領導特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等）

7、做好經費預算

（1）餐費

（2）宿費

（3）資料費

（4）會場布置費

（5）交通費

（6）房間內水果、洗漱用品標準

（7）專家費用（食宿費、交通費、講課費、活動費）

（8）會務補助費

（9）通訊費

（10）不可預見費

8、專家、領導等安排

（1）確定專職人員服務。全程跟蹤，聽課、用餐、休息等要全程陪同，發(fā)現問題隨時解決。如中午休息要安排房間，上課前10分鐘要敲門提醒等。

（2）迎接人、車輛安排

（3）住宿規(guī)格安排

（4）支付講課費、交通費

（5）交通安排（包括機票訂購、幾點送往）

（6）活動安排（非報告期間）

（7）專家就餐安排、專桌、環(huán)境安靜

（8）送行人、車輛安排

二、流程安排

1、前期：各負責任人分頭準備各自工作，及時向總負責人匯報進程，完畢后制作會議指南。

2、進行中：各負責人分頭進行各自工作，發(fā)現問題能解決現場解決，不能解決要拿出方案立即向總負責人匯報。

當發(fā)現有不妥，要向總負責人二次表達不同意見。

（1）早餐時間

（2）上午會議時間、內容、主講人、主持人

（3）中餐時間

（4）主講人、領導休息

（5）下午會議時間、內容、主講人、主持人

（6）晚餐時間

（7）餐后活動安排

（8）休息時間

（9）返程票定購、發(fā)放

（10）離會時間

（11）交通介紹，賓館位置及聯系電話

第二篇：大型招商會議組織接待流程實施辦法

大型招商會議組織接待流程實施辦法

大型招商會議（簡稱“會議）是一種重要的商務活動，作為重要的交流形式，會議能夠通過面對面交流、身體語言的溝通，使所有參會人員對交流的信息能夠做出更全面的理解，會議提供雙向的交流機會，可以提問、回答、討論等等，要開好會議，會議的組織、會議與活動的組織流程及實施是一個非常嚴謹的工作。第一章

會前籌備

會前籌備：是會議和活動舉辦前的準備工作，準備工作是會議成敗的關鍵因素，會前籌備包括：

一、大型招商會議時間的確定

確定大型招商會議時間要考慮單位的工作任務周期，選在周末的時候，大家相對不太忙，爭取應參加會的人員都能夠參加。為使大型招商會議有充分的準備，一般至少給出2-5周的時間提前讓參與活動的人了解活動的安排。因此，大型招商會議時間的確定是一個非常重要的決策，要盡早進行。

二、大型招商會議議程的安排

大型招商會議議程是會議要討論的項目列表，大型招商會議的目的就是在對這些項目進行溝通，因此議程是整個會議方案的靈魂，是大型招商會議是否能夠成功的關鍵。因此，議程是整個大型招商會議籌備前需要最早確定的事情之一。

大型招商會議通常的內容包括：企業(yè)概況、企業(yè)文化、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)趨勢、市場分析、技術介紹、成功案例、推廣方案（營銷策略或模式）、合作前景、合作優(yōu)勢、公司支持、合作方式及費用、合作流程、盈利分析、權益分配、代理商感言、商戶感言等。

在制訂議程的時候，要根據工作需要、預算等因素來考慮選擇哪些內容是一定需要的，哪些內容是備選的，哪些項目是全體人員參與，哪些項目是部分人員參與。

三、大型招商會議的三類相關人員

大型招商會議通常有三類相關人員：

1、領導小組、2、籌備與接待人員

3、參會人員（嘉賓和員工）。

1、領導小組

領導小組是所有重要事項的決策人，包括會議時間、議程、邀請人員、地點等等，為整個會議定下基調；

2、籌備與接待

籌備與接待人員的職責是：按照領導的安排，為領導小組提供大型招商會議籌備的具體細節(jié)，提供備選方案，供領導決策，在大型招商會會議過程中進行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔會議成敗重要責任的人員，一個會大型招商會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。①精心策劃

要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關活動。這就要求我們接待人員必須具備較高素質，樹立強烈的責任意識，作為一項政治任務來完成；要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細膩，企業(yè)良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的印象。

在接到接待任務時，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數、姓名、性別、職務、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎。根據這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、會議（會見）、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節(jié)，并體現一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作進程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。然后報請領導批準后實施。②規(guī)范運作

