第一篇：英文訂單寫作的注意問題

英文訂單寫作的注意問題

1.文體介紹

訂貨(order)是買方為要求供應具體數量的貨物而提出的一種要求。此時，交易雙方之間的陌生感已消除，可以說已經度過了接觸障礙和難關。

英文訂單寫作應注意以下幾點：

(1)英文訂單寫作開頭就直接說明訂購的意圖。

(2)英文訂單一般應包括：商品的名稱、品質、數量、包裝、價格條件、支付條件以及需要對方提供的單據等。

(3)英文訂單內容必須準確、清楚。不論是商品的價格還是商品的規格都應做到準確無誤，否則會帶來不必要的損失與麻煩。

賣方收到英文訂單電子郵件后必須進行確認。如果賣方無法提供買方所需要的貨物，則最好介紹一些合適的替代品;如果買方所需貨物的價格和規格發生了變化，賣方則提出還價并勸買方接受，但要注意：寫拒絕接受訂貨的信時，必須非常謹慎，應為日后有可能的交易留下余地。

2.英文訂單寫作實用范例

Subject: An order

歡迎轉載，轉載請務必注明：本文來源于中國創業網 /Gentlemen:

The price quotes contained in your E-mail of May 20,2002 gained favorable attention with us.We would like to order the following items consisting of various colors, patterns and assortments:

Large 2000 dozen

Medium 4000 dozenSmall 2000 dozenAs the sales season is approaching, the total order quantity should be shipped in July.At that time an irrevocable L/C for the total purchase value will be opened.Please confirm the order and E-mail a shipping schedule.Sincerely,Xxx

主題：訂貨

先生們：

2002年5月20日電子郵件報價深受歡迎。

我擬選各種顏色、式樣、品種的襯衫如下：

大號 2000打中號 4000打

小號 2000打

售季將至，全部貨物應于7月登輪。屆時全額不可撤銷 信用證 將予以開出。請確認訂貨，用電子郵件告知裝運時間表。

真誠的，xxx

Subject: Out of Stock

Dear Sir,We thank you for your Order No.222 received this morning for 8000 dozen cotton shirts, but regret to have to disappoint you.At present we have no stock of shirts in the size required and do not expect further deliveries for at least another five weeks.Before then you may have been to obtain the shirts elsewhere, but if not we will notify you immediately our new stocks come in.Yours faithfully,Xxx主題;缺貨

親愛的先生：

我們今早接到貴方222號訂單，定購8000打棉質襯衫，十分感謝。但可能要使貴方失望了，十分抱歉。

目前我們沒有貴方所需尺寸的襯衫存貨，而且至少在5個星期內亦不會有貨。在此期間貴方可從別處購買襯衫，如未能購到，一旦新貨運到，我們定當立即通知貴方。

3.典型句型

a.We have pleasure in sending you an order for Cosmetics.我們愉快的給貴方寄去化妝品訂單。

b.We want the goods to be of exactly the same quality as that of those you previously supplied us.我們希望此批訂貨質量與以前供應的完全一樣。

c.Please supply...in accordance with the detail in our order No..請照我方第。號訂單供貨。

d.This is a trial order.Please send us 50 sets only so that we may tap the market.If successful, we will give you large orders in the future.試訂50臺，以開發市場。如果成功，隨后必將大量訂購。

e.This order must be filled within five weeks, otherwise we will have to cancel the order.此訂單須在5周內交貨，否則我方將不得不撤銷此單。

f.We hope our products will satisfy you and that you will let us have the chance of serving you again.希望我方產品是你們滿意，今后再來惠顧。

第二篇：英文求職信寫作注意

不用贅言，大家都知道，寫 的最后目的在獲得職位，不過，現在的公司老板很少是看信不看人雇用求職的人。一封 無論如何文辭并茂，令人心動，公司人事主管非見到這個人的外表是不會給予工作機會的。因此，的目的在于獲得面談的機會。

寫求職信的要點

公司的老板大多認為，注重小節的人對重大的事務也會謹慎行事。一個人做人做事是否謹慎可以從一封求職信中看出端倪來。你別看輕了短短的一封信，一封求職信可以顯露出一個人的嗜好、鑒別力、教育程度以及人格特性。下列幾個要點便是泄露一個人‘機密‘的地方。因此，寫信人非格外留意不可。

