第一篇：公文寫作中存在的問題及解決辦法

公文寫作中存在的問題及解決辦法

常見問題：

一是反映新情況、新問題而富有新意的材料所占比例甚低； 二是思考和表達問題的角度老化； 三是為“新”而新，偏重在文字上玩游戲。主要原因：

一是缺乏“出精品”的意識，因而在新情況面前造成觀察力捕捉力不強； 二是全新精神不強，在寫作上容易出現從眾心理和畏難情緒； 三是思路單一，缺乏積累。捕捉新情況選擇新角度的要領和方法：

一、緊跟黨中央部署和改革開放的新形勢，帶著問題去觀察比較，從變化中捕捉新情況。一要緊跟黨中央新的戰略部署和重要指示的發表，及時去投入研究，這是捕捉新情況必須要掌握的首要一條；二要從群眾貫徹黨的指示的反映中，觀察新的思想去向；三要從對同類工作的歷史對比觀察中，及時捕捉變化的新情況；四要從工作出現的新問題中來捕捉研究新課題。

二、講區別，求新意，勇于推出新的經驗和理論

三、超出以往，另辟新路，尋求表達的新角度 框架設計構思過程：

主要任務，一是提煉和確立主題思想；二是確定思想，選定展開的層次。構思中存在的主要問題及原因：

一、構思不充分

趕材料，或因下功夫不夠，出現了硬寫的情況。從成文的材料中可以看出填空寫法的痕跡。平時，我們講搞教學背課的時間比例是四比一，我看構思和寫作的時間比例也要在這個比例數之上。有的作者不要說細構思，就連粗構思都沒搞好就草率動筆。

二、對材料的主題提煉和標題的制作下的功夫不足

出現了對主題思想把握不準，缺乏新意。在大小標題的提煉制作上平淡、膚淺，甚至還有抄襲別人之嫌，給人一種“熟面孔”的印象和感覺。

三、思路展開不順暢

對層次的劃分有分不開“檔”的情況，有的不管什么材料都是清一色“三三制”，有的給人一種硬分或勉強的感覺。

四、對層次內容安排輕重分配不當，出現前空后累贅的問題

有不少作者頭腦中形成了一個法定的寫作模式，就是第一大層次只能寫抓學習提高認識，并標榜為“先務虛”。結果使材料的第一大層次不僅虛了，而且空了，所采寫的例子很難用上去，都壓到后邊幾個層次中去，造成整合堆砌的累贅狀態。

掌握機關應用材料構思謀篇的思維特點

一、認真研究和掌握機關應用材料寫作構思的思維特點

（一）為材料寫作構思提供堅實的準備基礎

四多：多讀書以積累知識；多考慮事理以豐富才能； 多研究觀察以事物的聯系；多練習按文思來運用文辭。

平時就要多讀書，搞好革命基本理論和多學科多專業知識的儲備；經常注意學習中央的文件，把握精神實質，研究形勢變化而引發的新情況、新問題；結合現實生活中的實例多進行分析評判是非功過的思維訓練。

（二）掌握和運用構思機關材料所需要的思維方法

我們的思維必須受黨的方針政策、工作重心、會議的議題、集體決定、領導意圖的約束，從內容到形式不能摻入作者的主觀思想。常用的思維方法是：分析與綜合、歸納與演譯、發散與集中、性化與量化、系統與具體、比較與優選等邏輯思維方法。不要用自己的觀點學說，過多注重想象和創作，使寫出的材料有失莊重和嚴肅。

二、精心提煉，使主題思想準確新穎

（一）把握“主題”的四性，準確地加以提煉

客觀性、主觀性、觀念性、時代性

（二）根據機關應用材料寫作主題表達語義的顯在性，將主題內涵鮮明地凸現出來

1、大標題就是本篇的主題思想。

經驗材料、典型事跡材料、調查報告、工作研究

2、兩個部位來表達主題思想

工作總結：一是在對前段工作總的形勢的評價上；一個是對下一段工作的總的指導思想概括上。

3、開篇第一段表達主題

領導講話的主題思想往往體現在開場白的一段話中，即表明這次講話的針對性和要講的幾個點的交待上。

（三）力戒庸、陋、襲，提煉出新穎獨到的主題

1、把所寫的內容臵入社會大背景、大環境中去把握。

從大到小，以社會宏觀來把握一篇材料的價值和走向；從小到大，以它來折射出宏觀社會所需要的精神。

2、提煉和表達主題不單單是在文字上推敲出花樣。

深化主題是一個思維過程。一是提出問題要尖銳、鮮明，就是要敢于提出自己的觀點。發前人所未發，言前人所未言，提出的問題發人深思，富有超前意識。二是分析問題要深刻全面，使主題自然展開，層層深入，以內在的邏輯力量使主題深化。三是解決問題正確合理，以解決問題的較強目的性、透明度和正確的實效，來證明深化主題。

3、運用多向思維開拓文思

4、調動積累，在借鑒中出新

三、熟練掌握材料結構的方法和要領

（一）按表達主題的需要來考慮材料結構的安排

1、主題和結構的關系。主題是全篇的中心，層次劃分必須服從服務于突出主題。在布局時，要考慮把主體思想貫穿材料全過程，從整體結構上充分給予反映和體現。

2、主題與層次的關系。每一個層次對于整篇來講，它是一個點、一個步驟，它顯示著作者某個階段思維的凝聚。主題思想要為其在每個層次中的體現賦予任務和提出要求。每個層次要從不同的側面、不同程度上發揮好表達主題的作用。

3、各個層次之間的關系。

一個層次，在主題思想指導下，有它相對獨立的內容，表達一個中心意思，這就是層次的單一性和完整性。但是將各個層次從表達主題的全局來看，就可發出層次與層次前后連貫，構成一種不錯位的承接序列。這就是層次的集體性，即每個層次各有分工，相對獨立。但分則成段，合則成篇，任何一個層次都不能游離于其它層次之外。

（二）按材料的不同種類來確定結構的方式

1、領導講話稿的結構：

對大階段工作總結講話結構層次：對總的工作形勢評價－－工作開展的成績、特點－－工作開展的經驗體會－－工作中存在的問題－－今后的任務和要求。

對會議的總結講話稿結構：會議的基本情況－－會議收獲－－深入貫徹會議需要抓好的幾個問題－－關于會議貫徹的安排和要求

2、向上級作的工作匯報材料結構：本單位貫徹上級指示，開展某項工作的基本情況－－開展某項工作的經驗和體會－－存在的反映的問題和下步工作打算

3、參加上級會議的匯報和傳達材料的結構：會議基本情況－－會議的主要精神－－關于傳達貫徹上級會議精神的建議和方案

（三）按照內容的不同來確定安排思路劃分層次

工作經驗、先進典型事跡材料常用的結構方式：

1、按事物的發展順序安排層次

每一層次就是一個大的的工作階段，有利于探索每個階段的特點。

2、按平等并列關系安排層次

材料的各個層次呈現“并列”關系，各個層次從不同的側面，不同角度表現工作狀況，揭示觀點，展現經驗。

3、按逐層深入的方式安排層次

各個層次之間呈現“遞進”關系，層層深入，使材料步步推進，由淺入深。

（四）要考慮到各個層次的均衡協調

要盡量考慮劃分為三個層次以上，從整篇材料看，這樣顯得重心穩定，而分兩個層次的材料就顯得重心不穩。各個層次的分量要基本均衡防止出現前后輕重不一，給人不均勻的感覺。不要采取前者前、中者中、后者后的呆板敘事方法，講究起伏變化，把所寫內容采取優化組合，均衡地分配到各個層次中去。

