第一篇：安徽省立醫院OA系統解決初步方案

安徽省立醫院OA系統解決建議方案

一、醫院背景（略）

二、醫院當前信息化建設情況

隨著社會對醫療業務的服務要求不斷的提高，管理水平和服務功能的強化及發展將對醫院辦公力一式產生極大的推動作用。近幾年，醫療行業在信息化方面正在逐步走向成熟，并形成了一定的規模。我們醫院要想取得更大的發展，就必須最大可能地運用電子信息網絡技術，提高醫療管理的技術水平，才能夠創造較好的經濟與社會效益，在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

就醫院目前情況看，在操作層面采用的信息化技術比較多，比如掛號、核價、發藥等環節，而在管理層的應用情況，一般主要是在HIS統計分析方面采用一些IT技術，而在決策層的應用是最少的。對于醫院管理層而言，需要的是從宏觀層面及時了解整個單位的運作狀態，以作出正確的分析和決策。而現有的應用系統之間由于缺乏聯系的通道，給醫院內部人員的溝通，業務數據的流轉，信息的及時傳達帶來了一定的障礙，從而導致醫院的醫療管理效率一直得不到顯著提高。

我院目前的信息化建設情況雖然有了大踏步前進，但是還存在一定的不足之處，醫院先后上了HIS、LIS系統，開展了門診一卡通系統，病案管理系統、體檢中心的健康體檢系統，物流中心的物資管理系統，醫院的財務收費系統等。這些系統的應用，對于各個部門來說起到了很好的作用，但是對于像省醫這樣有百年歷史的三級醫院來說，組織機構龐大，日常業務流程復雜，隨著醫院醫療業務的不斷擴大，科室劃分越來越細，各種不同功能的部門也不斷增加，現有的信息系統已不能滿足有效、快捷地處理醫院業務運作產生的大量信息數據的需求，管理層只有及時準確的掌握一手資料，才能做出更加正確的經營管理決策。

同時，在實際工作中也發現，在信息上沒有達到共享，同時也不利益于院務公開和陽光操作，這也迫使我們建立一套信息管理系統，才能加強單位內部信息的共享性、信息流動的時效性，改變及深化醫院經營的管理模式，建立起業務系統上下游的平滑連接。從而提升醫院管理效率，達到單位內外資源的最大化利用和最優化配置。另外，由于統計的多元化，醫院的一些數據很不準確，經常會出現數據不一據的現象等。

由于醫院大部分職工都存在三班倒的情況，使醫院信息傳遞不及時，醫院的很多政策不能或者不能完整地傳達給每一位員工，在執行上肯定會大打折扣。由于系統的不完善也存在各種報表不統一，甚至缺失的現象等。

三、系統功能需求

（一）公文管理

公文管理可以自定義公文流轉的流程，內嵌功能強大的WORD控件，可以保留修改痕跡，設置紅頭文件公文模板，支持文檔自動上傳，手寫簽名，全文批注，公文套打。

收文管理工作：包括收文登記、收文擬辦意見、分送、公文的批示與承辦、收文會簽、收文歸檔等工作。

發文管理工作：醫院要發一個文，一般經過以下環節：擬稿——審核——核稿——簽發，簽發的文件就可以交給文印人員進行整理打印，并分發到各有關單位和人員。

（二）時間和任務管理

1、任務管理

待辦的任務清單可按重要度和緊急度排序，按顏色標示輕重緩急，可以將任務委派，被委派人可以接受或拒絕任務，任務的處理全程在委派人的任務單上有同步記錄監控并可短信督辦。任務按時間屬性分為任務、限期任務、當天任務、日程等。任務可以作為便箋一類 的備忘錄使用，隨意記錄一些簡要信息。關閉任務查詢，可以看到已經關閉的歸檔歷史任務，并可導出和統計。

2、日程管理：日程有事先短信提示的功能。日程安排有三種顯示模式：日程、周程和月程模式。

3、工作日記：以日記的方式記錄每天工作的完成的工作任務和心得體會。經授權同事可以瀏覽本人日記并作出評語。

4、周計劃與總結：工作人員每周填寫周計劃與總結，列出下周重點工作，在一覽本周日記的基礎上進行周工作總結。領導可以填寫意見。

5、協調日程：經授權可以查看某人或多人的日程安排與工作日歷，以便進行工作協調與安排。

（三）會議管理

能夠對會議從登記到結束的整個流程進行管理，由會議計劃、會議考勤和會議紀要三部分組成。

會議計劃：會議計劃擬訂、計劃審批、會議安排查詢、會議資源。會議通知由系統的通知功能模塊實現。

會議考勤：與會人員檔案考勤機發送、會議刷卡簽到簽退、學分統計。

會議紀要：紀要的擬稿、核稿、審批和紀要文件歸檔和查詢。同時對于會議紀要能做到統一編纂、編號發布。

（四）信息公告發布

撰寫的信息公告經相關人員審閱、批準、修訂后，可發布在新聞通知欄和內部或外部門戶網站的指定欄目上。可使用公告板向醫院指定員工發布信息。涵蓋信息撰寫、審閱、修訂、整理、歸檔、草稿、信息模版設置、信息官設置、網站信息發布欄目設置等功能。

（五）流程管理

流程管理需提供統一的流程管理工具，實現自定義流程功能，是

辦公自動化系統的核心。流程管理主要用于醫院行政機關日常辦公審批流程的處理，它可通過申請、上報、審批、發放等流程動作來設置工作流程并對其進行查詢和監管等。

流程待辦單：辦公臺首頁列表中正在等待批復的流程清單。在辦流程查詢：存放已經批復的流程記錄，但整個流程還未完全批復完畢。

已辦流程查詢：用來存放已經辦理的所有流程的記錄。

（六）檔案管理

1、流程檔案管理：主要指在系統的工作流程中產生的文檔的歸檔管理，包括檔案結構建立維護、檔案立卷、檔案分類、檔案權限控制、檔案歸檔、查詢、借閱申請、批準等功能。

2、綜合檔案、病案調閱：系統設有數據接口，可與醫院綜合檔案、病案管理系統鏈接，實現快速檢索調閱。

（七）人力資源管理

人力資源管理模塊包括組織機構、員工注冊、員工卡管理、人事檔案、E考勤管理、內部評價模塊組成。系統設有數據接口，可與財務、薪資管理、績效獎金管理系統鏈接。

1、組織機構：對組織機構進行設置，包括機構名稱、部門設置、崗位設置和人員設等，以及各部門、各崗位職能的描述。組織機構是系統進行工作管理和權限分配的基礎。

2、員工注冊：各級、各類員工的注冊。

3、員工卡管理：實現企業內部員工智能卡一卡通的發行、掛失、解掛、重辦等，可以支持條碼卡、磁卡、IC卡、感應卡。

4、人事檔案：人事檔案包括主信息表、家庭成員關聯表、教育培訓關聯表、職業經歷關聯表、本企業階段考核記錄關聯表、本企業獎懲記錄關聯表等。

人事檔案有范圍控制和權限控制兩大特點。在人員信息中，可以

按權限查看單個人員完整的相關信息, 以方便針對性地查閱人員信息。在分類信息，將人員的相關信息分類查看（如履歷、合同、檔案等）。提醒信息為主要包括：生日提醒、合同提醒、轉正提醒和退休提醒等。

5、E考勤管理：E考勤需支持WEB頁面簽到和智能卡網絡e考勤機簽到兩種方式。可以處理復雜的考勤規則。支持固定白班、固定的“三班倒”和復雜的無規律倒班；可以對工作班次時間進行設置，排班、調班、換班、值班、加班，準確統計考勤結果，并提供薪資計算所需要的考勤報表和工作量統計報表。提供在崗實時查詢功能；提供醫護人員的工作日歷查詢和考勤個人統計查詢；支持傳統的紙質請假和流程請假兩種請假方式和加班申請方式；排班、調班、日常考勤管理工作權限可以從人事部門下放到具體部門科室負責人員。

6、內部評價：提供網上針對某些部門或某些類型的工作進行網上的不記名民主評議。提供缺陷評價和普通評價兩種評價方式。可以自定義參評的部門和人員、自定義評價的條目和二級解釋條目、自定義一級被評價單位、二級缺陷指標。提供評分統計和缺陷統計及導出的功能。

（八）知識管理

知識庫包括醫院的專業技術知識庫、規章制度知識庫、法律法規知識庫等。通過知識管理實現醫院離散狀態的核心知識的匯總、整理、積淀、傳播。從而提高醫院的創新能力和整體的知識水平，提高醫院的核心競爭力。

包括知識庫的建立、分類、授權；知識總監和知識庫管理員的建立；知識庫文件上傳、審批、入庫；知識庫按全文模糊檢索查詢；檢索結果有檢索快照；知識推送；知識的評語和按星級數評價；知識條瀏覽統計。

