第一篇：淺談涉外文秘的職業(yè)素養(yǎng)

淺談涉外文秘的職業(yè)素養(yǎng)

—以非凡的杰茜為例

【摘要】：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的日益深入，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不斷加強(qiáng)的條件下，涉外秘書(shū)職業(yè)的性質(zhì)和特點(diǎn)、秘書(shū)工作在管理活動(dòng)中的地位和任務(wù)都決定了秘書(shū)在職業(yè)道德、知識(shí)才能、心理品質(zhì)等方面必須有高標(biāo)準(zhǔn)的職業(yè)素養(yǎng)。

1、涉外文秘的作風(fēng)修養(yǎng)

作風(fēng)修養(yǎng)是指一個(gè)人在工作和生活中所一貫表現(xiàn)的態(tài)度行為，與職業(yè)道德密切相關(guān)，主要指向他們的職業(yè)責(zé)任、職業(yè)紀(jì)律和職業(yè)行為。只有有了良好的作風(fēng)修養(yǎng)才能做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀者，才能通過(guò)自身良好的行為形象影響他人。秘書(shū)的作風(fēng)修養(yǎng)主要包括以下幾個(gè)方面：

1.1忠于職守，服從領(lǐng)導(dǎo)，自覺(jué)履行各項(xiàng)職責(zé)

作為秘書(shū)人員，我們就要自覺(jué)履行秘書(shū)的各項(xiàng)工作，認(rèn)真輔導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)做好各工作。要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，不越權(quán)，不瀆職。作為一個(gè)輔導(dǎo)者，要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)自行其是、別出心裁都是職業(yè)道德所不允許的。杰西總是能夠按照阿曼的要求做好本職工作，從不會(huì)違背阿曼的命令，在難辦的事情她都能夠在限定時(shí)間內(nèi)完成。

1.2埋頭苦干，不計(jì)個(gè)人得失

秘書(shū)工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性和事務(wù)性，繁重而瑣碎。不管在任何時(shí)候，只要領(lǐng)導(dǎo)一有指示，秘書(shū)人員就要馬上行動(dòng)，完成所有的工作。常常會(huì)遇到很多突發(fā)情況，這時(shí)秘書(shū)人員就要無(wú)償?shù)姆艞壭菹r(shí)間投入到工作中。所以，一個(gè)好的秘書(shū)如果不具備這樣的品格是難以勝任工作的。杰西為了完成阿曼所需要的商業(yè)計(jì)劃書(shū)，不惜和南都連夜趕工，第二天早上又早早的起來(lái)趕去公司將商業(yè)計(jì)劃書(shū)交給阿曼。

1.3遵紀(jì)守法，廉潔奉公，公正無(wú)私

是秘書(shū)人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證。接人待物，處理問(wèn)題，無(wú)論上級(jí)下級(jí)，都要一視同仁，在處理人際關(guān)系中要顧全大局，不以個(gè)人得失為中心。帕莉?qū)芪骺偸呛軌模€偷走了杰西的工作成果。但是杰西為了能讓阿曼的工作得以順利進(jìn)行，還是把阿曼要求帕莉做的工作給做完了。

2、秘書(shū)的知識(shí)和智能結(jié)構(gòu)

秘書(shū)部門(mén)處于各個(gè)社會(huì)管理組織的樞紐地位，工作繁復(fù)、雜亂，大都帶有綜合性和全局性，這就要求秘書(shū)要有較為廣泛的知識(shí)，特別是要有與其所輔助的領(lǐng)導(dǎo)者的管理范圍相適應(yīng)的知識(shí)。這包括了一般的基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)秘書(shū)知識(shí)、商務(wù)談判和良好的表達(dá)能力。

2.1基礎(chǔ)知識(shí)

秘書(shū)接觸的人往往是四面八方各行各業(yè)的人，從事工作的人員只有具有比較廣泛的各學(xué)科基礎(chǔ)知識(shí)，才有較大的才能發(fā)揮空間。不管遇到任何來(lái)訪者都不至于無(wú)話可說(shuō)或是打不開(kāi)話題。有了廣泛的基礎(chǔ)知識(shí)，便會(huì)正確的審時(shí)度勢(shì)，隨機(jī)應(yīng)變，成功的處理各種問(wèn)題。阿曼跑去跟瑪麗卡度假，跟銀行的簽約時(shí)間就要到了，杰西為了讓公司能拿到這筆貸款。不惜硬闖俱樂(lè)部，并且將商業(yè)餐會(huì)安排在阿曼所在的俱樂(lè)部。

2.2專(zhuān)業(yè)知識(shí)

是秘書(shū)人員具有的基礎(chǔ)知識(shí)和輔助管理知識(shí)得以充分發(fā)揮作用的關(guān)鍵，是稱職的秘書(shū)人員應(yīng)有的知識(shí)。杰西擁有商業(yè)和金融方面的知識(shí)，并且獲得商業(yè)管理學(xué)位。能夠很好的輔助阿曼。

2.3表達(dá)能力

分為口頭表達(dá)和書(shū)面表達(dá)兩種形式。秘書(shū)工作者經(jīng)常要接受領(lǐng)導(dǎo)者布置的事宜和指示，并且還要講其指令傳達(dá)下去，讓整個(gè)工作系統(tǒng)達(dá)到最高的工作效率。這些大多都需要口頭的表達(dá)，因此要求秘書(shū)人員要具備相當(dāng)高的口頭能力，無(wú)論在傳達(dá)還是接受命令的時(shí)候都可以簡(jiǎn)介準(zhǔn)確的表述。對(duì)于阿曼要求的工作指令，杰西總是能夠在短時(shí)間接受并且很好的完成。

2.4商務(wù)談判

是秘書(shū)人員經(jīng)常介入的一項(xiàng)工作，要成為一名優(yōu)秀的談判高手，不僅要求秘書(shū)人員對(duì)自己的事業(yè)有充分的理解和熱愛(ài)，更需要他在千變?nèi)f化的談判桌上運(yùn)籌自如、巧妙應(yīng)對(duì)。在商業(yè)餐會(huì)上，杰西高超的談判技巧為公司贏得了一筆大訂單。

3、秘書(shū)的心理品質(zhì)

一個(gè)出色的秘書(shū)人員，除了要有系統(tǒng)的知識(shí)和智能結(jié)構(gòu)更需要的是良好的心理品質(zhì)。

3.1具有高尚的道德情感

人的舉止行為符合社會(huì)的行為標(biāo)準(zhǔn)，才能產(chǎn)生積極的情感，否則，就會(huì)產(chǎn)生消極、否定的情感。工作時(shí)要有積極的熱情這樣才能全心全意的投入工作，想方設(shè)法把工作做好。做到對(duì)領(lǐng)導(dǎo)熱情而不討好，對(duì)群眾熱情而不失原則。同時(shí)在工作中要尊重自己的領(lǐng)導(dǎo)。杰西因?yàn)橥饷渤舐獾酵聜兊呐艛D和嘲諷，但是她總是能夠很好的做好心理工作，從不會(huì)因?yàn)橥聜兊呐艛D和嘲諷而放棄。也不會(huì)討厭同事。

3.2培養(yǎng)自覺(jué)性、堅(jiān)持性、果斷性和自制性

秘書(shū)工作之中要自覺(jué)的認(rèn)識(shí)和理解領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，不去盲目符合，充分發(fā)揮自己的主管能動(dòng)性，減少行動(dòng)的盲目性。秘書(shū)在工作上表現(xiàn)出持之以恒，堅(jiān)持不懈的克服困難與消除障礙，完成既定的工作目標(biāo)。在發(fā)生突發(fā)情況時(shí)能夠頭腦冷靜，迅速理解所發(fā)生的事情，及時(shí)做出判斷，采取果斷有力的措施，試問(wèn)題得以妥善解決。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，具有自制力，善于控制自己的感情、行為，抑制自己無(wú)益的激情、沖動(dòng)，是迷失職業(yè)修養(yǎng)不可缺少的心理品質(zhì)。阿曼要求杰西篡改報(bào)告數(shù)據(jù)，杰西認(rèn)為那是一種欺騙和犯法的行為，他并沒(méi)有立刻執(zhí)行阿曼的命令，因?yàn)樗袀€(gè)人的堅(jiān)持。