推敲提煉層次標題

提煉層次標題在機關應用材料寫作中的重要作用：一是有利于作者準確地駕馭全篇材料，分層有序的集中表達主題思想。二是有利于提綱挈領地統率材料。在應用材料寫作中，材料要靠觀點來串。一篇應用材料只要主標題和各層次標題一列出來，就會綱舉目張了。三是有助于讀者論難地把握材料要點。

一、提煉制作層次標題上存在的問題及原因

（一）思路雷同，標題相似

（二）標題老，套話多。“大力抓什么”、“在什么上下功夫”、“加大力度”，沒有認真研究如何在工作上加大力度

（三）矯揉造作，玩文字游戲。“研究新情況”、“解決新問題”、“樹立新觀念”、“講究新思路”、“展示新形象”、“創造新經驗”等。

（四）不注重從思想內涵上提煉。對層次標題的提煉，外部看到的是對文字的錘煉，其實起作用的是從思想內涵上的提煉。

二、掌握提煉制作層次標題的要領

（一）掌握層次標題對主題具有向心性的特點，主題，精心提煉設計好層次標題。

一是從主題思想出發，明確和研究它對每個層次為體現主題所賦予的表達任務，適度、準確地在標題中表達出來。

二是堅持局部服從服務于整體，為深刻表達主題增光添彩。

（三）“煉意”、“裁辭”，搞出體現思想內涵的層次標題

一是把握好“文以意為主”的原則，正確處理好煉意與煉辭的關系。在寫材料中要抓住根本，經過極其艱苦地思考，把握住最能體現內容的新意上，在此基礎上，再對文字表達進行反復推敲，使之意辭一致，提煉出意深文新的層次標題來。

二是精心反復提煉，制作出“舉”精之要的層次標題。標題是不是最能體現和表達材料的思想內涵和意義。

三是堅持創新，不斷提煉和制作出意新語新的層次標題。

段落開篇的寫作方法

意義：文章的開頭可以提示文章的題旨，文章的結尾體現其主旨。

文章開頭寫作的難點：一是機關應用材料本身是反映黨委、領導工作實踐的嚴肅文體，但又要在層次進入上體現新穎活潑，這兩者關系不好處理。二是同一工作內容，在同一時期內，諸多單位都要反映。有的是處復一年的反映，材料層次進入既要有本單位的特點，又要防止和別的材料進入雷同，這種情況難解決。三是材料的層次進入，不是一個開關，而有若干個。開頭的次數多，方式不能單一，而且要有變化，搞好若干個層次進入方式的優化組合，達到這方面的標準要求更難。

一、在機關應用材料層次進入中存在的問題

（一）層次開頭進入方式的“俗”和“平”。

（二）進入手法的單一呆板，缺乏變化。

（三）“解題”現象的出現。“解題 ”是多余的。

二、層次進入的寫作要領

層次標題列出后，可以直接進入，或擺出矛盾；或直接敘述；或列出體會。堅持開頭要提示文章主題這個總的指導原則。

（一）材料層次進入的基本原則

一是新奇引入。二是富有氣勢。三是開門見山。機關應用材料，不同于文藝作品，它要考慮表達的明快，宣傳的快捷，所以在材料進入上講求開門見山。

（二）幾種材料層次進入的方法

按時間順序進入、直敘、論證、以事件導入、以推出新情況進入、以擺出問題、揭露矛盾來進入、以引用偉人語錄、名人名言來進入、以提問進入、以經驗和體會進入。

（三）講究變化，優化組合，增強材料多層次進入的整體綜合效果

從整篇材料看，一般至少三個層次，至少要有三次材料層次進入的機會。三個層次進入的方式要多樣、和諧。

第五章 背景材料的運用

作用：具有堅實的依托作用，井架了材料表達的厚度；井繩對比性，駕馭材料表達的力度；特殊的背景材料的運用，大大井繩了材料的個性色彩和吸引力；

一、運用背景材料方面存在的問題

一是忽視背景材料的運用；二是用法單一，把背景材料僅僅當與一個“牌子”和“標簽”。

二、運用背景材料的要領

（一）增強運用背景材料的意識，把運用好背景材料貫穿到材料形成的全過程。

注意從弄清眼前情況的來龍去脈上去了解有價值的歷史背景；從工作難度中了解其所處的環境背景；從其獨特的經歷和變化中，掌握其具有個性特征的背景。

（三）緊緊圍繞深入表達主題精選精用

背景材料的運用是為了表達主題，深化指導思想服務的。

第一種是為襯托和表達英雄人物所處環境特殊的背景材料。

第二種是在典型人物遇到思想矛盾和斗爭時插入有關的背景材料，來襯托其在思想斗爭中得到幫助和升華。

第三種是表明被寫單位的超前意識是有淵源的，而且是不斷在改革中完善和發展的。

（三）按照材料表達需要，運用背景材料

用在以下幾個部位：一是在材料的開關，即導語部分；二是在導入問題時所運用的背景材料；三是在揭露矛盾時運用背景材料；四為了說明問題而插入的地理背景材料。五在材料中進到有關工作發展狀態或業務技術性很強的項目時，需要加以說明而插入的背景材料；六在材料展開中，涉及到與典型人物相聯系的單位或個人時，需要給予介紹說明所插入的背景材料。這種插入的原則是哪個部位需要就在哪里運用。

第七章

增強機關應用材料寫作的指導性

第一節 指導性在機關應用材料寫作中的重要意義

一、機關應用材料寫作具有特定的指向性

１在寫的材料給誰看的問題上指向性很強

２機關應用材料的選材和主題提煉的視角始終要指向現實社會生活中特定的范圍

二、讀者對機關應用材料的閱讀在于把握內容、獲取信息、指導行動

三、指導社會實踐是機關應用材料寫作的最根本的實用價值

第二節 在把握機關應用材料指導性上存在的問題

一、僅于完成寫材料的任務，忽視對指導性思考

二、在寫作中，過多地考慮如何對被 寫單位或個人評功擺好，忽視從對同類單位或個人的分析和研究中尋求指導性

三、雖然也注意了對指導性的研究，但經常出現“慢半拍”的現象

第三節 增強指導性充分發揮機關應用材料的作用和效能

一、要弄清指導性在不同材料中的各自體現

（一）在為領導寫的講話材料中，指導性重點體現在兩個部位，一是對講話針對性問題的列舉上。二是對工作的部署，完成任務的指令性要求和要注意的問題上。

（二）在反映新情況的材料中，指導性重點體現在對新情況和難點問題的分析和為讀者提供的認識和解決新情況、新問題的新思路和新辦法上。

（三）在先進典型事跡材料中，指導性主要體現在典型的先進思想性和可學性上。

（四）在經驗材料寫作中，指導性體現在對共性問題的研究，有針對性地提供好的工作方法和管用的經驗上。

（五）在工作研究的材料中，指導性體現在通過對工作熱點、難點問題的研究，推出的研究戰果上。

二、強化幾個意識，使機關材料的指導性建立在堅實的基礎之上

緊跟意識；超前意識；量需而作；克難意識；深究意識。

量需而作，要把握住兩個方面的需求：一是要把握住領導干部在抓工作中的需要。從他們的困惑和苦衷中捕捉到抓工作應該突破的瓶頸和難點，有針對性地研究和探討，給領導及時提出工作建議和提供決策依據。二是要把握群眾在思想、工作和生活中需要解決的“扣結”

和實際問題，有針對性地尋求已經解決得好并取得經驗的單位，及時進行總結，給其他單位以提示和指導。

要勇于攻克難點：一是不搞急功近利，要把寫作的重點放在攻克和反映難點問題上，攻克難點要付出很大代價，而且有時藥費了很多時間和精力，也不一定能出好的結果。二是要深入一線，在和領導、群眾同甘共苦中捕捉難點。

......

