第一篇：檔案登記備份工作輔導材料

檔案登記備份工作輔導材料

海鹽縣檔案局 王惠華 2010-6-20

一、國家為什么要實施電子文件和數字檔案登記備份（以下簡稱“檔案登記備份”）制度？

（一）、從日本“養老金案”看檔案登記備份制度的重要性（背景）例子：日本社保廳“養老金案”始末。

2007年初，日本社保廳5095萬份養老保險繳納記錄表被曝與繳納人實際信息不符，1430萬份養老保險繳納記錄根本沒有錄入社保廳的電腦系統，并且曾經負責收集這些信息的數百個市政機關也早已銷毀了原始記錄。日本民眾強烈不滿，“養老金案”直接導致安倍晉三政府倒臺。

再看國內典型例子：四川大地震中檔案大量損毀、石家莊團市委原副書記王亞麗身份造假案、德國施耐德公司侵犯正泰集團專利案、湖南羅彩霞被冒名頂替上大學事件、深圳福彩中心黑客事件到廣東、遼寧、陜西等省養老、稅務個人賬戶基金與統籌基金記錄不清等情況接連發生。

日本養老金案及國內外案例的實質——檔案安全隱患日益突出

（二）、開展檔案登記備份工作是時代的必然

1、是新時期檔案事業創新發展，適應“四個變化”實現“四個轉移”的需要（年初全省檔案工作會議提出）。一是適應黨委、政府及人民群眾對檔案及檔案工作需求的新變化，把檔案工作的重點從只關注檔案館館藏的歷史檔案轉移到更多地關注發揮現實作用的現行檔案文件上來，提高檔案工作現實服務的能力；二是適應信息化時代的檔案載體形式上的新變化，把檔案工作的對象從傳統的紙質檔案轉移到新型的電子文檔上來，積極探索建立有效管控電子文檔的體制機制，提高檔案事業的可持續發展能力；三是適應檔案部門工作職能的新變化，把檔案部門履行工作職能的重心從檔案館保管轉移到檔案監管上來，對各鄉鎮、機關部門現行性的動態的檔案文檔管理情況進行監管，提高檔案部門的行政監管能力；四是適應快速發展的檔案環境和條件的新變化，把檔案工作從主要為政治、為領導服務轉移到為政治、經濟、社會、文化、黨建提供全方位服務上來，拓寬檔案工作的覆蓋面，提高檔案工作的全面發展能力。

2、開展檔案登記備份工作，有利于強化檔案的證據保全作用。這個是核心價值。

3、開展檔案登記備份工作，有利于建立新時期民生檔案安全監管體系。將檔案

工作行政監管的范圍從檔案館（室）歸檔保存的各種檔案擴展到了各部門單位正在運行的現行文件（電子文件）、電子業務數據，通過實時或定期登記備份方式，對社會保障、勞動就業、民政、教育等民生領域中形成的涉及民生及公共利益的重要檔案、法定進館單位檔案、重點建設項目、社會組織以及個人形成的對國家和社會有保存價值的電子文件和數字檔案進行有效監管，為重要民生檔案安上一把“金鎖”，最大限度地保證檔案的安全。

4、開展檔案登記備份工作，有利于實現對社會檔案資源的有效整合。通過開展檔案登記備份工作，借助信息網絡技術，通過接收、復制、備份等多種手段，把各機關部門、企事業單位、社會組織的有保存價值的電子文件和數字檔案進行集中整合，創新檔案資源整合模式，加快檔案信息資源集聚整合步伐，形成社會共享，各方共贏的檔案資源體系。

因此，檔案登記備份制度為檔案安全提供保障——是一項重要的制度創新，核心價值在于強化了檔案的證據保全作用，強化了檔案的原始證據價值，確保檔案利用出現糾紛時，檔案部門作為法定職能部門，能夠為社會提供最權威的檔案原始憑證。同時也是一項長期而艱巨的戰略任務。

創新表現在：

1、制度創新——檔案登記備份制度；

2、檔案行政監管方式創新;

3、創新檔案資源建設模式；

4、創新檔案館功能建設等等。

二、什么是檔案登記備份？如何實施檔案登記備份工作？——省“兩辦”發文及省局實施方案政策解讀

法律依據：

1、2009年底，中央辦公廳、國務院辦公廳《電子文件管理暫行辦法》。

2、《中華人民共和國檔案法》。

3、《浙江省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》。

4、國家檔案局令《電子公文歸檔暫行辦法》。

5、2009年12，省委辦公廳、省政府辦公廳發出《關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》（以下簡稱“《通知》”）。

我省未雨綢繆，在全國率先開展檔案登記備份工作。《通知》下發后，省局制定了《全省電子文件和數字檔案登記備份工作實施方案》（以下簡稱“《方案》”），工作的組織領導、目標任務、范圍形式、時間程序等具體要求，確保工作可操作性。嘉興市兩辦也下發了相應的《實施意見》，是我們開展工作的依據。

（一）、什么是檔案登記備份？

概念：由縣級以上檔案行政管理部門對本行政區域內形成的對國家和社會有重要保存價值的電子文件和數字檔案進行登記認證，并由同級國家綜合檔案館對經過認證的電子文件和數字檔案進行數據備份。

解釋概念：

1、檔案登記備份工作包括兩項內容：

一是登記認證。是由檔案行政管理部門對本地區有重要保存價值的電子文件和數字檔案進行登記，以加強檔案監管并確定移交備份范圍；在登記時借助一定技術和管理手段獲取檔案認證信息，實現檔案的“證據鎖定”，并在必要時以可信第三方身份提供可靠性認證。

二是安全備份。由設在各級國家綜合檔案館的電子文件和數字檔案登記備份中心，集中對區域內經過登記認證的電子文件和數字檔案進行備份，并在發生安全事故時提供數據恢復和證據保全服務。如：火災、地震。

2、登記備份工作是檔案行政管理部門依法實施行政管理職能的具體行政行為，體現了行政監管職能。

3、登記備份對象是——電子文件和數字檔案（全稱完整講是：電子文件和數字檔案登記備份）

4、登記備份功能定位——強化檔案憑證價值（真實性、可靠性）；重要檔案的容災（防意外事故）；檔案資源整合（衍生功能）

核心功能：證據鎖定、證據保全

5、主要作用——確保檔案可靠性，強化法律憑證價值；確保檔案安全性，提高抵御風險能力；確保檔案的憑證性。

衍生作用：強化檔案行政監管職能；有效整合檔案信息資源；帶動檔案各項事業建設。

6、容易混淆的概念：

登記和備份是同一行政行為概念（通過備份手段，實現登記行為）； 檔案和數字檔案——從檔案價值出發、而非信息化程度；

檔案和電子文件關系——主從關系（電子文件是檔案的一部分，需要檔案部門監管的對象，已有相應的法律依據）。

（二）、如何實施檔案登記備份工作？

省級目標任務：從2010年開始，力爭到“十二五”規劃期末6年時間：

1、建立檔案登記備份中心。“十二五”期間各縣市全部建成，并在館際間建立異地備份庫；

2、優先開展涉及民生的重要檔案的登記備份工作。“十二五”期間，完成重點完成涉民單位（部門）的電子業務數據庫、其他電子文件和檔案數字化成果的登記備份工作。全面開展機關單位的電子文件歸檔備份工作。

以實施民生檔案基礎信息數據庫建設工程為抓手，對勞動就業、社會保障、教育、衛生醫療等民生領域中形成的業務電子文件和數據進行登記備份。（今年省檔案登記備份中心用VPN專線（租用電信網絡專線），對省民政廳婚姻、救助、移民檔案；省人保廳社保醫保、勞動鑒定檔案和省建設廳公積金檔案、房產檔案進行登記備份）

