第一篇：機關(guān)檔案管理辦法（大全）

檔案管理實施細則（試行）

第一章 總 則

第一條 為加強檔案工作管理，妥善保管、利用好檔案，為機關(guān)各項工作做好服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《天津市檔案管理條例》及《天津市藥品監(jiān)督管理局檔案管理實施細則》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實際情況，制定本細則。

第二條 凡機關(guān)各科室在工作中形成的具有查考利用價值的各種文件材料，須按規(guī)定，統(tǒng)一管理，任何科室和個人不得將其據(jù)為己有。凡調(diào)離機關(guān)的工作人員必須在交結(jié)清檔案文件資料后調(diào)離。

第二章 檔案工作的組織管理

第三條 局機關(guān)對檔案工作實行統(tǒng)一集中管理，檔案室暫設(shè)在辦公室，配置專門人員負責(zé)。各科室須配備兼職人員負責(zé)本科室文件材料管理、歸檔整理及上繳工作。

第四條 本機關(guān)檔案受上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)及同級檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。

第三章

文件材料歸檔范圍

第五條 凡是反映本機關(guān)工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔材料范圍，包括機關(guān)在工作活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書稿、照片、錄音、錄像、盤片、實物等各種門類和各種載體。具體有以下四個方面：(一)上級機關(guān)的文件材料：

1、上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。

2、上級機關(guān)召開的執(zhí)行的會議主要文件材料。

3、上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本系統(tǒng)、本機關(guān)工作時的重要批示、講話、題詞、照片、留言和具有重要保存價值的錄音、錄像等材料。

4、代上級機關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本。

5、上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件（包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載）。

（二）本機關(guān)政務(wù)活動中形成的文件材料：

1、以局名義召開的工作會議、專業(yè)會議的整套文件材料（包括會議安排、通知、議程主席團名單、開幕詞、工作報告、講話材料、經(jīng)驗材料、技術(shù)材料、會議總結(jié)、會議紀(jì)錄、會議簡報、決定、紀(jì)要以及先進集體、個人名單和先進事跡等以及照片、錄音、錄像材料等）。

2、本局黨組會議、局長辦公會議和局務(wù)會議形成的文件材料（包括會議記錄、紀(jì)要、決議、決定等文件材料）。

3、本機關(guān)制定的工作條例、章程、制度、規(guī)定、辦法、細則等文件材料。

4、局印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其它機關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿。

5、本機關(guān)的請示與上級機關(guān)批復(fù)文件，下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的批復(fù)文件。

6、本機關(guān)及其各部門形成的工作計劃、規(guī)劃、方案、總結(jié)、重要工作報告、調(diào)研材料。

7、本機關(guān)或本機關(guān)匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析材料（包括計算機盤片等）。

8、本機關(guān)編印的情況反映、簡報、信息等刊物的定稿和印件。

9、本機關(guān)形成的財務(wù)報表、憑證、賬薄、審計等文件材料。

10、局黨組、機關(guān)黨組、團支部、工會和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作活動中形成的重要文件材料。

11、內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的批示和本機關(guān)處理人民來信、來訪形成的記錄、調(diào)查處理報告等有關(guān)材料。

12、局領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄、會議文件及從上級機關(guān)帶回的與本機關(guān)工作有關(guān)的文件材料。

13、本機關(guān)及上級機關(guān)批準(zhǔn)的有關(guān)土地征用以及基本建設(shè)、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、竣工等整套文件材料。

14、本機關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印章及其組織簡則、人員編制等文件材料。

15、本機關(guān)歷史沿革、大事記、年鑒，反映本機關(guān)重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書，有紀(jì)念意義的憑證實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

16、本機關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、聘任審批方案，黨員、團員、干部、工人名冊、報表、安全保衛(wèi)、保密以及職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退休、退職、離休、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、評殘、撫恤、死亡等工作及干部獎懲等文件材料。

17、本機關(guān)辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團、工會組織介紹信及存根。

18、本機關(guān)財產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊。

19、本機關(guān)與有關(guān)機關(guān)單位鑒定的各種合同、協(xié)議書等文件材料。

20、本機關(guān)外事活動中形成的重要材料，包括：請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄、錄像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等。

21、各種普查工作中形成的文件材料。

22、按有關(guān)規(guī)定應(yīng)歸檔的死亡干部檔案材料。

（三）本機關(guān)行政業(yè)務(wù)形成的文件材料：

1、批準(zhǔn)藥品零售經(jīng)營企業(yè)開辦、許可證項目變更、年檢、換證有關(guān)申報、審查材料及批件。

2、批準(zhǔn)醫(yī)療器械經(jīng)營企業(yè)開辦、許可證項目變更、年檢、換證有關(guān)申報、審查材料及批件。

3、有關(guān)反映藥品及醫(yī)療器械不良反應(yīng)的有關(guān)重要材料、報告等。

4、市場監(jiān)督檢查中形成的執(zhí)法文書及有關(guān)證明。

（四）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料

1、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)印發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件。

2、有關(guān)部門對本機關(guān)工作檢查形成的重要文件、材料。

3、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與本機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

