第一篇：醫保支付系統操作手冊（定稿）

新疆醫保支付系統操作手冊

§1.運行程序..................................................................................................................................................4

§1.1.程序運行......................................................................................................................................4 §1.2.系統初始化設置...........................................................................................................................5

§1.2.1.中心對碼數據下載...............................................................................................................5 §1.2.2.中心編碼對照下載...............................................................................................................6 §1.2.3.醫生科室維護.......................................................................................................................7 §1.2.4.床區床位維護.....................................................................................................................10 §2.操作員管理........................................................................................................................................13 §2.1.新增操作員................................................................................................................................13 §2.2.操作員權限.................................................................................................................................15 §2.3.操作員密碼修改.........................................................................................................................16 §3.門診業務............................................................................................................................................17 §3.1.門診收費....................................................................................................................................17 §3.2.門診收費作廢.............................................................................................................................19 §3.3.門診收費補打.............................................................................................................................21 §3.4.門診收費查詢.............................................................................................................................23 §4.住院業務............................................................................................................................................26 §4.1.入院辦理....................................................................................................................................26 §4.1.1.入院信息錄入.....................................................................................................................26 §4.1.2.入院信息修改.....................................................................................................................28 §4.2.入院辦理撤銷.............................................................................................................................30 §4.3.預交金管理................................................................................................................................32 §4.4.住院記賬(費用明細記賬)..........................................................................................................32 §4.4.1.費用錄取

.........................................................................................34 §4.4.2.費用作廢

......................................................................................34 §4.5.出院辦理....................................................................................................................................35 §4.6.在院病人查詢.............................................................................................................................37 §4.7.住院查詢....................................................................................................................................37 §4.8.出院病人查詢.............................................................................................................................38 §5.報表統計............................................................................................................................................40 §5.1.清算申請....................................................................................................................................40 §5.2.清算查詢....................................................................................................................................41 §6.接口管理............................................................................................................................................43 §6.1.中心目錄下載.............................................................................................................................43 §6.2.中心編碼對照下載.....................................................................................................................43 §7.系統管理............................................................................................................................................44 §7.1.科室醫生管理.............................................................................................................................44 §7.1.1.增加科室.............................................................................................................................45 §7.1.2.增加醫生.............................................................................................................................45 §7.1.3.修改科室醫生.....................................................................................................................46 §7.2.病區床位管理.............................................................................................................................46

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§7.2.1.新增病區.............................................................................................................................47 §7.2.2.新增床位.............................................................................................................................47 §7.2.3.修改病區床位.....................................................................................................................47 §7.3.收費項目管理.............................................................................................................................47 §7.3.1.收費項目管理.....................................................................................................................48 §7.3.2.修改大類項目.....................................................................................................................48 §7.4.收費項目查詢.............................................................................................................................49 §7.5.接口聯機測試.............................................................................................................................49 §7.6.查詢定點醫院信息.....................................................................................................................50 §7.7.本地數據庫結構更新.................................................................................................................50-

新疆維吾爾自治區金保工程

醫療保險系統 操作手冊

新疆醫保支付系統操作手冊

四川久遠銀海軟件股份有限公司

2009年6月

重要提示:

1、在完成一個業務.需要辦理其他業務時,需要退出當前業務,返回到主界面,重新點擊進入相應業務頁面

2、所有操作最好使用鍵盤操作

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§1.運行程序

§1.1.程序運行

1,雙擊桌面上的，彈出窗口點擊確定

2,重新點擊

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輸入用戶名001.密碼001(系統管理員)§1.2.系統初始化設置

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如果在收費項目列表中沒有數據.首先查看(醫院項目下載最近時間)如果時間大于2009-01-01 則需要修改該處的時間.修改小于2009-01-01 然后點擊更新本地庫

§1.2.2.中心編碼對照下載

在‘接口管理——》中心編碼對照下載’

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選擇‘下載代碼’，完成后‘保存代碼表’。

§1.2.3.醫生科室維護

在‘系統管理——》科室醫生管理‘中，

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在右邊的科室管理里增加新的科室信息，點擊’新增‘

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新增的科室就會顯示在左邊的科室列表里面。

在醫生管理里面，填好新增醫生的編碼、名稱、掛號費，通過下拉列表框，選擇該醫生所屬科室，點擊‘新增‘醫生新建成功。

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在左邊科室醫生列表里面皮膚科下，就可以看到我們新增的醫生。

對科室、醫生信息的修改，只需要在左邊的科室醫生列表中，雙擊需要修改的科室、醫生，在右邊的科室、醫生管理中修改，最后，點擊‘保存‘，信息修改成功。

§1.2.4.床區床位維護

1、點擊系統管理——》床區床位管理

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錄入新增床區信息

點擊

2、床位新增，則新增成功。

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首先點擊，床位編碼系統會自動獲取。再填入其他信息，按，則床位新增成功。

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§2.操作員管理

§2.1.新增操作員

1,進入系統后點擊系統管理.彈出下拉菜單.

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2,點擊操作員管理.3,在新增操作員里填入信息.

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4點擊新增,新的操作員添加成功,(注意:新增的操作員是沒有任何權限的.做不了任何操作,需要給其權限)§2.2.操作員權限.1,在操作員管理畫面中.雙擊要給與權限的操作員.點擊將要給他什么權限的方框

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3,點擊保存權限按鈕.該操作員權限設置成功

§2.3.操作員密碼修改

1,在操作員管理畫面中，.雙擊需要修改密碼的操作員.如選擇操作員測試1在

中將會出現該操作員的ID及姓名.輸入之前密碼和新密碼.點擊保存密碼.用新密碼.,該操作員密碼修改成功.下一次登錄時就使

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§3.門診業務

§3.1.門診收費

1,點擊門診業務,彈出下拉菜單,點擊門診收費

或者直接點擊如表導航上的門診收費

2,彈出門診收費明細頁面

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3,點擊社保刷卡

插入社保卡,輸入密碼,選擇病人所屬科室，必須選擇醫生，這里的診斷相當于備注。

4,點擊明細,輸入明細項目.價格.5,點擊保存.如果病人是慢性病病人.需要選擇慢性病門診(如果是慢性病門診.選擇后需要點擊預結算后在點擊結算)

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6,點擊正式結算，會提示下帳成功。同時彈出該打印單據的對話框。可以進行打印。

7,門診收費結束.§3.2.門診收費作廢

1,點擊門診業務,彈出下拉單,點擊門診收費作廢和補打

2,彈出門診收費作廢和補打頁面.

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3,輸入查詢日期,點擊查詢按鈕

4,選擇需要作廢的交易,輸入作廢原因，

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5,點擊作廢，6,門診費用作廢完成.§3.3.門診收費補打

1,點擊門診業務,彈出下拉單,點擊門診收費作廢和補打

2,彈出門診收費作廢和補打頁面.

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3,輸入查詢日期,點擊查詢按鈕

4,選擇需要補打的交易費用,點擊補打按鈕.

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5,出現補打頁面,選擇打印機,補打完成.§3.4.門診收費查詢

1,點擊門診業務,彈出下拉單.選擇門診收費查詢.2,彈出查詢頁面.，點擊查詢，顯示所有做過的門診業務。

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3,選擇查詢起止日期.或者使用組合條件過濾.

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在組合查詢頁面中.可以選擇姓名,性別.門診科室.門診醫生.現金等方式來進行查詢.條件中選擇條件的規格.在結果中輸入符合的結果.點擊添加.這個條件就添加成功可以進行和其他條件進行組合查詢.點擊確定.將以添加的查詢條件進行查詢.是非常精確的查詢方式.在數據比較龐大的時候非常有用.

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§4.住院業務

§4.1.入院辦理

§4.1.1.入院信息錄入

點擊住院業務.彈出下拉單.點擊入院辦理.或者點擊圖標導航條上的入院辦理.進入入院辦理頁面.

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點擊刷新列表.可以顯示出在院病人.可以修改病人入院信息

點擊社保病人,彈出讀卡框.要求病人插入社保卡.輸入密碼.點擊確認.病人基本信息會讀取病人信息.輸入病人詳細信息

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在入院診斷處,一定要使用鍵盤的回車鍵.(Enter),新增保存功能才能被激活.激活前: 激活后:

這時的病人才能被保存在病區.§4.1.2.入院信息修改

修改病人在院信息.在在院病人列表中選擇病人.

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雙擊病人,在右邊中該病人的入院信息將會被讀取.修改后點擊修改保存.該病人修改成功.

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§4.2.入院辦理撤銷

點擊住院業務,彈出下拉單,點擊入院辦理撤銷.進入入住辦理撤銷頁面.

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在院病人列表中選擇需要撤銷的病人,雙擊該病人.該病人的基本信息,和住院詳細信息將會被讀取

錄入出院原因后點擊撤銷，

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§4.3.預交金管理

點擊住院業務,彈出下拉單,選擇預交金管理,進入預交金管理頁面.選擇需要收取或者退預交金的病人.點擊收取或者退還預交金進行相應操作.§4.4.住院記賬(費用明細記賬)

點擊住院業務.彈出下拉單.點擊住院記賬

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進入住院記賬頁面(費用明細錄取),選擇病人

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§4.4.1.費用錄取

點擊費用錄取,或費用作廢,逐日清單,詳細清單,匯總清單,明細清單(中心)

選擇費用錄入后,進入明細錄入(產生的費用項目),點擊明細,開始錄入明細

完成明細錄入后.點擊保存.該費用將保存在醫院本地數據庫.§4.4.2.費用作廢

點擊費用作廢,進入費用作廢頁面

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選擇費用發生時間.點擊查詢.選擇需要作廢的明細,狀態欄中會提示該明細是否作廢.點擊保存后選擇的明細作廢成功.§4.5.出院辦理

點擊住院業務,彈出下拉單,點擊出院辦理,進入出院辦理頁面

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在住院人員列表中雙擊需要辦理出院的病人,系統讀取該病人的信息及該病人總消費金額.在病人詳細信息中.輸入出院原因等相關信息.點擊社保預結算.彈出該病人結算信息,確定無誤后點擊費用結算(如果該病人費用明細已經上傳,而無其他錯誤信息.費用結算成功

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§4.6.在院病人查詢

點擊住院業務,彈出下拉單.點擊在院病人查詢,此查詢只針對在院未出院的病人有效

點擊查詢可查詢在院人數及費用等相關信息,點擊醫保模擬結算.結算在院病人發生的費用信息.§4.7.住院查詢

點擊住院業務.彈出下拉單.點擊住院查詢.此查詢針對在該醫院住院病人.

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選擇出院經辦日期,點擊查詢.查詢出所選擇經辦日期內的出院病人信息及未出院病人..可進行數據導入與導出.可查詢中心的出院數據

§4.8.出院病人查詢

點擊住院業務,彈出下拉單,點擊出院病人查詢.此查詢只針對在該醫院已出院病人.

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選擇出院日期.點擊查詢按鈕,出院病人列表將列出在此期間出院的所有病人.雙擊病人可讀取該病人基本信息與病人詳細信息.

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點擊結算單,讀取該病人的住院費用

點擊明細清單.讀取該病人住院發生的明細費用清單 點擊打印清單,打印該病人在本地數據庫的費用清單 打印發票,打印該病人在本地數據庫費用的發票.§5.報表統計

輸入需要查詢的時期.點擊確定.進入報表頁面.查詢出的數據以列表形式顯示出來.可進行打印.§5.1.清算申請

點擊報表統計.彈出下拉單.選擇清算申請.進入清算申請頁面

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選擇需要清算申請的日期.點擊查詢

然后選擇清算申請.數據將會上報給中心.在中心為審批清算之前.如果需要進行撤銷等操作.可進行清算申請取消.可以打印月報與支付情況

§5.2.清算查詢

點擊報表統計,彈出下拉單.選擇清算查詢.進入清算查詢頁面

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輸入需要查詢清算的日期.點擊清算查詢.相關數據的信息將會在下面空白處顯示.

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§6.接口管理

§6.1.中心目錄下載

進入中心目錄下載頁面，點擊獲取目錄,系統開始下載上次更新時間以后中心更新的編碼.然后點擊保存目錄.中心目錄下載完成

§6.2.中心編碼對照下載

進入中心編碼對照下載頁面

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在代碼名稱過濾可輸入需要過濾的代碼.也可不輸入.點擊下載代碼.開始下載中心代碼.下載完成后.點擊保存代碼表.中心編碼對照下載完成.§7.系統管理

§7.1.科室醫生管理

點擊系統管理.彈出下拉單.選擇科室醫生管理.進入醫院科室醫生管理頁面.

