第一篇：寫作知識歸納

寫作知識歸納

1.命題作文的寫作，要注意以下幾點。首先，要認真讀題、審題。審題先要讀題，讀文題的過程，就是思索、理解文題的過程。讀文題，要讀得細，讀得認真；切忌馬虎，一看就下筆作文。有時看錯文題中的一個字或少看一個字，寫的內容就會和命題要求相距甚遠，甚至南轅北轍。審題，包括審內容、形式，要看清題目下所附的具體要求，如允許的體裁、人稱、篇幅等。其次，要快速而熟練地行文。以有限的時間在你的思想上施壓，它往往能使你靈感迸發，奮筆疾書，一氣呵成。所以，平時應有意識地訓練，也就是說要培養根據表達的需要而準確熟練地運用語言來表情達意的能力。在作文中，一般包括感知和理解詞語的能力，記憶和儲存語匯的能力，遣詞造句的能力和修飾或修改詞語的能力等。掌握駕馭語言的能力，一要靠大量的閱讀，從閱讀中積累語言材料；二要靠多用（包括多寫），在不斷的實踐中獲得語言運用能力。第三，要寫出新意。作文貴在創新，要力戒寫老套的東西。太陽每天都是新的，生活永遠不會重復，你經歷的生活和你獲得的生活體驗，應當是最有新意的寫作內容。要有意識地選擇寫作的最佳突破口，力爭寫與眾不同的材料，寫出自己的獨特生活經歷和生活體驗。還應注意到，近年中考的命題，反映時代風貌，高揚時代精神的題目呈上升趨勢。它啟示我們，平時一定要關注社會，關注熱點，從廣闊的社會生活中主動地吸取養分，以寬闊的胸襟和開闊的視野融入生活之中，這樣才能寫出立意新穎的文章。

2.寫好材料式話題作文要做好以下幾點：

（一）必須正確理解“話題”的內涵，明確話題作文的要求。根據話題進行發散性聯想。

（二）選準最佳、最小的切入點。話題作文由于不限文體和范圍，因而變得寬廣無邊，因此，寫作時要注意對話題加以限制，把題目變小，選取大范圍中的某一方面，化大為小，以小見大，從小的方面入筆，表現深刻的內涵和主題。

（三）精選材料，寫出自己的個性，要求選擇最能展示個性、最能吸引人、最有說服力的材料，并力求從新的角度認識事物，表現事物，寫出文章的新穎性和自己的創造性。不要選取你不熟悉的材料來寫。有時盡管思路很好，但如果沒有材料，也只能忍痛割愛。

（四）注意擬好題目。“題好一半文”，話題作文允許自擬題目，所以應當努力提高擬題的水平。作文題目首先要準確，此外，還可在凝練、含蓄、新奇、優美上下功夫，力求使閱卷老師“一見鐘情”。話題作文內容寬泛，寫作要求寬松，但同時也是一種干擾因素，往往會使人在眾多的內容面前挑來揀去，反復斟酌，消耗時間。所以考生在選定內容、決定寫法上要“果斷出擊”，從而爭取時間，從容構思。

中學階段應學會幾類常用文體的作文。而寫好記敘文是寫好其它文體的基礎。記敘文是以敘述、描寫為主要表達方式，以記人敘事為主要內容的文章。記敘文對所記敘的人或事，要敘述完整、脈絡清楚，通過寫人或記事來表達自己對生活的看法，從而抒發某種感情。因此，大抵記敘文寫作主要可分為兩類：寫人記敘文，寫事記敘文。分析人物的精神品質或揭示事件的本質意義，便是記敘文的主題要

點。當然寫景、狀物也屬于記敘文寫作的范疇之列，這里只著重講前兩種。

第二篇：寫作知識

英語專業八級寫作如何選擇恰當的詞 遣詞造句是寫文章的基礎，詞對于一篇文章來講，就好象磚頭和房子的關系一樣，盡管小，但其作用不容忽視的。

(一)選擇恰當的詞

說話行文都得注意用詞。說話時或在寫作的初期階段，我們對詞的選擇基本上是無意識的，往往是隨手拈來，只要能表達意思就行。但是，要想出一篇好的文章，就要在不同風格的文章中選用不同種類的詞。要想用詞正確，除了需要弄明白詞的本義和隱含意義外，還需要了解詞在文章中可能給讀者留下的印象等問題。按照《高等學校英語專業高年級英語教學大綱》的要求，英語專業第四學年本科生最少應該認知9000~12000個英語單詞，在寫作時應該知道怎樣從自己掌握的詞匯里選擇出正確的詞來表達自己的意思。當然，在他們的文章中仍然有一些詞不達意的地方，會出現一些用錯的詞匯，但在更多的時候，他們所選用的詞匯并非全錯只是不太確切，不太符合英美人土的用詞習慣，或者是使用了已經過時的詞。因此，學生在擴大詞匯量的同時，還應該掌握一些用詞的知識和基本原則。

總的來講，“恰如其分”是選詞的最高原則。也就是說，“要在恰當的地方用恰當的詞。”另外，選詞的時候要注意選擇確切的詞(Choosing for Exact Words)。一個詞往往有兩層意思，即詞的本義和詞的隱含意義。詞的本義是一個詞最基本的、最直接的字面意義，而一個詞的隱含意義則是這個詞所傳遞的一種感覺態度以及可能使人產生的某種聯想，是詞的“言外之意”。英語里有許多不同的詞可以用來表達同一個意思，它們被當作同義詞來使用要選擇合適的詞，不僅需要準確地了解一個詞的字面意義，而且還要知道其隱含意義。一本好的詞典會詳盡解釋一個詞的字面意義，但不可能詳盡地說明一個詞的隱含意義。因此，要準確地捕捉一個詞的隱含意義。要靠自己在乎時的學習和閱讀中積累和體會。

(二)區分籠統詞和具體詞

從意義上來看，詞可以從最籠統到最具體。幾乎每個東西都可以進行不同程度的分類，從最籠統至最具體。如果一個人在動，你可以籠統地說“He moves”，更具體一點“He walks”，更具體一點“He struts”。一個具體、實義名詞所表述的東西往往非常生動形象，它好像就在你面前，仿佛可以看到、觸到、嘗到、嗅到或者聽到。籠統或抽象名詞通常是用來表示一種情緒(love)，一種狀態(misery)，一種思想(democracy)，一種理論(evolution)，一門學科(biology)或泛指一類事物(creature，plant，organism)。籠統或抽象的詞還可以將許多特別的、具體的東西綜合起來給人一種總體印象，用來泛指一類事物，它們往往是看不見、摸不著的。

一篇好文章需要籠統和具體詞并用。過多地使用或濫用籠統詞，會使文章枯燥無味，晦澀難懂。完全使用具體詞，又可能會使讀者難以抓住文章的觀點。學生開始用英語寫作時，由于詞匯量有限，有時只好使用籠統抽象的詞匯。但隨著詞匯量的增加，就要逐步糾正這種做法。學會用具體的詞來描寫具體的事物和具體的情節，學會根據具體情況選用具體的詞如stroll，stride，drag，shuffle，slouch，totter, sway, hobble，lurch，limp，plod，wander, saunter, loiter等，來代替籠統詞walk。專八寫作：英語專業八級寫作對策寫作項目是全國高校英語專業學生八級考試（TEM-8）五大項目之一，它的分值占總分的20％，考試時間為45分鐘。該項目要求考生在規定的時間內根據提示寫出400字左右的文章。文章力求做到觀點清楚、例證充分、結構嚴謹、層次清楚、合乎邏輯、語言得體、無重大語法錯誤。

要想寫好一篇文章，考生應該注意以下幾點：

(1)審題

在寫作考試中要寫出符合題目要求。高質量的作文，第一步是審題。所謂審題，就是通過閱讀寫作題目及相關信息或要求，正確領會題目的含義，了解題目要求，為構思合乎具體寫作要求的文章思路及框架打下基礎。數年來TEM-8寫作項目已形成自身的特色。這個特色就是，該項目內的幾個部分（觀點、情景、標題、寫作要求）具有內在的聯系，從而構成一個整體。因此，審題就意味著不是僅僅瀏覽一個標題，而是要兼顧其他部分。只有這樣，學生才能真正明確寫作目的，領會寫作要求。



以TEM-8—1997的寫作項目為例。該年的標題是 SOWING THE SEEDS，NURTURING GROWTH AND HEARVESTING THE REWARDS。如果我們孤立地看題目的話，就很難領會該篇作文的具體要求和目的。但是，一旦我們把標題與前面的情景與觀點部分聯系起來，這個標題的含義就變得清晰：它要求學生用標題所含的耕作過程來比擬獲得大學學業成就的過程。同時，對具體語篇模式的要求（即

ANALOGY）也顯示在這部分中間。至于對作文修辭框架的要求，則出現在標題下面的一段文字中。總而言之，提高審題的準確性有利于學生理解題目含義，了解寫作要求，進而有針對性地構思作文內容、布局等。然而，在歷年寫作閱卷中我們發現，審題有誤仍是學生經常犯的錯誤之一。