（九）內部郵件系統

使用內部電子郵件可與醫院內部的人員進行E-mail或QQ通信，包括新郵件、已發郵件、收件箱、草稿箱，在線聯絡等功能。

（十）電子論壇

為醫院管理者提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間，根據需要可以發起并創建某方面的議題，所有員工可在此進行自由的談論和發言，可方便地進行咨詢、解答和收集意見等，有利于醫院的民主管理。

（十一）支持移動辦公

支持移動辦公、遠程用戶、可離線式工作。無論何時何地，在智能手機和家用電腦上就可和本院的OA系統服務器進行數據同步。在家里就可以處理公文、批示意見、進行日常辦公事務，也可以查詢調閱所需資料，真正實現遠程辦公，異地辦公。具備手機短信通知、辦公軟件系統通知功能。

（十二）個人事務

包括個人通訊簿、員工通訊簿、公共通訊簿、我的短信、關閉任務查詢、我的考勤、在崗實況、我的考勤統計、我的工作日歷、我的文件庫等。

（十三）手機短信

安裝手機短信貓模塊或直接通過互聯網開通使用移動、聯通、網通公司的有線網關通道，實現醫護人員與患者的短信對話、內部員工短信通知，通過短信對個人名片簿通訊錄查詢、日程短信提醒、委派任務、任務監控的短信提示等功能。

（十四）醫療管理

系統可快捷地與HIS建立鏈接，實時掌握醫院動態，及時決策。

（十五）配置平臺管理

1、菜單與權限設置： 菜單填加、編輯、刪除、排序；菜單類編輯、菜單類菜單操作權限設置、菜單類與崗位匹配。

2、表單自定義工具：通過自定義表單工具，配合工作流，可以配置各種企業實際需求的應用。

3、數據庫自定義工具：數據庫增加、編輯、屬性、排序、模版、顯示、權限；關聯表維護。

4、工作流工具：工作流編輯、工作流高級設置、工作流關聯表設置、工作流權限設置。

5、報表管理工具：報表編輯、報表模版設置。

四、軟件性能要求

（一）完善的安全機制

（二）支持移動辦公

（三）個性化的設計方法，界面友好

（四）易用性

（五）應用的靈活性和適應性，系統伸縮性好，可擴充性好

（六）完善的工作追蹤功能

五、系統實施要求

（一）實施快、實施周期短

（二）維護工作量少

（三）培訓簡單、易上手

（四）切合醫院實際，從醫院實際應用角度出發，實現本土化

（五）多重安全機制，保證數據安全可靠

（六）系統構架合理，從全院、部門、個人三個方面進行設計

（七）系統配置靈活、流程自定義能適應多種不同需要

（八）通用化的數據轉換平臺，保證系統的兼容性

（九）系統擴展性強，給予用戶全套解決方案

六、系統選型：（待定）

七、項目實施建議:

（一）實施責任部門：院辦、信息中心、物流中心。

（二）實施步驟：

1、招標選型：由物流中心發布招標公告，招標選定OA軟件。

2、制訂的項目實施計劃：項目啟動、系統定義、數據準備、系統搭建、系統培訓、運行維護。

3、確定項目實施范圍和目標:實施范圍：醫院院內各部門；實施目標：搭建OA機構組織架構、人力資源架構和各種日常辦公應用流程，實現醫院內部日常辦公流程優化，完成OA基礎數據的規劃設置。

4、需求調研：了解醫院內目前信息化狀況，和相關部門對辦公系統的總體需求，同時對辦公業務流程進行分析和整理，確定工作流實施方案、機構、人力資源搭配實施方案。

5、系統安裝調試：第一步OA試用和測試系統安裝調試；第二步正式系統安裝調試

6、系統各模塊的實施：OA項目實施人員與醫院信息中心人員一道，通過對醫院組織結構和業務流程的分析，對各個模塊進行統一設置與架構的搭建。

7、人員培訓及資料交付：OA實施成人員對辦公流程的使用、系統的設置以及模塊的連接等進行了全員培訓，并提供系統維護手冊、系統使用手冊、系統環境配置等資料。

七、省內外醫院使用情況

省內：安醫大一附院、省立新安醫院等；省外：中日友好醫院、南京鼓樓醫院（用戶致遠軟件）、上海六院、青島市立醫院、江蘇省人民醫院、廣東省中醫院、中山大學第一附屬醫院(紅帆OA系統)；東方肝膽醫院、蘇州大學附屬第一醫院（LOTUS NOTES OA系統）；解放軍148醫院、大連友誼醫院（齊網OA系統）；解放軍301、251、西南醫院、三亞人民醫院、武警總院、南京軍區總院（啟之源OA系統）；復旦大學附屬腫瘤醫院、、北京大學口腔醫院（萬戶網絡）。

八、系統實施后達到的效果預測

（一）營造醫院電子化協同辦公氛圍，建立強大的信息共享平臺 OA系統是以通訊和協同操作、協調運行為技術基礎，在這種機制下，日常行政事務，如會議管理、日程、通知、查詢、統計等功能都在網絡環境下實現，收發文也從傳統的方式向工作流自動化方式進行，OA系統更多地承擔了信息通道的責任，它是各個部門信息溝通和共享的渠道。每個員工可以在此根據自己的權限，了解和自己相關的工作，如上級交代的任務、自己需要完成的事情、需要和別人合作的工作、或需交給別人完成的事情等。員工同時可以在此就工作中所遇到的問題，查詢專家庫或在網上進行提問，尋求幫助，最大化地利用醫院資源，提高醫院核心競爭力，在醫院中建立團隊意識，發揮團隊精神。

醫院實施OA系統后，能夠將各部門的有用信息進行統一、集中管理，醫院決策層和部門所需要的資料都可以利用這個這個平臺上查詢到，真正做到信息的有效共享，實現在醫院任何地點可以查詢到自己想要的信息。

（二）綜合調配醫院現有信息資源，實現文檔一體化管理 OA系統把文檔處理和文檔歸檔自動地聯系在一起，無須人工進行復雜的文檔歸檔過程，處理過的文檔如需要歸檔，可以自動進行歸檔過程。OA系統提供了強大的文件檢索功能，任何人只要分配了權限，便可以在網上方便地進行數據庫檢索，獲取自己所需的資料。

堆積如山的機要文件、業務合同及技術資料變成了電子文件，并結合紙介質的文檔構建電子檔案庫，提供對文檔和案卷的查詢和借閱等操作的統一管理。同時節省醫院辦公運營成本。

（三）規范工作方法及公文處理流程

OA系統以工作流為辦公機制，每種辦公事項都有相應的工作流程，同時各種文檔進行規范化登記和處理，這種基于工作流約束的機制，帶來了規范化、制度化的管理理念，可以最大化地減少工作中人

為的錯誤，無形而有效的提高企業中管理水平。OA系統之所以被許多醫院推崇同時被一些醫院棄用，正是它給醫院所帶來的管理理念的更新，然而這種更新并不是以一種非常激烈的方式進行的，它通過規范化的工作方法帶來規范化的管理。OA系統這種基于工作流的約束機制并不是一成不變的，它可以根據具體需要靈活地進行配置調整。

實行OA系統后，能夠規范上下級單位的發文、收文審批程序，提高處理效率（醫院集團建成后作用更大）；同時協助領導在審批公文時查看其他領導的審批意見，公文還可以自動歸檔。

（四）提高工作效率，降低成本

行政辦公從手工到網絡、從文檔的人工處理到工作流的自動化，最明顯的效果是提高了工作效率，節約辦公成本，最大化的利用醫院資源。系統針對個人和部門及全院都設計了不同的方便而快捷的信息傳遞機制。能讓員工以最快速度知道自己要干什么，需要什么樣的資料及這些資料在何處尋找，從而提高工作效率。

在審批流程上，實行OA系統后，院內各科室部門可在辦公信息管理平臺提交申請，申請流程自動流轉到醫院領導審批，提高醫院領導的決策速度和各個事項的審批時效，減少各科室拿文件到院辦審批勞力、基層人員再也不用拿著各種文件、等在機關各部門跑來跑去，等候審批、簽字（章）這些都可在網絡上進行，遠程辦公成為現實，能夠極大地提高審批效能。

（五）提高醫院的核心競爭力和凝聚力

院領導與工作人員的溝通更加密切，部門間的協調更加方便，工作流、信息流更加暢通。為充分發揮廣大員工的智慧和積極性提供了廣闊的平臺。院領導憑借先進的網絡系統，以及時的信息和準確的數據為依據，能夠迅速做出科學、正確、的決策，醫院的核心競爭力和凝聚力必將得到極大提高。

