第一篇：企業(yè)公文寫作基本知識和技巧 (精選)

企業(yè)公文寫作規(guī)范及技巧

提綱：

● 公文寫作概述

● 常見公文寫作基本知識

● 重視公文寫作

一、公文寫作概述

1、什么是公文寫作

公文的寫作指公文的起草與修改，是撰寫者代機關(guān)立言，體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。

2、公文寫作的基本要求

公文寫作除了遵循文字通順、觀點與材料統(tǒng)一、層次分明、主題明確、結(jié)構(gòu)合理等一切文章寫作的通則之外，還應(yīng)遵循公文自身的特殊要求。

? 合法

? 求實

? 合體

? 簡明。

? 嚴(yán)謹。

? 突出。

? 規(guī)范。

3.公文寫作的寫作程序

主要包括公文寫作的準(zhǔn)備、公文的撰擬、公文的修改、公

文的審核、公文的定稿五個階段。

二、常見公文寫作基本知識

（一）通知

通知是公司常用的一種公文，通知適用于發(fā)布、傳達要求下級單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

1.分 類

發(fā)布性通知

指示性通知

中轉(zhuǎn)性通知

2.基本結(jié)構(gòu)

2.1標(biāo)題

發(fā)布性通知：發(fā)文機關(guān)名稱、被發(fā)布的規(guī)章制度名稱和文

種三要素組成。

如：陜西省地方電力（集團）有限公司關(guān)于印發(fā)《技術(shù)進

步和管理創(chuàng)新獎評審獎勵辦法》的通知

指示性通知：“制文機關(guān)”、“事由”與“文種”三個要素組成。如：陜西省地方電力（集團）有限公司關(guān)于做好2014年春季防雷試驗工作的通知

中轉(zhuǎn)性通知（批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知）：批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的機關(guān)名稱、主要內(nèi)容與文種三個要素組成。

如：陜西省地方電力（集團）有限公司轉(zhuǎn)發(fā)省發(fā)改委《關(guān)于開展2010年農(nóng)網(wǎng)改造升級總體工程檢查驗收》的通知

2.2正文

發(fā)布性通知：

一般應(yīng)當(dāng)載明兩層內(nèi)容：一是明確指出所發(fā)布的是什么規(guī)章制度，該規(guī)章制度的施行或生效日期及相關(guān)事項說明；二是提出貫徹執(zhí)行的希望或要求。對于一些重要的制度，文種還要強調(diào)它的重大意義。

在具體表達次序上，開頭都要通過一個“提前”句式，使用“現(xiàn)將”二字。把要發(fā)布的規(guī)章制度展現(xiàn)給閱者。如：現(xiàn)將《陜西省地方電力（集團）有限公司電子公文管理暫行辦法》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

指示性通知：

“總-分-總”的結(jié)構(gòu)模式

“撮要分條式”的結(jié)構(gòu)模式

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知：

正文通常要寫明三層意思：一是表明對外批轉(zhuǎn)文件的態(tài)度；二是強調(diào)闡述了批轉(zhuǎn)該文件的重要性和必要性；三是提出貫徹執(zhí)行的希望和要求。

具體情況而定，可以是一句話，也可以是若干條段。如本文即是一個長句：“各地區(qū)、各部門要統(tǒng)一思想，高度重視，落實責(zé)任，切實做好有關(guān)工作。”

2.3結(jié)尾

發(fā)布性通知：有兩種情形，或是要求下級反饋貫徹執(zhí)行的情況。在多數(shù)情況下，結(jié)尾是用來宣布規(guī)章制度的時效的，其寫法有的是“從即日起施行，也有的是”自x年x月xx日起施行。并寫明原有相同的法規(guī)、規(guī)章同時廢止等。

指示性通知：主要是對有關(guān)單位提出貫徹執(zhí)行的希望和要求。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知：結(jié)尾要寫明本通知的制發(fā)日期、并加蓋公章。

3．寫作要領(lǐng)

3.1要擬定一個明晰恰切的標(biāo)題。

3.2對于非周知性的通知，應(yīng)一律寫明主送機關(guān)名稱，不論被通知的機關(guān)為幾個。

3.3不論哪類通知，事項部分都要寫的符合實際，切實可行。應(yīng)知應(yīng)辦的事項要交代清楚，文字要簡練準(zhǔn)確。

參考例文：

發(fā)布性通知：

陜西省地方電力（集團）有限公司

關(guān)于印發(fā)《電子公文管理暫行辦法》的通知

各市分公司，各發(fā)電、輔業(yè)、多經(jīng)子公司，直屬中心： 現(xiàn)將《陜西省地方電力（集團）有限公司電子公文管理暫行辦法》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

陜西省地方電力（集團）有限公司

2013年××月××日

指示性通知：

陜西省地方電力（集團）有限公司

關(guān)于進一步加強安全監(jiān)督卡執(zhí)行工作的通知

各市分公司，各發(fā)電、輔業(yè)、多經(jīng)子公司，直屬中心：

為落實安全監(jiān)督痕跡化管理工作要求，進一步規(guī)范和正確

使用安全監(jiān)督卡，提高安全監(jiān)督工作效能，現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下：

一、提高對安全監(jiān)督卡的認識

××××××××××××××××××××××××××。

二、規(guī)范安全監(jiān)督卡的使用

××××××××××××××××××××××××××。

三、加強安全監(jiān)督卡的執(zhí)行

××××××××××××××××××××××××××。

陜西省地方電力（集團）有限公司

2014年××月××日

神和告知重要情況。

1.1.1

1.2

轉(zhuǎn)發(fā)性通知：

（二）通報 通報是告知性的下行文種，適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精分類 表彰性通報 批評性通報

1.3情況通報

2.基本結(jié)構(gòu)

通報的內(nèi)容通常由標(biāo)題、正文和落款四部分組成 2.1標(biāo)題

直述式通報:由制文機關(guān)、事由與文種組成。如《國務(wù)院關(guān)于表彰國家科委等單位常年深入基層開展扶貧工作的通報》等。

轉(zhuǎn)述式通報:由制文機關(guān)、被轉(zhuǎn)發(fā)的文件名稱和文種組成，如《中國工商銀行xx省分行轉(zhuǎn)發(fā)xx市支行關(guān)于發(fā)生重大盜竊案件的檢查報告的通報》。假若被轉(zhuǎn)發(fā)文件的文種系“通報”，則應(yīng)省略自身使用的“通報”文種，避免“通報”重疊。

2.2正文

一般包括三個方面：

一是敘述事實，寫明事件的起因、發(fā)展和結(jié)果，包括事件發(fā)生的時間、地點、單位和人員，主要情節(jié)、后果或影響。

二是分析事件的教育意義，表揚性通報需要分析主要經(jīng)驗和提出學(xué)習(xí)的具體要求；批評性通報則應(yīng)分析產(chǎn)生問題或錯誤的客觀原因和主要教訓(xùn)，提出今后防止和杜絕發(fā)生類似事件的主要措施。

三是制發(fā)通報機關(guān)的態(tài)度、意見和要求。

具體寫法：

表彰性通報。正文基本是由“情況”-“決定”-“希望”三個部分組成。所謂“情況”即表彰緣由，在這個部分采用概括的手法，介紹

被表彰單位或個人先進模范事跡，以此作為制發(fā)本通報的依據(jù)；所謂“決定”，即表彰的具體內(nèi)容，如立功受獎、授予榮譽稱號等；最后是提出希望與要求，既包括對被表彰者的有關(guān)戒驕戒躁、再接再厲的要求，也包括對別人、別單位向被表彰者學(xué)習(xí)的要求。

批評性通報。開頭先概述事情的基本情況，亦即“問題”；然后，對“問題”進行分析，探因求源，找出產(chǎn)生這一問題的具體因素；第三層內(nèi)容是對“問題”的解決辦法，亦即處理意見或情況；最后提出希望或要求。

指導(dǎo)性通報。開端首先是“提出問題”，然后對所提出問題進行多方面分析，最后是解決問題的幾點要求。較多地使用一些祈使性的語言，如“必須”、“不得”、“嚴(yán)禁”等。

2.3落款。包括發(fā)布通報的機關(guān)名稱和日期兩項要素。

3.寫作要領(lǐng)

3.1針對性

3.2抓住時機

3.3注意典型的真實性。

3.4向深處挖掘。

3.5用語要簡明。

3.6要區(qū)別直達式通報與轉(zhuǎn)述式通報。

7、區(qū)別指示性通知與指導(dǎo)性通報。關(guān)鍵要弄清所依據(jù)的事

實是某一方面情況綜合，還是剛剛發(fā)生的某一典型案例。雖然都是要提出解決問題的意見，均要求下級去辦，但如屬前者應(yīng)用“指示性通知”，如系后者則可用“指導(dǎo)性通報”。

參考例文：(指導(dǎo)性通報)

春節(jié)期間12398投訴舉報熱線接聽情況的通報 各市分公司：

西北能源監(jiān)管局下發(fā)了《關(guān)于2014年春節(jié)期間12398投訴舉報熱線接聽情況的通報》（西北監(jiān)能稽查[2014]4號），通報了春節(jié)期間12398投訴舉報熱線接聽情況，暴露出我公司還存在農(nóng)村個別臺區(qū)供電能力低、節(jié)假日負荷預(yù)測不準(zhǔn)確，個別單位巡視、檢修和消缺工作存在漏洞、外力破壞等問題。各市分公司要針對投訴問題采取措施，做好供電服務(wù)的過程控制，有效降低投訴事項。現(xiàn)將有關(guān)情況通報如下：

一、基本情況

春節(jié)期間，12398投訴舉報熱線受理全省有效信息26件，其中集團公司有效信息19件，占投訴有效信息的 73 %。較2013年的32件同比下降40.6%。按投訴舉報類別分，××××××××××。

按地區(qū)分，××××××××××××××××××××××××××××××。

二、投訴舉報事項分析

從接收到12398投訴舉報情況來看，投訴客戶大部分為農(nóng)

村客戶，投訴內(nèi)容主要集中在故障停電方面。反映的主要問題為：

一是××××××××××。

二是××××××××××。

三是××××××××××。

四是××××××××××。

三、整改措施

1.××××××××××。

2.××××××××××。

3.××××××××××。

4.××××××××××。

5.××××××××××。

1.部。

2.監(jiān)督工作。

201

4四、工作要求 各單位將調(diào)查、整改和處理情況于3月14日前報集團公司市場營銷各分公司要按照供電監(jiān)管辦法的要求，做好員工服務(wù)行為的考核、陜西省地方電力（集團）有限公司 年××月××日

（三）報告

報告是公司機關(guān)使用頻率較高的一個文種，適用于向上級

機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問事宜。

1.分類

1.1按所涉及的內(nèi)容不同：

綜合性報告

專題性報告

1.2按行文的目的與作用不同：

工作報告

情況報告

呈請性報告

例行報告

2．基本結(jié)構(gòu)

2.1專題性報告

專題性報告一般由以下幾部分組成：

2.1.1標(biāo)題。要明顯反映出所報告的專題事由，由“事由”加上“情況報告”或“報告”字樣組成，如《陜西省地方電力（集團）有限公司農(nóng)網(wǎng)還貸資金征收使用情況年度報告》等。

2.1.2正文。一般采用“三段式”的結(jié)構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)又有兩種基本情況：

一是“情況-問題-意見”，這種形式多系以反映情況為主的專題工作報告。

二是“情況-做法（或經(jīng)驗）-不足”。這種形式適用于以總結(jié)

經(jīng)驗為主的專題性報告。

2.1.3結(jié)尾。通常要寫上一句結(jié)語，如“特此報告”、“以上報告如有不妥，請批示”，等等。

2．2 綜合性報告

綜合性報告的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由以下幾個部分組成：

2.2.1標(biāo)題。由“時間概念”加上“工作報告情況”字樣構(gòu)成，如《××年上半年工作情況綜合報告》。

2.2.2正文。把握好三點內(nèi)容：

第一，要有一個概括說明全文主旨的開頭。

第二，要有一個比較豐富的主體。

第三，要有一個極為具體的結(jié)尾。

3.寫作要領(lǐng)

3.1匯報工作的內(nèi)容必須真實可靠

3.2 報告要迅速及時

3.3反映的情況要有信息價值

3.4對情況要有分析、有看法

3.5報告中不能夾帶請示事項

參考例文：

關(guān)于2014年榆林電力供需平衡預(yù)測的報告

省發(fā)改委：

根據(jù)貴委《關(guān)于做好2014年全省電力供需平衡預(yù)測的函》要求，我公司在對榆林2013年電力供需情況分析的基礎(chǔ)上，對榆林2014年電力供需形勢進行了預(yù)測。現(xiàn)報告如下：

一、2013年榆林電網(wǎng)電力供需情況

1.電源基本情況。（略）

2.2013年電力供需情況。（略）

二、2014年電力供需預(yù)測

1.電源情況預(yù)測。（略）

2.電力供需情況預(yù)測。（略）

三、存在的問題

1.××××××××××。

2.××××××××××。

四、采取的措施

1.××××××××××。

2.××××××××××。

附表：××××××××××。

陜西省地方電力（集團）有限公司

2013年××月××日

（四）請示

“請示”適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

1.分類

1.1直接性的請示

1.2批轉(zhuǎn)性請示

2.基本結(jié)構(gòu)

請示的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文、結(jié)尾、落款四部分組成，其寫法如下：

2.1標(biāo)題。請示的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由、請示這三要素組成。如《陜西省地方電力（集團）有限公司關(guān)于撥付農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)與改造還貸資金的請示》等。

2.2正文。請示的正文由請示理由（問題）和請示事項兩部分構(gòu)成。

2.2.1請示問題的理由。這部分應(yīng)寫明請示的問題并陳述理由。

2.2.2請示批準(zhǔn)的事項。

2.3結(jié)尾。要提出明確的要求，語氣要謙恭。可寫作“妥否，（可否、當(dāng)否、是否可行），請批示”或“以上如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。