歸納起來有以下幾點：

1）不熟悉TEM-8寫作的設計特點，以為只看標題即可 著手寫作。這常常導致在文章內容上出現嚴重偏差。

2）對情景觀點部分的理解一知半解，未經仔細斟酌就提筆寫作文。這往往會造成學生采用錯誤的語篇模式。

3）忽略寫作項目中對作文修辭框架的提示。這容易使得作文思路或結構混亂或失衡。

(2)行文的統一性和連貫性

一篇優秀的作文應該具有以上兩個特點。就TEM-8寫作項目而言，這主要體現在作文的內容和框架上。按照寫作要求，一篇合格的作文由三個部分組成。第一部分包括作者的論點（THESIS STATEMENT）。論點應明確、清楚。第二部分是作文的主體。這部分的要求是通過恰當、合適的語篇模式（如：CAUSE AND EFFECT，COMPARISON AND CONTRAST，等等）來論證前面提出的論點。論證的過程要做到結構嚴謹、層次分明、合乎邏輯。要做到結構嚴謹，就需要學生在寫作中抓住中心，并圍繞中心展開討論。結構嚴謹的作文同時也應是層次分明的作文。為了使論證過程具有說服力，作文應采用一種層次結構。所謂層次結構指構成語篇的句子或者各段之間在邏輯意義上存在著一種主從關系，它們或者是解釋關系，或者是因果關系，或者是總分關系。書卷語體通常屬于這類結構，即一個語篇往往由不同層次的語段構成。此外，作文應有邏輯性，文中觀點的闡述要合乎情理，觀點之間的銜接要自然、順暢。第三部分為作文的結尾。一篇思想內容完整的作文離不開一個好的結尾。一般來說，結尾部分的內容應為前面部分的總結。因此，這部分應與前面部分保持論點上的一致性和統一性。結尾部分忌諱的是牛頭不對馬嘴，前后沒有連貫性，因而破壞作文的完整性。

(3)語言的規范性和準確性

作文的思想內容都必須通過語言形式來表達。TEM-8作文要求語言得體、通順，無重大語法錯誤。如果作文句不成句，用詞不當，語法錯誤連篇，就很難將作者的意圖表達清楚。但是，歷年來的寫作項目反映出學生在作文的統一性、連貫性和語言的規范性方面還普遍存在一些問題。概括起來有以下幾點：l）作文中的論點未展開。這主要表現為沒有按照要求在第一部分中闡明觀點，而是東拉西扯，寫了與題目有關或無關的細節或現象。比如在以IN SUPPORT OF DORMITORY POLICIES為題的作文中，一些學生不是開門見山地點明主題思想，而是列舉了一些寢室里的情況或評論一些不良現象。最后由于篇幅有限，就在結束時提一句寢室制度就草草收尾。

2）作文結構不嚴謹，段落沒有主題句，且句際段落關系不明顯。這個現象在作文中帶有一定的普遍性。有些學生在寫作時沒有理清思路，按照一定的邏輯框架寫，而是想到什么就寫什么，因此文章顯得松散。

3）作文首尾不一致。作文開頭與結尾部分內容銜接不上，或自相矛盾。

4）作文缺乏連貫性（COHERENCE）。在對歷年來考生作文的分析中，我們發現以下幾個現象：A.差的作文中簡單句多，而好的作文中則少；B.差的作文中從句和連詞出現的頻率大大低于好的作文；C.差的作文中各種照應的使用低于好的作文；D.差的作文中關鍵詞和同義／近義詞出現的頻率低于好的作文。以上的部分簡單地討論了TEM-8寫作項目的要求、預期達到的標準以及學生作文中反映出來的一些帶有共性的問題。在結束之前，我們就如何提高寫作能力談幾點看法：

1、寫作能力的培養要從最基本概念做起，一步一個腳印，扎實地進行基本功訓練。

2、就TEM-8寫作項目而言，要提高駕馭文章整體思路的能力就要加強邏輯思維訓練，通過各類寫作手法的操練來提高這方面的能力。此外，要提高語言的準確性，學會使用各種語篇紐帶，如 LOGICAL、GRAMMATICAL、SEMANTIC CONNECTORS，使作文思路清晰，論點鮮明，例證充分，語言得體，真正達到寫作的要求。專八英語寫作句中表原因的句型

1．There are some good reasons for…(分析原因)two possible人民生活狀況的改善原因有兩點。首先，我們一直在貫徹執行改革開放政策。其次，國民經濟正在迅速發展，而且出生率已經得到控制。There are two reasons for the improvement in people’s living conditions.In the first place,we have been carrying out the reform and opening-up policy.Secondly,there has been a rapid expansion of our national economy.Further-more,the birth rate has been put under control.2.My suggestions to deal with the problem are as follows.In the first place,…

Secondly,…Finally… solvetacklerelieve（提出建議）我對解決這個問題的建議如下。首先，迫在眉睫的是建立自然保護區。其次，有些瀕臨滅絕的珍稀野生動物應該收捕、人工喂養并繁殖。

My suggestions to deal with the problem are as follows.To begin with,it is urgent to create nature reserves.Secondly,certain rare wild animals that are going to be extinct should

4be collected,fed and reproduced artificially.Finally ,those who hunter them must be punished severely.3.Different people have different opinions on this question.Some people believe that … Others problem.matter.argue that… Still others assert that…（論述不同看法）人們對失敗持有不同的態度。面對失敗，有人能夠經得起考驗，從失敗中汲取教訓，并努力去完成他們下定決心要做的事情。然而，另一些人卻喪失信心并退卻了。

People differ in their attitudes towards failure.Faced with it ,some of them can stand up to it.draw useful lessons from it and try hard to fulfii what they are determined to do.Others,however,lose heart and give in.4.It is important(nessary, urgent, difficult, easy, expensive, desirable, abvisable,convenient, comfortable)for sb.to do sth.（發表意見）人們希望建立更多的醫院、購物中心、娛樂中心、電影院和其他公用設施來滿足人民日益增長的需求。

It is desirable to build more hospitals,shopping centres,recreation centres,cinemas and other public facilities to meet the growing needs of people.5.As a popular saying goes “Everything has two sides.”(分析利弊)常言道：“事物總是一分為二的”。如今人們從科技發明中得到越來越多的好處。另一方面，科技進步也給我們帶來了許多麻煩。現在許多國家的人民飽嘗公害之苦。

As a popular saying goes, “Everything has two sides.” Now people(the public)are

benefiting more and more from scientific and technological inventions.On the other hand,the progress of science and technology is bringing us a lot of trouble.People in many countries are srffering from public hazards.6.For example, …（舉例闡述）For instance, …Let’s take …for examlpe.就拿汽車為例。汽車不僅污染城市空氣，而且使城市擁擠不堪。此外，汽車造成許多交通事故。汽車所產生的噪音使居住在街道兩旁的居民日夜不得安寧。

Les’s take cars for example.They not only pollute the air in cities,but make them

crowed.Furthermore,they carse a lot of traffic accidents.(…, they are responsible for a lot of5

traffic accidents.)The noise made by cars disturbs the residents living on both sides of streets all day and night.7.It is generally believed that …accepted（引證觀點）thoughtheld普遍認為，在發達國家人口增長的主要原因與其說是出生率的上升，還不如說是由于醫療保健的改善的使死亡率下降了。

It is generally believed(=thought)that the chief reason for the increase in population in developed coutries is not so much the rise in birth rates as the decline in death rates as a result of the improvement in medical care.8.…causes(produces, brings about, leads to, results in …)（因果關系）毫無疑問，需求的增長導致了價格的上漲。

There is no doubt that the increase in demand causes(results in/leads to)the rise in prices.6

第三篇：寫作知識

寫作知識

怎么寫生活？

1．觀察生活。

作文教學中的即興觀察或有意觀察，都是認識生活、獲取作文材料的常用方法。平時我們教給學生觀察方法并有意引導學生去觀察周圍美好的人和事。如觀察鄉村、街道的重大建設與細微變化，留心家庭中一些生活設施的添置??觀察社會各階層人物的工作表現：如民警指揮交通，退休老工人維持社會秩序，醫生熱情為病人治病，營業員服務周到，教師關心熱愛學生，爺爺奶奶勤勞儉樸，叔叔阿姨尊老愛幼，同學之間友愛幫助??觀察大自然的樹木花草、蟲魚鳥獸、日月星空、小河田野、瓜果蔬萊??通過觀察，激起學生的作文興趣，幫助學生積累寫作素材，陶冶學生的情操。

2．參與生活。

有意識組織活動，有可能積累較典型的寫作材料。這不僅關系到作文教學的成功與否，也關系到能否在引導學生認識生活的過程中，深化作文主題。如進行寫人作文的訓練時，若單靠作文指導時啟發學生選材是遠遠不夠的，學生往往會一時想不起來而無從下筆。那么在作文前我們組織學生開展“夸 X X”或“我佩服他（她）”“他真行”等演講形式的主題活動，學生就會有較多時間去有意回憶，搜集所寫人物對象的材料。這樣，既可激起學生表達的欲望，產生作文興趣，又可選取表現人物特點的典型材料。在記事方面我們配合重大節日組織學生舉辦聯歡會、游藝會，利用中隊活動召開“談天說地”“暢想未來”、“世界之最報道”、“中國偉人介紹”、“著名風景區導游”??平時組織學生郊游，深入農村??讓學生自辦活動“周末大家樂”、“早晨新聞發布會”??定期舉行校園文化藝術節、體育運動會、“看我露一手”擂臺

賽??讓學生的表現意識得到培養，才華得到展示，表達能力得到提高。

3．體驗生活。

實踐出真知。我們從作文教學的需要出發，有計劃地引導學生為積累作文材料而進行社會生活實踐。如種植花草樹木，讓他們了解植物的生長過程；飼養蟲魚鳥獸，了解動物的生活習性；參與家務勞動及公益勞動，體驗勞動的滋味；考察鄉生態環境的變化，從而懂得保護環境??