第二篇：安徽省立醫院美容醫師培訓方案

安徽省立醫院美容外科主診醫師培

訓方案

2014年11月安徽省衛計委正式批準我院作為安徽省美容外科主診醫師培訓基地。我科整形美容外科是成立于1970年的全省大型醫院中最早形成專科的，具有醫療、教學、科研雄厚實力。

按照衛生部文件精神，醫療美容主診醫師實行準入制，在具備執業醫師資格的基礎上，經過嚴格的培訓、臨床實踐、考核，方能成為美容外科專科主診醫師。加強培訓基地的學科建設，制定周密，可行的培訓方案，具有重要的意義。

1、制定嚴格的培訓制度

在美容外科臨床工作3年以上且取得執業醫師資格者經申請批準后方可進入基地學習、培訓。

我科擁有整形美容外科正高職任二人，副高職稱五人，上述七人均有豐富的臨床經驗高超的手術技能，承擔臨床帶教導師，實行一對一的導師帶教，責任到人，明確帶教導師責任。

2、加強三基訓練，在美容外科主診醫師培訓中的基礎理論，本技術，技能的培訓，必須從嚴著手，每周一次理論學習，結合多媒體手術視頻教學，了解和掌握美學的基本理論、基礎知識以及專業手術操作技術，尤其是需要使學員掌握扎實的基本操作技能和基本功，熟練掌握切開、止血、分離、縫合操作中的微創技術。

3、分階段進行基本理論的考試及基本技能的考核，目的使安徽省立醫院美容外科主診醫師培訓方案

4、對美容整形外科的疑難病例進行術前討論，使學員了解手術方案的選擇制定以及并發癥的防治措施，各種手術方案的利弊。

第三篇：安徽省立醫院出生證委托書

委托書

委托人：

性別：

聯系電話：

身份證編號：

地址： 被委托人：

性別：

聯系電話：

身份證編號：

地址：

委托事項：本人委托

作為我的合法代理人，全權代表我辦理嬰兒《出生醫學證明》相關事項，被委托人在辦理嬰兒《出生醫學證明》過程中出具的相關證件均得到我允許，且合法有效；被委托人在辦理上述事項過程中所簽署的有關文件，我均予以認可，并承擔相應的法律責任。

委托期限：自簽字之日起上述事項辦完為止。

委托人簽名：

****年**月**日

（注：“委托人”必須為嬰兒母親）

第四篇：OA系統方案書

OA系統

OA系統項目

方

案

書

北京文德榮達科技開發有限公司

2010年10月12日 北京文德榮達科技開發有限公司

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OA系統

目錄

第一章 概述..............................................................................................................................................................3

1.1 簡述OA......................................................................................................................................................3 1.2 協同軟件標準.............................................................................................................................................3 1.3 金和IOA/S帶來的收益............................................................................................................................5

第二章 金和IOA/S產品介紹.................................................................................................................................6

2.1設計理念......................................................................................................................................................6

2.1.1以用戶為中心...................................................................................................................................6 2.1.2以業務協同為主線...........................................................................................................................6 2.1.3融合精確管理的管理理念...............................................................................................................6 2.1.4注重用戶體驗的產品設計.............................................................................................................10 2.2體系架構....................................................................................................................................................10 2.3功能介紹....................................................................................................................................................11

2.3.1 信息顯示區....................................................................................................................................11 2.3.2 公文管理........................................................................................................................................11 2.3.3 公共信息........................................................................................................................................12 2.3.4 在線交流........................................................................................................................................13 2.3.5 個人辦公........................................................................................................................................14 2.3.6 行政辦公........................................................................................................................................18 2.3.7 人力資源........................................................................................................................................21 2.3.8 客戶關系管理................................................................................................................................23 2.3.9 自定義模塊....................................................................................................................................29 2.3.10 工作流程......................................................................................................................................29 2.3.11 未閱信息管理..............................................................................................................................30 2.3.12 系統管理......................................................................................................................................30 2.4應用介紹....................................................................................................................................................30北京文德榮達科技開發有限公司

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OA系統

第一章 概述

1.1 簡述OA 辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。通過網絡，組織機構內部的人員可跨越時間、地點協同工作。通過OA系統所實施的交換式網絡應用，使信息的傳遞 更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實現了辦公的高效率。

過去，計算機所帶來的辦公自動化僅僅是提高了個人工作的效率，幫助文字處理、電子報表，以及進行簡單的人事管理、財務管理等。

而現在所說的辦公自動化，是經歷了文字處理工具、MIS系統、網絡協同系統等各階段，不斷發展和完善起來的協同辦公平臺，是以網絡為依托，在企業內部實現順暢的信息交流。在這種模式下，整個企業成為一個大辦公室，而企業的各業務部門成為企業信息流中的一個環節，不再是一個一個的信息孤島。依靠這種模式，企業的組織結構能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎上 進行協作，便于明確各個部門甚至每個員工的責任，而決策層可以迅速收集、綜合來自各個方面的信息，并以此為依據制定企業的戰略決策，提高企業的執行力和團隊的整體工作效率，增強企業的實力和綜合競爭力。

1.2 協同軟件標準

隨著中國經濟的快速增長及信息化建設的發展，作為企業信息化建設基礎的OA軟件，成為許多企業的首要選擇，希望借助于OA軟件進一步規范管理，提高辦公效率。但是企業如何在市面上眾多的OA產品中，選擇適于自己企業特點和管理特色的軟件，幫助解決企業存在的問題呢？

OA作為企業的基礎管理軟件,存在應用范圍廣、使用人員多且計算機應用水平參差不齊等問題，并且企業發展中的管理變革、業務重組等都對OA及OA供應商提出了較高的要求。用戶在選擇OA的時候不僅僅要求產品功能契合自身需求，性能穩定、成熟，OA供應商具有很強的實力以及專業性，還需要OA從設計、實施、使用上都符合協同軟件行業的標準，這樣才能使用戶在應用軟件過程中得到一定的收益和保障。

協同軟件標準包含三大標準類別： ? 產品理念標準

協同軟件是一個基礎管理軟件，必須融合了先進的管理思想，并且這種管理思想可以廣泛推廣，迅速 普及，推動企業管理的發展和進步。

? 產品功能標準 北京文德榮達科技開發有限公司

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OA系統

協同軟件需要解決企業發展過程中管理和辦公的各種問題，因此OA不僅需要滿足用戶當前的各種需 求，并且要求能夠提供大量的可定制元素來滿足用戶日后增加的個性化需求，適應用戶企業管理的變化。

? 產品應用標準

協同軟件的應用存在應用范圍廣、使用人員多且計算機應用水平參差不齊等問題，因為要求OA供應商 提供全面的用戶培訓和規范的售后服務，促使軟件實施成功。

協同軟件的六易標準：

易推廣

E-Promotion ? 具有先進的管理思想指導設計，能夠貼近各行各業的中小企業實際需求，產品設計注重實用性及通用性，使得管理明晰，更加適合市場經濟下中小企業的內部管理。

? ? 產品已經通過多家客戶的使用，具有成熟、穩定性，減少客戶推廣階段的風險。以用戶為本的使用向導，企業內部無需進行大規模的培訓，便可輕松推廣項目。

易安裝

E-Installation ? 提供先進的智能化安裝模式，非專業人員也能完成安裝操作。

易實施

E-Implementation ? ? 提供方便的權限分配方式，能夠高效的進行權限設置，精確的掌握人員擁有權限情況。提供快速簡易的圖形化流程設置，滿足流程定制多種需求。

易學習

E-Learning ? ? ? 根據不同工作崗位提供系統操作指南，更加針對性的指導使用系統。提供細致詳盡的系統管理員手冊，無需專業人士也可維護功能強大的系統。每個系統頁面具有獨立的幫助，更有針對性的指導使用。

易使用

E-Operation ? 采用友好的辦公界面，符合中國人的辦公習慣，簡單易用。北京文德榮達科技開發有限公司

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OA系統

? 各功能模塊使用向導處處可見，采用靈活的交互方式，簡單易操作。

易維護

E-Maintenance ? 系統提供方便、易操作的數據更新、管理工具，減輕管理員負擔，實現輕松管理維護。

1.3 金和IOA/S帶來的收益

金和IOA/S是從產品設計理念到產品功能、使用、實施都符合協同軟件標準的協同管理平臺。應用了金和協同管理平臺，會給客戶帶來什么樣的收益呢？

? 建立統一工作平臺，提升員工辦公效率

金和IOA/S能幫助企業建立一個統一整合的工作平臺，可以打破時間、空間的限制，讓企業的所有員工可以在世界的任何地方、任何時間都能夠在一個統一的工作平臺完成日常的工作，大大地提高了辦公效率。? 優化工作流程，提升企業反應速度

對企業而言，業務流程始終是創造價值最核心的要素之一，通過工作流作紐帶，能將各個業務部門甚至上下游廠商之間連成一個整體，責權分明，大大提高了工作效率。不僅如此，金和IOA/S工作流系統可以幫助企業對流程進行不斷的優化改造，找出流程中的瓶頸，避免人為因素的干擾，提升公司的競爭力。? 協同能力增強，提升企業執行力

