第一篇：行政辦公系統培訓文件專題

洛陽峰尚裝飾工程有限公司存：辦公室

(行政序列)200 年 月版行政文件XZ-7下發：各部門

行政辦公系統培訓文件

（一）行政秘書崗位職責

1、電話的接聽

行政秘書最直接、最重要的工作便是接聽公司電話。因為每個來電很可能就是公司一個潛在的客戶。同時接聽電話的質量直接反映了公司的形象與文化，所以行政秘書接聽電話必須嚴格按照公司規章制度進行。

（1）一律使用標準普通話，絕對禁止使用方言接聽電話或地方口音嚴重。

（2）接聽電話一律回答“您好，北京鼎尚為您服務！”（建議在分公司使用“您好，北京

鼎尚為您服務！”這樣更加能夠突出北京品牌）。聲音要親切，口詞要清楚，一定要

使用“您”“請問”“貴姓”“請稍等”“您方便留下電話或姓名嗎？”“我一定幫您轉

告”等禮貌用語，這樣才能留給客戶公司全心全意為客戶服務、作為京城品牌公司的風范。

（3）詢問對方來電目的，如是客戶咨詢電話行政秘書負責將客戶的詳細情況仔細記錄，每天將匯總表交到設計部經理與市場部經理個人1份，由市場部與設計部經理負責

追訪。如是客戶投訴的電話，一定小心謹慎的接聽，并迅速將電話轉接到客服部，通知客服部電話為客戶投訴電話。如是找總經理電話，一定要客氣、耐心的詢問對

方是否和總經理有約，仔細詢問對方的姓名與單位，然后將電話接聽到總經理辦公

室告之總經理來電的詳細情況，詢問總經理是否接聽此人電話，如接聽轉入電話，如不接聽則告之來電話者現在總經理不方便接聽電話，請其留下來電目的，做好詳

細記錄上報總經理。

（4）對于接聽的每一個電話一定要采用“首問負責制”，即誰接聽的電話，誰負責到底，絕對禁止將電話轉接后就置之不管，不再過問了。

（5）對于一些來自“消費者保護協會”“工商”“稅務”“版權局”的麻煩電話，一定要客

氣、耐心的接聽，然后將其轉接到辦公室主任處，先告之來電為何方。如主任不在，詳細作好記錄，報告給辦公室主任。

（6）行政秘書還要對每個打出的長途電話進行詳細的記錄，絕對禁止用公司電話撥打私

人電話，每一個長途電話的撥打都要有詳細的記錄。

2、接待客人的來訪

（1）對于客戶的來訪一定要熱情的接待，先詢問客戶是否和設計師有約，如有約，將客

戶帶領到會客室，通知該設計師出來接待，同時及時倒水，讓客戶感到公司的熱情、周到，如該設計師有事外出，讓設計部經理接待。如客戶是初次來訪，則先作好客

戶的登記，將登記表交予設計部經理，讓設計部經理安排工作室主任進行接待，及

時倒水。

（2）對于來訪總經理的客人，一定要客氣、耐心的詢問對方是否和總經理有約，仔細詢

問對方的姓名與單位，請客人落座，稍等，然后到總經理辦公室告之總經理來訪客

人情況，詢問總經理是否接見此人，如接見即帶客人入總經理室，及時倒水，如總

經理不見，則告之來訪者現在總經理不方便接見客人，請其留下來訪目的，做好詳

細記錄上報總經理。

（3）對于一些來自“消費者保護協會”“工商”“稅務”“版權局”的麻煩來訪，一定要客

氣、耐心的接待，然后將其報告到辦公室主任處，讓辦公室主任接待，如主任不在，詳細作好記錄，報告給辦公室主任。

（4）對于接待的每一個客人一定要采用“首問負責制”，即誰接待的客人，誰負責到底，絕對禁止將客人接待后就置之不管，不再過問了。

3、辦公用品的保管與領用

辦公用品的入庫與領用一定要有詳細的記錄，分部門歸類，嚴格領用制度，該領的領不該領的不領，實領多少，登記多少，嚴禁少登記或不登記，同時每月要對辦公用品進行盤存，與行政助理進行對帳，上報辦公室主任，同時監督各部門對辦公用品的使用，行政秘書對于任何浪費現象有監督、批評權利，對于嚴重現象上報辦公室主任進行嚴肅處理。

4、對于公司辦公設備的管理

行政秘書對于公司辦公設備要進行日常保管與維護，并且有義務將辦公設備的正確使用方式告之公司每一位員工，監督其他人員是否正確使用辦公設備，并且詳細記錄每一辦公設備的保養時間，協助行政助理對辦公設備進行日常保養。

