第一篇：紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的問(wèn)題與對(duì)策

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的問(wèn)題與對(duì)策

一、問(wèn)題的提出

數(shù)字化工作中最常遇見(jiàn)的問(wèn)題可以歸結(jié)為以下幾個(gè)方面： 1.如何保證數(shù)字化檔案的能夠忠實(shí)地還原原件？ 2.如何保證數(shù)字化檔案的長(zhǎng)期保存？

3.如何減少數(shù)字檔案加工、存儲(chǔ)和利用的成本？ 4.如何對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理？ 5.如何有效地利用數(shù)字化檔案？

問(wèn)題的解答和對(duì)策 1.對(duì)于問(wèn)題1的解答和對(duì)策

開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作有兩重目的。其目的之一是長(zhǎng)期保管，這里存在兩種不同情形：第一，“替代性保管”——使用數(shù)字化復(fù)本替代原件長(zhǎng)期保存和使用；第二，“復(fù)本保管”——為重要檔案原件制作異地保管的數(shù)字化復(fù)本。其目的之二則是利用。以利用為目的的檔案數(shù)字化同樣區(qū)分為兩種情況：網(wǎng)絡(luò)利用和非網(wǎng)絡(luò)利用。非網(wǎng)絡(luò)利用范圍相對(duì)有限，主要集中在文獻(xiàn)資料的出版和發(fā)行；而網(wǎng)絡(luò)利用是數(shù)字化檔案利用的主要形式。

從目前來(lái)看，數(shù)字化工作的主要目的是以利用為主，保管為輔。無(wú)論是利用還是保管，我們認(rèn)為所選的圖像格式必須具有良好的還原性、安全性，即識(shí)讀、顯示出來(lái)的數(shù)字文件在內(nèi)容上應(yīng)與原件完全一致，能夠通過(guò)數(shù)字簽名等技術(shù)固化數(shù)字文件的內(nèi)容，防止保管、利用過(guò)程中的信息篡改。此外，所選格式必須預(yù)期較低的遷移頻率和遷移損耗，否則，數(shù)字檔案會(huì)隨信息遷移而失去原真性，甚至成為無(wú)法利用的“數(shù)字垃圾”。目前很多地方的數(shù)字化圖像以黑白和灰度圖像為主，彩色圖像多用于照片檔案，且分辨率很低。各檔案館進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)，基本上遵照“紙質(zhì)檔案掃描方式主要采用黑白（二值）方式掃描。當(dāng)黑白方式掃描清晰度較差時(shí)，采用灰度方式掃描，灰度方式一般采用256灰階。??照片檔案掃描方式可選擇彩色或者灰度兩種方式掃描”的原則進(jìn)行，采用的圖像格式以TIFF/G4、TIFF/LZW、JPG和PDF為主。對(duì)于普通紙質(zhì)檔案，其掃描分辨率一般定為150dpi左右，部分檔案館標(biāo)準(zhǔn)更低，只有50～100dpi。照片檔案掃描分辨率一般定為300dpi左右。

針對(duì)上述情況，我們采取的做法是在國(guó)家檔案局《數(shù)字化加工規(guī)范》之上，制定了杭州市《加工規(guī)范》，要求制止檔案掃描采用24bit真彩，300dpi以上的分辨率，照片檔案要求采用600dpi以上的分辨率，歸檔格式采用JPG格式，全部采用光盤保存，利用格式采用Djvu格式，全部存放在存儲(chǔ)設(shè)備上。由于Djvu自身采用了分層顯示、高壓縮比、格式及算法開(kāi)放等諸多優(yōu)點(diǎn)，很快得到了推廣和采。

對(duì)于問(wèn)題2的解答和對(duì)策

對(duì)于數(shù)字化文件的長(zhǎng)期保存，主要從兩個(gè)方面加以解決：一是管理系統(tǒng)的層面，二是文件格式的層面。

首先，我們要建立起一個(gè)能夠承擔(dān)長(zhǎng)期數(shù)字檔案長(zhǎng)期維護(hù)的一個(gè)可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)TDR系統(tǒng)，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)顯然已經(jīng)無(wú)法滿足這樣的需求，而OAIS參考模型是數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)和數(shù)字保存領(lǐng)域重要的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字資源保存提供了全面一致的框架。TDR遵循這一模型，有利于在一個(gè)統(tǒng)一的概念、術(shù)語(yǔ)和模型框架下，進(jìn)行TDR的規(guī)劃建設(shè)，易于開(kāi)展分布式TDR之間數(shù)字資源的共享，以及規(guī)范化的管理和發(fā)展。在TDR中，一個(gè)非常重要的功能就是對(duì)AIP的維護(hù)、更新、技術(shù)仿真以及遷移。要做到這點(diǎn)，必須從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)手段同時(shí)入手。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的是一個(gè)不管地自我進(jìn)化的一個(gè)實(shí)體，我們?cè)诮ㄔO(shè)TDR時(shí)需要考慮到對(duì)原有標(biāo)準(zhǔn)的繼承和過(guò)度，我們應(yīng)當(dāng)關(guān)注虛擬化技術(shù)。虛擬化技術(shù)不僅僅能夠?yàn)槲覀児?jié)省運(yùn)維成本，在TDR系統(tǒng)中，更為重要的功用是能夠?qū)υ械南到y(tǒng)環(huán)境進(jìn)行模擬和測(cè)試，使得我們面對(duì)突然的技術(shù)升級(jí)時(shí)有充分的適應(yīng)期和緩沖期。目前，我們已經(jīng)全面對(duì)服務(wù)器進(jìn)行了虛擬化，未來(lái)將對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行虛擬化，通過(guò)計(jì)算資源和存儲(chǔ)資源的統(tǒng)一虛擬化，通過(guò)內(nèi)容管理平臺(tái)進(jìn)行系統(tǒng)管理，為構(gòu)建TDR系統(tǒng)打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

文件格式層面，我們必須堅(jiān)定地采用開(kāi)放的格式標(biāo)準(zhǔn)，這是必須遵守的底線和原則。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面我們認(rèn)為國(guó)家檔案局頒布的《電子文件長(zhǎng)期保存版式文件技術(shù)規(guī)范》是一個(gè)非常好的起點(diǎn)，它從標(biāo)準(zhǔn)的角度明確了電子文件的長(zhǎng)期保存格式，為未來(lái)我們統(tǒng)一歸檔格式打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。不足之處在于僅規(guī)范了原生型電子文件的格式規(guī)范，而未對(duì)其他類型的電子文件的格式規(guī)范做出要求，所以盡快針對(duì)數(shù)字化加工的格式標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行重新修訂和增補(bǔ)非常重要。同時(shí)在標(biāo)準(zhǔn)的制定上，應(yīng)積極地參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的制定，否則技術(shù)再先進(jìn)市場(chǎng)也不認(rèn)可，TD-SCDMA移動(dòng)通信標(biāo)準(zhǔn)和UOF文檔格式就是最好的例子。

