第一篇：采購流程優化

采購流程優化

［摘要］ 隨著信息化的快速發展，互聯網的運用越來越重要，但是許多中小企業的信息化運用很落后。文章從中小企業的采購現狀入手，分析中小企業現有采購流程中存在的問題。根據中小企業采購流程中存在的問題對中小企業的采購進行整合優化，再在整合的基礎上提出整個流程的優化，并提出具體的優化流程及優化步驟，最后提出采購流程優化后實現的效益。

［關鍵詞］ 中小企業;采購整合優化;采購流程優化;采購效率 采購是企業生產運營活動的首要步驟，是企業成本控制的關鍵點，是企業各項生產經營活動的前提。但是，對中小企業的調查研究發現，現在中小企業的經營管理非常落后，對現代化科技手段的運用非常低，采購還停留在人工化采購階段。無論何種采購方式，采購流程都是控制優化采購的關鍵。各中小企業由于信息化的制約，采購的流程大多比較簡單，缺乏現代化的手段。中小企業可以通過采購流程的優化來降低成本，提高效率。近年來，很多學者從不同的角度對信息化影響下的采購活動進行了研究和探索，研究工作和成果有助于我們理解和完善中小企業采購活動的流程，但總體來說，和國外相比，這一領域還較為薄弱。1 中小企業采購現狀

采購是指企業取得一定的產品和服務作為企業資源，以保證企業生產經營活動的重要活動。而采購流程就是企業從尋找出合適的供應商開始到收到貨物付款的一系列的中間活動。從調查研究未來的我國中小企業現有的狀況來看，企業的采購流程呈現出以下幾個特點。

1.1 各個公司之間獨立采購，且單一業務獨立采購

由于中小企業存在著行業、規模和不同地域的差異，同一地區的中小企業或者是采購物資相同的中小型企業之間的采購都是相獨立的，企業之間沒有共同采購、信息共享的意識。且企業內部的采購物資也是各種物資之間獨立采購，沒有不同物資同一家供應商采購的意識。中小企業橫向、縱向之間缺乏戰略合作伙伴之間的聯系，不正當競爭的現象大量存在。由于單個公司的力量較弱，單一業務獨立采購力量更弱，加大了高價采購的風險、供應商的供貨風險以及為了減少貨源短缺而加大庫存造成的風險，同時多次數的采購耗費了大量的人力、物力、財力。

1.2 采購數量少，受市場影響大

受企業規模的限制，中小企業的采購數量不會很大，對供應商來說大多是量少次數多的采購。同時，由于物資少，企業與供應商的討價議價能力較弱，享受到的規模優勢很少。但是從企業自身角度來說，企業由于規模小，資金相對不是特別的充足，對價格的變化較敏感，市場上價格的輕微變化就能引起企業的巨大的反應，導致企業抗風險能力較弱。

1.3 供應商不穩定，缺乏貨源保證機制

由于企業采購規模小，與供應商之間的關系大多是臨時性的關系。遇到緊急情況時，采購人員很有可能需重新尋找供應商，企業供貨得不到保障。同時，在企業不同的發展階段，對物資的需求和采購的要求都會有差異，因而，在企業外部復雜的生產經營大環境影響下，企業與供應商的關系趨向復雜化。現在中小企業大多實行采購批次少、采購量大的采購，以保障供貨，但是這無形中加重了企業的庫存負擔，造成企業資金積壓，給企業造成不應有的損失。

1.4 信息化程度低，采購效率低

中小企業大多是家族式企業，企業規模較小、基礎設施落后、信息化程度較低，電子商務普及程度比較低，更不用說電子采購了。企業基本上靠人工采購，沒有高效的采購信息系統，采購效率得不到提高。傳統的采購流程中不涉及電子采購，流程簡單，但是實施過程時間長，效率過低。

1.5 采購流程簡單，監督機制不健全

從整體上看采購流程簡單，信息化程度較低，所有的步驟基本完全是靠采購人員完成。采購人員是一次完整采購的核心。由于中小企業規模較小，信息化程度不高，采購流程大多是根據銷售人員的申請實施，采購人員再根據申請經采購主管批準去采購物資。采購過程中由采購人員快速的實現產品入庫過程，采購中間時間短，采購人員沒有時間實現市場調查。訂單式采購，采購人員直接按照訂單尋找供應商，采購流程原始、簡單，并且缺乏現代化的監督機制，完全由采購人員自主決定采購的權限較大。因此，在采購過程中對采購人員的監督特別重要。基于信息化的中小企業采購整合優化

基于信息化的電子采購涉及的角色眾多，如中小企業、供應商電子采購平臺等。各個中小企業通過電子采購平臺的采購，有助于實現各個中小企業之間、各個中小企業與原料、輔料、服務供應商之間的信息交流與共享。電子采購平臺的設立為各個中小企業的采購提供一個統一的交互平臺，通過現有采購流程的優化及電子化，采用先進的信息技術，實現基礎信息的共享，采購工作的協同，使采購行為更加規范，工作更加高效，管理更加科學，通過電子采購平臺的采購希望實現的目標包括以下幾點。

2.1 為各個中小企業提供全面及時的采購綜合信息服務 各個中小企業通過平臺可了解到其他中小企業的資源需求信息、供應商的供應信息、外包資源信息等，并提供基本的分類檢索的功能，方便信息査找。中小企業可以通過平臺尋找出可供挑選的供應商、共同的資源需求方。