在傳統的管理模式下，團隊協作不好，領導不知道下邊在干什么，成員不知道其他人在做什么。有了金和IOA/S平臺以后，領導可以非常清楚的知道員工的工作情況，可以根據具體情況知道工作，團隊成員之間協作也可以更加緊密，大大提升了企業的執行力。? 科學有效的人力資源管理，提升員工對企業滿意度

金和IOA/S提供了一個科學、靈活的人力資源管理應用系統，企業可根據自身的特點和人事制度進行靈活配置，幫助企業對人員進行全面而有效的管理，提高企業員工的工作能力，改進和提高管理人員的管理能力和成效，從而提高組織整體的工作方法和工作效能，完善人力資源管理機制。北京文德榮達科技開發有限公司

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第二章 金和IOA/S產品介紹

2.1設計理念 2.1.1以用戶為中心

IOAS以用戶為中心，將所有需要處理的事情都推送到用戶的辦公平臺，由傳統的“人找事”模式轉變為“事找人”模式。

2.1.2以業務協同為主線

IOAS以企業內部業務協同為產品主線，包括企業收發文處理、人力資源管理、客戶關系管理等，其清晰的業務流程處理過程能夠滿足中小企業發展階段的管理需求，幫助企業改進內部管理，提升企業核心競爭力。

2.1.3融合精確管理的管理理念

精確管理思想總結中國傳統文化，通過精確分析人尤其是中國人在組織中所有共有的行為缺陷，提出了規避這種行為缺陷的科學方法，同時，精確管理總結了企業基礎管理中的八個問題與八個現象，通過解決這些問題與現象，來提高企業基礎管理的有效性，增強企業實力。

金和軟件在認真研究現代企業基礎管理和互聯網辦公模式的基礎上，并依據多年為客戶實施信息化辦公的經驗，抽象出客戶基礎管理的通用模型，自主研發了一款性價比高的協同辦公產品IOAS，是精確管理思想的實現工具和手段，致力于解決中小企業發展中遇到的管理問題而，能夠幫助中小企業實現工作有序可控，員工快樂工作。

企業管理的八個問題： ? 量化問題

講當前很多企業的管理信息量化不充分，有一些老板不同意這一講法。他們認為他們對自己企業的情況如數家珍，清清楚楚。其實他們對這一講法有兩層誤解。第一層誤解是他所講的如數家珍，是一些他的企業中本來就是以量化形式存在的數據，這當然很清楚。但企業運營中有很多非量化的、模糊的管理信息，北京文德榮達科技開發有限公司

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這些信息如何來量化；第二層誤解是企業中相關職能部門掌握的量化的信息，在我們企業的各個職能部門是不是都能及時獲取。這才是我們指的量化的問題。? 計劃問題

在企業的管理中，還存在一種比較普遍的問題，那就是計劃不夠，或者即使做過計劃但也不是有根有據的。有一句話最能表達這一意思——“船到橋頭自然直”，我們憑借自己的聰明，過去總能隨機應變，所以做規劃、做計劃的習慣沒有養成，這其實是中國文化的一部分，所以大家共同“對付”計劃，并據此創造出“計劃沒有變化快”之說。? 積累問題

許多企業在管理中只是原地踏步，而不是在昨天的基礎上進步，不是在前人的經驗中進步。時間對我們這么重要，就在于她能使我們不斷地積累，這樣我們才能在一段時間以后達到或超越對手，獲得應有的尊重。但是，我們現行的習慣是原地踏步多，在昨天的基礎上進步少，在前人的基礎上進步少。? 有限與無限問題

我們認為：一個人也好，一個單位、一個社會也好，你的資源總是有限的，你工作的意義就是在這樣有限的資源之上創造出更大的價值。有限論對當今社會有很大的指導、提醒的價值。有限論清楚地告訴每一個人、每一個社會團體，資源都是有限的，千萬不要試圖將自己定義到無限中去。但實際生活中我們卻經常自覺與不自覺地將自己定義到無限之中。? 創新問題

很多人認為創新是在空白之處產生的新思想，是砸碎一個舊世界，創造一個新世界，這是對創新的誤解。要是這樣的話，這不是創新，這是搗亂，這是標新立異，對社會的進步沒有什么正面的價值。創新應該是對現有有限資源的改進與改善，是5%的進步，我們應該鼓勵的是這樣的創新。在創新這個問題上，無論是我們企業，還是我們社會，我們都付出過巨大的代價，但是目前并沒有產生大家共同認可的創新概念，社會還在時時為之付出更大的代價。

還創新以本來的面目，創新原本就應該是改善與改進，是5%的變化，積小變以求大變。對社會是以最小的資源換來最大的效益，這才是我們企業特別應該追求的。? 過程與結果問題

我們認為，過程決定結果，結果應是過程的必然反映。通過對企業管理的研究發現，企業的發展就是企業在總結與歸納自己的獨有過程，這是企業價值最大的方面。企業也只有有了自己獨有的過程，才能更健康地運行在社會之中。我們要的是我們的員工在我們現有過程基礎上的實踐與研究，去創新與改進我們的過程。“過程論”否定了我們急功近利式的企業行為，鼓勵我們大家踏實地專注每一項基本的工作，持之北京文德榮達科技開發有限公司

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以恒，在不斷地總結、積累以前經驗的基礎上，成為我們專有的過程。我們只有不斷地創造并遵循自己專有的過程，在未來的競爭中才能保持競爭力，并由此來影響社會的發展。? 控制問題

我們認為，企業應使自己的所有行為盡可能處于“閉環狀態”運行，使我們能隨時隨地地掌控運行狀態。我們現行的企業行為中，多數運行狀態為開環的，是不受控的。因此，在當前快速發展的社會過程之中，我們必須要解決企業管理中的開環問題，讓我們更多地做到事前指導，避免問題的發生。? 遞減問題

人們更多的是在談論如何提高執行力，怎么樣解決執行力，但沒有反問，為什么有執行力問題，是什么原因導致執行力出問題的，難道說我們現代企業中的中、下層工作人員天生就干不好工作，天生就不愿意好好干工作嗎？我的研究是否定的。企業中的員工總體來說是向上的，是積極的，是愿意傾其所能將工作做好的。問題的根本在于遞減的問題，在于基層不能夠全面，有效地了解企業的戰略意圖，不能清楚為什么干，也不清楚如何干。

企業管理的八種現象： ? 被動現象

管理中的被動現象表現在，人的地位越高，權限越大，越是被動。在初創企業的時候，我們還能做到非常主動，所有的管理信息都能真實的得到。但公司辦大后，要獲得企業運行中的實際數據就變得越來越困難，越來越被動，受制的因素越來越多，想了解某地公司某人的一件工作變得十分困難，而不是像想象那樣，了解公司內部信息因為權利增大而變得更容易。正因為這一現象的普遍性及解決的困難性，所以我們分析下來，這一現象是目前管理問題中首要現象，要能做到我們位子越高，掌握的信息越全面與主動，我們的工作主要精力是花費在核實、分析、研究信息，做出新的決策上來，這樣就能實現主動管理了。? 黑箱現象

黑箱現象是被動現象的產物，我們的各級領導因為被動現象的存在，對管轄范圍內的事件運行過程掌握得不夠、不充分，就使得過程對領導而言是屏蔽的，領導多數情況下只知結果而不了解過程，由于存在黑箱，就屏蔽了領導的視線，人的自我與懶惰的本能又在這里促進了黑箱的形成，人為的為過程設置更多的屏障，使得一個簡單的過程變的十分復雜。久而久之，由于領導對過程的不了解，還形成了目前這種認為過程本該就是如此復雜的結論，使得我們的管理效率十分低下，而且過程之中因黑箱的存在，各種不利因素還得到生長，腐敗由此產生。? 隨意現象

隨意現象表現在我們各層的管理人員身上，因為我們沒有周密的計劃，也因為聰明，我們會在問題來北京文德榮達科技開發有限公司

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到時隨意的行使我們的權力，造成混亂與浪費。君不見很多單位經常是同一件工作，因為領導的隨意布置而有幾個人在做，還存在著幾個人爭奪同一資源而出現矛盾的普遍情況。要結束隨意現象，難度在于要改變我們多數人的工作習慣，輔助他的手段要可操作并實用，這才能消除這一現象，提高我們的工作效率。? 十二月現象