第六條 不歸檔文件材料范圍包括以下四個方面：(一)、上級機關(guān)的文件材料：

1、上級機關(guān)任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件。

2、上級機關(guān)普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料。

3、上級機關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件、信息等材料。

4、上級機關(guān)征求意見未定稿的文件材料。

（二）、本機關(guān)的文件材料

1、無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。

2、未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件。

3、一般性文件的歷次修改稿（重要規(guī)范性文件、定稿除外），鉛印文件的歷次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿除外）。

4、從正式文件，電報上摘錄的供工作參閱的非正式材 料。

5、部門有關(guān)人員外出學(xué)習(xí)，開會向領(lǐng)導(dǎo)匯報材料。

6、無保存價值的信件。

7、機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料。

8、外單位到本機關(guān)出差或辦事的介紹信、證明信等。

9、本機關(guān)負責(zé)人兼任外機關(guān)職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料。

10、為參考目的從各方面收集的文件材料。

第四章 歸檔文件的整理

第七條 歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。

歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；行政審批事項中，申請、審查資料及批件為一件；簡報、信息等參閱材料一期為一件；會議記錄以每次會議為一件；案件以處理結(jié)論材料為一件；調(diào)查證明材料為一件；舉報揭發(fā)材料為一件；個人交待材料為一件；表彰、任免登記表凡不作為文件附件的，一人（一單位）一頁（含一頁）以上的，一人（一單位）為一件；介紹信及存根可多人為一件。

第八條 文件（包括正式發(fā)文和其它應(yīng)歸檔材料）定稿如果與正本內(nèi)容一致，并且沒有修改筆跡，可以只將公文處 理單和定稿中有領(lǐng)導(dǎo)親筆批示的一頁附在正本之后歸檔，定稿可不歸檔。

第九條 文件整理要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

文件整理的質(zhì)量要求是要保持歸檔文件齊全完整。從整體上，歸檔文件全面系統(tǒng)地反映立檔單位的歷史面貌；從個體上，一份文件，一個事由其內(nèi)容完整無缺；已破損的文件予以托裱、修復(fù)；應(yīng)永久、長期保存的文件，用易于褪變材料書寫的，如：用鉛筆、圓珠筆、純蘭墨水、復(fù)寫紙、傳真等書寫印制的，要予以復(fù)制，并將復(fù)制件附于原件后一并歸檔。

整理歸檔文件材料所使用的書寫材料等要符合檔案保護要求。

第十條 文件整理的分類原則是：局機關(guān)歸檔文件采取保管期限---年度----機構(gòu)進行分類；一個全宗內(nèi)只允許采用一種分類方法。

第十一條 文件排列原則是：歸檔文件以件為單位，在分類方案的最低一級類目內(nèi)，同一事由按照時間、重要程度順序或按事由具有的共同屬性排列。

在一份文件中，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；批件在前，申請、審查資料在后。會議文件，統(tǒng)計報表、簡報、信訪件形成的材料可分別集中排列；有關(guān)同一年度、同一問題的文件（如關(guān)于同一問題的補充通知、更正通知、關(guān)于同一個的任免通知）可以排列在一起；同一份文件的不同稿本、按正本、定稿、草稿的順序排列；收文處理單排在文件之前，發(fā)文的發(fā)文單放在正本之后。

不同年度，不同保管期限的文件一般不得放在一起，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年；沒有復(fù)文的，放在請示年；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年；跨年度的會議文件放在會議開幕年；非訴訟案件放在結(jié)案年。

聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和作者。

第十二條 文件裝訂的一般要求是：歸檔文件按件裝訂。永久和長期保管的，要去掉金屬物。頁數(shù)較少的文件可選用無酸信封角套封或塑料曲別針，也可用不銹釘,頁數(shù)較多的文件仍可用棉線采取三孔一線裝訂方法，裝訂前要去掉金屬物，短期文件可不拆除金屬物，直接歸檔。大于A4紙的文件折疊成A4紙大小。

第十三條 文件編號方法是：歸檔文件要逐件編號。在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，文件首頁無法加蓋歸檔章的要另附白紙，填寫文件題名后加蓋歸檔 章。編號要寫明全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu)、盒號。

全宗號編寫以檔案館確定的編制代號書寫。前面標(biāo)注“X”后面以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：X0018。

文件形成年度以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如：1978。

歸檔文件保管期限的符號，永久用“Y”，長期用“C”，短期用“D”編寫。

文件件號的排列順序號編寫，件號以包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。

室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序逐件編號。件號應(yīng)在同一年度內(nèi)，同一機構(gòu)的一個保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號，不能重復(fù)。如一個事由涉及幾份文件，要按照重要程度或時間順序排列后，對每份文件都要一一進行編號。

檔案盒的排列順序號，盒號包括室編盒號和館編盒號。室編盒號由檔案部門編制，以不超過三位（含三位）阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，館編盒號按進館要求編制，以不超過五位（含五位）

阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

第十四條 編目的方法是：歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄及盒內(nèi)文件目錄。歸檔文件應(yīng) 逐件編目。多機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只對本機關(guān)編目，無本機關(guān)的只對第一責(zé)任者編目。

件號填寫按照第七條的要求編制。

責(zé)任者為制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。

文號，即文件的發(fā)文字號。

題名，即文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能客觀反映內(nèi)容的，要自擬標(biāo)題，標(biāo)題字數(shù)不得超過48個字，其中每個標(biāo)點符號占半個字，自擬標(biāo)題的外加“[ ]”號。

