第一篇：電子郵件書寫規范及注意事項 2(學習)

電子郵件書寫規范及注意事項

寄送電子郵件時的禮貌，和與客戶電話交談或親自拜訪客戶時的禮節一樣重要。電子郵件需要的禮節可能不同，但目的卻是一樣的。

不同的是，對方在讀信時你并不會在場，所以無法像在講電話或面談時判斷對方的反應。按下 [發送] 按鈕寄出郵件后，就無法再改變你做出的意見了。萬一發現存在錯誤，雖然可以盡快糾正，但也已經給對方留下一定印象。因此，請務必注意一些電子郵件守則：

1、寫郵件就像寫信一樣。以必要的禮貌，去向對方表達自己的恭敬之意。其中的一個重要做法，就是要盡量多使用謙詞或敬語。郵件具備有幫助性的內容和友善的語氣，通常是非常容易獲得客戶的重視和認可的。

請在郵件中注明公司名稱，使用恰當的稱呼語和較正式的語氣。例如：

致：××公司

尊敬的×小姐：

2、要有明確的主題，郵件內容要簡潔明了、針對性強。

使用簡單易懂的主題以準確傳達電子郵件的要點，無主題或者是主題說明不清楚的，很有可能被反垃圾郵件程序過濾掉，就是正常收到，日后檢索或是導入其他郵件管理工具也將造成很多不必要的麻煩，這點非常重要！主題要求簡明扼要，字數控制在30個漢字以內。盡可能避免出現類似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重標簽字樣。由于我們自己的機器裝有殺毒軟件，在收到客戶的郵件時，郵件標題可能有殺毒軟件的提醒，“此郵件可能為垃圾郵件”的字樣，回復時記得要去掉，否則容易引起客戶的誤會！

郵件內容要求語言簡潔，讓客戶能在最短的時間內了解到郵件的主旨，以便客戶節省時間，提高工作效率。如果郵件過于冗長，且語句羅嗦，客戶一般不太愿意仔細閱讀，更不容易引起重視。

如果是在郵件中拒絕客戶的某些要求，建議盡量避免用一些簡短生硬的語句，一定要語氣委婉并講明原因，最好能站在客戶立場上去考慮且說明。

給客戶建議要盡量簡明扼要，并說明此建議的優點及建議原因。

給客戶的郵件中，盡量避免使用公司內部的專用詞匯及過于專業的網絡用語，如我們內部簡稱Toprank為TR，數據不同步等。要盡量通俗易懂，但不能顯得很外行。

郵件中不要評論競爭對手，不要涉及一些不便公開的事情或者一些不確定的事情，保守商業秘密。

太復雜的問題還是用電話溝通（如排名等），郵件不易表達清楚。

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4/13/20113、使用方便閱讀的字型

某些研究顯示大小為 10 的 Verdana 或 Arial 字型都是最適于在線閱讀的字型。在商業書信中最好避免使用復雜且具裝飾效果的風格。同時也要注意郵件整體字體和風格的統一，有時我們從模板信中拷貝一段，從某一文檔中拷貝一段，可能字體、字號、段落格式都不一致，這時需要統一修改一下，以保持風格的一致和版面的美觀。

4、正確的運用標點。

中文郵件就用中文全角標點，英文郵件則使用英文半角標點。標點符號是一種無聲的語言。不僅能夠擺正詞和詞之間、句和句之間的正確關系，而且，它還能夠表示語氣和聲調。同樣一句話，由于標點符號不同，語氣和聲調是不一樣的，所表達的意思也會有很大的差別。所以在發送郵件之前，需要再閱讀和體會一下。一定要正確運用標點，慎重使用問號、感嘆號等表達強烈感情的標點，不能讓人產生歧義和誤解。