杰西之所以能夠在最后事業(yè)愛(ài)情兩豐收，是因?yàn)榻芪髟诜椒矫婷嫔隙俭w現(xiàn)了她是一個(gè)合格的秘書(shū)人選，所以事業(yè)成功了。對(duì)于愛(ài)情，是因?yàn)榻芪髂强蓯?ài)率真，良好的素質(zhì)吸引了阿曼，讓她獲得了愛(ài)情。

參考文獻(xiàn)：呂世平《商務(wù)秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)》中國(guó)水利水電出版社

蔡超 楊鋒《現(xiàn)代秘書(shū)實(shí)務(wù)》 暨南大學(xué)出版社

工商企業(yè)管理（1）班廖文利2009301127

第二篇：涉外崗位職業(yè)素養(yǎng)（定稿）

職業(yè)素養(yǎng)的重要性

學(xué)院：外國(guó)語(yǔ)學(xué)院姓名： 徐玲玲學(xué)號(hào)： 114150326 在當(dāng)今這個(gè)社會(huì)，職業(yè)素養(yǎng)對(duì)每個(gè)人都很重要。一個(gè)擁有良好職業(yè)素養(yǎng)的人，才能做好他本職內(nèi)的工作，才能做一名優(yōu)秀的職業(yè)人。就像一名在校優(yōu)秀的大學(xué)生，到了社會(huì)工作，如果沒(méi)有良好的職業(yè)素養(yǎng)，即使在學(xué)校多優(yōu)秀，也會(huì)被淘汰。因?yàn)閷W(xué)校和社會(huì)對(duì)優(yōu)秀的判斷標(biāo)準(zhǔn)很不一樣，甚至可以說(shuō)社會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)更為嚴(yán)格，其中很重要的一項(xiàng)就是對(duì)員工職業(yè)素養(yǎng)的要求。由于職業(yè)素養(yǎng)的重要性，我們老師給我們做了幾個(gè)講座，從這幾個(gè)講座中，讓我知道了職業(yè)素養(yǎng)可以在很多方面得到體現(xiàn)，也讓我了解了職業(yè)素養(yǎng)的在我們的生活中是多么的重要。

1、商務(wù)禮儀和組織安排

由于商務(wù)禮儀在我們的工作、生活的文明禮儀中扮演了越來(lái)越重要的角色，所以我們前兩次涉外崗位職業(yè)素養(yǎng)講座，老師就給我們講了商務(wù)禮儀和組織安排在我們工作中的作用。我從老師那學(xué)到了很多關(guān)于商務(wù)禮儀的知識(shí)以及商務(wù)禮儀和商務(wù)組織安排的重要性，拓寬了知識(shí)面。在商務(wù)場(chǎng)合當(dāng)中，禮節(jié)、禮貌都是人際關(guān)系的“潤(rùn)滑劑”，能夠非常有效地減少人與人之間的摩擦，最大限度的避免人際沖突，使商務(wù)場(chǎng)合的人際交往成為一件非常愉快的事情。商務(wù)禮儀是人在商務(wù)交往中的藝術(shù)，比如索取名片，索取名片一是要能取過(guò)來(lái)。在商務(wù)禮儀中，給人留下的第一印象是非常重要的，因?yàn)橛肋h(yuǎn)沒(méi)有第二次建立第一印象的可能。要建立良好的第一印象，除了談吐舉止之外，服飾和化妝也是非常重要的。女士化妝要和服飾相配，不能化濃妝，上班要穿套裝，不能穿的太隨便，頭發(fā)要盤(pán)起來(lái)等。男士西裝顏色要注意，還要注意西裝的長(zhǎng)度，領(lǐng)帶的打法等。商務(wù)交往，在各個(gè)方面都體現(xiàn)著一個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)。好的商務(wù)禮儀，不但能提高自身的個(gè)人修養(yǎng)，還能提升企業(yè)形象，給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。

除了商務(wù)禮儀之外，在商務(wù)組織安排上也體現(xiàn)著職業(yè)素養(yǎng)。在接待客人，安排會(huì)議的時(shí)候，首先重要的就是安排接待的時(shí)間地點(diǎn)人物等，還有最重要的一點(diǎn)是座位的排序。比如宴請(qǐng)客人，一般主陪在面對(duì)房門(mén)的位置，副主陪在主陪的對(duì)面，1號(hào)客人在主陪的右手，2號(hào)客人在主陪的左手，3號(hào)客人在副主陪的右手，4號(hào)客人在副主陪的左手，其他可以隨意。但是這些主陪的位置是按普通宴席安排的，如果場(chǎng)景特殊的話，那就應(yīng)該視情況而定了。試想一下，如果安排人員連這些東西都不懂的話，怎么給客人留下好的印象，怎么提升一個(gè)企業(yè)的形象呢。所以，在組織安排上，一個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)，也是非常重要的。

2、責(zé)任心

在我們的工作生活中，我認(rèn)為最重要的還是員工的責(zé)任心，責(zé)任心不僅體現(xiàn)個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)，還體現(xiàn)了道德品質(zhì)。沒(méi)有責(zé)任心不僅使自己工作難有進(jìn)展、處處被動(dòng)，還會(huì)讓人打心眼里看不起你。比如說(shuō)客人打來(lái)電話咨詢有關(guān)問(wèn)題，而我們因自己對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉而回答“不清楚、不知道”等，或因?yàn)閱?wèn)題過(guò)于簡(jiǎn)單而表現(xiàn)出不耐煩等態(tài)度，這就是缺乏責(zé)任心的重要表現(xiàn)，就會(huì)使客人對(duì)公司的滿意度大大降低，甚至?xí)鸬截?fù)面影響，影響到其它方面的工作，影響到整個(gè)公司的名譽(yù)；相反，如果客人尋問(wèn)的只是關(guān)于業(yè)務(wù)方面的簡(jiǎn)單問(wèn)題，而我們?cè)诨卮鹚釂?wèn)題的同時(shí)，又和他講一些需注意的事項(xiàng)與關(guān)鍵點(diǎn)，可想而知，客人就會(huì)很滿意我們的回答，然后公司的形象就提升了。由此，讓我明白了，無(wú)論我們處在怎樣的一個(gè)工作環(huán)境下，無(wú)論我們是學(xué)生還是上班族，擁有一份責(zé)任心都很重要。

3、心態(tài)

在我們的職業(yè)和學(xué)習(xí)生活中，心態(tài)也起到了至關(guān)重要的作用，一個(gè)良好的心態(tài)，也無(wú)不體現(xiàn)著一個(gè)人良好的職業(yè)素養(yǎng)。我看到過(guò)這樣一個(gè)故事：一位企業(yè)老板給另外一位公司經(jīng)理發(fā)了一封電子邀請(qǐng)函，連發(fā)幾次都被退回。公司經(jīng)理問(wèn)自己的秘書(shū)是怎么回事。秘書(shū)沒(méi)去調(diào)查原因，只是猜測(cè)地說(shuō)，可能是郵箱滿了的原因。可一周過(guò)去了，經(jīng)理仍然沒(méi)有收到企業(yè)的邀請(qǐng)函。經(jīng)理又問(wèn)秘書(shū)，秘書(shū)的回答竟然還是郵箱滿了！公司因此失去了與該企業(yè)籌備已久的合作項(xiàng)目。經(jīng)理一氣之下，辭退了秘書(shū)。這個(gè)故事讓我明白了，心態(tài)的重要性。一份好的心態(tài)會(huì)是促使你成功的關(guān)鍵，也是體現(xiàn)你良好職業(yè)素養(yǎng)的關(guān)鍵。如果這個(gè)秘書(shū)能去調(diào)查一下，那么結(jié)果或許就不會(huì)是這樣了。

從這幾次的講座中，真正讓我懂得了一個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)，體現(xiàn)一個(gè)人的價(jià)值。我想不管是以后的學(xué)習(xí)還是工作，我都會(huì)盡心盡力地去做好每一件事情，由此提升自己的職業(yè)素養(yǎng)。

第三篇：淺談涉外文秘

淺談涉外文秘

08會(huì)計(jì)（5）班趙莉08211526

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)文秘人員的要求越來(lái)越高，文秘應(yīng)是復(fù)臺(tái)型人才，要具有較強(qiáng)的文秘專(zhuān)業(yè)方面的實(shí)踐能力．還要具有一定的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以及較強(qiáng)的公關(guān)能力、組織能力。

關(guān)鍵詞：涉外文秘；人才需求；技巧

一、什么是涉外秘書(shū)