對(duì)于問(wèn)題3的解答和對(duì)策

在我們檔案局、檔案館合二為一，且屬于黨委或者政府序列的機(jī)關(guān)單位的特殊情況下，自行對(duì)館藏檔案進(jìn)行加工顯然是不合適的。我們的做法是通過(guò)服務(wù)外包的形式大力培育中介機(jī)構(gòu)來(lái)完成此項(xiàng)工作，目前杭州市已有檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)30多家，從經(jīng)濟(jì)學(xué)的角度上說(shuō)，這以及是一個(gè)完全競(jìng)爭(zhēng)性的市場(chǎng)。在一個(gè)完全競(jìng)爭(zhēng)性的市場(chǎng)狀態(tài)下，商品的價(jià)格會(huì)自發(fā)地限定在一個(gè)價(jià)格范圍之內(nèi)，而且價(jià)格是比較低廉的。目前杭州市紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的成本約每頁(yè)0.25元（包括了前處理、加工、質(zhì)檢等環(huán)節(jié)）。通過(guò)市場(chǎng)的完全競(jìng)爭(zhēng)使得我們?cè)跀?shù)字化加工上的成本降到了一個(gè)相對(duì)合理的位置。但隨之而來(lái)的問(wèn)題在于，眾多的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)出于對(duì)市場(chǎng)的爭(zhēng)奪以及自身業(yè)務(wù)素質(zhì)等因素，會(huì)出現(xiàn)惡性壓價(jià)以及加工質(zhì)量較低等問(wèn)題，而行政許可法的設(shè)立使得檔案局無(wú)法限制這類服務(wù)機(jī)構(gòu)的市場(chǎng)準(zhǔn)入。我們目前的做法是對(duì)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)采取登記備案制度，但收效甚微。同時(shí)也在考慮今后將定期發(fā)布對(duì)中介機(jī)構(gòu)服務(wù)水平和質(zhì)量的分析評(píng)定報(bào)告，以期各家服務(wù)機(jī)構(gòu)提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。

由于我們?nèi)娌捎昧薉jvu各式，極大地節(jié)省了存儲(chǔ)資源，目前已完成約XX個(gè)全宗約800萬(wàn)頁(yè)檔案的掃描，而僅占據(jù)了大約600GB的磁盤空間，所以我們的存儲(chǔ)系統(tǒng)容量從全國(guó)范圍來(lái)說(shuō)都不算大，同時(shí)由于采用了虛擬服務(wù)器，能夠非常靈活地分配存儲(chǔ)資源，所以我們的存儲(chǔ)系統(tǒng)資源利用率非常高。由于Djvu文件小，便于在網(wǎng)絡(luò)快捷利用，完全能夠滿足在1Mbps帶寬的ADSL線路上的瀏覽和傳輸（當(dāng)然Djvu這個(gè)優(yōu)勢(shì)會(huì)隨著寬帶的帶寬逐漸提高而減小）。4.問(wèn)題4的解答和對(duì)策

如何有效地管理數(shù)字化檔案是一個(gè)非常重要但是很少被關(guān)注的問(wèn)題，原因在于大家都認(rèn)為自己的數(shù)字化檔案已經(jīng)很好地被管理了。從電子文件的定義去分析，紙質(zhì)檔案數(shù)字化文件也可被視之為一種電子文件。既然是屬于電子文件，那么紙質(zhì)檔案數(shù)字化文件也應(yīng)當(dāng)要遵循電子文件的管理模式，也同樣要遵循電子文件管理的原則，也同樣要前端控制、全程控制、全過(guò)程元數(shù)據(jù)記錄和行為跟蹤記錄。所以從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，目前絕大部分的數(shù)字化文件的管理是不到位的，其安全性的保障也是令人擔(dān)憂的。

在ICA發(fā)布的《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范及功能需求》中，明確地提出了ERMS系統(tǒng)要能夠進(jìn)行混合式檔案管理。所謂混合式檔案管理，就是指能夠?qū)υ碗娮游募㈤g接型電子文件以及實(shí)體檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。而目前由于檔案數(shù)字化加工采用外包形式，第三方中介機(jī)構(gòu)的加工系統(tǒng)過(guò)于簡(jiǎn)單，無(wú)法對(duì)數(shù)字化過(guò)程產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)進(jìn)行完整地、全過(guò)程的記錄，導(dǎo)致了數(shù)字化文件的元數(shù)據(jù)大量缺失。而且在各個(gè)機(jī)關(guān)，文書人員在收發(fā)紙質(zhì)文件時(shí)，很少會(huì)及時(shí)就將紙質(zhì)文件數(shù)字化而是統(tǒng)一交到檔案室由檔案室工作人員來(lái)完成或者由第三方中介服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)完成，同樣造成了數(shù)字化文件的元數(shù)據(jù)大量缺失。所以我們認(rèn)為現(xiàn)階段數(shù)字化文件不具有憑證作用，不能僅僅因?yàn)樗羌堎|(zhì)檔案的數(shù)字化圖像，容易遭到篡改，更重要的因素在于，我們沒(méi)有制定一個(gè)規(guī)范性的數(shù)字化加工的流程規(guī)范。所以我們?cè)诮ㄔO(shè)電子文件中心時(shí)，要求各單位文書人員在做發(fā)文或者收文登記時(shí)，就完成紙質(zhì)文件的數(shù)字化工作，同時(shí)后臺(tái)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。同時(shí)在建設(shè)ERMS系統(tǒng)時(shí)，我們要考慮各類安全措施的應(yīng)用，如訪問(wèn)控制、數(shù)字簽名、防擴(kuò)散的使用。通過(guò)構(gòu)建一個(gè)安全的系統(tǒng)環(huán)境來(lái)保證其產(chǎn)生和管理的電子文件，無(wú)論是原生型的，還是間接型的，在未來(lái)都能夠保證其憑證作用。

在硬件系統(tǒng)建設(shè)特別是存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)中，我們注意到檔案館的存儲(chǔ)建設(shè)不應(yīng)當(dāng)要求磁盤高響應(yīng)時(shí)間和短磁盤尋道時(shí)間，也就是說(shuō)高性能不應(yīng)當(dāng)成為我們主要考慮的因素。我們更加應(yīng)當(dāng)關(guān)注存儲(chǔ)系統(tǒng)的法規(guī)遵循能力（盡管目前我們國(guó)家還未出臺(tái)類似于塞班斯法案SOX或者美國(guó)聯(lián)邦健康保險(xiǎn)攜帶和責(zé)任法案HIPAA），不但要構(gòu)建一個(gè)安全的軟件系統(tǒng)環(huán)境，如何構(gòu)建一個(gè)安全的、遵循法規(guī)的硬件系統(tǒng)環(huán)境同樣值得關(guān)注。

問(wèn)題5的解答和對(duì)策

不得不承認(rèn)，相對(duì)于數(shù)字圖書館的圖書數(shù)字化后所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，檔案數(shù)字化所產(chǎn)生的社會(huì)效益依舊處于非常低的水平，經(jīng)濟(jì)效益更是無(wú)從談起，投入與產(chǎn)出及不成比例，這是我們目前面臨的一個(gè)非常尷尬的境遇。我們注意到，常春檔案局采用了按需掃描的模式用以控制和節(jié)省數(shù)字化加工過(guò)程產(chǎn)生的成本，著對(duì)于經(jīng)費(fèi)相對(duì)不足的地區(qū)具有很大的示范效應(yīng)，也能夠一定程度上解決檔案數(shù)字化投入產(chǎn)生比嚴(yán)重失衡的局面。同時(shí)也引出一個(gè)需要考慮的問(wèn)題，暨檔案數(shù)字化的目的究竟是以利用為主還是以保管為主，還是為了電子文件管理的需要？我們認(rèn)為對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，各地區(qū)有各地區(qū)不同的答案，不能一概而論。

