第一篇：輸送帶的分類標準與使用注意事項

輸送帶的分類標準與使用注意事項

中國輥業網除提供大量花輥、軋輥、托輥、膠輥供求信息外，還匯聚了托輥技術、托輥企業新聞等最新資訊，下面是輸送帶的分類標準與使用注意事項一文，希望對托輥企業有所幫助。

一、輸送帶按使用的行業可以分為：

汽車行業專用輸送帶、蓄電池專用輸送帶、速凍食品專用輸送帶、休閑食品專用輸送帶、水產行業專用輸送帶、輪胎行業專用輸送帶、物流行業專用輸送帶、化工行業專用輸送帶、冷凍食品專用輸送帶、食品輸送帶、微波輸送帶、爬坡輸送帶、大理石輸送帶、瓦楞紙輸送帶、包裝行業專用輸送帶、娛樂設施專用輸送帶、液體食品專用輸送帶、果蔬專用輸送帶、蔬菜專用輸送帶、肉類專用輸送帶、礦山專用輸送帶、水泥廠專用輸送帶、服裝廠專用輸送帶、玻璃廠專用輸送帶、注塑行業專用輸送帶等自動化生產線。

二、按輸送帶使用用途可以分為：

防油輸送帶、防滑輸送帶、爬坡輸送帶、防酸堿輸送防熱輸送帶、防寒輸送帶、防燃輸送帶、防腐蝕輸送帶、防潮輸送帶、防低溫輸送帶、防高溫輸送帶、耐油輸送帶、耐熱輸送帶、耐寒輸送帶、耐低溫輸送帶、耐高溫輸送帶、耐酸堿輸送帶、阻燃輸送帶。

三、輸送帶按材質可以分為：

PVC輸送帶、PU輸送帶、聚乙烯輸送帶、塑料鏈板輸送帶、模塊網輸送帶、聚丙烯輸送帶、尼龍輸送帶、鐵氟龍輸送帶、不銹鋼輸送帶。

四、輸送帶按照耐熱程度分為：

1、耐熱輸送帶：TI型耐不大于100度、T2型耐不大于125度、T3型耐不大于150度

2、耐高溫輸送帶：耐溫能力不大于200度

3、耐燒灼輸送帶（金屬網芯輸送帶）：耐溫200-500度

了解了輸送帶按不同的行業的分類，同樣也要注意輸送帶使用注意事項。

隨著輸送帶在工業生產中的普及，多品種、高性能、輕量化、多功能、長壽命是生產商關注的幾個方面。在工業生產中，正確的使用輸送帶顯得尤其重要，輸送帶在使用中應注意以下事項：

1.避免托輥被物料覆蓋，造成回轉不靈，防止漏料卡于滾筒與膠帶之間，注意輸送帶活動部分的潤滑，但不得油污輸送帶；

2.防止輸送帶負荷啟動；

3.輸送帶發生跑偏，應及時采取措施糾正；

4.發現輸送帶局部破損時，應用人造棉及時修補，以免擴大；

5.避免輸送帶遭受機架，支柱或塊狀物料的阻滯，防止碰破扯裂。

第二篇：Java路徑的分類與使用注意事項

Java路徑的分類與使用注意事項 閱讀次數: 63次 發布時間: 2011-01-05 10:23:21發布人: wanzhuanIT

來源: 網絡轉載

Java路徑簡單的分可以分為兩種：絕對路徑和相對路徑。下面介紹有關Java路徑分類的一些細節，以及使用Java路徑時需要注意的問題。

具體而言，Java路徑又分為四種：

一、URI形式的絕對資源路徑如：file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/aaa.b URL是URI的特例。URL的前綴/協議，必須是Java認識的。URL可以打開資源，而URI則不行。URL和URI對象可以互相轉換，使用各自的toURI(),toURL()方法即可。

二、本地系統的絕對路徑 D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/aaa.b Java.io包中的類，需要使用這種形式的參數。但是，它們一般也提供了URI類型的參數，而URI類型的參數，接受的是URI樣式的String。因此，通過URI轉換，還是可以把URI樣式的絕對路徑用在java.io包中的類中。

三、相對于classpath的相對路徑如：相對于 file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/這個路徑的相對路徑。其中，bin是本項目的classpath。所有的Java源文件編譯后的.class文件復制到這個目錄中。

四、相對于當前用戶目錄的相對路徑就是相對于System.getProperty(“user.dir”)返回的路徑。對于一般項目，這是項目的根路徑。對于JavaEE服務器，這可能是服務器的某個路徑。這個并沒有統一的規范。所以，絕對不要使用“相對于當前用戶目錄的相對路徑”。

然而：默認情況下，java.io 包中的類總是根據當前用戶目錄來分析相對路徑名。此目錄由系統屬性 user.dir 指定，通常是 Java 虛擬機的調用目錄。

這就是說，在使用java.io包中的類時，最好不要使用相對路徑。否則，雖然在J2SE應用程序中可能還算正常，但是到了J2EE程序中，一定會出問題。而且這個路徑，在不同的服務器中都是不同的。相對路徑最佳實踐推薦使用相對于當前classpath的相對路徑因此，我們在使用相對路徑時，應當使用相對于當前classpath的相對路徑。

ClassLoader類的getResource(String name),getResourceAsStream(String name)等方法，使用相對于當前項目的classpath的相對路徑來查找資源。讀取屬性文件常用到的ResourceBundle類的getBundle(String path)也是如此。通過查看ClassLoader類及其相關類的源代碼，我發現，它實際上還是使用了URI形式的絕對路徑。通過得到當前classpath的URI形式的絕對路徑，構建了相對路徑的URI形式的絕對路徑。(這個實際上是猜想，因為JDK內部調用了SUN的源代碼，而這些代碼不屬于JDK，不是開源的。)相對路徑本質上還是絕對路徑因此，歸根結底，Java本質上只能使用絕對路徑來尋找資源。所

有的相對路徑尋找資源的方法，都不過是一些便利方法。不過是API在底層幫助我們構建了絕對路徑，從而找到資源的。得到classpath和當前類的絕對路徑的一些方法 下面是一些得到classpath和當前類的絕對路徑的一些方法。

Java路徑：你可能需要使用其中的一些方法來得到你需要的資源的絕對路徑。

1，FileTest.class.getResource(“")得到的是當前類FileTest.class文件的URI目錄。不包括自己。如：file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/com/test/

2，FileTest.class.getResource(”/“)得到的是當前的classpath的絕對URI路徑。如：

file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/

3，Thread.currentThread().getContextClassLoader().getResource(”“)得到的也是當前ClassPath的絕對URI路徑。如：file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/

4，FileTest.class.getClassLoader().getResource(”“)得到的也是當前ClassPath的絕對URI路徑。如：file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/

5，ClassLoader.getSystemResource(”“)得到的也是當前ClassPath的絕對URI路徑。如：file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/ 我推薦使用

Thread.currentThread().getContextClassLoader().getResource(”“)來得到當前的classpath的絕對路徑的URI表示法。Web應用程序中資源的尋址 上文中說過，當前用戶目錄，即相對于

System.getProperty(”user.dir“)返回的路徑。

對于JavaEE服務器，這可能是服務器的某個路徑，這個并沒有統一的規范。

而不是我們發布的Web應用程序的根目錄。

這樣，在Web應用程序中，我們絕對不能使用相對于當前用戶目錄的相對路徑。

在Web應用程序中，我們一般通過ServletContext.getRealPath(”/“)方法得到Web應用程序的根目錄的絕對路徑。這樣，我們只需要提供相對于Web應用程序根目錄的路徑，就可以構建出定位資源的絕對路徑。這是我們開發Web應用程序時一般所采取的策略。

通用的相對路徑解決辦法 Java中各種相對路徑非常多，不容易使用，非常容易出錯。因此，我編寫了一個便利方法，幫助更容易的解決相對路徑問題。

Web應用程序中使用JavaSE運行的資源尋址問題在JavaSE程序中，我們一般使用classpath來作為存放資源的目的地。但是，在Web應用程序中，我們一般使用classpath外面的WEB-INF及其子目錄作為資源文件的存放地。在Web應用程序中，我們一般通過ServletContext.getRealPath(”/“)方法得到Web應用程序的根目錄的絕對路徑。這樣，我們只需要提供相對于Web應用程序根目錄的路徑，就可以構建出定位資源的絕對路徑。