涉外秘書(shū)，主要去政府涉外機(jī)構(gòu)、外向型企業(yè)從事秘書(shū)、檔案管理、人力資源管理等工作，涉外工作要求對(duì)語(yǔ)言有較高要求。涉外秘書(shū)是一種國(guó)際化的職業(yè)，具有涉外性、輔助性、事務(wù)性的特點(diǎn)。在國(guó)外，涉外秘書(shū)一般是在出口企業(yè)、外國(guó)企業(yè)、私人企業(yè)或合資企業(yè)中工作，他們要和全球范圍內(nèi)的客戶聯(lián)絡(luò)和提供服務(wù)，他們的工作是國(guó)際化的，也是非常重要的。

在我國(guó)，涉外秘書(shū)是指在“三資”企業(yè)，外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)，我國(guó)涉外單位、部門(mén)供職的秘書(shū)，是改革開(kāi)放以后產(chǎn)生的新型的外向型、復(fù)合型秘書(shū)，他們掌握一門(mén)以上外語(yǔ)，能操作辦公自動(dòng)化設(shè)備，懂經(jīng)濟(jì)、懂法律、掌握秘書(shū)工作理論和技能，是輔助上司實(shí)施管理的專(zhuān)門(mén)人才。我們先來(lái)看看《the Oxford English Dictionary》是如何詳細(xì)解釋 “涉外秘書(shū)”的。one who is entrusted with private or secret mat；one who se office it is to write for another；esp.one who is employed to conduct correspondence，to keep records,and usually to transact various other business,for another person or for a society，corporation，or public body。

（一）、涉外秘書(shū)的職責(zé)和范圍

涉外秘書(shū)根據(jù)基本職責(zé)、地位可分為秘書(shū)和文員兩大類(lèi)。它的工作環(huán)境首先是一個(gè)外向型的工作環(huán)境。她需要與外國(guó)人、外國(guó)公司打交道，或直接

服務(wù)與外國(guó)上司或外國(guó)公司，這種相互交往與服務(wù)的前提就是語(yǔ)言，包括口語(yǔ)和書(shū)面語(yǔ)。所以它對(duì)語(yǔ)言口才的要求特別高。

涉外秘書(shū)的工作環(huán)境還是一個(gè)技術(shù)設(shè)備日益現(xiàn)代化的工作環(huán)境。作為一名涉外秘書(shū)，毫無(wú)疑問(wèn)需要嫻熟地操作辦公自動(dòng)化設(shè)備和系統(tǒng)。由于涉外秘書(shū)的協(xié)作是事務(wù)處理過(guò)程中的辦文屬于辦公室工作范疇，不屬于文學(xué)創(chuàng)作，因此涉外秘書(shū)應(yīng)當(dāng)掌握的寫(xiě)作技能主要是應(yīng)用文寫(xiě)作技能。它從文中上分為中文寫(xiě)作和外文寫(xiě)作；從內(nèi)容上又分為公文寫(xiě)作和行文寫(xiě)作。

涉外秘書(shū)的一般職責(zé)范圍包括剪報(bào)、處理郵件、安排上司工作日程、草擬信函文件、籌辦會(huì)議、檔案管理等等。

涉外秘書(shū)除了要理解總方針、政策外，著重應(yīng)掌握本單位的有關(guān)政策。在工作中保證質(zhì)量，避免差錯(cuò)也是非常的重要。秘書(shū)是不僅是上司的代表，還是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一個(gè)合格的秘書(shū)所必需，盡管對(duì)涉外秘書(shū)的綜合素質(zhì)的要求越來(lái)越高，但是近年來(lái)由于涉外秘書(shū)具有“四高”的優(yōu)越性，即收入較高、層次較高、性能較高、效率較高。越來(lái)越具有吸引力。但是不可否認(rèn)的是國(guó)外對(duì)涉外秘書(shū)的要求是重能力重才華。國(guó)內(nèi)就相對(duì)欠缺點(diǎn)更重視秘書(shū)人員的外在形象。

（二）、涉外秘書(shū)的作用

樞紐作用、綜合作用、協(xié)調(diào)作用、窗口作用。

（三）、涉外秘書(shū)的職業(yè)特性

1、輔助性:包括智力輔助和精力輔助；

2、服務(wù)性:為上司服務(wù)、為下屬部門(mén)服務(wù)、為員工服務(wù)；

3、被動(dòng)性:涉外秘書(shū)工作在總體上存在著被動(dòng)性，但在具體操作上又可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從被動(dòng)中爭(zhēng)取主動(dòng)。

4、隱匿性:指勞動(dòng)融匯于上司的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中，其勞動(dòng)成果表現(xiàn)于上司領(lǐng)導(dǎo)工作的成果中，而非直接顯示出來(lái)。

二、外資企業(yè)對(duì)文秘人才的需求情況

由于外資企業(yè)與國(guó)營(yíng)企業(yè)的體制建構(gòu)完全不同，他們對(duì)文秘人員的需求量不大。一般．100多人的企業(yè)，僅設(shè)專(zhuān)職文秘1人，其他都兼職(如銷(xiāo)售部秘書(shū)兼市場(chǎng)部秘書(shū))，跨部門(mén)．跨行業(yè)，一專(zhuān)多能。國(guó)營(yíng)企業(yè)(如探圳南油集團(tuán))則配備文秘人員較多，其分工亦仿照政府秘書(shū)部門(mén)。

外企文秘的來(lái)源呈現(xiàn)多樣化，多為各部門(mén)中熟諳本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)同時(shí)又具備良好文秘素質(zhì)(如英語(yǔ)口語(yǔ)、寫(xiě)作能力、協(xié)調(diào)能力等)的業(yè)務(wù)人員，純粹文秘專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的相對(duì)較少。其主要障礙在于知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，不熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，不懂營(yíng)銷(xiāo)，因此不如專(zhuān)業(yè)人員轉(zhuǎn)行作文秘上手更快。外企人事制度的現(xiàn)狀要求文秘人員少而精。邵么，外企對(duì)文秘人員的素質(zhì)究竟有何要求，希望他們具備哪些能力呢?一些外企的人事部經(jīng)理和高級(jí)文秘對(duì)外企文秘人員的看法和要求，歸納起來(lái)可概括為三十形象的說(shuō)法：

(1)文秘是老板的一支“筆”。文秘人員應(yīng)具備扎實(shí)的中、英文功底和較強(qiáng)的文字操作能力，熟悉各婁應(yīng)用文的格式與內(nèi)容要求，會(huì)速記，成稿速度快；文學(xué)素質(zhì)修養(yǎng)好，文筆流暢，能主編各種內(nèi)部刊物，組織企業(yè)文化宣傳，甚至要會(huì)寫(xiě)快板書(shū)、詩(shī)歌等。較為熟練地掌握一門(mén)外語(yǔ)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)．是現(xiàn)代企業(yè)對(duì)文秘的基本要求，外企尤其如此。對(duì)文秘。外企首先要求能熟練掌握英語(yǔ)與電腦，否則門(mén)都不能進(jìn)。英語(yǔ)方面，要求聽(tīng)說(shuō)寫(xiě)能力強(qiáng) 許多前去外企應(yīng)聘文秘的大學(xué)生雖擁有四、六級(jí)英語(yǔ)證書(shū)，但聽(tīng)說(shuō)能力過(guò)不了關(guān)．甚至無(wú)法同客戶進(jìn)行一般El常交談，更無(wú)法處理秘書(shū)事務(wù)，只能被拒之門(mén)外；計(jì)算機(jī)方面，要求文字處理技術(shù)熟練．漢字錄人至少達(dá)到每分鐘80字；要熟悉各種辦公系統(tǒng)軟件，臺(tái)制作幻燈片用于作報(bào)告、匯報(bào)工作等；要會(huì)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)碼，要臺(tái)排版編輯掃描；能上網(wǎng)查閱文件并互相交換。少數(shù)企業(yè)還要求會(huì)捕平面設(shè)計(jì)；還要會(huì)使用傳真機(jī)、對(duì)講機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備。

(2)文秘是老板的另一十“腦子”、“記憶倉(cāng)庫(kù)。文秘必須清楚了解老板意圖、思維方式、行為方式、習(xí)慣好惡以及企業(yè)精神。好文秘可為老板解決很多問(wèn)題，不僅老板想到的要做好，甚至老板投想到的也要想到并且做好，使老

