第一篇：檔案館管理制度

檔案館檔案收集工作制度

為了搞好檔案接收、征集（以下簡稱收集）工作，不斷豐富館藏，將檔案館建成永久保管全縣檔案的基地，具有獨特內容和方式的愛國主義教育基地，科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心，現根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案館工作通則》及《山西省檔案條例》，結合本館實際情況，制定本制度。

一、檔案收集工作分工負責，局（館）全體人員按聯系部門逐一落實。

二、按照《檔案館收集檔案范圍實施細則》所規定的范圍，世界收集應進館的檔案。

三、編制收集檔案單位名冊，制定接收工作計劃。由不定期、定期接收，逐步實行每年接收。

四、按照《檔案館工作通則》第二十五條所規定的期限接收檔案。一般是立檔單位保管十年左右的檔案；對有些立檔單位的檔案，可視情提前或延期接收；撤銷機關的檔案及時接收。

五、堅持接收標準，按照檔案接收要求接收檔案，辦好檔案移交接收手續。要認真督促指導立檔單位按規定整理好進館檔案，經本館人員驗收合格后方可移交接收；立檔單位編制的組織沿革、大事記、概況、年鑒、匯編的資料、全宗指南等等應隨同檔案一起移交接收；檔案移交紙質目錄一式三份，其中二份由縣檔案館保管，一份由移交單位保管，同時移交一套機讀目錄；由

－1－

移交單位派員護送檔案到縣檔案館；交接雙方必須根據移交目錄逐卷（件）認真清點核對，絕密、珍貴檔案要逐件清點核對，并在交接文據和案卷（文件）目錄上簽名、蓋章。

六、要注意收集與本館館藏檔案有關的各種資料。如黨刊、內部資料、統計資料、期刊、圖書等等。

七、要廣泛、深入地征集散存在社會上、個人手中的歷史檔案資料；著名人物的傳記、日記、筆記、信札、圖象、照片、年表、族譜、家譜等；縣志、鄉里志、年鑒、行業史、店史、村史、家史、各種名牌產品發展史等等。總之，一切記述、反映我縣經濟、政治、軍事、文化等發展變化的資料均要收集。

－2－

檔案館現行公開文件收集工作制度

一、凡是具有行政管理職能、公益服務職能的縣直機關及所屬事業單位和制發的各類非保密性文件，機關職能、職責、制度、辦事程序以及上述單位編發的政策法規匯編、文件匯編、書籍報刊、信息簡報等均屬收集范圍。

二、各部門每季度向縣檔案館送交一次，或發文時直發檔案館2份。其中：規范性文件、招商引資以與人民群眾生產生活密切相關的有關的房改、工資、福利、勞動就業、職稱評聘、優撫安置、教育衛生、社會保險、養老保險等方面的文件，因形勢需要內容變更時，要在文件印發后2周內送檔案館。

三、遵循文件資料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。

四、要督促、指導各單位的文件資料報送時間和內容，對其報送的文件資料進行鑒定審查，把好質量關，對無利用價值的予以清退。

五、加強對零散文件的收集、審查工作。

六、制定崗位責任制和獎懲制度，將收集工作落實到人。

－3－

檔案館檔案保管制度

一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和《山西省檔案條例》，維護檔案的齊全、完整與安全，面向社會提供服務。

二、接收入庫的各門類檔案，要認真核對驗收、整理、編目、裝盒上架，按案卷順序整齊排列。查閱密級性強的檔案文件，須經領導批準。

三、每年定期對庫藏檔案進行全面檢查核對，嚴防檔案霉變、蟲蛀、潮濕和鼠害，對破損、變質的檔案及時修復、補救。

四、及時、準確記載檔案接收、整理、保管及查閱利用情況，并做好相關統計工作。

五、庫房內嚴禁吸煙、存放易燃易爆物品，保持整齊清潔和適宜的溫濕度，確保室內線路安全運行。

六、非本館人員未經許可，不得進入庫房。節假日前，認真做好庫房安全檢查。

七、外單位人員查閱檔案時，一律憑單位介紹信，經領導批準后，履行查閱登記手續，并明確范圍。未經許可，任何人不準擅自摘抄和復印檔案材料。

八、保持庫房清潔衛生，每周進行一次清潔工作，每年進行二次大掃除。

－4－

檔案館檔案整理編目制度

一、進館檔案按全宗進行整理、編目。

二、對案卷質量不規范，期限劃分明顯有誤、跨年度等原則上不接收進館，但對特殊情況（如撤并單位）已進館的，要進行加工調整。

三、在整理檔案過程中，必需按相關規范進行整理，保持文件之間的歷史聯系,分類科學，便于查找和提供利用。

四、對征集、收集單位或個人捐贈、寄存的零散文件材料先劃分全宗，然后分類、組卷、編目。對不同載體的檔案材料達到分類清楚、整理規范。

五、對已進館檔案裝訂不牢固不整齊的，重新進行裝訂。

六、正確填寫檔號。對接收進館的檔案，遵循一個代碼只表示一個編號對象的原則。準確地查對全宗號、目錄號、添寫（貼）館編案卷號，并與《案卷目錄》對應。

七、案卷排列應按年度結合問題的重要強度排列，重要的在前，一般的在后。檢查案卷封面、目次、備考表，項目齊全、準確無誤的上架定位。

－5－

檔案館保密工作制度

一、經常開展保密教育，認真貫徹執行黨和國家的保密制度，確保檔案機密的安全。

二、檔案的降密、解密、按國家有關規定辦理，任何人不得自行其事。

三、嚴格執行檔案借閱制度，根據檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續、尚末開放和需要控制的檔案，不得向社會開放。

四、保守檔案秘密，不隨便談論檔案內容。不準私自替他人復制檔案，私人通信不涉及黨和國家的機密。

五、銷毀檔案，應指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀清冊上簽名。

－6－

檔案館檔案利用制度

一、利用檔案人員需持本單位介紹信并注明閱檔人員身份，按規定查檔。檔案內容涉及之人，一般不準自查。憑私人關系非正當利用檔案者，一律不接待。

二、利用涉密檔案，須經本館領導批準；利用未開放檔案，須經檔案所屬單位批準。

三、借閱檔案（資料）需當面點清，并按指定范圍查閱。要注意保密，不許傳看，不準與無關人員議論檔案內容。

四、要愛護檔案，閱檔中要輕拿、輕放、輕翻，以免損壞。嚴禁在檔案（資料）上勾畫涂抹。

五、利用檔案，原則上不允許全文抄錄。摘抄檔案內容，須經檔案館領導同意并核對無誤后方準帶走。

六、本館檔案、資料只限在館內查閱，無特殊情況，概不外借。

七、大批利用或復印檔案資料，須事先和本館取得聯系，經領導批準后方可查閱。

八、認真做好利用效果反饋工作，建利用效果登記簿。對產產生效益的利用實例，要做好追訪和登記工作。

－7－

檔案館檔案鑒定制度

一、以國家檔案局頒布實施的檔案保管期限表為依據，定期對館藏超過保管期限的檔案進行鑒定，鑒定檔案嚴格遵守檔案鑒定原則和有關政策。

二、檔案鑒定的組織領導

1．成立檔案鑒定領導小組。領導小組成員由館長和檔案館業務工作人員組成。在鑒定某一全宗檔案時，立檔單位有關人員參加鑒定。

2．檔案館鑒定工作，由鑒定領導小組負責辦理。檔案館業務人員，要在日常工作中注意熟悉檔案保管情況，定期對已過保管期限的檔案進行鑒定，提出存毀意見，交鑒定領導小組審查。

3．檔案館接收未經鑒定過的檔案或劃分保管期限不準的檔案，由檔案館業務人員進行初步鑒定，確定或審查保管期限。

三、檔案鑒定原則與方法

（一）鑒定原則

檔案價值鑒定工作的原則是：必須從國家和人民的整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的觀點，判定檔案的價值。

