第一篇：辦公室主任素質淺議

辦公室主任素質淺議

發布日期：2006-03-27

韓玲

在打造現代農發行的今天，作為承上啟下、溝通內外、協調左右，承擔“中心樞紐”的辦公室工作，顯得尤為重要。為適應新形勢、新任務的要求，進一步做好工作，辦公室主任應具備以下素質。

一、較高的政治素質

具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，必須要有一定的政治理論水平，才能適應辦公室工作的需要。因此，平時要注重學習，理解掌握有關國家的方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。

敬業精神強。工作認真負責，勤勤懇懇、任勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴明的組織紀律性，吃苦耐勞的優良品質，雷厲風行的工作作風。要辦事穩妥，處事嚴謹，廉潔自律，起模范帶頭作用。

思想活躍。敢于解放思想，具有實事求是精神，接受新生事物快，愛學習，愛出點子，改革和超前意識強，在工作中能充分發揮主觀能動性，不斷開拓新局面。

信奉誠實。做人誠實、正派，具有高尚的道德品質，樸實的工作作風，公正的處事原則。所謂“高尚”就是樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到堂堂正正做人，認認真真做事；所謂“樸實”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來，就是一個好同志；所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂，慎用權力，知人善任，能夠與人團結共事，而且具有良好的協調能力和科學的工作方法。

二、一定的業務能力

從辦公室的職能來看，綜合性強，事務繁雜，擔負著機關內務、文秘、協調、后勤服務和機關管理等多項工作。辦公室主任必須具備一定的文字和綜合業務能力、組織協調能力。

具備一定的文字功底和語言表達能力。同時，要熟悉業務知識，包括財務會計、信貸知識。

具備很強的協調能力。協調，是辦公室主任協助領導進行管理的基本職能，也是一項十分重要而且難度很大的工作。在現行的機構設置中，一項工作幾個科室負責的現象比較普遍，你中有我、我中有你，職責交錯、利益相兼。因此，辦公室主任在協調工作時，要站在全局的高度，正確處理好整體與局部、局部與局部之間的利益關系，在全局利益上達到協調統一。

三、良好的工作態度

辦公室是綜合部門，既要協調方方面面，又要服務上下左右，具有整體性強、影響大的特點，要使辦公室具有戰斗力，發揮窗口作用，辦公室主任必須具備良好的工作態度。一是忠誠可靠，潔身端正。在思想上忠于農發行事業，不折不扣地理解黨的路線、方針、政策，樹立全心全意為人民服務的思想；在行動上要服從領導，對各項決定應認真地貫徹執行，不得自行其事，一旦遇到領導作出的決定不妥或明顯失誤時，應該出以公心，予以提醒。二是任勞任怨，勤奮好學。不論是撰寫材料，還是協調辦事，都要有強烈的服務意識，以高度負責的態度，一絲不茍地做好工作。同時，要具有不為名、不為利、任勞任怨、甘當無名英雄的思想品德，經受得起各種誤解、委曲和挫折。三是團結同志，寬以待人。對同志大事講原則，小事講風格，待人寬厚誠懇，辦事嚴謹認真，使同志之間、科室之間、上下級之間團結一心，促進機關工作的高效運轉。

第二篇：辦公室主任角色定位和素質修養

辦公室主任角色定位和素質修養

辦公室是單位中的綜合部門，起著承上啟下、溝通協調的中樞作用，是聯系基層、聯系群眾的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的窗口。辦公室工作任務龐雜、責任重大，不僅要參與政務、處理事務，還要協調關系、做好服務。如何搞好辦公室工作與辦公室主任能力和素質密不可分。

一、辦公室主任的角色定位

辦公室主任的工作性質從根本上說，具有輔助性和服務性以及協調性等多重性的特點。輔助性是側重于辦公室主任本人的工作責任和地位而言；服務性則側重于辦公室主任的思想意識、職業道德、工作方式、方法來說的；協調性則是辦公室主任對內對外、對上對下的工作關系，前兩者相對于領導而言，后者相對于工作職責，這些工作性質決定了辦公室主任的工作特點，這些特點貫穿于辦公室主任工作的始終。就工作而言，它最突出的特點具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作能力的多重性。

（一）角色的多重性

所謂角色多重性，是指人們對某種社會地位、身份和職責的一種看法，也是人們對具有特定身份的人的行為期望。這里所說的角色多重性，主要是指辦公室主任在組織協調或群體活動中通過各種工作關系所體現出的權利、義務規范和行為模式。辦公室主任相對于單位的領導他既是下級又是參謀助手或者說有時又可充當半個秘書角色部門領導、是核心、是部門凝聚力的主要源泉；相對于本單位的其它部門，他既是督促落實領導的各項工作要求的執行者，又是協調各部門之間的中介和橋梁；相對于其它單位，他又是一位迎賓待客的接待者，并要求做到舉止得體、熱情周到、不卑不亢的主人風范形象。所有這些也就決定了辦公室主任角色的多重性。當然，在不同的場合、時間、事由，其代表的角色也就可能有所不同。

（二）要求的多重性

辦公室本身是由其屬性所決定的，而作為辦公室主任所代表的角色也就多重性。因此，對主任在工作上的要求與其它部門負責人的要求也就不盡相同，這是因其部門的工作性質和主任本人的工作職責所決定的。辦公室主任的工作要求大體上體現在以下六個方面，即：被動性與主動性相結合；經常性與突擊性相結合；事物性與政務性相結合；領導性與群眾性相結合；綜合性與專業性相結合；管理性與服務性相結合。這六個方面既是矛盾的統一體，又是職責與能力的具體要求。對這些矛盾和職責都需要辦公室主任去兼顧并處理好，不能顧此失彼。

（三）能力的多重性

能力的多重性是相對于辦公室主任本人的工作能力而言，它是由其工作職責所決定的。要使辦公室的功能得到較好的發揮，辦公室主任就必須具備綜合能力的多重性。例如：對上準確把握領導意圖的能力；對下善于運籌落實的能力；對內除要有管理能力外，還要具備對本單位業務知識的了解和掌握；對外還要具備一定的協調溝通能力等等。這些能力的多重性要求，；相對于辦公室內部來說他又是作為辦公室主任應該盡可能地集之于一身。只有這樣工作才能運籌自如，得心應手。

二、辦公室主任的素質修養

作為單位“大管家”和單位領導“左右手”的辦公室主任，他的素質高低直接影響著辦公室工作乃至整個單位工作的好壞。另一方面，受其工作性質和特點以及工作職責等多方面的客觀因素制約，辦公室主任更應該提高自身素質，加強個人修養，提升業務水平，特別是著力提高五個方面的素質修養。

（一）政治素質 政治素質在辦公室主任日常工作中起著極其重要的作用。辦公室主任只有具備了良好的政治素質，才能更好地吸引人才、領導下屬，才能提高工作的原則性、預見性、系統性和創造性，保證各項工作沿著正確的路線健康發展，不斷取得成功。辦公室主任的政治素質是諸多素質中的核心，起著決定和主導的作用，它有力地決定和影響著其他素質的形成和發展，反映綜合素質的高低。

（二）道德品質修養

辦公室主任的道德品質素質除了要遵循一般的道德標準以外，因受其角色定位和思想意識性質的決定，作為部門領導特別是辦公室主任要時刻清楚自己的角色，擺正自己的位置，把握好言行分寸，處理好各方面的關系。在主觀上要排除個人榮辱，要先人后己，處處比別人多付出，無私才能有德。無論是對上或者對下，都要做到心懷坦蕩，一視同仁，以身作則，不斷錘煉人格。三）心理素質

辦公室主任一點要學會控制自己的情緒，帶頭保持積極向上的精神狀態。在生活中，要豁達開朗樂觀向上，妥善處理人際關系，豐富生活情趣，適時調整心態，矯正行為坐標。在工作中，不僅要熱愛自己的工作，更要努力施展才智，正確對待工作中的矛盾沖突，把工作著力點放在如何干好、干出特色上來，力爭做到讓各方面基本滿意，自己的心態才踏實。

（四）工作能力素質

在政治素質、道德素質、心理素質等條件等同的情況下，辦公室主任能力素質的高低，直接影響到其他工作效率的高低和工作業績的好壞。作為辦公室主任首先要具有當好參謀助手的能力，做到思維敏捷，足智多謀。其次，在工作中應該具備對領導工作意圖的理解能力和妥善處理問題的能力。在職權范圍內能熟練掌握和運用各種規章制度去抓好工作，事事想在前，處處做在前。第三，還應具有綜合協調能力，發揮樞紐和橋梁作用，努力成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。第四，辦公室主任還有要具有在各種場合下的應酬能力。對內具有親和力，對外要有協調技巧。工作中既有溫和的一面，又要有處理問題果斷的一面。

（五）理論知識素質

辦公室主任工作涉及范圍極廣，具有很強的整體性和綜合性。這種工作特點決定了辦公室主任必須具備豐富的知識和較高的文化素質。理論知識包括政治理論和業務知識以及現代科學文化技能等。一是政治理論修養。作為一個辦公室主任應該對黨和國家的方針、政策等政治理論有所掌握；對社會現象的理解和認識要比較敏銳和深刻，特別是自己的獨到見解要上升到一定的理論高度。二是業務素質的修養。辦公室主任應盡可能地多掌握本工作范圍內的業務方面的知識，善于積累有關業務方面的工作經驗和基礎資料，不斷充實自己提升業務素質。三是現代科學技能素質的修養。作為辦公室主任應帶頭學習和掌握現代科學知識和技能，用所掌握的現代科學理論知識指導工作，運用現代科學技能提高工作質量和工作效率。

