第一篇：淺談傳播技巧在公文寫作中的運(yùn)用

淺談傳播技巧在公文寫作中的運(yùn)用

作者/林 曦

傳播學(xué)中的傳播技巧是指針對(duì)信息共享的傳播活動(dòng)，所采用的能夠迅速高效地達(dá)到傳播目的的對(duì)策方法。傳播技巧包括內(nèi)容提示法、說理法和訴求法等。在傳播信息時(shí)，需要考慮到不同情況下表達(dá)信息的效果。這實(shí)際上涉及傳播過程中三個(gè)方面的因素對(duì)于傳播效果的影響——傳播者（學(xué)識(shí)、品格等）、傳播內(nèi)容（話題和證明方法）、傳播對(duì)象（主要指傳播者對(duì)于受眾心理和性格的了解、激發(fā)和控制）。這三個(gè)影響因素要求傳播者在主旨和論點(diǎn)被限定的時(shí)候，運(yùn)用傳播技巧，將主要觀點(diǎn)的提出、論證方式的選擇、材料的安排巧妙地結(jié)合在一起，將信息的側(cè)重點(diǎn)鮮明地展現(xiàn)在讀者面前。公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效用和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。公文中的傳播活動(dòng)實(shí)質(zhì)上是文字信息的傳播，成功的傳播方法和技巧的運(yùn)用，有利于提高公文寫作的科學(xué)性、有效性和公文的傳播效果。如果在公文撰寫中針對(duì)特定的受眾和特定的信息內(nèi)容采用適當(dāng)?shù)膫鞑ゲ呗浴⑹侄危粌H可以完整準(zhǔn)確地表達(dá)公文需要傳遞的信息，而且可以增加公文的美感，進(jìn)而提高對(duì)受眾的影響力和吸引力。因此在公文寫作中傳播方案的確定和傳播內(nèi)容的選擇，從整體上來看是為發(fā)文目的服務(wù)的。本文著重探討在公文寫作中如何使用恰當(dāng)?shù)膫鞑ゼ记梢蕴岣吖牡谋磉_(dá)和傳播效果。

一、明示態(tài)度法

在傳播信息時(shí)，應(yīng)該簡潔明了地表明所要表達(dá)的結(jié)論，以方便讀者清楚地了解文章的主旨，領(lǐng)會(huì)傳播者所要表達(dá)的觀點(diǎn)。在公文寫作中，突出結(jié)論可以迅速有效地使讀者清楚撰寫者的目的和意圖。特別是在宣傳性、告知性公文傳播活動(dòng)中，為了使受眾接受傳播者所提供的信息與觀點(diǎn)，更需要直觀地?cái)[出結(jié)論。古人論文章的寫作時(shí)強(qiáng)調(diào)“立片言以居要” “開門見山”等，都是要求在傳播活動(dòng)中首先將傳播目的和核心內(nèi)容告知讀者。當(dāng)然，要根據(jù)具體的公文內(nèi)容、傳播對(duì)象、傳播時(shí)機(jī)等因素來判斷是否應(yīng)直截了當(dāng)?shù)貙l(fā)文目的表達(dá)出來。

比如，《國務(wù)院關(guān)于深化改革嚴(yán)格土地管理的決定》（國發(fā)[2004] 28號(hào)）一開頭就展示了重要結(jié)論： “實(shí)行最嚴(yán)格的土地管理制度……土地市場治理整頓取得了積極進(jìn)展，有力地促進(jìn)了宏觀調(diào)控政策的落實(shí)……必須正確處理保障經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展與保護(hù)土地資源的關(guān)系，嚴(yán)格控制建設(shè)用地增量，努力盤活土地存量，強(qiáng)化節(jié)約利用土地，深化改革，健全法制，統(tǒng)籌兼顧，標(biāo)本兼治，進(jìn)一步完善符合我國國情的最嚴(yán)格的土地管理制度。”公文的第一句話“實(shí)行最嚴(yán)格的土地管理制度”作為本文的主旨，簡潔明了地表達(dá)了中國要深化土地管理制度的決心。接下來“土地市場治理整頓取得了積極進(jìn)展”一句敘述了土地整改的效果，讓讀者看到了實(shí)行土地管理制度各地區(qū)取得的進(jìn)步。當(dāng)然還要點(diǎn)明在這個(gè)制度下的成效是階段性的，有些地區(qū)存在的問題仍需要解決。這份公文的主題與人民的生活息息相關(guān)，與受眾原有態(tài)度和利益相吻合，所以可以使用明示態(tài)度法。

二、敲警鐘法

傳播學(xué)中的“敲警鐘”法是指用能夠使人們產(chǎn)生恐懼意識(shí)的語句喚醒人們焦急、緊張的心理活動(dòng)，這種方法也稱為“恐懼訴求法”。這種傳播方法在公文寫作里也能發(fā)揮很大作用。一方面，運(yùn)用這種方法所產(chǎn)生的緊迫感可以督促人們盡快行動(dòng)以防發(fā)生突發(fā)情況。古人早就言明要防患于未然，所以人們?cè)陂喿x用敲警鐘法寫作的公文時(shí)就會(huì)無意識(shí)地采取行動(dòng)了。另一方面，采用這種方法，會(huì)在第一時(shí)間吸引讀者的全部注意力，為滿足好奇心，讀者會(huì)繼續(xù)閱讀下去。雖然借助恐懼訴求能收到較好的傳播效果，但我們需要清楚地知道一點(diǎn)，那就是過度地喚醒人們的危機(jī)意識(shí)以求達(dá)到目的，很有可能使讀者產(chǎn)生不適感。只有把握好一定的度且切合實(shí)際，才會(huì)最大限度地發(fā)揮警鐘的作用。

譬如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)國家綜合防災(zāi)減災(zāi)規(guī)劃（2011-2015年）的通知》（國辦發(fā)（2011）55號(hào)）中寫道： “‘十二五’時(shí)期，在全球氣候變化背景下，自然災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步加大，防災(zāi)減災(zāi)工作形勢(shì)嚴(yán)峻。干旱、洪澇、臺(tái)風(fēng)、低溫、冰雪、高溫?zé)崂恕⑸硥m暴、病蟲害等災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)增加，崩塌、滑坡、泥石流、山洪等災(zāi)害仍呈高發(fā)態(tài)勢(shì)……設(shè)防水平偏低，農(nóng)村居民抵御災(zāi)害的能力較弱。自然災(zāi)害引發(fā)次生、衍生災(zāi)害的風(fēng)險(xiǎn)仍然很大。”在公文寫作中，運(yùn)用敲警鐘法可以快速有效地傳遞信息給收文對(duì)象，并使之警醒。首先，對(duì)問題的現(xiàn)狀加以描述，像這份通知里的“干旱、洪澇、臺(tái)風(fēng)、低溫、冰雪、高溫?zé)崂恕⑸硥m暴、病蟲害等災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)增加……設(shè)防水平偏低，農(nóng)村居民抵御災(zāi)害的能力較弱。自然災(zāi)害引發(fā)次生、衍生災(zāi)害的風(fēng)險(xiǎn)仍然很大”，就寫出了自然災(zāi)害的發(fā)生越來越頻繁，對(duì)人類的危害越來越大的現(xiàn)實(shí)，這自然會(huì)造成讀者對(duì)象的心理緊張，產(chǎn)生態(tài)度和行動(dòng)上的變化。其次，提出解決問題的方法，“加強(qiáng)自然災(zāi)害監(jiān)測(cè)預(yù)警能力建設(shè)、加強(qiáng)防災(zāi)減災(zāi)信息管理與服務(wù)能力建設(shè)”，從心理上催促讀者采取相應(yīng)行動(dòng)。通過給傳播對(duì)象施加壓力，調(diào)動(dòng)他們的緊張、恐懼心理，引導(dǎo)他們把握公文的主題，符合傳播者的意愿。這份通知很好地運(yùn)用恐懼訴求法即敲警鐘的技巧來撰寫公文，收到了很好的傳播效果。

