第一篇：秘書怎樣進(jìn)行自我調(diào)控（二）

相信大家都聽過(guò)一句話：看一個(gè)人閱覽的報(bào)紙和書刊，便知道他是怎樣一個(gè)人。有些人不喜歡別人去他的書房，知道他都收藏、閱讀那些書籍，惟恐因此而暴露了他的內(nèi)心世界或者思想傾向。對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，在辦公室放置什么書刊可是一門學(xué)問(wèn)，它們可以成為他的“工具”，在別人心目中造成一種印象或者錯(cuò)覺，所以不能掉以輕心。

1、禁忌：如果您是一個(gè)男秘書的話，即使閣下是一位風(fēng)流人物，也切不可在辦公室內(nèi)放置像《花花公子》一類的裸女雜志。一般人對(duì)色迷迷的人都不會(huì)產(chǎn)生什么好感。假若進(jìn)入辦公室的是一位女士，反感自然更大。對(duì)您的印象也會(huì)大打折扣。這些雜志只適合放在家里，而不是帶到工作的地方。如果您是一個(gè)女士，也不要在桌子上放許多花花綠綠的時(shí)裝、化妝等方面的書籍和雜志，這些東西可能會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)覺得您總會(huì)時(shí)不時(shí)翻一下它們，不專心工作，不注重職業(yè)素質(zhì)的提升。雖然只是可能，不如換成那些業(yè)務(wù)類的書籍、雜志來(lái)得更安全。

2、哪些雜志、報(bào)紙、書籍最為合適，也可“裝門面”：如果您英文非常好的話，大可在案頭放一些金融類的報(bào)紙或者《華爾街時(shí)報(bào)》，表示您是一個(gè)很關(guān)心經(jīng)濟(jì)、金融的行政人員。至于雜志和書籍，以此類推吧。由于格調(diào)高，水準(zhǔn)高，如果注意到這些，您的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)對(duì)你另眼相看的。同時(shí)，相信主管們也不會(huì)反對(duì)把書籍作為道具用，因?yàn)檫@畢竟也代表著公司工作人員的層次和水平，所以，選什么書放在桌子上一定要花些心思。

第二篇：秘書怎樣進(jìn)行自我調(diào)控(一)

秘書工作需要持續(xù)地集中注意力，因而要采取一些措施控制周圍的噪音，改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據(jù)工作流程和文件周轉(zhuǎn)程序，對(duì)檔案柜和辦公臺(tái)子的位置進(jìn)行妥善安排。秘書的工作臺(tái)上要把最為常用的設(shè)備如電話和日用品放在手頭最近便的地方。辦公室的照明應(yīng)當(dāng)均勻地分布，避開強(qiáng)烈的陽(yáng)光和陰影，但是光度要足夠照亮整個(gè)辦公臺(tái)。有95％以上的秘書都常常為臺(tái)子上堆滿東西而苦惱，這里介紹一個(gè)保持臺(tái)子干凈整齊的有效辦法。

1、除了你手頭事情以外，把臺(tái)子上所有其他文件清理掉。手頭那件事應(yīng)當(dāng)是你目前先要解決的一件事。

2、2、所有其他文件都必須放在文件夾里或者抽屜里，而且應(yīng)當(dāng)放在一個(gè)好找的地方。

3、其他文件不要放到你正在進(jìn)行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。

4、一件工作轉(zhuǎn)手后，再調(diào)查一下你的工作安排次序，然后開始做下一件最為重要的事情。

5、早晨你上班前，當(dāng)天首先要做的那件事所需要的資料都要放在工作臺(tái)上。

6、經(jīng)常查看你的工作臺(tái)，保持工作臺(tái)整潔。有個(gè)調(diào)查報(bào)告說(shuō)，一位經(jīng)理每天平均要花三個(gè)小時(shí)閱看和答復(fù)信件。調(diào)查表明，大約有82％的經(jīng)理說(shuō)，他們沒(méi)有時(shí)間去翻閱同他們專業(yè)有關(guān)的書報(bào)雜志，可是要跟上專業(yè)領(lǐng)域里的發(fā)展形勢(shì)，對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，這不能算是一個(gè)次要的事情。為了盡快閱讀這些資料，采取分派閱讀任務(wù)的辦法比較有效。這種做法的好處包括：

