第一篇：大型會議組織工作流程

大型會議組織工作流程

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有效期：2013-08-02 至 2013-09-01 瀏覽4511次

概述：

1、組織會務工作小組，確定會務組領導及成員，制定會議準備工作部署;

2、研討會議主題、會議時間、會議地點、參會人員、會議內容、會議材料種類、數量;

3、發布會議通知，包括會議時間、地點、提交會

1、組織會務工作小組，確定會務組領導及成員，制定會議準備工作部署;

2、研討會議主題、會議時間、會議地點、參會人員、會議內容、會議材料種類、數量;

3、發布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員;

4、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應急預案情況，形成會務指南樣稿，經會議小組領導確認后開始印刷;

5、根據確定的會議議程，制定會議預算，申請專項會務費用;

6、確定橫幅、參會證、桌簽、路引的樣式和內容，經會議小組領導確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽;

7、組織布置會議室，并確定室內各項設備到位情況，包括桌椅擺設、投影儀、會議電腦、麥克風、電話會議機、打印機、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應急藥品、攝影攝像設備;

8、檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證;

9、檢查各項會務資料到位情況，包括匯報材料、會務指南;

10、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協調好地點、酒水;

11、跟蹤參會人員行程安排，人員到位后發放資料袋，包括會務指南、參會證、紙筆、溫馨提示;

12、安排好會議車輛，迎接參會人員到達會議地點，安排參會人員住宿;

13、會議前期，全面檢查各項工作落實情況，安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員;

14、會議開始前，做好參會簽到，向會議主持人通報人員參會情況;

15、會議開始后，安排會議期間茶歇的催要，會后餐飲落實;

16、會議結束后，回收自帶設備、整理會議紀要，發布會議成果，總結會議組織經驗教訓。

第二篇：大型會議接待流程

會議接待流程

1會議資料準備 1：會議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據參會 人數印刷。

2：會議資料（主辦單位提供）3：領導發言稿（主辦單位提供）

4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。5：項目執行情況資料（主辦單位提供）6：展板所屬圖片（主辦單位提供）7：廣告牌設計稿 8：歡迎布標、會議室布標 9：會議禮品（按參會人數準備）10：會議代表證

2設備及設施準備

1.桌椅、名牌（現代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統名牌）、茶水

桌椅是最基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現綠色會議，智能會議的需要。

會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各種視聽器材

現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

5.資料、樣品 如果會議屬于業務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。

6.會標、背景板、展板

會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。

為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環保材料，否則噴繪寫真畫面散發的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

3會前準備工作

1：根據會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置（會標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排）按部落實到位。

2：據酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協商確定會務組房間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛工作。

3：提前兩天檢查餐廳環境衛生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務到位情況。

4：提前兩天完成會議所需的代表證、發放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設備，人員的準備。

5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛、樓層行查，杜絕安全 隱患的發生。

6：醫療保障，配備醫療人員，解決突發事件。提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。基本設備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯系就醫。

7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。四：會議其它費用開支預算

1：代表證2：廣告牌3：展板4：用車5：宴會標準6：水果7：紀念品8：資料打印、復印9：照相、攝像10：其它

4人員安排

1：根據會議人數需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考察咨詢，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）

2：會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務 3：攝影組：根據會議需求安排攝影人員

4：車輛小組：根據會議實到人數，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。

5：旅游接待小組：根據參加考察人數安排每車一位優秀導游，負責代表的服務 6：生活小組：此小組負責會議用餐的時間、人數及相關的一些服務，確保代表會議期間的生活服務 5發票的開據

在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據代表需要，開具正式發票及酒店的住宿發票。

6會議接站

會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門出站口，一塊設在提取行李出口處。火車站或者飛機場設一塊醒目接站牌。

7會議報到

1：在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”“簽到處”

2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數、房間號、考察線路等。

3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求。

4：根據會務組要求傳達通知、指示，準確發放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券 5：代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存 6：當天打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發給代表 7：會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

8會議期間

1：要求酒店落實叫早服務

2：準確統計用餐人數并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發生的問題，確保會議正常進行

3：會議室布置情況落實

4：安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記

5：及時統計票務預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋 6：與酒店公司財務人員協調好票據的開取

7：準備統計返程的人數、時間、日期、確定代表返程

9會議結束工作

1：會議結算

1：我向會務給出書面報告，交會務組審核。并列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數、天數、實際用餐人數、用餐標準、考察人數及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤

2：向會務組提供所需發票 3：返還會務組附加的會議利潤 2：會議返程

1：根據代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2：可根據會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務，并向會務組贈送特色精美禮品

