第一篇：中文書信格式及要求

中文書信格式及要求

中文書信內容的結構，主要由稱呼、啟詞、正文、酬應過渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。

1、稱呼 稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關系、親疏關系、尊卑關系、長幼關系等而定，一般都用“敬語＋稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經理海成先生臺鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。

2、啟詞 啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”；思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順遂”等；贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等；承前式的“上周曾發一傳真件，今仍具函，為××事”，“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對象，不論內容，一律以“您好”為書信之啟詞，實在極不恰當。此外，公務書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定于”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據了解、據報、據查實”等一系列公文用語，以提領全文。

3、正文 正文是書信的主體，是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數件事，但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。

4、酬應過渡 正文結束時，可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經過此次合作，雙方的友誼將有進一步發展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務書信的常用結語過渡，如“特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函復、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。

5、祝頌詞 書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關系各有不同，書信內容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。一般說來，有“即頌時綏、敬頌臺安、此致敬禮、謹祝萬事如意、誠祝生意興隆”等等，有時，因過渡詞含有明顯的祝頌義，也可省去祝頌

詞。

6、簽署 書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經理”等，而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經理王富成”或者 “××公司辦公室秘書李倩”、“××部業務員劉震”等。今天，許多書信都以計算機制成，但即使已打印了姓名，仍應再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名后應有具名語，如“謹上、謹呈、敬述”等，以表示對受件者的尊重。

7、日期 日期明確本是應用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必須準確，表現出寫信人的負責態度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。

中文書信行款規范

1、字跡端正清晰，易于認辨。不寫錯別字，不寫錯句。單字不成行，單行不成頁。

2、一頁紙上至少有三分之一是話語長度跨兩行以上的，不宜滿頁盡是長度不跨行的短句。

3、禮儀性的賀信、唁函、邀請書等不宜太長，但不能少于100字，書寫時亦應注意在整頁紙上的布局合理，不能一頁大紙上就兩行小字，這既不美觀于樣式，又乏誠意于情分。

4、不可用紅墨水、紅圓珠筆或鉛筆寫。

5、對境外華語地區通信，要兼顧當地漢語書信的表達習慣。

6、信箋折疊應是文字面朝外，受件人稱呼朝外。信箋折疊宜簡單地橫豎對折，不宜折成燕子狀、花瓣狀，這種折疊法不宜用于工作信件，會影響工作信件的嚴肅性。

7、信封使用要按國家郵政總局的有關規定，不可隨意印制或改制。信封書寫也應按我國郵局規定的規范行事。收件人姓名后可用“鈞啟、公啟、安啟、親啟”等，但倘為明信片、則應用“收”字，明信片的寄件人后也不能寫“緘”而應寫“寄”。

8、郵資要付足，不要寄欠資信，以免因退回補足郵資而造成時間上的延誤，郵票貼法要

規范，但勿與地址太近，以免蓋郵戳時將門牌號碼遮住，造成投遞麻煩。郵資總付的信件，要與郵局相關部門妥善交接。航空信的標簽要明顯。

商業信函的寫作要求

商業信函不同于文學創作。文學作品忌顯不忌隱，忌直不忌曲，而商業信函應清楚明確，不隱不曲。商業信函的寫作要求是：

1)主題突出，觀點明確

商業信函是為開展某項商業業務而寫的，具有明顯的目標。信文內容應緊緊圍繞這一目標展開，不要涉及無關緊要的事情，以免沖淡主題；也不必象私人一般信函那樣，寫入問候、寒喧一類詞語。向對方提出的問題要明確，回答對方的詢問也要有針對性，不能答非所問，或故意繞彎子，回避要害。鑒于商業信函往來涉及經濟責任，所談事項必須觀點明確，交待清楚。例如答復對方訂貨要求時，必須將供應商品的規格、性能、供貨日期、價格與折扣條件、交貨方式、經濟責任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后糾紛。

2)面向對方

為促進雙方經銷往來，信函應給對方一個好的印象。因此，在寫信之前，要設身處地想一想：對方的需要：對方的處境、利益與困難；如何在互惠互利的前提下盡可能考慮對方的需求，還要考慮對方的地位、身份、專業知識、文化程度，接受能力等，使對方正確理解信中所談內容。

態度誠懇是指信文內容應實事求是，不要夸夸其談，弄虛作假。同時即使對方提出的要求不能接受，也應用委婉地語氣加以解釋，以求保持良好關系，不致損害以后的買賣來往。

3)實事求是，謙恭有禮

經商往來要求實事求是，遵守職業道德，維護企業與個人的信譽，不得蓄意欺騙對方或設下圈套誘使對方上鉤，以謀求不正當利益。謙恭有禮不是僅說幾句客套話，而是要尊重對方，講究文明禮貌。例如，收到對方來函，應盡快給以答復，拖延回信的做法是不禮貌的。

4)結構嚴謹、首尾圓合

結構嚴謹，要做到這一點應在動筆之前，首先把所要寫的內容有條不紊地組織起來，列成提綱或打草稿，以免結構松散，首尾脫節。

商業信函的特點是開門見山。可在信的開頭直接進入主題而不落俗套。在信的結尾可提出各種希望等。

5)語氣平和，用詞準確

為了達到買賣往來的目的，注意寫信的口吻與語氣是很重要的。商業信函的語氣要平和，要平等相符，不得用命令或變相威脅的語氣，要做到不卑不亢。

用詞準確，不要用一些晦澀的或易于引起歧義的詞語。用詞不當或不準確，常常會使對方

引起誤解，甚至被人利用而導致一方經濟損失。例如提請對方供貨時，不要用“大量”、“許多”一類詞語，應具體說明數量。同樣，報價不能籠統地說“合理價格”或“市場價格”，而應說明具體價格為多少，用何種貨幣，怎樣結算，有沒有各種附加收費，盡量避免使用“大約”、“左右”一類詞語。答復對方的來信，最好說明那封來信的日期、內容、編號，不要籠統地說“來信收到”或“上月來信”等，因為來信可能不止一封。

此外，信文用字應規范化，還要正確使用標點符號。

6)清楚簡潔，注意修辭

信文內容與形式都要做到清楚簡潔。做生意講求效率與節省時間。清楚簡潔的書信最受歡迎。要避免使用長句冗詞以及不必要的修辭詞。

商業信函以實用為宗旨，它不象文學作品那樣講究修辭，但必要的修辭也是不可少的。不通順或邏輯混亂的語句，就會影響意思的表達和信息的交流。

最后要養成寄信前至少檢查一遍的習慣。除核實內容是否完整、事實是否準確外，還要檢查語句是否有毛病，以及檢查信件是否能為對方理解和接受，經過檢查認為滿意后，再簽名寄出。

銷售信函的七個技巧

1.寫信時想象自己就是消費者。這是書寫成功銷售信函最重要的方面，但卻經常被人們忽略。想象自己就是這封信件的讀者，要寫一些消費者想要知道的事情——而不是你想說的事情。

你要有吸引消費者的內容，如果你只是強調你的業務，你將失去機會。記住，你的客戶最關心的是他或她的需求和愿望得到滿足，而不是你銀行帳戶中收入的增加。

2.組織信件內容。銷售信函就像中學的期末總結，包括引言、正文和結論。在引言中，表明寫信的目的。正文就是你的“賣場”，在這一部分闡明你所提供的產品或服務為什么是無法抗拒的。結論要用簡明的語言概括你觀點，并且要求客戶接納你的產品或服務。

3.要讓它易于閱讀。以一種對話的方式寫，就像你平時說話一樣；推銷信中通常沒有必要用正式的口吻。使用短句子。當你開始以更隨意的方式寫信時，句子自然會變得更短。

以小段落方式寫作。人們喜歡邊吃早餐邊閱讀。如果銷售信函不能做到文筆流暢、簡單自然，那就重寫。編輯、校訂你的信函，拼寫錯誤和語法錯誤也會破壞信函的可信度和效力。

4.抓住讀者的注意力。大標題不一定只能用于廣告宣傳語。它們還能用于告知一些讀者感興趣的事情，這些字要加粗加黑，以便抓住讀者的注意力。

5.你也可以用一個很長的標題——三到四個句子——以說明信息的重要性。無論哪種形式，都能引人關注，這樣消費者會渴望讀完剩下的內容了。

6.使讀者感興趣。通過不斷的有趣的信息使銷售信函的內容能深入讀者的生活，使讀者對它感興趣，語氣要積極主動。書寫時，要以文字的生動吸引人為基礎，這樣讀者才有信心繼續讀下去。每句話都要能提起人們的興趣；否則讀者會立刻感到厭煩。重要的部分建議用手寫體或一個不同顏色的箭頭加以強調，這會保持讀者的興趣。

