第一篇：商業信函合同條款(背面)

甲乙雙方認定以下條款

甲乙雙方根據《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國廣告法》、《中華人民共和國郵政法》、《中華人民共和國郵政法實施細則》及相關的法律法規，本著互惠互利、平等合作、誠實信用的原則，共同認定并履行以下合同條款：

1、定義：

信函：指以套封形式傳遞的緘封的信息的載體。

商業信函：寄遞商務信息的信函。信函內容具有商業性和廣告性，用于企事業單位、各類團體介紹產品、交流信息、發出邀請等各類信息而提供的通信形式。

制作：指甲方接受乙方委托，對乙方交寄的信函印制、封裝、過戳、計數的操作過程。

寄遞：指甲方接受乙方信函的收寄、分揀封發、運輸、投遞的操作過程。

2、甲乙雙方的權利和義務：

2.1甲方必須按照國內國際郵件處理規則規定和合同內容在約定的期限內認真履行乙方所托付交寄的商業信函。

2.2甲方必須執行國家郵政局和廣東省郵政局的相關文件規定。

2.3乙方必須確保郵發內容的合法性和真實性，因郵發郵政商業信函而引發民事糾紛或其他糾紛，概由乙方出面處理并承擔責任。

2.4乙方必須按照合同約定的期限支付款項，如逾期甲方將每天按合同款項的0.5%的比例收取滯納金。

3、合同的變更、終止、解除或中止履行均按《中華人民共和國合同法》規定執行。

4．政策變化

因國家政策變化的原因導致郵政資費調整。按國家新的資費政策執行。

5．違約責任

本合同簽訂后，即具有法律約束力，甲乙雙方必須認真履行自己的義務，任何一方不得違反，否則相對方有權向違約方追償商函費用30%的違約金；如因違約造成另一方其他損失的，違約方還應承擔賠償責任。

6．糾紛解決的方式

合同履行過程中任何一方對履行合同有爭議的應當先以協議的方式解決，如協商不成，任何一方有權向當地的仲裁委員會提出仲裁或人民法院提起訴訟。

7．本合同一式四聯，自簽字之日起生效，具有同等法律效力。

第二篇：商業信函范本

商業信函范本

一、介紹信

1.Dear Mr/Ms,This is to introduce Mr Frank Jones ,our new marketingspecialist who will be in London from April 5 to midApril on business.We shall appreciate any help you can give Mr Jones andwill always be happy to reciprocate.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，現向您推薦我們的市場專家弗蘭克·瓊斯先生。他將因公務在四月15日到四月中旬期間停留倫敦。我們將非常感謝您向瓊斯先生提供的任何幫助，并非常高興施以回報。

您誠摯的2.Dear Mr/Ms,We are pleased to introduce Mr Wang You, our import managerof Textiles Department.Mr Wang is spending three weeksin your city to develop our business with chief manufacturesand to make purchases of decorative fabrics for the

comingseason.We shall be most grateful if you will introduce him toreliable manufacturers and give him any help or advice he mayneed.Your faithfully

尊敬的先生/小姐，我們非常高興向您介紹我們紡織部的進口經理王有先生。王先生將在你市度過三周，他要與主要的生產廠家拓展商務并為下一季度采購裝飾織品。如能介紹他給可靠的生產廠家，向他提供所需的任何幫助或建議，我們將不勝感謝。

您誠摯的二、感謝信

Dear Mr/Ms,Thank you for your letter of June 4, enclosing anaccount of the organization and work of your Chamberof Commerce and Industry.We are very grateful for such a

detailed account ofyour activities.This information is certain to helpincrease our future cooperation.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，謝謝您六月四日的來信及隨信附上的說明書，該說明書描述了你們工商總會的工作與組織結構。對給我們一個你們活動如此詳細的描述，我們表示非常感謝。這一信息一定能幫助促進我們未來的合作。

你誠摯的三、祝賀信

1.Dear Mr/Ms,On the occasion of the 35th anniversary of your NationalDay, please accept our heartiest congratulations.May the trade connections between our countries continueto develop with each passing day!