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§7.1.1.增加科室

點擊科室列表.科室管理讀取信息.如要新增科室.在科室管理中輸入新增科室的名稱.社保科室名稱,科室編碼,點擊新增.新增科室成功.§7.1.2.增加醫生

在醫生管理中輸入醫生編碼.醫生名稱.所屬科室(已存在科室),掛號費.點擊新增醫生.增加醫生完成

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§7.1.3.修改科室醫生

雙擊所要修改的科室或者醫生.輸入修改的內容.點擊保存.修改成功

§7.2.病區床位管理

點擊系統管理.選擇病區床位管理.進入病區床位管理

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§7.2.1.新增病區

輸入病區編碼.病區名稱.點擊新增.新增病區完成

§7.2.2.新增床位

輸入床位編碼,床位名稱.選擇所屬病區.點擊新增.新增床位完成

§7.2.3.修改病區床位

雙擊所要修改的病區或者床位.輸入修改的內容.點擊保存.修改成功

§7.3.收費項目管理

點擊系統管理,選擇收費項目管理.進入收費項目管理頁面

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§7.3.1.收費項目管理

輸入相關信息.點擊新增.收費項目管理完成

§7.3.2.修改大類項目

雙擊需要修改的大類與項目.輸入需要修改的內容.點擊保存.修改完成

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§7.4.收費項目查詢

點擊收費項目進入收費項目查詢頁面

點擊檢索,查詢出該醫院收費項目.也可點擊導入.將外來項目導入進系統中.點擊上傳對碼,將該醫院收費項目上傳到中心.點擊修改上傳.修改已上傳中心的收費項目.點擊審核查詢.審核該醫院上傳收費項目與中心收費項目是否相同

§7.5.接口聯機測試

點擊系統管理.彈出下拉單,選擇接口聯機測試.

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§7.6.查詢定點醫院信息

點擊系統管理,彈出下拉單.選擇查詢定點醫院信息.查詢出所有為頂點醫院的基本信息

§7.7.本地數據庫結構更新

點擊系統管理.彈出下拉單.選擇本地數據庫結構更新

第二篇：醫保支付

醫保卡通過手機、網頁等方式綁定后，將醫保支付轉化互聯網支付

醫保卡認證方式主要有：

一、由醫保辦承認的地方性銀行類第三方醫保認證機構認證； 該認證方法為江蘇銀行與江蘇省醫保辦達成合作協議，并開始在南通地區試點，南通市第三人民醫院開始研發合作，計劃在1年內在南通地區推廣，3年內開始推廣至江蘇全省域，使用方法為江蘇銀行app；

通過銀行機構專業人臉、指紋等模式專業在線認證；

支付方式：江蘇銀行客戶端、通過app調微信支付、通過app調支付寶；

實現步驟（門診患者）：

第一步：綁定患者姓名、性別、身份證、醫保卡等基礎信息；

第二步：程序讀取銀行類專業的第三方人臉驗證、指紋認證或其他認證系統后，進入醫保卡和當前使用人員信息真實情況，在認證成功后生成一組虛擬的機器碼傳輸至醫保辦備案； 第三步：醫保辦認證成功后，開始登記該醫保卡在一定時間內（6小時）可進行在線支付，并返回對應的醫保費用信息至第三方認證系統，由第三方認證系統將認證信息傳輸至我司系統；

第四步：開始預約掛號，期間涉及到的自費部分費用正常通過手機或網頁進行支付，支付成功后，將醫保卡信息傳輸至his進行登記（即與his接口打通）； 第五步：診間支付（如檢驗、檢查、藥品、理療等費用），his將已提供的醫保卡信息傳輸至醫保辦，與醫保辦系統進行統一確認后，進行滾賬，返回對應自費費用。

住院患者實現步驟與以上類似，主要區別在醫保卡在線支付時效上。

在患者辦理入院登記時，患者必須在出入院處刷醫保卡，由出入院處通過his向醫保辦發起在線支付登記，將醫保卡時間延長至出院結算

二、通過診間支付方式由醫療機構認證

該方法比較簡單，將讀卡器放在醫生辦公室或疾病導診護士臺處進行醫保卡認證，（醫院必須得到醫保辦許可后，方可這樣操作）

第一步：綁定患者姓名、性別、身份證、醫保卡等基礎信息，開始全自費預約掛號，并將信息傳輸給醫院his登記

第二步：需患者付費時，由機構醫生或護士發起付費方式確認，使用讀卡器通過his與醫保辦進行數據交互，之后his將對應費用信息返回至我司系統進行支付

備注：用此方法時可增加掃碼器

三、全自費模式，通過醫療結構結算中心統一結算

注：所有退費需根據當地情況進行流程制定。建議統一到退費窗口進行操作。

江蘇省醫保政策

醫保種類

新農合、城鎮居民醫保。資金種類分為統籌資金和醫保卡自費資金。報銷范圍

第十八條新型農村合作醫療費用的補償分為門診定額補償、住院補償和大病統籌補償等。(一)門診定額補償:新型農村合作醫療費用門診定額補償標準為以戶為單位，按每人每年20元標準建立家庭門診統籌資金，家庭參合人員可統籌使用。

補償范圍及比例為：村衛生室藥費的40%、鎮衛生院藥費、治療費、檢查費的40%;區級專科中兒科、皮膚科、眼科、耳鼻喉科、口腔科藥費的30%、中醫科中草藥藥費的30%，區疾病預防控制中心結核病門診藥費及婦保所婦女病查治期間藥費的30%。上述補償費用在家庭門診統籌資金中列支，家庭門診統籌資金結余不退還，可結轉下使用;對全家戶口遷出本區以外的，余額可以退還。

家庭門診統籌資金用完后每人可繼續享受最高300元的門診補償，用于在區、鎮級定點醫療機構規定范圍內門診費用的補償，補償范圍同家庭門診統籌補償，比例為30%。

(二)住院補償：可報銷住院醫療醫藥費累計5000元以內的部分分級按不同比例給予補償：鎮級定點醫療機構為50%，區級定點醫療機構為40%，市級以上轉診醫院為35%。鼓勵參合人員就近治療常見病、多發病，節約資金。

(三)大病統籌補償：在區內定點醫療機構及符合轉診程序的市以上轉診醫院，內累計可報銷住院醫藥費用超過5000元的參合者可享受大病統籌補償，其可報銷住院醫藥費用5000元以上的部分以下比例給予補償，具體為：5001～10000元(含)，按50%;10001～20000元(含)，按60%;20001～30000元(含)，按65%;30001元以上，按70%。

(四)特殊病種的補償：腎功能不全血透治療、腫瘤門診放化療以及器官移植的門診抗排斥治療、慢性肝炎和慢性腎炎的藥物治療等，其符合報銷規定的門診費用憑門診處方、發票，按照住院及大病統籌有關規定給予補償。

參合對象必須在確診后的七日內持二級以上(含二級)定點醫療機構的正規確診證明原件、病歷和治療方案原件到各鎮合管辦登記。

(五)大額費用慢性病門診補償：慢性病患者當在定點醫療機構門診藥費累計1000元以上部分按照20%比例補償，每內最高補償限額為1500元，以上補償費用先從門診統籌賬戶列支。

(六)單病種定額補償：腹腔鏡膽囊摘除術，符合轉診程序區級及以上補1000元、鎮級補1200元，不符合轉診程序補750元;白內障超聲乳化術，符合轉診程序補500元;不符合轉診程序補375元。

不符合轉診程序自行住院治療的，按照上述住院補償及大病統籌補償同檔標準下降十個百分點補償。

住院一次性檢查、治療及材料費用超過200元以上部分按30%折算納入可報銷范圍補償。住院及大病統籌補償每人每內最高補償限額為60000元，住院與大病統籌分段按比例報銷，不重復補償，大病統籌按季結算。報銷流程

第十九條合作醫療資金補償的程序：

(一)門診報銷：憑村醫合作醫療專用處方(處方發票合一)、鎮衛生院及區級定點醫療單位專科門診正規收費收據、合作醫療證、用藥清單(處方)到鎮合管辦報銷。

(二)住院報銷：憑合作醫療證、出院小結、正規住院收費收據、住院費用清單和轉診證明在出院一月內到鎮合管辦辦理報銷，其中可報銷費用5000元以內在鎮合管辦直接補償，超過5000元的部分由鎮合管辦初審報區合管辦審核累計，納入大病統籌，每季度進行一次報銷。(三)特殊病種的補償：憑合作醫療證、門診收費收據、用藥清單和二級以上定點醫療機構疾病診斷證明原件，由鎮合管辦對其材料進行初審后報區合管辦審核，按照住院及大病統籌有關規定在鎮區分別給予補償。

(四)大額費用慢性病門診補償：憑合作醫療證、門診收費收據、清單和二級以上定點醫療機構疾病診斷證明原件，由鎮合管辦對其材料進行初審后報區合管辦審核，按有關規定給予補償。

各地醫保支付現狀

脫卡支付

醫保卡認證方式主要有：

一、由醫保辦承認的地方性銀行類第三方醫保認證機構認證； 該認證方法為江蘇銀行與江蘇省醫保辦達成合作協議，并開始在南通地區試點，南通市第三人民醫院開始研發合作，計劃在1年內在南通地區推廣，3年內開始推廣至江蘇全省域，使用方法為江蘇銀行app；

通過銀行機構專業人臉、指紋等模式專業在線認證；

支付方式：江蘇銀行客戶端、通過app調微信支付、通過app調支付寶；

實現步驟（門診患者）：

第一步：綁定患者姓名、性別、身份證、醫保卡等基礎信息；

第二步：程序讀取銀行類專業的第三方人臉驗證、指紋認證或其他認證系統后，進入醫保卡和當前使用人員信息真實情況，在認證成功后生成一組虛擬的機器碼傳輸至醫保辦備案； 第三步：醫保辦認證成功后，開始登記該醫保卡在一定時間內（6小時）可進行在線支付，并返回對應的醫保費用信息至第三方認證系統，由第三方認證系統將認證信息傳輸至我司系統；

第四步：開始預約掛號，期間涉及到的自費部分費用正常通過手機或網頁進行支付，支付成功后，將醫保卡信息傳輸至his進行登記（即與his接口打通）； 第五步：診間支付（如檢驗、檢查、藥品、理療等費用），his將已提供的醫保卡信息傳輸至醫保辦，與醫保辦系統進行統一確認后，進行滾賬，返回對應自費費用。

住院患者實現步驟與以上類似，主要區別在醫保卡在線支付時效上。

在患者辦理入院登記時，患者必須在出入院處刷醫保卡，由出入院處通過his向醫保辦發起在線支付登記，將醫保卡時間延長至出院結算 刷卡支付

通過診間支付方式由醫療機構認證

該方法比較簡單，將讀卡器放在醫生辦公室或疾病導診護士臺處進行醫保卡認證，（醫院必須得到醫保辦許可后，方可這樣操作）

第一步：綁定患者姓名、性別、身份證、醫保卡等基礎信息，開始全自費預約掛號，并將信息傳輸給醫院his登記

第二步：需患者付費時，由機構醫生或護士發起付費方式確認，使用讀卡器通過his與醫保辦進行數據交互，之后his將對應費用信息返回至我司系統進行支付 預交金報銷支付

全自費模式，通過醫療結構結算中心統一結算

江蘇地區醫保支付解決方案 刷卡支付

脫卡支付

第三篇：醫保藥店一體化信息管理系統操作手冊[范文]

醫保藥店一體化管理信息系統

用戶操作手冊 V1.1 2016年5月26日

一、系統登錄

1、雙擊“藥企通客戶端.exe”圖標；

2、選擇默認的帳套名稱“yd”，點擊【下一步】；

注意事項：默認帳套“yd”不允許刪除。

3、錄入用戶名、口令，并點擊【登錄】鍵,首次登錄以YQT管理員身份登錄，用戶名和密碼都為YQT，勾選【非醫保身份登錄】 登錄系統后，設置員工工號

新增工號

員工崗位選擇；

員工信息錄入完成后點擊【保存】

修改藥店名稱 在基礎資料里，輸入藥店的名稱【保存】

以上信息設置完成后，切換醫保身系統，首次以醫保身份登陸需要輸入軟件注冊名信息;

登錄成功后，進行醫保目錄導入工作；

二、醫保業務

2.1.醫保目錄文件導入

打開醫保業務選項，基礎功能——目錄文件導入（db格式）

在彈出的是否導入提示框中選擇【是】，如圖：

選擇之前醫保中心審核過的藥品目錄文件，打開上傳：

2.2 醫保刷卡

選中醫保業務菜單進行醫保刷卡操作

將讀卡器連接電腦，插入醫保卡，點擊【讀卡】按鈕，系統會彈出是否確定將社保卡插入讀卡器中的提示框，選中【是】進行讀卡

讀卡成功之后我們可以看到頁面左側顯示的持卡人的一些基本信息：

在確認持卡人信息無誤后，在錄入框中通過輸入藥品拼音模糊查詢并結合回車鍵選中待銷售藥品，確認無誤雙擊選中，如圖所示：

在銷售藥品時若需銷售多種藥品，可在銷售主界面按【回車鍵】切換到下一行進入下一待銷售藥品選擇，或點擊【新增】鍵；若需要刪除已輸入的藥品的，可選擇要刪除的選項，點擊【刪除】鍵；若需將此單作廢，直接點擊【作廢】鍵即可；