3、抓好重點建設項目檔案登記備份工作。按分級管理原則實施。

4、加強機關、團體、企事業單位數字檔案室建設（全省60%以上機關、團體、國有企事業單位建成）；

5、積極引導，根據自愿原則，開展民營企業、其他社會組織以及個人重要電子文件和數字檔案登記備份工作。

實施原則：統一規劃、分級管理；突出重點、分部實施；安全保密、重在服務。實施要求：

1、以檔案登記備份中心建設為平臺；

2、以構建民生領域檔案安全體系為重點；

3、以數字檔案室建設為基礎；

4、以組織領導和人才隊伍等為保障。

對黨委、政府要求（建領導小組、加大督查考核力度、加大資金投入）；對檔案行政管理部門要求（規劃方案制定、業務考核、指導宣傳培訓）；對檔案館要求（基礎設施準備、備份中心平臺建設、開展登記備份工作）；及對基層單位都提出不同要求。

檔案登記備份范圍：分三個層面

1、重點對象：涉及公共利益或民生權益。如：人力資源和社會保障、城鄉住房建設、醫療衛生教育、民政、環保、質監、食品監督、安全生產監督、國土資源等重要領域形成的業務檔案和電子數據庫

2、必須登記：法定進館單位（包括機關、團體、國有企事業單位和其他組織形成并保管的尚未到移交進館年限的歸檔電子文件、數字化成果和文件目錄數據）、重點建設項目。

3、自愿登記：民營企業、其他社會組織和個人保存的電子文件和數字檔案。

移交備份的檔案數據形式：

1、電子業務數據：各專業主管單位通過專門業務信息系統形成的現行電子業務數據庫。

2、電子公文：單位公務過程中形成的電子文件；

3、檔案數字化成果：由傳統檔案數字化而來。

其他電子文件：音視頻電子文件、數碼照片、CAD等科技電子文件。工作內容、程序及要求： 主要工作內容：

機關、企事業單位：

1、做好登記備份的相關準備（調查現狀；督促指導各單位建立歸檔、備份機制；根據單位時間，制定技術方案后實施）；

2、填報材料；

3、檔案數據的歸檔備份（生成備份載體）；

4、報送、移交備份數據。

登記備份中心：受理、審核、反饋、數據維護管理和服務。

基本程序：前期處理、報送移交、受理審核、信息反饋四步。對于電子業務數據、電子公文、檔案數字化成果這三種不同的數據類型進行登記備份的基本程序是一致的，但由于各種數據形式自身的特點，對于登記備份工作有特殊要求。

如：業務數據，周以下頻率進行備份的，宜打包在線傳輸方式備份（可租用電信網絡專線）；月以上頻率的，離線脫機載體備份。

如：數字化成果，一般離線脫機備份（光盤等）。如：電子公文打包在線備份和脫機備份均可。檔案登記備份中心建設：

省將出臺《浙江省電子文件好數字檔案登記備份中心建設規范》，一般依托數字檔案館和新館建設平臺，因地制宜推進；

對機構、制度、人才、經費提出要求，建成后要上報上級檔案行政管理部門，并申請組織驗收；

軟硬件設施和平臺（《電子信息系統機房設計規范》、《信息系統災難恢復規范》）中心需要日常管理和維護；提供檔案數據恢復、檔案原始性認證服務。

三、我縣實施檔案登記備份工作的機遇和挑戰

（一）、我縣檔案信息化工作基礎。

1、目前館藏檔案登記備份工作已初步展開。目前，案卷級文件級目錄輸入已完成140多萬條，婚姻檔案全文數字化3326卷，15.1萬頁，二輪土地承包檔案703卷

10.42萬頁，館藏老照片數字化1.06萬張。并這些對館藏數字化檔案全部用光盤和硬盤進行了備份。

2、各機關單位電子文件管理情況。進行數字化掃描的單位為數不多，開展的也只有對部分業務檔案進行了掃描，如2009年，開展了工商局工商登記檔案的備份，共備份工商登記檔案5447家，51.5萬多頁，備份方式是硬盤兩處備份；縣環保局對10873余件的人事、榮譽、環保等重要檔案進行了全文掃描，縣國土資源局對從1987年以來的地籍、農民建房、建設用地等進行了掃描，現已入庫12萬余頁，縣民政局2008年以前的婚姻檔案進行了全文掃描。

（二）、今年以來檔案登記備份工作開展情況：

1、加強學習、領悟上級精神。

2、開展調研、明確工作重點。

3、加強宣傳、爭取領導重視。宣傳工作就是要讓大家知道這個事，讓領導聽了知道事情的重要性，或者說是要心動并且行動。

4、因地制宜、制定初步方案，加快海鹽檔案登記備份工作的步伐。

（三）、下一步需要把握的工作重點及值得探討的問題

1、建立縣電子文件和數字檔案登記備份中心。建設應當適當超前，同時備份中心軟硬件平臺建設和運行、維護等經費要列入同級財政預算，保障工作開展。

2、創建一批規范化數字檔案室。明確創建目標，按照文檔一體化的要求，積極開展各機關部門、企事業單位規范化數字檔案室創建活動，為開展電子文件和數字檔案登記備份工作奠定良好基礎。

3、做好進館單位相關檔案移交和備份工作。依托電子政務系統，加強電子文件和數字檔案登記備份中心與各數字檔案室的對接。對各機關部門、企事業單位等進館單位形成的電子文件和其保管的未到移交進館年限的檔案數字化成果，進行實時或定期移交登記和安全備份。

4、抓好重點領域相關檔案登記備份工作。以實施民生檔案基礎信息數據庫建設工程為重點，對民生領域中形成的業務電子文件數據和數據庫進行登記備份。積極試點、逐步推廣，加強對我縣重大建設項目檔案數字化成果的登記備份。

同時，拓展其他領域相關檔案登記備份工作。

5、建立異地備份庫。為了確保我縣重要檔案數據安全，實行電子文件和數字檔案的安全備份，建立與兄弟省的縣級國家綜合檔案館間重要檔案數據異地備份庫。

6、相對突出、值得探討的問題：

（1）、館舍建設滯后、資金投入嚴重不足，“十二五”期間，人力、物力、財力、技術的支撐問題； 人員編制問題如何解決?（2）、縣委、縣政府層面、檔案局（館）層面和涉及試點的相關單位、部門各自作用發揮，聯動機制建設問題?如何讓領導動心、真正重視？我們如何演好角色、如何借力？領導小組成員單位如何協調、如何聯動等等？

（3）、開展檔案登記備份過程中，我們如何探索，尋找突破口，創自身特色的問題？如何確保工作中數據安全問題等等。

（4）、數字檔案室推進過程中，經費的統籌安排問題等等。

（四）、檔案局（館）各科室在檔案登記備份工作中各自應承擔的工作職責。（初步設想、有待優化）

在加強業務學習、提升技術水準的的基礎上，根據海鹽自身特點，及局班子會討論結果，對各科室現提出如下初步分工設想：

1、監督指導科：開展調查摸底工作，制定實施意見、實施方案，并逐步優化；建立領導小組及工作網絡，提出考核辦法；登記備份中心建設方案的制定，根據資金安排，逐年推進平臺的搭建（前期牽頭實施）；各單位數字檔案室的分步推進； 重點民生領域（試點單位）業務數據的落實；重點建設項目（試點單位）材料登記備份的落實；做好相關業務培訓等工作。

2、信息技術科：登記備份中心建設方案的制定，根據資金安排，逐年推進平臺的搭建（前期協助實施，后期接管）；登記備份中心各項制度的建立、規范；登記備份單位材料的申報、審核、驗證、數據的存儲反饋；登記備份中心日常管理、維護；提供檔案數據恢復、檔案原始性認證服務；做好相關業務培訓；館藏數字化按計劃推進等工作。

