第一篇：機關檔案管理制度

一、《綜合檔案室工作職責》

二、《文件材料歸檔制度》

三、《檔案庫房管理制度》

四、《檔案保密制度》

五、《檔案保管制度》

六、《檔案查（借）閱制度》

七、《檔案利用制度》

八、《檔案的統計、鑒定和移交制度》

綜合檔案室工作職責

1、宣傳、貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，并努力完成上級主管機關下達的有關檔案業務工作。

2、制訂和組織實施機關檔案工作的規章制度，加強檔案工作的規范化、標準化建設，提高檔案的綜合管理水平。

3、負責規劃、協調全鎮檔案工作，并負責對鎮屬各部門檔案工作進行業務指導、監督和檢查。

4、負責接收（征集）、整理、分類、鑒定、統計和保管本鎮各類檔案及有關資料。

5、組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

6、嚴格執行國家《保密法》和機關保密制度，組織做好檔案的密級調整工作，對已超過保管或保密期限的檔案，提出存毀和解密、降密處理意見。

7、開展檔案的開放和利用工作，做好檔案的借閱查閱工作；編制檢索工具，編寫檔案參考資料。積極開發檔案信息資源，為機關各項工作服務，為社會服務。

8、維護檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范和技術保護工作；對損壞、偷竊、擅自銷毀、遺失檔案和泄密者，將予以處理；對保護檔案有功者，將給予表揚、獎勵。

9、負責組織機關專兼職檔案人員的業務學習與培訓。

10、開展檔案學術研究和交流活動。

11、完成領導交辦的其他任務。文件材料歸檔制度

根據《檔案法》和市、區檔案局關于檔案立卷歸檔的要求，為及時、正確地做好本機關各類檔案材料歸檔工作，提高案卷質量，特作如下規定：

一、機關文件材料歸檔范圍是：

1、反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

2、機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

3、本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

4、其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

二、機關文件材料不歸檔范圍：

1、上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

2、本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

3、同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

4、下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料；

三、檔案歸檔時間： 1．本機關各部門應在次年第一個月按要求把本部門上年應歸的文件材料，進行清退。然后，由檔案人員按照文件的內容和性質，進行整理、分類、立卷、歸檔，向檔案室移交。2．機關文書檔案應在第二年的六月底以前整理結束，然后歸檔。

四、立卷歸檔要求：

本機關領導和各部門文件辦理完畢，應將具有保存價值的來文、復文，包括領導的簽發的底稿、批示等材料（本機關發文、聯合發文各一式兩份），以及歸檔范圍內其它性質的歸檔材料，收集齊全，及時送交辦公室歸檔。外出參加會議帶回的重要文件，整理一份送檔案室歸檔，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。檔案庫房管理制度

1、庫房必須保持清潔、門窗堅固，并設有防光、防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲等安全措施。