5、選擇合適的標注顏色

如果有重要事項需要提醒客戶注意，請盡量選擇醒目且平和的顏色，比如藍色、草綠色或者深灰色等等。注意不要選擇用鮮紅色標注，用鮮紅色標注會給人以不禮貌的感覺。

為什么呢，記憶中鮮紅色的墨水大部分都是老師給學生批改作業或者試卷打分所用的。

6、落款要清楚。落款不清楚，不說明自己是誰比較容易引起客戶的反感。請統一使用電子郵件簽名或電子名片提供完整的聯絡信息，包括公司名稱、電話號碼、郵箱和辦公地址。目前各部門都有統一的簽名以統一對外形象。

7、將郵件發送之前，務必仔細閱讀一遍，或者使用拼字檢查，以檢查是否有文法錯誤或其它問題。

8、郵件的結尾最好鼓勵客戶進一步和自己取得聯系。這是一個和對方建立良好關系的重要提醒。

比如： 如有任何問題或需要幫助，歡迎隨時與我聯系。愿全球汽配網帶給貴司無限商機!

9、信中最好避免玩笑、隨意的評論和俚語等，以避免引起誤會。畢竟是和客戶之間商業來往的信函。

10、及時回復。當收到客戶的來信，即使無法就信件內容馬上做出處理，也請立刻做出回復，以表示對其相關事宜的關注和重視。請在 24 小時內告知對方已經收到信件，告知：已經處理、正在處理、由于某原因稍后盡快處理或者與其取得聯系，稍后會幫他處理或者和他取得聯系。如果對重要的復信耽擱了，應寫清原因，以致歉意。

回復郵件時，一般應將客戶上一次的來信附在后面，以便讓客戶了解自己上次的需求，及讓其能看到我們針對性的答復。如果直接新開郵件或回復時未附上客戶來信，客戶自己可能會忘記上次的要求和想法，引起溝通不暢。一般只附帶客戶上一次的來信，而不宜附帶所有往來回復，否則郵件大小、頁面美觀、甚至內容等都會受影響。

11、盡可能不采用HTML格式撰寫郵件。有些時候HTML的豐富的表現方式也很有用處，但如果文本能解決問題的，不要用HTML格式畫蛇添足，因為這個格式最有可能附帶病毒。

12、如果郵件帶有附件的話，附件體積盡可能限制在1M以內，大體積的附件盡管公司的郵件服務器支持，對方卻不一定支持。附件中的文件盡可能使用英文命名，并在正文中說明附件的文件格式。附件最好都打一下包，因為某些郵件收發程序和防火墻、病毒監控軟件甚至你的郵件服務器都會拒收帶有可能包含破壞性代碼的exe，doc，jpg，js，scr等等格式的附件，或者在沒通知用戶的情況下將有關的附件剔除掉。

最穩妥的方式是，發送了帶附件的重要郵件后，過段時間再和客戶確認一下，看他是否收到。

附：新同事郵件編寫注意點：

在培訓初期新同事與培訓導師之間的溝通交流以郵件方式為主，內容編寫和上面提及到的注意點類似，在發送對象上要注意，郵件的收信人應該是直接詢問或者回復的對象（一般是指導老師），在郵件的抄送欄填寫相關的負責人，比如信息部培訓需要抄送給培訓負責人，相關主管，經理。客服部培訓需要抄送給培訓負責人，客服主管和信息部經理。

在大多數情況下，電子郵件禮儀都只是基本的常識運用。只要稍微注意一些，就可以更準確的表達善意和問候。相信遵照以上幾點原則，一定可以寫出得體的商務電子郵件。這樣做，會使我們自己和全球汽配網贏得客戶同樣的尊重和歡迎。

第二篇：電子郵件書寫格式

商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守一定的禮義規范，如何正確使用電子郵件，撰寫規范的商務Email，順利的進行對外聯絡。下面做詳細介紹。

撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復郵件、轉發郵件。

三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都一至分為四點：收件人，抄送，主題，內容。

一、收件人

1.確認傳送訊息的對象，并將人數降至最低。

2.傳送電子訊息之前，確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾和笑話。

二、抄送

1.在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員(比如項目經理)。

2.一般情況下不要給普通客戶抄送。

3.確認抄送訊息的對象，并將人數降至最低，以免造成不必要的困擾和笑話。

三、主題

電子郵件一定要注明主題，因為有許多網絡使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容(網絡的世界什么都有 廣告最討厭但是帶來的收入是相當可觀的 呵呵)。

此外，主題要明確、精練與內容相關，表達出對方需要了解的信息，而且可以區分對同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

四、內容

在線溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要盡量完整。

1、稱呼

1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。

2)若知道對方的性別可以用：XX先生、XX小姐、XX女士

3)如果知道對方的身份可以用：XX總經理、XX經理、XX董事長、X總、X董、X經理

2、正文

正文做到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。

1)在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進行大寫以示強調,全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。

2)不要在信件中發泄不滿,應面對面的解決。

3)回復信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內容。

4)若摘錄的原文很長,應先把回復內容放到前面,原文內容在后,5)在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫。

6)如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途;

3、結束

1)如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。

如: 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯系我.2)最好的結尾要著眼未來：

如：希望我們能夠達成合作

3)結尾應顯示誠懇：

如：感謝您抽空洽談

4、落款/簽名

目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。

在網絡如此發的的今天，大部分人每天都會用郵件處理各種業務，因此撰寫一個規范、合格的電子郵件就顯得異常重要。我特地總結了一篇關于如何撰寫比較規范的商務信函或者電子郵件的文章，以幫助大家提高商務電子信函的寫作水平。

1.稱呼

不要認為你和對方很熟悉就在給對方的郵件中忘記寫個稱呼，因為不加稱呼是商務信函之大忌，是沒有受過正規商務信函培訓的表現。為什么要加稱呼呢？因為如果不加稱呼，對方就不知道這封信是寫給自己還是抄送給自己的，對于每天要處理很多郵件的人來說，一般只回復那些寫給自己的郵件，不回復那些抄送給自己的郵件。因此，當一個非常忙碌的人收到了一份沒有稱呼的郵件時，必須化時間仔細分辨這封郵件是否需要回復，進而降低了工作效率！至于稱呼，對待熟人、同事可以按歐美習慣直呼起名，但是對待客戶就非常講究了，最好不要直呼其名，正規的做法是看對方名片上的職務或者職業，比如：對方名片上的職務是總經理，就叫“X總”；對方的職務是主任，就叫“X主任”；如果沒有職位就叫“X老師”比較穩妥。另外，對于需要群發的郵件也不例外，也需要加有稱呼，比如：各位同仁，各位專家，各位領導等。總之，一份彬彬有禮的商務信函是從稱呼開始的，這絕對是良好人際交往的第一步，是最基本的商務禮儀。

2.標題（主題）

一封email的標題很重要，不但因為這是收信人對這封信內容的第一印象，更因為一兩個月過后，如果收信人想查找關于某件事的往來郵件的時候，肯定會從搜索/歸類標題入手，因此，如果想要盡快查到一個郵件的話，最有效的辦法是這封郵件的標題非常清楚，如果沒有清晰的標題或者無標題，則又增加的時間，降低的效率。而最常見的情景是：大多數公司的員工們會經常忘記給自己的郵件寫標題，或者直接用過去的往來郵件的標題回復。有的郵件回復的次數多了，就連郵件的內容完全不同了，還是用的過去的標題呢。總之，對于接一個每天處理很多封的郵件顧問來說，最好的辦法是為自己發的每封郵件起一個和郵件內容比貼切的標題。不僅是工作效率問題，而且發一個沒有標題的郵件以及用過去標題的郵件容易給對方帶來困擾，從商務禮儀來講也是沒有效率和不禮貌的，正確的做法是：寫郵件一定要注意使用正確的標題。