板滿意。什么事都不用操心。文秘應(yīng)熟悉統(tǒng)計(jì)和文檔管理方法，老板隨時(shí)需要任何資料、數(shù)據(jù)，都能馬上拽出；要具有良好的人際關(guān)系與部門(mén)協(xié)調(diào)能力，熟悉文件處理過(guò)程及政府各職能部門(mén)辦事程序，熟悉lSO體系運(yùn)作；能獨(dú)立處理辦公室日常行政事務(wù)；了解經(jīng)濟(jì)法規(guī)(臺(tái)同法、公司法等)，有一定會(huì)計(jì)基礎(chǔ)；要有強(qiáng)烈的邏輯條理性．對(duì)自己手中的各種事宜能分清輕重緩急，安排好先后次序

(3)文秘是企業(yè)的一十“窗口” 文秘水平直接反映老板水平。文秘雖然地位不高，但貼近老板報(bào)重要，往往可以代表老板，是老板的形象、企業(yè)的形象。從廣州、深圳等地人才市場(chǎng)的招聘信息看，一般要求錄用女性，井對(duì)文秘人員的外形氣質(zhì)、言談舉止有較高要求，如：1 6米以上外形條件好，端莊穩(wěn)重．氣質(zhì)高雅，身體健康，能講流利準(zhǔn)。

三、掌握英語(yǔ)文書(shū)寫(xiě)作能力

不同于以往的英語(yǔ)作文，涉外文秘人員必須掌握格式規(guī)范的英語(yǔ)文書(shū)寫(xiě)作，其中商務(wù)合同的寫(xiě)作已經(jīng)成為檢驗(yàn)其英語(yǔ)文書(shū)能力的最直接的方法之一。雖然商務(wù)合同的具體事項(xiàng)各有不同，而且現(xiàn)在不論是政府

部門(mén)還是大小公司都會(huì)有各自的合同格式，但是還是有必要明確了解各項(xiàng)條款。我們常用的書(shū)面文本有四種：合同、確議書(shū)、協(xié)議和備忘錄。前兩者多用于商務(wù)貿(mào)易，而備忘錄多用于團(tuán)體和政府部門(mén)。合同要有正本和副本，通常采用的格式由三個(gè)部分(首部，主體和尾部)組成。合同中用詞極其考究，具有特定性和專(zhuān)業(yè)性，而且正式又準(zhǔn)確。

四、提高專(zhuān)業(yè)英語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)能力

“聽(tīng)”是人們言語(yǔ)交際能力的一個(gè)重要方面，它包括接受信息、識(shí)別、判斷和理解聲音信號(hào)等幾個(gè)層次的心理活動(dòng)。對(duì)于涉外文秘人員來(lái)說(shuō)，要想真正掌握英語(yǔ)，用英語(yǔ)與外商輕松自如地交流，就必須盡快提高自己的英語(yǔ)聽(tīng)力水平。聽(tīng)得正確是說(shuō)得流利的重要前提之一。人們發(fā)現(xiàn)盡管學(xué)習(xí)了多年的英語(yǔ)，即使讀寫(xiě)沒(méi)有什么大礙，但跟外國(guó)人的口語(yǔ)交談卻十分費(fèi)力，究其原因，主要有以

下幾點(diǎn)：發(fā)音不準(zhǔn)確。假設(shè)我們的發(fā)音能做到和外國(guó)人的發(fā)音完全一樣，就一定能夠聽(tīng)懂外國(guó)人的語(yǔ)音。英語(yǔ)本土人士一般是用“底氣“發(fā)音，而多數(shù)中國(guó)人傾向于只用口腔發(fā)音，說(shuō)出來(lái)的話口音差別很大。因此，找一盤(pán)發(fā)音純正的英語(yǔ)磁帶，反復(fù)認(rèn)真地模仿，這是很有必要的。

參考文獻(xiàn)：

（1）南平師專(zhuān)學(xué)報(bào)2007年第3期

(2)方國(guó)雄．秘書(shū)學(xué)[M]．北京：高等教育出版社，2001：118．

（3）楊延治．對(duì)外經(jīng)貿(mào)英語(yǔ)[M]．北京：對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版

社．2000：137-163．

第四篇：涉外文秘

Report on the Enterprise Culture of

McDonald’s Corporation

Lecturer：Liu Dongbiao(劉東彪)

Group 3

Wang Xiaoqian(王曉倩)Wang Yongshen(王永升)

Liu Huihui(劉慧慧)Li Luming(李路銘)

Huang Chao(黃超)

2011.6.3

1.Introduction

McDonald’s Corporation is the most biggest fast food group in the world.It was founded by two Jewish.In the year of 1961, it was taken over by an American called Clarke who was regarded as the father of the fast food industry.Clarke introduced his products to the markets and he was also the first one to introduce the instant eating conception to the public.Till 1965, McDonald’s stock entered the market, after which its value has been increasing nearly vertically all the time.Thus McDonald’s has established the kingdom of hamburger in the whole globe.Recently McDonald’s Corporation has 14,000 multiple stores throughout 72 countries which serve for 28 million consumers every day.Moreover, McDonald’s Corporation has been developing by opening one new multiple store per 7.3 hours.2.Analysis on the corporation concept of McDonald’s

Firstly we need to know a concept called “CI”.CI is short for corporate identity, which means the identity of corporate image or brand image.CI is also called CIS(Corporate Identity System)which stands for the identity system of corporation or group image.Furthermore, it’s a management strategy which involvesthe innovation of it’s own concept culture, behaviors and visual identity.It’s also a managing strategy aiming at creating a corporation image impregnated with various characteristics and specialties to gain the recognition of both the innate public and the exterior public.In 1960s Americans firstly put forward the conception of CI in the corporation management.It’s said that the conception was firstly adopted by IBM(International Business Machines, a corporation in America).CI consists of MI, VI, BI(mind identity, visual Identity, behavior identity)

1)McDonald’s MI

MI means the combination of corporation ideas.It includes managing concept, managing aims, career goals, corporation spirits, managing concepts, consumer concept, value concept and so on.In McDonald’s Corporation, every manager must comply to the managing concept: Q S C+ V

Q definitely stands for quality.McDonald’s is quite strict in quality management.For instance, Coca Cola which is sold with hamburgers has been tested that when it’s temperature is 4℃,the favor is best.So the temperature of Coca Cola is required to maintain at 4℃ when it is being sold.From which we can see how strict McDonald’s management is.S means service which includes the comfort sense of shops, the upset of managing time, service attitude and so on.All the shop assistants would smile when they communicate with consumers, which would make consumers feel relaxed.And the interval between the consumer’s having chosen his food and their getting the food

will not be over 1 minute.McDonald’s multiple storesput the considerate and convenient service in the first place.In order to accommodate the needs of the passengers on the high-way, McDonald’s has opened lots of stores on the two sides of high-ways.They install a dialing machine in the place which is 10 meters away from their stores.When people pass by they can order the food through the dialing machine and get it when they pass by the store.C stands for cleanness.“you would rather did cleaning than leaned against the wall to have a break”.For the purpose of appealing to consumers, McDonald’s keeps their shops clean all the time and make their efforts to change the bias from the public that “cheap restaurants are not clean”.In the shop assistants’ daily principle, men must shave moustache and fingernails and keep the mouth clean and take a shower regularly.For woman, they must wear hair nets.Once the consumer leaves, shop assistants would clean the table instantly.V means value conveying the McDonald’s conception that “offer foods of high value and high quality to consumers”.For the purpose ofcarrying out the corporation’s managing concept utterly, McDonald’s appoint employees of the headquarters to evaluate the progress of multiple stores all over the world.2)McDonald’s VI

VI(visual identity)is the visualization of corporation identity or brand identity.It conveys the corporation or brand characteristics through the exhibition for unity, standardization of corporation or brands.VI includes primary elements(such as corporation name, brand name, symbols and so on)and applying elements(official goals, environment display, traffic tools and so on).Among the McDonald’s visual identities, the standard color yellow and the corporation symbol “M” are the most successful ones.Yellow let people think of the foods whose prices are average.What’s more, the level of this colour’s recognition is quite high.The design of “M” is gentle which stirs people to step into the store.The double arches resemble the first letter of “McDonald’s” bitterly.As the brand picture of McDonald’s stores the golden yellow double arches have not only special characteristics but strongly penetrative strength.Colour is one of McDonald’s managing strategies as well.Say traffic signals, red stands for “stop” while yellow stands for “notice”.McDonald’s take advantage ofthis.The bottom color of the signboard is red, while the brand “M” above is yellow.When you see red, will you stop to have a look? When you see the golden yellow “M” will you arouse the eager of eating?