我們管理中十二月現象普遍存在的原因，是由于我們管理輔助手段的落后，有限論在這里產生了作用。十二月現象講，我們有些員工平時工作業績平平，特別是非量化的工作崗位，往往到年終工作突擊表現一下，領導在年終考評時，因其精力有限，他只能記住眼前的工作情況，這樣對這類員工還是關懷有加，不斷表揚。這一現象不僅普遍存在，而且危害性很大，他使得我們單位中出現大家模仿的情況，最終使得我們的工作效率平時很難提高，還無有效的手段進行調節，要解決這一現象就要求我們必須改變管理手段、改進考核方式、縮短考核周期。? 振臂一呼現象

由于我們缺乏有效的管理手段，對各層的工作實際完成情況缺乏監督，導致振臂一呼現象非常普遍。振臂一呼現象是指領導總是喜歡、表揚與提拔那些呼應領導的號召，口頭堅決支持、保證完成領導任務的人。由于領導無法以有效的手段來確認這些呼應者以前所呼應的工作完成的情況，還會在不同的場合表揚這些人，久而久之就形成了這一管理現象。很多人不是在工作上下功夫，不是及時提出不同的意見，而是在呼應上做文章，長期下來，整個管理層是你應付我，我應付他，少了踏實，多了浮夸，工作做的是表面文章，效率低下。? 人性中的高估現象

我們的人性中存在著一種本能的對自己高估的現象，有一種案例可以很好的說明這一點，我們十個人坐下來吃飯，喝酒時大家總是互相歉讓，都不愿多喝；喝完后，你如果發張紙條，讓每人將自己喝的酒寫出來，你會發現，最后統計出來，這個數字要遠遠大于實際喝掉酒的數量。由于這種現象是人本能的反映，這對我們企業管理帶來極大的挑戰，人人都會認為自己做得多，得到的少，人人都會認為企業分配不公、不合理，員工的工作積極性受到挫傷。? 天高皇帝遠現象

隨著企業的發展，跨地區設置分支機構，項目點分布在全國各地的情況已經十分普遍，目前缺少行之有效的對分支機構的管理手段，這就形成了天高皇帝遠的現象，往往這些誰也管不到的地方問題成堆，到頭來危及整個企業的生命。? 本位主義現象

本位主義是人類的一種心理現象，人類總是以自我為中心的，人類的能力都是在以自我為中心的基礎北京文德榮達科技開發有限公司

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上向外延伸的，人類的所見所聞都以自己為出發點的。

本位主義在一個企業中的表現還有其隱藏性，它不象社會上部門的本位主義，表現出不顧甚至損害國家和社會利益，一眼能識破，在一個企業中它往往以企業利益為幌子，來強調部門的利益。

2.1.4注重用戶體驗的產品設計

金和軟件一直以來以“以人為本，一學即會，一看即懂，一用便精”為用戶體驗的指導方針，強調軟件操作簡單易用，追求軟件操作大眾化，確保普通消費者無須專業知識即可輕松使用，努力減少用戶使用你的產品的學習時間，甚至無須學習。

IOAS產品正是經過充分的需求調研，以真正的易用性為需要，整合了所有企業辦公的實用功能，功能通用、強大而不失細膩，對功能細節存在的合理性進行分析，每一個功能都有耐人尋味的細節。清新簡約的界面設計風格，淡藍色為主調的界面色彩搭配消除您久坐電腦旁的那份疲勞，錯落有致的窗口布局，不僅給人趣味和新穎感，而且消除了界面信息負載量過大的擁擠感。IOAS的界面風格、操作模式統一，學會使用一個功能的操作就會使用其它功能。

2.2體系架構

系統的開發及運行結構基于后臺數據庫的三層架構，即Web服務器、應用服務器和數據庫服務器。在三層架構基礎上，采用MVC（Model-View-Controller）加上服務容器的體系架構，支持各層之間的松耦合，從而做到服務到業務流程可配置和可重構。

金和IOAS系統以開放性、標準化為準則，采用組件式、分層次、服務提供者/使用者間定義接口（Service Provider Interface）、容錯等設計思想，保證整個應用系統的穩定性、可靠性和可擴展性。同時在數據交換格式上支持XML標準，使系統功能最優化，同時將整體系統內部在技術上的相互依賴性減至最低。北京文德榮達科技開發有限公司

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2.3功能介紹 2.3.1 信息顯示區

信息顯示區是新聞、通知、待閱、待辦、溫馨提示、伙伴動態、日程等各類信息的綜合顯示區域，用戶能夠快速查看需要處理的工作信息，以達到提高工作效率的目的。用戶還可隨意拖拽，輕松定制個性化的信息顯示區。

2.3.2 公文管理

公文管理是企業協同辦公的重要組成部分。它是隨著信息化的發展和各分支機構之間互聯互通的需求而誕生的。公文管理通過實現跨機構、部門的電子公文交換，提升公文處理速度，提高工作效率，幫助企業實現收發文處理規范化、制度化、科學化。

收文管理

收文管理能夠滿足辦公過程中的來文登記、擬辦、批示、閱辦、分發、傳閱、歸檔、查詢等所有環節，北京文德榮達科技開發有限公司

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并將已經完成的文件歸入檔案管理模塊。收文管理流程采用自定義，并能對流程進行跟蹤和控制。系統提供Web方式的在線編輯、附件上傳功能，可以與Microsoft Word、WPS等文檔編輯工具進行嵌入整合，可以進行模板紅頭套用、目錄打印、文件打印和稿紙等功能。并采用收文和待辦事宜配合使用的辦法，用戶查看信息顯示區中的待辦事宜即可進行日常收文辦理。

發文管理

發文管理根據預先設置的公文辦理流程，實現公文網上自動流轉來完成發文實際輸過程中的擬稿、流轉、審批、簽發、辦理、歸檔、印發等環節，已完成的文件可歸入檔案管理中。流程采用自定義的方式，可滿足企業中單一審批、多人并行審批、多人順序審批、多人審批一人認可即生效、主辦/協辦等多種公文流程需求，并能對流程進行跟蹤和催辦跳轉，提高公文流轉辦理的工作效率。

請示管理

請示管理通過自定義的業務流程，實現企業內部人事、請假、費用請示等等內部事項的請示，提供流程監控、跟蹤、催辦和查詢，并支持審批過程尋呼和短信通知。

公文檔案

公文檔案提供公文歸檔、檔案管理的功能，公文文件在審批處理結束后可歸檔到指定檔案室，檔案管理員可對已歸檔文件再進行統一管理，其他用戶可以對檔案進行檢索、借閱，降低檔案管理人員的工作強度，使枯燥的檔案管理變得輕松高效。

2.3.3 公共信息

提供新聞、通知、期刊、知識和規章制度的發布和管理，使企業的信息、知識能夠快速傳播和轉移，并能夠對公共信息進行有效的控制和管理。

新聞管理

新聞管理對企業新聞的發布、查詢、設置進行管理，可以發布新聞、快訊，并且支持新聞審批后發布且可指定接收人員，達到新聞的精確發布和有效管理。北京文德榮達科技開發有限公司

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通知管理

通知管理對企業各種通知的發布、查詢、設置進行管理，支持通知審批后發布且可指定接收人員，同時發布人可查看接收人是否查看通知，實現通知的精確發布和有效管理。

電子期刊

電子期刊是對企業期刊的發布、查詢、設置進行管理，支持審批后發布且可指定接收人員。

規章制度

規章制度對企業規章制度的發布、查詢、設置進行管理，支持規章制度審批后發布且可指定接收人員。

知識共享

知識共享為企業提供信息與知識共享、發布的平臺，將企業中的各種信息積聚在一起，達到知識的共享，并推送至企業的所有員工實現知識的利用、創新，周而復始，使知識成為企業創造價值、不斷發展的源泉。

2.3.4 在線交流

網絡尋呼

網絡尋呼是IOA/S為用戶提供的一種非常方便的內部溝通工具。它結合了QQ、MSN、郵件、短信等優點，同時克服了電話不可重現、即時通訊工具不可管理及短信輸入困難等缺點，不僅為企業節省大量的費用，而且使企業溝通管理更加方便快捷。

? 網絡尋呼是一個開放的溝通體系，在任何地方都能將任何選中的文本發送尋呼，達到信息及時共享交流的目的。? 可以查看人員是否在線，進行在線實時交流，還可以將信息發送至離線人員手機中，對方可以直接用手機回復短信至系統中，實現離線交流、信息及時傳遞的目的。? 同時克服了電話溝通中信息的不可追溯性，可讓領導隨時查看到信息傳遞的過程，解決了管理中因信息不統一而遇到的扯皮現象同時，領導也可及時發現下屬工作中的問題，以便給下屬相應的指導或幫助。北京文德榮達科技開發有限公司

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網上調查

企業中經常需要進行各種問題的投票調查，通過調查結果數據幫助企業領導了解企業內部信息。IOA/S即提供了這種方式滿足了企業的需要，并可以通過調查問卷的結果自動統計并以圖表直觀地顯示統計結果，為企業領導分析數據提供幫助。