4.落款。寫上請示的機關(guān)名稱和成文日期，并加蓋公章。

3.寫作要領(lǐng)

3.1要一文一事

3.2不要多頭請示

3.3一般不要越級請示

3.4不要與報告混淆使用。如《關(guān)于×××輸變電工程可行性研究報告的報告》

3.5注意請示內(nèi)容的完整

參考例文：

陜西省地方電力（集團）有限公司

關(guān)于榆林電網(wǎng)電價調(diào)整有關(guān)問題的請示

省政府：

為打造榆林低電價區(qū)，根據(jù)省政府會議精神，今年6月，省物價局以陜價商發(fā)[2013]60號文件對榆林電網(wǎng)電力價格進行了調(diào)整：自2013年5月1日起，將榆林電網(wǎng)火電上網(wǎng)電價和大工業(yè)銷售電價同時降低每千瓦時3.86分。按照2012年電量測算，榆林電網(wǎng)火電上網(wǎng)電量為75.5億千瓦時，大工業(yè)銷售電量為83.45億千瓦時，由于購售電量不匹配，兩個電量基數(shù)相差

7.95億千瓦時沒有降價資金來源，影響到我公司每年利潤減少3068萬元，營業(yè)收入減少3.22億元。

5月29日，省政府召開專題會議，確定了榆林電網(wǎng)電價調(diào)整方案，同時提出我公司因調(diào)價減少的利潤可由省財政給予補貼，或由省國資委調(diào)減相關(guān)指標(biāo)。這兩種方法屬于一次性補貼，而我公司因調(diào)價減少利潤的影響每年都會發(fā)生，且這一金額會

隨著榆林工業(yè)電量增長逐年增加，企業(yè)無力負擔(dān)。

2013年8月，國家發(fā)展改革委下發(fā)發(fā)改價格[2013]1651號文件，要求各省在保持現(xiàn)有銷售電價總水平不變的情況下，利用電煤價格下降騰出的電價空間，提高可再生能源電價附加和環(huán)保電價。為此，懇請在本次電價調(diào)整時，將我公司因榆林電網(wǎng)調(diào)價減少的3068萬元利潤予以疏導(dǎo)，從而徹底解決這一價格矛盾，促進榆林電網(wǎng)持續(xù)、健康發(fā)展。

妥否，請批示。

（聯(lián)系人：××× 聯(lián)系電話：×××，×××）

陜西省地方電力（集團）有限公司

2013年××月××日

（五）批復(fù)

批復(fù)適用于“答復(fù)下級機關(guān)請示事項”。批復(fù)具有較強的針對性、政策性和指示性，要對請示事項明確表示同意或者不同意、批復(fù)或不批復(fù)的態(tài)度，下級部門要解決請求的問題必須以批復(fù)內(nèi)容為依據(jù)。批復(fù)屬于被動狀態(tài)下的行文。

1.分類

1.1核準(zhǔn)性的“批復(fù)”。

1.2指示性的“批復(fù)”。

1.3答復(fù)性的“批復(fù)”。

2.基本結(jié)構(gòu)

批復(fù)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容一般都由標(biāo)題、正文、落款三部分組成。

2.1標(biāo)題。由發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文事由、文種三個要素構(gòu)成。擬寫標(biāo)題的事由部分有兩種常見情況：一種是寫出下級機關(guān)請示文件的標(biāo)題來體現(xiàn)事由，如《××省人民政府對省監(jiān)察廳等部門（關(guān)于開展治理公路“三亂”工作的請示）的批復(fù)》；另一種是針對下級機關(guān)請示的事項，直接寫出批復(fù)的事由，如《陜西省地方電力（集團）有限公司關(guān)于定邊馮地坑風(fēng)電場二期項目接入電網(wǎng)的批復(fù)》。

2.2正文。批復(fù)的正文由批復(fù)的根據(jù)和批復(fù)的意見兩部分內(nèi)容構(gòu)成。

2．2.1批復(fù)的根據(jù)。即開端的第一段，通常包括來文機關(guān)、標(biāo)題與發(fā)文字號，也有的在標(biāo)題之前寫來問日期。

在批復(fù)根據(jù)之后，是一個過渡短語。如“現(xiàn)就××××（事由）批復(fù)如下”、“現(xiàn)批復(fù)如下”等，進入批復(fù)的第二部分，及批復(fù)意見。

2.2.2批復(fù)的意見。不論文字長短，都應(yīng)先表明態(tài)度，表示同意或不同意。如同意，一般情況下不再寫理由；若不同意，應(yīng)寫理由，以便下級理解和接受。在正文的結(jié)尾處，常用“批復(fù)”、“特此批復(fù)”等習(xí)慣用語。

2.3落款。在正文右下方位置寫上發(fā)文機關(guān)名稱及發(fā)文日期。

3.寫作要領(lǐng)

3.1慎重對待，及時答復(fù)

3.2針對請示進行答復(fù)

3.3要明確態(tài)度

批復(fù)的主送機關(guān)也要明確，只有請示機關(guān)一個，如果所請示問題帶有普遍性，或需告知其他機關(guān)，可用如下方法辦理：一是除批復(fù)原請示單位外，并轉(zhuǎn)有關(guān)單位；二是將批復(fù)抄送有關(guān)單位；三是將有關(guān)意見另用“通知”行文。

3.4要正確區(qū)分“批復(fù)”和“批示”

在黨政公文大家族中，“批復(fù)”和“批示”是一對孿生兄妹，它們均是審批性的文種，即對上報的文件加批語、作批示。兩者之間不通主要表現(xiàn)為：

3.4.1法律地位不同。

3.4.2審批文件的對象不同。

2.3.3行文方式不同。

3.5要準(zhǔn)確理解“函代批復(fù)”

對于下級機關(guān)的“請示”，由上級機關(guān)進行批復(fù)時要使用“批復(fù)”但當(dāng)這種批復(fù)是由上級機關(guān)的辦公廳（室）代行時，由于他們之間形成了一種平行關(guān)系，故用“函”代“批復(fù)”來行文，也就是“函代批復(fù)”。

參考例文：

陜西省地方電力（集團）有限公司

關(guān)于固定資產(chǎn)報廢的批復(fù)

寶雞分公司：

你司《關(guān)于固定資產(chǎn)報廢的請示》（寶地電字[2014]2號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)批復(fù)如下：

一、同意岐山縣、鳳翔縣、眉縣、太白縣等4個分公司部分資產(chǎn)（原值合計3,186,111.21元）予以報廢處理（見附表）。

二、接此批復(fù)后，你司應(yīng)嚴(yán)格按照集團公司《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院國資委加強企業(yè)實物資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓管理工作的通知》（陜地電發(fā)

[2012]197號）中對“批次原值在100萬元人民幣以上的機器設(shè)備、物品的轉(zhuǎn)讓，應(yīng)當(dāng)在省國資委指定的產(chǎn)權(quán)交易市場公開進行”的要求，組織資產(chǎn)評估，評估報告報集團公司備案后，轉(zhuǎn)讓工作在西部產(chǎn)權(quán)交易所公開進行（聯(lián)系電話029-85250855）。

三、轉(zhuǎn)讓工作結(jié)束后，按照有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，做好轉(zhuǎn)讓款回收和賬務(wù)處理工作。

附件：固定資產(chǎn)報廢明細表

陜西省地方電力（集團）有限公司

2014年××月××日

（六）紀(jì)要

“紀(jì)要”適用于記載會議主要情況和議定事項。

1.分類

1.1 指示型會議紀(jì)要。

1.2通知型會議紀(jì)要。

2.基本結(jié)構(gòu)

會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫法一般包括標(biāo)題、正文、結(jié)尾三個部分。

2.1標(biāo)題。通知型會議紀(jì)要由于均有特定的板式，所以一般不再另有標(biāo)題。如：《公司黨政聯(lián)席會議紀(jì)要》等。指示型會議紀(jì)要，要顯示會議名稱或中心內(nèi)容的標(biāo)題，如《2013年三季度經(jīng)濟活動分析會議紀(jì)要》等。

2.2正文。一般采用總分的結(jié)構(gòu)方法，將正文分成總述和分述兩部分。如另有總結(jié)性結(jié)尾，則是總分總的方式。具體要求如下：

總述部分。是全文的前言、導(dǎo)語，即會議概況。一般要簡要交代會議時間、地點、主持單位、參加人員、會議議題、會議情況、結(jié)果及對會議的評價。然后用“現(xiàn)紀(jì)要如下”的固定性語句開啟下文。

分述部分。這是會議紀(jì)要的重點、主體，主要應(yīng)寫出會議討論的情況和結(jié)果。一些簡單的、小型的會議紀(jì)要，可不寫討

論情況，直接寫出情況和結(jié)果。大型會議紀(jì)要，一般均不應(yīng)省去會議討論情況。具體寫法有以下幾種：

分類式。

發(fā)言記錄式。

綜合式。

2.3結(jié)尾。會議紀(jì)要的結(jié)尾一般是寫會議提出的希望、號召。

3.寫作要領(lǐng)

3.1會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉。

3.2會議紀(jì)要的篇幅不宜過長，語言應(yīng)簡明扼要。

3.3內(nèi)容必須真實。

3.4注意會議紀(jì)要與會議決議、會議記錄、會議簡報、會議公報等的區(qū)別。

參考例文：

涇河新城電網(wǎng)規(guī)劃和建設(shè)匯報會紀(jì)要

2014年2月21日，集團公司計劃基建部組織召開了涇河新城電網(wǎng)規(guī)劃和建設(shè)匯報會。會議聽取了咸陽分公司關(guān)于涇河新城最新進展情況、配套電網(wǎng)規(guī)劃和建設(shè)等情況匯報，并對下一步工作進行了安排部署。現(xiàn)紀(jì)要如下：

會議指出，隨著西咸新區(qū)經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)成為國家級新區(qū)，涇河新城作為西咸新區(qū)五大組團之一，未來將迎來新的發(fā)展機遇，發(fā)展勢頭強勁，負荷潛力巨大。涇河新城定位為智慧新城和未來國際大都市北部中心，定位高，思路新，對電網(wǎng)規(guī)劃建設(shè)提出了新的更高要求，而目前該區(qū)域現(xiàn)有電網(wǎng)網(wǎng)架薄弱，不能很好地適應(yīng)涇河新城發(fā)展需要。

會議要求：

一、因原《涇河新城配電網(wǎng)規(guī)劃》中負荷預(yù)測、電網(wǎng)規(guī)劃布局等均與實際出現(xiàn)一定偏離，咸陽分公司要立即結(jié)合涇河新城當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r及未來發(fā)展定位和遠景，以2013年電網(wǎng)現(xiàn)狀、用電情況、近期新增負荷及重點項目建設(shè)進展情況為依據(jù)，針對目前規(guī)劃中存在的問題，以省會城市標(biāo)準(zhǔn)，高起點對原《涇河新城配電網(wǎng)規(guī)劃》進行滾動修訂，調(diào)整規(guī)劃項目和電網(wǎng)建設(shè)時序，逐步有序地將涇河新城打造成為“安全可靠、節(jié)能環(huán)保、技術(shù)先進、運行智能、管理規(guī)范”的智能配電網(wǎng)示范區(qū)。此項工作要求2014年6月底前完成。

二、咸陽分公司要認真落實集團公司與涇河新城管委會簽訂的《戰(zhàn)略合作協(xié)議》，加強與涇河新城管委會聯(lián)系和溝通，形

成定期會商常態(tài)機制，密切關(guān)注涇河新城動態(tài)，跟進涇河新城建設(shè)，創(chuàng)新思路，全力做好涇河新城電網(wǎng)規(guī)劃、建設(shè)和供電服務(wù)工作，提高供電保障能力，以優(yōu)質(zhì)電力服務(wù)支撐新城跨越式發(fā)展。同時，協(xié)調(diào)相關(guān)管委會，將涇河新城配電網(wǎng)規(guī)劃納入西咸新區(qū)發(fā)展和土地利用總體規(guī)劃，在涇河新城建設(shè)中提前預(yù)留電力走廊、管線和站址等，確保電力項目順利實施。

三、做好涇河新城近期電網(wǎng)布局，加快推進涇陽崇文升壓、高莊升壓和永東（亢營）110千伏輸變電工程建設(shè)，滿足崇文優(yōu)美小鎮(zhèn)、西安工業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營有限公司、現(xiàn)代工業(yè)制造、明珠家居、溫商電氣等用電需求。要求，2014年上半年完成3個項目可研設(shè)計，下半年開工建設(shè)，2015年投產(chǎn)。

參加：×××、×××、×××。

（七）函

“函”是唯一一個平行文。“函”用于機關(guān)之間互相洽談工作，詢問和答復(fù)問題，請求批復(fù)和答復(fù)審批事項。函在實際行文中形成了申請函、商洽函、詢問函、答復(fù)函和告知函等多種類型。

1.分類

1.1公函

1.2便函。

2.基本結(jié)構(gòu)

“函”的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文、結(jié)尾三部分組成。

2.1標(biāo)題。由“三要素”組成，即“制文機關(guān)”、“事由”與“文種”。《陜西省地方電力（集團）有限公司關(guān)于2013年供電工作情況的函》。

2.2正文。一般由兩個層次組成：一是制文依據(jù)、緣由與背景。如“申請函”開頭部分“為什么要申請”的內(nèi)容，“商洽函”開頭部分“提出商洽問題的原因”等。二是申請、商洽、回復(fù)的具體事項。

2.3結(jié)尾。屬申請及商洽事項的函，結(jié)尾要寫“妥否，請審批”、“同意否，望請復(fù)函”等；答復(fù)函可寫“特此復(fù)函”。

3.寫作要領(lǐng)

