第一篇：三級涉外文秘考點(縮小版)

職業道德：

1． 道德包括：家庭美德、社會公德、職業道德。2． 道德與法律的關系：a聯系：車之兩輪，鳥之兩翼；相輔相承，相互促進；道德與法律在內容上有部分重疊。b區別：在范圍上，道德>法律；在調節主體上，道德>法律；在調節方式上，法律具有強制性和滯后性，道德具有自覺性和事前性。

3． 道德評價的特點是：具有擴散性和持久性。4． 職業道德的特點：鮮明的行業性；范圍上的有限性；形式上的多樣性；一定的強制性；相對的穩定性；利益相關性。

5． 職業道德的功能：導向、規范、整合、激勵功能。6． 職業道德的社會作用：有利于提高人們的道德水平，促進良好社會風尚形成；有利于調整職業利益關系，維護社會生產生活秩序；有利于完善人格，促進人的全面發展。

7． 我國傳統職業道德的精華：公忠為國；恪盡職守；自強不息，勇于革新；以禮待人，誠實守信；見利思義，以利取義。

8． 社會主義道德：以為人民服務為核心，以集體主義為原則，以五愛為基本要求，以愛崗敬業、誠實守信、辦事公道、服務群眾、奉獻社會為主要規范和內容，以社會主義榮辱觀為行為準則。

9． 社會主義職業道德的特點：繼承性與創造性的統一；階級性與人民性的統一；先進性與廣泛性的統一。10．社會主義核心價值觀：以馬克思主義為指導思想，中國特色社會主義共同理想，以愛國主義為核心的民族精神，以改革創新為核心的時代精神，社會主義榮辱觀。11．職業道德的五個要求：愛崗敬業、誠實守信、辦事公道、服務群眾、奉獻社會

12．集體主義的內涵：堅持集體利益和個人利益統一；堅持集體利益至上；集體利益要通過對個人利益的滿足來實現。

13．集體主義的要求：正確處理集體與個人的關系；正確處理小集體和大集體的關系；反對錯誤思想（個人主義、享樂主義、拜金主義）。

14．職業道德的內在準則：忠誠、審慎、勤勉 15．職業化即專業化，是一種自律性的工作態度，它包含職業化素養<職業化技能<職業化行為規范。16．職業化內涵與職業道德素養：職業化內涵包括德才兼備的內涵，包括職業道德準則的內涵，包括自主與協作的內涵，包括職業化與人力資源倫理。

17．職業化管理：職業化是一種工作狀態下的標準化、規范化、制度化。

18．職業技能：包括職業知識、職業技術、職業能力。19．職業技能的特點：時代性；專業性；層次性；綜合性。

20．職業技能與職業道德的關系：職業技能的發揮是考職業道德做保障的；職業道德對職業技能有統領、支撐、促進作用。

21．如何提高職業道德：腳踏實地，勇于進取，與時俱進，永無止境。

22．加強職業道德修養的重要性：有利于職業生涯的拓展，有利于職業境界的提高，有利于個人的成長成才。23．實現職業道德修養的途徑：端正職業態度，強化職業情感，要注意歷練職業意志。

24．敬業：A重要性：是在職場立足的基礎；是事業成功的保證；是企業發展壯大的根本。B內涵：孔子最早

提出“敬業”。敬業的含義：恪盡職守、勤奮努力、享受工作、精益求精。特點：主動性、務實性、持久性。C要求：強化職業責任，堅守工作崗位，提高職業技能 25．誠信：A重要性：關系到企業興衰；是個人職業生涯的生存力和發展力。B內涵：誠是信的前提。特點：通識性，智慧性，止損性，資質性。C要求：尊重事實，真誠不欺，講求信用，信譽至上。

26．公道：A重要性：是企業發展的重要保證；是員工和諧相處，實現團隊目標的保證；是確定員工薪酬的一項重要指標；公道與否影響員工職業發展的前景。B內涵：公道是制度的靈魂，其表現形式包括公道的制度、行為、品德。特點：標準的時代性，觀念的多元性，意識的社會性。C要求：平等待人（樹立市場面前顧客平等的觀念，樹立按貢獻取酬的觀念，樹立按德才謀取職位的平等觀念），公私分明（要有法律意識、慎微意識、大局意識），堅持原則（立場堅定、方法靈活、以德服人），追求真理。

27．紀律：A重要性：影響企業形象，關系到企業成敗，是企業選擇員工的重要標準，遵守職業紀律關系到員工個人事業成功與發展。B內涵：通常講的是狹義上的職業紀律。特點：社會性，強制性，普適性，變動性。C要求：學習崗位規則，執行操作規程（牢記、演練、堅持），遵守行業規范，嚴守法律法規

28．節約：A重要性：是企業興盛的重要保證，是從業人員立足企業的品質，是從業人員事業成功的法寶。B內涵：特點：時代表征性，社會規定性，價值差異性。C要求：愛護公物，節約資源，艱苦奮斗。

29．合作：A重要性：是企業生產經營順利實施的內在要求，是從業人員汲取力量和智慧的重要手段，是打造優秀團隊的有效途徑。B內涵：按有無合同分為正式合作和非正式合作，按群間劃分為群體與個人、個人與個人。特點：普遍存在的社會性，互利性，平等性。C要求：求同存異（換位思考、胸懷寬廣、學會寬容、和諧相處、密切配合），互助協作，公平競爭。

30．奉獻：A重要性：是企業健康發展的保障，是從業人員履行責任的必由之路，有助于創造良好的工作環境，是從業人員實現理想的途徑（謀生、實現個人專長和才智、服務社會，造福人類。）B內涵：奉獻是最高層次的職業道德。特點：非功利性，普遍性，可為性。C要求：盡職盡責（明確崗位責任、培養職責情感、全力以赴工作），尊重集體（以企業利益為重、正確對待個人利益、樹立職業理想），為人民服務。錄像題：

TIPS：1.提前到崗，按時上班。2.會議桌/辦公桌干凈整潔。3.著裝規范。4.響鈴不過三，接電話及時。5.接電話禮儀規范。6.辦公室/會議室溫度適宜，通風良好，及時清理，光線適合，綠色植物。7.開會前提前到會場做準備，檢查設備。8.女士優先原則，尊重女性。9.尊重個人隱私。10.用餐、開會次序排列準確。11.拜訪前做到提前預約。12.會見會談準備工作得當。13.正式宴請禮儀得當。14.倒茶倒咖啡方式是否正確。15.饋贈禮品得當。16.能及時、冷靜正確處理突發事件，善后事宜處理得當。17.正確填寫事故情況記錄表/工商情況處理表。18.及時評估辦公室工作，提出建議。19.熟悉辦公用品采購程序，及時購買。20.正確填寫訂貨單。21.制定合理的采購預算方案。22.合理開發和利用信息。23.文書擬寫正確。24.消除安全隱患（消防器材，線頭裸露）25.能提醒領導工作安排。26.對會議評估及

時，合理到位。27.會議結束前能搜集到對會議的反饋意見。28.合理控制會議經費。29.能及時請領導在會議記錄上簽字。30.會議結束后能及時收拾會議室。31.及時做到有效溝通。32.出現問題，主動承擔責任。33.文件歸檔分類正確。34.能正確使用“跟蹤卡”，及時催還文件。35.能指導新人工作，態度誠懇端正。36.主動為領導排憂解難。37.隨聲攜帶紙筆，及時記錄領導吩咐。38.能掌握速記技能。39.準備大型活動應急方案，并及時溝通協調各部門。40.有保密意識，明白內外有別。41.不逾權，正確行使權力。（蓋章要正確，能正確使用印信）42.正確處理單位敏感問題。43.正確使用儀器設備。44.在溝通中，能做到換位思考，內部客戶意識。45.正確處理各部門，同事間的矛盾。工作實務題：

1． 擬定商務活動的禮賓次序方案：A確定禮賓次序方案（在商務活動中，一次接待兩個以上的外國代表團就需要確定禮賓次序。因為這涉及到在會議發言時誰先誰后，宴請是誰坐在主人右邊那個最好的位置等敏感問題。）在商務交往的具體實踐中，禮賓次序共有5種常見的排列方法。a依照來賓所在國家或地區的名稱的拉丁字母的先后來排列其次序。b依照來賓的具體身份和職務的高低來排列其次序c依照來賓抵達現場的具體時間早晚來排列其先后次序d依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后來排列其次序e不排列。在禮賓實踐中，上述5種方法可以交叉采用。一般的習慣是：首先按照來賓的身份、職務的高低排列；身份相同者，再按國家、地區名稱的拉丁字母順序排列；名稱的第一個字母相同者，再按某種時間順序排列。B提前通知有關各方。不論采取何種排列方法，均事先與外國來賓進行溝通協商，一般在發邀請函的時候就應注明禮賓順序的排列方法。C按禮賓次序排列座次、名次、出場次序。

2． 參加會議活動的著裝建議：衣著要整齊。特別是出席晚上的宴會，更要講究一些。男士要穿深色西裝，女士要化妝，穿晚禮服或者單色長裙、中式旗袍。不要穿白天的工作裝參加晚宴。出席白天的招待會，衣著可以簡單一些，裙子的下擺不要像晚裝那樣長，在膝蓋上下即可。總之不管怎樣穿著，一定要符合主人請柬上的要求。

3． 會議應急方案的主要內容：A會議舉行過程中可能出現的問題：a人員問題（會前常見的人員問題是演講者、參加者或關鍵代表不能到會，登記參會的代表數量不足。）b場地問題（重復預訂房間造成的沖突，取暖或通風系統出現故障等）c設備問題（缺少合適的設備或者設備在使用過程中發生損壞。）d資料問題（宣傳資料的不足或短缺，資料沒有送到會議地點）e健康與安全問題（如突發性火災等各種災害的發生，某位代表患上了嚴重或高度傳染的疾病，因某種原因導致的與會人員出現食物中毒等）f行為問題（會議中偶爾會出現發言人行為不當或與會代表行為不當）B出現問題時負責解決的會議工作人員：在會議籌備方案中，應明確指出各小組的成員組成情況，同時注明工作人員的職責。在會議應急方案中，也應明確在會議籌備和舉行過程中，出現各種緊急和意外情況時，負責解決問題的工作人員，并在會前協調會議中落實到人。

4． 檔案利用工作的方式和利用工作的要求：工作程序：熟悉庫藏；分析利用需求；選擇檔案利用方式；獲取檔案；提供檔案。方式：閱覽室提供利用；檔案外借；

制發檔案復制本；制發檔案證明；提供咨詢服務；印發目錄；檔案展覽。要求：依法開展利用的工作；主動、及時開展利用工作；不斷完善檔案服務方式和手段；掌握本單位近期的重點工作、重大活動，據此開展檔案利用。

5． 會議籌備方案的內容：a確定會議的主題與議題。b確定會議的名稱。c確定會議的議程。d確定會議的議程。e確定會議的時間和地點。f確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要。g確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作。h確定會議與會代表的組成。i確定會議經費預算。j確定會議住宿和餐飲的安排。k確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工。作用：確保會議的周密組織、確保會議服務質量和溝通協調到位、確保領導意圖得以貫徹執行。制定程序：組建會議籌備委員會；劃分籌備機構各小組，選舉或指派籌備方案編寫負責人；與領導溝通，確定會議的主題議題等；方案擬出后要交上司審核，再具體安排與部署。

6． 會務機構分工的要求：要根據會議的規模和類型組織人員隊伍；會務機構要分工明確，責任到人；加強協調，定期溝通。

7． 文書審核：文書審核時對文件草稿從內容到形式所做的全面檢查和修正工作。要求：審核中發現的問題必須逐一糾正；一般性問題可以直接修改；需做較大的改動，可附上具體修改意見，退回擬稿人或與承辦部門共同協商。工作程序：1明確審核范圍（不是所有的文書都要經過審核處理程序，那些屬于例行或事務性的文書就不必審核）2確定是否需要行文（可行可不行的文一律不行；通過口頭、面談或者電話能完成請示、答復事項，則不行文；與已經發出的文件內容重復的，不需行文）3審核文書內容（審核文書內容與有關規定是否一致；政策界限是否清楚明確，有無籠統含糊、模棱兩可、前后不一致之處，有無規定過于機械、繁瑣之處；提出的意見和辦法是否可行）4檢查文字表達（檢查文字表述是否通順、簡練、準確，是否合乎語法邏輯，文字有無錯漏，標點符號是否正確；事實陳述是否清楚明白，理由的說明是否充分有力；結論的提出是否明確具體）5檢查文件體式（檢查文種是否恰當，格式是否規范完備，標題是否反映內容，密級、處理時限定的是否恰當；主送單位、抄送單位是否符合規定）6檢查文書在處理程序上是否妥善完備（檢查發文的名義是否合適，是否須交一定的會議討論通過；文書涉及其他部門，是否已征得相關部門同意）注意事項：書寫不工整或改動過多的文書，應重新謄錄；審核中發現問題必須及時解決。