日期，即文件的成文日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，“月”“日”是一位數(shù)的在一位數(shù)前面加“0”，如：“20010101”、“20011231”。

頁數(shù)編寫要登記每一件歸檔文件的實際頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁，以文件原有頁碼為序，無頁碼的文件要編制頁碼。閱辦單超過一頁的要編頁碼，頁數(shù)要計算在內(nèi)。備注為填寫文件需要說明的情況。盒內(nèi)文件目錄置于盒內(nèi)文件前面，對盒內(nèi)文件逐件登記。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、全宗號、目錄號。填寫全宗名稱使用全稱，目錄號按保管期限各自流水編號，如，Y1，C1，C2，D2，其中Y，C，D分別表示永、長、短。歸檔文件目錄要編制目錄索引，置于目錄前面，其內(nèi)容包括：年度、機構(gòu)、起止件號、所在頁數(shù)等項。第十五條 裝盒，即將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊、封面及備考表。

備考表置于盒內(nèi)文件之后，備考表項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期、全宗號、保管期限、年度、件數(shù)等項。

盒內(nèi)文件情況說明，說明盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

第十六條 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。盒脊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號。

第十七條 按文件整理要求，機關(guān)各處室每年六月底前將上年度辦理完畢，需歸檔的文件材料進行整理，經(jīng)本處室負責(zé)人審核簽字。

第五章 檔案保管期限

第十八條 檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16年至50年，短期是15年。

永久性保管文件包括：本機關(guān)制定的法規(guī)性文件；處理重要問題形成的文件材料；召開重要會議的主要文件材料，重要的請示、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表、機構(gòu)演變、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料；直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

長期性保管文件包括：本機關(guān)一般工作問題文件材料；一般會議的主要文件材料；直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān) 主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級機關(guān)報送的重要的工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

短期保管的檔案其確定原則為：凡是較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考價值的文件材料，列為短期保管。它主要包括：本機關(guān)一般事務(wù)性的文件材料，上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級機關(guān)報送一般性工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

第六章

檔案的借閱管理

第十九條 凡本機關(guān)各科室人員因工作需要查閱本機關(guān)檔案時，要經(jīng)檔案管理人員同意后方可查閱，并需辦理借閱手續(xù)，歸還案卷時應(yīng)按原樣交回，檔案室檢驗后辦理注銷手續(xù)。借閱檔案的人員，應(yīng)提出檔案的年份、作者或文件標(biāo)題。

第二十條 檔案原則上不允許借出檔案室，如必須借出時，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可借出，借閱期限不得超過三天，如需延長，須經(jīng)檔案管理人員同意并辦理續(xù)期手續(xù)。

第二十一條 借閱黨組會議記錄、局長辦公會議記錄、有關(guān)人事方面材料等機密性較強的檔案，由借閱部門提出申請，經(jīng)辦公室主任或主管局長批準(zhǔn)。查閱時要嚴格控制查閱內(nèi)容范圍。

第二十二條 閱稿人員要愛護檔案，保持案卷清潔，不準(zhǔn)在檔案上隨意勾抹、描摹、涂改、剪裁或拆卷抽取有關(guān)材 料。

第二十三條 借閱檔案的人員，不準(zhǔn)翻看與借閱無關(guān)的檔案，對機密、絕密檔案和未公開的檔案資料，僅供從事本項活動人員查閱。借閱檔案的人員要注意檔案安全與保密，凡借出的檔案不得帶回家中或公共場所，不得轉(zhuǎn)借其它單位、部門或人員，對造成失密的追究當(dāng)事人法律責(zé)任。

第七章 附則

第二十四條 本細則由局辦公室負責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行。

第二篇：河南省林業(yè)廳機關(guān)檔案管理辦法

河南省林業(yè)廳機關(guān)檔案管理辦法

第一章總則

第一條為規(guī)范廳機關(guān)的檔案工作，充分發(fā)揮檔案的依據(jù)、憑證和參考作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《河南省檔案管理條例》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廳實際，特制定本辦法。

第二條廳機關(guān)檔案是林業(yè)建設(shè)和廳機關(guān)建設(shè)的真實記錄，是制定政策、總結(jié)經(jīng)驗、日常查考的重要依據(jù)和可靠憑證。收集、整理、保存并利用好檔案材料是機關(guān)工作的重要內(nèi)容。

第三條各處室局、單位在工作活動中形成的各種門類、不同載體、具有查考利用價值的全部文件材料（包括收發(fā)文電、會議材料、出版物原稿、帳表及電子文件等），均須按照有關(guān)規(guī)定定期向廳檔案室移交，實行集中管理，任何部門和個人不得擅自處理或長期積壓，更不得據(jù)為已有。

第二章歸檔與接收

第四條各處室局、單位應(yīng)指定專人及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，于翌年三月底前交廳辦公室歸檔，由廳辦公室檔案工作人員統(tǒng)一整理。

第五條移交文件材料時，交接雙方須辦理有關(guān)手續(xù)。

第六條廳機關(guān)工作人員調(diào)離崗位時，須將其經(jīng)辦或保存的有查考利用價值的文件材料移交給專人，不得私自帶走。

第三章檔案的保管

第七條檔案庫房建筑應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)，并配備防高溫、防水（防潮）、防光、防鼠、防污染等保護設(shè)施。