2.2 整合各個中小企業的力量，強化中小企業的采購影響力 從現有的狀況來看，各個分子公司之間相互的聯系較少，沒有規模采購的優勢。中小企業通過平臺，在平臺中尋找出最合適的供應商，各個中小企業之間也可以通過平臺，尋找出有共同需求的企業，通過平臺整合采購需求，加強中小企業在采購中的影響力。

2.3 加強中小企業與供應商之間的戰略合作伙伴關系 現在供應商與需求商的關系一般都是臨時性的關系，或是長期合作的關系，很少甚至是沒有戰略伙伴關系的形成。企業之間相互競爭的狀況不斷，由于供貨出現的問題導致企業的生產運營情況也是不斷。通過電子采購平臺對供應商評價和監督，挑選出最適合的供應商，建立戰略合作伙伴關系，建立完整的供應鏈機制。

2.4 從整體上控制中小企業的采購成本

對于各個中小企業來說，通過虛擬平臺，中小企業可以與其他同需求的企業合作，發揮采購的規模優勢，加強與供應商的議價能力;各個中小企業通過采購平臺尋找出最為合適的供應商，減少采購和儲存成本;各個中小企業通過虛擬平臺尋找原料、輔料、服務的供應商，減少了中小企業之間獨自尋找供應商的成本;各個中小企業之間可以增加協調度，減少物資緊缺時原材料的采購和運用成本。規范化或者固定化中小企業的采購業務流程，減少不必要的環節。中小企業加強信息化建設，通過平臺的采購可以將中小企業的采購流程規范化，簡化流程，節約資源。

2.5 實現中小企業采購一體化

通過平臺，中小企業可以實現各種原料、輔料、服務供應商的尋找。減少各個中小企業獨自通過不同渠道尋找不同供應商的消耗。中小企業采購優化的效益

通過電子平臺的采購，給中小企業帶來了巨大的效益。3.1 提高了采購的效率、降低了綜合采購成本

采購平臺有助于中小企業采購信息的獲取，減少了尋找供應商的成本;中小企業也可以通過平臺尋找到共同物料的需求商，增強采購力量與供應商進行談判，加強了與供應商的討價議價能力;通過平臺建立類似于供應商的機制，從信息化的程度上保證了企業的一體化;與傳統的紙質采購相比，電子化采購減少了出錯率，避免了紙質的浪費，減少了采購成本;通過交易平臺的監督，避免了中小企業獨立尋找供應商交易的風險。通過平臺，從整體上保證了中小企業尋__找供應商的快速性;增加了企業尋找產品需求商的途徑;減少了采購人員直接采購的復雜性與耗時性;保證采購的及時性;提高了采購的公開性與透明性，規范了采購行為;提高了中小企業的采購效率。

3.2 提高了中小企業的信息化水平

采購平臺使中小企業可以通過虛擬平臺實現相關的業務，如網上下單、網上確認收貨、網上評價等。提高了整個企業的運作效率。企業信息技術的發展，使企業能夠以敏銳的反應滿足市場需求。電子化采購能夠加強企業之間的相互協作、增強市場反應能力、加強企業的核心競爭力。結論

采購是企業一項重要的經濟活動，沒有電子采購也形成不了電子商務。企業應該采用現代化的采購理念，從根本上改善對采購的認識，調整采購流程，提升企業的競爭力，使企業融入到現代化的經濟之中。從以上分析可見，現在中小企業的采購流程完全依靠信息化技術進行優化的空間和條件，只要加強對信息化技術的運用，并對采購進行合理化的管理，必然可以提高采購管理效率。中國中小企業數量很多，大部分都存在采購的問題。在現代化的浪潮中，誰能盡快調整采購形式，提高采購效率，通過采購節省提高整個供應商的效率，節省成本，企業就能在現代化的競爭中脫穎而出，成為競爭的勝利者。

第二篇：采購及應付款管理流程優化案例

采購及應付款管理流程優化案例（1）選題

(2)范圍確定

財務流帳務系統存貨及暫估應付發票登錄及應付款確認付款計劃及付款管理采購材料需求計劃定單接收貨物發票確認業務流財務及管理報告、財務及管理分析

采購及應付款流程－現狀

采購及應付帳款管理流程弊端：

? 采購缺乏統一管理--采購職責(物料,設備)分散于多個部門中,多方管理多方預算,公司對采購量缺乏宏觀調控,進而影響公司整體成本控制；

? 物料采購與材料倉庫管理欠缺專業分工--同時負責定價、發單、接貨、存貨管理，存在舞弊空間,不利于提高專業效率； ? 手工入帳及重復對帳--流程中多次手工入帳及多方對帳導致大量重復人手及工作； ? 缺乏有效的訂單系統--采購使用多種單據,對入庫與采購在批次、類型、數量和時效上缺乏有效控制,對已訂未到的采購及安全存貨量缺乏系統科學的認識；

? 缺乏供應商管理體系--供應商的價格、質量、送貨時限及服務水平并無進行系統評定,不利于選擇最佳供應商及減少成本； ? 應付款給付欠缺科學的現金流量分析及供應商關系考慮--科學的付款排序可以同時均衡現金流量及公司與供應商之間的關系維護。供銷公司供應商原材料倉庫

規劃高層次分析現有流程確認問題流程設計優化流程實施計劃實施持續監控和改進

采購及應付帳款管理流程

現狀?物料采購流程?物料收貨流程?記應付帳款流程?付款流程?采購退貨流程?物料采購流程?物料收貨流程?記應付帳款流程?付款流程?采購退貨流程優化?采購及應付帳款管理流程概覽