7.使讀者想得到你的產品或服務。向讀者提問——在銷售信函中什么樣的商品或服務適合您？——的方式是最佳的。人們每天都被戶外的廣告牌、廣播電視的廣告及直接的郵件狂轟亂炸——所有的這些廣告都是為了銷售產品。而你的信會因為不是一味地賣東西而是為了提供幫助顯得十分突出。

人們不是為了買產品或服務而購買，他們是希望從購買中得到物質或精神上的滿足。記住，你不是在賣餐桌，你賣的是一個快樂的港灣，在那里所有的家庭成員團聚在一起、其樂融融。這就是兩種銷售方式之間巨大的區別。

8.讓讀者采取行動。潛在的消費者是不知道你的想法的，除非你告訴他們下一步該做什么。如果你希望他們與你聯系，那么在你的信中要提醒他們并且提供你的電話號碼。如果你希望他們拜訪你的機構、邀請他做短暫的停留，就要給他們留下清楚的地址方位，以及具體的辦公時間。

非常重要的是督促你的讀者立刻采取行動。他們回應的時間越長，你得到回應的可能性就越小。如果你處在勸說階段，要提供一個具體的時限。如果你只剩幾個有效名額，要確實地聲明數量有限。這會使得人們立即行動。

商務信函措辭要講究

良好的第一影響

試著用“salutation”制造一個好印象。作為一封信的開始，你還要確定收信人的名字和稱呼是正確的。例如Dear Ms.Jones。使用 Dear Sir or Madam如果你不知道他們的姓名的話。表明你的目的

你應該在信的第一段闡明寫信的原由，例如：As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.寫信的原因

寫商務信件的原因有很多種，例如inquiry詢問信息，request求某人做某事，apology 道歉，complaint投訴一個問題。這就決定了信件的形式和語氣。申請信

如果您在寫一封請求信，你就可以寫Could you possibly...或是I would be grateful if you could...轉達壞消息

如果你是寫一些壞消息或是道歉，那你就應該寫的禮貌而得體，并說明問題的原因。例如：Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment.或是I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to the problems with our supplier。信件收尾

在最后一段中，你可以把一些closing remarks 寫進去，就像Please contact us if you have any further questions。如果你的信中還包括了文件等等，你可以在信尾處寫上Please find enclosed...或是I am enclosing...提到今后的聯系時間

信尾處你還應該提到今后聯系的時間，例如：I look forward to seeing you next Thursday.結束信件

如何寫close信件的結尾，要看你和收信人的關系如何。Yours faithfully比Yours sincerely更正式，而best regards用于好朋友或是熟悉的人之間。簽名

在結束語后簽上你的signature（手簽的名字），然后在下面加上你的名字和你的職位。檢查錯誤

你該在你發信前仔細的proofread你寫的信，看看有沒有語法、拼寫、或發音的錯誤。最后檢查一下你的信是否清晰、簡短、正確、謙恭，有說服力以及完整

通知 本廠已遷移到上述地址, 特此通知。I inform you that I have now removed my factory to the above address.我方已在本市開設貿易與總代理店, 特此通知。同時, 懇請訂購。Having established ourselves in this city, as merchants and general agents, we take the liberty of acquainting you of it, and solicit the preference of your order.本公司于5月1日將改為股份有限公司, 特此奉告。We are pleased to inform you that our business will be turned into a limited company on the 1st May.本公司股東年會, 將于3月1日在銀行家俱樂部召開, 特此函告。Notice is hereby given that the annual general meeting of the shareholders of our company will be held at the Bankers' Club on Mar.1.今天我們已付給R.S.先生120美元, 特此告知。By this we inform you that we have today paid Mr.R.S.$120.通過這些渠道, 他們會發來甚多訂單, 特此函告。Through these lines, we intimate you that they may send you considerable orders.回信

本公司斷定我們所提供的貨色優良, 價格公道, 感謝貴公司給我們一個機會, 使我們的要求得以實現。We are certain that we are offering a sound article at popular price, and we should appreciate an opportunity to substantiate our claims.貴公司5月6日函悉, 本公司無法承購貴公司開價的商品。此復。In answer to your favour of the 6th May, we inform you that we are unable to take the goods offered by you.關于貴公司所詢麥麩一事, 現可提供該貨20噸。In answer to your inquiry for bran, we offer you 20 tons of the same.貴函收悉, 此地商場仍保持平靜。Answering to your letter, we state that the market remains quiet.至今未復5月8日貴函, 甚感歉疚, 還望原諒。Kindly excuse our not replying to your favour of the 8th May unitl today.本月8日貴函敬悉。??先生是位誠實可靠的人, 特此告知。In response to your letter of the 8th inst., I am pleased to say that Mr.?? is a man of trustworthy character.關于所詢H.先生的情況, 謹此高興地告知, 他是一位足以信賴的人。In response to your inquiry respecting Mr.H., we have pleasure in stating that he is a thoroughly reliable man.關于S.公司的情況, 我們特此欣然函復。We are glad to answer your inquiry concerning S.& Company.關于J.先生的情況, 謹此高興地告知, 我們認為他是絕對可以信賴的人。Answering to your inquiry respecting Mr.J., we are pleased to say that we found him absolutely reliable.17日貴函關于結帳一事, 謹此告知, 我們將很快寄去支票。Replying to your letter of the 17th respecting the account, I will send you a cheque shortly.謹復貴公司本月10日函詢;我們不能提供貴公司特定的那種餐盤的報價。Replying to your inquiry of the 10th inst., we are unable to offer you plates of the size you specify.貴函收悉, 我們已將樣品提交本公司的買方, 特此奉告。In reply to your letter, we are pleased to inform you that we have shown the sample to our buyer.你方6月12日的來函收悉, 茲寄去面額為150美元的支票一張, 謹此奉復。In reply to yours of 12th June, I send herewith a cheque, valuing $150.收訖

您昨日來信已收悉, 謹于此按您所約定的條件。接受此項任務。I acknowledge receipt of your letter of yesterday, and gratefully accept the appointment on the terms you mention.6月1日貴函敬悉。We are pleased to acknowledge receipt of your favour of the 1st June.本月5日來函敬悉。We acknowledge receipt of your letter of the 5th inst.本商品將于12月最后一班輪船付運, 貨到時請惠于告知。Kindly acknowledge receipt, and have the goods sent by the last steamer in December.我們如期收到您5月15日的信, 信中所談事宜盡悉。謝謝。We duly received your favour of the 15th May, contents of which we note with thanks.6月6日來函收悉, 我們無法交運該貨, 甚感遺撼。We are in possession o fyour favour of the 6th June, and regret having to inform you that it is impossible for us to deliver the goods.7月15日寄來的貨物發票收悉。We are in possession of your invoice of the 15th July.7月7日的貴函收悉, 感謝您訂購下列貨物:...Your favour of the 7th July is at hand, and thank you for your order for:...7月10日來函敬悉。Your favour of the 10th July came duly to hand.您昨天的信和所附來的100美元的支票均已收悉。Your favour of yesterday covering a chequie of $100 is duly to hand.昨天貴函已收悉。Your favour of yesterday is duly received.我們已收到您昨日寫的信。We have received your letter of yesterday.我們如期收到您昨日發來的信。We duly received your letter of yesterday.我們于5月1日收到您4月3日的信。We received on the 1st May your valued favour dated 3th April.我們如期收到您5月27日函和附來的150美元的匯票。We duly received your favour of the 27th May, with a draft for $150.2月6日來函收悉。We have received your letter dated 6th February.您6月5日的來函收悉, 多謝。We have to own with thanks the receipt of your favour of 6th June.確認

確認 To confirm||Confirming||Confirmation 為確認 In Confirmation of 確認書 A letter of confirmation

關于上周本公司通過電話給您的報價, 我們特予以確認。We confirm our call of last week respecting our offers to you.茲確認我們5月3日所發函并告知您發來的貨物已如期到達。We confirm our respects of the 3rd May, and inform you that your consignment has duly arrived.茲確認已收到“O”號輪船送來的貨物, 現寄去550美元的支票一張。請查取。I confirm the receipt of your shipment by m.s.“O”, and now send you a cheque, valuing $550.茲確認我上星期致您函, 請及早約定與我方代表面談的日期。Confirming our letter of last week, we ask you to appoint an early interview with our representative.茲確認本公司6月11日的信, 同函附上50包的提單。請查收。

Confirming ours of the 11th June, we now hand you enclosed B/L for 50 packages.茲確認昨天致您的信并欣告今天我們已給你們開出匯票。We confirm our respects of yesterday, and have the pleasure to inform you that we have drawn this day on you.茲確認您昨天向我們提出的訂單。承惠顧非常欣慰。We have much pleasure in confirming herewith the order which you kindly placed with us yesterday.您對我公司所提訂單, 請務必于明天下午三時前來電確認。Kindly let us have confirmation of these orders by telegraph tomorrow by 3 p.m.謹確認今日電報, 非常遺撼, 該工廠于昨夜被毀于火。In confirmation of my cable today, I regret to state that the factory was conpletely destroyed by fire last night.為確認今早電話中所訂貨物, 請寄來訂貨單。Kindly give us an order sheet in confirmation of the message by telephone of this morning.愉快欣慰