3.1要正確區(qū)分公函與便函。

3.2掌握分寸，用于平和。

3.3要準(zhǔn)確理解“函待批復(fù)”

3.4一函一事。

3.5．語言要得體、有分寸。

參考例文：

關(guān)于開展對標(biāo)交流工作的函

南方電網(wǎng)公司：

為了進一步提升企業(yè)管理水平和發(fā)展質(zhì)量，按照陜西省政府、省國資委“以國內(nèi)、國際同行業(yè)一流水平為標(biāo)桿開展同業(yè)對標(biāo)”的要求，我公司希望與貴公司建立對標(biāo)交流學(xué)習(xí)關(guān)系，以貴公司為標(biāo)桿，主要與貴公司所屬省級電網(wǎng)公司在供電保障、體制機制、經(jīng)濟效益、營銷服務(wù)等方面進行專業(yè)對標(biāo)，學(xué)習(xí)借鑒先進經(jīng)驗，提升企業(yè)綜合素質(zhì)。近期，我公司總經(jīng)理劉斌等一行六人計劃前往貴公司進行拜訪，聯(lián)系開展對標(biāo)交流的具體事宜，望能安排接洽時間。同時，誠邀貴公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)同志在適當(dāng)?shù)臅r候，前來我公司交流指導(dǎo)。

特致謝忱，并懇請回復(fù)為盼。

附件： ××××××××××。

陜西省地方電力（集團）有限公司

2014年××月××日

（八）總結(jié)

總結(jié)是對已完成的某項工作或某一階段工作進行全面系統(tǒng)的回復(fù)和分析研究，明確所取得的經(jīng)驗、成績和應(yīng)當(dāng)吸取的教訓(xùn)、存在的問題，并使之條理化、規(guī)范化的公文。總結(jié)的作用在于肯定成績、積累經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)問題、找出教訓(xùn)、認知規(guī)律、明確方向，以指導(dǎo)今后的工作。

1.分類

1.1從內(nèi)容含量來分，主要有兩種：

1.1.1全面總結(jié)。又叫綜合總結(jié)。

1.1.2專題總結(jié)。

1.2從結(jié)構(gòu)形式上，分為五種：

1.2.1“三大塊”式。通常由三大部分組成：基本情況概括；主要做法（或主要經(jīng)驗、經(jīng)驗與教訓(xùn)等）；問題及今后的打算。表現(xiàn)為“兩頭小、中間大”。

1.2.2“因果倒置”式。這是專題性工作總結(jié)中最普遍的一種形態(tài)。它將經(jīng)驗、體會至于重心。通常開頭先講這一專題工作取得的成績，隨后分條列項表述取得這一成果的原因和經(jīng)驗、體會。對待這一工作中存在的問題，通常置于結(jié)尾，三言兩語，一帶而過，屬表態(tài)性的。

1.2.3“條款并列”式。把情況、效果、做法、經(jīng)驗、體會、問題、意見等融合在一起，歸納成若干條，逐一敘述、議說，每個問題都具有相對的獨立性。

1.2.4“層層遞進”式。專題總結(jié)常采用的一種布局。先寫一個簡明的開頭，說明開展一項工作的原委、背景，然后在主體部分里，按照工作進行的過程，分作及各層次逐一說明，步步深入順利成章。

1.2.5“正反對比”式。

2.基本結(jié)構(gòu)。

總結(jié)的內(nèi)容一般由標(biāo)題、正文和結(jié)尾組成。

2.1標(biāo)題。總結(jié)的標(biāo)題有很多種形式，常見的有兩種。公文式標(biāo)題。由單位名稱、事由和文種（總結(jié)）組成，例如《共青團×縣關(guān)于開展讀書活動的總結(jié)》；也可由單位名稱、時間、事由和文種（總結(jié)）組成，如《×市交通局2006年工作總結(jié)》；還可以省略單位名稱，由事由和文種（總結(jié)）組成。

新聞式標(biāo)題。有兩種形式：一是單行標(biāo)題，如《開展法制宣傳教育工作的回顧》；二是雙行標(biāo)題，正標(biāo)題突出主題，副標(biāo)題說明單位、事由和文種，如《為用而學(xué)——×公司開展崗位培訓(xùn)工作的總結(jié)》。多用于專題總結(jié)。

2.2正文。

2.2.1開頭。又成前言、引言。全面總結(jié)開頭要用概括性文字，把總結(jié)的時間范圍、工作的指導(dǎo)思想及背景，本地區(qū)、本單位工作的基本情況做必要說明，并對總結(jié)的主要精神和主要內(nèi)容作必要提示。寫專題總結(jié)，要求把事件處理依據(jù)，事件的時間、地點、主要經(jīng)過、結(jié)果和有關(guān)背景情況交代清楚。

2.2.2主體。包括工作的具體做法、經(jīng)驗教訓(xùn)以及今后的努力方向。

工作的具體做法、成績和經(jīng)驗是全文的重點，要求寫出對所做工作采取的措施、方法和步驟，取得的效果、成績及主客觀原因，以及這些做法中成功之處，經(jīng)驗和體會。

問題與教訓(xùn)是指工作中存在問題、不足及其帶來影響、造成損失，并分析造成失誤、問題的原因及由此得出教訓(xùn)。篇幅不宜太長。

今后工作設(shè)想和努力方向，是在總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，對今后工作提出改進措施、努力方向，或者說明工作發(fā)展趨勢，提出新目標(biāo)，以后起到展望前景、鼓舞斗志作用。

2.3結(jié)尾。

總結(jié)的結(jié)尾較簡單，寫明總結(jié)寫作日期并加蓋單位公章。有的總結(jié)省略結(jié)尾。

3.寫作要領(lǐng)

3.1找出規(guī)律，突出重點。

3.2“功夫下在平時”。

3.3“磨刀不誤砍柴工”。

3.4不要“十步九回頭”。

3.5把握癥結(jié)，實事求是。

三、重視公文寫作

1.為什么要重視公文寫作

? 公文寫作是機關(guān)最重要的工作之一。

? 公文寫作是機關(guān)最難干的工作之一。

? 公文寫作是最體現(xiàn)機關(guān)水平的工作之一。

? 公文寫作是最能歷練人的工作之一。

2.怎樣寫好公文

定主題。即“確定功能”。要準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，認真動腦思考，把文章要表達什么思想、解決什么問題等搞清楚。

列提綱。即“科學(xué)設(shè)計”。有了提綱，心里就有底，寫起來就順理成章。

裝材料。即“精心施工”。文章的主體框架確定后，就要用翔實、有說服力的材料和準(zhǔn)確、精煉、生動的語言把內(nèi)容表現(xiàn)出來，既要使內(nèi)容充實，又要不顯得臃腫。

細推敲。即“認真裝修”。“文章不厭百回改”，修改是成文過程的必經(jīng)階段，反復(fù)修改可使認識由淺而深、材料由粗而精、結(jié)構(gòu)由疏而密、語言由繁而簡，對提高寫作質(zhì)量大有益處。

3.寫好公文應(yīng)具備的素質(zhì)

要勤于學(xué)習(xí)。寫好公文，關(guān)鍵在于學(xué)習(xí)。“勞于讀書，逸于作文”

要注重積累。“巧婦難為無米之炊”。寫文章就是寫材料。不詳盡地占有材料，不認真進行調(diào)查研究，是很難寫出好文章的，功夫在文外，積累在平時。

要善于思考。孔子云：“學(xué)而不思則罔”，不僅需要善于學(xué)習(xí)，更要善于思考和理性思辨。

要不怕吃苦。寫作能力的提高非一朝一夕，要經(jīng)常寫、堅持寫，只有量變積累到一定程度才會發(fā)生質(zhì)變。一定意義上講，公文寫作水平就是逼出來的、壓出來的、磨出來的。

第二篇：公文寫作基本知識

公文寫作基本知識

1．什么是公文？

公文指在經(jīng)營管理過程中形成的具有行為規(guī)范作用和規(guī)范體式的公文文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策、發(fā)布規(guī)定和措施，請示或答復(fù)問題，報告或布置工作，以及商洽業(yè)務(wù)、交流經(jīng)驗的重要工具。

2．公文從行文關(guān)系上分為那三類？其分別包括的常用公文種類有那幾種？

下行文：命令、決定、決議、規(guī)定、辦法、通知、通報、批復(fù)、意見； 上行文：報告、請示；平行文：函。

3．公文特點是什么？

①公文具有鮮明的政治性； ②公文由法定作者制成和發(fā)布； ③公文具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用； ④公文具有特定體例和處理程序。

4.公文寫作的步驟：

明確主題；收集材料；擬寫提綱；正式起草；加工修改。

5．公文處理辦法對公文主送單位名稱的規(guī)范使用有何規(guī)定？請說出大唐國際發(fā)電股份有限公司的規(guī)范簡稱。

公文主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。大唐國際發(fā)電股份有限公司的規(guī)范化簡稱是大唐國際，在資本市場的簡稱是大唐發(fā)電。

6．公文標(biāo)題一般包括哪幾部分？

包括發(fā)文單位、事由和公文種類。有些文種的標(biāo)題中可以省略發(fā)文單位。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。7．什么是請示？

請示是用于向上級領(lǐng)導(dǎo)單位請求指示或批準(zhǔn)事項，以便盡快解決困難和問題，推動機關(guān)工作的一種上行公文文種。

8．請示的分類

請求指示的請示、請求批準(zhǔn)的請示、請求批轉(zhuǎn)的請示。

9．請示應(yīng)遵循的原則

請示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級單位行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單位。頂格直接標(biāo)寫上級單位名稱，不多頭主送；除領(lǐng)導(dǎo)者要求外，一般不送領(lǐng)導(dǎo)者個人。

10.請示的正文包括那些層次? 開頭：明確交代請示事項的背景或理由，或只說明請示的根據(jù)、目的。主體：提出請求上級機關(guān)給予指示、批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn)的有關(guān)事項；針對上述事項提出本單位具體意見、建議或方案；如請示事項存在幾種可能解決的辦法或方案，要提出傾向性意見，積極幫助上級機關(guān)出謀獻策。不能簡單地上交矛盾。

結(jié)尾：恰當(dāng)使用結(jié)語。如:“妥否，請批復(fù)。”、“以上請示如無不當(dāng)，請批準(zhǔn)。”

11.請示包括那些應(yīng)用范圍? 請示是在特定條件下使用的文種，遇到以下情況需要請示上級機關(guān)：（1）對上級機關(guān)的法規(guī)、政策及其決定、指示等有不理解之處，或它們不適應(yīng)本單位情況需要變通處理的時，需要請求上級機關(guān)予以解釋、批示與認可。

（2）請示審批或批轉(zhuǎn)本機關(guān)制定的重要規(guī)章、重大決策以及工作中出現(xiàn)的新情況、新問題等。

（3）請求批準(zhǔn)人員編制、機構(gòu)設(shè)置、干部任免、領(lǐng)導(dǎo)班子組成與調(diào)整、經(jīng)費預(yù)算以及重要人員或事故的處理。

（4）請求協(xié)調(diào)與解決本機關(guān)無法解決的困難或問題。（5）根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項。總之，凡是下級機關(guān)在職責(zé)范圍內(nèi)無權(quán)解決、無力解決、不知如何解決的問題，均需要提請上級機關(guān)給予裁決、指示或批準(zhǔn)。任何超越權(quán)限或擅自處理不該由本機關(guān)處理的問題，都是錯誤的行為。

12.請示的正文有何要求? 正文是請示的主體，為了提高行文效果，撰寫請示的正文時，一般分為以下三個部分：

一是說明請示原因撰寫請示都要從陳述原因開始，主要說明行文的理由、依據(jù)或目的，必要時可以說明請示問題產(chǎn)生的背景。有時根據(jù)具體情況，要闡明解決問題的必要性、緊迫性。同時，要講請示事項已經(jīng)具備的條件和辦理的可行性。

二是提出請示事項。這是請示的主體部分。主要說明遇到了什么問題，要請示哪些事項，本機關(guān)準(zhǔn)備怎樣處理。重點在于對解決有關(guān)問題提出解決問題的初步方案，供上級機關(guān)定奪。若有可供選擇的多個方案或建議，則需提出本機關(guān)的傾向性意見。提倡積極幫助上級機關(guān)出謀劃策的態(tài)度與做法，堅決反對簡單消極地上交矛盾的態(tài)度和做法。

三是結(jié)尾用語。請示要用簡短的語言，明確提出請上級指示、批準(zhǔn)、批轉(zhuǎn)的肯定要求。注意采用征詢、請示和謙和的語氣，使用期請的語言，避免使用咄咄逼人的語氣和強硬的、不新生的基本“最后通牒”式的語言。

13．什么是報告？

報告是用來向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見和建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問的一種上行公文文種。

14．請示和報告二者的區(qū)別

（1）行文時間不同：請示在事前行文，嚴(yán)禁“先斬后奏”；報告在事后或事中行文，不能“只斬不奏”。

（2）行文目的不同：請示旨在請求上級機關(guān)給予指示或批準(zhǔn)，是期復(fù)性公文；報告旨在下情上達，提出意見和建議，是呈報性公文。

（3）處理結(jié)果不同：上級單位收到下級請示，要給予批復(fù)；上級單位收到下級報告，不必答復(fù)。

（4）內(nèi)容要求不同：擬寫請示時必須遵循一文一事制度；擬寫報告時不必強求一文一事。

15．報告共分幾類？

按照內(nèi)容劃分：綜合報告；專題報告；例行報告。

按照目的劃分：工作報告；總結(jié)報告；情況報告；調(diào)查報告；會議報告；建議性報告；檢討性報告。

16.報告的基本結(jié)構(gòu)形式有何要求? 1標(biāo)題

標(biāo)題一般采用發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種的形式。

2、主送機關(guān)