2、庫房內不準存放易燃易爆物品、堆積其它雜物，進入庫房不準吸煙。

3、非庫房管理人員嚴禁入內，禁止擅自進入庫房翻閱檔案資料。

4、做好庫房的溫濕度記錄，及時采取措施控制和調節溫濕度。

5、經常檢查庫房，發現問題及時解決，并作好記錄。檔案保密制度

1、檔案工作人員必須嚴格執行保密職責，嚴守保密制度，保守黨和國家機密，并定期進行保密制度的學習，加強對檔案的保密管理。

2、凡需查閱檔案材料者，均應嚴格履行登記手續，并在閱檔室內查閱。對密件檔案材料要按照規定范圍閱檔，不得隨意摘錄、擅自翻印。提供利用時經手人不得離開。

3、需要復印密件檔案材料，應嚴格按照本機關規定的有關文件精神執行。

4、密件檔案材料的銷毀，要造具清冊上報審批，到指定地點銷毀，并有兩人監銷。

5、發現失密、泄密現象，要及時上報并采取補救措施。檔案保管制度

1、機關應根據保存檔案資料的數量設置必要的檔案專柜，以及其它配套設施，并明確專人負責管理。

2、檔案庫房是本機關的機要部位，非本室人員未經許可不得進入庫房，亦不得在內辦公、會客。

3、定期檢查檔案，做到卷目相符，發現問題及時向領導匯報，并采取有效措施。

4、檔案櫥柜要擺設整齊，柜內案卷排列合理。庫房內要做到清潔衛生，通風良好。

5、庫房內嚴禁吸煙，不準存放易燃、易爆及其他物品，保持庫房內走道的暢通。定期檢查消防器材，使之保持完好狀態。

6、根據現有庫房設備條件，切實做好防火、防盜、防光、防蟲、防潮、防鼠、防高溫、防塵等各項安全防護管理工作。

7、離庫時必須關好櫥、柜以及門、窗，切斷電源。檔案查（借）閱制度

1、凡查閱本機關黨組會議、辦公會議記錄以及其它重要檔案，須經分管領導批準，以上材料只限于有關人員在閱檔室查閱。

2、凡涉及到個人的組織處理、歷史結論等內容的檔案材料，必須由組織出面查閱。

3、本機關工作人員因工作需要查閱檔案，要填寫《檔案查詢單》，須經辦公室領導批準，并及時提供檔案利用效果情況。外部人員查閱檔案，須經分管領導批準。

4、查閱檔案須經辦公室領導批準，并不得離開閱檔室，不得擅自將檔案帶出機關。查（借）閱檔案時，必須保持案卷的整潔、完好。嚴禁將檔案文件隨意拆抽、裁貼、填注、勾劃、涂改、加點、污損。

5、檔案管理人員必須認真貫徹執行檔案查（借）閱管理制度與保管制度，對所查（借）閱的檔案負有督促檢查責任，發現問題及時向領導匯報。做好利用檔案的記錄工作。檔案利用制度

1、各部門人員原則上只能查閱本部門工作范圍內的檔案，如需查閱其他部門的業務檔案，須經分管領導同意，方能查閱。

2、查閱檔案，必須講明利用目的，辦理登記手續，方能閱檔。

3、外單位人員查閱本機關檔案，須持單位介紹信，辦理查閱手續，方可查閱。本機關檔案一律不外借。

4、查檔者只限在閱檔室內閱覽。如有特殊情況，酌情處理。借閱檔案一般定為二周。如不能按期歸回，必須辦理續借手續。

5、查閱有密級的檔案，需經分管領導同意后方可閱檔。

6、調閱檔案者應做到：注意保密，保護檔案，不得轉借、不得外借，如需摘抄、復印，應經辦公室主任批準（定密檔案，需分管領導批準）。檔案上不得涂改、劃線、增刪和撕頁，并應保護檔案的整潔。如發現以上違規情況，視情節輕重追究其責任。

7、做好檔案利用反饋工作，利用者查檔結束后需如實題寫《檔案利用效果登記表》，交檔案部門存檔。

檔案的統計、鑒定和移交制度

1、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用效果、存毀和檔案人員等情況進行準確統計。

2、檔案室應根據國家有關檔案保管期限的規定，結合本機關實際情況，定期對檔案進行鑒定確定檔案的存毀。

3、鑒定工作可采取定期或不定期方式，能過鑒定需要銷毀的檔案文件，必須逐卷逐件登記造冊、列出清單，并寫出鑒定報告，提交鑒定小組鑒定，由鑒定小組負責人簽字后方可銷毀。

4、檔案銷毀要嚴格執行保密制度，必須指派兩人以上負責，送至國家定點保密造紙廠實施監銷，監銷人員要在銷毀清冊上簽名。

5、按上級有關規定，凡屬向地方檔案館移交的檔案，應嚴格按要求移交。在移交時，雙方應在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應當收入全宗卷和有關檔案。