我們欣慰地告知你們, 我們將于明日給銀行寄去5張面額為500美元的債券。We have the pleasure to inform you that we will forward by tomorrow's mail to the Bank five bonds of $500 each.您昨日告知向上海發出25箱的信函我們已敬悉。We have the pleasure to acknowledge your favour of yesterday advising 25 cases for Shanghai.同函奉上有關文件。We have the pleasure of enclosing herewith the documents.謹送上50,000美元的支票一張。We have pleasure in forwarding you a cheque for $50,000.茲隨信附去50包棉花的提單一張。We have pleasure in enclosing herewith a Bill of Lading covering 50 bales of cotton.祈注意 “B House” 是B大街10號。We have pleasure to bring to your notice “B House” No.10B Avenue.我們愿向您提出下列訂貨:...We have much pleasure of placing the following order with you:...謹以此確認我今晨的口頭訂貨。I have much pleasure in confirming my verbal order of this morning.我們高興地通知您, 從倫敦給您發來的書和其它東西的郵包已經到達。We take pleasure in informing you that a parcel containing books and others has arrived for you from London.我們愿按每磅900美元接受您的訂單。We shall be pleased to enter your order at $900 per pound.今愿提供玩具10箱每箱優惠價1000元。I shall be pleased to supply you with 10 cases of toys at the low price of $1000 per box.我們將樂意您參觀本公司所出售的幾種保險柜。We shall be pleased to show you some of our safes.我們欣慰的告知您, 去年度業務是最成功的一年。We are glad to inform you that the past year has been a most successful one.茲報告本市的S.公司情況。We are glad to report on S.& Co., of this cith.敝人欣聞您已接受我的報價。I an glad that you have accepted my offer.如蒙告知所需印刷費用, 則不勝欣慰。I Shall be glad if you will kindly give me a price for printing.茲答復所詢有關S.公司的情況。We are glad to answer your inquiry concerning S.& Company.附函附件

按照本函下列清單, 附上應兌現的匯票。We enclose for realization drafts as per the list at foot.請查收所開出的下列匯票。Enclosed please find drafts drawn as follows:

今隨信奉上由“靜岡號”發往香港的貨物提單兩張。Enclosed we hand you two Bills of Lading fo rthe goods, per m.s.“Shizuoka Maru” to Hongkong.依照您的訂單同函奉上80包羊毛的發票, 請查收。Enclosed please find the invoice of 80 bales wool bought by your order.隨信附上50箱貨物的發票, 請查收。Enclosed you will find an invoice of 50 cases goods.隨信附上訂單三張, 請立即安排。Enclosed please find three orders for immediate attention.隨信附上貼郵票的信封一個, 靜候回音。A stamped envelope is enclosed for reply.隨函附上訂單一張, 請填妥后并附來支票為荷。An order form is enclosed.Fill it out and attach your check.同函附上10箱貨物共價5,000美元的發票一張。

Enclosed we hand you an invoice, $5,000, for 10 cases goods.隨信附上我西雅圖公司以貴公司為抬頭面額為100美元的匯票一張。Enclosed we hand you a draft, $100, drawn on your goodselves by our seattle house.迅即 迅速 urgently||promptly||immediately||with all speed 請盡快將空袋退回為盼。Kindly see the empty sacks are returned as promptly as possible.這批貨物立即由火車發往你處。The goods were at once despatched by rail to your address.請盡快下達通知書為荷。Please give us forwarding instructions as soon as possible.請立即將這些貨物運往倫敦碼頭.Please deliver these goods immediately to the London dock.依照關于

依照 according to||agreeably to||conformably to||pursuqnt to||in accordance with 關于 about||regarding||concerning||as to||as regards||with regard to

依照他的建議, 我們冒味的向您提供您在本地的委托服務。On his suggestion, we take the liverty of offering our services for any commission which you wish to have executed here.依照今天上午的談話, 隨函呈上本公司新產品的小冊子一本。Referring to our conversation of this morning, we enclose a pamphlet describing our new articles.根據我們今天的電話交談, 請于明日運來上述貨物10箱。Referring to our telephonic message of today, please deliver the above ten cases tomorrow.關于本月6日的來信, 我高興地告知, 該商品的需求量甚大。With reference to your letter of the 6th inst., we are glad to inform you that there has been a great demand for the articles.關于對我方代表的電話查詢, 我們高興的告知貨物的收據已經發現。With reference to our representative's call, we are pleased to say that we have obtained the receipt for the goods.依照6月6日來信, 我們已由東海道鐵路將50箱貨發出。In accordance with your letter of the 6th June, we are sending off by the Tokaido line the fifty cases.依照昨日來函, 今晚已發出威士忌5箱。In accordance with your letter of yesterday, I am sending tonight 5 cases of whisky.依照您上月20日的訂單, 我們已經向您發出原棉30包。According to your order of the 20th ult., we have sent you 30 bales of raw cotton.依照您對本公司J.先生的要求, 我們已另郵寄去10支的三合股紗樣品。In compliance with your request to our Mr.J., we have pleasure in sending by separate post a sample of our 10s.3-ply yarn.依照您的要求, 我們已通過山田公司向您發去40包棉花。Agreeably to your request, we have sent you, through Messrs.Yamada & Co., 40 bales of cotton.期滿到期

我們如期收到您7月30日的來信。I received in due course your letter of the 30th July.該輪將于5月5日晨, 如期到達橫濱港。The steamer will due in Yokohama on the morning of the 5th May.這張票據將于9月1日到期。The bill falls due on September 1.甚至到本月中旬, 折扣率也未下降到日率二分以下.The discount rates have failed to come down below 2 sen per diem, even in the middle of the month.我們如期收到您6月10日的貴函。We have duly receiveed your valued favour of the 10th June.每個、依照

由代理 per pro.||by proxy 每年 per annum||yearly 每月 per mensem||monthly 每天 per diem||daily 每人 per man||per capital 每一個||每一件 per piece

每磅 per lb.每一包 per b.每一噸 per ton 每一碼 per yard 每一瓶 per bottle 百分之?? per cent||per cent.||percent||?? %

經本公司代表與你方的面談結果, 本公司愿承擔為貴公司的船運代理人。In reference to the interview our representative had with you, we offer to your goodselves our services as shipping-agents.隨信寄上帳單一張, 如能盡快將款匯下, 則不勝感激。We enclose you a statement of account, for which your remittance at your earliest convenience will oblige.我們收到您5月19日來信, 我們已于今日發電確認, 請參閱所附該電抄件。We have received your favour of 19th May, and confirm our today's telegram as per the copy enclosed.對于裝載貴輪船的貨物, 已辦妥保險。We have completed the insurance on the cargo per your steamer.抱歉遺憾

此時, 我只能請您接受我的歉意。Meanwhile, I can only ask you to accept my apologies.請您寬恕我們的這一錯誤。We apologize you for the mistake.麻煩不少, 請您寬恕。We apologize you for troubling you.從你們 5月10日信中得知, 你方客戶仍對該條件不表滿意, 甚為遺憾。We are sorry to learn from your letter of the 10th May that your customer is still dissatisfied with the condition.在時機尚未成熟以前, 我們就冒昧地寫信談及此事, 對此甚表遺憾。We are sorry that we have taken the liverty in writing you prematurely on the subject.我們遺憾地告訴您, 其中兩箱, 質量極為差劣。

I am regretted to have to inform you that two cases of them are so bad in quality.我們遺憾地告訴您, 本公司在R.C.15的房產, 因昨日下午失火, 已部分燒毀。We regret to inform you that our premises at 15 R.C.were partly destroyed by fire yesterday afternoon 聽說P.R.公司已破產, 甚為遺憾。I learnt with regret of the failure of messrs P.R.& Co.表示抱歉 To take the liberty of doing something||To take the liberty to do something 甚感遺撼, 請多包涵。To regret||To be sorry||To be chagrined||To be mortified||To be vexed

對此事給您帶來的不便, 請接受我們的歉意。Please accept our apologies for the inconvenience this matter has given you.榮幸

今天, 我們感到很榮幸能和 M.威爾森教授歡聚一堂。Today, we feel very much honoured to have Prof.M.Wilson with us.特別使我們感到榮幸的是能有機會遇到你們各位知名人士。We feel speially honoured to be given this opportunity to meet such a nice group of distinguished people like you.對于..甚感榮幸 To have the honour of doing||To have the honour to do 感謝