在藥品銷售界面我們可以對待銷售藥品的數量和單價進行編輯，需選中需要修改的項目，在錄入框中修改，如修改數量輸入數量+號，例3+，即商品數量改為3，如修改單價輸入單價金額-號，例15-，即商品單價改為15元，以上修改操作必須在電腦小鍵盤上操作，如圖：

藥品錄入信息確認無誤后進行收費結算，選中【保存】按鈕，在是否進行保存工作提示框中選中【是】，進行醫保讀卡，數據校驗，此時數據傳輸需要時間，耐心等待；

頁面彈出輸入密碼提示，點擊【確定】后請持卡人輸入社保卡密碼，進行收費操作

輸入密碼后，彈出收費結算提示框，請仔細核實收費情況，醫保支付、現金支付等，勾選是否打單，選擇打印類別為小票，確認：

即可查看小票顯示內容，如下圖所示：

若在收費結算界面打印類型選擇的是大票，打印出來的結算單就會如下圖所示：

2.3 收費沖銷

沖銷有多種操作方式

2.3.1在收費結算界面用戶輸入完密碼后，顯示收費金額時，點取消按鈕，上傳的數據會自動沖銷，如圖： 2.3.2醫保退藥

選中“醫保業務”菜單進入【醫保退藥管理】界面：

點【查詢】鍵，獲取刷卡記錄，選中記錄進行【藥品退藥沖銷登記】

或輸入查詢條件：零售單據號，選擇收費日期，點擊【查詢】按鈕；

選中相應的單據后，核對收費信息后點擊【藥品退藥沖銷登記】鍵： 彈出是否沖銷提示框，點擊【是】，進行讀卡沖銷；

2.3.3 收費界面，讀卡之后，直接點【查詢】獲取刷卡記錄，選中記錄進行【藥品退藥沖銷登記】

進入【醫保刷卡查詢】界面，同在醫保刷卡查詢操作一致。2.4藥店收費日報表查詢

選中醫保業務的基礎功能菜單，點擊藥店收費日報表：

進入藥店收費日報表界面：

輸入需要查詢日期的起始時間和截止時間，并根據各自的查詢需求勾選醫保類、完全自費、部分自費、顯示沖銷數據等相應選項后點擊【查詢】，下圖為顯示所有類別選項的收費報表：

2.5藥店收費明細查詢

藥店收費明細查詢與藥店收費日報表查詢方式一致，都是通過輸入起始截止時間并勾選收費類別進行查詢：

2.6藥店收費報表（按收銀員查詢）

選中醫保業務的基礎功能菜單，選中藥店收費報表（按收銀員）菜單進入查詢界面： 輸入相應的查詢條件，點擊【查詢】按鈕即可查看收銀員的相應收費信息

第四篇：生產管理系統操作手冊

北京絡捷斯特科技開展

生產管理系統

操作手冊

擬制：

日期：

日期：

日期：

日期：

文檔編號:

密級:

保密

修訂記錄

日期

修訂版本

描述

作者

引言

通用功能概述

2.1

系統登錄和界面介紹

2.2

通用界面和操作

2.3

我的工作臺

個人日記

根底資料管理

3.1

客戶管理

3.2

供給商管理

3.3

物流公司

3.4

物料管理

3.5

倉庫管理

3.6

貨位管理

3.7

部門管理

3.8

員工管理

3.9

車間管理

3.10

BOM

管理

3.11

數據初始化

銷售管理

4.1

銷售訂單錄入

4.2

銷售訂單處理

4.3

銷售訂單查詢

4.4

發貨單錄入

4.5

發貨單處理

4.6

發貨單查詢

生產管理

5.1

生產訂單

生產訂單錄入

生產訂單處理

生產訂單查詢

5.2

MRP操作

MRP運算

生產建議

領料建議

采購建議

5.3

生產管理

生產作業錄入

生產作業處理

生產作業查詢

采購管理

6.1

采購訂單錄入

6.2

采購訂單處理

6.3

采購訂單查詢

6.4

收貨單錄入

6.5

收貨單處理

6.6

收貨單查詢

倉儲管理

7.1

單據管理

單據錄入

單據查詢

7.2

作業管理

作業調度

作業反應

作業查詢

7.3

庫存管理

7.3.1

庫存查詢

可視庫存

財務管理

8.1

應收應付

應收款

收款處理

收款單

應付款

付款處理

付款單

數據管理

9.1

指令管理

指令跟蹤

9.2

VMI管理

庫存情況

銷售情況

引言

本操作手冊主要是按照系統功能模塊介紹具體操作，本文檔的預期讀者是物流管理系統實訓實驗的設計者和操作者，可以作為輔助實訓課教與學的參考手冊。

通用功能概述

這一節將對系統通用的功能進行的闡述，主要內容包括系統登錄界面介紹、通用界面和操作介紹以及對“我的工作臺〞局部內容的介紹。

3.1

系統登錄和界面介紹

用戶翻開IE，輸入系統地址后，會顯示登錄界面，如下列圖：

在此界面登錄人輸入登錄名SC0001和密碼1，確認即可進入系統，如下列圖：

點擊進入，系統主界面包括工具欄，主菜單，導航欄，主工作頁面，和狀態欄幾局部。如圖

工具欄

主菜單項

ie的狀態欄

主工作界面

導航欄項

系統會根據登錄人的崗位不同顯示不同的主菜單和導航欄，用戶點擊主菜單項，導航欄會根據菜單的不同改變。用戶點擊導航欄上的按鈕，在主工作界面上就會顯示信息內容。系統的默認主工作界面上顯示的是當前用戶待審批的工作事項統計，待執行的業務統計和發給登錄用戶的消息通告。用戶可以點擊工具欄上的“查看最新〞重新顯示此頁面。在ie的狀態欄上會顯示當前時間，登錄人姓名、帳號，登錄部門。

系統工具欄上包括隱藏導航，查看最新，修改密碼，軟件安裝，在線幫助，簽退幾個功能鏈接。

l

點擊“隱藏導航〞會將系統左側的導航欄隱藏，從而使用戶擁有更大的工作空間。

l

點擊“查看最新〞可以重新顯示系統的默認主工作頁面

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點擊“修改密碼〞會顯示用戶修改密碼界面，用戶輸入新密碼后點擊確定，可以修改現有的密碼。

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點擊“切換系統〞會顯示平臺系統，只有系統管理員可以隨意切換到平臺系統的其他任何模塊。

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點擊“通訊錄〞會顯示系統中的機構列表，選中機構會顯示機構的人員、崗位列表，供查看。

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點擊“在線幫助〞會顯示系統的幫助，用戶可以查看幫助更好的理解和操作系統。

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點擊“簽退〞會退出系統，顯示登錄界面。

刪除

3.2

通用界面和操作

1：

通用刪除按鈕

在上表中左邊是表示刪除的圖標，點擊圖標，系統會做出刪除的響應。

2：通用選擇對話框

系統中所有頁面上標有“*〞的字段，都表示此字段是必須填寫的。

在此界面中點擊，可以顯示下面的選擇對話框。

在此界面中輸入篩選條件，點擊，可以顯示篩選結果，點擊可以清空選項。分別表示首頁，前一頁，下一頁，末頁和當前頁/總頁數。在頁面中選擇某條記錄，點擊【確定】系統將把選定的記錄錄入到界面上。在上圖中雙擊某條記錄也能完成相同的功能。

3、通用列表

列表中表頭的選擇框是灰色的如，說明此列表不能多項選擇，否那么說明可以多項選擇。

在輸入框中輸入數字，點擊設置，會設置系統中所有列表每頁顯示的行數。

各按鈕的意義如各按鈕的描述。

點擊系統會顯示打印界面。

點擊系統將會顯示查詢對話框，如下列圖。

在此處可以快速輸入任意一個字段的信息，點擊快速搜索，系統會搜索符合條件的記錄。

在此界面中點擊“高級〞，系統會顯示下列圖所示界面。

選擇一個字段名、條件標示符并輸入條件表達式內容，點擊新增條件將條件添加到下面的列表中，在添加多個條件時，需要先確定各條件間的邏輯關系。點擊“重新設置〞按鈕可以重新添加條件，確定條件后點擊“開始查詢〞，系統會在列表中顯示查詢結果。

4、選擇時間

系統中，點擊需要錄入時間的輸入框，會彈出選擇時間的對話框，如上圖。

5、通用編輯操作

頁面分為兩大局部，第一局部是用于編輯信息的，第二局部顯示已經編輯的結果列表。選擇【增加】，使【確定】按鈕有效，在編輯信息局部輸入內容，點擊【確定】，在結果列表中將顯示剛剛編輯的內容。在結果列表中點擊要修改內容所在的行，在編輯信息局部將顯示結果列表中此行的內容，點擊【修改】，使【確定】按鈕有效，在編輯信息局部修改信息內容。點擊【確定】，完成修改。在結果列表中點擊某條記錄右側的，可以刪除此條記錄。注意：上述編輯操作，只是在頁面上編輯，信息并沒有存到數據庫中。在編輯完所有內容后，要點擊頁面上的【提交】或【保存】按鈕，將信息保存到數據庫中。

6、批量增加與單行增加

上圖中假設勾選“批量〞選項，再點擊【添加貨品】系統會顯示下列圖所示的對話框。

上圖中點擊【選擇】，系統會將【選擇】所在記錄添加到頁面上，此時對話框不會消失，用戶可以繼續點擊【選擇】直到將需要的所有記錄添加到頁面上，最后點擊【完成】關閉對話框。

假設不勾選“批量〞選項，點擊【添加貨品】，系統會直接添加一條記錄在頁面上，此時用戶可以通過點擊按鈕來添加信息內容。添加內容后，可以編輯可輸入的字段，點擊可以刪除所在行。

3.3

我的工作臺

“我的工作臺〞局部主要包括個人日記的功能。

3.3.1

個人日記

3.3.1.1

日記

“日記〞模塊用于記錄用戶的工作日程。

用戶按如下順序進入功能頁面：我的工作臺－?個人日記－?日記，系統會顯示當前月的日歷，點擊某一天，系統會彈出編輯對話框，輸入標題和日容，點擊“保存〞系統會將信息保存到系統中。以后，用戶可以通過頁面上方的年和月選擇框重新選擇此日記查看或修改。

根底資料管理

【根底資料管理】維護了生產管理系統中的主要根底數據。主要包括供給商管理、客戶管理、物流公司、物料管理、倉庫管理、貨位管理、部門管理、員工管理、車間管理、BOM管理、數據初始化幾個局部。

4.1

客戶管理

界面如圖：

在此可對生產企業的客戶資料進行新增，對列表中的客戶信息進行刪除、修改、查看和生成帳套等操作，如圖下方顯示。

新增：點擊【新增】，可以輸入客戶資料，如圖：

其中“客戶碼〞在提交后由系統自動生成，至少填寫所有必填項，點擊【提交】即新增了一條客戶信息。

修改：在客戶信息列表中選擇一條客戶信息記錄點擊【修改】按鈕進入客戶信息的修改界面〔與客戶信息的新增界面相同〕，修改相應的信息后點擊【提交】即可完成對客戶信息的修改功能。

查看：在客戶信息列表中選擇一條客戶信息記錄點擊【查看】按鈕進入客戶信息的查看界面，顯示信息與新增或修改后提交的信息一致。

刪除：在客戶信息列表中選擇一條客戶信息記錄點擊【刪除】按鈕即可刪除此條客戶信息。

生成帳套：在客戶信息列表中選擇一條客戶信息記錄點擊【生成帳套】按鈕即可為該客戶生成一個登錄系統的帳號〔同客戶碼〕，密碼默認為1。憑此帳號密碼，該客戶〔作為銷售公司〕可登錄銷售公司管理系統。

4.2

供給商管理

界面如圖：

在此可對生產企業的供給商資料進行新增，對列表中的供給商信息進行刪除、修改、查看和生成帳套等操作，如圖下方顯示。

新增：點擊【新增】，可以輸入供給商資料，如圖：

其中“供給商編碼〞在提交后由系統自動生成，至少填寫所有必填項，點擊【提交】即新增了一條供給商信息。

修改：在供給商信息列表中選擇一條信息記錄點擊【修改】按鈕進入修改界面〔與供給商信息的新增界面相同〕，修改相應的信息后點擊【提交】即可完成對供給商信息的修改功能。

查看：在供給商信息列表中選擇一條信息記錄點擊【查看】按鈕進入信息的查看界面，顯示信息與新增或修改后提交的信息一致。

刪除：在供給商信息列表中選擇一條信息記錄點擊【刪除】按鈕即可刪除此條信息。

生成帳套：在供給商信息列表中選擇一條信息記錄點擊【生成帳套】按鈕即可為該供給商生成一個登錄系統的帳號〔同供給商編碼〕，密碼默認為1。憑此帳號密碼，該供給商〔作為原材料供給公司〕可登錄供給商管理系統。

