第一篇：政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)政府機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公信息的收集與處理、流動(dòng)與共享、實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的信息系統(tǒng)。其總體目標(biāo)是：以先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)為主要手段，建成一個(gè)滿足政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)需要的辦公信息系統(tǒng)，使政府機(jī)關(guān)內(nèi)部各處室的公文和信息的交流暢通無阻，收到良好的社會(huì)效益。提供政府機(jī)關(guān)內(nèi)部各處室之間計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之間的信息交換和公文交流，建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化。

一、功能介紹

1.個(gè)人辦公

個(gè)人辦公主要用于個(gè)人事務(wù)的處理，包括電子日歷、電子郵件、活動(dòng)安排、待辦文件、待辦事宜、個(gè)

人資料、個(gè)人通訊錄等應(yīng)用。其中工作日歷、電子郵件、活動(dòng)安排為Notes 內(nèi)置的功能，屬于電子政務(wù)的

基本應(yīng)用；名片夾和待辦文件則是用戶個(gè)人事務(wù)安排。

電子郵件：用于收發(fā)Notes 電子郵件，很重要一點(diǎn)就是處理自己郵件庫中的待辦文件。工作日歷：計(jì)算機(jī)內(nèi)置的電子臺(tái)歷可使您輕松地安排的各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)。待辦文件：集中處理來自各工作流應(yīng)用模塊中的批辦件，如公文處理中的收、發(fā)文件等。待辦事宜：可以根據(jù)用戶設(shè)置的事件計(jì)劃表來提醒用戶將準(zhǔn)備辦理哪些事情。個(gè)人資料：錄入個(gè)人信息，具有編輯、存儲(chǔ)、管理功能。

2、公文處理

公文處理系統(tǒng)提供了收文登記、辦理、查詢和歸檔，發(fā)文起草、辦理、登記和歸檔等功能，并具有透

明的文件運(yùn)轉(zhuǎn)流的特征，文件辦理者可以及時(shí)、清楚地了解文件當(dāng)前運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，真正實(shí)現(xiàn)了流程跟蹤、監(jiān)

控“智能化”的功能。收文處理：對網(wǎng)上各單位發(fā)送來的辦文按類別、單位、密級等進(jìn)行分類登記，如果是“辦文”，則需

由文秘部門送交分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件批示處理，“閱件”則需呈領(lǐng)導(dǎo)閱。發(fā)文處理：可以起草公文和辦理公文（如核稿、審稿、會(huì)簽、簽發(fā)等）。提供手工辦文與電子辦公的

結(jié)合，還提供各種辦理意見代填和流程切換的功能。督辦管理：對領(lǐng)導(dǎo)交辦或上級交辦的任務(wù)和有辦理期限的文件（通常來自收文系統(tǒng)中收文）進(jìn)行登記、督辦，提供文件辦理進(jìn)程的跟蹤，提醒經(jīng)辦人注意時(shí)間的安排。

信訪管理：為局舉報(bào)投訴中心或辦公室提供對信訪件進(jìn)行登記辦理和處理。

3、檔案管理 文件查詢：文件查詢庫自動(dòng)接受來公文管理系統(tǒng)中各類收文和發(fā)文文件文檔，并提供給大家提供一個(gè)公文查詢的場所和文件歸檔功能檔案業(yè)務(wù)管理：檔案管理系統(tǒng)保存了所有已歸檔的文件供查詢（如查詢案卷定義、文件組卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借閱）和備案，是保存和管理檔案的場所。“檔案管理”不僅可以與公文處理系統(tǒng)結(jié)合

使用，處理已歸檔的收文、發(fā)文、簽報(bào)等文件，也可以獨(dú)立使用，用于登錄非公文處理系統(tǒng)處理的其他文 件。其中包含的檔案借閱，提供提供對系統(tǒng)內(nèi)人員借閱檔案的管理。

4、行政事務(wù)

提供諸如車輛管理、固定資產(chǎn)等具體業(yè)務(wù)處理功能，包括車輛管理、固定資產(chǎn)管理、接待管理、會(huì)議

管理、人事管理等。

業(yè)務(wù)審批：審批人在這里進(jìn)行統(tǒng)一的審批，不必再到各個(gè)數(shù)據(jù)庫里進(jìn)行審批。當(dāng)然，審批人也可以選

擇到他的郵件里審批。

車輛管理：由行政處對各部門使用車輛進(jìn)行網(wǎng)上管理，包括車輛安排、車輛動(dòng)態(tài)顯示、派車單、車輛

檔案、車輛駕駛員、油耗、車輛維修保養(yǎng)等相關(guān)內(nèi)容管理。

固定資產(chǎn)管理：由行政處對全局固定資產(chǎn)進(jìn)行申請購買、登記、報(bào)廢等管理。后勤管理：由行政處對本局的清潔衛(wèi)生資料、水電使用情況等管理。接待管理：由辦公室、行政處對本局來訪人員的接待進(jìn)行安排管理。

呈批管理：對請假、資料搜集、會(huì)議室使用和計(jì)算機(jī)耗費(fèi)品領(lǐng)用進(jìn)行管理。

會(huì)議管理：主要以一個(gè)月一次的局務(wù)會(huì)議為主，進(jìn)行會(huì)議的組織、會(huì)議室安排、人員通知與確認(rèn)、議題準(zhǔn)備與討論、會(huì)議紀(jì)要等管理。