第八條定期清掃檔案庫房，做到庫房、柜架干凈、整潔；及時投放防蟲、防鼠藥劑；禁放雜物，嚴禁煙火。

第九條未經(jīng)檔案管理人員允許，非檔案人員不能私自進入庫房，檔案管理人員要做好檔案庫房安全檢查工作。

第十條檔案管理人員應(yīng)及時修補或復(fù)制破損、字跡模糊、褪變的檔案。第十一條建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管和利用等情況進行詳細準(zhǔn)確的統(tǒng)計。

第十二條根據(jù)工作需要，編制組織沿革、大事記和文件目錄等檢索工具。

第四章檔案利用

第十三條廳機關(guān)檔案僅限本機關(guān)職工和系統(tǒng)內(nèi)部人員在公務(wù)活動中使用，不對外開放。

第十四條檔案材料一般僅限在檔案室查閱，確因工作需要，須辦理借閱手續(xù)，借期不得超過7天。

第十五條廳機關(guān)離退休人員須持離退休證，經(jīng)辦公室分管負責(zé)同志批準(zhǔn)后，在檔案室查閱。

第十六條廳直各單位或本系統(tǒng)工作人員須開具本單位正式介紹信，經(jīng)辦公室分管負責(zé)同志批準(zhǔn)后查閱。

第十七條查閱黨組、紀(jì)檢、監(jiān)察及財務(wù)部門形成的檔案須經(jīng)歸檔單位負責(zé)人批準(zhǔn)，并限在檔案室查閱。

第十八條借閱檔案時，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，歸還時檔案人員要仔細清點，確認無誤后，辦理歸還手續(xù)，并及時入庫。借閱人員必須愛護檔案，嚴禁涂改、勾劃、剪裁、拆卷、抽頁、加頁或轉(zhuǎn)借。

第十九條檔案材料的復(fù)印

（一）復(fù)印黨組的檔案材料，須經(jīng)廳辦公室主任批準(zhǔn)；

（二）廳直各單位及林業(yè)系統(tǒng)內(nèi)單位確因工作原因需要復(fù)印一般行政管理檔案，須經(jīng)辦公室分管負責(zé)同志批準(zhǔn)。

第五章鑒定與銷毀

第二十條檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，永久為無限期保存，長期為16年至50年左右，短期為15年以下（含15年）。

第二十一條定期由檔案部門及業(yè)務(wù)主管部門共同組成檔案鑒定小組，對已超過保管期限的檔案材料進行價值鑒定。經(jīng)鑒定后，對失去保存價值的檔案材料

剔除銷毀。

第二十二條銷毀前，需編制銷毀目錄，經(jīng)分管廳領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，由檔案部門組織銷毀。銷毀時，應(yīng)指定兩名監(jiān)銷人員，監(jiān)銷人須在檔案銷毀目錄上簽字。

第六章獎懲

第二十三條對于積極貫徹執(zhí)行本辦法，在檔案材料的收集、整理、歸檔、保護和利用等工作中成績突出的單位或個人，給予表彰和獎勵。

第二十四條對違反本辦法和國家有關(guān)檔案法規(guī)，對檔案管理不善或造成檔案損毀、丟失、泄密等重大損失的單位和個人及負有直接責(zé)任的主要領(lǐng)導(dǎo)人，依據(jù)《檔案法》和《檔案法實施辦法》給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)依法處理。

第七章附則

第二十五條科技檔案、會計檔案、工程項目檔案和基建檔案等，由各單位自行整理后，向廳檔案室移交。

第二十六條本辦法由廳辦公室負責(zé)解釋并檢查執(zhí)行。

第三篇：銀行機關(guān)檔案管理辦法（最終版）

------------銀行機關(guān)檔案管理辦法

為加強檔案資料的管理，提高管理水平，特制定本辦法。

一、檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)《檔案法》，執(zhí)行黨和國家的方針、政策，熱愛檔案事業(yè)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高政治思想、科學(xué)文化和檔案管理水平，以保證工作任務(wù)的順利完成。

二、在工作中形成的具有保存價值的文件材料和載體檔案（文書、聲像、科技或?qū)I(yè)檔案等）均需歸檔，由檔案室進行整理立卷，按照一定的要求進行分類、加工整理和保管。

三、各部室應(yīng)在每年三月底前將所屬的上文件材料收集齊全后，移交檔案室，任何組織或個人不得將應(yīng)歸檔的文件據(jù)為已有。會計檔案由財務(wù)會計部負責(zé)立卷。

四、立卷歸檔工作均需在每年六月底前完成，以便及時提供利用。

五、加強檔案庫房的技術(shù)管理，貫徹“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的方針，做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防陽光直射的“八防”設(shè)施，以維護檔案的完整與安全。

六、定期檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補、復(fù)制或做其他技術(shù)處理，最大限度地延長檔案資料的壽命。

七、建立檔案鑒定組織，有計劃地對檔案資料進行鑒定，對確無保存價值的檔案資料，編制銷毀目錄，報請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可予以銷毀。銷毀時，應(yīng)指定兩人負責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和

泄密，監(jiān)銷人要在銷毀目錄上簽字。

八、對所藏檔案要認真登記，對接收、移交、保管、利用等情況進行準(zhǔn)確統(tǒng)計，建立全宗卷。檔案保管人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)，調(diào)動和移交等情況要立卷歸檔。