三、辦公室主任如何加強自身修養

（一）善于定位

“定位”是指辦公室主任一定要有清醒的角色意識，把握好各種角色的轉換。對本單位的領導，辦公室主任要時刻注意維護領導的威信和權威性，及時準確地落實領導決策，恰到好處地處理好上下級和部門之間的工作關系。但要堅持原則，不能怕得罪人，要善意地提出自己的見解，這是為了有利于工作的開展。另外，必須有下級服從上級的組織觀念，要想方設法支持領導的工作，協助領導做好群眾的思想工作，及時給領導反饋信息。對于本單位的各股室來說，辦公室主任應當是個承上啟下、有威信、值得信賴的參謀和協調者。如果沒有清醒的角色意識，就不能取得領導的信賴、群眾的理解與支持和各部門之間的相互配合，工作上就沒有號召力。同時，辦公室作為對外交流的窗口，辦公室主任還應妥善處理好對外交往的關系，維護好本單位的形象。

（二）善于思考面對千頭萬緒的事務和各種紛繁復雜的人際關系，辦公室主任遇事時須反應靈敏，同時要冷靜沉著，善于思考。辦事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。對于來自四面八方、上下左右、方方面面的信息，辦公室主任應該是個過濾器，要學會思考分析，把有用的信息及時反饋給領導參考，提供給各部門應用。遇到棘手的事，要養成深入調查研究的習慣，做到有理有據地處理問題，不能盲目、簡單地上推下卸，不加思考、簡單行事或感情用事。其次，在日常工作上，除了要完成規定的工作以外，要善于動腦筋、敢于創新思路，提高工作效率，為領導分憂解勞。只有養成思考的習慣，才能在處理問題、化解矛盾時做到游刃有余，切實為領導分擔壓力，為群眾排憂解難。

（三）善于學習

辦公室主任工作范圍既包括政務，又包括事務；既有政治上的，又有文化上的。工作上的綜合性特點決定了辦公室主任要學習的東西很多，因此就必須養成善于學習的好習慣。學習的關鍵在于“善”字上，因為人的精力和時間是有限的，加上辦公室的工作紛繁復雜，因此要學會利用好“善”字。一方面要學會合理利用時間，另一方面要學會適應形勢，要結合實際需要學。同時，還要充分利用工作上的有利條件，例如：在擬辦文件時，要及時對上級政策性和指導性的文件先“飽眼福”認真學習領會，不要隨意一覽了之。只要不斷學習和補充新知，調整自己的知識結構，提高自己的工作能力，才能遇事不驚，沉著冷靜，適應工作需要，跟上時代發展的步伐，為領導當好參謀。

（四）善于“超脫” 辦公室主任的工作，往往與忙忙碌碌結下不解之緣，有考慮不完的工作，寫不盡的文字材料，干不完的雜事，在精神上、體力上很難有輕松的時候。因此辦公室主任更應該努力學會“超脫”，給自己營造一個良好的工作環境。一要按照重點工作和日常工作、中心工作和一般工作以及輕、重、緩、急等層次合理安排時間，做到重點工作重點抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、雜亂事物性工作用方法抓。二要充分發揮副職的作用，調動本部門其他人員的積極性，用其所長。三要在部門內建立起規范、高效的工作秩序，使其部門內下屬各盡其責，相互配合，提高工作效率，也是辦公室主任獲得“超脫”的有效方法之一。

公司辦公室主任管理建議

公司辦公室承擔著參與領導班子對重大問題的討論和決策、招投標、檔案文件合同管理、會議、接待等工作，是信息傳遞、政策落實、上下內外溝通的窗口，是為公司運營起輔助作用的綜合部門。如果我作為公司辦公室主任，我開展工作的計劃如下：

一、充分深入地了解公司情況，找準自己的工作定位

了解公司的信息主要包括：公司的發展遠景、發展戰略、管理理念、企業文化等；公司的主營業務各部門各項工作和流程、以及工作技能技巧，組織結構，公司的整體運作，以及公司目前狀況等。

在了解了公司的遠景和發展戰略等基本情況、深入領會了自己的工作職責的基礎上，對自己的工作進行定位，按照職位對公司的重要程度來明確工作重點，并就這些工作重點制定工作計劃方案和備選方案。

二、具體工作業務開展

（一）、公文、檔案、信息管理；

加強政務工作效率，推進電子政務平臺建設。推薦使用OA辦公系統或相關ERP操作軟件，簡化流程。

公文處理要求及時高效、嚴格保密、歸口統一；

凡公司在各項工作和活動中形成的、辦理完畢具有保存價值的各種載體的文件均應收集齊全，由各部門內勤人員進行系統整理后向辦公室移交，兼職檔案員負責歸納整理；同時要建立健全公司檔案的收進、移出、保管、利用等情況的統計。

應主動積極地組織和參與各種調查研究，做好信息的收集、篩選，傳輸工作，把調查中獲得的大量第一手材料，進行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中理出完成各項工作任務和進行決策的有利因素與不利因素，及時向領導反饋。

（二）、招投標、合同管理；

公司屬于生產型企業，大批訂單紛至沓來，不管是采購還是銷售，都需要加以規范，以保證公司的利益，因此合同簽訂和后續管理極為重要。

“三務”（即：法務、財務、業務）介入公司經濟活動，成立五人談判小組，無論是商務談判還是招投標等重大經濟活動及凡涉及到價格的談判，談判小組必須介入，爭取在合同的談判過程中爭取主動，爭取到有利的地位，更好的為公司經濟活動保駕護航。

建立的合同臺賬，負責監督檢查合同執行情況；

（三）、督辦管理； 為保證企業各項管理工作落實到位、政令暢通，提高工作效率，保證上級指示、公司決策的貫徹落實，按時完成領導交辦的工作，建議啟用督辦機制。綜合管理部設督辦員，負責對公司督辦范圍內的工作進行檢查、協調、督促。負責在各項工作任務的完成節點，向承辦部門下《督辦單》，跟蹤任務的完成情況與進度。人力資源部負責將督辦工作納入績效考核內容。

（四）、會議、接待管理；準備好議題；做好會議記錄；已形成決定的，整理好書面材料，需有關部門執行的，會后形成文件下發執行；會議討論中遇到的疑難問題，組織人員進行調查研究，提出解決方案。

接待工作應遵循“節約、對等、周到”的原則。

節約：招待來賓一律從簡，不鋪張浪費，不重復宴請，控制陪餐人數。對等：各職能部門對口接待，遇有綜合性接待時，辦公室負責予以協調，保證接待行為規范有效，實行“誰組織接待誰簽單”的原則。

涉外賓客的接待、重大活動招待、上級機關主要領導視察、由董事長總經理邀請的客人，由辦公室負責牽頭，相關部門配合，共同做好接待工作。周到：各接待部門應全程接待，時間安排銜接周密，接待方式恰當。

（五）、車輛管理；

公務車實行司機負責制，單車費用核算控制。指定司機負責車輛的管理、保養、維修、審驗等事宜。建立公務車單車管理檔案，實施單車費用獨立管理。

（六）、食堂管理；

餐廳管理實行“主管負責制”，即由餐廳負責人對本餐廳飯菜質量、衛生狀況、就餐環境、員工紀律等全面負責，并對發生的問題承擔相應責任。

嚴把采購關，原材料采購需填報《請購單》，由廚師長、食堂負責人、辦公室主任確認后方可進行，并備案；采購完后由廚師長及食堂負責人進行驗收；每月對食堂出入庫進行盤點。廚房人員實行衛生分片包干制，做到分擔區掛牌，衛生天天達到標準，明確衛生責任，真正落實衛生制度。餐廳工作人員實行投訴意見考核評分管理，分為二部分：服務性投訴及菜品質量、衛生投訴，與月度工資掛鉤。

（七）、宿舍管理；

宿舍嚴格實行半軍事化管理。確保員工宿舍安全、有序、整潔、舒適、衛生。設立兼職宿舍管理員，負責員工宿舍的安全、秩序、物業、衛生管理，定期抽查。

建立宿舍內部衛生值日制度，由室長安排，同寢室人員輪流值日；（八）、保潔、綠化管理；

辦公室派專人負責廠區保潔、綠化工作，每日要填寫《環境衛生日檢查記錄表》認真做好保潔工作的監管，發現問題及時上報，監督每日保潔工作的全過程。搞好廠區花木的維護保養，做到春栽、夏剪、秋管、冬保，設專人對花草進行施肥、施水，防治病蟲害，適時修剪。每日填寫《綠化養管記錄表》 設定保潔、綠化工作處理單，嚴格執行監管職能。

三、綜合管理及協調機制 辦公室主任要出色地履行自己的各項職責，必須注意和不斷改進工作方法，從而充分發揮作用。

（一）要總攬全局，抓好大事，突出重點，兼顧一般。辦公室主任不論工作多忙，都要始終站在全局的高度上，注意處理全局與局部的關系，重點與一般的關系，分清主次緩急，鎮定自若地處理好每一項工作。因此，統籌規劃是關鍵。