我們遇到的第二個(gè)尷尬境遇是，數(shù)字化檔案的開(kāi)放利用與保密法之間的矛盾。由于很多地區(qū)的檔案局（館）普遍存在人手不足的情況，對(duì)檔案的開(kāi)放鑒定工作非常緩慢，（以我們杭州為例，自行添加，此處省略）使得大量本因解密開(kāi)放的檔案仍處于不開(kāi)放狀態(tài)，但其內(nèi)容的公開(kāi)以不會(huì)對(duì)社會(huì)或者個(gè)人造成任何影響，而保密法的定密過(guò)于寬泛又導(dǎo)致這些數(shù)字化成果無(wú)法在互聯(lián)網(wǎng)得到有效利用，僅限于政務(wù)網(wǎng)或者館內(nèi)局域網(wǎng)的利用進(jìn)一步限制了利用人群的數(shù)量。

在強(qiáng)調(diào)政府信息公開(kāi)的今天，如何豐富館藏，提升檔案數(shù)字化成果的利用率，解決與保密法之間的矛盾非常緊迫，否則檔案館在信息化的浪潮下有被圖書館和互聯(lián)網(wǎng)邊緣化的可能，檔案的數(shù)字化工作有可能會(huì)變得毫無(wú)意義。

第二篇：檔案數(shù)字化問(wèn)題及對(duì)策（范文）

法院訴訟檔案數(shù)字化建設(shè)中存在問(wèn)題及完善建議

伴隨著法院信息化建設(shè)的不斷深入和迅猛發(fā)展，作為信息儲(chǔ)存的檔案也正經(jīng)受著由此帶來(lái)的數(shù)字沖擊。面對(duì)浩瀚的法院庫(kù)藏紙質(zhì)訴訟檔案是否需要“一個(gè)不能少”的全部進(jìn)行數(shù)字化處理，擺在了法院檔案管理人員面前。但是數(shù)字化了的大量檔案信息不但占有非常大的服務(wù)器儲(chǔ)存空間，且大多檔案數(shù)字信息都是“躺在庫(kù)里”睡大覺(jué)，長(zhǎng)年不被檢索利用，成為信息化建設(shè)中的一種樣子工程。如果將如此龐大的庫(kù)藏紙質(zhì)檔案都進(jìn)行數(shù)字化加工，勢(shì)必費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、耗費(fèi)大量資金，效益也不突顯。筆者以法院訴訟檔案數(shù)字化的范圍為視角，提出完善建議，以突出數(shù)字化訴訟檔案利用率、減少成本、提高效益。

一、訴訟檔案數(shù)字化的含義

（一）訴訟檔案數(shù)字化的基本含義廣義是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，以及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。人民法院訴訟檔案的數(shù)字化主要是指通過(guò)數(shù)字化電子掃描技術(shù)將訴訟當(dāng)事人和法院審判活動(dòng)中形成的紙質(zhì)案卷材料加工成圖像形式儲(chǔ)存起來(lái)，以電子文檔的形式實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源共享、提供便捷利用服務(wù)。

（二）訴訟檔案數(shù)字化的范圍。由于法院訴訟檔案生成的特殊性，目前，法院系統(tǒng)對(duì)訴訟檔案的數(shù)字化建設(shè)主要是針對(duì)兩個(gè)階段形成的紙質(zhì)檔案而言的：一是法院在全面開(kāi)展檔案數(shù)字化處理工作之后新產(chǎn)生的紙質(zhì)訴訟檔案；二是數(shù)字化開(kāi)展之前的原有庫(kù)藏紙質(zhì)訴訟檔案。

二、法院訴訟檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

就筆者所在法院來(lái)說(shuō)，在信息時(shí)代的大背景下，全國(guó)各地法院都加快了信息化建設(shè)進(jìn)程，許多法院紛紛與高校、軟件開(kāi)發(fā)商等合作，開(kāi)發(fā)出以《法院綜合信息管理系統(tǒng)》等為代表的信息管理系統(tǒng)，使法院能夠進(jìn)行檔案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信訪管理、立案分配管理、人力資源管理、執(zhí)行管理等方面的計(jì)劃與控制，并進(jìn)行分析處理，成為各地法院辦案及內(nèi)部管理的方法和工具，為規(guī)范審判工作程序，提高工作效率，促進(jìn)司法公正提供了有力保障。

“法綜系統(tǒng)”的使用，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)，所有案件從立案到歸檔，均通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行控制管理，提高了工作質(zhì)量和效率。但是，從全國(guó)范圍來(lái)看，由于沒(méi)有統(tǒng)一設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態(tài)，不利于實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)的訴訟檔案信息共享。另外，各地檔案數(shù)字化工作進(jìn)程差異較大，很多法院尤其是筆者所在法院還未實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的全面數(shù)字化處理，卷宗調(diào)閱仍基本停留在實(shí)體利用階段。由于訴訟檔案的利用率很高，辦案人員查閱卷宗時(shí)，不得不頻繁到檔案室調(diào)取卷宗，既占用了時(shí)間，又不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。因此，今后一段時(shí)期內(nèi)，訴訟檔案全文數(shù)字化工作是法院檔案電子化管理的重要工作內(nèi)容。

三、法院訴訟檔案實(shí)行數(shù)字化的必要性

訴訟檔案是相對(duì)紙質(zhì)訴訟檔案而言的，從法院工作實(shí)際來(lái)看，雖然訴訟檔案數(shù)字化制作是必要的，但如果不加選擇地將訴訟檔案全部進(jìn)行數(shù)字化，勢(shì)必造成資源的浪費(fèi)和大量人力、物力不必要投入。主要存在以下值得商榷的問(wèn)題：

首先是利用率低。檔案保管的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，因此，對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行數(shù)字化也要考慮實(shí)際利用率。從筆者多年從事檔案工作的實(shí)際以及結(jié)合全省法院檔案工作利用情況來(lái)看，對(duì)于庫(kù)藏的大量訴訟檔案，無(wú)論是本單位，還是當(dāng)事人、外單位，實(shí)際借閱較多的是近兩三年的，并且多是上訴案件、申訴、復(fù)查及信訪案件。庫(kù)藏中大量的調(diào)解、撤訴等案卷更是長(zhǎng)年不被檢索利用，還有很大一部分案卷超過(guò)了應(yīng)銷毀的期限，如果將這些訴訟檔案也不加選擇地全部進(jìn)行數(shù)字化加工，被數(shù)字化了的這部分檔案就只是在庫(kù)房里堆放，利用的機(jī)率微乎其微。