第四篇：公文寫作知識

公文知識培訓二

制度小故事

故事說，有7個人住在一起，每個人都是平凡而且平等的，他們沒有兇險禍害之心，但不免自私自利。這個小團體每天共食一鍋粥，因人多粥少，爭先恐后，秩序混亂，還互相埋怨，心存芥蒂。【出現了公平抱怨問題，如何解決呢？需要建立制度。】

于是，他們就想用非暴力的方式，通過建立制度來解決每天的吃飯問題——要分食一鍋粥，但并沒有稱量用具或有刻度的容器。大家試驗了不同的方法，發揮了聰明才智，經過多次博弈逐漸形成了日益完善的制度：

第一種方法，指定一個人分粥。很快大家就發現，這個人為自己分的粥最多，于是又換了一個人，結果總是主持分粥的人碗里的粥最多最好；【第一個制度實施后，效果并不好，沒有解決已經存在的問題，忽略了“權力導致腐敗，絕對權力導致絕對腐敗”這個法則，有效率而無公平，需要改進。】

第二種方法，推選出一個信得過的人來分粥。開始時這位品德尚屬上乘的人還能公平分粥，但沒多久，他開始為自己和溜須拍馬的人多分，搞得整個小團體烏煙瘴氣；【第二個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經存在的問題，也是有效率而無公平，還需要改進。】

第三種方法，大家輪流主持分粥，每人一天。雖然看起來平等了，但是幾乎每周下來，他們只有一天是飽的，就是自己分粥的那一天；【第三個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經存在的問題，既無公平也無效率，更需要改進。】

第四種方法，選舉一個分粥委員會和一個監督委員會。由于形成監督和制約機制，公平基本上做到了，可是效率降低了，由于監督委員會常提出各種議案，分粥委員會又據理力爭，等分粥完畢時，粥早就涼了，大家也很不滿意；【第四個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經存在的問題，有公平而無效率，還需要改進。】

第五種方法，輪流分粥，而分粥的人要等到其他人都挑完后才能取剩下的最后一碗。令人驚奇的是，采用此辦法后，七只碗里的粥每次都幾乎一樣多，即便偶有不均，各人也認了，大家快快樂樂，和和氣氣，日子越過越好。【好的制度渾然天成，清晰而精妙，既簡潔又高效，令人為之感嘆。它既方便快捷地實現分粥目的，又有效地解決公平問題，還增強了內部團結。】 這個故事能夠帶給我們哪些有益的啟示呢？

1.首先要承認，制度是有優劣之分的。同樣是分粥制度，制度5在科學性上明顯要優于其它制度，既注重了公平又兼顧了效率。

2.評判制度優劣的標準是，看它能否解決問題。同樣是分粥制度，只有制度5在沒有增加成本的基礎上成功解決了公平抱怨問題。

3.優良的制度之所以優良，是因為其中蘊含了制度創立者的汗水和智慧。我們在為精巧的制度5拍案叫絕的同時，不要忘了向它的創造者致敬呦。

4.制度從劣走到優，并不是一蹴而就的。制度5的發現，也是經過了一波三折這么一個探索過程的。

如何起草制度

制度是國家機關、社會團體、企事業單位為了建立正常的工作、學習、生產秩序，而制定的一種具有法規性與約束力的文件。制度是國家法律、政策的具體化，具有法規的效力。它對人們有指導和約束作用，是人們行動的準則和依據。制度的使用范圍極廣，不論是行政工作、經濟活動，還是日常事務、學習、生產、管理等，凡是要求有關人員共同遵守，并按一定程序辦理的事情，都可以使用制度這一文種。

制度的分類，按制定部門分，有國家制定的制度，企業制定的制度、個人制定的制度；按時間長短分，有長期性的制度、臨時性的制度；按內容性質分，有行政工作制度、生產管理制度、學習制度等。目前在我國的經濟管理制度中，又出現了生產崗位責任制和工作崗位責任制等新的制度。

崗位責任制度，是責、權、利在一個崗位上的有機結合體，它可以使一名員工或干部明確自己的責任、義務、權利，增強責任感，也便于衡量和檢查勞動和工作成果，從而更好地貫徹執行按勞分配原則。

制度編寫規范

制度起草時須嚴格遵循規范進行起草，公文印發時的制度附件也須符合本規范。

一、制度編寫總體要求

（一）依法合規：制度應正確體現法律法規、相關政策及公司上位制度要求，不得與上述規范性文件存在矛盾或沖突;

（二）全面具體：制度應將所涉及到的業務逐一闡明，制度內容盡量細化，明確流程，體現閉環管理的思想。對所規定的適用范圍、操作步驟、評價標準等要具體、明確;

（三）嚴謹規范：制度撰寫時應嚴格依照制度模板進行撰寫，符合格式規范。制度的行文用語應盡量準確，不使用彈性語言和模糊性描述。

二、制度標題規范

（一）制度統一按照“適用范圍+制度內容+體現制度屬性的名稱”進行命名。“適用范圍”是指該制度施行時所涵蓋的范圍，標題使用全稱：如“神華寧夏煤業集團有限責任公司”，文中第一次出現的地方使用簡稱：“集團公司”；“制度內容”是指該制度針對哪些內容做出了規范，如“煤礦安全管理”等；“體現制度屬性的名稱”指基于制度屬性對該制度的命名，如“章程”，“規定”、“辦法”、“細則”等。

根據屬性，不同制度應使用不同名稱。綱領類制度可使用章程、綱要；原則類制度可使用規定；實施類制度可使用辦法、細則、規范、守則、規則、預案。

（二）制度的“試行”、“暫行”等版本說明，以括號括起來放在標題下方。如無，則說明是正式版本。制度的生成和修訂記錄等修訂歷史信息應記錄在《制度信息總覽表》中，并于每次修訂時更新。

三、制度結構規范

（一）制度一般包括以下內容：

1.第一章為總則，說明制作本制度的目的、依據、適用范圍、執行原則、關鍵名詞術語解釋等。

2.第二章為組織與職責，說明業務相關的組織體系、管理模式以及相關組織和部門的職責等。

3.關于制度的執行監督、檢查以及相應的考核、獎懲等內容是制度的關鍵內容，一般應獨立成章，置于附則之前。

4.最后一章為附則，說明一般名詞術語解釋、所屬單位實施說明、生效日期、解釋權、修訂記錄等未盡事宜。

5.除上述四章之外，中間各章制訂具體的業務流程、執行標準、管理措施等。

6.附則之后，給出制度的附件列表。

（二）根據內容的復雜程度，制度的層級結構可依次分為“章”、“節”、“條”、“款”、“項”、“目”。

1.“章”是制度內容劃分的基本單元，以中文數字配合文字依次表述，如“第一章”、“第二章”。編號應從“總則”章開始直到“附則”結束。

2.“節”是章的細分，以中文數字配合文字依次表述，如“第一節”、“第二節”。每章中至少需包含兩節。單獨一節不能成章。

3.“條”是節或章的細分，每章或每節中至少需包含有兩條。單獨一條不能成章或成節。

4.“款”是條的組成部分，表示一個獨立的內容，或對前一款內容的補充。款可以獨立適用。“款”的表現形式為條中的自然段，每個自然段為一款，“款”前不編序號。

5.“項”是以列舉的形式對前段文字的說明。含有項的條目，其前段文字中一般都有“下列”二字或相應的文字表述。“項”前冠以中文數字加括號依次表示，如

（一）、（二）、（三）。標識

（一）、（二）、（三）后不加標點，直接跟文字。

6.“目”是“項”的內容細分，是制度層級結構的最小單位。“目”的序號用阿拉伯數字依次表述。阿拉伯數字后加全角的圓點標識與文本間隔開。

（三）篇幅超過一百條（含）的制度可用“章”、“節”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于一百條超過三十條（含）的制度可使用“章”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于三十條的制度，可使用“條”、“款”、“項”、“目”。

（四）為使制度結構清晰易讀，避免內容層級嵌套過深，應盡量限制“目”的使用。嚴格禁止“目”下的下一級細分標識的使用。

（五）制度的中間章節，可按照制度所涵蓋內容的業務種類、執行環節、所涉及業務的關鍵因素、管理對象等劃分，但應保持劃分邏輯的一致性。章節劃分應做到不重不漏、均勻連貫。條目劃分方式與章節劃分類似。

（六）章節標題和條目標題應能夠言簡意賅地體現本章節的內容主旨。章節必須有標題。若條目內容不便歸納，或僅是操作性說明，則可不撰寫條目標題，直接撰寫條目內容。使用細分標識的條目，則必須使用條目標題對內容進行歸納，使文檔更加清晰。