第二篇：公文寫作中常見問題及解決辦法

公文寫作中常見問題及解決辦法

今天主要想和大家從公文的文面結構、容易用錯和寫錯的字、標題寫作中一些常見問題的處理、公文結構層次序數的規范、數字運用的規范、字體和字數的規范、標點符號的運用、公文用印、主題詞的提煉、版記標識等十個方面就公文寫作中的常見問題和解決辦法進行學習和探討，目的在于進一步提高我們公文寫作和處理的能力，促進公文寫作和處理的進一步規范。

一、公文的文面結構主要有哪些要素？

公文的文面結構即公文格式問題，是公文規范性的重要體現。按照中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發《黨政機關公文處理工作條例》的通知（中辦發[2012]14號）規定，由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、引發機關和印發日期、頁碼，共18種要素組成。

主要的要素有八個方面：即版頭、發文字號、標題、主送機關、正文、附件、發文機關（落款）、成文日期。

（一）版頭

（1）“紅頭文件”。文件的首頁上端，印有“×××文件”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。

（2）“白頭文件”。即不用版頭的文件，一般用于印發領導人的講話等文字材料。

（二）發文字號

由機關代字、年份、發文順序號組成。

發文機關代字 + 〔年份〕+ 發文順序號

機關代字是發文機關的簡化代稱，一經確定，不得隨意改動。年份用公元紀年標記，使用阿拉伯數字，并用六角方括號括住。位置居中略下（縱向）或左下。順序號，使用阿拉伯數字，如“58號”。寫作“第58號”或“058號”均不規范。

（三）標題

由發文機關名稱、事由和文種組成。

機關名稱 +（關于）事由 +（的）文種

如：中共政協西安市委員會黨組關于召開政協西安市

第十三屆委員會第一次會議有關問題的請示 政協西安市委員會辦公廳關于報送《關于我市

節能減排工作情況調查報告》的函

（四）主送機關

公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

如：政協西安市委員會 或 西安市政協 或 市政協

中國國民黨西安市委員會 或 民革西安市委員會

或 市民革

頂格，后加冒號。少數直接面向社會或全體的文件可省略主送機關。

該要素要注意主送機關之間的排列順序和標點符號的使用。從系統的角度說，應按黨→政→軍→群的順序排列，四大班子排序應為：黨委、人大、政府、政協；從級別的角度說，應按由高至低的順序排列。不同系統、不同級別的主送機關之間用逗號隔開；同一系統、同一級別的主送機關之間用頓號隔開。如：以市委或市委辦向下行文，主送機關為“各區縣黨委，市委各部委，市直機關各單位，各人民團體黨委（黨組）。各主送機關間用逗號而不是用頓號隔開，是因為它們雖處于同一級別但分屬于不同系統。

當公文的主送機關為平級機關時，可按公文的內容與主送機關關系的密切程度安排先后順序。

（五）正文

公文的主體，用來表述公文的內容。

排印正文時，標點符號應尾隨文后，即點號不能打頭，標號不要拆開。數字、年份也不能拆開回行。

（六）附件、附件說明和附注

附件即公文正文的說、補充或者參考資料；附件說明即公文附件的順序號和名稱；附注即公文印發傳達范圍等需要說明的事項。

附件寫在正文下，空一行，左空2字，用3號仿宋體字標識。格式為：

附件：序號 + 標題 + 件數（新規定沒有件數）

如：

1、市政協調研組人員名單 1件

2、調查表（表

一、表

二、表三）3件

附件的標題不加書名號，標題與件數空一字距，其末尾不加標點符號。如果寫作“附件如文”、“附件×份”是錯誤的。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

附件不是“副件”，有的對正件起說明、解釋和證實作用，有的則用于向上級機關報送或向下級機關批轉的附件，此類 4 附件實際是主件。

（七）發文機關（落款）

署發文機關全稱或規范化簡稱。

黨的文件一般寫落款，并必須寫全稱；政府機關僅以版頭和印章為標志，不寫落款。

（八）成文日期

署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文，署最后簽發機關負責人簽發的日期。

會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準。領導簽發的，以簽發日期為準。聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準。法規性文件以批準日期為準，或者在正文最后專門規定具體生效和開始執行的日期。特殊情況署印發日期，如電報。

發文日期必須寫明年、月、日。政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯數字。

二、容易用錯寫錯的字詞如何區辨？

（一）“二”與“兩”

使用“二”的地方：

1、自然數。

2、序數、小數、分數。

使用“兩”的地方：

1、一位數的基數。如“兩臺機器”。

2、概數。如“三兩天”。

（二）“倍”的運用

“倍”雖是一個比較簡單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見的。一是與“增加了”合用時的誤用。“增加了”是在原數基礎上，向上增加若干個原數。二是與“增加到”合用時的誤用。“增加到”是包括底數，指增加后的總數。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因為“倍”只能用于增加，不能用于降低或減少。如果用于減少，就應該加“負”字。

（三）“以上”與“以下”的運用

“以上”、“以下”等詞與前面的數字連用，這種表達方法的數目概念，習慣上應包括前面的本數在內，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應把本數排除在外。但是，為了使界限的劃分清晰準確，應注明本數是否包含在內。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內。”或“十四歲以下（包括十四歲在內）兒童不得入內。”

（四）“制定”與“制訂”的運用

“制定”即制作、定出。公文中習慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十八次代表大會，為我們制定了全面建成小康社會和全面深化改革開放的目標”

“制訂”即制作、訂立。公文中習慣用于具體規章制度的訂立。如：辦公廳相繼制訂了全委會工作規則、常委會工作 規則等會議工作制度。”

（五）“物質”與“物資”的運用

“物質”即能觸及、能見到的客觀存在的東西。多用于哲學和物理學上的抽象概念。

“物資”即指具體的財物資源。

（六）“需要”與“須要”的運用

“需要”是對“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動詞，后可帶賓語。

“須要”即說明“應當”、“必須”的意思。詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。

（七）“權力”與“權利”的運用

“權力”即可以管轄、統治、支配別人的權柄，受其管轄者必須服從。

“權利”即指一定的人被規定賦予的可以享受的權益。如：“公民有監督公共權力正確行使的權利。”

（八）“截止”與“截至”的運用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……為止。

（九）“違反”與“違犯”的運用

“違反”即不遵照，反著方向做。

“違犯”即違背，觸犯。

（十）“以至”與“以致”的運用

“以至”即到，直到。用于時間、數量、范圍的延伸或擴 大。

“以致”即由此而造成，用于下半句的開頭，表示結果。

（十一）“象”與“像”的運用

在公文寫作中重點要注意，當“像”作為比喻詞或作為其它系動詞時不能寫作“象”。

（十二）“的”、“地”、“得”的運用

“的”、“地”、“得”是結構助詞，在口語里都念“de”。

“的”用在名詞前，是定語的標志。“的”有時是語氣助詞。（如何辨別？

1、去“的”意不變，為助詞，反之為“的”字結構。

2、“的”字結構后邊都可以加名詞，而助詞則不能加。

“地”用在動詞前、形容詞后，是狀語的標志；

“得”用在動詞后、形容詞前，是補語的標志，回答“怎么樣”的問題。例如，這一仗，同志們打得勇敢、打得頑強、打得漂亮。

圖例：這樣的表示方法，可以幫助我們清晰地看出，那些是句子的主干，那些是枝葉，主干和枝葉怎樣搭配。一般情況下，用“=”表示主語，用“—”表示謂語，用“彎曲”的線表示賓語，用“（）”表示定語，用“{ }” 表示狀語，用“【】”表示補語。