3.正文

正文的要求就三點，語言得體、內容清晰、保持冷靜。所謂語言得體，寫商務郵件的時候一定要規范用詞，不要用太多的口語，如果寫商務郵件太口語化，會給客戶造成非常不好印象，甚至影響顧問的形象；內容清晰指的是：如果回復的郵件或者寫的郵件事情既多又復雜的時候，內容一定要用數字1,2,3標出來，一個數字回答一個問題，或者寫一個類型的問題，寫清晰，以免遺漏或者遺忘引起誤會。另外，正文的格式也應該值得注意，比方商務上的郵件往來，就需要比較正式，全文盡量不要用超過兩種字體，超過兩種顏色，并且段落分明，條分縷析；保持冷靜是什么意思呢？工作生活中，都會有很多人很多事讓你不爽，帶著這種不爽的心情，你可能直接就回了一封態度很糟糕的信。這樣的事情發生之后，百分之九十的可能，第二天你再翻出這封信會后悔不已！最要命的是，email是可以保存的，這樣的信可能給你帶來不必要的麻煩。另外，一個沒經過檢測的郵件如果錯字連篇。對客戶也是一種不禮貌，因此，把內容寫好是一個郵件的根本。

4.落款

落款在商務信函上也是非常重要的，一個受過商務禮儀培訓的人是不會忽視這個環節的。但是，很多人不是不知道需要落款，而是因為忙，或者自己郵件有簽名檔等原因不留名的。當然，還有相當數量的人不在郵件結尾署名的原因是因為對方是自己熟悉的客戶或同事、朋友。其實，無論什么原因發送一份不署名的郵件，這在商務禮儀上都屬于一種不禮貌的行為。另外，在郵件的結尾，加上一句“謝謝”“拜托“”祝大家周末愉快”等語言無疑是一種涵養和禮貌，所謂“禮多人不怪”就是這個道理一個彬彬有禮的人不僅領導喜歡，同事喜歡，自然客戶也會欣賞你的。

5.簽名檔

簽名檔其實還是有點用的。首先，把你的姓名、單位、聯系方式和公司網址寫在簽名檔里，它不僅能夠告訴對方你是誰，還可以讓客戶隨時與你保持聯系，一個有非常規范簽名的顧問才是一個成熟的、高效率員工。有些公司市場部統一設計員工的簽名檔，使用統一的企業標識和CI，給客戶留下良好的印象。

6.附件

有很多人在發出去郵件后經常發現忘記將附件加上了，有的甚至發錯了附件，因此，如果需要在發郵件前發將要發的附件的最新版本單獨放在一個文件夾，并發郵件前仔細檢查一下是否加上了附件再點擊發送鍵。

7.抄送

一個重要的文件發送的時候，最好將這個郵件抄送給項目經理或者主管經理，因為發郵件的人郵箱或者收件人的郵箱有可能有問題，這時候發件人正好又沒有上網條件，因此，同事及時的幫助是必要的，因此，養成將業務郵件抄送給主管的習慣無疑是件利人利己的好習慣，關鍵是不耽誤工作。

第三篇：學會計書寫規范注意事項

學會計書寫規范注意事項

會計書寫的內容主要有阿拉伯數碼字的書寫、數字中文大寫以及漢字書寫等。會計書寫基本規范有：正確、規范、清晰、整潔。

1、正確。它是指對經濟業務發生的過程中的數字和文字進行準確、完整的記載。它是會計書寫的最基本的規范要求。2.規范。指記載各項經濟業務的書寫必須符合財經法規和會計制度的各項規定。從記賬、核算、分析，到編制財務報告，都力求書寫規范，文字表述精辟，同時要嚴格按書寫格式寫。3.清晰。指書寫字跡清楚，容易辨認，賬目條理清理，使人一目了然。4.整潔。指無論憑證、賬簿、報表，必須干凈、清潔、整齊分明，無參差不齊及涂改現象。