承告知該若干套不合格產品, 我方愿妥善處理不誤。We appreciate your telling us about the defective sets, and are glad to make things right.在感謝您過去惠予支持的同時, 希望對我新公司也繼續給予信賴。While thanking you for your valued support, I wish to asc for a continuance of your confidence in the new company.藉此機會, 讓我們對凡在業務發展方面給予有力支持的朋友、客戶表示感謝。We take this opportunity to thank our patrons and friends for the liberal support extended to us during our business career.藉此機會, 讓我們對您過去珍貴的支持表示感謝, 對您今后的訂單, 我們將保證繼續格外關照。We take this opportunity of thanking you for your past valued support, and of assuring you that your orders will continue to receive our best personal attention.我們滿懷信心的向您保證, 您所給予我們任何的業務, 我們都會以完全使您滿意的方式去執行。We can confidently assert that any business with which you may favour us will be transacted in such a manner as will afford you the fullest satisfaction.謝謝您的查詢或詢價。

We thank you for your inquiry.承蒙您的好意, 甚為感謝。thank you very much for your courtesy.謝謝您的訂貨或訂單。thank you for you order.提供服務

我們隨時樂意為您服務。We are always pleased to serve you at any time.如有機會為您服務, 我們將非常感謝。We thank you for the opportunity to be of service to you.同時, 請牢記我們最誠摯的心愿和為您服務的熱望。In the meantime, please be assured of our most cordial good wishes and of our desire to be of service.請相信, 我們將非常感謝您能為我們 提供服務機會。We wish to assure you that we appreciate an opportunity afforded us for service.我們渴望為您服務。We are anxious to be able to seve you.希望愿望

我們盼望著您的好消息。We hope to hear from you favourably.您在商場上如有需求, 即盼來函詢價。I hope to receive your inquiries when in the market.我們希望能收到您的訂單。We hope to be favoured with your order.我期待著您的好消息。I hope to hear favourably from you.我們希望這一行動能得到您的同意。We hope this action will meet with your approval.我們希望您能很快對此事做出決定。We hope that you will give this matter prompt attention.留意簽名

惠請留意我們每個人在下面的簽名。We would ask you kindly to note our respective signatures given below.下面是他的簽名傳真件, 請惠予留意, 該簽名效果與我的相同。

Below you will find a facsimile of his signature, which I ask you to regard as my own.惠請留意我的簽名。Have the kindness to take note of my signature...請留意附在下面的簽名。I request your attention to his signature, appended below.誠請回信

回信 by return||by return of post||by return of mail

為供您回信方便, 隨信附去免貼郵票的信封一個。A return envelope that requires no postage is enclosed for your convenience in replying.請開20美元的支票一張, 放在所附信封里, 立即寄給我們。Make out your check for $20, put it in the enclosed envelope, and start it on its way to us--now.為了使您從我們這里取得更進一步信息, 隨信附去明信片一張備用。A postcard is enclosed for your convenience in requesting further information.屆時, 用明信片告知我們, 本公司樂意奉告, 當然不會增加任何麻煩。Then send back the postcard and we'll gladly tell you--without a bit of obligation, of course.11、Business Correspondence(1)商務信函(1)您是否遇到過這樣尷尬的情況：當你急需擬訂一封得體的英語商務書信時，卻覺得頭腦中千頭萬緒，不知該從何說起??也許正是這封小小的英文書信成為您事業的絆腳石，使您失去了在公司大展宏圖的機會。

但是，為什么不把英語商務書信變成助您平步青云的階梯呢？變成您廣交朋友的機會呢？事實上，商務信函都有一定的格式可循，并非“難于上青天”。從本課開始，入門篇將開始向您詳細講解如何書寫英語商務書信，助您在最短的時間內掌握寫出一手漂亮英文書信的秘訣。

本課的單

詞

和

重

點收

句信稱附簽

型。

人

呼

件

名 recipient

salutation enclosure signature

Company Limited

責任有限公司

Corporation

責責 任任有有

限限您公公

司司忠

（（誠美美））的 Incorporated Yours faithfully

Yours Sincerely

您忠誠的 Best Wishes

謹致問候

書寫商務信函，首先要對商務書信的編排格式做到心中有數，下面我們就來看看書信的編排格式列表： Heading 信頭 Date 日期

Recipient's name and address 收信人名址 Salutation 稱呼 Subject

Body

主

正

題

文

——————————————————————

————————————————————

Complimentary

Signature

close

結

簽束

敬

語

名

Enclosure Notation 附件說明

從列表中，我們可以清楚地看出商務信件同一般英文信件一樣，首先要標明信頭(Heading)和信內地址(Inside Address)。信頭的主要內容是發信人的姓名、公司名稱、地址、發信日期等。但是在商務書信中，許多公司已經印好了自己帶信頭的信紙，所以我們不必再為重復書寫公司名稱、地址煩心了。

不過我們還是要在印好的信頭下面加上發信日期的。日期的書寫可分為美式和英式兩種： 美式的寫法是按照的月-日-年的順序，比如： 2000年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。

當然，你也可以根據情況，使用英式的寫法。注意，英式的順序是日-月-年： 9 May, 2000，9th May, 2000 有了發信人的地址，自然還要注明收信人的地址，這就是信內地址(Inside Address)。比如：

London Mr.T

Lower

F

Village SE17 R

James Consultancy

Rd.2ST

翻譯成中文就是：倫敦洛爾莊路29號，TF咨詢公司，R.詹姆斯先生。郵政編碼：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻譯的中文的地址順序恰恰相反。這是因為英文地址是按照從小到大的順序來書寫的，即： 人名--公司的具體地址--城市名+ 郵政編碼--國家。

另外在地址中，為了顯得更簡潔，還常用到下面的幾個縮寫詞： Rd.= Road（路）;St.=Street（街）;Sq.=Square（廣場）;P.O.B= Post Office Box（郵政信箱）； # 24= 24號(美式用法)； No.24= 24號（英式用法）

所以如果說“公園廣場 44號”，就可以表達為：44 Park Sq.，而“中山路”，則是：Zhongshan St.公司的名稱也是商務信件必不可少的一項。一般來說，國外絕大多數公司、企業都是責任有限公司(Company Limited)，縮寫為Co.Ltd.。在美國，責任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated，縮寫為Corp.or Inc.。

例如微軟的全稱是Microsoft Corporation, 而“摩托羅拉”則是Motorola, Inc.完成了地址一項，你就要寫信件開頭的問候語（Salutation）和結尾的敬語（Complimentary close）等等。雖說這些都是客套話，但是在商務信件中卻是必不可少的。

如果你不知道對方的姓名，可以用最客氣的方式來問候他/她： Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士)來稱呼對方。

這時要用Yours faithfully（您忠誠的）來作為信尾簽名之前的用語。如果你知道對方的名字，則可以標明對方姓名，來顯得更親切些： Dr Green 格林博士（大夫）Mr.Green 格林先生 Mrs.Green 格林夫人 Ms Green Miss

格Green

格林

林

女

小

士

姐

結尾用Yours Sincerely（您忠誠的）就可以了。

如果收信人是你的朋友或關系親密的同事，就直接用名字，不用姓： Dear James 親愛的詹姆斯

因為是你的朋友，結尾時當然要給出最真誠的祝福，所以你可以用：Best Wishes/ regards 最后，在結束敬語后，需要加上你的簽名，并在下面打印你的全名和職稱。比如：

Yours sincerely Signature John Lee General Manager 學完了這一課，你應該能掌握書信的格式了，在下一課中，我們會講到商務信函的內容編排和常用句型。希望你能隨著課程能一步步地提高自己的寫作技巧。

12、Business Correspondence(2)商務信函(2)通過前面的學習，相信你已經掌握了商務信函的格式，接下來我們要學習商務信函的內容

和語言。在開始前，先送給你5條書寫商務信函的“Golden Rules”(秘訣)。

寫信時，一定要考慮到收信人的感受，所以你的信件必須做到:

1.2.3.4.5.CLEAR

簡用語

內

潔詞言清

楚容、易完扼禮正

懂

整

要

貌

確

COMPLETE CONCISE

COURTEOUS CORRECT

本課的重點詞匯和句型。

quotation

n.報價 above-mentioned

attach enclose

adj.上vt.vt.述附把的上?

to______，、?