Web應用程序，可以作為Web應用程序進行發布和運行。

但是，我們也常常會以JavaSE的方式來運行Web應用程序的某個類的main方法。

或者，使用JUnit測試。這都需要使用JavaSE的方式來運行。

這樣，我們就無法使用ServletContext.getRealPath(”/")方法得到Web應用程序的根目錄的絕對路徑。

而JDK提供的ClassLoader類，它的getResource(String name),getResourceAsStream(String name)等方法，使用相對于當前項目的classpath的相對路徑來查找資源。讀取屬性文件常用到的ResourceBundle類的getBundle(String path)也是如此。它們都只能使用相對路徑來讀取classpath下的資源，無法定位到classpath外面的資源。Classpath外配置文件讀取問題如，我們使用測試驅動開發的方法，開發Spring、Hibernate、iBatis等使用配置文件的Web應用程序，就會遇到問題。盡管Spring自己提供了FileSystem(也就是相對于user,dir目錄)來讀取Web配置文件的方法，但是終究不是很方便。而且與Web程序中的代碼使用方式不一致。至于Hibernate，iBatis就更麻煩了。只有把配置文件移到classpath下，否則根本不可能使用測試驅動開發。

第三篇：標準物質如何使用及使用標準物質注意事項

標準物質如何使用及使用標準物質注意事項 標準物質的特點與性質

(1)標準物質可用于校準儀器。分析儀器的校準是獲得準確的測定結果的關鍵步驟。儀器分析幾乎全是相對分析，絕對準確度無法確定，而標準物質可以校準實驗儀器。

(2)標準物質用于評價分析方法的準確度。選擇濃度水平、準確度水平。

(3)標準物質當作工作標準使用，制作標準曲線。儀器分析大多是通過工作曲線來建立物理量與被測組分濃度之間的線性關系。分析人員習慣于用自己配制的標準溶液做工作曲線。若采用標準物質做工作曲線，不但能使分析結果成立在同一基礎上，還能提高工作效率。

(4)標準物質作為質控標樣。若標準物質的分析結果與標準值一致，表明分析測定過程處于質量控制之中，從而說明未知樣品的測定結果是可靠的。

(5)標準物質還可用于分析化學質量保證工作。分析質量保證責任人可以用標準物質考核、評價化驗人員和整個分析實驗室的工作質量。具體作法是：用標準物質做質量控制圖，長期監視測量過程是否處于控制之中。

使用標準物質應注意：

(1)選用標準物質時，標準物質的基體組成與被測試樣接近。這樣可以消除基體效應引起的系統誤差。但如果沒有與被測試樣的基體組成相近的標準物質，也可以選用與被測組分含量相當的其它基體的標準物質

(2)要注意標準物質有效期。許多標準物質都規定了有效期，使用時應檢查生產日期和有效期，當然由于保存不當，而使標準物質變質，就不能再使用了。

(3)標準物質的化學成分應盡可能地與被測樣品相同

(4)標準物質一般應存放在干燥、陰涼的環境中，用密封性好的容器貯存。具體貯存方法應嚴格按照標準物質證書上規定的執行。否則，可能由于物理、化學和生物等作用的影響，使得標準物質發生變化，引起標準物質失效。

第四篇：辦公用品的分類與使用

辦公用品的分類與使用

一、日常用具

1.日常用具的定義

日常用具指企業日常工作及業務操作所使用的家具、工具、器具等。例如規尺、剪刀、裁紙刀、訂書機等文具，電子計算器、算盤、計算機、筆記本電腦等辦公設備。

2.日常用具的配備及使用要求

(1)為使圖表等文件制作快速且漂亮，所使用的文具包括規尺、樣板、剪刀、裁紙機、繪圖用具等。

(2)文書化也有謄寫、打印、印刷、修改文書的工作。平時，就要使用文字處理機、微機、桌面印刷機等辦公設備。

(3)制作文書也需要復印。復印室需要復印機、碎紙機、文件打孔機、三孔機、裁紙機、垃圾箱等日常用具。需要大量印刷時，應該使用附帶排序功能的高速復印機。有的復印機可進行彩色復印。碎紙機是切碎文書用的。機密文件復印錯誤或需要銷毀機密文件時，可放人碎紙機切碎。

(4)文件打孔機和三孔機等是使用活頁封面裝訂紙張時給紙張打孔用的。(5)裁紙機用來裁斷復數文書的一頁頁的復印件。

(6)日常辦公工作除文書化外還有計算。企業所做的銷售分析、投資分析、經營計劃的制作、技術設計等都需要快速準確的計算。計算用具為電子計算器。作為長時間使用的業務用計算用具，一般使用具備所必需的位數和計算功能稍大的電子計算器。

(7)如果是電子計算器無法進行的高難度計算，或者數據量較多，或者需要制作生產計劃的數值表格時，可使用微機。微機需要具備以下幾種功能的軟件，如數據保管功能、制表功能、科技計算功能、統計計算功能等業務所必需的功能。

(8)日常業務中包括通信業務。通信工作使用電話、終端傳真機等通信電子設備。使用時通過電話總機、內線、外線雙方都可實現轉送功能，如按鍵式電話，即使人不在也可以轉送到移動點或所到達的地方。

(9)會計和教育培訓等需要投影機、電視、VTR等日常用具。為提高信息傳達的效率，有時需要給語言配上適當的動態畫面、靜止畫面或插圖等圖像。開會時則使用語言和投影機進行說明。

二、辦公設施附件

1.辦公設施附件的定義

辦公設施附件指的是為設施配置的物品。設施指辦公室、會議室、招待室、圖書室、培訓室、復印室、電腦房、展示廳等等。辦公室內最基本的辦公設施附件，有桌椅、文件框等，此外還有信箱、雜志架、布告牌、衣柜、掛外套的衣架等。

2.辦公設施附件的配備及使用要求

(1)辦公桌需要每人一臺。辦公桌大多為鋼板制品且附帶有抽屜。結束工作回家時，桌子不要放置任何東西。特別是不要將機密文件及重要文件等留在桌上。

會議室及接待室等處使用涂有沉色的大桌子。桌子上附帶有抽屜及擺放物品用的擱板等。OA設備使用較多的事務所在位置工作站時選用便于工作的辦公桌。

一般工作站所使用的桌子有的呈L字型。這可便于事務工作與OA設備的操作同時進行。

(2)椅子也有各種各樣的。椅子關系到事務工作的坐姿，能左右事務工作者的疲勞程度。可選用可以上下調節座高的并改變靠背角度的辦公用椅。(3)為了提高辦公室事務工作的效率，需要放置文件柜。將文件放入做成桌子抽屜的文件柜時，需將文件縱向堆疊、文件的脊部橫放。放入拉門式文件柜時，同書架一樣，需讓文件背部豎放。拉門式文件柜與書架一樣保管活頁封面及文件等都比較方便。抽屜式文件柜保管文件夾比較方便。企業需要置備兩種不同方式的文件柜。需要置備個人辦公專用和放置企業公用文件夾的文件柜。

(4)辦公室里應有放置郵件及傳閱資料等的信箱。信箱為抽屜式的收放箱。為防止夜間機密泄露，信箱應有暗鎖。

(5)放置雜志架以供閱覽報紙、雜志用。雜志架上通常放置最新一期的雜志及報紙，舊雜志、舊報紙則被放在書架上。

(6)辦公室所必需的辦公設施附件要有供員工保管衣物的衣柜、掛外套的衣架、放傘的傘架、供應茶水或其他飲料的供給熱水設備，丟棄垃圾的垃圾箱等。在選擇這些用品時，應選擇實用的。

(7)會議室、培訓用的教室、放映幻燈片或投影的工作室需要白板、黑板等會議用的辦公設施附件，麥克風及錄像機等音像放映設備，聽眾用桌椅，講演用的衣架等等。新型會議室、培訓用教室等處大多使用白板。

聽眾用桌椅須采用可以使聽眾在會議或培訓期間保持心情舒暢、精神集中的樣式。若使用接待室里的柔軟的椅子，可能會使其緊張感松弛，坐姿不端正，會造成精神無法集中。

(8)復印室需要放置分類整理復印紙的保管箱，將文書用訂書機裝訂并整理的工作臺、保管原件及復印件的擱板、復印機的保養工具、藥品柜、大垃圾箱等等。這些東西最好是物美價廉的。

三、易耗品

1.易耗品的定義

易耗品指的是會因使用而減少的物品。比如，辦公用的鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮等筆記工具；公司信紙、方格紙、活頁紙、復印紙、傳票、留言條等紙張；筆記本、賬簿、軟盤等OA易耗品；文件夾及活頁封面歸檔用具等等。

