第一篇：行政前臺工作規范
行政前臺工作規范
一、前言
公司前臺作為公司涉外窗口，須經常性與客戶接觸，前臺接待直接代表企業形象和服務質量，因此，行政的前臺接待必須嚴格遵守接待工作規范。反之則會給行政形象造成嚴重的不良影響。有鑒于此，特制定前臺接待工作規范細則，對接待工作進行具體化、細化。
二、崗位職責
1、負責董事長進出公司的接待與禮貌問候。
2、負責進入公司辦公場所的來客接待、登記、引導，對無關人員、上門推銷者，阻擋在外或協助有關人員處理。
3、負責公司郵件、報紙的收發與轉交。
4、負責接聽來訪電話，記錄電話內容，并做好記錄與傳達工作。
5、協助辦公室工作。
6、保持前臺環境清潔。
三、工作具體要求
1、董事長進出公司，應馬上起身問好和迎送，并為董事長開啟電梯。周末值班時，應協助董事長助理做好一切事物。
2、公司來訪客戶日常接待流程：客戶上門→引導接待（詢問來意）→聯系相關人員接待→客流詳情登記（即來訪人姓名、人數、來訪事由、出入時間，公司熟客可免除登記）。
3、來客提出個人要求時，前臺必須認真聆聽，有必要時做好筆記，如若無法處理，則請客人稍等，請示上級解決。
4、公司有來訪客人，來客行至前臺一米時，前臺須起身微笑相迎，說禮貌用語。
5、來客提出找公司員工時，前臺應先問有無預約。并請來客做好登記，在打電話至要找的員工，詢問是否帶進。如回答需要馬上帶進，則應行前引路；如需稍后才帶進，則請客人在接待室就坐，為客人倒水，請客人稍等。等可以帶進時，再引導前往。
6、如來客不聽要求，想硬闖辦公室，則請示上級處理，并從旁協助。
7、公司人員不得聚在前臺閑聊，如有公務需探討方可進入前臺，但不得超過15分鐘。需超過15分鐘的，則應該在辦公室內進行，并找人員臨時代替前臺工作。
8、除公司宣傳單、筆、登記表、臺歷、個人茶杯、盆花外，不得放置任何物品。
9、前臺必須保持整潔、干凈，無灰、無污漬。臨時須離開前臺時，桌面須整潔、辦公椅擺放須整齊并關閉電腦顯示器。
10、員工外出登記表的管理。
11、上班時間必須時刻有人在崗，即上午9:00至下午18:00間。如因要事需外出，經領導批準方可離崗。
12、客人離開時，前臺需上前進行送離，按下電梯，直至客人進入電梯，并說歡送語。
四、儀容儀表
1、總體來說，前臺人員上班期間應穿著公司制服，同時保持頭發、身體和口腔清潔；披肩長發應扎成馬尾，發色不應過于艷麗；雙手保持潔凈，不留過長指甲，要經常修理指甲，不得涂抹鮮艷指甲油；保持淡妝，但不可化濃妝，禁止在前臺補妝；可使用清新、淡雅的香水，但不可過于濃烈。
2、站姿：雙腿直立并攏，身體重心放于兩腳上，兩腳跟相靠，腳尖分開30至45度間，兩手相握放于腹部前（一個拳頭距離），雙肩保持平衡，身體挺直，做到抬頭、挺胸、收腹，雙目向前平視，微笑、微收下頜。
3、坐姿：入座時要輕穩，座椅子的2/3，女士在入座時要用手輕輕將裙稍稍攏一下，雙膝并攏，雙腿正方或側方，身體坐直，不得東倒西歪。
4、走姿：走路一定要輕，不得影響他人，保持挺胸、收腹、抬頭的姿勢，走動中肩部不要搖晃，勿呈現外八字和內八字的走姿。
5、蹲姿：下蹲時注意內衣“不可露，不可透”、避免彎腰翹臀的姿勢，下蹲時雙腿靠攏可右腳在前，左腳在后，脊背保持挺直，臀部一定要蹲下來。
6、鞠躬：身體前傾15度，類似點頭致意，正常的前臺接待采用一度鞠躬即可；身體前傾30度，適用于對重要客人的迎接問候。
7、體態規范：來訪客人時，應始終保持微笑；談話時目光應輕松的平視對方；手勢要落落大方，手指自然并攏，掌心向上，進行指引、指示目標，切不可以食指來指指點點。
五、禮儀規范
1、文明用語：①問候招呼時：早上好、您好；②感謝時：謝謝、十分感謝；③向客人道歉：實在對不起、請原諒；④應答時：沒關系、不客氣、這是我應該做的；⑤推托時：很遺憾、不能幫你的忙、謝謝好意；⑥送客時：再見、歡迎下次光臨、請慢走。⑦迎賓時：歡迎您、歡迎光臨；⑧接受吩咐時：是的、明白了、清楚了；⑨不能立即接待時：請稍等一下；⑩對待稍等的客人打招呼：對不起、讓您久等了。
2、接待禮儀：客人進門或進入視線時，要起立面朝來訪者點頭、微笑致意：“您好，請問您有什么事？”、“您好，請問您找哪一位？”“您好，請問有什么可以幫您？”。切記不得讓客人直接闖入，自己尋找需訪辦公室或人員。
如訪問高層領導，請客人稍候“請稍等，我馬上聯系。”，電話聯系要找的負責人“您好，我是前臺，有位×先生/女士或×單位客人想要拜訪×××”，征得負責人同意，可引導客人前往。當負責人不想約見時，電話通話時要注意，盡量不讓客人聽出不想約見意向；告知客人要訪人外出或有重要事項無法接待，請將需要訪問事項告知，待客人尋問后代為回復”。
