第一篇：公司公文管理規(guī)定

公司公文管理規(guī)定

1總則

1.1 為提高公文處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，結合公司（以下簡稱公司）實際工作情況，特制定本規(guī)定。

1.2 公司綜合管理部是公文的歸口管理部門，負責建立健全公文工作制度，加強公文的統(tǒng)一協調與管理，按期進行匯總分析，保證公文處理工作高效運轉。

1.3公司綜合管理部配備文秘人員負責公文處理工作。文秘人員應忠于職守、廉潔正派、保密觀念強且具備有關專業(yè)知識。

1.4公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

1.5公文處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全、規(guī)范。公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。

1.6公司各類發(fā)文在有效期內均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導和布置公司工作的文件。有效文件分兩類，一是有效的業(yè)務指導性文件，二是有效的工作安排性文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公文，是防止各級機構出現執(zhí)行無效文件的主要措施。

2公文種類及使用范圍

2.1 公司的公文種類主要有：命令（令）、決定、決議、通告、報告、請示、通知、通報、批復、函、會議紀要等。

2.2 各類公文使用范圍

2.2.1命令（令）。

適用于采取重大或強制性措施嘉獎或懲戒管理權限內的有關人員；撤銷分公司不適當的決定等。

2.2.2決定、決議。

對重要事項或重大行動做出的安排，用“決定”。

經過會議討論通過，并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

2.2.3通告。

適用于在一定范圍內向員工或者往來單位公布應當遵守或者需要知曉的事項。

2.2.4通知。

適用于發(fā)布規(guī)章制度（包括規(guī)定、辦法、章程、規(guī)程、細則等）和措施；傳達上級有關單位的指示；要求下級單位辦理或者需要知曉的事項；轉發(fā)上級有關單位、同級單位和不相隸屬單位的公文；批轉下級單位的公文；印發(fā)公司領導的講話；人事任免事項等。

2.2.5通報。

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

2.2.6報告。

適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回復上級單位詢問或交辦事項的處理結果。

2.2.7請示。

適用于向上級單位請求指示、批準的事項。

2.2.8批復。

適用于答復下級單位或相關單位的請示事項。

2.2.9函。

適用于平級單位之間或不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題。

2.2.10會議紀要。

適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

2.3公司的公文類別主要包括：

2.3.1公司文件（格式一）。

公司的發(fā)字文件文種代號為“字[xxxx]xxx號”。

公司人事勞資配備單獨發(fā)文字號，發(fā)文字號為“字[xxxx]xxx號”。

2.3.2公司批件（格式二）。

公司批件文種代號為“字[xxxx]xxx號”。

2.3.3公司函件（格式三）。

公司函件文種代號為“函字[xxxx]xxx號”。

2.3.4公司傳真電報（格式四）。

公司傳真電報文種代號為“傳字[xxxx]xxx號”。

2.4“簽報”作為內部文件，是各部門向公司主管領導請示或報告工作的一種形式。“簽報”要納入公文一體管理。“簽報”必須由主辦部門負責人親筆簽名。“簽報”原件只報一份，交綜合管理部登記編號后送公司主管領導批示，或由公司主管領導根據情況分送其他領導批示。公司領導批閱的原件由綜合管理部登記、復印后將復印件退各部門（綜合管理部保留原件，并存檔），各部門須妥善保管，并按公司領導批示要求落實有關工作。

3公文格式和行文規(guī)則

3.1 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、收文單位標識、收文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、文件編號、印章、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位等部分組成。

3.1.1涉密公文應當根據密級分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。“絕密”、“機密”還應當標明份數序號。公文是否定為密級文件由擬稿部門和綜合管理部根據公文內容共同掌握。

3.1.2緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

3.1.3發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。

3.1.4發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。

3.1.5公文標題應當準確簡要地概括公文主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文單位。

3.1.6主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位置于標題之下、正文之上，頂格排列。有些不便于在首頁列出主送單位的公文，如決定、決議、會議紀要、法規(guī)性文件等，主送單位可以寫在公文末頁抄送單位之前。主送、抄送、內部發(fā)送單位一律用全稱或規(guī)范的簡稱。