三、感情交流法

感性語言最容易打動(dòng)人。傳播學(xué)中的“訴諸感情”主要是指通過營造某種氣氛或使用感情色彩強(qiáng)烈的言辭來感染對(duì)方，以謀求特定的效果。公文語言的表達(dá)不僅影響工作的執(zhí)行力度，也影響公務(wù)活動(dòng)的效果。寫進(jìn)公文里的材料必須來自生活實(shí)踐，不允許虛構(gòu)，在此基礎(chǔ)上運(yùn)用富有感情的言辭來撰寫公文，就能收到較好的效果。感情交流是向傳播對(duì)象傳達(dá)一些能讓人感到溫情的信息，消除對(duì)方對(duì)傳播者的疑慮、誤解，為公文的傳遞創(chuàng)造有利條件。要注意宣示說理嚴(yán)密周全、簡潔精練，切忌濫用修辭，于平淡之中見感情才顯功夫。要正確認(rèn)識(shí)情感在公文寫作中的作用，樹立正確的得失觀，合理表達(dá)自己的感情，確保寫作的公文觀點(diǎn)正確、內(nèi)容真實(shí)、表達(dá)合情合理。

《關(guān)于申請(qǐng)暴雨臺(tái)風(fēng)受損農(nóng)村公路維修資金的請(qǐng)示》（連區(qū)建（2012）66號(hào)）一文中寫道：“2012年7月初和8月初連云區(qū)先后遭受特大暴雨和強(qiáng)臺(tái)風(fēng)的猛烈襲擊，造成多處縣、鄉(xiāng)、村道路破壞嚴(yán)重，部分路基出現(xiàn)坍塌……據(jù)統(tǒng)計(jì)，全區(qū)縣、鄉(xiāng)、村道路因暴雨臺(tái)風(fēng)造成的道路路面損壞和路基塌方現(xiàn)象多達(dá)56處，路面損壞面積約8680平方米，部分道路簡易修復(fù)后雖能維持通行，但仍存在著很大的安全隱患，亟待進(jìn)行全面修復(fù)……懇請(qǐng)市局酌情考慮撥付部分農(nóng)村公路維修資金……以保證搶修工程的快速推進(jìn)。”從這篇公文中可以看到請(qǐng)示單位對(duì)災(zāi)害的憂心以及進(jìn)行災(zāi)后重建的決心。該請(qǐng)示在擺出連云區(qū)災(zāi)情嚴(yán)重的實(shí)際狀況時(shí)，運(yùn)用“56處” “8680平方米”等有說服力的數(shù)據(jù)，融入足以打動(dòng)人心的“懇請(qǐng)”等詞語，語言真摯感人，拉近了文件授受雙方的距離，建立了良好的雙向溝通交流關(guān)系，以期達(dá)到希望上級(jí)撥款維修的最終目的。要完成一篇高質(zhì)量的公文，關(guān)鍵是要對(duì)發(fā)文意圖有一個(gè)準(zhǔn)確的把握，然后將這些轉(zhuǎn)化為充滿感情色彩的語句，以收到打動(dòng)人心的目的。這份請(qǐng)示無疑是一個(gè)成功的范例。

四、尊重事實(shí)法

公文的另一大語體特征是真實(shí)性。孔子《論語，里仁》中云： “君子欲訥于言，而敏于行。”意思是說君子說話要謹(jǐn)慎，行動(dòng)則要敏捷。在公文寫作中也可解釋為執(zhí)筆者用詞要謹(jǐn)慎小心，內(nèi)容要遵從實(shí)際。公文中有些文種如情況報(bào)告、工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等內(nèi)容涉及面寬、傳播領(lǐng)域廣，不僅拓寬了人們的視野，提高了人們的思維境界，而且促使寫作策略發(fā)生了變化。只有正確把握問題的實(shí)質(zhì)，堅(jiān)持實(shí)事求是，遵從事物間的邏輯關(guān)系，公文才能收到良好的傳播效果。在寫作中應(yīng)堅(jiān)持客觀的態(tài)度，盡可能地將自己的傾向在文章中隱去。

如《福建省糧食局關(guān)于2012年第四季度糧油質(zhì)量抽檢情況的通報(bào)》（閩糧行[2013] 24號(hào)）一文中寫道： “福州市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、原糧共484批次，合格484批次，批次合格率100% ……寧德市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、糧食復(fù)制品共67批次，合格63批次，批次合格率94.0%；龍巖市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、原糧共288批次，合格288批次，批次合格率100%。”在信息傳播過程中，經(jīng)常會(huì)遇到無法解決的沖突，這時(shí)需要借助于實(shí)例來增強(qiáng)說服力。福建省糧食局把2012年第四季度糧食質(zhì)量抽檢結(jié)果作了通報(bào)，數(shù)據(jù)真實(shí)、敘述清楚，說服力強(qiáng)。

五、重復(fù)結(jié)論法

傳播學(xué)指出，傳播者要想提高傳播效果，就必須設(shè)法減少選擇性因素對(duì)受傳者的干擾。古人對(duì)這一技巧的功效已有肯定。《戰(zhàn)國策》中“三人成虎”“曾母投杼”就是明證。例如，腦白金是大眾耳熟能詳?shù)谋＝∑罚X白金在剛剛進(jìn)入市場時(shí)并未受到人們的關(guān)注。這時(shí)，一個(gè)雖然通俗卻能夠讓人記住的廣告出世了，電視、報(bào)紙等傳播媒介對(duì)這個(gè)產(chǎn)品反復(fù)宣傳，引起大眾對(duì)腦白金的好奇并相互交流，自此腦白金名聲大噪。可見，重復(fù)地?cái)⑹瞿硞€(gè)問題或信息可以收到很好的傳播效果。

《工業(yè)和信息化部、發(fā)展改革委、環(huán)境保護(hù)部關(guān)于開展工業(yè)產(chǎn)品生態(tài)設(shè)計(jì)的指導(dǎo)意見》（工信部聯(lián)節(jié)[2013] 58號(hào)）一文中寫道： “生態(tài)設(shè)計(jì)是實(shí)現(xiàn)污染預(yù)防的重要措施。污染預(yù)防是改變‘先污染后治理’發(fā)展方式的根本途徑。研究表明，800/0的資源消耗和環(huán)境影響取決于產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段……生態(tài)設(shè)計(jì)是落實(shí)生產(chǎn)者責(zé)任延伸制度的要求……生態(tài)設(shè)計(jì)有利于綠色技術(shù)創(chuàng)新……”該意見的主旨是“開展工業(yè)產(chǎn)品生態(tài)設(shè)計(jì)”，文中有四段都在重復(fù)生態(tài)設(shè)計(jì)的重要意義，“生態(tài)設(shè)計(jì)是實(shí)現(xiàn)污染預(yù)防的重要措施，生態(tài)設(shè)計(jì)是落實(shí)生產(chǎn)者責(zé)任延伸制度的要求，生態(tài)設(shè)計(jì)有利于綠色技術(shù)創(chuàng)新”，這些句子無一不是在強(qiáng)調(diào)生態(tài)設(shè)計(jì)是一件有價(jià)值的事情。運(yùn)用反復(fù)強(qiáng)調(diào)主題的技巧，的確能快速有效地傳遞信息給收文對(duì)象，傳播效果顯著。

