第一篇：電子郵件禮儀及格式-原創歡迎套用

發郵件的禮儀及格式—項目籌備組

一：主題與簽名

1.一定不要空白標題，這是最失禮的。

2.標題要簡短明了，讓對方一看就知道你發的是什么郵件！

3.最好把你的郵箱設好一個簽名，以便對方一目了然又便于留存。

比如：

中國交通建設集團

大連一航港灣建設有限公司—東北亞生命健康城項目籌備組 XXX

（項目經理）Mobile:1869868XXXX Fax:+86411 8445XXXX Tel:+86411 8260XXXX Mail :zhaoyan_mark@XXX.com ADR：XX省XX市XX區XXXX街XX號XXXX大廈XX層 P.C.：XXXXXX 簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號，一定要得體。

4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王 先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”

5.一封信盡可能只針對一個主題。

6.最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查 正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎重。

二：關于稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。關于格式，稱呼是第一行頂格寫。

2． Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結尾常見的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。“禮多人不怪”，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

三：正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正

事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。2.注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法同音別字。在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。6.合理提示重要信息

不要頻繁使用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用 :)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻。

三：回復技巧

1.及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。3.回復不得少于10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。5．要區分單獨回復和回復全體

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該回復所有，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的回復來回復去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。點擊“回復全部”前，要三思而行！6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

四、正確使用發送，抄送，密送

1． To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。2． 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

3． 而BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。

4．TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象!5．只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源

6、轉發郵件要突出信息

在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。如果有需要 還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。不發送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

五：附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送，六：實例: 標題：

東北亞生命健康城可研相關事項聯絡 正文：

TO：XX經理，XX小姐 CC：X總，X總，X總，X經理

各位下午好，關于XX工作的開展有如下事項與各位確認：1、2、3、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX； XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX； XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

附件為XXXXXXX，請參考。附件一：XXXXXXX 附件二：XXXXXXX

如有問題請聯系，十分感謝。

順祝，商祺 20XX年X月XX日

XX

簽名：

==================================== XXXXXXXX XXXXXX公司—XXXXXXX部門 XX

（項目經理）Mobile:XXXXXXXXXXX Fax:+86411 8445XXXX Tel:+86411 8260XXXX Mail :zhaoyan_mark@XXX.com ADR：XX省XX市XX區香XXXX街XX號XXXXXX大廈XX層 P.C.：XXXXXX

真誠 ● 責任 ● 價值

====================================

保密及免責：

本郵件（包括其附件）可能含有保密、專有或保留著作權的信息。如果您并非本郵件指定接受人，請即刻 通知發送人并將本郵件從您的系統中刪除，您不得散布、保留、復制、披露或以其他方式使用本郵件任何 相關信息，并且請通過郵件告知我們此次錯誤投遞。

發送人在本郵件下表達的觀點并不一定我公司的觀點。發送人并不保證本郵件是安全或不受任何計 算機病毒影響的，并且對由于郵件傳輸而導致的郵件內容錯誤或缺失不承擔任何責任。除非明確說明，本郵件并不構成具有約束力的契約。

第二篇：電子郵件的禮儀

電子郵件是職業信件的一種，它的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。職業信件中是沒有不嚴肅的內容的。

電子郵件應當注意以下八個方面：

1)標題要提綱挈領，切忌使用含義不清的標題，例如：“嘿！”或是“收著！”

添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環節，最好寫上來自公司的郵件，年、月、日以便對方一目了然又便于保留。

2)電子郵件的文體格式應該類似于書面交談式的風格，開頭要有問候語，但問候語的選擇比較自由，像“你好”、“Hi”，或者僅僅是一個簡單的稱呼，結尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等；也可什么都不寫，直接注上自己的名字。但是，如果你寫的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生女士，您好!”結尾要有祝福語，并使用“此致敬禮!”這樣的格式。

3)內容簡明扼要，針對需要回復及轉寄的電子郵件，要小心寫在電子郵件里的每一個字，每一句話。因為現在法律規定電子郵件也可以作為法律證據，是合法的，所以發電子郵件時要小心，如果對公司不利的，千萬不要寫上。發郵件時一定要慎重，還要定期重新審查你發過的電子郵件，評估其對商業往來所產生的影響。

4)一定要清理回復的內容。在美國加州有一位傳播學專家摩根女士曾舉例說：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名，我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時采匿名附件收信者取代附件收信者方式，或是在轉寄之前刪除一切無關緊要或重復的內容，例如：原件中摘要部分之主題、地址及日期等。注意回答問題的技巧。當回件答復問題的時候，最好只把相關的問題抄到回件，然后附上答案。不要用自動應答鍵，那樣會把來件所有內容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

5)合宜地稱呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節，包括在信件開頭尊稱收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來與你的聯系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時在郵件的結尾添加個人簽名欄。人們通常會把郵件轉發給過多的人，打開郵件箱你可能發現有一半的郵件是與你無關的，刪除它們費時費力，所以在轉發前要做一下整理，把郵件的數量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回復郵件。重要郵件發出后要電話確認。另外，重要的機密和敏感的話題不要使用電子郵件，因為它不能保證嚴守機密。

6)結尾簽名。每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

7)要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）。

1．To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2．而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。

4．TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象!