3、保管利用科：協助信息技術科推進館藏數字化工作；備份中心未建成前，部分單位備份光盤的安全保管等等。

4、牽頭搞好檔案登記備份的宣傳工作；開展好備份中心平臺建設中設施、設備招標采購工作等等。

今年是我縣開展檔案登記備份工作的啟動之年，面對歷史性機遇，檔案登記備份工作在全省各地還處于探索之中；檔案登記備份平臺的建立需要人力、物力、財力和

技術的支撐，需要不斷實踐，還不可能一蹴而就；基層單位數字檔案室建設和檔案信息化建設的基礎還比較薄弱；全社會對這一工作開展的必要性認識還不夠深入等等。需要我們在探索、推進的過程中，以檔案館新館建設為契機，積極推進檔案登記備份中心和基層單位數字檔案室建設，確保電子文件、信息數據庫的安全，保障人民群眾的切身利益，促進我縣經濟、社會和諧健康發展。

第二篇：檔案局登記備份流程匯總

檔案登記備份軟件操作簡易流程

本操作流程較為簡易，適合對電腦操作比較熟悉的工作人員使用，如果使用過程中相關疑問，可咨詢檔案局相關工作人員。

第一步：使用登記備份打包工具創建登記表

（1）安裝登記備份打包工具（可在登記備份系統界面下載）

（2）輸入自己本單位的全宗號和單位名稱

（3）填寫檔案備份情況表、備份載體目錄、電子公文登記目錄明細表等

（4）打包壓縮數據（包括目錄數據和實體數據）

（5）打印《電子文件和數字檔案備份情況表》、《電子文件和數字檔案備份情況表（續表）》

并加蓋單位公章

具體如何操作可參考檔案登記備份軟件操作手冊

第二步：登陸檔案局VPN服務器及樂清市登記備份軟件

（1）登陸VPN服務器，地址為https://10.20.145.250/

（2）用戶、密碼 gsj/gsj

（3）輸入PIN碼（默認PIN碼為123456）

（4）登陸登記備份系統

具體參考VPN（KEY）操作使用手冊

第三步：立檔單位上報數據

（1）選擇單位數據上報

（2）上傳壓縮的目錄數據文件

第四步：立檔單位自檢

（1）點擊“進入操作”，點擊“檢驗” 對需要上傳的數據情況進行自檢

（2）點擊提交審批

（3）此處有檔案備份數據移交、接收檢驗表，需要立檔單位打印，加蓋單位公章

第五步：檔案局材料審核情況

（1）材料審核（檢查數據上報的數情況，在檢驗處填寫相關的內容檢查情況如：XXXX

數據包一個，大小為XXGB）

（2）點擊“材料審核”予以通過，并通知報送單位于多少日將打印好的《情況表》、《情

況表(續表)》、《檔案備份數據移交、接收檢驗表》及實體數據包移交給檔案局。（可在線傳送數據包，不過表格還是要線下交）

第六步：檔案局實體數據包技術檢測

（1）比對數據包和上報數據表格的MD5碼

（2）檢驗載體相關情況

（3）通過技術檢測

（4）打印《檔案備份數據移交、接收檢驗表》并蓋章給立檔單位帶回

第三篇：關于登記備份的工作經驗總結修改稿

海鹽縣電子文件和數字檔案登記備份工作初顯成效

2010年以來，海鹽縣檔案局因地制宜、自我加壓、迎難而上，確定了檔案登記備份和檔案信息化同步推進的方針，電子文件和數字登記備份工作初顯成效，檔案信息化建設實現跨越式發展。

2010年下半年，縣檔案局信息化建設大規模啟動，數字檔案館室一體化建設、登記備份系統建設、傳統檔案數字化建設和計算機機房的建設等幾大項目先后啟動。目前，縣檔案局信息化建設已取得了階段性的成果。成立縣電子文件和數字檔案備份中心，新增純公益一類事業編制3名；依托縣黨政信息中心，順利完成數字檔案館及登記備份中心軟硬件平臺建設；縣級機關由縣財政保證的部門檔案掃描經費全部列入縣財政預算；數字檔案室系統實現部門、鎮（街道）100%全覆蓋；社保和公積金的數據庫，通過專網實現在線登記備份；《縣級電子業務數據在線登記備份安全性需求對策研究》課題被浙江省檔案局列入2011科技課題研究計劃。

2011年，我們對39家進館單位的總容量為3.66G的數字化成果和電子業務數據庫進行了登記備份，并對2家二級甲等以上醫院電子病歷的電子業務數據166MB，4家民營企業知識產權數字化成果1267MB、4個重點建設項目數字化成果的1563MB和10家重點民生領域單位的數字化成果和電子業務數據庫379G進行了登記備份。從2012年起，我縣縣級機關由縣財政保證的部門的檔案掃描經費將全部列入縣財政預算，這些單位的檔案已安排集中進行數字化，使用統一的規范標準進行整理、掃描和掛接，在數據驗收通過之后就可馬上進行在線登記備份，隨著傳統檔案數字化工作的展開，我局登記備份的面將進一步擴大。

一、領導重視、政策落實，營造良好的工作氛圍 海鹽縣檔案信息化建設實施以來，登記備份工作就作為信息化建設的重中之重被擺在首位，全局上下圍繞這一重點展開工作，局領導多次帶隊深入基層各單位調研檔案和信息化發展情況，局里多次召開全局大會統一思想，研究登記備份的技術路線。海鹽縣的檔案登記備份工作也得到了縣委、縣政府的關心和支持，縣四套班子主要領導先后對檔案登記備份工作作出批示、并親臨檔案局調研指導。縣委書記張仁貴就檔案和電子文件登記備份工作作出了重要批示；縣委副書 記、縣長沈曉紅到縣檔案局專題調研數字檔案及登記備份工作；檔案工作分管領導縣委常委黃江鶯，縣委常委、副縣長張梁、副縣長唐曉青更是多次到我局調研、聽取匯報，協調解決檔案事業發展中遇到的重大問題。縣人大常委會主任、副主任、法工委主任一行專程來縣檔案局視察電子文件和數字檔案登記備份中心建設情況。縣政協主席、副主席、秘書長及一辦四委負責人一行專程來縣檔案局專題視察檔案行政監管、檔案安全保管、檔案登記備份等工作。

同時，根據省、市黨委政府的要求，縣兩辦結合海鹽縣的實際情況，先后印發了《關于建立電子文件和數字檔案登記備份工作領導小組的通知》（鹽委辦〔2010〕88號）和《關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的實施意見》（鹽委辦〔2010〕101號）文件，明確了“十二五”期間我縣開展登記備份工作的總體要求、工作原則、目標任務和保障措施，并成立了由兩位縣委常委、副縣長任組長，兩辦副主任、縣檔案局長任副組長，各人財物保障部門和涉民主管部門為成員單位的登記備份工作領導小組。

在縣委、縣政府的重視關心下，登記備份工作列入縣政府2011重大建設項目和海鹽縣“十二五”規劃，進一步推動了全縣檔案與電子文件登記備份工作的開展。

二、經費落實、保障有力，提供良好的硬件支撐

縣委、縣政府對我縣檔案信息化建設的發展高度重視，在經費、機構、人員上均予以保證。

一是資金到位。2010年12月，落實資金81.25萬元完成了海鹽縣數字檔案館室一體化系統以及檔案和電子文件登記備份管理軟件的政府采購。2011年11月，落實資金265.45萬元完成了海鹽縣數字檔案館室一體化系統一期建設機房硬件和系統、數據庫軟件的政府采購。傳統檔案數字化方面，2011—2014年縣財政將安排所有館藏檔案數字化加工經費270萬元；從2012年起，縣級機關由縣財政保證的部門檔案掃描經費全部列入縣財政預算，共安排經費390萬左右，分四年完成室藏檔案掃描任務。數字化掃描設備方面也將分三年時間投入100萬元。財政總計投入檔案信息化事業達1100余萬元。

二是落實機構。2010年9月，海鹽縣機構編制委員會印發《關于同意在縣檔案局（館）增掛“海鹽縣電子文件和數字檔案登記備份中心”牌子的批復》（鹽編［2010］16號）文件，2010年年底正式成 立海鹽縣檔案與電子文件登記備份中心，并在縣檔案館增掛牌子，明確了信息技術科負責從事海鹽縣各領域檔案登記備份工作，主要負責檔案登記備份工作的指導督促、技術服務、受理審核等具體事項。