（二）鑒定方法

1．一般采用整卷鑒定的方法，不拆卷重新整理。

－8－

2．檔案鑒定人員要直接地具體地審查檔案內容，逐卷逐件地進行審閱，正確判斷其價值。

3．認真填寫《檔案鑒定記錄卡片》和《鑒定情況說明》，以全宗為單位交鑒定領導小組核批，或負責人審查。

四、檔案銷毀

經過鑒定需要剔除的檔案材料，應按全宗為單位編制銷毀清冊，經過本館領導批準后方可銷毀。在銷毀時，實行監銷制度，銷毀檔案要有鑒定小組派人監督銷毀，并在銷毀清冊上注明銷毀日期，監銷人員簽名蓋章以示負責。

－9－

檔案館安全保衛制度

為確保本館的安全，嚴防各類事故的發生，特制定本制度：

一、本館實行安全保衛責任制，明確以分管領導、管理工作人員為重點，其他人員按照應急預案制度各負其責。

二、分管領導須對全局館人員進行檔案安全管理教育，增強防護意識，樹立安全第一的思想，嚴格遵守檔案安全責任制度，認真履行安全保衛人員的崗位職責。

三、分管領導應不定期帶領相關人員進行安全檢查。

四、分管領導有計劃地組織本館全體員工進行搶險救災等安全保衛演練。

五、工作人員每天上班后、下班前，應認真檢查設備的運行情況及門、窗、水、電的關閉情況，發現問題及時報告和處理。

六、館內檔案資料庫房、閱覽室、展覽室、檢索室等防火重地嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃易爆物品。

七、非本館人員不準擅自進入庫房，如工作需要必須經檔案館領導同意后按本館指定范圍查閱，并辦理出入登記手續。

八、堅持工作日和節假日值班制度，責任落實到人。

九、堅持做好庫房安全檢查，嚴密組織安全巡查和檢查登記工作，發現安全隱患及時匯報、處理，杜絕各類事故的發生。

十、新調入檔案館的同志，須參加崗前安全教育、培訓。

－10－

檔案館檔案安全責任制

根據《中華人民共和國檔案法》和《山西省檔案條例》，結合我局（館）的實際情況，現制定《檔案館檔案安全責任制》。

第一條檔案安全工作實行行政領導負責制，以預防為主。第二條安全保衛保密工作實行以科、室為單位，對檔案庫房、除濕機、復印機、計算機等重要設備負責管理，責任到人，列入干部、職工的考核、評選先進的條件之一。

第三條局（館）成立檔案安全領導小組，在局（館）長的領導下，負責貫徹執行上級有關檔案安全工作指示、規定；對干部、職工進行防盜、防火、防破壞和防治災害事故教育，檢查督促工作人員對安全、保密保衛管理制度執行情況，發現不安全因素及時報告，迅速處理。若發生重大治安事故，及時向公安機關報告，保護現場配合公安機關進行查處。

第四條局館科室負責人要對本科室安全負直接領導責任；組織貫徹實施上級和本局（館）關于搞好安全管理工作的指示、決定，制定本股、室的安全崗位責任制，確保本科、室的安全。

第五條責任劃分

（一）局（館）領導人因不重視對干部、職工進行法制、安全教育，不重視檔案安全防范工作，或安全制度不健全，而導致

－11－

火災、事故、案件的發生，給國家造成嚴重損失的要追究領導人的責任。

（二）凡不遵守工作規程、不執行安全保衛保密工作條件，有章不循，擅離職守，工作不負責任而造成火災、事故和案件的，要追究直接責任者的責任。

第六條檔案資料庫房安全管理制度

（一）檔案資料要指定專人負責，認真執行檔案資料借閱制度，定期清點，做到帳與檔案、資料數量相符。

（二）存放檔案資料庫量，要符合安全要求，要建立、健全安全保衛制度。

（三）庫房范圍內嚴禁吸煙，不準攜帶火種入庫，無關人員不得入內。管理人員離庫時要切斷電源、關窗、鎖門。

第七條安全防火管理

（一）安全防火管理分工是：局（館）防火責任人是局（館）長，科（室）長（主任）是各科室防火責任人，按照要求，防火責任人要切實履行職責，認真抓好安全防范工作。

（二）要嚴格執行易燃易爆化學物品的保管和使用的規定，檔案資料庫房重點防火部位，應設立防火標記，配置足夠的防火器材，建立健全嚴格的防火安全措施。

－12－

（三）檔案資料庫房管理人員要經常檢查電源線路，電器設備有無漏電，做好防范措施，注意用電安全。

（四）發生火災應迅速向公安消防部門、局（館）長、縣政府、保衛部門報告并采取措施用時撲滅

－13－

第二篇：西安市檔案館庫房管理制度

西安市檔案館檔案庫房管理制度

一、檔案庫房管理人員要愛崗敬業，恪盡職守。庫房內檔案資料要排列有序，柜架索引標簽要整齊美觀；調卷時要逐卷登記，提供檔案及時準確；歸卷時要逐卷核銷，避免檔案歸錯位置，防止檔案丟失；每年對庫存檔案清點盤庫一次，珍貴檔案要經常檢查，發現檔案缺失、蟲害、破損、褪變等及時匯報，采取補救措施。

二、檔案庫房要認真做好各項統計工作。建立健全全宗名冊、全宗卡片和檔案收進、移出、存放變化情況登記統計臺帳，每年進行分析匯總，做到庫藏清楚、數字準確，案卷資料出入庫手續嚴密，登記消號及時。

三、檔案庫房要嚴格做好“八防”工作。堅持每個工作日上、下午對庫房各進行一次安全檢查，重大節假日前全面安全檢查，并做好安檢登記；堅持對庫房溫濕度進行記錄并及時調節，保證庫房溫濕度符合國家規定標準；定期檢查維護庫房安全保護設施，定期更換防蟲藥物和滅火器干粉；庫區及周圍嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆及危險物品。

四、檔案庫房管理實行專人負責的崗位責任制，未經庫房管理人員允許并陪同，任何人不得入內；館內其他處室因工作需要調閱和歸還案卷時，須有本館正式工作人員在場并辦理調歸卷手續。

五、保持庫房干凈整潔，檔案庫房衛生做到每周清潔一次，重大節假日前進行進行徹底清掃。

六、檔案資料原則不準外借，如遇特殊情況，須經館長批準，嚴格辦理借閱手續。

七、庫管人員工作變動時，應嚴格履行交接手續。

西安市檔案館檔案庫房溫濕度監測制度

一、認真進行庫房內溫濕度的監測，并根據庫房內溫濕度值適時調控庫房內溫濕度。

二、庫內溫濕度控制遵循下列原則：庫外相對溫度低于庫內溫度，氣溫低于或等于庫內溫度時采時自然（機械）循環通風，反之，采用機械內循環去濕。溫度高于24℃時采用空調降溫。庫房要保持溫度在攝氏14-24℃，相對溫度在45-60﹪之內。在規定范圍內，濕、溫度每晝夜波動幅度要求溫度±2℃相對濕度±5﹪，有特殊載體檔案的庫房，應按有關規定控制溫濕度。

三、每月進行一次月溫濕度分析，年終進行溫濕度情況匯總，分析每日溫濕度變化情況，總結溫濕度變化規律，研究控制溫濕度的有效途徑。

四、不定期地選擇有代表性的天氣，進行庫房溫濕度綜合測試，取得各種數據，并進行必須的分析，最終掌握控制溫濕度的最佳途徑。

五、做好溫濕控制設備的維護和養護工作，為保證記錄準確，溫濕度記錄議應定期校驗，空調和去濕設備應定期檢修保養。

六、各種機械設備長時間自動運行后應強行關閉，以延長機械設備的使用壽命。

數字檔案室建設指南

（國家檔案局）

機關（團體和其他社會組織——下同）檔案工作是國家檔案事業的組成部分，也是機關提高工作效率和工作質量的必要條件。隨著檔案信息化建設的逐步深入，傳統機關檔案工作面臨著機關辦公自動化應用、數字檔案館建設以及用戶多樣化需求的嚴峻挑戰，是檔案信息化建設中亟需強化的重要節點。