個人建議

企業的員工可以通過個人建議匿名或署名提出自己對企業的建議，幫助企業領導收集員工的建議持續改善管理。

內部論壇

內部論壇為企業提供一個自由交流、溝通、討論的空間，可以根據需要設立專門區域進行討論發言，進行咨詢、解答和收集意見等。

網絡會議

通過網絡發起會議，包括會議議題、會議參與人員、時間，并通過網絡尋呼發送到相關人員工作桌面，同時還可以與手機短信進行綁定。同時可以對歷史會議記錄進行查詢。

2.3.5 個人辦公

我的便簽

在日常工作中我們經常會有臨時的事情需要記錄，通常都是隨手記錄在本子或是紙上。這樣就會造成記錄沒有時間、記錄丟失，或者記錄不能整理查詢等問題。我的便簽就是為解決這些問題的而設計的，不僅能夠避免信息的流失，而且也為實現無紙辦公提供了解決辦法，節約了大量的能源。

工作日記

工作日記為企業員工提供記錄工作結果和工作心得的一種方式，方便企業員工記錄當天的工作情況和心得，以及工作中出現的問題和明日提示等，以便日后查找歷史工作記錄，達到了沉淀工作經驗，為自己北京文德榮達科技開發有限公司

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和企業不斷的積累知識的目的。

日程安排

日程安排可以協助企業員工根據自己的工作時間將工作進行條理的安排，并且對重要的事宜預先設置提醒時間，即可通過系統消息提醒，也可以通過短信進行提醒，使工作變得井井有條，而不是雜亂無章，讓員工都能夠“快樂工作”。

計劃總結

企業內部根據企業戰略制定一個明確的企業目標，并層層布置，通過計劃總結按年、季、月逐步分解成企業計劃、分支機構或部門計劃、個人計劃，再通過計劃的執行完成企業整體目標的實現。企業員工還能根據每段周期的工作情況的總結，分析計劃與實際工作的差距，找出影響計劃實現的因素，從而制定下北京文德榮達科技開發有限公司

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OA系統一段周期的工作計劃，使之更貼近自己的工作實際情況。這樣將個人計劃總結與企業目標計劃控制結合在一起，大大地增加企業的執行力和競爭力。

我的任務

企業內領導經常需要給員工布置任務，但實際工作中有很多任務布置后就沒有下文，無法追蹤、監控，使得企業執行力減弱，整體工作效率降低。我的任務即可解決此問題，杜絕這種現象的發生。通過我的任務能夠讓日常工作中的任務安排有跡可循、善始善終，對任務的布置、執行、匯報、檢查進行全過程的管理，而且領導也可以了解到任務的執行進度和情況，并可隨時對員工進行指導和批示，幫助任務的完滿完成。

工作委托

企業領導業務比較繁忙或者經常需要出差，在不方便上網或者沒有時間處理工作的時候，可以通過工作委托將一些審批工作在設置的時間段內委托給其他人員來協助處理，不用影響企業內部正常的工作流轉。北京文德榮達科技開發有限公司

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網絡硬盤

企業員工可以通過網絡硬盤上傳、下載文件，并靈活設置不同文件夾的權限共享給企業其他的員工，不僅方便企業內部的信息共享，也方便員工無論何時何地都有一個可移動的網絡硬盤。

個人信息

供企業員工修改自己的電話、電子信箱、密碼、個人格言和個性簽名。

我的短語

用戶可通過我的短語建立個人短語庫，方便在系統應用中通過快捷鍵調用短語庫中的內容，不用多次北京文德榮達科技開發有限公司

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重復輸入，提高個人工作效率。

通訊錄

信息時代的來臨，不僅要求我們高效的工作，更要求我們迅速有效的溝通，傳統的通訊錄模式已經遠遠不能滿足現代化多元的溝通方式。通訊錄不僅能夠保存聯系人的信息，還能記錄用戶與聯系人的聯系信息及時間等，其分類管理以及搜索功能能夠快速方便的對通訊錄進行管理和查找。同時通訊錄與網絡尋呼、短信平臺實現緊密的結合，方便用戶對各類聯系信息的管理。

每日提示

為了方便用戶對系統的熟練掌握，每日提示提供了系統功能及快捷菜單等的詳細介紹，用戶每次進入系統時即可查看提示信息幫助學習使用。

2.3.6 行政辦公

車輛管理

對企業的車輛及用車的全程進行跟蹤管理，實現車輛預定，防止車輛申請的沖突，方便對企業車輛及私車公用進行管理。北京文德榮達科技開發有限公司

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用品管理

通過對企業的各種用品進行登記、歸屬、使用及倉庫進行管理，使用品的管理落到實處。具有用品領用審批功能，解決審批流程問題，加快辦公效率。

會議管理

對企業的會議室、投影儀等會議相關資源進行有效地管理，解決資源使用沖突和參會人員時間沖突，減少人力、物力的浪費。會議通知以系統提醒、尋呼、短信等多種形式通知與會人員，并對參會人員對通知信息的查看、反饋進行跟蹤。北京文德榮達科技開發有限公司

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圖書管理

企業中的各種圖書繁多，但缺乏專業人員對圖書進行分門別類的管理，導致圖書查找不便、歸屬不明、容易丟失，圖書管理即可解決這樣的問題。通過從圖書登記入庫開始提供圖書信息的查閱、借閱、歸還等功能，使圖書從使用到管理都非常的靈活方便，既切實保證公司資產不流失損毀，又大大提高了圖書的使用效率，物盡其用。豐富了公司的企業文化，使員工有更強烈的學習和上進心態。北京文德榮達科技開發有限公司

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資產管理

資產是公司重要的組成部分，對其進行有效的管理是非常重要的。資產管理模塊通過對資產整個生命周期實行全程的控管，改變了傳統的資產管理中的很多弊端，如歸屬模糊、異地管理難、記錄統計難、不便實時管理等等，使用戶輕輕松松地管理資產。

2.3.7 人力資源

招聘系統

各個用人部門在網上提交用人申請，人事部門可以查看、統計所有部門的用人申請，并制定招聘計劃。可以建立企業的內部人才庫，人事部門根據招聘計劃，安排人才庫中的應聘人員來面試。面試的信息可以自動通知公司的各個崗位的負責人，系統可保留面試記錄。對面試合格者可提交錄用申請。用人申請和錄用申請的模板都可以自定義，用人申請和錄用申請都可以自定義審批流程。

合同系統

在“合同系統”中可管理所有員工的勞動合同和其他各種類型的合同，可對合同進行新簽、變更、續簽、解除、終止操作，并可以批量簽署合同。可對當前的合同和公司的歷史合同進行管理，并可自定義查詢條件來進行簡單和復雜的查詢，從而生成各種合同臺帳。每一種合同類型下都可自定義多個合同模板。同時，系統提供了合同報警功能，可設置在合同結束前多長時間報警。對于快到期的合同，系統將自動給有合同管理權限的人和當事人發送尋呼，進行提醒，這樣就避免了合同管理中出現遺漏。

人事管理

在“人事管理”中，可以記錄員工從進入公司到離職的整個過程。可以在線提交轉正申請、離職申請、調動申請，并可以自定義轉正、離職、調動的審批流程和模板。可對在職員工和離職員工的檔案進行查看、管理，人事部門還可授權公司的員工在指定期限內修改自己的檔案，從而降低人事部門的工作量。提供檔案的簡單統計、二維統計、復雜統計，這三種方式可以通過選擇不同的變量，不同的算法，對所有員工的檔案等進行匯總，形成報表，使企業的人力資源分析更加簡單、可操作。還提供員工花名冊、人員變動匯總表等報表功能，可直接進行打印，或導出為EXCEL文件。北京文德榮達科技開發有限公司

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考勤系統

員工可以通過網絡進行上班簽到、下班簽退、外出登記、休假申請、出差申請、替班、倒休、加班，實現全員的網上考勤，并支持考勤不正常的原因說明（如遲到、未簽退等）。外出申請、休假申請、出差申請的流程都可以自定義。在休假或出差時，還可以把自己負責的工作流程托付給其他人代自己辦理，可查看外出或出差的人員及其去向。可靈活地設置班次（包括當天班次和跨天班次）、上班規律、節假日，并可針對各個部門或人員來排班。系統會自動判斷用戶是正常上下班，還是遲到、早退或曠工。可以設置替班、倒休、加班，并自動通過網絡尋呼通知當事人。每個員工都可以清楚地看到自己的考勤信息，領導可以查看下屬員工的考勤記錄，并能進行統計和分析。考勤的記錄可與工資系統直接掛接，方便核算工資。系統將在各個節日、員工生日對相應的員工發送祝福，建立人性化工作環境。系統還提供考勤機的數據的導入功能。