5．只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源

6、轉發郵件要突出信息，還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。

8）主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

第三篇：電子郵件禮儀 精

發郵件注意事項（1）

小編的話：隨著計算機的普及，郵件也成為職場上必備的交流工具。然而，收發郵件都存在許多技巧，千萬要小心，不要栽在自己設下的陷阱里啦！

守則一：不要隨便“回復所有人” 阿康 外企職員

千萬不要在回復郵件時隨便點擊“回復所有人”———這是我從我那倒霉的客戶那里學來的“血的教訓”。

那次接手一個挑剔的客戶，耗了很久，價格一直談不攏，差不多有兩周時間，我每天上班頭一件事，就是和對方互通郵件、打探進展。那段日子，老板盯、對方拖，搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到有一天，在我們通過20封郵件時，我的郵箱里忽然出現了一封“機密”信函，上面有這家公司討論我們公司的報價的詳細經過，包括各級老板的回復意見、他們預期爭取的價格，還有準備對付我們的具體計劃。

這下好了，掌握了對方的底線，后面的事情做得極其順利。那個項目談完，老板對我刮目相看。

我心里有鬼。冷靜之后仔細研究了這封郵件的來龍去脈，終于發現：發給我這封郵件的人一定是在某次疏忽之下按了“回復所有人”，才把信不小心傳到了我手里。

也真怪不得他，之前我們往來的郵件實在過多，而且所有的郵件題目都是一長串“RE：RE：RE??”，看起來極其相似。我的郵件發給他、他的老板后，他老板回復給了他，還有他們公司的財務、我以及更多人。之后他們內部還討論了很多問題，他就沿用那些幾經回復的信件，繼續發給我詢問。這個倒霉蛋初期一直把這項工作做得有條不紊，哪些人在“收件人”一欄里，哪些人在“抄送”欄里，從不混淆，直到有一次，在這么多個類似標題的郵件里，他終于“迷失”了，一點“全部回復”??

守則二：溝通重要事件時，最好使用郵件，如果你光打電話，對方可以耍賴

大衛 物流管理

在我還是新人時，吃過一次這樣的虧。那是一個做事非常拖拉、工作極為馬虎的客戶，每次交接，都需要我無數次催促、反復提醒。

有一次，由于缺少一些材料，他們公司委托我們發的一批貨無法申報。我第一時間就給對方打電話交代了這個情況。我們這行，時間就是金錢。我反復跟他說，如果在幾點前備不齊這些材料導致耽擱進程，那就是他們的責任了。

他滿口答應，說兩個小時后就能給我回音。沒想到，兩小時過去了、一個上午過去了，還是沒發材料來。下午我又催了一次，他還是說“馬上”、“馬上”。

最后的結果可想而知。對方老板怒了，一個電話打到我老板那兒，投訴我工作不力。

“我確實打過電話了呀。”我向我們老板訴苦。

“你為什么不發郵件呢？”老板雖然相信我，可是對方一口咬定我沒通知，口說無憑，沒有郵件作證據，只能由我們來賠償損失。

老板親授心得：“下回遇到這樣的人，非但給他寫郵件，還應該明抄一份給他的上司，這樣，他就不敢怠慢了。”

姜還是老的辣，辦公室“游戲準則”之一就是：遇見重要的事，先發郵件，把責任扔給對方再說。

守則三：如有需要，請用BCC（暗抄）金子 銀行客服

前不久，辦公室里議論紛紛，說領導最近準備給上上下下所有人配備商務手機。一時間人人納悶———一向精打細算的領導怎么一下子出手大方起來了？

不久，手機如期而至，公司里還搞了統一的培訓，教大家如何用手機收發郵件、處理公文。又過了一陣子，下達最新指令：所有關鍵部門的員工，24小時開機，隨時處理郵件！消息一出，各路流言飛轉，出現了多種關于此舉動機的猜測：一說公司里各部門嚴重推卸責任，出現事故，互相推諉，A怪B沒有告知，B說自己已經書面郵件通知，A說沒有收到郵件；另一種說法是，前不久公司內部出現“打小報告郵件事件”，有人趁他人不備，在對方電腦上使用郵件系統，發送出一份舉報信，結果，該信還落入了被舉報人手中，他找到發信人論理，該人說一定是有人為了陷害自己，盜用信箱發信；還有傳言，說是兩個部門的人結怨，跑去領導那里論理，要求每次發完郵件，必須電話通知或者消息確認，不然存在“陷害”的可能性??