4.3

物流公司

界面如圖：

在此可對生產企業委托的物流公司資料進行新增，對列表中的物流公司信息進行刪除、修改、查看和生成帳套等操作，如圖下方顯示。

新增：點擊【新增】，可以輸入物流公司資料，如圖：

其中“編碼〞在提交后由系統自動生成，至少填寫所有必填項，“效勞對象〞是指這個物流公司為哪些企業或部門提供配送效勞，只有被選中的企業或部門才可以自動生成配送訂單。點擊【提交】即新增了一條物流公司信息。

修改：在物流公司信息列表中選擇一條信息記錄點擊【修改】按鈕進入修改界面〔與物流公司信息的新增界面相同〕，修改相應的信息后點擊【提交】即可完成對該條信息的修改功能。

查看：在物流公司信息列表中選擇一條信息記錄點擊【查看】按鈕進入信息的查看界面，顯示信息與新增或修改后提交的信息一致。

刪除：在物流公司信息列表中選擇一條信息記錄點擊【刪除】按鈕即可刪除此條信息。

生成帳套：在物流公司信息列表中選擇一條信息記錄點擊【生成帳套】按鈕即可為該物流公司生成一個登錄系統的帳號〔同編碼〕，密碼默認為1。憑此帳號密碼，該物流公司可登錄物流公司管理系統，為整條供給鏈上的生產企業、銷售企業、供給商提供物流效勞。

4.4

物料管理

界面如圖：

在此可對生產企業所有物料信息進行新增，包括所有原材料、半成品和成品。對列表中的物料信息進行刪除、修改、查看和同步等操作，如圖下方顯示。

新增：點擊【新增】，可以輸入物料信息，如圖：

其中“物料編碼〞在提交后由系統自動生成，至少填寫所有必填項，點擊【提交】即新增了一條物料信息。回到物料信息列表，如圖：

修改：在物料信息列表中選擇一條信息記錄點擊【修改】按鈕進入修改界面〔與物料信息的新增界面相同〕，修改相應的信息后點擊【提交】即可完成對該條信息的修改功能。

查看：在物料信息列表中選擇一條信息記錄點擊【查看】按鈕進入信息的查看界面，顯示信息與新增或修改后提交的信息一致。

刪除：在物料信息列表中選擇一條信息記錄點擊【刪除】按鈕即可刪除此條信息。

同步：在物料信息列表中點擊【同步】按鈕，那么按照“貨品類型〞，所有“產成品〞物料信息在該生產企業的銷售公司的系統中共享使用，所有“原材料〞

物料信息在該生產企業的供給商系統中共享使用。

4.5

倉庫管理

界面如下：

在此可對生產企業的自有倉庫信息進行新增，對列表中的倉庫信息進行刪除、修改、查看操作，如圖下方顯示。

點擊【新增】，進入頁面包括“庫房〞、“門信息〞、“庫管員〞三個標簽頁。

◆

庫房

庫房標簽頁用于建立庫房的根本資料，描述的是庫房的編碼、名稱、類型等根本信息，界面如下：

其中“庫房編碼〞在提交后由系統自動生成，至少填寫所有必填項，點擊【提交】即新增了一條庫房信息。填寫內容如下：

◆

門信息

門信息描述的是庫房門的相關信息，一個庫房可能有多個門，庫房門的位置將影響貨品的擺放位置，離門的距離越近的區或者儲位的貨品存放優先等級越高。界面如下：

點擊【增加】可激活下面的輸入框，輸入門的各項信息，點擊【確定】即增加一條門信息，如下列圖。還可繼續增加門信息，全部增加完后點擊【提交】。

◆

庫管員

描述庫房的庫管員根本信息，一個庫房可以有多個庫管員，但是一段時間內一般會有一個庫管員負責庫房內的作業。界面如下：

點擊【增加】可輸入庫管員信息，【確定】即增加一個庫管員，可繼續增加其他庫管員，最后點擊【提交】。

一個庫房信息新增后，用戶可以從倉庫管理列表頁面中再次選擇本信息進行【修改】、【刪除】、【查看】操作。刪除庫房時要求檢查庫房內是否還有庫存。

4.6

貨位管理

點擊進入，界面如下：

在此界面可以對已有庫房進行分區和儲位分配。

1、分區

點擊【新增】，顯示如下：

首先在“庫房〞選項的下拉菜單中選擇一個已有庫房，對此庫房增加一個區。“區編碼〞在提交后由系統自動生成，至少輸入所有必填項，“是否分配儲位〞選項中選擇“是〞那么保存后用戶還可以給此區分配儲位，如果選擇“否〞

用戶不可以分配儲位，系統會自動給區分配默認“儲位〞。【提交】即增加一個庫區。

一個區信息新增后，用戶可以從貨位管理列表頁面中再次選擇本信息進行【修改】、【刪除】、【查看】操作。刪除區時要求檢查區內是否還有庫存。

2、分配儲位

如果區是要分配儲位的，在貨位管理信息列表界面，選中一條區記錄，點擊【分配儲位】，可進行操作。

儲位的編號規那么：系統中儲位的編碼為6位，如果區不劃分儲位，那么區內默認對應一個編號為000000的儲位，如果區是分儲位的，那么要根據區的存儲方式不同有所區分。如果是堆垛或者托盤等平面存儲方式，那么按照行和列進行編碼，前兩位代表列數，中間兩位代表行數，后面兩位為00。如果是貨架等立體存儲方式，那么按照貨架數、截面數、層數和對應通道數進行編碼，編碼規那么如下列圖所示：

貨架數

對應通道數

截面數

層數

1位〔A～Z〕

1位〔1/2〕

2位

2位

具體操作如下：

對于托盤區和堆垛區等平面存儲區，應在“行數〞和“列數〞中輸入數據，點擊【生成】，系統會按輸入的行列數生成區的儲位分布圖，并為每個儲位生成儲位編碼，如下列圖。【保存】即完成。

如果是貨架存儲方式，那么輸入貨架數、截面數、層數和對應通道數，然后點擊【生成】，那么界面上以多個網格的方式列出儲位分布圖，并為每個儲位生成儲位編碼，如下列圖。【保存】即完成。

4.7

部門管理

界面如圖：

在此可對生產企業組織機構中的各個部門信息進行新增，對列表中的部門信息進行刪除、修改、查看操作，如圖下方顯示。

新增：點擊【新增】，可以輸入部門信息，如圖：

其中“部門編碼〞在提交后由系統自動生成，至少填寫所有必填項，點擊【提交】即新增了一個部門信息。如生產部、財務部、采購部、銷售部、物流部等。

4.8

員工管理

界面如圖：

在此可對生產企業所有員工信息進行新增，對列表中的員工信息進行刪除、修改、查看操作，如圖下方顯示。

新增：點擊【新增】，可以輸入員工信息，如圖：

其中“員工編碼〞在提交后由系統自動生成，“部門〞選項即選擇該員工所在部門，“職務〞選項選擇該員工職務，至少填寫所有必填項，點擊【提交】即新增了一個員工信息。如下圖：

4.9

車間管理

界面如圖：

在此可對生產企業所有生產車間信息進行新增，對列表中的車間信息進行刪除、修改、查看操作，如圖下方顯示。

點擊【新增】，可以輸入車間信息，如圖：

其中“車間編碼〞在提交后由系統自動生成，至少填寫所有必填項，點擊【提交】即新增了一個車間信息，如組裝車間、加工車間、檢驗車間等。

4.10

BOM

管理

界面如圖：

BOM指物料清單，即在此可對生產企業所有物料之間的關系進行定義，即原材料、半成品和產成品之間的關系，產成品是其所需半成品的父件，半成品是產成品的子件；半成品是其所需原材料的父件，原材料是半成品的子件。

在“父件編碼〞的下拉菜單中選擇一個物料，點擊【增加子件】，輸入生產該物料所需子件，可增加多個子件，如下圖：

完成后點擊【保存BOM】。重復這個操作，為生產企業所有父件增加子件。

4.11

數據初始化

界面如圖：

在系統上線初期需大量輸入根底資料信息，對于部門、員工、車間、倉庫、物料、客戶、供給商、物流公司等根底資料，可在本功能模塊批量導入。以“員工〞為例，具體操作如下：

首先點擊“模版下載〞，保存EXCEL格式的模版，格式如下：

按照此模版整理員工信息并保存為文件1，然后在系統中“數據文件〞欄點擊【瀏覽】，找到文件1，點擊【確定】即可批量導入員工信息。

銷售管理

本模塊對生產企業銷售相關活動進行管理，包括銷售訂單和發貨單的錄入、處理和查詢。

5.1

銷售訂單錄入

點擊進入銷售訂單錄入頁面，可以看到由客戶銷售公司采購指令生成的銷售訂單，也可對銷售訂單進行新增、修改、查看、刪除和提交操作。

點擊【新增】，顯示如下：

“客戶〞項選擇銷售的客戶，“聯系人〞項填入客戶方的聯系人、，“稅率〞指銷售商品的增值稅率，“合同號〞指生產企業與客戶之間簽訂的合同的編號。

點擊【增加物料】，錄入該訂單銷售的商品信息，包括包裝單位、數量、單價、金額等，如下列圖。全部訂單商品增加完后，點擊【保存訂單】。

返回銷售管理信息列表可以對錄入的訂單進行修改、刪除和查看。確認無誤的訂單，選中點擊【提交】，即轉入【銷售訂單處理】環節。

5.2

銷售訂單處理

凡在【銷售訂單錄入】模塊提交的訂單記錄都會在【銷售訂單處理】模塊看到，如圖：

在此頁面可對訂單進行修改、查看和審核。選中訂單點擊【審核】，如圖：

確認無誤點擊【審核通過】，那么該訂單進入實際履行階段。

“是否發送到客戶〞項如選中那么在【銷售公司管理系統】—【采購管理】—【采購訂單錄入】中會產生一個針對該訂單商品的采購訂單。

5.3

銷售訂單查詢

提供對所有狀態的銷售訂單的查詢。

5.4

發貨單錄入

當銷售訂單的商品準備從倉庫發貨時，應先點擊進入【發貨單錄入】，選擇【新增】，如圖：

在“發貨單號〞項可以點擊【訂單轉入】，將會顯示所有“已審核〞的銷售訂單，選擇要發貨的訂單，那么銷售訂單的信息會自動顯示在本發貨單的相應項，然后指定“出貨倉庫〞，填入其他項信息，在此點擊【增加物料】還可以增加發貨商品，如贈品。如下圖。最后點擊【保存發貨單】。

回到發貨單列表界面，如下圖，可以對已錄入的發貨單進行修改、刪除、查看和提交操作。【提交】后，發貨單進入下一個環節〔發貨單處理〕。

5.5

發貨單處理

進入【發貨單處理】，將會看到所有在【發貨單錄入】中提交的發貨單記錄。可以對選定發貨單進行修改、查看和審核/下達操作。點擊【審核/下達】顯示如圖：

核對信息，確認無誤后點擊【審核通過】，如勾選“是否發送到客戶〞，那么系統在【銷售公司管理系統】—【采購管理】—【收貨單錄入】中自動生成一條針對該發貨商品的收貨單記錄。回到發貨單處理列表，這條發貨單的狀態為“已審核〞，如圖：

再次選中“已審核〞的發貨單，點擊【審核/下達】，顯示如圖：

在“物流公司〞項選擇一家物流公司，點擊【下達發貨指令】，發貨單進入實際履行階段，即向內部倉儲部門和外包物流公司發出指令，在【倉儲管理】—【單據管理】—【單據錄入】中自動生成一條出庫訂單，同時在【物流公司系統】—【倉儲管理】—【單據管理】—【單據錄入】中自動生成一條配送訂單。