績效系統

系統默認有周考評、月考評、季考評、年考評四種考評類型，可以根據需要建立新的考評類型。可根據公司的績效考核指標，設置需要考評的各個要素及各個要素的等級和分數。針對不同的崗位，可靈活地自定義各種考評類型下的考評模板。可靈活設置不同層級的考評，可設置每一級考評的考評人、權重、通過比例等。這樣，在員工自我考評完成后，還可以由不同的領導進行多級考評，從而實現360度的績效考核。在進行考評的同時，還可以看到系統中隨時記錄的員工的工作表現，作為考評員工的參考。

報銷系統

通過“報銷系統”，員工在網上填寫各種報銷單，便可以進行差旅報銷和其他類型的費用的報銷。報銷的審批流程可以由用戶自定義，差旅報銷還可以跟用戶的出差申請相關聯。差旅報銷的模板可以用用戶自定義，可自由地設置報銷的各個字段和報銷公式。相關領導可以看到需要自己審批的每筆報銷賬目的詳細信息，包括報銷對象、報銷部門、金額、單據、經手人、各步審批人的辦理情況等。可對報銷費用進行查詢統計，并可生成統計報表，詳細顯示各個部門的費用信息，報表可以直接打印。

培訓系統

可以公布整個公司的培訓資料和培訓課程，員工可以參加各種培訓，進行在線學習。可以根據題庫，自動或手動生成試卷，員工可在網上進行考試。系統可以自動判卷，并可對考試成績進行查詢統計，可生北京文德榮達科技開發有限公司

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成統計報表并可直接打印。

工資系統

支持的分帳套管理工資，可以設置工資的項目、個人所得稅、計算公式、工資的項目列表，還可以自定義公子報表。

HRM用戶授權

可設置OA系統中，哪些用戶有權限使用人力資源系統。

2.3.8 客戶關系管理

個人設置

每個用戶可以設置自己常用的行業、地區，以供建立新客戶時選擇。還可以設置給客戶發送電子郵件的默認地址，設置好電子郵件的地址后，就可以直接在系統中給客戶群發郵件了。

銷售文檔

可以對公司的文檔進行分類發布，可以插入表格、圖片、附件等。可以設置文檔的發布范圍，每個員工只能看到自己權限范圍內的文檔。還可以輸入文檔的適用范圍，讓員工在了解文檔適合在什么情況下使用。員工可以按文檔結構樹查閱自己范圍內的文檔，還可以對文檔進行關鍵字查詢。北京文德榮達科技開發有限公司

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客戶銷售

? 我的客戶

可以錄入客戶的所有信息，包括客戶名稱、聯系方式、客戶來源、級別、行業、區域、業務關系、信用等級、信用額度、銀行賬號等。還可以對每個客戶的聯系人進行管理，以樹狀形式看到聯系人的關系樹。可以為每個客戶建立任務，包括銷售跟蹤任務、服務任務、回訪任務。用戶可以清楚地看到自己的客戶的狀態（是否有任務）、最后一次的聯系時間和聯系內容。可以把自己管理的客戶共享給其他同事，也可以把自己負責的任務共享或轉交給其他同事，同事就可以看到這個客戶的相關信息。北京文德榮達科技開發有限公司

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? 銷售跟蹤

在給客戶建立好銷售跟蹤任務后，銷售人員可以記錄每次跟客戶的聯系情況及對下一階段的工作安排，包括聯系時間、聯系人、處理方式、使用的資料、進度等，還可以添加附件。還可以把任務共享或轉交給其他人。在銷售跟蹤的過程中，可以查看這個客戶的所有的信息供自己參考，如工作任務、工作安排、聯系人、銷售單記錄、報價記錄、競爭對手信息等。北京文德榮達科技開發有限公司

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? 銷售報價

可以自定義報價的模板。在進行報價時，可以選擇相應的客戶、聯系人、產品、模板、日期等，并且可以查詢對客戶的所有報價記錄。

? 銷售開單

可以直接進行銷售開單，記錄購貨單位、收貨人、貨物名稱、發票號碼、發貨方式、價格、付款方式、發貨人等信息。銷售開單后，銷售單自動轉至財務部門，財務人員可以進行收款。

? 銷售查詢

銷售人員可以查詢自己的某段時間內的銷售情況，包括銷售金額、已付金額、應收金額等。? 銷售計劃

員工在工作中可以隨時看到自己的銷售額跟計劃額之間的差距，可以通過銷售額和計劃額之間的分析對比，及時發現銷售過程中的問題并進行相應調整。

? 銷售分析

銷售人員可以看到自己每一天的工作情況：處理的工作任務、新開拓的客戶、跟老客戶的聯系記錄、對未來工作的安排、開單和報價記錄等，可以分析出自己的工作有那些進步和不足。而且，還可以看到領導對自己工作的批示和指導。北京文德榮達科技開發有限公司

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? 郵件互動

通過電子郵件群發功能，可以按地域、行業、級別等建立不同的客戶分類，向各個分類的客戶，定時或周期性地群發電子郵件。

? 短信互動

客戶關系管理系統支持手機短信功能，可按照客戶生日、節假日、周期性發送等方式向客戶發送短信。

客戶服務

客服人員可以清楚地看到客戶的狀態（有客戶服務任務）、跟客戶的最后一次聯系記錄和聯系內容。客服人員可以建立客戶服務任務，可以記錄服務過程中跟客戶的每次聯系記錄，并可進行下一階段的工作安排。可以把服務任務共享或轉交給其他人。還可以對不同的服務方式及服務結果進行統計分析。

客戶回訪

客服人員可以看到有回訪任務的客戶、跟客戶的最后一次回訪記錄和回訪內容。客服人員可以建立回訪任務，可以記錄回訪過程中跟客戶的每次聯系記錄，并可進行下一階段的工作安排。可以對不同的回訪方式及結果進行統計分析。

經理工作

? 客戶管理

公司里主管銷售工作的領導可以對下屬銷售人員的所有客戶進行管理，可以看到客戶的所有信息，包括工作任務、聯系記錄、報價記錄、銷售單記錄等。可以更改客戶的管理人員，或把客戶共享給其他員工。

? 銷售監督

領導可以實時了解下屬每個員工對客戶跟蹤的情況，包括正在進行的銷售跟蹤任務、每個任務的聯系記錄、任務的進度情況、任務的執行情況等。領導可以把某個員工負責的銷售跟蹤任務轉交或共享給其他員工。

? 員工監督

領導可以對員工的工作行為進行監督，可以方便地了解每個銷售人員每天的工作情況：每個銷售員今天開拓了幾個新客戶？跟蹤了幾個準客戶？與哪些老客戶進行了聯系？有哪些開單和報價記錄？對第二天的工作做了哪些安排？等等。還可以對員工的工作進行指導和批示，批示信息會通過“網絡尋呼”實時通北京文德榮達科技開發有限公司

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OA系統

知相應的員工。

? 報價管理

領導可以看到銷售人員對客戶的報價單，還可以對報價按部門、報價人、客戶、產品等條件進行查詢。? 銷售單管理

領導可以看到所有下屬的銷售單，隨時了解各個銷售單的已付款、應收款、付款安排等，還可以統計公司某段時間的銷售金額、已付金額、應收金額。

? 競爭對手

對競爭對手的信息進行管理，包括產品、價格、銷售負責人等，供銷售人員在銷售過程中參考。? 計劃管理

領導可以方便地為公司和各個銷售人員制定銷售計劃，員工在工作中可以隨時看到自己的銷售額跟計劃額之間的差距，領導可以通過銷售額和計劃額之間的分析對比，及時發現銷售過程中的問題并進行相應調整。

? 產品管理

可以對公司的產品進行統一的、規范化的管理，供員工在銷售過程中調用，包括產品的名稱、類別、價格、編號等。

財務工作

銷售人員跟客戶簽單后，銷售單自動轉給財務人員。財務人員可以看到每個銷售單的詳細信息，了解每個銷售單的已付、應收金額，可以處理分期的多次付款，還可以錄入銷售成本，可以統計公司某段時間內的應收款的銷售單信息。

資料郵寄

可以設置資料郵寄的信息，如自定義信封模板、設置郵寄名單等，并可直接打印。還可以對各種資料的費用進行查詢統計。

統計分析

提供強大的統計分析功能，通過柱狀圖、餅圖的形式直觀地顯示統計分析的結果，包括業績分析（員工和部門業績分析、歷史業績對比、計劃額和銷售額對比、回款分析）、客戶分析（客戶銷售情況分析、新北京文德榮達科技開發有限公司

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OA系統

增客戶分析、客戶地域分析、客戶行業分析、客戶來源分析）、員工行為分析（工作狀況分析、聯系記錄分析）、產品分析等。

2.3.9 自定義模塊

用戶可以增加個性化的模塊，可以自行設計定義操作界面、數據表名、字段名和數值類型，每個自動生成功能的審批流程、查詢條件、輸出結果（即顯示內容）也可以自定義。可以實現增加模塊中各類信息的匯總統計并自定義顯示報表。