（二）管理制度化

辦公室是聯系上下、協調左右、連接內外的橋梁和紐帶，部門的工作任務重，頭緒多、內容雜。為了確保辦公室各項工作有序可循，規范有序，就需要為辦公室的管理工作建立一套切實可行的規章制度，將辦公室的各項辦事規程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規范之中，使辦公室的工作有章可循、有法可依。

（三）精細化管理

我們要以構建和諧團隊為目標，營造寬松和諧、溫暖如春、催人奮進的辦公室內外工作環境，促進和諧企業建設。注重細節，例如關注高層領導管理人員和各部門領導的生日，代表董事長和公司送他們一份禮物，哪怕是一份寫著生日快樂的郵件也可以。讓其感受到企業如同一個大家庭，和諧一家親。

（四）協調服務管理

從協調工作看，辦公室的協調聯絡對象是各職能部門。在協調工作中，辦公室主任始終要站在全局利益上，毫不含糊地貫徹領導意圖和決策性意見，這是大前提。

從服務工作看，辦公室主任要始終把全心全意為各職能部門服務作為自己的宗旨，帶領辦公室全體工作人員主動熱情、盡心竭力地為各職能部門服務。經常向領導反映他們的意見和要求，積極幫助他們解決實際困難。這不僅是辦公室的一項職責，也是調整辦公室同各職能部門之間關系的有效途徑。

我認為做好一個辦公室主任，需要做到：一是發言不施令，切實擺正自己的位置。把握層次性、把握準確性、把握原則性、把握分寸性。二是協調不指揮，注意自己的角色。決策協調、工作協調、活動協調。三是建議不越權，認真履行自己的職責；四是服務不盲從，努力形成自己的風格。測重不失重，服務不盲從。五是自尊不自傲，培養自己獨立的人格。正直、勤奮、熱情、奉獻的工作作風。

因未對公司全面了解，暫作以上計劃。計劃只是簡略的介紹一下個人的一些管理方法，辦公室的工作瑣碎、繁雜，一些日常工作沒有具體羅列，請見諒，也希望能夠獲得您的認可。

第三篇：辦公室主任角色定位和素質修養

辦公室主任角色定位和素質修養

辦公室是單位中的綜合部門，起著承上啟下、溝通協調的中樞作用，是聯系基層、聯系群眾的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的窗口。辦公室工作任務龐雜、責任重大，不僅要參與政務、處理事務，還要協調關系、做好服務。如何搞好辦公室工作與辦公室主任能力和素質密不可分。

一、辦公室主任的角色定位

辦公室主任的工作性質從根本上說，具有輔助性和服務性以及協調性等多重性的特點。輔助性是側重于辦公室主任本人的工作責任和地位而言；服務性則側重于辦公室主任的思想意識、職業道德、工作方式、方法來說的；協調性則是辦公室主任對內對外、對上對下的工作關系，前兩者相對于領導而言，后者相對于工作職責，這些工作性質決定了辦公室主任的工作特點，這些特點貫穿于辦公室主任工作的始終。就工作而言，它最突出的特點具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作能力的多重性。

（一）角色的多重性

所謂角色多重性，是指人們對某種社會地位、身份和職責的一種看法，也是人們對具有特定身份的人的行為期望。這里所說的角色多重性，主要是指辦公室主任在組織協調或群體活動中通過各種工作關系所體現出的權利、義務規范和行為模式。辦公室主任相對于單位的領導他既是下級又是參謀助手或者說有時又可充當半個秘書角色；相對于辦公室內部來說他又是部門領導、是核心、是部門凝聚力的主要源泉；相對于本單位的其它部門，他既是督促落實領導的各項工作要求的執行者，又是協調各部門之間的中介和橋梁；相對于其它單位，他又是一位迎賓待客的接待者，并要求做到舉止得體、熱情周到、不卑不亢的主人風范形象。所有這些也就決定了辦公室主任角色的多重性。當然，在不同的場合、時間、事由，其代表的角色也就可能有所不同。

（二）要求的多重性

辦公室本身是由其屬性所決定的，而作為辦公室主任所代表的角色也就多重性。因此，對主任在工作上的要求與其它部門負責人的要求也就不盡相同，這是因其部門的工作性質和主任本人的工作職責所決定的。辦公室主任的工作要求大體上體現在以下六個方面，即：被動性與主動性相結合；經常性與突擊性相結合；事物性與政務性相結合；領導性與群眾性相結合；綜合性與專業性相結合；管理性與服務性相結合。這六個方面既是矛盾的統一體，又是職責與能力的具體要求。對這些矛盾和職責都需要辦公室主任去兼顧并處理好，不能顧此失彼。

（三）能力的多重性

能力的多重性是相對于辦公室主任本人的工作能力而言，它是由其工作職責所決定的。要使辦公室的功能得到較好的發揮，辦公室主任就必須具備綜合能力的多重性。例如：對上準確把握領導意圖的能力；對下善于運籌落實的能力；對內除要有管理能力外，還要具備對本單位業務知識的了解和掌握；對外還要具備一定的協調溝通能力等等。這些能力的多重性要求，作為辦公室主任應該盡可能地集之于一身。只有這樣工作才能運籌自如，得心應手。

二、辦公室主任的素質修養

作為單位“大管家”和單位領導“左右手”的辦公室主任，他的素質高低直接影響著辦公室工作乃至整個單位工作的好壞。另一方面，受其工作性質和特點以及工作職責等多方面的客觀因素制約，辦公室主任更應該提高自身素質，加強個人修養，提升業務水平，特別是著力提高五個方面的素質修養。

（一）政治素質

政治素質在辦公室主任日常工作中起著極其重要的作用。辦公室主任只有具備了良好的政治素質，才能更好地吸引人才、領導下屬，才能提高工作的原則性、預見性、系統性和創造性，保證各項工作沿著正確的路線健康發展，不斷取得成功。辦公室主任的政治素質是諸多素質中的核心，起著決定和主導的作用，它有力地決定和影響著其他素質的形成和發展，反映綜合素質的高低。

（二）道德品質修養

辦公室主任的道德品質素質除了要遵循一般的道德標準以外，因受其角色定位和思想意識性質的決定，作為部門領導特別是辦公室主任要時刻清楚自己的角色，擺正自己的位置，把握好言行分寸，處理好各方面的關系。在主觀上要排除個人榮辱，要先人后己，處處比別人多付出，無私才能有德。無論是對上或者對下，都要做到心懷坦蕩，一視同仁，以身作則，不斷錘煉人格。

（三）心理素質

辦公室主任一點要學會控制自己的情緒，帶頭保持積極向上的精神狀態。在生活中，要豁達開朗樂觀向上，妥善處理人際關系，豐富生活情趣，適時調整心態，矯正行為坐標。在工作中，不僅要熱愛自己的工作，更要努力施展才智，正確對待工作中的矛盾沖突，把工作著力點放在如何干好、干出特色上來，力爭做到讓各方面基本滿意，自己的心態才踏實。

（四）工作能力素質

在政治素質、道德素質、心理素質等條件等同的情況下，辦公室主任能力素質的高低，直接影響到其他工作效率的高低和工作業績的好壞。作為辦公室主任首先要具有當好參謀助手的能力，做到思維敏捷，足智多謀。其次，在工作中應該具備對領導工作意圖的理解能力和妥善處理問題的能力。在職權范圍內能熟練掌握和運用各種規章制度去抓好工作，事事想在前，處處做在前。第三，還應具有綜合協調能力，發揮樞紐和橋梁作用，努力成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。第四，辦公室主任還有要具有在各種場合下的應酬能力。對內具有親和力，對外要有協調技巧。工作中既有溫和的一面，又要有處理問題果斷的一面。

（五）理論知識素質

辦公室主任工作涉及范圍極廣，具有很強的整體性和綜合性。這種工作特點決定了辦公室主任必須具備豐富的知識和較高的文化素質。理論知識包括政治理論和業務知識以及現代科學文化技能等。一是政治理論修養。作為一個辦公室主任應該對黨和國家的方針、政策等政治理論有所掌握；對社會現象的理解和認識要比較敏銳和深刻，特別是自己的獨到見解要上升到一定的理論高度。二是業務素質的修養。辦公室主任應盡可能地多掌握本工作范圍內的業務方面的知識，善于積累有關業務方面的工作經驗和基礎資料，不斷充實自己提升業務素質。三是現代科學技能素質的修養。作為辦公室主任應帶頭學習和掌握現代科學知識和技能，用所掌握的現代科學理論知識指導工作，運用現代科學技能提高工作質量和工作效率。

三、辦公室主任如何加強自身修養

（一）善于定位

“定位”是指辦公室主任一定要有清醒的角色意識，把握好各種角色的轉換。對本單位的領導，辦公室主任要時刻注意維護領導的威信和權威性，及時準確地落實領導決策，恰到好處地處理好上下級和部門之間的工作關系。但要堅持原則，不能怕得罪人，要善意地提出自己的見解，這是為了有利于工作的開展。另外，必須有下級服從上級的組織觀念，要想方設法支持領導的工作，協助領導做好群眾的思想工作，及時給領導反饋信息。對于本單位的各股室來說，辦公室主任應當是個承上啟下、有威信、值得信賴的參謀和協調者。如果沒有清醒的角色意識，就不能取得領導的信賴、群眾的理解與支持和各部門之間的相互配合，工作上就沒有號召力。同時，辦公室作為對外交流的窗口，辦公室主任還應妥善處理好對外交往的關系，維護好本單位的形象。