5.6

發貨單查詢

提供對所有狀態的發貨單的查詢。

生產管理

6.1

生產訂單

6.1.1

生產訂單錄入

在銷售訂單的拉動下，對于庫存缺乏的商品要組織生產。首先進入【生產管理】—【生產訂單錄入】，點擊【銷售訂單轉入】，可以看到所有需要組織生產的訂單，如圖：

點擊“銷售訂單列表〞中的訂單，下面“銷售訂單貨品列表〞中會顯示該訂單項下的貨品，如圖：

選中“銷售訂單貨品列表〞的貨品，填入“開工日期〞“完工日期〞，如圖：

點擊“生成生產訂單〞，顯示如圖：

選中點擊【提交】即進入生產訂單處理環節。

6.1.2

生產訂單處理

進入【生產訂單處理】，會看到錄入并提交的生產訂單列表，如圖：

選中點擊【審核】，如圖：

核對訂單內容，如有修改需點擊【保存修改】，準確無誤后點擊【通過審核】那么該生產訂單進入實際履行階段。

6.1.3

生產訂單查詢

在此可以查詢各種狀態的生產訂單。

6.2

MRP操作

6.2.1

MRP運算

點擊進入【MRP運算】會看到所有已經審核的生產訂單列表，選中一個或多個生產訂單，填入“運算日期〞和是否考慮平安庫存、半成品庫存和考慮損耗率，點擊【MRP運算】，系統根據計算結果會給出生產建議〔庫存缺乏的半成品和產成品〕、出庫〔領料〕建議〔庫存現有的半成品和所有原材料〕、采購建議〔庫存缺乏的原材料〕。

MRP查詢

點擊進入【MRP查詢】，可以查看所有MRP運算的記錄和結果，如圖：

點擊一條記錄，下方會顯示該運算結果給出的生產建議、采購建議和出庫建議〔領料建議〕。也可以在“運算日期〞中輸入一個時間段查詢這個時間段內的運算記錄。

6.2.2

生產建議

進入【生產建議】會看到根據MRP運算結果生成的生產建議列表。選中一條記錄，指定“生產車間〞和“生產工人〞，點擊【生成加工單】，該加工單將自動轉入【生產管理】—【生產作業錄入】的列表中。如圖：

6.2.3

領料建議

指原材料出庫建議或領料建議，點擊【生成領料單】，生產車間領料。

6.2.4

采購建議

點擊【采購建議】會看到根據MRP運算結果生成的生產建議列表。選中一條記錄，指定一家供給商，點擊【生成采購單】。如圖：

該采購單會自動轉入【采購管理】—【采購訂單錄入】列表中。

6.3

生產管理

6.3.1

生產作業錄入

點擊進入【生產作業錄入】，列表中顯示從【生產建議】轉入的加工單，如圖：

也可手動【新增】生產加工單。選中一個加工單，點擊【審核】即進入下一個環節。

6.3.2

生產作業處理

進入【生產作業處理】，點擊“未完成加工單〞，列表顯示尚未完工的加工單，如圖：

當某加工單完成時，在此頁面選中該加工單，點擊【完工】，那么該加工單自動轉入“未入庫加工單〞列表。點擊“未入庫加工單〞，列表顯示已經完工但尚未入庫的加工單，如圖：

選中要入庫的貨品〔同類貨品入同一庫房的可多項選擇〕，點擊【入庫】，那么【倉儲管理】—【單據管理】—【單據錄入】自動生成一條入庫訂單，所選貨品自動轉入的這條入庫訂單的貨品信息。

6.3.3

生產作業查詢

查看所有狀態的加工單信息。如圖:

采購管理

7.1

采購訂單錄入

進入【采購訂單錄入】會看到采購訂單列表，從【MRP操作】—【采購建議】處生成的采購單會轉入到這里并在列表中顯示。選中可查看或修改，如圖：

在此，還可以根據需要手動【新增】采購單，如圖：

核對無誤后可返回列表選中該采購單，點擊【提交】即進入下一個環節。如圖：

7.2

采購訂單處理

凡在【采購訂單錄入】中提交的采購單都會顯示在【采購訂單處理】列表中，選中查看、修改，點擊【審核】，如圖：確認無誤后點擊【審核通過】，訂單進入實際履行階段。如勾選“是否發送到供給商〞那么在指定供給商系統的【銷售管理】—【銷售訂單錄入】中自動生成一條銷售訂單記錄。

7.3

采購訂單查詢

在此查看所有狀態的采購訂單。

7.4

收貨單錄入

進入【收貨單錄入】，點擊【新增】，如圖：

點擊【訂單轉入】

將會顯示所有“已審核〞的采購訂單，選擇要收貨的訂單，那么采購訂單的信息會自動顯示在本收貨單的相應項，然后指定“收貨倉庫〞，填入其他項信息，在此點擊【增加物料】還可以增加收貨商品，如附贈品。如下圖。最后點擊【保存收貨單】。回到收貨單錄入列表，選中保存的收貨單，點擊【提交】即進入下一個環節。

7.5

收貨單處理

進入【收貨單處理】，將會看到所有在【收貨單錄入】中提交的收貨單記錄。可以對選定收貨單進行修改、查看和審核/下達操作。點擊【審核/下達】顯示如圖：

回到收貨單處理列表頁面，這條收貨單的狀態為“已審核〞，如圖：

再次選中“已審核〞的收貨單，點擊【審核/下達】，顯示如圖：

點擊“下達收貨指令〞，那么向倉儲部門發出收貨指令，在【倉儲管理】—【單據管理】—【單據錄入】中自動生成一條入庫訂單。

7.6

收貨單查詢

查詢所有狀態的收貨單信息。

倉儲管理

8.1

單據管理

8.1.1

單據錄入

進入【單據錄入】頁面會看到由于銷售發貨、采購收貨、生產入庫、領料出庫等指令生成的出入庫訂單，也可新增訂單。顯示如圖：

選中一條訂單，點擊【生成作業方案】，顯示訂單信息如圖：

分別核對“訂單信息〞、“訂單入庫信息〞和“訂單貨品〞三欄信息，確認無誤點擊【確認生成】，那么將入庫訂單轉化為倉庫作業方案，轉入【作業管理】—【作業調度】環節。

8.1.2

單據查詢

在此可查詢所有狀態的出入庫訂單信息。

8.2

作業管理

8.2.1

作業調度

選擇【作業管理】－【作業調度】，系統會顯示當前系統中尚未調度資源進行操作的作業方案單列表，如圖：

8.2.1.1

出庫調度

選擇一個類型為“出庫〞的作業方案單，點擊【調度】按鈕，此時系統會顯示作業方案單的調度編輯界面。此頁面包括“揀貨調度〞、“資源調度〞和“根本信息〞三個標簽頁。

◆

揀貨調度

揀貨調度頁面從上到下分為四個局部，第一局部顯示操作的貨品，用來進行揀貨操作，第二局部顯示已經揀貨的貨品，第三局部顯示要揀貨的貨品，第四局部顯示要揀貨的貨品的庫存情況。

用戶首先點擊待揀貨結果中貨品記錄右側的【庫存】按鈕，此時在庫存局部將顯示待揀貨貧的庫存情況，從庫存中選擇要出庫的貨品記錄，此時揀貨操作局部將顯示此貨品，輸入揀出的貨品數量，點擊【揀貨】在已揀貨結果中將顯示此條信息，系統將自動更新各局部貨品的數量。對于揀貨結果中不應出庫的貨品可以點擊【刪除】恢復庫存。揀貨后用戶可以點擊【打印揀貨單】和【打印出庫單】執行相應操作。

◆資源調度

在資源調度頁面可以分配執行此次出庫任務的下架作業和理貨作業的資源。

點擊上圖中的【作業資源】，系統將彈出頁面，頁面包括三個標簽頁，如下面三圖。用戶選中需要的設備和人員，點擊【提交】保存信息。

◆

根本信息

根本信息局部顯示的是本作業調度的根本信息。

最后用戶點擊【調度完成】保存所有信息。

8.2.1.2

入庫調度

選擇一個類型為“入庫〞的作業方案單，點擊【調度】按鈕，此時系統會顯示作業方案單的調度編輯界面。此頁面包括“上架調度〞、“資源調度〞和“根本信息〞三個標簽頁。“資源調度〞和“根本信息〞標簽頁與出庫調度相同，此處不再介紹，下面說明一下“上架調度〞標簽頁。

◆

上架調度

上架調度頁面從上到下分為三個局部，第一局部顯示操作的貨品，用來進行上架操作，第二局部顯示已經上架的貨品，第三局部顯示要上架的貨品。用戶首先在待上架貨品中選擇要入庫的貨品記錄，此時上架操作局部將顯示此貨品，選擇要存儲到的區編碼和儲位編碼，輸入上架的貨品數量，點擊【上架】在已上架結果中將顯示此條信息，系統將自動更新各局部貨品的數量。對于已上架結果中不應入庫的貨品可以點擊【刪除】恢復庫存。上架后用戶可以點擊【打印儲位分配單】和【打印入庫單】執行打印操作。

編輯各標簽頁信息后，最后用戶點擊【調度完成】。

8.2.2

作業反應

用戶選擇【倉儲管理】－?【作業管理】－?【作業反應】，系統會顯示當前系統中已經調度完成未反應的作業方案單列表，選擇一個作業方案單，點擊【作業方案單反應】，根據作業單的入庫和出庫類型，系統會顯示不同的作業反應頁面。

8.2.2.1

出庫反應

選擇一個類型為“出庫〞的作業方案單，點擊【作業方案單反應】按鈕，此時系統會顯示作業方案單的反應編輯界面。此頁面包括“揀貨反應〞、“理貨反應〞、“資源反應〞和“根本信息〞四個標簽頁。

◆

揀貨反應

揀貨反應頁面從上到下分為五個局部，第一局部顯示操作的貨品，用來進行揀貨操作，第二局部顯示已經揀貨的貨品，第三局部顯示要揀貨的貨品，第四局部用來查詢非訂單貨品的庫存，第五局部顯示貨品的庫存情況。用戶首先點擊待揀貨結果中貨品記錄右側的【庫存】按鈕，此時在庫存局部將顯示待揀貨品的庫存情況。用戶也可以在非訂單貨品的查詢條件中輸入貨品的信息，點擊【查詢庫存】此時庫存局部將顯示非訂單貨品的庫存情況，用于非訂單貨品的揀貨。用戶從庫存中選擇要出庫的貨品記錄，此時揀貨操作局部將顯示此貨品，輸入揀出的貨品數量，點擊【揀貨】在已揀貨結果中將顯示此條信息，系統將自動更新各局部貨品的數量。對于揀貨結果中不應出庫的貨品可以點擊【刪除】恢復庫存。揀貨后用戶可以點擊【打印揀貨單】和【打印出庫單】執行相應打印操作。

◆

理貨反應

理貨反應顯示的是揀貨反應的結果，方便用戶查看。

◆

資源反應

在資源反應頁面可以分配執行此次反應任務的下架作業和理貨作業的資源。

點擊上圖中的【作業資源】，系統將彈出頁面，頁面包括三個標簽頁，如下面三圖。用戶選中需要的設備和人員，點擊【提交】保存信息。

◆

根本信息

根本信息局部顯示的是本作業反應的根本信息。

最后用戶點擊【反應完成】保存所有信息。

8.2.2.2

入庫反應

選擇一個類型為“入庫〞的作業方案單，點擊【作業方案單反應】按鈕，此時系統會顯示作業方案單的反應編輯界面。此頁面包括“理貨反應〞、“上架反應〞、“資源反應〞和“根本信息〞四個標簽頁。“資源反應〞和“根本信息〞標簽頁與出庫調度相同，此處不在介紹，下面說明一下“理貨反應〞和“上架調度〞標簽頁。

◆

理貨反應

理貨反應顯示了揀貨反應的結果。在此可以增加方案外貨品。用戶點擊【增加方案外貨品】系統將顯示方案外貨品的查詢界面，輸入或選擇貨品、單位、質量和數量等信息，點擊【確定】把方案外貨品參加到理貨反應中。對于方案外的貨品可以刪除。

◆

上架反應

上架反應頁面從上到下分為三個局部，第一局部顯示操作的貨品，用來進行上架操作，第二局部顯示已經上架的貨品，第三局部顯示要上架的貨品。用戶首先在待上架貨品中選擇要反應的貨品記錄，此時上架操作局部將顯示此貨品，選擇要存儲到的區編碼和儲位編碼，輸入上架的貨品數量，點擊【上架】，在已上架結果中將顯示此條信息，系統將自動更新各局部貨品的數量。對于已上架結果中不應反應的貨品可以點擊【刪除】恢復庫存。上架后用戶可以點擊【打印儲位分配單】和【打印入庫單】執行打印操作。