綜上所述，在公文寫作中適當(dāng)運(yùn)用傳播技巧，可以為公文增色添彩，增強(qiáng)表達(dá)效果。在寫作中要注意把公文主旨表達(dá)與公文傳播技巧結(jié)合起來，重視公文寫作策略的作用，從全局上實(shí)現(xiàn)公文傳遞策令、溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)價(jià)值。采取適宜接受對(duì)象、傳播主體、傳播內(nèi)容的傳播方式，就能取得好的效果；否則，傳播者雖有好心也可能會(huì)辦壞事。恰當(dāng)?shù)厥褂妹魇緫B(tài)度法、恐懼訴求法、感情交流法等寫作技巧，不僅能加快公文上情下達(dá)、溝通聯(lián)絡(luò)的速率，也能增強(qiáng)公文的生動(dòng)性和藝術(shù)感染力。

第二篇：常用公文寫作格式與技巧(精品免費(fèi)下載)

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請(qǐng)示

請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種上行文種。請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事。即一份請(qǐng)示只能向上級(jí)請(qǐng)示批準(zhǔn)一個(gè)問題，以便上級(jí)及時(shí)、專一地進(jìn)行處理；請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個(gè)，不能多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成： “三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；

（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；

（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見；

通報(bào)是“表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況”時(shí)使用的文種。通報(bào)的類型有四種：（1）用于表揚(yáng)好人好事的，稱“表彰性通報(bào)”；

（2）用于批評(píng)錯(cuò)誤的，稱“批評(píng)性通報(bào)”；

（3）用于傳達(dá)情況的，稱“情況性通報(bào)”；

（4）用于傳達(dá)上級(jí)指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報(bào)”。

要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對(duì)反映會(huì)議中心議題的正確意見，可采用“會(huì)議聽取了”、“會(huì)議討論了”、“會(huì)議研究了”“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機(jī)關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)時(shí)使用的文種。

（1）開頭部分寫請(qǐng)示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請(qǐng)求的事項(xiàng)，要求寫得實(shí)際、合理、明確、簡要；（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請(qǐng)批示”或“當(dāng)否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

2、報(bào)告

報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或要求時(shí)使用的一種文種。

報(bào)告與請(qǐng)示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：

（1）對(duì)上級(jí)要求不同。“報(bào)告”不要求上級(jí)批復(fù)；“請(qǐng)示”則要求上級(jí)批復(fù)。

（2）行文時(shí)間不同。“報(bào)告”是事中或事后行文；“請(qǐng)示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同。“報(bào)告”是陳述性的上行公文；“請(qǐng)示”是請(qǐng)求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語不同。“報(bào)告”的結(jié)尾一般用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”等詞語，有的干脆不用，報(bào)告事項(xiàng)完了，全文就結(jié)束；“請(qǐng)示”則一般用“可否（或妥否），請(qǐng)批示”，對(duì)上級(jí)要求十分肯定。

報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的（5）情況——問題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個(gè)文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。

通知的標(biāo)題有三種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開XXX會(huì)議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡要敘述通知的事項(xiàng)。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“特此通知。”“本通知自發(fā)布之日起實(shí)行”等習(xí)慣用語表示。制發(fā)各類通知是為了解決實(shí)際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

2、通報(bào)

通報(bào)是用典型事實(shí)教育干部群眾的，因此通報(bào)的事情應(yīng)當(dāng)是具有先進(jìn)的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進(jìn)行通報(bào)，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報(bào)中的議說，必須是通報(bào)中典型事實(shí)的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見都是典型事實(shí)的引發(fā)，不能牽強(qiáng)附會(huì)。

3、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會(huì)議紀(jì)要；第二類是指示性會(huì)議紀(jì)要，即對(duì)某一重要方面的工作綜合整理的會(huì)議紀(jì)要；第三類是討論型會(huì)議紀(jì)要，主要是對(duì)某一重大理論、實(shí)踐課題進(jìn)行研討的會(huì)議所使用的一種紀(jì)要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會(huì)議，涉及問題很多，在寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)，必須抓住會(huì)議所集中討論的幾個(gè)主要問題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。一次工作會(huì)議在具體討論中必然會(huì)產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會(huì)議紀(jì)要，而應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會(huì)議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時(shí)，也

通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)時(shí)使用的文種。兩者的不同點(diǎn)主要有三條： 一是從所宣布告知的事項(xiàng)看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項(xiàng)的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機(jī)關(guān)看，公告發(fā)布的機(jī)關(guān)級(jí)別高，是黨和國家的高級(jí)機(jī)關(guān)；通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用；

四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺(tái)、電視臺(tái)以及報(bào)紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時(shí)必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：（1）標(biāo)題

函的標(biāo)題有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請(qǐng)ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)ＸＸＸ的函”。

（2）受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號(hào)寫受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發(fā)函的原因和目（1）存根部分簡填，以便日后查考。

（2）本文部分要填寫詳細(xì)些。（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。

（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。

（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋（1）計(jì)劃的名稱。包括訂立計(jì)劃單位或團(tuán)體的名稱和計(jì)劃期限兩個(gè)要素，如“××團(tuán)委2006年工作計(jì)劃”。

（2）計(jì)劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項(xiàng)目和指標(biāo)，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

（3）最后寫訂立計(jì)劃的日期。工作計(jì)劃的內(nèi)容。一般地講，包表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識(shí)。（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體。主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結(jié)語。根據(jù)不同類型的函件事項(xiàng)，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項(xiàng)等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個(gè)字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個(gè)人的稱呼。（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項(xiàng)和向接洽單位或個(gè)人提出的希望。最后可寫上“請(qǐng)接洽”、“請(qǐng)予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。公章。

2、申請(qǐng)書

申請(qǐng)書是個(gè)人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)求時(shí)的一種書信。申請(qǐng)書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請(qǐng)書一般是一事一書。

（1）在申請(qǐng)書的第一行正中寫申請(qǐng)書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書”、“開業(yè)申請(qǐng)書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請(qǐng)書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。

（3）寫申請(qǐng)書的具體內(nèi)容： 申請(qǐng)的事情或理由最好分段寫，以便接受申請(qǐng)的一方把握要領(lǐng)。申請(qǐng)的理由比較多，可以從幾個(gè)方面、幾個(gè)階段談?wù)J識(shí)。（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語，也可以不寫。

（5）最后寫申請(qǐng)人姓名或申請(qǐng)單位名稱（加蓋公章）和寫申請(qǐng)書的日期。

3、工作計(jì)劃

工作計(jì)劃是一個(gè)單位或團(tuán)體在一定時(shí)期內(nèi)的工作打算。寫工作計(jì)劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。工作計(jì)劃的格式：

括：

（1）情況分析（制定計(jì)劃的根據(jù)）。制定計(jì)劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來制定這個(gè)計(jì)劃的。

（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。

（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗(yàn)等。基本情況。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。

（2）成績和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心。總結(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點(diǎn)。成績有哪些，有多大，作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。寫好總結(jié)需要注意的問題（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點(diǎn)，到群眾中找事實(shí)的寫法。

（2）一定要實(shí)事求是，成績不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。（3）條理要清楚。總結(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時(shí)要去蕪存精。總結(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊敚撀缘囊浴?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

第三篇：常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請(qǐng)示

請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種上行文種。請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事。即一份請(qǐng)示只能向上級(jí)請(qǐng)示批準(zhǔn)一個(gè)問題，以便上級(jí)及時(shí)、專一地進(jìn)行處理；請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個(gè)，不能多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：

（1）開頭部分寫請(qǐng)示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請(qǐng)求的事項(xiàng)，要求寫得實(shí)際、合理、明確、簡要；

（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請(qǐng)批示”或“當(dāng)否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