（二）善于思考 面對千頭萬緒的事務和各種紛繁復雜的人際關系，辦公室主任遇事時須反應靈敏，同時要冷靜沉著，善于思考。辦事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。對于來自四面八方、上下左右、方方面面的信息，辦公室主任應該是個過濾器，要學會思考分析，把有用的信息及時反饋給領導參考，提供給各部門應用。遇到棘手的事，要養成深入調查研究的習慣，做到有理有據地處理問題，不能盲目、簡單地上推下卸，不加思考、簡單行事或感情用事。其次，在日常工作上，除了要完成規定的工作以外，要善于動腦筋、敢于創新思路，提高工作效率，為領導分憂解勞。只有養成思考的習慣，才能在處理問題、化解矛盾時做到游刃有余，切實為領導分擔壓力，為群眾排憂解難。

（三）善于學習

辦公室主任工作范圍既包括政務，又包括事務；既有政治上的，又有文化上的。工作上的綜合性特點決定了辦公室主任要學習的東西很多，因此就必須養成善于學習的好習慣。學習的關鍵在于“善”字上，因為人的精力和時間是有限的，加上辦公室的工作紛繁復雜，因此要學會利用好“善”字。一方面要學會合理利用時間，另一方面要學會適應形勢，要結合實際需要學。同時，還要充分利用工作上的有利條件，例如：在擬辦文件時，要及時對上級政策性和指導性的文件先“飽眼福”認真學習領會，不要隨意一覽了之。只要不斷學習和補充新知，調整自己的知識結構，提高自己的工作能力，才能遇事不驚，沉著冷靜，適應工作需要，跟上時代發展的步伐，為領導當好參謀。

（四）善于“超脫”

辦公室主任的工作，往往與忙忙碌碌結下不解之緣，有考慮不完的工作，寫不盡的文字材料，干不完的雜事，在精神上、體力上很難有輕松的時候。因此辦公室主任更應該努力學會“超脫”，給自己營造一個良好的工作環境。一要按照重點工作和日常工作、中心工作和一般工作以及輕、重、緩、急等層次合理安排時間，做到重點工作重點抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、雜亂事物性工作用方法抓。二要充分發揮副職的作用，調動本部門其他人員的積極性，用其所長。三要在部門內建立起規范、高效的工作秩序，使其部門內下屬各盡其責，相互配合，提高工作效率，也是辦公室主任獲得“超脫”的有效方法之一。

第四篇：論辦公室主任的素質

淺談辦公室主任的素質和決策

【摘要】：辦公室工作是一門科學，一門藝術，優秀的辦公室主任就是一個藝術家，藝術是人思維與行為完美的組合。因此，提高辦公室的素質時促進企業行政管理的質量和效率重要渠道。

【關鍵詞】:辦公室領導;經驗;工作決策

企業辦公主任的核心內容可以概括為參與政務，協調管理業務，提供保障服三個層面，處于協調各職能部門，連接領導層和基層的樞紐，是企業的信息中心、參謀中心、協調中心、管理中心和服務中心。辦公室參謀、協調能力及管理、服務水平直接會影響到企業管理工作的整體運行效能。能否最大限度的發揮企業辦公室的整體作用，一是在于企業領導對辦公室工作的認識和重視，如果把辦公室單純地作為后勤服務部門而忽視其參謀、協調及管理作用，辦公室最終就變成了勤雜室。二是在于辦公室主任的領導才能和綜合素質，辦公室主任的參謀水平、協調及管理水平直接影響辦公室在領導層中的地位，直接關系到辦公室整體工作效能，由此決定了辦公室主任在辦公室中的核心作用。三是在于辦公室工作的認識及實務經驗水平，辦公室人員不應僅沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，要增強參與輔助決策，培養協調及管理意識，充實積累自身工作實務經驗，提高綜合實務水平。以上三方面因素當中，第一方面是前提條件，第二方面是主要核心和關鍵，第三方面是基礎支撐，從企業管理理論及實踐的角度分析，企業辦公室整體作用發揮的核心在于辦公室主任。

因此，著眼于培養塑造出色的辦公室主任角度，研究辦公室主任的素質問題具有極大的現實意義

一、辦公室主任要有一些高超的處世能力

（一）處事豁達，不要求全責備、斤斤計較

上下之間、部門之間在日常工作中不可能沒有矛盾，正是因為工作中有這樣那樣的矛盾和問題，才需要我們去協調、去處理，在矛盾運動中將事物推向前進。但是，我們在協調、處理各類工作矛盾、問題時，一定要相互理解，相互支持，換位思考，求同存異，抓主要矛盾，不在非原則問題上較真，不在細微末節上糾纏。

(二)處事謹慎，不要隨心所欲、粗心大意

處事謹慎不是謹小慎微、膽小怕事，而是要嚴謹、慎行。開會發言、匯報工作、處理公文、接待來訪、現場處理協調問題，是辦公室工作人員的經常性工作，說話辦事一定要言之有據、行之有序、動之有規。切忌口無遮掩、隨意表態，東一榔頭西一棒子，把事情攪得亂七八糟。

(三)待人真誠，不要欺上瞞下、互不信任

誠信是中華民族傳統美德，是走向世界的綠卡，是我們為人處事的基本準則。上下之間、部門之間、同事之間都要講真誠，既不能欺騙上級部門和領導，更也不能愚弄基層和群眾。為人處事一定要真心換真心，誠心換誠心，切忌互不信任、互相猜忌。要傳達真實意圖，反饋真實情況，把問題講清、把原因講透、把辦法講實，千萬不要弄虛做假，反饋假情況、反映假民意，干擾領導決策。

二、辦公室主任要有一個聰慧的頭腦

(一)要有堅定的政治頭腦

辦公室的工作涉及到的每一個方面，政治性都很強。在很大程度上，代表著一個部門的主張，反映著本部門的形象，連接著單位和職工的切身利益。辦公室的干部必須對黨忠誠，對事關政治性的問題，善于從政治上觀察、分析和處理問題，在大是大非面前頭腦清醒，旗幟鮮明，立場堅定，不隨波逐流、人云亦云。

(二)要有豐實的理論頭腦

一個人的理論素養越高，預測、把握和解決問題的能力就越強。辦公室的干部，必須善始善終地把學習放在第一位，扎實、認真地學習馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論和江總書記三個代表重要思想。同時還要多讀一些經濟、法律、科技、文史等方面的書籍，擴展知識領域，更新知識結構，提高分析、解決問題的能力。在理論提高的過程中，既要注意知識的全面性，又要講求學習的系統性，還要注重學用的針對性，做到在學習理論上學精管用、務求實效。

(三)要有辯證的思維頭腦

隨著地方機構改革的深入和社會生活的變化，人們的思維方式和價值取向正在經歷一場變革，辦公室干部應在這場變革中走在前面。這就要求我們觀察問題要多視角、研究問題要多方位、解決問題要多方法。要注意思維的超前性。比如，當問題還處于苗頭的時候，就能捕捉它；當認識還處在感性階段的時候，就開始作理性的思考和回答；對前人和別人沒有研究的問題，著手研究它，從而找出規律性的東西，對面上的工作給予及時指導，這是爭取工作主動所必須的。

(四)要有求實的科學頭腦

實事求是是我們的一大工作作風，也是黨性的具體要求，是職業道德，也是工作紀律。每個干部想問題、提建議、當參謀、寫文章、辦事情，都要符合客觀實際。切實做到一是一、二是二，不夸大、不縮小，真實地反映客觀事物的本來面目，包括向領導反映情況，決不能想當然、亂揣摩。

(五)要有精明的效益頭腦

要樹立說錯話、辦錯事、出歪招是一種浪費、一種過失的觀念。在工作措施上，要以最少的投入爭取最好的效果，用最短的時間做更多的事情。在工作運作中，要講效率、科學有序、操作規范、線條清楚。在工作效果上，要多出精品、減少次品、防止廢品、禁止毒品。

三、辦公室主任要有一種高尚的人格魅力

我們要求的人格，就是扎扎實實做事、堂堂正正做人的人格，有了這樣一種人格力量，我們就能擋住誘惑、守住節操、戰勝邪惡、超越自我。

(一)是對事業有春天般的熱情

辦公室是一個單位的重要辦事部門，也是一個出成果、出人才的崗位。既然有幸走上這個崗位，就要義無反顧地投入春天般的熱情，愛崗敬業，任勞任怨，執著地追尋它，盡力地干好它。只要我們每一位干部把每一件工作當成一種事業去追求，把領導和群眾交辦的每一件小事作為一項任務去完成，就會在工作實績中獲得無限的樂趣和豐厚的精神回報，我們的精神境界就會得到升華，人生價值就會得到實現。

