第一篇：常見公文寫作中存在的問題

公文基礎知識講座

市衛生局辦公室 童 卉

一、什么是文種？文種的確定

文種是公文中具有共同內涵、共同使用范圍、共同成文格式和最能體現公文內容、表現公文名稱的基本分類單位。正確運用文種，是促進公文規范化的重要前提和基本保證。這就要求我們在行文時決不能隨心所欲，必須根據行文目的、公文內容和行文關系以及發文機關的職權、每個文種的適用范圍合理選擇和確定文種。

國家行政機關公文處理辦法規定，法定公文（即國家正式規定的公文）文種有13種：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

常用公文(在某些場合也可稱作一般常用公文)是除法定公文以外的比較經常使用的公文。如：工作要點、計劃、規劃、方案、安排、總結、規則、守則、制度、便函、大事記、講話稿、會議記錄和非正式文件形成的調查報告等。

一般應用公文是指法定公文、常用公文以外的在某種情況下所使用的各種公務文書。如賀信、慰問信、證明信、咨詢信、申請書、倡議書、聘書、賀電、慰問電、唁電、悼詞、鑒定、考核材料等。

二、文種應用方面易出現的問題

日常工作中，文種運用上存在的問題一直很多，最主要表現在兩個大的方面，即廣義公文不分與法定公文不分。

廣義公文不分指的是對法定公文和非法定公文分辨不清，不會正確使用。常見如向下級單位直接下發計劃、總結、安排等情況。

法定公文不分指的是對法定公文的某些具體文種混淆不清，不會正確使用而錯用文種的情況。法定公文比較莊重，格式要求嚴格，存在的問題也特別多。主要是：呈發不分，函呈不分，函發不分，報告請示不分，公告通告不分，通告通報不分，通告通知不分，通報通知不分，批復“批轉”不分，批復決定不分，通報決定不分，批復“復函”不分，公函便函不分等等。今天主要談以下幾個常見的問題：

1、“呈發不分”而錯用文種的具體表現

法定公文按行文關系和行文方向來分，主要分為上行文、下行文和平行文。“呈”一般指將公文呈報上級，通常代表上行文；“發”一般指將公文下發所屬單位，通常代表下行文。上行文過去只有“請示”和“報告”兩種，新法規增加的“意見”文種，也可用于上行文。所謂“呈發不分”，主要有兩種情況：

(1)將應該呈報上級的公文錯用了“通知”、“決定”等下行文文種，或者將“通知”、“決定”等下行文主送給上級機關。其結果，鬧出了下級給上級發通知和作決定的笑話。

(2)將應該下發所屬單位的公文錯用“報告”、“請示”文種，或將“報告”、“請示”類上行文主送給了下屬單位。其結果，鬧出了上級給下級報告和請示的笑話。例如某單位主送下屬單位的一份公文，標題是《關于對XX年財務決算情況審計的報告》。其規范的標題應為《XXX關于19XX年財務決算審計情況的通報》，如有必要可抄送上級機關。若從行文主旨來說確須向上級報告，可選用“報告”文種，但應主送上級機關。

2、“函呈不分”而錯用文種的具體表現：

函呈不分的問題一直相當普遍，人們甚至習以為常。其問題主要表現在以下幾個方面：

(1)不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題不用函而錯用“請示”或“報告。行文和受文單位雙方沒有直接隸屬關系，按規定答復不相隸屬相關的詢問應該使用函，但行文單位卻偏偏用了“報告”，也許以為對方機關級別高，以此表示尊敬。實際上，大可不必這樣做。

(2)向無隸屬關系的有關主管部門請求批準不用函而濫用“請示”和“報告”。這種濫用比前一種情況的錯用要嚴重得多。

3、“函發不分”而錯用文種的具體表現：

主要表現在通知和函不分而錯用上。通知和函的適用范圍以及各自所體現的行文關系本來是很明確的。通知的發文對象一般是自己的下級機關，不相隸屬機關之間則用函行文。但在實際工作中卻常常出現兩者錯用的情況。

4、報告和請示主要區別以及兩者不分而錯用的具體表現 報告和請示雖然同屬上行文，但卻有關明顯不同的行文目的和要求，其內容迥然不別，是性質截然不同的兩類文種。它們的主要區別：一是行文目的不同。報告大多以陳述情況為主，不要求上級批復；請示以請求批示或批準事項為主，要求上級批復。二是公文內容不同。請示可以圍繞請求事項反映情況，陳述意見，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中卻不能夾雜請示事項，即便是內容復雜的綜合性報告也不例外。三是規范性用語不同。如結尾用語，報告多用“以上報告如有不妥，請指示”，請示多用“當否(妥否)，請批復”等。四是成文時間不同。報告大多屬于事后行文，為過去時(也有的屬事中行文)；請示則純屬事前行文，為將來時，待上級批復后執行。

三、什么是行文關系？行文關系的確定

行文關系是各級機關及至各單位相互之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。這種關系，或是領導與被領導、管理與被管理的上下級隸屬關系，或是同等級別和不同等級別的非隸屬關系。行文關系約束公文要遵循一定的方向和程序合理地運行。新《辦法》規定，行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。據此，超越職權和違反隸屬關系的行文是錯誤的。

1、違反行文關系的行文主要表現 違反行文關系的行文主要表現在：(1)文種錯用違反行文關系；(2)黨政不分違反行文關系；(3)隨意請報違反行文關系；(4)亂抄濫送違反行文關系；(5)其他違規行文違反行文關系。