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，值此國慶三十五周年之際，請接受我們最真誠的祝賀。愿我們兩國之間的貿易聯系持續發展。

你誠摯的2.Dear Mr Minister，Allow me to convey my congratulations on your promotionto Minister of Trade.I am delighted that many yearsservice you have given to your country should have beenrecognized and appreciated.We wish you success in your new post and look forwardto closer cooperation with you in the development oftrade between our two countries.Sincerely

尊敬的部長先生，請允許我向您升任貿易部長表示祝賀。多年來你對國家的貢獻被認可，欣賞，我非常高興。我們祝愿您在新的職位取得成功，期待我們兩國在貿易發展上進一步合作。

誠摯的四、回復信

Dear Mr/Ms,Thank you for your letter conveying congratulations onmy appointment.I wish also to thank you for the assistance you havegiven me in my work and look forward to bettercooperation in the future.Sincerely

尊敬的先生/小姐，感謝你來信對我的任命表達的祝賀。我也感謝您對我的工作給予的支持，并期望未來能有更好的合作。

誠摯的五、邀請信與答復

1、邀請信

Dear Mr/Ms,We should like to invite your Corporation to attend the 1997 International Fair which will be held from April 29 to May 4 at the above address.Full details on the Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，在上述地址，我們想請貴公司參加于四月二十九日到五月四日舉辦的1997國際商品交易會，關于交易會的詳情我們一周內將寄給你。希望不久能收到你的來信，并能來參加。

您誠摯的2、肯定答復

Dear Mr/Ms,Thank you for your letter of March 20 inviting our corporation to

participate in the 1997 International Fair.We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.Mr Li will be in your city from April 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，感謝三月二十八日來信邀請我們公司參加1997國際商品交易會。我們樂于參加并計劃展示我們前幾年生產的電子設備。李先生將于四月二日至七日去你市做具體安排，非常感謝你的協助。

你誠摯的3、否定的答復

Dear Mr/Ms,Thank you very much for your invitation to attend the 1997 Internationl Fair.As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.We hope to see you on some future occasion.Yours faithfully

第三篇：商業信函格式

thereceiveraddreattheleft,underthelevelofthedateandtwolineabovethealutation,theameait

aearotheenvelope.Thedatemayelacedatthe

rightmargioftheage,ialignmentwiththeclosingand

signatureattheottom,orflushwiththeleftmargiifafulllocktyleiused.

正確的商業信函格式應將收信人的地址放在日期下方,距敬稱上方兩行處以上.與信封排列格式相同。如果用全開信紙,日期應放在信紙的右上方,與下方的結束語及署名對齊.August8,2000

Mr.JohLake

T&TCo.Ltd.25roadwayewYork,NewYork10024

DearMr.Lake,(BodyoftheLetter)

Sincerelyyours,ArthurHardingMoore

第四篇：6-1.1商業信函郵政服務合同

合同編號：

商業信函寄遞服務合同

委托方：

受托方：

委托方（以下簡稱甲方）：

法定代表人/負責人：

地址： 受托方（以下簡稱乙方）：

法定代表人/負責人：

地址：

根據《中華人民共和國合同法》等有關規定，本著誠信實用、互信互利的原則，簽訂本合同，共同遵守。

第一條 服務內容

甲方采用郵政商業信函載體形式進行市場推廣、業務宣傳和渠道管理，具體業務需求包括：

（一）甲方在乙方的名址數據庫中選取_________條名址用于商函發寄；

（二）甲方提供商業信函內頁，也可由乙方為甲方設計策劃商函的內頁；

（三）甲方發寄商函所使用的信封為______(6號、7號、9號、其它)_________（普通、彩色）信封，信封由甲方自帶或乙方代為印刷；

（四）乙方負責商函信封打印、內件封裝、郵寄投送工作。第二條 質量要求

乙方依照法律、國家主管部門規定、國家或者行業標準規范以及雙方約定提供商業信函寄遞服務。

第三條 費用標準及支付方式

（一）費用標準

郵資： 本埠_______元/件，計_______件，費用：_______元；

外埠_______元/件，計_______件，費用：_______元；

信封印制費：_______元/枚，_______枚，合計：_______元； 名址使用費：_______元/條，_______條，合計：_______元； 封裝打印費：_______元/件，_______件，合計：_______元； 內頁印刷費：_______張，規格_________費用：________元。