這些，我只是從一般的情況講的。其實，字可以作句子成分，詞和詞組可以作句子成分，句子也可以作句子成分。如名詞不僅可以作主語，還可以作賓語、定語。動詞不僅可以作謂語，在一定的條件下還可以作主語和賓語。聯合詞組（兩個或幾個并列的詞）六種句子成分都可以作，如名詞性的可以作主語、賓語和定語，動詞性的可以作謂語，形容詞性的可以作謂語、定語、狀語、補語；主謂詞組也是六種成分都可以作；至于句子作句子成分，那就是復句或多重復句了。還是先易后難吧！建議大家好好地學習學習現代漢語語法知識（什么是語法？—語法是現代漢語組詞成句的規則。普通話是現代漢民族的共同語——以北京語音為標準音，以北方的方言為基礎方言，以典范的現代白話文為語法規范）。

同時，請大家抽點時間學習學習修辭和邏輯。語句通不通是語法問題；好不好是修辭問題；對不對是邏輯問題。“語法可以使人規矩，修辭是人敏銳，邏輯是人精巧”。建議大家一定要學。

（十三）“部署”與“布置”的運用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具體工作和事項的安排。

（十四）“既”與“即”的運用

“既”是并列連詞，通常與“又”配對使用。

“即”相當于判斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。

（十五）“和”、“與”、“及”的運用

“和”口語色彩比較濃；“與”帶一些文言色彩，常用于比較鄭重的場合；“及”連接的成分雖然也是并列，但表達的意思上有輕重的分別，即前重后輕。

（十六）對、對于”，“對于、關于”，“經過、通過”的運用 這幾組公文中常用的介詞，用法或功能相近，共性較強，但是否可以通用，要斟酌實際情況，避免誤用。

“對于”和“關于”。表示關涉用“關于”，指出對象用“對于”；“關于”有提示作用，組成介詞短語可以做標題，尤其在公文標題中不可缺少，“對于”則沒有這個功能。

（十七）不當使用模糊用語

模糊用語，即語意不夠明確、不夠具體的詞語。在公文中，適當使用模糊用語是必要的，它能起到確切詞語所起不到的表達效果。然而，有些公文是不能使用模糊語言的。

（十八）關聯詞語使用不當

關聯詞語是指復句的分句之間起連接作用的詞語。關聯詞語大都是連詞，如，“因為—所以、不但—而且、雖然——但是，與其—不如”等；還有少量副詞，如“也、又、都，和、與、同”；還包括一些起連接作用的短語，如，“一方面——另一方面、不是—而是”等等。

關聯詞使用不當也是常見的問題，值得引起我們足夠的重視。

三、如何處理公文標題寫作中的幾個棘手問題

（一）解決轉發性通知標題冗長繁瑣問題

層層轉發公文，由于“過橋”機關多，很容易造成該類公文標題冗長繁瑣，如“裹腳布”似的，解決此問題辦法有四：

（1）只寫轉發第一次轉發機關的通知；

（2）直接轉發原文件；

（3）在標題中只出現上一級機關轉發通知的文號；

（4）只用本機關發文的標題，而將其它機關的標題概括為文件。

例如：《國務院辦公廳轉發民政部關于規范村民委員會印章使用和管理工作的意見的通知》，省政府再轉發就會出現“通知的通知的通知”的問題。怎么辦？可以直接轉發民政部文件的標題，即《陜西省人民政府辦公廳轉發關于規范村民委員會印章制發使用管理工作的意見的通知》（陜辦發【2001】193號。

辦公廳轉發、印發市政府或市政協同意的文件時，文件開頭要寫“經市人民政府同意”或“經市政協同意”。

（二）標題中標點符號的運用問題

為了保持標題簡煉和整潔大方，一般地能夠不用標點符號的盡可能的不用。非用不可的有下面幾種情況：

（1）可用書名號。主要用于法規、規章名稱和被批轉、11 轉發的公文標題等。

（2）可用問號。如：《人的正確思想是從哪里來的？》

（3）可用引號。如：《中共中央關于堅持“少宣傳個人”的幾個問題的指示》

（三）長標題的排列

根據標題長短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局勻稱、美觀，不可割裂題意，即一個詞不可斷開分在兩行。

如:中國人民政治協商會議西安市第十三屆委員會

常務委員會工作報告

中國人民政治協商會議西安市第十三屆委員會

第二次會議關于政協十二屆委員會 常務委員會工作報告的決議

(四)結構層次序數是如何規范的？

第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

(五)公文中的數字運用有哪些規范要求？ 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

黨的公文用阿拉伯數字書寫成文日期。不標明主送機關的普發式公文（決議、決定、條例、意見、規章等）加括號標注于標題下方居中位置。

例：政協西安市委員會關于加強界別工作

發揮界別作用的意見（2008年8月20日）

年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。

同一文件中同類數量的表示方法應前后一致。

(六)公文字體和字數有哪些規范要求？

主標題字號一般應為二號標宋字體，副標題的字號應小于主標題字，大于或同于正文字。正文用三號仿宋體。

2011年11月5日，中共中央辦公廳通知“經中央批準，中央文件統一采用國際標準A4紙型同時對文件版型做出調整”。從2012年1月1日起不再印發16開紙型中央文件。

以A4紙型編排，每頁文字22行，每行28字。公文主題詞用三號標宋字體，“主題詞”三字應用三號黑體。

公文中的頁碼用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

2011年11月5日，中共中央

(七)正確使用標點符號有哪些講究？

1、并列短語中的頓號、逗號的使用。

并列短語中各成分之間如果沒有顯著的停頓，當中不需用頓號。如“工農業生產”不寫成“工、農業生產”，“五六個”不寫成“

五、六個”，“各區縣”不寫成“各區、縣”，“青紅皂白”不寫成“青、紅、皂、白”。

并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應用逗號。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盤子，都放出晃眼的光。”

2、破折號、省略號同點號連用。

破折號和省略號都是標號。用在有停頓的地方，不論是句中或句末，如果本來應該用點號的，可以用了點號再加破折號或者省略號。

3、引號同點號連用

凡是完整地照錄別人的話，末了的點號（多為句終號）放在引號之內。如：俗話說：“到什么山上唱什么歌。”又說： 14 “看菜吃飯，量體裁衣。”

凡是把引文作為作者一句話的一部分，末了的點號放在引號的外面。如：我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內容，真是“懶婆娘的裹腳，又長又臭”。

4、句內括號與句外括號的使用。

句內括號（即注釋句中某一部分的）緊貼在被注釋部分之后，倘若正文在這里該用點號，點號應放在括號之后，括號內部可以有逗號或分號，但不能有句號，盡管已經是一個句子。

如：這就是說，將群眾的意見（分散的無系統的意見）集中起來（經過研究，化為集中的系統的意見），又到群眾中去作宣傳解釋，化為群眾的意見，使群眾堅持下去，見之于行動，并在群眾行動中考驗這些意見是否正確。

句外括號（即注釋全句的）前邊正文的點號用在括號之前。括號內部如果是句子，可以用句號。

如：全國各族人民間的大團結萬歲！（長時間的鼓掌）偉大的、光榮的、正確的中國共產黨萬歲！（全場起立。熱烈的經久不息的鼓掌，轉為歡呼。）

(八)加蓋印章應注意哪些問題？

發文機關印章是證明公文效力的重要表現形式。總的要求是“上不壓正文，下騎年蓋月”。區別不同情況有以下具體 要求：

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

(九)怎樣提煉公文的主題詞？

首先要說明的一點是，公文主題詞，中央和國務院新近發出的文件已經停用，我市怎么辦，目前還沒接到通知。

主題詞也稱敘詞，是經過規范化的詞或詞組，用于文獻的主題標引或檢索。

撰寫文稿時應在文中標明主題詞，具體要求和做法是：

1、全面審讀公文，確認公文的主題內容，即確認公文涉及了哪些事物和具體對象及問題。

2、認真進行主題分析，找出公文涉及的主要對象。弄清其性質，弄清其歸屬哪方面問題，形成主題概念，對關鍵性語句準確、精煉地進行主題概括。

3、在有關機關正式制發的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對應的最專指的主題詞，其詞形務必與詞表中規定的詞形相一致。