1、紙張的選用：最好使用品質優良，白色的信紙。信封要配合信紙的質料和顏色。

2、書寫：求職者常需用親手寫信，字體要寫得清潔可辯，龍飛鳳舞的字跡無疑是自尋絕路。如果可能的話，使用打字機把信打出來。這樣看起來比較具有商業氣息。

3、格式：信文要適當地排列在信紙中，格式要一致，如采用齊頭式（或斜線式）便需全部一致，不可中途改變

4、語法、標點和拼寫：正確無誤的語法、標點和拼寫使讀信人感到舒暢，錯誤的語法或拼寫則十分明顯，一望即知，予人壞印象。尤其要注意的是，絕不可把收信人的姓名或公司名號拼錯了。

5、信封：信封上面的地址要完整，稱謂要合時宜，信紙的折疊要適當，大小適合信封。

6、附件：求職信函通常不須附加推薦信，除非招聘廣告有此要求。遇到這種情形，只須附上復印件即可。求職函內附加郵票或回址信封，強迫對方答覆的作法不足效法，除非對方有此要求。

信函的內容

求職信函內容應包括那些？通常根據所欲謀求的工作性質而定。基本上，可以包括下列幾項：

１、寫這封信的目的或動機：通常求職信都是針對報紙上招聘廣告而寫的。若此，信中便須提到何月何日的報紙，有時‘工作機會‘是從朋友或介紹所（如青輔會就業輔導中心）聽來的，有時是寫信人不知某機構、公司有工作機會，毛遂自薦而寫的信，不論是哪一種，求職信上一定要說明寫信的緣起和目的。

2、個人資料：寫信人應述明自己的年齡或出生年月，教育背景，尤其是和應征的職位有關的訓練或教育科目、工作經驗或特殊的技能；如無實際經驗，略述在學類似經驗亦可。

3、備詢人員或推薦人：正常的順序是先獲得這些人同意后再把他們的姓名、地址列入信中，推薦人二至三名即可。

4、結尾：求職信的結尾在希望并請求未來的雇主允以面談的機會，因此，信中要表明可以面談的時間。使用的句子要有特性、避免軟弱、老生常談的濫調。

機智和良好的判斷

寫求職信要有機智和良好的判斷，下列幾點可供參考。

1、陳述事實，避免表示意見：與訓練和經驗有關的事實可以陳述出來，但應避免表示意見說這些訓練和經驗對所應征的工作將有怎樣的關系或好處。

2、不要批評他人：如果你要離開現職，可以說出原因但不要用批評的方式，雇主想要了解你，而非你的工作機會。

3、不要過份渲染自我：你當然認為有能力，夠資格才要申請某一職位，但不要過份夸大自己的能力或表現過份信心，尤其不要說出與事實不符的能力或特性來。

4、留意底薪：有的雇主要你提到希望的待遇。你要作良好的判斷，寫出你覺得可行的最低薪。開始就業的人應知道，與其尋得一份高薪的工作倒不如找待遇尚可而有升遷機會的工作。

求職信英文

應征函的第一段說明寫信的緣起目的，有些專家認為不宜用分詞子句，如下列各句作為第一句。因為這類句子被人用得大多，顯得陳腐，失去突出的特性。

Replying to your advertisement…… Answering your advertisement…… Believing that there is an opportunity…… Thinking that there is a vacancy in your company…… Having read your ad……

再比較下列三句。（a）句較差，經過修改后（b）句顯得較恰當。

１、（a）Replying to your recent advertisement in the Boston Evening Globe, I wish to apply for the position of sales manager……

（b）In applying for the position of sales manager I offer my qualifications, which I believe will meet your exacting requirements.2、(a)I believe after reading your advertisement in this morning‘s Journal that you have just the opportunity I am looking for.(b)your advertisement in this morning‘s Journal for an adjustment manager prompts me to offer you my qualifications for this position3、(a)Having read your advertisement in the New York Times for an accountant, I thought you might be interested in my application.(b)In your advertisement for an accountant, you indicated that you require the services of a competent person, with thorough training in the field of cost accounting.please consider me an applicant for the position.Here are my reasons for believing I am qualified for this work.求職的人不得不提到希望待遇時，可用類似的句子：

1、hesitate to state a definite salary, but, as long as you have requested me to , I should consider 6,500 a month satisfactory.我對待遇總是遲遲無法定個確切數目，但既然您要我說明，我認為月薪六千五百元就滿意了。

2、Although it is difficult for me to say what compensation I should deserve, I should consider-a month a fair initial salary.雖然我很難說待遇應該是多少，我以為起薪每月--很合理。