工作計(jì)劃：配合會(huì)議管理，提供工作計(jì)劃的登記、審批和歸檔查詢。

人事檔案管理：對人事檔案進(jìn)行登記、編輯、刪除及進(jìn)行調(diào)動(dòng)、任免操作。

5、綜合信息

提供質(zhì)監(jiān)信息、公告欄等一些信息查詢數(shù)據(jù)庫

質(zhì)監(jiān)信息：質(zhì)監(jiān)信息數(shù)據(jù)庫是個(gè)多功能的模塊，它集合了內(nèi)部辦公信息，以 簡報(bào)形式存在，形成正

式刊物。它還可以完成信息的統(tǒng)計(jì)和歸檔，便于瀏覽和管理。部門信息：用于登記一些部門內(nèi)的信息，用于在網(wǎng)上發(fā)布。

公告欄：用于發(fā)布各種會(huì)議公告、通知、消息等，發(fā)布后的信息所有網(wǎng)絡(luò)用戶都可以查閱。

網(wǎng)上討論：網(wǎng)上用戶就某一討論主題、討論熱點(diǎn)發(fā)表意見和見解，進(jìn)行思想交流。

6、綜合資料

綜合資料包括處室資料、通訊錄等一些資料數(shù)據(jù)庫。

政策法規(guī)：用于登記一些與本單位相關(guān)的國家重要法律條文及本系統(tǒng)有關(guān)規(guī)定。處室資料：提供一些重要領(lǐng)導(dǎo)講話、互聯(lián)網(wǎng)資料及一些報(bào)紙、雜志、圖書資料。

通訊錄：既公用通訊錄，提供直屬機(jī)構(gòu)、分支機(jī)構(gòu)、三級機(jī)構(gòu)及一些其他重要單位的通訊信息，如地

址、郵編、電話等。

7、系統(tǒng)管理

管理員在這里進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、ACL 控制和主題詞維護(hù)等操作。

二、政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)問題分析

問題一：政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心是什么？

我們團(tuán)隊(duì)在開發(fā)之前，從各種渠道收集過許多不同廠商OA系統(tǒng)的產(chǎn)品說明，經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)大部分廣做宣傳的OA系統(tǒng)功能都比較豐富，比如公文管理、會(huì)議管理、檔案管理、車輛管理、人員管理等等很多功能，但這些OA系統(tǒng)真正讓政府客戶使用得效果如何呢？客戶最關(guān)心那一塊功能？這兩個(gè)問題我發(fā)現(xiàn)很多OA廠商沒有分析精確！這其實(shí)是政府OA系統(tǒng)開發(fā)中最關(guān)鍵的問題，如果這個(gè)問題解決不了，其它功能開發(fā)得再深入，再完善，也是無濟(jì)于事。我們分析很多部門政府客戶的需求，發(fā)現(xiàn)如下答案：

政府OA系統(tǒng)的核心是公文管理，公文管理中最核心的是流程管理與公文編輯器。有些客戶最開始要求廠商開發(fā)OA系統(tǒng)時(shí)，出于功能的豐富性，提出很多功能模塊的需求，比如車輛管理、會(huì)議管理以及其它輔助辦公管理模塊。但經(jīng)過一段時(shí)期的系統(tǒng)運(yùn)行后，會(huì)發(fā)現(xiàn)90%的政府工作人員，90%的時(shí)間都只應(yīng)用公文管理模塊，所以這個(gè)模塊出得問題最多，客戶的定制需求也最多。其它功能模塊最終會(huì)成為一種擺設(shè)（除非領(lǐng)導(dǎo)有特殊要求，但即使領(lǐng)導(dǎo)有要求，因?yàn)樽铋_始開發(fā)時(shí)，沒有深入調(diào)研相關(guān)業(yè)務(wù)部門的需求，這些功能模塊最終還是用不起來）。

所以筆者建議，客戶方和OA開發(fā)廠商應(yīng)該拿出80%的精力放在公文管理模塊中來，以滿足絕大多數(shù)用戶使用OA系統(tǒng)的需求。至于其它功能模塊，比如車輛管理、會(huì)議管理，其實(shí)可以做為業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)來定制開發(fā)，不歸于OA系統(tǒng)，單獨(dú)調(diào)研，單獨(dú)開發(fā)。

筆者可能有些逆潮流而為之嫌，因?yàn)槟壳暗腛A概念是“協(xié)同OA”，要求OA系統(tǒng)解決全部的政府辦公需求。但筆者認(rèn)為“協(xié)同OA”是OA系統(tǒng)+各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)+基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理+統(tǒng)一權(quán)限管理。所以核心OA系統(tǒng)的主要建設(shè)目的是解決公文流轉(zhuǎn)問題、解決無紙化辦公問題、解決電子公章問題。

問題二：公文流程問題，是應(yīng)用工作流，還是讓客戶自行動(dòng)態(tài)定義流程？

我發(fā)現(xiàn)IT真是個(gè)炒概念的領(lǐng)域，前兩年炒得比較熱的“工作流系統(tǒng)”，近期已經(jīng)歸于平靜。本人就是不相信，或者不相信國內(nèi)的IT公司近期能做出一個(gè)可以解決全部業(yè)務(wù)功能需求的“萬能、通用系統(tǒng)”，如果能做出這種系統(tǒng)，肯定是Microsoft公司，如果連Microsoft公司都不做這種系統(tǒng)，您認(rèn)為有必要做嗎？