2、違反行文關系的文種錯用主要表現

違反行文關系的文種錯用主要表現在前面說過的呈發不分、函呈不分、函發不分和批復“復函”不分等方面。

其中的函呈不分和批復“復函”不分勢必導致不相隸屬機關及至各單位之間錯誤請示和錯誤批復的泛濫，更應該引起重視。

3、黨政不分的行文主要表現 黨政不分的行文主要表現在：

(1)純屬行政主抓的工作錯誤地由黨委包攬行文；(2)黨的機關公文主送行政部門或單位；(3)行政機關公文主送黨組織；

(4)非黨政機關聯合行文而黨政混雜一并主送。

4、越級上報

新《辦法》規定：“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”、“報告”。請示“一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式……”受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關。“

5、亂抄濫送的下行文主要表現

(1)不分有無關系、有無必要，隨意抄送上下左右諸多單位；(2)把“請示”同時抄送下級機關；

(3)把向下級機關發的一般性公文，無必要地抄送上級機關；(4)對受文單位領導一一抄送。

四、公文標題的撰制

1、公文標題主要特征、結構形式或撰制要求

公文標題是標明公文主旨或事由的概括性題目名稱，除會議紀要外，一般由發文機關(即行文單位名稱)、公文主要內容(即事由)和文種三部分組成也可稱作公文標題的“三要素”。公文標題是個名詞性偏正詞組，而不是句子。其一般構成形式可表示為：發文機關＋關于＋事由＋的＋文種。這樣組合后，其語法結構的特點是：文種為中心詞，發文機關和事由共同充當文種的限制成分。公文標題是公文的“眉目”，它不僅要揭示公文的主要內容，而且要便于閱讀、管理和使用。擬寫公文標題應該做到：結構完整，事由明確，文種恰當，語言規范，文字簡潔，文題相符。

（1）公文標題中的“三要素”能否省略？在什么情況下可以省略？撰制時應如何把握？ 新《辦法》規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。”據此，對發文機關來說，“一般應當標明”則意味著有時可以不標明即可以省略；而在什么情況下省略，法規并未作明確規定。從寫作實踐來看，帶有公文版頭的上行文可以省略發文機關，而下行文則應保留。

撰制公文標題應注意把握以下幾點：

(a)盡量避免省略而撰制完整的“標準式”標題；

(b)下行文的發文機關不省略為好，以利于公文的管理和利用；(c)即便省略也不宜省略兩項；(d)文種無論在什么情況下都不能省略。（2）、無文種的公文標題主要病誤有幾種情況？

(a)一般常用公文被誤作法定公文，致使標題無文種。如《……關于……的規劃》、《……關于……的計劃》、《……關于……的總結》、《……關于……的要點》、《……關于……的安排》、《……關于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版頭，編排發文字號，直接上報或下發。這類公文標題，實際上沒有法定公文文種，不合乎要求，也不倫不類。

(b)批轉、轉發、印發性通知文種被無故舍棄，致使標題無文種。如：將被批轉、轉發、印發的某公文文種視為本公文的文種；將無“通知”文種的批轉、轉發、印發類公文視為省略；將“批轉”、“轉發”等視為新文種。

(c)連一般常用公文文種也沒有而隨意亂造，致使標題無文種。如《關于……的說明》、《關于……的解釋》、《關于……的問題》、《關于……的工作重點》等等。此類標題，實際上也等于無文種。關于前面應有發文機關名稱，未一一注明；若無發文機關名稱，則屬于無行文單位和文種的情況。

2、文種不倫不類的公文標題主要類型(1)并用文種

a、“請示”和“報告”兩種文種并使用。如《關于……的請示報告》。這是最典型也較普遍的情況。

b、其他兩個文種同時使用。《關于XX年XX的決定的通知》、《關于XXX同志任職批復的通知》、《關于對機關檔案管理的決定和轉發的通知》等。

(2)混用文種

不分類別，一般常用公文代替法定公文行文；或者區分不好具體文種，將法定公文文種錯用。個別的還有將“請示”錯用成“申請”的。向上級請求批準，不用“請示”卻用“申請”，屬于文種運用中“大類不分”和“混用文種”中的一種特殊情況。

(3)生造文種

即連一般常用公文文種也沒有，隨意亂造。

另外，有的把“批復”改成“批示”、“批文”等，“批示”曾提出過，但在公文管理法規中從未正式規定。“批文”自新中國成立以來從未有過“批文”文種。

3、“關于”使用不當公文標題的常見情況 介詞“關于”使用不當大體有兩種情況：

(1)放錯位臵。“關于”的正確位臵應在發文機關之后，而有的公文卻放在了發文機關前面。如關于XX醫院向XX大學聯系臨時用房問題的函》，規范的標題應為《XX醫院關于向XX大學聯系臨時用房問題的函》。還有的將“關于”放在了事由述賓詞組中間，如《XX醫院召開關于轉制會議》（此標題還有一個毛病是無文種），規范的標題應為《XX醫院關于召開轉制會議的通知》。

(2)過度使用。多表現在轉發性通知上。

4、公文標題文種前的結構助詞“的”的使用，缺少必要助詞“的”公文標題的常見類型

有公文標題中助詞“的”也不可有可無的，它是中心詞文種前面定語成分的標志，有時又可避免產生歧義或其他語病，因此也不可以隨意不用。缺少助詞“的”，大體上也有兩種情況：

(1)文種前不用“的”的一般形式。例如《XX局職業考試報名通告》；再如《XX局關于上半年工作總結報告》、《XX市公開選聘學校校長通告》(缺少“關于”更不規范)，均應在文種前加“的”。