三是增加編制。2011年年初，通過全縣范圍內的中層干部公開選拔，錄用了一名熟悉計算機和網絡操作的專業技術人員到信息技術科，進行登記備份中心的網絡管理、數據庫建立與硬件維護工作，9月，又為信息技術科配備一名熟悉計算機和網絡的副科長。2012年還計劃招聘事業編制的計算機和網絡專業技術人員，充實登記備份隊伍。

三、調查摸底、完善制度，為工作開展做好充分準備

做好登記備份工作，充分的準備工作必不可少。一是通過調查摸底，充分地摸清下面單位的情況，做到有的放矢。為此，海鹽縣府辦了轉發了縣檔案局《關于開展民生和數字檔案基本情況調查工作方案的通知》（鹽政辦發[2010]72號）文件，通過發放調查表格和實地查看檔案室等多種形式，對全縣所有單位的立檔單位數據基本情況和民生檔案基本類型進行調查摸底，通過調查摸清了各立檔單位室藏檔案種類、數量、數字化處理程度以及制度建設等情況，發現保存在縣級機關各部門以及鄉鎮中的民生檔案涵蓋醫療衛生、環境監測、失業就業、土地流轉、殘疾人保障等方面，民生檔案數量龐大，在全縣機關從事檔案工作的人員的文化程度有了較大提高。針對我縣目前電子文件和數字檔案的管理現狀，縣檔案局撰寫了《我縣電子文件和數字檔案登記備份工作的現狀及規劃》的調研材料，并在海鹽政務第9期增刊上發表，受到縣委領導高度重視。

二是對內建立健全各種規章制度，從制度上保障登記備份中心各項工作的順利實施，確保登記備份中心數據的安全。我局先后制定了《海鹽縣檔案登記備份中心工作人員崗位職責》、《海鹽縣檔案登記備份中心保管利用制度》、《海鹽縣檔案登記備份中心保密制度》、《海鹽縣檔案登記備份中心機房管理制度》、《海鹽縣檔案登記備份中心工作流程》和《海鹽縣電子文件和數字檔案登記備份中心安全保障應急預案》等安全保障制度，并專門召開局內相關人員會議，專題學習這些規章制度，確保制度的有效落實。我局還制定了登記備份流程，從調研溝通、簽訂協議、報送傳輸、中心受理等四個步驟實施開展登記備份工作，保證登記備份工作的規范化和程序化。

四、統籌規劃、點面結合，大力開展登記備份工作

登記備份工作涉及面廣，對硬件要求高，需要投入大量的人力物力，考慮到我縣的實際情況，登記備份工作必須要有長遠的統一的規劃，并分步實施，突出重點，以點帶面，然后再全面鋪開。根據省檔案局和市檔案局有關登記備份的實施方法要求，我局把登記備份的對象分為數字化成果、電子業務數據、電子文件和多媒體數據。

1.數字化成果和一般電子業務數據的登記備份工作全面鋪開 2011年我局對我縣39家縣級機關和鎮街道進行了數字化成果和電子業務數據的登記備份。2012年起，隨著我縣由縣財政保證的部門檔案掃描經費全部列入縣財政預算，我縣所有的縣級機關都有數字化成果產生，鎮街道也在積極地進行數字化工作，傳統檔案數字化工作的推進，使得數字化成果的登記備份工作必須全面展開。為此，我們在每個單位安裝了登記備份打包加密工具，單位檔案人員在將數字化成果和電子業務數據進行打包加密之后，可通過網頁登錄到登記備份軟件界面，通過政務外網將數據上傳到檔案局登記備份中心機房內，實現了數據的在線備份。

與此同時，我局積極探索開展海鹽縣重點建設項目檔案登記備份工作。一是開展調研，研究出臺《海鹽縣重點建設項目檔案專項驗收辦法》。并在縣重點辦組織召開的我縣重大投資項目聯絡員會議上，專門對20多個聯絡員開展了重點建設項目檔案工作培訓。著重學習了重點建設項目檔案工作的要求和國家檔案局下發的重大建設項目檔案驗收辦法（檔發[2006]2號）；同時重點學習了國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范［DA.T28-2002］，對參建單位在工程項目開展過程中形成的各種形式的文件資料收集范圍、歸檔要求與材料的保管期限等進行了明確。二是根據省、市《關于做好重點建設項目檔案登記備份工作的通知》等辦法文件，開展重點建設項目檔案登記備份工作，試點推進浙江林龍港口有限公司嘉興港海鹽港區秦山——港口澉浦預留發展區1號泊位項目和浙江港口錢塘物流園區項目重點建設項目檔案登記備份工作。三是建立海鹽縣檔案館重點建設項目檔案接收名冊。重點建設項目檔案的登記備份，考慮到其工程的短期性、機構的臨時性和檔案的固定性，并且其機構不符合接通政務外網的條件，我們通過光盤、硬盤等脫機載體對重點建設項目檔案進行登記備份，目前我們已經對秦山港務有限公司、浙江林龍港口有限公 司、海鹽縣南北湖旅游投資集團、海鹽縣委黨校四個重點建設項目檔案進行了登記備份。

另外，我局還積極開展民營企業知識產權檔案登記備份試點。我局深入基層開展對民營企業檔案的檔案業務指導工作，為我縣民營企業建檔工作提供了大量服務，并積極探索對企業的知識產權檔案進行登記備份。目前，我局已經采用光盤備份的方式，對我縣浙江博凡動力裝備有限公司、海鹽振達汽配制造廠、海鹽縣特種纖維織造廠、嘉興市蘆薈源生物科技有限公司4家民營企業的知識產權檔案數字化成果進行了登記備份。

2.民生領域電子業務數據

電子業務數據的登記備份的重點范圍是民生領域，我局積極開展重點民生領域檔案登記備份工作。在積極調研，征求相關鎮、部門、企事業單位的基礎上，縣委、縣政府印發了《關于加強民生檔案工作的意見》（鹽委辦［2010］102號）文件，要求扎實推進民生檔案工作的開展，確定了縣供電局、縣工商局、縣國土資源局、縣環保局、縣勞動保障局、縣教育局、縣建設局（公積金中心）、縣交通局、縣財政局等9家單位為2010-2011年電子文件和數字檔案登記備份試點單位，開展首次檔案登記備份工作。各試點部門相繼出臺了部門電子文件和數字檔案登記備份工作領導小組文件和具體實施方案。在試點過程中，我們根據每個單位不同的情況，確定不同的登記備份策略，采用不同的備份周期，并與每家業務單位分別簽署了電子業務數據登記備份備忘錄。除對試點單位進行光盤和硬盤登記備份外，我么還積極進行民生單位電子業務數據庫在線登記備份試點。目前，我們已經在縣公積金中心和縣社保中心安放了前置服務器，并安裝了登記備份軟件，通過策略的設置，對公積金和社保的電子業務數據進行在線定時自動登記備份。

另外，我局也對我縣人民醫院和中醫院的電子病歷進行了光盤式的登記備份。

3.電子文件和多媒體數據登記備份積極準備中

由于電子公文的元數據收集、封裝技術尚未完善，現行的WORD文檔等電子文件并非嚴格意義上的電子公文，我們考慮等條件成熟的時候再開展這項工作。

多媒體數據的登記備份暫時用脫機備份的方式，以后考慮用在線 登記備份方式。

五、加強培訓、重視指導，著力做好保障工作

登記備份工作操作復雜、技術要求高，基層檔案員必須要具備一定的計算機操作基礎才能開展登記備份工作。為了提高基層檔案員的業務水平，我局對全縣機關單位檔案工作人員進行了登記備份業務培訓，通過培訓提高了基層檔案員的計算機操作能力和登記備份業務水平，進一步明確了檔案登記備份工作的具體操作流程，培訓時還下發了登記備份系統使用手冊以備查閱。目前培訓班累積參訓人員已達300多人次，取得了良好的成效，為我縣電子文件和數字檔案登記備份工作的順利開展提供了堅實的保障。