也不知是哪個“軍師”的主意，最后讓領導下決心給每個人都配置了這款可發郵件的商務手機，現在，所有人都膽戰心驚地24小時開機，并且一看到有“CC”（抄送）給自己上司的郵件就格外認真，如果看到了顯示BCC（暗抄）的郵件，那么，趕緊起床吧，這覺是再也睡不好了。

守則四：如果你是老板，請設置“敏感詞” 小言 外企行政

前不久公司出了一件大事：一個不滿工作的員工在跳槽前夜，調出所有同事和客戶的電郵，群發了一封“控訴信”。

除了對公司內部關鍵人物的投訴之外，還列舉了公司內部存在的種種管理漏洞。郵件最后說：“這樣缺乏信譽的公司，你們還敢和他繼續有生意方面的合作么？”

郵件是周一早上群發的，那天我正好在外面辦事，下午回到辦公室，據說已經被集體刪除了。不過，好多人都悄悄備份存在自己的電腦里，我就是那樣看到了這封郵件。有好一陣子，它被當作上班生活的調味劑。

據說，高層大駭，雖然最后找到那名員工并追究了法律責任，可對于我們這樣的大公司來說，畢竟很是“坍臺”。

于是，消息靈通人士最近通知我們，老板出資百萬購了一套新系統，據說，現在任何從公司發出的郵件，一旦出現“狀況”，系統會自動警報，并阻止發送。

為這事，我們八卦了半天，都在推測系統會設置多少敏感詞匯來自動阻止郵件。經討論，大家達成共識：少寫中文郵件———我們工作往來的郵件，大部分是用英語寫的，而那封控訴信用的是中文———這種信，還是用母語寫比較順暢。

守則五：不要隨意轉發 Ken 項目經理 通常我們匯報工作時，貪圖方便，會直接把郵件轉發給老板。但你的老板如果足夠細心和專業，他會批評你。

我對我們老板肅然起敬，也是因為一封郵件。那次，他把我叫到辦公室：“Ken，你是不是偷懶，直接把對方的公文發給我了？”

我的確轉發了郵件，因為一樣是總結，既然對方總結好了，我就順手按了轉發，可是，他怎么會知道？

“你過來，轉發的字色是灰色，并且前面會出現‘>’的符號。” 我滿臉通紅。到底是老板！TIPS：

郵件最能撒謊。面談時，有可能通過表情泄漏天機；打電話，難免語塞。而郵件永遠不會。

郵件是最職業的公務交辦手段，它可以絲毫不帶感情色彩。公務郵件的最后，一般要設置“免責聲明”，大體需要明確的意思是：“如果這封信不是給你的，希望收到后退還給我，以免引起之后的糾紛。”

最后填寫收件人，因為一個誤操作，有可能送出一份空信，令對方造成你工作粗糙的印象。

憤怒時不要用E－mail.E－mail很難傳送幽默，但很容易傳達憤怒。使用有意義的標題，讓收信人一下就能明白里面是什么，同時也區別于垃圾郵件。

簡短。如果有很多話，可以列成要點。

休假時應設置自動回復，這是禮貌和方便的問題。但不要給私人郵件設這種東西，免得有心人知道你家里沒人。

使用表情。如果你的情緒可能被誤解，就加上笑臉。

發郵件注意事項（2）

一、書面勝于口頭。你做過什么，要去做什么，需要別人做什么，寫郵件發出去，以后起爭執了就是證據，年終盤點也知道你每天都干了些什么。written is always better than oral。長此以往，極度鍛煉商務英語。

二、搞清楚TO，CC，BCC，FW。

受件人，也就是要主要閱讀這郵件的人放去TO；

相關人等，需要了解信息的放CC，你的直接主管如果是喜歡事必躬親的，或者這件事你需要領導支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，領導不知道，你就是出了事也沒人挺你。就算領導沒時間看也沒關系，別的收件人看到也是一樣的效果。他如果不給你面子就等于不給你老板面子^^ 加密抄送人，放你的下屬。舉例來說，你需要別的部門做一件事，你要寫郵件給這個部門的經理，為了得到老板支持，你又必須抄送你的老板，但這件事最終執行的怎么樣，你要你的下屬去跟進。很多人會犯的錯誤就是把下屬也放在抄送欄，想想看，下屬和領導放一起+多么的不恰當，這時候加密抄送就奏效了。再口頭囑咐一句，下屬就能了解事情的前因后果去幫你跟進。