九、檔案管理人員要熟悉所藏檔案情況，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為機關(guān)各項工作服務(wù)，并掌握檔案的利用效果。

十、本單位工作人員因工作需要調(diào)閱檔案，應(yīng)先辦理調(diào)閱登記手續(xù)。外單位來本行查閱檔案，須持有關(guān)證明和需查閱內(nèi)容，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫借閱登記，方可查閱。如需借出查閱利用的，由分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員共同商定，經(jīng)批準(zhǔn)借出的應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并按期歸還。查閱人員要愛護檔案，嚴禁涂改、勾劃、折疊、拆散、損壞和轉(zhuǎn)借，對違者要追究其責(zé)任。

十一、檔案管理人員必須嚴格遵守《檔案法》和《保密法》有關(guān)規(guī)定，確保檔案的機密和安全，不得向無關(guān)人員介紹檔案室情況，不得泄露內(nèi)容，并加強檔案庫房管理，嚴防丟失檔案材料，如發(fā)現(xiàn)失密、泄密、丟失檔案等行為將追究責(zé)任，嚴肅查處。

綜合管理部

2011年5月21日

第四篇：浙江省財政廳機關(guān)檔案暫行管理辦法

浙江省財政廳機關(guān)檔案暫行管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了加強廳機關(guān)檔案工作，使財政檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案在財政工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》及《機關(guān)檔案工作條例》，結(jié)合我廳工作實際，制定本辦法。

第二條 本廳檔案是指廳機關(guān)和直屬單位在工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、計算機軟盤等不同形式的歷史記錄。

第三條 本廳的文件材料以處室局為立卷單位，實行文書處理部門立卷制。各處室局應(yīng)指定兼職文書立卷員，在廳檔案室指導(dǎo)下進行本處室局文件的收集、保管、歸檔工作。

第四條 除人事檔案按有關(guān)規(guī)定由專門部門另行保管外，本機關(guān)在工作活動中形成的全部檔案由廳檔案室集中統(tǒng)一管理。

第五條 廳檔案室的主要職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)，建立、健全本廳檔案工作各項規(guī)章制度，加強檔案現(xiàn)代化管理，不斷提高科學(xué)管理水平。

（二）統(tǒng)一管理、接收、整理、保管和統(tǒng)計本廳的全部檔案材料，收集、整理文件匯編及其他重要資料，并積極提供利用。

（三）指導(dǎo)監(jiān)督各處室局文書立卷工作。

（四）在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則下，負責(zé)對所屬單位和本系統(tǒng)的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

（五）負責(zé)組織有關(guān)人員對超過保管期限和失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。

（六）按規(guī)定向省檔案館移交檔案。

第六條 檔案工作人員必須忠于職守，保守秘密，鉆研業(yè)務(wù)，努力提高自身政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

第二章 文件材料的接收、整理、歸檔

第七條 廳機關(guān)檔案室應(yīng)建立、健全歸檔制度，各處室局領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員應(yīng)重視和支持文書立卷歸檔工作，將該工作列入處室局及有關(guān)人員的職責(zé)范圍。經(jīng)辦文件人員辦理完畢的文件材料，應(yīng)及時將文稿和有關(guān)材料交文書立卷人員保管，不得據(jù)為己有。文書立卷人員對具有保存價值的各種門類、各種載體的材料，要收集齊全，及時歸檔。

第八條 文件材料的收集范圍按《廳機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》的規(guī)定執(zhí)行。

第九條 立卷歸檔的案卷應(yīng)依照文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的聯(lián)系，以問題為主，結(jié)合其他特征，考慮文件材料的數(shù)量多少和保管期限的不同組合立卷。具體要求是：

（一）立卷歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整。每份文件的正件與附件，印本與定稿、請示與批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件與原件、多種文字形成的同一文件，應(yīng)分別組合在一起，不得分開。文件和電報按其內(nèi)容聯(lián)系合一立卷。

（二）檔案文件應(yīng)按其形成分別立卷。跨的請示與批復(fù)在批復(fù)立卷；跨的規(guī)劃、計劃在針對的第一年立卷；跨的總結(jié)、決算、統(tǒng)計在針對的最后一年立卷；一文兩事的上年總結(jié)與當(dāng)年計劃、上年決算與本年預(yù)算立上檔案；跨的會議文件在會議開幕立卷；協(xié)議、協(xié)定、合同等文件在簽字立卷；紀(jì)檢案件材料在結(jié)案立卷。

（三）文件的立卷，按照“誰主辦誰立卷”的原則辦理。綜合性文件由辦公室或綜合性單位立卷。

（四）立卷文件要按其聯(lián)系、重要程度、問題或時間順序進行排列：批復(fù)、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；批轉(zhuǎn)文件在前，被批轉(zhuǎn)文件在后；法規(guī)性文件和其他重要文件定稿在前，歷次稿在后；紀(jì)檢案件文件，結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

（五）立卷歸檔的案卷，應(yīng)按規(guī)定格式逐件認真填寫卷內(nèi)文件目錄。

（六）案卷封面應(yīng)用毛筆或鋼筆填寫。字跡要工整、清晰。案卷題名簡明扼要，反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，保管期限劃分準(zhǔn)確。案卷存在問題的，應(yīng)在備考表中注明。

（七）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損文件進行修復(fù)。案卷裝訂要結(jié)實、美觀，不影響閱讀。

