第一篇：大型會議的30個準備環節

大型會議的３０個準備環節

是我和政府辦公室同事們集體修訂的一個的會議工作細節對照落實表格。內容只能是大致上這樣，因為每次會議都有不一樣的地方。其中的1-30的序號也只能大致上表明順序，因為許多工作都是起頭并進或穿插進行，由辦公室主任統籌安排。

現在它發給你們，如對您個工作有些許啟發，那就非常高興了；如果您提出修正或補充意見，那就非常感謝！

大家一起來談談，共同營造天涯論壇平等，共享的活躍氛圍。

1.會議申請，確定會議召開和會議名稱主題

2.成立會議組織，確定會議主持人

3.確定會議具體議程

4.會議宣傳和氣氛渲染

5.會務禮儀、接待、保安、保密等工作培訓

6.初步確定會議時間、地點

7.會議通知起草、發送；根據反饋信息確定終日程

8.確認與會人員接站時間、住宿、車輛、特殊要求

9.費用預算、借支票、報銷

10.會議發言稿、議事規則等文件起草;制作議程和話稿PPT

11.確定具體會場（設施：停車、大小、桌椅放置、溫度、燈光、音12.響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾 等；氣氛環境 處理；住宿：娛樂、價格；

13.購買或借用會議用品

實物投影儀，激光筆（2），激光筆電池（2）膠片投影儀（檢查 兩個燈泡均正常）投影幕（最大的，檢查并試用）膠片（1本），膠片筆白板筆（紅綠各2支黑筆4支）、白板擦、吸鐵石（6）筆記本（帶光驅、軟驅）、3寸軟盤（若干）打印機、驅動程序、打印紙等

１４．會議接站與禮儀；住宿服務、返程差旅等信息確認調整布置會、調試儀器

１５．打印、放置會場指引牌、房間住宿人員名單

１６．報到，簽到、會前文件發放

１７．場內負責：調試機器、發放資料、提供辦公用品

１８．場外負責：傳遞信息、應急處理、候會接待、提醒前臺叫早、提供娛樂休閑

１９．會議記錄：錄音錄象、會議記錄

２０．媒體應對和會議新聞稿綱要提供

２１．會議簡報、紀要等文書起草

２２．引導參會人員用餐、確認用餐時人員的到場情況

２３．休會期間服務人員的工作指導及會場的重新布置

２４．會議文件清退

２５．返程差旅票證服務、會議結束時收回房間鑰匙

２６．檢查會議車輛是否按時往返、是否夠用；安排與會人員乘車返回２７．報銷、結帳

２８．會議督查催辦

２９．會議文書歸檔３０．會務總結

第二篇：大型會議的30個準備環節

各位網友：

<<大型會議的３０個準備環節>>,是我和政府辦公室同事們集體修訂的一個的會議工作細節對照落實表格。內容只能是大致上這樣，因為每次會議都有不一樣的地方。其中的1-30的序號也只能大致上表明順序，因為許多工作都是起頭并進或穿插進行，由辦公室主任統籌安排。

現在它發給你們，如對您個工作有些許啟發，那就非常高興了；如果您提出修正或補充意見，那就非常感謝！

歡迎大家一起討論秘書事務、秘書寫作、辦公自動化、電子政務等秘書學課題。有緣有幸相聚天涯論壇！

海內存知己，天涯若比鄰！

1.會議申請，確定會議召開和會議名稱主題

2.成立會議組織，確定會議主持人

3.確定會議具體議程

4.會議宣傳和氣氛渲染

5.會務禮儀、接待、保安、保密等工作培訓

6.初步確定會議時間、地點

7.會議通知起草、發送；根據反饋信息確定終日程

8.確認與會人員接站時間、住宿、車輛、特殊要求

9.費用預算、借支票、報銷

10.會議發言稿、議事規則等文件起草;制作議程和話稿PPT

11.確定具體會場（設施：停車、大小、桌椅放置、溫度、燈光、音12.響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾 等；氣氛環境 處理；住宿：娛樂、價格；

13.購買或借用會議用品

實物投影儀，激光筆（2），激光筆電池（2）膠片投影儀（檢查 兩個燈泡均正常）投影幕（最大的，檢查并試用）膠片（1本），膠片筆白板筆（紅綠各2支黑筆4支）、白板擦、吸鐵石（6）筆記本（帶光驅、軟驅）、3寸軟盤（若干）打印機、驅動程序、打印紙等