費用總計：__________（RMB）元，__________________（大寫）。

（二）雙方自簽訂合同之日起，______日內甲方以支票或現金形式向乙方交清全部費用，乙方應向甲方開據郵政服務費用發票。

或：乙方根據雙方認可的商業信函數量，按照前款約定的價格，在______年______月______日之前向甲方支付全部費用，乙方應向甲方開據郵政服務費用發票。

（三）乙方的賬戶信息：

開戶名稱：

開戶銀行： 行 號： 賬 號： 上述賬戶信息如有變動，應提前3日書面通知對方。

（四）甲方納稅人識別號：。第四條 甲方權利和義務

（一）甲方應按時將與實際發寄數相符的信函內頁交付給乙方，便于乙方的封裝工作；或者委托乙方代為制作信函內頁。

（二）甲方根據乙方提供的名址信息分類表，自行選取或由乙方工作人員代選名址，甲方確認后由乙方負責信封名址打印，對名址信息負擔保密義務。

（三）甲方向乙方提供商業信函的內容并對內容的合法性負責。

（四）甲方有權查看乙方的封裝過程。第五條 乙方權利和義務

（一）甲方確定名址后，乙方負責為其打印信封。

（二）乙方要根據實際情況及時的將內件封裝完畢。

（三）乙方在收到甲方支付的郵寄費用后，與甲方確定發寄時間，并在規定時間內將信件發出。

（四）未經甲方同意，乙方不得隨意修改雙方共同確認的商業信函圖稿、樣式和文字內容。商業信函圖稿樣式和文字內容定稿后，未經甲方確認，乙方不得制作、寄遞商函。

（五）甲方提供發函信息的情況下，乙方保證本合同項下的商業信函送達收件人名址有效率達到______%，若未達到要求，乙方另選名址為甲方免費進行二次郵

寄；但如因甲方原因導致的收件人名稱、地址及郵政編碼不準確，致使信件無法投遞，乙方免于承擔責任。

第六條 權利保證

甲方保證：甲方自行設計的圖稿或者提供的函件信息沒有侵犯他人的著作權、商標權、肖像權、名譽權、姓名權或名稱權以及其他權利，亦不構成針對他人的不正當競爭；甲方并提供相關權利證明或者取得相應權利人的授權使用許可。如果存在對上述一項或多項權利的侵權，或者構成針對他人的不正當競爭，從而遭到相關權利人的投訴或訴訟，要求賠償和/或停止侵權，應由甲方負責處理并承擔相應的法律責任。乙方因此先行承擔了法律責任的，甲方應給予無條件的賠償。

第七條 保密

（一）保密信息是指尚未對外披露的或公眾尚未知悉的信息，在本合同項下包括但不限于：產品信息、價格信息、客戶名單、經營信息、技術信息、各方企業其他內部信息及其各種形式的載體，例如會議記錄、圖紙、筆記、手冊、圖片、批文、草稿及其他文件資料等。

（二）除為履行本合同之目的或者有權的司法或行政機關依法要求披露者外，任何一方未經對方事先書面同意不得向第三方披露任何與本合同有關的保密信息。在依法必須披露的情況下，披露者應當在可行的范圍內，事先向本合同另一方提供所被要求披露信息的草案，并根據另一方合理請求作任何適當修改；如事先提供不可行，至少應在披露信息后立即通知對方，除非依照法律規定或生效命令不得為之。