本人認(rèn)為這個(gè)概念的出發(fā)點(diǎn)是好的，想抽象出系統(tǒng)的流程邏輯部分，減輕二次開發(fā)的工作量。但到了中國IT同事這里，好象就有些走調(diào)了，變成了萬能地、通用地可以解決全部問題的系統(tǒng)。好了，不說了，本人其實(shí)不懂工作流，瞎說一通，內(nèi)行人不要見怪。

言歸正傳，問個(gè)問題：“您說，政府客戶的工作流程能事先定義好嗎？”我感覺至少在中國是不能定義的，因?yàn)榭勺兊那闆r太多。比如，一篇公文如果是普通工作人員擬稿，則需要部門領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān);但如果是部門領(lǐng)導(dǎo)自己擬稿呢？這只是最簡單的例子，其它的特殊例子太多了，尤其是在辦事流程中，即使經(jīng)手的政府工作人員可能有時(shí)也不知道下一步應(yīng)該如何辦，所以才經(jīng)常去請示領(lǐng)導(dǎo)。

因此，我認(rèn)為政府客戶不需要，也不可能用一個(gè)事先定義好流程的辦公自動(dòng)化系統(tǒng);而是需要一個(gè)可以每一步都讓客戶自己動(dòng)態(tài)選擇下一步操作和對象的動(dòng)態(tài)流程辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

問題三：如何讓OA系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)管理更加方便？

其實(shí)這又回到一個(gè)問題，是“以技術(shù)為中心”，還是“以客戶為中心”，政府客戶當(dāng)然要求以“客戶為中心”。所以很多招標(biāo)文件中都要求“系統(tǒng)簡單易用、便于維護(hù)”。這到也是，花了錢，誰還想買個(gè)負(fù)擔(dān)。

但目前的主流OA系統(tǒng)，維護(hù)使用便捷性如何呢？我可以舉個(gè)例子，目前很多政府OA系統(tǒng)都是基于Domino開發(fā)的，從前使用這種OA，必須要求客戶首先培訓(xùn)Notes。現(xiàn)在出于方便性，都是基于Domino的B/S版本的OA系統(tǒng)，最終客戶的方便性是提高了，但系統(tǒng)管理員還是沒有脫離苦海，用戶管理、系統(tǒng)配置沒有經(jīng)過專業(yè)的Notes培訓(xùn)，的確是用不起來。

所以我認(rèn)為好的政府OA系統(tǒng)，要解決各種最終用戶的使用便捷性。解決方案有：應(yīng)用其它開發(fā)平臺(tái)，比如J2EE或者.NET。這樣才可以從根本上解決最終用戶的使用方便性，系統(tǒng)管理員維護(hù)的便捷性。

第二篇：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

項(xiàng)目詳情

OA（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）

項(xiàng)目簡介教育行政辦公自動(dòng)化（Office Automation簡稱OA）系統(tǒng)是針對中小學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師利用網(wǎng)絡(luò)辦公的一套網(wǎng)絡(luò)軟件。OA是為具有城域網(wǎng)環(huán)境或具有內(nèi)部局域網(wǎng)的教委量身定做的產(chǎn)品。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重點(diǎn)在于信息產(chǎn)生、傳遞、發(fā)布和流程控制。

在此，以下幾個(gè)特性貫穿整個(gè)流程的始終： 機(jī)構(gòu)/部門/人員：所有的系統(tǒng)操作流程控制，都是因具體的機(jī)構(gòu)/部門/人員的不同而設(shè)置的，而系統(tǒng)中某一信息的產(chǎn)生、信息的發(fā)布和傳遞等等，都是針對特定的機(jī)構(gòu)/部門/人員的。所以，主體對象的選擇是一個(gè)共同的問題。信息傳遞和發(fā)布：當(dāng)一個(gè)特定的信息需要告知特定的人員或部門時(shí)，可以通過多種渠道進(jìn)行，如將主題內(nèi)容發(fā)消息，發(fā)郵件，發(fā)布公告等等。所以選擇發(fā)布方式也是貫穿系統(tǒng)始終的。

信息檢索和打印輸出：系統(tǒng)所有用戶均需要在必要的時(shí)候?qū)π枰膬?nèi)容進(jìn)行檢索，并可以將結(jié)果和具體內(nèi)容進(jìn)行打印輸出。因此以上四個(gè)功能應(yīng)該貫穿整個(gè)系統(tǒng)的各個(gè)模塊中。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對于教委和學(xué)校內(nèi)部、教委和學(xué)校之間、學(xué)校和學(xué)校之間按照教育系統(tǒng)內(nèi)部辦公的流程通過信息化的方式，為教育行政管理進(jìn)行了全新的闡釋。

需求和計(jì)劃

整個(gè)項(xiàng)目的功能規(guī)格說明書和開發(fā)計(jì)劃說明書，描述了整個(gè)項(xiàng)目的人員，項(xiàng)目控制、風(fēng)險(xiǎn)、限制，開發(fā)計(jì)劃和業(yè)務(wù)系統(tǒng)組成及系統(tǒng)模塊介紹、各模塊用例和事件流分析、系統(tǒng)安全、技術(shù)體系等方面內(nèi)容。