第二篇：機關檔案管理制度

環保局檔案管理制度

立卷歸檔制度

根據《檔案法》和縣檔案局關于檔案立卷歸檔的要求，為及時、正確地做好本局各類檔案材料歸檔工作，提高案卷質量，特作如下規定：

一、檔案歸檔范圍：

1．本機關的文件材料

①本機關頒發的（包括聯發及與其它機關聯合頒發的）各種正式文件的簽發稿；

②本機關召開的各種重要會議和參加上級機關召開的重要會議及本機關領導在各種重要會議上的講話稿；

③本機關黨組會議、辦公會議記錄；

④本機關各項人事材料；

⑤本機關產生的各種年報；

⑥本機關接待重要來賓重形成的文件、聲、像等材料；⑦永久性保存的信訪案件、違紀案件的檔案材料。

2．上級機關的文件材料

上級黨、政領導機關對本機關的重要指示、批示、批復、通報、通知等下發文件。

二、檔案歸檔時間：

1．本機關各股室應在次年第一個月按要求把本股室上年應歸的文件材料，進行清退。然后，由檔案人員按照文件的內容和性質，進行整理、分類、立卷、歸檔，向檔案室移交。

2．機關文書檔案應在第二年的六月底以前整理立卷結束，然后歸檔。

三、立卷歸檔要求：

本機關領導和各股室文件辦理完畢，應將具有保存價值的來文、復文，包括領導的簽發的底稿、批示等材料（本機關發文、聯合發文各一式兩份），以及歸檔范圍內其它性質的歸檔材料，收集齊全，及時送交辦公室歸檔。外出參加會議帶回的重要文件，整理一份送檔案室歸檔，個人不得保存。

檔案保密制度

根據國家《保密法》的有關規定，為維護檔案、資料的完整與安全，特作如下規定：

一、檔案工作人員必須嚴格執行保密職責，嚴守保密制度，保守黨和國家機密，并定期進行保密制度的學習，加強對檔案的保密管理。

二、凡需查閱檔案材料者，均應嚴格履行登記手續，并在閱檔室內查閱。對密件檔案材料要按照規定范圍閱檔，不得隨意摘錄、擅自翻印。提供利用時經手人不得離開。

三、需要復印密件檔案材料，應嚴格按照本機關規定的有關文

件精神執行。

四、密件檔案材料的銷毀，要造具清冊上報審批，到指定地點銷毀，并有兩人監銷。

五、發現失密、泄密現象，要及時上報并采取補救措施。

檔案保管制度

為了進一步加強檔案的保管，確保檔案材料的完整和安全，利用現有庫房保護設施有效地延長檔案壽命，特作如下規定：

一、機關應根據保存檔案資料的數量設置必要的檔案專柜，以及其它配套設施，并明確專人負責管理。

二、檔案庫房是本機關的機要部位，非本室人員未經許可不得進入庫房，亦不得在內辦公、會客。

三、定期檢查檔案，做到卷目相符，發現問題及時向領導匯報，并采取有效措施。

三、檔案櫥柜要擺設整齊，柜內案卷排列合理。庫房內要做到清潔衛生，通風良好。溫度保持在120C—240C左右，相對濕度在45%-60%左右，并做好溫濕度記錄。

四、庫房內嚴禁吸煙，不準存放易燃、易爆及其他物品，保持庫房內走道的暢通。定期檢查消防器材，使之保持完好狀態。

五、根據現有庫房設備條件，切實做好防火、防盜、防光、防蟲、防潮、防鼠、防高溫、防塵等各項安全防護管理工作。

六、離庫時必須關好櫥、柜以及門、窗，切斷電源。

檔案查（借）閱制度

為了積極開展檔案的利用工作，更好地為本機關各項工作提供服務，特作如下規定：

一、凡查閱本機關黨組會議、辦公會議記錄以及其它重要檔案，須經分管領導批準，以上材料只限于有關人員在閱檔室查閱。

二、凡涉及到個人的組織處理、歷史結論等內容的檔案材料，必須由組織出面查閱。

三、本機關工作人員因工作需要查閱檔案，要填寫《檔案查詢單》，須經辦公室領導批準，并及時提供檔案利用效果情況。外部人員查閱檔案，須經分管領導批準。

四、查閱檔案須經辦公室領導批準，并不得離開閱檔室，不得擅自將檔案帶出機關。查（借）閱檔案時，必須保持案卷的整潔、完好。嚴禁將檔案文件隨意拆抽、裁貼、填注、勾劃、涂改、加點、污損。

五、檔案管理人員必須認真貫徹執行檔案查（借）閱管理制度與保管制度，對所查（借）閱的檔案負有督促檢查責任，發現問題及時向領導匯報。做好利用檔案的記錄工作。

檔案利用制度

一、各部門人員原則上只能查閱本部門工作范圍內的檔案，如

需查閱其他部門的業務檔案，須經檔案室負責人同意，方能查閱。

二、查閱檔案，必須講明利用目的，辦理登記手續，方能閱檔。

三、外單位人員查閱本局檔案，須持單位介紹信，辦理查閱手續，方可查閱。本機關檔案一律不外借。

四、查檔者只限在閱檔室內閱覽。如有特殊情況，酌情處理。借閱檔案一般定為二周。如不能按期歸回，必須辦理續借手續。

五、查閱有密級的檔案，需經分管領導同意后方可閱檔。

六、調閱檔案者應做到：注意保密，保護檔案，不得轉借、不得外借，如需摘抄、復印，應經辦公室主任批準（定密檔案，需分管領導批準）。檔案上不得涂改、劃線、增刪和撕頁，并應保護檔案的整潔。如發現以上違規情況，視情節輕重追究其責任。