其次是占用大量服務(wù)器空間。目前對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要采用的是圖像掃描方式，即將文字、圖表等資料通過(guò)掃描儀輸入計(jì)算機(jī)，并采用高比率圖像壓縮技術(shù)將這些數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在服務(wù)器上。這種技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)是數(shù)字化加工速度快，能基本保持實(shí)物原貌，但缺點(diǎn)是占用服務(wù)器存儲(chǔ)空間大。各地法院訴訟檔案數(shù)字化處理基本上都是以此種圖像形式存儲(chǔ)，這種存儲(chǔ)方式在服務(wù)器中所占空間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于電子文檔所占空間。如果對(duì)庫(kù)藏訴訟檔案全部進(jìn)行數(shù)字化加工處理，勢(shì)必占用極大的服務(wù)器儲(chǔ)量，且大大增加今后數(shù)據(jù)庫(kù)檢索的壓力，減緩計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度。

再者是投資大、耗時(shí)長(zhǎng)。檔案數(shù)字化加工處理工作專業(yè)性較強(qiáng)，需要專業(yè)的人才，要添置專門的硬件設(shè)備，資金投入量較大。在不采用外包加工的情況下，僅在訴訟檔案數(shù)字化加工成本投入上，每個(gè)法院資金投放量少則幾十萬(wàn)，多者上百萬(wàn)，掃描工作周期較長(zhǎng)。就當(dāng)前經(jīng)濟(jì)條件下，如果要拿出這么大一筆經(jīng)費(fèi)，投入如此大的人力、物力、財(cái)力和精力，對(duì)大多法院來(lái)說(shuō)都不是件易事，是件需要認(rèn)真考量的大事情。

四是超出制定行業(yè)規(guī)范的精神。因此，人民法院在進(jìn)行庫(kù)藏訴訟檔案數(shù)字化的過(guò)程中應(yīng)充分考慮這些規(guī)定和要求，不盲目對(duì)庫(kù)藏檔案全部進(jìn)行數(shù)字化。五是不被業(yè)內(nèi)廣泛認(rèn)同。從國(guó)內(nèi)信息化建設(shè)的發(fā)展態(tài)勢(shì)和要求來(lái)看，并沒(méi)有把館藏、庫(kù)藏檔案全部數(shù)字化作為一種必須進(jìn)行落實(shí)的內(nèi)容予以倡導(dǎo)。即使是國(guó)內(nèi)的專業(yè)檔案館，也沒(méi)有將所有館藏檔案都進(jìn)行數(shù)字化加工的。

四、法院訴訟檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）數(shù)字訴訟檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不能滿足需求。訴訟檔案電子化管理的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化，由于訴訟檔案的專業(yè)性，一些普通的電子文件標(biāo)準(zhǔn)并不能完全滿足未來(lái)訴訟檔案信息化的系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享需求。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全存在問(wèn)題。訴訟檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理及其安全性、可靠性沒(méi)有充分保障，加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)等至今沒(méi)有得到妥善解決。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和保密措施無(wú)法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。訴訟檔案涉及到許多國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等，一旦保密信息泄露，將造成不可預(yù)估的損失。

（三）數(shù)字檔案公開(kāi)與保密存在問(wèn)題。隨著司法公開(kāi)的不斷深入，檔案數(shù)字化的不斷完善，數(shù)字化檔案如何向法院內(nèi)部人員、行政機(jī)關(guān)、當(dāng)事人提供調(diào)閱、如何公開(kāi)必須經(jīng)過(guò)反復(fù)論證、由最高法院統(tǒng)一規(guī)定。訴訟檔案涉及到許多國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等，如何對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化，已經(jīng)數(shù)字化的涉密檔案如何保存，經(jīng)過(guò)怎樣的授權(quán)才能訪問(wèn)等等涉及到許多統(tǒng)一規(guī)定的地方。在全面的規(guī)定出臺(tái)后，還要有過(guò)硬的技術(shù)設(shè)備和措施來(lái)保障數(shù)字檔案公開(kāi)，不影響保密問(wèn)題。因?yàn)橐坏┍Ｃ苄畔⑿孤痘蛭唇?jīng)授權(quán)訪問(wèn)，將造成不可預(yù)估的損失，將給司法威信帶來(lái)嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

（四）數(shù)字檔案安全與真實(shí)性存在問(wèn)題。隨著裁判文書公開(kāi)、審判流程公開(kāi)、網(wǎng)上調(diào)檔等司法公開(kāi)的不斷要求，法院內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的交互極具增加，如何保護(hù)法院內(nèi)網(wǎng)安全，保護(hù)數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)不受攻擊，保護(hù)數(shù)字化檔案信息不受篡改成為全省乃至全國(guó)法院亟需解決的問(wèn)題。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和保密措施無(wú)法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。數(shù)字檔案將長(zhǎng)期保存在軟件系統(tǒng)內(nèi)，一旦被黑客或未經(jīng)授權(quán)的人篡改、偽造將造成電子檔案的真實(shí)性大打折扣。

（五）數(shù)字檔案效果與利用存在問(wèn)題。隨著法院信息化的高速發(fā)展，如何進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案的效果，如能否有更高的清晰度，能否與實(shí)體檔案同步形成，能否讓數(shù)字化的檔案調(diào)閱、管理更加智能化，這些都是新時(shí)期需要及時(shí)解決的新問(wèn)題。

（六）檔案信息化建設(shè)管理理念落后。盡管檔案工作的重要性逐漸被人們認(rèn)識(shí)，現(xiàn)在還存在一些單位對(duì)檔案工作不重視。檔案工作僅僅滿足于檔案有人管，查檔有人拿，歸檔有人收的狀態(tài)。部分干警認(rèn)為，信息化工作是干不了審判執(zhí)行的或沒(méi)有審判執(zhí)行資格的人干的，是可有可無(wú)的后勤保障工作；從事信息工作的人員，感到工作不少辛苦，但工作成績(jī)不如審判執(zhí)行明顯，個(gè)人進(jìn)步出路窄，干時(shí)間長(zhǎng)了，荒廢了審判執(zhí)行業(yè)務(wù)劃不來(lái)，干好了別人頂替不了，自己走不了，干差了挨領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)面子不好看，工作得過(guò)且過(guò)，不求進(jìn)取，一有機(jī)會(huì)就想法調(diào)離檔案工作崗位。隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，人們維權(quán)意識(shí)的不斷增強(qiáng)，訴訟案件的種類和數(shù)量呈幾何數(shù)字的增長(zhǎng)，這樣的觀念已經(jīng)嚴(yán)重不能適應(yīng)時(shí)代對(duì)法院檔案工作的要求。這就造成了在訴訟檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的非積極投入及非規(guī)范行為, 最終會(huì)造成檔案信息化建設(shè)的延緩, 造成檔案信息交流的障礙, 影響檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。再加上歸檔檔案不規(guī)范，檔案管理混亂。在實(shí)際工作中得不到很好的落實(shí)，歸檔卷宗項(xiàng)目填寫不齊全，排列次序混亂、目錄和卷宗封面項(xiàng)目填寫不全，甚至部分案件質(zhì)量評(píng)查表未于卷宗裝訂入冊(cè)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。部分法院檔案管理人員責(zé)任不清，許多法院的檔案管理人員都是兼職檔案員，大部分的檔案員是由綜合辦的內(nèi)勤人員擔(dān)任，在年終考核時(shí)，檔案工作不被列為必要的考核項(xiàng)目。此外檔案管理員頻頻換崗、交接手續(xù)不完備，一部分檔案借出后沒(méi)有按期歸還，有些卷宗材料放置較長(zhǎng)時(shí)間得不到及時(shí)整理歸檔，造成了檔案的殘缺和遺失，這些都造成了檔案管理的混亂。勢(shì)必影響法院訴訟檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（七）硬件建設(shè)不能滿足檔案信息化建設(shè)的需求。基層法院較重視審判辦公大樓、法庭建設(shè)以及購(gòu)置必要的車輛裝備等，由此背負(fù)了一定債務(wù)。雖然中央加強(qiáng)兩院工作的《決定》對(duì)保障人民法院辦公辦案經(jīng)費(fèi)作了規(guī)定，但由于地方財(cái)政困難，法院自身保障能力有限，致使在硬件投入上相對(duì)不足。基層法院在工作站建設(shè)、網(wǎng)線布置、電腦購(gòu)置都處于一個(gè)比較低的水平，僅滿足日常功能，視頻、音頻、圖像處理設(shè)備較少，不能滿足檔案信息化的需求。

