醫(yī)療投資有限公司

文件編號

XXX-QP7.4-2016

版本號

B/0

文件名稱

采購控制程序

頁

數(shù)

1目的對采購過程及供方進行控制，確保所采購的物品符合規(guī)定和使用要求。

2范圍

適用于對采購物品及供方提供服務(wù)的控制；對供方進行選擇、評價和管理。

3權(quán)責(zé)

3.1

采購部負責(zé)組織首營企業(yè)和首營產(chǎn)品的審核工作。

3.2

采購部門負責(zé)編制《供應(yīng)商名錄》，跟蹤供方質(zhì)量反饋信息及供方評價；

3.3

采購部門負責(zé)編制常規(guī)物資的采購計劃；

3.4

總經(jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)特殊采購產(chǎn)品合同以及特殊采購。

程序要求

4.1?采購分類

采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)運作特性將采購分為A、B、C三類，A類采購：為本公司醫(yī)療器械及醫(yī)療器械耗材的采購。

B類采購：為辦公設(shè)備及其他輔助辦公設(shè)施、設(shè)備、軟件的采購。

C類采購：為本司辦公耗材及其他零星采購。

4.2采購流程

4.2.1

A類采購，需銷售部編制年度《銷售計劃》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，提前報告給采購部門，采購部門接到《銷售計劃》后編制《年度采購計劃》按規(guī)定的周期進行采購。

4.2.2

B、C類采購，需請購部門填寫《采購計劃》經(jīng)部門主管審核，批準(zhǔn)后，提前提報行政部，行政部接到《采購計劃》按規(guī)定的周期進行采購。

4.2?對供方的控制

4.2.1由采購部負責(zé)對供方的日常供貨及服務(wù)活動進行記錄并控制，同時制訂采購產(chǎn)品清單。

4.2.2?對供方的評價

4.2.2.1首營企業(yè)和首營產(chǎn)品的的審核評價；

對于首營企業(yè)和產(chǎn)品，由采購部組織相關(guān)部門是首營企業(yè)和首營產(chǎn)品進行審核，審核范圍包括：

a)

首營企業(yè)的資質(zhì)；收集企業(yè)的合法資質(zhì)，加蓋供貨企業(yè)印章的《營業(yè)執(zhí)照》、《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》、《產(chǎn)品注冊證》的復(fù)印件以及銷售人員授權(quán)書。并審核資質(zhì)是否與經(jīng)營產(chǎn)品相符。

b)

產(chǎn)品的檢驗合格證明文件，包括：說明書、合格證。

c)

首營企業(yè)需提供《供方質(zhì)量保證調(diào)查表》，必要時由采購部組織質(zhì)量部、銷售部以及其他相關(guān)部門，對供方現(xiàn)場進行審計。

d)

對以上資料審核通過后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)由采購部將其添加到《合格供應(yīng)商名錄》中作為合格供應(yīng)商管理。

4.2.2.2供應(yīng)商年度評審：

采購部每年對合格供應(yīng)商進行年度評審，評審的依據(jù)按供應(yīng)商《供應(yīng)商審核制度》執(zhí)行，并將評審結(jié)果填寫到《供方年度評審表》

。主要評價供應(yīng)商以下幾方面：

a)

到貨產(chǎn)品及時率；

b)

到貨產(chǎn)品合格率；

c)

產(chǎn)品采購價格優(yōu)勢；

d)

供應(yīng)商差錯率；

e)

供應(yīng)商年度業(yè)績；

f)

供應(yīng)商服務(wù)是否到位；

根據(jù)以上幾點，采購部對合格供應(yīng)商進行年度評審。對評審合格的，繼續(xù)保留合格供方資格，對于評審不合格的，發(fā)出通知并要求供應(yīng)商整改。對于不能達到整改要求的供方取消合格供方資質(zhì)。

4.2.3供方供貨質(zhì)量問題的處理

供方產(chǎn)品如出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)向供方發(fā)出《品質(zhì)異常處理單》，質(zhì)量部跟蹤驗證改善效果，如兩次發(fā)出《品質(zhì)異常處理單》而質(zhì)量沒有明顯改進的，應(yīng)取消其供貨資格

4.2.4采購計劃

采購部門編制《采購訂單》，部門主管審核，總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)后實施采購計劃；對于需臨時采購的，申請部門說明臨時采購的原因，經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)后實施采購。