（七）制度應與相應業務流程進行關聯（綱領類制度除外）。如出臺的制度已有相對應的流程，則須在制度中說明相關的流程，并將流程做為制度附件；如尚未制定制定相關流程，則應按照統一的流程規范繪制流程，并做為制度附件。

四、附件規范

附件是對制度內容具有解釋性、參考性、指示性的圖、表、文本，以及業務相關的標準、規范等。附件與制度正文具有同等效力。

附件清單中的附件名稱應與制度正文中提及的附件名稱按照文中出現順序一一對應。附件清單置于制度正文之后，空一行，在“附件：”后，以“阿拉伯數字+全角句點”順序列出附件名稱，數字編號需對齊。如附件名稱超過一行時，下面的文字應縮進并與第一字對齊。格式如下所示：

附件：1.附件名稱

2.附件名稱

各附件應按附件清單順序逐一附在制度正文后。附件與附件之間應以分頁符間隔開，并于每頁頁面左上角以 “附件1”、“附件2”的格式順次說明所附內容。

（一）附件中表的規范

1.同一個附件中若有多個表，則需要對表進行編號。表的編號采用從1開始的阿拉伯數字編號，如：“表1”、“表2”、??。表的編號與表題之間應空一個漢字的間隙。表的編號與表的標題置于表上方，居中。若同一附件中只有一個表，則不再對表編號，直接書寫表的標題。

2.表內文字為五號仿宋_GB2312，數字和字母為五號Arial字體，單倍行距，文字垂直對齊方式設為居中，其他格式無。

3.如某個表需要轉頁接排，設置為“允許跨頁斷行”，“在各頁頂端以標題行形式重復出現”。表頭跨頁，在隨后的各頁上應重復表的編排。編號后跟表題（可省略）和“（續）”。

4.表單需附注文字說明時，附注寫在表的下方，與表之間空一行。所附表單的整體說明在表后附注中的第一條進行描述。表中只有一個注時，在注的第一行文字前標明“注：”；表中有多個注時，在“注：”后加“阿拉伯數字 + 全角句點”表示，數字編號需對齊。每個表的注應單獨編號。單個附注超過一行時，下面的文字應縮進并與第一字對齊。具體如下所示：

注：1．附注

2．附注

5.表的外框線及表內框線均為黑色實線，寬度0.5磅。

（二）附件中圖的規范

1.同一個附件中若有多個圖，則需要對圖進行編號。圖的編號采用從1開始的阿拉伯數字編號，如：“圖1”、“圖2”、??。圖的編號與圖題之間應空一個漢字的間隙。圖的編號與圖的標題置于圖上方，居中。若同一附件中只有一個圖，則不再對圖編號，直接書寫圖的標題。

2.圖題應明確簡短，用小三號黑體，數字和字母為小三號Arial字體，居中，行間距26磅，其他格式無。英文語句首字母須大寫。

3.圖內文字為五號仿宋_GB2312，數字和字母為五號Arial字體。

4.圖應具有“自明性”，即只看圖、圖題和圖例，不閱讀正文，就可理解圖意。

5.圖需附注文字說明時，附注寫在圖的下方，與圖之間空一行。圖的附注規范同表的附注。

（三）文本附件規范

文本格式的附件采用與制度模板相同的文本格式的規范。

若文本附件中某些名詞需要加以注釋，則將該名詞的注釋以腳注的形式展示。腳注按照需要解釋名詞的出現順序，使用阿拉伯數字順次排列，不重復標號。單獨一個注釋以星號(★)表示，不編號。相應解釋附在附件正文文末左下角，按照順序對相應的名詞進行解釋，格式規范文字為五號仿宋_GB2312，數字和字母為五號Arial字體。

五、其他規范

任何數字均應從小數點符號起，向左或向右每三位數字為一組，組間空一個英文半角的空格，但表示年號的四位數除外。如23 456；2 345；2.345 6；2010（年號）。

表示公式時，應盡量避免使用多于一行的表示形式，乘號使用“×”，除號應使用“÷”。

公式示例：

式中：

ｘ— ｘ坐標

ω — 角頻率

??

表示物理量的數值時，應使用后跟法定計量單位符號的阿拉伯數字。標準制度模板

神華寧夏煤業集團有限責任公司管理規定（）

第一章

總則

第一條

訂立該制度目的和依據

第二條

制度規范的主要業務內容

第三條

關鍵名詞術語解釋

第四條

制度所規范業務的管理原則

第五條

制度適用范圍，適用人員或適用情況等

闡述適用情況時，須根據該制度所規范業務的管控力度，明確制度的適用范圍，說明該項制度是否需要各分子公司按此嚴格執行，或需要各分子公司根據實際情況制定相應的操作細則。

第六條

其他需說明的制度內容

第二章

組織與職責

第條

組織體系

第條

管理模式

第條

部門職責

第條

第三章

第條

明確制度規范的業務活動內容與管理要求

（一）1．2．

（二）1．2．

第條

第章

第條

明確制度規范的相關業務流程

第 章

檢查與考核

第條

明確制度涉及的監督與檢查對象、考核方法、標準與獎懲辦法

（一）1.2．

（二）1．2．

第 條

第 章

附

則

第條

一般名詞術語解釋

第條

所屬單位實施說明：分子公司可根據本規定，結合實際情況，制定實施辦法或細則。

第條

本規定由

負責解釋。

第條

生效日期及版本說明: 本規定自發布之日起施行。第條

本規定自發布之日起施行，原《制度名稱》（發文號）廢止。附件：1．×××

2．×××等

3．×××等

第五篇：應用文寫作知識

通知的寫法

一、定義

通知是我們經常可以看到的,在學校、單位、還有公共場所都可以看到。通知的類型也很多，上級對下級的某項工作的要求和安排叫指示性通知。這種通知要注意把要求和措施部分交待清楚，可以分條也可用小標題的形式，這樣才能便于下級執行。會議性的通知大家都見過，一般就是目的、會議的名稱、內容、參加人員、會議時間、地點等，要注意的是要把這些寫正確，通知錯時間地點就是你的失職了。通知還有批轉性通知、轉發性通知，這類的通知就是有話則長，無話則短，也就是要簡明扼要，直接陳述事宜即可。有很多通知濫用介詞，從而造成文題不通。比如“有關”還有“關于”，通知的事由一般都用關于，而有關就縮小了文題的內容含義，自然也就顯得我們的水平太低了，還有要明確上下級的關系等等，寫篇好的公文也并不是那么容易的。

由于通知的功能多，種類多，寫法彼此有較大的區別，我們在分類時已經有意識地對各種不同通知的寫法作了一些介紹，這里只能概括介紹一些通知寫作的基本方法。

二、基本寫法

(一)通知標題和主送機關

1．通知的標題

通知的標題一般采用公文標題的常規寫法，由發文機關＋主要內容＋文種組成。如《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于嚴禁用公費變相出國(境)旅游的通知》。

也可以省略發文機關，由主要內容＋文種組成標題。如《關于印發〈規范國有土地租賃若干意見〉的通知》(國土資發〔1999〕222號)。

發布規章的通知，所發布的規章名稱要出現在標題的主要內容部分，并使用書名號。

批轉和轉發文件的公文，所轉發的文件內容要出現在標題中，但不一定使用書名號。如《國務院辦公廳轉發教育部等部門關于進一步加快高等學校后勤社會化改革意見的通知》。

2．通知的主送機關

通知的發文對象比較廣泛，因此，主送機關較多，要注意主送機關排列的規范性。如人事部《關于解除國家公務員行政處分有關問題的通知》的主送機關：

各省、自治區、直轄市人事(人事勞動)廳(局)、監察廳(局)；國務院各部委、各直屬機構人事(干部)部門、監察局(室)：

由于級別、各稱不同，主送機關的稱法和排列非常復雜，這個序列顯然是經過深思熟慮后確定下來的。

(二)通知的正文

1．通知緣由

發布指示、安排工作的通知，這部分的寫法跟決定、指示很接近，主要用來表述有關背景、根據、目的、意義等。

曉諭性的通知，也可參照上述寫法。如《國務院關于更改新華通訊社香港分社、澳門分社名稱問題的通知》，采用了根據與目的相結合的開頭方式；《國務院辦公廳關于成立國家信息工作領導小組的通知》，采用的是以“為了”領起的“目的式”開頭方式。

批轉、轉發文件的通知，根據情況，可以在開頭表述通知緣由，但多數以直接表達轉發對象和轉發決定為開頭，無需說明緣由。

發布規章的通知，多數情況下篇段合一，無明顯的開頭部分，一般也不交代緣由。

2．通知事項

這是通知的主體部分，所發布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這一部分中有條理地組織表達。內容復雜的需要分條列款。

曉諭性通知，有時需要列出新成立的組織的成員名單，以及改變名稱或隸屬關系之后職權的變動等。

3．執行要求

發布指示、安排工作的通知，可以在結尾處提出貫徹執行的有關要求。如無必要，可以沒有這一部分。

其它篇幅短小的通知，一般不需有專門的結尾部分。

三、參考例文

會議通知

按市委辦公廳通知，市委定于本月二十五日（星期六）下午二時在友誼電影院召開干部會議，傳達中央領導同志在黨的第十二次全國代表大會上的講話精神，并布置有關文件的學習計劃。先送上會議入場券一張，請于下午一時正，在大門口集體乘車前往。