數碼字書寫規范數碼字的書寫規范，即阿拉伯數字的書寫規范，應當一個一個地寫，不得連筆寫。1.數碼字書寫要求(1)書寫順序。阿拉伯數字書寫順序是從左到右，從高位到低位。(2)斜度。阿拉伯數字在書寫時應有一定的斜度。傾斜角度的大小應以筆順書寫方便，好看易認為準。不宜過大或過小，一般可掌握在60度左右，即數碼的中心斜線與底平線為60度的夾角。(3)高度。數碼字書寫應緊靠橫格底線，其上方留出全格1/2，即數碼字沿底線占全格的1/2。另“6”的上端比其他數碼高出1/4，“7”和“9”的下端比其他數碼伸出1/4。(4)間距。每個數碼字要大小一致，每一格只能寫一個數字，數字的排列要整齊，數字之間的空隙應均勻。

2.數碼字書寫錯誤的更正方法數碼字書寫錯誤一般采用劃線更正法。如寫錯一個數字，或位置登錯，一律用紅線全部劃掉，在原數字的上半部分或正確位置寫上正確數字。

（二）文字書寫規范文字是會計核算和所形成的各種會計記錄中不可缺少的媒介。離開文字說明的數字是死的，只有與文字說明有機地結合起來，數字才成為有意義的會計信息，才能表明經濟活動的性質和量的變化

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及結果。會計書寫中的文字包括數字的大寫和會計科目、費用項目、計量單位以及摘要、財務分析報表的書寫等。（本部分重點講漢字大寫數字的書寫）1.文字書寫的基本要求。(1)內容簡明扼要準確。用精簡的文字把業務的內容表述清楚、完整，不超過欄格。另賬戶名稱要寫全稱，細目也要求準確。(2)字跡工整、易認。書寫須用楷書或行書，不能用草書，字的大小要一致、協調，讓人易辨認清楚。2.漢字大寫數字的書寫要求漢字大寫數字是用于填寫需要防止涂改的銷貨發票、銀行結算憑證、收據等重要原始憑證，在書寫時不能寫錯，如大寫出錯，則本張憑證作廢，重新填制。（1）大寫金額前要加“人民幣”字樣，“人民幣”與首位數字之間不留空位，寫數與讀數順序要一致。（2）人民幣以元為單位。大寫金額數字到元或角為止的，在“元”或“角”字之后應當寫“整”字或“正”字，大寫金額數字有分的，分字后不寫“整”字或“正”字。（3）“零”字的寫法。阿拉伯金額數字中間有“0”時，漢字大寫金額要寫“零”字；阿拉伯數字金額中間連續有幾個“0”時，漢字大寫金額中可以只寫一個“零”字，阿拉伯金額數字元位是“0”，或者數字中間連續有幾個“0”，元位也是“0”時，漢字大寫金額可以只寫一個“零”字，也可以不寫“零”字。

（4）表示位的文字前必須有數字，如拾元應寫作壹拾元整。（5）不能用不規范的簡化字代替，如以“另”代“零”，以“兩”代“貳”，以“廿”代“貳拾”等。

書寫規范示例

(一)數碼字書寫規范示例

例1-1：786,950,007應書寫為:例1

例1-2：6,774,590應書寫為:例2

例1-3：465,488,279應書寫為:例3

(二)大寫金額寫法規范示例例1-4：人民幣105,846元，應寫成:人

民幣壹拾萬零伍仟捌佰肆拾陸元正。例1-5：人民幣1,000,846元，應寫成:人民幣壹佰萬零捌佰肆拾陸元正。例1-6:人民幣1,860.96元，應寫成:人民幣壹仟捌佰陸拾元零玖角陸分，也可寫成:人民幣壹仟捌佰陸拾元玖角陸分。例1-7:人民幣86,000.80元，可以寫成:人民幣捌萬陸仟元零捌角整。也可以寫成:人民幣捌萬陸仟捌角正。