１４．會議接站與禮儀；住宿服務、返程差旅等信息確認調整布置會、調試儀器

１５．打印、放置會場指引牌、房間住宿人員名單

１６．報到，簽到、會前文件發放

１７．場內負責：調試機器、發放資料、提供辦公用品

１８．場外負責：傳遞信息、應急處理、候會接待、提醒前臺叫早、提供娛樂休閑

１９．會議記錄：錄音錄象、會議記錄

２０．媒體應對和會議新聞稿綱要提供

２１．會議簡報、紀要等文書起草

２２．引導參會人員用餐、確認用餐時人員的到場情況

２３．休會期間服務人員的工作指導及會場的重新布置

２４．會議文件清退

２５．返程差旅票證服務、會議結束時收回房間鑰匙

２６．檢查會議車輛是否按時往返、是否夠用；安排與會人員乘車返回

２７．報銷、結帳

２８．會議督查催辦

２９．會議文書歸檔

３０．會務總結

備注he補充:

會議選舉的一般程序

? 宣布參加選舉的人數和選舉內容

? 通過會議選舉方法

? 通過監票人、總監票人名單

? 核實出席會議參加選舉人數

? 檢查票箱

? 分發選票

? 填寫選票

? 宣布投票順序和進行投票

? 宣布開箱清點選票，報告收回選票數

? 宣布選舉是否有效

? 進行計票（出席會議人員可休息）

? 宣布選舉結果

附：某大型企業會議管理制度一份，以作參考

(一)總則

為改進作風，減少會議、縮短會議時間，提高會議質量，特制訂本制度。

(二)會議分類及組織

第一條 全廠會議歸納為四類：

1.廠級會議：主要包括黨政領導(擴大)會，全廠干部會、全廠班組長會、全廠黨員大會、全廠團員大會、全廠職工大會，全廠技術人員會以及各種代表大會。應分別報請黨委或廠部批準后，由黨、政、工、團等辦事部門分別負責組織召開。

2.專業會議：系全廠性的技術、業務綜合會(如經營活動分析會、質量分析會、生產技術準備會、生產調度會、安全工作會等)，由分管廠領導批準，主管業務科室負責組織。

3.系統和部門工作會：各車間、科室、支部召開的工作會(如車間辦工會、科務會、支部會、車間(科室)職工大會等)由各車間科室、支部領導決定召開并負責組織。

4.班組(小組)會：由各黨、工、團小組長或行政班組長決定并主持召開。

第二條 上級或外單位在我廠召開的會議(如現場會、報告會、辦公會等)或廠際業務會(如聯營洽談會，用戶座談會等)一律由廠辦受理安排，有關業務對口科室協作作好會務工作。

(三)會議安排

第三條 例會的安排。

為避免會議過多或重復，全廠正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容、組織召開。例行會議安排如下：

1.行政技術會議

(1)廠長辦公會：

研究、部署行政工作，討論決定全廠行政工作重大問題。

(2)廠務會：

總結評價當月生產行政工作情況，安排布置下月工作任務。

(3)班組長以上干部大會(或全廠職工大會)：

總結上季(半年、全年)工作情況、部署本季(半年、新年)工作任務，表彰獎勵先進集體、個人。

(4)經營活動分析會：

匯報、分析工廠計劃執行情況和經營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，揭露矛盾，提出改進措施，不斷提高工廠經濟效益。

(5)質量分析會：

匯報、總結、上月產品質量情況，討論分析質量事故(問題)、研究決定質量改進措施。(6)安全工作會(含治安、消防工作)：

匯報總結前季安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。

(7)技術工作會(含生產技術準備會)