3、正文

報告的正文，通常這樣安排： 一是說明報告的緣由。

二是報告的主要內(nèi)容。講報告涉及的主要工作進展情況，要突出重點，抓住核心問題，有成績、有經(jīng)驗、有不足，有改進意見。

三是結(jié)語。一般使用“特此報告，請審閱”，“特此報告”等。

4、發(fā)文機關(guān)名稱

5、成文時間

17.工作報告正文的寫作方法

工作報告的正文，通常分為三大部分。

一是開頭部分。主要采用概述式寫法，即概要敘述報告所涉及的工作的基本梗概，包括行文依據(jù)、報告針對的時間、地點、主要任務(wù)、總體效果評價等。

二是報告主體部分。重要報告工作進展情況和主要成績，工作中采取的主要措施以及主要的經(jīng)驗體會；指出存在的不足之處或薄弱環(huán)節(jié)，說明解決辦法，提出下一步各種的安排意見或表明進一步做好工作的愿望。主體部分仍然采用概述的寫法，只是要區(qū)分重點與一般，有詳有略。三是結(jié)尾部分。通常使用的結(jié)語是“特此報告，請審閱”，“如有不當(dāng)，請指正”等。

18．什么是通知？

通知是用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

19．通知分幾類？

指示性通知；知照性通知；事務(wù)性通知；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知；任免性通知

20．通知有什么特點？

內(nèi)容單純，行文靈活簡便；

表述具體，可操作性強；

時效性強，需要及時周知或執(zhí)行。

21．會議通知一般包括哪幾部分？

一般包括會議緣由、會議內(nèi)容、具體要求三部分。

22．什么是會議紀(jì)要？

會議紀(jì)要用于記載和傳達會議的基本情況、主要精神和決定事項，作為會后傳達貫徹執(zhí)行的依據(jù)。

23．會議紀(jì)要主要類型有哪幾種？

1.決議性紀(jì)要； 2.協(xié)議性紀(jì)要；

24．會議紀(jì)要的格式構(gòu)成版頭:（1）專門設(shè)計的紀(jì)要版頭,適用定期召開的會議

（2）按照下行文格式設(shè)計的版頭,適用專題會議紀(jì)要

主體:包括會議概況和主要精神（1）標(biāo)題+正文 適用專題會議紀(jì)要

（2）有正文,無標(biāo)題 適用定期召開的會議

文尾: 包括主題詞、發(fā)送范圍、印制單位、印發(fā)日期等。

25.會議紀(jì)要的主體寫作要求有那些? 會議紀(jì)要的主體分為會議概況和會議主要精神兩個部分。

（1）會議概況。即會議紀(jì)要的開頭部分。可以采用分條列項式和概述式兩種形式。分條列項式即依次將會議時間、地點、參加人、列席人、會議議程、主持人等會議要素順序列出，使人一目了然。概述式則將上述內(nèi)容用一段文字簡要概括敘述，以使人們對會議情況有一個基本了解。

（2）會議主要精神。這是紀(jì)要的核心部分，既是對會議基本精神和議定事項的系統(tǒng)整理和集中反映，也是要求與會單位或有關(guān)方面貫徹落實會議精神的法定依據(jù)。對會議基本精神的介紹，實際上是在轉(zhuǎn)述會議取得的共識，多數(shù)用“與會代表一致認為……”“代表們指出……”等，也可以采用第三人稱的方法，如“會議指出……”“會議決定……”“會議希望……”等，必須忠實于會議實際，尊重會議的精神實質(zhì)，不能將執(zhí)筆者個人見解摻雜進去，不可隨意增減，更不能借題發(fā)揮，這是撰寫紀(jì)要的基本原則。同時，還應(yīng)注意，紀(jì)要又是對會議基本精神的提煉和概括，它既要反映會議討論情況，特別是領(lǐng)導(dǎo)人重要講話精神，又必須綜理其要，提煉概括，不應(yīng)成為會議記錄的全面重復(fù)。

一般來說，會議紀(jì)要不必安排結(jié)尾部分。因為，結(jié)尾所要強調(diào)的問題，無非是號召……、要求……，這些大都在精神中得到了反映。

26.撰寫會議紀(jì)要的注意事項是什么?（1）寫作之前做好必要的準(zhǔn)備工作。要了解會議的宗旨和指導(dǎo)思想，熟悉會議議程，預(yù)計會議可能出現(xiàn)的情況，作到胸中有數(shù)，以便較好地把握會議的精神，搞好會議記錄，為編寫會議紀(jì)要奠定基礎(chǔ)。

（2）忠實于會議內(nèi)容，掌握會議要點。在決議性紀(jì)要和協(xié)議性會議紀(jì)要中，要準(zhǔn)確真實地反映會議的精神實質(zhì)，關(guān)鍵是要抓住與會者達成的共識和議定事項，要圍繞會議宗旨和講座情況進行整理概括，不要把個別人的意見當(dāng)作共識來反映。在研討性會議紀(jì)要中，則要求既要寫清一致意見，也要寫清重要的不同意見，這也是忠實于會議內(nèi)容的表現(xiàn)。

（3）要掌握綜合提煉會議結(jié)論的常規(guī)要領(lǐng)。在概括會議主要精神或結(jié)論性意見時，人們總結(jié)出來的“四要”值得借鑒：一要抓住主持人人發(fā)表的意見，特別是他（她）的總結(jié)性發(fā)言；三要區(qū)分討論過程中的意見和表態(tài)性的結(jié)論性意見；四要把握多數(shù)人意見，尤其對重大總是意見不完全統(tǒng)一時，要按照少數(shù)服從多數(shù)的原則，以多數(shù)人的意見為結(jié)論性意見。

（4）注意表達的邏輯性和條理性。可以用第三人稱的方法，如“會議認為”、“會議決定”等區(qū)分紀(jì)要的不同層次，可以用列小標(biāo)題的方法，區(qū)分不同的問題。以增強邏輯性和條理性。

27.簡述函的含義和特點。

函（習(xí)慣稱公函）是不相隸屬的機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的一種公文。

函有以下幾個特點：

第一，適用范圍廣泛。無論平行或不相隸屬的機關(guān)之間相互往來公文，不受級別限制，都可以使用函行文。

第二，內(nèi)容單純具體。函的內(nèi)容遵循一文一事的原則，不能一文多事。要涉及具體的人，具體的事，具體的時間，具體的事項等。

第三，格式靈活簡便。機關(guān)對外發(fā)函，在格式上的要求比較靈活，行文的限制較少。

第四，文字表達簡練。函的篇幅都比較簡短簡明。

28.函的種類有哪些?（1）請示函：旨在向?qū)ｉT職能部門請示批準(zhǔn)，例如《XX市林業(yè)局關(guān)于請示將紅葉齋商店列為旅游定點商店的函》。

（2）批準(zhǔn)函：用于批準(zhǔn)有關(guān)機關(guān)的請求事項，例如《國務(wù)院關(guān)于同意沈陽海關(guān)升格為正廳（局）級直屬海關(guān)的復(fù)函》。

（3）商洽函：旨在與對方機關(guān)商洽有關(guān)事情，請求予以協(xié)助或解決某個問題，例如《XX大學(xué)人事處關(guān)于商洽張XX同志調(diào)動工作事宜的函》。

（4）詢問函：即向?qū)Ψ皆儐柫私庥嘘P(guān)事項，上下級機關(guān)、平行機關(guān)、無隸屬關(guān)系的機關(guān)之間都可以使用。

（5）答復(fù)函：即答復(fù)對方詢問和商洽之事，例如《XX市人事局關(guān)于同意與XX房管局聯(lián)合舉辦房管系統(tǒng)干部培訓(xùn)班的復(fù)函》。

（6）告知函：即向?qū)Ψ礁嬷嘘P(guān)事項，以求得對方的協(xié)助配合。

29、函的正文的寫法? 不同內(nèi)容和用途的函，其正文寫法不同。

主動發(fā)函（請示函、商洽函、詢問函、告知函）的正文，一般首先說明發(fā)函的原因，理由、根據(jù)；詢問什么問題，告知哪些情況等，要寫得清楚、明白、誠懇，以取得對方的理解和支持；請示函，則主要說明請示的理由和請示批準(zhǔn)事項等。商洽和請示事項，應(yīng)當(dāng)說明本單位的意見。發(fā)函理由要充分明確，合乎事理。函的結(jié)尾要寫明要求答復(fù)，并使用誠奶謙和的語言和商量、征詢的語氣。如“請即函復(fù)”、“特此函告”、“請大力研復(fù)（函復(fù)）為盼”、“請大力協(xié)助并盡快函復(fù)”等。

復(fù)函（包括答復(fù)函和批準(zhǔn)函）的正文，首先要針對來函表示收悉，然后，針對來函請求、商洽、詢問的有關(guān)事項，明確答復(fù)或表態(tài)。如果撰寫批準(zhǔn)函，由重在表態(tài)同意某某事，還可以在此基礎(chǔ)上，闡述有關(guān)意見，提醒對方注意有關(guān)事項。最后使用結(jié)語：“特此函告”、“特此函復(fù)”、“此復(fù)”等慣用語結(jié)尾。

30．?dāng)M定公文應(yīng)注意的事項？

（1）引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號并加括號，日期要具體寫年月日；

（2）公文用詞用字必須準(zhǔn)確、規(guī)范。使用簡稱時一般先用全稱注明簡稱后，再用簡稱。公文中的數(shù)字，除成文日期和部分層次序數(shù)詞，以及詞語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字；

（3）公文必須使用國家法定計量單位；

（4）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。（5）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（6）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（7）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（8）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

（9）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

31.公文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是如何規(guī)定的? 第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。

32.公文復(fù)印件作為正式公文使用時有何要求? 應(yīng)該在公文復(fù)印件上加蓋復(fù)印機關(guān)的證明章。

第三篇：公文寫作基本知識

公文寫作基本知識

公文文種

根據(jù)規(guī)定，黨的機關(guān)使用的主要文種為14個，即決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要；

國家行政機關(guān)使用的主要文種為13個，即決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要、命令（令）、公告、通知、議案。

名稱相同與不同的均有9個，疊加后共18個法定文種

（一）通知

通知屬于下行文，是黨政機關(guān)使用頻率最高、適用范圍最廣的一個文種。按照公文法規(guī)的規(guī)定：

（1）通知適用于發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章

（2）批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文

（3）轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文

（4）傳達要求下級機關(guān)辦理和需求有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項

（5）任免人員

寫作要求：

（1）擬定好標(biāo)題

（2）符合實際，切實可行

（3）交代清楚

（4）文字簡練準(zhǔn)確

（5）語氣懇切莊重

轉(zhuǎn)發(fā)通知：在撰寫轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題時，經(jīng)常會遇到幾個“通知”重復(fù)發(fā)出的問題，如《××縣委轉(zhuǎn)發(fā)××州委轉(zhuǎn)發(fā)××自治區(qū)黨委關(guān)于××（事由）的通知的通知的通知》。可寫作《××縣委轉(zhuǎn)發(fā)××自治區(qū)關(guān)于××（事由）的通知》。

（二）報告

報告屬于上行文，是用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)詢問或要求的公文。

報告的寫法：內(nèi)容真是可靠、要有信息價值、有分析有看法、不夾帶請示事項。

（三）請示

標(biāo)題請示屬于上行文，正文基本結(jié)構(gòu)是下級機關(guān)結(jié)尾

第四篇：公文寫作基本知識

公文寫作基本知識簡介

一、公文

（一）公文的定義。

關(guān)于公文的定義，現(xiàn)行黨和國家的公文法規(guī)中都有明確具體的表述。2000年8月24日，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二條明確規(guī)定：行政機關(guān)的公文（包括電報），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。1996年5月3日，中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》的第二條明確界定：黨的機關(guān)公文，是黨的機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書。這兩者均為狹義的定義，僅適用于我國現(xiàn)行黨政機關(guān)。據(jù)此類推，廣義的公文定義擴展表述為：“公文，是各種法定的社會組織在處理公務(wù)過程中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。”

（二）公文的類別。

可按所起作用、行文關(guān)系、制發(fā)機關(guān)、來源及發(fā)出使用范圍、內(nèi)容的重要程度、送達和辦理時間要求等六個方面劃分，常用的分類有兩種。

1、根據(jù)所起作用不同，可分為：

（1）法規(guī)性公文。如條例、規(guī)定、辦法、章程、守則、規(guī)范、制度等。

（2）計劃性公文。如計劃、規(guī)劃、要點、方案、預(yù)案、設(shè)想、綱要、安排、打算等。

（3）指導(dǎo)性公文。如命令、指示、決定、決議、通知、會議紀(jì)要、意見等。

（4）陳述性公文。如工作總結(jié)、工作情況報告、調(diào)查報告等。

（5）請示答復(fù)性公文。如請示、批復(fù)、復(fù)函等。（6）溝通情況性公文。如通報、簡報等。（7）宣傳教育性公文。如講話稿、通告等。（8）商洽性公文。如函等。

2、根據(jù)不同的行文關(guān)系，可分為：（1）上行公文。如請示、報告、意見等。

（2）下行公文。如指示、意見、決定、決議、通知、通報、會議紀(jì)要、批復(fù)等。

（3）平行公文。如函等。

（三）公文的特性。

1、作用的策令性。策令是反映階級意志的，這就不能不使公文具有鮮明的階級性和服務(wù)于政治的作用。

2、特有的嚴(yán)密程式性。嚴(yán)密程式體現(xiàn)了政治集團的權(quán)限和從屬關(guān)系。程式性指公文的慣用格式、寫作層次與轉(zhuǎn)述來文的方式。公文構(gòu)成的三要素，即作為指導(dǎo)國家治理的政策思想，體現(xiàn)政治集團權(quán)限的行文程式，以及作為權(quán)力標(biāo)記的信符，是其他所有文體都不具備的。