OA功能規(guī)格說明書.pdf

OA開發(fā)計(jì)劃.pdf

設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

軟件設(shè)計(jì)規(guī)格說明書包含了項(xiàng)目設(shè)計(jì)要點(diǎn)、架構(gòu)和策略、主要類和接口設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)等方面，代碼部分是具體實(shí)現(xiàn)的案例。

OA軟件設(shè)計(jì)規(guī)格說明書.pdf

測試

包括測試計(jì)劃、測試用例、評估結(jié)果，針對項(xiàng)目的系統(tǒng)化規(guī)范化的測試案例。

OA測試計(jì)劃.pdf

OA測試用例.pdf

OA測試評估報(bào)告.pdf

第三篇：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)解決方案

和銳辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由通用辦公系統(tǒng)、輔助決策支撐系統(tǒng)、辦公服務(wù)系統(tǒng)三部分組成。用戶可以隨時(shí)根據(jù)單位的具體業(yè)務(wù)情況進(jìn)行配置，用戶得到的不僅是單獨(dú)的功能模塊和應(yīng)用系統(tǒng)，而是一套完整的單位自己的辦公管理信息系統(tǒng)，以及和銳公司為您提供的服務(wù)。

----和銳通用辦公系統(tǒng)是公司集多年的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，所推出的以溝通、協(xié)調(diào)、控制為宗旨，適合不同性質(zhì)、不同組織結(jié)構(gòu)的政府部門、企事業(yè)單位使用的，基于lotus notes開發(fā)的辦公自動(dòng)化軟件。系統(tǒng)充分利用intranet/internet這一現(xiàn)代化的辦公資源，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，解決了目前在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中普遍存在的“有路無車”的尷尬局面。

----輔助決策支撐系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，把各類復(fù)雜的業(yè)務(wù)工作納入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，同時(shí)連接各個(gè)專業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，為領(lǐng)導(dǎo)提供各方面的文字、表格、圖形等統(tǒng)計(jì)資料及情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

----辦公服務(wù)系統(tǒng)包括多媒體服務(wù)、視頻電話、手寫輸入、語音錄入控制等用以支持和服務(wù)辦公的系統(tǒng)。

第四篇：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法

第一章 總 則

第一條 辦公自動(dòng)化（簡稱OA）是指基于Internet/Intranet技術(shù)，以數(shù)據(jù)庫為核心，利用工作流概念，為分散在各地的工作人員提供一個(gè)信息共享，協(xié)同辦公的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

第二條 我院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以朝華OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為管理平臺(tái)，采用服務(wù)器/客戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋學(xué)院各部門的辦公信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)院內(nèi)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。該系統(tǒng)是學(xué)校信息化建設(shè)與管理工作的重要組成部分，是提高學(xué)院整體管理水平的重要手段。

第三條 為了加強(qiáng)我院OA系統(tǒng)管理，保障我院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠得以順利推廣、應(yīng)用及正常運(yùn)行，特制定本辦法。

第二章 系統(tǒng)構(gòu)成與功能

第四條 學(xué)院OA系統(tǒng)基于Lotus Domino/Notes系統(tǒng)運(yùn)行，由Domino服務(wù)器系統(tǒng)和Notes客戶機(jī)端系統(tǒng)組成。Domino服務(wù)器上安裝朝華OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，向用戶提供辦公數(shù)據(jù)和文件信息的存儲(chǔ)和共享，是OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中樞；Notes客戶機(jī)端供全院各部門和全體用戶用于信息及文件輸入、修改和流轉(zhuǎn)、閱覽操作。

第三章 組織管理與職責(zé)

第五條 教務(wù)處現(xiàn)代教育與信息中心負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)服務(wù)器的管理維護(hù)和日常運(yùn)行。主要職責(zé)包括：

1、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)軟件的開發(fā)升級管理；

2、制定、落實(shí)OA系統(tǒng)有關(guān)規(guī)章制度；

3、承擔(dān)學(xué)院各部門領(lǐng)導(dǎo)、信息員和相關(guān)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；

4、負(fù)責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行；

5、保障學(xué)院各部門和各用戶與OA服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的正常連通。

6、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊管理、日常運(yùn)行的技術(shù)維護(hù)、系統(tǒng)功能的不斷完善。

第六條 學(xué)院各部門和各用戶是OA系統(tǒng)的終端用戶，學(xué)院各部門要結(jié)合本部門的實(shí)際，制定相應(yīng)管理辦法，并指定部門信息員，負(fù)責(zé)部門的辦公信息的收發(fā)、處理、存檔，以及本部門OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)終端的日常維護(hù)、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持工作。

第七條 學(xué)院各部門可根據(jù)本部門管理實(shí)際需要自行配置和開發(fā)業(yè)務(wù)管理軟件，例如：學(xué)生管理軟件和教務(wù)管理軟件，但應(yīng)在教務(wù)處現(xiàn)代教育與信息中心的協(xié)調(diào)下按照統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，避免系統(tǒng)沖突和資源浪費(fèi)，保證與OA系統(tǒng)的兼容性，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部辦公信息的共享性。

