第一篇：秘書辦事的學問

秘書人員有兩大任務，一是辦事，二是當參謀。近幾年來，當參謀問題引起了秘書界極大重視，大量的理論性、經驗性文章見諸報刊。相比之下，對于辦事的學門卻議論較少。出于拋磚引玉的想法，試就“辦事”的學問作一番探討。

一、如何辦好領導交辦事項

（一）接受工作任務要弄清“三要素”

領導交辦工作任務，大體都有“三要素”：一是內容--辦什么事；二是時限--什么時間完成；三是要求--工作質量，注意事項等等。秘書人員在接受領導交辦任務時，一定要把“三要素”搞清楚，為把事情辦好創造前提條件。

（二）優化辦事成果“三比較”。

辦事的目的是為了獲得好的結果，排除或縮小壞的結果，因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優化辦事成果，要進行三個方面的比較，這就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。

（三）把握好辦事“三形式”

辦事可能出現三種形式：1．單一辦事--在同一時間內完成一項工作任務；2．交叉辦事--同時受領兩項工作任務或者兩位領導分別賦予不同任務，需要在同一時間或交叉時間內完成；3．穿插辦事--三項以上工作任務穿插在同一時間流程中進行。

（四）檢驗辦事效率“三標準”

秘書人員完成領導交辦工作之后，要進行工作效率自我檢驗，標準有三：l．工作質量，是不是達到了領導要求的限制條件，有沒有潛在的問題和漏洞；2．工作速度，有沒有超過工作時限，有沒有浪費拖延時間的情形；3．對社會和群眾的影響，辦事全過程對社會、群眾有沒有不良影響。

（五）向領導復命“三注意”

工作任務全部結束，或告一段落，應向賦予任務的領導復命，匯報完成任務的效果、時間，講明存在和可能出現的問題，以及對后續工作的看法等。復命時要注意三點：1．不失真。對完成任務情況要一是一，二是二，不擴大，不縮小，不隱匿問題和缺點。2．不吹噓。不借機自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。3．不邀利。不因為完成了領導交辦工作。

二、如何辦好請辦事項

做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調查和了解，認真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學的請辦方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準備，提出合理建議

（二）講究方法，選擇適當形式

（三）注重程序，堅持逐級請辦

（四）提高藝術，優化請辦效果

（五）以緩應急，避免緊張出錯

第二篇：秘書辦事辦公辦文

秘書辦事我之見

摘 要

秘書人員有兩大任務，一是辦事，二是當參謀。近幾年來，當參謀問題引起了秘書界極大重視，大量的理論性、經驗性文章見諸報刊。相比之下，對于辦事的學門卻議論較少。

關鍵詞：秘書辦事

一、信息工作

秘書做好“輔助管理”首先要做好信息工作。在當今競爭日益激烈的社會中，信息已經成為了一種特殊的政治資本、戰略資源和物質財富。在這個充盈著信息的環境中，秘書的工作必然圍繞信息展開。無論政壇，還是商場，領導者的成敗得失已經逐步表現為判斷速度和選擇準確率的較量，而領導者決策的關鍵是要“耳聰目明”，要保持充分的準確信息量。秘書要為這樣的領導輔助管理，信息工作必當放在首要位置。無論是公文，會議都是信息的載體。文書是記載信息的，會議是發布、交流信息的。可以說沒有游離于信息之外的秘書工作。

信息的無時不在無處不有的特性決定秘書信息工作的普遍性。對于秘書來說信息手機工作中沒有職內職外之分，一切對工作有用的最新變化信息，都是我們的手機對象。由于信息的時限性和非消耗性，秘書的信息工作是十分緊迫的。這就要求秘書一定要信息獲取量大，準確率高，處理周期短。同樣的信息如果別人知道的早，利用的早，我們就是去優勢這時這樣的信息也就沒有啦利用價值。更快更準的向領導提供信息是秘書做好“輔助管理”的重要保障。信息分為兩種，一種是初級信息一種是高級信息。秘書對信息努力開發并及時向領導提供高層信息，是秘書信息工作的重要特點。

二、秘書辦公室管理工作

在任何一個機關，秘書部門都承擔著承上啟下、聯系左右、溝通各方面的重要的協調作用，因此秘書部門應當是整個機關工作系統的良性樞紐。完善的秘書辦公室有利于輔助領導推進各項政務和業務工作的展開，協調各智能部門的合作，溝通和密切與社會公眾的聯系,樹立組織機構的良好形象。

在辦公室管理中主要包括秘書人員的人力資源管理，對辦公設施的屋子和產業管理，對辦公機構的崗位責任和制度管理和對辦公環境氛圍的統籌管理。

（一）辦公室的人力資源管理

在人力資源管理中既包括傳統意義上的認識管理，又包含新的內容。將秘書從傳統的歸人事部門管的概念，轉變為人力資源管理，是將秘書作為一種人力資源，通過對秘書工作崗位分析，人力資源規劃、秘書人員的招聘選拔、秘書工作的績效考評、秘書的薪酬管理、有效的激勵機制、人才培訓和開發等一系列手段來提高秘書辦公室的工作效率，從而達到機構和領導的工作目標。