3.1.7公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。

3.1.8公文除會議紀要外，應當加蓋印章。

3.1.9公文成文日期以負責人簽發(fā)日期為準。

3.1.10抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位；應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。

3.1.11公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。

3.2公文行文要按照隸屬關系和職權范圍行文。一般不越級行文，因特殊情況，必須越級行文時，應同時抄送越過的機關。

3.3公司發(fā)文行文規(guī)則：

3.3.1凡是對公司外發(fā)文；公司發(fā)布指令、決定、決議；頒布規(guī)章制度、管理辦法和操作規(guī)程等用**電字或**電函字。

3.4 上行文（報告、請示等），應根據內容寫明主送單位，如需同時發(fā)送其他單位，還應寫明抄送單位。“請示”應堅持一文一事，一般只寫一個主送單位；“請示”不得抄送下級單位。

3.5 “報告”中不得夾帶請示事項。

3.6 精簡公文。對可發(fā)可不發(fā)的和能用電話、面談等方式解決問題的事項，不要行文。

4發(fā)文辦理

4.1發(fā)文辦理是指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、校對、印制、用印、登記、分發(fā)立卷、存檔等程序。

4.2擬稿。擬稿一般按照職能部門分工負責的原則和日常工作程序，誰主管誰主辦。涉及兩個部門以上的事項，應以一個部門為主，與有關部門協商一致后再辦理行文。

4.2.1草擬公文應當做到：

4.2.1.1符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)和上級機關的有關規(guī)定。

4.2.1.2情況屬實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清晰，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

4.2.1.3人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號。公文中的數字除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的字必須使用漢字外，其它應當使用阿拉伯數字。

4.2.1.4公文結構層次數，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

4.2.1.5應當使用國家法定計量單位。

4.2.1.6公文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

4.2.1.7公文呈批要按照“公司發(fā)文稿紙（見附件一）”要求，詳細、準確填寫有關內容。

4.2.1.8公文擬稿應采用A4紙型，同時必須提供電子版文件；會簽、核稿、簽發(fā)必須用鋼筆、簽字筆書寫，簽名應寫清姓名、日期。

4.2.1.9對公司重大事項或涉及多個部門，又需有關部門配合解決的事項，主辦部門應先征求相關部門意見，再簽報主辦部門的分管領導審閱，分管領導根據情況簽署是否發(fā)文或提出處理意見。如公司主管領導批示發(fā)文，則由主辦部門草擬文稿。

4.3公文審核。

4.3.1公文審核實行層層負責制。擬文部門負責人要嚴格把關，對所擬公文進行初審，對發(fā)文的必要性、文稿內容、文內數字的真實性、準確性負責，并簽名后送綜合管理部。

4.3.2各類發(fā)文在送綜合管理部后，由綜合管理部負責核稿把關。

4.3.2.1核稿工作要求。審核文稿與已發(fā)文件的口徑是否一致；審核文稿內容是否需要行文；審核文稿內容是否符合有關政策；審核文稿內容部門間的一致性；審核文稿中所提解決問題的意見、辦法、措施是否切實可行；審核文稿格式是否符合有關規(guī)定，文字表達是否準確精練，專用術語和人名、地名、引文是否正確，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；審核公文主送、抄送單位，內部發(fā)送范圍是否恰當等等。

4.3.2.2綜合管理部預對文稿做大的改動，應征求主辦部門的意見；對不合格的文稿，綜合管理部有權退回擬稿部門進行修改。

4.3.2.3發(fā)文需會簽的，應由擬文部門送有關部門會簽后，再交綜合管理部核稿。根據來文擬辦的文稿，必須把來文原件附在文稿后。

4.4發(fā)文編號、打印、校對、蓋章、分發(fā)。

4.4.1公文打印、編號由綜合管理部負責。密級公文要指定專人打印，并根據先急后平、先上報后下發(fā)、先公文后資料的原則進行安排。急件隨到隨辦。

4.4.2公文校對由擬稿人或擬稿部門負責。屬于密級的公文和上報的各類報表均由經辦人親校，要求做到準確無誤；校對人如發(fā)現原稿有問題時，應及時與有關人員聯系，未經簽發(fā)人同意不得隨意改動。