8． 編制采購預算的一般程序：1確定預算的核算基數（確定預算的核算基數實際上是要確定采購費用的總額。根據辦公活動的實際需要、具體項目的目標、公司的財力等統籌安排，可以參考上一年度以及類似項目的實際支出，確定一個核算基數與比例。）2進行市場調研3確定采購產品的種類及型號價格4編寫預算方案（預算方案要進行科學的可行性論證，提出項目的效益目標、技術標準、動用的公共資源、支出標準和測算依據等）5征求意見，完善方案（制定好的預算方案要交使用部門征求意見，進行協商。對預算方案進行修改完善后交上司審批，然后再執行）

9． 遠程會議籌備方案的特點：1遠程會議具有節省時間和金錢、與電話服務機構商定使用錄音帶的形式做

永久記錄、交流更加直接與簡短的優點；2遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務公司的服務業務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，并提前將下列內容告訴電信服務公司：會議日期，會議起止時間，參加會議人數，與會人員的電話號碼，主持人姓名等；3會議程序、議程及其他材料必須盡量寄給與會人員，以便他們有時間準備會議討論；4遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

10．如何檢查會議籌備工作：開會檢查的程序：1會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查，并由各個籌備小組將檢查結果以書面報告的形式上報領導小組；2會議領導小組經過協調，確定匯報會的時間和地點，并發出協調會通知；3召開籌備檢查協調會，聽取匯報，并在會上現場解決各種需要協調的問題；4匯報會后要以電話、現場指導等方式對檢查中發現的問題予以催辦和落實。現場檢查的程序：1先制定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點，并通知有關籌備部門；2將現場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總；3按照既定的檢查路線和項目逐一對現場核對，對達到和未達到預期要求的準備項目都要有明確的記錄；4對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會議等形式及時通報給相關籌備部門予以糾正。11.題目：公司擬于6月5日上午9:00至下午4:00，在公司1號會議廳召開“宏遠公司技術訓練專題研討會”，參會人員要在6月5日上午8:30報到，總人數達到80人左右。在會上，王總經理將做關于技術訓練問題的工作報告，培訓部總監將做專題發言，人力資源部總監將宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案，主管副總經理作總結報告。請你根據以上情況擬寫出此次會議的籌備方案交給我。參考答案：

宏遠公司技術訓練專題研討會預案

（籌備方案）

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會，會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發明和創造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點

擬定于6月5日上午9:00至下午4:00，在公司1號會議廳召開。6月5日上午8:30報到。

三、參加會議人員

公司總經理、副總經理、公司培訓部總監、人力資源部總監，以及公司下屬各部門的技術骨干，總人數達到80人左右。

四、會議議程

會議由主管副總經理主持

上午：（1）王總經理做關于技術訓練問題的工作報告。（2）培訓部總監專題發言。

下午：（1）人力資源部總監宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。

（2）副總經理做總結報告。

五、會議議題

（1）技術訓練與提高企業綜合競爭力（2）技術訓練與技術創新（3）如何提高技術訓練的質量（4）技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備（1）總經理的工作報告（2）培訓部總監的專題發言稿

（3）公司開展技術競賽評比的計劃（草案）（4）副總經理的總結報告。由總經理辦公室牽頭準備。

八、會議服務工作 由行政部綜合協調。附：（1）會議通知。（2）會議日程表。

12.下周我將會接待3位來自歐洲的客人，請你為客人準備禮品并把準備禮品的想法發個郵件給我。參考答案：1各國的禁忌：各國、各民族都有自己獨特的禮節和習俗。在對外交往中送禮如果不考慮對方習俗，很可能就觸犯了對方的禁忌，引起對方的反感。（以下根據題目要求寫）A信仰伊斯蘭教的國家：在信仰伊斯蘭教的國家，人們普遍喜歡綠色，認為它代表吉祥和幸運。送禮物時不要送對方夫人禮物，送給孩子禮物是允許的。由于伊斯蘭教禁止偶像崇拜，所以不要送雕塑、娃娃、人物畫像之類。穆斯林不喜歡熊貓，因為他們認為它像豬。所以禮物中也不要有熊貓形象出現；也不要送酒及豬皮，豬鬃等制品。B韓國：韓國人有非常強的民族自尊心，愛用本國產品。由于曾長期被日本侵占，對于日本貨、講日語的人沒有好感；所以不要送他們日本產品。C日本：日本人喜歡送人小禮物，講究禮品包裝。送禮喜歡送單數，但不喜歡“9”也不喜歡“4”。日本人對于中國的傳統繪畫、文房四寶等頗能欣賞。D俄羅斯：拜訪俄羅斯人時，送女士鮮花最好，但是不要送雙數。俄羅斯男性很愛飲酒，伏特加是俄羅斯著名的烈酒。他們對中國的白酒是很能欣賞的。俄羅斯人禁忌的數字是13和星期五。所有信仰基督教的國家和民族都有這樣的忌諱。E法國：法國的國鳥是公雞，人們認為它是勇敢的化身。人們視孔雀為禍鳥，仙鶴是淫婦的化身，大象則象征蠢漢。法國人動物保護意識極強。菊花、杜鵑花、牡丹，黃色的花、紙花，都不宜送人。向女性送花宜送單數，但要避開1和13,。男性向關系一般的年輕女性送香水被認為是不合適的。法國人還不喜歡墨綠色，因為墨綠色是納粹軍服的顏色。F英國：英國的國鳥是知更鳥。他們不喜歡孔雀、大象和貓頭鷹，不喜歡用這些動物的圖案和人像圖案作商品的裝飾。在人際交往中，他們不愿意接受貴重禮物。不可以送百合花，因為它意味著死亡。英國人忌諱的數字也是13，不喜歡的日期是星期五。G美國：美國人最喜歡的顏色是白色、黃色和藍色。美國的國鳥是白頭雕。蝙蝠被視為吸血鬼和兇神，不受歡迎。中國古代器物上常有蝙蝠的圖案，在現代的工藝品上也是常見的，但給美國人準備禮物時，最好避開這種圖案。不宜送美國人的禮物有香煙、香水、內衣、藥品等物。上面印有公司名稱的物品也不宜作為禮物送給美國人。其實，上述物品也是西方各國普遍忌諱的。2送禮的禮節：買好了禮物之后，要把上面粘貼的價格標簽撕掉。有一件事情不能忘記，那就是包裝，包裝是禮品的一部分。在選擇包裝紙時，要注意上面的花紋、字及顏色。禮物要當面送給受禮者，雙手遞上，并且明確的說明是禮物。在商務活動中，一般不要再第一次見面時或業務洽談開始階段就送禮，避

免行賄的嫌疑，對外商尤其要注意。業務洽談結束之后送禮是合適的。但是一般不能太貴重，有紀念意義就好。有不少單位會專門訂購一些禮品，在上面印上自己單位的名稱。這種禮品用于一般應酬尚可，如果是送比較重要的客人或者重大場合，就不合適了，有作廣告的嫌疑，降低了禮品的分量。選擇禮品注意事項：與受禮者的關系；明確送禮的原因；了解受禮者的特點；經濟方面的限定。

13.根據下文提供的材料，請帶京城公司擬寫一份公文。

要求：

1、按照公文正式格式撰制

2、確定發文范圍，正確使用文種

3、可適當添加內容使之完整。材料：

1、根據《實施工作目標督查考核暫行辦法》，經檢查考核和認真評選，培訓中心、企劃部、銷售部、第四分公司評選為2001年度業績突出部門。

2、為總結工作經驗，表彰先進，加強自身建設，公司決定評選2001年度政績突出部門。

3、經公司董事會辦公會議決定，對上述4個部門予以通報表彰，并分別獎勵3萬元。

4、主送單位是各分公司中心部。

5、附件是4個部門的先進事跡。

6、發文時間為2002年1月20日。參考答案：京城公司關于表彰2001年度業績突出部門的通報

各分公司、中心、部：

2001年時進入新世紀、實施“十五”計劃的起始之年。我公司各部門深入學習貫徹黨的十五大及十五屆五中、六中全會精神，團結奮斗，爭創一流，順利實現了“十五”計劃的良好開局，為公司的進一步發展奠定了基礎。為總結工作經驗，表彰先進，加強自身建設，公司決定評選2001年度政績突出部門。根據《實施工作目標督查考核暫行辦法》，經檢查考核和認真評選，培訓中心、企劃部、銷售部、第四分公司被評為2001年度業績突出部門。經公司董事辦公會議決定，對上述4個部門予以通報表彰，并分別獎勵3萬元。

2002年是我公司發展史上具有重要意義的一年。各部門要與時俱進，扎實工作，以優異成績完成2002年工作計劃。

附件：

1、培訓中心先進事跡

2、企劃部先進事跡

3、銷售部先進事跡

4、第四分公司先進事跡

京城公司二〇〇二年一月二十日

14.題目：2006年勞動和社會保障部向國家物價局、財政部發了《關于申請調整工人，<技術等級證書>收費標準的函》（老培字{XXXX}1號），要求將現在的每本收費標準由原定的1.30元調整為2.5元，物價局、財政部復文表示同意，并對收費單位提出加強財務管理，專款專用等要求。

請你以物價局、財政部的語氣寫一份復文。

要求（1）標題要素齊全，文種使用正確；（2）內容結構完整，語言合乎要求

參考答案：國家物價局、財政部關于批準勞動和社會保

障部申請調整工人技術等級證收費標準的函 勞動和社會保障部：

你部《關于申請調整工人，<技術等級證書>收費標準的函》（老培字{XXXX}1號）收悉。

根據國家物價局、財政部有關規定，批準調整工人<技

術等級證書>每本收費標準由原定的1.30元調整為2.50元。同時國家物價局、財政部要求收費單位加強財務管理，專款專用。特此函復。

國家物價局、財政部

二〇〇六年x月x日

15.背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的任務。

便條 鐘苗： 為規范公司對于文件的收集和整理的行為，公司擬召開一次座談會。請你將會議文件收集的要求和內容、會議文件立卷歸檔的意義以備忘錄形式提供給我。參考答案：備忘錄

發自：秘書鐘苗發給：行政經理蘇明日期：2007年3月15日

主題：會議文件收集整理的要求和內容，會議文件立卷歸檔的意義內容：

1、收集會議文件資料的要求 ：（1）確定會議文件資料的收集范圍（2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集齊全。（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。（4）與分發文件資料一樣，收集會議文件也要履行嚴格的登記手續；及時采取措施補救毀損的文件資料。（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料：（1）會前準備并分發的文件。包括指導性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務管理性文件。（2）會議期間產生的文件。包括決定、決議、議案、提案、會議記錄、會議簡報等。（3）會后產生的文件。包括會議紀要、傳達提綱、會議新聞報導等。

3、會議文件的立卷歸檔。會議文件資料的立卷歸檔概念解釋。會議文件立卷歸檔的意義主要有以下四點： 第一，保持會議文件之間的歷史聯系，便于查找利用。第二，保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進程。第三，保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。第四，保證會議秘書工作的聯系性，為檔案工作奠定基礎。16.背景說明：你是宏遠公司行政秘書高葉，下面是總經理蘇明需要你完成的任務。

便條 高葉：為開源節流，發揮員工的最大能力，公司準備調整目前人員的工作模式。擬安排研發部門的一些科技人員在家工作，請分析在家工作模式的優缺點。另外，請簡要介紹目前在一些組織中運用的其他較新的工作模式以供參考。