此致

X X X 同志

黨委辦公室

一九八二年九月二十日

報告的格式和寫法

一、報告基本格式

1、標題，包括事由和公文名稱。

2、上款，收文機關或主管領導人。

3、正文，結構與一般公文相同。從內容方面看，報情況的，應有情況、說明、結論三部分，其中情況不能省略；報意見的，應有依據、說明、設想三部分，其中意見設想不能省去。從形式上看，復雜一點的要分開頭、主體、結尾。開頭使用多的是導語式、提問式給個總概念或引起注意。主體可分部分家二級標題或分條加序碼。

4、結尾，可展望、預測，亦可省略，但結語不能省。

5、打報告要注意做到：情況確鑿，觀點鮮明，想法明確，口吻得體，不要夾帶請示事項。

6、注意結語：呈轉報告的要寫上“以上報告如無不妥，請批轉各地參照執行。”最后寫明發文機關，日期。

二、報告容易出錯的地方

1.結尾處有“特此報告”一類結語，由于詞語既無實際意義，也無結構作用，應當去除。如果寫成“以上報告當否，請指示”，就更錯誤，因為如上述，報告是無須上級回復處理的文種，所以，即使協商這句話也是白搭，上級不會答復你。

2.同理，報告后面加附注標明“聯系人”和“聯系電話”也屬廢話。再次，寫報告要避免太長，一般應控制在3000字以內。

三、中文報告格式要求

1、題目 要緊扣主題, 有足夠的信息,應避免使用大而空的題目, 最好不用“…的研究”,“…的意義”,“…的發現”,“…的特征”,“…的討論”,“…的注記”等詞;盡量回避不常用的縮略語.2、作者和作者單位 作者單位一定要寫出全稱, 同時提供單位所在城市名和郵政編碼.3、摘要 應反映出論文的主要觀點, 概括其結果或結論.摘要的撰寫要精心構思, 隨意從文章中摘出幾句或只是重復一遍結論的做法是不可取的.摘要中不能出現文獻序號.4、關鍵詞應緊扣文章主題, 盡可能使用規范的主題詞, 不應隨意造詞.5、正文應以描述文章重要性的簡短引言開始.專業術語應有定義, 符號,簡略,或首字母縮略詞在第一次出現時應有定義.所有的圖和表應按文中提到的順序編號.6、引言 在引言中應簡要回顧本文所涉及到的科學問題的研究歷史, 尤其是近2～3年內的研究成果需引用參考文獻.引言部分不加小標題.不必要介紹文章的結構.7、材料和方法主要是說明研究所用的材料,方法和研究的基本過程, 使讀者了解研究的可靠性, 也使同行可以根據本文內容重復有關實驗.8、討論和結論 應該由觀測和實驗結果引申得出, 并注意與其他相關的研究結果進行比較, 切忌簡單地再羅列一遍實驗結果.9、致謝應向對本文有幫助的有關單位和個人表示謝意.10、基金資助 支持研究工作的基金項目應放在文章首頁, 作為腳注, 格式為“項目全稱(批準號: ******, 或編號: ****** 或直接寫項目的號碼******)資助”.11、參考文獻文中所引的參考文獻, 作者均應認真閱讀過, 對文獻的作者,題目,發表的刊物,年份,卷期號和起止頁碼等均應核實無誤，12、并按在正文出現的先后順序編號.不要將多條參考文獻列在一起.未正式發表的文獻只能作為腳注.畢業論文可以作為正式文獻列入參考文獻中.一般情況下, 電子文獻不列入參考文獻中, 可隨正文用括號標注或作為腳注.13、圖和表應按在正文中出現的先后順序編號, 圖應清晰, 應盡量插在正文內。

方案具體寫法

一、方案內容

方案的內容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發文機關、計劃內容和文種三部分組成，如《北華大學五年發展規劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發文機關，但這個發文機關必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現出來，如《治理采掘工業危機，實現良性循環方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。

二、方案寫法

方案的正文一般有兩種寫法：一是常規寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規性單項工作；二是變項寫法，即根據實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟，關鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

總結

一、寫作要求

突出重點、突出個性、實事求是

1）標題

總結的標題有種種形式，最常見的是由單位名稱、時間、主要內容、文種組成，如《××市 財政局1999年工作總結》、《××廠2000年上半年工作總結》。

有的總結標題中不出現單位名稱，如《創先爭優活動總結》、《1999年教學工作總結》。

有的總結標題只是內容的概括，并不標明“總結”字樣，但一看內容就知道是總結，如《一 年來的談判及前途》《周恩來選集》上卷，人民出版社1980年版，第251頁。、《走活三步棋，選好一把手》《先鋒》1996年第5期。等。

還有的總結采用雙標題。正標題點明文章的主旨或重心，副標題具體說明文章的內容和文種，如《構建農民進入市場的新機制——運城麥棉產區發展農村經濟的實踐與總結》、《加強 醫德修養樹立醫療新風——南方醫院惠僑科精神文明建設的經驗》 2）正文

和其他應用文體一樣，總結的正文也分為開頭、主體、結尾三部分，各部分均有其特定的內 容。

1．開頭

總結的開頭主要用來概述基本情況。包括單位名稱、工作性質、主要任務、時代背景、指導 思想，以及總結目的、主要內容提示等。作為開頭部分，要注意簡明扼要，文字不可過多。

2．主體

這是總結的主要部分，內容包括成績和做法、經驗和教訓、今后打算等方面。這部分篇幅大、內容多，要特別注意層次分明、條理清楚。

3．結尾

結尾是正文的收束，應在總結經驗教訓的基礎上，提出今后的方向、任務和措施，表明決心、展望前景。這段內容要與開頭相照應，篇幅不應過長。有些總結在主體部分已將這些內容 表達過了，就不必再寫結尾。

3）結構形態

主體部分常見的結構形態有三種。

1、縱式結構

就是按照事物或實踐活動的過程安排內容。寫作時，把總結所包括的時間 劃分為幾個階段，按時間順序分別敘述每個階段的成績、做法、經驗、體會。這種寫法的好 處是事物發展或社會活動的全過程清楚明白。

2、橫式結構

按事實性質和規律的不同分門別類地依次展開內容，使各層之間呈現相互 并列的態勢。這種寫法的優點是各層次的內容鮮明集中。

3、縱橫式結構

安排內容時，即考慮到時間的先后順序，體現事物的發展過程，又注意 內容的邏輯聯系，從幾個方面總結出經驗教訓。這種寫法，多數是先采用縱式結構，寫事物 發展的各個階段的情況或問題，然后用橫式結構總結經驗或教訓。

主體部分的外部形式，有貫通式、小標題式、序數式三種情況。

1、貫通式適用于篇幅短小、內容單純的總結。它像一篇短文，全文之中不用外部標志來顯示層 次。

2、小標題式將主體部分分為若干層次，每層加一個概括核心內容的小標題，重心突出，條理清 楚。

3、序數式也將主體分為若干層次，各層用“一、二、三……”的序號排列，層次一目了然。

二、寫作的注意事項

1．要堅持實事求是原則

實事求是、一切從實際出發，這是總結寫作的基本原則，但在總結寫作實踐中，違反這一原 則的情況卻屢見不鮮。有人認為“三分工作七分吹”，在總結中夸大成績，隱瞞缺點，報喜 不報憂。這種弄虛作假、浮夸邀功的壞作風，對單位、對國家、對事業、對個人都沒有任何 益處，必須堅決防止。

2．要注意共性、把握個性

總結很容易寫得千篇一律、缺乏個性。當然，總結不是文學作品，無需刻意追求個性特色，但千部一腔的文章是不會有獨到價值的，因而也是不受人歡迎的。要寫出個性，總結就要有 獨到的發現、獨到的體會、新鮮的角度、新穎的材料。

3．要詳略得當，突出重點

有人寫總結總想把一切成績都寫進去，不肯舍棄所有的正面材料，結果文章寫得臃腫拖沓，沒有重點，不能給人留下深刻印象。總結的選材不能求全貪多、主次不分，要根據實際情況 和總結的目的，把那些既能顯示本單位、本地區特點，又有一定普遍性的材料作為重點選用，寫得詳細、具體。而一般性的材料則要略寫或舍棄。

三、總結例文

新聞傳播學院工會2009年工作總結

工會的基本職能有四項，一是維護職能，即維護職工的合法權益；二是建設職能，即動員職工參加建設和改革；三是參與職能，即組織職工參與民主管理；四是教育職能，幫助職工提高思想文化素質。

根據工會法和上海外國語大學工會工作要求，新聞傳播學院工會進行了本學期的工作，現總結如下：

一、維護職能。在院黨組織的領導下，積極維護教職工的合法權益。定期召開教代會，學院內涉及重大教職工權益的有關工作或福利政策，須經教代會通過。日常注意聽取和收集教職工的意見，涉及職工權益的，要與有關部門溝通并及時給教職工以答復。工會主席代表教職工的利益，積極參加學院院務委員會會議，在委員會中站在教職工的立場發表意見，參與決策。