4.4.3公文蓋章按《公司印章管理暫行辦法》辦理。

4.4.4公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿人提出，公司相關領導審核確定。發(fā)放公文時要在《公司文件發(fā)放登記表》（見附件

一）上登記領用部門，并要求領用部門的經辦人簽名。凡發(fā)出的公文，要嚴格登記手續(xù)并進行編號、注明密級、郵寄地點、單位要書寫準確，封閉要嚴密，絕密文件還要在封口處加蓋封章。

4.5公文的更改。

4.5.1公文的更改應由文件原起草部門擬定文件修改稿或補充稿，經部門負責人審核，交綜合管理部核稿后，報公司主管領導簽發(fā)。

4.5.2文件修改稿或補充稿應在原文件受控范圍內發(fā)放，即保證修改后的文件發(fā)放到所有擁有原文件及原文件復印件的各級機構和部門。

5收文處理

5.1公文收文一般包括分發(fā)、登記、擬辦、批辦、送閱（傳閱）、承辦、督辦、立卷歸檔、銷毀等程序。

5.2分發(fā)。凡署名公司的正式公文、會議文件、重要資料及信件，由綜合管理部負責分發(fā)；署名部門的收件，由部門簽收和處理；署名領導的收件，送交領導本人收處。

5.3登記。有關部門、單位的正式公文，領導參加的各種會議的文件，及有關部門的重要資料由綜合管理部人員采用“收文登記表”對來文時間、單位、文號、標題、承辦單位等進行登記，并填制“文件呈批閱辦表”（見附件二）。

5.4擬辦。綜合管理部確定專人負責公文擬辦工作。由綜合管理部人員填制“文件呈批閱辦表”后，即送擬辦人提出擬辦意見，經綜合管理部負責人閱審后，由綜合人員按擬辦意見統(tǒng)一傳送。擬辦工作從收到公文起，一般不得超過二小時，擬辦人不在時，直接送辦公室領導閱處。急件和限時辦理的公文，應隨到隨登記、隨擬辦、隨送批、隨送辦。

5.4.1傳閱卷由擬辦人根據公司部門職責提出擬辦意見，確定傳閱順序，經綜合管理部負責人閱審后，由綜合人員按擬辦意見先送公司領導傳閱，再送有關部門傳閱。

5.4.2涉及兩個以上部門處理的請示件公文，由主辦部門提出處理意見，協辦部門會簽辦理，再送主辦部門公司主管領導批示；涉及公司發(fā)展的重大事項請示，由主辦部門提出處理意見，協辦部門會簽后，先送主辦部門公司主管領導、再送總經理批示。

5.5送閱（傳閱）和處理。

5.5.1公文送閱的范圍：公司領導、以及其他相關的閱文部門。

5.5.2公文傳閱。綜合人員要根據批辦、送閱欄中簽署的閱文公司領導和閱文部門，用送文方式進行傳閱。上級有關重要文件及“絕密”、“機密”文件，應采取保密措施直接送總經理閱示。

5.5.3領導閱批公文和各部門在閱完公文后，均應在“文件呈批閱辦表”有關欄目簽上姓名和時間。

5.5.4公文要求處理的事項由主辦部門辦理，辦完后應在“公文呈批閱辦表”中寫明處理結果。

5.5.5請示件公文主辦部門必須明確提出處理意見，會簽部門明確表示意見后報主辦部門公司主管領導批示。

5.6立卷歸檔。收處的公文辦結后，應將收文、文件呈批閱辦表、辦理結果的文件底稿立卷歸檔。

6公文的處理時限、承辦和催辦

6.1 公司綜合管理部從收到文件到送閱的處理時限為一個工作日；對擬發(fā)文稿的處理，包括核稿、審核、公司領導閱批和打印發(fā)送，其時限一般為二個工作日。

6.2各部門的處理時限。對傳閱件來文，傳閱部門的處理時限一般為一個工作日；請示件來文，主辦部門的閱辦時限一般不超過二個工作日，會簽部門的閱辦時限一般不超過一個工作日。對轉發(fā)的文件，直接轉發(fā)的公文，主辦部門的擬文時限為一個工作日；轉發(fā)公文需研究相應措施，或結合本公司實際提出貫徹方案的，主辦部門的擬文時限為二個工作日。上述公文處理，如有特殊情況可適當延長，但急件要隨時處理。