采購流程－現狀

生產部門兼具采購功能，分工不合理，容易造成舞弊；1在沒有統一的采購訂單的情況下，各種物料的采購流程都不一樣，無法對采購業務進行集中管理；4生產部原材料燃料財務部生產計劃原材料定額匯總表供銷公司物資供應處?查詢庫存和在途物資資料?采購-油料-橡膠-簾子布2計劃調度處比價采購處不具備進行采購審批所需的技術數據和供應商資料，采購人員不夠專業化；31裝備動力部固定資產設備材料審批生產部23審批中標供應商資料比價采購處中標供應商資料詢價報價報價答復函設備動力處沒有對的采購過程進行系統性記錄，采購業務分散（如，物料、設備和模具由不同部門實施采購），公司無法全盤了解整體采購額度。缺乏集成和系統的供應商檔案和庫存物資資料。設備材料處計劃調度處4模具煤詢價、報價報價答復函供應商動力分廠

采購流程－優化

采購部已審批采購需求單生產部各部門41統一各類采購業務，集中由采購部管理，需求和采購職責分工，防止舞弊；12?制定采購計劃?詢價議價?協議合同?安排送貨時間?評估供應商采購訂單所有的采購都遵循統一的流程、步驟和訂單，并統一由采購部負責采購，集中管理2，利于對采購業務的監督；供應商?原材料、燃料需求?固定資產需求?設備材料需求?模具、煤需求ERP3Diagnostic Question在系統內建立采購訂單文件。與有關部門界面共享，采購員可以隨時對采購進度進行跟蹤；集成系統內儲存有供應商資料及供應商評估報告，便于對供應商的管理；3?采購需求單?采購訂單?采購計劃?供應商數據?采購進度控制報告采購部統一管理各類采購，具有一定的專業水平。4倉庫?收貨發貨

采購及應付帳款管理流程概覽－優化

采購部生產部(計劃調度處)各需求部門?制定采購計劃?詢價議價?和供應商協議合同?安排送貨時間?評估供應商供應商?原材料和燃料需求?固定資產需求?設備材料需求?模具、煤需求等等原材、設備等ERPDiagnostic QuestionLOW EvaluationTo what extent does the company haveNo defineda formal purchasing strategy/missionpurchasing strategy.statement that is known and understoodby both those within and outside thedepartment?Includes upper-levelmanagement recognition,participation andauthorization of thepurchasing strategic plan.To what extent have your company’scorporate objectives been clearly andthoroughly communicated topurchasing management and staffemployees?Purchasing efforts lackfocus and purpose.Communication ofobjectives has been adhoc.No formalmeeting has been heldand/or documentationhas not been provided.Purchasing strategiesand efforts focus on andparallel corporatestrategic objectives.Thedepartment' activitiesimpact favorably oncompany results.Objectives have beendiscussed with alldepartment membersand all members havebeen given copies of themission statement andpurchasing objectives.Objectives may beposted in a commonarea.?采購訂單????應付帳款控制報告現金需求報告庫存日報表供應商績效評估報告倉庫?將發票金額輸入系統，系統自動對進行采購訂單、發票和收料單的三方核對，并記錄入帳：－應付帳款－暫估應付?應付帳人員及財務部經理定期審查應付帳款控制報告及現金需求報告，合理安排付款。財務部