2.易耗品管理要求

為提高事務工作的效率，并削減事務工作的成本，必須經常保管一定品質、適量的易耗品。其要求及類別如下：

(1)預先估計單位時間的事務工作需要花費多少費用，以便準備易耗品時可以設法削減費用。

(2)事務工作需要花費的費用有業務員的勞務費、建筑物、辦公設施附件及日常用具的使用費，相當于易耗品的消費量的那部分金額等。

(3)企業所使用的易耗品中有與文書化相關的東西。例如筆記用具包括鉛筆、鋼筆、圓珠筆、簽字筆、記號筆、黑板用粉筆、白板用水性萬能墨水筆以及用于會議用活動掛圖的油性萬能墨水筆等。還有繪圖鉛筆、有色鉛筆等。(4)文書化用紙采用信紙大小的或畫線的A4、B5紙。畫圖或制作圖表時使用印有方格的紙張。會議使用無花紋的模造紙或印有方格的活動掛圖。

(5)公司內部聯絡或各種申報需準備格式固定的專用紙張，例如交通費的支付申請書之類。

(6)筆記本按不同主題分別制作，因此可以使用不同大小的筆記本，用來記錄會議或培訓等的內容。

(7)企業內簡單聯絡使用留言條。留言條還包括電話留言等專用紙。

(8)整理文書或在會議上對議題進行分類時，經常使用的是拍紙。拍紙可以貼在其他物品上，又很容易撕下來，整理時使用很方便。

(9)發送文書可使用公司內部信封和公司外部信封。信封有橫寫式、豎寫式、大小不等，顏色各一。公司外部信封有社交用和貿易用兩大類。公司內部應有郵件專用信封。

(10)復印紙有A4、B4、B5、信紙大小的以及帶有3孔的復印機。

(11)文件夾、活頁封面、透明文件袋、隔斷用紙等是用于保管文書的易耗品。

(12)磁盤也可視為易耗品，使用文字處理機或微機制作的文書保存在磁盤上。

(13)橡皮、修正液、修正紙帶等是用于訂正文書的易耗品。修正液用于修改圓珠筆的文字，修正紙帶用于擦去用萬能墨水筆寫在橫寫式紙上的文字。

(14)裝訂時使用的訂書訂、魚尾夾、回形針、糨糊、膠帶紙等是用于對文書進行分類的易耗品。頁數較少的文書用小號訂書釘裝訂，報告書等數十頁的文書用大號訂書訂，更大的則用魚尾夾裝訂。對文書進行隔離時使用回形針。

要將文書貼在襯底或其他文書上時使用糨糊或膠帶紙。

四、辦公設備

1.打字機 打字機是辦公室中用得很廣泛的一種機器，有許多種式樣和型號。從手動的、電動的到電子的，有的帶記憶功能，有的可進行文章編輯。打字機的使用能大大提高書寫的工作效率。

2.傳真機

傳真機是專為和自動文本處理機一起使用而設計的國際電子通訊網絡，因而無須把數字信號轉換為穿孔帶的形式。

通常被稱作“傳真”的傳真電報設備，使用電話傳輸，在若干秒鐘之內，將任何形式的印刷、打印或手抄材料、繪圖、圖表和照片從一個地方傳輸到另一個地方。它能將文件復制品完全準確地傳送到任何距離，既有電話的速度，又具有辦公室內復印機的復印功能。

傳真電報與電傳相比，一個突出特點是，輸入端的材料無須打印，而且復雜和詳盡的定貨單可以完全準確地發送出去。

3.電傳機

用電傳機電傳給用戶提供快速的書面通信手段，既有電話的速度，又有書面文字的權威性。配備電傳設備的用戶收發雙方都可以得到一份打印的電文副本。這對很多商業業務是十分理想的。它使外語更加容易地翻譯成書面語言。

此外，下班后電傳機還能接收信息。它能傳遞電子計算機的數據。如用戶電報電傳機的操作程序如下：

(1)操作人員撥打對方電傳號碼。

(2)對方的應答電碼(用一個縮寫的名字)必須顯示在電傳機上以后才采取下一步驟。

(3)操作人員打字輸入他自己的應答電碼。

(4)操作人員打出電文或把儲存在存儲器中的信息發送出去。(5)操作人員重復他的應答號碼。

(6)對方的應接電碼應再次出現在電傳機上以證實全部信息已發送完畢。

4.復印機

用復印機印刷原件副本的最大優點之一，是通過該法能夠獲得一份在復制過程中不出文字錯誤的原件副本。該機器是電動的，而且對需要用作復印的原件不需要做什么特殊準備。通常一次復印的份數是無限量的，而且印刷質量也不會逐漸下降，改動或改錯工作可以毫無困難地進行。

(1)復印的基本方法

復印機根據使用的光敏材料不同，用紙不同，顯影方式(干法或濕法)不同，分為氧化鋅復印機、硒靜電復印機以及硫化復印機等。但在設計原理上，幾乎都是通過控制電路的繼電器、微動開關、光源、馬達等部件將充電、曝光、顯影、轉印、定影一直到復印品的整個過程，有機地組織成為一個自動化過程。

由于感光材料不同、組織結構不同、性能不同，構成了各種類型的復印機。但它們復印的操作方法一般都是相同的：

①原稿的放置利用復印機的頂蓋，需復印的原稿一面面向下緊貼在玻璃板上，并根據稿臺上的定位標尺，把原稿放在正確的位置上，然后把原稿壓板輕輕放下，壓在原稿上。

②將復印紙放入供紙盤。復印紙的規格尺寸根據原稿的尺寸而定，復印紙要成疊放入供紙盤之內，應使復印紙松散，使紙張互相分開。復印紙一定要平整，否則容易出現紙路故障。

③按開機鍵，接通整體電源。此時機內定影器開始加熱。

④調節定影溫度。當復印紙較厚、室溫較低時，可調高定影溫度。當復印紙較薄，室溫較高時，可調低定影溫度。

⑤調好復印數。將預印計數旋鈕轉到所需復印張數的位置上。⑥復印。當復印機預熱達到溫度后，“待機”指標燈滅，“復印”指示燈亮，此時可按“復印”鍵，開始復印。

⑦調光圈和色粉量。根據第一次復印品的反差和墨色濃淡情況，調節復印機的光縫或光圈大小和色粉置的多少。

⑧關機。復印結束后，等最后一張復印品送進接紙盤，按“停機”鍵。待定影器冷卻，即可關掉電源開關。

⑨工作過程。復印機的工作過程則可分為充電、曝光、顯影、轉印、定影、消電和消刷幾部分。

(2)特殊文件的復印方法

①增大反差法

在文書處理過程中，往往有許多文件已不是原始打印件。

這些文件有鋼筆、鉛筆、圓珠筆的字跡符號。紅藍鉛筆和硬質鉛筆的字跡較淺，復印后效果較差。復印這類文件可以采用增大復印曝光量的辦法來彌補，以增大黑白反差。原稿如已是復制品，也常采用上述辦法復印。

②輕壓法

當原稿是書本或立體物時，就需用手輕輕按住，使要復印的一頁緊貼玻璃板，否則會影響成像的清晰度，使復印品局部影像模糊。

③用紙襯托法

當原稿兩面都有字，而且又比較薄時，反面的字就會出現在復印品上，這時可在原稿的背面放一張與原稿字跡顏色相同的紙。

如原稿兩面都是白底黑字時，通常放上一張中性顏色的紙，原稿兩面都是白底藍字，通常就放一張藍色的紙。

④夾紙復印或剪貼復印法。

在復印無法拆開的厚本文件或書籍時，往往會有一條很空的黑痕留在復印件上，甚至還可能印上旁邊另一行字。這時要在兩頁間夾一張厚白紙，遮住暫不印的一頁及中縫。若仍不能達到要求，也可以采用二次復印，最后剪貼再復印的方法。

⑤減少曝光量法

在復印彩色圖片、照片、選票、會議證以及年代久遠的歷史檔案材料時，字跡或圖像與紙張的反差較少，復印后容易發黑，通常可以采用減少曝光量的方法。

⑥部分復印法

當復印文件原稿超出復印機稿臺的范圍時，可以將原稿分成若干部分復印，每一部分都多印一些，復印完畢，將重疊部分剪去或遮去，然后粘好。

⑦多次循環法 為便于處理和保存文件，需將大幅原稿縮印成小幅復印件時，可以采用多次縮印的方法，直到達到要求為止。

(3)復印機的保養與維修

復印機在使用前，應詳細閱讀該復印機的說明書，并對該復印機各部件進行認真的檢查，搞清楚所使用的復印機的型號、功能，各種按鈕和指示燈的作用，紙張紙格等等，并且在操作時，嚴格按照說明書上的操作程序進行操作。復印機要經常進行維護，以保證復印效果和延長使用壽命。對復印機的基本要求如下：