7公文歸檔

7.1公文辦結后，綜合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有關的簽報、批示等附屬材料，按規(guī)定立卷歸檔。

7.2 分工立卷的具體方法。

7.2.1與外單位聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷；

7.2.2本公司各類發(fā)文，以及以公司名義召開的會議文件，部門發(fā)文等文件的原稿、定稿、正本由綜合管理部立卷。

7.3 部門公文材料立卷程序。

部門公文材料立卷程序包括：案卷類目的編制、文件的平時歸卷。

7.3.1案卷類目的編制

各部門文書管理人員應根據本部門工作情況和任務，按照便于管理、查找、利用的原則制定本部門的案卷類目，對具有保存價值的文件及時收集、歸檔。

7.3.2文件的平時歸卷

根據案卷類目的條款名稱，為每一條款準備一個卷夾。文件處理完畢，立卷人員根據文件所針對的條款，歸入有關卷夾內并在文件登記簿上注明文件存入的卷號，以備查找。

8公文管理

8.1秘密、機密文件、資料的復印件視同正式文件、資料，閱辦后須按規(guī)定保管、立卷、歸檔或清退、銷毀。

8.2公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

8.3不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經綜合管理部負責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應當進行登記。

8.4工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退，個人不得保存文件。

9附則

9.1本規(guī)定由公司綜合管理部負責解釋。

第二篇：公文管理規(guī)定

公文管理規(guī)定

一、總則

第一條公文管理的根本目的是提高各項生產經營管理工作的效率，保證各項工作得以優(yōu)質高效地完成。

第二條原則上能夠通過溝通協調或發(fā)送電子郵件辦理的事項，應避免使用公文進行辦理，注重辦事效率。

第三條要盡量避免用文件落實文件的問題，注重各項工作辦理的實效。

第四條本規(guī)定適用于所有“xx公司”內部及“xx公司”與下屬企業(yè)間因生產、經營、管理工作需要形成的文書。

二、公文種類和寫作要領

第五條公司常用的公文種類有：

1、請示用于向上級請求指示或批準，目的是使上級同意本部門或本人的意見。內容應主要包括請示的理由和請求批示（準）的事項兩部分。要注意一事一請示以便于上級決策。

2、報告用于向上級匯報工作，反映情況，答復上級的詢問，目的是反映問題情況，總結經驗教訓以便于下步工作的開展。內容應包括主要情況、存在問題、原因、意見或建議四個部分。要注意報告的及時性，答復上級詢問的報告要有針對性，不能答非所問。

3、通知用于傳達要求下級辦理和需要有關部門周知或執(zhí)行 的事項，任免人員等。事務性通知采用“導語+主體”模式，導語說明目的、依據和事項，主體對事項做出具體安排。

4、會議紀要用于記載、傳達會議情況和議定事項。各部門內部會議紀要用于向上級報告情況，公司會議紀要用于下發(fā)下級貫徹執(zhí)行。會議紀要需注意忠于會議精神，寫明會議解決的主要問題和具體工作的負責人和完成時限，以便于檢查落實。

5、簡報是反映情況，交流經驗的內部文件。目的是反映工作中部門或員工的突出成績和成功經驗。簡報語言要生動、鮮明，具有新聞報道的特點。

6、函用于不相隸屬的單位間商洽工作，詢問、答復問題和請求批準等。要注意函作為代表單位意見的文件，要確保函的內容和形式嚴謹。

三、公文格式

第六條公文格式的主要要求包括：

1、頁邊距除以公司名義上報主管單位的請示報告首頁需套用統(tǒng)一的紅頭格式外，頁邊距統(tǒng)一為上3.7cm，下2.5cm，左2.8cm,右2.5cm。

2、標題用2號方正小標宋簡體字一行或多行居中排布。套用公司紅頭文件格式的，標題在紅色反線下空1行。使用公函用紙（紙上印有“xx公司”或下屬企業(yè)名稱）的，標題在字頭下空