3、I feel it is presumptuous of me to state what my salary should be.My first consideration is to satisfy you completely.However, while I am serving my apprenticeship, I should consider-a month satisfactory compensation.余不敢冒昧說出起薪多少。最初余僅想要如何工作得好，使您滿意。在學徒（試用）期間，月薪--即可。

提到待遇時不要過分謙虛或表示歉意，下列句子不宜使用。

１、As for salary, I do not know what to say.Would$4,500 a month be too much? 至于起薪，我不知怎么說，月薪四千五百元會不會太多？

2、Do you think I should be asking too much if I said 5000 dollars a month? 若要求月薪五千元，會不會太高？

3、You know what my services are worth better than I do.All I want is a living wage.對敝人工作的價值您比我更清楚。我僅想夠糊口即可。

應征函或自薦函的結尾用語，試比較下列各句：

1、（a）軟弱、羞怯的： If you think I can fill the position after you have read my letter, I shall be glad to talk with you.讀完此信后倘您認為敝人可補缺，敝人愿和您一談。

(b)改寫后（較佳）： If my application has convinced you of my ability to satisfy you, I should welcome the opportunity to talk with you, so that you may judge my personal qualifications further.2、（a）懷疑，不妥、不安全的： If you‘re interested, let me know immediately, as I‘m sure and interview will convince you I‘m the man for the job.倘貴公司有興趣，請即告知，敝人深信與您面談可以使您相信，敝人適合擔任此職。

（b）改寫后： May I have an interview? You can reach me by telephone at Taipei 884525 between the hours of 7-9 a.m.and 5:30-9:30p.m.any evening.可否賜予面談？您可在每天上午七至九時，下午五時半至九時電884525號。

3、陳腐的句子： Hoping you will give me an interview, I am……（我希望您惠予面談）Anticipating a favorable decision, I wait your……（等候您的佳音）Trusting your reply will be satisfactory, I remain(靜候滿意的答復)

4、哀求式的句子，不夠完整（漏掉面談時間）： Won‘t you please give me the chance to interview your? I can be reached by calling Kenmore 69781.懇請惠予面談。請打電話K-69781

（b）改寫后： May I have the opportunity to discuss this matter further with you? My telephone is Kenmore 69781.You can reach me between nine and five o‘clock during the day.可否惠予面談以便進一步商討？我的電話是K-69781。我從上午九時到下午五時都可接通。

5、太過自信的句子： I am quite certain that an interview will substantiate my statements Between two and four every afternoon except Tuesday you can reach me by telephoning 731430.我深信面談可以證實我的話。您可在每天下午二至四時（星期二例外）打731430號電話通知我。

6、較具體有效的句子。May I have an interview? My residence telephone is(042)4398.You reach me by calling that number until June 30.After July 2, my address will be Kent House, Bretton Woods, New Hampshire.可否惠予面談？我住處電話為43981號。六月三十日以前我都在上址，七月二日以后，我的新址為新罕不夏州布列登林肯特屋。

應征函的語氣

應征函要發揮最大的效果，語氣必須肯定、自信、有創意而不過份夸張，如能事先洞察雇主的喜好，或其他人格特性，根據物以類聚的原理，應征函若能配合雇主的特性，求職的人一定可以比其他人占上風，獲得面談的機會。比較下列各句語氣上有何不同：

1、I think that I should probably make a good bookkeeper for you.我想我可能成為貴公司的好簿記號。

2、I am confident that my experience and references will show you that I can fulfill the particular requirements of your bookkeeping position.我想信我的經驗和推薦人可以告訴您，我能夠符合貴公司簿記員一職的特定需要。

3、I recently completed a course in filing at the Crosby School of Business.I am competent not only to install a filing system that will fulfill the needs of your organization, but I am also well qualified to operate it efficiently.最近我在克洛斯比商業補習班讀完一門檔案處理的課程，我自信不僅可以設置一套檔案人類系統符合您的要求，而且可以有效地操作。

4、I feel quite certain that as a result of the course in filing which I completed at the Crosby School of Business, I can install and operate efficiently a filing system for your organization.我相信在克洛斯比商業實習班修完一門課后，我能夠替貴公司設置并且操作一套檔案分類系統。

