第一篇：會議工作細節審核一覽表

公司年會流程和預算介紹

年末是年會的高峰期，各行各業，大大小小的公司都在召開年會，北京鼎濤陽光會議公司針對多年的年會舉辦經驗，介紹一些年會的預算和流程。

企業年會有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結大會，所以在計劃之前需要明確職責任務，不同的會議需要不同的環境，召開企業年會要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預期目標。

制訂預算：制定可行預算或按既定預算安排有關工作；確定各項工作的時間安排。

通常而言，年會預算包括以下幾個方面：

1、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯誼酒會/舞會

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

(6)、其他——點心、水果及調制色酒

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

●設備本身的租賃費用，通常按天計算

●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節目

通常可以選定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

7、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

第二篇：會議細節

會議細節

一．會前：

1．人員分配：會議中每個人都有自己的臨時崗位及職責，主要分：場內布置、物資購置、會議資料、客戶接待、禮儀團隊等；

2．會場布置：按照會議的形式布置會場，如招商型、會議型、年會型等，根

據會場提前半天到一天的時間布置好會場，注意凳子的擺放，以方便走動； 在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

3．物資購置：提前一天到一天半的時間準備好現場所需物品，如袋子、紙、筆、水、零食類、禮品、現場布置所需用品（有特殊客人時需要加些特殊 布置）；

4．考慮會議是否需要安排住宿、吃飯，如需要則提前3天安排好酒店、飯店；

5.會議資料：會議所需資料需提前一天務必到位，如需裝袋則提前半天裝好；

6.專人負責機場、車站的禮儀、接站、攻關等服務；

7、禮儀團隊：提前一周預約好禮儀團隊，并簽訂合作協議；

二．會中

1．接待禮儀：禮儀人員崗位分配，電梯口、會議室門口、引位人員、禮品等；頒獎形式的一定要注意，如果多位頒獎嘉賓時，禮儀及時把獎項拿到頒獎 人前，務必注意不要出現讓頒獎嘉賓空著，不知做什么的狀態；

2．會議場所：專人負責主持人對接、燈光、音響、攝影、錄制、茶飲等。

3．會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

4．會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。

5．會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

三．會后

1．收拾會場；

2.資料：會議后的資料、圖片收集，根據需要制作會議通訊錄或花名冊、相

冊之類。

第三篇：工作一覽表

學社聯各部門本周工作一覽表

秘書處：

常規工作：1各類表格的更新2會議記錄

3各部分工作

4辦公室，辦公桌打掃5社團辦公室值班 常規工作：1檔案盒，評估材料2

組織部：

宣傳部：

公關部：

活動部：

第七屆社藝節榮譽證書及申請表，登記表 社藝節活動更近重大活動新聞評論 晨讀 歌舞青春下系下寢人員安排 歌舞青春海選 活動更近收拾小辦公室 歌舞青春場地申請表 歌舞青春下系下寢申請書 歌舞青春海報 歌舞青春宣傳單 精品展版制作 星期四的學習日 外聯的跟班 英語集中營需要招商工作合作室的外聯幫助 歌舞青春外聯 值班安排 活動考評人員安排 上周信息反饋 歌舞青春策劃書 社團活動更近游樂會場地布局