4、如在詞表中沒有與公文主題相對應、專指性強的主題詞時，要在詞表中選取與公文主題直接相關，最相鄰的主題詞進行相配。組配后有多義性時，應放棄組配，直接采用反映公文主題上位概念的上位詞。不能進行組配時，也采用最直接的上位詞。

5、應有效把握對公文主題的標引深度。一份公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個。

6、主題詞的排列次序應科學合理。一般應按主題詞的含義，從內容到形式排列，進行組配時應按以下次序：

主體因素，即反映公文主題的關鍵性概念，如對象、材料、方法、過程、條件等，文中有幾個并列的主體因素時，一般按語法關系和邏輯順序排列；

通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對主題起細分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、對象和問題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國家名、地區名、地名以及機構名稱等方面的主題詞；

時間因素，即公文所涉及的事物、對象和問題存在的時間范圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；

公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報告等。

(十)公文版記如何標識？

公文版記主要內容與標識規范如下：

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號標宋體字；詞目之間空1字。

公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

印發機關和印發日期位于抄送機關之下（無抄送機關在 主題詞之下）占1行位置；用3號仿體字。印發機關左空1字。印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉拍數字標識。

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記應置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。

就介紹到這里，謝謝大家！

第三篇：全市公文處理中存在的問題及其解決辦法

全市公文處理中存在的問題及其解決辦法

李廣陽

公文處理是按照規范要求和規定程序進行文書處理的一系列相互關聯、銜接有序的工作，也是各級行政機關工作的重要組成部分。公文處理工作的優劣直接關系到機關工作的辦事效率，關系到機關的對外形象。近年來，全市各級行政機關公文處理工作能夠執行國務院、省市政府關于公文處理的有關規定，公文辦理質量明顯提高，較好地發揮了以文輔政的作用。但是，在公文處理中仍然存在一些問題，影響了機關工作的水平，有的甚至給工作帶來了負面影響。

一、存在問題

（一）公文處理不及時。在收文處理中，有的不能按規定時限處理文件，有的擬辦意見不到位，致使文件運轉程序出現問題，有的沒有找準政策依據或者沒有根據實際情況提出辦理意見，出現了誤事誤時現象。在發文處理中，因辦理不及時，導致上級機關研究決策或下級機關貫徹執行的時間太少，影響了公文的效用。

(二)公文處理程序不嚴肅。有的機關文件多頭管理，沒有做到“一個關口”管理；有的不按程序簽發文件或簽發不到位，上報文件沒有經單位主要負責人簽發；有的政府部門向下一級政府下發不該下發的文件，甚至內設機構對外正式行文；有的不根據隸屬關系和職權范圍越級報文；有的將文件抄送或直送領導個人。

(三)文字表述不準確。主要表現在：公文用詞用語不恰當，文字表述前后矛盾，人名、地名、數字、引文、計量單位、簡稱運用不規范，也有因文字校對不細心而造成的錯字別字、掉字漏字、多出無用字的現象，使公文表達的意思不準確、不清楚甚至截然相反，影響了公文的處理。

(四)公文格式不規范。主要表現在：文種使用不正確，如：應當用“函”的用成了“報告”或者“請示”，應當用“請示”的卻用成了“報告”；文件的各要素標注不全或使用不正確，如：有的亂標、生造主題詞，有的上報文件使用文頭不對、沒有標注簽發人和“聯系人和聯系電話”；引用文件不規范，將引用的文件標題中的發文機關標在書名號外，甚至沒有發文機關，沒有標發文字號。

二、原因分析

（一）工作責任心不強。個別工作人員沒有樹立起“公文處理非小事”的觀念，沒有樹立起高標準、嚴要求、及時準確地辦理每一件文件的意識，以至于在公文處理中，不作認真調查研究，不作認真思考，敷衍了事，簡單應付，不認真，不細心，沒有負起應負的責任。

（二）不熟悉機關工作程序。沒有認真學習和掌握各級行政機關的有關工作規則、辦事程序、文件審核、審簽程序，沒有把握好工作程序，沒有發揮好工作協調的職責，辦文無頭緒，辦事無章法，工作顯得很忙亂，質量和效率打了折扣。

（三）工作能力不強，業務水平不高。沒有注意認真學習黨和國家的大政方針，沒有加強對行政機關工作人員應具備的基本科學文化知識、行政機關公文處理知識的學習，個人綜合素質不強，業務水平不高，導致了公文處理工作中出現問題。

三、對策建議

（一）公文處理要做到及時，確保公文處理的時效性。公文處理要及時，即講求時效，及時則有效，誤時則誤事。行政公文只有把握時機，及時處理，才能發揮公文的效用。各級行政機關工作人員要樹立及時、準確地辦理每一件文件的觀念，做到件件有著落，事事有結果。印發文件，從起草、審核、審簽、校對等環節都要認真負責，按規定要求和程序辦

理。收文辦理，總體上要求都要快速處理，一般公文應盡快處理，緊急公文必須急事急辦，在規定時間內辦結，按照有關規定，特急公文應在4小時以內辦結，急件需視其復雜程度在24小時以內辦結。緊急電報，特提應在2小時以內辦結、特急應在4小時以內辦結、加急應在24小時以內辦結、平急應在48小時以內辦結。

（二）嚴格公文處理程序，確保公文處理的嚴肅性。公文處理程序是公文法定效力的體現，所以，公文處理程序至關重要。印發文件要按規定程序審簽，采取自下而上、逐級把關、對上負責的辦法進行，一般不得超越職位的管理范圍和權限簽發公文。上報的公文必須要本行政機關主要負責人簽發，并根據隸屬關系和職權范圍逐級上報，一般不得越級報文，也不能將文件分頭多送、抄送或直送領導個人。政府部門依據職權可以向下一級政府的相關業務部門行文，除以“函”的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

（三）公文處理要認真負責，確保公文處理的準確性。準確是對公文處理質量的要求，公文處理關系到機關的整體工作，關系到上下左右的相互聯系，必須準確無誤。印發文件，從起草、審核、審簽、校對等環節，必須要把好文字表述關、格式關、校對關，做到文字表述準確、文件格式準確、文字校對準確。在收文辦理時，要詳細審視來文，注意擬辦意見的準確和全面，公文擬辦要做到情況確實、依據可靠、意見明確、程序規范、簡明扼要、條理清楚，確保準確性和可操作性。

（四）解決好公文處理的具體問題，確保公文處理的規范性。公文處理中經常出錯且不被大家注意的問題，要特別注意解決好，使公文更加規范。

1、關于文件標題引用問題。公文中引用文件，應當把文件標題、發文字號標全，不能用發文字號代替公文標題。正確的標法是：發文機關、主要內容、文種置于書名號之內，發文字號置于括號之內。如《陜西省人民政府關于做好××工作的通知》（陜政發〔2006〕6號）。文內使用非規范性簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。

2、關于公文的段落問題。正文中有“一是、二是、三是”不要單獨成段，建議把這樣的小段歸入一個段落，使“一是、二是、三是”成為一個段落內的層次標記。如以“一是、二是”起首的段落文字太長，用規范的層次序號代替“一是、二是、三是”，使其成為獨立的一個段落。

3、關于請示、報告公文的結尾用語問題。“報告”結尾用“特此報告”即可，不能用“現予報告，請批示”（報告和請示不分）、“專此報告，請審定”（報告不應提出“請審定”的請求）。請示結尾為三種情況：下級機關工作中不明確、認識有分歧的事項，為請求指示的請示，結尾用“請指示”、“請批示”、“妥否，請批復”；下級機關無權力或無能力解決的事項，為請求上級批準或給予解決，為請求批準的請示，結尾用“請批準”、“請予解決”；主管部門提出安排意見或政策性措施，請上級批準并轉發的，為呈轉性請示，結尾用“如無不妥，請批轉×××執行”。