每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風格。因此，要通過公關接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。

在接待過程中，要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。細節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據接待工作的需要對接待方案予以調整；具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節(jié)都要細致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應變措施。這就要求接待人員加強靈活應變能力、臨場發(fā)揮能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損企業(yè)形象的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現“零失誤”。

籌備與接待人員要有明確的職責分工，①要設定一個負責人；②要有人專門負責日程安排及與各部門協調；③要有人專門負責聯系場地、布置會場；④有人專門負責餐飲及外地趕來參會人員的住宿、參觀安排；⑤要有人專門負責設計招商與其他活動；⑥要有專人負責會議現場的接待事宜，等等。③參加人員

會義要邀請哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？其他分公司領導人員邀請嗎？外地分公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請嗎？主管部門的領導、專家、學者是否邀請？等等，都要想周全了。

在制訂參會人員名單的時候，有這樣一個原則：“寧拉一群，不拉一人”，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應該邀請，不然會傷害未被邀請的人的感情。

3、制定接待程序，落實各項細節(jié)：

在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要代理等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準備和制定接待計劃。

(1)、根據來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。

(2)、根據來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。

(3)、詳細了解酒店及酒店設施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設施、安全保衛(wèi)及價格等告知領導，提供分析及使用建議，以便領導選擇酒店。(4)、客人抵達前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。

(5)、做好接待前的準備工作，根據來賓身份預定房間，會客室（會議室），確定接待人員，相關資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。

(6)、提前召開有關部門協調會，明確任務分工，落實到人（會議記錄、照相、攝像）(7)、領導審批接待計劃，申請接待費用。

5、安排食宿

（1）、提前辦理好住房手續(xù)（房間號應盡量避免帶4或其他不吉利的數字），將房卡拿到，以便使客人抵達賓館后，能快速領取鑰匙進入房間。

（2）、熟知房間數量及類型（標準間、商務房、工作人員房間）及同行卡。客人用房： 各種類型房間數、及方向位置（分布的樓層房間號），工作人員用房數量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務）。同行卡可隨乘車號一同發(fā)放，也可以在前往下榻賓館的途中發(fā)放。同行卡可以使來賓清楚自己所住的房間，也便于來賓入住客房后相互之間聯系。（3）、房間布置：客人抵達前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時檢查房間內設施是否能正常使用，按照要求為房間配水果(需每天更換)。

（4）、根據來賓職務、性別、習慣、年齡安排房間。貴賓客人有專人引領至房間。安排房間的原則：根據不同層次安排不同規(guī)格的房間。

（5）、根據來賓的生活習慣、飲食愛好、民族特點，結合本地飲食特色定餐。要求餐廳整潔、環(huán)境舒適、干凈衛(wèi)生、食品價廉物美。

（6）、根據接待的不同檔次菜品、酒水可請客人點或預先點好。所用餐具必須要求做好消毒工作，并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。（7）、宴請時根據需要安排打印席卡。（8）、逐一落實各項細節(jié)。

6、接待車輛

（1）、接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔車。駕駛員必須有極強的責任心，駕駛經驗豐富、服務態(tài)度好，有一定的接待經驗和禮儀知識。

（2）、用車接客時，應主動打開（右側）車門，以手示意請客人上車（小車后排右側為主，后排左側為次，司機右側由隨從人員乘坐）下車時，接待人應先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時，由隨同人員開門并站在車門后側以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。

（3）、根據來賓和迎送人員的人數，以及行李數量安排車輛。乘車座位安排應適當寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。如果來賓行李數量較多，應該安排專門的行李車。如果是車隊行進，出發(fā)前應明確行車順序，并通知有關人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時間及地點，以免行進中發(fā)生錯位。每臺車都將有明顯的標志 — 號碼；每臺車安排一名陪同人員，負責提醒客人保持乘坐同一輛車，并在每次上車前統計人數；

（4）、現場實施過程中，嚴格按照事先制定的接待計劃，實施并執(zhí)行； 如有任何特殊情況改變行程，應及時通知相關人員和司機。（5）、根據來賓的其他需要安排相應車輛進行服務。

（6）、如果來賓 人數較多，為了在接站時避免混亂，應事先排定乘車號和住房號，并打印成表格。在來賓抵達時，將乘車表格發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號。同時，也便于接待人員清點每輛車上的人數。