財務部：

1社團常規報賬

2社藝節財務清算

網信部：

1歌舞青春的背景音樂及暖場音樂

2十月份部門資料整理

3第七屆社藝節開幕式信息反饋總結

4重大活動更近

5常規活動

2012

年11月14日學社聯秘書處

第四篇：酒店會議安排一覽表

酒店會議安排一覽表

2009年08月04日 來源：《會議》雜志 點擊：1951

文 | Milton T Astroff James R Abbey | 編譯 | 宿榮江

１、出席人數

會議預計出席總人數

２、日期

□ 團隊到會日期

□ 團隊離會日期

□ 最后訂客數目確定期限

３、住宿

□ 大約所需客房數、包括單人間、雙人間、套房

□ 與會者的客房入住價格

□ 客房預訂確認：與會代表房間、團隊主席或主辦機構秘書房間

□ 客房預訂復印文件

４、免費設施與套房

□ 會議接待室－價格

□ 酒吧、小吃部等的開放時間及日期

□ 預訂會議接待室客人的姓名、地址及電話

□ 檢查房間、小費

５、賓客

□ 是否已邀請地方要人并收到回函

□ 隨邀請函贈送入場券

□ 安排發言者及當地要人的交通往返

□ 是否提醒每位發言人做好發言準備

□ 安排迎接貴賓入場

６、設備及設施

□ 置于貴賓席上的專用便箋

□ 飯店提供的設備名單及使用價格

□ 登記處、會議接待室、“非會議代表請勿入內”、旅行社、接待處等的標志

□ 照明設備－聚光燈、泛光燈、操作人員

□ 舞臺－面積大小

□ 黑板、法蘭絨板、磁板

□ 圖表架及板架

□ 有照明演講臺、演講提示機、小木槌、響板

□ 擴音設備－麥克風，其型號及數量

□ 錄音設備、操作人員

□ 幻燈設備、燈光控制、操作人員

□ 特殊花卉及植物

□（已調好音調的）鋼琴、風琴

□ 電唱機、唱片

□ 打印服務

□ 表演者化妝室

□ 停車及修車設施

□ 裝飾品－檢驗其是否符合消防要求

□ 特殊設備

□ 額外服務的總體價格協議書

□ 電話

□ 攝影師

□ 速記員

□ 旗幟、橫幅、標語

□ 廣播及電視

□ 實況轉播及操作費用

□ 閉路電視

７、會議

（會議前檢查事項）

□ 提供會場平面示意圖

□ 每次會議的正確日期和時間

□ 每一次的會議室：其租金數額

□ 會務籌委會總部

□ 每次會議的座位總數、座次安排以及演講桌

□ 錯開會議的時間安排，保證交通、包括電梯服務的順暢

□ 演講臺－大小

□ 每次會議所需的設備（按照設備與設施列表核對）

□ 其他特殊要求（即將開會前核對以下事項）

□ 確保會議室已開放并配備了工作人員

□ 座位已按要求擺放

□ 會場座位充足

□ 制冷、加熱糸統運轉正常

□ 擴音設備正常運轉、話筒齊備

□ 錄音設備正常運轉

□ 麥克風－數量、類型齊備

□ 演講臺就緒、照明設施良好

□ 小木槌、模具

□ 講臺上水瓶、水、水杯

□ 與會者用水瓶、水、水杯

□ 入口處警衛執勤

□ 煙灰缸、衣架、火柴

□ 投影儀、屏幕、支架就緒、放映員待命

□ 演講提示機正常運轉

□ 鉛筆、筆記本、紙頁

□ 圖表支架、板架、黑板及相關設施就緒

□ 鋼琴、風琴

□ 標記、旗幟、橫幅

□ 照明設施齊備

□ 特殊花卉、植物齊備

□ 其他特殊設施

□（若會議室不易找尋）指向標記齊備

□（若臨時更改會議室）通知已在顯要位置張貼

□ 速記員到會

□ 攝影師到會

（會議結束后、立即分配人員辦理以下事項）

□ 移走主辦單位設施

□ 檢查是否有被遺忘財物

８、展覽信息

□ 展覽數目及平面示意圖

□ 展覽開放時間

□ 開展日期

□ 閉展日期

□ 展覽地點

□ 參展商名稱

□ 日租金

□ 指向標記

□ 勞務收費

□ 電工及木工服務

□ 電力、能源、蒸汽、煤氣、供水、排污一條龍服務

□ 電費

□ 屏風、背景幕布

□ 托運貨箱的存放

□ 保安措施

９、報到

□ 報到時間

□ 登記表，其內容和份數

□ 登記桌，數量及大小

□ 坐椅

□ 煙灰缸

□ 打字機，數量及型號

□ 工作人員－飯店或會務機構人員

□ 水瓶、水杯

□ 照明設施

□ 布告牌，數量及大小

□ 標牌

□ 便箋、鋼筆、鉛筆以及其他文具

□ 收銀柜，數量大小

□ 文件柜，數量及大小

□ 保險柜

（報到即將開始前檢查以下事項）

□ 工作人員是否到位、是否熟悉報到程序

□ 文件柜，數量及大小

□ 收取支票的指導原則

□ 退款規定

□ 登記表應包含的內容

□ 代表證上的內容

□ 票券價格、相關規定

□ 客人及貴賓的接待

□ 節目及其他材料就緒

□ 單程票銷售

□ 應急客房供給

□ 接待處

□ 廢紙簍

□ 印刷的報到名單

（如果代表們自已填寫登記表，準備好以下事項）

□ 接待站旁另設桌椅

□ 登記表、鉛筆就緒

□ 填表說明張貼在易于填表人查詢的位置

□ 填表桌要照明適度

（登記處應有人負責以下事項）

□ 能夠做出原則性決定

□ 在登記結束時核對款額

□ 為在報到處工作結束前來登記入住的代表安排住宿

10、音樂

□ 招待會播放錄音或者現場演奏

□ 宴會播放錄音或者現場演奏

□ 特別活動播放錄音或者現場演奏

□ 演出播放錄音或者現場演奏

□ 表演者和管弦樂團的預演

□ 樂隊或樂團的樂譜架

11、其他

□ 是否為男女老幼都安排了精彩的娛樂節目.□ 是否安排有臨時照看小孩者

□ 是否提供租車服務

12、新聞宣傳

□ 新聞中心、打字機、電話

□ 是否建立了強有力的宣傳委員會

□ 親自拜訪報社主編、廣播及電視節目編導

□ 準備一個綜合性的旨在增加入會人數的宣傳性節目

□ 準備有新聞價值的出版物

□ 為主辦機構安排攝影并為公共宣傳做準備

□ 預先印制發言稿

■《會展管理與服務》

第五篇：定期工作一覽表

班組定期工作一覽表

一、日定期工作

1、日報匯報，每天晚上19:00前完成；

2、日報匯總，每天晚上19:30前完成，匯總順序為機務、綜合、電氣、熱控四個班輪流匯報，每周輪流一次；

二、周定期工作

1、本周工作總結和下周工作計劃，周五17:30前完成；本周工作總結要對未完成的項目說明原因，下周工作計劃每項工作完成時間要具體明確。

2、本周消耗的備品配件和下周急需的緊急備品備件，周五17:30前完成；

3、本周工作總結和下周工作計劃以及本周消耗的備品備件紙質版打印并讓業主簽字，每周六11:30前完成；

三、月定期工作

1、本月度工作總結和下月度工作計劃，每月25日17:30前完成；

2、下月耗材計劃，每月20日前17:30完成；統一發給馮靜濤匯總后履行逐級簽字審批手續；

3、遺留缺陷和隱藏缺陷處理情況，以及BOT檢修后存在的缺陷處理情況匯總，每月25日17:30前完成；

4、培訓月報，每月25日17:30前完成；

5、次月夜間值班表，每月28日17:30前完成；安排夜間值班時，一定要考慮值班人員的回國時間，回國后不再安排值班；

四、季度定期工作

1、每季度組織一次技術比武活動。