另外我局指導科和信息科不遺余力地對各單位的登記備份開展指導工作，不僅給檔案員提供電話咨詢、在線答疑和遠程協助，必要時甚至專程前往該單位進行現場的指導和幫助。在接下來的工作中，我局準備專門指定一名工作人員，專門負責登記備份的指導工作，負責全縣范圍內的登記備份工作的遠程和現場指導。

一、登記備份工作

1、領導高度重視。縣委、縣政府領導高度重視檔案登記備份工作，登記備份項目列入縣政府2011信息化建設重大項目，領導關注度不斷上升。今年，縣四套班子主要領導先后對檔案登記備份等工作作出批示或親臨檔案局調研指導。年初，縣委書記張仁貴對檔案工作作出重要批示；3月10日，縣人大常委會主任、副主任、法工委主任一行來縣檔案局視察登記備份中心建設情況；4月11日，縣政協主席、副主席、秘書長及一辦四委負責人一行來縣檔案局專題視察檔案登記備份工作；4月26日，縣委副書記、縣長沈曉紅到縣檔案局專題調研數字檔案館（室）及登記備份工作；檔案工作分管領導縣委常委黃江鶯，縣委常委、副縣長張梁，縣委常委王堅，副縣長唐曉青更是多次到我局調研、聽取匯報，協調解決登記備份工作和檔案事業發展中遇到的重大問題。6月1日，縣委縣政府以鹽委辦［2011］64號文件將登記備份等檔案工作列入對各鎮（街道）的綜合目標責任制考核體系。11月9日，縣政府以鹽政辦發[2011]115號文件《關于下發2011依法行政工作考評細則的通知》，將登記備份等依法治檔工作列入縣政府對部門的依法行政考核體系。列入兩項考核體系既體現了縣委縣政府對檔案工作的高度重視和關心，又反映出檔案工作及檔案登記備份工作在服務縣委、縣政府中心工作和經濟社會中正在發揮更加重要的作用。

2、機構人員經費落實到位。一是落實機構。去年，縣編委下發《關于同意在縣檔案局（館）增掛“海鹽縣電子文件和數字檔案登記備份中心”牌子的批復》（鹽編[2010]16號）文件，2010年底正式成立海鹽縣檔案與電子文件登記備份 中心，并在縣檔案館增掛牌子。二是落實人員。經縣委組織部、縣人事局同意，今年初面向全縣公務員公開選調信息技術科副科長。通過面試和計算機專業測試，選調了一名曾經在縣黨政信息中心工作經歷的專業人才充實工作隊伍。9月，又為負責登記備份工作的信息技術科配備副科長一名。三是落實經費。8月份，經縣長專題協調會議商議，并經沈曉紅縣長批示和縣財政局溝通，同意海鹽縣數字檔案館（室）一體化項目建設及登記備份系統項目分三年安排經費共1200萬元。

3、加強軟硬件設施建設。一是應用軟件平臺的開發設計。海鹽縣登記備份系統和數字檔案館（室）一體化軟件項目共投入81.8萬元，目前已基本完成脫機登記備份系統和實時登記備份軟件的開發。二是硬件設施的購買。通過政府招投標采購，采購了數字檔案室應用服務器、數據庫服務器、光纖磁盤陳列擴容、備份軟件擴容和登記備份應用服務器、備份服務器、登記備份數據庫服務器、登記備份用磁帶庫等硬件設備，合計投入265.54萬元。三是建立獨立機房。在新搬過渡房的二樓建立獨立機房，用于存放海鹽縣檔案與電子文件登記備份硬件設備，為開展登記備份工作提供硬件保障。

4、完善工作機制。一是建立登記備份中心工作實施計劃。目前軟硬件投入完全到位。二是建立安全保障制度。制定了《海鹽縣檔案與電子文件登記備份中心工作人員崗位職責》、《海鹽縣檔案與電子文件登記備份中心保管利用制度》、《海鹽縣檔案與電子文件登記備份中心保密制度》、《海鹽縣檔案與電子文件登記備份中心機房管理制度》和《海鹽縣檔案與電子文件登記備份中心安全保障應急預案》等規范，從制度上保障登記備份中心各項工作的順利實施，確保登記備份中心數據的安全。三是建立登記備份流程。從調研溝通、簽訂協議、報送傳輸、中心受理等四個步驟實施開展登記備份工作，保證登記備份工作的規范化和程序化。四是建立登記備份計劃名冊和工作臺帳。年初根據工作安排，以縣政府和縣委直屬部門的傳統檔案數字化轉換為重點確定了51家機關單位，列為2011傳統檔案數字化登記備份計劃名冊。注重建好登記備份臺賬，加強檔案登記備份表格和數據審核工作。著重審核表格規范性，對數據及載體進行技術檢測，確保數據與載體有效、完整、規范。

5、探索各領域各類型登記備份工作。

一是積極探索以在線備份的方式實現重要業務數據的登記備份。今年初與縣勞動保障局（縣社保中心）、嘉興住房公積金管理中心海鹽分中心兩個部門分別簽訂了在線登記備份協議，并在兩個部門機房中置備前置機，準備通過軟件抓取數據庫的方式，實現五險信息系統數據庫和住房公積金系統業務數據庫定時備份到縣檔案與電子文件登記備份中心服務器進行存儲備份。

二是對部分涉及民生的單位業務數據庫通過脫機（光盤備份）的方式進行登記備份。今年對海鹽縣衛生局《海鹽縣合作醫療系統數據庫》、海鹽縣房地產管理處《海鹽房產管理系統數據庫》、海鹽縣就業管理服務處《浙江勞動力市場信息系統海鹽數據庫》、海鹽縣教育局《學籍管理系統數據庫》、海鹽縣民政局《婚姻登記數據庫》等5個單位重要民生業務數據庫進行了登記備份，總計容量達到362.2GB。同時對縣環保局建設行業環境影響評價檔案掃描全文、環保驗收類檔案掃描全文1990-2010，縣總工會幫扶管理系統困難職工檔案掃描全文，縣工商局企業登記檔案掃描全文，縣民政局低保、移民、收養、社會救助掃描全文等涉及重點民生領域的數字檔案進行登記備份，容量達到16.8GB。

三是開展重點建設項目（政府投資項目）檔案的登記備份工作。年初聯合縣 重點辦對列入2011竣工驗收的重點建設項目進行了摸底調查，結合實際年內能夠完成竣工驗收的項目，制訂了2011海鹽縣檔案局（館）重點建設項目檔案登記備份接收名冊，４家重點工程列入名冊。至年底，４家重點工程均如期完成檔案專項驗收并進行了登記備份。其中嘉興港海鹽港區秦山散雜一期工程（秦山港務）、嘉興港海鹽港區G區1#泊位碼頭工程（林龍港口）、黃沙塢治江圍墾墾造耕地項目、海鹽縣委黨校遷建工程等４項目總共形成案卷278卷，數字化成果3.2萬頁、數據1563.04MB，對所有數字化成果進行了登記備份。其中秦山港務、林龍碼頭的電子掃描原件共896.97MB數據向嘉興市檔案與電子文件登記備份中心報送了備份光盤進行備份。

四是開展民營企業檔案登記備份工作。為亞威朗光電等列入縣“541”工程的擬上市、核電關聯等骨干企業提供技術服務和開展數字檔案建設。積極開展海鹽特種纖維織造廠、嘉興蘆薈源生物科技有限公司等2家建檔基礎較好的民營企業檔案進行登記備份工作。其中海鹽特種纖維織造廠的檔案管理工作已在2006年通過了國二級的認定，兩家企業將重要經營合同、產品檔案、企業品牌建設等重要檔案數字化后，共形成數據1.935GB，在縣登記備份中心進行備份。同時，開展企業專利檔案的登記備份工作，今年對浙江博凡動力裝備有限公司、浙江振達汽配制造廠等2家民營企業的40個專利檔案全文進行了登記備份，共形成70.5MB的數據。