編輯各標簽頁信息后，最后用戶點擊【反應完成】保存所有信息。

8.2.3

作業查詢

在此查詢所有狀態的作業方案單。

8.3

庫存管理

8.3.1

庫存查詢

進入【庫存查詢】頁面可以查詢各個倉庫的庫存信息，如圖，選擇查詢條件，點擊“查詢庫存〞即可。

8.3.2

可視庫存

在此可以按庫房查看庫房利用情況。如圖在“庫房〞項選擇一個庫房，點擊【查詢】。

財務管理

9.1

應收應付

9.1.1

應收款

針對銷售客戶的應收款帳單生成，點擊進入【應收款】，顯示如圖：

列表顯示所有未結算的銷售訂單，選擇要結算的訂單記錄，點擊【生成收款單】，如圖：

填寫“發票號碼〞、“結算賬戶〞、“部門〞等信息，點擊【收款確認】，轉入【收款處理】環節。

9.1.2

收款處理

進入【收款處理】，顯示應收款單列表，如圖：

選中一條記錄點擊【審核/下達】，那么進入實際收款環節。

9.1.3

收款單

查看所有狀態的收款單。

9.1.4

應付款

針對供給商的采購應付款帳單生成，點擊進入【應付款】，顯示如圖：

列表顯示所有未結算的采購訂單，選擇要結算的訂單記錄，點擊【生成付款單】，如圖：

填寫“發票號碼〞、“結算賬戶〞、“部門〞等信息，點擊【付款確認】，轉入【付款處理】環節。

9.1.5

付款處理

進入【付款處理】，顯示應付款單列表，如圖：

選中一條記錄點擊【審核/下達】，那么進入實際付款環節。

9.1.6

付款單

查看所有狀態的付款單。

數據管理

10.1

指令管理

10.1.1

指令跟蹤

在【指令跟蹤】中可以查詢客戶指令列表。如圖：

10.2

VMI管理

基于客戶的庫存和銷售情況，主動做出供給方案。

10.2.1

庫存情況

在此查詢下游客戶的庫存，如圖：

在“客戶〞選項選擇一家客戶，點擊【查詢庫存】，如圖：

10.2.2

銷售情況

在此查詢下游客戶的銷售情況，結合客戶的庫存預測其需求，做出供給方案，主動供給。點擊【銷售庫存】，如圖：

第五篇：書生系統操作手冊

哈爾濱市政府公文傳輸系統

第一章 哈爾濱市政府公文傳輸系統概述

哈爾濱市政府公文傳輸系統是北京書生電子技術有限公司(以下簡稱書生公司)依照哈爾濱市政府公文傳輸需求而定制開發的實現紅頭文件和相關信息在網絡中安全傳輸的公文處理系統.該系統利用數字文檔技術、信息安全技術、中間件技術及計算機網絡技術等，實現了紅頭文件的制作、蓋章、分發、接收、閱讀、打印、歸檔等功能，以現代的電子公文傳輸模式取代了傳統的郵路傳遞模式。

它在不改變現有工作流程的情況下，使發送紅頭文件像發送普通電子郵件一樣快捷，同時能保留紅頭和公章，符合現行所有公文和公章管理制度，保證文件的有效性、規范性、嚴肅性，安全程度有質的提高，適合中國國情。它既與現行有紙辦公方式兼容，又是通向未來無紙辦公的橋梁。

1.1系統總體目標

公文有其特殊性、重要性、嚴肅性和規范性。鑒于此，此系統不同于一般能完成電子郵件功能的軟件，對安全性、穩定性、可靠性要求極高。系統要求：

(1)電子公文的內容和版面形式均與現有公文保持一致，保留原有紅頭、印章，以保證紅頭文件的嚴肅性和規范性。

(2)與現有公文收發工作流程保持一致。

(3)安全性：防止公章被盜用，防止文件被篡改，防止文件被未經授權的人閱讀。

(4)覆蓋面要求：要求電子公文的傳遞范圍應達到商務部及以下各分支機構。哈爾濱市政府公文傳輸系統

(5)處理速度要求：要求電子公文當天可發送到收文單位。

(6)操作簡便，簡單易學，最少地影響使用人員人群，使系統易于普及。(7)為適應網絡傳輸系統的現實條件，電子文件應壓縮到盡量小。

1.2 系統構成

由以上總體目標的設計，公文傳輸系統由排版軟件、電子公章紅頭制作軟件、電子蓋章（含加密）軟件、網絡系統、發排系統、專用瀏覽器、脫密軟件、收發文管理系統等構成，并視用戶的要求嵌套用戶認為滿意的數據庫系統平臺。硬件方面除網絡設施外，還需要保密/發排二合一卡、掃描儀、彩色打印機等。

1.3 技術特點

“公文傳輸系統”將公文傳輸方式從傳統的“先打印后傳輸”更改為“先傳輸后打印”，從而達到既能用計算機網絡傳輸紅頭文件，又基本不改變現有工作流程的目的，并解決了相應帶來的遠程傳版、電子公章管理、系統安全性等問題。該產品實現了用數字化方式傳送傳統帶紅頭紅章的公文的目標，其創造性和先進性主要體現在以下幾個方面：

(1)紅頭文件的數字化:包括紅頭、印章、文件正文的數字化處理，以 及三者整合為一體的電子蓋章技術。

(2)國際先進的遠程傳版技術:發文方發送的是數字化的紅頭文件，接收方對收到的電子公文直接發排就可得到內容和版面效果與發送方發送的公文完全一致的文件。

(3)極高的安全性：加密的電子公文文件可以在不解密的前提下直接分色輸出,使電子公文自生成后就一直只以密文形式存在,有效地保證了系統的安2

哈爾濱市政府公文傳輸系統

全性。

(4)由于將其加密算法嵌入到本系統中，使本系統的加密強度符合國家最高密級要求。

(5)獨有的打印仿偽技術：在任何情況下,包括機械故障或人為損壞,都能保證不會將公章打印到別的文件上,或將公章蓋到空白頁上。

(6)極強的通用性和可擴充性：系統通用性好，對網絡無特殊要求，可嵌套在用戶自己滿意的數據庫平臺上，實現用戶各種專用要求。

(7)公文的規范性：采用國際首創的電子蓋章技術，能在版面上指定電子紅頭和電子公章的位置,保證紅頭、紅線、發字頭、標題和正文的相互位置關系，符合現行公文標準。

(8)代碼重用：構造了一個非常通用的內核,通過條件編譯,能產生出多種平臺多種應用方式的代碼，不僅減少大量重復工作,更重要的是保證了核心的一致性，也大大方便了產品的維護和版本控制。

(10)編寫了一個完整的RIP：是除了方正外唯一能夠完整準確地解釋處理方正全部排版命令的產品，用于公文處理綽綽有余。

(11)國際先進的高效壓縮算法:本系統采用壓縮算法使公章的壓縮比在沒有失真的情況下與有損的矢量化算法相當，紅頭、紅線能無損壓縮到千分之一，從而大大增加了系統數據量的處理能力。

(12)電子公章管理：完全符合現行公章管理制度，可直接套用現行制度，而且在基本不增加使用人員負擔的前提下比傳統公章又增加了四重安全保護,使公章的管理和使用更有效、更安全。

(13)校色：專門做了校色處理，利用自行開發的彩色掛網算法實現指定效果，并經過測試人員和用戶的交互溝通挑選出效果最好的一組參數，并把該參數固定到程序中。哈爾濱市政府公文傳輸系統

第二章 哈爾濱市政府公文傳輸系統使用

2.1 系統登錄

在客戶端上進行公文傳輸系統操作時需要登錄服務器，我們客戶端所使用的是Internet Explorer（以下簡稱IE），具體操作如下：

鼠標雙擊桌面上的IE圖標，在地址欄輸入http://192.1.4.8如圖2-1：

圖2-1

進入登錄界面，輸入用戶名及口令，單擊“登錄”按鈕，就可以進入到公文傳輸系統。

2.2 發文處理

發文處理是發送文件最重要的流程，操作流程是根據現有的工作流程進行改編的，分別有草稿、蓋章、發送、查詢等功能，下面我們將對每一個具體的操作流程進行詳細地介紹。

哈爾濱市政府公文傳輸系統

2.2.1草稿

在進行發送文件時，首先需要建立一個草稿文件，進行公文的各項要素的登記工作。選擇“發文處理”中的“草稿”按鈕，系統顯示如圖2-2：

圖2-2 單擊“新建公文”按鈕，系統進入新建公文的草稿文件，如圖2-3：

圖2-3 下面將各個要素進行詳細說明：

公文標題：此項中應填寫正確的公文標題；

哈爾濱市政府公文傳輸系統

公文文號：此項中應填寫正確的公文文號； 發文備注：此項中應填寫相應的備注內容； 文件緩急：此項中應選擇正確的公文緩急程度； 文件密級：此項中應選擇正確的公文密級程度； 主題詞：此項中應填寫正確的公文主題詞； 文件頁數：此項中應填寫正確的公文頁數； 簽發人：此項中應選擇填寫正確的公文簽發人；

打印份數：此項中應填寫正確的公文打印份數，暨接收方可打印份數； 登記人：系統自動填寫； 登記時間：系統自動填寫；

發送人：發送文件時系統自動填寫； 發送時間：發送文件時系統自動填寫；

收文單位：通過點擊“選擇”按鈕，會彈出所有收文單位的列表，如圖2-4：

圖2-4 可以按類選擇，也可以逐個單位選擇，點擊收文單位后邊的小方格，里邊出現小對號，則表示選種此單位，選好后單擊“提交”，則完成選擇。

所有接收方：此項顯示全部的收文單位；

所有附件：在此項中添加正文的附件，可以為任意格式的，如：*.doc、*.xls等類型的文件，可通過“上傳附件”按鈕選擇需要添加的附件文件，然6

哈爾濱市政府公文傳輸系統

后單擊“打開”按鈕，附件文件就被上傳到服務器；

正文文件：在此項中添加需要蓋章的版式文件，可單擊“上傳正文”按鈕，系統彈出“選擇文件”對話框，如圖2-5：

圖2-5 版式文件可以是.sep;.sp2;.s2等待蓋章的文件，選擇版式文件，單擊“打開”按鈕，公文正文就上傳到服務器。

確認公文要素填寫無誤后，單擊“登記完畢”，系統自動將文件轉至“待蓋章”。

2.2.2待蓋章

草稿文件登記完畢后，選擇“發文處理”中的“待蓋章”，此視圖中列出所有待蓋章的文件，選擇需要蓋章的文件，單擊打開文檔，然后單擊“操作”按鈕，如圖2-6： 哈爾濱市政府公文傳輸系統

圖2-6 單擊“蓋章”，系統彈出輸入公文密碼的對話框，分別輸入“公文密碼”和“確認密碼”，如圖2-7：

圖2-7 單擊“確定”，系統彈出選擇公章對話框，如圖2-8：

哈爾濱市政府公文傳輸系統

圖2-8 選擇好要加蓋的公章后，點擊“確定”，彈出輸入公章密碼對話框，如圖2-9：

圖2-9 正確輸入公章密碼后，單擊“確定”按鈕，系統彈出完成信息，如圖2-10：

圖2-10 單擊“確定”按鈕后，蓋章操作完成，接下來就可以進行“打印”，“瀏覽”，“發送”等操作。系統自動將文件轉至“待發送”流程。哈爾濱市政府公文傳輸系統

2.2.3待發送

剛剛由蓋章人員將蓋章好的發文登記單提交發送后，可直接選擇接收單位進行發送，或選擇“發文處理”中的“待發送”，如圖2-11：

圖2-11 此視圖中羅列所有待發送的文件，選擇需要發送的文件，單擊“操作”按鈕，如圖2-12：

圖2-12 10

哈爾濱市政府公文傳輸系統

在此操作中，可以選擇“激光打印”或“噴墨打印”來打印公文，可以單擊“瀏覽正文”，來查看正文內容或蓋章是否有誤，若沒有錯誤，單擊“發送”，把文件發送到選擇的收文單位。

2.2.4已發送

文件發送后自動到”已發送”文件視圖中，可進行查看回執、刪除、重發等操作，可選擇“發文處理”中的“已發送”，在所有完成發送的文件，單擊某個要查看的文件標題或文號，進入該文件的表單，單擊“操作”按鈕，可以對文件進行重發、查看回執、激光打印、噴墨打印、瀏覽正文、脫密，如圖2-13：