數字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”，是管理機關檔案信息、聯結機關辦公自動化與數字檔案館建設的關鍵一環。建設符合國家和社會信息化發展要求的數字檔案室，有利于提高機關檔案工作水平，維護機關檔案信息的真實、完整、可用和安全，提升機關行政效率和公共服務能力；有利于促進國家核心信息資源建設，實現信息資源總量增加、質量提高和結構優化，為數字檔案館的最終實現奠定基礎，以推動全國檔案信息化工作全面、健康、均衡發展。

概念與基本特征

1.1 概念

本指南所稱的數字檔案室，是指機關在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。

1.2 基本特征

與傳統檔案室相比較，數字檔案室具有獨有的特點和功能：

1）檔案資源“數字”化。數字檔案室以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數字”化，是數字檔案室的基本特征。

2）檔案實體“虛擬化”。通過對紙質檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統載體檔案進行數字化加工，實現檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數字檔案資源一并進行管理和規范。

3）檔案管理系統化。將檔案業務流程、標準規范固化在數字檔案室應用系統中，實現數字檔案資源系統、規范管理。

4）信息傳遞網絡化。數字檔案室依附于網絡而存在，通過不同類型的網絡實現檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。

5）檔案利用知識化。數字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來，以動態分布的方式為用戶提供服務，實現由檔案的提供向知識的提供轉變。建設原則與內容

2.1 建設原則

數字檔案室建設應當遵循“資源為先，標準規范，整體推進，確保安全”的原則，統籌規劃，積極實施，務求實效。

1）資源為先。資源建設是數字檔案室建設的根本。數字檔案室應堅持“資源為王”，著眼于數字檔案資源建設，著重于非數字檔案的數字化和數字檔案的及時、完整、有效歸檔，規劃設計以最大限度保證數字檔案資源建設質量為根本出發點。數字檔案室的建設應該有助于保障數字檔案資源的齊全、完整，有利于數字檔案資源的有效管理和方便利用。

2）標準規范。數字檔案室建設應統籌協調文件管理與檔案管理、業務工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關系，嚴格遵循既有標準和規范進行系統設計、建設，實現文檔一體、館室一體。

3）整體推進。應將數字檔案室建設與機關電子政務和信息化建設密切結合起來，統籌考慮數字檔案室系統功能、文件格式要求等因素，整體推進數字檔案室實施方案。

4）確保安全。數字檔案室建設應建立健全安全管理制度，按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，完善災難恢復應急機制，確保數字檔案室建設和運行的安全。

2.2 建設內容

數字檔案室建設是一項系統工程，包括基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設，需要機關檔案部門、信息化部門、業務部門和保密部門共同參與實施。主要包括：

l）按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。

2）開發或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應用系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。

3）嚴格遵循標準規范，全面進行傳統載體檔案數字化轉換，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進數字檔案資源建設。應用先進技術和手段，保證數字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。

4）根據數字檔案室建設要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規章制度，明確要求和權限，確保數字檔案資源的規范管理，保證數字檔案室運行順暢。

5）加大人才建設力度，通過培訓或引進人才，為數字檔案室的建設和運行儲備既通曉信 基礎設施建設

為確保數字檔案資源的安全管理和有效利用，應依托機關信息化建設成果，建設相對獨立且穩定、兼容的，能夠滿足數字檔案資源管理和機關共享利用需求的數字檔案室基礎設施，主要包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等五個部分。基礎設施應盡量采用國產產品，尤其是具有自主知識產權的國有品牌產品。用于支撐涉密數字檔案資源管理的基礎設施建設，應符合國家有關保密工作的規定。

3.1 網絡基礎設施

數字檔案室網絡基礎設施是機關整體網絡基礎設施的有機組成部分，應統籌規劃、設計和建設。一般情況下，應將數字檔案室網絡管理中心設于機關中心機房。機關中心機房應具備防雷、防靜電、防磁、防火、防水、防盜、穩壓、恒溫、恒濕等基本管理條件，有條件的單位應建設符合《電子信息系統機房設計規范》(GB 50174-2008)要求的B級機房。中心機房、網絡綜合布線的配置，要充分考慮各類電子文件采集、歸檔和數字檔案資源安全管理、移交等工作要求。應為數字檔案室配備足夠數量的內部局域網、政務外網和政務內網網絡信息點，網絡性能應能適應圖像、音頻、視頻等各類數據的傳輸、利用要求。

3.2 系統硬件

3.2.1 服務器

專業服務器是數字檔案室必備的基礎設施。服務器性能和數量的配置，應能滿足數字檔案室應用系統以及數據庫、中間件、全文檢索、備份、防病毒等基礎軟件的部署和安全高效運行的需求，并適當冗余、可擴展。

3.2.2 存儲與備份

為滿足各門類電子檔案和傳統載體檔案數字副本的存儲、利用和備份要求，應為數字檔案室配備先進、高效和穩定的磁盤陣列作為數字檔案資源在線存儲設備。根據機關制定的數字檔案資源保存策略，確定近線或離線備份系統的配置，近線備份應選擇磁帶庫或虛擬帶庫及相應的備份軟件，離線備份可選擇光盤、移動硬盤等脫機存儲介質以及相應的備份、檢測設備。

3.3 基礎軟件

為確保各門類電子檔案及其元數據的準確和及時采集、捕獲、保存，提供便捷、有效的數字檔案資源利用，應結合數字檔案室應用系統開發或運行需要，為數字檔案室配備必要的正版基礎軟件，包括數據庫管理系統、網絡操作系統、中間件、全文檢索、光學字符識別（OCR）等軟件。應選用主流數據庫管理系統，如關系型數據庫，其性能應能支持本單位今后較長一個時期數字檔案資源管理的需要。

3.4 安全保障系統

應結合實際，參照信息系統安全等級保護有關要求，從多層面為數字檔案室應用系統建立安全保障體系。涉密數字檔案室應用系統必須按照國家有關涉密信息系統分級保護的規定執行。

3.4.1 應建立數字檔案室應用系統的三員管理制度，明確系統管理員、安全管理員和安全審計員職責，并貫徹落實。

3.4.2 應結合三員管理制度，為數字檔案室應用系統設計、實施完善的用戶權限配置和管理功能，為數字檔案資源的安全存儲、管理提供保障。

3.4.3 應為數字檔案室的應用系統配備正版殺毒軟件。如有必要，應有選擇地配備防火墻、用戶認證、數字簽名、移動存儲介質管理軟件、業務審計軟件等安全管理工具。

3.5 終端及輔助設備

應結合工作需要，為數字檔案室應用系統配備專用終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。應用系統建設

數字檔案室應用系統建設應基于開放檔案信息系統參考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system(OAIS)-Reference model）設計功能架構，應能集成管理各門類數字檔案資源，具備收集、元數據捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、統計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、備份、災難恢復、用戶管理、權限管理等基本功能，為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供首要保障，并達到靈活擴展、簡單易用的基本要求。其具體功能需求可參見《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）。

4.1 檔案門類管理

數字檔案室應用系統應以國家或地方制定的標準、規范為基礎，具有管理文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業等各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴展功能，包括檔案資料門類的擴展管理、分類方案的擴展管理、適當的元數據方案擴展管理、電子檔案移交包制作的擴展管理等。

4.1.1 電子檔案門類的擴展管理

應能依據已經實施的元數據方案擴展管理新增電子檔案門類，且具備新增門類歸檔電子文件及其元數據的捕獲、登記以及電子檔案的分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、處置、統計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。

4.1.2 實體檔案門類的擴展管理

應能擴展管理新增的實體檔案門類，且具備新增實體檔案門類的分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、處置、統計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。

4.1.3 分類方案的擴展管理

應能靈活配置各門類檔案資料分類方案，支持對檔案門類、、機構或問題、保管期限等著錄項值域的擴展定義，尤其是多級機構或問題分類方案的擴展配置。

4.1.4 元數據方案的擴展管理

應能適度擴展設置電子檔案管理所需的元數據元素；應能根據同級國家綜合檔案館的要求，配置生成基于可擴展標記語言（XML）格式的電子檔案及其元數據移交數據包。

4.2 接收采集

數字檔案室應用系統應能以在線或離線方式自動或半自動接收、采集形成于不同環境的，經過系統整理的各門類電子文件及其元數據，登記歸檔電子文件，并通過計算機文件名元數據等關鍵指針建立二者間的關聯。

