第一篇：公文格式規范化

公文格式規范化，是辦公自動化的客觀要求，也是充分發揮公文作用，維護公文嚴肅性和權威性的必要條件。標準、規范的公文格式，不僅有利于公文的撰擬和制作，也有利于公文的處理和管理，乃至歸檔和查閱利用，為公文的標準化、現代化管理奠定基礎。國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）和國家質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》（以下簡稱《公文格式》），對行政機關的公文格式做出了嚴格的規定和要求，自正式實施以來，對規范公文格式，提高公文質量起到了很大的作用。但仍有一些公文沒有嚴格按照要求去做，存在很大的隨意性，造成公文格式的不規范，嚴重影響了公文的嚴肅性、公正性，影響了公文的質量和效能，因此，必須引起高度重視。本文針對公文格式中常出現的不規范現象進行了歸納，供同行參考。

一、公文格式中常出現的不規范現象

(一)發文字號標注不規范。發文字號的一個重要作用就是分類存檔、方便查閱。它具有特別的區分意義，一旦設置就具有了在一定范圍內的唯一性和獨有性。《公文格式》規定，“發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。”在實際工作中，有些單位把機關的簡稱直接作為機關代字使用，致使文號太長。聯合行文時，出現幾個發文字號。有的單位發文字號的年份用圓括號“（）”括入，而不是用規范的六角括號“〔〕”。對于字號和字體，有的用小3號有的用小標宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發文字號序號不編虛位(即l不編為001)、不加“第”字的規定，出現“×發[×××]O0×號”、“×發[×××]第×號”等不規范格式。

(二)公文標題不規范。按照《辦法》規定：“公文標題由發文機關名稱、公文主題和文種組成。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。”有些單位不規范的做法是：一是標題中標明發文機關；二是標題濫用符號。標題中使用了多種標點符號，較多的是使用逗號、頓號和書名號等。

(三)引用文號不規范。《辦法》規定：“引用公文應當先引標題，后引發文字號”。按要求，引用公文一是要準確，不能隨意簡化；二是要完整。并注意排列順序。但有些單位公文中，將其前后倒置。有的先引文號后引標題，有的只引文號不引標題，有的只引標題不引文號。書寫使用應當注意必須將“發文字號”要素用圓括號括入，以標注的形式出現。例如。“據××辦發[2005]l2號文《關于×××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規定的，正確的引用方式應為“據《關于×××通知》(××辦發[2005]12號)”。

(四)結構層次序數使用不規范。依照《辦法》第二十五條第(九)項規定：“公文中的數字，除成文日期，部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。”規范的結構層次序數要求，第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。而在使用中常出現的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數與上位序數倒置。二是層次跳躍，或在“(一)”、“(1)”后加頓號，寫成“(一)、”或“(1)、”等。

(五)成文日期標識不規范。常出現的問題：一是未用漢字將年、月、日標全，使用阿拉伯數字表達年份，如把成文日期標成“2005年2月1日”，或把“○”寫為“0”或“零”，或將“二○○五年”寫為二00五年。二是年份寫成兩位，沒有寫足四位，比如，把“二○○五年”寫成“○五年”，或把“2005年”寫成“05年”等。三是標注位置太低或太高，以至于印章距正文太遠或蓋壓正文。四是把擬文日期作為成文日期。五是把修改日期或送簽日期作為成文日期。六是聯合行文以主辦機關簽發日期作

為成文日期。

(六)印章加蓋不規范。印章是公文制發機關對公文負責的憑證，必須規范使用，但常出現不規范現象；一是不加蓋印章。按規定，行政公文除會議紀要外，必須加蓋印章，而有的正式公文就不蓋印。二是印章蓋得不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上。三是印章未居中下壓成文時間，蓋印距正文太遠。四是在單一機關制發的公文落款處署制發機關名稱，并把印章蓋在公文制發機關名稱的位置上。

(七)附件標注不規范。主要表現在：一是附件和正文間隔或大或小，附件頂格標識。二是把被批轉、轉發、印發和發布的內容，作為附件處理。三是附件說明與附件的標題不一致，有的附件標題縮寫。四是附件說明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號使用漢語數字標識，附件名稱后加標點符號。五是附件跟附注區分不清，在印發文件時不管是附件還是附注全當作附件，導致關系的確認錯誤。

(八)附注標注不規范。附注主要用以注釋和說明公文中在其他區域不便說明的各種事項。大多數單位對這個格式內容不了解，因而用起來常常放在正文后。按照要求應在成立日期下一行空2個字加括號標注此項。