第一句顯得語氣太弱，寫信的人有點羞怯的樣子。第二句有特殊風格，第三句太過自信，第四句，作者表示謙虛

第三篇：英文文章寫作注意點

英文文章寫作注意點

（請新作者一定要仔細看下面的內容，它直接影

響到你的文章是否能夠通過！）

1． 寫文章以前一定要把文章要求看清楚，否則一旦發生跑題的情況就會產生兩種情況：一是進行大量的修改；二是直接掛掉，導致沒有收入。

2． 文章中一般不能出現第一人稱，需要的地方一般都用the author來替代I，用the authors 替代we，……依次類推。至于后面的動詞要做出相應的改動。

3． 文章的參考文獻特別重要高的要求，一般用哈佛格式（有個pdf文件寫了寫法），這里舉例說明一下，例如：they define the brand preference as “a consumer's predisposition toward a brand that varies depending on the salient beliefs that are activated at a given point in time”(Giles and Ram, 1995, pp.33).在這段文字中就有文獻的引用，用引號加斜體就是沒有經過改動的直接引用，而間接引用也需要在文章標注文獻，如The good after-sell service can reduce user's risk of buying products, increase or prolong the utility value of the goods, and maintain brand preference of the customers.A good after-sell service could reduce the complaint, increase the loyalty, and build the brand preference ultimately(Liu et al., 2000).其中的et al的含義是三個或者三個作者以上的意思。

至于在文章后面的參考文獻（reference）格式如下：

1． Ben Shaw-Ching Liu, D.Sudharshan, Lawrence O.Hamer(2000), After-service response in service quality assessment: a real-time updating model approach, The Journal of Services Marketing, 5(3), pp.160-172.（這是期刊的寫法）? 從左到右依次是：作者，年代，文章名，期刊名，卷號和期刊號（vol5，issue3），頁碼。

2． D Souza Giles, Rao Ram C(1995), Can repeating an advertisement more frequently than the competition affect brand preference in a mature market?, Journal of Marketing, vol2,issue23, pp.160-172.3． Philip Kotler(2000), Marketing Management: Millennium Edition, Tenth Edition, Pearson Education North Asia Limited.（這是書的寫法）

4． http://www.aboutorganics.co.uk/organic_food_drink/organic_juice_cordial.htm(2005),(Organic Fruit Juice, Cordial and Soda Soft Drinks, 2005).（這是網站的寫法）

這里需要注意的是期刊需要斜體，而要是著作則是書名要斜體，還要注意網址的寫法，是先地址，年份，后名字。在寫這個參考文獻的時候要注意標點，請以前按照上面的格式，此外，文獻的排列順序是案例作者名字的字母順序排的，謝謝！

4． 英國的文章對格式要求很高，有的文章格式會在文章要求中出現；要是沒有，一般的文

章格式分成三種：1）report格式（這個有個pdf文件寫了寫法）；

2）論文格式：

1.Introdution

……

2.Literature Review

……（給出文章分析框架、理論框架……）

3.正文

（具體情況，具體分析）

4.Conclusion

……

（5.Limitation）

Reference

3）作業格式（包括案例分析）

1.Introdution

……

2.正文（分析）

……

3.Conclusion

……

Reference

但是還應該具體問題具體分析，因為正文不可能都只有一個大標題的，有時Conclusion的標號是要變的。

5． 要強調一點，文章中不能出現抄襲現象。所謂的抄襲就是引用了英文文獻的語句而沒有

標注的情況；當然把中文文章進行翻譯而沒有標注的，不算抄襲。因此，引用的句子需要像上面所提到的那樣標上出處，無論是直接引用，還是間接引用。隨便說一句，國外人喜歡參考文獻多的文章，所以有文獻引的時候就一定要引啊！^_^

6． Word有幫助修改的功能，當你發現你的文章中出現綠線的時候，一般就是文章有句法

錯誤；要是是紅線，一般就是有拼寫錯誤。請用鼠標右鍵加以改正。（有的時候word的這個功能也會出錯，但幾率不大）

7． 寫這樣的國外文章，我們一般的寫作流程是，看完題目，從proquest 和中國期刊網或者

網上搜索相關文獻，看幾篇后列出文章的框架結構，列出提綱；然后針對每部分收集資料，進行寫作。在看文獻時，你可以把一些覺得有用的段落都拷貝下來，放到一個word 文檔里，在寫作時可以適需要取用。