2.3.10 工作流程

提供可視化的自定義的流程設計工具，方便管理員更快捷的定制業務流程，提高企業的工作效率。并且支持對業務流程的催辦，實現系統提醒和短信提醒。北京文德榮達科技開發有限公司

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OA系統

2.3.11 未閱信息管理

實時提醒用戶當前需要處理的工作，如未閱尋呼、提示信息、通知、待辦等，方便用戶合理安排工作時間，提高工作效率。

2.3.12 系統管理

系統管理作為整個系統最為核心的模塊，不僅能夠實現常用的用戶、組織、權限等管理功能，還提供了大量圖形化、可視化的操作界面、菜單、查詢等功能的定制，以及多種模板供管理員根據企業需求進行選擇，滿足系統管理的靈活設置、操作簡單、方便易用的要求，減輕了系統管理員的工作負擔，實現“快樂工作、高效管理”。

2.4應用介紹

OA軟件的應用范圍非常廣泛，并不局限于企業領導層及管理人員，而是面向于企業的所有工作人員，幾乎人人都有可能成為OA的用戶。并且，軟件應用是需要一個過程，不同于一般的“交鑰匙”工程，其應用是否順利的關鍵是最終用戶的培訓和售后服務。

金和軟件通過10000多家客戶的應用、需求反饋，以及10多年軟件實施應用的經驗，研發的IOA/S產品是以真正的易用性為特色，不僅滿足客戶的功能需求，而且更深入的從用戶學習、使用、維護的角度北京文德榮達科技開發有限公司

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OA系統

出發，簡化產品的操作，處處體現人性化的設計理念，使用戶能夠輕松、快速的掌握產品的使用和維護，順利完成軟件上線使用。? 學習

根據不同崗位提供不同的系統操作手冊，并且詳細易懂，用戶能夠快速學習掌握系統的使用。提供全程幫助功能，用戶可以隨時調用Flash演示，直觀的幫助用戶使用系統； 系統的所有操作按鈕均有操作提示，用戶可隨時查看 ? 使用

系統采用人性化的操作界面，并且各種信息分類顯示，一目了然，即使不會使用電腦的人也能夠很

快的上手使用。? 維護

采用傻瓜式安裝模式，自動進行安裝和配置，簡單完成安裝操作。

提供程序自動更新、數據庫自動備份、定期清理系統數據等簡單的系統管理操作，減輕系統管理員 的工作負擔，不用再困惑于系統管理的繁瑣工作中。? 服務

金和軟件提供多種方式、全方位的售后服務，并且還制定了一套完善的顧客調查和用戶投訴管理制度，同時購進了先進的維修工作站，從而保證了客戶能夠及時、快捷的與金和客服聯系、解決問題，并且保證了維修質量，提高了服務水平。

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第五篇：OA系統方案v1.0

OA辦公自動化系統

2018.7

江西**科技有限公司

項目背景

隨著Internet/Intranet和Web技術的日益普及和推廣，使得Internet/Intranet正逐漸成為企業信息化建設的有力工具。憑借Microsoft、UNIX等系統平臺上的開發經驗，成功推出了基于Internet/Intranet平臺的企業級網絡應用系統。辦公自動化應用軟件—Office Assistant 變成一個新的發展方向。該軟件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平臺，針對企事業單位內部的管理流程，設計而成的一套方便、穩定、使用的辦公自動化軟件。其友好的界面、嚴謹的管理結構，充分擔當起了機構中各個管理層的各項工作，不僅是企事業單位員工作中的優秀助手，同時更是幫助有關領導作出英明決策的左右手。它使最復雜、繁瑣的辦公室事務變得自動化、流程化、數字化，大大提高了企業內各部門的工作效率。

OA辦公系統采用純WEB技術，即：在客戶端不必安裝專用代碼，系統功能全部在服務器端集中實現和管理，系統維護升級難度和工作量明顯降低，真正做到客戶端零維護，使系統可用性和易維護性與創痛方式相比有了質的飛躍。

OA辦公系統的特點：

1、加強企業內各種信息資源的共享；

2、加強員工間的信息交互、交流、提交整體工作效率；

3、為管理層提供各種有效數據，方便管理層對企業內部情況的及時了解、提供決策支持；

4、提供各項工作記錄，以備事后查詢。

一、平臺定義

OA辦公自動化系統

二、功能描述

（1）公文處理

公文處理系統主要完成單位和單位內部收發文處理、文件起草和制發、文件傳閱等各類公文處理，滿足日常公文處理要求。

公文處理子系統主要功能特點是：

? 系統提供圖形化的工作流自定義功能：用戶可以根據實際需要制定出所需的流程，而且當實際情況發生變化時可以由管理員隨時進行更改。

? 系統提供流程的實時監控及統計：管理員可以通過管理工具查看公文流轉過程中的狀況。

? 支持所有信息原稿打印：完整地顯示出表格的批示內容，符合中國人的辦公習慣。? 提供外出代理的授權功能：工作人員可以在出差時委托指定的代理人處理其負責的公文。

? 提供公文回收功能：用戶可對誤操作的公文通過回收進行修改，增強系統的容錯、排錯能力。

? 提供公文的并發處理功能：同一公文的不同傳閱人員可同時辦理公文，進一步保證了公文的辦理效率。

? 提供常用詞條功能：用戶對一些常用批示意見進行設置后，便可在辦理公文時自由調用，提高公文處理效率。

? 提供實時提醒功能：個人所有待辦事務、待辦公文的實時提醒。? 支持公文格式自動規范化。? 支持文件查閱記錄查詢。

基于Internet/Intranet模式構建的公文流轉系統實際上是一個信息流轉系統，其日常的辦公工作都以WEB模式提供，對于普通用戶或公文管理員，都可在WEB端通過簡單的鼠標點擊完成日常的辦公工作，在公文處理的WEB端可實現以下功能：

? 發文擬稿

各級用戶可根據實際需要撰寫新公文（如進行收文登記、發文擬稿等），支持文件在線編輯功能，并可將常用Office格式文件、甚至本系統里的公文作為新公文的附件。新公文

撰寫完畢只需點擊發送按鈕便可將新公文發送給文件的下一步處理人。

? 議題申報

各級用戶可根據實際需要提交申報議題。并提交至擁有相應審批權限的角色處進行議題審批。流程整個過程可視化，發起人以及參與審批人員可全程了解審批狀態等信息。

? 請示報告

各級用戶可根據實際需要上報請示報告。并提交至擁有相應審批權限的角色處進行議題審批。

? 公文會簽

各級用戶可根據實際需要提交公文會簽。公文會簽由多個部門同時審核簽訂，給出各部門的會簽意見。

? 審批、簽核

待辦公文是指他人發送給自己辦理的公文，系統提供實時提醒功能，及時有效地告知用戶當前需要辦理的待辦事務。公文處理支持以下操作：

對正文、附件進行修改；

在文件處理表輸入批示意見；

將文件發送給選定人員。

（2）流程審核

流轉系統通過管理工具為模塊管理員提供了自定義公文流轉流程。

支持流程撤回操作，在下一步處理人未做任何操作前可將公文撤回，重新編輯后可再次提交至下一步處理人進行處理。

（3）日常辦公

? 通知公告

管理員可在此模塊發布通知公告等信息，用戶登錄后會有新消息提示。? 請假管理

各部門人員可根據自身工作安排，在本模塊提交請假單，請假人可實時查看審批流程及審批進度。

? 值班安排管理

管理員可根據本單位工作安排，發布值班安排信息。? 放假安排管理

管理員可根據本單位工作安排，及時發布節假日放假安排等信息。? 辦公用品管理

辦公用品由本單位指定責任部門進行采購、入庫、出庫、盤點管理。各部門可根據本部門工作需求，提交辦公用品申購單或者辦公用品申領單。

? 用印申請管理

各部門可根據辦公需求，在此模塊填寫用印申請，申請人可實時查看用印申請審批進度。印章管理員收到印章申請后，蓋章并標記用印申請單。

? 理論學習管理

理論學習管理主要集中管理理論學習文件，各部門可實時查看本理論學習文件。? 任務管理

任務管理模塊主要包括，任務派發、任務填報等功能。? 通訊錄管理

通訊錄管理主要保存本單位所有人員聯系方式。

（4）、系統管理

? 組織機構管理

管理保衛處各部門等信息； ? 人員、權限、角色管理

目前暫定為系統管理員，部門主管，普通用戶，三種角色。? 菜單管理

基本的菜單將由系統管理員初始化完成。? 日志管理

記錄訪問日志、查看日志、下載日志等相關操作記錄。? 接口管理

與學校OA進行統一身份認證對接。