采購及應付帳款管理優化流程: ? 將采購部單獨設置，并擴大采購業務至所有產品和相關設備，流程系統化，人員專業化；

? 采用訂單管理模式。ERP系統內有訂單錄入、查詢和關閉功能，縮短采購時間，便于對采購進行實時管理；

? 集成系統實時更新采購進度控制報告，便于采購部科學安排購貨及按時發出收貨通知，同時制定供應商評估報告；

? 集成系統實時更新應付帳款控制報告，便于財務部根據現金流量建立最優付款日程表，提高對現金流量的控制。

采購及應付帳款管理流程

流程 分 析 的 發 現

1.物資供應處的下屬 部門； 2.生產部門兼具采購功能，模具設計人員兼職做采購；

診斷之問題

1.部門設置不合理,生產與采購的分工不合理,供銷不分,提貨工作由采購部門負責,容易

我們的建議

1.由營運部下屬的采購部集中

管理各項采購業務 2.提貨工作由物流部（倉儲及1.3.提貨工作由供銷公司負責，而不是有獨立的物流（運輸和倉儲）人員負責

出現舞弊;運輸）負責

3.采購工作由專職采購人員負

責

2.采購人員分工非專業化，不

易提高工作效率及工作質量

2.采購業務高度分散，原材料、設備材料、模具、計算機、辦公用品等物料的采購分屬不同部門負責

公司無法全盤了解整體采購

建立采購部，將原材料、設備材

額度,采購流程、單據使用不統料、辦公用品、模具等的采購統一，增加采購成本，增加管理一在采購部執行 難度

3.審批工作由比價管理處與采購部經審批程序缺乏效率，供應不經理理負責，而比價采購處不具備進行采

把過多經理集中在審批上，而非

1.按照采購金額，審批工作有

采購分部經理及采購部經理分級負責

2.集成系統中存儲物料需求情

況及供應商資料，供采購部經理參考 購審批所需的技術數據和供應商資戰略制定和執行上，比價采購處料

把監督作為例行公事

4.無采購訂單，沒有對采購過程進行系統性的記錄與跟蹤

對貨物的到達時間和數量缺乏控制，提高生產和存貨成本

使用采購訂單，建立采購訂單主文件，在集成系統里與有關部門共享，采購員可了解任何時點每筆采購的收貨與付款情況，對采購進度進行追蹤

4.對供應商績效的評估只在每年年底減緩工作效率，不利于加強完善做一次，缺乏集成和系統的供應商管理及供應商檔案

與供應商的關系，不利于控制采購成本和質量

建立供應商主文件，根據過去與

供應商交易的統計數據，定期對供應商進行評估.流程 分 析 的 發 現 診斷之問題 我們的建議

對供應商績效的評估只在每年年底做一 不利于控制采購成本和質量 建立供應商文件，以采購訂單為中心次，缺乏系統的供應管理及供應商數據

及時更新記錄供應商的評估工作及供應商數據庫

提貨員每天到火車站提貨，對貨物的種 導致人力、運輸和儲存成本集成系統中有到貨時間的詳細記錄，提貨類、數量和到貨時間沒有任何了解，被動的浪費 地進行收貨（只要是屬于貴州輪胎的貨品，一律運回倉庫）

供應商將發票給各采購部門,而非直接給發票管理分散,易造成數據管供應商直接將發票交給財務部 財務部

理不統一和大量核對工作,并形成舞弊空間

前，倉庫根據系統內的到貨時間計劃隨時了解到貨計劃，包括種類、時間和數量

采購員填寫采購付款申請，財務部才安排易導致某些款項拖欠時間過1.集成系統中有應付帳款控制文件，財務人相應付款

長，部利于保持與供應商的員可定期查閱 良好關系

2.系統自動提示付款日期，系統內審批與傳送文件

第三篇：采購管理-供應商管理-采購流程優化

演講稿 工作總結 調研報告 講話稿 事跡材料 心得體會 策劃方案

采購管理-供應商管理-采購流程優化

采購管理-供應商管理-采購流程優化.txt心臟是一座有兩間臥室的房子，一間住著痛苦，一間住著快樂。人不能笑得太響，否則會吵醒隔壁的痛苦。

采購流程優化及供應商評估與管理

開課時間：

2011年9月03-04日 深圳 | 2011年9月16-17日 上海

參加對象：高層管理者、采購、品管、物流、財務等部門及其他相關部門的職業經理人

參加費用：2800元/人（含授課費、資料費、會務費、午餐費）

會務組織：森濤培訓網．森濤培訓咨詢服務中心

咨詢電話：o2o-34O7-125O、34O7-1978（提前報名可享受更多優惠,歡迎來電咨詢）

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《采購流程優化及供應商評估與管理》課程綱要(張仲豪主講)

● 課程背景

開源節流是經營企業兩法寶，采購就成為當今企業獲取利潤的第二源泉。企業產品開發、保證質量、生產效率、成本控制等都離不開供應商的支持，現代企業競爭已是整個供應鏈的競爭！供應商管理水平決定了企業的競爭力！供應商管理的挑戰有哪些？在面對數十家供

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應商時，我們應該如何分類管理？新供應商開發時，為什么經常選不準？為什么我們與供應商會經常發生合同或訂單糾紛？信得過的供應商還要不要加強日常管理？貨期延誤，我方有無責任？每年的供應商績效評估究竟發揮了多大的作用？

● 課程收益

供應商采購管理的挑戰有哪些？

如何優化采購運作流程？

如何做好供應商的分類管理？

如何做好供應市場的調查？

如何選對我們的采購對象？

如何評估新供應商？

如何防范合同的糾紛？

如何做好供應商的日常管理？

如何評估現行供應商？

● 課程內容

第一講：供應商采購管理的挑戰有哪些？ 采購管理的KPI指標有哪些？

嗎？

采購管理的目標順序應該如何？

購有何區別？

各種采購管理的目標差異

氣’？

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三鹿公司真的沒有發現 沃爾碼采購與寶潔采 為什么采購部門‘老受如需請下載！

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外資與民企相互學習些什么？

如何提升我們的采購職業能力？

如何建立采購績效考核制度？

第二講：如何優化采購運作流程？

采購管理的基本流程是什么？

各種采購的關鍵難點在哪里?

如何做好一次性的采購？

不同采購流程的選擇

果

如何合理化?

些內容

如何編寫崗位說明書?

職能說明書編制的原則

什么？

第三講：如何做好供應商的分類管理?

原料、運作采購的分類？

采購分類的作用是什么?

一、分散采購好還是集中采購好？

同一物品的單一與多家戰略

好？

集團的集中采購與分廠采購?

日常物品?

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如何做好商貿型采購?

采購流程不合理的后

職能說明書應包括哪

采購人員的職責

各職能的KPI指標應是

經銷商是多好還是少

如何處理瓶頸物品和 如需請下載！

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如何實現集團的集中采購?

二、買賣關系的類別？

兩類關系的采購區別?

買賣關系的確定

三、降低采購成本的方法有哪些？

如何分析采購供應風險?

四種供應鏈類型對采購的挑戰?

風險分析

采購‘服務’的特點

Pareto（帕累托）分類法

第四講：如何做好供應市場的調查？

1、市場規模

量

3、市場進出的難易程度？

影響

5、供應產品的分類

戶）

7、市場競爭的特點？

和性質性特點

9、營銷模式

11、原材料供應的特點

段

13、行業利潤水平

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不同供應市場的采購

采購服務的挑戰

ABC的分類

2、生產供應廠家的數

4、行業政策與法規的6、已應用的領域（客

8、產品供應的區域性

10、供應鏈特性

12、行業的生命周期階 如需請下載！

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如何撰寫供應市場的調研報告？

XX公司供應市場調研報告

第五講：如何選對我們的采購對象？

賣飲料與賣鋼材的營銷區別是什么?