2行。多行排布的標題，回行時要做到詞意完整、排列對稱、間距恰當，一般為倒三角排布，標題行間距為固定值30磅。標題中除規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

3、發(fā)文字號使用3號仿宋體字，通知和函的發(fā)文字號在標題下1行，右側對齊。年份、序號以阿拉伯數字標識，年份寫全程，以“[]”括入，序號以順序編排，不編虛位，例如“中車檢[2013] 1號”，由辦公室負責編號。

4、主送單位或領導在標題下空1行左頂格標識，后加全角冒號。上行文使用3號黑體字，下行文、平行文使用3號仿宋體字。

5、正文除一、二級標題外，均使用3號仿宋體字，每段左空２字，回行頂格。一級標題用“

一、”標識，二級標題用“

（一）”標識，三級標題用“

1、”標識，四級標題用“（1）”標識。其中一級標題用3號黑體字，二級標題用3號楷體字，三、四級標題用3號仿宋體字。除標題外，一般采用單倍行距。

6、附件在正文下空1行，左空2字寫“附件”二字，加全角冒號，寫附件名稱；有2個以上附件的，在冒號后用阿拉伯數字作為序號，附件的序號上下對齊；如附件名稱較長回行后與名稱第一個字對齊。

7、成文日期使用阿拉伯數字在附件說明（如有）右下角寫作，上報主管單位文件未經公司主要負責人簽發(fā)前日期以空格代

替，并在日期上1行寫“公司全稱（印）”，待簽發(fā)后補全日期，刪去“（印）”字，在公司名稱上加蓋公章。

8、頁碼用4號阿拉伯數字標識，采用“-1-”編號格式。第1頁（包括單頁公文）應標識頁碼，空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。單面印制的，頁碼可居中。

四、公文管理流程

第七條公司辦公室負責公文管理工作，辦公室的公文管理員負責收文、傳達和存檔工作，擬稿部門的部門負責人、擬稿部門分管領導和辦公室負責公文的審核。根據公司主要負責人要求可由指定的人員進行復核。

第八條公文管理員負責將擬稿完成后經部門負責人及部門分管領導審核后提交的文件進行登記編號（該編號僅用于公文收件登記，并非發(fā)文號）。

第九條 辦公室負責將文件交由專人核稿，核稿主要參照本規(guī)定要求進行，同時要注意該公文內容是否與公司其他規(guī)定相銜接，改變已有規(guī)定或提出新要求是否已協商一致。核稿后需修改的由擬稿人負責修改后重新報送辦公室。

第十條公文管理員負責將經過擬稿人的部門負責人、擬稿部門分管領導和辦公室審核并根據修改意見修改完成的文件上報公司主要負責人審批，該公文如需向公司主管單位上報，由擬稿人負責按照公司主要負責人批示修改意見修改后交公文管理

員按照公司規(guī)定的順序編（文）號后上報并存檔；如無需上報主管單位，由公文管理員負責編發(fā)文字號后根據文件類型下發(fā)、存檔。

第十一條公文管理員負責將公司領導在公文上的批示內容傳達給有關負責人員，相關負責人員應認真落實公司領導批示要求，并及時向領導反饋工作完成進度和結果，公司辦公室有權對領導批示工作的完成情況進行問詢和催辦。

第十二條公文管理員負責將會議紀要、通知（報）下發(fā)至有關人員郵箱或張貼于公司辦公樓一層白板上。

第十三條公文管理員負責將公司所有公文按照公文類別和時間進行整理歸檔以便查閱。

第十四條公司員工根據工作需要，可到辦公室登記后查閱或復印有關公文。

第十五條公司辦公室在公文管理的過程中要嚴格遵守“公司”有關保密規(guī)定，做好公文的保密工作。

五、附則

第十六條本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行，原《公文管理規(guī)定》同時廢止。

第十七條本規(guī)定的解釋權歸公司辦公室。

第三篇：公文管理規(guī)定

公文管理規(guī)定

為加強公司公文管理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學化，不斷提高公文處理工作的質量和效率，根據《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），結合公司工作實際，出臺本規(guī)定。