第三篇：大型會議的流程

大部分公司的行政人員都具備有組織開展會議的能力，都

那往往僅限于在公司內部的小型會議，在一般大型會議里面，你需要考慮更多方面，比如安排流程、安排場地、安排節目、安排餐飲、安排接待、安排場地布置、安

排場地設備、安排印刷文宣、安排預算等等，如此繁雜的流程安排使你不等不將之委托給一家優秀的會議服務公司，鳳騰會議將全部為您安排妥當，讓您省時、省

心、省力。交給您一份滿意的會議策劃方案！

一、會議策劃的準備與實施優

良的會議策劃是完滿舉辦會議的前提。完整的策劃是一個節奏分明、條理清楚、面面俱到的完美計劃。只有通過專業的策劃和充分準備的會議、展覽才能取得預期效

果。好的會議策劃實際已成功了一半，包括會場預約、酒店預訂、負責會場的布局和會議所需設備安裝與調控、廣告禮品設計制作、禮儀接待、參會者的接送和餐

飲、會間及會后相關活動的安排等。

二、會場預約

根據需要，具體分析各種情況作出最完美的策劃;根據會議的級別,選擇會議舉辦地;根據會議對周邊環境的要求，確定具體舉辦地點;根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。

三、負責會場的布局，設備安裝調試

根據會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節；提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。

四、印刷材料的設計制作

提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務;根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;印刷品指定專門的廠家生產以及印刷;根據需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。

五、參會者的接送

根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;專車將會提前在指定 位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。

六、參會者的餐飲

根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點。

七、參會者業余時間的安排

根據參會人員的喜好，設計不同的休閑方式;設計專門的旅游線路，方便出行;介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供您選擇。

第四篇：大型會議注意事項及流程

大型會議注意事項及流程

一、前期的籌備。、確定會議主題、安排議事日程、確定參會人選。明確會務組成員并予以具體分工、落實責任。

2、根據會議層次及預算，考察會議場所及其配套餐飲、住宿、外部環境等，以選擇最佳場所。

3、發布會議通知。注意通知的內容時間、地點、參加范圍、人員、會議主要內容、參會要求等。如代表是否發言、著工裝。會議通知一定要落實到人。

4、會議議程安排有參會代表發言的，應提前召集所有發言人開會或通過其他形式統一思想提出要求、發言從那些角度寫、應該寫什么、什么時間上報稿子、審核等事項。

5、準備會議需要的文件資料。

6、準備領導講話稿件，多位領導講話的注意內容區分層次避免重復。

7、準備會議須知、會議日程表、會場、聚餐、座次表、參會人員信息表和其他相關輔助文件資料。

8、所有會務資料應嚴格審核后印制并裝訂成冊。注意內頁裝訂順序。

9、按照參會人數準備文件袋、筆、記錄本或禮物、會議餐劵等，并與會前安排妥當。

10、結合會場主席臺寬度等確定并制作會議現場條幅文字，會議的主題等。大約提前3-5天制作好，橫幅文字大小要適中，一般為紅底白字。

11、制作PPT或音樂、MV等宣傳資料，用于會前空閑時間及中場休息時間循環播放

12、提前制作獎牌、獎狀。會議開始前送達會議現場。會議需合影的應提前聯絡攝影師、確 定合影場所、安排確認前排座次。有安排會議聚餐的應提前準備相關煙酒、飲料、礦泉水等并確定聚餐菜單。

二、會場的布置及接待。

1、懸掛會場橫幅

2、主席臺的安排（幾個人，座次怎樣安排，有桌簽的需提前擺放好。主席臺有臺花的，也需提前購買、布置到位，會議期間注意噴水保養。）

3、會場椅子、凳子是否夠用，怎樣安排。注意會場衛生、溫度、通風、外部噪聲等環境。

4、給與會主席臺代表的資料提前送到或擺放到桌子的相應位置。

5、測試話筒、音響、LED屏幕、電腦、空調、照明、攝像機、照相機等設備是否能正常使用

6、張貼會場路線引導、指示標志。會場入口處可安排服務人員引導。

7、舉行頒獎儀式的，獎牌獎狀要提前送至主席臺。注意安排領獎人員上臺路線和現場拍照。

8、要有專人在入口處接待、登記、發放會議資料等。

9，明確專人聯系接送、接待上級公司領導、本公司領導和外部特邀嘉賓參會。含安排車輛、路線、住宿、用餐等。

10、會議期間應安排人員在會場值班。

三、會議的過程。

1、會議主持人要隨時掌握現場進展，必要時予以調整。

2、會場服務人員具體要求。（1著裝得體。2動作要輕、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋，走動時注意不能發出聲響。3注意禮貌。4主持人要避免走動（如有特急的事情，可以通過寫紙條的形式來傳遞）。