1、保證這些資料馬上在有關(guān)人員之間傳閱。

2、使你的同事及時(shí)知道最新發(fā)展的情況。

3、看過(guò)資料的人要圈出最重要的章節(jié)和注明它們?cè)趹?yīng)用上的可能性。

4、你可以知道什么資料對(duì)你的同事最重要。

5、你可以不再為閱讀資料而苦惱，因?yàn)槿蝿?wù)已經(jīng)分配，最重要的資料可以保證有人看過(guò)。隨便把文件攤開在桌上就離開的秘書，以及看到客人來(lái)時(shí)慌忙把文件收起來(lái)的秘書都不是謹(jǐn)慎的秘書。一個(gè)謹(jǐn)慎的秘書應(yīng)該做到：

1、離開座位之前，把放在桌子上的文件收拾好，或者放在抽屜里。

2、必須能在一方面注意周圍的動(dòng)靜，一方面也能安心地辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對(duì)周圍的動(dòng)靜一點(diǎn)都不關(guān)心，絕對(duì)不是一個(gè)好秘書。等到客人站在自己面前開口問(wèn)，才知道有人來(lái)，慌亂中收起文件的做法會(huì)讓所有人都很不自然。

第三篇：秘書怎樣進(jìn)行自我調(diào)空（三）

任何工作都是從接受指示展開第一步的，如果連這個(gè)階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時(shí)候，有幾點(diǎn)必須注意：

1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候抱著可有可無(wú)的態(tài)度，往往會(huì)使這個(gè)過(guò)程流于公式化。相反地，如果能表現(xiàn)出積極熱情的反應(yīng)，相信上司講解起來(lái)也會(huì)格外賣力。

2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或者搶先回答上司的說(shuō)明，即使心中有任何疑問(wèn)，也必須等他全部說(shuō)完后再提出。

3、不明白的地方必須問(wèn)清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結(jié)果問(wèn)題往往就出現(xiàn)在那里。因此，如果發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點(diǎn)，都應(yīng)該鼓起勇氣問(wèn)到清楚為止。

4、確認(rèn)內(nèi)容。囫圇地接受命令或者指示是冒險(xiǎn)的行為，有時(shí)候甚至等到完成后提出報(bào)告時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己徹頭徹尾完全搞錯(cuò)。所以無(wú)論如何必須養(yǎng)成習(xí)慣，在上司說(shuō)完后確認(rèn)其內(nèi)容與各項(xiàng)重點(diǎn)。上司交代下來(lái)的事情，無(wú)論是什么差事，都應(yīng)該欣然接受。即使你內(nèi)心認(rèn)為負(fù)荷過(guò)重，或者根本不這個(gè)任務(wù)，也不可以說(shuō)出“辦不到”這樣的字眼。因?yàn)樯纤就ǔＪ墙?jīng)過(guò)觀察你的能力之后，認(rèn)為你足以勝任，才會(huì)放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書。如果貿(mào)然表示自己無(wú)法辦到，那么也會(huì)使上司覺得他選錯(cuò)了人。因此，無(wú)論如何，拿出勇氣，抱著決心一試的意志向工作挑戰(zhàn)，即使最后真的無(wú)法完成，但上司知道你已經(jīng)盡力了，也會(huì)對(duì)你另眼相看。但是有一點(diǎn)必須留意，如果限期內(nèi)不能順利達(dá)成工作目標(biāo)，應(yīng)該盡早向上司匯報(bào)，謀求補(bǔ)救的對(duì)策。

第四篇：秘書怎樣進(jìn)行自我調(diào)空(四)