4.2.1 文書類電子文件的接收采集

應能自動接收并登記形成于辦公自動化等業務系統的文書類電子文件及其相對應的元數據，采集形成于機關各職能部門的非公文類電子文件，分類、有序地存儲電子文件及其組件，保證關于同一事由的往來文件及其組件完整并相互關聯。

4.2.2 聲像類電子文件的采集

應支持電子文件形成部門或檔案部門上傳或掛接照片、錄音、錄像等聲像類電子文件，自動提取形成時間和背景、結構元數據，建立電子文件與元數據之間的關聯。

4.2.3 科技和專業類電子文件的接收采集

各種科技、專業類電子文件的接收采集功能可參照4.2.1執行。有其他專門規定的，從其規定。

4.3 分類編目

數字檔案室應用系統應支持電子文件的分類、編目、命名和存儲，完成電子文件的歸檔保存，輔助完成紙質等傳統載體歸檔文件的分類、編目工作。

4.3.1 分類組織

應能以自動或半自動化方式為各門類電子文件或傳統載體歸檔文件的、機構或問題、項目代號、案卷號、件號、保管期限等分類項賦值，調整其排列順序，從而完成電子文件或輔助完成傳統載體歸檔文件的分類組織，維護關于同一事由的往來文件、組件的完整性和相互間的有機關聯。

4.3.2 歸檔存儲

應能統籌電子文件和傳統載體歸檔文件，根據分類結果自動賦予檔號，完成歸檔過程。應能依據檔號各構成項自動、逐級建立并命名文件夾，分類存儲電子檔案，并采用檔號自動為電子檔案命名；應使用第三方權威機構提供的技術手段，在適當時間生成電子檔案原文的固化信息，提供驗證途徑。傳統載體檔案數字副本的上傳、掛接和存儲功能需求可參照執行。

4.3.3 編目著錄 應以檔號為基礎，支持各門類電子檔案題名、責任者、文件編號、時間、保管期限等元數據的著錄，自動編制電子檔案案卷級、文件級電子目錄。應能根據電子檔案著錄的不同要求，提供必要的著錄窗口，為著錄者提供下拉菜單、攜帶錄入以及日歷、時間軸等自動化著錄工具，提升著錄方式的自動化程度；應能自動核驗著錄信息的完整性、規范性和有效性，并提示修改、校正，應支持在權限許可范圍內的元數據或目錄數據的增加、修改、刪除等。

4.4 檢索利用

數字檔案室應用系統應以權限管理為基礎，支持多途徑、多角度且易用的檢索和利用方式，應能滿足用戶各類查檔需求。

4.4.1 檔案檢索

應能提供多種類型的檢索方式，包括：不設定檢索字段的簡單檢索，選定多項檢索字段及其邏輯關系的高級檢索，模糊檢索和精確檢索，跨檔案門類檢索，全文檢索等。應支持用戶根據需要設定任意檢索條件查找其權限許可范圍內的數字檔案資源，并能在檢索結果中作更精確查找。

4.4.2 檔案利用

應支持用戶在權限許可范圍內在線查看、打印目錄數據或原文，如有必要，應能限制用戶對電子檔案或傳統載體數字副本組件或具體頁面的可閱讀范圍；應能對數字檔案資源的下載進行審批、添加數字水印和授權閱讀時間等，應支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。

4.4.3 檔案編研

應支持用戶開展檔案編研工作，授權用戶能建立編研計劃、分配工作任務、建立編研素材庫、復制粘貼數字檔案內容信息、審核編研文稿、發布或下載編研成果等。

4.5 鑒定統計

數字檔案室應用系統應具備各門類檔案資料的鑒定處置功能，應具備對各種檔案資料以及相關業務情況的統計管理功能。

4.5.1 鑒定處置

應支持各種類型的檔案鑒定任務，包括檔案密級或保管期限變更，檔案續存、銷毀、移交等，應支持檔案管理人員依據書面鑒定報告，通過直接修改密級、保管期限等著錄字段，執行銷毀、移交功能，完成檔案鑒定處置任務；或根據實際需求，具備鑒定處置工作流功能，應能支持鑒定審批流程的配置、實施，包括發起鑒定任務、實施鑒定、審批鑒定意見、觸發處置功能等；應留存銷毀記錄，包括銷毀授權、銷毀內容、銷毀執行人、銷毀時間等；應能生成符合《電子檔案移交與接收辦法》及同級國家綜合檔案館要求的電子檔案移交數據包。

4.5.2 統計報告

應支持實體檔案、數字檔案資源室藏量的統計，應能靈活設定統計條件，包括：檔案門類、保管期限、格式、大小、時間長度、類、卷、件、存儲載體等；應支持檔案利用情況統計，包括：利用檔案的職能部門及人次、利用實體檔案和數字檔案門類及數量、數字檔案下載瀏覽量等；應能按照統計年報要求，通過統計報表、柱圖、餅圖或曲線等各類方式顯示、打印統計報告。

4.6 系統管理

數字檔案室應用系統應具備審計跟蹤、用戶與權限管理、數據維護、參數設置等基本系統管理功能。

4.6.1 審計跟蹤

應具備日志功能，用于記錄、審計各類管理、操作行為。應能記錄管理員、各類用戶的行為信息，包括登錄數字檔案室應用系統、實施檔案門類管理、編輯元數據或目錄數據、處置電子檔案等各種操作行為；應能記錄非授權用戶試圖登錄或操作的行為；應能記錄登錄或操作失敗的有關信息；應具備日志檢索、輸出、導出等管理功能。

4.6.2 用戶與權限管理

應能配置三員管理用戶組，支持靈活的用戶組、用戶注冊、賦權、編輯、刪除、遷移等操作；應具備完善的功能權限與數據權限，能夠靈活賦權或關閉權限，并具有可擴展性；應支持用戶口令管理，包括口令強度、找回口令、口令重置、關閉口令等功能。

4.6.3 數據維護

應具備基本的數據維護功能，應支持多種通用格式的元數據或目錄數據的導入、導出，數據庫管理系統數據文件的自動備份與恢復，以及數字檔案資源的刪除與回收等。

4.6.4 參數設置

應支持全宗信息配置與編輯，可為各門類數字檔案資源配置檔號構成規則，通過數據字典管理功能在允許范圍內配置元數據值域，應支持電子檔案原文存儲路徑的配置，以及各種報表格式的編輯、修改等。

4.7 技術文檔管理

根據數字檔案室應用系統建設方式的不同，應收集保存必要的應用軟件文檔，為系統的穩定運行、維護等提供保障。采用開發方式建設的應用軟件，應收集保存功能規格設計說明書、詳細設計書、數據庫設計書、技術報告、用戶手冊等文檔，文檔編制應符合《計算機軟件文檔編制規范》（GB/T 8567-2006）的相關要求。采購商品化的應用軟件時，至少應收集保存數據庫設計文檔、用戶手冊等。

4.8 測評鑒定

以開發方式建設數字檔案室應用系統的，推薦進行應用軟件的測評。可選擇第三方權威檢測機構根據招投標文件及相關標準對應用軟件進行功能性檢測并出具檢測報告，在測評合格的基礎上，組織數字檔案室應用系統建設方、承建方、監理方、同級檔案行政管理部門進行項目的鑒定驗收。

數字檔案資源建設

數字檔案室的數字檔案資源應包含文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業等各門類電子檔案、傳統載體檔案數字副本和數字資料等，若條件成熟，公務電子郵件、網頁等門類的電子檔案也應作為數字檔案資源建設內容。

5.1 基本要求

數字檔案資源建設的基本要求是齊全完整、標準規范。

5.1.1 齊全完整性要求

歸檔保存的數字檔案資源門類應齊全、完整，各門類電子檔案或數字副本應齊全、完整，能夠系統反映本單位履行主要職責的過程；關于同一事由的往來文件以及文件的組件應齊全、完整，文件之間的有機聯系得以保存；各門類電子檔案內容信息處于原始狀態，基本元數據齊全、完整。