（八）缺乏專業(yè)的檔案管理人才。檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了較高要求，檔案人員不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，還要具備法律知識(shí)、文史知識(shí)，熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)、縮微、電子檢索等信息技術(shù)。是專業(yè)復(fù)合型的人才。實(shí)踐中檔案管理人員由于對(duì)電子文件、電子檔案的收集、保存、維護(hù)與利用接觸太少, 檔案管理人員能熟練使用微機(jī)的為數(shù)不多, 能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的更是少之又少, 這是法院檔案信息化建設(shè)又一瓶頸。

五、訴訟檔案數(shù)字化管理的完善建議

（一）通過(guò)利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段，有步驟地開(kāi)展包括紙質(zhì)、照片、庭審錄像等各類傳統(tǒng)載體訴訟檔案的全面數(shù)字化工作，建立本單位或本轄區(qū)的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由最高院牽頭，通過(guò)統(tǒng)一組織，統(tǒng)一規(guī)劃，利用技術(shù)手段，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)四級(jí)法院訴訟檔案數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)，使全國(guó)法院系統(tǒng)內(nèi)部人員在自身權(quán)限范圍內(nèi)，能夠方便快捷地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱。同時(shí)與公安、法院部門的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，在設(shè)定查詢權(quán)限的前提下，實(shí)現(xiàn)公、檢、法檔案信息資源共享，完善工作銜接，提高辦案效率。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)和完善法院信息化基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支撐能力。加快完善法院專線網(wǎng)和局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各級(jí)法院網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通和全面覆蓋，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)性能，提高網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量。加快網(wǎng)絡(luò)安全保密建設(shè)，提高抵御安全風(fēng)險(xiǎn)的水平。全面實(shí)施涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)和非涉密信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)工程，重點(diǎn)建設(shè)符合國(guó)家安全保密要求、滿足法院檔案信息化需要的安全保密平臺(tái)。

（三）要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃。要充分考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，大力推進(jìn)檔案電子化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完成檔案電子化工作，充分發(fā)揮檔案室的各項(xiàng)功能和作用。加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。提高檔案檢索利用效率和服務(wù)質(zhì)量。法院檔案室要分階段完成案卷級(jí)目錄錄入和檔案文件級(jí)目錄錄入，盡快實(shí)現(xiàn)全部檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索。與此同時(shí)規(guī)范檔案移交程序。法院各科室在向院檔案室移交檔案時(shí)，必須嚴(yán)重按照檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行，第三人不得隨便進(jìn)出檔案室和接觸檔案，檔案管理人員做到嚴(yán)格保密。積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。法院檔案室要從重要科室檔案入手，開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，對(duì)照片、錄音錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，建立相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)電子文件歸檔管理。根據(jù)新形勢(shì)下檔案管理要求，檔案室要根據(jù)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，加強(qiáng)對(duì)全院電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，保證有保存價(jià)值的電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。按照電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則，實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制。今后，法院各科室在向檔案室移交檔案時(shí)，必須將紙質(zhì)文件和電子文件同步移交，缺一不可。積極采取措施，有計(jì)劃、有步驟地對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)處理。

（五）充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。向法院提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源的服務(wù)作用。促進(jìn)檔案信息資源共享。以政務(wù)網(wǎng)站為主體，利用法院統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)出口與其他地區(qū)檔案網(wǎng)站鏈接，形成方便快捷、四通八達(dá)的檔案工作信息網(wǎng)。

（六）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。要加強(qiáng)檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等技術(shù)納入培訓(xùn)內(nèi)容，要積極引進(jìn)信息化建設(shè)人才，培養(yǎng)和造就一批懂信息技術(shù)，熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不斷提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的技能水平，按照檔案信息化建設(shè)的要求不斷更新觀念。為適應(yīng)新時(shí)期檔案信息化工作的需要，提高檔案員自身的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)多創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，多取經(jīng)，開(kāi)闊視野。配備政治素質(zhì)好，業(yè)務(wù)水平高、具有現(xiàn)代化管理技能的專職檔案員，按照最高人民法院《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)全國(guó)法院機(jī)關(guān)檔案工作信息化建設(shè)的意見(jiàn)》文件提出的具體要求及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃的做好檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件歸檔等工作；建立嚴(yán)格的責(zé)任追究制，誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《人民法院訴訟檔案管理辦法》，制定具體的操作辦法和措施，保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（七）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)。觀念的落后是最大的落后。在法院檔案信息化建設(shè)中, 每個(gè)干警都面臨著傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變,法院檔案信息化是法院現(xiàn)代化建設(shè)的重要標(biāo)志，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須占領(lǐng)制高點(diǎn)，拓寬大視野，提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感，識(shí)檔案資源信息化對(duì)檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性, 切實(shí)把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來(lái)思考, 這是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的問(wèn)題, 也是創(chuàng)新與改革的方向。各位檔案管理人員也要樹(shù)立現(xiàn)代檔案管理、利用意識(shí), 逐步使檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心過(guò)渡。認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇, 加強(qiáng)工作責(zé)任感, 樹(shù)立現(xiàn)代化管理思想,不斷加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案, 適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今時(shí)代，訴訟檔案信息化建設(shè)是一種新的發(fā)展趨勢(shì)和選擇。然而，法院檔案信息化建設(shè)還存在諸多瓶頸，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化任重而道遠(yuǎn)，這就需要檔案法院系統(tǒng)以及相關(guān)檔案管理人員的不懈努力，克服困難，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，更好地為審判工作服務(wù)

第三篇：紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DAT31-2017

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T31—2017 分享 / 打印 / 放大字體 / 縮小字體

發(fā)布機(jī)構(gòu)：萬(wàn)源市檔案局

發(fā)布日期：2018-04-16

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T31—2017

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T 1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)替代DA/T 31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。

本標(biāo)準(zhǔn)與DA/T 31-2005相比，主要技術(shù)變化如下： ——標(biāo)題進(jìn)行了修改；

——增強(qiáng)組織與管理部分的內(nèi)容，完善數(shù)字化工作中管理相關(guān)要求； ——增強(qiáng)數(shù)字化前處理部分的內(nèi)容，包括對(duì)實(shí)體檔案保護(hù)和檔案規(guī)范化管理方面的要求；