參考答案：

1、在家工作模式優缺點（1）在家工作模式含義：指人們在家中執行企業或團隊交給的工作和任務，通常減少在在的工作時數，而增加在家里的工作時數。（2）優點：節省辦公室的空間和資金；能把往返于辦公室花費的時間用在工作上；有更大的靈活性安排管理自己的時間，安排工作與生活；減少高峰期交通擁擠，減少交通污染；工作人員也能減少交通費用。（3）缺點：需投資計算機和電話給工作人員，以保持聯系和能在家中開展工作；有的家庭環境嘈雜，缺乏適宜的辦公環境和位置，工作難集中注意力；組織更加難以監督、管理

和控制工作人員的工作；同事之間業務交流和情感交流減少，團隊意識減弱，會感到寂寞；與專業人員和社會聯系也減少。

2、其他工作模式（1）彈性時間工作模式：在靈活的體制下允許員工對一天工作起止時間彈性化并積累計算總工作時間的一種方法。（2）遠程工作模式：指通過電話或計算機等現代工具在異地接受指令完成組織交給的工作的方法。這些人員可以在家工作，也可以在當地的工作間工作，還可以組成本地團隊，設立主管與總部保持聯系。（3）虛擬辦公模式：通過電話和計算機等現代工具和技術使所有任務能在一個虛擬的環境中執行，同時，管理者也在虛擬環境下對員工的工作進行管理的一種工作模式。（4）兼職工作：是指一人在多家企業或單位兼職，充分發揮其專業技能，其兼職的組織與其協商好兼職的期限、任務、費用，并以合同確立的工作模式。（5）定期合同制工作模式：是指為完成某項任務聘用一些專門技術人員，并制定合同時確其權利和義務，直到完成項目的工作模式。有的還采用承包一項特定任務的形式。（6）交替工作模式：常由兩人共同承擔一項任務，每人工作一部分時間，但必須有段重疊的工作時間以交換信息，商議工作進度，共同完成工作。（7）臨時辦公桌形式：由于在家工作、遠程工作、彈性時間工作及兼職工作人員沒有或不需要有固定的辦公桌，來到企業工作時臨時安排空閑的工作位置辦公。工作人員沒有固定的辦公桌，文件和信息存放在計算機網絡中，書面文件存放在存儲間的一輛小推車上，當他們來工作時，領取手推車，然后使用企業中一個空閑的工作位置。

17.背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的任務。

便條 鐘苗：公司新成立的產品推廣部的人員及辦公用房都已確定下來，你需要盡快布置他們的辦公室。請你向我說明如何完成這項工作。

參考答案 布置辦公室的程序如下：

1、對各部門的業務工作內容與性質加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關系，以此為依據確定每位員工的工作位置。

2、列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數額及其辦公所需要的空間，設定其空間大小。

3、根據工作需要，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。

4、繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。

5、對設備的安放提出合理建議。

18.背景說明：你是宏遠公司行政秘書高葉，下面是總經理蘇明需要你完成的任務。

便條 高葉：從你昨天反映的情況來看，最近公司有的部門內部成員之間、部門之間的協作確實出現了一些問題。為加強內部管理，我擬組織一次部門主要負責人的面對面溝通會。請你就以下問題給我提些建議，并以備忘錄形式發給我。謝謝。

1、提高團隊士氣的方法。

2、團隊任務的分配方法。

3、上級管理部門與團隊之間的信息溝通交流途徑。參考答案：

1、提高團隊士氣的方法（1）有一個良好的工作環境（2）讓隊員了解團隊的使命（3）努力的目標相同（4）記住每個隊員是獨立的個體（5）創立團隊識別系統（6）分享成果（7）確保團隊正面氣氛

2、團隊任務的分配方法 認真籌劃確定團隊工作所需的資源、重要的階段點、計劃時間表，以及團隊中每個成員的個人任務和責任。公平分配每個成員工作。分配工作時，應考慮下列因素：（1）團隊成員工作經驗的多少（2）每人承擔的工作總量（3）盡可能變化著平均分

配任務（4）應考慮團隊成員的特長愛好，發揮每個人的積極性（5）組織團隊會議，公開化討論（6）在實施執行中要有靈活性，隨時重新調整工作任務

3、上級管理部門與團隊之間的信息溝通交流途徑（1）定期向上級主管部門提交書面報告（2）由團隊領導定期向上級主管口頭匯報團隊的簡要情況，保持團隊領導與上級主管的個人接觸（3）上級管理部門的領導親自參加團隊的有關會議（4）通過舉辦團隊工作進展情況的展覽等途徑實現管理部門和團隊之間的溝通 管理部門與團隊之間信息溝通通常是上述這些交流方法的組合。19.背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的任務。

便條 鐘苗：以下是我下星期一（3月19日）要參加的一系列活動：上午如開董事會議，所有的經理都參加；上午給參加員工培訓課的新員工講話； 中午與光華公司董事長馬明及其夫人共進午餐；下午前往陽光公司拜會市場開發部的經理高原；下午會見麗康公司銷售部經理張建。請你抓緊時間為我作一合理安排并將其填入工作日志中。

參考答案： 蘇明經理下星期一工作安排及工作日志見下表：

經理工作日志2007/3/19星期一時間 內容 地點

9：00~10：00 處理日常事務：如閱讀文件、處理信件等 辦公室

10：15~11：15 經理主管會議 董事會會議室11：30~12：00 給參加員工培訓課的員工講話 員工培訓中心

12：30 與光華公司的董事長馬明及夫人共進午餐 王朝酒店2樓西域廳

14：00~15：00 下行會見麗康公司的銷售部經理張建 會客室

15：45 下午前往陽光公司拜會市場開發部的經理高原 陽光公司

20.背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的幾項任務。便條 鐘苗：安裝在電腦上的刻錄機壞了，公司準備再購買一臺。請你介紹一下刻錄機的主要性能指標，并且說明刻錄機使用的注意事項。

參考答案：

1、刻錄機的主要性能指標（1）數據傳輸速度。（2）緩存容量（3）兼容性

2、刻錄機使用注意事項（1）安裝時要注意散熱。（2）保持清潔。（3）避免記得錄機長時間工作。（4）刻錄過程中要注意不執行其他程序、不對刻錄機面板按鍵進行任何操作、不隨意關閉刻錄軟件。（5）及時取出盤片。

21.背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的任務。

便條 鐘苗：公司準備上一條微波爐生產線，打算采用觀察法、詢問法獲得有關市場信息，作為決策的依據和參考。請你向我介紹觀察法、詢問法的優缺點。參考答案：

1、觀察法的優點：方法簡單、靈活，獲得信息較為客觀，適于對環境情況的了解，適于對人物、事件實際狀況的了解。

2、觀察法的缺點：不易收集到深層次信息，獲得信息量有限，效果受觀察能力影響。

3、詢問法的優點 ：靈活、實用；直接交流、溝通；能獲得有價值信息；能獲得語言或非語言信息。

4、詢問法的缺點：信息收集者要有一定能力；獲取信息的質量

受詢問技巧的影響；費用高、時間較長、規模小，書面詢問復雜、難掌握。22.各種文書的擬寫：

A通告：標題+正文（發文緣由、通告事項、尾語）+落款+成文日期

B通報：標題+主送機關+正文（發文緣由、通報事項、分析、{決定}、號召要求）（+附件）+落款+成文日期 C決定：標題+主送機關+正文（發文緣由、決定事項、要求）+（附件）+落款+成文日期

D請批、批答函：標題+主送機關+正文+落款+成文日期 23.文書擬辦：要求：熟悉有關政策和規定；熟悉本單位各部門的職責范圍及業務情況；熟悉發文程序和有關規定；擬辦意見要符合政策規定和實際情況；擬辦意見力求準確、及時、簡潔。工作程序：明確擬辦范圍；閱讀文書內容；提出擬辦意見。注意事項：擬辦意見要明確具體；應寫明要對文書進行的閱示的領導或文書承辦部門；寫清承辦的時限和要求；寫明發送范圍和閱讀范圍。

25.文書承辦：要求：認真領會擬辦和批辦意見；文書的承辦要區分輕重緩急；來問內容涉及以前的收文，要查找或調閱有關文件作為承辦復文的參考；對于已經承辦和處理完畢的文書，應及時清理，并將有關情況及時說明；要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存。工作程序：了解文書內容；研究批辦意見；進行具體處理。注意事項：承辦包括辦理有關事宜和撰文答復；文書具有時效性，應在承辦時限內完成文書處理；屬于自己承辦的要及時辦理，不屬于自己承辦的要說明原因及時退回；注辦文書，收文承辦后，在文件處理單上簡明注明文書辦理的情況和結果。

26.文書催辦：要求：催辦中發現問題要及時匯報；要填寫催辦記錄單。工作程序：確定催辦的范圍；確定催辦的方法；進行催辦。注意事項：對領導特別關注的、緊急文書要進行重點催辦。

27.檔案參考資料的編寫：要求：編寫檔案參考資料一定要獲取大量的檔案材料，在掌握豐富的檔案基礎之上，選擇準確、典型的材料。編寫要做到真實準確實用，注意檔案的保密性。問題集中，內容準確，文字凝練，概括性強。工作程序：確定編寫檔案參考資料的種類[大事記（大事時間和大事記述）、組織沿革（單位概況、機構名稱改變、地址遷移、機構變動時間、隸屬關系、性質與任務、職權范圍、領導人員變化、編制擴大或縮小、內部機構設置變化）、統計數字匯集、會議簡介、科技成果簡介、企業年鑒、企業史志]；收集檔案材料；進行編寫。注意事項：檔案參考資料改變了檔案原來的形式，屬于三次文獻；檔案參考資料是根據一定的專題對有關檔案材料的內容進行加工編寫而形成的系統材料。

28.電子檔案管理：要求：真實性、完整性、可讀性。工作程序：電子檔案的收集積累；電子檔案的歸檔{歸檔方式（物理歸檔、邏輯歸檔）、歸檔時間（實時歸檔、定期歸檔）、歸檔要求（完整齊全、真實有效、要整理）、歸檔手續}；電子檔案的保管（存放方式、控制庫房溫度濕度、預防有害因素的影響、檢查保存狀況）；電子檔案的利用（電子閱覽室閱覽、復制、出借、在線利用）注意事項：可以采用雙套制歸檔；歸檔時要及時進行技術鑒定；要維護電子檔案信息的安全

29。信息開發：主要形式：剪報、索引、目錄編制、文摘、信息資料冊、簡訊、調查報告。信息編寫的類型：

動態型信息、建議型信息、經驗型信息、問題型信息、預測型信息。要求：注重調查研究，全面及時獲取信息，充分利用信息網絡開發系統，運用信息開發技巧，加強對信息的加工，綜合分析，提煉，概況，開發出有特色，利用價值大，可信度高的信息。工作程序：確定主題；分析信息材料；選擇信息開發方法（匯集法、歸納法、縱深法、連橫法、濃縮法、轉換法、圖表法）；選擇開發信息的形式；形成信息產品。

30.信息利用：特點：周期性、經常性、廣泛性、實效性。要求：遵守信息法規；維護信息安全；最大限度的滿足信息需求；注意對日常信息的積累。工作程序：了解信息的內容；確定利用需求；確定信息利用服務的途徑（信息檢索服務、信息加工服務、定題查詢服務、信息咨詢服務、網絡信息服務）；獲取信息；提供信息。注意事項：信息利用中可以使用跟蹤卡和文檔日志記錄信息借閱情況。意義：有利于實現信息的價值，促進管理水平的提高，有利于信息的增值和信息資源的共享，有利于提高決策的成功率。

31.信息反饋：特點：針對性、及時性、連續性。形式：正反饋和負反饋；縱向反饋和橫向反饋；前反饋和后反饋。要求：要準確真實；盡量縮短信息反饋的時間；要廣泛全面，多信源、多通道反饋。工作程序：明確目標；選擇信息反饋的方法（系列型反饋，廣角型反饋、連續型反饋）；獲取反饋信息；加工分析反饋信息；傳遞反饋信息；利用反饋信息。