(2)“的”不在文種前面在事由某中心詞前。例如：《……的情況報告》，應為《……情況的報告》；《……市人民政府關于報送規章的備案報告》，“的”應移至“備案”后。(事由是“報送規章備案”，而不是“報送規章”；文種是“報告”，而不是“備案報告”)。

有些情況下，《……的調查報告》、《……的檢討報告》、《……的處理決定》、《……的嘉獎令》等屬約定俗成，除此之外“的”字最好臵于事由和文種中間。

從漢語組合特點來看，定語和中心語的組合有些是直接的，不必加“的”；有些是間接的，必須加“的”；有些則可加可不加。一般來講，詞組做定語要加“的”，這也是公文標題文種前面加“的”的主要原因之一。另外，應強調：動詞做定語，一般要加“的”。公文標題事由中的中心詞如果是既可做名詞又可做動詞的兼類詞，“的”字更不可少。如《……工作安排的通知》，不可寫成《……工作安排通知》。如《關于二ＯＯ六年工作總結和二ＯＯ七年工作安排報告》，文種“報告”前應加“的”。

5、亂用標點符號的公文標題主要表現

原《辦法》和新《辦法》都規定，公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。什么情況下使用，有幾種情況：一是書刊名稱可使用書名號；二是某些表示特定意義的縮略語、專用詞語可使用引號；三是須加注釋或補充詞語的地方可使用括號等。

公文標題中亂用標點符號的問題一直比較嚴重，主要表現在：(1)批轉、轉發、頒發(頒布、發布、公布)法規、規章，不用書名號而用引號；

(2)批轉、轉發或批復非法規性公文(如通知、報告、意見、請示等)使用書名號；

(3)不必使用其他標點符號而隨意使用；(4)標點符號標錯位臵。

五、頒轉類通知的寫作

通知是公文中應用法為最廣泛最頻繁的文種之一。特別是頒轉類通知，使用頻率非常高。但是在實際運用中，常有文種選用、語言表述方面的問題產生。

1、不同文種承擔的任務不同

所謂頒轉類通知，是用來頒發和轉發公文的通知，由于這一類通知的正文是對所頒發和轉發公文作批示性意見，因此又叫批示性通知。又由于這類通知的作用是轉發公文，所以還被叫轉發性通知。按照被轉發的公文來源或性質的不同，這類通知又被分為批轉通知、轉發通知和印發（頒發）通知，它們分別承擔著不同的任務。

批轉通知，承擔上級機關對下級機關來文加以批示后再轉給下級機關參照執行的任務；

轉發通知，承擔將上級機關、平級機關和不相隸屬機關的來文再轉發給自己下屬機關的任務；

印發（頒發、發布）通知，主要承擔黨或行政職能部門發布黨內或行政法規的任務，因此又叫作發布性通知，但他們有著自己具體的分工：印發通知、承擔將本機關制定的非規章類公文以及計劃、總結、領導講話等下發給下屬機關的任務；頒發通知承擔將上級黨政機關制定的重要法規或規章發給下屬機關執行的任務；發布通知，承擔將上級機關制定的法規、規章公布給下級機關執行的任務。

2、標題寫作不同

頒轉類通知的標題與其他通知性標題的寫法基本相同，都是由三要素或兩要素組成。三要素的標題由發文機關、事由、文種組成；兩要素的標題是由事由和文種組成。“事由”由介詞“關于”領出，緊跟其后是頒轉詞和所發文件的名稱。最后標明“的通知”三個字，讓讀者一看標題對內容就一目了然。但不同文種的頒轉詞是不同的，他們在標題中被分別冠以：“批轉”、“轉發”、“印發”、“頒布”、“發布”等詞。

轉發上級機關公文的通知，在標題中往往出現兩個或兩個以上“關于”和“通知”，是結構疊床架屋，十分累贅，讀起來很別扭，理解起來也要轉彎，為使標題簡練、流暢、好理解、通常采用下列兩種方式：

一是轉發的公文不是通知時，省略第一個“關于”，如《烏魯木齊市衛生局關于轉發自治區衛生廳關于進一步加強城市社區衛生服務建設意見的通知》省去第一個“關于”成為《烏魯木齊市衛生局轉發自治區衛生廳關于進一步加強城市社區衛生服務建設意見的通知》。二是轉發的公文是“通知”時，省略第一個“關于”和最后一個“的通知”如：《烏魯木齊市衛生局關于轉發<自治區衛生廳關于開展醫療質量年的通知>的通知》，這一標題有兩處重復，把第一個“關于”和最后一個“的通知”省去，成為《烏魯木齊市衛生局轉發自治區衛生廳關于開展醫療質量年的通知》；文字即精煉，又不影響標題意思的表達。

如果是多層轉發公文的通知，通常采取以下這兩種處理方法： 一是省略掉中間過渡的機關，直接轉發最上級領導機關的原文，并在正文中說明轉發情況；

二是對最上級部門的公文，如果沒有具體要求補充，則直接翻印原文下發，這種方式已被廣泛采用。

在批轉和轉發公文的標題中，將上級機關、平級機關或不相隸屬關系機關的來文再轉發給自己的下屬機關的通知，只能用轉發通知；上級機關對對下級機關的來文再發給下級機關參照執行的通知，只能用“批轉”通知。“批轉”與“轉發”的使用有著嚴格的區別，兩者不能簡單的等同。