匯報、總結當月技術改造、新產品開發、科研、技術和日常生產技術準備工作計劃完成情況，布置下月技術工作任務、研究確定解決有關技術問題的措施方案。

(8)生產調度會：

調度、平衡生產進度、研究解決各車間科室不能自行解決的重大問題。

(9)科務會：

檢查、總結、布置工作。

(10)車間辦公會：

檢查、總結、布置工作。

(11)班組會：

檢查、總結、布置工作。

(12)班組(科室)班前會：

對先天工作進行講評，布置當日工作任務和注意事項。

2.各類代表大會

(1)職工代表大會：

(2)車間(部門)職工大會(或職工代表小組會)：

(3)黨員代表大會：

(4)團員代表大會：

(5)科協會員代表大會：

(6)企協會員代表大會：

3.民主管理會議

(1)工廠管理委員會：

(2)廠長、黨委書記、工會主席聯席會：

(3)生產管理委員會：

(4)生活福利委員會：

4.論文、成果發布會。

(1)科協年會：

(2)企協年會：

(3)政治思想政治工作研究會年會：

(4)廠QC成果發布會：

(5)科技成果發布會：

(6)信息發布會：

(7)企管成果發布

第三篇：大型會議物料準備

大型會議物料準備清單

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數量

數量

責任人

是否

是否

號

需要

完成1

職代會主席團建議名單

3套

一、領導使用

總經理工作報告word版

3套

A4單面打印，添加

頁碼，左側裝訂

精神傳達講話稿

二、分發參會人員

3套

情況一：文件較厚

領導A：

講話

紙張：A4大小

3套

裝訂：膠裝

封面：會議名稱+會

領導B：

講話

會務人員1套

對應領

議材料（如有電建

3套

系統領導參會，則

會議材

打印類

領導C：

講話

導座位1套

備用1套

使用電建地產VI；

3套

料

否則，使用南國

VI）

領導A：

報告

3套

情況一：文件較薄

紙張：A3大小

領導B：

報告

裝訂：中縫裝訂

3套

封面：會議名稱+會

領導C：

報告

議材料（如有電建

3套

系統領導參會，則

使用電建地產VI；

會議議程

否則，使用南國

VI）

以上材料打印成冊（設計

分發參會人員

印刷)