(九)抄送機關標識域不規范。抄送機關標識域用來標識除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。但有些機關公文已主送上級機關，又同時抄送該部門的領導。在抄送標識域內常出現“抄報”，頂格標識“抄送”，回行時與“抄送”對齊，最后一個名稱后不加句號等不規范問題。

(十)公文中的表格不規范。有些公文把表格的頁碼混同于文字頁的頁碼放置，表格的單雙頁碼表頭排放隨意。按規定，橫排的表格單頁碼應置于表的左下角，雙頁碼應置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。但在實際工作中常常混淆。

(十一)版記不規范。常出現不規范的做法是：一是沒有版記。有的部門公文其他格式相當規范，但就是沒有版記。二是版記位置不對。三是在發布、批轉、轉發、印發或有附件的公文中，將版記置于一份公文的中間部位，即在印章之后，被發布、批轉、轉發、印發內容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是不畫版記內的三條黑色反線，有的只畫主題詞下的一條。五是印發機關、印發日期等項目都頂格打印，有的左空或大或少，印發日期或混同于成文日期，或用漢語數字標識。

(十二)發文機關標識不規范。《公文格式》規定，發文機關標識“由發文機關全稱或規范化簡稱后加?文件?組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。”但有些機關發文機關標識不統一、不規范。一是上行文沒留批示域，或批示域不符合規定。二是平行文、下行文用上行文的版頭。三是未使用“紅頭”的正式發文形式，用白紙制發公文。如此種種，嚴重削弱了公文的權威性和嚴肅性。

二、影響公文格式規范的原因

(一)受傳統觀念的影響。雖然新《辦法》已出臺多年，但一些單位的公文格式仍沿襲多年的做法。如，新《辦法》第十四條規定：“向下級機關的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。”也就是把“抄報”與“抄送”統一改為“抄送”。但在日常公文處理過程中發現，取消“抄報”，統一用“抄送”并不是件容易的事。一些上級機關至今仍在延用“抄報”，而下級單位也只得按習慣照常效仿，以示對領導機關的尊重。

(二)思想認識不到位。一些公文辦理人員對公文格式重要性的認識不夠。公文處理人員在辦理公文過程中責任心不強。對新《辦法》不熟悉，對公文格式規范化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領導對公文的重要性認識不夠或不了解公文處理規范和要求。有些部門領導不重視公文格式，甚至直接干涉，按領導意圖辦理公文。

(三)公文審核把關不嚴。公文處理程序不規范，未建立健全公文處理規章制度和規范化管理程序，特別是審核把關制度不夠完善，致使公文制作不規范，在一個單位未形成統一的公文格式。實踐中，有的公文制作者草擬公文時自由發揮，不守規則；審核人原則性不強。不負責任；領導簽發時，或礙于情面，或忙于事務，常常忽視對公文格式的審核把關和督查，有的公文制作程序不規范，領導簽發后才審核，這就不可避免地導致公文中出現不規范的問題。

(四)人員素質有待提高。一些公文處理人員未經過系統的培訓和學習，不懂公文格式，對公文處理方面的規章制度不太了解。對公文印制規則不很熟悉。因而需要全面提高公文處理人員的整體素質。

三、規范公文格式的對策

(一)加強領導，提高思想認識。規范公文格式，防止格式的隨意性，維護其規范的體式，對于進一步提高公文的處理效牢，推動機關正常工作的開展，有著十分重要的意義。各級領導和機關工作人員都要從這個高度去認識規范公文格式的重要意義。各級要加強對公文處理工作的領導，不僅明確分管領導，安排業務精、責任心強的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級領導還要帶頭學習公文處理知識并模范遵守，提高認識，增強做好公文格式規范化工作的自覺性。

(二)健全制度，規范辦文程序。建立行之有效的管理制度。是保證公文格式規范化的一個重要措施。在公文處理的各個環節都要把好關，從公文的起草、審核、審批、擬辦、校對、印刷等都必須建立嚴格的制度和規范，明確各環節的權限和責任，要有嚴格的公文處理流程，實現公文處理工作規范化、制度化和科學化。

(三)加強學習，提高人員素質。全面提高公文辦理人員的素質是規范公文格式的一項基礎性建設。一是提高認識。要在思想上重視公文格式規范化工作，從事公文辦理的人員要抱著高度負責的態度和精益求精的精神，增強事業心和責任感。二是加強自身建設。注重理論學習，善于擠時間，刻苦鉆研，掌握必要的基礎知識精深的專業知識。熟悉公文處理方面的知識，提高業務水平。三是加強人員隊伍培養。培養熟悉公文處理規定，有理論索養、有文字功底的公文處理人員。四是辦公室要設立公文處理和公文審核的專門崗位或專職人員，并有專門負責公文審核把關的人員。五是保持公文處理人員的相對穩定性。