3、正文寫作不同

通知的正文一般由通知的緣由、事項、執行要求或結束語三部分組成。寫作中根據通知內容的不同寫法各異。

（1）批轉通知的正文首先表明對批轉公文的態度，接著闡述通知的思想意義，最后提出執行的希望和要求，如《烏魯木齊市人民政府批轉關于行政審批制度改革工作實施意見的通知》，正文：市監察局、法制辦、體改委《關于行政審批制度改革工作的實施意見》已經市政府批準，現轉發給你們，請認真貫徹執行。這種特殊句式，使行文更加簡潔。

（2）轉發性通知可采用批轉性通知的寫法，首先直述本機關意見，也可以寫上批示性意見，然后具體告知如何貫徹執行。

（3）印發通知，正文要寫明被公布、發布、印發、頒布的法規、規章、文書等制定的原因、目的，然后提出貫徹執行的希望和要求。頒轉類通知正文的寫作要求表述準確、條理清楚，篇幅力求簡短。在表述中意思表述清楚明白，理解上只有一種意思，不產生歧義。

第二篇：公文寫作中常見的問題

公文寫作中常見的問題

公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當

有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現：公文文頭不規范；標題冗長、混亂、殘缺不全；主送機關排列混亂；結構層次序數混亂；附件不符；主送、抄送單位不正確。

三、行文規則混亂 越級行文。多頭行文。請示一文多事。黨政不分。

四、提法不當

公文提出一些未經仔細推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數次出現時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

用時間代名詞而不用具體日期。

年份隨意某某略。

年份不使用公元紀年。

七、用詞不當

詞義誤用。

生造詞語。

詞語使用不當。

濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。

成分殘缺。

成分多余。

搭配不當。

語序不當。

九、數字使用不統一

公文使用數字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：

是數字概念不清楚。

是數字概念不準確。

是數字書寫形式不統一。

第三篇：公文寫作中常見的問題

公文寫作中常見的問題

一、格式不規范

1.公文文頭不規范；2.標題冗長、混亂、殘缺不全；3.主送機關排列混亂；4.結構層次序數混亂；5.附件不符；6.主送、抄送單位不正確。

二、行文規則混亂

1.越級行文;2.多頭行文;3.請示一文多事;4.黨政不分。

三、用詞不當

1.詞義誤用;2.生造詞語;3.詞語使用不當;4.濫用模糊詞語。

四、語法錯誤

1.成分殘缺;2.成分多余;3.搭配不當;4.語序不當。

五、數字使用不統一

1.是數字概念不清楚;2.是數字概念不準確;3.是數字書寫形式不統一。

第四篇：公文中常見的問題

公文中常見的問題

一、文種使用不當

有的公文作者不了解或不會正確運用國務院辦公廳１９９３年修訂印發的《國家行政機關公文處理辦法》確定的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用，將向國內外公布重大事件的公告用于銷售化肥、農藥、種子等事宜；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現：

（一）公文文頭不規范。

（二）標題冗長、混亂、殘缺不全。

（三）主送機關排列混亂。

（四）結構層次序數混亂。

（五）附件不符。

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規則混亂

（一）超級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當

有的公文提出一些未經仔細推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數次出現時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

一是用時間代名詞而不用具體日期。

二是年份隨意省略。

三是年份不使用公元紀年。

七、用詞不當

一是詞義誤用。

二是生造詞語。

三是詞語使用不當。

四是濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。一是成分殘缺。

二是成分多余。

三是搭配不當。

四是語序不當。

九、數字使用不統一

公文使用數字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：

一是數字概念不清楚。二是數字概念不準確。三是數字書寫形式不統一。

第五篇：常見公文寫作

常見公文寫作模板

一、請示.....................................................................................................1

二、報告.....................................................................................................2

三、通知.....................................................................................................3

四、公告.....................................................................................................4

五、通報.....................................................................................................5

六、簡報.....................................................................................................7

七、工作聯系函........................................................................................9

八、會議紀要.............................................................................................9

九、賀信／詞...........................................................................................12

一、請示

【文種說明】請示是下級向上級請求決斷、指示、批示或批準事項所使用的呈批性公文。請示屬于上行公文，應用范圍較廣泛。【模板格式】

1、標題。一般寫成“關于xxx的請示”

2、主送機關。只能寫一個，忌多頭請示，如“人力資源處”。

3、請示的原因。

4、請示的事項。

5、結語。一般寫成“以上請示妥否，請批示” 【參考實例】

關于購置無線麥克及擴音設備的請示

信息化部：

控股公司總部10樓會議室是總部最大的會議室，主要用于召開人員較多的培訓和相關會議。最近一段時間通過使用發現，10樓會議室因較為空曠，若不使用擴音設備，講課或發言人聲音顯得較小，會議效果難以保證，不能適應工作需

要。因此為提高會議效果，擬請信息化于3月底前購進一套無線擴音設備（無線麥克和相關擴音設備）投入使用，費用約500元。以上建議妥否，請批示。

人事行政部 二○○六年三月二十七日

二、報告

【文種說明】報告是向上級匯報工作，反映情況，提出意見和建議，或答復上級機關詢問的公文。【模板格式】

1、標題。一般寫成“關于xxx的報告”

2、報告對象。如“張總”