信加（n.vt.上隨中（已條函

提件）不

原關到等附的）

寄

便

諒

于

inconvenience forgive With

reference

I would be grateful if you could? 如果您能??，我將不勝感激。

商務信函的格式非常規律化，而其內容和語言上也是有律可循的。下面就讓我們根據一個實例來學習如何書寫商務信函。下列是一封財務公司的詢價信：

HERITAGE FINANCE LIMITED------------------22

The

Close

Hanworth

Middlesex

TW13

5TB

Tel:081 899 3642 Fax:081 3644

Dear

Mr.James , Reference: 29

London

Financial Mr.T

Lower

F

Village SE17 Consultancy January

R

199-James Consultancy

Rd.2ST Contract

We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.Details of the contract are attached.Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at

your earliest convenience.Yours sincerely Signature J Fish Corporate

Finance

Manager

仔細閱讀這封詢價信之后，你會發現寫信人-公司財務經理(Corporate Finance Manager)J Fish 在收信人稱呼之前，寫下了信件的主題：

關于財政合同（Reference:

Financial

Consultancy

Contract）。

因為商務信函強調“效率第一”，所以在正文(body)前面加上信件的主題，會使收信人對信件的主要內容一目了然，達到事半功倍的效果。

商務信

函的主

題

有

好

幾

種

表

達

方

式，你可以把主題放在收信人稱呼之前，比如：

Subject:

____;

Re:___

或

者

Reference:____

也可以在放在收信人稱呼之后，正文的開頭，如： With reference to______（關于）例如，我們可

以

用

下

面

這

句

話

來

引

出

正

文

：

With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact …

（關于我們以前的信件，我們希望你們注意到這樣一個事實??）

現在你對主題的寫法一定胸有成竹了吧，接著讓我們繼續看Fish 先生是怎樣開始信件的正文的。從文中可以看出，Fish 先生寫信的目的是要求對方提供報價單，因為他寫道：

We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.（如果您能寄來上述合同有關報價，我們將非常感激。）

值得一提的是，Fish 先生提出要求語氣非常委婉，他用了句型：

I would be grateful if you could…（如果您能??，我將不勝感激。）

這樣禮貌地提出要求，會使對方感覺很舒服，從而更愿意和你做生意。

Fish 先生在這句話中用到了above-mentioned一詞，來表達“上述的，信中已提到的”。知道了它的用法，我們就來試著用它造個句子吧。

“上述產品在本市各大百貨商場中都能買到?！? 正

確的英

文

翻

譯

是

：

The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this

city.在提出要求后，Fish 先生又加上了一句具體的說明：

Details of the contract are attached.（合同詳細內容已隨函附上。）

其中attach是“附上、加上（條件等）”的意思。這里還可以用enclose 一詞來替代 attach，Please 表find

示

附

件的意

思。

例

如

：

enclosed samples.（請查收附上的樣品。）

現在我們再來學習幾種不同的商務信函開頭方式?，F代商務信函越來越講究效率，所以開門見山，直接陳述自己寫信的原因不失為一個好方法，比如：

I

am writing

to

inform

you

that/apply

for

/

request…etc.（我寫信是要告訴/申請/請求??等等。）

而當你回復別人信件時，首先要對對方的來函表示感謝：

Thank

you

for

your

letter

of

July.感謝貴方7月1日的來信。

當 然,你you 謝

您

還for 申

請可

以your

點

明

具for 商

業體的事at 帳

由

：

Thank（感

application 的credit 信

用

Barrow's.戶

。）

Barrow's

如果你想寫的是一封道歉信，用道歉來開頭會讓對方體會到你的誠意。比如對于客戶的投訴（，We 我們are 對

給

你sorry 您

帶for 來

可any 的任

以

inconvenience 何

不

便

深we 表說caused 歉

意

：

you.。）

道歉的方式很多，你也可以選擇比較委婉的方式，比如為延誤回復來信道歉：

I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.（希望您能原諒我延誤回復您

6月

9日的來信。）

在這一課中，我們講到了在不同的情況下，商務信函開頭方式和一些重要的單詞和詞組。下一課中，我們將繼續就Fish 先生的信件講解商務書信的寫作方法，和常用句型。See you later!

13、Business Correspondence(2)商務信函(2)對于母語不是英語的人來說，用英語在信中流暢、清晰地表達自己的想法并非易事。那么我們怎樣才能更好地書寫信函呢？下面書寫商務信函的7個步驟會幫助我們解決問題：

1.Write down

your

aim.寫

下

發

信的目的。

2.Assemble all the relevant information.搜集所有的有關資料。

3.Arrange the points in order of importance.按重要性的順序安排要點，決定哪些是可以省 略的觀

點。

4.Write an outline in note form.5.Write

a

first

draft.以筆記的形式寫出一個綱要。

寫

出

第一

稿。

6.Revise your first draft by considering these questions: 通過考慮這些問題修改草稿。

information: English: 風 格材

料，是

否

包

括

所

有

要

點。

英文，語法、拼寫和標點是否正確。

是

否

吸

引

人，是

否

簡

潔

。Style: 7.Write or type your final version.寫出或打印最后成稿。

下面讓我們具體地學習如何書寫商務信函，請大家在傾聽講解時，注意信函中連接詞的用法，以及信函的各種結尾方式。

本課的重

點

單

詞

和

句

型

since

既然??；由于?? now

due be that due to

?

earliest

as

因 為 到，立盡盡即

快

期由

既的于

早?

?，；

預然應定感? ?當?

?的?

激

?

?

? appreciate at without as your

convenience.delay soon

possible hear from sb

收到某人來信

在上一課中，我們接觸到了Fish先生詢價信的上半部分，并學習了商務信函的主題和開頭，下面我們就來看看Fish先生是怎樣書寫信件的內容和結尾的。首先讓我們再來熟悉一遍這封詢價信：

HERITAGE

------------------

Dear

Mr.James , Reference: 29

London

Financial Mr.T

Lower

F

Village SE17 Consultancy January

R

199-James Consultancy

Rd.2ST Contract

The

Close

Hanworth

Middlesex

TW13

5TB

Tel:081 899 3642 Fax:081 3644

FINANCE

LIMITED

在正文的第二段，Fish 先生對報價的時間提出了進一步的要求，他說：

Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.（由于工作將于

月份展開，我們希望您能盡快答復。）Corporate

J

Finance

Yours

sincerely Signature

Fish Manager Since the work

is a

due reply

to

start at

in

December, earliest

we

would We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned

contract.Details

of

the

contract

are

attached.appreciate your convenience.這里，Fish 先生用了since(既然??；由于??)來連接整個句子，使句子讀起來更通順。

注意，英文書信和中文信件一樣，也講究句與句之間要“承上啟下”。比如，連接因果關系的句子除了

上

文

提

到的since

外，還

有

連

詞

：

because（因為??）, as（因為??）, now that ?（既然??），例如：

There 延was 期

a 是

delay 由

because 于

技

we 術

上had 的some 問

technical 題

造

成problems.的。

另外，我們還可以用介詞詞組來表示因果關系，例如上面這句話還可以用because of 或者due

to

來

表

示

：

There was a delay because of(due to)some technical problems.（請大家閱讀“妙連

句

子

”）

due to在這兒是“因為，由于”的意思。不過，細心的你一定發現了在Fish 先生信中用到的due to 并不表示因果關系，而是表示“預定”。我們再來看一個表示“預定??”的句子：

The 工

作

work 預

is 定

due 在to 12

start 月

份

in 開

December.始。

其實due可是一個“多面手”，除了上面的詞組due to 外，它本身還能作“到期的，應當的”。

比如去銀行時，我們得特別注意出納員（the teller）所說的due一詞： 要是她說：

The（bill 這of

exchange 張

匯

is 票

due 下

on 月

the 一

first 日

of 到

next 期

month.。）

這時，我們就必須在下個月之前承兌匯票。

當你發出信件后，自然希望能很快收到對方的回復。那么，你該如何在信中禮貌地表達這一

意

思呢？我們

先

來

看a 您

Fish reply 能

先at 盡

生

是

怎

么

寫的吧

：

We would 我們

appreciate 希

望

your 快

予

earliest 以

convenience.答

復。

這是一個非常禮貌，而且有效的句子，值得你認真記憶。

這里，Fish 先生用at your earliest convenience.（盡早??），表示急需得到回復。

而without delay（立即?）和?as soon as possible（盡快??）也可以在信中表達渴望得到回

復的急

切

心

情。

另外，句中appreciate表示“感激”，我們還以用其它表示感激之情的詞匯來替換它，如：

I would be grateful if you could send us a reply at your earliest convenience.當I 然

我look

們

還

可

以to

換

一hearing

種

方from

式

：

you.forward

詞組hear from sb.是“收到某人來信”，而這里的to 是介詞，后面一定要跟名詞或者動名詞。

第二篇：中文書信的寫作格式及要求（定稿）

中文書信的寫作格式及要求

對秘書人員而言，寫成一封得體、明確的信，不僅要有對書信內容所涉業務或相關背景的熟悉，還應了解中外書信的基本規范。

中文書信內容的結構，主要由稱呼、啟詞、正文、酬應過渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。

1、稱呼 稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關系、親疏關系、尊卑關系、長幼關系等而定，一般都用“敬語＋稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經理海成先生臺鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。

2、啟詞 啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”；思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順遂”等；贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等；承前式的“上周曾發一傳真件，今仍具函，為××事”，“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對象，不論內容，一律以“您好”為書信之啟詞，實在極不恰當。此外，公務書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定于”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據了解、據報、據查實”等一系列公文用語，以提領全文。