（二）辦公室的設備設施管理

隨著物質的豐富和辦公條件的改善，辦公室的設備設施也日益復雜，設備設施管理成為辦公室管理中一項重要的內容.科學合理的制備,可以提高辦公效率和水平。

1．辦公房間、桌椅、文具柜和文具的管理

辦公房間自然以朝向好、通風、采光好為宜。當然秘書在選擇辦公室的時候一定要考慮到便于領導隨時召喚，與領導辦公室的距離不宜太遠；方便來訪者到辦公室辦事，房間最好在樓梯附近；便于了解觀察機關情況，房間可以窗臨機關大門；

2．辦公機械設備和電器設備的管理

目前秘書辦公室比較普遍的辦公機械設備和電器設備包括電話機、手機、傳真機、復印機、裁紙機、裝訂機、碎紙機、打號器、打孔器、計算機、掃描儀、刻錄機、打印機、等等。秘書部門對這些辦公機械設備和電器設備的管理主要應用有三個方面。第一是做好資產登記，第二是定時定人負責維護保養，第三是科學合理地使用。

（三）辦公室的環境管理

秘書的辦公室環境是指秘書在工作中所處的場所和氛圍，因此包括物質的環境，也包括人文環境

1．辦公室環境安排

一兩名秘書在一間辦公室，稱之為封閉式辦公；若干名迷失同在一間辦公室的，稱之為開放式辦公。目前規模較大的公司均采用開放式辦公。開放式辦公室中幾十人辦公，格子默默忙碌，低聲言語。領導可以一目了然竟然有序的辦公狀態，這是體現辦公室管理的一個重要方面。

2．辦公室環境布置

是指辦公室桌上物品的拜訪，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。通過這些布置體現秘書辦公室的風格和管理水平。秘書的辦公室是一扇一線機關整體水平的窗口，辦公室環境的布置應當和機關的整體風格和格調一致，應當使辦公室物品烘托環境的莊重、整潔和雅致。辦公室燈具應選擇樣式樸素、光照明亮的；秘書的辦公桌上的物件應放在比較固定的位置，一般常用的小件文具要成放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺。電話應放在比較固定的位置，一般放在秘書辦公桌左前方，要保證電話的整潔。辦公室環境是秘書人員形象和素質的反映

三、辦公室日常事務

辦公室日常事務是秘書工作中最基礎的一項，也是最見秘書的管理工作水平的一項

（一）值班工作

第一，堅守值班恭維。值班人員在規定的值班時間內，必須做到人不離崗，人不離機和24小時不關機，始終保持通訊聯絡暢通，及時接納來自四面八方的函電信息，傳送處理信息

第二，認真處理事務。值班室工作龐雜，瑣碎，無規律性，處理起來有時比較麻煩，但值班人員不得有絲毫大意和馬虎，如果出現差錯或處理不當，輕則耽誤工作，重則造成嚴重后果。因此值班人員必須要以認真負責的態度處理好每一件事情。

第三，做好值班記錄。一是記好值班電話記錄，二是做好接待記錄。

第四，加強安全保衛工作。值班人員的職責之一就是做好機關的安全保衛工作。值班人員一定要處理好熱情接待來人和嚴格門衛制度關系。既要熱情接待，又要嚴格執行制度，嚴防壞人混入。

（二）接打電話的工作

辦公室日常十五致以，就是接打電話。打電話工作，看似簡單，實際上需要工作人員認真對待。做好接打電話工作需要注意以下幾點。

1.熟悉常用電話號碼

應當熟悉本單位電話的分布情況、各科室電話好嘛和本單位領導們的電話號碼；熟悉主要業務聯系單位的點好好嘛和近期有業務聯系的電話號碼；工作案頭應備電話好嘛查詢資料以咨查備用。

2.打電話時應注意的事項

打電話之前，應確認對方電話好嘛、單位和具體要通話人的姓名；事先要考慮通話內容，準備好記錄紙和有關資料。

接通后，先確認對方，然后爆出自己的單位、姓名和職務。如果找人要說：

“對不起，請***聽電話”

電話中談工作前，先確認對方是否有時間，是否方便談此項事宜。一般要先向對方征詢說，對不起，我想就什么問題和您商量，大概需要多長時間，您看是否方便？

替上司打電話給對方上司的，應在對方上司接電話前就將電話遞給自己的上司。

打錯電話，要說“對不起，打擾了”。

（三）接電話時應注意的事項

鈴響兩三聲之間，是接聽電話最佳時機。讓對方多等了，接聽電話之后要馬上道歉：“對不起，讓您久等了”