一、黨政機關公文種類

根據“條例”規(guī)定，公文種類分15種：

1、決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

2、決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

3、命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

4、公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

5、公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

6、通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

7、意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

8、通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

9、通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

10、報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

11、請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

12、批復。適用于答復下級機關請示事項。

13、議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

14、函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

15、紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

二、行文規(guī)則

行文規(guī)則是制發(fā)公文必須遵循的基本準則。公司行文應遵循以下基本規(guī)則：

1、行文原則：實事求是、精干高效、集中統(tǒng)一、確有必要、注重效用。

2、行文權限：

（1）上行文。根據工作需要，行文單位可以直接向其股東單位、上級行政或業(yè)務主管部門行文。一般情況，不越級行文。

（2）平行文。公司根據業(yè)務關系和工作需要，可以向系統(tǒng)內其他同級單位和不同系統(tǒng)各單位間行文。

（3）下行文。根據隸屬關系，公司可以對直屬公司、控股公司、參股公司直接行文。

（4）聯合行文。公司同級單位或公司同其它相應單位可以聯合行文。

3、行文要求

（1）“請示”應一文一事和主送一個單位，需要同時送其他單位閱知的，應當用抄報（上行）、抄送（上行、平行）形式，但不得抄送下級單位。

（2）“報告”中不得夾帶請示事項。（3）公文一般不直接報送領導同志個人。

4、公文排版和格式

公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上部分稱為版頭，包括：發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等；公文首頁紅色分隔線以下、公文末頁首條分隔線以上的部分稱為主體，主要包括：公文標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期和印章、附注、附件等；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記，主要包括：抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等。頁碼位于版心外。

公司公文一律使用A4紙張、左側裝訂，采用3號仿宋字體排版；頁邊距設置為：左28mm，右26mm，上37mm，下35mm；每頁22行，每行28個字。裝訂位置為兩釘外釘眼距版面上下邊緣各70mm處。發(fā)文字號在發(fā)文機關標識下空2行，居中排列，年號用六角括號括入；上行文的發(fā)文字號居左空1字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。標題在紅色分隔線下方空2行位置，用2號小標宋體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。主送機關名稱在標題下空1行居左頂格位置。正文編排于主送機關名稱下一行，使用3號仿宋體字。如有附件，在正

文下空1行左空2字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱首字對齊。如有附注，居左空2字加圓括號編排在成文日期下一行。

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

三、公文審批程序

公司公文采用逐級審批制度，按照行文程序的先后規(guī)定如下：

1、主辦部門起草公文。主辦部門根據工作需要，確需行文的，要依照公司公文管理規(guī)定起草公文主體內容，形成文件底稿，并在擬稿紙“擬稿”后簽字，由部門負責人對文件底稿進行認真審核，重點審核發(fā)文的必要性、可行性以及是否已同有關方面協商一致等。對擬出臺的規(guī)章和規(guī)范性文件，應當先行由相關會議進行合規(guī)性審核。部門負責人審核后在擬稿紙上簽字確認。需要多部門會簽的要先行會簽。在擬稿紙上填明起稿日期、印制份數等要素后，送交辦公室秘書，同時將文件主體內容電子文檔發(fā)送給打印中心。

2、辦公室秘書收到文件底稿后，要重點審核行文理由、依據，內容、格式、文字等，標注文件種類、密級等。

3、辦公室秘書將審核后的文件底稿報文件主辦部門的主管領導審批。

4、公司上行文件，要經公司主要負責人（董事長，總經理、黨委書記）簽批。

5、公司領導負責對文件內容進行總體把關，并簽署明確意見。送審公文不符合規(guī)定的，退回行文單位重新起草。

四、文件制發(fā)