32.辦公資源管理：工作程序：了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱、放置地點、功能情況；對單位所有辦公資源進行分類，對不同資源進行分類管理；對辦公資源建檔，記錄應用情況（設備的購買信息、保修信息、維護合同、操作指南、基本信息、所有設備情況列表、設備的日志記錄和故障登記）；定期進行數據分析。注意事項：必須要對單位所有的辦公資源進行建檔，明確每一項資源所在的位置，在需要的時候能夠迅速的找到它們；要注意及時更新記錄，辦公資源的變動情況要記錄在案，能夠真實地反映目前的實際使用狀況；要注意按規定清退辦公用品，員工離開本單位，應退回領用的辦公用品；辦公用品的領用、更換要依照相關規定執行，特殊情況要有書面報告；公司員工的流動影響著辦公資源的調配與利用，應隨時掌握員工的變化信息。

33.辦公用品與設備的采購：工作程序：提出購買申請；審批、落實經費；招標，選擇供應商；簽訂供貨合同；貨物入庫；支付貨款。注意事項：在自己的職權范圍內，依照規定的程序進行購置，要多征求使用者的意見；按照采購程序與供方確定購貨內容、總費用、交貨和售后服務等事宜，形成整套購買文件；按照進貨驗貨程序檢查所購設備和辦公用品的型號、質量、數量、價格及相應單據；若發現提供的貨物或票據不符合要求，要立即與供應商聯系；最后按單位規定與財務部門辦理或存放購買貨物的相關文件及單據。

34.設計不同形式辦公室：工作程序：1.分析不同部門業務特點對于辦公條件的要求（面積空間大小；人員流動頻率、聲音對辦公效率的影響、需要設備及家具量的多少）2.設計平面圖3.選擇辦公家具、設施及裝飾{家具與設施、裝飾(顏色、植物、圖片)、采光溫度及通風}。注意事項：職工的人數；購買或租用的面積；機構的建制和辦公空間的分類；組織經營的性質或內容；部門間的工作聯系；辦公室的間隔方式要符合工作和保密的需

要；走廊樓梯等的寬窄和通暢要符合安全需要，并安排好公用區域；辦公室要根據組織的發展變化，在設計上講究靈活性。

35.改進辦公室日常事務工作：基本思路：重新安排；修改；替換；合并；精簡。工作程序：定義；評價；分析；改進；實施。注意事項：工作流程應該不受組織性質或功能性結構束縛，工作在其進行之處就地完成，而不應該擴展至整個組織；流程應由職權明確的專人來負責；流程要與其他流程以及客戶需求適當結合；各項流程既相互獨立，又要在整體上嚴密不漏，這樣才能避免重復的工作以及不必要的協調工作；流程的本身要有不斷改善的空間及彈性；復檢的次數越少越理想。36.處理突發事件：原則：快速反應，控制事態的發展；以人為本，保護公眾利益；公開透明，真誠面對公眾；重塑形象，置之死地而后生。工作程序：1.突發事件的預防措施2.突發事件的應對措施3.處理突發事件的工作流程（及早發現，馬上報告；查找問題的原因；成立臨時指揮中心；控制源頭，釜底抽薪；召開新聞發布會）37.督查工作：特點：復雜性、原則性、時限性、權威性。原則：實事求是的原則、主動性原則、分層落實的原則、時效性原則、督查與幫辦相結合的原則。方法：書面督查、電話督查、專項督察、會議督查、調研督查。工作程序：交辦、立項、登記、轉辦、承辦、催辦、檢查、辦結、辦結回告、審核、立卷、歸檔。注意事項：實事求是、授權督查、時限要求、辦實事、謙虛謹慎。38。制定工作計劃：方法：根據組織確定的工作目標和期限要求，一項項列出本團隊要完成的所有任務；區別重要的任務和緊急的任務，通常按照ABCD法則，先做重而急的任務；按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數字編號標記出任務完成時間的前后順序；列出完成每項任務所需的資源和相關信息；明確完成每項任務的各個階段指標和估算的時間要求；指明每項任務的負責部門或承擔人以及負責人；從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應何時完成，確定后，逐項將其填入計劃表中；明確工作進展的情況和出現的問題向誰報告，何時報告，確保計劃的順利實施；明確工作進展的情況和質量如何監督和管理。計劃的內容與要求：每一項任務的具體目標、數量要求和質量要求、所需要的資源、所分配的負責部門或承擔人以及負責人、如何監督工作進展和質量。應注意的問題：制定計劃要實事求是，不要設立不切實際的工作目標，明知完不成，還要許諾；善于授權，明確分工，不要卷入他人的任務中而完不成自己的工作；定期檢查所需的資源是否保證和滿足，不至于供應不足影響進度；及時與同事溝通工作進展和出現的問題，讓大家都知道工作進度和達標情況；在實施計劃的過程中，應進行監控，發現問題，要及時應變。工作程序：估量機會、確定計劃工作目標、確定計劃工作的前提條件、擬訂可供選擇的行動方案、評價各種備選方案、選擇方案、擬訂分計劃、編制預算。

39.制訂承辦期限規定的程序：調查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規定；時間期限適宜標準；確定同一任務的不同承辦周期；確定同一任務緊急情況不同的承辦周期。

40.辦公室工作評估：意義：提高了管理工作效率；明確了組織機構的建制；促進了員工承擔責任；有助于進行控制和監督工作。要求：組織或團隊目標會具有多樣性，但要注意不要主要目標過多，不要把小的目標放在重要位置而有損于大目標和主要目標的實現；要注意各

個部門或團隊確定的具體目標之間的相互支持和相互連接，以形成一個協調有效的網絡，一個相互支援的目標矩陣，實現總目標。工作程序：1.辦公室工作目標管理過程{建立一套完整的目標體系、制定目標（應與組織結構相吻合）、組織實施、檢查和評估}2.辦公室工作量化管理（運用預測、概率估算、實測、預定動作時間法等科學方法）{優化勞動組合、定員定編、工作定額、定量考核}3.辦公室工作評估（數量目標評估、質量目標評估）

41.涉外迎送儀式：要求：發出邀請、準備工作（搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況、外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等、擬訂來賓訪問日程、安排食宿）、善始善終。工作程序：確定迎候人員、準備迎賓的物品、見面講究禮節、送行前的拜訪、安排送行儀式。

42.涉外會見會談：要求：會見與會談在程序安排和禮儀要求上是一致的。但是通常會談比會見的時間長，內容比較正式。對秘書的要求：充分了解雙方的情況、準備工作要落實到位、會見會談時要做好記錄，對客人提出、領導許諾的問題，會后應負責落實，做好后續工作。工作程序：1.約定2.通知對方有關事項3.準備工作（了解背景資料、會見會談的地點選擇布置與檢查、人員安排）4.迎接客人5.會見會談6.送別客人。

43.與領導溝通會議：原則：時間性原則、及時性原則、全面性原則。方法：定期向領導提交書面報告、由會議負責人定期向領導口頭匯報會議的情況、領導親自參加有關會議、其他途徑。程序：明確會議的目標；明確溝通會議有關事宜的方法和途徑；確定溝通的時間、地點以及參加人員，制定會議記錄人員；檢查溝通過程中所需要的各類文件、音像等材料；向領導匯報會議的籌備情況以及進展，同時應講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題；聽取領導指示，或與領導進行雙向討論，并完成會議記錄；將記錄通過某種方式送給領導。注意事項：對領導的指示和雙方討論的結果應盡快部署和落實；要堅持與會議的主管領導保持定期溝通，并將落實情況及時向領導反饋；在會前會中會后不同時期的溝通中，要突出各自的重點。

新聞發布會要點：

1確定新聞發布會的主題；2選擇舉行的時間、地點；3確定邀請的對象（以記者為主）；4選擇主持人和發言人；5準備會議的資料；6進行會議預算；7其他準備工作（會場錄制、設備、禮品等）禮賓次序方案：

1按照來賓的身份，職務高低排列，2身份相同者，按照國家地區的名稱拉丁字母順序排列3名城的第一個字母相同的再按照某種時間順序排列 應急方案的主要內容

1人員問題：演講者 參加者或關鍵代表不能到會，登記參會的代表數量不足，影響到會議的規模，財務支出，公共關系等。2場地問題：重復預定房間，造成沖突，取暖或者通風系統出現故障等

3設備問題：缺少適合的設備，或者設備在使用過程中發生損壞

4資料問題：選產資料的不足或者短缺，資料沒有送到會議地點

5健康與安全問題：發生突發行火災等各種災害，某代表患上高度傳染的疾病，食物中毒等

6行為問題：會中偶爾出現發言人行文不當或與會代表行為不當等 檔案利用的方式

1閱覽室提供利用 2，檔案外借 3，制發檔案復制本 4制發檔案證明 5 提供咨詢服務 6印發目錄 7 檔案展覽 檔案利用的要求

1依法開展利用工作 2 主動及時的開展利用工作 3不斷完善檔案利用的服務的方式和手段 4 掌握本單位近期的重點工作和重大活動，據此開展檔案利用 會議籌備方案的主要內容確定會議的主題和議題 2確定名稱 3去頂議程 4確定時間地點 5確定所需設備 工具 滿足會議的需要 6確定會議文件的范圍，并作好會議文件的印制和復制工作 7確定會議與會代表的組成 8確定經費預算 9確定會議住宿餐飲安排 10 確定籌備機構，大型會議需要確定籌備機構 與會人員分工 會務機構分工要求

1根據會議的規模和類型組織人員分工 2會務機構要分工明確 責任到人 明確職責 專人領導 各司其職 3會議組織分工包括 文件起草和準備 會務組織 會場布置 會議接待 生活服務 安全保衛 交通疏導 醫療救護等 4加強協調 定期溝通 會務機構要建立定期的例會制度 經常向有關領導溝通匯報 服從會議領導小組的統一指揮 文書審核

1明確審核范圍 2確定是否需要行文 3審核文書內容 4檢查文字表達 5檢查文件體式 6檢查文書在處理程序上 是否妥善完備

編制采購預算1確定預算的核算基數 2進

行市場調研 3確定采購產品的種類 類型 型號 價格 4編寫預算方案 5征求意見 完善方案

遠程會議方案籌備的特點

1遠程會議具有節省時間和金錢，與電話服務機構商定使用錄音帶的形式做永久記錄，交流更加直接，與簡短的優點2遠程會議籌備方案擬定時，應該預先了解提供電信會議服務公司的服務業務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，并提前將：會議日期 起止時間 參會人數 與會人員電話號碼 主持人姓名等內容告知電信服務公司3會議程序 議程 及其他材料必須盡量寄給與會人員，以便其有時間準備會議討論4遠程會議籌備方案中，要有專人負責檢查遠程會議設備是否齊全 正常，擺放是否符合要求

會議籌備工作檢查

一 聽取會議籌備人員匯報：1聽取匯報的領導要加強前期檢查，深入一線，發現問題 解決問題 2會議籌備人員對匯報材料的準備要側重困難和問題，注重實效 3選擇的匯報時間一定要正當其時，太早或者太晚都不能達到良好效果 4對會議籌備情況的匯報，關鍵是發現籌備過程中的薄弱環節，及時調整和加強，會后或匯報后的催辦和落實是應該注意的問題； 二 1會前現場檢查，確保所有事項條理清晰，2注重氣味 3設立入場等記臺 4佩戴徽章名牌 5準備接待休息室 6安排接待服務人員

會議評估的方法和要求

可在會議快結束時，以意見調查的方式進行，請與會人員填寫會議評估表，或者請某人以觀察員的身份列席，對會議進行的狀況提出意見，會議評估方法力求科學高效，最好在確定了會議目的得早期，就設計一份問卷，避免與會人員的反感 反饋的原則和重點

原則：1及時迅速 2真實準確 3對阻塞反饋信息的言行認真處理，使反饋渠道暢通無阻

重點：妨礙會議決策落實活動的各種信息

辦公資源管理的基本程序

1了解本單位所有辦公資源的基本情況（名稱、放置地點、功能情況等）2對本單位所有資源分類，對不同資源進行分類管理3對辦公資源建檔，記錄應用情況4定期進行數據分析 辦公設備建檔的內容