8． 段落中圖、表和數據一般都要注明出處，否則有抄襲之嫌。另外圖的題目寫在圖下面，而表的題目寫在表上面。出處都寫在下面。

9． 其次是語法和拼寫，不要太多疏忽。否則會給老師留下不好的印象。

10． 國外老師很看重數據和事實，你說的很多論點都必須有前人的文獻研究或者數據來

支持，這就需要在文中引用很多別人的話。

第四篇：英文求職信應該注意的問題

英文求職信應該注意的問題

不容置疑，寫英語求職信和寫英語個人簡歷一樣，其最終目的都是為了獲得你所追求的工作職位。當然，招聘單位很少是看信不看人便雇用求職者。招聘單位只有在看了你的求職信或個人簡歷之后，才會決定是否讓你參加面試。因此，寫求職信的最低目標在于獲得面試的機會。所以說，英語求職信和英語個人簡歷一樣，均是用來把自己當作一件商品推銷出去的一種商業函件。求職信的用途在于讓招聘單位了解你的學歷、經歷、能力、業績、愿望等等，給招聘一方留下深刻的印象，在眾多求職者中脫穎而出，從而獲得面試的機會。只有獲得面試機會，你才有可能進一步推銷自己，最終獲得你所謀求的職位。

寄英語個人簡歷時，如果不附上一封個人簡歷說明信(即附函cover letter),是一種失禮的表現，你將難以獲得預期的效果。這是因為：個人簡歷中并無要求安排面試的內容，而附函的主要內容就是要求用人單位安排面試。因此，為了獲得面試機會，你最好在求職信里寫好一個讓用人單位通知你參加面試的回郵信封(也就是寫好自己的通訊地址、姓名、貼好郵票)及回函明信片(寫好面試事項，并在面試時間處留空白，由用人單位填寫)一起寄去，這樣可以節省招聘一方的時間和精力，從而給招聘人留下一個好印象。

第五篇：公文寫作注意問題

附件：

公文寫作注意問題

一、字體要求

標題：方正小標宋簡體，小二號（若無此字體可到網上下載）

正文：仿宋_GB2312，小三號，行間距26-32磅，根據文件長度情況適當調整。

數字處理：文本形成后，做全選，然后在字體里選TIME NEW ROMAN字體（目的對阿拉伯數字和英文字母處理美觀）。

結構層次序數:第一層為“一”（黑體，不加粗），第二層為“

（一）”（楷體_GB2312，加粗），第三層為“1.”（阿拉伯數字后面是實心圓點，不是頓號，三層之后加粗，不改字體），第四層為“（1）”。如果只有兩個層次，可以第一層為“一”，第二層為“1.”。

二、標題

1.擬寫公文標題時，一般先寫介詞“關于”，準確、簡要地概括公文的主要內容，并準確標明文種，任何情況下不得省略文種。

2.一個題目中只能有一個“關于”、一個“通知”、一個“轉發”或“印發”，要避免重復。

3.一行放不下分成兩行時，第一行不要擠滿，一個詞語不要分行，要調整到同一行；第一行要比第二行長，居中排列保持 美觀。

4.標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。5.標題中單位名稱對內可簡寫，標題盡量簡單明晰，字數一般不超過40個。例如：“關于中國郵政儲蓄銀行XX市分行增設定期存單小額質押貸款開辦網點的請示”可以簡寫為“關于XX市分行增加定期存單小額質押貸款網點的請示”。用最少的字數表達清楚意思即可，不用面面俱到。對外單位名稱要標明全稱。轉發公文被轉單位名稱不得省略。

三、主送單位

應寫全稱，例如“中國郵政儲蓄銀行遼寧省分行”、“中國銀行業監督管理委員會XX監管局”等。主送機關頂格書寫，加冒號。

四、附件

公文如有附件，應當在正文下空1行，左空2字標識，“附件”后標全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯數字，數字后標小圓點，附件名稱不加書名號，其后不加標點符號。轉發文件時可以不在正文中標注附件。

附件頁：要在附件首頁左上角標注“附件”，后標全角冒號。多個附件要按順序標注“附件1：”“附件2：”……字體：仿宋_GB2312，字號：小三，加粗。并按順序插入頁碼。

五、成文日期

要大寫，例如“二○○九年七月一日”，非“二00九年七月一日”（菜單欄“插入”→“特殊符號”→“○”）。成文日期為簽發日期，不要單獨在一頁，要和正文在一頁，可以通過調整正文行距來實現。成文日期位于距離正文4行的右下角，后面空4字 2 距離。蓋章后，印章上沿與正文要有1行距離。