五是積極探索衛生領域所產生的電子病歷數據的登記備份。今年對我縣具有二甲資格的縣人民醫院、縣中醫院兩家醫院歷年來所形成的電子病歷系統數據庫進行登記備份，其中縣人民醫院的電子病歷數據為66.4MB（未壓縮前388MB),縣中醫院的電子病歷數據為100MB，這些數據的備份為證據鎖定、證據保全提供了保障。

六是重視開展機關各部門傳統檔案數字化成果登記備份工作。今年初對縣委縣政府、直屬部門傳統檔案數字化轉換進行了安排。其中縣交通局、縣經貿局、縣環保局等51家單位列為2011室藏傳統檔案數字化轉換計劃單位。為確保此項工作的順利開展，下半年引進上海中信公司對這些單位的2006－2010永久、30年的文書檔案進行數字化掃描，并對今年申報省三級以上檔案工作目標管理認定和申報省級示范、市級規范化數字檔案室的2006－2010文書檔案、會計檔案年報表、照片檔案、實物檔案等類檔案進行了全文掃描轉換，并已實現在虛擬數字檔案室系統中進行檢索與查詢。同時對部分二級單位的文書檔案也進行了數字化，列入計劃名冊的單位已基本全部完成數字化轉換，并進行了登記備份，共形成數據35.46GB。截止目前，海鹽縣檔案與電子文件登記備份中心2010、2011總共備份數據達到576.66GB。

七是積極實施探索檔案館際間異地登記備份工作。與麗水市龍泉市檔案局進行了館際間數字化成果的備份，內容涉及知青檔案、二輪土地承包檔案、民國檔案，登記備份數據11.66GB,龍泉市備份數據500GB。

第四篇：城建檔案的異地備份工作研究

城建檔案的異地備份工作研究

[摘 要]本文從城建檔案為什么要異地備份的現實問題出發，深入探索研究這項工作的重要性和必要性，以及如何針對實際做好城建檔案異地備份工作、如何有效地管理好異地檔案的備份提出一些比較有價值的建議。

[關鍵詞]城建檔案；異地備份

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）03 — 0127 — 02

異地備份重要檔案的問題，是時下檔案界的熱研課題，也是檔案部門有效應對突發事件和自然災害的舉措。2008年汶川大地震的慘痛災難，從諸多方面使我們正視損失和汲取教訓，其中城建檔案的異地備份的研究引起學術界的極大關注，因此推動了對檔案安全保管和利用方面的反思，強化了對城建檔案異地備份機制與方法的研究。科學領導，強行管護，已成為檔案部門對檔案異地備份的自覺研究與積極實踐。

城建檔案即城市各類重要工程檔案，從一個側面標志著城市管理的水平，是城市文明發展的座標注記，它可以為搶險救災、搶修市政基礎設施、房屋鑒定和災后恢復重建規劃及實施等工作提供詳實的資料和依據。從功能作用看城建檔案對于提高應急處置各種緊急突發事件的效率，減少各類災難帶來的損失，都有著極其重大的實際意義和不可或缺的作用。

一、做好城建檔案異地備份工作的主要動議及原因

動因一：為了降低危害檔案安全的各種災害風險。檔案安全，是在歷史教訓之上的，受到世界各國的普遍重視。不可抗拒的自然災害，難以預測的人為災害，甚至社會災害都是威脅檔案安全的潛在因素。遭受滅頂之災的地區，本地保存的檔案可能會遭受毀滅性的損失，而城建檔案遭到破壞后是不會再生的。因此，為了降低檔案被毀的風險，預防在災害中“獨生”資料“絕后”、“族群”資料“滅門”現象的發生，要求我們必須采取有力措施，對城建檔案進行異地備份。

動因二：科技發展，設備更新，時代進步的同時也產生新的弊端。為了應對數字時代檔案信息安全的新挑戰。在數字時代，數字信息與電子文件的安全與長久保存問題是檔案界面臨的重大挑戰，而數字化城建檔案信息和數據一旦被破壞便難以修復和再生。無疑，我們有成功的經驗可以效仿，一些發達國家或地區為避免網絡攻擊、操作失誤等帶來的數據的失真與損毀，確保檔案信息的真實性、完整性和可用性，都超前試行了城建檔案異地備份。

二、開展城建檔案異地備份工作的現狀分析及其面臨的問題

（一）城建檔案異地備份工作的現狀分析。據實而言，我國大部分城建檔案館的館藏檔案仍處于紙質化階段。少部分檔案館意識到了紙質檔案在容災力方面的不足，相繼嘗試著建立了專門的城建檔案管理系統，實現了檔案總目錄和分目錄的計算機檢索，而搭建數字化城建檔案管理平臺、著手檔案的數字化工作則剛剛起步。但從總體上講，數字化后的檔案大多存放于本館的內部服務器中，很少有城建檔案的異地備份，事實上，城建檔案事業應對各類緊急突發事件的能力較弱甚至不具備。

（二）城建檔案異地備份需要解決的問題。（1）認識問題。我國地域遼闊，大部分地區受突發性災難的頻率不高，所以很多單位對檔案的數據很保險，存有僥幸心理，預防意識不強。還有些單位擔心城建檔案異地備份后會造成本單位保密信息的泄露。（2）機構問題。城建檔案異地備份，是一項新的工作內容，需要有專（兼）部門承擔起這項將成為常規性的業務職責，需要各單位從實際出發對工作機構作出調整或增設編制。（3）投入問題。城建檔案的異地備份及其備份后的管理都需要大量的人力、物力和財力，而城建檔案館每年的經費只夠滿足本單位的日常工作，所以抽調一批職員、購置一些設備、拿出一定資金進行檔案的異地備份，對于檔案部門有一定的難度。

三、城建檔案異地備份工作的開展與實施

近些年，城建檔案信息化程度在不斷提高，一些地方城建檔案館已經陸陸續續開始了檔案異地備份工作。參鑒先進經驗，城建檔案異地備份工作應從下述幾方面著手實施。

第一，要切實增強城建檔案異地備份的意識。歷史和現實告訴我們，城建檔案安全也是具有戰略高度的工作。毀滅性自然災害是不可避免的，隨時都可能發生，而一旦發生就會對檔案造成不可挽回的毀滅性損失。各城建檔案管理部門要從汶川地震中汲取經驗和教訓，積極組織開展城建檔案異地備份工作，這既是提高應對及處置自然災害和突發事件和確保城建檔案的安全的需求，也是當前和今后一個時期各城建檔案館的一項重要任務，必須引起各級檔案部門的高度重視。通過東西結合、南北合作以及各省市之間的協作，開展本地重要城建檔案的電子化和數字化載體在異地備份的相關工作。同時還可以考慮建立健全全國城建檔案協調機制，采取業務上統管、托管方式，使得檔案的異地備份順利實現。

第二，需要對檔城建案異地備份方式進行選擇

（1）各城建檔案館之間自愿結對，互為對方建立檔案異地備份庫。國家檔案局明確要求，各城市檔案館可根據相距300公里以上，不屬于同一流域、同一地震帶的地方原則進行館際互為備份。這種備份站點構建模式的優勢是投入少，既可有效預防檔案在各種突發災害中毀滅，又可利用互為備份檔案館的信息資源，最大限度地保證檔案的安全和發揮檔案的作用。但這種同屬單位合作模式難以長期保持穩定，所以應相互間嚴謹和規范的制度，并通過簽署具有法律效能的協議來明確雙方的責任和義務。

（2）條件優越的城建檔案館自建或共建檔案異地備份數據中心。城市的城建檔案館可以在異地自建檔案備份數據中心。這種備份方式的優點是可以依據檔案館自身的實際情況去設計，適合本單位個性化的檔案異地備份數據中心，其隨機操作管理的自主度和自由度大。但缺點是異地管理不便，投入人員、設備及資金也比較大，所以在檔案異地備份數據中心建立后要重點關注運營和維護上，以便使投入成本和投資回報率相對稱。