——增加數(shù)字化過(guò)程中元數(shù)據(jù)采集的要求； ——修改了檔案掃描部分參數(shù)要求；

——修改了圖像處理部分內(nèi)容，更加強(qiáng)調(diào)保持檔案原貌的要求； ——細(xì)化了數(shù)字化成果驗(yàn)收的內(nèi)容；

——?jiǎng)h除原標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)備份和數(shù)字化成果管理相關(guān)內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、國(guó)家檔案局信息管理中心、國(guó)家檔案局技術(shù)部。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：王良城、馬淑桂、郝晨輝、程春雨、杜琳琳、蔡偉、宋涌、王大眾、田軍、曹燕、李華峰。本標(biāo)準(zhǔn)所代替標(biāo)準(zhǔn)的歷次版本發(fā)布情況為： ——DA/T 31—2005。

引

言

DA/T 31-2005的發(fā)布實(shí)施，從技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提出了要求，很好的促進(jìn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，在檔案信息化工作中發(fā)揮了重要作用。

由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作所依賴的信息技術(shù)發(fā)展迅速，經(jīng)過(guò)10年的時(shí)間，數(shù)字化設(shè)備、存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)條件都發(fā)生了較大變化，同時(shí)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作管理方法和管理理念等都在不斷更新、發(fā)展。因此，及時(shí)對(duì)本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂，適時(shí)調(diào)整相關(guān)要求，從檔案行業(yè)層面科學(xué)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

標(biāo)準(zhǔn)本次修訂更加注重我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作自身的特點(diǎn)，結(jié)合目前信息技術(shù)發(fā)展的水平，提出適用于檔案行業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的規(guī)范性要求。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)和管理要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于采用掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過(guò)程的管理。規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T 20530-2006 文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則 DA/T 1 檔案工作基本術(shù)語(yǔ) DA/T 18 檔案著錄規(guī)則

ISO/TR 13028 信息與文獻(xiàn) 檔案數(shù)字化實(shí)施指南（Information and Documentation — Implementation guidelines for digitization of records）術(shù)語(yǔ)和定義

GB/T 20530-2006、DA/T

1、DA/T 18界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1數(shù)字化 digitization

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。3.2數(shù)字圖像digital image

表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。

3.3紙質(zhì)檔案數(shù)字化digitization of paper-based records 采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過(guò)程。

3.4分辨率resolution

單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)(dpi)表示。總則

4.1 各單位應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開(kāi)放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展應(yīng)遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建議。

4.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。

4.3 應(yīng)采取有效的管理和技術(shù)手段，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實(shí)反映檔案內(nèi)容，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

4.4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)元素的確定應(yīng)符合ISO/TR 13028提出的要求。4.5 應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

4.6 加工涉密檔案時(shí)，應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開(kāi)展工作。

5．組織與管理

5.1 機(jī)構(gòu)及人員

5.1.1 應(yīng)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作組織，對(duì)數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗(yàn)收等，確保數(shù)字化工作的順利開(kāi)展。

5.1.2 應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員，包括熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員，熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人員，掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)并熟悉本職工作的操作人員等。應(yīng)通過(guò)科學(xué)規(guī)范的管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理。為強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外聘工作人員的審核。

5.2 基礎(chǔ)設(shè)施

5.2.1 應(yīng)配備專用加工場(chǎng)地，并進(jìn)行合理布局，形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。5.2.2 加工場(chǎng)地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應(yīng)不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。場(chǎng)地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全部場(chǎng)地的防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備。

5.2.3 應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進(jìn)，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。

5.3 工作方案

5.3.1 應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定科學(xué)合理的工作方案，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

5.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。數(shù)字化對(duì)象的確定應(yīng)綜合考慮檔案的珍貴程度、開(kāi)放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素。

5.3.3 宜對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案進(jìn)行專家論證，確保其科學(xué)、規(guī)范、合理。

5.3.4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)經(jīng)審批后嚴(yán)格執(zhí)行。工作方案審批結(jié)果應(yīng)與數(shù)字化工作過(guò)程中形成的其他文件一并保存。

5.4 管理制度

5.4.1 應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。5.4.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的制度。

崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標(biāo)和職責(zé)，形成明確的崗位業(yè)務(wù)流程規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲辦法等；人員管理制度主要對(duì)人員的安全責(zé)任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來(lái)訪登記等進(jìn)行規(guī)范；場(chǎng)地管理制度主要對(duì)人員出入和工作場(chǎng)地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場(chǎng)物品、證件等的管理進(jìn)行規(guī)范；設(shè)備管理制度主要對(duì)數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進(jìn)行規(guī)范；數(shù)據(jù)管理制度主要對(duì)數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進(jìn)行規(guī)范；檔案實(shí)體管理制度主要對(duì)檔案實(shí)體在數(shù)字化過(guò)程中的交接、管理、存放等工作進(jìn)行規(guī)范。

5.5 工作流程控制

5.5.1 應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過(guò)程進(jìn)行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例參見(jiàn)附錄A。

5.5.2 應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。5.5.3 應(yīng)建立完善的問(wèn)題反饋機(jī)制，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過(guò)程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正。

5.6 工作文件管理 5.6.1 應(yīng)根據(jù)情況制定符合實(shí)際要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件，以此加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作的管理。主要包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等，采取外包方式實(shí)施時(shí)，還應(yīng)包括項(xiàng)目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議等。部分工作單示例參見(jiàn)附錄B。

5.6.2 應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件的管理，明確數(shù)字化工作過(guò)程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。

5.7 檔案數(shù)字化外包

5.7.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)；按照GB/T 20530-2006第5章的要求評(píng)估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力；從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。

5.7.2 在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)[2014]7號(hào)），從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。

5.7.3 檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。檔案出庫(kù)

6.1 檔案保管部門應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對(duì)象開(kāi)展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交檔案出庫(kù)申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫(kù)相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無(wú)誤后，對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫(kù)。

6.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場(chǎng)所較近的保管庫(kù)用以臨時(shí)存放紙質(zhì)檔案，并對(duì)紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。數(shù)字化前處理

7.1 確定掃描頁(yè)

原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁(yè)面應(yīng)加以標(biāo)注。

7.2 編制頁(yè)號(hào)

7.2.1 應(yīng)對(duì)沒(méi)有頁(yè)號(hào)或頁(yè)號(hào)不正確的檔案重新編制頁(yè)號(hào)。7.2.2 重新編制頁(yè)號(hào)時(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁(yè)號(hào)，且不壓蓋檔案內(nèi)容。

7.2.3 書寫頁(yè)號(hào)所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件 或?qū)n案長(zhǎng)期保存造成影響。

7.2.4 應(yīng)將破損頁(yè)面、缺頁(yè)等特殊情況進(jìn)行登記。

7.3 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

7.3.1 按照目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

7.3.2 對(duì)需在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。

7.4 拆除裝訂

應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

7.5 技術(shù)修復(fù)

7.5.1 破損嚴(yán)重或其他無(wú)法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。

7.5.2 折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立

8.1 應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長(zhǎng)度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合DA/T 18對(duì)檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立工作中均應(yīng)嚴(yán)格遵守。

8.2 數(shù)據(jù)庫(kù)選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。8.3 數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。