六、版記格式

1.主題詞。一般為規范化名詞，應包括文種。上行文主題詞要在OA系統提供的規范化主題詞中選擇，OA系統中沒有的，要在主題詞后面標注“△”。“主題詞：”應頂格，詞目之間空1個漢字的位臵，詞目之間、結尾不用標點符號。主題詞要便于計算機檢索，體現文件重要內容。

抄送不能為個人，如需送行領導可成文后傳閱行領導。2.抄送單位。應當使用全稱或規范化簡稱，按先外后內、先大后小的順序排列，行內部門應在前面加注“行內：”。無抄送單位的，將抄送文本框和反線刪除，不予保留。

3.版記一律在封底，單獨在一頁。

七、表格

要調好，盡量內容在一頁內，打印預覽確認無誤后再上傳。正文中表格字體一般用楷體_GB2312（標題四號、加粗，表內小四）；附件表格字體一般用宋體。數字字體：Times New Roman。

Word（excel）表格格式：

標題：宋體、三號（18號）、加粗、居中排列

表內：宋體、小四（12號，根據內容多少定）、居中排列（長句居左排列，以美觀為宜）。

備注：仿宋_GB2312、五號（11號）、居左排列

八、擬發上行文需注意問題

（一）請示

1.一事一請。一般為一個主送機關。如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送其下級機關。

2.最后以“當否，請批復”為結語，非“當否，請批示”或者“妥否，請批復”。

3.請示必須以附注形式注明聯系人姓名和電話，緊貼日期下一行，居左空2字，加圓括號。

（二）報告。報告是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問的陳述性公文，不得夾帶請示事項。報告一般結尾以呈請語“特此報告，請審閱”或“以上報告如有不妥之處，請予指正”作結。

（三）意見。意見用于上行文時，可以對某一重要問題提出看法、建議，呈報上級批準；可以提出問題，請求上級單位幫助予以解決。

注：請示和報告的區別：請示是在事前，報告在事后；請示應一文一事，報告可以一文多事；請示只送一個受文機關，報告則相對靈活；請示要求上級批復，報告一般不用批復。

九、公文中常見錯別字（括號中為正確的）∕賬：記賬、賬目、賬本 ＼帳：帳篷、蚊帳、帳子

∕作：作廢、作假、作為、作處理 ＼做：做文章、做官、做人、做事

再接再勵（厲）精神可佳（嘉）防礙公務（妨）準備就序（緒）待人誠肯（懇）

權力義務（利）自行其事（是）

直接了當（截）

迫不急待（及）任人為親（唯）

不加思索（假）滑而不實（華）肯請（懇）題綱（提）精減（簡）布署（部）部臵（布）

必竟（畢）既使（即）簽定（訂）充份（分）過份（分）

處份（分）份外（分）份子（分）

份內（分）事必（勢）種養殖（種植 養殖）

十、其他應注意問題

1.“截至”或“截止到”XX月XX日，非“截止XX月XX日”。2.公文中日期要寫全，例如“2009年”不能寫成“09年”。3.“第”字后面跟大寫數字，例如“第一季度”、“第二位”。4.公文中盡量避免“了”、“的”等多余的虛詞，例如“為了提高競爭力”→“為提高競爭力”、“抓住發展的契機” →“抓住發展契機”。

5.轉發公文或者公文中引用其他公文時，被轉發或被引用公文標題后要標注發文字號，用圓括號括起來。發文字號中年份為公元紀年，用六角括號括入，非圓括號或方括號。例如：“現將總行《關于規范本外幣儲蓄代扣代繳利息稅手續費處理流程的通知》（郵銀辦發?2009?576號）轉發你們，請認真學習，并嚴格按通報要求執行。”

6．法規、規章、制度等不能直接以正文形式出現，需擬正文后，再以附件形式出現。標題應為：關于印發XX規章的通知。7.常用法定公文文種有決定、通知、通報、通告、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要十種，其他法定公文外的文種如規劃、計劃、要點、安排、活動方案等不能以法定公文的形式制發公文。如要以公文形式下發計劃、安排等，應以“關于印發XXXX規劃、計劃、要點、安排、方案等的通知”的形式，使用的文種是通知。

8.人名、地名、單位名稱等名詞在一篇公文中數次出現時要表述一致；如果需要排列次序，要按照一定的規則排列；不能 5 隨意用簡稱。

9.密級文件不得通過網絡或傳真流轉，一律用紙質形式通過機要形式郵寄。