(四)加強督查，保證公文質量。行政機關要加強對下級機關和單位公文處理工作的指導和監督檢查，在公文處理過程中強化審核監督環節。要制定嚴格的辦文程序，在公文處理中做到多級審核，層層把關。嚴格按照規定和要求，加強對公文格式規范化的管理和指導，維護公文的嚴肅性和權威性。定期組織業務培訓和學習交流，學習并借鑒好的經驗和做法，開展研討交流活動，不斷提高公文處理人員的思想素質和業務水平。定期組織公文處理質量檢查，并設立考核考評和獎懲制度。不斷提高公文質量。

第二篇：規范化公文制定

日期：2009年4月9日 |

規范性文件制定程序規定

根據市法制辦關于《規范性文件制定程序規定》，制定本規定。

一、制定規范性文件必須符合下列要求:

(一)、符合法律、法規、規章和上級行政機關的規范性文件的規定；

(二)、切實保障公民、法人或其他組織的合法權益；

(三)、體現改革精神，科學規范行政行為，促進政府職能向經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務轉變；

(四)、用語準確、簡潔，條文內容明確、具體，具有可操作性。

二、起草：

起草人員要深入調查研究，總結實踐經驗，廣泛聽取有關機關、組織和公民的意見。聽取意見可以采取書面征求意見、座談會、論證會等多種形式。

三、審稿：

規范性文件起草完畢后，起草人員應當及時將規范性文件送審稿及其說明和其他有關材料送法法制員進行把關。規范性文件送審稿的說明包括制定規范性文件的必要性、規定的主要措施、有關方面的意見等。

有關材料主要包括匯總的意見、會議記錄、調研報告以及起草規范性文件所依據的法律、法規、規章和上級行政機關的規范性文件等。

四、定稿：

在認真研究各方面的意見，相關人員對規范性文件送審稿進行修改，形成規范性文件草案和對草案的說明。說明應當包括制定規范性文件擬解決的主要問題、確定的主要措施以及與有關部門的協調情況等。規范性文件草案和說明需經黨委擴大會議討論，并做好會議記錄。

五、簽發：

規范性文件經黨委擴大會議審議決定。報請主要負責人簽署。

六、發布與備案：

規范性文件應當及時向社會公布，并向市法制辦備案。

第三篇：公文格式規范化標準

公文格式規范化標準

第一條 為規范我鎮行政機關公文格式，保證公文形式的嚴肅、整潔、統一，根據《國家行政機關公文格式》印制標準（京政辦發[2000]126號）結合我鎮實際，特制定本標準。

第二條公文用紙一般采用國際標準A4型。

第三條公文行間距28磅；頁邊公文用紙上下白邊為2.5厘米，左右白邊2.8厘米。

第四條公文主體標識規則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到主題詞以上部分，按排列順序依次為：公文標題、主送機關名稱、公文正文、公文附件、成文日期及機關印章、公文附注等部分。

（一）公文標題：使用小二號華文中宋字，居中排布，寬度不超過頁面；２行以上的標題，回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（二）主送機關名稱：標題下空１行，左側頂格用三號仿宋GB312體字標識，回行時仍頂格；最后１個主送機關名稱后標全角冒號。

（三）公文正文：主送機關名稱下１行，每自然段左空２個字，回行頂格，使用三號仿宋GB312體字；公文正文中小標題使用三號黑體字。數字、年份不能回行。

（四）附件：公文如有附件，在正文下空１行，左空２字，用３號仿宋體字標識“附件”，其后標全角冒號和附件標題，附件標題后不加標點符號。如有序號，使用阿拉伯數碼。附件應

當與公文正文一起裝訂，并在左上角第１行頂格標識“附件”或者“附件”及序號；附件序號與附件標題前后標識應當一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第１行頂格標識公文的發文字號，并在其后標識“附件”或者“附件”及序號。

（五）成文日期和機關印章：成文日期用漢字將年、月、日標全,“零”寫為“Ｏ”;黨委紅頭日期為阿拉伯數字，如2010.1.1，政府紅頭為中文數字，如二〇一〇年一月一日。機關印章使用紅色。

１、單一機關制發的公文，落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期；成文日期右空４個字；加蓋印章應當上距正文２毫米～４毫米，端正、居中，下壓成文日期。