3、正文 正文是書信的主體，是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數件事，但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。

4、酬應過渡 正文結束時，可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經過此次合作，雙方的友誼將有進一步發展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務書信的常用結語過渡，如“特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函復、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。

5、祝頌詞 書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關系各有不同，書信內容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。一般說來，有“即頌時綏、敬頌臺安、此致敬禮、謹祝萬事如意、誠祝生意興隆”等等，有時，因過渡詞含有明顯的祝頌義，也可省去祝頌詞。

6、簽署 書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經理”等，而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經理王富成”或者 “××公司辦公室秘書李倩”、“××部業務員劉震”等。今天，許多書信都以計算機制成，但即使已打印了姓名，仍應再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名后應有具名語，如“謹上、謹呈、敬述”等，以表示對受件者的尊重。

7、日期 日期明確本是應用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必須準確，表現出寫信人的負責態度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。

中文書信行款規范

1、字跡端正清晰，易于認辨。不寫錯別字，不寫錯句。單字不成行，單行不成頁。

2、一頁紙上至少有三分之一是話語長度跨兩行以上的，不宜滿頁盡是長度不跨行的短句。

3、禮儀性的賀信、唁函、邀請書等不宜太長，但不能少于100字，書寫時亦應注意在整頁紙上的布局合理，不能一頁大紙上就兩行小字，這既不美觀于樣式，又乏誠意于情分。

4、不可用紅墨水、紅圓珠筆或鉛筆寫信。

5、對境外華語地區通信，要兼顧當地漢語書信的表達習慣。

6、信箋折疊應是文字面朝外，受件人稱呼朝外。信箋折疊宜簡單地橫豎對折，不宜折成燕子狀、花瓣狀，這種折疊法不宜用于工作信件，會影響工作信件的嚴肅性。

7、信封使用要按國家郵政總局的有關規定，不可隨意印制或改制。信封書寫也應按我國郵局規定的規范行事。收件人姓名后可用“鈞啟、公啟、安啟、親啟”等，但倘為明信片、則應用“收”字，明信片的寄件人后也不能寫“緘”而應寫“寄”。

8、郵資要付足，不要寄欠資信，以免因退回補足郵資而造成時間上的延誤，郵票貼法要規范，但勿與地址太近，以免蓋郵戳時將門牌號碼遮住，造成投遞麻煩。郵資總付的信件，要與郵局相關部門妥善交接。航空信的標簽要明顯。

第三篇：中文書信格式

中文書信格式

①稱呼：頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。

②問候語：如寫“你好”、“近來身體是否安康”等。獨立成段，不可直接接下文。否則，就會違反構段意義單一的要求，變成多義段了。

③正文。這是信的主體，可以分為若干段來書寫。

④祝頌語。以最一般的“此致”、“敬禮”為例?！按酥隆笨梢杂袃煞N正確的位置來進行書寫，一是緊接著主體正文之后，不另起段，不加標點；二是在正文之下另起一行空兩格書寫?！熬炊Y”寫在“此致”的下一行，頂格書寫。后應該加上一個驚嘆號，以表示祝頌的誠意和強度。

稱呼和祝頌語后半部分的頂格，是對收信人的一種尊重。是古代書信“抬頭”傳統的延續。古人書信為豎寫，行文涉及對方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書寫到何處，都要把對方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書寫。它的基本做法，為現代書信所吸收。

⑤具名和日期。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關系，如兒×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行寫日期。

如果忘了寫某事，則可以在日期下空一行、再空兩格寫上“又附”，再另起行書寫未盡事宜。

例：

敬愛的老師：

您好,我看了巴金爺爺給家鄉孩子的一封信]我心情很不平靜,巴金爺爺在有限生命還懂得珍惜一封一秒,我后悔1.2.3年級浪費很多時間,從現在開始,決定珍惜光陰,好好學習,天天向上,學好本領,為社會做出貢獻,為我們班級體做好事,團結友愛,互相幫助,讓我們的生命開花.我真誠地祝福老師身體鍵康

200

您的學生：××× ×年5月12日

第四篇：中文書信標準格式

尊敬的XXX：

您好！

（正文）—————————————————————— ———————————————————————————— ————————————————————————————

此致 敬禮！

單位名稱

姓名

年月日

第五篇：中文書信常用詞匯集

書信常用詞匯集

中國是禮儀之邦，文化歷史悠久，人們相互通信來往，一向注重格式和用語。通信既要講究修辭、文法，又要講究文明禮節、禮貌。如果能夠熟練使用書信的格式、用語，自然顯得高雅、生動、鮮明，給人一種美的享受。

書信的格式一般要注意地位、抬頭、分行、稱謂、結尾。

1.地位，即收信人姓名稱謂寫于起首頂頭第一行。發信人的署名在全張信箋的二分之一以下。

2.抬頭是指舊式書信，對年長的受信人空一格或另起一行，以示尊敬。目前已不太用了。但和一些老先生的來往書信還是十分講究的。

3.分行是在信中為避免雜亂無章而采用的分段陳述。每段開始前空一到二個字，述及不同內容時，分幾段書寫。

4.稱謂，不同身份有不同的用語。如對于父母用膝下、膝前；對于長輩用尊前、尊右、前鑒、鈞鑒、侍右；對于平輩用臺啟、大鑒、惠鑒、臺右；對于婦女用懿鑒、慈鑒；對于老師要用函丈、壇席等等。現時多以先生、小姐等作為尊稱，如加上惠鑒、臺鑒、賜鑒，也都末嘗不可。

5.結尾，俗稱「關門」，如「即問近好」、「敬頌鈞安」、「敬祝健康」，以及較古樸形式的春安、冬安、日祺、刻祉……在社交上用「專頌臺安」。另有匆促草率語「匆匆不一」、「草草不盡」、「不盡欲言」、「恕不多寫」等。用于祝福問安的有：「順頌大安」、「專此祝好」、「即問近祺」、「此請召綏」等。請教用語有「乞覆候教」、「佇候明教」、「盼中賜教」、「尚希裁答」、「敬祈示知」等。結尾語要根據書信內容，運用自如。

按書信用語的不同用意，可分以下類別：

開頭語

喜接來函，不勝歡慰。頃接手示，甚欣甚慰。頃接手示，如見故人。得書之喜，曠若復面。久不通函，至以為念。前上一函，諒已入鑒。頃奉惠函，謹悉一切?；輹聪ぃ橐馊?。昨得手書，反復讀之，拳拳盛意，感莫能言。數奉手書，熱摯之倩，溢于言表。捧讀惠書，欣慰無量。頃奉手教，敬悉康和，至為欣慰。久末聞消息，唯愿一切康適。手書已接多日，今茲略閑，率寫數語。不日前曾奉一函，意其已抵左右。頃接手教，敬悉一切。接奉大札，敬悉種切。

思念語

分手多日，別來無恙？別后月余，殊深馳系。一別累月，思何可支？久疏通問，渴望殊深。別后縈思，愁腸日轉。離情別懷，今猶耿耿。故園念切，夢寐神馳。心路咫尺，瞻言甚慨。歲月不居，時節如流。鴻雁傳書，千里咫尺。海天在望，不盡依依。相距尚遠，不能聚首。轉托文墨，時通消息。別來良久，甚以為懷。何日重逢，登高延企。前上一函，諒達雅鑒，迄今未見復音，念與時積，近況若何，念念。握別以來，深感寂寞。久疏問候，多多見諒。何時獲得晤敘機會，不勝企望之至。久疏問候，想必一切佳勝？多日未晤，系念殊殷。久仰大名，時深景慕。

欽佩語 奉讀大示，向往尤深。大示拜讀，心折殊深。大作拜讀，敬佩之至。久欽鴻才，時懷渴想。德宏才羨，屢屢懷慕。喜接誨教，真解蒙矣。謹蒙誨語，用袪塵惑。頃讀惠書，如聞金玉良言。蒙惠書并賜大著，拜服之至。

問候語

春寒料峭，善自珍重，春雨霏霏，思緒綿綿，近況如何？陽春三月，燕語雕梁，想必心曠神怡！當此春風送暖之際，料想身心均健。春日融融，可曾乘興駕游？春光明媚，想必合家安康。時欲入夏，愿自保重。赤日炎炎，萬請珍重。炎暑日蒸，千萬珍愛。茲際炎暑，好自為之。盛暑之后，繼以炎秋，務望珍攝為盼。人秋頓涼，幸自攝衛。秋色宜人，望養志和神。秋高氣爽，希善自為樂。秋雨綿綿，萬請自愛。秋風蕭蕭，至祈攝衛。秋風多厲，為國珍攝。近日天寒，諒已早自衛攝。漸入嚴寒，伏維自愛。日來寒威愈烈，伏維福恙躬無。嚴風極冷，請厚自珍愛。近來寒暑不常，懇祈珍重自愛。氣候多變，希自珍衛。近來天氣變化無常，請多珍重。值此盛夏之際，未知起居如何，請對身體多加珍重。近日天氣漸漸寒冷，希望你多加保重。