4、關于公文的附件問題。公文如有附件，在公文正文下空1行左空2字用3號仿宋字表識“附件”二字，后表冒號和名稱，不能表為“附”，附件說明表注不能表注在正文中，如“詳見附件×”，附件的序號和名稱前后表識應一致，批轉、轉發、印發性通知因在標題和正文中已做說明，因此，不再表注附件說明。

5、關于公文中機構稱呼的問題。以市政府文件和市政府辦公室文件為例，市政府文件中對各縣政府、縣級市政府、區政府，文件主送機關稱為“各縣、市、區人民政府”，正文中可稱為“各縣市區人民政府”或“縣級人民政府”；對全市多級政府稱為“各級人民政府”。各縣、市、區人民政府辦公室可參照以上辦法使用。

6、主送機關和抄送機關要對應的問題。如市（縣）政府文件一般抄送市（縣）委，不要抄送市（縣）委辦公室；市（縣）政府辦公室文件一般應抄送市（縣）委辦公室，不要

抄送市（縣）委。

第四篇：公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

公文處理工作存在的主要問題及解決辦法（轉載）

一、行文中的常見問題

（一）報送不規范。主要表現在：

1．非領導同志交代直報的文件，違規直接報送領導個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領導個人手中。這樣做容易出現以下問題：一是熟悉辦文程序的領導會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進度；二是對辦文程序不熟悉的領導，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關領導不知情，無人協調，造成工作被動。根據公文處理有關規定，除領導同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領導個人，只能報送秘書部門按程序辦理。

2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領導個人，由領導個人對其內容簽署批示性意見后交秘書部門辦理。既不符合公文處理有關規定，同樣也容易出現與（1）相同的問題。因此除領導直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應一律按要求先送交秘書部門的辦文機構按程序辦理。

各類領導小組要求市委市政府轉發的文件，可先送領導小組領導簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。

（二）濫發文件。主要表現：

1．所發公文屬可發可不發之列。如有些工作，已經召開了專門會議，領導講話和會議精神已經部署，而且涉及范圍較窄，就不應該另行發文。

2．所發公文只是照抄照轉上級的公文。有些單位拿著中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區縣（市）”，所發公文內容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉發。本級機關主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。

3．調整領導小組等議事協調機構成員，每有調整，就要求發文。原則上黨委、政府辦公室只發領導小組等議事協調機構成立的文件，而且有特別明確的規定：今后領導小組如有人員變動，由領導小組辦公室自行調整，由領導小組組長審核后以領導小組名義發文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進行調整呢？

（1）根據上級要求，必須進行調整的。如黨風廉政責任制工作領導小組，今年省委省政府已經對這個機構進行了調整，對副組長的職務要求發生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領導小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應該參照省里調整情況行文進行調整。

（2）根據本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領導小組組長由黨群副書記擔任，現在沒有設黨群副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調整。再者，為了加強對某一項工作的領導，原來是黨委副書記擔任組長的，現在改為書記擔任組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。第三，為了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領導擔任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。另外黨委、政府主要領導有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調整。

（三）行文關系混亂。主要表現：

1．應該黨政分開行文的未分開行文。特別是政府工作安排，不宜送黨委發文。經常出現政府部門拿著政府工作安排方面的文件，到黨委辦公室發文的現象。如某單位拿著《做好行政事業單位帶薪休假工作的通知》送交黨委辦公室，這是政府人事工作，也涉及財政管理，純屬政府工作，就應該送政府辦公室發文。還有如《關于維護價格穩定、保障市場供應的通知》、《做好免除城市義務教育階段學生學雜費工作的通知》、《關于做好春節期間安全生產工作的通知》等方面的文件，都應該送政府辦公室行文。其原因如下：

一是政府工作由政府主管，政府領導是政府工作的第一責任人，政府發文有利于政府責、權、利的統一。

二是政府工作必須實行政務公開，自覺接受公眾、人大及其常委會的監督。如果由黨委辦公室發文，一方面文件的發至范圍往往有嚴格規定，不利于公眾行使知情權，另一方面人大及其常委會不便進行監督。

三是容易造成工作失誤。政府文件的出臺必須經過嚴格的行政程序規定，重要文件還須經過人大及其常委會審議，如果這方面的文件由黨委發文，容易繞過必要的行政程序和監督程序，造成工作失誤。

2．部門行文“升格”為領導機關行文。經常有一些部門，為了使部門意志上升為領導機關意志，將部門文件升格為領導機關行文。一般情況下，本級行文的規格應參照上級行文規格執行。如上級某部門發文布置某項工作，本級黨委或政府落實此工作時，一般由本級部門行文落實，不升格為領導機關行文。另一種情況是純部門工作，部門可以單獨行文或部門之間可以聯合行文的，也不宜由領導機關行文。

3．越級行文。越過主管部門或上一級機關向上請示。如鄉鎮、市直部門的二級機構和直屬單位直接向市委市政府請示，都是違反程序的越級行文。一般情況下鄉鎮不能向市委市政府請示，特殊情況下需請示的，須報縣委縣政府簽署意見后上報；市直部門的二級機構和直屬單位向市委市政府請示，需主管部門簽署意見后上報。

4．本級部門向下級黨委、政府直接下發指令性文件。個別部門為了強調部門工作，尋求下級黨委、政府對本部門工作的重視與支持，經常向下級黨委、政府行文，安排工作。這是嚴重違背公文處理規定的。沒有同級黨委、政府的明確授權，部門無權下發此類文件，下級黨委、政府可以不受理此類文件。

5．請示和報告泛濫。一些部門報送黨委、政府的請示和報告，有些并不是重大事項，有些也不屬于黨委、政府受理的范圍，卻事無巨細地上報。這樣的文件，送到領導同志案頭，增加了領導同志的閱文量，浪費了領導同志的精力和時間。

二、文種使用中的常見錯誤

（一）自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況匯報”等。黨的機關公文主要有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。行政機關的公文主要有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。除此之外的文種，都不能出現黨政機關的公文之中。

（二）誤用文種。把屬于機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。把屬于總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬于規章制度類的文種“辦法”、“規程”、“實施細則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應用文用轉發或印發通知的形式發布，則是規范用法。如“××市委辦公室關于轉發《市委宣傳部××年工作要點》的通知”，““××政府辦公室關于印發《××年××工作實施方案》的通知”。

（三）混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關系不清，行文目的不明，行文性質混淆。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。

在公文處理中這類問題最常見的是“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。如《××關于批準成立××機構的報告》，《××舉行××活動的報告》。兩個標題內容十分明確，就是要求上級解決問題，應該用“請示”而不是“報告”。報告是“向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問”的，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導了解發展情況，掌握工作進度，做到心中有數，不需要回復；而請示是“向上級機關請求指示、批準”的，需要回復，兩者在使用上有很大的區別。有時也存在“請示”和“函”混用。《辦法》規定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項是用函。可是有些單位當有求于對方（不相隸屬單位）時卻用了請示。如同級某局向同級財政局《關于解決××活動經費的報告》或《關于解決××活動經費的請示》，所用的文種都是錯誤的，應為《關于解決××活動經費的函》。

（四）濫用文種。一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定”文種。“決定”這種文種，市級以下黨委、政府一般用于加強自身建設、表彰先進、向英雄模范人物學習等方面，或者用于關系經濟社會大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。

三、版頭使用中的常見問題

（一）版頭混用。將下行文版頭用于上行文。如使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告事項、請示工作、任免干部或批復等。這里應該使用“××（）”的版頭。