3、撰擬的專任性。包括兩種形式，一是職述，即由擔(dān)負某種職務(wù)的人去擬寫與其職務(wù)相稱的公文；二是代擬，即指一級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者個人授權(quán)由他人代擬公文。

4、嚴(yán)格的時間性與特有的時效性。時間性，決定了公文要快寫、快發(fā)、快處理，以提高機關(guān)工作的辦事效率，這也是當(dāng)前機關(guān)行政效能建設(shè)的一項重要內(nèi)容。時效性，所有文件均以“成文日期”作為生效時間，也即是公文公章“騎年蓋月”的那個時間，非版記印制時間。

5、實實在在的真實性。為什么要概括成這樣一句正確的廢話？實在又真實？原因在于公文的真實性，要符合本單位的實際，不是“天馬行空”，也不是“無法無邊”，是事實真實與方針政策真實的有機統(tǒng)一。

6、作者與閱者的特定性。

此外，值得一提的是，從1988年以來，國家先后兩次發(fā)布與公文處理法規(guī)相配套的公文格式標(biāo)準(zhǔn)。一是由國家技術(shù)監(jiān)督局1988年9月5日發(fā)布的《國家機關(guān)公文格式》（GB/T9704—1988），該標(biāo)準(zhǔn)適合于各級黨政機關(guān)制發(fā)的公文。二是由國務(wù)院辦公廳提出、由中國標(biāo)準(zhǔn)研究中心和國務(wù)院辦公廳秘書局共同起草、國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月27日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》（GB/T9704—1999），該標(biāo)準(zhǔn)在1988年的基礎(chǔ)上作了很大修訂，而且靠攏了國際標(biāo)準(zhǔn)，顯得更加科學(xué)、嚴(yán)謹、完備，也正是今天印發(fā)的會議資料之一。

二、公文的文種

根據(jù)規(guī)定，黨的機關(guān)使用的主要文種為14個，即決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要；國家行政機關(guān)使用的主要文種為13個，即決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要、命令（令）、公告、通告與議案。綜述之，名稱相同與不同的均有9個，疊加后共18個法定文種。著重講述常見五個文種的寫法。

（一）通知。

1、文種釋義。從運用實際來看，通知是黨政機關(guān)使用頻率最高、適用范圍最廣的一個文種。按照公文法規(guī)的規(guī)定，①通知適用于發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章，②批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，③轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，④傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，⑤任免人員。由此可看出，通知文種的適用范圍極廣，呈現(xiàn)出一種明顯的多功能特性。

2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。

通知按其作用分為三類，發(fā)布性通知、指示性通知、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

（1）發(fā)布性通知。

發(fā)布性通知一般用于發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章，市級以下基本不用，在此即不作深究。

（2）指示性通知。

指示性通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文、結(jié)尾部分組成。

標(biāo)題。這類通知的標(biāo)題都是標(biāo)準(zhǔn)式的，即由“制文機關(guān)”、“事由”與“文種”三個要素組成，如《中共中央關(guān)于在全黨興起學(xué)習(xí)貫徹“三個代表”重要思想新高潮的通知》等。

正文。正文的寫法主要有兩種形式：一是既有一個獨立且簡短的開頭“提要”，又要一個總括全文中心并要求下級及時反饋執(zhí)行情況的結(jié)尾，中間主體部分由若干并列的內(nèi)容組成，呈現(xiàn)“總—分—總”的結(jié)構(gòu)模式。這是內(nèi)容復(fù)雜一些的指示性通知相當(dāng)普遍的一種寫法。還有一個值得注意的地方，即不論寫幾個部分，通常第一部分都是講提高思想認識方面的問題，而最后一個部分則是講有關(guān)組織領(lǐng)導(dǎo)的問題，這也算是這類通知寫作的一大特點。

二是開頭有一個開宗明義，交代緣由、背景的“提要”，然后分條列項提出要求，其結(jié)構(gòu)形式表現(xiàn)為“提要分條式”，這是較前者內(nèi)容簡單一些的指示性通知的寫法。在寫法上，一般采用“提要”標(biāo)目的方式，先用序號標(biāo)明層次，隨即列出段旨句，使行文條理清晰，眉目清楚，便于領(lǐng)會、理解和執(zhí)行。同時，對每項規(guī)定要求的闡述都很明確具體，具有很強的針對性和可操作性。

由于是指示性通知，因而在文中應(yīng)適當(dāng)使用“不得”、“要”、“不要”、“必須”等模態(tài)詞語，以使表意明確，語氣堅定有力，令人不容臵疑。這對于確保通知內(nèi)容的貫徹執(zhí)行，是極為必要的。

結(jié)尾。結(jié)尾部分主要是對有關(guān)單位提出貫徹執(zhí)行的希望和要求。它既與開頭的“提要”相互照應(yīng)，使全文達到圓潤縝密，又起到總括收束的作用，以進一步提高人們的認識。

（3）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文、結(jié)尾部分組成。

標(biāo)題。此類通知的標(biāo)題，通常由批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的機關(guān)名稱、主要內(nèi)容與文種三個要素構(gòu)成。這里講的主要內(nèi)容即被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題，例如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)財政部、國家計委關(guān)于進一步加強外國政府貸款管理若干意見的通知》。

正文。此種通知的正文，通常要寫明三層意思。一是表明對被批轉(zhuǎn)文件的態(tài)度；二是強調(diào)闡述批轉(zhuǎn)該文件的重要性和必要性；最后是提出貫徹執(zhí)行的希望和要求。這層內(nèi)容要視具體情況而定。它可以是一句話，也可以是若干條段。

結(jié)尾。要寫明本通知的制發(fā)日期，并加蓋公章。

3、寫作要求。

（1）要擬定一個明晰恰切的標(biāo)題。通知的性質(zhì)及功用決定了在寫作時必須十分關(guān)注其標(biāo)題的擬制，要使讀者一看標(biāo)題便知通知什么，或要求做什么事情，為此，就需要寫明有關(guān)表示通知類型的詞語，如在文種之前冠以“緊急”、“特急”、“補充”、“聯(lián)合”等等。

（2）對于非周知性的通知，應(yīng)一律寫明主送機關(guān)名稱，不論被通知的機關(guān)為幾個，都應(yīng)這樣做。

（3）不論是哪種類型的通知，其事項部分都要寫得符合實際，切實可行；應(yīng)知應(yīng)辦的事項要交代清楚，文字要簡練準(zhǔn)確，語氣要懇切莊重。

（4）在撰寫轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題時，經(jīng)常會遇到幾個“通知”重復(fù)出現(xiàn)的問題，如《××縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)××市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)××省人民政府關(guān)于××（事由）的通知的通知的通知》。對于這種情況，為了避免重疊煩瑣，按照慣例，可以省略中間層次（即市政府）和自己所使用的兩個“通知”，只保留文件發(fā)源處的一個文種“通知”。這樣，即可將標(biāo)題簡化為《××縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)××省人民政府關(guān)于××（事由）的通知》。為了彌補如此變通后可能出現(xiàn)的遺憾，應(yīng)把被刪掉的中間層次寫進公文的開頭，如“近接市人民政府關(guān)于×月×日發(fā)來省人民政府關(guān)于××（事由）的通知（×政發(fā)[2006]6號），現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)你們……”由于標(biāo)題中已有“通知”字樣，省略了自己的那個“通知”也不會引起歧義，更不妨礙主題詞中對文種的標(biāo)引。

（二）報告。

1、文種釋義。

報告，是用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)詢問的公文。報告不是單一的文種，是由若干具體文種構(gòu)成的一個組合體。按行文的目的與作用不同，報告一般分為七種：

一是工作報告，即用于向上級匯報工作活動情況的報告，它側(cè)重于陳述工作的開展情況及主要做法，有時也夾有成功的經(jīng)驗和挫折的教訓(xùn)；

二是情況報告，即用于向上級匯報、反映各種社會情況及動態(tài)的報告。情況報告與工作報告相比，其突出的特點是使用面廣、反映迅速、方式靈活，具有較強的信息性，往往成為上級決策的依據(jù)；而工作報告的作用則側(cè)重于決策的信息反饋性，服務(wù)于決策的連續(xù)性；

三是呈請性報告，即呈報上級要求加以批轉(zhuǎn)或批示的報告，基本都是向上級提出工作意見與建議，故亦叫“建議性報告”；

四是檢討（檢查）報告，是因為工作中發(fā)生失誤而寫給上級的報告，它不同于個人寫的檢查材料；它是下級組織寫給上級組織的；

五是例行報告。即在特殊緊急情況下（如戰(zhàn)爭、自然災(zāi)害、社會**等），上級機關(guān)要求下級按周、按半周、按日向上級機關(guān)反映工作、匯報相關(guān)情況的報告；

六是回復(fù)性報告。即為答復(fù)上級機關(guān)的詢問事宜而寫的報告；

七是送文送物報告，即向上級機關(guān)報送非法定文種（如工作總結(jié)、計劃、規(guī)劃、調(diào)查報告、述職報告、決策方案）等文件材料時使用的“文件頭”或向上級機關(guān)送某一重要物品（如武器、彈藥、毒品等）時隨物一同送文的報告。

2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。

報告的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、主送機關(guān)、正文和結(jié)尾四部分組成。

標(biāo)題。報告的標(biāo)題有兩種形式：一是完全型標(biāo)題，即由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成；二是由事由與文種構(gòu)成。

主送機關(guān)。報告的主送機關(guān)即直接上級機關(guān)。但《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。如果是上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項，就可以機關(guān)名義制發(fā)報告（請示或意見）主送機關(guān)處標(biāo)寫上級機關(guān)負責(zé)人的姓名。

正文。一般應(yīng)載明三項內(nèi)容：

一是報告原由。原由類似導(dǎo)言，一般要概述制發(fā)報告的目的、原因、背景等。工作報告一般概述過去的工作業(yè)績；情況報告一般概敘實踐情況、事故總的情況；答復(fù)報告概敘作出答復(fù)的原由，即接受或收到關(guān)于某方面的詢問（公文或口頭交辦），并做了什么調(diào)查，有什么結(jié)果等工作，并以“現(xiàn)就某問題報告如下”之類的句式過渡到下文。報送報告一般沒有此部分。

二是報告事項。這部分是報告的核心。工作報告要敘說工作的各個方面是如何開展的，包括進程、措施、成績、經(jīng)驗、教訓(xùn)、存在問題、今后打算等；情況報告則要詳敘事情的起因、過程和結(jié)果；事故報告和檢討報告在情況報告的基礎(chǔ)上，往往還要寫對事故責(zé)任人所做的處理；答復(fù)報告要完整地敘述或說明所要回答的內(nèi)容；報送報告一般用固定性的句式“現(xiàn)將……報上，請審閱”。三是未盡事宜。這部分內(nèi)容應(yīng)根據(jù)事項而定。工作報告、情況報告、檢討性報告一般在客觀敘述了事項之后，再簡述主觀方面的看法和已采取的做法或今后的努力方向之類；答復(fù)、報送類報告一般沒有這部分。

結(jié)尾。包括結(jié)束語、發(fā)文機關(guān)印章和成文日期等三項要素。結(jié)束語可寫可不寫，如果寫，一般用“特此報告”之類的固定性語句。

3、寫作要求。

（1）匯報的內(nèi)容必須真實可靠。

（2）反映報告的情況要有信息價值。在報告內(nèi)容方面，應(yīng)著重反映那些政策性強、影響面大、帶有動向性的情況和問題。

（3）對情況要有分析、有看法。無論是綜合報告還是專題報告，都應(yīng)避免羅列情況，冗長瑣碎，寫成“流水帳”。應(yīng)該把情況、問題歸納起來，進行認真的、實事求是的分析，使之條理化，并具體地提出解決問題的意見和措施。切忌矛盾上交，只擺情況，不作分析；或只提問題，向上級要辦法。

（4）報告中不要夾帶請示事項。報告與請示是公文中的兩種文體，各有各的內(nèi)容和寫作要求，不能混為一談。報告這種問題不需要上級批復(fù)，如果夾帶請示事項，勢必貽誤工作。

（三）請示。

1、文種釋義。

請示，是下級機關(guān)向上級機關(guān)提出要求，請求上級機關(guān)給予指示或批準(zhǔn)的公文。下級機關(guān)一般需要請示的問題有：①對有關(guān)方針、政策、指示、決定中不了解的問題；②工作中發(fā)生重大問題和原無規(guī)定、難以處理的問題；③由于本單位、本地區(qū)的特殊情況而造成的難以處理或需要變通處理的問題；④不屬于本單位權(quán)限范圍內(nèi)，須經(jīng)上級批準(zhǔn)后方可決定的問題等。

2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。

請示的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文和落款三部分組成，其寫法如下： 標(biāo)題。請示的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三個要素組成。例如《四川省瀘州質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局關(guān)于修建辦公大樓的請示》。

正文。請示的正文一般由請示理由（問題）和請示事項兩部分構(gòu)成。

請示問題的理由。這部分應(yīng)寫明請示的問題并陳述理由。請示的要求一般從標(biāo)題上就能反映出來。但請示的要求是根據(jù)什么問題提出的、其理由是什么，必須在請示的正文中先作具體陳述。只有讓上級了解到請示的問題輕重如何、屬于什么性質(zhì)，是否非解決不可，才能為上級機關(guān)提供指示或是否批準(zhǔn)的依據(jù)。撰寫這部分內(nèi)容一定要做到問題明確，理由充分。

請示批準(zhǔn)的事項。請示的問題明確，理由充分，要求解決的事項就能得到上級的認可和批準(zhǔn)。

向上級機關(guān)提出請示，既要從請示機關(guān)的實際問題和需要出發(fā)，又要考慮上級機關(guān)的批準(zhǔn)權(quán)限和解決問題的能力。任意提高解決問題的要求，或不考慮上級機關(guān)是否能夠解決，都不利于實現(xiàn)請示的目的。因此，在寫請示批準(zhǔn)的事項時，要抱著客觀實際的態(tài)度，向上級機關(guān)提出合理可行的請求。