2、報(bào)告

報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或要求時(shí)使用的一種文種。

報(bào)告與請(qǐng)示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：

（1）對(duì)上級(jí)要求不同。“報(bào)告”不要求上級(jí)批復(fù)；“請(qǐng)示”則要求上級(jí)批復(fù)。（2）行文時(shí)間不同。“報(bào)告”是事中或事后行文；“請(qǐng)示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同。“報(bào)告”是陳述性的上行公文；“請(qǐng)示”是請(qǐng)求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語不同。“報(bào)告”的結(jié)尾一般用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”等詞語，有的干脆不用，報(bào)告事項(xiàng)完了，全文就結(jié)束；“請(qǐng)示”則一般用“可否（或妥否），請(qǐng)批示”，對(duì)上級(jí)要求十分肯定。

報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見；（5）情況——問題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個(gè)文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。通知的標(biāo)題有三種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開XXX會(huì)議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡要敘述通知的事項(xiàng)。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“特此通知。”“本通知自發(fā)布之日起實(shí)行”等習(xí)慣用語表示。制發(fā)各類通知是為了解決實(shí)際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

2、通報(bào) 通報(bào)是“表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況”時(shí)使用的文種。通報(bào)的類型有四種：（1）用于表揚(yáng)好人好事的，稱“表彰性通報(bào)”；（2）用于批評(píng)錯(cuò)誤的，稱“批評(píng)性通報(bào)”；（3）用于傳達(dá)情況的，稱“情況性通報(bào)”；

（4）用于傳達(dá)上級(jí)指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報(bào)”。通報(bào)是用典型事實(shí)教育干部群眾的，因此通報(bào)的事情應(yīng)當(dāng)是具有先進(jìn)的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進(jìn)行通報(bào)，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報(bào)中的議說，必須是通報(bào)中典型事實(shí)的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見都是典型事實(shí)的引發(fā)，不能牽強(qiáng)附會(huì)。

3、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會(huì)議紀(jì)要；第二類是指示性會(huì)議紀(jì)要，即對(duì)某一重要方面的工作綜合整理的會(huì)議紀(jì)要；第三類是討論型會(huì)議紀(jì)要，主要是對(duì)某一重大理論、實(shí)踐課題進(jìn)行研討的會(huì)議所使用的一種紀(jì)要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會(huì)議，涉及問題很多，在寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)，必須抓住會(huì)議所集中討論的幾個(gè)主要問題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會(huì)議在具體討論中必然會(huì)產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會(huì)議紀(jì)要，而應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會(huì)議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時(shí)，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對(duì)反映會(huì)議中心議題的正確意見，可采用“會(huì)議聽取了”、“會(huì)議討論了”、“會(huì)議研究了”“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機(jī)關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)時(shí)使用的文種。通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)時(shí)使用的文種。兩者的不同點(diǎn)主要有三條：

一是從所宣布告知的事項(xiàng)看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項(xiàng)的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機(jī)關(guān)看，公告發(fā)布的機(jī)關(guān)級(jí)別高，是黨和國家的高級(jí)機(jī)關(guān)；通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用； 四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺(tái)、電視臺(tái)以及報(bào)紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時(shí)必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：

（1）標(biāo)題

函的標(biāo)題有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請(qǐng)ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)ＸＸＸ的函”。（2）受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號(hào)寫受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結(jié)語。根據(jù)不同類型的函件事項(xiàng)，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項(xiàng)等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個(gè)字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個(gè)人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項(xiàng)和向接洽單位或個(gè)人提出的希望。最后可寫上“請(qǐng)接洽”、“請(qǐng)予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。（1）存根部分簡填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細(xì)些。

（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請(qǐng)書

申請(qǐng)書是個(gè)人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)求時(shí)的一種書信。申請(qǐng)書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請(qǐng)書一般是一事一書。

（1）在申請(qǐng)書的第一行正中寫申請(qǐng)書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書”、“開業(yè)申請(qǐng)書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請(qǐng)書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。（3）寫申請(qǐng)書的具體內(nèi)容：

申請(qǐng)的事情或理由最好分段寫，以便接受申請(qǐng)的一方把握要領(lǐng)。申請(qǐng)的理由比較多，可以從幾個(gè)方面、幾個(gè)階段談?wù)J識(shí)。

（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語，也可以不寫。（5）最后寫申請(qǐng)人姓名或申請(qǐng)單位名稱（加蓋公章）和寫申請(qǐng)書的日期。

3、工作計(jì)劃

工作計(jì)劃是一個(gè)單位或團(tuán)體在一定時(shí)期內(nèi)的工作打算。寫工作計(jì)劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。工作計(jì)劃的格式：（1）計(jì)劃的名稱。包括訂立計(jì)劃單位或團(tuán)體的名稱和計(jì)劃期限兩個(gè)要素，如“××團(tuán)委2006年工作計(jì)劃”。

（2）計(jì)劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項(xiàng)目和指標(biāo)，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計(jì)劃的日期。

工作計(jì)劃的內(nèi)容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計(jì)劃的根據(jù)）。制定計(jì)劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來制定這個(gè)計(jì)劃的。（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗(yàn)等。基本情況。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。

（2）成績和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心。總結(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點(diǎn)。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識(shí)。

（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。寫好總結(jié)需要注意的問題

（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點(diǎn)，到群眾中找事實(shí)的寫法。

（2）一定要實(shí)事求是，成績不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。

（3）條理要清楚。總結(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時(shí)要去蕪存精。總結(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊敚撀缘囊浴?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

第四篇：常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請(qǐng)示

請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種上行文種。請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事。即一份請(qǐng)示只能向上級(jí)請(qǐng)示批準(zhǔn)一個(gè)問題，以便上級(jí)及時(shí)、專一地進(jìn)行處理；請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個(gè)，不能多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：

（1）開頭部分寫請(qǐng)示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請(qǐng)求的事項(xiàng)，要求寫得實(shí)際、合理、明確、簡要；

（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請(qǐng)批示”或“當(dāng)否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

關(guān)于啟動(dòng)寧漢滬寧杭光纜線路工程的請(qǐng)示

張繼平副總經(jīng)理：

寧漢、滬寧杭光纜線路工程的可行性研究報(bào)告已于2001年3月批復(fù)，中訊郵電咨詢?cè)O(shè)計(jì)院和浙江省郵電規(guī)劃設(shè)計(jì)院已分別完成初步設(shè)計(jì)。由于當(dāng)時(shí)處在南北拆分階段，故而未進(jìn)行初步設(shè)計(jì)的會(huì)審及相關(guān)后續(xù)工作。

目前南北拆分工作已基本完成，根據(jù)沿途業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，特別是長江航運(yùn)局急需租用光纖，因此我部建議啟動(dòng)該工程，抓緊時(shí)間進(jìn)行初步設(shè)計(jì)會(huì)審及相關(guān)后許工作。

以上妥否，請(qǐng)批示。

網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部

二OO二年七月三日

2、報(bào)告

報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或要求時(shí)使用的一

種文種。

報(bào)告與請(qǐng)示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：

（1）對(duì)上級(jí)要求不同。“報(bào)告”不要求上級(jí)批復(fù)；“請(qǐng)示”則要求上級(jí)批復(fù)。（2）行文時(shí)間不同。“報(bào)告”是事中或事后行文；“請(qǐng)示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同。“報(bào)告”是陳述性的上行公文；“請(qǐng)示”是請(qǐng)求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語不同。“報(bào)告”的結(jié)尾一般用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”等詞語，有的干脆不用，報(bào)告事項(xiàng)完了，全文就結(jié)束；“請(qǐng)示”則一般用“可否（或妥否），請(qǐng)批示”，對(duì)上級(jí)要求十分

肯定。

報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見；

（5）情況——問題——建議等。

關(guān)于報(bào)備與中國聯(lián)通互聯(lián)協(xié)議的報(bào)告

信息產(chǎn)業(yè)部:

為促進(jìn)電信市場的有效競爭，規(guī)范電信網(wǎng)間的互聯(lián)互通關(guān)系，確保聯(lián)通CDMA網(wǎng)按計(jì)劃開通運(yùn)營，中國電信集團(tuán)公司與中國聯(lián)合通信有限公司經(jīng)過友好協(xié)商與合作，于2001年9月30日簽定了《中國聯(lián)合通信有限公司與中國電信集團(tuán)公司電信網(wǎng)網(wǎng)間互聯(lián)及結(jié)算框架協(xié)議》、《中國聯(lián)合通信有限公司陸地蜂窩移動(dòng)通信網(wǎng)與中國電信集團(tuán)公司固定本地電話網(wǎng)、國內(nèi)長途電話網(wǎng)、國際電話網(wǎng)、IP電話網(wǎng)網(wǎng)間互聯(lián)及結(jié)算協(xié)議》。根據(jù)《中華人民共和國電信條例》，現(xiàn)將以上兩個(gè)協(xié)議報(bào)送信息產(chǎn)業(yè)部備案。

在信息產(chǎn)業(yè)部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及主管部門的關(guān)心和具體指導(dǎo)下，中國電信與中國聯(lián)通在網(wǎng)間長途呼叫路由組織等問題上達(dá)成了一致意見，為協(xié)議的最終簽定創(chuàng)造了有利條件。雙方總部間互聯(lián)協(xié)議簽定后，下屬企業(yè)的省級(jí)協(xié)議也在積極協(xié)商之中，中國電信PSTN與中國聯(lián)通CDMA網(wǎng)的網(wǎng)間互聯(lián)測(cè)試等工作也將隨即啟動(dòng)。中國電信與中國聯(lián)通將繼續(xù)加強(qiáng)合作，為國家的通信事業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。

中國電信集團(tuán)公司

二００一年十月十七日

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個(gè)文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。通知的標(biāo)題有三種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開XXX會(huì)議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡要敘述通知的事項(xiàng)。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“特此通知。”“本通知自發(fā)布之日起實(shí)行”等習(xí)慣用語表示。制發(fā)各類通知是為了解決實(shí)際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

關(guān)于印發(fā)中國電信集團(tuán)公司 公文處理辦法的通知

各省、自治區(qū)、直轄市電信公司，集團(tuán)公司各部門、各直屬單位:

現(xiàn)將《中國電信集團(tuán)公司公文處理辦法》印發(fā)你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。2000年7月10日集團(tuán)公司印發(fā)的《中國電信集團(tuán)公司公文處理辦法（暫行）》（中國電信辦[2000]355號(hào)）及2000年11月1日集團(tuán)公司綜合部印發(fā)的《中國電信集團(tuán)公司公文實(shí)施細(xì)則（試行）》（綜合[2000]3號(hào)）同時(shí)廢止。

二００二年五月二十日

2、通報(bào)

通報(bào)是“表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況”時(shí)使用的文種。通報(bào)的類型有四種：（1）用于表揚(yáng)好人好事的，稱“表彰性通報(bào)”；（2）用于批評(píng)錯(cuò)誤的，稱“批評(píng)性通報(bào)”；（3）用于傳達(dá)情況的，稱“情況性通報(bào)”；

（4）用于傳達(dá)上級(jí)指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報(bào)”。通報(bào)是用典型事實(shí)教育干部群眾的，因此通報(bào)的事情應(yīng)當(dāng)是具有先進(jìn)的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進(jìn)行通報(bào)，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報(bào)中的議說，必須是通報(bào)中典型事實(shí)的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見都是典型事實(shí)的引發(fā)，不能牽強(qiáng)附會(huì)。

關(guān)于2002年1至5月服務(wù)質(zhì)量情況通報(bào)

中國電信集團(tuán)各省、自治區(qū)、直轄市電信公司：

現(xiàn)將2002年1—5月用戶投訴處理情況通報(bào)如下：

一、電信用戶申訴總體情況

據(jù)部申訴中心通報(bào)，今年第一季度向部申訴中心投訴共1271件，正式立案的案件有46件，回函率為100%。其中申訴中國電信14件、申訴中國聯(lián)通15件、申訴中國移動(dòng)17件。

與2001年同期相比，中國電信的申訴從65件下降到14件，下降幅度為78.4%；中國移動(dòng)的申訴從33件下降到17件，下降幅度為48.5%；中國聯(lián)通的申訴從13件上升到今年的14件，上升幅度為7.6%。

從各運(yùn)營企業(yè)用戶申訴占總申訴比重看，中國電信由58.6%下降到30.4%；中國移動(dòng)由29.7%上升到今年的37.0%；中國聯(lián)通由11.7%上升到今年的32.6%。中國電信的申訴下降幅度最大。

1—5月用戶以各種渠道越級(jí)投訴共計(jì)39件，其中4—5月份11件，比1—3月下降了39％。其中涉及南方的18件，涉及北方的21件。

二、電信用戶申訴的分類情況

（一）服務(wù)質(zhì)量問題……

三、申訴中國電信服務(wù)的具體內(nèi)容

（一）反映服務(wù)質(zhì)量問題一季度共有7件, ……

（二）話費(fèi)爭議問題…… ……

3、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會(huì)議紀(jì)要；第二類是指示性會(huì)議紀(jì)要，即對(duì)某一重要方面的工作綜合整理的會(huì)議紀(jì)要；第三類是討論型會(huì)議紀(jì)要，主要是對(duì)某一重大理論、實(shí)踐課題進(jìn)行研討的會(huì)議所使用的一種紀(jì)要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會(huì)議，涉及問題很多，在寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)，必須抓住會(huì)議所集中討論的幾個(gè)主要問題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會(huì)議在具體討論中必然會(huì)產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會(huì)議紀(jì)要，而應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會(huì)議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時(shí)，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對(duì)反映會(huì)議中心議題的正確意見，可采用“會(huì)議聽取了”、“會(huì)議討論了”、“會(huì)議研究了”“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

通信機(jī)房防火安全工作交流會(huì)會(huì)議紀(jì)要

為了貫徹國務(wù)院召開的全國安全生產(chǎn)電視電話會(huì)議精神，落實(shí)開展安全生產(chǎn)專項(xiàng)整治工作要求，2001年8月1－3日，中國電信集團(tuán)公司在福建省召開了通信機(jī)房防火安全工作交流會(huì)，目的是進(jìn)一步促進(jìn)通信機(jī)房規(guī)范化建設(shè)，提高通信防火安全管理水平，保障通信安全。參加會(huì)議的有各省（區(qū)、市）電信公司安全保衛(wèi)和運(yùn)行維護(hù)部門的領(lǐng)導(dǎo)。現(xiàn)將會(huì)議紀(jì)要如下：

一、會(huì)議基本情況……

二、福建機(jī)房標(biāo)準(zhǔn)化改造的經(jīng)驗(yàn)

（一）領(lǐng)導(dǎo)掛帥，部門協(xié)作，齊心合力抓機(jī)房改造。……

（二）因地制宜，積極穩(wěn)妥，推進(jìn)老機(jī)房改造。……

（三）執(zhí)行規(guī)范，控制源頭，抓好新機(jī)房建設(shè)。……

三、加強(qiáng)通信防火工作要求

（一）提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)通信防火工作。……

（二）相互協(xié)作，通過綜合治理實(shí)現(xiàn)機(jī)房無火災(zāi)隱患要求。……

（三）源頭堵漏，新機(jī)房建設(shè)必須嚴(yán)格執(zhí)行防火規(guī)范。……

（四）根除隱患，老機(jī)房改造要加快步伐。……

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機(jī)關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)時(shí)使用的文種。通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)時(shí)使用的文種。兩者的不同點(diǎn)主要有三條：