(二)是對他人有大海一樣的胸懷

做好辦公室工作離不開方方面面的配合與支持。對人虛懷若谷、寬厚容人，就會走出世俗，接近崇高。這是辦公室干部的美德。俗話說：有容乃大，無欲則剛，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊。要容人直言，不忌恨在心；要助人為樂，不袖手旁觀；要把別人的工作當作自己的工作，以主人翁姿態提建議，當參謀；把別人的困難當作自己的困難，以甘為人梯的風格送溫暖、獻愛心。只有這樣，才能贏得更多同志對我們工作的支持與合作，別人和社會就會抬舉你，你工作的環境也才會更加寬松、和諧。

(三)是對名利象湖水那樣平靜

在辦公室工作的干部，要努力做到不為名所累、不為利所縛、不為欲所惑，不同別人計較享受的條件和優勢，要經得住誘惑，守得住清貧，不把以權謀私看作本事，不把追求低級趣味視為瀟灑，在任何情況下，對待名利始終保持一顆平常心。因為把名利看得太重，就會形成一種包袱和壓力，永無滿足，對名利的欲望過多，必然欲壑難填，不能自己，最終失去同志，有損尊嚴，甚至貽誤事業，斷送前程。只有把名利看得淡一些，把事業看得重一些，才能擺脫因個人私欲難以滿足所帶來的苦惱，從中使我們的情操得到陶冶，心靈得到凈化。

（四）是對自己像旁觀者一樣清醒

能不能知己所長、知己所短，是衡量辦公室干部是否成熟的重要標志。知己所長，是要保持一種樂觀向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不斷反省自我，揚長避短，取長補短。取得成績時，既感到自慰，又肯定大家的作用；受到批評時，既要有自責的勇氣，又要及時改正缺點。在這一點上，不妨學一學古人：唐太宗李世民以人為鏡，納諫魏征，成為

一代明君。在現實生活中，知長易而知短難，學他人之長易，改自己之短難。要做到知已所短，就要跳出自我，以高標準的要求、以他人的視角、以歷史的觀點，嚴格甚至苛刻的透視自己，發現不足，戰勝自我。

四、辦公室主任要練就一套過硬的功夫

(一)勤奮好學的功夫

在任何時候都應該有一種緊迫感和饑餓感，對知識永遠保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進去的學習習慣，在辦公室里，要看一看放在辦公桌上的書翻過沒有；回到家里，想一想書柜里書讀了多少本；在外出的路上，查一查你的旅行包里帶上書沒有，做到終生與書為伴。

(二)深入實踐的功夫

辦公室主任的工作思路、工作點子、工作實績從哪里來？從根本上說，來源于生活、來源于時代、來源于實踐。離開基層，脫離群眾，領導機關就會成為空中樓閣；離開實際，領導干部就會成為睜眼瞎；離開實踐，辦公室工作就會成為無源之水、無本之木。因此，辦公室的所有干部要深入到經濟建設主戰場和改革開放的最前沿，腳踏實地的深入到最基層的工人、農民、知識分子中去，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放過每一個調查對象、線索、數據、情節，做到打破沙鍋問到底，不到黃河不死心，真正從實踐中獲取新知，收到實效。

(三)善于領悟的功夫

辦公室的工作是與人打交道的，是機關的窗口和紐帶，如果對來自基層的反映和群眾的呼聲缺乏領悟，是絕對做不好工作的。當然，好的悟性是一個日積月累的過程，可在與領導和同事的接觸中把握他們的工作習慣、思維方式和活動規律；在接受任務時，充分聽取要求和主張，盡可能地準確理解和把握領導的意圖和基層的反映，做到準確，有原則性；嚴謹，有邏輯性；獨到，有精辟性。

(四)精于表達的功夫

口頭表達和書面表達能力，是機關干部的基本功。特別是文字水平，是一個工作人員素質的綜合反映，是辦公室工作人員的最基本要求。那種視寫文章的干部不值錢，或害怕寫文章的現象，是不行的。辦公室干部首先要會寫會議材料和領導講話。一篇好材料要經過調研、加工、提煉、歸納、總結、演繹等復雜過程，使文章具有真、實、準、啟的特點，讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪。說和寫同樣重要，辦公室的干部都要加強鍛煉，力求做到精雕細刻、千錘百煉，工作上人人都能打通關，個個都是多面手。

結語

兵無常勢，水無常形。辦公室工作是一門科學，一門藝術，優秀的辦公室主任就是一個藝術家，藝術是人思維與行為完美的組合。因此，提高辦公室的素質時促進企業行政管理的質量和效率重要渠道。

參考文獻：

1.人力資源網：

2.中國期刊網：

3.魅力中國 2010年第19期：

第五篇：辦公室主任應具備哪些素質

《辦公室主任崗位職責》

一、崗位職責

1、全面負責辦公室工作。

2、貫徹執行黨和國家的路線、方針、政策及中心的決議、決定、規定和制度。

3、組織安排中心黨支部會、主任辦公會、行政辦公會和其他由中心黨政出面組織召開的會議，督促檢查會議決定及領導批示的落實情況。

4、圍繞中心各個階段的重點工作，協助領導組織開展調查、研究、總結工作，及時反映情況。

5、負責中心機要和人事勞資工作。

6、負責中心辦公經費的管理工作。

7、做好思想政治工作，組織辦公室工作人員完成各項工作任務。

8、負責中心車輛的管理和調度。

9、做好領導交辦的工作。

二、工作標準

1、辦公室工作人員分工明確、團結協作，工作有章可循，無拖拉、扯皮、推諉現象，與各科室配合密切。

2、公文處理及時、準確。涉密文件不泄密。

3、嚴格遵守行文程序，文稿起草、校對、印發無原則性差錯。

4、組織會議議題明確，記錄詳細，形成的會議紀要、決議、決定等文件及時、無誤。

5、統計、反饋、通報工作進展情況，符合規定要求。

6、嚴格按國家人事、勞資政策辦事，勞資工作準確、及時、無誤。

7、認真落實辦公經費財務管理制度，節約開支，不鋪張浪費。

8、及時維修車輛，保證正常使用。

辦公室副主任崗位職責及工作標準

一、崗位職責

1、負責中心黨務工作和精神文明建設工作。

2、負責中心總務工作。

3、貫徹執行黨和國家的路線、方針、政策及中心的決議、決定、規定和制度。

4、負責中心工作總結、匯報材料、領導講話稿的起草工作及信息收集整理報送工作。

5、負責中心信訪、綜合治理、扶貧、綠化、衛生工作。

6、負責中心固定資產和辦公用品的使用、維護、管理工作。

7、做好領導交辦的工作。

二、工作標準

1、按照中央和省、市委的有關精神及中心黨組的要求，認真做好各項黨務工作和精神文明建設工作，聯系單位實際，注重工作實效，不斷提高中心的黨建和精神文明建設水平。

2、嚴格執行與總務工作有關的各項規章制度，認真細致地做好各項后勤保障工作，做到眼勤、嘴勤、手勤。

3、認真細致地做好信訪工作，防止越級上訪。

4、認真細致做好綜合治理、扶貧、綠化、衛生工作，確保各項工作任務按時完成。

5、文字材料符合國家的法律、法規及其他有關規定，切合中心工作實際，體裁正確，主題明確，條理清晰，重點突出，結構合理，文字簡潔。

6、信息收集報送工作及時、準確、質量高。

7、固定資產賬冊健全，賬實相符，保證正常使用。辦公室主任崗位職責有哪些？

怎樣才能做好辦公室主任工作？

辦公室處于承上啟下的地位，是聯結領導和基層的橋梁，協調各有關部門關系的紐帶，保持站內工作正常運轉的中樞，在日常工作中具有十分重要的一位和作用。辦公室主任崗位職責實踐表明，高管局、公司、站的各項決策能否在基層不折不扣地得到貫徹落實，站內后勤工作是否保障有力，職工文化生活開展工作得是否有聲有色，很大程度上取決于有沒有一個合格、稱職的辦公室主任，更進一步說是辦公室主任崗位職責的履行程度。那么辦公室主任崗位職責具體是什么呢？ 過來人談辦公室主任崗位職責

本人自投身高速公路事業以來，一直擔任基層辦公室后勤工作。時值河北高速公路管理局成立十五周年慶典，借此機會，根據自身積累的一些經驗，就基層單位辦公室主任職能、素質與修養問題，談一點粗淺的看法。

一、辦公室主任的基本職能

概括的講，辦公室主任的主要職能就服務，為領導的科學決策和決策的正確執行服務。服從具體的講，其基本職能大體有四項，即參謀職能、承辦職能、管理職能和協調職能。

1、參謀職能。辦公室主任的參謀職能大多的圍繞領導決策進行的。主要表現在：第一，在決策形成過程中，在幫助領導全面了解基層情況、確定工作方向和重點、范圍及程度上發揮參謀作用。第二，在決策實施過程中，在幫助領導及時了解工作進展情況、審時度勢、強化控制上發揮參謀作用。第三，在決策實施過程結束后，在幫助領導正確總結經驗、進行新的決策活動上發揮參謀作用。