5.1.2 標準規范性要求

數字檔案資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質等應符合《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894）、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）、《檔號編制規則》（DA/T 13）等國家標準或地方規范的要求；應參照國家或地方相關標準規范設置、捕獲電子檔案元數據，推薦采用包括文件實體、機構人員實體、業務實體在內的多實體元數據方案，元數據的賦值應以自動捕獲為主、手工著錄為輔。

5.2 數字檔案資源命名規則

應采用檔號或唯一標識符為數字檔案資源命名。采用檔號為數字檔案資源命名的，若以卷為單位整理，按《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）編制檔號，推薦增設檔案門類代碼作為類別號的子項；若以件為單位整理，檔號可采用“全宗號-檔案門類代碼·-保管期限-機構（問題）代碼-件號·子件號”結構。具體編制方法如下。

1）全宗號：用四位代碼標識，按照《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）編制。

2）檔案門類代碼·：文書、照片、錄音、錄像、科技、專業的門類代碼分別為“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科技、專業門類需要復分的，應參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）和國家基本專業檔案目錄執行。為文件形成，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2013”。當形成無法考證時，為其歸檔，并在附注項加以說明。

3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年的，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。采用其他保管期限的，也應使用其相應縮寫代碼。

4）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母標識，如辦公室可用“BGS”標識。未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

5）件號·子件號：件號是單件歸檔文件在一個保管期限下排列的順序號，用4位阿拉伯 數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。子件號是指件內單份文件排列的順序號，用3位阿拉伯數字標識，不足3位的，前面用“0”補足，如“001”。不需要編制子件號的，子件號可以省略。如有需要，可以在件號·子件號之后編制下位代碼，比如頁（張）號等。

5.3 文書類電子檔案質量要求

文書類電子文件（檔案）的收集、整理、鑒定等，應符合國家檔案局令第8號、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）等要求，此外，在辦公自動化等業務系統形成并歸檔保存的電子公文，其質量還需滿足以下要求。

5.3.1 完整性要求

關于同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標題、文號、主送機關、正文、發文機關署名和成文日期6個要素齊全、完整。

5.3.2 版面格式要求

電子公文正本的公文格式應符合《黨政機關公文處理工作條例》第三章要求，正本的頁面尺寸及版面要求、公文格式各要素編排規則、公文的特定格式、式樣應分別符合《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

5.3.3 文件格式要求

電子公文的正本、定稿、公文處理單應以OFD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應符合《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009），并支持向同級國家綜合檔案館采用的長期保存格式轉換；集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級國家綜合檔案館認可的格式歸檔保存。

5.3.4 元數據捕獲要求

應參照《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）設置、捕獲電子公文元數據，至少應包括：聚合層次、來源、立檔單位名稱、電子文件號、檔號、、保管期限、內容描述、題名、日期、密級、形式特征、存儲位置、脫機載體編號、權限管理、機構人員名稱、業務狀態、業務行為、行為時間、實體標識符20項。

5.3.5 封裝要求

若條件成熟，根據同級國家綜合檔案館要求，可以對文書類電子檔案與其元數據進行封裝。封裝可參照《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T 48-2009）執行。

5.4 聲像類電子檔案質量要求 5.4.1 基本要求

聲像類電子文件的歸檔范圍應參考《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）第4章或同級檔案行政管理部門的具體要求執行。收集、歸檔的聲像類電子文件應經過挑選和系統整理，應能系統、客觀地記錄本單位的重要職能活動，以及歷次活動的主要內容、主要人物、主要場景等。按照客觀事實編輯形成的錄音、錄像類電子文件可收集、歸檔。

5.4.2 品質要求

聲像類電子檔案應主題鮮明、影像和語音清晰、人物形象端正。照片類電子檔案應以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）信息保存完整，像素數不低于300萬；重要或珍貴的錄音類電子檔案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。

5.4.3 照片類電子檔案基本元數據集

應參照《照片類電子檔案元數據方案》（制定中）設置、捕獲照片類電子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔號、、題名、攝影者、攝影時間、人物、地點、業務活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、垂直分辨率、水平分辨率、圖像寬度、圖像高度、色彩空間、捕獲設備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動元數據。

5.4.4 錄音類電子檔案基本元數據集

應參照相關元數據標準設置、捕獲錄音類電子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔號、、題名、錄音者、錄音時間、人物、地點、業務活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、時間長度、音頻編碼標準、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數、捕獲設備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動元數據。

5.4.5 錄像類電子檔案基本元數據集

應參照相關元數據標準設置、捕獲錄像類電子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔號、、題名、攝像者、編輯者、攝像時間、人物、地點、業務活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、時間長度、視頻編碼標準、色彩空間、幀大小、幀速率、視頻比特率、音頻編碼標準、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數、捕獲設備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動元數據。

5.4.6 著錄要求

為確保聲像類電子檔案的真實、完整和可用，電子文件形成部門、檔案部門應按照國家、行業或地方相關標準規范，圍繞聲像類電子檔案記錄的中心內容，對題名、人物、地點、主題、業務活動描述等元數據進行全面著錄。

5.5 科技和專業類電子檔案質量要求

5.5.1 科技類電子文件歸檔的基本要求

科技類電子文件的收集、整理、鑒定、編目等應參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T 28-2002）等標準規范執行。圖形類電子文件應以DWG等通用格式收集、歸檔，其他電子文件歸檔保存格式可參照文書、聲像類電子文件執行。

5.5.2 專業類電子文件歸檔基本要求

在履行本單位主要職能過程中產生的專業類電子文件都應收集、歸檔，包括但不限于國家檔案局頒布的第一批、第二批國家專業檔案基本目錄所列內容。各種專業類電子文件的整 理、鑒定、編目參照相應的管理辦法執行。僅以數據庫形式存在的專業類電子文件，如人口、環境、農業等各種普查數據，可以XML等跨平臺通用格式收集、歸檔，或直接以原數據庫數據文件歸檔，同時歸檔一套完整的數據庫設計文檔。以電子文檔形式存在的專業類電子文件，可參考文書類電子檔案的各項管理要求執行。

5.5.3 元數據的設置與捕獲

應參照《檔案著錄規則》（DA/T 18-1999）、《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）等有關標準，設置、捕獲科技、專業類電子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔號、、題名、責任者、成文時間、文號、密級、稿本、保管期限、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小，以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動元數據。

5.6 紙質檔案數字副本質量要求

本部分僅對批量制作的文書、科技、專業等類紙質檔案數字副本提出要求，電子環境中業務流程上的紙質文件數字化可參照執行。紙質檔案數字化的各項技術要求按照《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31）以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。為保證數字副本的真實性、完整性和可用性，參照《縮微攝影技術 縮微品的法律認可性》（GB/Z 20650-2006）、《信息與文獻——檔案數字化實施指南》(ISO/TR 13028:2010(E))等標準規范的相關規定，紙質檔案數字化還應符合以下要求。

5.6.1 數字化對象確認要求

應按完整性、規范性要求確定需數字化的紙質檔案。原則上，內、每個案卷內或保管期限內、關于同一事由的往來文件、每份文件的組件應完整數字化。涉密紙質檔案數字化應符合相應規范要求。推薦實行數字化對象審批制，擬數字化的檔案原件應經過本單位相關負責人的審查簽批。

5.6.2 元數據捕獲要求

在數字化過程中，紙質檔案數字化系統應以件為單位自動捕獲數字化元數據，至少應包括：數字化授權信息、數字化日期與時間、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空間、格式信息、計算機文件大小、數字化軟硬設備等。應將數字化元數據與目錄數據組合形成紙質檔案數字副本的元數據庫，并導入數字檔案室應用系統提供檢索服務。

5.6.3 數字化質量控制要求

應制定并在數字化過程中實行各種相應、有效的質量控制措施，對紙質檔案的安全、數字副本的完整性和規范性、圖像質量、元數據庫的準確性等實施全程監控。

5.6.4 數字化工作文檔管理要求

在數字化項目實施過程中形成的重要數字化工作文檔應歸檔保存，應與紙質檔案數字副本的保存期限相同。應歸檔的數字化工作文檔包括數字化對象審批書、招投標文件、數字化成果驗收報告、數字化流程單等。