一是從所宣布告知的事項(xiàng)看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項(xiàng)的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機(jī)關(guān)看，公告發(fā)布的機(jī)關(guān)級(jí)別高，是黨和國家的高級(jí)機(jī)關(guān)；通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用； 四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺(tái)、電視臺(tái)以及報(bào)紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時(shí)必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：

（1）標(biāo)題

函的標(biāo)題有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請(qǐng)ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)ＸＸＸ的函”。

（2）受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號(hào)寫受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結(jié)語。根據(jù)不同類型的函件事項(xiàng)，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。關(guān)于申請(qǐng)辦理北京市鴻翔大廈房地產(chǎn)過戶手續(xù)的函

北京市房地產(chǎn)管理局:

1992年8月原郵電部委托其所屬單位—中國郵電器材總公司購置了北京市海淀區(qū)欣華農(nóng)工商公司所屬“龍鄉(xiāng)飯店”（北京市海淀區(qū)龍翔路15號(hào)）的全部房地產(chǎn)及所屬物，并更名為北京鴻翔大廈，同時(shí)在海淀區(qū)房地產(chǎn)管理局辦理了產(chǎn)權(quán)過戶手續(xù)，也經(jīng)北京市城市規(guī)劃管理局同意鴻翔大廈所占用的土地作為國家劃撥地由郵電器材公司使用。

1998年，原郵電部將鴻翔大廈成建制劃歸給了原中國郵電電信總局，劃歸后原中國郵電電信總局沒有辦理鴻翔大廈的房產(chǎn)和土地的過戶手續(xù)。2000年經(jīng)過國務(wù)院的批準(zhǔn)原中國郵電電信總局組建成為全民所有的中國電信集團(tuán)公司。

鑒于以上所述，特此申請(qǐng)辦理鴻翔大廈的房地產(chǎn)過戶手續(xù)，同時(shí)由于中國電信集團(tuán)公司和鴻翔大廈的全民所有的性質(zhì)以及該土地的使用性質(zhì)沒有改變，希望繼續(xù)保留該土地為國家劃撥地的性質(zhì)。

請(qǐng)貴局給予大力支持，辦理相關(guān)手續(xù)為盼。

? ? ?

關(guān)于互聯(lián)互通問題的復(fù)函

? 中國聯(lián)合通信有限公司: 貴公司《關(guān)于通報(bào)目前互聯(lián)互通存在問題的函》（中國聯(lián)通函[2004]5號(hào)）收悉，經(jīng)調(diào)查，現(xiàn)將有關(guān)情況函復(fù)如下：

一、由于2003年以來網(wǎng)間話務(wù)增長迅猛，造成福建電信各地關(guān)口局資源緊張，因能力問題在一段時(shí)間內(nèi)曾出現(xiàn)無法增加與各運(yùn)營商間網(wǎng)間中繼的情況。福建電信已采取措施對(duì)部分關(guān)口局進(jìn)行了緊急擴(kuò)容，并調(diào)整了部分網(wǎng)內(nèi)資源用于增加網(wǎng)間中繼，中繼緊張問題已于春節(jié)前陸續(xù)解決。（以下略去）

特此函復(fù)。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項(xiàng)等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。

介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個(gè)字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個(gè)人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項(xiàng)和向接洽單位或個(gè)人提出的希望。最后可寫上“請(qǐng)接洽”、“請(qǐng)予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。（1）存根部分簡填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細(xì)些。

（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請(qǐng)書

申請(qǐng)書是個(gè)人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)求時(shí)的一種書信。申請(qǐng)書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請(qǐng)書一般是一事一書。

（1）在申請(qǐng)書的第一行正中寫申請(qǐng)書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書”、“開業(yè)申請(qǐng)書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請(qǐng)書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。（3）寫申請(qǐng)書的具體內(nèi)容：

申請(qǐng)的事情或理由最好分段寫，以便接受申請(qǐng)的一方把握要領(lǐng)。申請(qǐng)的理由比較多，可以從幾個(gè)方面、幾個(gè)階段談?wù)J識(shí)。

（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語，也可以不寫。（5）最后寫申請(qǐng)人姓名或申請(qǐng)單位名稱（加蓋公章）和寫申請(qǐng)書的日期。

3、工作計(jì)劃

工作計(jì)劃是一個(gè)單位或團(tuán)體在一定時(shí)期內(nèi)的工作打算。寫工作計(jì)劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。工作計(jì)劃的格式：

（1）計(jì)劃的名稱。包括訂立計(jì)劃單位或團(tuán)體的名稱和計(jì)劃期限兩個(gè)要素，如“××團(tuán)委2006年工作計(jì)劃”。

（2）計(jì)劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項(xiàng)目和指標(biāo)，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計(jì)劃的日期。

工作計(jì)劃的內(nèi)容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計(jì)劃的根據(jù)）。制定計(jì)劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來制定這個(gè)計(jì)劃的。（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗(yàn)等。基本情況。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。

（2）成績和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心。總結(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點(diǎn)。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識(shí)。

（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。寫好總結(jié)需要注意的問題

（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點(diǎn)，到群眾中找事實(shí)的寫法。

（2）一定要實(shí)事求是，成績不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。

（3）條理要清楚。總結(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時(shí)要去蕪存精。總結(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊敚撀缘囊浴?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

關(guān)于對(duì)xxx同志的處理決定

xxx，男，1966年6月出生，1986年7月參加工作，原為中國郵電電信總局辦公室助理調(diào)研員。1999年8月公費(fèi)赴美國學(xué)習(xí)；2000年12月回國后，因?qū)χ袊娦偶瘓F(tuán)公司為其安排的工作不滿意，始終未到單位上班，并且從此與單位失去聯(lián)系。

根據(jù)國務(wù)院《企業(yè)職工獎(jiǎng)懲條例》的有關(guān)規(guī)定，決定從即日起將xxx同志除名。

中國電信集團(tuán)公司勞動(dòng)工資部

二OO二年三月十四日

第五篇：關(guān)于公文寫作教學(xué)中簡化技巧的探討.doc

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關(guān)于公文寫作教學(xué)中簡化技巧的探討

作者：李國英

來源：《教育與職業(yè)·理論版》2007年第12期

［摘要］“句無可削、字不得減”是衡量文章簡練與否的標(biāo)準(zhǔn)，公文擔(dān)當(dāng)處理公務(wù)的重任，在簡練為文方面較其他文體有更嚴(yán)格的要求。結(jié)合公文寫作教學(xué)的實(shí)踐，文章探討了簡化公文的相關(guān)技巧。

［關(guān)鍵詞］公文寫作教學(xué) 簡化技巧 探討

［作者簡介］李國英（1969-），女，河南唐河人，平頂山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘教研室主任，講師，碩士，研究方向?yàn)閼?yīng)用文寫作教學(xué)。（河南平頂山467001）

［中圖分類號(hào)］G424.1［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1004-3985（2007）18-0148-02公文是法定組織在公務(wù)活動(dòng)中撰寫的表達(dá)其工作實(shí)施意圖與措施，并具有一定法定效力與規(guī)范體式的文書，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體處理公務(wù)的工具，具有很強(qiáng)的實(shí)用性、鮮明的政策性和嚴(yán)肅的法定性。因此在簡練為文方面，公文較其他文體有更嚴(yán)格的要求，既要符合“句無可削、字不得減”的標(biāo)準(zhǔn)，又要達(dá)到“言簡