（二）使用非標準版頭。使用設計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發文機關字體不莊重等。

（三）使用沒有版頭的白紙印發文件

四、發文字號中的常見問題

（一）年號不全。如：將“2007”省略為“07”。

（二）括弧不對。發文應用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。

（三）位置不當。將發文位置提前到了機關代字前面。如：將“×發〔2007〕×號”錯為“〔2007〕×發×號”。

（四）序號累贅。發文順序號中多加了“0”變成“0×”。

（五）一文多字號。聯合發文時并用了幾個單位的發文字號。

（六）一字號多文。用同一發文字號制作兩份不同的文件。

（七）跳號。沒有按自然數的順序依次排列，中間出現跳號現象。

（八）字第搭配不當。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔2007〕×號。

（九）濫用“發”字。只有重要文件才采用“××發”字號。

（十）自制發文字號。未按規定要求編制發文字號。

五、簽發人標注中的常見問題

（一）上行文未標注簽發人姓名。公文處理規定要求上行文必須標注簽發人姓名。

（二）下行文標注了簽發人姓名。下行文不要標注簽發人。

（三）標注不規范

簽發人標注位置遠離發文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發人標注的字體字號與發文字號的字體字號不一致；“簽發人”與簽發者姓名之間未加冒號。

六、公文標題中的常見問題

（一）缺少發文機關或通過決議、決定的會議名稱。

“決議”、“決定”等文種的標題不能省略發文機關或通過決議、決定的會議名稱。如“中國共產黨湖南省第九屆委員會第三次全體會議關于《中共湖南省委關于認真學習貫徹黨的十七大精神，努力開創富民強省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共湖南省委關于認真學習貫徹黨的十七大精神，努力開創富民強省新局面的決定》，就不能省略發文機關。

（二）用發文字號代替文件名稱

如：“關于××〔1997〕×號文件的批復”，這類標題的事由，除極少數熟悉標題中所述文件的內容的人外，其他人是不能明白的。應將原文件標題或其主要內容明確標注在批復文件當中。

（三）文字累贅。如：《××××人民政府關于認真貫徹落實×政發〔2007〕××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業奪取豐收的情況的報告》，發文機關可省略，所引文件的發文字號應刪掉，事由可概括，改為《關于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標題中常出現文字或詞義重復的現象，如《關于貫徹××××通知的通知的通知》，應為《關于貫徹××××通知的通知》；又如《關于請求解決××××的請示》，應為《關于解決××××的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。如《××政府辦公室關于印發〈關于××××活動實施方案〉的通知》中，后一個“關于”就可以不要。

（四）濫用標點符號。除引用文件用書名號外，公文標題中一般不標注其他標點符號。

（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉市教育局關于建立高等院校學習基地的報告》，誤把被轉發部門的“報告”當作本公文的文種，應在其后補上“通知”這一文種。

（六）發文機關簡稱不規范。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱為“勞社保局”，就不規范。如果是“發展和改革委員會”應簡稱為“發改委”，如果是“人口和計劃生育委員會”應簡稱為“人口計生委”。

七、主送機關中的常見問題

（一）缺主送機關。除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端。

（二）主送機關表述不規范。未按黨委、人大、政府、政協、法院、檢察院、軍隊、有關部門的順序排列；未用全稱或規范化簡稱，如“市府”應為“××市人民政府”；分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統稱，如“市內各單位”。

（三）多頭主送。主送機關不止一個。向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。

（四）主送個人。公文不得主送領導個人。

八、正文中的常見問題

（一）錯別字。主要表現：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”??；（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”。

（二）標點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。

（三）數字使用不規范。應該用阿拉伯數字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數字，如“黨的十七大”錯成“黨的17大”。正文中的數字，部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數

（四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

（五）引文標注錯誤。未按所引用公文的發文時間、標題的發文字號的順序引用。如“你單位××〔2006〕×號文件（關于×××的請示）收悉。”應為如“你單位關于×××的請示（××〔2006〕×號文件）收悉。”

（六）隨意使用字體字號。

（七）隨意設定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規范性簡稱。

九、附件標識中的問題

（一）有附件不標注。

（二）附件名未標全稱。

（三）標注不規范。“附件”二字頂格標注（正確的是頂格空一字）；只標了一個“附”字（正確的是標“附件”二字）；附件未全部標注；附件標題末用了標點符號。

（四）內容不適。在印發、轉發、批轉公文的通知中，錯將所印發、轉發、批轉的公文作為附件特殊說明。印發、轉發、批轉通知和所印發、轉發、批轉件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標注。“關于印發《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無須標注。

十、發文機關標識中的問題

（一）黨的機關公文未標發文機關名稱，用印章代替。

（二）發文機關未用全稱或規范化簡稱。

（三）位置不當。常見的錯誤是居中標識或靠右邊頂格標識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發文機關最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標識協調（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發文機關標識可越過中線：一是發文機關全稱字數多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯合發文單位多，豎列太長影響美觀時。

十一、成文日期標識中的常見問題

（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領導人最后簽發的日期為準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；電報以發出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。

（二）將打印日期作為成文日期。

（三）漢字和阿拉伯數字亂用。黨的機關應用用數字標識：“2005年3月20日”，行政機關應用漢字標識：二○○五年三月二十日。

（四）位置不當或與落款不協調。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發文機關第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應是成文日期第一個字與發文機關第三個字（或中間）對齊，向右排印。當發文機關最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標識是與發文機關標識協調，以保持文面的美觀。

十二、機關印章使用中的常見問題

（一）當用不用。請示、報告等上行文應該用印而未用印。

（二）不當用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發性文件和會議紀要卻用了印。

（三）位置不當。用印既不壓發文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。

（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。

十三、主題詞標識中的常見問題

（一）不標引主題詞。正式公文都應標注主題詞。

（二）將標題簡單分切后分當主題詞標引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內容所涉及的范圍和應歸屬的類別，標題中一般不會出現；標題的主要作用是概括公文的性質和要求，由發文機關+事由+文種組成，其中的發文機關一般不宜作為主題詞標引。因此，標引主題詞時不能簡單地切分標題，而應根據公文內容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現形式后，再按主題詞標引的規范進行標引。

（三）任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國務院辦公廳或上級主管部門統一制發的《公文主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標引主題詞的意義。

十四、辦文流程常見問題

（一）部門報送黨委政府辦理的文件或代擬稿不合乎要求。部門單位到同級黨委、政府秘書部門呈報文件或公文代擬稿，應該提供：

1．合乎規范要求的文件或公文代擬稿。

2．與呈報文件相關的背景材料，如相關文件資料等等。

3．黨委、政府領導是否有批示要求行文。有批示的，來文單位應提供批示件的原件；

黨委常委會議或政府常務會議是否明確要求行文。要求行文的，來文單位應提供會議紀要。

上級黨委、政府是否對同類工作或處理同類問題行過文。本級黨委、政府是否對相關工作或處理相關問題曾經行文。已行文的，由來文單位提供文件。

涉及其他部門協調的事項，應事先進行協調，并提供其他部門簽署的意見。

本單位領導是否簽署意見。沒有簽署意見的，應簽署意見或蓋章。

4．代擬稿的電子文擋。

（二）辦文工作人員對部門送來的文件或代擬稿把關不嚴。收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點：一是是否應由本機關辦理；二是是否符合行文規則；三是內容是否符合國家法律、法規及其它有關規定；四是涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；五是文種使用、公文格式是否規范。六是提供的材料是否準確、完備、齊全。

（三）文稿送審會簽不規范，缺乏主動協調，導致工作被動。文稿校核后，應填寫發文審簽單，由秘書部門負責人注批后送有關領導審簽。文稿送審應安排專門人員呈送，一般按注批單上領導的排名順序，從后至前依次呈送。呈送急件時，由送審人員口頭向領導或領導秘書報告。