1設備的購買信息：設備訂購 采買 發票信息 訂交貨單

2設備的保修信息：設備的保修文件 復印件等

3設備的維護合同：設備的定期 非定期維護保養合同復印件等

4設備的操作指南：設備制造上編制的操作指南和相關手冊

5設備的基本信息：設備的購買日期 編號 供應商 安全檢查 和維護日期等 6所有設備情況列表：所有設備按照購買日期設備編號等做出目錄列表

7設備的日志記錄和故障登記：辦公設備發生故障日期 情況 報告人 維修情況等 備忘錄格式發自：***發給：*** 日期：***年***月***日 主題：**** 內容：**** 辦公布置程序

一、分析不同部門業務特點對于辦公條件要求：1面積空間大小 2人員流動的頻率 3聲音對辦公效率的影響 4需要設備及家具量的多少

二、設計平面圖

三、選擇辦公家具 設施 及裝飾：1家具及設施 辦公桌——工作的空間 ；存儲空間——用于存儲文件 辦公用品 設備 辦公室用的隔板；辦公室的椅子——樣式根據工作類型而變化；其他辦公使用的設備2裝飾：專業化及認真工作的外觀；愉快的工作環境包括顏色 植物 圖片等

四、采光溫度和通風：溫度 20—25℃提高團隊士氣的方法

1有一個良好的工作環境2讓隊員了解團隊的使命3努力的目標相同4記住每個隊員是獨立的個體5創立團隊識別系統6分享成果7確保團隊正面氣氛 團隊任務的分配方法

認真籌劃確定團隊工作所需的資源，重要的階段點，計劃時間表及團隊中每個成員的個人任務個責任，公平分配每個成員的工作，應注意以下因素：1團隊成員工作經驗的多少2每個人能承擔的工作總量3盡可能變化著平均分配任務4應考慮團隊成員的特長愛好，發揮每個人的積極性5組織團隊會議，公開討論6在實施執行中，要有靈活性，隨時重新調整工作任務

上級管理部門與團隊之間信息交流的溝通途徑

1定期想上級主管部門提供書面報告2由團隊領導定期向上級主管部門口頭匯報簡要的情況，保持團隊領導與上級主管的個人接觸3上級管理部門的領導要親自參加團隊的有關會議4通過舉辦團隊工作進展情況的展覽等途徑來實現管理部門和團隊之間的溝通

第二篇：淺談涉外文秘

淺談涉外文秘

08會計（5）班趙莉08211526

摘要：隨著社會的發展，對文秘人員的要求越來越高，文秘應是復臺型人才，要具有較強的文秘專業方面的實踐能力．還要具有一定的與企業生產經營有關的專業知識，以及較強的公關能力、組織能力。

關鍵詞：涉外文秘；人才需求；技巧

一、什么是涉外秘書

涉外秘書，主要去政府涉外機構、外向型企業從事秘書、檔案管理、人力資源管理等工作，涉外工作要求對語言有較高要求。涉外秘書是一種國際化的職業，具有涉外性、輔助性、事務性的特點。在國外，涉外秘書一般是在出口企業、外國企業、私人企業或合資企業中工作，他們要和全球范圍內的客戶聯絡和提供服務，他們的工作是國際化的，也是非常重要的。

在我國，涉外秘書是指在“三資”企業，外國駐華機構，我國涉外單位、部門供職的秘書，是改革開放以后產生的新型的外向型、復合型秘書，他們掌握一門以上外語，能操作辦公自動化設備，懂經濟、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，是輔助上司實施管理的專門人才。我們先來看看《the Oxford English Dictionary》是如何詳細解釋 “涉外秘書”的。one who is entrusted with private or secret mat；one who se office it is to write for another；esp.one who is employed to conduct correspondence，to keep records,and usually to transact various other business,for another person or for a society，corporation，or public body。

（一）、涉外秘書的職責和范圍

涉外秘書根據基本職責、地位可分為秘書和文員兩大類。它的工作環境首先是一個外向型的工作環境。她需要與外國人、外國公司打交道，或直接

服務與外國上司或外國公司，這種相互交往與服務的前提就是語言，包括口語和書面語。所以它對語言口才的要求特別高。

涉外秘書的工作環境還是一個技術設備日益現代化的工作環境。作為一名涉外秘書，毫無疑問需要嫻熟地操作辦公自動化設備和系統。由于涉外秘書的協作是事務處理過程中的辦文屬于辦公室工作范疇，不屬于文學創作，因此涉外秘書應當掌握的寫作技能主要是應用文寫作技能。它從文中上分為中文寫作和外文寫作；從內容上又分為公文寫作和行文寫作。

涉外秘書的一般職責范圍包括剪報、處理郵件、安排上司工作日程、草擬信函文件、籌辦會議、檔案管理等等。

涉外秘書除了要理解總方針、政策外，著重應掌握本單位的有關政策。在工作中保證質量，避免差錯也是非常的重要。秘書是不僅是上司的代表，還是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一個合格的秘書所必需，盡管對涉外秘書的綜合素質的要求越來越高，但是近年來由于涉外秘書具有“四高”的優越性，即收入較高、層次較高、性能較高、效率較高。越來越具有吸引力。但是不可否認的是國外對涉外秘書的要求是重能力重才華。國內就相對欠缺點更重視秘書人員的外在形象。

（二）、涉外秘書的作用

樞紐作用、綜合作用、協調作用、窗口作用。

（三）、涉外秘書的職業特性

1、輔助性:包括智力輔助和精力輔助；

2、服務性:為上司服務、為下屬部門服務、為員工服務；

3、被動性:涉外秘書工作在總體上存在著被動性，但在具體操作上又可以發揮主觀能動性，從被動中爭取主動。

4、隱匿性:指勞動融匯于上司的領導活動中，其勞動成果表現于上司領導工作的成果中，而非直接顯示出來。

二、外資企業對文秘人才的需求情況

由于外資企業與國營企業的體制建構完全不同，他們對文秘人員的需求量不大。一般．100多人的企業，僅設專職文秘1人，其他都兼職(如銷售部秘書兼市場部秘書)，跨部門．跨行業，一專多能。國營企業(如探圳南油集團)則配備文秘人員較多，其分工亦仿照政府秘書部門。

外企文秘的來源呈現多樣化，多為各部門中熟諳本公司生產經營業務同時又具備良好文秘素質(如英語口語、寫作能力、協調能力等)的業務人員，純粹文秘專業畢業的相對較少。其主要障礙在于知識結構較為單一，不熟悉相關業務，不懂營銷，因此不如專業人員轉行作文秘上手更快。外企人事制度的現狀要求文秘人員少而精。邵么，外企對文秘人員的素質究竟有何要求，希望他們具備哪些能力呢?一些外企的人事部經理和高級文秘對外企文秘人員的看法和要求，歸納起來可概括為三十形象的說法：

(1)文秘是老板的一支“筆”。文秘人員應具備扎實的中、英文功底和較強的文字操作能力，熟悉各婁應用文的格式與內容要求，會速記，成稿速度快；文學素質修養好，文筆流暢，能主編各種內部刊物，組織企業文化宣傳，甚至要會寫快板書、詩歌等。較為熟練地掌握一門外語和計算機應用技術．是現代企業對文秘的基本要求，外企尤其如此。對文秘。外企首先要求能熟練掌握英語與電腦，否則門都不能進。英語方面，要求聽說寫能力強 許多前去外企應聘文秘的大學生雖擁有四、六級英語證書，但聽說能力過不了關．甚至無法同客戶進行一般El常交談，更無法處理秘書事務，只能被拒之門外；計算機方面，要求文字處理技術熟練．漢字錄人至少達到每分鐘80字；要熟悉各種辦公系統軟件，臺制作幻燈片用于作報告、匯報工作等；要會應用數據庫及數碼，要臺排版編輯掃描；能上網查閱文件并互相交換。少數企業還要求會捕平面設計；還要會使用傳真機、對講機等現代辦公設備。

(2)文秘是老板的另一十“腦子”、“記憶倉庫。文秘必須清楚了解老板意圖、思維方式、行為方式、習慣好惡以及企業精神。好文秘可為老板解決很多問題，不僅老板想到的要做好，甚至老板投想到的也要想到并且做好，使老

板滿意。什么事都不用操心。文秘應熟悉統計和文檔管理方法，老板隨時需要任何資料、數據，都能馬上拽出；要具有良好的人際關系與部門協調能力，熟悉文件處理過程及政府各職能部門辦事程序，熟悉lSO體系運作；能獨立處理辦公室日常行政事務；了解經濟法規(臺同法、公司法等)，有一定會計基礎；要有強烈的邏輯條理性．對自己手中的各種事宜能分清輕重緩急，安排好先后次序

(3)文秘是企業的一十“窗口” 文秘水平直接反映老板水平。文秘雖然地位不高，但貼近老板報重要，往往可以代表老板，是老板的形象、企業的形象。從廣州、深圳等地人才市場的招聘信息看，一般要求錄用女性，井對文秘人員的外形氣質、言談舉止有較高要求，如：1 6米以上外形條件好，端莊穩重．氣質高雅，身體健康，能講流利準。

三、掌握英語文書寫作能力

不同于以往的英語作文，涉外文秘人員必須掌握格式規范的英語文書寫作，其中商務合同的寫作已經成為檢驗其英語文書能力的最直接的方法之一。雖然商務合同的具體事項各有不同，而且現在不論是政府

部門還是大小公司都會有各自的合同格式，但是還是有必要明確了解各項條款。我們常用的書面文本有四種：合同、確議書、協議和備忘錄。前兩者多用于商務貿易，而備忘錄多用于團體和政府部門。合同要有正本和副本，通常采用的格式由三個部分(首部，主體和尾部)組成。合同中用詞極其考究，具有特定性和專業性，而且正式又準確。

四、提高專業英語聽說能力

“聽”是人們言語交際能力的一個重要方面，它包括接受信息、識別、判斷和理解聲音信號等幾個層次的心理活動。對于涉外文秘人員來說，要想真正掌握英語，用英語與外商輕松自如地交流，就必須盡快提高自己的英語聽力水平。聽得正確是說得流利的重要前提之一。人們發現盡管學習了多年的英語，即使讀寫沒有什么大礙，但跟外國人的口語交談卻十分費力，究其原因，主要有以

下幾點：發音不準確。假設我們的發音能做到和外國人的發音完全一樣，就一定能夠聽懂外國人的語音。英語本土人士一般是用“底氣“發音，而多數中國人傾向于只用口腔發音，說出來的話口音差別很大。因此，找一盤發音純正的英語磁帶，反復認真地模仿，這是很有必要的。

參考文獻：

（1）南平師專學報2007年第3期

(2)方國雄．秘書學[M]．北京：高等教育出版社，2001：118．

（3）楊延治．對外經貿英語[M]．北京：對外經濟貿易大學出版

社．2000：137-163．

第三篇：涉外文秘

Report on the Enterprise Culture of

McDonald’s Corporation

Lecturer：Liu Dongbiao(劉東彪)

Group 3

Wang Xiaoqian(王曉倩)Wang Yongshen(王永升)

Liu Huihui(劉慧慧)Li Luming(李路銘)

Huang Chao(黃超)

2011.6.3

1.Introduction

McDonald’s Corporation is the most biggest fast food group in the world.It was founded by two Jewish.In the year of 1961, it was taken over by an American called Clarke who was regarded as the father of the fast food industry.Clarke introduced his products to the markets and he was also the first one to introduce the instant eating conception to the public.Till 1965, McDonald’s stock entered the market, after which its value has been increasing nearly vertically all the time.Thus McDonald’s has established the kingdom of hamburger in the whole globe.Recently McDonald’s Corporation has 14,000 multiple stores throughout 72 countries which serve for 28 million consumers every day.Moreover, McDonald’s Corporation has been developing by opening one new multiple store per 7.3 hours.2.Analysis on the corporation concept of McDonald’s

Firstly we need to know a concept called “CI”.CI is short for corporate identity, which means the identity of corporate image or brand image.CI is also called CIS(Corporate Identity System)which stands for the identity system of corporation or group image.Furthermore, it’s a management strategy which involvesthe innovation of it’s own concept culture, behaviors and visual identity.It’s also a managing strategy aiming at creating a corporation image impregnated with various characteristics and specialties to gain the recognition of both the innate public and the exterior public.In 1960s Americans firstly put forward the conception of CI in the corporation management.It’s said that the conception was firstly adopted by IBM(International Business Machines, a corporation in America).CI consists of MI, VI, BI(mind identity, visual Identity, behavior identity)