It can be a successful commercial strategy appropriately in visual system.3)McDonald’s BI

BI conveys the corporation managing features through various employees’ behaviors and various producing and managing activities which includes leader education,employee training, regulations, quality control, behavior principles, entertainments, charity activities and so on.Advertisements

Nowadays McDonald’s would spend 600 million dollars on advertisements every year, of which most are spent on TV advertisement.McDonald’s managers think that McDonald’s is not the typical consuming career or the average restaurants.In their eyes “McDonald’s is not a food industry but an entertainment industry.McDonald’s is fond of applying peculiar methods to catch media’s fancy.Taking part in charity activities

McDonald’s headquarters require the owners of their multiple stores to participate the local charity activities so that that can be local news easily.Focusing on different markets McDonald’s take different measures.For example, in the family-centered market, they donate the income of selling hamburgers to the local schools.As estimated, McDonald’s would donate 4% of its total income to various charity activities every year.McDonald’s Uncle

As the image expresser of McDonald’s, McDonald’s Uncle is famous for his lovely appearance.McDonald’s would spend sums of money on the announcement of McDonald’s Uncle.The board think that he shouldn’t be something of a father while he should do the things children like to do despite he is an adult.In the USA, McDonald’s Uncle’s status is as important as that o f Santa Claus(Father Christmas)so McDonald’s win the most of the children’s market.3.Analysis on the managing features of human resources

1)Experience is superior to the background

McDonald’s own a large reservation troop which are composed of college students.30% of the employees are from the food service schools.40% of them are from commercial schools, the others are composed of college students, engineers.McDonald’s break through the rotten conception and employ large sums of young employees who have no working experience.2)Diversity and tolerance

For the purpose of eliminating the discrimination of minorities, females, homosexuals, developing diversity and tolerance, adopting and taking up diversity education, McDonald’s has build up cooperation relationship with Chinese-Americans, the handicapped and so on.So more than 40% of McDonald’s café owners or managers are women or minority emigrates.3)The unique promotion system

The feature of McDonald’s promotion system is unique and novelty.If

people haven’t cultivated the successor of his or her current occupation, he or she will not be promoted.Thus the environment is like a roster gear.Everyone has to promise to take their pains in cultivating his successor because that matters his reputation and prospects in the corporation.suggestions

McDonald’s has been developing so quickly.We have a suggestion for her developments.That is McDonald’s multiple stores can be opened in some small cities.Because more and more industries or companies have settled in small cities, the people there are living a high-pace life as well.It’s necessary for them to have instant food sometimes and McDonald’s can be a good choice.

第五篇：涉外文秘畢業(yè)論文

湖南師范大學(xué)

自考本科畢業(yè)論文

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專(zhuān) 業(yè)：

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目 錄

摘要………………………………………………………………………………………………………………………….1 前 言..............................................................................................................................2 正文

1、秘書(shū)的時(shí)代涵義.....................................................................................................4

2、秘書(shū)工作的特點(diǎn)...................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

2.1綜合性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。2.2服務(wù)性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。2.3事務(wù)性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。2.4政治性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。2.5機(jī)要性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。2.6服從性............................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

3、秘書(shū)的角色功能...................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

3.1秘書(shū)的配角功能............................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。3.2秘書(shū)的潛在主角作用....................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

4、秘書(shū)角色的科學(xué)定位...........................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

4.2定位秘書(shū)角色的前提

錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

4.3合理解決角色的沖突問(wèn)題............................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

5、提升綜合素質(zhì)，滿足角色的定位要求...............................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

5.1樹(shù)立和培養(yǎng)相應(yīng)的意識(shí)，提高政策水平....................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。5.2實(shí)施嚴(yán)格有效的信息培訓(xùn)制度....................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。5.3進(jìn)行自我教育，更新知識(shí)............................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。5.4培育創(chuàng)新思維................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。5.5加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作水平....................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。結(jié)束語(yǔ)..........................................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。參考文獻(xiàn)......................................................................................錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽。

淺談秘書(shū)的社會(huì)角色

摘要: 進(jìn)入21世紀(jì)，隨著我國(guó)改革開(kāi)放社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的更加深入和信息化時(shí)代的到來(lái)，秘書(shū)職業(yè)在當(dāng)今已經(jīng)顯得越來(lái)越重要。在新的時(shí)代環(huán)境下，秘書(shū)工作者的角色也由傳統(tǒng)向多樣化轉(zhuǎn)變，它的運(yùn)動(dòng)軌跡并不是通過(guò)單一的函數(shù)模擬就能清楚理解并扮演的一角色，熟悉秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)并掌握相關(guān)的理論，給秘書(shū)角色一個(gè)比較準(zhǔn)確的定位，應(yīng)該是每個(gè)秘書(shū)的必經(jīng)課程。因此，本文就從賦予時(shí)代涵義的秘書(shū)出發(fā)，通過(guò)分析秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)、秘書(shū)角色的分工，以及對(duì)秘書(shū)如何提高自身素質(zhì)，科學(xué)定位秘書(shū)角色的有效途徑等多方面闡述。以便更好的實(shí)現(xiàn)其角色的轉(zhuǎn)化，更好的融入工作環(huán)境，成為一名專(zhuān)業(yè)而成熟的秘書(shū)工作者。

關(guān)鍵字: 秘書(shū) 角色 定位

前 言

在社會(huì)生活中，每個(gè)人都承擔(dān)著一定的社會(huì)角色，履行著相應(yīng)的社會(huì)職責(zé)，只有這樣他才能夠在社會(huì)生活中施展自己的才華、發(fā)揮自己的潛能。作為一名優(yōu)秀的秘書(shū)人員同樣要明確并扮演好自己的職業(yè)角色，把握秘書(shū)的時(shí)代涵義，全面認(rèn)識(shí)秘書(shū)這個(gè)職業(yè)的特點(diǎn)、要求和沖突等，這樣才能夠最大程度地輔助好領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值。

一、秘書(shū)的時(shí)代涵義

“秘書(shū)”一詞出現(xiàn)以來(lái)，人們則根據(jù)不同的時(shí)代環(huán)境和不同的行業(yè)背景下，對(duì)這一概念的理解均不一致，各有側(cè)重點(diǎn)，下面來(lái)談?wù)剣?guó)內(nèi)外有關(guān)“秘書(shū)”的眾多定義。

（一）在國(guó)外，秘書(shū)應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒(méi)有上司過(guò)問(wèn)的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確的判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定；秘書(shū)是指具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)教促即能主動(dòng)負(fù)貴，積極進(jìn)取、干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)做出正確決定的經(jīng)理助手。

（二）在國(guó)內(nèi)，秘書(shū)主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位；秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家、管理人員在履行其職務(wù)時(shí)的輔助人員；秘書(shū)或秘書(shū)工作者是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人員的參謀和助手，主要職責(zé)是協(xié)助決策，承辦業(yè)務(wù)，摘好行政工作；秘書(shū)是專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員；秘書(shū)是指掌管文書(shū)并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門(mén)負(fù)貴人處理日常工作的人員。

顯然，上述關(guān)于秘書(shū)的理解各有獨(dú)見(jiàn)，但是同時(shí)我們又可以發(fā)現(xiàn)其中的共同特點(diǎn)，那就是秘書(shū)應(yīng)該結(jié)合時(shí)代環(huán)境，結(jié)合時(shí)代的新的要求來(lái)努力掌握秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)技能，并且學(xué)會(huì)操作現(xiàn)代辦公技術(shù)，有效利用自身智慧，對(duì)外要聯(lián)系工作，接受文電處理信息等，對(duì)內(nèi)要溝通、協(xié)調(diào)、組織會(huì)議、開(kāi)展調(diào)研，為自己的上級(jí)提供必要的綜合服務(wù)和輔助性工作的工作人員。