七、做好檔案利用反饋工作，利用者查檔結束后需如實題寫《檔案利用效果登記表》，交檔案部門存檔。

檔案的統計、鑒定和移交制度

一、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用效果、存毀和檔案人員等情況進行準確統計。

二、檔案室應根據國家有關檔案保管期限的規定，結合本機關實際情況，定期對檔案進行鑒定確定檔案的存毀。

三、鑒定工作可采取定期或不定期方式，能過鑒定需要銷毀的檔案文件，必須逐卷逐件登記造冊、列出清單，并寫出鑒定報告，提交鑒定小組鑒定，由鑒定小組負責人簽字后方可銷毀。

四、檔案銷毀要嚴格執行保密制度，必須指派兩人以上負責，送至國家定點保密造紙廠實施監銷，監銷人員要在銷毀清冊上簽名。

五、按上級有關規定，凡屬向地方檔案館移交的檔案，應嚴格按要求移交。在移交時，雙方應在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應當收入全宗卷和有關檔案。

第三篇：機關單位檔案管理制度[范文模版]

機關單位檔案管理制度

為進一步加強本局檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《機關檔案工作業務建設規范》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，特制定機關單位檔案管理制度。

機關單位檔案管理制度

第一章 檔案人員崗位職責

第二條 檔案人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。

第三條 嚴格執行檔案工作各項制度，加強檔案的日常管理和保護、利用工作。

第四條 對本局各部門的檔案工作進行業務指導。

第五條 維護本局檔案的完整與安全，對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止，直至拒絕提供利用，并提出處理意見，報本機關領導批準后執行。

第六條 機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后才能離開崗位。

第二章 檔案歸檔制度

第七條 凡是本局在各項活動中形成的，具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學習、考察和參加各種會議帶回的.文件材料，均屬歸檔范圍。

第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數均應齊全、完整。

第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準確。

第十條 會計檔案歸檔必須編制移交目錄，交接雙方按移交目錄清點后簽字。

第三章 檔案保管制度

第十一條 檔案庫房實行專人負責管理，庫房鑰匙應妥善保管。

第十二條 要定時做好庫房內溫濕度記錄，庫房溫度保持14—240c之間，濕度保持在50—65%之間。

第十三條 庫房內有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，檔案庫房內不得堆放雜物。

第十四條 綜合檔案室應建立全宗卷，積累和存儲本局案卷的立卷說明，分類方案，鑒定報告，交接憑證，銷毀清冊，檢查記錄，全宗介紹等材料。

第十五條 定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。對破損褪變的檔案要進行修裱、復制和其它技術處理。

第四章 檔案保密制度

第十六條 嚴格遵守黨和國家的有關保密制度，查閱、借閱遵守單位的保密制度，確保檔案的安全，嚴防丟失或泄密。

第十七條 查閱檔案，原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的，須經分管領導批準同意，并辦理借閱手續，按期收回。

第十八條 檔案人員不得泄露檔案內容，借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管，不得轉借和擅自復制。

第十九條 外單位來本局查閱檔案時，須憑單位介紹信、工作證或身份證，經有關領導批準后方可調閱。

第二十條 機密文件只能查閱，一律不得外借和復制。

第五章 檔案利用制度

第二十一條 利用檔案必須愛護檔案材料，嚴禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等，確保檔案的完好，如需摘抄復制，須經檔案人員審核，確認無誤后加蓋證明章方能有效，第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個星期，如果需要延期，應辦理續借手續。

第二十三條 檔案歸還時，檔案人員必須檢查案卷有否缺損，如果發現有損壞案卷現象，按有關規定予以處理。

第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。

第二十五條 對不遵守檔案利用制度的借閱人員，檔案人員有權拒絕提供利用。

第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表，寫明利用目的和效果。

第六章 檔案安全制度

第二十七條 本局檔案工作實行統一領導、集中管理的原則，維護檔案的完整、準確與安全。

第二十八條 對本局規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得將檔案據為已有，也不得擅自銷毀。

第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現行檔案，主要供本系統及有關單位使用，不屬于開放范圍，對外提供利用需嚴格按照本制度第四、五章執行。