接聽電話，拿起后應先說：“您好，這里**公司**部門”。

接聽找人的電話，要問清對方的姓名或單位：“對不起，您貴姓？”“對不起，我怎么稱呼您？”然后說：“請您稍等。”

電話中談事情，要盡快確認對方單位、姓名和電話事由。

不清楚的，要請對方復數；重要的內容，要主動復述給對方確認無誤。通話結束，掛機不必過于迅速，一般對方身份高時，要等對方先掛機。

（四）電話記錄的處理

通話后應及時整理記錄內容（包括錄音電話記錄），并涉及的內同和緩急程度，送有關領導閱讀。領導批示和答復后，秘書人員應立即告知有關部門活人員辦理。對于一般的例行事務秘書人員可直接答復或辦理。

四、做好接待工作

來客接待，是指秘書對一切來客、來賓、來訪者的接待工作，它包括對來客、來賓禮儀禮貌性的接待工作和對來客、來訪鎖涉及的處理工作，所以，歷來被認為是十分重要的工作。接待禮儀包括接待環境和接待工作兩方面。

（一）秘書應盡量堅持“約見制度”

來客常被秘書按照事先是否有約定而分為“有約來客”和“無約來客”。原則上說，無論是否優越，秘書都應當以禮相見，服務于人，熱情周到。但是從更好地搞好工作，更順利地接待商談事物的角度說，如果有約在先，雙方的會晤和接洽會因為準備充分而十分順利。另外，從秘書每日工作應當統籌安排的角度考慮，事先有約，也便于秘書安排其他工作，便于秘書事先對要談的事情給領導匯報請示。所以，在接待工作中，秘書應盡量堅持“約見制度”。及時每一位來客

和來訪者能在實現通過電話預約來訪時間和所談事宜，使秘書對每一項都實現有準備，接談后的事情能夠落實，或者有實質性進展。

（二）秘書必須堅持“一視同仁”的原則

秘書對每一位來訪者，必須堅持“一視同仁”的原則，即無論來客是權勢顯赫的大人物，還是來尋求幫助的人。在具體事宜的處理上也許會有不同，但是在接待禮儀上，她們從秘書這兒得到的應當是同樣的禮貌接待。

第三篇：秘書辦事掌握領導性格

有些領導眼中的可愛，會成為另外一些領導心中的忌諱。性格的差異造成了不同的相處狀態。不同性格的上級，待人處世的方式往往不一樣。有些人眼中的可愛，會成為另外一些人心中的忌諱。性格的差異造成了不同的相處狀態。漢景帝時，朗中令中有個叫周文的。最初，他是文帝的御醫，后來被任命為太子的醫生。太子即位，成了景帝，他就被升為朗中令。周文言談十分謹慎，他總是穿著補丁衣服，故意弄得很邋遢。這樣，景帝很放心，連寢室都讓他隨便出入，做房事時也讓他在旁邊侍候。景帝每問他對于臣儒們的意見時，他就說“請您自己判斷吧”，從不說牽扯大巨們命運的話。為此景帶兩次專程去訪問，表示敬意。武帝即位后，周文仍作為先帝的寵巨很受器重。像周文這樣的人能被三個皇帝器重的不倒翁，靠的是什么？當然是無所作為，唯唯諾諾。試想，換了別人，他看了皇帝的房事出來能不對另外的人說嗎？一說，就要被殺頭。再者，他與皇帝那樣親近，官居郎中令，卻一點也不過問朝政，這不是無所作為又是什么呢？“無為”的性格可以使一部分人獲得長久的保全，但若用之不當，也可能起到適得其反的效果。張作霖當了大帥后，要論功行賞，大封部下，但手下一個秘書長，卻被撒了職。幾個朋友替秘書長去說情。“大帥待人一向厚道，秘書長撤職后，未派其他差使，生活都成問題。”張作霖說：“我對他并沒有什么，不過他作了8年的秘書長，沒有同我抬過一回扛，難道我8年之中，就沒有做錯一件事嗎？這樣的秘書長，又有何益？”周文與這個秘書長，采用了相同的方法，兩者結果卻大不相同，一者可以長久相處，一者被撤職辭退，這其中原因，就是彼此之間所存在的性格的差異。當然，我們工作中遇到的不可能就這么簡單的兩種領導，但是每個人都有不同的性格，領導也不例外。準確的掌握領導的性格，確定適宜的原則，將會使你和領導的相處事半功倍來源：中華秘書網