3、報告原由。

4、報告事項。

5、結語。可用“專此報告” 【參考實例】

董事長：

2005年10月21日，控股公司下發了《關于安排部署控股公司2005年底九項重點工作任務的通知》，安排部署了至2005年底的九項重點工作任務，工作任務涉及到的各子公司及控股公司各部門領導都給予了高度重視，狠抓落實，有序推進，力爭完成既定的工作任務目標。同時人事行政部為督促做好九項重點工作，開展了定期督辦工作，各責任單位每半個月將工作任務推進情況及資源落實情況以書面形式匯總到控股公司人事行政部，由控股公司人事行政部整理整理后向董事長報告。從11月15日至2006年元月10日，人事行政部累計開展了四次報告，分階段向董事長報告了各重點工作的進展情況。本次是最后匯總報告，結合各子公司的實際工作情況，九個重點工作完成情況評價如下：

一、完成的重點工作有：

1、唐山建龍鋼管項目；

2、撫順新鋼鐵扭虧為盈工作；

3、財務部全面預算工作；

二、基本完成的重點工作項目有：

1、承德軋鋼項目，預計元月15日投產。

2、唐山建龍冷軋項目，預計2月份投產。

3、企劃部方針管理工作，預計近期將完成。

4、財務部11月及12月資金平衡及安排工作。

5、吉林建龍與通鋼合作工作，參股協議已簽署。

三、未完成重點工作項目有：

1、黑龍江建龍鋼鐵煉鋼、軋鋼項目投產及化工公司扭虧為盈工作。

2、寧波項目核準及啟動、資金協調工作。

各重點工作項目具體完成情況請見附表（略）。

特此報告。

人事行政部

二〇〇六年元月十三日

三、通知

【文種說明】通知是上級向下級傳達指示、批轉或轉發公文、布置工作與周知事項時所用的一種下行公文，常見有會議通知、工作通知及任免通知。【模板格式】

1、標題。一般寫成“關于xxx的通知”。

2、通知對象。如“各單位”。

3、通知內容，如“會議名稱、目的、時間、地點、出席人及會議內容”等。

4、其它特殊事項補充說明。【參考實例】

控股公司12月份工作例會通知

各子公司、控股公司各部門：

按照公司工作計劃，現將控股公司12月份工作例會事宜通知如下：

一、會議時間：2009年12月31日8：00

二、會議地點：北京總部3＃樓二樓第一會議室（地址：北京市南四環西路188號總部基地）

三、參加人員：各子公司總經理、控股公司各部長

四、會議議程安排另見材料。

五、其他事項

1、此次相關會議資料已以電子版形式已發至各子公司、各部門負責人及相關聯絡人員處，會議材料中材料六《控股公司2005資金平衡計劃》暫缺，將在例會上通報，請各位參會領導攜帶筆記本電腦參加會議。

2、按照董事長指示和相關會議紀要精神，為充分做好會議準備，請各子公司、控股公司各部門辦公室人員提前組織本單位相關部門和專業人員對會議議題材料進行專題討論并形成具體意見提供給參會領導，并將本單位上會意見請于12月29日前反饋至人事行政部行政組房國軍，人事行政部將整理各部門意見匯總及時提供董事長參閱。

3、外埠子公司領導請于12月30日報到，請各子公司辦公室人員及時將領導來京時間告知會議聯系人。

4、住宿、用餐安排在中江俱樂部。

5、聯系人：XXX 電話：

建龍鋼鐵控股有限公司 二○○九年十二月二十七日

四、公告

【文種說明】公告是適用于向一定人群范圍宣布重要事項或者告曉性的公文。【模板格式】

1、標題。一般寫成“關于xxx的公告”

2、公告對象。如“各單位”

3、通告原由。

4、通告事項。

5、結語。常用“特此通告” 【參考實例】

關于成立總部各類文體協會的公告

控股公司各部門：

為增強員工體質、活躍員工業余文體生活，促進員工之間交流與進步，營造健康、向上的企業氛圍，公司鼓勵員工自發成立各類文體協會和活動小組。協會和小組以自我管理為主，公司對于協會和小組的重大活動予以資助。根據公司已開展的體育活動現狀及周邊地區場地和設施情況，近期擬分別成立羽毛球協會、乒乓球協會、網球協會和籃球協會。

1、羽毛球協會活動時間為每周六、周日，活動地點為豐臺工人俱樂部。聯系人：戴晅（企劃部），電話：7143，郵箱：daixuan@ejianlong.com

2、乒乓球協會活動時間為每日17：00后，活動地點為總部3號樓一樓大廳。聯系人：李杰（企劃部），電話：7047，郵箱：ljie@ejianlong.com

3、網球協會活動時間視報名情況再定，活動地點為總部基地三區管委會大樓后面。聯系人：賈洪沨(人事行政部)，電話：7018，郵箱：jiahongfeng@ejianlong.com

4、籃球協會活動時間為每日17：00后，活動地點為總部基地七區。聯系人：劉海玉（礦業公司），電話：7299，郵箱：liuhaiyu@ejianlong.com 歡迎對以上活動有興趣的員工及時與上述人員聯系。

4月份總部辦公室房間調整之后，還將在總部樓內開展瑜伽訓練和踢踏舞培訓，敬請關注。

如有員工希望組織除上述活動之外的其他活動，請與人事行政部趙靜聯系（電話：7009）。

特此公告。

控股公司人事行政部 二〇〇六年五月九日

五、通報

【文種說明】通報是用以表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或通報有關情況的公文。

【模板格式】

1、標題。一般由發文機關名稱、事由和文種組成，如“關于給勇于救人的王××同志記功的通報”

2、通告對象。如“各單位”