呈送急件時，如簽批的領導在市內下鄉，可電話報告并做好記錄，也可將送審稿電傳到所在地黨委、政府辦公室，請其轉呈。如簽批的領導在外出差，可電話報告并做好記錄，如聯系不上，經有關領導同意后，可越過此領導向另一位領導呈送。

每呈送一份文稿，辦文人員應在公文送審臺賬上登記送出時間、呈送領導姓名、重要批示意見等送審情況，便于跟蹤催辦。

辦文人員每次收回領導簽批的文稿后，應逐一做好復核、協調工作。重要批示意見和修改意見要報告秘書部門分管領導和主要領導。主要領導關注的重要文件，要及時報告辦理進度。領導作出批示或修改意見的文稿要附在清樣后，必要時可在原稿上注明是哪位領導做出批示或修改。

（四）忽視公文復核環節。有些單位辦文工作人員為了省事，不經復核就進行登記編號和印制。已經領導審批定稿的文件，辦文人員要對公文格式再復核一至兩次。重點復核文件標題、主送機關等項目是否表述準確，領導審簽手續是否完備，文件格式是否規范等，并對文件的重點修改內容及有關數據指標、專用名稱等再作仔細復核。復核后要完善公文格式要素如主題詞、版記等，認真在臺賬上進行編號，標明緊急程度、秘密等級、發文日期、發至范圍等。然后再送文印室進行印制，文印室制作出文件清樣后，要將清樣校核一次，確定無誤后開印。

十五、請示件辦理時常見問題

（一）沒有建立專門臺賬。收到下級機關的請示性公文，經辦人員要做好簽收工作，并在臺賬上進行詳細登記，并留下聯系人的聯系電話。

（二）不進行嚴格把關，一概接受。辦文人員應認真閱讀請示內容，對存在問題作出相應處理：

請示件呈送機關有2個或2個以上的、請示件送至領導個人而領導個人已經予以批示的，一律不予辦理。

請示事項審批權限在具體職能部門的，應轉有關職能部門辦理或請來文單位直接報有關部門承辦。

越級請示的公文，一般不予辦理，必要時告知來文單位逐級呈報。但重大緊急事項或其他特殊事項，可向來文單位了解情況后，視情況及時辦理。

請示事項未表述清楚的，應向來文單位了解情況，必要時請來文單位修改后再報。

來文沒有附與請示事項有關背景材料或需要補充相關材料的，應及時告知來文單位提供和補充。

請示事項沒有主管部門意見的，應先征求主管部門意見或與相關單位做好協商工作。請示事項涉及其他單位的，應先做好相關單位的協調工作。

請示事項有前卷可查的，應先查先卷后再辦理。

（三）不提出擬辦意見，直接送呈領導。對請示事項明確，政策依據充分的請示，可直接呈送有關領導審批。但對請示事項涉及面廣、政策性強的請示，要先與有關單位進行協調，必要時可提請有關領導召開協調會，提出可行性建議，報領導審批。

（四）領導審批時出現不同意見時，不向秘書部門領導匯報，直接將文件送交下一領導。領導同志對請示事項有不同意見時，要暫緩送批，并向秘書部門領導匯報，與有關方面做好領導批示的落實和協調工作，必要時再提請秘書部門主要領導或報黨委、政府主要領導審定。

（五）回復來文單位的方式單一。請示件辦理完畢后，要根據請示件的內容及辦理情況，及時、準確回復來文單位。回復方式主要有三種：

回復政策性強、請示內容較為復雜的請示件，一般采取行文的方式進行批復，同時抄送有關單位。

領導批示明確，無分歧，且有具體意見的，可將領導批示直接復印或電傳給來文單位。涉及有關單位的，應同時復印給有關單位。

對請示事項領導批示不同意或幾位領導批示意見不一致的，應采取電話或面談的方式口頭回復來文單位，并做好有關解釋和保密工作。

十六、文件管理常見問題

（一）收文不及時，沒有建立臺賬，不按程序、要求進行簽收。有些單位收到文件后，不清點，不登記。對上級來文要（含電子文件）及時簽收，簽收時要核對信封件數、收文單位、信封編號、發文字號等是否一致，確保準確無誤后才能簽收。簽收后要對照發文通知單，清點文件的發文字號、份數、份號是否正確。如有出入，應及時與上級機關聯系，弄清原因，立即更改。清點后要進行登記，按照文件分類，在來文登記臺賬上進行登記，所有要素和項目要一一準確登記。

（二）文件送閱混亂。有些單位收到文件后，就隨意送給領導看，沒有擬辦意見，送閱時沒有登記，不知文件去向，導致文件丟失或泄密。文件管理人員要認真閱讀和領會文件精神，在呈批單上提出擬辦意見，擬辦意見一般是呈送領導（應符合傳閱范圍的要求）簽批建議、分發文件方案等。然后將填好呈批單的文件依次送領導閱批，應配備專門的文件管理人員送簽，送簽前要及時登記送簽時間和送簽領導等事項，并及時進行催辦。領導簽批后，應將領導簽批意見及時告知有關領導和部門進行落實。呈批文件不得橫傳，文件管理人員要及時取回文件并及時送下一簽批人。密級文件原則上只能請領導到機要閱文室進行簽閱讀。特殊情況下可送至領導辦公室，閱后立即取回保管在保密室保密柜內。

（三）分發、翻印不及時。上級機關有明確要求將文件發至下一級的，應按照上級機關要求進行分發，填寫文件分發表。需要翻印的，應及時翻印后發出。

（四）不及時歸檔。有些單位文件長期放置在領導個人手中或其他部門，不及時歸檔。送至領導手中或其他部門的各類文件，都必須及時收回，定期歸檔。

（五）不按要求進行清退銷毀。按照上級機關清退銷毀文件通知的要求，填寫《清退銷毀文件表》，除自留文件外，將密級文件送交上級黨委、政府秘書部門（部門單位送交同級黨委、政府部門或保密部門）統一進行銷毀。（劉松山、蔣萬兵）

第五篇：公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

一、行文中的常見問題

（一）報送不規范。主要表現在： 1．非領導同志交代直報的文件，違規直接報送領導個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領導個人手中。這樣做容易出現以下問題：一是熟悉辦文程序的領導會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進度；二是對辦文程序不熟悉的領導，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關領導不知情，無人協調，造成工作被動。根據公文處理有關規定，除領導同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領導個人，只能報送秘書部門按程序辦理。2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領導個人，由領導個人對其內容簽署批示性意見后交秘書部門辦理。既不符合公文處理有關規定，同樣也容易出現與（1）相同的問題。因此除領導直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應一律按要求先送交秘書部門的辦文機構按程序辦理。各類領導小組要求市委市政府轉發的文件，可先送領導小組領導簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。

（二）濫發文件。主要表現： 1．所發公文屬可發可不發之列。如有些工作，已經召開了專門會議，領導講話和會議精神已經部署，而且涉及范圍較窄，就不應該另行發文。2．所發公文只是照抄照轉上級的公文。有些單位拿著中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區縣（市）”，所發公文內容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉發。本級機關主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。3．調整領導小組等議事協調機構成員，每有調整，就要求發文。原則上黨委、政府辦公室只發領導小組等議事協調機構成立的文件，而且有特別明確的規定：今后領導小組如有人員變動，由領導小組辦公室自行調整，由領導小組組長審核后以領導小組名義發文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進行調整呢？（1）根據上級要求，必須進行調整的。如黨風廉政責任制工作領導小組，今年省委省政府已經對這個機構進行了調整，對副組長的職務要求發生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領導小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應該參照省里調整情況行文進行調整。（2）根據本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領導小組組長由黨群副書記擔任，現在沒有設黨群副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調整。再者，為了加強對某一項工作的領導，原來是黨委副書記擔任組長的，現在改為書記擔任組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。第三，為了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領導擔任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。另外黨委、政府主要領導有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調整。