①復印機在運轉過程中，如遇意外情況應立即關掉總開關，使盤機停止工作。②復印機在復印五千次以后，應進行一次全面的清潔和維修工作。③每天復印工作完成后，要進行清潔工作。

a.每天復印完成后，要用干凈的布或脫脂棉輕輕擦去稿臺玻璃板上的灰塵和指紋。

b.玻璃板上的污物可以用脫脂紗布蘸乙醚擦去。

c.如果橡皮壓板上有污物，可以用脫脂棉蘸清潔劑擦拭干凈。④注意保養好光敏鼓(板)：

a.在裝配或卸下光敏鼓(板)時，要求輕拿輕放，否則劃傷和紙紋都會反映到復印品上。

b.在安裝光敏鼓時，要檢查鼓和軸是否同心，防止其表面受損。

c.擦洗光敏鼓時可用脫脂棉輕輕擦去粉塵，再用脫脂棉蘸乙醚或丙酮擦拭。d.擦光敏鼓時應朝一個方向，直到棉花上沒有黑色為止。⑤要經常清洗復印機，包括復印機的屏蔽殼和電極絲。⑥要定期清除吸塵箱粉管內的粉末和盛粉盒中的墨粉。

⑦鏡頭、反光鏡上有灰塵或其他污物，可用氣球吹去，若吹不掉，可用鏡頭紙或用脫脂砂布蘸3:1的酒精乙醚混合液擦拭。

⑧應經常檢查清潔刮板或清潔毛刷是否老化、變硬，以免損傷光敏鼓。

⑨復印機不宜在潮濕、不通風、灰塵大及溫度高的環境下工作。⑩用復印機復印時，最好使用標準復印紙，不要隨便使用其他紙張，尤其是過薄或過厚的紙張，以免發生卡紙或損壞機器。

靜電復印機的操作雖簡單，但使用維護就相對困難。這要求操作者不僅要懂得靜電復印基本原理，而且要注意積累日常工作經驗，做好復印機的使用和維護工作。

5.電子計算機

(1)電腦在工作中的用途

①漢字的文書處理主要是利用微型計算機(或終端設備)、文字處理機等設備進行公文起草、修改、排版、印刷等。

②打印輸出有：打印機打印輸出、激光打印輸出、激光照排系統輸出等，既快速又方便。

③計算機信息檢索是利用計算機系統有效存儲和快速查找的能力發展起來的一種計算機應用技術。這種系統是信息檢索使用的硬件資源、系統軟件和檢索軟件的總合。它能存儲大量的信息，并對信息條目進行分類、編目或編制索引。它可以根據用戶要求從已存儲的信息集合中抽取出特定的信息，并且有插入、修改和刪除某些信息的能力。計算機信息檢索系統可分為：一次性信息檢索系統和二次性信息檢索系統。

④電子郵件正在各類辦公室逐步得到應用。它是一種用電子技術傳送聲音、圖像、數字、文字或其他混型信息技術，它包括簡單的電話機、傳真機到復雜的計算機網。

⑤發展高密度存儲技術也是辦公室自動化的重要內容，將各種文件、資料、檔案等信息存儲在盡可能小的空間內，由計算機進行高速檢索。以高密度、大容量磁盤存儲器為基礎的數據庫是計算機信息檢索系統應用最廣的技術。可用于信息存儲的介質磁帶、微縮膠卷等。

⑥遠程通信會議也是辦公室自動化常用的技術。位于不同地點的人可以通過長途電話或計算機網舉行會議。遠程通信會議包括交換行政和技術情報的行政會議、記者招待會、遠程疾病診斷或會診、遠程教學等。

(2)計算機病毒防范

目前世界上已知的計算機病毒已達數千種之多，并且還在不斷增加。對計算機病毒的侵擾，已經找到了一些防范措施，主要有以下幾種：

①提高警惕。計算機用戶應盡量使用原裝軟件而不用復制軟件。不要與別人交換軟件，也不要讓外人在自己的計算機上用其自帶的軟盤進行操作。對于配備有計算機系統的機關、企業、事業單位的機房，不能輕易讓外人出入，如因維修確需外人進入機房時，事先要采取安全措施，現場必須始終有人陪同。

②加強法制。對于“埋設”病毒和病毒散布者嚴加懲處。現在，美國已有48個州通過了禁止故意破壞計算機的法律，這對病毒散布者起到一定震懾和遏制作用。

③使用“計算機疫苗”的基本原理。在病毒最易藏匿的某些計算機軟件控制部位設下保護性程序。當有來源不明的信息企業通過這些部位時，“疫苗”便會出來阻擋，同時發出警告信號，以提醒“計算機用戶注意”。

④清除病毒。計算機一旦受到病毒侵害，可以運用一種特殊的“審查程序”來找出病毒之所在，然后加以消除。最簡便的消除方法就是把計算機關掉，以清除所有資料信息，然后再重新建立資料信息庫，但要注意，在重新建立資料信息庫時一定要使用原廠出品的新軟盤，并且在新軟盤使用之前要先掃描一遍，看其中是否有來歷不明的信號。

6.電話機輔助工具

(1)交換臺

交換臺用于接收所有來話呼叫并通過內部通信開關和信號將其轉送各總經辦或其他部門。

(2)電話應答機

接電話人不在時，可使用電話應答機接電話，即把電話應答機和電話接通，以便能不斷回答電話呼叫并提供錄音服務。每個打來電話的人都可以聽到預先錄好的歡迎，把信息錄下來的說明。接受到的電話內容可由錄音機錄下來寫在留言紙上，交給有關工作人員看。

7.口授錄音設備

口授錄音設備指各種記錄講話的錄音機器。它可以記錄下任何信息，并且通過回放錄音，在打字機上將口授內容復制下來。使用錄音機器，可以節省口授人、記錄人的時間，而且通過錄音打字或記錄整理，避免了速記工作，既省事又省力。

8.信封啟口機

信封啟口機有兩種：一種靠壓桿操縱，像一臺切紙機似的；另一種是自動啟信機用手或電力操縱。自動啟信機使用方法是，將信封放入機內，由傳送帶一一送到切割部位。信封的上沿切掉后，自動退出機器，掉到接收箱內，自動啟信機一般適用于數量較多的信件。

9.信封封口機

信封封口機可濕潤信封口上的膠水，封好信封口。信封可自動送入封口機。使用封口機可將大量信件封口，而且封得很牢。

10.信件折疊機 如有大量信函、發票、聲明、價目表等待發郵件需要及時折疊，可使用信件折疊機。

信件折疊機通常是自動的，可自動將信件送入，折疊好，并堆放整齊。只需調整標尺上的一個旋鈕，就可改變折疊的部位，將信件單折或雙折。折好的信件會自動彈出，經一活動的傳動系統，按嚴格的順序堆積好。該機還可以在需要撕掉一部分的函件上打出一條可撕的孔來。還要用輪式切刀切掉信件的多余部分。．

11.蓋郵資已付印記的自動郵資蓋印機

如用自動郵資蓋印機，就不用再貼郵票，只需在信封上印上已付郵資的戳記即可(用戶應向郵局預付部分信用郵資款)。自動郵資蓋印機可用于任何郵件，包括國內平信、明信片、掛號信、包裝以及發往國外的信。這種蓋印機的操作方法如下：

將轉輪或旋鈕調到所需郵資數字上，當郵件經過蓋印機時，標明發信時間、郵局和郵資的圖章就會印在郵件上。

12.訂書機

訂書機是用來訂文件的小機器。電動訂書機速度快一些，因為文件一放入，釘子就會自動訂好。

長柄訂書機，長約一英尺，用來訂雜志、手冊等折疊式文件的中間部分。使用訂書機應選用性能好的，這樣能使工作順利不費勁。實驗證明，用大頭針或曲別針裝訂文件需7秒鐘，而用訂書機只需3秒鐘。第二節 辦公用品的采購管理

一、采購前的準備

辦公用品通過購入置辦。購置辦公用品時必須首先決定購買何物和從何處購買的問題。作為辦公用品負責人，必須選擇最適合的辦公用品和最合適的購貨處。

1.掌握辦公用品的有關知識。

2.充分理解各個部門對辦公用品的要求。

3.辦公用品負責人需要將企業全體共同使用的辦公用品和特定部門用于特殊目的的辦公用品分開，將采購部全體共同使用的物件作為主要目標和中心。4.特定部門用于特殊目的的辦公用品，則在需要時向特定部門詢問所必需的重要物件。