第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。

第三十一條庫房內設密集架，配備空調、消防器材等設備，積極做好“八防”工作，杜絕事故隱患。

第三十二條 工作人員離開檔案室時應切斷電源，關好門窗。

第七章 檔案統計、鑒定、移交和銷毀制度

第三十三條 凡按規定接收進庫的檔案、資料都必須及時登記入冊，以作統計入庫數據。

第三十四條 建立檔案、資料、設備等實物統計臺帳，做到記錄正確，帳物相符。

第三十五條 在各科室檔案進檔案室前，要對準備移交的檔案進行鑒定、審查，對保管期限、密級確定不準的案卷提出升降意見。

第三十六條 對本局各科室收集的零散文件材料進行整理鑒定，剔除無保存價值的材料，確保檔案的質量。

第三十七條 銷毀文件必須慎重，對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間，確實沒有必要保存時，才予銷毀。

第三十八條 凡需銷毀的文件，要編造清冊，寫出書面報告，說明銷毀理由，經本局領導審查后才能銷毀，銷毀文件時由兩人監督，并在銷毀上注明銷毀日期、地點，銷毀人要簽名、蓋章。

第八章 會計檔案管理辦法

第三十九條 會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和憑證。

第四十條 會計檔案是本局的重要檔案之一，應由機關綜合檔案室集中統一管理。

第四十一條 本局各部門應指定專人收集、整理會計檔案，把歸檔工作列入本部門的職責范圍，明確專人負責。

第四十二條 會計檔案當年立卷，由所屬部門保管一年后，向綜合檔案室移交。

第四十三條 檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，不得自行拆封，對個別需要拆封重新整理的，應當由原所屬部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

第四十四條 檔案室對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同時嚴格執行安全和保密制度。

第四十五條 檔案室對保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報單位領導批準，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。

第四十六條 會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同檔案所屬部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經本局領導批準后銷毀。

第四十七條 在銷毀會計檔案時，應由檔案人員和所屬部門共同派人監督，監銷人在銷毀會計檔案時嚴格把關，并認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。

第四篇：市政機關檔案管理制度

市政協機關檔案管理制度

一、檔案材料前期控制

（一）嚴格按照國家和省、市規定的公文制發程序，把好擬稿、核稿、登記編號、呈批、注發、印刷、分裝、送出等環節，做到行文規范、結構規范、格式規范。

（二）黨組會議、主席會議、常委會議、行政辦公會議以及黨委、各黨支部、各委室召開會議，均應有完整的會議記錄。

（三）擬稿、核稿、呈批、簽發各類文件，必須使用符合規范的標準紙張，按格式用碳素墨水或藍黑墨水認真書寫，嚴禁使用不符合存檔規定的紅墨水、純蘭墨水、鉛筆、園珠筆書寫、修改、簽批文件材料。

（四）各委室形成的所有文件材料，凡打印或印刷的，應在發放之前，將底稿和二份正本交辦公室秘書科存檔；不打印的，應保存好底稿和抄件，定期交辦公室秘書科存檔。

（五）收文處理應把好收文、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、注辦、清退、歸檔各道環節，防止文件運轉使用中丟失、損壞。

（六）凡外出參觀、考察、開會者，返回機關后應及時將全部文件材料送交辦公室秘書科，并辦好交接手續。

（七）凡用公款購買、訂閱的公用圖書資料，均應交辦公室秘書科統一管理，使用者按規定辦理借閱手續。

（八）凡在歸檔范圍內的照片、錄音、錄像資料，應收集齊全，排列整齊，并配以文字說明，將時間、地點、人物、事件等表述清楚，于活動結束后及時移交辦公室秘書科。

二、文件歸檔

（一）文件歸檔要堅持真實反映本機關活動和主要工作情況，有利于保管、查找和利用的基本原則，做到及時、完整、齊全。

（二）凡是本機關在工作活動中形成和辦理完畢且有參考價值的文件、材料、圖紙、照片（底片）、錄音（像）等，均屬歸檔范圍。

（三）各委室每年初應將該歸檔的上文件材料收集齊全，交辦公室秘書科，檔案管理人員要按照歸檔原則、要求和方法，按時完成上一的檔案歸檔工作。

（四）凡向市檔案局移交的檔案，應附有案卷目錄，移交檔案時，應履行嚴格的交接簽字手續。

三、檔案管理、利用

（一）檔案室要及時接收和保管好本單位形成的文書、基建、財會檔案，保證這些檔案的系統和完整。

（二）檔案管理人員要熟悉檔案情況，編制出實用的檢索工具，做到能準確、迅速地查找檔案。

（三）檔案庫房要配備必要的安全設施，搞好“九防”（防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠），確保庫房內外衛生清潔。庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃品。