三、關于回復

禮貌上講，郵件中涉及的人都需要回復在相應的位置，并且包含原文。只回復一個人是極度不禮貌的。

身為一個領導，用的最多的就是轉發。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉發給你的下屬去處理。轉發后加個批示 XXX, pls.follow.簡單明了。

有些事情你無法或者說超出你的權限，你不能做決定的，也需要轉發給領導，請求領導批示。還有一些不是需要批示，只是給領導一個信息。最忌諱的不是什么都不寫的原文轉發，而是僅僅寫個FYI（for your information），領導不是你的下屬，FYI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。

這里順便再講一講和領導寫郵件的要點不外乎幾種：

一、匯報工作。

郵件正文需要提綱挈領，如果你一定要把自己做的事情事無巨細，請在附件里寫。要知道領導的時間遠比你的寶貴。

二、請求批示。

寫清楚什么事，如果領導完全不知道的事，還需要補充背景資料，切忌自以為領導什么都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領導不會比你苯，至少不要表現出來。更重要的一條是不要只提出問題不提出解決方案。這個需要一點技巧，匯報了一個問題，然后委婉的說自己的看法，最后的決定卻是領導的。一個懂得解決問題的才是manager，只會反映問題的不過是staff而已。

三、轉發資料

可能你做了什么報告，領導忽然需要調用，你發過去，最重要的就是寫清楚主題。如果要諂媚一點，還可以打印好拿過去方便領導看。但電子版發過去更好。

再次強調主題的重要性，我是很討厭我的下屬發東西給我不寫主題，因為我所有文件都存檔的，以后查找就是按主題搜索。領導的信息存儲量更大，沒有一個正確的主題是很不職業的。

發郵件注意事項（3）

1、郵件標題和正文盡量不為空也不要太短，如只有一個無意義的字符或者“hi/hello/你好”等，標題也不要過長，以免被郵件接收系統當作垃圾郵件誤攔；

2、每次發郵件收件人不要超過10人，如超過另外轉發；

3、如果您不需要某些郵件接收者回復您的郵件，請把他放到抄送名單中；

4、可以在郵件正文中表述清楚的內容不要采用附件的形式發送；

5、回復郵件時引文不要過長，不便于收取和閱讀；

6、多個附件盡量使用zip格式壓縮文件，不采用rar格式，通用性更強；

7、附件不要過大，以10M以下為宜；

8、非常重要的的郵件可以要求回執，但普通信件不建議每封要求回執； 在若干電子郵件系統中，由于「附件」功能的缺乏或不成熟，會造成使用者無法順利閱讀文件。使用者經常會因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。如果附件內容不長時，請直接撰寫于信件中。若一定要使用附件功能，也須注明附件的撰寫軟件，例如：“本信附件內容撰寫軟件為例如：“本信附件內容撰寫軟件為Word6.0forWindows”。

第四篇：職場電子郵件禮儀規范

職場電子郵件禮儀規范

現如今，可能已經找不到沒有電子郵箱的網民了。特別是職業人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業人士的利用公司郵箱發送郵件與私人信件有著很大區別，存在著職場郵件禮儀方面的新問題。據統計，如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

寫Email就能看出其人為人處世的態度。你作為發信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。

關于主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標題

3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”

4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

5.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6.回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

關于稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

2.Email開頭結尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”；結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

Email正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2.注意Email的論述語氣根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用 :)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻Business Email 不是你的情書，所以：)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在－:)

Email附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送，語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便于閱度的字號和字體中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

第五篇：商務電子郵件禮儀

近年來，在諸種電子通訊手段中跑出來一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的發展可謂突發飛進，日新月異。令人刮目相看。當前，它已經在商界得到了越來越廣泛的使用。電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯網絡，向交往對象所發出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保密，節省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守的禮儀規范主要包括以下四個方面。第一，電子郵件應當認真撰寫。向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，下更三點尤其必須注意。一是主題要明確。一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。二是語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。三是內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。第二，電子郵件應當避免濫用。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。”有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事。不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的。第三，電子郵件應當注意編碼。編碼的問題是，是每一位電子郵件的使用者均應予以注意的大事。由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內地、臺灣省、港澳地區，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統。因此，當一位商界人士使用中國內地的編碼系統向生活在除中國內地之外的其他一切國家和地區里的中國人發出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的天書。因此，商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統，以保證對方可以收到自己的郵件。第四，電子郵件應當慎選功能。現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發件人的初衷，因而使之前功盡棄。來源：青島時尚生活網