問病語

大示細讀，尊恙極念。聞君欠安，甚為懸念。聞病甚念，務請安心靜養。頃聞您臥病數日，心甚念之。聞您抱恙，不勝懸念。知尊恙復發，甚念甚念。尊恙已有起色，甚以為慰。尊恙愈否？念念。尊恙大愈否？望珍攝自重。貴體新痊，諸唯珍重。前遇來函，知尊恙已痊可。重病新愈，望多休息。欣聞貴體康復，至為慰藉。

自述語

賤軀如常，眷屬安健，聊可告慰。合家老小安好如常，請勿念為要。幸寓中均平善，勿念可也。闔寓無恙，請釋懸念。惟寓中均平善，可請勿念。我微恙已愈，現頑健仍如往日，免念。偶然微恙，幸近已痊愈，希勿念為幸。日前患病，現已復原。賤體初安，承問極感。大示讀悉，獎飾過分，實不敢當。

祝賀語

欣聞……，謹寄數語，聊表祝賀。謹以至誠，恭賀你們……。欣聞……，匆致上函，誠表賀意。喜聞……，由衷快慰，遙祝前程似錦。謹具刀筆書謁，恭賀嘉事吉禮。頃聞喜訊，再祝鴻圖大展。

祝新婚

忽鳴燕賀，且祝新禧。頃聞吉音，欣逢嘉禮。附呈微物，聊佐喜儀，勿棄是幸。欣聞足下花燭筵開，奉呈薄禮。謹呈不腆之儀，聊以志喜。得悉你倆有情終成眷屬，至為快慰。欣聞你們喜結良緣，無限欣慰。喜聞足下燕爾新婚，特申祝賀。頃悉你合巹之喜，謹祝幸福，白頭偕老。恭賀你們喜結百年之好。新婚志喜，遙祝伉儷諧和。敬祝新婚快樂，幸福如意。賀新婚志喜，祝比翼雙飛。欣聞喜結良緣，特此「致賀，祝新婚幸福愉快。值茲xxx（和xxx）先生（或小姐、或親屬稱謂）新婚佳期，特此祝賀。

祝生育

弄璋之喜，可慶可賀。弄瓦之慶，遙以致賀。聞育祥麟，謹此恭賀。弄璋之喜，符君宿愿，謹以為祝。聞尊夫婦喜添千金，熱忱致賀。謹祝母子平安無恙，望代致拳拳。欣聞寶寶降生，遙祝母子（女）健康。欣聞喜獲麟兒，特「祝賀。欣聞喜賀掌珠，特「祝賀。恭賀添孫之喜，并祝合家快樂。

祝壽

遙祝壽比南山，福如東海。恭賀延年壽干秋。心禱口祝，皆賀高壽。謹祝壽比南山，健康長壽。喜賀福壽雙全，恭祝合家安好，壽星高照。欣逢榮壽大慶，敬祝健康長壽。福如東海，壽比南山，天長人久，百歲青春。恭賀花甲之慶。恭賀古稀大慶。欣逢華誕，特「祝賀。值茲XXX生日，祝學習進步，身體健康。

慶賀康復

貴體康復，聞之甚喜，遙祝健康長壽。

慶祝畢業、升學

學業完成，服務社會，鵬程萬里，特「祝賀。寒窗數載，今朝學成，獻身華夏，再展鵬程。榮膺學位，無比欣佩，百尺竿頭，更進一步。欣聞升學，特此「賀。頃聞考取深造，敬祝學業進步，并頌健康。

慶賀發明、獲獎、立功

發明創新，造福社會，謹「視賀。有志竟成，不勝欣佩，特「致賀。榮獲冠軍，為國爭光，特此祝賀。欣聞競賽優勝，特致賀忱，仍祝努力。欣傳捷報，勛猷卓著，無任欣賀。欣聞捷報，不勝欣慕，舉杯遙賀，再候佳音。立功獲獎，無比欣喜，特「祝賀。

慶祝紀怠、典禮、開幕（張）

新廈落成典禮，特此致賀。欣逢開幕紀念，特此致賀。祝賀xxxx隆重開幕，預祝圓滿成功。祝賀xxxx成功閉幕，并祝取得豐碩之果。敬賀新張之喜，謹祝業務發達

慶賀節日

恭賀新禧，謹?？禈?。新年快樂，并祝進步。值茲新春佳節，敬祝萬事如意。歲序更新，鴻圖大展，特此致賀。辭舊迎新，萬事如意，特此恭賀。欣逢佳節，普天同慶，遙祝人壽年豐。中秋佳節，遙祝團圓。國慶紀念，普天同慶，祝全家快樂。恭祝圣誕，并賀年禧。值此XX佳節，特此致賀。

致謝語

承蒙關注，特此感謝。承蒙關照，不勝感激。請接受我的謝忱。費神之處，不勝感激。來示讀悉，十分感謝。厚情盛意，應接不遑，切謝切謝。勞神為謝。費神之處，泥首以謝。感荷高請，非言語所能鳴謝。承賜忠言，心感何極。承蒙諄諄忠告，銘感銘感。承蒙見教，獲益甚多。承示誠摯之言，佩其感甚。頃得惠函并照片種種，感謝之至。備荷關照，銘戢五內。承蒙惠贈，忠心感謝。前承饋贈……，傾感不勝。承蒙存問，不勝感謝。如此厚贈，實深惶涑。日前既荷盛錢，復蒙躬送，感謝無既。

致歉語

惠書敬悉，甚感盛意，遲復為歉?；輹严?，因為瑣務，未即奉答為歉。久未通信，甚以為歉。久稽回答，幸原諒之。奉讀惠書，久未作復，甚以為歉。數奉臺函，未暇修復，抱歉良深。音問久疏，實深歉疚?；輹缛帐盏?，因事紛繁，遲至今日奉復，甚歉。所詢之事，目前尚難奉復。關于……之事，一時無以奉聞，歉甚。托付之事，未能盡如人意，尚請多多包涵。前言……，因事繁忘卻，歉甚愧甚。雜務纏身，故托付之事延誤至今方作復，歉甚。疏失之處，請少垂寬恕之情。前事有負雅意，十分抱歉，尚希恕之。前事有逆尊意，不勝慚愧，萬望海涵。

致哀語

驚悉xxx不幸逝世，不勝哀悼。頃接訃告，不勝傷悼。驚聞xxx作古，家失柱石，悲痛萬分。尊x逝世，深致哀悼，尚望節哀順變。前接……日信，知令x逝去，為之慘然。xxx逝去，實足哀傷。良友云逝，傷感自多，尚望珍重。聞悉xxx逝世，大出意外，望節哀釋念。接xxx長逝之耗，凡在相好，無不同深感惋惜。驚承訃告，悲悼不已，專函致唁，并慰哀衷。近聞xxx逝世，甚哀悼之。死者已矣，生者懇請多多保重。噩耗傳來，不勝悲悼，特此吊唁，尚望節哀。遠道聞訃，萬分哀痛，特此慰唁，尚請保重。驚聞xxx病逝，不勝悲痛，特此致哀，并向家屬慰問。驚悉XXX盛年謝世，不勝悲痛，特此吊唁，尚請節哀。驚聞令尊（堂）去世，無比痛悼，尚祈節哀。令尊（堂）安葬之間，道遠未能前往哀悼為歉，謹此申奠。痛悉嚴父（慈母）仙逝，不勝悲悼，望母（父）節哀保重量。驚悉令子（令愛）辭世，萬分悲悼，務請節哀。

請托語

冒昧干請，惟望幸許。拜托之處，乞費神代辦，不勝感荷。謹布區區，尚希鑒察，費神相助。所懇之事，若蒙慨允，將不勝感激之至。特瀝寸函布達，祈勿他言推諉。值此情形，望您能盡力相助。茲有……，謹祈代為轉交，費神感荷。倘蒙照辦，銘感無已。如承俯允，無任感荷。

承諾語

但有見示，愿效犬馬。有何要求，請盡早示知，切勿客氣。凡有可效勞之處，自當盡力而為。承囑各事，皆一一照辦，盡請放心。所言之事，當為設法，請釋念。托付之事，時刻不敢忘懷。有蒙見托，敢不盡心盡力。為君效力，由衷所愿，豈有二話？

婉辭語

托付之事，因……，不便應命，祈獲諒解。能力所及，僅此而已。無法奉命，尚希鑒諒。因……，故無法遵命，尚乞海涵。所托之事，實非綿力所能及。區區苦衷，尚祈鑒宥。盛意心領，然非不為也，實不能耳。前信所言，實愛莫能助，容日后再行設法，請諒。無以為之，實非得己，伏乞諒鑒為幸。我情況不明，亦無主張，請自行酌定為盼。所言之事，問題非小，一時殊難決定。所需之款，本當盡力籌借，唯我亦有困難，無以為助，殊深抱歉。蒙惠贈厚物，感謝之至，然實難拜受，尚祈原諒。