結(jié)尾寫上“以上意見當(dāng)否，請批示”、“當(dāng)否，請批示”之類的結(jié)束語。

3、寫作要求。

（1）要一文一事。任何機關(guān)都有一定的職權(quán)范圍，在請示行文中如果不是一文一事，就有可能出現(xiàn)某些事項屬于職權(quán)范圍之類，而有些事項卻超出職權(quán)范圍的情況，以致使領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)難于批復(fù)，影響請示目的的順利實現(xiàn)。

（2）不要多頭請示。多頭請示容易因責(zé)任不清、互相扯皮而延誤工作。因此，請示行文只能主送一個機關(guān)。

（3）一般不要越級請示。在特殊情況下必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機關(guān)。

（4）不要與報告混淆使用。請示與報告同屬上行文，但兩者之間卻有嚴(yán)格的區(qū)別。比如，“報告”對上級沒有肯定性的批復(fù)要求，而“請示”則相反；在行文時間上，“報告”是事中或事后行文，而“請示”則是事前行文（舉例）；上級對下級報送的“報告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上級酌情處理，如確需批示時，只能使用“批示”這個文種；而“請示”則不然，不論所請示的事項上級同意與否，按理都應(yīng)及時做出批示，但批示時使用的文種都是“批復(fù)”而不是“批示”。

（5）不要與上行的意見混淆使用。“請示”與上行的“意見”非常近似，具有一定的交叉性，他們都是要求上級機關(guān)對自己所提的事項或問題，或給予批準(zhǔn)、或給予指示、或予以認可，即這兩個文種的行文方向與目的在某種程度上有著同一性，但他們之間又存在著離散性，主要表現(xiàn)在所提的事項與內(nèi)容不盡相同。“請示”的內(nèi)容較多涉及的是“人、財、物、機構(gòu)、編制、出境出國”以及工作中遇到的需要上級作出決定的重大問題或應(yīng)由上級加以審批的事項等具體問題，也即是我們通常所說的“硬件”；而上行“意見”的內(nèi)容則多是對工作中一些重大問題提出見解和處理辦法以及所遇到的困難等，要求上級給予指示或支持，也即是我們通常所說的“軟件”。

（6）注意請示內(nèi)容要完整。請求撥款的應(yīng)附預(yù)算表；請求批準(zhǔn)規(guī)章制度的，應(yīng)附規(guī)章制度的內(nèi)容；請示處理問題的，本單位應(yīng)先明確表態(tài)。

（7）聯(lián)合行文時要搞好會簽。會簽時，應(yīng)將主辦機關(guān)排在首位。強調(diào)一句：聯(lián)合行文時，作者應(yīng)是“同級機關(guān)”，即：同級政府之間、同級政府各部門之間、上級政府部門與下一級政府之間可以聯(lián)合行文；政府及其部門與同級黨委、軍隊機關(guān)及其部門可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和行政職能的事業(yè)單位、公司也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。

（四）批復(fù)。

1、文種釋義。

批復(fù)，是上級機關(guān)對下級機關(guān)請示事項作出答復(fù)的公文。批復(fù)要對請示事項明確表示同意或不同意、批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的態(tài)度。批復(fù)是具有指示性質(zhì)的公文，下級部門要解決請求的問題必須以批復(fù)內(nèi)容為依據(jù)。

2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。

一般對簡單請示事項的批復(fù)，文字內(nèi)容都比較簡短，針對重大問題或復(fù)雜問題的批復(fù)，文字就比較長。無論長短，批復(fù)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容一般都由標(biāo)題、正文、落款三個部分組成。

標(biāo)題。由發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文事由、文種三個要素組成。擬寫標(biāo)題的事由部分有兩種常見的情況：一種是寫出下級機關(guān)請示文件的標(biāo)題來體現(xiàn)事由，如《關(guān)于對市計量測試所關(guān)于購買交換機計時計費檢定儀等設(shè)備請示的批復(fù)》；另一種是針對下級機關(guān)請示的事項，直接寫出批復(fù)的事由，如《關(guān)于同意市計量測試所購買電導(dǎo)儀的批復(fù)》。

正文。批復(fù)的正文由批復(fù)的根據(jù)和批復(fù)的意見兩部分內(nèi)容構(gòu)成。

一是批復(fù)的根據(jù)。引述下級單位的來文標(biāo)題和發(fā)文字號，“你局《關(guān)于開通縣政務(wù)服務(wù)中心代碼數(shù)據(jù)接口的請示》（發(fā)文字號）已收悉¨¨¨”

二是批復(fù)的意見。緊接批復(fù)根據(jù)寫出批復(fù)意見，對請示或報告的事項作出明確、具體的答復(fù)。如《××市物價局關(guān)于對××市電子原件廠〈關(guān)于提高電子原件出廠價格的請示〉的批復(fù)》，正文寫出批復(fù)的根據(jù)后，針對請示中陳述的困難和申請批準(zhǔn)的事項，寫出批復(fù)意見：“由于電子產(chǎn)品的原材料及輔料價格的提高，生產(chǎn)成本上升較大。為保證電子產(chǎn)品正常生產(chǎn)，滿足市場的需要，同意將你廠電子產(chǎn)品出廠價格提高5%，從文到之日起執(zhí)行。”這篇批復(fù)的文字不多，但結(jié)構(gòu)完整，內(nèi)容簡明扼要，針對性強。

如批復(fù)的意見較長，就需要單獨寫成一個部分，并以條款的形式來分別表述有關(guān)的意見。在正文的結(jié)尾處，常用“此復(fù)”、“特此批復(fù)”等習(xí)慣用語。

落款。在正文右下方位臵寫上發(fā)文機關(guān)名稱及發(fā)文日期。

3、寫作要求。

（1）慎重對待，及時答復(fù)。批復(fù)機關(guān)收到請示后，要及時進行周密的調(diào)查了解，掌握有關(guān)情況，根據(jù)現(xiàn)行政策法令及辦事準(zhǔn)則，經(jīng)認真研究后，及時給予答復(fù)。

（2）針對請示進行答復(fù)。上下行文要互相對應(yīng)。

（3）要明確態(tài)度。批復(fù)意見不管同意與否，必須十分清楚明白，態(tài)度明朗。不能含糊其詞，摸棱兩可，以免下級機關(guān)無所適從。批復(fù)的主送機關(guān)非常明確，只有請示機關(guān)一個，如果所請示問題帶有普遍性，或需告知其他機關(guān)，可用如下辦法處理：一是除批復(fù)原請示單位外，并轉(zhuǎn)有關(guān)單位；二是將批復(fù)抄送有關(guān)單位；三是將有關(guān)意見另用“通知”行文。將本機關(guān)對一些普遍性問題的意見及時傳達下去。

（4）不能指示、復(fù)函混用。同為下行文，均對有關(guān)事項提出原則、要求，但兩者的區(qū)別是明顯的。首先是內(nèi)容不同，指示是對下級機關(guān)布臵工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。而批復(fù)事項較窄，只能針對請示事項作出具體答復(fù)。其次是受文對象不同。指示的受文對象一般不是某個機關(guān)，而是有關(guān)的機關(guān)單位，受文對象甚至不確定。而批復(fù)有特定的受文單位，只給原請示機關(guān)發(fā)出批復(fù)。再次是制發(fā)動因不同。指示根據(jù)需要而作，屬主動行文，批復(fù)則是針對下級機關(guān)請示而發(fā)的，屬于被動行文。

（五）函。

1、文種釋義。

函是機關(guān)之間用于商洽工作、詢問和答復(fù)問題的一種公文。函可分公函、便函兩種。便函用機關(guān)信箋繕寫或打印，可加標(biāo)題，不必編號，落款署上機關(guān)名稱，簽上日期，蓋上公章即可。這種形式的便函不屬于正式文件，一般也不歸入檔案。公函是正式文件，應(yīng)按正規(guī)形式的公文處理。一般情況下，函是用于不相隸屬的機關(guān)之間商洽工作、咨詢和答復(fù)問題的公文，不具備指導(dǎo)作用，也無批準(zhǔn)效力；但上級機關(guān)對下級機關(guān)詢問重要問題的復(fù)函，就有指示作用或批準(zhǔn)作用。

2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。（略）

3、寫作要求。

（1）要正確區(qū)分公函與便函。“函”是黨和國家行政機關(guān)使用的一個主要文種，行文時要采用正式文件的標(biāo)印格式。因此，不能把機關(guān)日常使用的普通“信函”（也叫“便信”、“便函”）與“函”混為一談，信函不是正式公文。

（2）掌握分寸，用語平和。當(dāng)遇有屬于糾紛、交涉性的事情，相互致“函”時，要注意掌握分寸，抑制過激詞語，做到敘事入木三分，但用語要顯得平和，即“外柔內(nèi)剛”，切不可使用怒斥、討伐等語調(diào)。俗話說“有理不在聲高”，這是由“函”這一文種的性質(zhì)所決定的。

（3）要準(zhǔn)確理解“函代批復(fù)”。對于下級機關(guān)的“請示”，由上級機關(guān)進行批復(fù)時要使用“批復(fù)”，但當(dāng)這種批復(fù)是由上級機關(guān)的辦公廳（室）代行時，由于它們之間形成了一種平行關(guān)系，故用“函”代行“批復(fù)”行文，這就是人們通常所說的“函代批復(fù)”。因為從公文外形上看它是一份“函”，而實質(zhì)上是一份千真萬確的“批復(fù)”。“函代批復(fù)”的代字，在此并未作“代替”理解，而是強調(diào)它的實質(zhì)，是形式與內(nèi)在的完整與統(tǒng)一。

（4）一函一事。

（5）語言要得體、有分寸。寫函應(yīng)力避客套，在語言上應(yīng)講究禮貌。不能使用指示、命令式的語言，要用平等磋商的語調(diào)，應(yīng)在語言上恰如其分地體現(xiàn)出行文機關(guān)的“地位”和姿態(tài)，這樣才能充分發(fā)揮函的作用。

三、常見公文的幾點注意事項

（一）公文標(biāo)題。

標(biāo)題是公文的“眼睛”，擬好標(biāo)題是寫好公文的必然要求。這里對一些常見的錯誤加以分析，歸納起來的標(biāo)題十二忌，供大家參考。

1、文種要正確。

一忌不可錯用。公文文種的種類和適用范圍是法定的，不可錯用。主要存在以下幾種病例：

報告、請示不分：如《××市人民政府關(guān)于解決水利建設(shè)資金的報告》，解決水利建設(shè)資金需要“請示”，標(biāo)題應(yīng)改為《××市人民政府關(guān)于解決水利建設(shè)資金的請示》；再如《××縣工業(yè)普查領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于工業(yè)普查準(zhǔn)備工作情況的請示》，“工作情況”無須請示，文種應(yīng)改為“報告”。

批復(fù)、復(fù)函不分：兩個不相隸屬的單位，只能用復(fù)函。如《××省人民政府關(guān)于××市總體規(guī)劃的復(fù)函》，是省政府對市政府請示的答復(fù)，應(yīng)把“復(fù)函”改為“批復(fù)”。

公告、通告不分：主要是將“通告”錯用成“公告”，“公告”是屬于向國內(nèi)外宣布重要事項和法定事項，如在小區(qū)門前常見的《××市供電局關(guān)于××區(qū)域暫時停電的公告》、《××市關(guān)于嚴(yán)禁在市區(qū)養(yǎng)犬的公告》等，都要把“公告”改為“通告”。

除此之外，還有通報與決定不分、批復(fù)與決定不分、通報與通知不分等錯用情況。

二忌不可并用。“文種并用”指兩種法定公文文種在標(biāo)題中同時出現(xiàn)，比較常見的有“關(guān)于××的請示報告”、“關(guān)于××的請示函”等。如《××縣民政局關(guān)于成立消防科的請示報告》(應(yīng)將“報告”刪去)，《××縣人民政府關(guān)于同意建立××集貿(mào)市場給縣工商局的批復(fù)函》(應(yīng)將“函”刪去)。

三忌不可自造。擬寫公文標(biāo)題時，一定要準(zhǔn)確地從本單位所在系統(tǒng)的法定文種中選定，不能自造文種。如《××關(guān)于開展××活動的匯報》，“匯報”不屬于公文文種，應(yīng)改為“報告”。再如《××單位關(guān)于增設(shè)××科室的申請》，“申請”也不屬于公文文種，應(yīng)改為“請示”。

四忌不可省略。公文標(biāo)題中表示公文文種的名詞，無論在什么情況下都不能省略。如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市規(guī)劃局關(guān)于實施城市規(guī)劃管理的請示》，這不是“請示”而是批轉(zhuǎn)性通知，應(yīng)改為《××市人民政府批轉(zhuǎn)市規(guī)劃局關(guān)于實施城市規(guī)劃管理的請示的通知》。

2、事由要準(zhǔn)確。五忌不可隨意省略。“事由”即公文的主要內(nèi)容。某些公告，若正文特別簡短，概括事由又很冗長，省略事由未嘗不可，但事由在多數(shù)情況下是不可以省略的。如《××省人民政府關(guān)于……的決定》，不能省略為《××省人民政府決定》；《××省科學(xué)技術(shù)委員會關(guān)于詢問貫徹全省科學(xué)技術(shù)工作會議情況的函》，不能省略為《××省科學(xué)技術(shù)委員會的函》。

六忌不可繁復(fù)冗贅。繁復(fù)冗贅的公文標(biāo)題往往含混不清，讓人難解其意。避免此病誤的關(guān)鍵是善于概括和精練詞語。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)財政部等部門關(guān)于制止亂開減收增支口子的報告的通知》，對聯(lián)合發(fā)文的幾個部門和批轉(zhuǎn)公文的主要內(nèi)容都進行了概括，擬制得簡潔、規(guī)范。