4.2.4.1采購實施

a)采購部門依據(jù)經(jīng)過審批的《采購計劃》，按照采購物品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在《供應(yīng)商名錄》中選擇供方并進行采購，經(jīng)審批后的《采購計劃》除價格刪除外，保留所有信息并提供一份給倉儲，倉儲在物品進貨入廠過程中按照《采購計劃》內(nèi)容核對相關(guān)信息，包含供應(yīng)商、品名規(guī)格及數(shù)量。如有疑問及時反饋并追蹤處理結(jié)果；

b)第一次向合格供方采購重要物品，應(yīng)簽訂《采購合同》，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收條件、違約責(zé)任及供貨期限等，《采購合同》由總經(jīng)理（或授權(quán)人）簽訂，采購人員與供方以各種形式實施采購，如合同、協(xié)議、電話定貨發(fā)票等；

c)

采購部門根據(jù)需要將相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作為合同附件提供給供方；

d)

采購前，采購部門應(yīng)核實提供給供方的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是否有效，《采購訂單》由采購部門經(jīng)理確認后實施采購。

4.2.4.2采購文件

本公司的采購文件包括《采購計劃》、、《采購合同》及附件等，它們應(yīng)包括擬采購產(chǎn)品的如下信息：

a)對產(chǎn)品的質(zhì)量要求；

b)對產(chǎn)品的驗收要求；

c)其他要求如價格、數(shù)量、交付等。

適當(dāng)時還包括：

a)對供方的產(chǎn)品、程序、過程人員提出有關(guān)批準(zhǔn)或資格鑒定的要求，如對供方產(chǎn)品的安全認證要求，對設(shè)備及人員要求、委托檢測的服務(wù)要求等；

b)適用的質(zhì)量管理體系要求。

4.2.4.3公司采購文件由實施部門收集、整理后定期交行政部統(tǒng)一存儲保管。采購文件生效前，應(yīng)由實施部門負責(zé)人對其內(nèi)容是否適當(dāng)和全面進行審批。

4.2.4.4采購驗證

對采購的產(chǎn)品可以有如下幾種驗證方法：

a)由質(zhì)量部或其它相關(guān)部門進行驗證；

采購物品進廠后，由倉儲填寫入庫單據(jù)，通知質(zhì)量部檢驗人員或使用部門進行驗證，檢驗員或使用部門參照《產(chǎn)品驗收規(guī)范》進行驗證，并填寫《醫(yī)療器械驗收記錄》。驗收合格的物品，檢驗員或使用部門在入庫單上簽字確認，不合格物品開立《品質(zhì)異常處理單》通知相關(guān)部門并追蹤處理結(jié)果。

注：使用部門申請且不是本公司銷售產(chǎn)品無需填寫《醫(yī)療器械驗收記錄》需在《出庫單》及《設(shè)施設(shè)備驗收單》上簽字確認即可；

b)

由顧客在收貨時實施驗證；

c)

由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；

d)

由顧客在供方現(xiàn)場實施驗證

e)

由供應(yīng)商直接發(fā)往公司申請部門人員的工作場所（例如展會其他形式的工作場所）由一般情況下，本公司采取a)、b)兩種類驗證方法，如果出現(xiàn)后幾種情況，采購部門應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。

4.2.4.5驗證活動可包括檢驗、測量、觀察、工藝驗證、提供合格證明文件等方式。

4.2.4.6顧客的驗證不能免除本公司提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客退貨的可能。

4.3??公司經(jīng)營用輔助物品供方的控制

公司經(jīng)營用輔助物資供方包括：辦公用品、設(shè)備、通訊工具、交通工具等。對該類物資的采購，由采購部門依據(jù)相關(guān)物資的資料或標(biāo)準(zhǔn)，實施采購，不再進行供方評價，只進行進貨驗證。

對為本公司提供服務(wù)的供方，如檢測、物流機構(gòu)等，應(yīng)選擇有相應(yīng)資格證明或為國家認可的授權(quán)部門，本公司不再進行供方評價。

5相關(guān)文件

5.1《采購入庫及銷售出庫管理制度》

Ryzur-WI-PD01-2016

5.2《供貨者資格審核的規(guī)定》

Ryzur-WI-PD02-2016

6相關(guān)記錄

6.1

《供應(yīng)商名錄》

Ryzur-QR-QP7.4-01

6.2

《采購訂單》

Ryzur-QR-QP7.4-02

6.3

《物資采購計劃》

Ryzur-QR-QP7.4-03

6.4

《年度采購計劃》

Ryzur-QR-QP7.4-04

6.5

《供方評審記錄》

Ryzur-QR-QP7.4-05

6.6

《供方年度評審表》

Ryzur-QR-QP7.4-06