8.4 將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對(duì)紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。

8.5 可采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改。檔案掃描

9.1 基本要求

檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

9.2 掃描設(shè)備 9.2.1 掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。9.2.2 超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時(shí)，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊，并且采用標(biāo)版等方式明確說(shuō)明分幅方法；若后期采用軟件自動(dòng)拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對(duì)應(yīng)原件尺寸的1/3。

9.2.3 應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。

9.3 掃描色彩模式

9.3.1 為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。

9.3.2 頁(yè)面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。

9.3.3 頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

9.3.4 頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。

9.4 掃描分辨率

9.4.1 掃描分辨率的選擇，應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。9.4.2 掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時(shí)，建議掃描分辨率不小于300dpi。

9.4.3 如有COM輸出、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途時(shí)，可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。需要進(jìn)行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于于300 dpi；需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率建議不小于600 dpi；需要進(jìn)行印刷出版的檔案，可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。

9.5 存儲(chǔ)格式

9.5.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長(zhǎng)期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。

9.5.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時(shí)，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲(chǔ)空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式。

9.5.3 同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲(chǔ)格式。

9.6 圖像命名

9.6.1 應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

9.6.2 建議將數(shù)字圖像存儲(chǔ)為單頁(yè)文件，并按檔號(hào)與圖像流水號(hào)的組合對(duì)圖像命名。

9.6.3 數(shù)字圖像確需存儲(chǔ)為多頁(yè)文件時(shí)，可采用該檔案的檔號(hào)對(duì)圖像命名。

9.6.4 應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。圖像處理

10.1 圖像拼接

對(duì)分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的整體性。拼接時(shí)應(yīng)確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無(wú)明顯拼接痕跡。

10.2 旋轉(zhuǎn)及糾偏

對(duì)不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原。對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。

10.3 裁邊

如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁(yè)邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。

10.4 去污

如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，以去除在掃描過(guò)程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過(guò)程中不得去除檔案頁(yè)面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。

10.5 圖像質(zhì)量檢查

10.5.1 數(shù)字圖像不完整、無(wú)法清晰識(shí)別或圖像失真度較大時(shí)，應(yīng)重新掃描。

10.5.2 對(duì)于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時(shí)改正。

10.5.3 數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

10.5.4 對(duì)數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。數(shù)據(jù)掛接

11.1 應(yīng)借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)

應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

11.2 逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開(kāi)等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交

12.1 驗(yàn)收方式

12.1.1 建議檔案部門成立專門的驗(yàn)收組對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。

12.1.2 應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收檢驗(yàn)。

12.2 驗(yàn)收內(nèi)容

12.2.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等。

12.2.2 應(yīng)對(duì)目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫等。

12.2.3 應(yīng)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

12.2.4 應(yīng)對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)字化參

數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

12.2.5 應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

12.2.6 應(yīng)對(duì)工作文件進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

12.2.7 應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括載體的可用性、有無(wú)病毒等。

12.3 驗(yàn)收指標(biāo)

能夠采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%。對(duì)于無(wú)法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)。抽檢比率不得低于5%，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

12.4 驗(yàn)收結(jié)論

12.4.1 每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)達(dá)到本標(biāo)準(zhǔn)12.2和12.3的要求，予以驗(yàn)收“通過(guò)”。驗(yàn)收未通過(guò)應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗(yàn)收。

12.4.2 驗(yàn)收完成后須經(jīng)驗(yàn)收組成員簽字。驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

12.5 移交

驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案及時(shí)移交，并履行交接手續(xù)。移交單示例參見(jiàn)附錄B。檔案歸還入庫(kù)

13.1 檔案裝訂 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案如需裝訂，應(yīng)注意保持檔案原貌，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

13.2 檔案歸還入庫(kù)

按照檔案入庫(kù)相關(guān)要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和清點(diǎn)，并履行檔案入庫(kù)手續(xù)。

第四篇：13、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA／T 31—2005

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于采用各種設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理及數(shù)字化成果的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB／T 17235．1—1998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第1部分：要求和指南

GB／T 17235．2—1998信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第2部分：一致性測(cè)試

GB／T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3．1數(shù)字化digitization

用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程 3．2紙質(zhì)檔案數(shù)字化digitization 0fpapeI喃ased records

采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。3．3數(shù)字圖像digital image

表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。3．4黑白二值圖像binary image

只有黑白兩級(jí)灰度的數(shù)字圖像。它對(duì)應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

3．5連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像continuous—tone 8till image

以多于兩級(jí)灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。3．6分辨率resolution

單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)(dpi)表示。

3．7失真度distortion measure

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。3．8可值度intelligibility

數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。3．9 圖像壓縮image compression

清除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過(guò)程，其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，較常見(jiàn)的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。

4紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求 4．1基本原則

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

4．2數(shù)字化對(duì)象的確定原則

應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。4．2．1符合國(guó)家法律法規(guī)的原則

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國(guó)家檔案開(kāi)放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。4．2．2價(jià)值性原則

屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。4．3基本環(huán)節(jié)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。4．4過(guò)程管理

4．4．1應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

4．4．2紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

5檔案整理

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。5．1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。5．2拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。5．3區(qū)分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。5．4頁(yè)面修整

破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。5．5檔案整理登記

制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。5．6裝訂

掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

6檔案掃描 6．1掃描方式

6．1．1根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。6．1．2紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。6．2掃描色彩模式

6．2．1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

6．2．2頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案．可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

6．2．3頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

6．2．4頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。6．3掃描分辨率

6．3．1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

6．3．2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

6．3．3需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。6．4掃描登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。7圖像處理

7．1圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

7．1．1對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn) 不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

7．1．2由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

7．1．3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

7．1-4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

7．1．5認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。7．2糾偏

對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。7．3去污

對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。7．4圖像拼接

對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。7．5裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

8圖像存儲(chǔ) 8．1存儲(chǔ)格式

8．1．1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。

8．1．2提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。

8．2圖像文件的命名

8．2．1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。8．2．2多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。

9目錄建庫(kù) 9．1數(shù)據(jù)格式選擇

目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。9．2檔案著錄

按照《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18)的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

9．3目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

10數(shù)據(jù)掛接 10．1匯總掛接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。10．2數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。10．3交接登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填寫的頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

11數(shù)據(jù)驗(yàn)收 11．1數(shù)據(jù)抽檢

11．1．1以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

11．1．2一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5％。11．2驗(yàn)收指標(biāo)

11．2．1目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”。

11．2．2一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95％以上(含95％)時(shí)，予以驗(yàn)收“通過(guò)”。

合格率=抽檢合格的文件數(shù)／抽檢文件總數(shù)x100％ 11．3驗(yàn)收審核

驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。11．4驗(yàn)收登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。

12數(shù)據(jù)備份 12．1備份范圍

經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。12．2備份方式

為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。12．3數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。12．4備份標(biāo)簽