1、閱批后的文件底稿，由主辦部門更正后發(fā)至打印中心排版、打印，由機要文書登記編號后，正式印發(fā)前通知主辦部門再次審核校對。

2、主辦部門校對無誤后，打印正式文件，并到機要文書室蓋章，同時將文件底稿和一份正式文件交機要文書存檔。

3、主辦單位將蓋章生效后的文件按主送、抄送單位分發(fā)。

第四篇：公文管理規(guī)定

致TO ：各部門文號NO ：HRD007/1010

由FROM ：人力資源部日期DATE ：2010年10月29日 主題SJ ：酒店公文管理規(guī)定簽批AP ：

會簽部門TD：

一、目的：

1、提高公文質量和工作效率，保證信息及時準確傳遞；

2、實現酒店公文管理的規(guī)范化、制度化。

二、適用范圍：

酒店全體員工。

三、制度內容：

（一）公文種類：

本酒店公文使用“紅頭文件”、“內部文件”、“內部通啟”、“呈請書”等四種

行文格式。

1、“紅頭文件”主要用于酒店內部下發(fā)正式文件，如人事任命、表彰決定等，該行文由人力資源部負責擬稿、校對，加蓋酒店公章，報總經理審批后統(tǒng)一下發(fā)。

2、“內部文件”主要用于酒店內部下發(fā)的規(guī)章制度，如管理辦法、管理規(guī)定

等，該行文由相關部門按照統(tǒng)一文件格式、編號擬寫文稿，報總經理審批后統(tǒng)一下發(fā)。

3、“內部通啟”主要用于酒店內部的通知、通報等，如活動通知、質檢通報

等，該行文由相關職能部門按照統(tǒng)一文件格式、編號，擬寫文稿，報總經理審批后統(tǒng)一下發(fā)。

4、“呈請書”主要用于酒店各部門向上級領導上報的請示報告等，該行文由

相關部門根據工作需要按照統(tǒng)一文件格式、編號擬寫文稿，報總經理審批后統(tǒng)一下發(fā)。

（二）行文規(guī)則：內部文件 restricted document1、行文應當確有必要，并注重效用，行文專題專用，一文一事。

2、行文一般以逐級行文為原則，并根據文件內容確定呈報和抄報的部門。

3、行文格式規(guī)范正確，文字簡潔，力求準確，條理清晰，文號編寫規(guī)范，避免重復。

（三）公文格式：（附電子版）

1、標題：三號宋體字，加粗，文件頭行距為固定值20磅；

2、正文：一律為小四宋體字，行距一般設為固定值25磅，字符縮放100%，字符間距為“標準”，段落間距（段前段后）為0磅；

3、主題：簡明扼要、高度概括；

4、日期：為文件的定稿上報審批日期；

5、文號：由部門英文縮寫代碼+序號+年份組成，如人力資源部2010年10

月的第1號“內部文件”“內部通啟”“呈請書”表示為：“文號HRD：001/1010”。

（四）公文管理：

1、各部門應設專人負責公文的保管、立卷歸檔工作，并根據《酒店信息保

密制度》，履行借閱等手續(xù)，同時嚴禁將酒店的業(yè)務機密文件、資料內容泄露在外。

2、部門負責人對當日簽收的文件及時進行傳達、培訓，并作為工作交接的一項重要內容。

3、人力資源部定期對文件的保管、培訓及執(zhí)行情況進行檢查，對違反規(guī)定

者及學習執(zhí)行不到位者進行考核處罰。

呈報：總經理

抄送：各部門

致TO ：文號NO ：

由FROM ：日期DATE ：

主題SJ ：簽批AP ：

會簽部門TD：內部文件 restricted document

酒店內部文件（規(guī)章、制度類）格式如下：

1、標題：三號宋體字，加粗，文件頭行距為固定值20磅；

2、正文：一律為小四宋體字，行距一般設為固定值25磅，字符縮放100%，字符間距為“標準”，段落間距（段前段后）為0磅；

3、主題：簡明扼要、高度概括；

4、日期：為文件的定稿上報審批日期；

5、文號：由部門英文縮寫代碼+序號+年份組成，如人力資源部2010年10

月下發(fā)的第1號內部文件表示為：“文號：HRD001/1010”。

呈報：總經理

抄送：各部門