（3）國家投資為各城建檔案館建立檔案異地備份數據中心。因城建檔案館為公共的公益性單位，所以國家可以為其進行硬件投資，在自然災害較少、社會環境較佳的地區，建立多個檔案異地備份數據中心。各地城建檔案館可將重要的館藏檔案保存于此，并由各檔案館組織相關的專職人員進行共同管理、運作與維護，同時制定有效的管理措施，以保證其可持續運行。為緩解短期內投資過大，可為災害多發地區城市建立異地備份中心，先試點，后推廣，分期分批逐漸普及。第三，需要對城建檔案異地備份保存的內容進行選擇

城建檔案異地備份的主要功能是為了應對突發事件和各種災害而設立的分離復制管理系統，選擇檔案備份保存內容，要從成本和需求出發，要從各館的數字化水平和館藏檔案的重要程度、秘密等級以及保管期限等來綜合考慮。我認為現實的要素包括：（1）城市地下管線檔案。城市地下管線工程，是城市基礎保障，是社會經脈，與人民生產和生活息息相關。災難發生時會造成停電和通信中斷，還有供水管道破裂引發污水橫流，燃氣管道泄露存在爆炸隱患，這一系列的地下管線的破壞，嚴重時會造成整個城市的癱瘓，人民生命財產受到威脅，所以這類檔案應當首選在備份之列。（2）大型物流倉庫、燃氣油庫等檔案。這些庫房場所一旦遭到外界襲擊引發爆炸后，結果不堪設想，因此這部分檔案也要列為備份首選之列。（3）人防工程和軍事工程檔案。涉及國家秘密地名和測繪檔案，以及涉及國防和軍事秘密的檔案一旦泄露或毀損，對國家安全會造成難以估量的巨大損失，此部分更列為首選備份之列。

第四，開展城建檔案異地備份工作需要的實施條件和實施方案

（1）實施條件：要進行檔案的異地備份工作，各地城建檔案館首先要對館藏檔案實施現代化、電子化管理，從而實現全文數字化，建成城建檔案信息化管理系統，再結合現代化網絡傳輸技術，構建管理平臺，確保在緊急情況下通過異地調用或者遠程恢復等措施，實現對數字化館藏檔案及時、準確和高效的利用。同時，要做好保密防護設置，防止人為竊密事件發生。

（2）實施方案：因為城建檔案異地備份系統具有高容災性的應急需求，因此要構建一個在有限資源條件下，最符合自身需求和預期效果的城建檔案異地備份系統，各城建檔案館需要綜合各個方面的因素和應急需求統籌考慮。

根據各地所處的地理位置和所受的氣候環境不同，以及時常多發的災情狀況不同，各城建檔案館之間可考慮實施同城備份和遠城備份這兩個方案。同城備份是指在同一個城市的不同區域之間進行城建檔案異地備份，主要應對系統故障、網絡故障和火災等影響范圍較小的突發事件，其優點是受遠距離網絡數據傳輸數率制約較小，異地備份可靠性高，備份速度和備份恢復速度較快。遠城備份是指相隔距離較遠，一般不是相鄰省份，可以應對多種緊急突發事件，容災效果較好，但異地備份速度和備份恢復速度相對較慢。所以應綜合考慮這兩個方案的優缺點，有選擇性地進行。有條件的城市還可以考慮實行多地備份，這樣在緊急突發事件或重大災情發生時，可以根據實際需求的緊急程度和館藏檔案的的損失程度，按照從急到緩分步進行數據還原，從而逐步滿足整體的應急需求和利用。

就檔案備份的操作管理而言，可以分為離線備份和在線備份兩種。離線備份（也叫冷備份）即在本地將檔案數據（電子文件）備份，然后將備份件送到其它地方進行保存的方法。災難發生后，只需將備份件上的數據按預定恢復即可。這種方式的優點是成本比較低，易于實現。在線備份（也叫熱備份）就是在異地建立一個備份站點，備份運行系統與主站點處于聯機狀態，主站點通過高速通信線路將檔案數據實時傳送到備份系統，保持兩個系統數據的同步。一旦發生災難，備份系統可快速接替主站點持續不間斷運行。其優點是數據完整性高，數據丟失也較少，但是資金投入較多，成本較高，平時運行管理也較復雜。

四、如何管理好存放異地重要檔案的備份

對異地備份檔案，不要完事大吉，忽視其規范管理。如何管理好存放異地重要檔案的備份，使其始終保持良好的技術狀態并保證隨時使用，是檔案管理部門面臨的一項長期而又艱巨的任務。

（一）環境符合要求。各單位需要建立一個專門的檔案備份中心，房間的設計要防震等，要有適宜的溫濕度，能防光、防塵、防水等，并配備專門的設備，比如防磁柜、恒溫設備、防盜設備等必要的設施，以最大限度地延長檔案備份件的壽命。

（二）組織專人負責。檔案部門要做到責權明晰，在進行檔案異地備份時最好有專人負責保管，以避免多頭負責引起備份時的無序和混亂。對異地備份來的檔案要隔段時間進行抽檢，如電子光盤，對其上面拷貝的數據定期進行讀取，看其可讀性怎樣等。對一些紙質等載體的珍貴檔案和縮微品要時常觀測，看有無蟲蛀和發霉等，做好記錄，發現問題及時反饋解決。

（三）注重特殊要求。（1）具有穩定性，即在進行數據備份時必須保持備份系統的穩定。（2）具有全面性，即所選用的備份系統必須能支持各種操作系統和應用系統。（3）具有安全性，要求備份系統有防毒、查毒和殺毒的功能，確保無毒備份。

（四）制度。設立異地檔案備份系統，制度保證是根本。因而要建立一整套完善的管理制度，加強綜合管理，從而確保異地備份基地檔案備份件的安全無恙。

總之，城市檔案是國家和地區的戰略資源儲備，不能因自然災害甚至戰后災難而缺失和缺憾。從這一目的出發，我們必須以高度負責精神盡快做好異地備份工作。但是由于檔案異地備份高投入的特點，開展此項工作時各地城建檔案館一定要結合本部門的實際情況，循序漸進，量力而行，要著眼長遠建設目標逐步實施。既要結合本地區的地理位置和氣候特征等，又要結合各館的館藏狀況等，選擇適當的方式進行檔案的異地備份，最大限度地確保所有城建檔案的數據安全。〔責任編輯：譚 蕊〕

第五篇：房地產登記檔案

房地產登記檔案

重點圍繞三個問題：什么是房地產登記檔案？如何管理房地產登記檔案？如何做好房地產登記檔案的利用工作？

第一部分 什么是登記檔案

?掌握登記檔案、登記簿、登記材料的定義

?掌握登記檔案、登記簿、登記材料三者之間的關系 ?熟悉登記檔案的作用 ?了解登記檔案的特點

一、登記檔案、登記簿、登記材料的定義

（一）登記檔案的定義

１、登記檔案定義的表述

（１）房地產登記檔案（以下簡稱登記檔案）是房地產檔案中的一種。是指登記機構在房地產物權登記活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種形式的歷史記錄。它反映了房地產物權設立、變更、轉讓、消滅的情況，是城市房地產物權登記工作的真實記載和重要依據。