四、大型招商會議日程范文

大型招商會議日程，是大型招商會議開始前要發(fā)放的關于大型招商會議安排的重要文檔，讓所有參會人員了解會議的地址、詳細內容及時間安排，因此，大型招商會議日程是非常關鍵的應用文，在這里提供一個集團使用的日程模板供大家參考。

大型招商會議日程與會議議程的主要區(qū)別是：是否有具體的時間安排。會議議程是在會議前期準備過程中，讓會議及活動的參加人員了解會議項目的文件，在會前發(fā)放，讓相關的參會人員進行相應的準備。大型招商會議日程與議程的內容相似，但有更加詳細的會議地址、會議內容的具體時間安排。

五、會議管理_會議預算的5項內容

會議預算是會議管理與策劃的重要內容之一，會議籌備期間的各個環(huán)節(jié)都會影響會議經費預算，因此，籌備時，會議預算要進行精心核算，籌備人員應及時將會議預算范本或會議預算報告上報會議領導小組，并根據領導的決策用好會議預算。會議預算包括以下6項內容：

1、交通費用

交通費用可以細分為：

①出發(fā)地至會務地的交通費用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

②會議期間交通費用：主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、場地費用

具體可細分為：

①會議場地租金：通常而言，場地的租賃已經包含某些常用音像設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。

②會議設施租賃費用：此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備（一般都自帶）等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

③會場布置費用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。

④其他場地費用：這些費用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂、媒介服務等，可視會議需要進行采購。

對于這些單項服務支持，籌辦者應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議

3、住宿費用

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、客房水果、鮮花提供等服務是否開放有關。會議籌辦者應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的在會議的食品飲料安排中，已有詳細介紹。

茶點基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。

正餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算，而改為按預定人數收取費用）

5、其他娛樂、演出、參觀、旅游項目費用

會議室、住宿費用中可能含一部分娛樂項目的費用，會議期間可以利用，但有些項目需要根據活動安排另行準備預算。

6、雜費

雜費是指會議與活動過程中，產生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

六、會議物品采購清單與采購人員安排

在會議的三類相關人員中，會議籌備人員往往還要負責所有會議相關物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進行得有條不紊，且不會產生遺漏。

會議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項內容：

1、會議場地租用，可參考：會議地點的選擇

會議地點的選擇與會議議程、參會人員、預算密切相關。會議場所的費用，通常在整個預算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個重要的事情。

如果公司內部有合適的地點選擇，會議地點可以安排在公司內部。由于減少了租用場地與設備，選擇內部地點開會可以節(jié)省費用，適合于中、小型招商會議與活動。

由外部的服務商提供的會議場地，通常有三類地點：①賓館、酒店、②會議中心、③飯店這幾類場所。①賓館、酒店

許多賓館有專門接待商務會議的業(yè)務，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。②會議中心

會議中心屬于專業(yè)從事會議服務的場所，通常有適合各種規(guī)模的會議室；有專業(yè)的會議相關設施；精通會務服務的服務人員；大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服務。③飯店

飯店有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務。

會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議場地甚至會選在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點就很重要了，不然，等大隊人馬過去開會時，才發(fā)現地點與想象的不一樣就來不及了。

如果由于各種原因無法親自去踩點，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設施等級。可以通過16個項目評估會議地點。

1、住宿預訂

2、車輛使用及租賃安排

3、票務預訂提供機構選擇

4、音像輔助設備租賃

5、會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。

會場布置雖然是個細節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告給會議領導小組來審批。會場布置總體要求：

會場布置要與會議的內容相匹配，根據會議內容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴謹商務的等等。

會議場所的室外布置——會議場所的室外及入口布置可根據需要選擇：

1、主會標

2、歡迎拱門、條幅

3、彩球、鮮花、氦氣球

4、地毯

5、展架、易拉寶、廣告板

6、引導牌

7、燈箱

8、簽到臺

9、休息座椅等

會議場所的室內布置——會議場所的室內布置可根據需要選擇：

1、會標、背景板

2、主席臺、聽眾席、演講臺的布置

3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾

4、音像輔助設備

5、燈光、電源設備

6、茶點

7、禮品、獎品、紀念品、演出道具采購清單

8、餐飲、水果、飲用瓶裝水等

9、接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品

10、會議相關印刷品需要提前確實內容，提供印刷服務供應商，以確保在會議召開前印刷完成。會議相關的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料等