5.7 數字檔案資源的備份

應著眼本單位電子政務整體備份需求制定數字檔案資源備份策略，需明確備份對象、近線和離線備份策略及管理規范，配備必要的恒溫恒濕防磁柜等設施設備。

5.7.1 備份對象

數字檔案資源備份對象應包括：各門類電子檔案、各門類傳統載體檔案數字副本、元數據庫、目錄數據庫、各類數字資料、數字檔案室應用系統配置文件與日志文件等。

5.7.2近線備份

應結合虛擬帶庫、帶庫等備份系統作用機制和便于管理等情況，明確數字檔案資源備份策略，包括：容錯級別、增量備份或全量備份、備份周期、核驗和檢測機制、磁帶更新等。

5.7.3 離線備份

應根據數字檔案資源形成與大小特征等，確定各門類數字檔案資源的離線備份介質與管理規范。應確定離線備份介質編號規則，推薦編號由數字檔案資源門類代碼、離線備份介質類別代碼、備份、介質流水號等若干項構成。應按照規范的存儲結構備份數字檔案資源，推薦離線備份介質根目錄下建立數據文件夾、目錄文件夾、授權文件夾、其他文件夾及說明文件，數據文件夾存儲各門類電子檔案或傳統載體檔案數字副本，目錄文件夾存儲元數據、目錄數據及數字檔案室應用系統配置文件和日志文件等，授權文件夾存儲數字化、備份、介質轉換等的審批文件，說明文件用于描述離線備份介質制作有關的各方面情況。應定期檢測、更新離線備份介質，并記錄檢測情況、介質轉換情況等。

5.7.4 除上述備份要求外，重要檔案還應通過紙質或縮微膠片等方式進行異質備份。重要檔案的范圍按照國家或地方的相關規范執行。保障體系建設

數字檔案室是機關電子政務的核心信息資源中心，其建設、運行和維護是一項長期的系統工程，需建立經費、制度和人才等各方面的保障機制。

6.1 經費保障

應為數字檔案室建設予以經費保障。要將各門類電子（文件）檔案的歸檔管理、紙質檔案數字化、數字檔案資源備份管理以及數字檔案室應用系統的運維、升級費用等納入本單位預算，給予長期的經費保障。

6.2 制度保障

應制定保障數字檔案室正常運行的各項制度，并切實貫徹實施。包括：各門類電子文件歸檔管理制度、人才配備與經費保障制度、數字檔案資源備份管理制度、數字檔案室應用系統運維和安全管理制度、機關檔案管理部門和電子文件形成部門、信息化部門職責分工及獎懲制度等。

6.3 人才保障

應為數字檔案室配備滿足工作需要的專職管理人員，條件成熟的，應配備2名以上專職管理人員。配備人員應具備檔案或信息技術相關專業的本科學歷，應具有較好的管理才能和計算機應用技能。應在制度上為專職檔案管理人員的發展和進步予以保障。

第三篇：10.檔案庫房管理制度(檔案館)

西安思源學院檔案庫房管理制度

一、檔案館工作人員要嚴格遵守安全、保密規章制度，堅守工作崗位，切實管理好全部檔案，不經領導批準，不準私自委托他人代行職務。

二、非檔案工作人員，嚴禁進入檔案房。查借閱檔案時要登記，退回檔案應認真填寫利用信息反饋并認真檢查檔案，無問題后銷帳放回原處，發現問題及時提出并解決。

三、應保持庫房的清潔衛生，空氣清新，保持適宜的溫度和濕度，超差時應及時采取措施。溫度應控制在 14℃～24 C，濕度控制在 45％～60％，并認真做好溫濕度記錄。

四、對檔案定期檢查、核對，發現問題及時解決。

五、注意及時通風，注意防火、防潮、防光、防塵、防毒、防蟲、防鼠、防盜。

六、檔案員離開檔案庫房時，要關好門窗，關閉電源，確保檔案安全

七、檔案裝具排列整齊，保持庫房清潔，每周清掃一次。

八、嚴禁在庫房內吸煙以及存放易燃、易爆等物品。

九、每年年末對庫房檔案的數量、質量、利用率等情況進行統計并將統計結果匯總上報到檔案室。

西安思源學院檔案館

二○○八年六月十日

第四篇：檔案館（推薦）

工程準備階段文件

一、立項文件

1、項目建議書

2、項目建議書審批意見及前期工作通知書

3、可行性研究報告及附件

4、可行性研究報告審批意見

5、關于立項有關的會議紀要、領導講話

6、專家建議文件

7、調查資料及項目評估研究材料

二、建設用地、征地、拆遷文件

1、選址申請及選址規劃意見通知書

2、用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉建設用地批準書

3、拆遷安置意見、協議、方案等

4、建設用地規劃許可證及其附件

5、劃撥建設用地文件

6、國有土地使用證

三、勘察、測繪、設計文件

1、工程地質勘察報告

2、水文地質勘察報告、自然條件、地震調查

3、建設用地釘樁通知單（書）

4、地形測量和拔地測量成果報告

5、申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知書

6、審定設計方案通知書及審查意見

7、有關行政主管部門（人防、環保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛生等）批準文件或取得的有關協議。