二、秘書(shū)工作的特征

（一）機(jī)要性和群眾性的統(tǒng)一

“秘書(shū)”一詞帶有“秘密”的意思。秘書(shū)部門(mén)是綜合部門(mén)，處在中樞的位置上。文件電報(bào)領(lǐng)導(dǎo)能看到的，秘書(shū)都能看到，而且先于領(lǐng)導(dǎo)看到，開(kāi)會(huì)作記錄，領(lǐng)導(dǎo)班子的決策最先知道，秘書(shū)掌握著大量的機(jī)密，嚴(yán)禁外泄。但秘書(shū)工作也有群眾性的一面，秘書(shū)部門(mén)是黨委、政府聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會(huì)動(dòng)態(tài)的窗口，辦公室每天都要接受來(lái)自社會(huì)的各方面信息，接受群眾的來(lái)信來(lái)訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調(diào)查研究，反映群眾的心聲，傾聽(tīng)群眾的呼聲，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

因此，作為一個(gè)秘書(shū)，既要有很強(qiáng)的保密觀念，又要密切聯(lián)系群眾。只有前者沒(méi)有后者就會(huì)把自己與群眾隔離起來(lái)，只有后者沒(méi)有前者，因泄露國(guó)家機(jī)密而犯錯(cuò)誤，二者不可偏廢。

（二）綜合性與專(zhuān)業(yè)性的統(tǒng)一

秘書(shū)部門(mén)不是專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)部門(mén)，而是綜合性的部門(mén)。因此，秘書(shū)工作涉及的范圍和內(nèi)容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進(jìn)行綜合性調(diào)研，處理綜合性事務(wù)等等。同時(shí)秘書(shū)工作也不是誰(shuí)都可以干的“萬(wàn)斤油”，它有自己的一套專(zhuān)業(yè)，要求秘書(shū)有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和辦事能力，熟悉文書(shū)，檔案，保密，信訪，信息，督查，會(huì)務(wù)，禮儀知識(shí)，會(huì)操作現(xiàn)代化辦公設(shè)施。不同行業(yè)的秘書(shū)，還要熟悉本行業(yè)的專(zhuān)門(mén)知識(shí)，如黨委秘書(shū)，要熟悉黨務(wù)知識(shí)，軍隊(duì)秘書(shū)要熟悉軍隊(duì)知識(shí)，企業(yè)秘書(shū)要熟悉企業(yè)管理知識(shí)等。

綜合性是主要的，專(zhuān)業(yè)性是次要的，二者互相滲透，互相促進(jìn)。

（三）事務(wù)性和思想性的統(tǒng)一

秘書(shū)部門(mén)是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)。每天都有大量的事務(wù)性工作，起草、收發(fā)文電，值班接聽(tīng)電話，信訪接待，搞會(huì)務(wù)，這些工作都很具體，繁雜，事務(wù)性比較強(qiáng)。同時(shí)，秘書(shū)部門(mén)又是個(gè)參謀部門(mén)，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮著重要的參謀作用，領(lǐng)導(dǎo)決策前要調(diào)查研究，提供信息，制訂方案，在決策過(guò)程中要起草文電，決策后要進(jìn)行督查和落實(shí)，所有這些都有很強(qiáng)的政治性。

事務(wù)性是秘書(shū)工作的基礎(chǔ)，思想性是秘書(shū)工作的靈魂，思想性處于主導(dǎo)地位，事務(wù)性處于從屬地位。思想性通過(guò)事務(wù)性工作體現(xiàn)出來(lái)。

（四）被動(dòng)性和主動(dòng)性的統(tǒng)一

秘書(shū)工作的被動(dòng)性是由秘書(shū)工作的從屬性和服務(wù)宗旨決定的。大家都有體會(huì)，自己支配的時(shí)間極少，秘書(shū)工作總是按照領(lǐng)導(dǎo)的需要和指令來(lái)進(jìn)行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來(lái)了文件辦文件，來(lái)了電話接電話，有時(shí)正做著這件事，又來(lái)了新任務(wù)，總是顯得很被動(dòng)。

當(dāng)然，這種被動(dòng)，不是消極被動(dòng)，不是不可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性。我們要在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索規(guī)律，掌握了規(guī)律就可以把工作做到前邊，這樣才能當(dāng)一個(gè)好的參謀和助手，才能做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、秘書(shū)的角色功能

通過(guò)前文對(duì)秘書(shū)角色定義的理解和對(duì)秘書(shū)工作特性的理解，可知，秘書(shū)職責(zé)的綜合性決定了秘書(shū)角色的多樣性。而且在實(shí)際的工作過(guò)程中也表現(xiàn)出了這一特點(diǎn)。因此，下面就談?wù)劽貢?shū)的角色功能。為了討論的簡(jiǎn)便，在這里將秘書(shū)的角色功能分為主角功能和配角功能。

（一）秘書(shū)的配角功能

秘書(shū)職業(yè)的從屬性，決定秘書(shū)工作的配角地位。對(duì)此，秘書(shū)必須對(duì)自己的配角角色有充分的認(rèn)識(shí)，能自覺(jué)地把握。秘書(shū)角色是以直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)為重要前提的，其它一切行為和思想都應(yīng)從這一前提出發(fā)。他的一切活動(dòng)要服從領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的既定目標(biāo)，按照領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的要求和意圖調(diào)整自己的行動(dòng)和想法。也正是秘書(shū)們以完成大量的具體事務(wù)性工作來(lái)維持整個(gè)管理機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書(shū)正是通過(guò)在領(lǐng)導(dǎo)身邊默默無(wú)聞的工作來(lái)體現(xiàn)這種功能的。

因此，也就對(duì)秘書(shū)提出了許多角色要求。在這些角色要求中，忠誠(chéng)和謹(jǐn)慎無(wú)異是對(duì)秘書(shū)的首要要求。因?yàn)槊貢?shū)是以獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任為存在的前提，而獲得領(lǐng)導(dǎo)信任，又必須主動(dòng)以自己的忠誠(chéng)去換取。從根本上講忠誠(chéng)的應(yīng)是黨和人民的事業(yè)，而不是某一領(lǐng)導(dǎo)者。同時(shí)應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎的處理各類(lèi)事務(wù)，以協(xié)調(diào)好各方面的工作，避免出現(xiàn)不必要的失誤和麻煩。

（二）秘書(shū)是潛在的主角 秘書(shū)在實(shí)際工作中扮演的是一個(gè)角色組，特殊場(chǎng)合下，也有充當(dāng)主角的時(shí)候。即使在領(lǐng)導(dǎo)身邊，也不是一成不變的配角，還可以發(fā)揮潛在的主角作用，即秘書(shū)通過(guò)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助，間接地影響領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的日的和指向，作為領(lǐng)導(dǎo)支配地位的影像而顯現(xiàn)。作為現(xiàn)代秘書(shū)，在領(lǐng)導(dǎo)的決策前后，應(yīng)主動(dòng)大膽地出謀劃策。首先必須有敢于“標(biāo)新立異”的勇氣，大膽開(kāi)拓創(chuàng)新的精神。其二，必須提高自己的政治思想素質(zhì)，達(dá)到與真正的主角同樣甚至高于的思想高度，培養(yǎng)臨峰俯視的才氣，宏觀把握的眼光，同時(shí)又必須做到細(xì)致。其三，作為信息時(shí)代的秘書(shū)，還必須強(qiáng)化信息的綜合分析和調(diào)查研究能力，為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)可靠的情報(bào)和決策的依據(jù)。

四、秘書(shū)角色的科學(xué)定位

美國(guó)社會(huì)學(xué)家米德1935年首次將“角色”一詞引入社會(huì)學(xué)領(lǐng)域，后來(lái)逐漸發(fā)展起來(lái)的角色理論廣泛影響了諸多學(xué)科。在“角色理論”中，主要研究的是人們?cè)谏鐣?huì)群體或組織中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的職責(zé)。

就秘書(shū)行業(yè)而言，在專(zhuān)業(yè)細(xì)分越來(lái)越規(guī)范的現(xiàn)代社會(huì)里，秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)化和職業(yè)化是一種必然的趨勢(shì)。作為專(zhuān)業(yè)的秘書(shū)工作者，了解秘書(shū)在工作中應(yīng)扮演的角色，合理地進(jìn)行角色定位，培養(yǎng)角色意識(shí)，對(duì)于加深秘書(shū)對(duì)職業(yè)崗位特點(diǎn)及職責(zé)的認(rèn)識(shí)、把握和體驗(yàn)，開(kāi)發(fā)秘書(shū)潛能，改進(jìn)工作作風(fēng)，提高辦事效能，提高社會(huì)適應(yīng)性都具有很大的現(xiàn)實(shí)意義和理論意義

（一）角色定位的前提

1、明確“對(duì)位”知道“該做什么”