1)McDonald’s MI

MI means the combination of corporation ideas.It includes managing concept, managing aims, career goals, corporation spirits, managing concepts, consumer concept, value concept and so on.In McDonald’s Corporation, every manager must comply to the managing concept: Q S C+ V

Q definitely stands for quality.McDonald’s is quite strict in quality management.For instance, Coca Cola which is sold with hamburgers has been tested that when it’s temperature is 4℃,the favor is best.So the temperature of Coca Cola is required to maintain at 4℃ when it is being sold.From which we can see how strict McDonald’s management is.S means service which includes the comfort sense of shops, the upset of managing time, service attitude and so on.All the shop assistants would smile when they communicate with consumers, which would make consumers feel relaxed.And the interval between the consumer’s having chosen his food and their getting the food

will not be over 1 minute.McDonald’s multiple storesput the considerate and convenient service in the first place.In order to accommodate the needs of the passengers on the high-way, McDonald’s has opened lots of stores on the two sides of high-ways.They install a dialing machine in the place which is 10 meters away from their stores.When people pass by they can order the food through the dialing machine and get it when they pass by the store.C stands for cleanness.“you would rather did cleaning than leaned against the wall to have a break”.For the purpose of appealing to consumers, McDonald’s keeps their shops clean all the time and make their efforts to change the bias from the public that “cheap restaurants are not clean”.In the shop assistants’ daily principle, men must shave moustache and fingernails and keep the mouth clean and take a shower regularly.For woman, they must wear hair nets.Once the consumer leaves, shop assistants would clean the table instantly.V means value conveying the McDonald’s conception that “offer foods of high value and high quality to consumers”.For the purpose ofcarrying out the corporation’s managing concept utterly, McDonald’s appoint employees of the headquarters to evaluate the progress of multiple stores all over the world.2)McDonald’s VI

VI(visual identity)is the visualization of corporation identity or brand identity.It conveys the corporation or brand characteristics through the exhibition for unity, standardization of corporation or brands.VI includes primary elements(such as corporation name, brand name, symbols and so on)and applying elements(official goals, environment display, traffic tools and so on).Among the McDonald’s visual identities, the standard color yellow and the corporation symbol “M” are the most successful ones.Yellow let people think of the foods whose prices are average.What’s more, the level of this colour’s recognition is quite high.The design of “M” is gentle which stirs people to step into the store.The double arches resemble the first letter of “McDonald’s” bitterly.As the brand picture of McDonald’s stores the golden yellow double arches have not only special characteristics but strongly penetrative strength.Colour is one of McDonald’s managing strategies as well.Say traffic signals, red stands for “stop” while yellow stands for “notice”.McDonald’s take advantage ofthis.The bottom color of the signboard is red, while the brand “M” above is yellow.When you see red, will you stop to have a look? When you see the golden yellow “M” will you arouse the eager of eating?

It can be a successful commercial strategy appropriately in visual system.3)McDonald’s BI

BI conveys the corporation managing features through various employees’ behaviors and various producing and managing activities which includes leader education,employee training, regulations, quality control, behavior principles, entertainments, charity activities and so on.Advertisements

Nowadays McDonald’s would spend 600 million dollars on advertisements every year, of which most are spent on TV advertisement.McDonald’s managers think that McDonald’s is not the typical consuming career or the average restaurants.In their eyes “McDonald’s is not a food industry but an entertainment industry.McDonald’s is fond of applying peculiar methods to catch media’s fancy.Taking part in charity activities

McDonald’s headquarters require the owners of their multiple stores to participate the local charity activities so that that can be local news easily.Focusing on different markets McDonald’s take different measures.For example, in the family-centered market, they donate the income of selling hamburgers to the local schools.As estimated, McDonald’s would donate 4% of its total income to various charity activities every year.McDonald’s Uncle

As the image expresser of McDonald’s, McDonald’s Uncle is famous for his lovely appearance.McDonald’s would spend sums of money on the announcement of McDonald’s Uncle.The board think that he shouldn’t be something of a father while he should do the things children like to do despite he is an adult.In the USA, McDonald’s Uncle’s status is as important as that o f Santa Claus(Father Christmas)so McDonald’s win the most of the children’s market.3.Analysis on the managing features of human resources

1)Experience is superior to the background

McDonald’s own a large reservation troop which are composed of college students.30% of the employees are from the food service schools.40% of them are from commercial schools, the others are composed of college students, engineers.McDonald’s break through the rotten conception and employ large sums of young employees who have no working experience.2)Diversity and tolerance

For the purpose of eliminating the discrimination of minorities, females, homosexuals, developing diversity and tolerance, adopting and taking up diversity education, McDonald’s has build up cooperation relationship with Chinese-Americans, the handicapped and so on.So more than 40% of McDonald’s café owners or managers are women or minority emigrates.3)The unique promotion system

The feature of McDonald’s promotion system is unique and novelty.If

people haven’t cultivated the successor of his or her current occupation, he or she will not be promoted.Thus the environment is like a roster gear.Everyone has to promise to take their pains in cultivating his successor because that matters his reputation and prospects in the corporation.suggestions

McDonald’s has been developing so quickly.We have a suggestion for her developments.That is McDonald’s multiple stores can be opened in some small cities.Because more and more industries or companies have settled in small cities, the people there are living a high-pace life as well.It’s necessary for them to have instant food sometimes and McDonald’s can be a good choice.

第四篇：三級文秘

【中國教育網秘書資格考試試題】： 1.公文急件是指(B)。

A.內容重要并特殊緊急，需打破工作常規迅速傳遞處理的文件

B.內容重要并緊急，需打破常規優先迅速傳遞處理的文件

C.內容至關重要并特殊緊急，已臨近規定辦結期限，需隨到隨時迅速傳遞的文件

D.內容至關重要并緊急，已臨近辦結期限，需隨到隨時迅速傳遞的文件

2.任免和聘用干部的公文文種為(C)。

A.命令

B.指示

C.通知

D.通報

3.公文的作者是指(B)。

A.撰擬文章的機關工作人員

B.制發文件的機關

C.審核簽發文件的機關工作人員 D.參與文件形成過程的全體機關工作人員

4.在印制本上，文頭位于公文的(A)，作者位于（）。

A.①首頁上端 ②右下方

B.①首頁下端 ②右上方

C.①首頁上端 ②右上方

D.①首頁下端 ②右下方

5.用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則的領導指導性文件，稱為(B)。

A.命令

B.指示

C.批復

D.通知

6.份號適用于(BC)。

A.秘密公文

B.機密公文

C.絕密公文

D.內部使用公文

7.緊急程度標志表明對公文送達和辦理時間要求和標識符號。公文的緊急程度標志分哪幾種？(AC)A.急件

B.緊急件

C.特急件

D.限時送達件

8.像指示一樣，所有機關及其首長均有權發布命令。(錯

公文改錯題

x x幣人民政府辦公廳通報

全體市民：

據反映得知，近日來本市部分地區有一種令人人心惶惶的傳說，稱原流行于某國的惡性傳染病××熱已傳入本市，并已造成十幾人死亡。經本市防疫部門證實，這是完全沒有任何事實根據的，本市至今從未發生過一起××熱的病例。經核查，這一消息源于本市《晨報》零六年4月1日的一則“愚人節特快報告”。《晨報》這種不顧國情照搬西方文化極不嚴肅的做法是非常錯誤的，已經給全市人民的穩定生活帶來了極其惡劣的影響。目前有關部門已對本報作出停業整頓并令其主要負責人深刻檢查等待紀律處分的處理。有關單位應汲取這一教訓，采取措施以予杜絕。特此通報。

××市人民政府啟

參考答案:

(1)標題缺問題；

(2)不應直接主送市民；

(3)“傳說”一詞不妥；

(4)文中日期混用；(5)“本報”一詞錯用；

(6)發文機關前后不一；

(7)作者后的“啟”字為錯用；

(8)“以予”一詞顛倒。

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錄像

（一）時間：上午9點

地點：秘書辦公室

人物：業務部秘書初萌 業務部經理馮建 客戶王佳

必備物品：計算機、電話、分類的文件夾、記錄紙、筆、雜亂物品（報紙等）

情景一（初萌辦公室）

初萌身究職業裝端坐在電腦前打字，辦公桌上物品擺凌亂。

經理馮建推門進來：“初萌，下星期的會議通知你準備好了嗎？”初萌起身：“哦，馮經理，都整理好了。”初萌在亂放的文件堆里找來找去：“您稍等啊，哪去了？哦，在這兒！給您。”拿出一張紙身遞給了馮經理。

馮經理：“你的工作習慣該改改了！對了，一會兒你先給我印盒名片，要總經理那種的。還有，明天香港的孫老板到京，你再落實一下賓館。”初萌：“好的。馮經理，下周您在上海的會要沒有變化的話，我就訂房間了。”

馮經理：“嗯，你去訂吧。我現在有個急事要馬上出去，一會兒我有個客人要來，你先幫我接待一下。”初萌：“好的，您放心吧。”

馮經理走出房間。

情景二

初萌翻找出大上海賓館電話。

初萌：“你好！是大上海賓館嗎？”賓館前臺：“您好，我是大上海賓館，愿意為您服務。”

初萌：“我是宏遠公司。5月19號我公司訂了一個套房，我們下周五到。請問房間都準備好了嗎？”賓館：“請稍等，我馬上查一下。對！沒問題，在1508房間。我們恭候客人的到來。” 初萌：“1508房間，謝謝，再見。”邊說邊記下來。

賓館：“再見！”

情景三

初萌正打算關電腦，有人敲門。

初萌：“誰呀？進來！”王佳推門而入：“你好！請問這是業務部嗎？”初萌坐在那里，抬眼看著來人：“這里就是。你找誰？”王佳：“馮經理在嗎？我跟你們馮經理約好了。”

王佳說著掏出名片，雙手遞給初萌。初萌用左手接過名片，隨手放在桌上，同時馬上變得熱情起來，招呼道：“啊，剛才馮經理還等您吶。不過這會兒他有點急事要辦，讓您稍等會兒，他馬上就回來。您先坐。”

初萌讓王佳坐下，轉身倒水，用紙杯招待客人（特寫）。“您是習慣喝茶還是開水？”客人：“不客氣，都可以。”

這時，電話鈴響起，鈴響四遍后，初萌拿起電話：“誰呀，打錯了。”掛斷。考試大收集

初萌坐下后開始與客人交談。初萌：“我在報上經常看到對您公司宣傳，我想買你們那個新的產品，可以優惠嗎？”王佳猶豫著：“??我回去給你想想辦法。”

初萌：“您知道嗎？我們公司剛剛研制出的WEC產品，馬上就要投入市場了。這回，我們能大賺一筆。哎，你們公司待遇怎么樣啊？??”（淡出）參考答案：

1.著裝符合要求。對

2.環境不整潔，辦公用品擺放凌亂。錯

3.能夠提前準備會議通知。對

4.能熟練操作辦公室事務，提醒上司的工作安排。對

5.能夠用電話確訂為上司訂客房。對

6.訂房間沒有事先查對標準。錯

7.電話語言規范正確，認真記錄。對

8.沒有做到熱情迎客，語言動作均不禮貌。錯

9.對待客人不能一視同仁，前后態度反差太大。錯

10.接名片動作不規范。錯 考試大整理

11.接過名片后沒有認真閱讀，隨手丟在桌上，對客人不禮貌。錯

12.送飲品能征得客人意愿。對

13.沒有遵循接電話“響鈴不過三”的原則，電話接應不及時。錯

14.對待錯打過來的電話，語言、態度不符合要求。錯

15.不懂得與客人溝通時的語言禁忌，為個人謀私利。錯

16.沒有保密意識，將公司新產品秘密泄露出去。錯

17.隨便問客人公司的待遇情況。錯

錄像

人物：行政秘書鐘苗、總經理（聲音）加入收藏

物品：投影儀、筆記本電腦、會議桌椅、會議記錄本

場景：辦公室、會議室

情景一

秘書鐘苗身著職業裝坐在辦公桌前，正在整理文件，這時電話鈴響了，鐘苗很快拿起電話：“喂，請問您找誰啊？”