（八）聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容。

第十條 案卷立好以后，分別按永久、長期、短期的保管期限編寫順序號，打印案卷目錄。

第十一條 各處室每年應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)在次年6月底以前移交廳檔案室，交接雙方根據(jù)移交清單進行核對，并簽字。

第十二條 各處室歸檔完畢后，如又發(fā)現(xiàn)具有保存價值的文件，應(yīng)及時交廳檔案室整理立卷或插卷。

第三章 案卷的保管和統(tǒng)計 第十三條 本廳在工作活動中形成的各種檔案為一個全宗，案卷應(yīng)按年代——機構(gòu)分類進行整理、保管。

第十四條 廳檔案室應(yīng)設(shè)全宗卷，將有關(guān)全宗歷史發(fā)展情況的文件材料集中立卷保管。

第十五條 檔案庫房必須堅固，庫房內(nèi)要保持清潔，做好防火、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作。庫內(nèi)禁止吸煙，不得堆放雜物。

第十六條 案卷存放要平展，排列松緊要適當(dāng)。發(fā)現(xiàn)文件破損或字跡失真的，要及時進行修補或復(fù)制。

第十七條 廳檔案室對保管的檔案應(yīng)根據(jù)需要定期進行全面檢查或重點檢查。平時應(yīng)注意檔案的保存情況，發(fā)現(xiàn)問題，報告領(lǐng)導(dǎo)，及時解決。

第十八條 檔案工作人員調(diào)動工作時，離職前須將本人保管的檔案數(shù)量和狀況交待清楚。

第十九條 廳檔案室應(yīng)建立登記、統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用、銷毀等進行統(tǒng)計，并按規(guī)定向省檔案局報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。

第四章 檔案的利用

第二十條 廳檔案室應(yīng)建立檔案的利用制度，根據(jù)檔案機密程度，確定不同的利用范圍和審批手續(xù)。

第二十一條 檔案工作人員要熟悉室藏檔案情況，主動了解各部門對檔案的需求，積極做好提供利用工作，并注意收集和掌握檔案的利用效果。第二十二條 廳檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，提供利用，為機關(guān)工作服務(wù)。

第五章 檔案的鑒定和移交

第二十三條 廳檔案室應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本廳情況，編制廳機關(guān)《檔案材料保管期限表》，作為鑒定檔案的依據(jù)。

第二十四條 由有關(guān)人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定，及時調(diào)整檔案密級，確定檔案存毀，對失去保存價值的檔案提出處理意見，對應(yīng)銷毀的檔案造具清冊，銷毀手續(xù)齊全。

第二十五條 廳檔案室根據(jù)國家關(guān)于檔案館接收范圍和年限的有關(guān)規(guī)定，按時向檔案館移交應(yīng)進館的檔案。

第二十六條 本廳所屬單位如有撤銷（含臨時性的工作機構(gòu)）、增設(shè)或其他變動，其檔案材料屬于歸本廳檔案的，原建制部門應(yīng)負責(zé)將其齊全完整地立卷歸檔。涉及廳外機關(guān)有關(guān)檔案處理時，應(yīng)在保持檔案完整和便于利用的原則下，根據(jù)具體情況提出處理意見，經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并商得省檔案局同意后進行處理。

第六章 附 則

第二十七條 會計檔案的管理，按照《會計檔案管理辦法》和《浙江省會計檔案管理實施辦法》辦理。

第二十八條 基建檔案的管理，按照《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》辦理。

第二十九條 照片檔案的管理，按照《照片檔案管理規(guī)范》辦理。第三十條 檔案的歸檔范圍、保管期限、利用、保密等按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十一條 本辦法自2001年1月1日起實行。原《浙江省財政廳檔案管理制度》[（1997）財辦12號]同時廢止。

文件材料的歸檔與不歸檔范圍

凡論述、反映本機關(guān)歷史面貌和主要業(yè)務(wù)活動，具有查考和利用價值的文件材料（包括明傳電報、內(nèi)部材料、信息、刊物等的底稿和印本）均應(yīng)立卷歸檔。

一、應(yīng)歸檔文件范圍

1、上級黨、政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)頒發(fā)的關(guān)于財政工作的命令、決定、指示、通知等文件。

2、上級黨、政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)頒發(fā)的與本機關(guān)工作密切相關(guān)的文件。

3、上級黨、政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)財政工作的重要講話、指示、批示等文件。

4、上級機關(guān)召開的與本廳工作有關(guān)的重要會議文件。

5、本廳向上級機關(guān)的請示、報告、匯報提綱及上級機關(guān)的批復(fù)（轉(zhuǎn)）文件。

6、本廳提請省人民代表大會、省人大常委會、省政府審議頒發(fā)的各種財政法規(guī)和省人民代表大會、省人大常委討論通過的全省預(yù)算、決算報告、審查報告、決議等文件。

7、本廳編制的中、長期財政計劃，預(yù)算、決算，總會計帳、明細帳，財政、財務(wù)、統(tǒng)計資料等。

8、本廳頒發(fā)的以及與有關(guān)單位聯(lián)合頒發(fā)的各種財政、國有資本金基礎(chǔ)管理、財務(wù)、會計管理法規(guī)性文件和規(guī)章制度性文件。