二、購入辦公用品的要求

1.辦公用品負責人根據辦公用品知識決定購入的辦公用品

(1)對市場上的辦公用品進行調查，把握其性能、功能及價格。(2)然后選擇最適合企業的物件。

(3)辦公用品負責人需要經常對新產品加以注意，以便尋找符合組織要求的物品。

(4)需要經常接觸辦公用品供應商以取得商品目錄，或者經常出入展覽會場等。

(5)一旦發現好的辦公用品便介紹給企業的業務負責人以促其使用。

2.辦公用品負責人提出購買要求，由購貨負責人訂貨

(1)購貨負責人就購貨處價格及交貨期進行協商。(2)購貨處的選擇由提出購買要求的辦公用品負責人決定，或者由購貨部門決定。

(3)同一物品存在多處購貨處時，大多由購貨部門決定購貨處。(4)辦公用品負責人在制作購買計劃時，必須決定購入數量與交貨期。(5)若購入數量過多，作為存貨積壓的東西會增多，從而導致資金無法被有效地運用。

(6)購入數量過少會造成庫存中斷，使業務停止。

(7)決定購入數量和交貨期的依據是辦公用品的需要計劃和該的預算。(8)易耗品的供給工作應做到下一批物品在存貨將盡前購入并到貨。

(9)存貨沒有的日期只需用現在的存貨量除以每日計劃需要量即可算出。(10)要向訂貨處提出待物品快要用完時馬上交貨的要求。(11)訂貨是可通過每日計劃需要量乘以訂貨間隔天數算出。第三節 辦公用品的發放使用與分配管理

一、辦公用品的發放

對辦公用品的發放管理，要建立正常的發放和使用制度。要嚴格掌握辦公用品的發放范圍，根據實際需要進行發放，避免浪費。對經費已經超支的部門，要限制領用。在辦公用品領取和發放工作中，保管員要堅守工作崗位，服務要熱情周到。對不符合領取規定的，要做好解釋工作，使之能夠理解。

二、辦公用品的使用

辦公用品的使用，一般應遵循經濟化、有效化、標準化和制度化的原則。

1.經濟化原則

經濟化原則，要求工作人員消耗辦公用品的數量，必須和其工作成就的價值等值，如果不等值，消耗量大于價值量，則造成辦公用品和經費的浪費，違反了節約的原則。

2.制度化原則

制度化原則，是指要從本企業的實際情況出發，公開制定辦公用品的使用原則與方法，嚴格執行，絕對遵守，形成穩定的制度。

屬于工作人員按慣例需用的辦公用品，實行定期定量的發放，各使用人自行領用并實施登記。屬于工作人員非慣例使用的物品，應填報領物單或借用單，由主管人員審核批準，交保管人發放。領物單表格中應包括物品名稱，請發數量、實發數量、用途、批準者、審核者和領物者等項目。保管人發放時，應備簿登記，每月統計一次，送主管人員查閱，使其了解企業辦公用品消耗情況，改進工作。3.有效化原則

有效化原則，是指行政工作中直接消耗的辦公用品，雖然不能任意浪費，也不應一概簡縮，只要使用得當，即使花費多也不能吝惜，以使辦公用品發揮出最大作用。

企業所需的辦公用品種類繁多，用量較大，對其進行管理是一項較為復雜的工作，要注意協調采購、保管和使用的關系，采購要保證及時供應，又不能積壓浪費。因此，購置前要了解辦公用品的使用情況，同時檢查庫存，找出各種物料的最佳庫存量。使用時，要對庫存情況、行政經費實力以及市場供應心中有數，以免辦公用品使用中有浪費或中斷供應的現象。所以，采購部門、保管部門要緊密聯系，互通信息，共同做好辦公用品的管理工作。

4.標準化原則

標準化原則，是指為了把有效原則和經濟化原則統一起來，應力求辦公用品的使用合乎辦公的特殊需要，并和辦公地點、建筑等相適應。

三、辦公用品的分配

1.分配的責任人

辦公用品的分配由辦公用品負責人從其管理的保管庫配用給各部門。

2.分配的方法與要求

(1)配用的辦公用品被放在各部門的辦公用品保管柜。

(2)各部門的辦公用品負責人根據業務負責人的要求，從辦公用品保管庫中支給辦公用品。

(3)物品為廉價的易耗品且大量使用時，負責人可根據所需從保管柜中任意采取。比如，復印紙等就放在復印室的擱板上，負責人可隨意使用。

(4)磁盤等昂貴的東西則由部門辦公用品負責人放入帶鎖文件柜等保管箱進行保管，按工作要求配用。

(5)物資負責人算出各部門及人員辦公用品使用量，同時與平均使用量進行比較并實行統一管理，可以達到削減的目的。

(6)辦公用品使用量在與預算比較后實行統一管理。

①為避免辦公用品的總體費用超過預算，辦公用品需要按計劃進行消費。②即將超過預算時，應向各有關人員發出指示，提醒其節約使用辦公用品。(7)部門辦公用品負責人應以提高負責人的工作效率為原則供給辦公用品。(8)對辦公用品進行整理、整頓后加以保管并實行管理，以便隨時迅速提供，辦公用品的保管箱為文件柜及帶抽屜的收放箱等。

(9)大規模辦公用品保管在帶鎖的專用保管庫。保管庫可對辦公用品進行整頓后加以保管。

(10)一般辦公用品負責人可以自由分配廉價且大量的易耗品。回形針、橡皮及鉛筆之類無需記錄。

(11)部門辦公用品負責人需要定期整理散亂的物品，按規定的形式擺放整齊并且調查這些辦公用品的余額。

(12)存貨即將不足時，需向企業總體的辦公用品負責人申請配用辦公用品。(13)部門辦公用品負責人，任務在于整頓辦公用品并及時要求分配辦公用品。

(14)昂貴辦公用品的配用基本上按計劃進行。例如：

①對磁盤等使用業務范圍及使用量作出計劃并按計劃配用。②由何人因何工作配用給何人等要記在臺賬上。

③為不致丟失配用的辦公用品，可將其保管于帶鎖的保管場所。(15)歸屬于總務部門等處的辦公用品負責人按照部門辦公用品負責人提出的配用要求來配用辦公用品。

①辦公用品負責人從購貨處購入辦公用品。②然后，負責人配用給部門辦公用品負責人。③辦公用品負責人進行收授。第四節 辦公用品保管與維護管理

一、辦公用品保管與維護的目的

辦公用品的保管與維護，主要指辦公用品的登記、收藏、分配、使用責任的簽認以及盤點、交換和養護等，目的是保持辦公用品的效能。

二、辦公用品保管要求

1.保管

(1)辦公用品的保管一般要設專門的庫房和專人進行管理。

(2)保管員對采購員購入的辦公用品，按照規格、數量、質量，認真驗收、登記、上賬、入庫、精心保管。庫房內的各種物品要擺放合理，并做到整齊、美觀。

(3)要經常檢查庫房內的物品，防止損壞、變質、變形，并對存貨量進行整理、整頓以使其得到有效利用，以及進行修理以使其經常處于使用狀態等。

(4)在保管工作中，要及時登記保管賬卡，定期(季度或半年)清理庫存，做到賬物相符。

(5)保管員還要根據庫存和需求情況，定期提出采購計劃。在做計劃時，要注意防止物資的積壓，努力壓縮庫存，做到節約資金。

(6)對庫房還要注意加強安全防范工作，經常進行安全檢查，防止各種意外事故的發生。

2.提高辦公用品的利用率

提高辦公用品的利用率是辦公用品負責人的責任。辦公用品的利用率，是指辦公用品的利用量與可能利用的存貨量之比。提高辦公用品的利用率可使企業用少量資金進行經營活動的設想成為可能：