第四篇：秘書放置書刊是一門學問

相信大家都聽過一句話，看一個人閱覽報紙的書刊，便知道他是哪一類人。所以有些學問深的人，不喜歡別人參觀他的書房，知道他收藏、閱讀哪類書籍，惟恐因此而暴露了本身的內心世界或思想傾向。秘書作為一名辦公室的人員，在辦公室放置（或者說是布置）什么書刊是一門大學問，它們可以成為他的“工具”，在別人心目中造成印象或錯覺，所以不能掉以輕心。

1、禁忌。即使閣下是一位風流人物，亦切不可在辦公室內放置像《花花公子》這類裸子雜志。一般人對色迷迷的人士都不會產生好感，假若進入辦公室的人是一名女士，所感自然更大，對你的印象大找折扣。像這類雜志只適宜留在家里，不可帶到工作地方。

2、哪些雜志、報紙、書籍最為合適，亦可“裝門面”？如果你懂得英文的話（不懂也不要緊，因為雜志、報紙純粹作為裝飾、點綴之用），大可在案頭放一份《金融時報》或《華爾街日報》，表示你是一位十分關經濟、金融事務的行政人員;中文報章方面的《信報》《香港經濟日報》夠顯分量;雜志方面，英文的《經濟學人》、《今日管理》、《財富》;中文的《經貿縱橫》、《資本》、《君子》等等。由于格調高，水準夠，均能使閣下的“目標”對你另眼相看，相信你是個有料之人。書本方面也很重要，雖然我知道有不少主管根本沒有時間或完全不喜歡閱讀書籍，但相信他們亦不會反對把書籍用作道具。因此，在選擇書籍時應當花點心思。來源：秘書高效率工作手冊

第五篇：秘書陪同領導辦事注意事項

陪同首長活動是機關干部常遇到的事情。首長活動一般有四種形式：一是下部隊；二是參加上級會議或集

訓；三是到友鄰單位協調工作或走訪；四是參加地方黨政會議或其他活動。陪同首長活動要注意做到四點：

（一）精心做好出發準備。當接受任務后，首先，要弄清首長到哪去、干什么、怎么走、什么時間走、怎樣活動。努力做到“五清”：首長活動的時間清、地點清、方式清、日程清、任務清。其次，要熟知所去單位的基本情況、行車路線和路況，特別是陪同剛到本單位工作的首長，更要注意這些。同時，做到首長所詢問的問題能回答上來，首長有疑問的能解釋清楚，首長拿不準的問題能提出建議。第三，安排車輛或訂購車票，通知或聯系所去單位，講清出發時間、到達時間、人員、工作任務和活動日程。第四，根據首長指示和意圖擬定活動計劃。第五，準備好生活用品。必要時可根據以上情況列出詳細的活動日程，確保不誤時、不誤事。

（二）細心安排各項活動。要想在首長前，謀在首長先。根據首長指示和意圖所擬制出的首長活動日程安排，要及時向首長報告或審閱，讓首長對活動安排心中有數。根據日程安排，對首長做哪項工作、參加哪項活動、哪些場合需要首長講話、講什么內容，要提前準備，周密計劃，精心安排。凡涉及首長參加的活動，都要提前提醒首長，并按時請首長入場。如需要首長講話時，要為首長帶好講話稿、并認真檢查有無錯頁、漏頁。如首長參加地方組織的活動，應事先確切了解活動時間、地點、內容、地方參加領導、是否設主席臺、是否安排首長在主席臺就座，并將以上情況及時報告首長。必要時先熟悉一下路線，到現場看一下。陪首長到達活動地點后，要馬上安排好首長的休息或入場，適時向地方領導或有關人員介紹首長，如首長座次安排有問題，積極與地方有關部門協調糾正。陪同首長活動，還要注意拾遺補缺。古人說“屋漏在上，知之在下。”再高明的領導也難免有失誤的時候，再精密的思考也難免有疏漏的地方。所以一旦發現失誤或遺漏，應積極巧妙地加以彌補。不能唯唯諾諾、謹小慎微、前怕狼后怕虎。“無私才能無畏，不諱方敢直言”。只要出于公心，是抱著對工作、對首長高度負責的態度，就不要有任何顧慮和擔心。

（三）盡心盡力辦好每一件小事。陪同首長活動，切忌高傲自大。不能“一人之下，眾人之上”。陪同人員的自身形象，在某些方面代表著首長的形象。因此，作為陪同人員要注意小節，注意禮節，嚴格自身要求，樹立良好形象。乘車時要等首長，不要讓首長等你；用餐時要等首長坐好，再按照主人的安排入座，做到首長不到不能到，首長不坐不能坐，首長不吃不能吃，首長不起不能起。要嚴守紀律，不能把涉及黨委機關和部隊領導的一些機密事項透漏給地方人員和基層官兵，更不能為顯示自己亂許愿，表一些不該表的態，講一些不該講的話。

（四）、用心搞好歸隊匯報。注意留心掌握首長想什么、講什么、抓什么、作為機關應該做什么。歸隊后及時寫出情況匯報。