數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。12．5備份登記

填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

13數(shù)字化成果管理

13．1應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長(zhǎng)期可用。

13．2紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

第五篇：法院檔案數(shù)字化問(wèn)題及對(duì)策建議

法院檔案數(shù)字化面臨的問(wèn)題及對(duì)策

【中文關(guān)鍵字】檔案數(shù)字化；公開(kāi)與保密； 【全文】

近年來(lái)，江蘇大部分法院都開(kāi)展了庫(kù)存卷宗、現(xiàn)存訴訟卷宗數(shù)字化掃描和處理工作，掃描圖片和全省法院系統(tǒng)檔案軟件進(jìn)行了掛接，檔案數(shù)字化率大大提高。卷宗調(diào)閱也不僅停留在實(shí)體利用階段，部分法院已經(jīng)能夠?qū)呙璧脑V訟檔案和檔案軟件進(jìn)行掛接并投入使用。但是檔案數(shù)字化仍然面臨一些不容忽視的問(wèn)題，如卷宗掃描圖片質(zhì)量清晰度不高，實(shí)體卷宗調(diào)閱仍然占多數(shù)，數(shù)字化檔案軟件智能化程度不夠等等。因此，后一段時(shí)期內(nèi)，訴訟檔案全面數(shù)字化甚至實(shí)現(xiàn)從案件受理開(kāi)始全程同步數(shù)字化需要全面規(guī)范、不斷完善的。

檔案數(shù)字化面臨的問(wèn)題

（一）數(shù)字檔案公開(kāi)與保密問(wèn)題

隨著司法公開(kāi)的不斷深入，檔案數(shù)字化的不斷完善，數(shù)字化檔案如何向法院內(nèi)部人員、行政機(jī)關(guān)、當(dāng)事人提供調(diào)閱、如何公開(kāi)必須經(jīng)過(guò)反復(fù)論證、由最高法院統(tǒng)一規(guī)定。訴訟檔案涉及到許多國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等，如何對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化，已經(jīng)數(shù)字化的涉密檔案如何保存，經(jīng)過(guò)怎樣的授權(quán)才能訪問(wèn)等等涉及到許多統(tǒng)一規(guī)定的地方。在全面的規(guī)定出臺(tái)后，還要有過(guò)硬的技術(shù)設(shè)備和措施來(lái)保障數(shù)字檔案公開(kāi)，不影響保密問(wèn)題。因?yàn)橐坏┍Ｃ苄畔⑿孤痘蛭唇?jīng)授權(quán)訪問(wèn)，將造成不可預(yù)估的損失，將給司法威信帶來(lái)嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

（二）數(shù)字檔案安全與真實(shí)性問(wèn)題

江蘇省法院數(shù)字化檔案基于法院內(nèi)網(wǎng)，完全與因特網(wǎng)隔離，總體是安全的。但是隨著裁判文書公開(kāi)、審判流程公開(kāi)、網(wǎng)上調(diào)檔等司法公開(kāi)的不斷要求，法院內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的交互極具增加，如何保護(hù)法院內(nèi)網(wǎng)安全，保護(hù)數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)不受攻擊，保護(hù)數(shù)字化檔案信息不受篡改成為全省乃至全國(guó)法院亟需解決的問(wèn)題。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和保密措施無(wú)法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。數(shù)字檔案將長(zhǎng)期保存在軟件系統(tǒng)內(nèi)，一旦被黑客或未經(jīng)授權(quán)的人篡改、偽造將造成電子檔案的真實(shí)性大打折扣。

（三）數(shù)字檔案效果與利用問(wèn)題

江蘇省法院《訴訟檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范》已經(jīng)對(duì)各級(jí)法院訴訟檔案數(shù)字化過(guò)程提出了明確的要求，保證了三級(jí)法院數(shù)字化加工的檔案規(guī)范、統(tǒng)一，符合省檔案局“五星”級(jí)測(cè)評(píng)與驗(yàn)收要求，基本滿足了當(dāng)前需求。但是，隨著法院信息化的高速發(fā)展，如何進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案的效果，如能否有更高的清晰度，能否與實(shí)體檔案同步形成，能否讓數(shù)字化的檔案調(diào)閱、管理更加智能化，這些都是新時(shí)期需要及時(shí)解決的新問(wèn)題。

檔案數(shù)字化對(duì)策和建議

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度

切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，把訴訟檔案電子化建設(shè)作為法院“一把手”工程。應(yīng)出臺(tái)更詳細(xì)的訴訟檔案數(shù)字化管理的具體規(guī)定，讓各級(jí)法院管理好現(xiàn)有的數(shù)字化檔案，防止泄密問(wèn)題。為確保電子訴訟檔案的安全管理，法院檔案人員及其它工作人員在使用檔案管理系統(tǒng)軟件時(shí)，應(yīng)做到：不將裝有訴訟檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)；不交叉使用優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；不在計(jì)算機(jī)上擅自安裝軟件，尤其是安裝從互聯(lián)網(wǎng)下載的軟件；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題需維修時(shí)，應(yīng)在單位內(nèi)部進(jìn)行維修，現(xiàn)場(chǎng)有專門人員監(jiān)督；不使用具有無(wú)線互聯(lián)功能的計(jì)算機(jī)。

（二）加大投入，積極推進(jìn)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大投入、長(zhǎng)積累、晚見(jiàn)效的工作，根據(jù)《人民法院訴訟檔案管理辦法》的要求，將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算范圍，并為檔案室購(gòu)置與其信息化建設(shè)相配套的計(jì)算機(jī)、高速掃描儀、光盤刻錄機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備將檔案整理、掃描、錄入等基礎(chǔ)性工作外包給服務(wù)公司進(jìn)行處理，減輕檔案工作人員的工作量。進(jìn)一步加強(qiáng)和完善法院信息化基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支撐能力，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)性能，提高網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量。加快網(wǎng)絡(luò)安全保密建設(shè)，提高抵御安全風(fēng)險(xiǎn)的水平。全面實(shí)施涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)和非涉密信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)工程，重點(diǎn)建設(shè)符合國(guó)家安全保密要求、滿足法院檔案信息化需要的安全保密平臺(tái)。

（三）加強(qiáng)規(guī)范，完善使用

要依照《人民法院訴訟檔案管理辦法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定具體的操作辦法和措施，規(guī)范和指導(dǎo)法院檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行、管理和維護(hù)工作，保障法院檔案信息化建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。由最高院牽頭，通過(guò)統(tǒng)一組織，統(tǒng)一規(guī)劃，利用技術(shù)手段，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)四級(jí)法院訴訟檔案數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)，使全國(guó)法院系統(tǒng)內(nèi)部人員在自身權(quán)限范圍內(nèi)，能夠方便快捷地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱。訴訟當(dāng)事人及其代理人通過(guò)各級(jí)法院的對(duì)外門戶網(wǎng)站，按身份、權(quán)限查閱案件相關(guān)內(nèi)容。與公安、法院部門的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，在設(shè)定查詢權(quán)限的前提下，實(shí)現(xiàn)公、檢、法檔案信息資源共享，完善工作銜接，提高辦案效率。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)

要加強(qiáng)檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等技術(shù)納入培訓(xùn)內(nèi)容，要積極引進(jìn)信息化建設(shè)人才，培養(yǎng)和造就一批懂信息技術(shù)，熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不斷提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的技能水平，按照檔案信息化建設(shè)的要求不斷更新觀念。為適應(yīng)新時(shí)期檔案信息化工作的需要，提高檔案員自身的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)多創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，多取經(jīng)，開(kāi)闊視野。