另外，對層層轉(zhuǎn)發(fā)，即轉(zhuǎn)發(fā)層次較多的公文，盡量不要出現(xiàn)《××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院……的通知的通知的通知的通知》，可采取“直轉(zhuǎn)法”處理，將標(biāo)題簡化為《××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院……的通知》。

七忌不可簡而不明。簡而不明的公文標(biāo)題，往往似是而非，改正時須根據(jù)公文內(nèi)容恰當(dāng)?shù)靥釤挸鍪掠伞Ｈ纭丁痢梁竭\管理所航行通告》，根據(jù)文件內(nèi)容，可改為《××航運管理所關(guān)于確保施工和航行安全的通告》；再如《××縣人民政府關(guān)于國慶節(jié)的通知》，事由“國慶節(jié)”太簡單，可改為《××縣人民政府關(guān)于國慶節(jié)放假的通知》。

八忌不可錯用詞語。此處主要指批轉(zhuǎn)性通知和轉(zhuǎn)發(fā)性通知中“批轉(zhuǎn)”與“轉(zhuǎn)發(fā)”的錯用。如區(qū)縣局報來關(guān)于實施民生計量的意見，市局如同意在全市質(zhì)監(jiān)系統(tǒng)執(zhí)行，則應(yīng)“批轉(zhuǎn)”文種；而對省局或國家總局下發(fā)的文件，我們就會用“轉(zhuǎn)發(fā)”。在擬制這類標(biāo)題時，一定要根據(jù)行文關(guān)系來確定用“批轉(zhuǎn)”還是“轉(zhuǎn)發(fā)”。“批轉(zhuǎn)”是先批示再轉(zhuǎn)發(fā)，因此只有上級機關(guān)才有權(quán)批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的來文。

還有一種情況是在“報告”、“請示”中濫用了“上報”、“呈報”、“申請”、“要求”、“請求”等報請性詞語。如《××市工商行政管理局關(guān)于上報加強工商行政管理工作的報告》，“上報”與“報告”重復(fù)，應(yīng)把“上報”刪去。再如《××市人民政府關(guān)于請求解決水利建設(shè)資金的請示》，“請求”和“請示”重復(fù)，應(yīng)把“請求”刪去。

3、形式要規(guī)范。

九忌不可出現(xiàn)語病。各種語病在公文標(biāo)題中都有可能出現(xiàn)，比如搭配不當(dāng)，語序不當(dāng)，成分殘缺，成分多余，句式雜糅等，應(yīng)運用語法、修辭、邏輯知識加以改正。如：《××學(xué)校關(guān)于加快發(fā)展本校彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知》，這個標(biāo)題動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)：“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品生產(chǎn)”而不能是“若干措施”；若文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)將“通知”改為“決定”。

《××省教育廳關(guān)于加強普通高校保衛(wèi)工作若干問題的試行意見》，這個標(biāo)題有多項錯誤：一是動賓搭配不當(dāng)，“加強”的賓語應(yīng)是“保衛(wèi)工作”而不能是‘若干問題”；二是“若干問題”不能限定“試行意見”；三是“意見”屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具有強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

十忌不可隨意省略或錯用介詞“關(guān)于”。介詞“關(guān)于”在標(biāo)題中不可濫用，也不可隨意省略，而且位臵必須正確。如（舉例）《××局優(yōu)先提高辦公室生活待遇的通知》，缺少“關(guān)于”，應(yīng)在“××局”后加上“關(guān)于”；《關(guān)于××市財政局向××市物價局聯(lián)系臨時住房問題的函》，“關(guān)于”位臵不當(dāng)，應(yīng)將“關(guān)于”移至“財政局”后。“關(guān)于”濫用主要表現(xiàn)在層層轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題中，如《××關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××關(guān)于××的通知》，前面的“關(guān)于”可省略，因發(fā)文機關(guān)是“轉(zhuǎn)發(fā)”這一動作的施事者，省略“關(guān)于”不會產(chǎn)生歧義。但在兩個“關(guān)于”相距較遠且不大拗口的情況下，則以不省略為好。

十一忌不可濫用或錯用標(biāo)點符號。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名符號外，一般不用標(biāo)點符號。”公文標(biāo)題中贅加或錯用標(biāo)點符號的問題一直比較嚴(yán)重。其主要表現(xiàn)，一是批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布)法規(guī)、規(guī)章，不用書名號而錯用引號，如《××省人民政府關(guān)于學(xué)習(xí)宣傳“中華人民共和國森林法”的通知》，應(yīng)把引號改為書名號；二是批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或批復(fù)非法規(guī)性公文(如請示、報告、意見等)，濫用書名號，如《××縣人民政府批轉(zhuǎn)縣經(jīng)委〈關(guān)于加快經(jīng)濟適用房建設(shè)的意見〉的通知》，其中“意見”不屬于法規(guī)，應(yīng)去掉書名符號；三是不必使用其他標(biāo)點符號而隨意使用，如《××縣勞動局關(guān)于推薦訂購企業(yè)二、三級人員定額定員方法講座錄像片的函》，其中的頓號不能使用；四是標(biāo)點符號標(biāo)錯位臵，如《××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院〈關(guān)于職工工作時間的規(guī)定〉的通知》，應(yīng)改為《××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈國務(wù)院關(guān)于職工工作時間的規(guī)定〉的通知》。

十二忌不可不講究文字排列。標(biāo)題排列要對稱、美觀，除字數(shù)較少的一行字標(biāo)題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時，不要把人名、地名、機關(guān)名稱等專用名詞拆開。許多公文標(biāo)題在文字排列上很不講究，主要病誤是未能盡量保持詞或詞組的完整性以及字數(shù)搭配上的勻稱。有的將一個合成詞拆開排成兩行，有的行與行字數(shù)相差懸殊，有的因排列不當(dāng)造成錯誤語意等等。

（二）漢字的使用規(guī)范。

1、定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如，一律，二倍體，四書五經(jīng)，五四運動，十一屆三中全會，十屆全國人大三次會議。

2、相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)，必須使用漢字，期間不能用頓號“、”隔開，如，三五天，兩三人，十之八九不能寫成三、五天，兩、三人，十之八、九。

3、含有月日簡稱表示事件、節(jié)日和其他意義的詞組的數(shù)字要求使用漢字。如果涉及一月、十一月、十二月，應(yīng)用間隔號“??”將表示月和日的數(shù)字隔開，并外加引號，避免歧義。涉及其他月份時，不用間隔號。是否使用引號，視事件的知名度而言。如五四運動，“一二??九”運動，“九一三”事件。

4、概數(shù)、約數(shù)數(shù)字的書寫。概率(或模糊)數(shù)字在文件中出現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)模糊一頭，而不能模糊兩頭。如，近百人或百人左右，不能寫或“近百人左右”；80％以上或接近80％，不能寫成“接近80％以上”等。

5、文章標(biāo)題序號標(biāo)寫問題。根據(jù)國務(wù)院的統(tǒng)一規(guī)定，文件標(biāo)題序號標(biāo)寫采用漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字混合使用的編排方式，其標(biāo)準(zhǔn)格式是，第一層為“

一、”，第層二“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。

6、關(guān)于語序的問題。句子中使用的定語、狀語等中心詞修飾不當(dāng)，容易產(chǎn)生語義混亂。如“今天，我們學(xué)了兩個國務(wù)院文件”，這里用“兩個”修飾國務(wù)院顯然是不對的，國務(wù)院只有一個，修飾的應(yīng)該是文件，應(yīng)改為“今天，我們學(xué)習(xí)了國務(wù)院的兩個文件。”常見的還有“原國務(wù)院總理朱容基參加了座談會。”此處，“原”修飾的應(yīng)該是“總理”，國務(wù)院沒有原來和現(xiàn)在之分，應(yīng)改為“國務(wù)院原總理朱容基參加了座談會”。

同時，還有主體變化，側(cè)重點相應(yīng)轉(zhuǎn)移。

（三）引用規(guī)范。

常見的引用病誤，主要有以下幾種：

1、引用不規(guī)范。例如，有一份通知的開頭是：“根據(jù)市委（2004）6號文件的要求……”根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二十八條第三項的規(guī)定，引用公文“應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號”。公文中如涉及對有關(guān)法律、法規(guī)的引用，必須注意寫其全稱或規(guī)范性簡稱，不能隨意裁剪。例如，我們經(jīng)常碰見的行政執(zhí)法中會用到法律、法規(guī)，如行政起訴方面的，此時不能用口語里的“根據(jù)《行訴法》第某條，”而應(yīng)改為《中華人民共和國行政訴訟法》或我國《行政訴訟法》。

2、引用不準(zhǔn)確。不能因為文件標(biāo)題較長，在引用時就濫行省略，以免影響其準(zhǔn)確性。

3、引用不得體。主要有兩方面的表現(xiàn)。其一是所因內(nèi)容與上下文之間的銜接不夠緊湊，給人以不協(xié)調(diào)感。例如有一篇題為《在改革中探索發(fā)展縣辦工業(yè)的新路子》的調(diào)查報告，其中有這樣一段文字：“我市十個縣辦工業(yè)是在原來手工業(yè)社的基礎(chǔ)上，在大躍進和大辦農(nóng)業(yè)時期，圍繞為農(nóng)業(yè)服務(wù)這個中心，用土法上馬、因陋就簡的方法發(fā)展起來的。毛澤東同志指出：沒有什么困難可以阻礙人的前進，只要奮斗，加以堅持，困難就趕跑了……”此例所引毛澤東同志的指示，目的在于說明該市十個縣辦工業(yè)克服困難、艱苦創(chuàng)業(yè)的斗爭精神，但與上下文意不連貫，引用是多余的，應(yīng)將其刪掉。

其二是引用有損公文的莊嚴(yán)風(fēng)格。例如《中共××市紀(jì)律檢查委員會關(guān)于嚴(yán)肅處理××貪污問題的通報》中有一段文字：“作為黨員領(lǐng)導(dǎo)干部，本應(yīng)以身作則，克己奉公，用人民給的權(quán)力，忠實地為人民創(chuàng)業(yè)造福。而××相反，他無視黨紀(jì)國法，采用多種手段，與人合伙貪污人民幣×萬元，真可謂電線桿上綁雞毛—撣（膽）子不小。”此引用歇后語與通報文體的性質(zhì)要求不協(xié)調(diào)，有損于該文體的莊重性和嚴(yán)肅性，應(yīng)將其刪掉。

4、引用無序。公文中涉及對有關(guān)公文或經(jīng)典著作的版次、卷次、頁數(shù)、法律、法規(guī)條款項目等的引用，一定要注意順序。譬如剛才講的引用有關(guān)公文或文件的注意事項。又如對版次、卷次、頁數(shù)的引用，如引用《鄧小平文選》的某段話，應(yīng)標(biāo)注為（《鄧小平文選》第3卷，人民出版社1993年10月版，第39頁）。再如，對法律條款的引用，應(yīng)是“條、款、項”的順序。

第五篇：公文寫作基本知識講稿

一、公文的含義及種類

公文是國家機關(guān)和其它社會組織在行使職權(quán)和實施管理的過程中，形成的具有法定效用的與規(guī)范格式的文件材料。國家機關(guān)公文（包括電報，下同）是行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。

國家機關(guān)的公文種類（文種）包括兩方面：一是按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，分為13種：命令（令）、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。二是按《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（1996年5月）規(guī)定，分為14種：報告、請示、函、決定、通知、意見、通報、批復(fù)、會議紀(jì)要、指示、決議、條例、規(guī)定、公報。

二、公文的特點及作用

（一）公文的特點：

1、鮮明的政治內(nèi)容。公文在內(nèi)容上具有鮮明的政治性。我國是中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下的社會主義國家，運行于我國各機關(guān)的公文，必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策，有利于社會主義制度，維護人民的利益。

2、法定的權(quán)威性和約束功能。公文的法定作者是合法的制發(fā)機關(guān)，而非執(zhí)筆者個人。機關(guān)的制發(fā)權(quán)力是經(jīng)法定認可確定的，因此，各級機關(guān)所發(fā)公文在有效的時限、范圍內(nèi)，具有國家法律所賦予的權(quán)威性和約束力。公文一經(jīng)制發(fā)，有關(guān)的受文機關(guān)和人員就必須嚴(yán)肅認真地對待，這就保證了它的執(zhí)行效能。

3、一定范圍和使用時間。一份公文對應(yīng)某一方面的工作、發(fā)給一定的受文對象，這就限定了公文的空間范圍，超出該范圍，公文便失去其效能。此外，公文的效能還受一定時間的限制。公文皆為解決現(xiàn)實問題而制發(fā)，一般要求限期傳達執(zhí)行，緊急公文更強調(diào)了它的現(xiàn)實執(zhí)行性。公文總是在規(guī)定的空間范圍內(nèi)和時間效力范圍內(nèi)生效，一旦工作完成了，問題解決了，或新的有關(guān)公文制發(fā)出來了，原公文的效用也結(jié)束了。

4、規(guī)范性的文體形式。公文是一種高度程式化的應(yīng)用文體。公文在長期實踐中形成了獨特的寫作格式和一套制發(fā)規(guī)范，并用國家法規(guī)予以規(guī)定，任何機關(guān)都不得另搞一套，各行其是。公文的規(guī)范化對提高行政機關(guān)工作效率、推動文書工作現(xiàn)代化有著重要的作用。

5、準(zhǔn)確莊重的文風(fēng)。撰制公文是一項嚴(yán)肅的工作，公文要維護其政治性和權(quán)威性，就必須保持準(zhǔn)確、嚴(yán)肅、莊重的文體特點。這就要求反映事物客觀實際，表達意見態(tài)度明朗，選詞用語嚴(yán)謹準(zhǔn)確，從而形成理正辭嚴(yán)、簡練明達、莊重有力的公文風(fēng)格。