圖2-13 重發給指定單位：單擊這個按扭，系統會把這個文件重新發送給收文單位中所列出的所有單位。

重發給未回執的單位：單擊這個按扭，系統會把這個文件發送給上次發送了但是沒有收到回執的單位。哈爾濱市政府公文傳輸系統

查看回執：單擊“查看回執”，可查看公文回執情況，所有收文單位回執過后，該文件就自動轉到“已完成”狀態。

激光打印、噴墨打印：如果要輸出正式的公文文件，根據所接打印機的實際情況，選擇“激光打印”或“噴墨打印”，在彈出的對話框中直接單擊“確定”即可。

瀏覽正文：單擊“瀏覽正文”，可以瀏覽蓋章后的公文文件。

脫密：是根據需要把文件轉換成黑頭黑章的不加密文件，單擊“脫密”按鈕，輸入公文密碼，即可在“所有附件”中生成后綴為GD的脫密文件。

文件發送后，單擊“查看回執”按鈕，可查看文件的回執情況，如圖2-14：

圖2-14 若接收方全部簽收，則文件會自動移到“已完成”中。

2.2.5已完成

此視圖中的文件是所有接收方已經簽收的文件，如圖2-15：

哈爾濱市政府公文傳輸系統

圖2-15 選中文件，點擊“操作”進入編輯狀態，可進行查看回執、激光打印、瀏覽等操作。

查看回執：單擊需要查看回執的文件，進入到編輯狀態，選擇“查看回執”按鈕，系統彈出回執信息，如圖2-14所示。

此回執信息中有文號、標題、發送時間、接收單位等信息。激光打印：單擊“激光打印”按鈕，系統彈出對話框，如圖2-16：

圖2-16 說明： 頁碼范圍： 哈爾濱市政府公文傳輸系統

“全部頁”表示打印全部內容；

“紅頭印章頁”表示只打印含有紅頭的那一頁和含有印章的那一頁；

“黑白文字頁”表示只打印黑白文字頁；

“頁碼范圍”，可以輸入指定頁、連續頁進行打印。打印設置：

“剩余打印分數”表示此文件還可以打印出多少份正式文件；

“打印份數”表示本次打印的份數，這里的份數不能多于發送方指定的打印份數即剩余打印分數。

“不含紅頭紅章”表示打印出來的文件沒有紅頭，沒有紅章，只有黑白文字。“不含紅頭紅章”與“黑白文字頁”的區別是前者包含紅頭紅章頁的黑白文字部分。

“逐份打印”只有打印多份時才用到，選中此項后，文件打印完一份再打印下一份，打印速度相對要慢一些。

“折頁”在雙面打印拼版時才會用到，也就是在一張紙上雙面輸出若干頁的內容，選中此項打印后，折疊起來裝訂，內容是按起始順序排列的。一般我們用A3的紙雙面打印A4幅面時會用到。

單擊“增強功能”按鈕，進入增強功能對話框，如圖2-17：

哈爾濱市政府公文傳輸系統

圖2-17 “邊距”定義了上、下、左、右邊距。

“頁面排布”輸出頁面在紙張中的位置，橫向、縱向均有居左、居右、居中三種，按照默認設置即可。

“確認自動拼版拆頁旋轉”表示當自動拼版或自動拆頁或自動旋轉時都進行提示，用戶根據提示信息決定是否繼續打印。

“拼版時頁間距”定義拼版時頁和頁之間的間距，包括橫向、縱向。

“拼版時順序”用戶可按需要選擇順序。

“拆頁時打印序號”表示在每一張紙的左下角打印出序號，格式為：No.n(x/w,y/h)其中n表示這是總第幾張紙，w,h表示橫向和縱向總共拆幾頁，x,y表示這張紙的橫向和縱向位置，有了這些標記，不管拆了多少頁，拼接時都不會弄亂。

“拆頁時重疊距離”指拆頁時每一張紙都要重復一部分相鄰紙張的內容 哈爾濱市政府公文傳輸系統

以便于將來的拼接，這段重復的距離稱為拆頁重疊距離。

“鏡像”就是將正常版面左右顛倒，就象在鏡子中的映像一樣，亦稱反字。用于膠片制版。正常版面是正字。

“陰圖”就是黑白顛倒，也就是像片底片的效果。正常版面是陽圖。

“縮放比例”當水平方向、垂直方向全為1按原樣大小輸出，縮放比例與輸出版面大小成正比。

“局部窗口大小”選中“只輸出局部”，左邊、上邊確定位置，寬度、高度確定大小，就可以輸出局部的內容。

綜上所述，通常情況下增強功能的內容我們不用做任何改動，特殊情況下輸出時才修改相應參數。一般情況下選擇源文件，直接打印即可。

確認無誤后，單擊“確定”按鈕進行打印操作，完成打印后，系統彈出完成信息框，如圖2-18：

圖2-18 單擊“確定”后，打印完成。

打印完畢后可以進行脫密處理，單擊“脫密”按鈕，輸入公文密碼后，系統彈出完成信息對話框，同時在所有附件位置生成后綴為GD的脫密文件。

2.2.5查詢

發文處理中可以進行各種發文的查詢，選擇“發文處理”中的“查詢”，16

哈爾濱市政府公文傳輸系統

如圖2-19：

圖2-19 在此界面中可按各種關鍵字進行查詢，輸入關鍵字后，單擊“查詢”按鈕，就可以查詢出來，如查詢標題為“關于升級的通知”，結果如圖2-20：

圖2-20 此視圖中列出所有符合條件的文件記錄，根據情況進行其他操作。哈爾濱市政府公文傳輸系統

2.3 收文處理

作為接收文件最重要的流程，我們設置了收文處理工作，包括簽收、打印、脫密、查詢等功能，下面我們將對每一個具體的操作進行詳細介紹。

2.3.1待簽收

登錄系統后，如有待簽收文件，系統會自動提示：如圖2-21：

圖2-21 登錄系統，左側導航器中的“收文處理”――“待簽收”，如圖2-22：

圖2-22 在此視圖中列出所有沒有簽收的文件，在有的新文件沒有顯示出來時，單擊列表上邊的“收取文件”按扭，就會全部顯示出來了，選擇需要簽收的18

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文件，單擊可以把文件打開，如圖2-23：

圖2-23 點擊“瀏覽正文”后，系統會彈出提示框，讓輸入公文密碼，輸入密碼后，系統自動調出書生瀏覽器瀏覽該文件，如圖2-24：

圖2-24 瀏覽文件后，關閉閱讀器，在待簽收頁面中，可以做“簽收”和“拒簽” 哈爾濱市政府公文傳輸系統

還有瀏覽正文功能，如圖2-25：

圖2-25 簽收：單擊“簽收”，系統自動把回執單發到發送單位，同時系統轉換到“已簽收”狀態。

拒簽：當瀏覽文件后，發現有錯誤，單擊“拒簽”按扭，系統彈出對話框，提示輸入拒簽理由，如圖2-26：

圖2-26 20

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輸入拒簽理由，點確定，系統轉回到“已拒簽”狀態中，同時，發送拒簽回執到發送方處。

發送方在收到拒簽回執后，也在待簽收中看到，如圖2-27：

圖2-27 單擊該文件類型或文號或標題，進入到被拒簽文件的詳細表單中，如圖2-28：

圖2-28 哈爾濱市政府公文傳輸系統

在這個頁面中，會列出拒簽原因和拒簽單位、時間等信息，然后需要單擊“簽收”按扭，給拒簽方發一個回執，系統會提示回執信息已經發出，如圖2-29：

圖2-29 單擊“確定”，處理完畢，系統會到“已簽收”狀態。

2.3.2已簽收

進入到收文處理，單擊“已簽收”，如圖2-30：

圖2-30

在這里列出了所有已簽收完畢的文件，單擊文件的標題或文號或類型，打開該文件的詳細表單，可以進行打印、脫密、瀏覽正文等處理。

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單擊“激光打印”或“噴墨打印”按鈕，系統彈出輸出的對話框，如圖2-31：

圖2-31 正確選擇輸出頁碼、打印份數后，單擊“確定”按鈕進行打印操作，完成打印后，系統彈出完成信息框，如圖2-32：

圖2-32 單擊“確定”后，打印工作就完成了，公文有打印份數的控制，如果剩余打印份數為“0”，就不能夠再打印了。

公文處理完畢后，單擊“處理完畢”，文件自動到“已完成”。

2.3.3已拒簽

進入“收文處理”——“已拒簽”中，列出了被拒簽的所有文件，如圖2-33： 哈爾濱市政府公文傳輸系統

圖2-33 如果被拒簽方發送過被拒簽收到回執后，在已拒簽列表中的類型中，會顯示成為“拒簽已回執”。

單擊被拒簽的文件，進入到該文件的詳細表單中，如圖2-34：

圖2-34 在這里可以查看拒簽理由，也可以瀏覽正文、打印、脫密等操作。

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2.3.4已完成

進入“收文處理”，選擇“已完成”即列出所有已完成的文件，單擊可打開文件，進入到編輯狀態，可進行打印、脫密等操作。單擊“脫密”按鈕，系統提示輸入公文密碼，輸入密碼后，系統彈出完成信息對話框，同時在所有附件位置生成后綴為GD的脫密文件，如圖2-35：

圖2-35 2.3.5查詢

收文處理中可以進行各種收文的查詢，選擇“收文處理”中的“查詢”，如圖2-36： 哈爾濱市政府公文傳輸系統

圖2-36 在此界面中可按各種關鍵字進行查詢，輸入關鍵字后，單擊“查詢”按鈕，查詢結果如圖2-37：

圖2-37

此視圖中列出所有符合條件的文件記錄，根據需求進行各項操作。

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2.4 刪除記錄

此視圖中記錄了所有發文或收文中刪除的文件，包括標題、刪除時間等，如圖2-38：

圖2-38

在刪除記錄中，無論是發文的還是收文的，只能瀏覽該文，而不能進行別的操作。

2.5 通訊錄

選擇左側導航器中的“通訊錄”欄，會列出所有的通訊錄信息項，在進行公文傳輸前就應該先設置通訊錄，才能夠正常使用公文傳輸系統，下面將“通訊錄”欄中的各項內容作詳細介紹： 哈爾濱市政府公文傳輸系統

2.5.1 地址

選擇“通訊錄”中的“地址”，如圖2-39：

圖2-39 單擊“添加地址”按鈕，系統彈出新建地址配置信息的對話框，如圖2-40：

圖2-40 下面將各項內容作詳細說明：

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名稱：此項中填寫單位地址的名稱，如：XX廳；

郵件地址：此項中填寫單位郵件地址，單擊后邊的“選擇”按扭，在彈出的對話框中選擇即可。

分類：此項通過單擊下拉項進行選擇單位屬于那個分類，單擊下拉項進行選擇。

單擊“保存”，地址就設置完成了。

2.5.2 群組

選擇“通訊錄”中的“群組”欄，如圖2-41：

圖2-41 單擊“添加群組”按鈕，系統彈出新建群組的對話框，如圖2-42：

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圖2-42 下面將各項內容作詳細說明：

群組名稱：此項中填寫群組的名稱，如：各直屬單位；

成員：單擊“選擇”按鈕，系統彈出選擇成員的對話框，可將地址列表中的成員增加到群組成員中去，如圖2-43：

圖2-43 在此頁面中可以對成員進行增加、刪除、清空等操作，若需要取消此次操作，可單擊“取消”按鈕，填寫正確后，單擊“確定”按鈕這樣群組就設置完成了。

分類：此項通過單擊下拉項進行選擇單位屬于那個分類，單擊下拉項進30

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行選擇就可以啦。

單擊“保存”，群組就設置完成了。

2.5.3 分類

選擇“通訊錄”中的“分類”欄，如圖2-44：

圖2-44 單擊“添加分類”按鈕，系統彈出新建分類的對話框，如圖2-45：

圖2-45

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此項中填寫分類的名稱，如：**市。單擊“保存”，分類就設置完成了。

2.6 文件要素

在公文格式中有不同的緩急、密級程度、簽發人等，我們可以在公文傳輸系統中設定這些信息。

2.6.1 緩急

登錄公文傳輸系統客戶端，選擇左側導航器中的“文件要素”――“緩急”，如圖2-46：

圖2-46 單擊“添加緩急”按鈕，如圖2-47：

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圖2-47 直接在緩急后邊的輸入框中輸入即可，設定完成后單擊“保存”按鈕，系統將剛剛輸入的緩急保存到緩急欄中，具體類別設置可參照公文管理辦法。

2.6.2 密級

設置方法同緩急設置。設置完成如圖2-48：

圖2-48

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2.6.3 簽發人

設置方法同緩急設置。設置完成如圖2-49：

圖2-49

2.7 配置信息 2.7.1 本地配置

選擇“配置信息”中的“本地配置”欄，如圖2-50：

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圖2-50 若是第一次配置，可單擊“新建”，若是已經配置過則單擊文檔，進入到編輯狀態，進入系統配置信息的對話框，如圖2-51：

圖2-51 下面將各項內容作詳細說明：

1、本地名稱：此項中填寫本單位的名稱，如：XXX辦公室；

2、郵件地址：此項中填寫本單位的郵件地址（一定要填寫正確，否則收不到對方的回執），也可以單擊“選擇”按扭，從彈出的對話框中選擇；

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3、用戶類型：此項是在下拉項中進行選擇，除市政府以外，都是其它單位；