11、與會議相關的其他物品

各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應商，以免出現產品質量達不到要求、送貨不及時、售后服務跟不上等問題

七、請柬、邀請函的7項信息

有些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內容為被邀請者提供了會議的相關信息，為了讓被邀請者了解會議信息，請柬與邀請函的內容應體現7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。請柬與邀請函具備的7項信息：

1、活動類型

2、活動日期、時間 與會期

3、會議邀請者與被邀請者

4、會議地點

5、是否需要回復

6、提供的餐飲

7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等

請柬與邀請函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議，請柬與邀請函的預算越高；對有回復要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復要及時登記，以便統計精確的人數，人數在預定餐飲、住宿等項時，非常重要，也與會議的預算密切相關。

第二章

會議地點的選擇

會議地點的選擇是屬于會前籌備的一部分，但單獨作為一節(jié)來講，是因為會議地點選擇的非常重要，甚至是影響會議成敗的關鍵因素，參會人員對會議感受、會議預算都與會議地點的選擇關系密切。

一、會議地點評估的幾個項目

在選擇會議地點后，要對會議場地進行評估，可參考如下幾個項目：

1、會議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費

2、停車場

3、安全情況、保安服務質量

4、電信聯絡便利性

5、裝修與外觀

6、清潔程度

7、大堂、衛(wèi)生間裝修、設施、清潔

8、食品、茶點（可參考：會議的食品飲料安排）

9、餐飲服務水平

10、工作人員表現

11、服務水平

12、供暖、空調、照明設施

13、住宿設施

14、音像輔助設備

15、休閑設施

16、其他設施與服務

以上項目最好能列個表，逐項按好、中、差打分。在會議籌備階段，先選擇2-3個備選地點，逐一列出其優(yōu)劣，提交會議的領導小組決定最終的會議地址，以將保障會議地點與會議要求相符合。

會議座位安排，如何安排會議座位是會議籌備人員不能忽略的一個細節(jié)，會議室座位安排既要保證所有的參會人員能夠看到和聽到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會議座位安排禮儀。

二、會議的食品飲料安排

會議籌備過程中，一定要事先確定各類用餐的次數，把每次用餐都考慮周全，并確定所有用餐的時間、提供者、菜單與費用。

安排食品飲料時，需要了解是否有特別飲食要求的參會人員，如素食或清真食品。會議的食品飲料有兩類：

1、茶點

茶點包括會中茶點、咖啡、茶，在會議期間提供。茶點的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

可以放在會議室內的桌上供參會人員享用，也可以放在會議室外部，由參會人員外出休息時享用，具體提供時間、種類、數量、服務要求，需事前則會議籌辦人員與會議場所提供商協商。

2、正餐

正餐分為午餐、晚餐、早餐。午餐因會議通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性質，以安排自助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會議程序的一部分，擁有較正式的規(guī)格，期間可能會安排領導講話、用餐人員相互敬酒等環(huán)節(jié)；早餐除非是安排好的早餐會，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費用包含在住宿費用中，在預定住宿時，要與住宿提供者協商早餐的安排。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：

1、內部食堂；

2、外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；

3、會議或住宿場所提供；

4、自行采購，有些茶點、飲料可自行采購。

三、音像輔助設備

安排任何會議與活動，都應該事先確定是否需要在會議室使用音像輔助設備，由于音像輔助設備能夠表現事先準備的內容，會議室設備是否準備妥當會影響會議的效果，所以，使用音像輔助設備有以下幾個優(yōu)點：①可事先準備圖片與圖表，便于觀眾理解演講的內容；②運用音像輔助設備能夠顯示專業(yè)的演講與報告水平；③音像輔助設備可顯示現場書寫的內容，方便與觀眾溝通；④幫助觀眾集中精力聽講與討論，而不需要做筆記。

會議常用的音像輔助設備有以下7類：

1、白板

白板通常能在上面進行書寫的鐵制大塊白板，可反復擦除上面的筆跡，也可以用磁吸將紙張粘在上面展示內容，因此，在準備白板的同時，要準備白板筆、板擦、磁吸（也叫磁釘、磁扣、磁粒、磁貼）、大張的白板紙、打印紙等。