供應商（重復性）的客戶分類

供應商為何會報不同的價？

性－應首選哪個？

我們應該如何選擇供應商？

第六講：如何評估新供應商？

供應商評估的四大內容？

價側重點

產品的現狀及能力供應商的愿望

估供應商的保障能力？

應該問誰？怎么問？

評估指標的權重分析

第七講：如何防范合同的糾紛？

為什么會產生合同糾紛？

口頭協議有效嗎?

則

要約與要約邀請？

合同將不得含以下條款？

定

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供應商的能力與積極

供應商選擇的三步曲

不同類型供應商的評

供應商的實力如何評

如何權衡調研結果？

不同合同類型的糾紛

合同法的四項基本原

簽了字的合同有效嗎?

不可抗力的合理性確 如需請下載！

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國際合同與國內合同的區別

《國際貿易術語解釋通則》

INCOTERMS

第八講：如何做好供應商的日常管理？

QA與QC的區別在哪里？

采購供應鏈日益脆弱的原因

不同采購類型的管理區別

服務性采購的日常管理

如何確保供應商的履約性？

采購價格與質量有無關系？

質量與價格的關系

如何提高抽樣的準確性？

如何提高采購訂單的穩定性？

如何提高生產、采購系統靈活性？

如何與供應商保持好日常關系

為什么要建立一定程度的積極性沖突？

如何建立良性的沖突？

買賣關系生命周期的六階段

要有強烈的因果意識如何做好供應商的風險管理？

第一步：導致延誤的誘因預見－魚骨圖法

第二步：各種誘因的風險分析

第三步：如何才能發現？

第四步：發現后怎么辦？

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第九講：如何評估現行供應商？

新供應商評估與現行供應商評估的區別有哪些？

績效評估的原則

績效評估的五大內容

一、操作性指標的評估

如何設計供應商月度評估表?

某公司的供應商月度評估表

二、運作服務性指標的評估

三、供應商的現場評審內容有哪些

如何判斷供應商表現的好與壞

供應商的改進方案

好供應商的獎勵制定

表現不佳的供應商？

● 相關認證(可選)

認證費用：中級600元/人

高級800元/人(參加認證考試的學員須交納比費用，不參加的學員無須交納)備注:

1.凡希望參加認證的學員，在培訓結束參加考試合格者，頒發(國際職業認證標準聯合會)>國際國內雙職業資格證書，（國際國內認證／全球通行／雇主認可／官方網上查詢）；

2．凡參加認證的學員須提交本人身份證號碼及大一寸數碼照片；

3．課程結束后15個工作日內將證書快遞寄給學員；

4．此證可申請中國國家人才網入庫備案。

● 講師介紹：張仲豪老師

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張老師他是改革開放后早期海歸派講師。1986年獲美國Gerber公司的獎學金赴美國Michigan State University(密西根州立大學)留學，獲碩士學位。畢業后,受聘于美國Heinz(亨氏)集團公司。張老師曾先后受聘于美國亨氏公司、英國聯合餅干公司、美國美贊臣公司等，曾任美贊臣公司的技術及運作總監。從2000年開始,張老師開始自己創業，從事于多行業的經營管理。所以,張老師既有世界500強企業職業經理人的豐富閱歷,又有作為企業老板的心得體會。在二十多年的職業生涯中，張老師曾接受過各種國際國內的職業培訓。曾赴加拿大、美國、英國、新加坡、泰國、菲律賓、馬來西亞等國考察學習。曾任國家技術監督局食品標準化委員會成員和國家技術監督局食品添加劑標準化技術委員會成員，參與、制定和審核國家級別的食品標準和食品添加劑標準。曾任廣東省食品工業協會的理事以及其它多項社會職務。張老師的授課富有很強的激情,現場感染力強，風趣,幽默,現場氣氛活躍；思維敏捷,反應能力強,看問題較為深刻。張老師的課件設計力求深度、實用；案例多為工具性案例,有很強的實操。課程內容跨度大,盡量吸取各個行業的精粹，具有高度的濃縮性。

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第四篇：淺談優化物資采購流程的管理思路

淺談優化物資采購流程的管理思路

物資采購是一門科學，一個有組織、有規格的采購實體，尤其需要采購理論的支持，以便更好的運作。生產型企業在動作之初就必須意識到：作為整個物資管理的的重要一環，采購流程對于企業成本的控制相當重要。采購流程沒有做好，意味著企業的成本沒有控制好，企業的經營、生存和發展就存在問題。如何提高企業物資采購流程的管理，是目前擺在企業物資采購管理人員面前的全新課題，隨著市場經濟的發展和買方市場的形成，資源市場空間越來越大，物資采購流程的控制余地也相應增大，由于原材料、燃料、輔助材料等物資的成本費用是企業產品成本的重要組成部分，在企業總成本上約占30%左右，所以物資采購流程管理的優與劣關系到整個企業成本管理的成敗，對物資采購流程的控制就顯得越來越重要，下面，從以下幾方面談一談自己的看法。