作為具體的操作者，秘書(shū)要經(jīng)常思考這樣一個(gè)問(wèn)題，如何保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)要解決這個(gè)問(wèn)題，一要做到三勤：勤學(xué)、勤想、勤干。二要做到三熟：政策規(guī)定—熟知，工作環(huán)境——熟悉，業(yè)務(wù)技能——熟練。三要做到三清：清楚內(nèi)外關(guān)系，清楚工作重點(diǎn)，清楚領(lǐng)導(dǎo)意圖。

2、提前“就位”知道“先做什么”

在紛繁復(fù)雜的秘書(shū)工作當(dāng)中，如果分不出輕重、主次、緩急、就會(huì)因小失大。所以秘書(shū)應(yīng)以目前迫切需要和必須解決的問(wèn)題為急。這樣就能理出工作主線，合理地做好各項(xiàng)工作；不急于辦的事務(wù)可以緩辦，為其他事情讓路。日常工作要按時(shí)完成，以減少“塞車(chē)”現(xiàn)象。

3、靈活移位，知道“不做什么”

秘書(shū)在履行督辦，協(xié)調(diào)等職能時(shí)一定要明確督辦不等于發(fā)號(hào)施令，協(xié)調(diào)不等于包辦代替。所以，秘書(shū)在督辦和協(xié)調(diào)時(shí)應(yīng)將位置下移，在熟悉情況，理解別人的基礎(chǔ)上完成任務(wù)。

4、轉(zhuǎn)換角色，及時(shí)“補(bǔ)位”

秘書(shū)人員固然要明確職責(zé)，找準(zhǔn)位置。但相互之間的角色也并非絕對(duì)不能轉(zhuǎn)換，同級(jí)之間其他人員不在崗，有關(guān)部門(mén)需要幫助時(shí)，可以隨機(jī)制宜，及時(shí)補(bǔ)位，避

免工作中出現(xiàn)失誤。

（二）角色的定位

秘書(shū)的角色定位是一個(gè)動(dòng)態(tài)地循環(huán)往復(fù)的過(guò)程，一般要經(jīng)過(guò)角色知覺(jué)角色初始定位角色期望角色沖突角色互動(dòng)與調(diào)整角色在定位等六個(gè)環(huán)節(jié)。秘書(shū)必須按照客觀規(guī)律對(duì)自身角色進(jìn)行正確的定位，一提高工作效率促進(jìn)自身進(jìn)步。

1、角色知覺(jué)

秘書(shū)角色知覺(jué)就是指秘書(shū)對(duì)自己所擔(dān)任角色的活動(dòng)或者具有的某種身份地位及由此所規(guī)定的職責(zé)和他人對(duì)自己的期望等問(wèn)題的認(rèn)識(shí)和判斷。秘書(shū)在進(jìn)入某一組織擔(dān)任角色時(shí)，不能不想這樣的問(wèn)題，我的角色是什么，我應(yīng)當(dāng)作什么和怎么做，組織要求我做什么，我在組織中的地位和身份如何等，這樣構(gòu)成了秘書(shū)對(duì)自己角色的知覺(jué)，他具有鮮明的主動(dòng)性，直接影響秘書(shū)在社會(huì)組織中的角色定位。

2、角色初始定位

秘書(shū)一自己對(duì)秘書(shū)角色的認(rèn)識(shí)理解為基礎(chǔ)并將自身實(shí)際情況和組織實(shí)際情況相結(jié)合初步明確自己的職能，對(duì)自己在組織中的角色進(jìn)行初步定位，并以此為基礎(chǔ)開(kāi)展工作，在特定的范圍內(nèi)發(fā)揮特定的作用如：相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言秘書(shū)在社會(huì)活動(dòng)中所扮演的是配角以輔助管理為其職業(yè)工作的根本特征，其勞動(dòng)成果也往往體系在勞動(dòng)的工作成效和組織的綜合效益中。但是秘書(shū)在處理一些具體業(yè)務(wù)中又必須唱主角，其主題作用十分明顯。另外，秘書(shū)在進(jìn)行角色定位是還涉及具體的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域或者服務(wù)取向，必須根據(jù)服務(wù)組織服務(wù)對(duì)象的具體情況正確評(píng)價(jià)自身的只是與技能水平，決定自己的從業(yè)方向。很顯然，秘書(shū)角色定位是由角色知覺(jué)自身實(shí)際組織實(shí)際等因素共同決定的。

3、角色期望

社會(huì)成員對(duì)秘書(shū)角色的期望比較復(fù)雜，人們對(duì)秘書(shū)說(shuō)五花八門(mén)的或褒貶的稱謂上就能有一定程度的反映，這與我國(guó)秘書(shū)職業(yè)化的成熟度和秘書(shū)職業(yè)評(píng)價(jià)體系不高有密切地關(guān)系。社會(huì)成員對(duì)秘書(shū)職業(yè)的期望形成了社會(huì)秘書(shū)管，隨秘書(shū)的價(jià)值觀產(chǎn)生深層次的影響。組織內(nèi)部成員如各層級(jí)勞動(dòng)普通員工其他秘書(shū)等對(duì)秘書(shū)有著更直接的期望，即秘書(shū)所要面對(duì)的角色群期望。不如各單位招聘秘書(shū)是的不同的條件要求就充分反映了這一類(lèi)角色期望。角色期望往往具有一定的想到向?qū)裕瑢?duì)秘書(shū)的職業(yè)道德職業(yè)行為職業(yè)習(xí)慣乃至職業(yè)技能帶來(lái)直接的約束和規(guī)范。

4、角色沖突

秘書(shū)的自我角色定位與各種角色期望是相互作用的，當(dāng)兩者出現(xiàn)矛盾時(shí)就會(huì)產(chǎn)生角色沖突。主要表現(xiàn)：

（1）自強(qiáng)哦角色定位與目的的角色期望發(fā)生沖突

比如初入職場(chǎng)的秘書(shū)往往年輕氣盛，渴望成就一番事業(yè)，可是勞動(dòng)可能安排他們從事一些日常瑣事，很多人就感到心灰意冷。

（2）自我角色定位與自身能力發(fā)生沖突

比如有的秘書(shū)對(duì)自己的期望較高甚至過(guò)高而自身的能力又無(wú)法滿足這種期望的實(shí)際，使自己實(shí)際扮演的角色不能如己所愿，便引起角色沖突。

（3）多種身份關(guān)系失調(diào)引起角色沖突

一個(gè)人在社會(huì)中往往同時(shí)占據(jù)多個(gè)社會(huì)位置十多個(gè)角色的集合體，秘書(shū)也同樣被賦予多種角色身份，如果處理不好其中的關(guān)系，自然會(huì)引起角色沖突。

5、角色的互動(dòng)與調(diào)整

角色狀態(tài)不可避免。當(dāng)秘書(shū)的角色定位與角色期望發(fā)生沖突后，秘書(shū)在角色期望的壓力下，與期望發(fā)生出者之間就要通過(guò)各種方式進(jìn)行必要地角色定位與角色期望的相互調(diào)整與適應(yīng)。這是一個(gè)角色互動(dòng)的過(guò)程：由角色期望者發(fā)出的信息影響角色期望對(duì)象，對(duì)其形成壓力；角色期望對(duì)象的反應(yīng)又影響到角色期望發(fā)出者對(duì)期望對(duì)象最初的我及未來(lái)的期望。不如：領(lǐng)導(dǎo)希望秘書(shū)成為組織對(duì)外接待工作的一面手，而秘書(shū)卻不擅長(zhǎng)迎來(lái)送往的工作，反而長(zhǎng)于內(nèi)部事務(wù)工作的安排，這就會(huì)導(dǎo)致角色沖突發(fā)生。在這個(gè)過(guò)程中，馬赫感受到來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)期望而形成的壓力，認(rèn)識(shí)到并努力提高自己在對(duì)外接待工作中的能力；領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)識(shí)到秘書(shū)能力與其期望存在差異，進(jìn)而可能考慮調(diào)整秘書(shū)的工作崗位。

6、角色再定位

經(jīng)過(guò)角色的互動(dòng)與調(diào)整，秘書(shū)重新找準(zhǔn)了自己在組織中的合適位置，并被組織認(rèn)可，這就意味著角色再定位的完成。