２、聯合機關制發的公文，需要加蓋２個印章時，應當將日期拉開，左右各空７個字；主辦機關在前，２個印章均壓成文日期，采用同種加蓋印章方式，并保證印章端正、排列整齊；２個印章之間互不相交叉或者相切，相距不超過３毫米。

３、聯合機關制發的公文，需要加蓋３個以上印章時，應當將各發文機關名稱（可使用規范簡稱）排在成文日期和正文之間；每排最多排３個印章，兩端不得超出版心；最后一排如排１個或者２個印章，均居中排布；印章之間互不相交叉或者相切；在最后一排印章之下右空２個字標識成文日期。

４、特殊情況說明：不得出現空白印章；當印章下弧無文字時，采用下套方式，以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，將印章中心線壓在成文日期上；當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應當采用調整行距、字距的方式處理，必須使印章與正文同處一頁；不得標識“此頁

無正文”。會議紀要不加蓋印章。

（六）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空３行，用３號仿宋體字，左空２個字加圓括號標識。

第五條 頁碼：均使用４號半角白體阿拉伯數碼，置于版心下邊緣之下１行，數碼左右各放４號一字線，一字線距版心下邊緣７毫米。單頁碼居右空１字，雙頁碼居左空１字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

第六條 公文中的表格：公文如有附表，表格長寬比例與版心比例同，阿拉伯數字要對齊數位；橫排表格，應當將頁碼置于表格左側，單頁碼置于表格左下角，雙頁碼置于表格左上角；單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

第七條 公文成品排版標準：公文中的橫向距離的長度單位為“字”，指１個漢字所占空間；公文中的縱向距離的長度單位為“行”，一般每頁排22行，每行排28個字。

（一）文字準確率100％，編排美觀；規格符合標準。

（二）字跡清楚，版心不斜不走，版面干凈。

（三）印刷份數準確，雙面印刷，頁碼套正。

第八條 公文裝訂標準：左側裝訂，整齊牢固，不掉頁；切口光潔，符合標準，數量準確。

（一）無多頁、無缺頁，無顛倒、無混裝。

（二）裝本平整，釘距適當，無壞釘、無漏釘、無重釘，膠裝不掉頁、不粘面，膠口不超過５毫米。

（三）清潔無臟，無折角、無刀花，無毛茬、無缺損。

第九條公文眉首標識規則、公文版記標識規則由打字室統一核制。

第四篇：黨委系統公文格式規范化標準

黨委系統公文格式規范化標準

一、公文版頭

包括版頭、密級、緊急程度、發文字號、簽發人5項。在公文首頁上半部，約占版面的三分之一，與公文主體部分用橫線隔開，橫線中間加一個五角星。

（一）版頭

一是發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字，如：“中共北京市房山區委文件”。

二是發文機關全稱或者規范化簡稱加括號標明文種，如：“中國共產黨北京市房山區委員會(報告)”。聯合行文，版頭可以用主辦機關名稱，也可以并用幾個機關名稱。

（二）密級

秘密公文的秘密等級按照保密規定準確劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”。如果有保密期限的，在密級之后加五角星并注明保密期限，如：“機密★5年”。標注在首頁的左上方。

（三）緊急程度

按照對公文送達和辦理的時間要求，文件分為“特急”、“加急”。標注在密級的下方。

（四）發文字號

由發文機關代字、發文和該的發文順序號組成，位于版頭之下橫隔線之上。當只有發文字號時應當居中；有簽發人時，發文字號在左，簽發人在右。聯合行文時，只標注主辦機關的發文字號。

（五）簽發人

上報公文需在發文字號右側標注“簽發人”，“簽發人”后面只標注簽發人姓名，簽發人在兩人以上應上下排列。

二、公文主體

包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章7項。

（一）標題

由發文機關名稱、公文主題和文種組成，位于橫隔線下方，居中排列。如：《中共北京市房山區委關于印發區委常委工作分工意見的通知》。如果兩個或兩個以上單位聯合發文，標題中的單位名稱應依次縱向排列，兩端對齊。

（二）主送機關

指收受、辦理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規范化簡稱，也可用同類型機關的統稱，位于正文上方，與標題空一行，頂格排印。

（三）正文

指公文的主體，用來表述公文的內容。位于標題或者主送機關下方（無主送機關與標題空一行）。公文首頁要有2行以上的正文。如果一個文件中需轉發一個或多個文件，則被轉發文件另起一頁。