8、政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見

四、招投標文件

1、勘察設計承包合同

2、施工承包合同

3、監理委托合同

五、開工審批文件

1、建設項目列入計劃的申報文件

2、建設項目列入的批復文件或計劃項目表

3、建設工程規劃許可證及其附件

4、建設工程施工許可證

5、投資許可證、審計證明、繳納綠化建設費等證明

6、工程質量監督手續

六、建設、施工、監理機構及負責人

工程項目管理機構（項目經理部）及負責人名單 工程項目監理機構（項目監理部）及負責人名單

工程項目施工管理機構（施工項目經理部）及負責人名單 監理文件

1、監理規劃 監理規劃 監理實施細則

2、監理月報中的有關質量問題

3、監理會議紀要中的有關質量問題

4、進度控制

工程開工/復工審批表 工程開工/復工暫停令

5、質量控制 不合格項目通知

質量事故報告及處理意見

6、造價控制

工程竣工決算審核意見書

7、合同與其他事項管理 工程延期報告及審批

合同爭議、違約報告及處理意見 合同變更材料

8、監理工作總結 工程竣工總結

質量評價意見報告

施工文件（市政基礎設施工程）

（一）施工技術準備 圖紙會記錄

（二）施工現場準備 工程定位測量資料 工程定位測量復核記錄 導線點、水準點測量復核記錄

工程軸線、定位樁、高程測量復核記錄

（三）設計變更、洽商記錄 設計變更通知單 洽商記錄

（四）原材料、成品、半成品、構配件、設備出廠質量合格證及試驗報告

1、砂、石、砌塊、水泥、鋼筋（材）、石灰、瀝青、涂料、混凝土外加劑、防水材料、粘接材料、防腐保溫材料、焊接材料等試驗匯總表

2、砂、石、砌塊、水泥、鋼筋（材）、石灰、瀝青、涂料、混凝土外加劑、防水材料、粘接材料、防腐保溫材料、焊接材料等質量合格證書和出廠檢（試）驗報告及現場復試報告

3、水泥、石灰、粉煤灰混合料；瀝青混合料、商品混凝土等試驗匯總表

4、水泥、石灰、粉煤灰混合料；瀝青混合料、商品混凝土等出廠合格證和試驗報告、現場復試報告

5、混凝土預制構件、管材、管件、鋼結構構件等試驗匯總表

6、混凝土預制構件、管材、管件、鋼結構構件等出廠合格證書和相應的施工技術資料

7、廠站工程的成套設備、預應力混凝土張拉設備、各類地下管線井室設施、產品等匯總表

8、廠站工程的成套設備、預應力混凝土張拉設備、各類地下管線井室設施、產品等出廠合格證書及安裝使用說明

（五）施工試驗記錄

1、砂漿、混凝土試塊強度、鋼筋（材）焊連接、填土、路基強度試驗等匯總表

2、道路壓實度、強度試驗記錄

回填土、路床壓實試驗及土質的最大干密度和最佳含水量試驗報告

石灰類、水泥類、二灰類無機混合料基層的標準擊實試驗報告 道路基層混合料強度試驗記錄 道路面層壓實度試驗記錄

3、混凝土試塊強度試驗記錄 混凝土試塊強度試驗報告

混凝土試塊抗滲、抗凍試驗報告 混凝土試塊強度統計、評定記錄

4、砂漿試塊強度試驗記錄 砂漿試塊強度試驗報告

砂漿試塊強度統計、評定記錄

5、鋼筋（材）焊、連接試驗報告

6、鋼管、鋼結構安裝及焊縫處理外觀質量檢查記錄

7、樁基礎試（檢）驗報告

（六）施工記錄

1、地基與基槽驗收記錄 地基纖探記錄及釬探位置圖 地基與基槽驗收記錄 地基處理記錄及示意圖

2、樁基施工記錄 樁基位置平面示意圖 打樁記錄

鉆孔樁鉆進記錄及成孔質量檢查記錄 鉆孔（挖孔）樁混凝土澆灌記錄

3、構件設備安裝和調試記錄

廠（場）、站工程大型設備安裝調試記錄 預應力張拉記錄

4、預應力張拉記錄表 預應力張拉孔道壓漿記錄 孔位示意圖

5、沉井工程下沉觀測記錄

6、管道、箱涵等工程項目推進記錄

7、構筑物沉降觀測記錄

8、預制安裝水池壁板纏繞鋼絲應力測定記錄

（七）隱蔽工程檢查（驗收）記錄

（八）工程質量檢查評定記錄 分部工程質量評定記錄

（九）功能性試驗記錄 道路工程的彎沉試驗記錄 橋梁工程的動、靜載試驗記錄 無壓力管道的嚴密性試驗記錄

壓力管道的強度試驗、嚴密性試驗、通球試驗等記錄 水池滿水試驗 消化池氣密性試驗

電氣絕緣電阻、接地電阻測試記錄 電氣照明、動力試運行記錄

供熱管網、燃氣管網等管網試運行記錄 燃氣儲罐總體試驗記錄 電訊、寬帶網等試運行記錄

（十）質量事故及處理記錄 工程質量事故報告 工程質量事故處理記錄

（十一）竣工測量資料

建筑物、構筑物竣工測量記錄及測量示意圖 地下管線工程竣工測量記錄

竣工圖（市政基礎設施工程竣工圖）

1、道路工程

2、橋梁工程

3、廣場工程

4、隧道工程

5、鐵路、公路、航空、水運等交通工程

6、地下鐵道等軌道交通工程

7、地下人防工程

8、水利防災工程

9、排水工程

10、供水、供熱、供氣、電力、電訊等地下管線工程

11、高壓架空輸電線工程

12、污水處理、垃圾處理處置工程

13、場、廠、站工程 竣工驗收文件

一、工程竣工總結 ：工程概況表、工程竣工總結

二、竣工驗收記錄 市政基礎設施工程

1、單位工程質量評定表及報驗單

2、竣工驗收證明書

3、竣工驗收報告

4、竣工驗收備案表（包括各專項驗收認可文件）

5、工程質量保修書

三、財務文件

1、決算文件

2、交付使用財產總表和財產明細表

四、聲像、縮微、電子檔案

1、聲像檔案：工程照片、錄音、錄像材料

2、縮微品

3、電子檔案：光盤、磁盤

附件2：

市政基礎設施工程電子文件歸檔內容

一、工程準備階段文件

1、可行性研究報告

2、工程項目核準意見

3、建設項目選址意見書

4、建設用地批準文件

5、建設工程規劃許可證及附件

6、山東省建設工程施工圖設計文件審查合格書、東營市建設工程施工圖設計文件審查備案書

7、建設工程質量監督書

8、工程項目管理機構（項目經理部）及負責人名單、工程項目監理機構（項目監理部）及負責人名單、工程項目施工管理機構（施工項目經理部）及負責人名單

9、建筑工程施工許可證

二、監理文件

1、監理工作總結

2、工程質量評價意見報告

三、施工文件

1、工程概況表

2、圖紙會審記錄

3、設計變更記錄、洽商記錄

4、工程定位測量記錄

5、導線點、水準點測量復核記錄

6、工程軸線、定位樁、高程測量復核記錄

7、分部工程質量評定記錄

8、建筑物、構筑物竣工測量記錄及測量示意圖

9、地下管線工程竣工測量記錄

10、工程質量事故處理記錄

11、單位工程質量評定表及報驗單

12、施工總結

四、竣工驗收文件

1、建設工程竣工驗收報告

2、工程質量保修書

3、房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案表

4、工程決算書及審計文件

五、竣工圖

1、道路工程

2、橋梁工程

3、廣場工程

4、鐵路、公路、航空、水運等交通工程

5、供水、排水、供熱、供氣、電力、電訊等地下管線工程

6、高壓架空輸電線工程

7、污水處理、垃圾處理處置工程

8、場、廠、站工程

第五篇：檔案館匯報材料

xxx檔案館創建

國家二級館工作情況匯報

中共xxx委員會 xxx人民政府

（2009年10月6日）

尊敬的×××，各位領導，各位評委：

正當全縣上下深入貫徹落實黨的十七屆四中全會、自治區黨委七屆八次全委會議和胡錦濤總書記視察xxx時的重要講話精神，全力以赴打好維護社會穩定這場硬仗，有力有效推進“保增長、保民生、保穩定”各項工作，奮力推動經濟平穩較快發展和社會全面進步，積極努力實現各項奮斗目標之際，××局長及各位領導在百忙之中親臨xxx檢查指導工作，充分體現了自治區檔案局對xxx檔案事業發展的高度重視和關心。在此，謹代表中共xxx委、xxx人民政府及全縣22萬各族干部群眾對童副局長及各位領導的到來，表示熱烈的歡迎和衷心的感謝。借此機會，就xxx檔案工作作以簡要匯報。

一、xxx基本概況 ×××

二、xxx檔案局(館)和檔案事業發展概況

xxx檔案館成立于1959年4月，2003年10月晉升為自治區一級檔案館，檔案局成立于1989年10月。檔案局與檔案館實行局、館（政、事）合一，事業機構，既是黨委的工作部門，又是政府的職能部門，一套人馬，兩塊牌子，履行檔案事業行政管理和檔案保管利用兩種職能，參照公務員管理。經過50年的變遷發展，檔案局（館）人員編制由最初的2名增加到現在的9名，實有工作人員8人，均為中共黨員；大專學歷5人，本科學歷3人；維吾爾族2人，滿族1人，漢族5人；局長（兼館長）、副局長各1名。

改革開放30年以來，xxx經濟社會和各項事業蓬勃發展，我縣檔案事業也蒸蒸日上、迅速發展，檔案工作走過了從無到有，由小到大的歷程，步入了全新的發展軌道。檔案館基礎設施日益完善，檔案事業經費逐年遞增，檔案資源建設、檔案開發利用、檔案信息化建設等方面取得了較大進展。檔案局（館）干部職工思想上同心，目標上同向，行動上同步，事業上同干，2003年以來，連續6年被評為?xxx國民經濟和社會發展目標考核先進單位?；先后在xxx地區獲得?‘十五’期間檔案工作先進集體一等獎?、?2007檔案工作先進集體?、?2008檔案工作優秀縣（市）?等榮譽。

三、xxx創建國家二級檔案館工作情況

縣檔案館自2003年10月通過自治區一級檔案館驗收以來，我縣進一步提高思想認識，把檔案工作作為服務人民、服務社會、服務縣委(政府)決策的一項基礎性工作來抓，從人力、物力、財力各個方面加大投入，力促檔案工作上水平、上臺階。

(一)切實加強領導，形成工作合力。今年，我縣將創建國家二級檔案館工作作為重要目標任務之一，予以高度重視，先后召開2次常委會議研究檔案工作事宜，縣黨政主要領導、分管領導多次親臨檔案館就新館建設、設備購臵、檔案經費等問題進行現場辦公，加強指揮協調，周密安排部署，配齊配強工作人員，２ 全面落實工作經費。縣委辦、政府辦、財政、建設等有關部門積極支持配合，合力推進檔案館創建工作。值得強調的是地委委員、秘書長韓樹森曾兩次來我縣視察指導檔案館創建工作并提出了很好的建議，地區檔案局加強對我縣檔案工作的業務指導，為我縣創建工作提供了有力支持。