二、建設職能和參與職能。積極動員職工參加學院各項建設，在教學、科研和學院文化建設方面做一些工作。本學期協助學院召開兩次教學和學生工作沙龍，發動教職工對教學和學生工作方面進行反思，找出薄弱環節和問題，提出積極的建議。在學期開始階段開一次，提出問題和建議；在學期結束時再開一次，進行了總結。組織了一次學院的校友返校活動，策劃建立一個校友的交流平臺，聽取已經畢業的校友對我院教學和學生工作的意見。

三、教育和橋梁紐帶作用。協助學院黨總支，積極組織學院教工的學習活動，邀請有關專家為教職工提供有益的講座，積極開展文化活動，提高學院教職工的總體素質。發揮紐帶作用，有兩個方面，一是作教工和學院之間的紐帶，一是作教工之間的紐帶，排除相互間的誤解，避免磨擦，增加溝通和理解。為此，工會應在平時注意發現問題，及時溝通解決問題，此外還要組織學院教工集體的文化娛樂活動，創造交流機會、建立溝通的平臺。本學期安排了兩次活動，一是在學期開始時，舉辦一次聚餐會，一是在元旦時按慣例，組織學院的“忘年會”，集體迎接新年。此外，積極組織學院體育健身活動，進行乒乓球比賽、羽毛球比賽等。

四、職工福利和送溫暖活動。根據年節和季節，協助學院發放相關的福利物品和獎金。在春秋兩季組織職工的療休養活動。對生病和生育的職工要積極地關心，進行探望和慰問。

四、總結的寫法及注意的問題

總結一般由標題、正文和尾部三部分組成。

（一）標題。總結的標題大體上有兩類構成形式：一類是公文式標題；一類是非公文式標題。公文式標題由單位名稱、時間、事由、文種組成，如《××村2008工作總結》、《××鎮2008年黨建工作總結》，有的只寫《工作總結》等。非公文式標題則比較靈活，有的為雙行標題，如《增強體質，全面貫徹執行教育方針——開展多種形式的體育活動》，有的為單行標題，如《推動人才交流，培植人才資源》等。

（二）正文。總結正文的結構由前言、主體、結尾組成。

1、前言。即正文的開頭，一般簡明扼要地概述基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績，為主體內容的展開做必要的鋪墊。例如：“群眾富不富，關鍵在支部；干部強不強，關鍵在班長”。能否選配好支部“一把手”，是加強農村基層黨組織建設的核心。在工作中，我們積極圍繞支部班子建設這個重點，緊緊抓住配好支部書記這個關鍵，著力走好“選人”、“育人”、“用人”這三步棋，努力把工作引向深入。

2、主體。這是總結的核心部分，其內容包括做法和體會，成績和問題，經驗和教訓等。這一部分要求在全面回顧工作情況的基礎上，深刻、透徹地分析取得成績的原因、條件、做法、以及存在問題的根源和教訓，揭示工作中帶有規律性的東西。回顧要全面，分析要透徹。

不同類型的總結，內容有所側重，全面性總結其主體包括兩個層次，即成績和經驗，存在的問題和教訓。對于一般的工作總結，重點放在成績和經驗上。

總結正文的結構，主要采用邏輯結構形式。全面性總結根據過去一段工作中的成績和問題，或者經驗和教訓的內在聯系去組織材料。專題性總結以經驗為軸心去組織材料。

3、結尾。可以概述全文，可以說明好經驗帶來的效果，可以提出今后努力方向或改進意見。例如：通過上述工作，促使支部書記和班子整體作用的發揮。不少村支部書記提出“任職一屆、致富一方 ”，也出現了一批“舍小家，顧大家”的支部書記先進典型。

（三）尾部。包括署名和時間兩項內容。如果標題中已有署名，這里可不再寫。

五、撰寫總結應注意的問題

（一）首先要有實事求是的態度。工作總結中，常常出現兩種傾向：一種是好大喜功，搞浮夸，只講成績，不談問題；另一種是將總結寫成了“檢討書”，把工作說成一無是處。這兩種都不是實事求是的態度。總結要在如實地、一分為二地分析、評價自己的工作上，對成績，不要夸大；對問題，不要輕描淡寫。

（二）總結要寫得有理論價值。一方面，要抓主要矛盾，無論談成績或談存在問題，都不要面面俱到。另一方面，對主要矛盾要進行深入細致的分析，談成績要寫清怎么做的，為什么這樣做，效果如何，經驗是什么；談存在問題，要寫清是什么問題，為什么會出現這種問題，其性質是什么，教訓是什么。這樣的總結，才能對前一段的工作有所反思，并由感性認識上升到理性認識。

（三）總結要用第一人稱。即要從本單位、本部門的角度來撰寫。表達方式以敘述、議論為主，說明為輔，可以夾敘夾議。

（四）總結要注意總結的受眾，即總結的閱覽者或使用者。總結的第一受眾是總結的寫作者本人，這將首先幫助作者本人認識所總結的經驗與教訓，成績與過失。但總結還應照顧到總結的其他受眾。比如技術員工的總結，如果其主要受眾是不懂技術的市場人員或其他領導，那么其在總結的過程中，應盡量使用閱覽者能夠看得懂的語言，而非純技術性的術語。再如，同是一篇部門經理的部門工作總結，其使用的語言既要考慮到本部門員工的知情范圍（如公司財務機密等），又要考慮到上級經理的知情范圍，甚至要分開來寫。最重要的一點就是要把每一個要點寫清楚，寫明白。

通報

一、定義

通報是上級把有關的人和事告知下級的公文。通報的運用范圍很廣，各級黨政機關和單位都可以使用。它的作用是表揚好人好事，批評錯誤和歪風邪氣，通報應引以為戒的惡性事故，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項。其目的是交流經驗，吸取教訓，教育干部、職工群眾，推動工作的進一步開展。

二、特點

1．告知性。

通報的內容，常常是把現實生活當中一些正反面的典型或某些帶傾向性的重要問題告訴人們，讓人們知曉、了解。

2．教育性。

通報的目的，不僅僅是讓人們知曉內容，它主要的任務是讓人們知曉內容之后，從中接受先進思想的教育，或警戒錯誤，引起注意，接受教訓。這就是通報的教育性。這一目的，不是靠指示和命令方式來達到，而靠的是正、反面典型的帶動，真切的希望和感人的號召力量，使人真正從思想上確立正確的認識，知道應該這樣做，而不應該那樣做。

3．政策性。

政策性并不是通報獨具的特點，其他公文也同樣具有這一特點。可是，作為通報，尤其是對表揚性通報和批評性通報來說，在這方面顯得特別強一些。因為通報中的決定（即處理意見），直接涉及到具體單位、個人，或事情的處理，同時，此后也會牽涉到其他單位、部門效仿執行的問題。決定正確與否，影響頗大。因此，必須講究政策依據，體現黨的政策。

三、通報分法

1．表彰性通報。

表彰性通報，就是表彰先進個人或先進單位的通報。這類通報，著重介紹人物或單位的先進事跡，點明實質，提出希望、要求，然后發出學習的號召。

2．批評性通報

批評性通報，就是批評典型人物或單位的錯誤行為、不良傾向、丑惡現象和違章事故等的通報。

這類通報，通過擺情況，找根源，闡明處理決定，使人從中吸取教訓，以免重蹈覆轍。這類通報應用面廣，數量大，懲戒性突出。

3．情況通報。

情況通報，就是上級機關把現實社會生活中出現的重要情況告知所屬單位和群眾，讓其了解全局，與上級協調一致，統一認識，統一步調，克服存在的問題，開創新的局面。

這類通報具有溝通和知照的雙重作用。

四、通報的結構

1．標題。

由制發機關，被表彰或被批評的對象和文種構成。

2．主送機關。

有的特指某一范圍內，可以不標注主送機關。

3．正文。

求職信

一、求職信的格式、內容及撰寫要求

求職信的格式主要有稱謂、正文、結尾、附件、署名、成文時間幾部分。

(一)稱謂(對受信者的稱呼)

稱謂寫在第一行，要頂格寫受信者單位名稱或個人姓名。單位名稱后可加“負責同志”；個人姓名后可加“先生”、“女士”、“同志”等。在稱謂后寫冒號。

求職信不同于一般私人書信，受信人未曾見過面，所以稱謂要恰當，鄭重其事。

(二)正文

正文要另起一行，空兩格開始寫求職信的內容。正文內容較多，要分段寫。

第一，寫求職的原因。首先簡要介紹求職者的自然情況如：姓名、年齡、性別等。接著要直截了當地說明從何渠道得到有關信息以及寫此信的目的。如：“我叫李民，現年22歲，男。是一名財會專業的大學本科畢業生。從報上我看到貴公司招聘一名專職會計人員的消息，不勝喜悅，以本人的水平和能力，我不揣冒昧地毛遂自薦，相信貴公司定會慧眼識人，會使我有幸成為貴公司的一名會計人員。”這段是正文的開端，也是求職的開始，介紹有關情況要簡明扼要，對所求的職務，態度要明朗。而且要吸引受信者有興趣將你的信讀下去，因此開頭要有吸引力。