請教語

倘蒙見教，沒齒不忘。如何之處，敬候卓裁。風雨同舟，愿聞明教。倘承不吝賜教，幸甚幸甚。得暇望時賜教言為禱！倘有所聞，尚祈見告，伸資改進，不勝盼禱！如有所得，祈隨時賜示為盼。上述種種，尊意以為如何，請告。所言之事，尚希撥冗見示為幸。今冒味呈上拙作，若蒙賜以修正，不勝感激。拙作幼稚，懇請大加斧正。尊處若有此類資料，希一查見示為感。

商討語

厚蒙雅愛，瀝膽直諫。叨在契末，斗膽直陳，伏維良照，不盡縷衷。種種尚須斟酌之處，尊意如何？吾敬先生，尤重真理，故直陳，希諒。微末之言，幸無見闊，不勝大愿。相見以誠，請恕不謙。肺俯之語，請恕直言。

贈物語

寄上薄物若干，尚望笑納為幸。略表賀意，請笑納。微物兩包，聊供途中之需，即乞笑納。茲奉上……，聊表祝意，幸祈笑納。所奉禮品雖微不足道，望勿嫌棄。千里鵝毛，聊表寸心。

邀約語

何日來此，愿得晤談為幸。祈望一會，共敘友情。敬請光臨，若蒙光臨寒舍，當不勝榮幸之至。偶得一佳作，愿與君共賞，懇請光臨。

催促語

立盼速復。請速示知。萬望從速賜復為要。有暇希即函復為盼。如蒙速復，不勝感激。奉懇之事，乞速復為荷。余不盡言，唯乞速復為盼。上述之事，唯希從速示復。尊意如何，請即示知。

結束語

專此奉復。手此奉復。敬候回諭。匆此先復，余容后稟。臨書倉卒，不盡欲言。書不盡意，余言后續。情長紙短，不盡依依。日來事忙，恕不多談。草率書此，祈恕不恭。特此致候，不勝依依。謹申數字，用展寸誠。諸不具陳，謹申微意。言不盡思，再祈珍重。匆雜書復，見諒。

附言語

xxx附筆致意。不另。xxx囑代筆問候。夫人小女均此請安。順詢合家安好，不一。

（2）書信祝頌問安語

1.給緒尊長的書信祝頌問安語有：敬叩金安（「金」，貴也）、敬請福安（父母）、謹祝榮壽、恭祝健康長壽（亦可祝壽）、敬祝安好、敬祝健康、敬請康安、恭請示安、順叩崇祺（「祺」，吉祥之意）、虔請崇安、敬請鈞安（「鈞」，重，古制三十斤為鈞）、恭請頤安（「頤」，保養）、恭請福綏、（以下對女長輩）恭叩慈安、恭請懿安、敬請坤安、敬請淑安。

2.給平輩的書信祝頌問安語有：祝你進步、祝你健康、祝你愉快、祝你成功、祝你安好、祝工作順利；敬頌大安、順頌時綏、即頌時祉、此頌近祺、敬候佳祉、即候日祉、順候起居；順祝曼福不盡、順詢起居健吉、順詢興居安吉、此詢康健精進、順賀行止佳勝、此祝晨祺百益、此問鵬程萬里、順祝萬事如意；敬候坤祺、并頌妝安（女輩）；順頌侍安、并頌侍福（為兄、友父母壽致兄、友用）。

3.給晚輩的書信祝頌問候語有：祝幸福、祝愉快、祝進步、祝健康、祝工作好、望努力學習、順詢近祉、此詢近佳、即問近好、即問日佳。

4.給知識界的書信祝頌問安語有：敬請道安、并詢文安；對教師常用即頌教安、恭請教祺；對寫作者，常用順候著安、敬請著福、敬頌撰安、敬請撰祺、即頌著祺、敬請文安、敬請文祺；對編輯，常用肅請編安、即頌編祺；對學生，常用并詢學安、敬問學祺。

5.給軍商界的書信祝頌問安語有：謹請勛祺、即頌勛祉。（「祉」，意為幸福）、敬問戎安、即頌戎綏；順頌籌安、敬候籌綏、并頌財安、順詢籌祉。

6.給旅行旅居者的書信祝頌問安語有：敬請旅安、順請客安、并頌旅祺、順候旅祉、此祝行安、謹問游安；此賀旅居多福、此問鵬程萬望。

7.賀婚的書信祝頌語有：祝儷安、敬候儷安、即頌儷祉、恭賀燕喜、順賀大喜、祝新婚幸?？鞓贰?/p>

8.賀年的書信祝頌語有：恭賀新禧、敬賀歲祺、敬賀年禧、順賀新祺、并頌春禧、祝新年快樂。

9.有關唁喪問病的書信問候語有：敬請禮安、即請衛安、順候痊安、祝早日康復。

10.對全家的書信祝頌問安語有：恭請闔府康福、祝全家安好。

11.四季適用的書信祝頌問安語有：敬頌春祺、敬頌春安；肅請夏祺、即請夏安、敬候暑安、順候夏祉；謹頌秋安、順問秋祺；敬請冬安、敬頌冬綏。

12.對上級的書信祝頌問安語有：請復示、請指正、請指示、請教正、妥否請批復。

（3）書信末的啟稟語

1.對尊長：叩、叩上、叩稟、謹上、敬稟、拜上、百拜、再拜。

2.對平輩：謹啟、手肅、上言、上書、鞠躬、鞠啟、脫帽、敬上、頓首、謹肅、謹復、敬啟、親筆、謹獻（禮信用）。

3.對晚輩：示、字、白、諭、手白、手諭、手泐。

4.慶賀類：叩賀、拜賀、敬賀、恭賀、謹賀、同賀（多人）、序賀。

書信的用詞 結尾的敬詞：

1、請安：

用于祖父母及父母：恭叩 金安、敬請福安 肅請 金安。

用于親友長輩：恭請 福綏、敬請 履安敬叩 崇安 只請提安、敬請 頤安、虔清 康安。

用于老師：敬請 塵安、恭請 道發、肅請海安、虔請 講安。

用于親友平輩：敬候 佳祉 并候近安、順頌起居、順侯大安、敬頌 臺安 順頌 時綏。

用于親友晚輩：即詢近佳、即問近好、附頌清安。

用于有祖父及父母而在一處者：敬請侍安、敬頌 侍福、并候侍祺。

用于夫婦同居者：敬請 儷安、順頌雙安、敬頌 儷祉（祺）。

用于政界：敬請 勛安、恭請 鈞安、只請政安。

用于軍界：敬請 戎安、恭請 麾安、肅請捷安。

用于學界：只頌 撰祺、只請 著安、順請、文安、并請學安、即頌文綏、即候 文祺。

用于商界：即請 財安、敬候 籌安、順頌籌祺。

用于旅客：敬請 旅安、藉頌 旅祺、順詢旅祉。

用于家居者：敬請 潭安、并頒 潭福、順頌潭祺。

用于賀婚：恭請 燕喜、恭賀 大喜、恭請喜安。

用于賀年：恭賀 年禧、恭賀 新禧、即頌歲禧。

用于吊唁：此候 孝履、順問 苫次、專候素履。

用于問?。壕凑?愈安、即請 衛安、敬祝早痊。

用于時令問候：敬請 春安、順頌 春祉、敬請夏安、并頌暑祺敬請 秋安、并候 秋綏、敬請 冬安、此請 裘安、敬請爐安。

用于當日問候：即頌 晨安、即請 早安、此請午安、即頌晚安、即請 刻安、順候 日祉、即候 時祉。

2、署名下的敬辭：

用于祖父母及父母：叩稟、敬稟、拜稟、肅稟、謹稟、叩上。

用于尊長：謹稟、謹上、拜上、謹肅、敬肅、敬啟、謹啟。

用于平輩：謹啟、謹白、手啟、手上、頓首、拜啟、上言、拜言、啟、上、白。

用于晚輩：手諭、手示、手泐、手草、草示、諭。

用于復信：肅復、手復、謹復、復。

用于不具名：名正肅（另具名片）、各心肅、各心印、知恕具、兩知。

用于補述：又啟、又及、又陳、再及、再陳。

3、附候語：

問候尊長：令尊（或令堂）大人前，乞代叱名請安。某伯前未及另稟，乞即叱名請安。

問候平輩：某兄弟前祈代致候不另。某兄處未及另函乞代致意。

問候晚輩：順候令郎佳吉。并問令郎等近好。

代長輩附候：家父囑筆問候。某伯囑筆問候。

代平輩附候：家兄附筆請安，某兄附筆道候。

代幼輩附候：小兒侍叩。小孫隨叩。某某稟筆請安