2、承辦職能。辦公室主任的承辦職能大致來自三個方面。一是來自上級部門的。主要是指上級領導部門交付的事項，如工作調研、信息反饋、工作總結等，需要認真對待，按期完成。二是來自站領導的。對于站班子的決策，辦公室主任要帶領工作人員不折不扣地去落實，負有領導、組織、指揮和管理的責任是第一責任人。三是來自站內各科室和班組的。站內職工需辦理有關事項或對站內的意見建議，按程序應先和辦公室取得聯系，這就需要辦公室主任根據實際情況去處理。總之，辦公室主任對所負責的事項要高度負責。一絲不茍，一辦到底，落到實處。

3、管理職能。管理職能主要是針對辦公室內部而言，集中體現在以下三個方面。一是文書管理。盡管站內文件并不太多，但圍繞著公文的處理與保管而需要進行的撰稿、校對、印制、收發登記、立卷、歸檔等環節是必不可少的。辦公室主任負責對文書工作統一領導，統一組織安排，負責督促、檢查，把好質量關，防止濫抄亂送和形式主義。二是事務管理。辦公室作為站內事務性辦事機構，辦公室主任作為這個機構的負責人，應該說是事無巨細，都要認真操辦。如會議安排、領導用車、對處接待、辦公用具以及為站內職工提供生活服務的有關事項。使辦公室真正成不站內工作的樞紐。

4、協調職能。辦公室主任履行協調職能，主要是抓好縱向協調、橫向協調和內部協調。所謂縱向協調，即指致辭力于上下級之間關系流融洽，上令下行，下情上曉，上下緊密配合、步調一致辭的協調工作。所謂橫向協調，即指致于票證、監控、財務等各科室融洽和諧的協調工作。

辦公室主任應具備的素質與修養

收費工作的順利開展，需要站內后勤工作的有力保障，也就是說需要一個得力的辦公室主任。“得力”，就是素質高、修養好。辦公室主任應具備哪些素質呢？危言聳聽為大致辭包括政治素質、品德素質、心理素質、知識素質四個方面。

政治素質是辦公室主任的首要素質。就是政治上絕對可靠，具有堅定的共產主義理想信念能經得起執政、改革開放和反“和平演變”三大考驗，是堅定的馬克思主義者，是“三個代表”重要思想的忠實實踐者。

品德素質是除了政治素質以外最基本、最要緊的素質之一。要求做到光明磊落，忠實老實；服從組織，顧全大局；關心他人，助人為樂；公道正派，謙虛謹慎；嚴以律已，廉潔奉公。

心理素質主要包括穩定的情緒、良好的性格、廣泛的興趣和堅強的意志。要求做到：急而不躁怒而不形，喜而不亢；隨和而不盲從，自信而不固執，忍讓而不獻媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹慎而不圓滑。同時，還要從本職工作出發，不以個人愛好為取舍，培養廣泛的興趣，培養興趣的多樣性，以適應工作需要。此外，在工作中不僅要雷厲風行的作風，還要有善始善終的毅力；不僅在取得成績的時候保持清醒的頭腦，也能為顧全大局而忍辱負重。

知識素質主要包括三方面。一是深厚的理論功底。要求熟知馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論的基本理論和基本知識，掌握其思想體系，特別是“三個代表”重要思想的基本內涵。二是專業知識。不僅要具有人事辦公室工作的基本知識還要熟知交通管理的各項法律法規等專業知識，努力成為一個“多在手”。三是寬廣的基礎知識，如歷史知識、自然科學知識等輔助知識，力爭使自己成為一個知識淵博的人。

辦公室主任除了需要具備以上四種素質和不斷加強自身修養外，在工作中還要樹立三種意識。

一、要樹立敬業意識

所謂敬業意識，也就是人們平常所說的干一行、愛一行、專一行，這是做好工作的前提。首先是要愛這一行，喜歡這一行，要有濃厚的興趣，帶著感情去做這項工作。辦公室主任的工作，即辛苦又枯燥，沒有一定的愛心，沒有濃厚的興趣，沒有誠摯的感情，是做不好的。應該看到，辦公室主任是個很重要的崗位。能夠為站領導和同志們服務，是一件很光榮的事。對于這樣一項重要而又有意義 的工作，不能妄自菲薄，不能見異思遷，而要懷著強烈的事業心和高度的責任感，全身心投入進去，努力把工作干好。其次要鉆這一行，專這一行。第一個“鉆”是鉆研的“鉆”，就是要鉆進去，潛心研究；第二個專是專業的“專”，就是通過鉆研學習達到很高的專業水平。有人說辦公室主任無非是一些服務性工作，專業性不強，不需要很高的專業水平，這是不正確的。沒有一定的專業知識，盡管有良好的愿望，工作也是干不好的。例如，交通管理的各項法規，公文寫作的各項知識，后勤設施 的使用保養知識，怎樣使我們的工作保持與日俱進的狀態等等，這些都不得是一個辦公室主任應該了解、熟悉和掌握的。只有這樣，才能當好領導的參謀和助手，才能在工作中有所建樹。而要做到這一點，就必須認真學習，刻苦鉆研不斷提高思想政治工作水平和專業水平，增強使命感和工作能力。

二、要樹立公樸意識

公仆意識，也可以說是服務意識，就是要當上級領導的公仆，當好廣大職工的公仆，當好司乘人員的公仆，全心全意地為他們服務。

當好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。“三心”是熱心、誠心、耐心，“四勤”是腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。

熱心，就是要有一付熱心腸，滿腔熱情地服務，自學自愿地服務，盡心盡力地服務。當辦公室主任，不是為了應付差事，不能敷衍了事，得過且過，當一天和尚撞一天鐘，而是要認真負責、積極努力、克已奉公埋頭苦干，以濃厚的興趣、高度的熱情、負責的精神，去干好每一項工作。

誠心，就是要有一顆真誠的心，真心實意地、實實在在地干事情，不弄虛作假，不懈怠，不自滿。一方面，我們反映情況、提供資料，要實事求是，真實可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估計，想當然，含糊其詞，似是而非，以免貽誤工作。

耐心，就是不怕麻煩，不辭辛苦，謙虛謹慎，不驕不躁。辦公室的工作單調而瑣碎，而是要對全站職工服務，難免有眾口難調的現象出現，所以當好辦公室主任要有較高的涵養，要有毅力，有韌性，有忍辱負重的精神。接受任務、聽取意見、匯報情況、開展工作，都必須有耐心，不可急躁冒進，不可粗枝大葉，更不可三天打魚兩天曬網。

腦勤，就是要勤于動腦，善于思考。如何使我們的工作適應形勢發展，體現時代特征，更有針對性和實效性；怎樣在工作用中貫徹“三個代表”重要思想，怎樣為經濟建設這個中心服務，為實現全面建設小康社會這個宏偉目標服務；怎樣才能做到貼近實際、貼近生活、貼近職工，所有這此問題都不得是我們應該經常考慮的。

嘴勤，包括兩個方面，一方面要多請示匯報，及時得到領導的指示、支持和幫助；一方面要多做宣傳工作。宣傳先進的管理經驗，宣傳交通戰線廣大職工的感人事跡，爭取廣泛的社會不良分子同和輿論支持。

手勤，就是要勤于動手動筆寫文章，這是辦公室主任的一項基本功。工作總結、情況匯報、調研文章、領導講話、典型經驗等等，都是勤于動手撰寫，不能懶惰。

腿勤，要邁開雙腿，不辭辛苦在上跑下跑。上跑就是往領導同志那跑，及是請示工作、匯報情況、征求意見；下跑就是深入職工中搞好調查研究，了解情況、發現典型、總結經驗，掌握第一手材料；左跑右跑就是踴躍兄弟單位勤聯系、多溝通、學習優秀經驗，取長補短，不斷改進自身工作。

三、要樹立奉獻意識

實實在在地說，當好一名辦公室主任是不容易的。上呈下達、聯絡協調、調查研究、撰寫文稿、謀劃工作、制訂計劃、總結經驗、請示匯報，后勤服務，工作具價格政策 而繁雜，平凡而枯燥。我們所做的工作大者無形的，不像工人生產一件產品就是一件產品，也不像農民春天播下種子，秋天收獲糧食。為趕寫一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵達旦，為了組織好一次會議或開展好一項活動不知要說多少話、跑多少腿。所以我們必須樹立無私奉獻的意識，不計名利，不講報酬，任勞任怨，甘于奉獻，在辦公室主任這個平凡的崗位上做出不平凡的成績來。

辦公室主任職責剖析

辦公室主任的職責大致包括承辦職責、參謀職責、管理職責、協調職責、領導指揮職責五個方面。

（一）承辦職責

承辦職責指辦公室主任對領導決策的貫徹、實施，承辦各職能部門乃至下級機關、基層群眾轉辦事項等方面所應有的職能和應盡的責任。從其承辦的工作內容來看，大體有三個方面：

1.承辦領導層的集體決策和領導個人交辦的事項

領導決策有時是“統一研究，分頭落實”，有時是領導個人決斷。作為負責本機關、本單位綜合辦事機構的辦公室主任，對領導層的集體決策和領導個人交辦事項負有直接的承辦責任。即使是領導同志交由其他部門或其他人辦理的事項，辦公室主任亦有協助辦理的責任；有時，一些牽涉面較廣、歸屬不太明確且其他有關職能部門不便也不宜承辦的事項，則須由辦公室主任具體承擔、落實。