(1)為提高企業總體辦公用品的利用率，辦公用品負責人需要準備利用率高的物資，減少利用率低的辦公用品。

(2)為提高辦公用品的利用率就必須防止辦公用品的丟失破損，除企業的使用目的以外不作他用。

(3)必須確認辦公用品沒有丟失和破損。

三、保管與維護的具體工作

1.盤點

為確認其使用符合企業的目的，可以對辦公用品進行盤點：(1)盤點是調查易耗辦公用品的存貨量。

(2)可在特定時日使用辦公用品一覽表對存貨量進行檢查。

(3)在工作人員自由拿取辦公用品的地方把握存貨數值。與過去的存貨實際業績比較，若數值過小，則需要調查大量分配的原因所在。

(4)若辦公用品是由辦公用品負責人進行配用的，則將存貨量與賬簿上的存貨量作比較。

(5)辦公用品負責人將辦公用品的收支記在臺賬上，并努力使其與實際的存貨量保持一致。

(6)辦公用品若為日常用具和辦公設施附件，則盤點時需要調查辦公用品所在和破壞狀況，并且明確辦公用品的管理負責人、使用部門等。

(7)為方便盤點，必須在各辦公用品上貼上管理序號。

2.整理

為了有效靈活利用辦公用品就需要對辦公用品進行整理：

(1)部門辦公用品負責人必須使辦公用品處于隨時可供使用的狀態。(2)將使用與不使用的辦公用品分開，并將不使用的辦公用品可向上返還到特定場所。

(3)將物品放到該放的地方，并且擺放時要注意今后便于拿取。(4)辦公用品的維護管理需要確立及早發現故障、進行修理的體制： ①要從使用者手中確實收取辦公用品的使用報告，時常把握有關辦公用品的信息。

②要制定一定的修理制度，以便發現故障時按故障程度及時與有關人員聯系。

③當工作人員開始使用辦公用品后，若初次發現辦公用品有故障，要與辦公用品負責人聯系。由辦公用品負責人決定對工作影響最小的對策：

a.可使用代替品。

b.或由辦公用品負責人修理。c.或由生產廠家的修理負責人修理。d.或交由修理業者修理。

e.或者廢棄。

④對于可能給工業造成重大影響的，需要定期進行檢查和保養以免發生故障。

⑤若有必要可事先準備代替品。

為了工作人員有效利用辦公用品，特殊的用品必要時可由辦公用品負責人指導其辦公用品的使用方法。管 理 工 具 1

公司事務用品管理規定

第一章 購買

第一條 主管

為了統一限量，控制用品規格以及節約經費開支，所有事務用品的購買，都由事務用品管理員統一負責。

第二條 訂購數量

根據事務用品庫存量情況以及消耗水平，向主管科長報告，確定訂購數量。如果事務用印刷制品需要調整格式的話，或者未來某種事務用品的需求量將發生變化的話，也一并向主管科長提出。

調整印刷制品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經企劃部門審核確定大致的規格、紙張質地與數量；然后，去專門商店采購，選購價格合適、格式相近的印刷制品。第三條 采購方法

如果事務用品庫存不多，或者有關部門提出特殊需求，在這種情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買，或者訂購的方式。

第四條 訂購單各部門申請的事務用品中，如果包含著需要訂購的事務用品的話，申請部門還必須另填一份訂購單，經事務用品管理部門確認后，直接向有關商店訂購。

事務用品管理部門，必須依據訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，寫明訂購日期、訂購數量、單價，以及向何商店訂購等等。

第五條 追蹤

按訂購單以及訂購進度控制卡，檢查所訂購事務用品在預定日期送到與否，實施追蹤。

第六條 接貨

所訂購事務用品送到后，按送貨單進行驗收，核對品種、規格、數量與質量，如果沒問題，就在送貨單上加蓋印章，表示收到。

進而，在訂購進度控制卡上作好登記，寫明到貨日期、數量等等。第七條 支付 收到事務用品后，對照訂貨單與訂購進度控制卡，開具支付傳票，經主管科長簽字蓋章，作好登記，轉交出納科負責支付或結算。

第八條 分發

事務用品原則上由總公司統一采購、分發給各分事業單位和部門。如果有特殊情況，允許各營業所或分廠、分店，在提出“事務用品購買申請書”的前提下，就近采購。

在這種情況下，事務用品管理部門有權進行審核，并且把審核結果連同申請書一起交付監督檢查部門保存，以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據。

第二章 申請與分發領用

第九條 申請手續

各科的申請書必須一式兩份，一份用于分發事務用品；另一份用于分發領用事務用品臺賬登記。在申請書上寫明所要物品、數量與單價金額。

第十條 分發手續(1)接到各分事業單位的申請書（兩份）之后，進行核對，并在申請受理冊上作好登記，寫上申請日期、申請單位、用品規格與名稱以及數量；再填寫一份用品分發傳票給發送科。

(2)發送科進行核對后，把申請所要全部用品備齊、打包，通過郵局寄給分事業單位。

(3)用品寄出后作好登記，寫明寄送日期、品名與數量等。一份申請書連同用品發出通知書，轉交用品管理科記賬存檔；另一份作為用品分發通知，連同寄出包裹一起返回各分事業單位。

第十一條 報廢處理

對決定報廢的事務用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理有關事項。

第三章 保管

第十二條 填寫臺賬

所有入庫事務用品，都必須一一填寫臺賬（卡片）。第十三條 保管

必須清楚地掌握事務用品庫存情況，經常整理與清掃；必要時要實行防蟲等保全措施。

第十四條 盤存

事務用品倉庫一年盤點兩次（6月與12月）。盤點工作由科長負責；盤點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調整臺賬，使兩者一致。

第十五條 印刷品與紙張管理

印刷制品與各種用紙的管理，按照盤存的臺賬為基準，領發多少，隨時記賬，進行加減，計算出余量。一旦某批消耗品用完，即寫成書面報告遞交主管。

第十六條 持有量調查

必須對總公司各部科所擁有的事務用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品，作出調查。調查方式是，每月5日就前一月領用量、使用量以及余量（未用量），作出統計，向上報告。

事務用品管理科對報告進行核對，檢查各部科所報統計數據，是否與倉庫的各部科領用臺賬中的記錄相一致。最后把各報告分部科進行編輯保存。

第四章 監督與調查

第十七條 調查科職責(1)對總公司各科室進行調查。①核對用品領用傳票與用品臺賬。②核對用品申請書與實際使用情況。③核對用品領用臺賬與實際用品臺賬。(2)對分事業單位調查（同前）。第十八條 部長職責

(1)核對收支傳票與用品實物臺賬。(2)核對支付傳票與送貨單據。第十九條 科長職責(1)核對各類科目收支臺賬。(2)檢查各類科目實物臺賬。管 理 工 具 2

公司事務消耗品管理規定

第一條 事務消耗品是指文具、紙張、賬本及其他印刷物品。由于這些物品多用于企業事務運營，所以稱作事務消耗品，另外，這些物品經常使用并消費掉，價值較低，屬于低值易耗品。

第二條 事務消耗品在任何情況下只能粗略管理，只能在總體上大致規定一年×萬元總額；各部門及有關人員必須自律，避免浪費。為此，制定本規定，對事務消耗品進行管理。

第三條 事務消耗品的購買與管理，由工程科負責，下設保管員處理領用事務；各主管領導嚴格把關。

第四條 工程科必須把握事務消耗品在正常情況下，每月平均消耗量，以及各種消耗品的市場價格、消耗品的最佳采購日期。在此基礎上，確定采購量與采購時間，以最小的采購量，滿足日常事務運營在消耗品上的基本需求。

第五條 對于特殊場合所用的特殊事務用品，使用部門必須先提出書面申請，工程科據此進行必要的調查后準予采購。如果一次采購價格總額超過×萬元，必須經主管領導同意，有時必須請示總裁。

第六條 在訂制各種賬票時，如果需要改動原格式，或者重新設計新格式，使用部門的主管必須起草正式文件或方案，若有相關部門，則需要一式多份，送交工程科，并附上委托訂制或訂購申請單。

在這種情況下，工程科必須在其責權范圍內進行審核，包括審核新格式是否合適，訂購數量是否合適，以及新格式的適用性與時效性等等。如果通過審核，還必須就是否由本公司自行復制或復印，還是委托外部進行印刷等問題，與申請部門進行進一步協商。

如果總額超過×百元，或者事關重要或重大，有必要請示部門經理、乃至總裁作出抉擇。

第七條 向事務科領取事務消耗品時，必須填寫“申請書”，寫明申請年月日，使用場所（部科名稱）以及物品名稱與數量。同時申請者以及主管必須加蓋印章或簽字。即便是一支鉛筆也必須填寫“申請書”，否則不予領用。另外，特殊事務消耗品的申請，必須填寫用途。

第八條 局部使用或特殊用途的賬簿傳票的訂購與領用，統一由工程科調控與管理。使用部門或申請者必須按特殊的程序提出申請。

第九條 工程科必須在填寫事務消耗品購進登記簿的基礎上，對照各申請采購傳票，在每月末進行統計，向部門經理作出報告。

管 理 工 具 3

公司文具用品管理辦法

第一條 為使辦公文具用品管理合理化，滿足工作需求又節省費用，特制定本辦法。

第二條 本辦法將辦公文具分為消耗品、管制消耗品及管制品三類，分列如下：

消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、口取紙、筆記本、復寫紙、卷宗、便條紙、信紙、橡皮、夾子、印油、圓珠筆、釘書釘等。