2、計算機

有些演講人不方便攜帶筆記本電腦，可將其演講、展示的內容事先拷貝到會議室的計算機中，用計算機演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、圖表，甚至是動畫、視頻內容，使演講內容更形象，便于理解。所以，計算機也是會議室常備的音像輔助設備之一。

3、投影儀

投影儀可以把計算機屏幕上的內容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于會議室的重要設備。

在準備計算機及投影儀的時候，一定要準備好相應的電源設備，并為突然停電的意外事故做好準備。

4、畫架、活動掛圖

畫架上面可掛多層白板紙，方便在會計過程中，由主持人、演講人、報告人記下與會人員的討論過程、重要觀點，畫架也可以用白板代替。

5、展板

展板是便攜式的圖板，展示會議相關的內容或宣傳信息，由會議組織者事前準備好，擺放在會議室相關位置。

6、音響設備

視會議室的大小及演講者的需要，提供麥克風、音箱等，必要的音響設備。

7、其他設置

會議時，要使用何種音像輔助設備需事先與演講人、報告人進行溝通，并按他們的要求準備。如果會議場地沒有足夠的音像輔助設備，就需要會議籌備人員通過其他方式，如租賃、借用，事先事先在會議場地布置好。第三章

會議過程控制

一、會議接待的2點注意事項

會議接待是參會人員對會議評估的重要要點之一，會議接待是整個會議過程中重要的一個環(huán)節(jié)，會議接待方案準備、會議接待禮儀、會議接待注意事項，也是學習組織、籌備一個會議的重要內容，對于大型招商會議，應該準備專門的會議接待方案。

會議接待中要注意的事項為：

1、妥當安排接待人員

會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結束的時候，都有接待人員為參會者提供服務。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要準備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當地安排好。

對會議接待人員要進行培訓，使他們熟悉會議的日程安排、會議場地情況、意外情況處理辦法案等。

2、充足準備接待資料

在接待處應該準備充足的接待資料，一方面保證每個參會人員都能領到資料；另一方面保證每個人領到的資料都是全面的。接待處應該準備的資料和材料如下：

1、胸卡或吊牌

2、參會人員名單

3、參會人員登記表、簽到表

4、辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本

5、會議日程

6、關于會議地點、衛(wèi)生間設施、停車、用餐地址等信息

7、會議相關印刷品

8、會議評估反饋表

9、其他會議信息

為每個參會人員準備的資料要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領取。會議接待前注意了這2個問題后，會議的接待就能圓滿地進行。

二、會議意外事件處理、意外事件處理預案

會議過程千頭萬緒，方方面面的事情很多，參會的人員較多，組織者要對會議過程進行控制，需要制定意外事件處理預案以應對會議過程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對性地制定意外事件處理預案呢？

會議前詳細的籌備，可使意外事件的出現降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會發(fā)生，以下幾個方面最有可能出現問題：

1、人員

會議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會因為生病、其他重要事項而無法出席會議，或者因為交通問題，而無法準時到達會議現場。

處理預案：

1、為每個重要角色準備后備人選；

2、會議前與他們聯系，以確保無缺席情況出現，安排會議接待人員及時反饋交通、天氣變化；

3、及時調整會議日程，例如增加提問時間，以應對某個發(fā)言人的缺席。

2、場地

會議場地可能會出現的意外情況有：因其他緊急安排，使預定的會議室無法按時提供；為參會人員預訂的客房不足；會議場地的設備突然出現故障，如空調系統故障、網絡系統故障等；停車場不足，等等。

處理預案：大型會議的場地出現意外，最難處理，因為會議通知已經發(fā)出，大量參會人員已經匯集過來了，很難準備一個備選地點，因此，會議場地在選擇時，一定要選擇有信譽的地方，以降低出現意外事件的可能性，一旦出現意外，要能為大家及時提供備選場地，或者是備選日程安排。

3、音像輔助設備

音像輔助設備也較易出現問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統故障，等等。

處理預案：在會議籌備時，一定要了解會議的音像輔助設備的狀況，保障設備能夠運轉，確保能及時找到設備維護的人員或服務商，必要的情況下，要準備備選設備。組織者在參會時，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。

4、會議資料

會議資料可能會出現短缺；或者因為復印設備、打印設備的故障而無法按時按量提供；會議相關印刷品的供應商，可能無法按時將資料送達等等。

處理預案：要事先了解會議場地附近能夠提供資料打印、復印的場所；會議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時無法解決，要及時向參會人員進行解釋，并說明能夠提供資料的時間或備選方法。