2.承辦上級部門主辦的事項

辦公室既是本級黨政機關的綜合辦事機構，是獨立存在的個體；又是從中央到地方整個辦公系統中的一個子系統，是依存于大整體的部分。各級辦公室之間通過加強聯系，既“各自為陣”，又“協同作戰”，充分發揮辦公機構的系統作用和整體效能，以便更好地為各級領導服務，這是不少地方總結、創造出來的成功經驗。上級領導機關的辦公室向下級機關辦公室交辦一些事情，辦公室主任應主動牽頭承辦，或督促所屬工作人員從速辦理。上一級辦公機關及其負責人向下級辦公機關及其負責人交辦事項的范圍較廣，除了調研任務之外，還有諸如信息反饋、來信來訪以及系統內部自身業務建設等具體事宜，都需要下一級承辦者認真辦理。

3.承辦同級各職能部門和下級單位轉辦的有關事項

為了保持領導機關工作的正常秩序，各職能部門和下級單位向領導機關、領導同志匯報請示工作，往往不直接去找領導同志本人，而是先找辦公室主任。辦公室作為所在單位與外界聯系的窗口和紐帶，經常需要安排、處理各職能部門和下級機關轉辦的事項。例如，某部門要興辦一項事業，須專題行文報請領導機關批準；行文經領導機關的辦公室登記后，工作人員要交由主任批辦，辦公室主任要負責與領導聯系，商討是否召開會議研究，要開何種會議，讓哪些人參加等等。待領導指示后，辦公室主任即可將領導指示意見轉告各職能部門和下級有關單位和部門具體貫徹執行。

辦公室主任“承辦”的具體形式，主要有“主辦”、“會辦”、“轉辦”、“催辦”等。“主辦”即直接負責具體辦理；“會辦”即會同有關部門和單位聯合辦理；“轉辦”即轉由其他有關部門和負責人辦理；“催辦”作為“會辦”、“轉辦”的有益補充，它是指督促、協助有關單位、部門和人員從速辦理有關事項。無論是“主辦”、“會辦”，還是“轉辦”、“催辦”，辦公室主任都應嚴肅認真，切不可敷衍塞責，草率從事。

（二）參謀職責

參謀職責指辦公室主任在輔助領導決策過程中所應有的職能和應盡的責任。決策是指導者的基本職能，社會主義現代化建設的新形勢，要求各級領導干部努力實現決策民主化。科學化，這除對領導干部本身提出更高、更嚴的要求外，還需要各級辦公室成為卓有成效的“智囊團”“參謀部”，辦公室主任應當理所當然地成為“參謀長”，積極主動地輔助領導決策，認真地履行自己的職責。這既是領導決策民主化、科學化的迫切需要，又是新時期賦予辦公室主任工作的一項重要任務。

辦公室主任履行其“參謀”職責，有其獨特的便利和優勢：

（1）辦公室主任工作與領導層的工作同步運行與操作。由于辦公室的工作有著同其他部門明顯不同的從屬性特點，領導層確定要抓的工作，也多是辦公室主任著力要辦的事情，正是由于這種“思維共振”，使得辦公室主任的工作能力與領導的工作合拍，從而為辦公室主 任輔助領導決策提供了便利。

（2）辦公室主任與領導層之間具有經常接觸的便利條件，可以隨時找機會向領導陳述自己的見解和主張。

（3）辦公室主任接觸面大，信息較為靈通，對外聯系廣泛，客觀上為領導提供咨詢服務，當好領導的“參謀”提供了便利條件。為正確履行“參謀”職責，辦公室主任要依據黨和國家政策，緊緊圍繞本地區、本部門、本單位的工作目標和主要任務以及需要領導決策的重大問題，積極主動地組織和參與各種調查研究，做好信息的收集、篩選、傳遞工作，把調查中獲得的大量第一手資料，進行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從而提出完成各項工作任務和進行決策的有利因素和不利因素，及時向領導反饋，協助領導實施科學的宏觀決策和有效的指揮，保證各項工作目標和任務的圓滿完成。

要正確發揮辦公室主任的“參謀”職責，應當注意如下兩點：

1.在一定情況下與領導唱“對臺戲”

辦公室主任是一個雙重性的角色，他既是秘書班子的“大班長”，又是協助領導決策的“參謀長”。作為“大班長”和“參謀長”，他是以貫徹和領會領導意圖為使命，并以領會和貫徹的準確性和徹底性作為評價其工作優劣的基本指標；作為“參謀長”，則要依靠獨立的科學研究成果為領導服務，以提出多少真知灼見作為評價其工作優劣的根本標志。辦公室主任既要認真領會領導意圖，又要勇于直言，使領導兼聽而明。

2.領導決策前多參謀，領導決策后多反饋

在領導決策前，辦公室主任要通過調查研究，協助領導廣泛收集同決策密切相關的各種信息，然后進行縱向、橫向的可行性研究，經過加工和篩選，為領導提供選擇的方案；在領導決策過程中，辦公室主任要通過調查研究，收集和整理方方面面的意見反饋，為領導進行冷靜周密的思考提供準確的依據，堅定領導決策的信心和決心；在領導決策后，辦公室主任要通過調查研究，了解和掌握決策意見的貫徹執行情況，協助領導搞好跟蹤反饋，保證決策順利地貫徹落實，或根據變化了的客觀形勢及時進行調整。

在領導決策的全過程中，辦公室主任的“參謀”職責是十分重要的。從對領導決策發揮作用的方向上看，辦公室主任的參謀職能可以分為三種類型：一是“順向”參謀，即緊隨領導決策的方向所進行的“輔助性參謀”；二是“逆向參謀”，即當領導的決策意圖不符合實際情況時，辦公室主任所進行的“勸阻性參謀”；三是“側向”參謀，即當領導集中主要精力考慮某一方面工作時，辦公室主任為避免領導顧此失彼而進行的“提示性參謀”。

（三）管理職責

指辦公室主任在對行政事務進行管理方面所應有的職能和應盡的責任。根據國家有關規定和辦公室工作的實踐，辦公室主任的管理職責主要有兩個方面：

1.文書管理

文書工作是機關日常工作的組成部分，是實現機關職能的重要手段之一。黨政機關的公文工作，即指圍繞公文的擬制、處理與保管工作而需要進行的由撰稿、審稿、簽發、印刷、收發、登記、批辦、立卷、歸檔等環節所構成的整個運轉流程。辦公室作為單位的綜合辦事機構的樞紐機構，承擔文書工作是其主要任務之一。一般來說，辦公室內部均設有秘書科（股）、資料室、機要室、文印室、收發室等，分別負責辦理公文工作各個環節的具體事宜。辦公室主任對文書工作的管理，主要體現在參照各級黨政機關制定的機關公文處理辦法，結合本單位的具體情況，建立、健全各項有關制度；指導、督促各文書處理部門的工作，確保公文擬制的適用、準確、周密，確保文書處理的及時、準確、迅速，避免拖拉、積壓而貽誤工作。

2.信息管理

辦公室主任輔佐領導決策，發揮參謀職能，主要是通過向領導提供適用信息和依據信息出謀獻策而實現的。嚴格地說，信息工作也屬文書工作范疇，但鑒于它是各級辦公室的一項“新興事業”，而且十分重要，需要辦公室主任予以特別重視。所以有必要將其單列為辦公室主任管理職能中的一項。在這種情況下，辦公室主任應從如下方面對信息工作進行管理。

（1）加強對信息網絡的管理。目前，各單位已基本形成以該單位辦公室的信息機構為中心包括下級各辦公室信息機構在內的信息網絡（當然，該級信息機構又同時以上級的信息機構為中心）。辦公室主任首先應當加強對網絡中心即該辦公室內的信息處（科、組）的管理，使其在信息網絡內發揮帶頭、促進作用。其次，還要注意對整個網絡的管理。如健全制度，對下級或同級其他信息機構進行業務指導，組織共同行動等等。

（2）加強對信息傳遞方向的管理。信息傳遞的方向如何，即與領導決策的需求是順應，還是相逆，這是辦公室主任應當控制、管理的。一般說來，領導決策所需的信息可分為兩種類型：一是“追蹤型信息”，即指領導決策形成并付諸實施以后，通過“跟蹤追擊”迅速反映實施范圍以內的有關動態；二是“超前型信息”，即指領導決策之前，向領導提供的能夠反映該決策的基礎、趨向及效應的“資料信息”，或某個較重要的問題發生之前反映其跡象、趨勢的“信號性信息”。

（四）協調職責

指辦公室主任在聯系內外關系、溝通上下左右等方面所應有的職能和應盡的責任。辦公室是行政管理工作過程中信息溝通的中樞部門。領導機關的決策、指令、指示要通過辦公室向各專業主管部門、職能部門、下屬單位以及全社會傳遞。單位所屬各部門和其他方面反饋回來的信息經過綜合匯集到辦公室，辦公室對反饋回來的信息經過綜合、分析、篩選，供領導決策時參考。作為各級黨政機關、企事業單位辦事機構的負責人的辦公室主任，在承上啟下、協調各方面的工作中起著重要的作用。