第二，寫對所謀求的職務的看法以及對自己的能力要作出客觀公允的評價，這是求職的關鍵。要著重介紹自己應聘的有利條件，要特別突出自己的優勢和“閃光點”，以使對方信服。如：“我于1996年7月畢業于東北財經學院財會專業。畢業成績優秀，在省級會計大獎賽中，獲得?能手?嘉獎(見附件)，在海南金融雜志上發表過多篇學術論文(見附件)。我在有關材料上看到過關于貴公司的情況介紹，我喜歡貴公司的工作環境，欽佩貴公司的敬業精神，又很贊賞貴公司在經營、管理上的一整套的切實可行的規章制度。這些均體現了在當前改革開放的經濟大潮中，貴公司的超前意識。我十分愿意到這樣的環境中去艱苦拼搏；更愿為貴公司貢獻我的學識和力量。我相信，經過努力，我會做好我的工作的”。寫這段內容，語言要中肯，恰到好處；態度要謙虛誠懇，不卑不亢。達到見字如見其人的效果。要給受信者留下深刻印象，進而相信求職者有能力勝任此項工作。這段文字要有說服力。

第三，提出希望和要求，向受信者提出希望和要求。如：“希望您能為我安排一個與您見面的機會”或“盼望您的答復”或“敬候佳音”之類的語言。這段屬于信的內容的收尾階段，要適可而止，不要啰唆，不要苛求對方。

(三)結尾

另起一行，空兩格，寫表示敬祝的話。如：此致之類的詞，然后換行頂格寫“敬禮”、或祝“工作順利”、“事業發達”相應詞語。這兩行均不點標點符號，不必過多寒暄，以免“畫蛇添足”。

(四)署名和日期

寫信人的姓名和成文日期寫在信的右下方。姓名寫在上面，成文日期寫在姓名下面。姓名前面不必加任何謙稱的限定語，以免有阿諛之感，或讓對方輕看你的能力。成文日期要年、月、日俱全。

(五)附件

有說服力的附件是對求職者的鑒定的憑證。所以求職信的附件是不可忽視的組成部分。

附件可在信的結尾處注明。如：附件

1、××××××

2、××××××

3、××××××……然后將附件的復印件單獨訂在一起隨信寄出。附件不需太多，但必須有份量，足以證明你的才華和能力。

二、求職信應當的注意事項

1.過于關注工作職責

履歷中最普遍的錯誤就是將履歷變成一份枯燥乏味的職責責任清單。許多人甚至會用他們公司的工作守則作為改善履歷的指南。創建一份履歷是對上述剩余部分的刪節，你不

該僅僅敘述必需的信息，還要說明你的每個公司的不同經歷。要提供公司怎樣因你的表現而大獲其利的具體例子。當彰顯自己的成就時，請問自己以下問題：

2.你是怎樣比別人更好地完成工作的？

你或你的團體所面臨的是怎樣的問題或挑戰？你是怎么樣克服困難的？你努力的結果怎么樣？公司怎樣從你的表現中獲利？

3.你是否因為你的表現而受到獎勵，贊譽或者晉升？

4.目標敘述過于華麗或平常

許多候選人在履歷的開始部分的目標敘述時就讓人興趣寡然。最糟糕的目標敘述一般是這樣開始的：”一個具挑戰性的職位不僅讓我有機會為公司做貢獻而且也給我以成長和進步的機會。”這樣的敘述早已用濫掉了，而且太過平常，浪費了寶貴的履歷空間。如果你正在寫履歷，試試用小紙條來代替目標敘述，在小紙條上你可以說說你的工作或你專長的領域。

5.過短和過長

太多的人想把他們的經歷壓縮在一頁紙上，因為他們曾經聽說履歷最好不要超過一頁。當將履歷格式化地縮到一頁時，許多求職者就刪除了他們給人深刻印象的成就。反之亦然。就拿那些在履歷上用幾頁紙漫談不相干的或者冗長的經歷的候選人來說，看的人很容易就會覺得無聊。所以，當你寫履歷時，試著問自己：”這些陳述會讓我得到面試的機會嗎？”然后，僅僅保留那些會回答”是”的信息。

6.決定履歷篇幅是否恰當的規則就是沒有定則

決定其篇幅的因素包括有職業、企業、工作經歷、教育和造詣程度等等。最重要的就是，履歷中的每一個字都要能夠推銷該候選人。

7.人稱代詞和冠詞的用法

履歷是商業溝通的形式，它應該是簡潔和被正式書寫的。它不應該出現”我”的字樣，且盡r>履歷是商業溝通的形式，它應該是簡潔和被正式書寫的。它不應該出現”我”的字樣，且盡量少用冠詞。試看一例：

陳述：我已經開發了一種新的產品，它使銷售額增加了200萬，使部分銷路總量增加了12%。

應該寫成：新開發的產品使銷售額增加了200萬，使部分銷路總量增加了12%。

8.羅列私人信息或者不相干的信息

許多人會在履歷中概括他們的興趣，比如閱讀，徒步旅行和滑雪等等。其實，這些只有在它們與目標工作有關聯的時候才最好加入。例如，候選人申請的是一份滑雪教練的工作，那么他或她就應該提到其喜歡鄉間滑雪的興趣。

履歷中一般不應該提到一些私人信息，比如生日，婚姻狀況，身高和體重等等。當然，這也是有例外的，比如說一些娛樂方面的特長和美國以外的求職。

9.當你有很好的職業記錄時選用功能履歷

人事經理曾經說過，一個討厭的麻煩就是有的候選人只是描述他的或她的技能而不涉及具體工作。對每一個職位都虎視眈眈是讓人討厭的。除非你的履歷有緊急情況，比如說事實上沒有工作記錄或者極端繁忙工作，你要避免使用格式化的功能履歷。最有效果的一種格式是經過改良的按年代排列的類型。請看一下其基本版面安排： 頁眉（姓名，住址，電子郵件地址，電話號碼）；以有力的個人概述引領（詳細設計你的主要經歷和專業領域）；年代次序顛倒的雇傭記錄（著重于過去10到15年的成就）；教育（為了有所梯度，該項可以移到頂部）；另外的相關主題包括職業聯盟，社會活動，技術專長，出版物，專利和所用語言等。

10.沒有摘要或沒有概括部分使最初的自我推銷發生困難

摘要部分是求職者最好的工具。做過該項內容的候選人就會知道這種類型的技能和資格占有很重要的地位。摘要中應該說明與所求職位相關的技能等級和經驗。為了創造一個有影響力的概括陳述，老練的開頭會決定什么才是對雇主們來說是重要的。接下來，羅列一下你匹配的技能、經驗和教育情況。這些自我推銷點就可以并入概括部分了。

三、求職信的寫法、原則及技巧

1、求職信的內容

稱呼：稱呼要恰當對于不甚明確的單位，可寫成“人事處負責同志”、“尊敬的領導同志”、“尊敬的某某公司領導”等等；對于明確了用人單位負責人的，可以寫出負責人的職務、職稱，如“尊敬的林教授”、“尊敬的蔣處長”、“尊敬的劉經理”等等。稱呼寫在第一行，頂格書寫，之后用冒號，另起一行，寫上問候語“您好”。

引言：引言包括姓名、就讀學校、專業名稱、何時畢業等基本情況。引言的主要作用是盡量引起對方的興趣看完材料，并自然進入主體部分，開頭要引人注目，說明應聘緣由和目的。

主體：主體部分是求職信的重點，簡明扼要并有針對性地概述自己，突出自己的特點，并努力是自己的描述與所聘職位要求一致，切勿夸大其詞或不著邊際。許多簡歷中的具體內容不應在求職信中重復。盡可能地少用人稱代詞“我”，要讓人感到你想表達的是“我怎樣才能幫你”。

結尾：信的結尾要留下你的電話、手機、Email等聯系方式，并表明如果幾天內等不到他們的電話，你會自己打電話確認招聘者已收到履歷表和求職信并安排面試。語氣要肯定、熱情、誠懇、有禮貌，把你想得到工作的迫切心情表達出來，請用人單位盡快答復并給予面試機會。通常結束語后面應寫表示祝愿或敬意的話，如“此致”、“敬禮”、“祝您身體健康、工作順利、事業發展”等等。

落款：包括署名和日期。署名應寫在結尾祝詞的下一行的右后方。日期（x年x月x日）應寫在名字下面。若有附件，可在信的左下角注明。例如“附1：個人簡歷”、“附2：成績表”等等。