5、其他意外情況

其他可能存在的問題，如參會人數不足，或超過預期；突發(fā)安全事故，等等。第四章

會議總結

會議記錄與會議紀要，同樣作為會議情況的記錄方式，會議紀要與會議記錄有什么不同呢？

一、會議記錄格式的2個部分

會議記錄對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議記錄工作，寫好會議記錄是會議組織者的一項重要工作。會議記錄怎么寫？本文提供會議記錄的范文與會議記錄格式供參考。會議記錄格式包括3個部分：

1、會議組織情況

要求寫明：會議名稱、會議時間、會議地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等。

2、會議過程及發(fā)言內容

記錄會議的實際過程，有時候會與《會議日程》的安排不同，需要通過會議記錄記錄下來。

對于發(fā)言的內容，可以詳細具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言；也可以摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內容，多用于一般性會議。

除發(fā)言外，會議記錄還應忠實記錄會議上的有關動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時加入的環(huán)節(jié)、會議的中斷、休息以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。

會議記錄還要將會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況進行詳細的記錄。

二、會議紀要與會議記錄的區(qū)別

會議紀要對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議紀要工作，寫好會議紀要是會議組織者的一項重要工作。會議紀要怎么寫？本文提供會議紀要范文與會議紀要格式供參考，并說明會議紀要與會議記錄的不同。

會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及議定的事項，經過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。會議紀要與會議記錄的主要區(qū)別有2點：

1、性質不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。

2、功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔，而會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

第三篇：大型會議組織內容

秘書工作：大型會議安排的３０個程序性環(huán)節(jié)（集體原創(chuàng)）

2007-08-02 0:54

關鍵詞：秘書 會務工作 程序

各位網友：

<<大型會議的３０個準備環(huán)節(jié)>>,是我和政府辦公室同事們集體修訂的一個的會議工作細節(jié)對照落實表格。內容只能是大現在它發(fā)給你們，如對您個工作有些許啟發(fā)，那就非常高興了；如果您提出修正或補充意見，那就非常感謝！大家一起來談談，共同營造天涯論壇平等，共享的活躍氛圍。

1.會議申請，確定會議召開和會議名稱主題

2.成立會議組織，確定會議主持人

3.確定會議具體議程

4.會議宣傳和氣氛渲染

5.會務禮儀、接待、保安、保密等工作培訓

6.初步確定會議時間、地點

7.會議通知起草、發(fā)送；根據反饋信息確定終日程

8.確認與會人員接站時間、住宿、車輛、特殊要求

9.費用預算、借支票、報銷

10.會議發(fā)言稿、議事規(guī)則等文件起草;制作議程和話稿PPT

樂、價格；

13.購買或借用會議用品

（紅綠各2支黑筆4支）、白板擦、吸鐵石（6）筆記本（帶光驅、軟驅）、3寸軟盤（若干）打印機、驅動程序、打印紙等１４．會議接站與禮儀；住宿服務、返程差旅等信息確認調整布置會、調試儀器

１５．打印、放置會場指引牌、房間住宿人員名單

１６．報到，簽到、會前文件發(fā)放

１７．場內負責：調試機器、發(fā)放資料、提供辦公用品

１８．場外負責：傳遞信息、應急處理、候會接待、提醒前臺叫早、提供娛樂休閑

１９．會議記錄：錄音錄象、會議記錄

２０．媒體應對和會議新聞稿綱要提供

２１．會議簡報、紀要等文書起草

２２．引導參會人員用餐、確認用餐時人員的到場情況

２３．休會期間服務人員的工作指導及會場的重新布置

２４．會議文件清退

２５．返程差旅票證服務、會議結束時收回房間鑰匙

２６．檢查會議車輛是否按時往返、是否夠用；安排與會人員乘車返回

２７．報銷、結帳

２８．會議督查催辦

２９．會議文書歸檔

３０．會務總結 有不一樣的地方。其中的1-30的序號也只能大致上表明順序，因為許多工作都是起頭并進或穿插進行，由辦公室主任統籌安排。11.確定具體會場（設施：停車、大小、桌椅放置、溫度、燈光、音12.響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾 等實物投影儀，激光筆（2），激光筆電池（2）膠片投影儀（檢查 兩個燈泡均正常）投影幕（最大的，檢查并試用）膠片