9、省本級、市、縣以及匯總的財政決算資料，包括業(yè)務(wù)處室的決算資料、財政部的結(jié)算單，對市縣的綜合對帳單、金庫年報等重要文件。

10、廳領(lǐng)導(dǎo)在本廳召開的全省財政會議、專業(yè)會議和其他重要會議上的講話、報告等重要文件。

11、本廳辦理世界銀行等貸款業(yè)務(wù)的請示、報告、協(xié)議、評估報告、會計帳簿、結(jié)算憑證及項目談判、轉(zhuǎn)貸款中形成的重要文件，在項目關(guān)帳后統(tǒng)一歸檔。

12、各業(yè)務(wù)處室周轉(zhuǎn)金和專項資金的分配使用、清理回收情況，會計帳冊、報表，全省及省級行政事業(yè)單位決算、基本建設(shè)決算等重要資料。

13、本廳出國考察訪問、接待外賓來訪等形成的重要文件。

14、本廳工作計劃、總結(jié)、大事記及信訪工作中的重要文件。

15、本廳在調(diào)研工作中形成的重要材料。

16、本廳印發(fā)的《浙江財政信息》、《浙江省財政收支情況》及其他公開發(fā)行或內(nèi)部發(fā)行的刊物等的原稿和印刷件。

17、本廳黨組會議、廳長辦公會議、處長例會會議記錄、紀(jì)要。

18、本廳機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲、評定職稱、調(diào)資晉級和職工名冊、工資名冊、機關(guān)工作條例、章程制度、啟用印章等文件。

19、本廳干部出國出境政審材料。

20、本廳機關(guān)黨委和紀(jì)檢、監(jiān)察、保衛(wèi)部門關(guān)于發(fā)展組織、處理違紀(jì)案件、機關(guān)安全保衛(wèi)等方面的重要文件。

21、本廳機關(guān)黨委、工會、團委、婦委會形成的重要文件。

22、本廳召開的重要會議及其他重要活動中形成的照片、錄音、錄像等材料。

23、本廳機關(guān)經(jīng)費預(yù)算、決算、帳簿、憑證和基建、房產(chǎn)等文件。

24、各類交辦件及人大建議、政協(xié)提案辦理意見的印件和底稿。

25、本機關(guān)在新聞媒體上發(fā)布的有關(guān)公告、通告的印件和底稿。

26、其他具有史料價值的文件材料。

二、不歸檔文件范圍

1、上級機關(guān)任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件及普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料。

2、外單位征求意見的未定稿，一般性文件的修改稿。

3、未經(jīng)簽發(fā)、采用的文、電草稿。

4、無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。

5、外單位發(fā)來的不需本機關(guān)執(zhí)行和辦理的文件。

6、一般來信來訪材料，無特殊保存價值的信封。

7、機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料。

8、已被季度、計劃包括了的各種月計劃和月報表。

9、以處室名義行文的文件，由各處室自行保管。不歸檔文件由各單位暫存，定期銷毀。

檔案保管期限表

檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。長期保存年限為16---50年，短期為1---15年。

確定檔案保管期限的原則是：

1、凡是記述和反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠查考利用價值的檔案，應(yīng)劃為永久保管。

2、凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)劃為長期保管。

3、凡是在較短時期內(nèi)對機關(guān)工作有參考價值的檔案，一般作為短期保管。

4、對于較難確定保管期限的檔案，一般遵從“靠上不靠下”原則。

一、文書檔案保管期限表

（一）上級文件

1、上級機關(guān)頒發(fā)的命令、決定、決議、通知等文件

（1）重要的、屬于本廳主管業(yè)務(wù)的 永久或長期

（2）一般的 短期

2、上級機關(guān)召開的會議文件

（1）本廳領(lǐng)導(dǎo)在會議上的發(fā)言材料 永久

（2）需貫徹執(zhí)行的文件 短期

3、中央、國務(wù)院、財政部、省級領(lǐng)導(dǎo)部門和領(lǐng)導(dǎo)人對本廳工作的指示、批示等文件材料 永久

4、財政部和上級領(lǐng)導(dǎo)同志視察、檢查本廳工作時形成的題詞、講話等重要文件材料 永久

（二）本廳文件

1、本廳黨組和行政辦公會議記錄、紀(jì)要

（1）重要的 永久

（2）一般的 長期或短期

2、本廳黨組文件 永久

3、本廳召開的全省財政工作會議材料

（1）重要的 永久

（2）一般的 短期

4、本廳各部門召開的全省性重要專業(yè)會議材料

（1）重要的 長期

（2）一般的 短期

5、本廳綜合性的工作計劃、總結(jié)、意見、報告等材料

（1）的、專題的 永久

（2）季度、月度的 短期

6、本廳各部門的工作計劃、總結(jié)、報告

（1）的、專題的 永久或長期

（2）季度、月度的 短期

7、本廳各部門在調(diào)查研究中形成的材料

（1）各項成果、方案、總結(jié)、報告 永久

（2）原始記錄 短期

8、本廳各部門編印的信息、簡報等原稿和印刷件 長期或短期

9、本廳提請上級政府討論通過的全省預(yù)、決算報告、審查報告等文件 永久

10、本廳頒發(fā)的及與有關(guān)單位聯(lián)合頒發(fā)的決定、規(guī)定、辦法、條例、通知

（1）各種財政、國有資本金基礎(chǔ)管理、財務(wù)、會計管理法規(guī)性文件和規(guī)章制度性文件 永久

（2）一般業(yè)務(wù)問題的 長期

（3）事務(wù)性近期有參考價值的 短期

11、本廳參與外事活動形成的材料

（1）重要的 長期

（2）一般的 短期

12、本廳大事記 永久

13、本廳干部任免的文件材料

（1）上級或本廳批準(zhǔn)的 永久

（2）下級報本廳備案的 短期

14、本機關(guān)干部、職工評定職稱的文件材料

（1）上級或本廳批準(zhǔn)的 永久

（2）下級報本廳備案的 短期

15、本廳干部、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、考核、調(diào)動、調(diào)資、退職、退休、離休等材料 永久或長期