（四）附件

附件與正文相對。位于正文之后，與正文裝訂在一起，并在正文之后、發文機關署名之前注明附件名稱（附：××××××）。如果有兩個以上的附件，應當分行用阿拉伯數字按順序注明附件標題。附件首頁的左上角標明“附件：”（多個附件應按順序標明“附件×：”），空一行為附件標題，再空一行為附件內容。附件標題必須相一致。

（五）發文機關署名

應當標注發文機關全稱或規范簡稱，與標題中的發文機關名稱一致，位于正文的右下方，與正文之間空二行。如果兩個或兩個以上機關聯合發文，發文機關名稱應對齊，名稱的最后一個字與行尾空四個字。

（六）成文日期

位于發文機關署名下方，一般署會議通過或者領導簽發日期。由多位領導簽署意見的，應署最后的簽發日期。成文日期最后一個字與行尾空兩個字。

決定、意見等不標明主送機關，成文日期加圓括號標注于標題下方居中位置。

（七）印章

普發性紅頭文件以外的公文應當加蓋印章。印章要蓋在發文日期中間偏上的位置，上不壓正文下壓日期。

三、文尾部分

指公文末頁的尾部。包括印發傳達范圍、主題詞、抄送機關和印制版記4項。

（一）印發傳達范圍

主要用于重要公文或在特定范圍內傳閱公文中的標識。如需發至村級、區級重點企業的文件，在成文日期的左下方標注“此件發至××”或“此件發至××級”，加圓括號。

（二）主題詞

按《公文主題詞表》進行標注。左側頂格排印，詞與詞之間要空出一個字的距離，如一行排列不下，可另起一行，與第一個主題詞對齊。如果《公文主題詞表》中沒有所需主題詞，可自由標引，自由標引的主題詞后要加“▲”。每件公文所選用的標引詞數量，一般在10個以內，其中自由標引詞控制在2個以內。

（三）抄送機關

指除主送機關外的其他需要告知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。抄送機關名稱標注于印制版記上方。對上級單位用“抄報”，對平級和不相隸屬單位用“抄送”，對下級單位用“抄發”。

（四）印制版記

由公文印發機關名稱、印發日期和份數組成，位于公文末頁下端。上報文件文尾為×年×月×日印，下發文件文尾為×年×月×日印發。份數指印刷份數，如：（共印××份），以橫線與公文印發機關名稱、印發日期隔開，位于一行的右邊。

四、其他標準

（一）字體、字號

緩急程度、密級：三號黑體。版頭字號不做統一規定，但是發文機關全稱加括號標明文種的，括號內文種的字號要與發文機關全稱協調。發文字號用四號仿宋。文件標題用二號標宋（即：宋體加粗）。正文用三號字，其中，標題用黑體，第二層標題可用楷體，其他用仿宋。“附件：”用三號黑體，附件標題用二號標宋，附件內容與正文要求相同。“主題詞”用三號黑體，主題詞內容字體用三號標宋。抄送機關、印發機關名稱和印發日期用四號仿宋。份數用五號宋體。頁碼用五號宋體。

（二）數字

按照《出版物上數字用法的規定》的要求使用。注意：

1.除部分序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作詞素的數字以及其他必須使用漢字的外，一般使用阿拉伯數字。

2.結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。在同一件公文中，數字的使用前后要一致。

3.成文日期用阿拉伯數字。

（三）標點符號

按照國家頒布的《標點符號用法》標引。需要注意：

1.文件標題中盡量不用標點符號（書名號除外）。

2.正文中的標題，如果單獨一段，在末尾不用句號、冒號等標點符號。

3.附件標題末尾不用標點符號。

（四）公文的用紙和排印、裝訂

公文的漢字從左至右橫排。黨委系統公文用紙幅面規格采用16開型（長260毫米，寬184毫米），左側裝訂。每頁21行（頁碼占一行，標注為“·×·”，單頁碼居右，雙頁碼居左），每行26字，頁邊距上為3厘米、下為2.5厘米，左右各為2厘米。

第五篇：黨政公文寫作規范化問題探析

黨政公文，是被民眾尊稱為紅頭文件的公文，是黨和國家機關傳遞政策法令、表達意志、指揮工作、溝通情況的重要手段，是處理黨務、政務，依法行政和進行公務活動的重要工具，是具有極強“法定效力”和“規范體式”的公務文書。由于黨和國家機關表達意志的公務文書具有特殊地位和功能，決定了公文寫作是一項嚴肅的政治性、政策性極強的工作，其撰寫