3、通報原由。

4、通報決定。

5、希望和要求。【參考實例】

關于對承德建龍水泥廠發生特大水泥工藝質量事故的通報

各分廠、各職能處室：

4月27日、5月4日、5月5日承德建龍水泥廠水泥工藝連續出現質量問題,熟料f-C偏高,最高達9.51(內控≤1.5),且40平米電除塵有大量黃粉拉入水渣倉中.造成出磨水泥f-C偏高（最高為3.30），最終導致水泥安定性不合格，所有不合格水泥被迫打入鐵4#倉庫存。

一、事故經過： 1、4月27日23:00生產PS32.5水泥,出磨水泥f-CaO高的原因：

4月23日窯剛投料產生大量的黃粉，因40平電除塵拉鏈機壞，未能將黃粉全部拉出。4月26日拉鏈修復后將剩余黃粉拉入水渣倉,造成出磨水泥f-C高。質量管理人員將所生產的PS32.5水泥打入鐵倉，并建議其停磨未能執行。4:30分改生產P.O42.5，f-CaO略有下降為:2.13、1.80、1.70.2、5月4日零點生產PO42.5水泥,出磨f-CaO高的原因： 5月4日零點生產PO42.5水泥,搭2#倉熟料（為次料倉）15%,檢測出磨f-CaO為2.13,質量管理人員迅速通知水泥磨改生產PS32.5,并停用2#倉熟料。(零點改PS32.5)做f-CaO為2.34,質檢建議其停磨,未能執行;全部用1#倉熟料,做出磨水泥f-CaO為2.17、2.92,加做1#倉熟料f-CaO為5.35,再次要求其停磨，水泥磨于6:30停磨停噴。3、5月5日零點生產PO32.5水泥，出磨f-CaO高的原因：

5月5日零點水泥磨生產PO32.5發現入磨皮帶出現大量黃粉,因窯不正常產生的大量黃粉經40平電除塵拉入水渣倉,出磨f-CaO偏高.質檢建議停磨,車間未能執行;車間將高f-CaO的PO32.5拉入新包裝倉。

二、事故原因

1、大修對系統進行技改，生產處于調試過程，5月2日網電閃落，致使系統積灰嚴重。由于系統處于熱態，無法進入內部檢查，尾煤管道積煤造成分解爐煤粉內爆燃，系統參數變化較大，風、煤、料難以平衡。

2、分解爐進煤管道改為雙路，且管頭裝有螺旋葉，管路阻力增大，煤粉輸送困難，5月2日停電后窯系統變化較大，出窯熟料結粒不好，加劇了三次風管入爐斜坡處積料（新改的煤管入口在此處），更加劇了煤粉輸送的阻力，致使分解爐煤粉加入量難以控制，最終導致入窯物料分解率不穩定，窯熱負荷增大，熟料質量下降。

3、燒成車間對熟料入倉未按規定執行

分廠規定（質量管理規程也如此規定）出窯熟料f-CaO小于1.5入1#優質熟料倉,f-CaO大于1.5入2#劣質熟料倉:因2#倉滿,燒成值班主任說不能外放熟料,將劣質熟料全部入1#倉(2.34、3.72、2.71、4.41、7.39、9.51、3.03、3.93),導致出磨水泥f-CaO過高，結果造成出磨水泥不合格。

三、采取的措施：

1、將分解爐煤粉管道改為原來的單路，減少因系統積料而對煤粉輸送所增加的阻力。

2、系統積料清理，利用更改煤粉管道的時機對三次風管、窯尾斜坡、分解爐出口管道、C5平管道、C4平管道、分解爐底等處進行人工清理，降低系統阻力。

3、進一步摸索系統技術參數，減少波動，縮短調試期。

4、把質量放在第一位，堅決禁止熟料f-CaO大于1.5%的物料進入1#熟料倉。

5、各級質量管理人員嚴格按照質量管理規程做好各項質量管理工作，把好產品質量關。

6、水泥廠要提高質量管理意識，吸取此次事故的經驗教訓。

7、技術處、生產處盡快理順水泥質量、生產管理流程，加強管理和監控。

四、事故處理：

根據《工藝紀律管理考核辦法》，此次質量事故已構成特大違紀行為，燒成作業區對熟料入倉未按規定執行，負直接責任，專業工程師監督不力，水泥廠領導未采取有效措施，導致事態擴大。生產處、技術處對水泥廠管控不力，反應緩慢，為此考核如下：（略）

承德建龍鋼鐵有限公司 二〇〇六年五月九日

六、簡報

【文種說明】是向上級反映情況或向下級、平級單位傳遞信息、通報情況的一種簡便公文。

【模板格式】

1、標題。簡報的標題，與報章雜志上“消息”的標題類型大體相似，應簡潔、貼切、醒目、反映主旨，表明主題。如“安全檢查工作簡報”

2、導語。同新聞導語相似，用簡潔的語言概括簡報的內容，一般包括：時間、地點、人物、事件、結果。要求開門見山，簡明扼要和統領全篇。

3、主體。首先概括工作成績，然后分析具體做法、經驗及工作成績或不足等。

4、結尾。對連續性簡報，要在結尾處交待后續工作，如“對上述情況，將繼續跟蹤”等。【參考實例】

控股公司2006年一季度督辦工作簡報

各子公司、控股公司各部門：

按照董事長在2005年控股公司總結表彰大會上提出的“執行力決定企業的生存力和發展力，只有被執行的思路才會變成出路，被執行的戰略決策才能結出成果”的講話指示精神，為督促各子公司及各部門高度重視兩個例會議定事項及總裁、副總裁交辦的各項工作事項落實工作，強化責任感和執行力，人事行政部從2006年起將定期（每季度）將各單位承辦的督辦結果完成情況以《督辦簡報》形式在內網上進行公示，督促各單位強化督辦工作并努力完成工作，現將2006年一季度內到期的督辦工作完成情況通報如下：