意賅、文約事豐”的效果。這就要求教師在公文寫作教學(xué)中不斷進(jìn)行探索，使學(xué)生掌握簡化公文的技巧。

一、準(zhǔn)備工作的技巧

“凡事預(yù)則立”。寫作教學(xué)的實(shí)踐證明，做好寫作前的準(zhǔn)備工作，對(duì)簡化公文可以起到事半功倍的效果。

首先，要做好調(diào)查研究工作。動(dòng)筆前，要在充分領(lǐng)會(huì)制文意圖和公文主旨的基礎(chǔ)上，對(duì)所寫對(duì)象進(jìn)行調(diào)查了解，廣泛地收集材料。在廣泛掌握材料的基礎(chǔ)上，根據(jù)公文主旨的要求，正確地選擇和運(yùn)用材料，凡是與主題無關(guān)的詞匯、語句都要舍棄。這樣才能避免寫作中因不著邊際而空話連篇，或因無充分的材料支撐而主題不豐滿。例如，模擬寫作“在校慶30周年會(huì)議上的講話”，要求學(xué)生先收集有關(guān)會(huì)議議題、與會(huì)者、開會(huì)時(shí)間、開會(huì)地點(diǎn)和有關(guān)會(huì)議的保障等資料，做到有的放矢。同時(shí)，還要設(shè)法了解與會(huì)者的身份，特別是一些特殊人物，比如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、來賓、特邀人員、老同志等等，以增強(qiáng)寫作的針對(duì)性。通過訓(xùn)練，不僅可以提高學(xué)生的寫作水平而且能夠培養(yǎng)他們收集和利用信息的能力。

其次，整理寫作思路。這是動(dòng)筆前十分重要的環(huán)節(jié)，文章的結(jié)構(gòu)與質(zhì)量，主要取決于作者的思路。因此，寫作前要先理順?biāo)悸罚瑢?duì)于任務(wù)急、篇幅短的公文，多采取打腹稿的辦法；而對(duì)于復(fù)雜的公文最好先列提綱。動(dòng)筆前，對(duì)于公文的層次、段落、篇幅的長短都事先考慮清

楚，把大小標(biāo)題、開頭結(jié)尾、過渡照應(yīng)等都列出來，形成一個(gè)比較成熟的提綱。重要公文，尤其是多人參與寫作的公文，如工作報(bào)告之類，提綱應(yīng)盡可能列得詳細(xì)一些。這樣，再稍加擴(kuò)充、潤色、歸整，就可以成為一篇像樣的公文。

二、開門見山的技巧

俗話說，“好的開始是成功的一半”。出于對(duì)開頭的重視，許多學(xué)生在開篇時(shí)極盡鋪張渲染之能事，制造出一定的氛圍后才切入正題，結(jié)果不是顯得頭重腳輕，就是整篇文章不乏繁文縟詞。公文的特點(diǎn)決定了開頭不能像文學(xué)作品那樣進(jìn)行鋪墊，而是愈簡潔愈好。開頭應(yīng)當(dāng)點(diǎn)題或揭示公文的內(nèi)容走向，并領(lǐng)起下文。

1.概述情況。這種方式要求開頭簡明扼要、切題地介紹有關(guān)情況或背景。報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)等常用此法開頭。

2.說明根據(jù)。開頭即引用上級(jí)指示精神或有關(guān)法律、法規(guī)，常以“根據(jù)”“遵照”“按照”等詞語領(lǐng)起下文，鮮明標(biāo)示出行文有據(jù)，表明公文內(nèi)容的權(quán)威性。通知、批復(fù)、規(guī)章等常這樣開頭。

3.直陳目的。開頭常用“為了”“為”等領(lǐng)起下文。法規(guī)、規(guī)章、決定、通知等公文常用此方式。

4.交代原因。開頭常用“由于”“因?yàn)椤薄拌b于”等領(lǐng)起下文，也可直接陳述發(fā)文原因。

5.闡明觀點(diǎn)。開頭先提出觀點(diǎn)，或者點(diǎn)明主旨，接著加以解釋說明，以引起讀者的重視。

6.表明態(tài)度。開頭直截了當(dāng)?shù)貙?duì)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或發(fā)布的文件或者有關(guān)的事項(xiàng)、會(huì)議表明態(tài)度，做出評(píng)價(jià)，提出看法。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知多如此開頭。

7.引述來文。開頭引述對(duì)方來文、來電的標(biāo)題、文號(hào)，然后引出下文。公文中的復(fù)函、批復(fù)普遍使用此方式開頭。

8.提出問題。開頭提出問題，提示公文的主旨或主要內(nèi)容，以引起閱讀者的注意與思考。各類調(diào)查報(bào)告常用這種方式開頭。

三、提煉語言的技巧

公文的作用主要是傳遞信息與指令，其實(shí)用性的目的要求公文用語必須簡潔，即用比較精練的文字表達(dá)豐富的內(nèi)容，從而使受文者一目了然，而不必在無謂的文字閱讀上花費(fèi)時(shí)間和精力。而初學(xué)者往往因?yàn)槿狈?jīng)驗(yàn)找來很多參考材料，覺得哪句話都好，一概采用，結(jié)果文章寫得很長還不切中要害。

1.運(yùn)用概括性語言。盡可能用最少的語言，清楚明白地表達(dá)更豐富的內(nèi)容，達(dá)到“以一當(dāng)十”的效果。這樣的例子，俯拾皆是。《婚姻法》第三章第27條規(guī)定：“繼父母與繼子女之間，不得虐待或歧視。”而修改之前的法律條文是這樣的：“夫?qū)τ谄淦匏鶕狃B(yǎng)與前夫所生的子女或妻對(duì)于其夫所撫養(yǎng)與前妻所生的子女不得虐待或歧視。”修改后的條文用16個(gè)字代替原條文40個(gè)字。前面只用“繼父母與繼子女”7個(gè)字就概括了原條文前兩句33個(gè)字的內(nèi)容，并且增加了“之間”兩個(gè)字，就使原條文中只是單向性規(guī)定“繼父母對(duì)繼子女不得虐待或歧視”改成“繼父母與繼子女雙向都不得虐待或歧視”。

2.盡量使用短句。公文中除了在闡發(fā)道理，說明事物性質(zhì)、狀態(tài)，敘述復(fù)雜或精細(xì)的事物時(shí)用長句外，其他多用短句。長句的成分較多，讀者常常需要反復(fù)閱讀，才能明白句子的含義，不符合公文講究實(shí)效的特點(diǎn)。而用短句，簡短的幾個(gè)字，意思就能表達(dá)清楚，且文筆簡練、流暢。如黨的“十六大”報(bào)告中有大量的短句，如“繼往開來，與時(shí)俱進(jìn)，全面建設(shè)小康社會(huì)”“和平的力量，正義的力量，進(jìn)步的力量，終究是不可戰(zhàn)勝的”“萬眾一心，發(fā)憤圖強(qiáng)”等。此外，使用縮略句，如“經(jīng)與財(cái)政局商榷”；使用無主句，如“請(qǐng)示收悉答復(fù)如下”，都可以達(dá)到簡化公文的效果。

3.使用專用詞語。在長期的公務(wù)實(shí)踐中，由于行文關(guān)系和處理程序的需要，公文逐漸形成一套常用的規(guī)范化、定型化、格式化的詞語，這就是公文專用語。這些詞語的使用，有助于文章表述得簡練。例如“來函收悉”四個(gè)字，要換成“來信收到，內(nèi)容盡知”的話，文字多了一倍，意思卻一點(diǎn)沒變。常用的專用詞語有開頭用語、承啟用語、結(jié)尾用語、稱謂用語、經(jīng)辦用語、引敘用語、表態(tài)用語、批轉(zhuǎn)用語、征詢用語等。在寫作實(shí)踐中，需要根據(jù)不同的文種和寫作要求選擇使用。