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數量

數量

責任人

是否

是否

號

需要

完成12

領導A：

主持

3套

詞

A4單面打印，添加

會務人員1套

對應領

頁碼，不裝訂。

領導B：

主持

打印類

注意：不同領導的3套

詞

導座位1套

備用1套

主持詞不要打印在領導C：

主持

一起，需分開打印

3套

詞

會議議程及主題PPT

2010格式

會議議程及主題PPT

2007格式

會議材

工會工作報告PPT

2010格式

料

工會工作報告PPT

2007格式

電腦存儲

用于會場播放

領導講話PPT

2010格式

類

領導講話PPT

2007格式

領導報告PPT

2010格式

領導報告PPT

2007格式

PPT播放人員確認

播放講話PPT

最好為PPT制作人員

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數量

數量

責任人

是否

是否

號

需要

完成24

國歌

MP3格式

國際歌

MP3格式

司哥

MP3格式

電腦存儲

公司宣傳片

MP4格式

類

歡迎進行曲、迎賓進行曲

領導入場

MP3格式

會議材

頒獎進行曲

頒獎

MP3格式

料

會議用背景音樂

用于會議休息時間

MP3格式

至少3首

職代會主席團建議名單

PDF版

總經理工作報告PPT

PDF版

手機存儲

精神傳達講話稿PPT

PDF版

U盤存儲

領導A：

講話

PDF版

及PPT

領導B：

講話

PDF版

及PPT

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數量

數量

責任人

是否

是否

號

需要

完成36

領導C：

講話

PDF版

及PPT

領導A：

報告

PDF版

會議材

手機存儲

及PPT

料

U盤存儲

領導B：

報告

PDF版

及PPT

領導C：

報告

PDF版

及PPT

會議背景板（纖維布或高

主席臺背景

根據會場大小

密度噴繪布、桁架）

橫幅

會議名稱

根據會場大小

簽到桌牌

主席臺領導桌牌

領導姓名：

共

個

會場物料

會場布置

主持人桌牌

發言席桌牌

發言臺桌牌

指引牌

路線指引

溫馨提示牌

wifi、保持安靜、注意安全、保持衛生

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數量

數量

責任人

是否

是否

號

需要

完成48

單人發言臺

案例分享等

移動式

燈光

朝向主席臺，用于領導用光

面光燈、攝影用光

音響

固定話筒

用于主席臺領導

至少5個，具體根據主席臺領

導人數確定

手持話筒

用于臨時使用

桌面鮮花

主席臺桌面

根據會場大小

會場物料

會場布置

盆栽綠植、花卉

主席臺前

根據會場大小

若干

戶外彩虹門

根據會場大小

用于晚宴、晚會、慶典、年

戶外空飄球

根據會場大小

會等

戶外刀旗

根據會場大小

桌椅

用于參會人員就坐

按照要求參會人數減少30人，或會場最后兩排不坐人

禮儀小姐

現場導引、主席臺加水

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數量

數量

責任人

是否

是否

號

需要

完成60

會議代表證

用于參會人員入場

logo、參會證、單

身份標識

位

根據參會

類

工作證

用于工作人員

logo、工作證、單

人員準備

位

簽到表

姓名、單位、聯系

3份

方式

會議簽到

簽字筆

若干

A4紙

用于參會人員記錄

根據參會人員的5倍

若干

準備

黑色簽字筆

用于參會人員記錄

根據參會人員準備

若干

會場物料

鉛筆

用于參會人員記錄

根據參會人員準備

若干

辦公文具

打印機

用于會議現場打印

類

訂書機

用于會議現場裝訂

訂書機、訂書釘

透明膠帶

寬、窄

簽約筆

用于協議、合同簽訂

簽約本

用于協議、合同簽訂時，放

置相關文件

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數量

數量

責任人

是否

是否

號

需要

完成72

咖啡

根據參會人員的1.2

若干

倍準備

參會人員飲用

茶葉

紙杯

根據參會人員的1.5

若干

倍準備

紅茶

若干

領導飲用

綠茶

若干

白茶

若干

會場物料

后勤物料

熱水壺

領導加水用

根據參會領導的2倍

準備

礦泉水

參會人員座位拜訪

350ml

根據參會

人員及會

水果

常見，易食，皮屑

議階段

少

（半天為

準）準備

糕點

常見，易食，包裝

準備

少

咖啡攪拌棒

用于咖啡攪拌

10個

雨傘

領導前往會場

按照參會領導的1.2

若干

倍準備

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數量

數量

責任人

是否

是否

號

需要

完成84

電腦A

用于會場投影、音頻等播放

筆記本電腦，1

office2010，鼠標

電腦B

用于發言席投影、音頻等播

筆記本電腦，1

放

office2010，鼠標

電腦C

備用

筆記本電腦，1

office2010，鼠標

VGA視頻線

用于電腦與投影儀廉潔

10米

HDMI視頻線

用于電腦與投影儀廉潔

10米

VGA轉HDMI視頻線轉接頭

用于視頻線轉換

大頭

會場物料

投影設備

HDMI轉VGA視頻線轉接頭

用于視頻線轉換

大頭

VGA轉HDMI視頻線轉接頭

用于視頻線轉換

小頭

HDMI轉VGA視頻線轉接頭

用于視頻線轉換

小頭

視頻VGA分線器

用于多個投影設備連接

分線器、充電線

1個

投影儀

面向參會人員

2臺

投影幕布

面向參會人員

2臺

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數量

數量

責任人

是否

是否

號

需要

完成96

投影儀或顯示屏

面向主席臺

投影設備

接線板

用于現場電子設備用電

根據會場需要

至少6個

接線板

用于主席臺領導使用

按照參會領導的0.5

8個

倍準備

激光筆

用于翻頁、指示

激光筆、電腦連接

2個

器、電池

照相機

相機、電池、充電

1個

器、內存卡

影音資料

攝像機

攝像機、電池、充

1個

設備

電器、內存卡

會場物料

錄音筆

用于會議錄音

電池或保證電量充

1個

足

會議直播

用于會議直播或錄播

需專業攝影公司或

直播公司

充電寶

用于會議現場緊急充電

10個

充電器

用于領導緊急充電

蘋果接口、安卓接

各3個

電子備用

口

設備

移動wifi

用于沒有wifi覆蓋區域的臨

wifi及賬號密碼

2個

時使用

U盤

用于領導拷貝參會資料

8G

3個

序

類別

物品、文件

用途

尺寸/數量

數量

責任人

是否

是否

號

需要

完成108

電子備用

手機U盤

用于領導拷貝參會資料

8G

3個

會場物料

設備

用于主席臺臨時使用

無線鼠標

2個

第四篇：大型會議

一、大型會議

會務組：

1、通知

2、材料準備

3、會場布置 文秘組：

1、記錄

2、錄音

3、整理

4、紀要 后勤組：

1、接送

2、賓館安排

3、票務服務

4、出行

二、小型會議

1、通知

2、材料準備

3、會場布置

4、會議簽到

5、會議紀律

6、會議記錄（錄音）

7、會議紀要整理

7、會議紀要分發

8、檢查、督辦和落實

9、匯總

10、總結匯報

第五篇：會議準備

1、確定會場，定會議室。

2、確定會議通知，發通知。

3、領會議需要用品。

4、籌備會：工作安排（專家接送及住宿、餐劵、出入通行證、條幅引導牌）、邀請領導、主持詞、講話稿。

5、制作桌盤、講義。

6、代表住宿確定人數。

7、講義、資料裝袋。

8、廠家展架擺放