第四篇：大型會議接待流程

會議接待流程

1會議資料準備 1：會議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據參會 人數印刷。

2：會議資料（主辦單位提供）3：領導發(fā)言稿（主辦單位提供）

4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。5：項目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）6：展板所屬圖片（主辦單位提供）7：廣告牌設計稿 8：歡迎布標、會議室布標 9：會議禮品（按參會人數準備）10：會議代表證

2設備及設施準備

1.桌椅、名牌（現代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統名牌）、茶水

桌椅是最基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現綠色會議，智能會議的需要。

會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各種視聽器材

現代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

5.資料、樣品 如果會議屬于業(yè)務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。

6.會標、背景板、展板

會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。

為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

3會前準備工作

1：根據會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置（會標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排）按部落實到位。

2：據酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協商確定會務組房間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務到位情況。

4：提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設備，人員的準備。

5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。

6：醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。基本設備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯系就醫(yī)。

7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。四：會議其它費用開支預算

1：代表證2：廣告牌3：展板4：用車5：宴會標準6：水果7：紀念品8：資料打印、復印9：照相、攝像10：其它

4人員安排

1：根據會議人數需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考察咨詢，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）

2：會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務 3：攝影組：根據會議需求安排攝影人員

4：車輛小組：根據會議實到人數，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。

5：旅游接待小組：根據參加考察人數安排每車一位優(yōu)秀導游，負責代表的服務 6：生活小組：此小組負責會議用餐的時間、人數及相關的一些服務，確保代表會議期間的生活服務 5發(fā)票的開據

在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

6會議接站

會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門出站口，一塊設在提取行李出口處。火車站或者飛機場設一塊醒目接站牌。

7會議報到

1：在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”“簽到處”

2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數、房間號、考察線路等。

3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求。

4：根據會務組要求傳達通知、指示，準確發(fā)放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券 5：代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存 6：當天打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發(fā)給代表 7：會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

8會議期間

1：要求酒店落實叫早服務

2：準確統計用餐人數并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進行

3：會議室布置情況落實

4：安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記

5：及時統計票務預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋 6：與酒店公司財務人員協調好票據的開取

7：準備統計返程的人數、時間、日期、確定代表返程

9會議結束工作

1：會議結算

1：我向會務給出書面報告，交會務組審核。并列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數、天數、實際用餐人數、用餐標準、考察人數及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤

2：向會務組提供所需發(fā)票 3：返還會務組附加的會議利潤 2：會議返程

1：根據代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2：可根據會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務，并向會務組贈送特色精美禮品

第五篇：大型會議的流程

大部分公司的行政人員都具備有組織開展會議的能力，都

那往往僅限于在公司內部的小型會議，在一般大型會議里面，你需要考慮更多方面，比如安排流程、安排場地、安排節(jié)目、安排餐飲、安排接待、安排場地布置、安

排場地設備、安排印刷文宣、安排預算等等，如此繁雜的流程安排使你不等不將之委托給一家優(yōu)秀的會議服務公司，鳳騰會議將全部為您安排妥當，讓您省時、省

心、省力。交給您一份滿意的會議策劃方案！

一、會議策劃的準備與實施優(yōu)

良的會議策劃是完滿舉辦會議的前提。完整的策劃是一個節(jié)奏分明、條理清楚、面面俱到的完美計劃。只有通過專業(yè)的策劃和充分準備的會議、展覽才能取得預期效

果。好的會議策劃實際已成功了一半，包括會場預約、酒店預訂、負責會場的布局和會議所需設備安裝與調控、廣告禮品設計制作、禮儀接待、參會者的接送和餐

飲、會間及會后相關活動的安排等。

二、會場預約

根據需要，具體分析各種情況作出最完美的策劃;根據會議的級別,選擇會議舉辦地;根據會議對周邊環(huán)境的要求，確定具體舉辦地點;根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。

三、負責會場的布局，設備安裝調試

根據會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節(jié)；提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。

四、印刷材料的設計制作

提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務;根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;印刷品指定專門的廠家生產以及印刷;根據需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。

五、參會者的接送

根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;專車將會提前在指定 位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。

六、參會者的餐飲

根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點。

七、參會者業(yè)余時間的安排

根據參會人員的喜好，設計不同的休閑方式;設計專門的旅游線路，方便出行;介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供您選擇。