鈞瀚大酒店

內部通啟

MEMORANDUM致TO ：文號NO ：

由FROM ：日期DATE ：

主題SJ ：簽批AP ：

會簽部門TD：酒店內部通啟（通知、通報類）格式如下：

1、標題：三號宋體字，加粗，文件頭行距為固定值20磅；

2、正文：一律為小四宋體字，行距一般設為固定值25磅，字符縮放100%，字符間距為“標準”，段落間距（段前段后）為0磅；

3、事由：簡明扼要、高度概括；

4、日期：為文件的定稿上報審批日期；

5、文號：由部門英文縮寫代碼+年份+序號組成，如人力資源部2010年10

月下發(fā)的第1號內部通啟表示為：“文號：HRD001/1010”。

簽發(fā)（總經理）：

抄送：各部門

鈞瀚大酒店

呈TO ：文號NO ：

由FROM ：日期DATE ：

事由RE ：簽批人AP ：

呈請書 PETITION

酒店呈請書（請示、報告類）格式如下：

1、標題：三號宋體字，加粗，文件頭行距為固定值20磅；

2、正文：一律為小四宋體字，行距一般設為固定值25磅，字符縮放100%，字符間距為“標準”，段落間距（段前段后）為0磅；

3、事宜：簡明扼要、高度概括；

4、日期：為文件的定稿上報審批日期；

5、文號：由部門英文縮寫代碼+序號+年份組成，如人力資源部2010年10

月上報的第1號呈請書表示為：“文號：HRD001/1010”。

6、呈請事宜敘述完畢后，統(tǒng)一用“當否，敬請批示”。

呈報：總經理

抄送：相關部門

第五篇：公文管理規(guī)定

公文管理規(guī)定

公文管理規(guī)定

為了規(guī)范收、發(fā)文管理，提高辦文效率，維護公司形象，特制訂本規(guī)定。

一、職能部門

行政人事部是公司公文處理的管理部門。根據公文管理規(guī)定，總體負責和協調收、發(fā)文管理工作。

二、收文辦理

1、由公文的承辦部門進行收文登記，并由部門經理提出擬辦意見送分管經理審定或送相關領導傳閱。應在來文規(guī)定的時限辦理完畢。

2、公文辦理完畢后，應根據公司檔案管理有關規(guī)定，及時整理、立卷，按規(guī)定要求歸檔。

三、發(fā)文辦理

1、各部門擬寫文稿，行文臺頭和落款一律書寫單位全稱；如有附件，應在正文之后，落款之前，最后寫上日期；發(fā)文前要填寫《發(fā)文簽發(fā)單》，經部門經理簽證后送交公司分管經理或總經理核稿、簽發(fā)。

2、經簽發(fā)的發(fā)文稿由行政人事部統(tǒng)一填寫《發(fā)文登記表》、編上發(fā)文號，由擬稿部門負責打印，并做好校對、裝訂工作，然后送采購部蓋章。

3、對外發(fā)文打印格式要求：

(1)打印在公司統(tǒng)一印制的紅頭發(fā)文紙上，第2頁起使用普通A4紙；

(2)標題采用黑體，粗體，三號字，居中；

(3)正文采用仿宋體，四號字，兩端對齊，一般每頁面排22行，每行30字；

(4)行距采用1.3倍行距,字距采用“標準”字距；

公文管理規(guī)定

(5)標題與正文間隔一行；二頁以上（包括二頁）須標注頁號，頁號位于頁面底端居中。

4、對內發(fā)文打印格式要求：

(1)正文按對外發(fā)文用紙和格式打印。

(2)具體內容或附件采用公司統(tǒng)一設置的具有公司標識頁眉的A4紙打印： a.標題采用黑體，粗體，小三號字，居中；

b.正文采用仿宋體，小四號字，兩端對齊，一般每頁面排22行，每行35字； c.行距采用1.8倍行距,字距采用“標準”字距；

d.標題與正文間隔一行；二頁以上（包括二頁）須標注頁號，頁號位于頁面底端居中。

5、發(fā)文除送達相關收文單位或部門外，須留存發(fā)文部門及行政人事部各一份。行政人事部要設立臺帳，做好立卷工作。次年三月前按照《文成縣迦美湖置業(yè)有限公司檔案管理規(guī)定》的要求歸檔。

四、其他

1、本規(guī)定的解釋權歸行政人事部。

2、本規(guī)定自2013年9月9日起施行。