（三）為履行本合同之目的，任何一方均可以向其員工披露必要的保密信息，但應當確保其員工遵守本合同及相關協議規定的各方應盡的保密義務。

（四）保密義務不因本合同履行完畢或解除而終止，除非保密信息已經對外披露或已經為公眾所知。

第八條 通知

雙方因執行本合同或與本合同有關的一切的通知都應當按照本條下述地址以雙方確認的傳真或類似的通信方式，或者掛號信、快遞方式，或者直接送達方式進行。如使用傳真或類似的通信方式，通知日期為通信發出日期；如使用掛號信件、快遞方式，通知日期為郵件寄出日期并以郵戳為準；如使用直接送達方式，通知日期為被送達方簽收日期。

通知地址及聯系人：

甲方：

乙方： 地

址：

地

址： 聯系人：

聯系人： 電

話：

電

話： 傳

真：

傳

真： 電子信箱：

電子信箱： QQ：

QQ：

郵政編碼：

郵政編碼：

雙方通信地址、通信方式和聯系人發生變化，應提前3日通知對方。第九條 違約責任

（一）因甲方提供的圖稿內容、函件信息違反法律、法規規定或涉嫌侵權的，由此導致的糾紛和法律責任由甲方自行負責，乙方免于承擔責任。若乙方因此遭受任何損失，由甲方負責賠償。

（二）在甲方提供信息準確的前提下，因乙方打印錯誤引發的糾紛由乙方負責，甲方免于承擔責任；若甲方因此遭受任何損失，由乙方負責賠償。

（三）甲方逾期支付費用的，每日依照應付費用______%向乙方支付違約金；乙方可以將甲方拖欠費用的生效法律文書送交法定征信機構。

第十條 不可抗力

（一）本合同所稱不可抗力，是指本合同各方由于地震、臺風、水災、火災、戰爭、恐怖事件以及政府行為等其他不能預見，并且對其發生和后果不能防止或不能避免且不可克服的客觀情況。

（二）本合同任何一方因不可抗力不能履行或不能完全履行本合同的義務時，應在不可抗力發生之日起的7日內通知本合同的相對方，并在不可抗力發生之日起的15日內向相對方提供由相關部門出具的不可抗力證明。

（三）任何一方對于因發生不可抗力且自身無過錯造成延誤或不能履行合同均不負責任。但必須采取一切必要補救措施以減少造成的損失。

第十一條 爭議的解決

（一）雙方因本合同發生糾紛時，應協商解決。協商不成時，以下列第 種方法解決：

1.向乙方所在地人民法院起訴。2.提交

仲裁委員會仲裁。

（二）對任何爭議進行仲裁或訴訟，除爭議事項或爭議事項所涉及的條款外，雙方應繼續履行本合同項下的其它義務。

第十二條 附則

（一）本合同自雙方法定代表人/負責人或者委托代理人簽字，加蓋雙方單位公章或者合同專用章之日起生效。

（二）雙方簽字確認的廣告圖稿、發函信息清單、作為合同附件，為本合同不可分割的組成部分，與本合同具有同等效力。

（三）本合同是雙方對于本合同項下所有事項之約定和理解的全部。雙方在此之前形成的針對本合同所述事項達成的包括但不限于書面和/或口頭協議、備忘錄和理解全部失效，并為本合同所取代。