和處理必須遵從特定的規范，必須嚴格遵守黨和國家關于公文處理的有關規定，做到規范化、科學化、標準化、制度化，以維護公文的權威性、嚴肅性，確保公文質量。如果公文不規范，其內容不當，甚至與有關的法律法規不一致，或語言表達不準確等等，不僅達不到制發公文的目的，影響工作，使工作陷入被動，而且還會造成不良的社會影響，有損公文的嚴肅性及權威性，也影響黨和政府在百姓心目中的威信。但在工作中，仍有一些黨政機關的公文存在種種不規范的問題，甚至存在違規的現象。

一、黨政公文的失常形象

制發公文時不注意公文內容的規范化問題，甚至公文的內容與有關的法律法規不相符，那么不僅會影響工作，而且還會造成極壞的影響，甚至引發混亂。

（一）公文“打架”問題

案例：《政府文件“頂牛”，職工有病難退》（《大河報》2007年11月22日）因勞動和人事部門秉持的文件內容相左，××縣11名機關事業單位的職工經歷了一場漫長的病退。一年前他們通過了××市人事局統一組織的體檢鑒定，但縣勞動局卻拒發退休工資，理由很簡單，病退體檢須由勞動部門辦理。機關事業單位人員病退體檢鑒定究竟誰說了算，人事部門和勞動部門各執一詞，各自都有紅頭文件為依據，這也是事情一直僵持不下的原因所在。縣人事局以《××市政府辦公室關于嚴格事業單位工作人員提前退休退職審批工作的通知》（×政辦〔2007〕24號）為依據，該通知要求“各縣（市區）、市直機關事業單位人員因病提前退休、退職工作由市機關事業單位醫務鑒定委員會組織統一體檢，統一鑒定。”縣勞動局以《××市人民政府關于進一步加強機關事業單位養老保險工作的通知》（×政〔2007〕59號）為依據，該通知規定“因病提前退休（職）需經勞動能力鑒定委員會鑒定。”雙方都有“尚方寶劍”，爭執不下的“鑒定”歸屬造成一些職工“有病難退”。

評析：部門爭權，紅頭文件開道。2007年一年內為什么會出現兩份互相“打架”的文件呢？兩份看似矛盾的文件背后是市人事部門和勞動部門“角力”的結果。在雙方爭執的背后，是人們對部門爭利的微詞。這是由于有關部門對公文之間“打架”沒有進行協調性的審查，也沒有統一的協調機構隨時解決政府部門在行使職權過程中發生的權限爭議所造成的。

（二）黨政公文的違規問題

案例： ××××區機關事務管理處發出“史上最牛”的服務通知，俺幫你“擺平”交通違章記錄。（《揚子晚報》２００９年２月２８日）

關于提供機動車年審服務的通知

區各單位各部門：

為深化機關效能建設，促進和諧機關建設，更好地為區各單位各部門服務，現區機關事務管理處開展機動車統一集中年審服務。凡區各單位各部門公務車及區工作人員私人車輛需要年審服務的，可到區機關事務管理處進行年審預約登記。機動車年審日期可提前三個月年審。如年審機動車有電子警察違章記錄的，機關事務管理處可幫忙協調交警部門，予以免除駕駛證扣分等服務。機動車年審預約登記日期截至２００９年２月２５日。

特此通知

××區機關事務管理處（印章）

評析：濫用手中的權力，維護部門和個人的利益。(來源：好范文 http://www.tmdps.cn/）交通違規，難道政府部門及工作人員就可以免責嗎？遵守交通規則，人人有責，公務員更應該起模范帶頭作用，任何人也不能凌駕于法律之上。政府部門公開發公文，利用權力使違規的行為免于處罰，違反了法律面前人人平等的原則，影響十分惡劣。

（三）濫發公文

案例：“ 紅頭文件當欠條”出賣政府威信（《三秦都市報》2008年2月2日）

1月29日晚8時許，民工張志年十天前專程代表200多農民工，從四川廣元趕到××市××縣，向××縣國土資源局討要5年前所欠的工資。1月28日該局下發×國土資函字〔2008〕4號文件，該文件承認“目前尚欠施工單位工程款400余萬元，施工單位拖欠喬大國、李中喜等民工工資100余萬元。”文

件承諾“縣政府資金到位后，我局及時通知你們，由你們與施工單位來我局當面算清賬，以施工單位提供的拖欠名單和數額為依據，所欠民工工資由我局現場向你們兌付。”并在紅頭文件上標注“此承諾等同欠條”。

評析：以紅頭文件當欠條實在是荒唐。政府欠薪本來就不是什么光彩的事，以紅頭文件當欠條是一張出賣政府誠信的欠條，有損公文的嚴肅性、權威性，有損政府的形象，也令政府的公信力受到質疑。等著政府還5年前欠下的工程款回家過年的農民工還會信紅頭文件的承諾嗎?