(二)嚴格工作要求，提高創建質量。檔案局(館)切實加大工作力度，認真按照《市、縣級國家綜合檔案館測評辦法》和《市、縣級國家綜合檔案館測評細則》的要求，制定了行之有效的創建工作方案，量化細化工作任務，分工協作，責任到人。工作人員團結一致、齊心協力，加班加點、連續工作，先后對創建工作進行了3次自查，發現問題及時整改，不斷完善提高。同時，還派出人員前往自治區、地區及兄弟縣(市)檔案館觀摩學習，取人之長，補己之短，保證創建工作的質量，高標準完成了各項工作。

(三)堅持統籌兼顧，促進全面進步。我縣緊緊圍繞?兩個基地?(安全保管縣委和政府重要檔案的基地、愛國主義教育基地)、?兩個中心?(檔案信息服務中心、政府信息公開閱覽中心)的目標，切實加強檔案館基礎業務建設和資源建設，積極拓展檔案館服務功能，充分發揮檔案館的作用。

1、檔案館舍建設。縣檔案館原館庫修建于上世紀六十年代，磚混結構，建筑面積200平方米，其中庫房面積160平方米。經過多年的風吹雨淋及地震的影響，館庫存在安全隱患，被列入了拆遷范圍，于2005年11月搬至原鎮政府辦公大樓內。但由于檔案庫房為臨時用房，樓層荷載承受力達不到規定的指標，無法安裝密集架，致使幾萬卷（冊）檔案資料只能堆放在地面，查找利

３ 用極不方便，影響了檔案館工作的正常開展。為此，縣領導及有關部門多次到檔案館實地查看，研究制定解決辦法，縣委、政府將檔案館建設作為重要議事日程列入了全縣國民經濟和社會發展?十一五?規劃，明確檔案館建設要做到功能齊全、設施完善、經濟適用、適度超前，滿足檔案收集、整理、保管、利用等工作需要。xxx檔案館新館于2008年7月開工建設，建筑面積5599.93㎡，包括檔案庫房、辦公用房、業務用房、陳列大廳、對外服務用房等，館庫面積1068㎡，框架結構4層，可以滿足全縣今后50年檔案館藏和利用的需要。

2、檔案館經費與設備。xxx檔案局(館)是財政全額撥款單位，檔案事業經費列入了財政預算，保證了檔案館各項工作的正常了開展。2007年經費46.12萬元，2008年經費58.33萬元，2009年1-10月各項經費為79.49萬元，國家重點檔案搶救和保護補助費配套資金也足額到位。檔案館設施完備，有檔案密集架470余組、底圖柜2套、資料柜24套、檔案柜20套、報紙柜10套，配有計算機、復印機、掃描儀、打印機、數碼攝像機、照相機等音像消磁、現代化辦公設備，館庫內安裝有氣體滅火系統、報警系統、監控系統等，具備了?十防?要求。

3、檔案資源建設。自2002年以來，我館進一步規范檔案接收標準，加強業務指導，加大檔案接收力度，使館藏得到了極大的豐富。截止2009年10月，我館館藏全宗已經達到130個，案卷47840卷7835件，資料17131冊(本)。其中：清代檔案全宗1個，案卷1卷；民國xxx政府全宗1個，案卷716卷 ；建國后檔案全宗128個，案卷47123卷7835件，底圖1043張，照片檔案

４ 278卷，錄音檔案306盤，不同時期印章276枚。檔案門類已由文書檔案增加到會計檔案、科技檔案、聲像檔案，館藏結構更趨合理。

4、檔案開發利用。根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案館開放檔案暫行辦法》等有關規定，我館分別于2002年5月、2009年6月向社會開放建國前和建國后保管滿三十年的檔案7779卷。2006-2009年上半年，我館共接待利用者1326人次，查閱檔案8797 卷次、資料78 冊次，提供知青登記表、招工錄用表、轉正定級表、工資表、調動介紹信存根、干部任免文件、婚姻登記材料等內容的復印件3053 份，為利用者在辦理退休、交納養老統籌金、核實工齡、工作調動、婚姻情況證明、干部身份認定、編史修志等方面提供了第一手資料。檔案工作在為我縣領導決策、經濟建設、文化發展、社會民生等方面服務中發揮了重要作用，取得了良好的社會效益。我館每年都對館藏檔案資料利用情況進行梳理，編寫檔案資料利用效果匯編，讓全社會更多地了解檔案和檔案工作，擴大了檔案局（館）知名度。

5、檔案資料編研。近年來，縣檔案館一直注重開發檔案信息資源，先后編寫了xxx及xxx委、政府大事記；xxx歷屆黨代會、人代會、政協會議簡介；工會、共青團、婦聯歷次大會簡介、xxx建國后領導人名錄、xxx機構設臵及印章啟用、干部任免專題文件匯編等一系列編研資料，為領導科學決策、部門工作查考，為服務廣大群眾提供了便利。特別是2008年以來，檔案館立足館藏，以現實需要為主，充實完善了《xxx一至十屆黨代會簡介》、《xxx一至十三屆人代會簡介》、《建國以來xxx主要領導名錄》，整理編

５ 輯了《xxx榮譽錄》、《回望歷史---檔案中的故事》等資料，同時還將這些用維漢兩種文字編寫的資料發放到機關單位、鄉鎮場、社區、學校，使之成為我縣開展愛國主義教育的生動教材。

6、展覽與社會教育。縣檔案館于2006年6月被縣委宣傳部命名為?愛國主義教育基地?，我們以次為契機，充分發揮檔案史料?資政育人、服務社會?的功能，積極開展區情、縣情教育。共接待參觀人員5批1000人次，通過舉辦展覽，開展區情、縣情教育，增強了各族干部職工及學生愛祖國、愛家鄉的情懷。

7、檔案信息化建設。檔案信息化建設是提高檔案管理水平的的重要途徑，為此，我館從檔案信息化基礎設施入手，陸續購臵數碼照像機、攝像機、掃描儀、刻錄機、計算機、復印機、打印機等設備，安裝珠海泰坦超越2000系列網絡版文件檔案資料綜合管理系統，建立局域網，開通拜城檔案信息網。并于2007年底開展了紙質檔案數字化加工，完成了首批65萬頁紙質檔案的全文掃描和 11.08萬條永久卷文件級條目的錄入，基本建成了檔案目錄數據庫、全文數據庫和資料目錄數據庫，從而使我館檔案保管模式由檔案實體保管轉向檔案信息數字化存儲，為我縣檔案工作走向規范化、數字化、網絡化奠定了基礎。

8、政府信息公開查閱點建設。根據《xxx維吾爾自治區實施<政府信息公開條例>辦法》的有關規定及《xxx維吾爾自治區人民政府辦公廳關于建立政府公開信息查閱場所有關事項的通知》精神，經縣人民政府2008年第四次常務會議研究決定，檔案館于被指定為政府信息公開查閱場所，縣人事勞動和保障局通過公開招聘的方式為查閱點解決2名財政自聘人員。為使政府公開信息查

６ 閱點正常開展工作，我館制定了政府公開信息的移交、接收等制度，認真落實政府公開信息的登記、匯總、分類、整理、查詢利用各項要求。目前已接收40個單位主動公開文件7129份，依申請公開文件4851份，電子文件5933 份及相關目錄。

多年來，自治區、地區檔案局對xxx檔案工作給予了極大的關心，對xxx檔案工作給予了大力支持，xxx委、縣人民政府表示最衷心的感謝。同時，我們也將以童副局長這次蒞臨拜城檢查指導檔案工作為契機，全面改進和完善檔案工作，積極服務拜城各族人民，請各位領導放心。

以上是我縣基本情況匯報，不當之處請各位領導批評指正。最后，祝××局長及各位領導在拜城工作期間身體健康、工作順利、生活愉快！

７