（四）如果本合同中存在無效、失效或不能履行的條款，則該無效、失效或不能履行的條款不影響本合同其它條款的有效和履行。

（五）本合同中的標題僅為便利參考而設，不限制或影響任何條款的內容和含義。

（六）如有未盡事宜，甲、乙雙方可以另行簽訂補充協議。

（七）本合同一式 份，甲方持 份，乙方持 份。

（八）本合同 年

月

日訂立于乙方住所地。

甲方（蓋章）： 乙方（蓋章）：

法定代表人/負責人： 法定代表人/負責人： 委 托 代 理 人： 委 托 代 理 人：

商業信函寄遞服務合同適用指引

本合同供郵政企業提供商業信函郵寄服務參考使用，主要條款包括：合同標的、費用結算、雙方權利義務、權利保證、違約責任、免責條件、通知、爭議的解決、附則等。

本合同簽訂時應注意以下問題：

1.委托項目應當明確商業信函寄遞服務的具體范圍，郵寄、封裝、打印、名址數據提供等。

2.價款支付涉及到郵政業營改增的，應明確增值稅納稅的有關問題，如混合經營、發票提供、抵扣責任、價款計算等內容。

3.權利保證條款，應明確廣告客戶提供的廣告圖稿、文字或者提供的廣告素材、成品廣告宣傳頁涉及到商號、知識產權、人物肖像、特殊標志及其它各種標識的，應當提供相關各種權利證明或者取得相應權利人的授權使用許可。若存在法律瑕疵或者侵權情形，廣告客戶對此應承擔相應的法律責任。

4..考慮到，目前商業信函業務欠費糾紛較多，可以運用信用懲戒機制解決，宜在違約責任中規定，廣告客戶拖欠費用的，郵政企業可以將生效的相關法律文書送交法定征信機構。

5.審慎審查委托方的資信情況。審查委托方提交的營業執照，應當審查原件。還要強調的是，應通過工商行政管理部門的市場主體信用信息系統進行核查。凡因未按規定期限公示報告、通過登記的經營場所無法取得聯系以及違法失信被列入經營異常名錄或“黑名單”的企業或者法定代表人不得與之進行交易，避免由于委托方主體信息不真實或者存在違法失信劣跡而使自身陷入法律糾紛。

6.當事人使用本合同書時約定無需填寫的條款，應在該條款處注明“無”等字樣。

7.合同文本有關空格的內容由雙方根據實際情況填寫，所列數字、百分比、期間均為參考值。可對參考值進行調整，對有關條款進行補充或修改。簽訂合同時結合具體情況正確選擇文本中所提供的選擇項條款，注意保持合同的完整性。

第五篇：商業信函寫作（范文）

商業信函的寫作要求

商業信函不同于文學創作。文學作品忌顯不忌隱，忌直不忌曲，而商業信函應清楚明確，不隱不曲。商業信函的寫作要求是：

1、主題突出，觀點明確

商業信函是為開展某項商業業務而寫的，具有明顯的目標。信文內容應緊緊圍繞這一目標展開，不要涉及無關緊要的事情，以免沖淡主題；也不必象私人一般信函那樣，寫入問候、寒喧一類詞語。向對方提出的問題要明確，回答對方的詢問也要有針對性，不能答非所問，或故意繞彎子，回避要害。鑒于商業信函往來涉及經濟責任，所談事項必須觀點明確，交待清楚。例如答復對方訂貨要求時，必須將供應商品的規格、性能、供貨日期、價格與折扣條件、交貨方式、經濟責任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后糾紛。

2、面向對方

為促進雙方經銷往來，信函應給對方一個好的印象。因此，在寫信之前，要設身處地想一想：對方的需要：對方的處境、利益與困難；如何在互惠互利的前提下盡可能考慮對方的需求，還要考慮對方的地位、身份、專業知識、文化程度，接受能力等，使對方正確理解信中所談內容。

態度誠懇是指信文內容應實事求是，不要夸夸其談，弄虛作假。同時即使對方提出的要求不能接受，也應用委婉地語氣加以

解釋，以求保持良好關系，不致損害以后的買賣來往。

3、實事求是，謙恭有禮

經商往來要求實事求是，遵守職業道德，維護企業與個人的信譽，不得蓄意欺騙對方或設下圈套誘使對方上鉤，以謀求不正當利益。謙恭有禮不是僅說幾句客套話，而是要尊重對方，講究文明禮貌。例如，收到對方來函，應盡快給以答復，拖延回信的做法是不禮貌的。