一、督辦工作完成總體概況

2006年一季度到期督辦工作共計31項，涉及總部五個部門和三個子公司，其中完成工作共計27項，督辦工作完成率87％。具體完成情況列表如下：（略）

二、未完成督辦工作項目及后續工作計劃

1、其中未完成督辦工作包括： ①“策劃組織總部部長及處長級干部二次培訓學習和研討方針管理的活動”，責任單位：企劃部、人事行政部，責任人：顧根華、岳桂菊，完成時限：3月31日；

②“對黑龍江建龍預算指標相應調整工作”，責任單位：財務部、工程技術部、黑龍江建龍，責任人：陳光浩、董進明、徐小寧，完成時限：3月15日；

③“信用體系建設工作”，責任單位：經營部、企劃部、財務部，責任人：陶忠海、顧根華、陳光浩，完成時限：3月31日；

④“辦理新撫鋼房產證、生產許可證和產品免檢證等三證工作”，責任單位：撫順新鋼鐵，責任人：劉興明，完成時限：3月15日。

2、對于以上未完成督辦工作，將繼續實行督辦滾動管理，納入二次督辦工作范圍，具體后續工作安排如下：

①“策劃組織總部部長及處長級干部二次培訓學習和研討方針管理的活動”，后續工作計劃已請示公司領導進行了調整，責任單位：企劃部、人事行政部，責任人調整為：劉昆華、岳桂菊。完成時限：5月31日；

②“對黑龍江建龍預算指標相應調整工作”，后續工作計劃已請示公司領導進行了調整，責任單位：財務部、工程技術部、黑龍江建龍，責任人：陳光浩、董進明、徐小寧，完成時限：4月30日；

③“信用體系建設工作”，后續工作計劃已請示公司領導進行了調整，責任單位：經營部、企劃部、財務部，責任人調整為：陶忠海、劉昆華、陳光浩，完成時限：6月30日；

④“辦理新撫鋼房產證、生產許可證和產品免檢證等三證工作”，實際全部工作目前已全部完成，將不再納入滾動督辦工作計劃。

另外，“關于唐山建龍提出的財務報表調整事宜”，控股公司財務部按照會計注冊進行了調整，由于唐山建龍股權關系復雜因素，目前還不能完全滿足唐山建龍融資工作需要，需要財務部還要繼續做好后續工作，盡最大努力滿足唐山建龍實際工作需要，對此人事行政部將進行后續跟蹤。

總結控股公司一季度督辦工作，盡管列入督辦的工作項目多數具有時間緊、任務重的特點，各子公司及控股公司各部門仍克服多種困難，盡最大努力努力完成督辦工作。控股公司希望各單位繼續重視督辦工作，對兩大例會議定事項及總裁、副總裁交辦的工作要創造條件開展工作，及時反饋督辦工作中遇到的難點問題，共同提高督辦工作的完成率。

建龍鋼鐵控股有限公司 二〇〇六年六月十三日

七、工作聯系函

【文種說明】工作聯系函是用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的聯系公文。【模板格式】

1、標題。寫成“關于XXX的函”

2、主送機關。如“煉鐵分廠”

3、原由說明。

4、函告的事項。說明具體聯系、商辦、詢問、答復、達知的問題。

5、結語。常用“請予復函”、“特此致函”、“特此復函”等詞語以示結束。【參考實例】

關于建龍公司前往沙鋼集團進行審計工作交流的聯系函

江蘇沙鋼集團有限公司：

為學習貴公司先進管理經驗，共同探討和交流工作經驗，我公司審計監察總監李德仁擬帶隊一行3人于6月20日左右前往貴公司進行工作交流，請貴公司百忙中給予支持及函復為盼！

順祝商祺！

建龍鋼鐵控股有限公司 二〇〇六年六月十三日

八、會議紀要

【文種說明】會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。【模板格式】

1、標題。由“會議名稱+會議紀要”構成。

2、導言。介紹會議召開的基本情況，如時間、地點、參加人、討論議題及會議概況等。

3、會議決議成果。應逐項列出會議的成果及議定的事項，列清決議事項內容、責任單位、責任人及完成時限。

4、其它要求。【參考實例】

控股公司2005年7月工作例會紀要

時間：2004年7月31日上午8:30—19:00 地點：公司第一會議室（視頻會議）主持人：張志祥

參加人: 陶忠海 董進明 李德仁 高品軍 顧根華 陳光浩 孫科社

岳桂菊 徐小寧 陳國君 張貴磊 顧興鈞 苑占永 吳九成（代湯長庚）

列席人：齊育金 杜明 陳素瓊 楊玲 呂振成 缺席人：湯長庚

記錄與落實跟蹤人：楚紹國

會議內容:一是董事長傳達中國鋼鐵協會二屆五次常務理事會精神；二是討論能源管理條例、設備管理條例和戰略品種開發運行體系管理辦法；三是討論建龍修造總公司運行方案；四是確認各單位三季度工作重點；五是由齊育金專家講解現代化鋼廠管理制度建設要點；六是控股公司各部門匯報業務活動劃分梳理情況。

會上張志祥董事長著重傳達了中國鋼鐵協會二屆五次理事會議有關精神，要求子公司班子結合實際認真學習。會議著重討論了能源管理條例、設備管理條例和戰略品種開發運行體系管理辦法，其中能源管理條例和戰略品種開發運行體系獲得原則通過，設備管理條例需按照專業化管理推進的思路完善后重新提交公司討論。會議要求控股公司各部門加強對子公司進行專業性指導，同時要求進一步梳理業務活動的劃分。通過本次會議形成如下決議和要求：