有時(shí)候工作一忙，秘書往往容易把老板交代的事情忘了。此時(shí)，除了規(guī)規(guī)矩矩地向上司道歉之外，別無(wú)選擇。如果因?yàn)橐粫r(shí)提不起勇氣認(rèn)錯(cuò)而置之不理，反而會(huì)使事情更加惡化。道歉也是有學(xué)問(wèn)的。如果道歉時(shí)臉上掛著虛假的笑容，或者強(qiáng)詞奪理地尋找各種借口和理由，也會(huì)使對(duì)方更加惱火，不如干脆以真誠(chéng)的態(tài)度，坦白這是因?yàn)樽约阂粫r(shí)不慎而犯下的過(guò)錯(cuò)。但是這種情況只許一次，下不為例。如果三番兩次地重蹈覆轍，那么不管你如何賠禮道歉，都挽回不了上司對(duì)你的評(píng)價(jià)。每個(gè)人的辦事效率各有不同，有的人喜歡以平均的速度按部就班進(jìn)行，有的人卻老是拖到有了燃眉之急時(shí)才快馬加鞭地一氣呵成。當(dāng)然，就一般情形來(lái)說(shuō)，只要能在期限前完成工作，便不至于造成太大的困擾。問(wèn)題是有些人作風(fēng)怪異，明明早已經(jīng)把事情辦好了，卻把它們壓在抽屜里，非得等到有人催促他們才把東西交出來(lái)。其實(shí)這是非常不好的作風(fēng)。早一天把工作做好，就早一天交上，不要因?yàn)橄胝仪彘e就故意積壓，給人以不夠爽快的感覺。對(duì)于秘書，這種作風(fēng)更不可取。作為一名秘書，把上司交代的事情辦好就是本分，但隨著工作時(shí)間的增加，工作往往越來(lái)越多，責(zé)任也越來(lái)越大，可能加班也完不成當(dāng)天工作，怎樣才能使工作順利進(jìn)行呢？很簡(jiǎn)單，從一開始就做好計(jì)劃的調(diào)配，有條不紊地安排一切，以便循序漸進(jìn)地完成工作，以下是要點(diǎn)：

1、掌握工作的整體情況：忽略這一點(diǎn)將使工作輕重不分，效率低下。

2、善于借助他人力量：這里的人，包括后輩、資深同事和上司等，一切可以幫助你的人都在內(nèi)。為了順利借助他人的力量，秘書在平時(shí)工作中一定要注意廣結(jié)好人緣，建立良好的人際關(guān)系。

3、了解自己的實(shí)力：知道自己的能力極限，才有可能有效地建立工作進(jìn)度表。

4、盡快完成他人的委托：無(wú)庸置疑，這是表現(xiàn)你責(zé)任感的最好途徑。

第五篇：秘書自我調(diào)控(五)-克服難堪

怎樣克服難堪公開地被羞辱通常并不是一件滑稽可笑的事情，也不是一件小事。當(dāng)感情被傷害時(shí)，大多數(shù)人會(huì)感到憤怒、口吃。但是，這里還有另外一種選擇，就是理智地站在那里，控制局面。如果你的上級(jí)在你的同事面前訓(xùn)斥你，并且下次還要這么干，你可以平心靜氣地說(shuō)：“我能不能私下談這件事？”同樣，如果受了同事的傷害，不能報(bào)以刻薄的誹謗，而要說(shuō)明你的感情受到了傷害。如果這個(gè)人繼續(xù)使你難堪，你就會(huì)認(rèn)識(shí)到這個(gè)人已經(jīng)很難使你信任了，下一次如果有人使你難堪，你就可以采取比較激烈的措施，有時(shí)你可以當(dāng)場(chǎng)終止對(duì)你的傷害。對(duì)他說(shuō)：“你真要使我難堪嗎？你能不能告訴我，你這樣做是為什么？”或者說(shuō)：“你看起來(lái)失去了理智，你能不能告訴我你是否對(duì)我做的什么事情感到不愉快？”不管你說(shuō)些什么，要避免發(fā)脾氣。失去自控，只會(huì)使冒犯你的人占上風(fēng)，只會(huì)使他們更加仇視你。不要用太多的時(shí)間來(lái)考慮：為什么這個(gè)人對(duì)我使壞呢？有些人故意使你難堪，是因?yàn)樗麄兪艿搅送{，或者是懲罰你過(guò)去曾經(jīng)對(duì)他們做的什么事情。有些人是習(xí)慣給人找難堪，并不關(guān)心他們羞辱的對(duì)象是誰(shuí)。在生活當(dāng)中，面對(duì)復(fù)雜的社會(huì)，最好的辦法通常是機(jī)智和幽默地處理。愛德華格旺斯講過(guò)兩個(gè)作家舌戰(zhàn)的故事。其中一個(gè)作家剛剛寫完了一本書，正在接受同行們的恭維。另外一個(gè)作家在他們的談話中聽出了什么就站起來(lái)說(shuō)：“我也喜歡你的書，那是誰(shuí)替你寫的呢？”這位作家就說(shuō)：“我很高興你喜歡我的書，請(qǐng)問(wèn)是誰(shuí)替你讀的呢？”的確，在使你難堪的情況下保持優(yōu)雅風(fēng)度，那才是真正的“報(bào)復(fù)”呢。