管制消耗品：簽字筆、白板筆、螢光筆、修正液、電池、橫格紙等。管制品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機、日期章、計算器、米尺、印泥、印臺等。

第三條 文具用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”是應由個人使用保管的用品，如鉛筆、膠水、橡皮、米尺……。“部門領用”是本單位共同使用的用品，如打孔機、大型釘書機、打碼機……。

第四條 消耗品可依據年領用量，經驗估算等設定領用限制基數，并可隨部門或人員工作性質的改變適時調整。

第五條 管制消耗品應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊換新，但純消耗品（如橫格紙）不在此列。

第六條 管制品應由各使用單位造冊登記，建立保管人和移交手續，如有損壞，可以舊品換新品，如遺失應由責任人或部門自購賠償。

第七條 每月25日由各部門提出“文具用品請領單”交管理部統一采購，次月1日發放。但請領管制性文具不以上述時間為限。

第八條 由管理部為每單位設立“文具用品領用記錄卡”統一裝訂成冊，于領用文具時分別登記，以控制文具消耗。

第九條 文具是為公務活動提供，嚴禁取回家私用。

第十條 文具由管理部向文具批發商采購。有采購不易或耗用量大者，可酌予庫存。特殊文具經管理部同意，可由使用單位自行采購。

第十一條 新進人員到職時由各單位向管理部提出“文具申請單”領文具，并列入領用卡。人員離職時，應將剩余文具及列管文具一并繳交管理部。

第十二條 印刷品（如信紙、信封、表格……）除特殊用項者外，其印刷、保管均由管理部承擔。管 理 工 具 4

公司辦公用品發放制度

第一條 公司各處、室應本著節約的原則領取、使用辦公用品。

第二條 各處、室指定專人管理辦公用品。

第三條 各處、室于每月28日前將下月所需辦公用品計劃報辦公室。辦公室于每月6日前一次性發放各處、室所需辦公用品。

第四條 采購人員根據計劃需要采購、進貨、保證供應。

第五條 辦公用品入庫和發放應及時記賬，做到賬物相符。

第六條 任何人未經允許不得進入辦公用品庫房，不得挪用辦公用品及其他物資。庫房要做到類別清楚、碼放整齊。

第七條 加強管理和消防工作，防止失盜、失火。管 理 工 具 5

申購辦公設備工作規范

一、辦公設備日常管理的要點

1.根據部門現有人員數量、業務量及性質、現有同類資產數量及使用情況，判斷所提出申購請求是否合理，并為主管審批提供參考意見。

2.跟蹤采購過程，保證采購的正確性和到貨的及時性。

3.所有領用的物品(包括申購和調撥物品)，都應及時錄入“辦公設備管理”數據庫，對于固定資產類還應妥善保存“固定資產卡片”底聯。

4.要對辦公設備的存放地點及存放方式進行不定期的檢查，避免出現火災、盜竊等事故。

5.對于貴重資產的轉移行為需判斷是否必要、合理，并將實物與原始記錄相核對，保證其配置完整、狀態良好。

6.檢查“資產轉移表”填寫是否完整、是否經過相關領導的簽字確認。妥善保存紙面的轉移表，并在“辦公設備管理”數據庫中進行相應地更改。7.對于閑置資產，應主動退庫，以便調撥使用，提高資產利用率。8.辦理資產清退手續之前，應首先核對原始記錄，找齊所有配件。對于丟失、損壞的現象，應及時報相關部門處理。退庫后，妥善保存原始憑證，并在數據庫中做相應地修改。

二、根據需求，申購辦公設備

1.公司現有的申購種類

一般(非生產物料)申購、框架采購、自行采購、應急庫存申購。2.“編碼查詢”數據庫的操作(略)3.填寫非生產物料申購電子流時應注意的事項

(1)如果申購物品有項目編碼，不要改變各欄目內的原值。(2)若無項目編碼，直接填寫項目描述，保持該項目編碼為“無”。(3)如果要求交貨地點不是申購人辦公地點，請務必在備注欄注明交貨地點。

(4)辦公設備非生產申購的主要流程(申購人)填單—(部門計劃員)匯總—(部門主管)審核—(計劃處)計劃審核—(采購部)分單—(采購員)認證—(申購人/計劃員)確認—(計劃員)生產PR—(采購員)生產PO—(庫房)到貨

三、跟蹤申購請求的執行情況

1.辦公設備申購的監控點

填寫單據、申購匯總、認證跟蹤、到貨查詢。2.申購問題反饋/投訴方法

行政采購中心特成立了“投訴受理中心”，并設立了“投訴熱線”和“投訴電子郵箱”。受理中心受理人：×××(ID：×××)；投訴熱線：888×××；投訴電子郵箱：行政采購中心、采購文件投入處，E-mail：××@.××。管 理 工 具 6

領用辦公設備工作規范

一、及時查詢到貨信息

到貨查詢一般可查詢“收貨管理系統”電子流，其中的“到貨公告內容”內可查詢到近期到貨公告、領貨信息以及應急物品庫存信息。

二、領取及發放辦公設備

1.領貨主要流程

(秘書)查詢到貨—(秘書)填寫相關單據—(秘書)簽字確認—(申購人)憑單領貨。

2.領貨操作的主要監控點(1)定期查看到貨信息。(2)正確填寫相關單據。(3)相關人員簽字確認。(4)親自領取，委托代領。(5)領用核對，問題反饋。(6)及時錄入資產臺賬。

3.非生產申購電子流申購的辦公用計算機提貨注意事項通過非生產申購電子流申購的辦公用計算機、便攜機、工作站、服務器、軟件等物品，在收貨過程中由行政部核對物品包裝標識和送貨單的一致性，沒有經過開箱通電驗收，因此請提貨人在提貨時須注意以下事項：

(1)到庫房提貨時提貨人必須在現場確認物品數量及附屬物品的正確性，因提貨人未開箱清點導致少貨時，責任由提貨人自負。特殊情況如屬批量性申購，原包裝物品可不進行開箱驗收，提貨后再組織使用人開箱驗收，并將驗收異常反饋行政部發貨人員。

(2)如行政部組織供應商或自己送貨到申購部門時，收貨部門資產管理員須在收貨后3個工作日內組織使用人按照提貨單的配置進行配置和性能驗收，并將驗收異常郵件反饋行政部發貨人員。

4.公司行政用電腦驗收標準及注意事項

(1)包裝箱外觀檢查：外包裝箱無嚴重破損；上下封口沒有被開啟過的跡象。

(2)封箱膠帶檢查：封箱膠帶無破損或被撕開痕跡。(3)主機箱的檢查：主機后的激光防偽標簽無破損或被撕開痕跡，螺釘齊全。如用戶在領用電腦時，發現包裝箱封箱膠帶有破損或被開啟過痕跡，請不要自行打開包裝，而應通知相關人員，待工作人員前來判斷。

三、建立資產臺賬，及時更新數據

固定資產卡片回收應注意：

1.資產使用部門領用資產后，必須于5個工作日內將固定資產卡片填寫完整投遞給資產核算處。

2.如果領用部門未能在5個工作日內填寫好固定資產卡片，則資產核算處以郵件形式通知提貨人和資產管理員后暫以資產管理員為資產使用人做賬務處理，待收到固定資產卡片或資產轉移表后再辦理資產轉移。

3.各部門的資產管理員需及時了解資產的使用狀況，填寫固定資產卡片，確保資產及時入賬。管 理 工 具 7

辦公設備日常管理工作規范

一、常用辦公設備的日常使用

1.打印機的使用

(1)打印機常見故障處理方法 ①卡紙

卡紙—打印機經常見出現的問題就是卡紙，出現卡紙后不妨按下面兩種方法檢查打印機：

在正常使用的情況下，使用合格的紙張，激光打印機是不容易卡紙的。但是，公司提倡重復用紙，往往要求打印紙正反兩面都要使用，這樣就很容易造成卡紙，而且公司的打印機打印負荷都較重，如果長時間使用，而不清潔打印機，這樣，打印機內積累的碳粉越來越多，不光是容易造成卡紙，而且還易損壞打印機。當發生卡紙時，可先取出硒鼓，觀察紙卡在什么地方，然后嘗試著將其取出，卡紙大部分發生在激光打印機加熱組件部分(即出紙的地方)，可以用手將打印機后部的綠色的扳摯向上按，然后慢慢取出卡紙，千萬不可用蠻力去撕，這樣很容易損壞定影膜，而且留在打印機里的紙更不易取出。