5會議錄像或照相專人負責。會議記錄專人負責。6安排專人在會議開始前巡查會場及時發現并整改存在的問題 7其他注意事

項（如安排會議旅游、辦理返程車票等）。

四、會議結束后續工作

1、協調延時退房、用餐等問題。

2、清理會議現場，檢查有無遺留物品、資料等。

3、辦理會議結算、報銷事項。

4、總結、反饋辦會經驗和不足。

第五篇：組織大型會議流程

針對我以后經常組織大型會議，根據這次培訓班經驗總結有關流程，以備參考。

一、人員分工明確

1、確定總負責人：臨場負責突發事情，檢查監督各項分工的進行。

2、確定會場布置負責人：

（１）會標：會議名稱。字體規范、排列整齊、粘貼結實、懸掛端正。

（２）就坐安排及臺牌：主席臺就坐安排。臺下就坐安排。臺牌擺放次序符合禮儀。

（３）鮮花：①主席臺后放翠綠花草②主席臺前放３排鮮花③臺下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面紙：主席臺按座位全部擺放面巾碟、面巾、面紙，面巾要干凈柔軟。

臺下擺放一次性口杯。

（５）音響準備：專業人員提前對會場音響效果、燈光進行全面測試，確保燈光、音響、投影儀設備正常。投影儀和電腦務必調試好。并且留有專人保證整個培訓過程完整進行。

（６）桌椅及室內衛生：會場桌椅要擺放整齊，衛生要打掃干凈。

3、確定材料負責人：

（１）會議指南，人手一份。講義材料準備：收集、印刷、分裝，人手一份

（２）領導講話。人手一份。

（３）會議主持詞。包括會前、會中、會后講話稿。

（４）其他參會人員發言材料。

（５）會議材料袋若干。

對于領導講話、會議議程等相關材料務必于會議召開前一天打印、分裝完畢。要求：紙面干凈、字體清晰、裝訂整齊、無錯別字。

4、確定會場服務負責人：

（１）簽到發材料。簽到時告訴與會者座次。

（２）茶水。安排若干名服務人員倒水，保證會議供水充足。

（３）空調。根據天氣情況開放，但要事先調試好。

（４）提出會議紀律要求

（5）會議記錄。做好攝影留念。

5、確定用餐負責人：

（1）用餐編組（地區式、課題式、自定式）

（2）專家、領導用餐

（3）備用數量（人員增減）

（4）專家餐后休息處

（5）早、晚自助餐用餐人數

（6）宴請的位置擺放、酒水、香煙。

6、確定賓館接洽負責人：

（1）賓館業務接洽：

（1）接待能力符合會議要求

（2）會議相關設施考察一遍、（3）食宿收費標準

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜單模式與基本標準

（6）會議室標準

（7）付費結帳事宜：

（8）結算方式

餐：按餐卷，注意人數提前確定，或者按照餐券收費

按桌，或者每個人的標準確定

宿：按實際、按預定，退房時間允許延遲2個小時

（9）熱水供應

（10）娛樂活動

（11）出現超員情況的應對方式

（12）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

（13）專家、重要領導特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等）

7、做好經費預算

（1）餐費

（2）宿費

（3）資料費

（4）會場布置費

（5）交通費

（6）房間內水果、洗漱用品標準

（7）專家費用（食宿費、交通費、講課費、活動費）

（8）會務補助費

（9）通訊費

（10）不可預見費

8、專家、領導等安排

（1）確定專職人員服務。全程跟蹤，聽課、用餐、休息等要全程陪同，發現問題隨時解決。如中午休息要安排房間，上課前10分鐘要敲門提醒等。

（2）迎接人、車輛安排

（3）住宿規格安排

（4）支付講課費、交通費

（5）交通安排（包括機票訂購、幾點送往）

（6）活動安排（非報告期間）

（7）專家就餐安排、專桌、環境安靜

（8）送行人、車輛安排

二、流程安排

1、前期：各負責任人分頭準備各自工作，及時向總負責人匯報進程，完畢后制作會議指南。

2、進行中：各負責人分頭進行各自工作，發現問題能解決現場解決，不能解決要拿出方案立即向總負責人匯報。

當發現有不妥，要向總負責人二次表達不同意見。

（1）早餐時間

（2）上午會議時間、內容、主講人、主持人

（3）中餐時間

（4）主講人、領導休息

（5）下午會議時間、內容、主講人、主持人

（6）晚餐時間

（7）餐后活動安排

（8）休息時間

（9）返程票定購、發放

（10）離會時間

（11）交通介紹，賓館位置及聯系電話