4、結構嚴謹、首尾圓合

結構嚴謹，要做到這一點應在動筆之前，首先把所要寫的內容有條不紊地組織起來，列成提綱或打草稿，以免結構松散，首尾脫節。

商業信函的特點是開門見山。可在信的開頭直接進入主題而不落俗套。在信的結尾可提出各種希望等。

5、語氣平和，用詞準確

為了達到買賣往來的目的，注意寫信的口吻與語氣是很重要的。商業信函的語氣要平和，要平等相符，不得用命令或變相威脅的語氣，要做到不卑不亢。

用詞要準確，不要用一些晦澀的或易于引起歧義的詞語。用詞不當或不準確，常常會使對方引起誤解，甚至被人利用而導致一方經濟損失。例如提請對方供貨時，不要用“大量”、“許多”一類詞語，應具體說明數量。同樣，報價不能籠統地說“合理價格”或“市場價格”，而應說明具體價格為多少，用何種貨幣，怎樣結

算，有沒有各種附加收費，盡量避免使用“大約”、“左右”一類詞語。答復對方的來信，最好說明那封來信的日期、內容、編號，不要籠統地說“來信收到”或“上月來信”等，因為來信可能不止一封。

此外，信文用字應規范化，還要正確使用標點符號。

6、清楚簡潔，注意修辭

信文內容與形式都要做到清楚簡潔。做生意講求效率與節省時間。清楚簡潔的書信最受歡迎。要避免使用長句冗詞以及不必要的修辭詞。

商業信函以實用為宗旨，它不象文學作品那樣講究修辭，但必要的修辭也是不可少的。不通順或邏輯混亂的語句，就會影響意思的表達和信息的交流。

最后要養成寄信前至少檢查一遍的習慣。除核實內容是否完整、事實是否準確外，還要檢查語句是否有毛病，以及檢查信件是否能為對方理解和接受，經過檢查認為滿意后，再簽名寄出。

中文商務信函寫作格式

對秘書人員而言，寫成一封得體、明確的信，不僅要有對書信內容所涉業務或相關背景的熟悉，還應了解中外書信的基本規范。

中文書信內容的結構，主要由稱呼、啟詞、正文、酬應過渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。

1、稱呼 稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關系、親疏關系、尊卑關系、長幼關系等而定，一般都用“敬語＋稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經理海成先生臺鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。（頂格寫，后面加冒號。）

2、啟詞 啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”；思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順遂”等；贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等；承前式的“上周曾發一傳真件，今仍具函，為××事”，“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對象，不論內容，一律以“您好”為書信之啟詞，實在極不恰當。此外，公務書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定于”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據了解、據報、據查實”等一系列公文用語，以提領全文。（在稱呼下面另起一行，前空兩格！）

3、正文 正文是書信的主體，是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數件事，但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。（在啟詞下面另起一行空兩格。）

4、酬應過渡 正文結束時，可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經過此次合作，雙方的友誼將有進一步發展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務書信的常用結語過渡，如“特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函復、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。（過渡一下更符合禮儀規范）

5、祝頌詞 書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關系各有不同，書信內容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等，有時，往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。

6、簽署 書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經理”等，而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經理王富成”或者 “××公司辦公室秘書李倩”、“××部業務員劉震”等。今天，許多書信都以計算機制成，但即使已打印了姓名，仍應再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名后應有具名語，如“謹上、謹呈、敬述”等，以表示對受件者的尊重。(通常中文

信函寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商務信函也可靠左)以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。

7、日期 日期明確本是應用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必須準確，表現出寫信人的負責態度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。（寫信日期-般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

中文商務信函的寫作格式

如同一般信函，商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。

(1)開頭

開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

(2)正文

信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題，通常包括：

①向收信人問候；

②寫信的事由，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復等等；

③該信要進行的業務聯系，如詢問有關事宜，回答對方提出 的問題，闡明自己的想法或看法，向對方提出要求等。如果既要向對方詢問，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重；

④提出進一步聯系的希望、方式和要求。(3)結尾

結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。

(4)署名

署名即寫信人簽名，通常寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

(5)日期

寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業信函的日期很重要，不要遺漏。