16、本廳干部、職工的獎勵、處分等有關(guān)文件（1）重要的、影響大的 永久

（2）一般的 長期或短期

17、本廳干部、職工的花名冊、統(tǒng)計報表 長期

18、本廳有關(guān)機構(gòu)設(shè)置、人員編制、啟用印章等文件

永久

19、本廳有關(guān)干部、職工教育工作的文件（1）重要的 長期

（2）一般的 短期 20、本廳干部出國出境材料 長期或短期

21、本廳下達各項行政、事業(yè)專項經(jīng)費的通知、批復(fù)等文件 短期

22、本廳向上級機關(guān)報送的請示、報告

（1）有批復(fù)、批示的 永久或長期

（2）沒有批復(fù)的 短期

23、同級或下級有關(guān)單位的請示、報告與本機關(guān)的批復(fù)、批示

（1）重要問題的 長期

（2）一般事務(wù)性的 短期

二、會計檔案保管期限表

本廳的會計檔案是指在會計核算過程中形成的會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。

會計檔案的保管期限從會計終了后的第一天算起，分為永久、定期兩類。具體的歸卷類目及保管期限為： 序 號 檔案名稱 保管期限 1 全省財政總決算 永久 2 省級行政事業(yè)單位決算 永久 3 基本建設(shè)決算 永久 4 總會計憑證 15年 5 財政總預(yù)算會計預(yù)算外憑證 15年 6 總帳、明細帳、日記帳 15年 7 國家金庫年報 10年 8 周轉(zhuǎn)金會計帳冊 15年

三、基建檔案和聲像檔案的保管期限按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

檔案借閱利用制度

1、本廳庫藏檔案和移交省檔案館的檔案，原則上可向全省財政系統(tǒng)和上級機關(guān)、同級機關(guān)開放利用。

2、借閱本處室主管業(yè)務(wù)的檔案，由借閱人辦理借閱登記手續(xù)后即可借閱；借閱非本處室主管業(yè)務(wù)的檔案，一般需商得主管處室負責(zé)人同意后，方可借閱。

3、借閱機要檔案（指中央和省委發(fā)的文件）限于機要秘書借閱；其他干部因工作需要借閱，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，并限在檔案室閱讀。

4、外單位工作人員借閱本廳的一般檔案，須經(jīng)主管業(yè)務(wù)處室的同意，原則上只許閱讀，不得出借。如需復(fù)印，須經(jīng)主管處室同意。

5、外單位工作人員借閱本機關(guān)檔案，必須持有單位正式介紹信，寫明借閱檔案的內(nèi)容和用途，向檔案人員辦理查閱手續(xù)。

6、借閱人對檔案案卷應(yīng)妥善保管，遵守保密規(guī)定，防止遺失、泄密和污損，也不得將卷宗拆散、轉(zhuǎn)借、涂改、勾畫和抽換。

7、廳內(nèi)各處室借閱的檔案，用后應(yīng)立即歸還，最多不得超過10天。如需延期使用，必須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。在收回借出檔案時，檔案人員應(yīng)檢查案卷，當(dāng)面清點核對、注明歸還日期。

檔案保密制度

1、嚴格按照本廳保密委員會確定的保密范圍的密級劃分，做好立卷、歸檔、保管、利用過程中的保密工作。

2、檔案室保管的材料均應(yīng)有序存放于箱、柜內(nèi)，個人不得擅自留存檔案，也不得把檔案隨便帶出辦公室。

3、借閱的檔案，一般不得拿出廳機關(guān)，重要的和機密文件，一律在檔案室查閱。

4、查閱的檔案，一般只準(zhǔn)摘錄，摘錄內(nèi)容涉及國家機密的，或需全文復(fù)制的，須經(jīng)辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)。

5、調(diào)閱的檔案，須做好保密工作，不得擅自擴大閱讀范圍，防止泄密。

第五篇：檔案管理辦法

會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、立卷歸檔等；

（2）負責(zé)檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負責(zé)檔案提供使用服務(wù)；

（4）嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實際需要由其負責(zé)人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項目負責(zé)人審定后，于工程項目竣工后三個月內(nèi)各項目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實物檔案，在產(chǎn)生后及時歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財務(wù)類及人事類檔案由財務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。

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（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。

（四）本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。

第十六條 嚴格執(zhí)行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認真核對摘抄內(nèi)容。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

第十九條 公司檔案由專人負責(zé)管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責(zé)。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔

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案借閱申請表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后方可外借。機密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責(zé)及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補。

第三十二條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。

第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內(nèi)檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

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第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監(jiān)銷制度進行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀。

第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。

公司檔案分類試行規(guī)則

1、圖紙

1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實物

3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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