（四）庫房內檔案箱柜排列要整齊，對永久、長期、短期檔案要分別排列存放，對所保管的檔案要定期進行檢查，發現破損和模糊不清的，要及時修復和復制。

（五）檔案管理人員要模范地遵守黨和國家的保密規定，認真做好檔案的安全保衛工作。

（六）借閱檔案要嚴格登記手續，借出時間不得超過三天，逾期不還者，管理人員要及時追回，確保檔案不丟失、不損壞。

（七）借閱檔案者，要愛護檔案，不準在檔案材料上圈注、涂改、污損，更不準拆卷。未經批準不準復制檔案。對經批準摘抄和復制的檔案，不得擅自對外公布，不得翻印，不得隨意擴散。

第五篇：機關檔案工作管理制度

文書檔案工作管理制度

第一條為了進一步提高本機關檔案工作水平,逐步實現機關檔案管理的規范化、制度化、科學化，依據《中華人民共和國檔案法》和檔案管理有關規定，結合工作實際，制定本制度。

第二條機關檔案是指在各種會議、活動和機關日常工作中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條機關的檔案工作必須嚴格遵循國家有關法律法規，依據檔案管理有關原則、規定，實行集中統一管理，確保檔案的完整與安全。

第四條機關檔案工作的組織領導：

（一）機關的檔案工作由主管領導，檔案員具體負責，其業務工作接受上級檔案部門的指導與監督。

（二）機關檔案確定一名領導分管檔案工作，檔案員負責本機關各有關資料的收集、整理、歸檔工作。

（三）辦公室應視情況酌情加大投入配備設施，運用計算機等現代化科技手段管理檔案，廣泛運用計算機檢索，實現檔案管理現代化。

（四）機關各辦工作形成的有關資料建檔工作，由辦公室牽頭，建立檔案工作網絡，確保機關檔案的完整和齊全。

第五條本機關檔案工作職責

（一）統一管理本機關的全宗檔案；

（二）對機關日常形成的文件、材料、聲像資料的收集、整理、立卷、歸檔工作；

（三）為檔案的利用提供服務；

（四）檔案的統計、保密和安全管理工作，定期向檔案館移交永久性的檔案。

第六條檔案的保管期限的確定和立卷歸檔原則按照上級檔案 管理部門的要求規范操作。

第七條各類材料的歸檔時間為：紙質文件、電子文件在次年三月底前歸檔，其他材料檔案按其完成的時間歸檔。

第八條加強檔案的安全保護，健全防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，確保檔案完整。

紙質材料檔案、聲像材料檔案等不同載體類型的檔案，應分別保管。

第九條檔案利用的原則：

（一）檔案人員嚴格遵守保密制度，保守機密。不隨意提供檔案或擴大利用范圍。

（二）本機關工作人員借閱、利用檔案，需辦理借閱登記手續。外單位因工作需要閱查檔案，須持單位介紹信，并經有關領導同意登記后，方可查閱。檔案一般不外借，特殊情況須經辦公室主管領導批準。

（三）借閱的檔案資料必須妥善保管，并注意保密，不得轉借。各級各類人員查閱、利用檔案，對所查閱、借閱的檔案要嚴加愛護，嚴禁在案卷上圈劃、涂抹、折疊，更不得拆卷和撕毀。凡失密、損壞檔案者，將按檔案法和保密法等有關規定予以處理。

（四）檔案借閱用畢后要及時歸還。借閱時間一般不得超過15天；如繼續借閱，須另行辦理繼借手續。

第十條對借閱較重要的檔案，并已利用的，應及時做好利用效果的登記工作。

第十一條做好檔案的統計工作，每年立卷歸檔完畢后，進行統計，填寫統計報表，按時報檔案行政管理部門。

第十二條根據保管期限的規定，應對本機關檔案定期進行鑒定。鑒定工作在機關主管檔案工作的負責人主持下，由上級有關部門組成鑒定小組，對已到期的檔案進行鑒定，提出保存或銷毀檔案。