受訪人想要接待的客人，但受訪人外出不在時，要告訴對方
受訪人外出到何處去了，以及何時回本單位。若客人愿意等待，應該向客人提供茶水、雜志；如果不愿等待，請客人留下電話、地址，并記下事由，預約再次來訪時間；或將來訪事項進行轉達，我方人員事后電話聯系。
3、引領禮儀：前臺人員引領來訪者前往受訪者辦公室時，應該使用規范的手勢指引，到達受訪者辦公室后，即使是辦公室門是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進入，然后返回崗位。
陪同客人行路，主陪通常應請客人位于自己的右側，以示尊敬，配合客人的步調，自己并排走在客人的左側；隨同人員，應走在客人和主陪人員的后面或兩側偏后一點。當走到拐彎處，應走在客人的左前方數步的位置，用手示意方向，同時禮貌地說：“請這邊走”。
乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，按住 “開”的按鈕，一手擋住電梯門口，等客人進入后關閉電梯門，按目的樓層按鈕。到達時，接待人員按住 “開”的按鈕，一手擋住電梯門，讓客人先走出電梯。
4、電話禮儀：在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，這里是**。”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”、“謝謝您”，“請問有什么可以幫忙的嗎”，“不用謝”之類的謙詞。結束通話時一定要使
用禮貌用語。
當正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續通話。
接電話一定要：①左手持聽筒、右手拿筆。因為大多數人習慣用右手拿起電話聽筒，但是在進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄，這時就很不方便。②復誦來電要點。如果來電需要代為轉達相關信息，在電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。③讓客人先掛機。
第二篇：行政前臺工作規范說明
行政前臺崗位職責工作規范說明
[交接具體工作]
1、負責前臺電話及外來訪客的接待、登記工作。標準/技巧：
1.電話響3聲內必須拿起電話（輕柔的語氣，標準普通話）“您好，XXXX公司！”
2.謝絕推銷人員進入公司內
3.謝絕陌生人員未經預約進入辦公區域內
4.接轉電話時，不能外泄領導的私人電話，原則上員工的私人電話也不能泄露；如遇陌生及推銷電話無需轉給部門負責人，可記下事項轉達
5.來訪接待須填寫《來客登記表》
6.重要客戶到訪后，需引領到指定的會議室，倒茶水，不能坐在前臺等領導，通知參會人參會；如普通客人，電話通知參會人接待。可根據實際情況操作，以防前臺沒人。
確認：
[交接具體工作]
2、負責公司辦公室綠化和環境衛生管理與執行工作，保持辦公場所的清潔衛生，負責每日檢查辦公室辦公環境整潔度、打印機、傳真機是否正常使用。
標準/技巧:
1.每天早上到崗后檢查保潔員的工作，查看高管辦公區域、會議室及死角衛生是否收拾干凈；下班后檢查會議室的衛生及電燈關閉
2.每天早上到崗后添加傳真機、復印機、打印機的紙張，環保紙收到指定的位置；下班后也要如此
3.綠植服務人員每周三過來澆花及修剪，有問題及時報修
4.水臺及垃圾筐隨時叫保潔人員收拾，保持良好的環境衛生
5.前臺接待區域衛生全天都要保持整潔，不能有雜物垃圾出現。確認：
[交接具體工作]
3、負責公司會議室預定與管理工作；每日下班前整理會議室衛生工作。
標準/技巧：（在RTX發布會議室使用通知）
1.會議室預定（預訂人填寫登記單），所需準備物品寫清楚
2.重要會議需準備印有公司logo的紙及筆，（根據情況可放公司宣傳冊）小瓶礦泉水、桌花、水果、茶點等按座位擺好。申請人需填寫《會議申請需求單》
3.如有禮品需求，填寫《禮品申購單》《禮品申領單》后聯系行政主管
4.視頻會議、電話會議聯系IT服務人員。
5.會議結束后，由會議召開人自行收拾或者通知保潔員整理；
6.公司內部會議結束后要提醒參會人員帶走垃圾，椅子歸位
相關表格：《會議室預定登記表》《會議申請需求單》《會議費用結算單》 確認：
[交接具體工作]
4、遵照公司制度，負責票務、住宿、餐飲等商務預定、安排、結算工作。每月10日前完成所有行政費用統計及報銷，填寫每月行政費用支出明細表，上報行政主管審核：
1)員工需提交出差任務書后或經部門主管或助理確認后才能訂票；