（三）合理解決角色沖突

1、要擺正自己的位置

首先必須認(rèn)清“我是誰(shuí)”這個(gè)問(wèn)題。在工作中，秘書(shū)永遠(yuǎn)要遵循規(guī)則，為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù)。其次要知道“我在干什么”。秘書(shū)所從事的一般是基礎(chǔ)性工作，包括資料收集、文件整理、材料寫(xiě)作、調(diào)查研究等，處于從屬地位，其價(jià)值只有在為整體服務(wù)的過(guò)程中才能得到認(rèn)同。

2、要保持角色系統(tǒng)的整體均衡

秘書(shū)不能人為地給某一種或幾種角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘書(shū)的多樣性角色并無(wú)主次之分，因此要協(xié)調(diào)好在不同環(huán)境下的各種角色的轉(zhuǎn)換。

3、要善于換位思考

秘書(shū)的換位思考主要針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)而言。領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)工作上會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，可能在處理事務(wù)時(shí)采取感性的方式，使得秘書(shū)不理解或想不通。這時(shí)秘書(shū)最好保持冷靜的態(tài)度，把自己放在領(lǐng)導(dǎo)的位上加以思考，這樣就會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)偶然的過(guò)失表示理解，同時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出善意的補(bǔ)正意見(jiàn)。

4、要正確發(fā)揮各種角色的功能

不同的角色具有不同的功能，角色主體只有自覺(jué)適應(yīng)各種不斷變化的環(huán)境，才能在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，從而極大地發(fā)揮自己的潛能。因此，秘書(shū)必須讓自己的身份角色和職能角色同時(shí)體現(xiàn)在具體的行為上，共同發(fā)揮作用，這樣就能不斷提高自己的綜合素質(zhì)。

因此，有人提出秘書(shū)還應(yīng)做到“十要”和“七戒”，即： 十要：

（1）腦要清：有清醒的頭腦，有清晰的思維能力。

（2）心要誠(chéng)：對(duì)領(lǐng)導(dǎo)忠誠(chéng)，對(duì)基層群眾熱誠(chéng)，以誠(chéng)待人，勤奮工作。（3）氣要平：遇到困難和挫折，基層群眾不理解時(shí)要平心靜氣，不發(fā)急、會(huì)制怒。

（4）眼要明：目光敏銳，善于發(fā)現(xiàn)新事物。

（5）耳要靈：及時(shí)收集各方面信息，及時(shí)了解群眾的意見(jiàn)和反映并及時(shí)反饋給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

（6）嘴要嚴(yán)：嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不該說(shuō)的堅(jiān)決不說(shuō)。

（7）腿要長(zhǎng)：經(jīng)常深入基層了解情況、調(diào)查研究、掌握第一手材料。（8）手要短：廉潔奉公，不伸手撈個(gè)人好處，不借領(lǐng)導(dǎo)名義牟取私利。（9）行要正：作風(fēng)正派，一舉一動(dòng)，一言一行都要起表率作用。（10）筆要直：論人衡事都要客觀公正。七戒：

（1）戒敷衍塞責(zé)不盡心：工作責(zé)任心的強(qiáng)弱是能否勝任本職工作的第一要素。（2）戒疲于應(yīng)付腦不勤：能撰寫(xiě)出既符合政策規(guī)定又合乎領(lǐng)導(dǎo)口味的文稿。（3）戒夸夸其談腿不勤：說(shuō)空話不辦實(shí)事。

（4）戒飛短流長(zhǎng)嘴不嚴(yán)：秘書(shū)工作要求其具有保密性。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正視工作中的挫折。

（6）戒飛揚(yáng)跋扈定位不準(zhǔn)：應(yīng)認(rèn)清角色、擺正位置，絕不目中無(wú)人、居高臨下。（7）戒曲意討好心不正：做好自己的本職工作。

秘書(shū)角色的準(zhǔn)確定位是做好秘書(shū)工作的前提，是秘書(shū)工作的指南。社會(huì)的高速發(fā)展要求我們必需準(zhǔn)確定位自己，只有準(zhǔn)確定位自己的角色才能取得人生和事業(yè)的成功。

五、提高秘書(shū)職業(yè)素養(yǎng)的途徑

秘書(shū)是辦公室一個(gè)重要的角色，服從、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)基層，起到承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)的作用，因此，必須具備“通才”、“全才”，具備超強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，才能在秘書(shū)崗位上游刃有余。

（一）培養(yǎng)秘書(shū)人員的基本素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力

1、德才兼?zhèn)洌缘聻橹?/p>

一個(gè)合格的秘書(shū)，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無(wú)名英雄：經(jīng)常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費(fèi)；經(jīng)常組織會(huì)議，但自己從不上主席臺(tái)；經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作；節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂(lè)，但自己還得值班，不能休息，等等。這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會(huì)的公認(rèn)。凡此種種，都說(shuō)明一點(diǎn)，只有“才”沒(méi)有“德”的人，是不可能勝任秘書(shū)工作的；沒(méi)有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心，是當(dāng)不了一個(gè)秘書(shū)的。

2、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”

由于秘書(shū)人員直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供精力和智力補(bǔ)償，因而人們常稱秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”。然而，秘書(shū)人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)及參謀意見(jiàn)作為自己的重要職責(zé)。注重進(jìn)言技巧，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征，選擇適當(dāng)場(chǎng)合和最佳時(shí)機(jī)，從要害問(wèn)題切入，用委婉、含蓄的語(yǔ)言，巧妙地說(shuō)出自己的見(jiàn)解或不同意見(jiàn)，“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。

3、提高專(zhuān)業(yè)技能

何謂秘書(shū)？古書(shū)云：“常管文書(shū)并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員。”可見(jiàn)秘書(shū)當(dāng)“書(shū)”（即辦理文書(shū)），以“書(shū)”為主，寄情于“書(shū)”。擅長(zhǎng)書(shū)寫(xiě)文稿，是秘書(shū)人員最起碼的專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)要求。因此，秘書(shū)人員要提高撰寫(xiě)文稿的質(zhì)量，平日應(yīng)注重學(xué)習(xí)，練內(nèi)功，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高；還要盡可能深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充“資料庫(kù)”，博采來(lái)自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用。如此，不僅使撰寫(xiě)的文稿血肉俱全，還能解放思想，開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)、才干。

（二）培養(yǎng)高尚的道德情操

1、是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，努力提高自身的思想水平和政策水平，牢固樹(shù)立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀。

2、是要擺正自己的位置。

秘書(shū)雖然是普通的工作人員，但其工作崗位十分特殊。因此秘書(shū)人員要給自己正確定位，說(shuō)話辦事不能指手畫(huà)腳、盛氣凌人。要以對(duì)工作負(fù)責(zé)、對(duì)人民群眾負(fù)責(zé)、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的態(tài)度辦好每一件事，牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。

3、是要老老實(shí)實(shí)做人

要當(dāng)好秘書(shū)首先要學(xué)會(huì)做人。要時(shí)刻做到自重、自省、自警、自勵(lì)，管住自己的嘴，不該說(shuō)的絕對(duì)不說(shuō)；管住自己的手，不該拿的堅(jiān)決不拿；管住自己的腿，不該去的地方絕對(duì)不去。

4、是踏踏實(shí)實(shí)辦事

在工作中始終做到一個(gè)“勤”字。勤是一種人生態(tài)度，也是一種精神品格。“勤”能使人堅(jiān)定意志、克服困難，竭盡全力做好每一件事。有了這種人生態(tài)度和精神品格，工作起來(lái)就能任勞任怨、奮發(fā)有為，不計(jì)較個(gè)人得失，全心全意把工作做好。

（三）強(qiáng)化秘書(shū)人員的五種意識(shí)：自我意識(shí)、信息意識(shí)、超前意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、責(zé)任意識(shí)

總而言之，在現(xiàn)實(shí)的工作中，要做好一名合格的秘書(shū)，必須深刻了解自己的角色本質(zhì)，才能在頭腦中形成一個(gè)秘書(shū)角色的立體形象。秘書(shū)人員不僅要熟練掌握必備的專(zhuān)業(yè)技能，而且還要在具體的工作環(huán)境中不斷通過(guò)各種途徑和方式努力提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，科學(xué)合理的看待秘書(shū)角色的多樣性問(wèn)題，并在不斷處理秘書(shū)角色沖突的過(guò)程中全面的理解秘書(shū)這一角色，最終給自己的秘書(shū)角色一個(gè)科學(xué)合理的定位，順利高效的展開(kāi)自己的本職工作，最終取得事業(yè)上的成功。