第四章 信息管理

第八條 OA系統(tǒng)所涉及的各種公文處理、會(huì)議管理等程序按照我院相關(guān)公文、會(huì)議處理辦法的規(guī)定辦理。

第九條 各單位在OA系統(tǒng)中所發(fā)布的信息，應(yīng)先交由本部門領(lǐng)導(dǎo)審核。各部門領(lǐng)導(dǎo)對本部門在OA系統(tǒng)中發(fā)布的信息的可靠性和嚴(yán)肅性負(fù)責(zé)。

第十條 系統(tǒng)正式運(yùn)行后，學(xué)院各部門領(lǐng)導(dǎo)和各部門信息員必須在每個(gè)工作日的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送。

第五章 系統(tǒng)安全與保密

第十一條 所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和公安部《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》，嚴(yán)格遵守《中國教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)暫行管理辦法》及校園網(wǎng)管理的有關(guān)規(guī)定。

第十二條 OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。

第十三條 OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號(hào)，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。

第十四條 OA系統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運(yùn)轉(zhuǎn)。

第十五條 所有使用該系統(tǒng)的人員均有保密的責(zé)任。不得隨意發(fā)布涉及國家和學(xué)校機(jī)密以及其它不宜發(fā)布的信息。

第六章 責(zé)任與處罰

第十六條 為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，全體用戶應(yīng)遵守本管理辦法，違反者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并接受處罰。

1、不執(zhí)行本辦法第三、四章規(guī)定，影響信息的正常接收、處理、傳送、存檔，導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)的單位，學(xué)院對相關(guān)責(zé)任人及所在部門予以通報(bào)批評。

2、違反本辦法第五章規(guī)定，造成不良影響、導(dǎo)致系統(tǒng)損壞等后果者，給予行政

處分。造成損失的，除賠償損失外，并視情況予以5000元以內(nèi)的經(jīng)濟(jì)處罰。

第七章 其 它

第十七條 本辦法由教務(wù)處現(xiàn)代教育與信息中心負(fù)責(zé)解釋。

第十八條 本辦法自發(fā)布之日起試行。

第五篇：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能總結(jié)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能總結(jié)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)過幾年的不斷發(fā)展，經(jīng)過了多次較大的設(shè)計(jì)變動(dòng)，目前整體設(shè)計(jì)與順德版本相比有了根本性的轉(zhuǎn)變。在整體功能、界面展示、功能擴(kuò)展及系統(tǒng)穩(wěn)定上均有了較大程度的改進(jìn)與提升。

系統(tǒng)開發(fā)平臺(tái)以LOTUS為主，整體系統(tǒng)通過文檔型數(shù)據(jù)庫、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、WEB開發(fā)技術(shù)等相結(jié)合共同構(gòu)建，避免系統(tǒng)受單一平臺(tái)或單一技術(shù)的制約，從而保證了系統(tǒng)功能的進(jìn)一步完善與可擴(kuò)展。

隨著對政府工作業(yè)務(wù)的日益熟悉，以及開發(fā)技術(shù)的不斷加強(qiáng)，系統(tǒng)內(nèi)用戶直接操作的欄目模塊從原來的七八個(gè)欄目擴(kuò)展到近三十個(gè)欄目，涉及辦文、辦會(huì)、辦事、資訊等多個(gè)方面，與以前僅停留在收、發(fā)、傳閱文件相比，內(nèi)容更加充實(shí)。

一、設(shè)計(jì)原則：

1．以文件審批為核心：

① 針對復(fù)雜單位內(nèi)各部門獨(dú)立分工、獨(dú)立處理一定事務(wù)的實(shí)際狀況，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜單位內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)的橫向聯(lián)系。

② 加強(qiáng)單位間文件的會(huì)簽、聯(lián)合審批、聯(lián)合發(fā)文、上發(fā)下達(dá)等縱向聯(lián)系。③ 加強(qiáng)工作流程的配置與完善、實(shí)現(xiàn)工作流程的可定義。④ 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對部門內(nèi)部工作績效的監(jiān)管。2．以知識(shí)管理為目的：

政府是文件信息資源最大的擁有者，也是最大的利用者。如何有效的組織文件、如何在文件與文件間建立相互聯(lián)系、如何方便的調(diào)用、查閱、參考及管理文件，是知識(shí)管理的主要內(nèi)容。

3． 以解決實(shí)際需求為目的：

① 通過多個(gè)文件的組織，加強(qiáng)事務(wù)間的邏輯關(guān)系，使復(fù)雜事務(wù)有序化。② 通過與短信、傳真等第三方軟件的接合，進(jìn)行有效的功能擴(kuò)展。③ 通過即時(shí)通訊功能，加強(qiáng)工作人員間的即時(shí)聯(lián)絡(luò)與工作討論。

④ 以個(gè)性化設(shè)置滿足不同人員的使用需求。

三、整體功能的提升： 1． 工作流程可定制

用戶能夠利用系統(tǒng)提供的功能，自由定制具體的工作流程，操作界面簡單清晰。實(shí)際流程發(fā)生改變時(shí)，用戶可隨時(shí)修改對應(yīng)的程配置關(guān)系，修改之后的流程即時(shí)被系統(tǒng)運(yùn)用。

該工作流程可以包括：催辦、跨部門發(fā)送、跨（局）單位發(fā)送、部門與部門間的發(fā)送、接收部門的獨(dú)立簽收與處理、多領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、會(huì)辦和分辦等工作方式和步驟。幾乎包括了政府工作部門對文件審批過程中的所有可能方式。這些內(nèi)容是在充分熟悉政府工作方式的基礎(chǔ)上提煉出來的，全面、豐富、具有很強(qiáng)的針對性。