2)做好訂票登記表
3)月結時做好核對工作；
相關表格：《日常接待登記單》
確認：
[交接具體工作]
5、負責清潔用品、辦公用品等物資采購需求統計，購買及結算費用。
相關表格：
1.辦公用品領用單
2.辦公用品需求清單
確認：
[交接具體工作]
6、負責公司郵件、快遞、傳真及其他文件的收發處理工作，按時完成收發記錄。
標準/技巧：
郵件/快遞：
1.每天基本上16點左右過來拿快遞，如有急件可讓他上午過來一趟；
2.同城是上午寄下午到，專用佳驛快遞，外地專用EMS；如有加急的件，須部門領導批準后才可寄出。個人發快遞，需填寫《月快遞明細表》，才可發出。
3.月結時做好核對工作，每月10日前完成此費用付款。
相關表格：《月快遞明細表》、《快遞接收登記表》
確認：
[交接具體工作]
7、負責與物業的工作往來和費用結算。
1.按季度繳納金地中心租金、物業費、電費、看、機房空調費、水費等；
2.每月從物業處拿到上月所有繳納費用的發票后，再核算及提交本月各項費
用。
確認：
[交接具體工作]
8、負責員工名片的制作及發放工作。
內容：根據模板給合作單位提要求，按照不同人更新不同的信息制作名片 確認：
[交接具體工作]
9、負責全員考勤管理工作。
1.每月5日提交所有員工考勤，上報楊茜處。
2.前臺負責高管、財務部、行政人事部三個部門考勤，剩余所有由各部門助理于每月2日前提交前臺處（如遇節假日，與人力組約定提交時間），并打印出紙質版后各部長簽字確認后交給行政主管。
確認：
[交接具體工作]
10、配合公司及部門舉辦工作活動的組織和管理及后勤服務工作。
內容：預定活動場地，查詢價格報預算，配合組織人員做好后勤服務工作。確認：
[交接具體工作]
11、新員工入職支持工作及離職交接物品事宜。
內容:
1.領用辦公用品
2.領用門禁卡
3.確認座位分機號,更新通訊錄.并發至全員.4.制作名片(之前跟部門負責人溝通)
相關表格：《領取辦公用品表單》、《離職交接物品清單》
確認：
[交接具體工作]
12、后勤類備用金統計及結算。
1． 每周五coffeetime食品采購，費用標準500元/次，無特殊原因不得超支。
2． 商務會議訂餐，人均參照公司《費用報銷管理辦法》執行
3． 會議需準備各項會議用品；例如水果、鮮花、條幅等。
注：備用金費用報銷滿500元提交OA費用報銷流程，進行報銷。
確認：
[交接具體工作]
13、宿舍后勤支持工作。
確認：
[交接具體工作]
14、部門領導安排的其他相關工作。
確認：
1.中秋節放假通知
Dear Colleagues,Please kindly be informed that our offices in China(office Shenzhen, XXX, XXX)for the Mid-Autumn Festival on Sep 12th(Monday), 2011 and resume（大家注意這個單詞哦，這里是“（中斷后又）繼續的意思”經常寫英文郵件啊、開會啊，討論啊什么的，這個單詞很有用的喲，當然具體自己查牛津去）on Sep 13th(Tuesday), 2011.Hong Kong office will be Closed on Sep 13th(Tuesday), 2011 and resume on Sep 14th(Wednesday), 2011.Please help to communicate（我平常寫英文郵件，我常用circulate這個詞，也是很好用的一個詞語），this message to our staffs, customers, suppliers and any other relevant parties if required.IT, Operation, Finance and other department’s, thanks to prepare your backup and helpdesk planning during the holiday period if needed.Wish you have a good holiday and thank you for your attention.各位同事：
中秋節將至，中國區辦公室（深圳、XX、XX)將于2011年9月12日（星期一）放假，共1天，于9月13日（星期二）上班；香港辦公室將于2011年9月13日（星期二）放假，共1天，于9月14日（星期三）上班。
請將此消息轉達給我們所有的同事、客戶、供應商和任何有需要通知的伙伴。“ K:* p1 M8 p1 c
點擊咨詢 