（二）公文的作用：

1、發(fā)布政令，傳達決策。黨的各項方針、政策，國家的各項政令、法規(guī)、決定，各級各類機關(guān)的決策意圖，需要發(fā)布開來、推行下去，報告上來、傳遞出去，這就要借助公文，通過公文運行渠道來實現(xiàn)。從發(fā)布最高一級機關(guān)制訂的大政方針，到傳遞最低一級機關(guān)的報告、請示，無不依靠公文這個工具。

2、指導(dǎo)、推動工作。由于公文是一種具有權(quán)威性的特殊文體，各級機關(guān)運用公文手段來推行決策意圖。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)用它來組織和指導(dǎo)各系統(tǒng)、部門、地區(qū)的具體工作；下級機關(guān)用它來匯報情況或求得批準(zhǔn)支持，以開展工作。公文是推動行政機關(guān)工作的一項不可缺少的重要工具。

3、工作依據(jù)，檢查憑證。依據(jù)和憑證作用是公文的基本作用。上級依據(jù)上報的公文審批、答復(fù)、決定；下級依據(jù)下發(fā)的公文開展工作。離開了公文，工作便失去了依據(jù)，必然各行其是。上級的決策是否正確，下級情況反映是否屬實，公文是最好的憑證。工作開展后，評價其效績，也要以公文為檢查憑據(jù)。

4、溝通信息，聯(lián)系公務(wù)。各機關(guān)在公務(wù)活動中，用公文與上下左右的機關(guān)進行聯(lián)系，相互告知情況、交換情報、交流思想、接洽工作、協(xié)調(diào)工作。隨著公文在其間的往復(fù)運行，整個機關(guān)系統(tǒng)由此聯(lián)成一體，使各項工作能高效率、有秩序地開展起來。

5、宣傳教育，統(tǒng)一思想。公文不僅要傳達決策意圖、布置任務(wù)，還要解釋原因、說明情況，讓人們知道為什么要這樣做，從思想上弄清問題，提高認識。充分發(fā)揮公文的宣傳教育作用，可以使廣大干部、群眾明確目標(biāo)，統(tǒng)一思想，以積極的態(tài)度對待工作，提高工作的自覺性。

三、公文的寫作格式及要求

公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。

（一）國家機關(guān)正式公文的文頭一般由文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度等組成。占文件首面的三分之一到五分之二，用橫隔線與正文分開。

1、文件名稱由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱加上“文件”二字組成（函只署發(fā)文機關(guān)名稱），置于首面的上端，用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文，牽頭主辦機關(guān)排列在前，也可只用主辦機關(guān)的名稱。黨委和政府聯(lián)合行文，黨委排列在前。

2、發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、標(biāo)于括號內(nèi)的年份、順序號組成，位于文件名稱之下、橫隔線之上的正中位置（函的發(fā)文字號標(biāo)注在標(biāo)題的右上方）。兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

3、上報的文件，應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號的同一行右端標(biāo)明簽發(fā)人姓名。

4、秘密等級、緊急程度，應(yīng)視文件內(nèi)容需要從上至下依次標(biāo)注在文件名稱的左上角。秘密等級依次分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種；緊急程度分為“急件”、“特急件“。機密、絕密文件應(yīng)標(biāo)注份號。

5、政府令的文頭由套紅印刷的“×政府令”和編號組成。政府令的編號為“第×號”。

（二）公文的正文部分一般包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)等。

1、標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機關(guān)名稱、內(nèi)容提要和文種三部分組成。公文標(biāo)題的作用，一是提示內(nèi)容、點明主題，使人一目了然；二是給公文定名，標(biāo)題就該公文的名稱，便于收文機關(guān)登記管理，便于查找詢問。公文標(biāo)題位于橫隔線之下居中位置。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標(biāo)點符號，不能以引用文件字號代替內(nèi)容提要。

2、主送機關(guān)。指收受、辦理文件的單位。俗稱“抬頭”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都應(yīng)標(biāo)明主送機關(guān)。主送機關(guān)名稱位置一般在標(biāo)題之下，正文之上左端頂格位置書寫。“決定”、“命令（令）”、“會議紀(jì)要”等文種，主送機關(guān)可置于文尾主題詞之下抄送欄內(nèi)，標(biāo)為“主送：××”“或分送：××”，或在抄送欄內(nèi)連同抄送機關(guān)一并用“送：××”。向上級機關(guān)的請示，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其它機關(guān)，用抄送形式。

3、正文。即公文的具體內(nèi)容，是公文的核心部分。需要使用序數(shù)符號標(biāo)明層次時，一般排列順序是：第一層用“一”，第二層用“

（一）”，第三層用：“1.”，第四層用“（1）”。行政規(guī)章視需要按章、節(jié)、條、款、項標(biāo)明層次。正文的位置在主送機關(guān)以下。較長的公文一般由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。正文的寫法從內(nèi)容上講，要把事情交待清楚，什么事、什么問題，準(zhǔn)確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什么，解決什么問題，準(zhǔn)確明白。從形式上講，條理層次清楚，文字簡練確切，標(biāo)點符號準(zhǔn)確無誤，篇幅力求短。

4、發(fā)文機關(guān)。是指正文之后、附件之下所署發(fā)文機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)的位置在正文之后偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁，不得不在下一頁落款時，可將落款放在空白頁。發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫機關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱（也可用單位的印章代替）。

5、成文日期。是以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。經(jīng)會議批準(zhǔn)的文件，以會議通過的日期為準(zhǔn)，電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)，幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，以最后一個領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。成文日期使用公元紀(jì)年，用漢字書寫。成文日期的位置一般在發(fā)文機關(guān)的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據(jù)，要求準(zhǔn)確、完備、具體，不能忽視。

6、印章。印章是發(fā)文機關(guān)表示對公文負責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。公文除會議紀(jì)要外，都應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報的非規(guī)章性文件，可由主辦單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。印章一般蓋在成文日期之處，上邊沿不壓正文，下邊沿騎年蓋月。

7、附件。公文如有附件，附件名稱注在正文之后，文件落款之前，如有兩個以上附件應(yīng)注明附件的順序。附件與主件訂在一起發(fā)送，如不能訂在一起，應(yīng)在附件首頁左上角注明主件的發(fā)文字號和附件的順序號。

8、抄送機關(guān)。即指除主送機關(guān)以外需要了解該公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。在實際工作中，需注意幾個方面：抄送機關(guān)不能濫抄濫送，也不能漏抄漏送；請示公文不得同時抄送下級機關(guān)；向下級機關(guān)的重要行文要抄送直接上級機關(guān)；向下轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，不要再抄送上級機關(guān)。

（三）文尾部分包括主題詞、抄送欄、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期、印制份數(shù)等項。

1、主題詞標(biāo)于文尾部分抄送欄之上。上報的文件從受文機關(guān)制發(fā)的主題詞表中選取詞標(biāo)注，其它文件可從本機關(guān)制定的主題詞表中選詞標(biāo)注。標(biāo)注主題詞一般選3—5個單一詞組，以先內(nèi)容、后形式的順序排列。標(biāo)注主題詞應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范。

2、抄送欄位于主題詞之下、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄之上。抄送范圍如涉及各方面機關(guān)，一般按黨委、人大、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。抄送機關(guān)的名稱用全稱或規(guī)范化簡稱。

3、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄位于抄送欄之下，左端標(biāo)注公文印發(fā)機關(guān)名稱，右端標(biāo)注印發(fā)日期。翻印文件，此欄標(biāo)注翻印機關(guān)名稱和翻印日期。

4、文件印制份數(shù)標(biāo)注在印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄之下右側(cè)，標(biāo)注有“（共印x份）”。

主題詞、抄送欄、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄、印制份數(shù)之間分別加橫線分開。

公文從左至右橫寫橫排。公文紙一般用ａ4型，左側(cè)裝訂。“公告”、“通告”用紙大小，視實際需要確定。

四、公文的行文規(guī)則及注意事項

（一）各級國家行政機關(guān)的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。按行政隸屬關(guān)系報送政府審批的請示，可由政府批復(fù)，也可由政府授權(quán)其辦公廳（室）或主管部門答復(fù)。政府部門報請政府批轉(zhuǎn)執(zhí)行的公文，可由政府批轉(zhuǎn)，也可由政府授權(quán)其辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)，還可冠“經(jīng)xx政府同意”由部門下達。

（二）凡屬政府各部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，需要行文的，一律以部門名義直接行文。下級政府需要解決的問題，屬上一級政府職能部門權(quán)限范圍內(nèi)的，可直接向上一級政府職能部門行文。各地區(qū)之間、同級政府各職能部門之間需要商洽解決的問題，可以相互行文。

（三）政府各部門可以向上一級或下一級政府有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，也可以根據(jù)本級政府的授權(quán)向下一級人民政府直接行文。

（四）同級政府之間、同級政府的部門之間、各級政府與上一級政府的部門之間可以聯(lián)合行文；政府（及其部門）與同級黨委（及其部門）、軍隊機關(guān)（及其部門）可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文由主辦機關(guān)與協(xié)辦機關(guān)共同簽發(fā)，由牽頭主辦機關(guān)編號印發(fā)，原稿由主辦機關(guān)存檔。

（五）地方各級國家行政機關(guān)公文中涉及其它機關(guān)、部門職權(quán)范圍的問題，未經(jīng)協(xié)商一致或未經(jīng)上級機關(guān)批準(zhǔn)、裁決的，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)的權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

（六）向上級機關(guān)的請示要一文一事。不得用“報告”或其他文件的公文請示問題。地方各級國家行政機關(guān)不得越級請示。因特殊情況必須越級請示的，應(yīng)抄送被越過的直接上級機關(guān)。

（七）請示一般只寫一個主送機關(guān)，并一律送交受文機關(guān)的辦公廳（室）統(tǒng)一辦理，不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個人，也不得抄送下級機關(guān)。

（八）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)上報公文，根據(jù)公文內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)處理、答復(fù)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，應(yīng)同時抄送該下級機關(guān)的另一上級機關(guān)。

（九）國家行政機關(guān)的公文，不得向黨委機關(guān)作批示、交任務(wù)，如內(nèi)容涉及黨的工作，與同級黨委機關(guān)聯(lián)合行文。

（十）對上級行政機關(guān)的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發(fā)，也可以以收文的形式下發(fā)，不另重復(fù)行文。已在各類會議上印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人的講話、會議紀(jì)要，不再另行發(fā)文。經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文發(fā)表的文件，視為正式文件依照執(zhí)行，不另行文。在報刊上發(fā)布的行政規(guī)章，由發(fā)文機關(guān)印制少量文本，供存檔備查。

五、公文制發(fā)的基本程序

公文制發(fā)的基本程序：一般包括擬搞、核搞、簽發(fā)、校對、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。

1.擬稿。擬搞一般應(yīng)本著“誰主辦、誰擬搞”的原則進行。草擬文稿應(yīng)按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)要求辦理。行文關(guān)系、公文種類和公文格式要準(zhǔn)確、規(guī)范，要按公文的內(nèi)容、性質(zhì)，恰當(dāng)?shù)卮_定密級和緊急程度。公文用語應(yīng)力求準(zhǔn)確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿應(yīng)注意以下事項：

草擬公文，須按檔案管理的要求，使用統(tǒng)一格式的擬稿紙，并一律用鋼筆或毛筆書寫（不得使用紅墨水），字跡要工整。修改較多、不容易認的文稿，應(yīng)清稿謄正。

符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。

情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短，涉及秘密事項或緊急的文件應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)定密級或緊急程度。

人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確無誤。日期應(yīng)寫具體年月日。

除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語名中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。公文一律使用法定計量單位。

引用公文要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。

公文使用規(guī)范簡化字，不得使用異體字、不規(guī)范簡化字和已經(jīng)簡化了的繁體字。使用簡稱應(yīng)先使用全稱，并注明簡稱。

2.核稿。公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，要求公文核稿人員以高度負責(zé)的態(tài)度，對文稿從內(nèi)容、文種、格式到會簽手續(xù)等方面嚴(yán)格衡量，逐字逐句審核，嚴(yán)格把關(guān)，杜絕不準(zhǔn)確、不規(guī)范的文件印發(fā)。

3.簽發(fā)。文稿送批前，涉及其它部門或地區(qū)的問題，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會簽制度。會簽的文稿，必須由每一會簽單位的負責(zé)人簽署意見并加蓋公章。凡需會簽的文稿，一般應(yīng)由主辦部門與有關(guān)單位聯(lián)系，送請會簽。如會簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見，應(yīng)將分歧意見如實匯報，并由具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見，一并報請上級部門領(lǐng)導(dǎo)同志審定。

4.校對。文件打印后需由專職校對人員進行校對。一般需經(jīng)過三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程序，每個程序都應(yīng)簽字，落實責(zé)任，保證校對質(zhì)量。經(jīng)校對后的清樣，交核稿人核對后，在終稿清樣上簽字后付櫻校對符號嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注。

5.印刷。一般文件，應(yīng)按規(guī)定時間及時印出；急件應(yīng)在要求的時間內(nèi)印出，不得延誤。

6.文件的分發(fā)。正式文件應(yīng)由專門的發(fā)文科（室）統(tǒng)一發(fā)送。

7.立卷、歸檔。公文辦結(jié)后，應(yīng)按《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報隨同文件一并立卷。公文立卷應(yīng)以本機關(guān)形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關(guān)的主要工作情況，以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其它單位保存復(fù)制件。作為正式文件使用的公文復(fù)制件，應(yīng)加蓋復(fù)制機關(guān)的證明章，并視同正式文件管理。整理完備的案卷，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿等材料。