二、黨政公文行文中的語言表達問題

公文寫作要求開門見山，直言其事，語言準確簡潔，做到要言不煩，始終保持公文嚴肅、莊重的特點。從寫作學的角度看，一些公文也存在這樣或那樣的問題。例如：

1．為了加大煤礦安全生產管理，嚴厲打擊煤礦違法生產活動，市政府組織專家研究制定了 《關于嚴厲打擊煤礦違法生產的有關規定》。初稿形成后，經過三次征求意見會議，形成了討論稿。×年×月×日市政府常務會議討論一致通過，現印發給各單位。各單位要認真組織學習，領會精神實質，把握操作標準，嚴格執行，今后不得再出現違反本規定的行為。

（×市政府《關于印發嚴厲打擊煤礦違法生產的有關規定的通知》）

通知前半部分敘述該規定的形成過程，后半部分強調要求，顯得過于啰嗦，該段文字可以改為：“《關于嚴厲打擊煤礦違法生產的有關規定》經×年×月×日市政府常務會議討論通過，現印發給你們，請嚴格遵照執行。”開門見山，簡潔明快。

2．那些沒有取得安全生產許可證、采礦許可證、煤炭生產許可證、營業執照及礦長沒有取得礦長資格證、礦長安全資格者的礦井，應實施停產整頓。

（×市《關于地方煤礦證照不全礦井實施停產整頓的緊急通知》）

該段公文因使用了“那些沒有取得”、“應”等態度平和的語言，不能準確表達出市政府對礦井整頓的堅決態度。該段文字如果改為“凡未取得安全生產許可證、采礦許可證、煤炭生產許可證、營業執照及礦長沒有取得礦長資格證、礦長安全資格者的礦井，一律實施停產整頓。”充分體現政府對礦井整頓的堅決態度，體現公文的權威性。

三、公文文種的混用問題

在實際工作中，常用的公文文種很多，各文種有明確的使用范圍和功用，有不少單位將功能及使用范圍相近的文種相混淆。

（一）濫用公告

公告是國家行政機關向國內外宣布重要事項或法定事項時使用的公文，是由專門的職能部門按法律程序發布的，但我們在報刊上經常可以看到各種各樣的公告，濫用公告的現象十分嚴重。

案例：

公告

（《××日報》2007年1月27日）

根據市政建設計劃，江山路（北環——天河路）改造工程定于2007年1月30日至2007年4月20日進行封閉施工。為保障道路的安全暢通和施工的順利進行，現將有關事宜公告如下：

1.從2007年1月30日至2007年4月30日開始對江山路北環立交橋至天河路進行封閉施工，在此期間該路段禁止機動車輛通行。2.繞行車輛必須按照交通標志行駛，并服從交巡警指揮和保通人員的引導。3.沿街單位和居民的車輛需持機動車行駛證、單位介紹信、身份證等相關手續于2007年1月28日至2007年1月31日到河南省郵政培訓中心609房間辦理《沿街單位車輛通行證》。4.本次施工給你帶來不便，敬請諒解并請您慎重選擇繞行路線。

特此公告，請過往車輛和人員周知并相互轉告。

××市公安局交通巡邏警察支隊

××市市政重點工程建設項目部

從上述內容可以看出，該公告既不是國內外重要的事項，也不是法定事項，只是將某一路段施工的信息告訴給附近的單位和居民以及路過此地的人員，涉及的范圍極小，應用“通告”這一文種。通告就是公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項的公文。

（二）請示與報告相混淆

請示與報告相混淆是常見的現象。有的公文明明向上級機關請求批準事項，卻寫成了報告；或用“請示報告”，如《關于要求開放××空港的請示報告》；或題目為請示，正文里卻沒有明確提出向上級請示的事項，也沒有要求上級批準的事項，只是匯報工作，反映情況。

案例： 2004年1月1日中央電視臺《經濟與法》欄目報道的《尷尬的教師證》中，電視屏幕出現了××縣教育局的《關于××等人民教師資格問題的請示報告》的公文。

（三）請示與請批函相混淆

不相隸屬的機關之間“請求批準和答復審批事項時”用函；隸屬機關請求批準用請示，答復用批復。有的單位該用函的用了請示，例如：某市貿易局請財政局撥款寫《××市貿易局關于撥付商貿工作會議經費的請示》，二者是平級單位；又如：××市文化局向財政局申請撥款也寫請示。一些制發公文者認為，雖然本單位與受文單位沒有隸屬關系，不是上下級關系，甚至本單位比受文單位的級別高，但畢竟是某項工作需要對方支持或批準，用請示顯得尊重對方，對辦事更有利。有的單位擔心有關主管部門看到函反感，特意將該用“請求批準的函”改用為“請示”。一些權力部門看到沒有隸屬關系機關的“函”心里別扭，似乎對自己不太尊重而不積極給予解決問題。