第四篇：實習注意事項及實習報告書寫規范

1.按時出勤，請假需要假條，否則按曠課處理。

2.進入實驗室穿實習服裝，帶鞋套。

3.實訓成績：出勤70%，報告30%。

4.實習報告書寫規范：

目錄

一、單相、三相感應式電能表檢定

二、單相、三相電子式電能表檢定

三、低壓、高壓裝表接電

四、單相電流互感器檢定

五、單相電壓互感器檢定

主要內容（每個項目須包括以下內容）

一、試驗任務

二、試驗規程

三、發放的試品性能參數

四、試驗裝置及儀器工具

五、試驗接線圖

六、危險點及注意事項

七、實驗數據記錄單

八、實驗數據分析、會導致哪些問題，影響因素有哪些！

九、提出改進方案。

十、對試品，給出檢定結論

實習總結：

新技術發展（圖書館二樓期刊部或登錄電力技術論壇網站）

自我鑒定：

實習過程中薄弱知識點（50字以內）。

第五篇：商務電子郵件書寫要點

商務電子郵件書寫要點

現在這個社會，很多人不喜歡寫信，而喜歡用E-mail, 商務上使用E-mail聯系更是普遍。外企和國企不同的是，外企對E-mail特別重視，公司內部往來的信件都會明確的分類，有些是urgent,有些的priority值比較低，這樣有利于向上司匯報重要信息，也節省大部分的時間。E-mail如此重要，書寫的方式就要求規范了，不能像平時我們和朋友，家人間的E-mail往來那么隨意，因為即使你覺得不那么重要，萬一哪天領導要查看信件，如果是苛刻點的領導，你就糗大了。網絡俚語，像LOL, BTW那肯定是不能用了。一些俏皮的smiley 圖標也別用。E-mail的書寫很簡單，采取左對齊，單邊行距的文檔格式。段落之間double-space.具體，我列出以下幾個注意點。

1.Address the recipient by Full Name.Use gender-Neutral language.對收信者要稱呼對方的全名。使用中性的語言。如果關系不是那么親密，用Mr., Ms., Dr會比較好。

2.Write a specific, not general, topic in the subject box.在Subject一欄里要把主題寫的明確，不要大眾化。不然，很有可能緊急的信件被劃到垃圾信件里。那，事情就大條了。

3.Start your e-mail with a sentence that tells what your message is about.首句就直截了當的告訴對方這封E-mail講的是什么事。簡單，明確。

4.Put the details of your message in the second paragraph.第二段落是細節的部分。你可以把收信人不了解的信息，或可能遺忘的信息放在第二段。

5.Be clear, concise, and specific.Avoid overly long sentences.信件簡明，扼要。你要知道對著電腦屏幕一行行的看字，不像看本書，是很傷眼睛的。所以，為了他人著想，盡量寫的言簡意賅吧。實在E-mail不得不長，分段處用Headings。

6.Never write in all capital letters or all lower-case letters.之所以用大寫是為了引起別人的重視，如果全用大寫字母，不是招人煩么。全用小寫字母也是不當的。這樣，會給人一種不尊重，偷懶的感覺。

7.Be cautious about what you say in a business e-mail.記住，你的E-mail, 可能被人forward給其他人看。萬事要小心，別把一些謠言，玩笑話寫在E-mail里。甚至輕易泄漏你的銀行卡號，信用卡密碼。

8.Check your e-mail and any attachments to make sure your message is clear, your tone is pro, and your spelling, grammar and punctuation are correct.一封E-mail寫完了，別忘記查看附件有沒有上傳好。你的語氣是不是夠專業，Grammar和spelling可以交給word來做。唉，這點是我最傷心的，回了國之后老打錯字，被罵了好幾回，就為了我不自己校對好就呈給領導看（抄都容易抄錯，不活了）。在國外的時候都是請最最親愛的word來幫我完成的。

9.At the end of your message, before your full name and position, use a commonly accepted complimentary closing.在E-mail收尾的部分，別忘了加上你的全名和結束語,像Sincerely, Cordially, or Regards.