另一種情況是紙張總是停在固定的位置，故障現象和卡紙一樣，但紙張并未被卡住，可輕易取出，這可能是紙張傳感器故障造成的，需維修相應的傳感器。

②打印機與電腦不能連接

可能是打印電纜沒有正確的連接，檢查打印電纜連接是否牢固；也可能是帶電插拔燒壞了激光打印機的電路板或者是計算機的并口，千萬不可帶電插拔打印機電纜，這樣很容易燒壞激光打印機的電路板，這種情況通常稱為人為損壞，需由個人承擔維修費用。

③硒鼓的使用問題

打印的字跡很淡，一般是打印機硒鼓已快用完，該換鼓了。所有的紙張均在相隔7～8厘米左右出現相同的黑點或黑線，硒鼓表面被損壞或介質疲勞達到使用壽命，必須更換硒鼓。

(2)小錦囊 節省碳粉的方法—在打印機的屬性中選擇：有些打印機硬件配置中有一頁打多頁的功能，在屬性中可以選擇。另外，打印Freelance文檔時，采用“黑白調色板”比“彩色調色板”(位置在頁面下方的工具欄內，點中“黑白調色板”即可)的打印速度會快很多，也較節省碳粉。

2.傳真機的使用(1)公司主要應用的型號 Canon、Panasonic等。(2)使用方法

首先將傳真件內容面面向傳真機擺放入傳真機送紙口，然后拿起聽筒，像撥電話般撥出傳真號碼：先聽到如同電話的等待音，接著當有規則的“雜音”傳出后，即可按“發送”按鈕發送；對方有人接聽，請告之需發送傳真請對方給信號，當有規則的“雜音”傳出后即可按“發送”按鈕，傳真完畢傳真機會提示“transmiting ok”。其他操作詳見操作指導書。

(3)一般故障—卡紙的處理

按傳真機機面兩旁的按鈕，打開傳真機機蓋，取出卡紙，不能排除的故障請打電話維修。

(4)使用注意事項 及時放紙及更換硒鼓，定期清潔維護。(5)錦囊

傳真機也可以用來復印(但要控制數量，一般不超過三張)，只要連續按兩下“發送”鍵就可以。

3.復印機的使用(1)公司主要應用的型號

Cannon NP3050、Cannon NP6241/4050等(只有清楚機型，才可以正確申購相應的碳粉)。

(2)操作注意事項

①復印機必須預熱5～8分鐘，才可以使用。②打開復印機蓋門、關回時力氣不要過大。

③復印時，如原稿上的涂改液未干，或有膠水，須干了后再復印。④給紙盒加紙時，先把紙打散，避免出現卡紙及帶白紙的現象。⑤不要使用受潮的紙張復印，避免造成復印不清晰。⑥除正式合同及特殊說明外，請盡量雙面復印。⑦用完之后要復位，并按暫停健以節省能源。(3)常見故障—卡紙的處理 卡紙后，查看復印機提示的卡紙部位，首先打開機箱正面箱蓋，扳下左右兩個螺桿臂，看底部是否存有卡紙，然后打開左右兩箱門，檢查入/出紙口部位是否存有卡紙(有時卡紙還可能堵在存紙盤處，需仔細檢查)，將卡紙拿出，然后依次將兩螺桿復位，先閉合左右兩箱門，再閉合正面箱蓋，復印機恢復正常工作。

(4)小錦囊

雙面復印的設置(頭對頭，尾對尾)。4.投影儀的使用(1)公司目前主要類型

EPSON EMP系列、LPF—4200、LPF—4300。(2)數投的使用

具體請參見各類型號數投的說明書。特別說明的是：與臺式電腦主機相聯，顯示器不工作，圖像直接投影出來；與便攜電腦相聯，便攜機顯示屏及投影圖像可同時顯示。

(3)常見問題—一切連接好后沒有圖像出現的處理(以LPF-4200為例)①檢查信號線是否連接好。

②選擇“input selector button”按鍵使信號線的連接與按鍵選擇一致。

③如果是便攜電腦，可選擇“Fn+F4”切換圖象(但不同的便攜其圖像切換的按鍵不同，比如還有可能是Fn+F5、Fn+F2等，可隨意試一下)。

(4)使用中注意事項

①關閉數投時應先關閉控制面板上的電源開關，再關閉背板上的電源開關。

②對于EPSON-EMP500系列的數投，只有控制面板上有電源開關，關閉電源后要待散熱后(風扇停止工作后)再切斷電源裝箱。

二、及時處理資產的轉移、清退、報廢

1.“5S”的定義

整理、整頓、清潔、清掃、修養。2.“5S”在實際工作中的不良表現(1)辦公室布置不當。(2)工作人員儀容或穿著不整。(3)機器設備擺放不當。(4)文檔管理混亂。(5)機器設備保養不良。(6)辦公用品隨意擺放。(7)工作人員座位或坐姿不當。3.“5S”的管理特點 循序漸進、全員參與。4.“5S”管理的效能

提升企業形象、提升員工歸屬感、減少浪費、保障安全、提高工作效率、保障產品質量。

5.辦理調撥辦公設備手續注意事項(1)固定資產卡片須使用人親筆填寫。

(2)自調撥審批通過之日起7天內應從庫房提走貨物，超期則不予以保留，將重新安排調撥。

三、維護各類辦公設備的正常使用狀態

1.辦公設備維修服務

應該清楚各類辦公設備的維修服務電話及地址，一旦有故障出現，即可電話通知上門服務。

2.定期盤點，根據公司要求處理盤點結果(1)《公司固定資產盤點流程》。(2)辦公設備盤點主要監控點。(3)提前準備原始臺賬。(4)詳細清查，不漏不重。(5)賬物核對，判斷盈虧。(6)發現問題，及時反饋。管 理 工 具 8

辦公設備管理及費用報銷標準內容

一、概述

辦公設備管理及費用報銷主要講述了在日常行政工作中如何規范、高效地處理這兩類業務，并提供如何有效管理的思路。

簡單地說，辦公設備管理工作主要圍繞辦公設備的日常申購、管理和使用的工作過程。介紹了相關的規章制度和經驗之談，而費用報銷工作則主要圍繞報銷環節中的填單、審單、單據報銷和后續跟蹤的過程，對其涉及的公司管理制度文件和流程文件及一些注意事項作了介紹。

下面請先了解一下標準的具體內容，在本文的第三點，將把標準內容中涉及的必備知識一一向大家作詳細介紹。

二、標準內容

1.根據需求申購辦公設備(1)監控各辦公設備的日常使用情況。(2)根據需求，申購辦公設備。(3)跟蹤申購請求的執行情況。2.領用辦公設備，建立資產臺賬(1)及時查詢到貨信息。(2)領取及發放辦公設備。(3)建立資產臺賬，及時更新數據。3.辦公設備的日常使用、管理及盤點(1)常用辦公設備的日常使用。(2)及時處理資產的轉移、清退、報廢。(3)維護各類辦公設備的正常使用狀態。(4)定期盤點，根據公司要求處理盤點結果。4.報銷管理

(1)及時、準確地處理部門費用及差旅費報銷。(2)跟蹤報銷結果、處理報銷異常。

三、必備知識范圍

第五篇：微機室使用注意事項

微機室使用注意事項

為保證計算機教學工作順利進行，保障微機室機器的正常運轉，敬請各位教師向學生宣讀各項規定，安排相關工作。

1.根據教研室要求，由值班人員按時開門，任課教師如有臨時調課要求，請提前告知值班人員。

2.任課教師請認真填寫機房使用記錄，安排學生按座次表就坐（請安排學生集中就坐）；各班應設一名安全責任員，負責本班的衛生和安全。

3.學生應保持微機室的清潔衛生。不準在教室內用餐或吃零食，不準隨處丟垃圾，不準隨地吐痰，不準在機器上亂涂亂畫，一經發現，報學生科給予處分。

4.學生不準在機器上連接U盤、移動硬盤、手機等移動存儲設備，一經發現，給予沒收處理。

5.學生不準在微機室使用萬能充、暖手寶等違規用電設備，違者沒收用電器并報學生科給予處分。

6.未經教師批準，學生決不允許私自移動、拆卸機器，違者報學生科，并交保衛科嚴肅處理。

7.教師需提醒學生監控系統正在運行，學生務必認真學習，不得做與學習無關的事情。

8.下課時，請任課教師檢查設備，務必關閉總電源，關閉門窗后再離開，如發現設備損壞或丟失，請及時告知實驗與網絡管理中心。

實驗與網絡管理中心