四、公文格式的不規范問題

關于公文格式的問題，黨政公文各有明確的規定及要求，但公文格式的不規范問題也比較突出。例如某省政府有關部門在公文辦理情況通報中，列舉了公文格式種種不規范現象：××〔2009〕41號文有2處不規范：首頁無正文；發文字號中的括號誤用為方括號；××〔2009〕10號文有2處不規范：成文時間單獨一頁，未標聯系人和聯系電話；××市〔2009〕47號文有2處不規范：附件與正文之間未空行，成文時間“○”誤用為阿拉伯數字“０”； ××〔2009〕41號文有3處不規范：公文標題加注標點符號，成文時間與正文之間距離過大，未標聯系人和聯系電話。

黨和國家對公文處理有明確的規定和要求，但為什么一些機關單位的公文存在這樣或那樣的問題，不規范的公文屢屢出現？究其原因，影響黨政機關公文行文規范化問題的主要因素是：

一、對公文寫作重視不夠，寫作能力不強。一些制發公文者對公文行文工作的重要性認識不夠，沒有充分認識到公文行文規范化的意義，責任心不強，對公文寫作不夠重視。有的認為公文寫作簡單，不需要下太大的功夫，只要將領導的意圖表達清楚就行了，忽視公文語言的選擇錘煉，因此制發的公文達不到語言準確簡潔，行文嚴肅、莊重的特點。另外近年來進入公務員隊伍的高校畢業生，由于所學專業的限制，許多人沒有系統地學習過公文寫作，不知道黨政機關各有哪些文種，不能熟練掌握黨政公文的格式及寫作技巧，因此在制發公文時難免會出這樣或那樣的問題。

二、法治觀念不強。有些制發公文者缺乏對法律、政策的了解；有的主管領導法律意識不強，或從地方保護主義出發，或體現某一領導或管理者的意志，或為了追求部門的利益而互不通氣，以致出現“公說公有理、婆說婆有理”的現象，致使一些不規范，甚至違規違法的公文出臺。

三、領導把關不嚴。上級主管部門及領導對公文的審閱重內容輕形式，一般在簽發或批閱公文時只看公文所反映的內容如何，很少從規范化的角度考慮公文的內容、文種的選用及格式的問題。

四、缺乏嚴格的審查和監督機制。長期以來對公文的審查大多實行事后備案制，事后備案制具有滯后性，使一些不規范的公文在被糾正之前已經造成了無法彌補的損失。另外濫發不當或違法的公文不需要付出多少責任成本，這也是滋生違法或不當公文的土壤。因此應加強對公文制發的審查監督工作，建立公文前置審查及備案機制，建立與公文前置審查相配套的差錯追究制度，從而用嚴格的制度來保證紅頭文件的權威性、嚴肅性。

五、多頭規定帶來的混亂。中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別制發了黨的機關和國家行政機關公文的處理條例、辦法，對其公文的種類及其使用分別做出了具體規定，其中黨政公文中既有相同的文種，也有不同的文種，容易造成文種混用的問題。

六、公文寫作教材和專著失范造成謬誤流傳。公文寫作教材和專著是公文寫作的指導用書，是秘書的得力工具，在傳授公文寫作知識方面功不可沒。但還有一些公文寫作書中存在種種問題，如關于文種介紹，將黨的機關公文文種與國家行政機關公文文種相混淆；文字敘述與圖示不一致：如敘述的是行政公文成文日期右空4字，但圖示上有的空6字、5字、2字等；有的發文字號、成文日期書寫不正確，與現行的有關規定不一致，這些都會誤導學習者。

公文廣泛地應用于政治、經濟、科技、教育等各個方面，同各行各業及個人都有密切的關系，因此把公文寫好、處理好是國家公務員，特別是在黨政機關工作的領導干部必不可少的工作之一，如果忽視公文的寫作，就會影響依法行政和公務的辦理，因此一定要重視公文規范化的問題。在制發公文時，一定要嚴格按照黨和國家對公文處理的有關規定，做到規范化、科學化、制度化、標準化，提高公文質量，維護公文的權威性、嚴肅性，使公文在現代化建設中發揮重要作用。

黨政公文寫作規范化問題探析