每個(gè)單位及部門均可通過簡單的流程配置操作，實(shí)現(xiàn)本部門對應(yīng)業(yè)務(wù)工作流程的規(guī)范化。部門與部門之間，不同業(yè)務(wù)之間的工作流程互不影響。

2． “審批件”與文件“清樣”的分別建立

文件審批過程中實(shí)現(xiàn)了修改痕跡的保留。方便用戶查看當(dāng)前文件是什么人在什么時(shí)候進(jìn)行了什么樣的修改。同時(shí)用戶可以選擇“查看修改痕跡”或“不查看修改痕跡”（即查看正式文件）。通過這種查看模式的轉(zhuǎn)換，用戶對文件的正式內(nèi)容以及修改情況都可以有一個(gè)非常清晰的了解。

文件審批完成，系統(tǒng)將自動(dòng)生成一份清樣，并套用對應(yīng)的的紅頭文件格式，隱藏所有修改痕跡，方便文件的上發(fā)下達(dá)。同時(shí)各單位對收到的文件不可修改。

審批件與清樣均由系統(tǒng)自動(dòng)與處理表保存在一起，無需用戶手動(dòng)上載，符合政府單位的文件處理方式。

3． 單位工作績效的監(jiān)管

系統(tǒng)將自動(dòng)對每個(gè)單位進(jìn)行“周統(tǒng)計(jì)”和“月統(tǒng)計(jì)”。在某時(shí)間段內(nèi)該單位起草了多少份文件，登記了多少份文件、辦結(jié)了多少份文件、超期未辦理多少份文件，等等信息全方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

單位領(lǐng)導(dǎo)可查看所轄單位的相關(guān)信息，大領(lǐng)導(dǎo)可查看多個(gè)單位的信息。通過這種方式，不僅可以全面掌握系統(tǒng)的使用情況，更可以對每個(gè)單位的工作績效進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和比較，利于對工作績效的監(jiān)管。4． 代理人的設(shè)定

用戶可以方便的設(shè)定代理人，并可設(shè)定代理的時(shí)候范圍。在其他設(shè)定的時(shí)間范圍內(nèi)，發(fā)給該用戶審批的文件將同時(shí)會(huì)發(fā)一份給其指定的代理人。兩人均可以對文件進(jìn)行處理，以簽收為準(zhǔn)，誰簽收誰處理，非常靈活。

這種處理機(jī)制適用于領(lǐng)導(dǎo)指定意見補(bǔ)登人、工作人員外出或工作暫時(shí)代理等情況。

5． 靈活的文檔及文檔匯總打印功能

系統(tǒng)提供了完善的文檔打印功能，以符合政府辦公的實(shí)際需求。用戶可以自由建立規(guī)范化的文件格式模板，通過點(diǎn)擊打印按鈕，系統(tǒng)將套用對應(yīng)模板自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)化的WORD文檔，供用戶在對細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)整之后，方便的打印出來。

該功能同時(shí)支持對符合一定條件的多份文檔進(jìn)行匯總打印。從而適用于文件匯總表、文件歸檔表、文件統(tǒng)計(jì)結(jié)果打印等多種場合。也是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的一種展現(xiàn)方式。

6． 組織結(jié)構(gòu)的樹性顯示與管理

對于多級政府部門聯(lián)合運(yùn)用的系統(tǒng)來說，涉及到上百個(gè)單位部門，近千名工作人員，以樹形結(jié)構(gòu)的方式的顯示出對應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)，不僅符合工作人員對組織結(jié)構(gòu)圖的查看習(xí)慣及思維方式，更重要的是非常方便文件發(fā)送過程中對接收單位、接收人員的選擇。

系統(tǒng)還可以通過自定義的方式如將“黨員”、“中層領(lǐng)導(dǎo)”等地人員進(jìn)行分類顯示，還可以通過建立“五套領(lǐng)導(dǎo)班子“、“市（區(qū)）直屬單位”等分組，對各單位進(jìn)行分類顯示，使用非常方便。

7． 復(fù)雜事務(wù)的有序性處理

對于政府單位一些復(fù)雜的事務(wù)。系統(tǒng)提供了有序性處理模式。以組織會(huì)議為例。當(dāng)政府單位組織一場較大型會(huì)議時(shí)，往往需要安排協(xié)調(diào)諸多事宜。如：收集會(huì)議議題、確定會(huì)議的日程和議程、領(lǐng)導(dǎo)批示相關(guān)文件、申請會(huì)議室、通知相關(guān)參會(huì)單位及個(gè)人、會(huì)議材料的匯總等等。事務(wù)繁雜。

通過本系統(tǒng)，只需要用戶輸入最初的數(shù)據(jù)內(nèi)容，即可由系統(tǒng)來完成會(huì)議文件間的相互關(guān)聯(lián)。同一個(gè)內(nèi)容，用戶只需要錄入一次，則在其他所有需要用到該內(nèi)容的地方，由系統(tǒng)自動(dòng)生成，大大降低了用戶的重復(fù)操作。