1.采購計劃的制定

采購計劃階段是整個采購運作的第一步，至關重要。采購計劃的制定是一項復雜的工作，需要具有豐富生產經驗、計劃經驗、采購經驗等復合知識人才才能勝任，并且要和各生產，輔助等部門協作進行。目前，企業庫存積壓致使儲備資金不足的問題已成為嚴重困撓企業發展的難題，追究其原因，癥結在于在采購計劃制定階段忽視了倉儲部門與財務部門的作用，庫存物資量與資金使用量沒有得到有效的管理、合理的調控。從內部控制理論分析，一項業務由兩個或兩個以上的人或部門經手，其發生差錯和舞弊的機率就會大大降低。因而，在物資采購計劃階段要建立生產、計劃、采購、倉儲、財務五個部門聯動的控制環節：①由生產單位根據生產計劃提出計劃申請單；②將計劃申請單提交物資計劃部門，計劃部門根據庫存情況及以往物資消耗情況，編制正式采購申請單交倉儲部門；③由倉儲部門的保管員進一步確認，保管員根據庫存情況及近期領用情況確認采購數量，并經部門主管簽字后，遞交到采購部門；④采購部門接到正式采購單后，審查是否重復采購，是否存在其他不合理采購品種和數量等，審核同意后，根據已掌握的市場價格，對采購所需資金做出估算，并將采購單交資金預算管理部門；⑤資金預算管理部門根據企業生產經營目標和資金預算審核是否在預算之內，審核后再交采購部門，采購部門方可根據各部門審核過的采購單執行。

集團公司的大發展，產量逐年倍增，為了滿足生產供應，特別是一些進口設

備的備件由于采購周期長而必須提前儲備，致使儲備資金占用也隨著呈現上升趨勢，為此，公司應加大了對供應部門的考核力度，將供應部門職工的新增效益工資分割出來與儲備資金占用指標考核結果掛鉤。同時供應部門在計劃方面對生產單位考核也應相應增加內容，從原來的儲備資金總占用總體考核，延伸到了計劃準確率和領用率的詳細考核，盡可能的避免生產單位不負責隨意報計劃的現象。供應處內部也采取儲備資金占用指標分解的辦法，層層落實責任，并對采購計劃的消耗提出具體要求，采購計劃的消耗按7：2：1比例的要求，即當年采購的物資當年使用率要達到70%，第二年使用率要達到余下部分20%，剩余部分10%第三年應全部使用完。并按物資類別及設備類型，給相應的計劃人員核定了儲備資金指標，并與計劃人員的獎金掛鉤，半年進行一次考核兌現，促進了計劃人員工作的嚴謹性和積極性，減少庫存積壓，降低了儲備資金占用。

2．供應商的選擇

采購渠道的選擇，直接影響到企業的經濟效益，是物資采購控制的重要一環。對任何一個采購項目來說，供應商的多少，決定著供應商競爭力的激烈程度，參與的供應商越多，不僅采購項目在其性能、規格等方面有較多的選擇余地，而且在供應價格上也將得到更大的優惠，在售后服務的承諾措施上也將更加完善、周到。

目前，公司在采購渠道的選擇方面，雖然要求進行比價和招標，設置了專門的崗位或部門負責監督，但實際上還是主要采購人員和主管領導審定，比價和招標僅僅是一種形式，價格的確定也依賴于采購人員和領導個人的經驗。因此，要在確定供應商和采購價格環節制定科學合理的控制程序。首先，制定供應商選擇標準，由采購部門根據生產經營的實際情況選擇所需物資的供應商。建立健全供應商檔案，全面掌握公司所有供應商的情況，并對供應商進行相應的資質考評，對所有供應商按重要性原則和一般性原則分別建立供應商檔案。將貨品質量、價格、交貨期、配貨能力、結算條件等方面均達到公司接受標準，并把與公司保持經常性業務往來的供應商確定為重要供應商，將只有偶發性或者臨時性業務發生的供應商確定為一般供應商。其次，制定合理的評標辦法，評標辦法是全面評價投標各項指標的綜合評定，通過嚴格按照合理的評標辦法，對投標單位進行評價、比較、分析，才能真正選出能夠保質保量完成供貨的單位，所以，評標辦法的合理與否，對供應商質量、采購成本、供貨期限等有著至關重要的作用。

在選擇供應商時，作為一個重要過程，要堅持貫徹“三個優先”原則和“廣、多、寬”方針，即原生產廠家優先原則，沒有生產廠的代理商優先原則、質量保證下的價格優先原則。招標公開范圍要廣，邀請招標對象更多、詢價采購范圍要寬的方針，盡可能選擇有商品生產商直接授權的供應商，減少銷售中間環節，降低采購成本，確保供應商報價為出廠最低價。

3.采購價格的確定

采購價格的確定，直接影響到企業的成本，是物資采購控制的重中之重。在確定采購價格時，弱化采購人員與領導的個人行為，注重產品市場價格調查關，而不是簡單的把采購工作定義為了去問供應商買東西，價格管理就是天天和供應商比價、砍價，比如賣鋁制部件的供應商來就干脆拿個秤去和他談：“用你的產品重量乘以鋁的單價，就是我能付給你的所有錢”。采購的日常工作當然就變成了指揮一幫采購人員去和供應商討價還價，目標就是一次要比一次更低。日久天長，供應商見到采購部的人都怕了，知道這幫人又要來殺價了。確定采購價格時應該一方面，在調查市場價格時充分利用網絡平臺，對采購物資的價格進行市場信息收集，可以通過上互聯網了解產品的網上報價，發郵件了解其他地區報價，還可以查詢部分廠商和專業人士了解其內部報價，著重了解和掌握商品的成本價，摸準不同銷售商的利潤構成，以消除腐敗隱患。另一方面，充分認識競爭決定價格這一規律，在市場調查的基礎上，積極采取與各供應商開展競爭性談判方式，要保證他們合理利潤的前提下，促使價格下調到認可的空間。以采購全程總成本最低為目標，建立戰略采購體系