聽筒中傳來總經理的聲音：“鐘苗啊，你通知一下，今天下行2點在一樓會議室召開各部門經理會議，討論下個月的工作安排。我要用一下投影儀，你安排一下。”“好的。”鐘苗答應著放下話筒，時鐘特寫：10點鐘。

鐘苗打開計算機主機電源，然后又打開顯示器電源，（特寫）鐘苗的手機放在顯示器旁。計算機啟動后，鐘苗打開郵件發送窗口，在窗口中寫會議通知。

屏幕特寫：

會議通知

各部門經理：

茲定于今日（3月20日）下午2：00在一樓會議室召開各部門經理會議，請務必準時出席。

總經理辦公室

2007年3月20日

發送完畢，鐘苗想了想，自語道：“還是再用電話通知一下保險。”她拿起話筒，撥號。

鐘苗：“張經理您好。王總讓我通知您今天下午2點在一樓會議室開會，具體情況您可以查一下郵箱，我已經給您發過去了。”放下話筒，鐘苗繼續撥號：“劉經理您好。今天下午2點鐘在一樓會議室??”（畫面淡出）

情景二

會議室，時鐘特寫：13：30。

會議室中只有鐘苗一人，她正在連接筆記本電腦和投影儀。投影儀通風口處堆著一些文件，幾乎擋住了通風口。連接好后，她先打開投影儀電源開關，再打開電腦開關。啟動后，投影未顯示計算機上的信號。

鐘苗按下筆記本電腦上的F n鍵與F8鍵（特寫），墻壁上顯示出圖像，但不清楚而且畫面傾斜。鐘苗調整機器的支架使畫面正常。鐘苗調整投影儀的鏡頭旋鈕，進行對焦，直到墻壁上畫面清晰。

鐘苗看了一下表，自語道：“還有10分鐘才開會呢，先把鏡頭蓋蓋上吧。”她拿起鏡頭蓋蓋住了投影儀鏡頭（特寫）。

鐘苗坐在自己的位置上，打開“會議記錄本”，在上面寫著什么。考試大整理

參考答案：

1.秘書著裝正確。對

2.接聽電話及時。對

3.電話應答語不正確。錯

4.計算機開機順序錯誤。錯

5.手機帶有磁性，不能放在顯示器旁邊。錯

6.能夠選擇正確的發送會議通知的形式。對

7.會議通知沒有寫明會議內容。錯

8.會議通知落款日期應該用中文格式。錯

9.能夠及時完成經理交辦的任務。對

10.能夠提前到會議室做好設備準備工作。對

11.不能遮擋住通風口，以免影響機器散熱。錯

12.筆記本電腦與投影儀連接正確。對

13.開機順序正確。對

14.能夠正確切換電腦的輸出方式。對

15.能夠解決畫面傾斜現象。對

16.能夠正確進行對焦。對

17.不應用鏡頭蓋遮擋鏡頭，這樣容易導致元器件損壞。錯

18.有做會議記錄的意識。對

該文章轉載自無憂考網：http://www.51test.net

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第五篇：涉外文秘畢業論文

湖南師范大學

自考本科畢業論文

編 號：

考 籍 號：

姓 名：

題 目：

指導教師：

電 話：

專 業：

通訊地址：

郵 編：

關鍵字

目 錄

摘要………………………………………………………………………………………………………………………….1 前 言..............................................................................................................................2 正文

1、秘書的時代涵義.....................................................................................................4

2、秘書工作的特點...................................................................錯誤！未定義書簽。

2.1綜合性............................................................................錯誤！未定義書簽。2.2服務性............................................................................錯誤！未定義書簽。2.3事務性............................................................................錯誤！未定義書簽。2.4政治性............................................................................錯誤！未定義書簽。2.5機要性............................................................................錯誤！未定義書簽。2.6服從性............................................................................錯誤！未定義書簽。

3、秘書的角色功能...................................................................錯誤！未定義書簽。

3.1秘書的配角功能............................................................錯誤！未定義書簽。3.2秘書的潛在主角作用....................................................錯誤！未定義書簽。

4、秘書角色的科學定位...........................................................錯誤！未定義書簽。

4.2定位秘書角色的前提

錯誤！未定義書簽。

4.3合理解決角色的沖突問題............................................錯誤！未定義書簽。

5、提升綜合素質，滿足角色的定位要求...............................錯誤！未定義書簽。

5.1樹立和培養相應的意識，提高政策水平....................錯誤！未定義書簽。5.2實施嚴格有效的信息培訓制度....................................錯誤！未定義書簽。5.3進行自我教育，更新知識............................................錯誤！未定義書簽。5.4培育創新思維................................................................錯誤！未定義書簽。5.5加強業務培訓，提高工作水平....................................錯誤！未定義書簽。結束語..........................................................................................錯誤！未定義書簽。參考文獻......................................................................................錯誤！未定義書簽。

淺談秘書的社會角色

摘要: 進入21世紀，隨著我國改革開放社會主義市場經濟的更加深入和信息化時代的到來，秘書職業在當今已經顯得越來越重要。在新的時代環境下，秘書工作者的角色也由傳統向多樣化轉變，它的運動軌跡并不是通過單一的函數模擬就能清楚理解并扮演的一角色，熟悉秘書職業的特點并掌握相關的理論，給秘書角色一個比較準確的定位，應該是每個秘書的必經課程。因此，本文就從賦予時代涵義的秘書出發，通過分析秘書職業的特點、秘書角色的分工，以及對秘書如何提高自身素質，科學定位秘書角色的有效途徑等多方面闡述。以便更好的實現其角色的轉化，更好的融入工作環境，成為一名專業而成熟的秘書工作者。

關鍵字: 秘書 角色 定位

前 言

在社會生活中，每個人都承擔著一定的社會角色，履行著相應的社會職責，只有這樣他才能夠在社會生活中施展自己的才華、發揮自己的潛能。作為一名優秀的秘書人員同樣要明確并扮演好自己的職業角色，把握秘書的時代涵義，全面認識秘書這個職業的特點、要求和沖突等，這樣才能夠最大程度地輔助好領導實現自己的職業價值。

一、秘書的時代涵義

“秘書”一詞出現以來，人們則根據不同的時代環境和不同的行業背景下，對這一概念的理解均不一致，各有側重點，下面來談談國內外有關“秘書”的眾多定義。

（一）在國外，秘書應是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷力，并在給予的權力范圍內做出決定；秘書是指具有熟練的辦公室工作能力，不需上級教促即能主動負貴，積極進取、干練果斷，能在授權范圍內做出正確決定的經理助手。

（二）在國內，秘書主要是指黨和政府機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位；秘書是領導、專家、管理人員在履行其職務時的輔助人員；秘書或秘書工作者是各級領導機關及領導人員的參謀和助手，主要職責是協助決策，承辦業務，摘好行政工作；秘書是專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員；秘書是指掌管文書并協助機關或部門負貴人處理日常工作的人員。

顯然，上述關于秘書的理解各有獨見，但是同時我們又可以發現其中的共同特點，那就是秘書應該結合時代環境，結合時代的新的要求來努力掌握秘書的專業技能，并且學會操作現代辦公技術，有效利用自身智慧，對外要聯系工作，接受文電處理信息等，對內要溝通、協調、組織會議、開展調研，為自己的上級提供必要的綜合服務和輔助性工作的工作人員。

二、秘書工作的特征

（一）機要性和群眾性的統一

“秘書”一詞帶有“秘密”的意思。秘書部門是綜合部門，處在中樞的位置上。文件電報領導能看到的，秘書都能看到，而且先于領導看到，開會作記錄，領導班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機密，嚴禁外泄。但秘書工作也有群眾性的一面，秘書部門是黨委、政府聯系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會動態的窗口，辦公室每天都要接受來自社會的各方面信息，接受群眾的來信來訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調查研究，反映群眾的心聲，傾聽群眾的呼聲，為領導決策提供依據。

因此，作為一個秘書，既要有很強的保密觀念，又要密切聯系群眾。只有前者沒有后者就會把自己與群眾隔離起來，只有后者沒有前者，因泄露國家機密而犯錯誤，二者不可偏廢。

（二）綜合性與專業性的統一

秘書部門不是專項業務部門，而是綜合性的部門。因此，秘書工作涉及的范圍和內容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進行綜合性調研，處理綜合性事務等等。同時秘書工作也不是誰都可以干的“萬斤油”，它有自己的一套專業，要求秘書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強的組織協調能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會務，禮儀知識，會操作現代化辦公設施。不同行業的秘書，還要熟悉本行業的專門知識，如黨委秘書，要熟悉黨務知識，軍隊秘書要熟悉軍隊知識，企業秘書要熟悉企業管理知識等。

綜合性是主要的，專業性是次要的，二者互相滲透，互相促進。

（三）事務性和思想性的統一

秘書部門是各級領導的辦事機構，協助領導處理日常事務。每天都有大量的事務性工作，起草、收發文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會務，這些工作都很具體，繁雜，事務性比較強。同時，秘書部門又是個參謀部門，在領導決策中發揮著重要的參謀作用，領導決策前要調查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策后要進行督查和落實，所有這些都有很強的政治性。

事務性是秘書工作的基礎，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導地位，事務性處于從屬地位。思想性通過事務性工作體現出來。

（四）被動性和主動性的統一

秘書工作的被動性是由秘書工作的從屬性和服務宗旨決定的。大家都有體會，自己支配的時間極少，秘書工作總是按照領導的需要和指令來進行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時正做著這件事，又來了新任務，總是顯得很被動。

當然，這種被動，不是消極被動，不是不可以發揮主觀能動性。我們要在實踐中總結經驗，摸索規律，掌握了規律就可以把工作做到前邊，這樣才能當一個好的參謀和助手，才能做到優質服務。

三、秘書的角色功能

通過前文對秘書角色定義的理解和對秘書工作特性的理解，可知，秘書職責的綜合性決定了秘書角色的多樣性。而且在實際的工作過程中也表現出了這一特點。因此，下面就談談秘書的角色功能。為了討論的簡便，在這里將秘書的角色功能分為主角功能和配角功能。

（一）秘書的配角功能

秘書職業的從屬性，決定秘書工作的配角地位。對此，秘書必須對自己的配角角色有充分的認識，能自覺地把握。秘書角色是以直接為領導服務為重要前提的，其它一切行為和思想都應從這一前提出發。他的一切活動要服從領導活動的既定目標，按照領導活動的要求和意圖調整自己的行動和想法。也正是秘書們以完成大量的具體事務性工作來維持整個管理機器的正常運轉。秘書正是通過在領導身邊默默無聞的工作來體現這種功能的。

因此，也就對秘書提出了許多角色要求。在這些角色要求中，忠誠和謹慎無異是對秘書的首要要求。因為秘書是以獲得領導的信任為存在的前提，而獲得領導信任，又必須主動以自己的忠誠去換取。從根本上講忠誠的應是黨和人民的事業，而不是某一領導者。同時應當謹慎的處理各類事務，以協調好各方面的工作，避免出現不必要的失誤和麻煩。

（二）秘書是潛在的主角 秘書在實際工作中扮演的是一個角色組，特殊場合下，也有充當主角的時候。即使在領導身邊，也不是一成不變的配角，還可以發揮潛在的主角作用，即秘書通過對領導決策的輔助，間接地影響領導活動的日的和指向，作為領導支配地位的影像而顯現。作為現代秘書，在領導的決策前后，應主動大膽地出謀劃策。首先必須有敢于“標新立異”的勇氣，大膽開拓創新的精神。其二，必須提高自己的政治思想素質，達到與真正的主角同樣甚至高于的思想高度，培養臨峰俯視的才氣，宏觀把握的眼光，同時又必須做到細致。其三，作為信息時代的秘書，還必須強化信息的綜合分析和調查研究能力，為領導提供真實可靠的情報和決策的依據。