4、公文收件箱：此項填寫的是本單位收到的公文在服務器上存放的地址；

5、是否處理拒簽：選擇“是”，則本單位在待簽收中具有拒簽的功能，選擇“否”，則不具有拒簽的功能；

6、OA郵箱路徑、郵箱地址：除市政府以外，其它單位都空白顯示，不需要填寫。

7、是否導入xml數據、是否導出xml數據：這個是和OA的接口，都選擇否。

8、聲音提示文件：此處直接輸入后綴為*.wav的聲音文件所在的路徑，在有文件到達時會有聲音提示。

9、打印設置：此項中設置打印機的參數，單擊“打印設置”按鈕，系統彈出設置對話框，如圖2-52：

圖2-52 在該對話框中選擇與用戶使用打印機類型相匹配的打印機類型。提示：

（1）、本系統可以直接控制系統支持的打印機，使用本系統打印公文文36

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件時不需要另外安裝打印機驅動程序。

（2）、“空設備”選項是用作測試故障的，用戶不宜選擇此類型。（3）、打印機是通過數據線直接連到計算機并口上。（個別打印機除外）“打印機屬性設置”用于定義設備一些固定參數，如幅面和分辨率。“打印機附加設置”設置當前打印機所特有的一些較為固定的參數，如打印口、打印模式等。

我們以“Lexmark OptraC750彩色激光打印機”為例說明“激光機屬性設置”、“激光機附加設置”。

首先在“激光打印機”中選擇“Lexmark OptraC750彩色激光打印機”，單擊“激光機屬性設置”，如圖2-53：

圖2-53

“紙張尺寸”：指打印機打印時所用的紙張。

“打印分辨率”：根據所使用的打印機來設置，有一些打印機（如HP打印機）可以按照多種分辨率（如300DPI和600DPI）進行打印，其打印分辨率是可以通過軟件來設置的，如果您使用的是這種打印機，只要在此設置相應的分辨率即可，激光打印機橫向和縱向打印分辨率均為600。

注意：所設置的紙張、分辨率必須是輸出設備所支持的，為了盡可能適

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應不同的打印機，系統在此不作合法性檢查，這樣不必更換系統即可支持將來的更高分辨率的PCL兼容打印機。如果設置了打印機不支持的紙張、分辨率，結果可能會實際輸出精度和大小不正確。

“最大輸出幅面”是指打印機所標明的最大輸出幅面。

“不可打印邊距”：幾乎所有的打印機都不能打滿整個幅面，頁面周邊至少有一段距離是打印不上的，這段距離稱為“不可打印邊距”，請參照所使用的打印機的說明，一般說來，填寫不正確也只是打印位置有偏差。

“灰度響應曲線gamma值”：由于人眼的生理特性，當灰度等級均勻增加時給人的感覺并不是均勻的，其對應關系可以用一種類型的曲線來作近似的數學描述，該曲線的參數稱為gamma值，對質量要求較高的用戶可以通過調節該值來得到一個比較完美的輸出。

“每打印一頁就暫停一次”：表示每開始輸出一張紙前都暫停一下，用于手工上片的照排機或手工上紙的打印機（如用針式打印機打臘紙時）或一體化速印機等需要在上片或上紙前暫停的情況。

“紙盒位置”定義紙張在打印機中的位置，選擇“自定義”時，用“紙盒左距”定義紙張左邊緣距打印機左邊緣的距離（左右的定義以打印方向為準，對許多打印機來說，當人處于打印機正面時打印方向正好與人的左右方向相反）。

單擊“激光機附加設置”，如圖2-54：

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圖2-54

“附加設置”對話框的內容因外設而異，對于使用普通打印口的打印機，在該對話框中將設置其使用的打印端口，系統默認的打印機端口為“第一打印口”，即主機板上的并口（LPT1），對于激光打印機，還可設置White Dwarf選項。使用White Dwarf技術在一般情況下可顯著提高打印速度，但當頁面太復雜或字為長、扁字時反而會降低打印速度，且當打印機內存不夠時可能會出錯字，不支持頁面的邏輯運算，有些變體效果不能實現，請慎重選用。如果打印機可以雙面打印，就選中“雙面打印”選項。

在打印機的“附加設置”中，我們一般不需要做任何改動，如果打印時報“打印端口不存在”則檢查一下打印端口，如果支持雙面打印的打印機不能雙面打印，就檢查一下是否選中“雙面打印”。

至此，打印設置全部設置完畢，上述設置只需設置一次。

10、初始化：進入初始化對話框，如圖2-55：

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圖2-55 “常規字庫路徑”指書生系統字庫所在目錄，通常為C:Program FilesSureSenseSedA6Font（根據安裝路徑而定，一般按默認設置不變）；

“補字字庫路徑”是存放書生補字字庫的目錄，通常為C:Program FilesSureSenseSedA6AuxFont（根據安裝路徑而定，一般按默認設置）；

“光盤字庫路徑”是安裝光盤中書生字庫的目錄，一般保持默認設置；

“圖片路徑1”、“圖片路徑2”：當顯示、打印公文時圖片所在路徑。

“記載錯誤信息的文件”：按系統默認。

“字心字身比”定義一個字的實際大小（字心）與定義大小（字身）的比例。為了不讓相鄰的字粘連在一起，應該需要一個略小于1的比例。98%和92.5%是常用的兩種比例。系統默認為98%。

“缺省中文/英文字體”：指系統找不到指定字體時替代的字體。

“圖片缺省分辨率”：僅當“圖片尺寸”為“原圖尺寸”時有效，用于40

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為沒有分辨率信息的老式PIC圖片定義分辨率。

“工作區緩沖區大小”：設置系統使用的內存緩沖區大小，該緩沖區用于提高系統性能，一般說來緩沖區越大，輸出速度就越快，但太大的緩沖區會因為不能全部利用而造成浪費，即使設為0也不影響打印，只是速度慢一些而已，您可以根據您的系統內存大小設置該參數。

“繁簡選擇”：定義輸出時的繁簡轉換方式。選擇“繁體”時，文件中所有的簡體字都按相應的繁體字輸出，選擇“簡體”則相反，選擇“繁簡混排”時不作任何轉換。

“缺字處理”：定義當字庫中的沒有所需要的字時的處理方法，選擇“黑塊”時用一個比字心略小的黑方塊代表所缺的字，選擇“空白”時忽略該字。

“錯誤處理”：共有三個選項，“忽略”表示在打印過程中忽略所發生的一般錯誤；“終止”表示有錯就終止打印；“警告”表示有錯時不終止打印，但在打印結束后報告所發生的錯誤。

“圖片尺寸”：共有四個選項，“排版尺寸”表示圖片尺寸完全依照排版時定義的尺寸，與圖片本身的尺寸無關；“保持原圖寬高比”以排版尺寸為主，但寬高比例與原來的尺寸相同，當排版尺寸過寬時實際輸出尺寸的高與排版尺寸相同，寬度按比例算出，處于排版尺寸居中的位置，反之當排版尺寸過高時寬度撐滿，高度按比例算出，上下居中；“原圖尺寸”表示完全按照圖片原來的尺寸，與排版尺寸無關；“原圖點陣”表示完全按圖片原來的像素數，既與排版尺寸無關，也與圖片的分辨率無關。

“兼容方正錯誤”：此功能是為了與方正發排系統更好的兼容，不僅兼容其正確的地方，也兼容其錯誤的地方。目前是為了與方正的傾斜率兼容。例如，排版時字的傾斜度是15℃，用方正發排系統打印出來的卻是30℃；而

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用書生系統打印出來的是實際的15℃。所以為了與方正兼容，應選中“兼容方正錯誤”。

“允許字體替換”：選中此項后就可以進入字體替換表，設置字體替換表。選中“允許字體替換”后，可以單擊“字體替換”按鈕可進入“字體替換表”，設置字體替換表（當某種字體未裝入時可用另一種字體來替換）。一般設置成全部缺省，否則輸出字體會不正確。

設置正確后，單擊“保存”按鈕，最后單擊“退出”按鈕，這樣本地配置就完成了。

2.7.2 傳輸配置

選擇“配置信息”中的“傳輸配置”欄，如圖2-56：

圖2-56 若是第一次配置，單擊“新建”按鈕，若已經配置過，單擊文檔，并進入到編輯狀態，系統彈出配置信息的對話框，如圖2-57：

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圖2-57 下面將各項內容作詳細說明：

服務器文件夾：此項中填寫本單位ftp服務器文件夾的名稱，如：f: ftpdataXXX單位；

相對路徑：此項填寫服務器文件夾下的文件夾名稱,如XXX單位，它和服務器文件夾的相對應的；

本地下載路徑：此項中填寫本單位操作用戶的本地下載地址，如：c:。填寫正確后，單擊“保存”按鈕，最后單擊“退出”按鈕，這樣傳輸配置就完成了。

配置信息中的參數設置正確后，一般不要進行修改，否則就不能正常進行傳輸工作。

2.8 用章記錄

用章記錄中記錄每次蓋章成功的記錄，記錄的要素為蓋章人、蓋章時間、公章名稱、操作時間等信息，如圖2－58：

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圖2－58

2.9 修改口令

修改口令用來修改登錄用戶的密碼。單擊“修改口令”圖標，進入設置新密碼頁面，如圖2－59:

圖2－59 輸入舊口令，然后再輸入新口令，再輸入一邊新口令進行確認，然后單擊“修改確定”按扭，則口令修改成功，以后登錄就使用新口令登錄。

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目錄

第一章 哈爾濱市政府公文傳輸系統概述.........................1

1.1系統總體目標............................................................................................1 1.2 系統構成...................................................................................................2 1.3 技術特點...................................................................................................2

第二章 哈爾濱市政府公文傳輸系統使用.........................4

2.1 系統登錄...................................................................................................4 2.2 發文處理...................................................................................................4

2.2.1草稿.................................................................................................5 2.2.2待蓋章.............................................................................................7 2.2.3待發送...........................................................................................10 2.2.4已發送...........................................................................................11 2.2.5已完成...........................................................................................12 2.2.5查詢...............................................................................................16 2.3 收文處理.................................................................................................18

2.3.1待簽收...........................................................................................18 2.3.2已簽收...........................................................................................22 2.3.3已拒簽...........................................................................................23 2.3.4已完成...........................................................................................25 2.3.5查詢...............................................................................................25 2.4 刪除記錄.................................................................................................27 2.5 通訊錄.....................................................................................................27

2.5.1 地址..............................................................................................28 2.5.2 群組..............................................................................................29 2.5.3 分類..............................................................................................31 2.6 文件要素.................................................................................................32

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2.6.1 緩急..............................................................................................32 2.6.2 密級..............................................................................................33 2.6.3 簽發人..........................................................................................34 2.7.1 本地配置......................................................................................34 2.7.2 傳輸配置......................................................................................42 2.7 配置信息.................................................................................................34

2.8 用章記錄.................................................................................................43 2.9 修改口令.................................................................................................4

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二○○六年五月

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前 言

公文（俗稱紅頭文件）是我國行政機關實現上情下達的法定方式，印章則是文件有效性的表現形式。目前，越來越多的行政機關在開展電子政務建設時都選擇公文無紙化傳輸作為突破口，取得了非常好的應用效果。但普通的電子郵件是不具備正式公文的效力的，必須使用專門的公文傳輸系統才能搭建理想的“數字神經系統”，書生公文傳輸系統正是其中的佼佼者。

公文傳輸系統利用數字文檔技術、信息安全技術、中間件技術及計算機網絡技術等，實現了紅頭文件的制作、蓋章、分發、接收、閱讀、打印、轉發和歸檔等功能，以現代的電子公文傳輸模式取代了傳統的郵路傳遞模式。

根據國家有關規定，公文傳輸系統必須使用硬件加密設備，最好是采用經過國家有關部門鑒定的專用密碼機。每個專用加密設備中都包含了一個硬件數字證書,可獲得比普通數字簽名更高的安全度。在使用前需要先進行電子公章的制作和授權使用，對電子公章的管理完全按照現有公章管理制度進行。在制作公文時，首先進行公文排版，定稿后的文件保存成不可篡改的版式文件，再進行電子蓋章（含加密），就生成了含有紅頭和公章的正式有效的電子公文文件，并自動生成用章記錄。接收方通過計算機網絡收到電子公文后，經過安全認證使用專用的公文閱讀器來閱讀內容和版面與發送方完全一樣的公文文件，并可在權限允許范圍內用彩色打印機打印出具有正式效力的含有紅頭和公章的紙質公文，效果與傳統通過郵路傳遞得到的文件相同。收文方亦可使用專門的公文轉發功能將文件轉發給其他單位，轉發過程與現有公文轉發方式完全吻合。電子公文在需要時可對文件脫密，脫密文件除了用于存檔外，還可用于OA等其它電子政務應用系統，使電子公文能得到最大程度的利用。整個過程都是通過計算機來實現，并且進行全程的安全保密控制，從而大大提高了公文傳輸的效率和公文的利用度，并有效保障了公文的安全性。