4.嚴把入庫驗收關

物料的驗收是買賣交易中的重要環節，為達到控制的目的，驗收人員必須由獨立于計劃、采購和財務部門的人員來承擔，各供應站驗收組應在其可能的范圍內對貨物的質量進行檢驗，對收貨物質質量檢驗需要有較高的專業知識或者必須經過儀器才能進行的情況下，收貨部門應將部分樣品遞交專業部門對其質量進行檢驗，由專家和實驗室分析人員的簽字意見。在貨物驗收過程中，如發現品種、規格不符、件數或重量溢短、包裝破損、潮霉、污染和其他問題時，應詳細地做出書面驗收記錄，由倉庫收貨人員和承運單位有關人員共同簽字，及時驗收，及

時入庫，及時核算，保證了該環節工作的有效進行，加強了材料、配件的入庫管理工作，使采購驗收工作更加順暢有序。

5.建立科學的資金使用程序

隨著企業生產能力的不斷擴大和職工收入的不斷增長，企業的流動資金嚴重不足，企業往往依靠拖欠供應商的貨款緩解資金壓力。但是，任何單位包括供應商的活動都是以利潤為目標的，無限制的將資金壓力轉嫁到供應商頭上，一方面會嚴重影響企業在市場中的誠信地位，減少企業賒購物資的可能性。另一方面，供應商為減少其負債風險和壓力，會以抬高供貨價格的方式來彌補，造成企業未來負債越來越大。而且由于企業流動資金嚴重不足及供應商情況復雜性，財務部門無法保證付款政策的一致性。在此條件下，財務部門付款政策的執行就存在較大的隨意性，長期以往，會導致財務部門付款過程中沒有監督而產生財務部門有關人員以職謀私情況的產生，因此采購部門和財務部門要制定出一套切實可行的采購欠款付款政策，做好供應商債務分析，按重要生產材料供應商優先、長期合作伙伴優先并適當涉及其他供應商的原則。按比例、有步驟地償付債務，使有限的資金使用更為合理、公正。

6.加強采購人員的管理和考核

采購人員是物資采購的實際執行者，在采購過程中擔任重要的角色，事實表明，采購人員與供應商串通抬價、采購實物與約定質量不符，這是采購中最普通最易發生也是最難防范的人為欺詐，而這在很大程度上取決于采購人員的職業道德、誠信敬業和行業操作。因此，①對采購員進行操守約束，以降低人為欺詐動機。企業可制定職工操守守則使職工按守則條款進行操守承諾，以公司制度和法律責任明確禁止采購人員做出損害公司利益的事情。②注重考核采購員的專業能力，一個合格的采購員既要熟悉公司的生產運作和物資存儲，又要了解物資本身屬性、市場行情等，這樣才能防止上當受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料，使公司蒙受不必要的損失。③注重采購員的考核。公司對采購員的考核就定期舉行，一般可采用半年考核制，考核由人力資源部及采購部聯合進行，財務部同時參與，對考核結果優良，完成或降低公司采購成本任務的采購員按公司規定或適度的標準進行精神和物質獎勵，以提高采購人員的積極性。對于考核結果不合格，不能完成規定任務，或經查證確有違規行為的采購員，應按公司規

定處罰。④采用崗位輪崗制，職能管理部門和業務部門人員應定期相互輪崗。

7.結束語

物資采購流程的管理是企業生產經營管理中不可缺少的重要組成部分，只有加強和規范管理、實現采購流程的優化和再造、充分挖掘采購成本的潛力，才能提高企業的經濟效益，增強企業核心競爭力。

第五篇：采購流程

企業采購管理基本流程

來源：原創 添加時間：2012-03-31 查看次數：1246

本文關鍵字：采購管理

【摘要】不同的企業，采購的物品種類，注意事項有所不同，相同種類的企業由于經營大小的不同，采購環節的管理也有所不同，但是無論是哪種需要采購管理的企業都需要包括以下流程。

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1、填寫請購單

①各需求部門根據使用情況的需求提出采購申請，由專人負責填寫《請購單》，列出需采購物品清單，包括名稱、規格、數量、估計金額、物品來源、需求時間，供采購人員參考之用。為確保采購周期，采購申請部門可提早將采購要求告知采購人員。

②車間每日所需原材料，由車間各需求負責人填寫《請購單》，直接報總經理審批。

2、請購申請的審批

①車間負責人的審批：申請人將采購申請遞交給部門負責人審批。車間負責人有責任評價該申請是否為必須的業務活動，有責任控制本部門的費用及業務活動的相關成本。

②庫管審核：庫管人員在收到請購單后，核對庫存、采購周期及其他情況，對請購進行確認。如果認為沒必要采購(倉庫有存貨)或采購項目存在不合理之處，要求申請部門進行相應變更。

③財務的審批：審核采購申請的預算情況，從財務管理的角度審核采購的必要性及合理性。

④總經理審批：對采購申請進行最終審批。

⑤最后將采購單交采購，采購物品。

3、請購物品的采購

采購人員獲得通過審批的請購單后，負責向2家以上供應商詢價，除非是獨家壟斷產品。采購時應優先選擇合格供應商，充分考慮質量、價格、售前售后服務質量等相關因素，并逐步建立起合格供應商檔案。

4、采購變更

請購部門若對采購計劃發生更改，應重新填寫請購單，按采購流程執行。如因采購物品缺貨而發生采購變化，由采購人員及時告知申請部門，協商后要更改采購內容，則重新填寫請購單，然后按采購流程執行。