四、秘書角色的科學定位

美國社會學家米德1935年首次將“角色”一詞引入社會學領域，后來逐漸發展起來的角色理論廣泛影響了諸多學科。在“角色理論”中，主要研究的是人們在社會群體或組織中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的職責。

就秘書行業而言，在專業細分越來越規范的現代社會里，秘書的專業化和職業化是一種必然的趨勢。作為專業的秘書工作者，了解秘書在工作中應扮演的角色，合理地進行角色定位，培養角色意識，對于加深秘書對職業崗位特點及職責的認識、把握和體驗，開發秘書潛能，改進工作作風，提高辦事效能，提高社會適應性都具有很大的現實意義和理論意義

（一）角色定位的前提

1、明確“對位”知道“該做什么”

作為具體的操作者，秘書要經常思考這樣一個問題，如何保質保量地完成工作任務要解決這個問題，一要做到三勤：勤學、勤想、勤干。二要做到三熟：政策規定—熟知，工作環境——熟悉，業務技能——熟練。三要做到三清：清楚內外關系，清楚工作重點，清楚領導意圖。

2、提前“就位”知道“先做什么”

在紛繁復雜的秘書工作當中，如果分不出輕重、主次、緩急、就會因小失大。所以秘書應以目前迫切需要和必須解決的問題為急。這樣就能理出工作主線，合理地做好各項工作；不急于辦的事務可以緩辦，為其他事情讓路。日常工作要按時完成，以減少“塞車”現象。

3、靈活移位，知道“不做什么”

秘書在履行督辦，協調等職能時一定要明確督辦不等于發號施令，協調不等于包辦代替。所以，秘書在督辦和協調時應將位置下移，在熟悉情況，理解別人的基礎上完成任務。

4、轉換角色，及時“補位”

秘書人員固然要明確職責，找準位置。但相互之間的角色也并非絕對不能轉換，同級之間其他人員不在崗，有關部門需要幫助時，可以隨機制宜，及時補位，避

免工作中出現失誤。

（二）角色的定位

秘書的角色定位是一個動態地循環往復的過程，一般要經過角色知覺角色初始定位角色期望角色沖突角色互動與調整角色在定位等六個環節。秘書必須按照客觀規律對自身角色進行正確的定位，一提高工作效率促進自身進步。

1、角色知覺

秘書角色知覺就是指秘書對自己所擔任角色的活動或者具有的某種身份地位及由此所規定的職責和他人對自己的期望等問題的認識和判斷。秘書在進入某一組織擔任角色時，不能不想這樣的問題，我的角色是什么，我應當作什么和怎么做，組織要求我做什么，我在組織中的地位和身份如何等，這樣構成了秘書對自己角色的知覺，他具有鮮明的主動性，直接影響秘書在社會組織中的角色定位。

2、角色初始定位

秘書一自己對秘書角色的認識理解為基礎并將自身實際情況和組織實際情況相結合初步明確自己的職能，對自己在組織中的角色進行初步定位，并以此為基礎開展工作，在特定的范圍內發揮特定的作用如：相對于領導而言秘書在社會活動中所扮演的是配角以輔助管理為其職業工作的根本特征，其勞動成果也往往體系在勞動的工作成效和組織的綜合效益中。但是秘書在處理一些具體業務中又必須唱主角，其主題作用十分明顯。另外，秘書在進行角色定位是還涉及具體的專業領域或者服務取向，必須根據服務組織服務對象的具體情況正確評價自身的只是與技能水平，決定自己的從業方向。很顯然，秘書角色定位是由角色知覺自身實際組織實際等因素共同決定的。

3、角色期望

社會成員對秘書角色的期望比較復雜，人們對秘書說五花八門的或褒貶的稱謂上就能有一定程度的反映，這與我國秘書職業化的成熟度和秘書職業評價體系不高有密切地關系。社會成員對秘書職業的期望形成了社會秘書管，隨秘書的價值觀產生深層次的影響。組織內部成員如各層級勞動普通員工其他秘書等對秘書有著更直接的期望，即秘書所要面對的角色群期望。不如各單位招聘秘書是的不同的條件要求就充分反映了這一類角色期望。角色期望往往具有一定的想到向導性，對秘書的職業道德職業行為職業習慣乃至職業技能帶來直接的約束和規范。

4、角色沖突

秘書的自我角色定位與各種角色期望是相互作用的，當兩者出現矛盾時就會產生角色沖突。主要表現：

（1）自強哦角色定位與目的的角色期望發生沖突

比如初入職場的秘書往往年輕氣盛，渴望成就一番事業，可是勞動可能安排他們從事一些日常瑣事，很多人就感到心灰意冷。

（2）自我角色定位與自身能力發生沖突

比如有的秘書對自己的期望較高甚至過高而自身的能力又無法滿足這種期望的實際，使自己實際扮演的角色不能如己所愿，便引起角色沖突。

（3）多種身份關系失調引起角色沖突

一個人在社會中往往同時占據多個社會位置十多個角色的集合體，秘書也同樣被賦予多種角色身份，如果處理不好其中的關系，自然會引起角色沖突。

5、角色的互動與調整

角色狀態不可避免。當秘書的角色定位與角色期望發生沖突后，秘書在角色期望的壓力下，與期望發生出者之間就要通過各種方式進行必要地角色定位與角色期望的相互調整與適應。這是一個角色互動的過程：由角色期望者發出的信息影響角色期望對象，對其形成壓力；角色期望對象的反應又影響到角色期望發出者對期望對象最初的我及未來的期望。不如：領導希望秘書成為組織對外接待工作的一面手，而秘書卻不擅長迎來送往的工作，反而長于內部事務工作的安排，這就會導致角色沖突發生。在這個過程中，馬赫感受到來自領導期望而形成的壓力，認識到并努力提高自己在對外接待工作中的能力；領導也認識到秘書能力與其期望存在差異，進而可能考慮調整秘書的工作崗位。

6、角色再定位

經過角色的互動與調整，秘書重新找準了自己在組織中的合適位置，并被組織認可，這就意味著角色再定位的完成。

（三）合理解決角色沖突

1、要擺正自己的位置

首先必須認清“我是誰”這個問題。在工作中，秘書永遠要遵循規則，為領導搞好服務。其次要知道“我在干什么”。秘書所從事的一般是基礎性工作，包括資料收集、文件整理、材料寫作、調查研究等，處于從屬地位，其價值只有在為整體服務的過程中才能得到認同。

2、要保持角色系統的整體均衡

秘書不能人為地給某一種或幾種角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘書的多樣性角色并無主次之分，因此要協調好在不同環境下的各種角色的轉換。

3、要善于換位思考

秘書的換位思考主要針對領導而言。領導有時工作上會出現差錯，可能在處理事務時采取感性的方式，使得秘書不理解或想不通。這時秘書最好保持冷靜的態度，把自己放在領導的位上加以思考，這樣就會對領導偶然的過失表示理解，同時向領導提出善意的補正意見。

4、要正確發揮各種角色的功能

不同的角色具有不同的功能，角色主體只有自覺適應各種不斷變化的環境，才能在實踐中實現自我價值，從而極大地發揮自己的潛能。因此，秘書必須讓自己的身份角色和職能角色同時體現在具體的行為上，共同發揮作用，這樣就能不斷提高自己的綜合素質。

因此，有人提出秘書還應做到“十要”和“七戒”，即： 十要：

（1）腦要清：有清醒的頭腦，有清晰的思維能力。

（2）心要誠：對領導忠誠，對基層群眾熱誠，以誠待人，勤奮工作。（3）氣要平：遇到困難和挫折，基層群眾不理解時要平心靜氣，不發急、會制怒。

（4）眼要明：目光敏銳，善于發現新事物。

（5）耳要靈：及時收集各方面信息，及時了解群眾的意見和反映并及時反饋給有關領導。

（6）嘴要嚴：嚴格遵守保密紀律，不該說的堅決不說。

（7）腿要長：經常深入基層了解情況、調查研究、掌握第一手材料。（8）手要短：廉潔奉公，不伸手撈個人好處，不借領導名義牟取私利。（9）行要正：作風正派，一舉一動，一言一行都要起表率作用。（10）筆要直：論人衡事都要客觀公正。七戒：

（1）戒敷衍塞責不盡心：工作責任心的強弱是能否勝任本職工作的第一要素。（2）戒疲于應付腦不勤：能撰寫出既符合政策規定又合乎領導口味的文稿。（3）戒夸夸其談腿不勤：說空話不辦實事。

（4）戒飛短流長嘴不嚴：秘書工作要求其具有保密性。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正視工作中的挫折。

（6）戒飛揚跋扈定位不準：應認清角色、擺正位置，絕不目中無人、居高臨下。（7）戒曲意討好心不正：做好自己的本職工作。

秘書角色的準確定位是做好秘書工作的前提，是秘書工作的指南。社會的高速發展要求我們必需準確定位自己，只有準確定位自己的角色才能取得人生和事業的成功。

五、提高秘書職業素養的途徑

秘書是辦公室一個重要的角色，服從、服務領導，服務基層，起到承上啟下、協調服務的作用，因此，必須具備“通才”、“全才”，具備超強的職業素養，才能在秘書崗位上游刃有余。

（一）培養秘書人員的基本素養，提高業務能力

1、德才兼備，以德為重

一個合格的秘書，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當無名英雄：經常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費；經常組織會議，但自己從不上主席臺；經常熬夜，但白天還得正常工作；節假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息，等等。這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會的公認。凡此種種，都說明一點，只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的；沒有一個全心全意為人服務的心，是當不了一個秘書的。

2、當好領導的“外腦”

由于秘書人員直接為領導提供服務，對領導提供精力和智力補償，因而人們常稱秘書為領導的“外腦”。然而，秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發議論、自作主張、左右領導。秘書必須注意使自己的言行符合角色規范，做到既尊重領導、堅決執行領導指示，又不迷信盲從，始終把為領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責。注重進言技巧，根據領導的心理、行為特征，選擇適當場合和最佳時機，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見，“參”到點子上，“謀”到關鍵處，準確理解和把握領導意圖。

3、提高專業技能

何謂秘書？古書云：“常管文書并協助領導處理日常工作的人員。”可見秘書當“書”（即辦理文書），以“書”為主，寄情于“書”。擅長書寫文稿，是秘書人員最起碼的專業技能和素質要求。因此，秘書人員要提高撰寫文稿的質量，平日應注重學習，練內功，在實踐中學習，邊工作、邊學習、邊總結、邊提高；還要盡可能深入調查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充“資料庫”，博采來自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用。如此，不僅使撰寫的文稿血肉俱全，還能解放思想，開闊視野，增長見識、才干。

（二）培養高尚的道德情操

1、是加強政治理論學習，努力提高自身的思想水平和政策水平，牢固樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀。

2、是要擺正自己的位置。

秘書雖然是普通的工作人員，但其工作崗位十分特殊。因此秘書人員要給自己正確定位，說話辦事不能指手畫腳、盛氣凌人。要以對工作負責、對人民群眾負責、對領導負責的態度辦好每一件事，牢固樹立服務意識。

3、是要老老實實做人

要當好秘書首先要學會做人。要時刻做到自重、自省、自警、自勵，管住自己的嘴，不該說的絕對不說；管住自己的手，不該拿的堅決不拿；管住自己的腿，不該去的地方絕對不去。

4、是踏踏實實辦事

在工作中始終做到一個“勤”字。勤是一種人生態度，也是一種精神品格。“勤”能使人堅定意志、克服困難，竭盡全力做好每一件事。有了這種人生態度和精神品格，工作起來就能任勞任怨、奮發有為，不計較個人得失，全心全意把工作做好。

（三）強化秘書人員的五種意識：自我意識、信息意識、超前意識、創新意識、責任意識

總而言之，在現實的工作中，要做好一名合格的秘書，必須深刻了解自己的角色本質，才能在頭腦中形成一個秘書角色的立體形象。秘書人員不僅要熟練掌握必備的專業技能，而且還要在具體的工作環境中不斷通過各種途徑和方式努力提升自己的職業素養，科學合理的看待秘書角色的多樣性問題，并在不斷處理秘書角色沖突的過程中全面的理解秘書這一角色，最終給自己的秘書角色一個科學合理的定位，順利高效的展開自己的本職工作，最終取得事業上的成功。