（２）登記檔案的定義有廣義和狹義之分。

廣義的登記檔案，指登記資料歸檔后成為登記檔案。登記資料由房屋登記簿（以下簡稱登記簿）和房屋登記材料（以下簡稱登記材料）兩部分內容組成。

狹義的登記檔案，特指原始登記材料，也就是傳統意義上的以卷宗為外在表現形式的登記檔案，包括了登記過程中產生的申請、審核、發證等原始資料。

（３）本教材所稱登記檔案，是指廣義的登記檔案。

２、登記檔案定義的內涵

說明了登記檔案的來源、指出了登記檔案的形成條件、明確了登記檔案的形式、顯現了登記檔案的本質。

（三）房屋登記簿的定義

房屋登記簿是房屋權利歸屬和內容的根據，可以采用電子介質，也可以采用紙介

（六）法律性：登記檔案記載了房地產權利歸屬并擁有詳實的憑證材料，是房地產登記部門和司法部門確認房屋權利歸屬、處理房地產糾紛的主要依據。

第二部分 如何管理登記檔案

?了解登記檔案管理的內容

?了解登記檔案管理的職責

?掌握登記簿的管理

?掌握登記材料的管理

一、登記檔案管理的內容

（一）登記檔案生成：登記檔案生成由登記受理開始，并貫穿于登記確認的每一個環節。受理、審核、登簿、發證各環節，要按照歸檔范圍和要求收集、制作登記資料，并做好向下一環節移交的工作，以保證登記檔案生成的規范。

（二）立卷整理：登記檔案立卷整理工作是將接收的登記資料排序、編目，使之科學化、規范化、標準化的過程。

（三）歸檔：登記檔案的歸檔是指將立卷后形成的登記檔案移交檔案管理人員入庫保存的過程。

（四）鑒定：是登記檔案管理的基礎工作之一，是按照有關規定對登記館藏檔案不斷優化，推動登記檔案利用工作順利進行的一個重要環節。

（五）保管：是登記檔案管理的重要工作內容，是實現維護檔案完整和安全的重點環節和主要手段。

（六）異動管理：是指房地產狀況發生變化后，及時對登記檔案進行異動整理和統計，建立與實際一致的檔案。

（七）利用：管理登記檔案的目的，是為各項工作及社會提供利用。為滿足利用者的需求，采取各種形式和方法，對登記檔案進行利用，就形成了登記檔案的利用工作。

二、登記檔案管理的職責

１、電子登記簿的異動：在辦理相關登記事項時登記審核完畢后的記載登記簿環節，由系統自動生成。

２、紙質登記簿的異動：是按登簿內容用增頁等方式記載，注明目錄和頁碼，并將增頁歸并到已建立的紙質簿冊中。

（五）登記簿的歸檔： １、電子登記簿歸檔

（１）邏輯歸檔：登記官記載完畢，一經確認，即為電子登記簿邏輯歸檔。（２）物理歸檔：指定期把電子登記簿備份到可脫機保存的載體上，編制目錄向登記機構的檔案管理部門移交。

２、紙質登記簿歸檔：紙質登記簿入冊即為歸檔。

（六）登記簿的保管：登記機構永久保存

四、登記材料的管理

（一）登記材料管理工作的步驟：接收、整理、掃描、立卷、入加、鑒定、保管、異動管理

各步驟的定義

１、接收是登記部門在登記過程結束后將登記材料移交登記檔案管理部門的過程。

２、整理是將登記材料排序、編目使之科學化、規范化、標準化的過程。３、掃描是根據檔案數字化的要求對登記材料進行數字化處理，形成完整清晰、便于利用的登記檔案圖像數據庫的過程。

４、立卷是將登記材料編號，填寫卷內文件目錄和備考表，案卷封面編目與案卷裝訂的過程

５、入庫是將登記材料形成的案卷，依丘號大小按廚柜從上到下、從左到右的順序排列的過程。

６、鑒定是對登記材料進行去粗取精，不斷優化登記材料質量的過程。７、保管是登記材料管理的重要工作內容，是實現維護檔案完整和安全的過程。８、異動管理是動態管理登記材料，對登記材料進行異動整理和統計，建立與實際一致的登記檔案的過程。

（１）按所有權在前、他項權在后排列。

（２）按權利客體在前、權利主體證明文件在后排列。（３）按權利變動證明文件在前、其他證明文件在后排列。（４）按房屋登記材料形成時間的先后排列。（５）按房屋登記材料之間的邏輯關系排列。

（三）立卷：

１、立卷原則 ：立卷范圍應符合相關規定原則、即時立卷原則 ２、立卷要求：

（１）立卷內容完整：種類齊全、材料完整（２）立卷內容準確：

?、登記材料記載的內容要與實際狀況相符，絕不能有差錯。?、立卷的登記材料，不能張冠李戴，誤入別人或別處的檔案之中。?、不準確的材料要退回上道工序。（３）形式標準規范：

?、文件材料標準：書寫用紙標準化、各種表格標準化、文字書寫標準化

?、變動管理規范：按簿、圖、檔案、房屋四相符的要求，分別核查所接收的資料與變動情況是否一致，核對歸檔清冊，確認無誤后方可作為原始登記材料。

?、驗收標準規范：數量充分，質量優化；內容翔實，結構合理。

３、立卷責任人的確立：登記材料立卷責任人為完成對登記材料整理、裝訂，制作登記卷盒及將登記材料裝盒等工作的作業人員。

（四）入庫：

１、檔案架(柜)的排放與編號要求：

（１）檔案架(柜)的排放應一致，做到橫豎成行，盡可能達到整齊美觀。（２）檔案架(柜)的排列應與窗戶垂直，以免陽光直射，并便于通風。（３）檔案架(柜)的排列不宜太緊或太松，既要注意最大限度地利用庫房面積，又要便于平時檔案的取放。

（４）檔案庫房中的檔案架(柜)應進行統一的編號。２、檔案排列要求：

（２）鑒定工作的組織領導（３）鑒定工作的步驟 ３、登記材料的銷毀

（１）銷毀登記材料應編制檔案銷毀清冊，辦理審批手續，執行監銷制度。（２）銷毀時要注意安全保密，一般要有二人以上進行監銷，銷毀后監銷人員應在銷毀清冊上簽字蓋章，并注明銷毀方式(焚毀或打漿)和日期，以示負責。

第三部分 如何做好登記檔案的利用工作？

?熟悉登記檔案利用的法律依據 ?了解登記檔案利用的意義 ?掌握登記簿的利用形式和要求 ?掌握登記材料的利用方式和要求

一、登記檔案利用的法律依據

１、《物權法》第十八條

２、《房屋登記辦法》第二十八條

３、《城市房地產權屬檔案管理辦法》第二十四條

４、《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第六條

５、《房屋登記簿管理試行辦法》第十四條

二、登記檔案利用的意義

１、保護人民群眾財產利益

２、保證房地產行政管理工作正常開展

３、促進城市建設發展

４、協助公檢法部門辦案，維護社會穩定

三、登記簿的利用

（一）登記簿利用的形式

１、提供利用電子登記簿觸摸屏查詢。

３、登記簿利用的方法要求

（１）房屋登記簿的利用，應當在登記機關設定的場所內進行。

（２）對符合規定的查詢申請，申請人可通過查詢編號自行在電子觸摸屏上查詢。（３）對于需要出具有關查詢證明的，應當由登記機關指定專人負責接待，并根據查詢需求摘錄或打印查詢結果。

四、登記材料的利用

（一）登記材料利用的方式

１、出具物權證明。

２、提供利用登記材料原件。

３、提供利用登記材料復制本。

４、根據登記材料內容編寫參考資料提供利用。

（二）登記材料利用的要求 １、登記材料利用者的范圍要求（１）房屋權利人及其配偶。

（２）房屋繼承人、受贈人和受遺贈人。

（３）國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察部門和證券監管部門。

（４）公證機構、仲裁機構。

（５）仲裁事項、訴訟案件的當事人。２、登記材料利用的手續要求

（１）房屋權利人的配偶，應出示夫妻關系證明。

（２）繼承人、受贈人和受遺贈人應當提交發生繼承、贈與和受遺贈事實的證明材料。

（３）國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察部門、證券監管部門應當提交本單位出具的查詢證明以及執行查詢任務的工作人員的工作證件。

（４）公證機構、仲裁機構應當提交本單位出具的查詢證明、當事人申請公證或仲裁的證明，以及執行查詢任務的工作人員的工作證件。

（５）仲裁、訴訟案件的當事人應當提交仲裁機構或者審判機關受理案件的證明，1