5、采購驗收

采購的物品是否到貨由采購人員負責跟蹤，對于供應商交付到公司及采購人員自行采購的物品，采購人員會同倉庫管理員根據對應請購單或采購合同進行點收，核對物品的名稱、規格型號、數量，經請購部門相關人員驗收后入庫同時需附經核準的請購單。入庫單一式三聯，其中記賬聯需每天提供給財務部；

在點收貨物時，應注意檢查物品隨帶的說明書、手冊、軟件光盤等相關技術資料，倉庫管理員應保管好供應商提供的保修單，以便需要維修或技術支持時，可及時與供應商聯系。

6、采購付款

固定供應商每月5-10日到財務部核對賬務結款，所需憑據：正規發票、入庫單及入庫單匯總表。

采購人員負責對其他非固定供應商采購物品的付款及報銷。

六、采購申請流程：

①需求部門 ——采購部——財務部——總經理采購部（實施采購）

填寫請購單 審批

②車間每日需求物料——總經理——采購部（實施采購）

保運通提示：小型企業的采購流程基本上就是以上流程，大型企業的采購管理流程在以上流程上更為細化，正確的采購管理促進了企業的發展，為企業帶來更多的利益。

一）對物資采購實行歸口管理，除規定的具有對外采購職能的物資管理部門及委托代理人（以下簡稱采購員）外，其他各部門及人員原則上不得對外采購物資。

（二）采購部計劃人員根據當期生產、維修計劃及材料消耗計劃編制當期物資采購計劃，報請分管公司領導審核后并呈董事長批準，交物資采購人員按計劃采購物資。

（三）物資采購（10000元下的零星采購除外）應按照公司《價格管理辦法》進行采購價格審核，按照公司《合同管理辦法》的要求，簽訂物資購銷合同。

第五條購入物資的采購成本組成

（一）買價；

（二）運雜費（包括運輸費、裝卸費、保險費、包裝費、倉儲費等，不包括按規定根據運輸費的一定比例計算的可抵扣的增值稅額）；

（三）運輸途中的合理損耗；

（四）入庫前的挑選整理費用（包括挑選整理中發生的工、費支出和必要的損耗，并減去回收的下腳廢料價值）；

（五）購入物資負擔的稅金（如關稅等）和其他費用。

以上第（一）項應當直接計入各種物資的采購成本，第（二）

（三）（四）

（五）項，凡能分清的，可以直接計入各種物資的采購成本；不能分清的，應按物資的重量或買價等比例，分攤計入各種物資的采購成本。

第六條 采購借款掛賬及報銷

（一）采購人員在物資入庫驗收后，根據采購供貨合同、供貨單位開具的增值稅專用發票及“物資驗收單”，填寫“采購報銷單”（借款單須填寫供貨單位名稱、賬號、開戶行、所購物資規格型號、數量、單價、金額）經財務部審核合格后報董事長批準后予以掛賬。

二）采購部庫房于每月月底前將當月“物資驗收單”匯總填寫“材料收發登記表”送交財務部，由財務部會計人員將庫房“物資驗收單”與采購人員已掛賬的“采購借款單”進行配單、報銷，并作賬務處理。

（三）購進的各種材料、物資嚴格按照公司制定的付款政策進行付款，嚴格控制預付款。對確需預付的材料款由物資采購部門提出特殊付款申請報告，財務部嚴格審定供貨合同和有關憑證后，經財務主管審核，報請公司總經理批準后，安排資金支付。

（四）采購的各類物資必須取得國家規定的增值稅專用發票，對小規模納稅人開具的發票（不實行增值稅的行為除外），財務人員一般不得辦理掛賬手續。如屬生產臨時急需，需先征得財務部主管領導同意后方可購買，并在稅務機關開具增值稅發票，財務人員才能掛賬付款。

（五）采購的各類物資取得的防偽稅控系統開具的增值稅專用發票，會計人員必須自該專用發票開具之日起90日內到稅務機關認證，認證通過的增值稅專用發票，應在認證通過的當月掛賬并按增值稅有關規定核算當期進項稅并申報抵扣。

第七條 材料物資的管理

（一）材料物資采購入庫后，庫房要保持材料、物資的完整性，收入、發出要有憑據，做到日清月結；并按財務部要求，在每月初前三日前報出庫存物資收、發、存增減匯總表，定期進行盤點清查，做到財務賬、實物賬、實物三相符，如有盈虧應隨時報告。

（二）財務部根據采購部庫房上報物資臺賬嚴格稽核各種原始單據，在確定無差錯后進行材料的收入、發出賬務處理；每月末將財務部賬務系統中的材料余額與采購部庫房臺賬中月末余額數相核對，確保賬實相符。

（三）對材料物資發生盤盈、盤虧、毀損（報廢）等情況，應采取相應的處理方式。對盤盈、盤虧物資采購部庫房應提出書面情況說明報財務部；對毀損、報廢物資應由采購部牽頭，組織質量部、技術部進行技術鑒定，并出具書面鑒定及處理意見，交財務部審核，財務部審核匯總后向公司領導報批，然后根據核準數作賬務處理。

第八條 材料成本差異的計算

財務部對材料成本差異的計算要遵循配比原則。應嚴格以當月發生的材料成本差異為計算依據，其差異率的計算公式為：

材料成本差異率=（期初結存差異余額+本期發生差異額）÷（期初庫存材料余額+本期材料入庫數）×100%

財務部應按月編制材料成本差異計算表并進行賬務處理，且材料成本差異因受成本結算期影響，每半年或全年應對材料成本差異進行匯總清算。