一、制度建設

1、戰略品種開發運行體系管理辦法。按照品種客戶關系管理在子公司的要求修改完善本辦法后，下發實施。（責任人：陳素瓊，完成時間：8月10日前）

2、能源管理條例。本條例在完善如下方面后下發實施：一是子公司不成立能源管理委員會；二是明確各子公司能源管理的主體單位是生產處還是能源中心；三是體現建立能源管理共享平臺；四是體現定期進行能源專業報告分析。（責任人：孫科社，完成時間：8月底前）

3、設備管理條例。生產技術部按照如下原則重新對此條例進行梳理，然后再提交公司例會討論。一是明確設備管理方向、原則、目標；二是建立設備管理平臺；三是明確設備管理中的活動、需要提升的能力、形成的成果和成果為誰服務的問題；四是不另行設立設備專項獎，統一納入公司整體獎懲體系。（責任人：孫科社，完成時間：8月底前）

二、建龍修造總公司籌建工作

1、修造總公司單獨注冊，股權變更由財務部拿出方案。（責任人：陳光浩，完成時間：8月15日）

2、理順組織機構。修造總公司人力資源人員和財務人員抓緊到位；成立工作組，抓緊整合唐山建龍機修和檢修。（責任人：高品軍，完成時間：8月底）

3、進一步理清修造總公司發展思路、發展戰略、遠景規劃和核心競爭力。（責任人：高品軍，完成時間：8月底）

三、季度重點工作說明

1、各部門加強對子公司的專業指導性。由各部門牽頭認真落實子公司的重點工作和各項指標，做到考核目標明確、上下一致。（責任人：各部門部長）

2、各部門要重視計劃，重視分析，重視改進。

3、對季度考核進行梳理，推動專業分析，拿出季度專業分析報告。（責任人：岳桂菊，完成時間：每季度）

四、落實鋼鐵協會二屆五次常務會有關情況

1、落實推廣“三干、三利用”先進技術問題。生產技術部與鋼鐵協會溝通，落實有關“干熄焦、高爐煤氣干式除塵、轉爐煤氣干式除塵，生產過程煤氣、水資源、固體廢氣物回收并綜合利用”6項技術問題。（責任人：陳素瓊，完成時間：8月15日前）

2、落實與國外礦山企業建立戰略合作伙伴問題。經營管理部負責對建龍進口鐵礦與國內其他鋼廠進口鐵礦的價格作一比較，并積極推動與國外大型礦山企業建立長期穩定的供貨渠道．（責任人：陶忠海）

３、加強對會議文件的學習。各子公司結合工作實際，組織班子成員對會議有關文件進行學習，以做好下半年的生產經營工作。（責任人：各子公司總經理）

五、對業務活動梳理工作

控股公司各部門進一步完善對業務活動的梳理，8月中旬再一次提交部長會研討。（責任人：各部部長，完成時間：8月15日前）

九、賀信／詞

【文種說明】賀信／詞是對節日、喜慶及典禮表示祝賀的公文。【模板格式】

1、標題。采用“祝賀內容+賀詞”構成。

2、稱謂。

3、祝賀之詞。

4、對他人的工作成就等予以贊揚。

5、表達良好愿望。

6、祝賀語。【參考實例】

賀 信

通化鋼鐵集團股份有限公司領導班子及廣大員工：

值此通鋼迎來50周年華誕之際，黑龍江建龍鋼鐵有限公司領導班子和全體員工，向你們表示最熱烈的祝賀！

1958年成立以來的50年，是通鋼人艱苦奮斗、自強不息的50年，是通鋼事業發展壯大、成績驕人的50年。當前，在黨的十七大精神鼓舞下，在全面建設小康社會的歷史進程中，通鋼積極構建具有自己特色的企業文化，以“品牌領先，沖擊未來”的理念，以“務實創新、只求最好”的精神，以“創新、超越、求贏”的科學管理觀，致力于打造中國鋼鐵行業一流品牌，為建設一個中國領先、積極參與國際競爭的現代鋼鐵企業而開拓進取。

黑龍江建龍鋼鐵正處于發展的起步階段，人員較新，經驗不足。多年來，在技術、管理等方面，通鋼給予我們無私的幫助和大力支援，為我們盡快走上科學、規范、健康、快速發展的軌道，奠定了良好基礎。如果說我們近年來取得了點滴成績，也都凝聚著通鋼人的心血和汗水，對此，我們永遠不會忘記，并借此機會表示衷心的感謝!在這陽光燦爛的6月，在這喜慶的日子，我們衷心祝愿通鋼在今后道路上更

好更快地發展，再創新的輝煌。衷心祝愿我們兩家相互幫助，相互支持，友誼地久天長！

黑龍江建龍鋼鐵有限公司

2008年6月17日

介紹信

【文種說明】介紹信是用來介紹聯系接洽事宜的一種應用文體。它具有介紹、證明的雙重作用。【模板格式】

1、稱呼。

2、正文。

3、結尾。

4、署名。

5、日期。

6、有效日期。【參考實例】

建龍鋼鐵控股有限公司介紹信

北京市豐臺區人事局：

茲介紹我單位周寶軍等壹人，前往貴處聯系人才引進事宜，請接洽并予協助為盼。（限7日有效）

此致

敬禮

（限7日內有效）

建龍鋼鐵控股有限公司 二〇〇六年四月二十三日