8． 文件信息的全面掌握

一份文件，可能會(huì)發(fā)送給幾個(gè)甚至幾十個(gè)單位，有些單位甚至有多個(gè)接收人。那些單位接收了，那些單位回復(fù)了。那些單位需要催辦，這些事務(wù)一直為文件發(fā)送人員所煩惱。本系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)這些數(shù)據(jù)，讓用戶在一個(gè)頁面上就清楚知道相關(guān)的信息，并可方便對未簽收單位的進(jìn)行催辦。

9． 知識(shí)管理中心提供決策支持

知識(shí)管理是將各項(xiàng)文檔資料進(jìn)行合理運(yùn)用的一個(gè)過程。文檔資料一方面來源于政府內(nèi)部生成的各項(xiàng)文件，另一方面來源于政府人員從各種媒體獲取的各項(xiàng)資訊。通過設(shè)定相應(yīng)的閱讀級別，對各項(xiàng)文件進(jìn)行分權(quán)限、有層次的管理。

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在對某份文件進(jìn)行批示或決定某項(xiàng)事務(wù)時(shí)，通過簡單的操作，系統(tǒng)能夠自動(dòng)將相關(guān)的文件資料檢索出來，以參考資料的形式有條理的展現(xiàn)，方便決策者全面掌握該事務(wù)所有相關(guān)情況，從而做出訊速而準(zhǔn)確的處理。

10． 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析功能

系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析功能，使系統(tǒng)不再僅僅是單純的文件流轉(zhuǎn)，而是一個(gè)能夠提供一定的決策支持的智能化辦公系統(tǒng)。

如上圖所示，系統(tǒng)可以將系統(tǒng)中產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，并生成“餅圖”或“柱圖”。以不同方式進(jìn)行橫向或縱向的比較，為工作人員的決策提供輔助。

11． 管理全局化

對單位信息的管理是一個(gè)復(fù)雜而瑣碎的過程。尤其是發(fā)生了組織變動(dòng)或人事調(diào)整的時(shí)候，各相關(guān)單位的內(nèi)容均需要做相應(yīng)調(diào)整。為了簡化管理員的操作強(qiáng)度，系統(tǒng)提供了對各單位信息進(jìn)行統(tǒng)一管理的功能。

系統(tǒng)管理員同時(shí)可對包括用戶權(quán)限的設(shè)置、人員部門的分配、組織結(jié)構(gòu)樹完善與管理等內(nèi)容進(jìn)行管理。在進(jìn)行對應(yīng)操作時(shí)，不用做任何代碼的改動(dòng)，在預(yù)先設(shè)定的時(shí)間后立即生效，不影響系統(tǒng)正常運(yùn)行。從而簡化了系統(tǒng)管理員的在系統(tǒng)管理上的操作，加強(qiáng)了全局信息及設(shè)置的準(zhǔn)確性和一致性。

12． 極具特色的個(gè)性化設(shè)置

加強(qiáng)與完善用戶對系統(tǒng)的個(gè)性化定制，是本系統(tǒng)尊重用戶個(gè)人習(xí)慣，建立用戶個(gè)性化操作的具體表現(xiàn)。① 允許用戶選擇個(gè)人操作界面的風(fēng)格，滿足不同用戶對界面不同的視覺要求。② 允許用戶對主界面顯示欄目的內(nèi)內(nèi)容、顯示數(shù)量、排序等進(jìn)行定制，方便用戶同時(shí)監(jiān)控多個(gè)欄目的內(nèi)容變化。從對文件信息的被動(dòng)接受轉(zhuǎn)為主動(dòng)獲取。③ 允許用戶對待辦事宜的展現(xiàn)進(jìn)行設(shè)置，方便對重點(diǎn)欄目的待辦事宜進(jìn)行監(jiān)控。④ 允許用戶設(shè)置“個(gè)人常用意見”，使對文件的批注更加個(gè)人化。⑤ 允許用戶對個(gè)人通訊錄進(jìn)行管理，方便通訊錄的即時(shí)更新。

⑥ 允許用戶對個(gè)人電腦上系統(tǒng)常用登錄用戶的姓名進(jìn)行管理，方便用戶登錄系統(tǒng)。

⑦ 允許用戶設(shè)置提醒信息的提醒時(shí)間以及提醒方式。⑧ 允許用戶設(shè)置密碼修改的提醒時(shí)間。

四、界面展現(xiàn)的提升： 1． 度身制作的登錄界面：

登錄界面中并含有首頁公告功能，讓用戶在不登錄系統(tǒng)的情況下，也能查看到系統(tǒng)內(nèi)的全局公告，信息傳送更加及時(shí)。

2． 提供多套界面風(fēng)格方案供用戶實(shí)際操作時(shí)選擇：

系統(tǒng)在工作界面上進(jìn)行了全新的設(shè)計(jì)。提供多種風(fēng)格的工作界面，每一套界面都有自己獨(dú)立的風(fēng)格與主題，用戶可根據(jù)自己的喜好進(jìn)行選擇采用，從而在最大程度上滿足更多人對“界面美觀”的要求。