2、求職信的寫作原則和技巧

語氣自然：語言和句子要簡單明了。寫信就像說話一樣，語氣可以正式但不能僵硬。語言直截了當，不要依靠詞典。

通俗易懂：寫作要考慮讀者對象的知識背景，不要使用生僻詞語、專業術語。

言簡意賅：在重點突出、內容完整的前提下，盡可能簡明扼要，切忌面面俱到。

具體明確：不要使用模糊、籠統的字眼；多使用實例、數字等具體的說明。

3、畢業生的求職信四個誤區

通過寫信求職是一常見方式，但必須避免以下四種失誤以提高求職命中率。

1、不夠自信，過于謙虛

求職者應當在信中強調自己的強項，即使不可避免地要說明自己的弱項，也沒有必要那么坦率。

2、主觀意愿，推理不當

許多求職者為了取悅于招聘單位，再三強調自己的成績，而不知有關經驗與能力對職位的重要性。

3、語氣過于主觀

對于招聘單位來講，他們大都喜歡待人處世比較客觀與實際的人，因而求職者在信中盡量要避免用我認為，我覺得，我看，我想等字眼。

4、措詞不當，造成反感

寫求職信最忌用詞不當，例如：有我這樣的人才前來應聘，你們定會大喜過望。對方看到這樣的詞語，怎么會不反感呢？

消息

一、消息寫法

1.標題

消息的標題，分眉題（又稱引題、肩題）、正題（又稱主題、母題）和副題（又稱輔題、子題）。出現在報刊上有如下幾種情況：

（1）多行標題。多行標題，一般有三行，即中間一行是正題，是標題的核心，用來揭示主題或提示重要事實；正題上面一行是眉題，用來引出正題，說明事實，交代背景，烘托氣氛，揭示含義；正題的下面一行是副標題，用來補充說明情況或說明正題或依據。如：

經貿部負責人發表談話（眉題）

希望海峽兩岸實現直接貿易（正題）

愿與臺經貿主管部門接觸協商解決雙方貿易中問題(副題）

雙行標題。其一，出現正題和眉題。如：

真正幸福要靠自己勞動去創造（眉題）

杜蕓蕓將十萬元遺產獻國家（正題）。

其二，出現正題和副題。如：

成都電訊局花錢“買”批評（正題）

在報上登“公告”歡迎群眾對通訊服務工作進行監督（副題）

（2）單行標題。單行標題只有正題。如：***接受《朝日新聞》社長采訪

消息的標題，力求言簡意明，平易親切，準確新穎，富有吸引力。采用哪種標題，要酌情而定。

2.導語

消息的導語，就是消息的第一段或第一句話。它是由消息中最新鮮、最主要的事實或精辟的議論組成，以吸引讀者。平常所說的消息的結構是“倒金字塔”式，原因就在于此。

導語常采用以下幾種寫法：

敘述式。簡明扼要地寫出主要事實、經驗，或對全篇事實材料進行綜合概括，揭示主要內容。如：“全國第一家由個體戶與港商合資經營的企業——大連光彩實業（合資）有限公司，經國務院批準，1985年4月13日正式開業。”這是《經濟日報》1985年4月18日發的消息導語。

提問式。把消息中要解決的問題或要介紹的經驗、做法以設問的形式提出，然后再用事實作答。如“親愛的讀者，你知道燈心絨可以做夏天穿的裙子嗎？上海絨布廠新生產的許多燈芯絨中，就有這樣新奇的品種”。（新華社 1980年7月16日新聞稿）

描寫式。對富有特色的事實或有意義的一個側面，用簡練的筆墨進行形象描繪，給讀者以鮮明的印象。如“一盆盆翠綠欲滴的麥冬、松柏、萬年青和盛開的鮮花裝點在人民大會堂的大廳里，全國婦聯今天下午在這里舉行聯歡會。中外婦女1500多人歡聚一堂。相互握手問好，親切交談，共同慶祝?三八?婦女勞動節”。（新華社北京1988年3月8日電）

評論式。是對所報道的事實先作出評論性結論，然后再用具體事實來闡明。如“今天，新中國頒布的第一部專利法正式生效了。從此，腦力勞動成果被無償占用的歷史在我國宣告結束”。（新華社北京1985年4月1日電）

引用式。引用消息中人物深刻而富有意義的語言作為導語。如“女青年杜蕓蕓到上海司法機關，要求將繼承的十余萬元遺產捐獻給國家，她說：?我還年輕，應該靠自己的勞動來生活，我愿意將這筆錢來支援國家的四化建設?”。（《文匯報》1981年9月29日）

3.主體

主體是消息的主要部分。它承接導語，闡述導語所揭示的主題，或回答導語中提出的問題，對消息事實作具體的敘述與展開。寫主體要注意如下幾點：

主干突出。消息的主體是主干，典型材料要用在主干上。要去頭緒，減枝蔓，與主題無關的要舍棄，次要材料要簡略。

內容充實。回答導語中提出的問題，其內容必須具體、充實，這樣才有說服力。導語提出什么問題，主體就要回答什么問題，這樣才能緊扣中心，突出重點。

結構嚴謹，層次分明。要恰當地劃分段落，有條不紊地展開敘述，安排層次有以下幾種順序：一是時間順序，按事情的發生、發展、結束的先后順序安排層次；二是邏輯順序，就是根據事物的內在聯系來安排層次；三是時間順序和邏輯順序相結合，這樣寫嚴密而有條理，活潑而不紊亂。

4.背景

背景是指事件發生的歷史環境和原因，它說明事件發生的具體條件、性質和意義，是為充實內容，烘托和突出主題服務的背景既可在主體部分出現，也可在導語或結尾部分出現，位置不固定。

背景材料一般有三類：一是對比材料，即對事物進行前后、正反的比較對照，以突出事件的重要性；二是說明性材料，即介紹政治背景、地理位置、歷史演變、生產面貌、物質條件等；三是詮釋性材料，即人物生平的說明，專業術語的介紹，歷史典故的解釋等，以幫助讀者理解消息的內容。

5.結語

結語是消息的最后一段或一句話。闡明消息所述事實的意義，使讀者對消息的理解、感受加深，從中得到更多的啟示。

消息的結尾方式有小結式、評論式、希望式等。有的消息，事實寫完，文章就止住了，結尾就在事實之中。

函

一、函的結構和寫法

（一）標題

函的標題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。

（二）正文

1．開頭。寫行文的緣由、背景和依據。

一般來說，去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。

復函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的復函還簡述來函的主題，這與批復的寫法基本相同。繼而，有的復函以“現將有關問題復函如下”一類文種承啟語引出主體事項，即答復意見。例一：告知函

敬啟者：

我方三月十日致貴方函諒悉，故在函曾中強調我方第816號單交貨之重要，務心將貨物于四月三十日前運達。

貨物雖已運出，但尚未接到貴寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這樣做實出無奈，至感遺憾。

發函者

例二： 告知函

敬啟者：

貴方訂購貨物的出口許可證已獲批準。貨物即于八至十天內制伯完成，特此奉告。我方建議，以見到由中華人民共各國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。

我方一接到貴方確認書后，信用證就已開出，而貨物即行啟運并將文件寄出，作為向銀行結帳任據。

敬上

發函者

聯系函范例 例一：

聯系函

敬啟者：

信用證修改事項說明如下：

根據我方收到的信用證，其付款規定為見票120天付款。但是我方所需要的，是見票即付信用證。此項規定已獲貴方同意并在貴方訂單上明確記載。因此，請貴方按單內說明修改。貨物將于本月二十交運，敬請貴方依照我方要求立即修改。

敬上

發函者

例二：

聯系函

敬啟者：

貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于本地季節性貿易不景氣，造成我方顧客付款極度緩慢。

此種原因，致使本公司暫時不便清償貨款總額。今天通過中國銀行，本公司以電報發出，貴方可在一兩天內收到。本公司希望貴方能了解我方困境并給我方以協助。

發函者

請求函范例

例一：

請求函

敬啟者：

謝謝貴方索取本鉻鎳鋼司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上，交盼（本文來自本網http://www.tmdps.cn，轉載請保留此標記。）貴方對所列條件會感興趣。

訂購數量多少與價格，在表上均有分別說明，同時此表亦可作訂購單使用在通常情況下８８～９８頁上顯示有多種新型號，是今年手袋展示會上一種時沿，敬請貴方注意。

因為本公司接獲大量訂單，務必全力履行，故建議貴方對本公司之產品指示，盡速惠函告知。

發函者

例二：

請求函

敬啟者：

今天本公司已將一瓶新上市的樣品美酒郵贈閣下，以示對閣下之敬意。并盼閣下在府上嘗試一番。如果你嘗試，就會同意我方認為為此為每一位家庭主婦選購餐食的必需品。

這種酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上幾杯，就會發出一種醇厚而馥郁的味道，對食欲特別有效。這種上等酒是悉尼運來，保括運費在內每打美金20。

以一般信用證，給予的貿易折扣為20%茲隨本函附上特制卡式訂單表，請貴方將其填妥后投入信箱，以便我方處理。

發函者

2．主體。寫需要商洽、詢問、答復、聯系、請求批準或答復審批及告知的事項。

函，或去函和復函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較復雜，則分條列項書寫。⒊ 結語。不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方復函的，則用“盼復”、“望函復”、“請即復函”等語。請批函多以“請批準”、“請大力協助為盼”、“望能同意”、“望準予××是荷”等習慣用語收束。復函的結語常用“特此復函”、“特此回復”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。

二、注意問題

1．注意批請函與請示的區別，向有隸屬關系的上級機關請求指示、批準事項用請示，而向沒有隸屬關系的業務主管機關請求批準有關事項，則用請批函。主管機關答復請求審批事項，用審批函。

2．開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要轉彎抹角，切忌空話、套話和發空泛的議論。3．一文一函，簡潔明了。

4．語言要規范得體，并體現函的用語特色。發函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關要尊重、謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統、猶豫不定。