辦公室主任要全面履行其協調職責，要著力做好縱向協調、橫向協調、內部協調等多方面的工作。縱向協調，即致力于上下級之間關系溝通，上令下行，下情上達，上下緊密配合，步調一致的協調工作。辦公室主任在這方面的職責主要體現在：當上級的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達，使之得以認真貫徹執行，以保證政令暢通，上令下行；當下級對上級的某一決定、指示不理解或不完全理解時，要以認真負責的精神去做解釋說服工作；當下級對上級的指示、決定、命令有不同意見時，要及時、準確地予以反映，使下情得以上達，以利于上下溝通，步調一致；當下級某一單位某項工作領先時，應積極組織力量去調研，認真總結經驗，及時予以推廣以點帶面。當下級某一單位某項工作處于落后狀態時，要積極主動地協助領導進行重點幫助，“以面促點”，“以面帶點”，使之盡快迎頭趕上；橫向協調，即致力于“左鄰右舍”、同級各業務部門之間關系的協調。業務部門的一些部門性文件、規定，一般均須先報送辦公室主任修改、審閱，進行協調，以免對同一事項的規定不盡吻合，使下級難以適從；業務部門的一些重要工作安排，如召開請領導參加的會議、開展由領導同志“掛帥”的突擊性、臨時性工作任務等，一般也須經辦公室主任統一協調，以避免部門之間“撞車”和領導“超負荷”現象的發生；當各業務部門、各單位因認識和處理問題的角度不同引起矛盾時，辦公室主任更應充分發揮其協調職責，對過去已有明文規定的事項，要維護政策的嚴肅性，督促有關方面或協助領導督促有關方面加以認真貫徹落實；對過去尚無明文規定的，要在認真 聽取各方意見的基礎上，處理好各有關政策精神的銜接，并向領導提出解決的意見和建議，協助領導作出裁決，把各方的意見統一到總政策上來；內部協調，即以辦公室內部的人員、工作為對象，使其和諧、協調地開展工作。辦公室主任要著力于室領導成員和室內各單位（處、室、科、組）之間關系的協調。在室領導班子內，要注意發揮副職的作用，要按照合理分工、分層次管理的原則，根據其特長，讓副職負責某方面或幾方面的工作，以充分發揮領導班子的整體效能。

（五）領導指揮職責

統一指揮是發揮組織作用，貫徹執行決策的最重要條件。要真正發揮領導者的指揮作用，必須有日常的統一指揮。所謂日常指揮，具體地講，就是領導者按照既定的決策和計劃，對所屬組織的人員合理地分配任務或布臵工作，及時指導和處理發生的問題。領導者的日常指揮，大體可以分為兩種，即執行性指揮和應變性指揮。

執行性指揮他可以叫做調度性指揮。這種指揮是在目標既定、方案現成的情況下，主。要解決貫徹落實的問題。領導者在執行這種指揮時，應當思考的重點是怎么干、什么時間干，成功的關鍵在于堅強的毅力和組織技巧。工作中必須注意把握住兩點：一是人、財、物各種力量的調配、組合要科學、合理，力求達到投人少、收效大；二是行動時機的抉擇，要順乎時勢，挑選最佳時刻，避開各種阻力和不利因素，利用一切助力和有利條件。比如一個軍事指揮員指揮一場運動戰，就有一個捕捉作戰時機的問題。不能抓住敵人的薄弱環節時，不戰；不是占據有利的地形條件時，也不戰；倘若自己的優勢兵力尚未集結起來時，還是不戰。總之，一個高明的指揮員決不打無準備無把握之仗，戰則必勝，攻則必克。

應變性指揮，這是指在領導活動過程中遇到了新情況，或者出現了不測事件，針對客觀環境的變化靈活機動地實施指揮。領導者在進行應變性指揮時，首先要考慮的是繼續干還是不干，是按原計劃干下去還是改變計劃。取勝的決竅在于審時度勢和機動靈活。《孫子?兵勢篇》中說：“善戰者，求之于勢。”又說：“善戰人之勢，如轉回石于千切之山者”。這就是說，善于指揮作戰的將軍，總是憑借天時、地利等客觀情勢去求得勝利。他們依托客觀形勢而采取自己的行動，猶如在高山上滾動一塊圓形的石頭一樣，“石圓則易移，山高則勢大”。領導者在工作過程中遇到情況變化，就得因時制宜、因地制宜地進行靈活指揮，切不可固守原定計劃，一成不變，堅持蠻干。

辦公室主任崗位職責制度化

1.協助上級領導擬定和貫徹執行各種相關方針政策。

2.建立公司行政辦公管理流程和制度體系。

3.組織與協調辦公室日常事務，如采購辦公用品、控制公關費用等。

4.負責管理各種文件資料或檔案，以及相關文字處理。

5.組織召開辦公室各種工作會議，如周例會、總結會。

6.擬寫各種對外的文案與匯報材料。

7.起草各種合同，如業務合同、商業合同、勞動合同等。

8.參與上級領導各種重要的商務談判及重要工作和重要經濟事項的決策。

9.負責相關的外聯和接待工作事務，如政府公關、業務攻關、來賓接待等。

10.負責上級領導貫徹與監督落實各項會議決議。

11.負責招聘、培養、激勵和考核部屬員工。

12.負責其他后勤保障工作。

綜合辦公室主任崗位職責

一、部門名稱：辦公室主任

二、直屬上級：總經理

三、所屬部門：辦公室

四、崗位設臵目的：全面負責公司日常行政工作。

五、崗位資格要求：

1、教育背景：管理類、經濟類或法律類相關專業大學本科以上學歷。

2、工作經驗：

（1）5年以上行政或經濟類工作經驗；

（2）3年以上同行業行政或經濟類管理工作經驗；

（3）5年以上辦公室主任工作經歷；

（4）本人特別優秀上述條件可適當放寬；

3、性格要求：樂觀、開郎；穩健、成熟；

4、形象要求：五官端正；

5、具備強有力的執行辦；

六、崗位技能要求：

1、專業知識：

掌握管理類和經濟類相關知識，熟練掌握國家有關法律、法規及管理規定。

2、能力與技能：

（1）、領導能力、管理能力、組織協調能力、團隊管理經驗和解決問題的能力。

（2）、善于處理企業周邊及外圍關系；具備良好的社會關系渠道。

（3）、具備良好的溝通能力、豐富的語言表達能力、扎實的公文、報告寫作能力。

七、年齡要求：30歲—45歲

八、性別：不限

九、工作內容：

1、在總經理的領導下，負責辦公室的全面工作，帶領全室人員履行公司辦公室職責；

2、協助公司領導監督、檢查各項管理制度及會議決定的執行情況；

3、負責制定、執行和修正公司的各項管理制度。

4、協助總經理處理公司日常事務及配套服務和協調處理工作；

5、負責公司定期和考核的組織實施工作；

6、負責對外簽訂各類合同文稿的審核工作；

7、根據公司及各部室的用人計劃組織招聘工作，審核員工崗位調整方案；

8、總體負責公司的質量認證工作；

9、負責公司內外的接待、來訪和協調工作，對提出的問題和意見及時解決或上報有關領導；

10、負責組織起草公司行政綜合性工作計劃、報告、總結、決議、規劃等文件；

11、負責審核公司各部門的相關文件及審核工作；

12、負責綜合性公文的傳遞、傳達、催辦與檢查；

13、負責根據工作需要向總經理提出人員任免、聘用、提拔、調動建議；

14、負責監督全公司印章、總經理名章等的使用；

15、負責根據人員編制和崗位任職標準，及時調配人員；

16、負責根據公司生產計劃，確定勞動組織與定員；

17、負責組織有關人員審查下屬公司工資發放情況；

18、負責處理職工獎懲事宜；

19、負責做好工資計劃的審核工作；

20、負責組織全公司各類人員的考核、監察工作；

21、負責組織人事檔案的定期審查和整理工作；

22、負責對本部門人員工作業績進行考核；

23、通過總經理上呈有關請示報告，下達上級指示、規定、通知等有關文件；

24、協助總經理處理公司的日常工作；

25、負責管理勤務工作和后勤工作及協助項目辦資金申報工作；

26、負責做好員工培訓和計劃生育等工作；

27、負責組織公司義務勞動和各項集體活動；

28、負責全公司防火防盜及廠內治安保衛綜合治理工作；

29、負責審核人力資源管理有關方案，及報表等；

30、負責按規定做好公務用車的調度與管理工作；參與車輛外修定點，并提供有關基礎資料；

31、負責與其它部門的工作協調；

32、負責處理公司對外的公關事務,負責公司對外的聯誼聯絡工作,策劃公司的對外宣傳、廣告 等大型活動；

33、負責公司外部形象的塑造，提升企業的知名度；

34、負責提請總經理召開辦公會議并做好記錄；通知召開公司例會和臨時性會議；傳達公司會議精神并協調、督促各部門及時貫徹落實會議決定的各項工作；

35、檢查、督促各部門貫徹執行公司會議決議的情況，深入基層調查研究，經常聽取群眾意見 和建議，為總公司決策提供依據；

36、主動承擔各部門之間的“空檔”工作，完成總經理臨時交辦的其它工作；

十、權限與責任：

1．權限：

1)對公司管理制度的提案權；

2)對公司管理制度的執行權；

3)對公司管理制度的監控權；

2．責任：

1)對工作計劃的完成負責；

2)對本部門各項工作的有效性負責； 3)對公司的人事工作負責；

4)對公司各項行政工作的完成負責。