4.多用單音節(jié)詞。這是公文對(duì)文言詞語的繼承，繼承文言詞語的一個(gè)主要原因，即文言詞語比現(xiàn)代漢語更精練，也是公文用語權(quán)威性和莊重性的體現(xiàn)。如“共識(shí)”代替“共同的認(rèn)識(shí)”；“已經(jīng)”代替“已經(jīng)經(jīng)過”。通過以下公文的練習(xí)，可以使學(xué)生更好地掌握單音節(jié)詞的用法（以下是經(jīng)學(xué)生修改后的公文，有下劃線的字都是刪去的，括號(hào)中的字是添加或者改正的）。“查我們祖國具有極其珍貴歷史文化價(jià)值的文物圖書，在過去國民黨匪幫反動(dòng)統(tǒng)治時(shí)期，往往官僚商人互相勾結(jié)，偷盜販運(yùn)出口，以（致）使我們（國）這些文化遺產(chǎn)蒙受莫大的損失。現(xiàn)在，（今）反動(dòng)政權(quán)（業(yè)）已經(jīng)被推翻，海上陸上運(yùn)輸（均）已經(jīng)暢通行使，沒有阻礙了，為了防止這些珍貴文物圖書繼續(xù)失散起見，特別制定了一份《禁止珍貴文物圖書出口的暫行辦法》，隨著這個(gè)命令頒發(fā)下去，希即轉(zhuǎn)令所屬各有關(guān)單位遵照辦理為要。”其中，用“我國”取代“我們國家”，用“官商”取代“官僚商人”，用“盜運(yùn)”取代“偷盜販運(yùn)”，用“業(yè)已”取代“已經(jīng)被”，用“海陸”取代“海上陸上”等，這些單音節(jié)詞的替代不僅沒有改變文章的內(nèi)容，而且使文章顯得更加嚴(yán)謹(jǐn)、莊重。

四、運(yùn)用數(shù)字的技巧

善用數(shù)字簡化文字表述是簡化公文的一種好方法，要讓學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字在簡化公文方面所起的作用。來看下面的一段文字：

“五年來我國平均每年年均新增電話用戶1億戶，目前中國的電話用戶已達(dá)到8.2億戶，居世界第一。其中，固定電話3.7億戶，是2001年的2倍；移動(dòng)電話4.5億戶，是2001年的3倍；互聯(lián)網(wǎng)用戶突破1.2億戶，是2001年的4倍；電子信息產(chǎn)品進(jìn)出口額達(dá)到5200億美元，是2001年的近5倍；電子信息產(chǎn)品銷售收費(fèi)達(dá)到3.84萬億元，是2001年的6倍。2005年信息產(chǎn)品增加值占全國GDP的比重已經(jīng)達(dá)到了7.2％，信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為中國的基礎(chǔ)性、先導(dǎo)性和支柱性產(chǎn)業(yè)。”

這是信息產(chǎn)業(yè)部副部長蔣耀平先生在2006年12月11日中國加入世貿(mào)組織五周年紀(jì)念活動(dòng)上的講話，其中包含絕對(duì)數(shù)、平均數(shù)、百分?jǐn)?shù)、對(duì)比數(shù)和倍數(shù)。絕對(duì)數(shù)可以簡明清晰地說明各種通訊工具的數(shù)量；平均數(shù)表現(xiàn)了通訊業(yè)的發(fā)展水平；百分?jǐn)?shù)表明了加入世貿(mào)后通訊業(yè)的工作成績和變化的情況；對(duì)比數(shù)和倍數(shù)在比較入世前后通訊業(yè)不同發(fā)展程度的時(shí)候，可收到強(qiáng)烈的、鮮明的效果，是用文字?jǐn)⑹鏊荒苓_(dá)到的。通過分析，學(xué)生不僅認(rèn)識(shí)了數(shù)字的重要性而且學(xué)習(xí)了各種數(shù)字在公文中的用法。

為了言簡的需要，在公文中常對(duì)一些特定內(nèi)容的長句，以數(shù)詞手法進(jìn)行高度濃縮，使之言簡意賅。比如，把黨的基本路線概括為“一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)”等。采用這種濃縮句式的方法，應(yīng)當(dāng)注意切勿為濃縮而濃縮使句意難懂，甚至帶來歧義。

數(shù)字的使用固然能起到簡化公文的效果，但若使用不當(dāng)，則會(huì)影響表達(dá)的準(zhǔn)確性，從而適得其反。在學(xué)生習(xí)作中常常會(huì)出現(xiàn)數(shù)字不實(shí)、數(shù)字“打架”、數(shù)字增減時(shí)用詞不準(zhǔn)確、數(shù)字書寫不規(guī)范等現(xiàn)象。比如增加數(shù)字時(shí)往往把增加到多少寫成增加了多少，前者是原數(shù)加上增加數(shù)，后者則只表明增加數(shù)，不能混淆。

所以，在公文寫作中使用數(shù)字，首先，要注意核實(shí)數(shù)字的準(zhǔn)確性，選取最具說服力的數(shù)字，不要形成數(shù)字羅列；其次，不要孤立引用數(shù)字，要做縱向或者橫向的比較，以增加使用效果。

五、修改的技巧

“三分寫，七分改”，修改是公文寫作的最后一道程序。通過修改，使文章符合“句無可削，字不得減”的標(biāo)準(zhǔn)，從而達(dá)到簡化公文的目的。在寫作教學(xué)中，應(yīng)本著“寧求精不求多”的原則，讓學(xué)生在對(duì)公文一次次修改的過程中，逐步把握寫作的要領(lǐng)，做到熟能生巧。

修改的重點(diǎn)是16個(gè)字：深化主題，增刪材料，調(diào)整結(jié)構(gòu)，潤色文字。第一，深化主題，既有在原來意義上的發(fā)掘與深化，也有特殊情況下的主題改換。尤其要注意看主題是否正確、深刻、鮮明和集中。第二，改動(dòng)材料。累贅的，要?jiǎng)h減；不足的，要增補(bǔ)；過細(xì)的，要濃縮；觀點(diǎn)與材料脫節(jié)的，要調(diào)整或改換。第三，調(diào)整結(jié)構(gòu)。凡是層次段落不清楚、聯(lián)結(jié)不緊湊、交

代不明白、開頭結(jié)尾不連貫的，都在修改、調(diào)整之列。第四，潤色語言。一是消腫，將多余的字、詞、句、段刪掉；二是改動(dòng)不合語法、不貼切的詞句和不妥當(dāng)?shù)奶岱ǎ扪a(bǔ)句子的殘缺成分；三是選擇更優(yōu)的表達(dá)方式，或?qū)υ瓉淼恼Z言進(jìn)行加工潤色。

修改的方式有三種：一是讀改法。自讀自改或一人讀大家改，在讀誦的過程中發(fā)現(xiàn)問題，隨筆修改。二是冷處理。文稿擬就之后，暫時(shí)擱置一旁，冷靜地思索一番，或閱讀一些相關(guān)的材料，然后再拿出來修改，往往可以發(fā)現(xiàn)其中的毛病。三是集體會(huì)診。稿子寫成之后，請(qǐng)大家共同討論，集思廣益，一起修改，這樣可以打破個(gè)人能力的局限性或認(rèn)識(shí)上的偏頗。四是求助高手。可請(qǐng)寫作經(jīng)驗(yàn)豐富者幫助修改。在修改時(shí)最忌諱的是抱殘守缺、固執(zhí)己見，怕別人對(duì)自己的文章挑剔、修改。應(yīng)當(dāng)懂得，若想在寫作方面有長進(jìn)，就必須要反復(fù)修改，尤其要樂于讓別人修改自己的文章。

此外，用增加附件的辦法，使用成語、格言、比喻的手法等，也可以達(dá)到簡化公文的目的。當(dāng)然，簡化公文的技巧不止這些，有待于在以后的教學(xué)實(shí)踐中去不斷探索和積累。［參考文獻(xiàn)］

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