3． 合理的欄目分類：

“辦文管理”歸類的是與公文有關(guān)的欄目。“會(huì)議管理”歸類的是與會(huì)議相關(guān)的內(nèi)容，如會(huì)議的組織、會(huì)議通知、會(huì)議室的申請等。“行政管理”歸類的是車輛安排、接待管理等行政事務(wù)。“資訊管理”歸類的是與各類知訊資源。“公告信息”歸類的電子公告、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)公告等相關(guān)的公告性質(zhì)的文件信息。“個(gè)人信息”歸類的是與個(gè)人事務(wù)相關(guān)的內(nèi)容。通過這樣的分類匯總，雖然欄目增多，用戶在工作的時(shí)候也依然條理清晰。

五、操作設(shè)計(jì)的提升： 1．業(yè)務(wù)內(nèi)容有針對性的顯示：

管理員可根據(jù)用戶的權(quán)限，合理的展現(xiàn)其對應(yīng)的工作欄目及內(nèi)容。不同的人有不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容，不屬于當(dāng)前工作人員的業(yè)務(wù)則不會(huì)出現(xiàn)在工作界面中。

即時(shí)是同一欄目，不同單位的人進(jìn)入也會(huì)有不同的顯示。如：市（區(qū)）政府可以發(fā)督辦到各政府單位、其欄目中則有發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，而其他政府單位只有收文件的相關(guān)內(nèi)容。兩部份內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)及顯示內(nèi)容互相不同。

4． 強(qiáng)大的個(gè)性化定制：

允許用戶對主界面顯示欄目的內(nèi)內(nèi)容、顯示數(shù)量、排序等進(jìn)行定制，方便用戶同時(shí)監(jiān)控多個(gè)欄目的內(nèi)容變化。

用戶還可以對待辦事宜的提醒方式是以彈出窗口還是字幕的方式進(jìn)行選擇。還可以確定刷新頻率等相關(guān)內(nèi)容。

5． 精簡彈出窗口：

用戶操作過程中，系統(tǒng)盡量減少新窗口的出現(xiàn)，而讓操作基本上固定在一個(gè)窗口內(nèi)進(jìn)行，無論是前進(jìn)、后退還是進(jìn)入新的工作界面，都將盡力避免開啟過多窗口。

同時(shí)，在退出的時(shí)候，也能智能化的回退到進(jìn)入到當(dāng)前操作界面前的工作內(nèi)容。以保證用戶工作思路的連貫性。

6． 常用信息的自動(dòng)輸入：

對于一些常用信息，只需要對系統(tǒng)進(jìn)行一次性的設(shè)置保存，系統(tǒng)就可以在用戶需要的時(shí)候，以下拉列表、單項(xiàng)框或多項(xiàng)框的選擇、或彈出小窗口等方式，供用戶選擇，從而減少用戶對常用信息的重復(fù)輸入，也減少了為此而出現(xiàn)的筆誤。

7． 豐富的樹形結(jié)構(gòu)選擇操作：

對于組織結(jié)構(gòu)等內(nèi)容的顯示，采用樹形結(jié)構(gòu)就能非常清楚的表示相互之間的從屬關(guān)系，從而加快用戶對相關(guān)內(nèi)容做出準(zhǔn)確的理解與選擇。同時(shí)在操作上，系統(tǒng)可以根據(jù)當(dāng)前環(huán)節(jié)的需求，自動(dòng)將結(jié)構(gòu)樹的顯示內(nèi)容變?yōu)橹伙@示本單位及從屬部門名稱、顯示本單位人員名稱、顯示所有單位及從屬部門名稱、顯示所有單位人員名稱等多種形式。并可提供單選或多選兩種選擇方式。方便用戶的選擇操作。

六、擴(kuò)展功能的提升： 1.手機(jī)短信功能

本系統(tǒng)與手機(jī)短信功能完整的融合，在收發(fā)文件、發(fā)布通知、督辦催辦等各個(gè)方面，均可以方便的以手機(jī)短信的方式進(jìn)行相關(guān)聯(lián)絡(luò)。

2.集團(tuán)電話功能

當(dāng)有重要事務(wù)需要處理時(shí)，若規(guī)定時(shí)間內(nèi)接收人沒有登錄系統(tǒng)查看文件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)接通單位內(nèi)部電話進(jìn)行電腦語音通知。同時(shí)，內(nèi)部系統(tǒng)將記入下相關(guān)的接聽狀況，以保證信息的及時(shí)傳達(dá)。

3.電子傳真功能

每名工作人員均可直接完成傳真的發(fā)送與接收功能，而不需要單獨(dú)配置傳真機(jī)。按照系統(tǒng)分配的虛擬傳真號(hào)碼，外界的傳真件即使是紙質(zhì)文件也將直接以電子文檔的形式發(fā)送到工作人員的個(gè)人郵箱里，而工作人員也可隨時(shí)將自己的電子文件單個(gè)或群發(fā)到相關(guān)接收單位，同時(shí)，工作人員可將接收單位的信息預(yù)先存儲(chǔ)到通訊錄中，群發(fā)過程將更加輕松。系統(tǒng)還將對傳真的發(fā)送成功與否等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)，方便查閱。

4.即時(shí)通訊功能

政府內(nèi)部的即時(shí)通訊軟件，可以方便對加為好友的同事，以文字、音頻、郵件、文件傳送、短信、留言、公告等方式進(jìn)行溝通。同時(shí)，將辦公系統(tǒng)與之結(jié)合，辦公過程中產(chǎn)生的通知信息也能及時(shí)的傳送到每個(gè)人的桌面上。從此工作人員之間的溝通將更加適時(shí)、快捷。