公文寫作中容易出現的問題

一、什么是行文關系?

行文關系是各級機關及至各單位相互之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。這種關系,或是領導與被領導、管理與被管理的上下級隸屬關系,或是同等級別和不同等級別的非隸屬關系。行文關系約束公文要遵循一定的方向和程序合理地運行。新《辦法》規定,行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。據此,超越職權和違反隸屬關系的行文是錯誤的。

1、違反行文關系的行文主要表現

(1)文種錯用違反行文關系;

(2)黨政不分違反行文關系;

(3)隨意請報違反行文關系;

(4)亂抄濫送違反行文關系;

(5)其他違規行文違反行文關系。

2、違反行文關系的文種錯用主要表現

違反行文關系的文種錯用主要表現在前面說過的呈發不分、函呈不分、函發不分和批復“復函”不分等方面。

其中的函呈不分和批復“復函”不分勢必導致不相隸屬機關及至各單位之間錯誤請示和錯誤批復的泛濫,更應該引起重視。

3、黨政不分的行文主要表現

黨政不分的行文主要表現在:

(1)純屬行政主抓的工作錯誤地由黨委包攬行文;

(2)黨的機關公文主送行政部門或單位;

(3)行政機關公文主送黨組織;

(4)非黨政機關聯合行文而黨政混雜一并主送。

4、越級上報

新《辦法》規定:“除上級機關負責人直接交辦的事項外,不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”、“報告”。請示“一般只寫一個主送機關,需要同時送其他機關的,應當用抄送形式……”受雙重領導的機關向上級機關請示,應當寫明主送機關和抄送機關。“

5、亂抄濫送的下行文主要表現

(1)不分有無關系、有無必要,隨意抄送上下左右諸多單位;

(2)把“請示”同時抄送下級機關;

(3)把向下級機關發的一般性公文,無必要地抄送上級機關;

(4)對受文單位領導一一抄送。

二、“呈發不分”而錯用文種的表現

法定公文按行文關系和行文方向來分,主要分為上行文、下行文和平行文。“呈”一般指將公文呈報上級,通常代表上行文;“發”一般指將公文下發所屬單位,通常代表下行文。上行文過去只有“請示”和“報告”兩種,新法規增加的“意見”文種,也可用于上行文。所謂“呈發不分”,主要有兩種情況:

1、將應該呈報上級的公文錯用了“通知”、“決定”等下行文文種,或者將“通知”、“決定”等下行文主送給上級機關。其結果,鬧出了下級給上級發通知和作決定的笑話。

2、將應該下發所屬單位的公文錯用“報告”、“請示”文種,或將“報告”、“請示”類上行文主送給了下屬單位。其結果,鬧出了上級給下級報告和請示的笑話。例如某單位主送下屬單位的一份公文,標題是《關于對XX年財務決算情況審計的報告》。其規范的標題應為《XXX關于19XX年財務決算審計情況的通報》,如有必要可抄送上級機關。若從行文主旨來說確須向上級報告,可選用“報告”文種,但應主送上級機關。

三、“函呈不分”而錯用文種的表現

函呈不分的問題一直相當普遍,人們甚至習以為常。其問題主要表現在以下幾個方面:

1、不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題不用函而錯用“請示”或“報告。行文和受文單位雙方沒有直接隸屬關系,按規定答復不相隸屬相關的詢問應該使用函,但行文單位卻偏偏用了“報告”,也許以為對方機關級別高,以此表示尊敬。實際上,大可不必這樣做。

2、向無隸屬關系的有關主管部門請求批準不用函而濫用“請示”和“報告”。這種濫用比前一種情況的錯用要嚴重得多。

四、“函發不分”而錯用文種的表現

主要表現在通知和函不分而錯用上。通知和函的適用范圍以及各自所體現的行文關系本來是很明確的。通知的發文對象一般是自己的下級機關,不相隸屬機關之間則用函行文，但在實際工作中卻常常出現兩者錯用的情況。

五、報告和請示主要區別以及兩者不分而錯用的表現

報告和請示雖然同屬上行文,但卻有明顯不同的行文目的和要求,其內容完全不同,是性質截然不同的兩類文種。它們的主要區別:

一是行文目的不同。

報告大多以陳述情況為主,不要求上級批復;請示以請求批示或批準事項為主,要求上級批復。

二是公文內容不同。

請示可以圍繞請求事項反映情況,陳述意見,說明理由,不排除含有部分情況匯報,但報告中卻不能夾帶請示事項,即便是內容復雜的綜合性報告也不行。

三是規范性用語不同。

如結尾用語,報告多用“以上報告如有不妥,請指示”,請示多用“當否(妥否),請批復”等。四是成文時間不同。報告大多屬于事后行文,為過去時(也有的屬事中行文);請示則純屬事前行文,為將來時,待上級批復后執行。