5、負責公司文件的打印、編號、復印、發放。

對于公司各個部門的文件與各種表格或資料，行政秘書負責打印并分門別類的電腦歸檔，同時按照文件規范下發接收部門，并且作好接收登記，同時將文件移交行政助理處做好文件歸檔處理。

6、協助領導做好外聯工作

協助領導做好外聯工作，例如票務、工作餐、飲用水的預定等等。

7、作好公司全體員工考勤登記

詳細作好公司全體員工的考勤登記，準確、如實的填寫，每月將原始記錄上交行政助理進行匯總登記，最后交由辦公室主任依據考勤評定工資，考勤表每日9：00收起，嚴禁代簽到及提前簽到。

8、維護公司公共區域衛生清潔

行政秘書必須維護公司公共區域的衛生整潔，并有權監督其他員工維護公共區域的清潔。

9、協助辦公室主任與行政助理做好本部門的日常工作，同時做好領導交辦的其他工作。

（二）行政助理崗位職責

1、負責監督、檢查各部門對公司各項批示、決定、決議的貫徹執行情況。

行政助理有權監督、檢查各部門貫徹執行公司各項批示、決定、決議的情況，同時有權督促各部門認真貫徹執行，并對于不認真貫徹情況有上報辦公室主任并協助其處理權利。

2、負責起草上報總公司的各項文件，由辦公室主任審核并呈總經理簽字后報送總公司，以

及公司各項行文工作，同時作好各類文件的歸檔工作。

行政助理負責根據各部門具體上報內容起草分公司上報總公司的文件，交予辦公室主任審核，呈總經理簽字后報送總公司，同時公司各部門的發文均由行政助理進行起草行文，并作好各類文件的分門別類的歸檔工作，同時電子文件的消檔必須要有辦公室主任的簽字。

3、辦公用品的保管與領用

行政助理負責辦公用品的入庫登記，核查各部門辦公用品的領用情況，每月協同行政秘書在財務人員監督下對辦公用品進行盤存，與行政秘書進行對帳，上報辦公室主任，同時監督各部門對辦公用品的使用，行政助理對于任何浪費現象有監督、批評權利，對于嚴重現象上報辦公室主任進行嚴肅處理。

4、負責出具每月匯總考勤表格

行政助理每月月底根據行政秘書上交的原始考勤記錄，進行每月考勤統計、分析，上報真實的考勤匯總表給辦公室主任。

5、負責制定公司規章制度及實施程序與監督各部門對于規章制度的遵守情況

行政助理負責制定公司規章制度與實施程序，并且監督各部門對于各規章制度的遵守情況，行政助理有權將各部門對規章制度的實施情況上報辦公室主任，并協助辦公室主任對其進行處理。

6、負責組織實施員工培訓，考核，并擬訂培訓綱要。

行政助理負責組織行政辦公系統的培訓，并監督和考核其他部門的培訓情況，編制報表留檔，并擬訂培訓資料。

7、負責公司辦公設備的管理

行政助理對于公司辦公設備要進行日常保管與維護，并且有義務將辦公設備的正確使用方式告之公司每一位員工，監督其他人員是否正確使用辦公設備，并且詳細記錄每一辦公設備的保養時間，特別督促電腦設備的日常維護和管理。

8、負責公司固定資產的管理的妥善保管及合理分配使用并登記造冊。

行政助理必須對公司所有固定資產負責妥善保管，并合理進行分配、調動，并登記造冊，同時重要資產必須單獨建檔管理。

9、負責公司人力資源招聘、建檔及辭職（退）檔案的管理。

行政助理負責負責協助辦公室主任進行人力資源的招聘、建檔，人事檔案必須齊全（完整填寫的入職表格、各類證件復印件、尤其身份證要看原件、1寸照片、其他調職登記表），做到一人一檔，同時任職、調崗、升職記錄必須清楚，跟隨個人檔案調整，同時辭職及辭退人員單獨建檔，1年以后報辦公室主任消檔。

10、負責公司車輛的管理

行政助理負責對公司車輛及司機進行管理，所有車輛資料單獨建檔，并負責交納各種費用及及時督促司機對車輛進行常規保養，平時派車必須有辦公室主任的派車單，一切派車工作圍繞業務進行，星期六日任何人不得用車，車輛作為用戶參觀樣板間用途。行政助理對司機必須進行家訪，同時車輛下班前一律歸回公司，絕對禁止開回家。

11、對公司各類證件、執照的管理

行政助理負責對公司各類證件、執照進行管理，必須有相關登記表格，同時各部門需要各類證件、執照或證件、執照復印件時必須先報請辦公室主任批準，同時必須有各部門主管簽字方可領用。

12、負責公司鑰匙的管理

行政助理必須對公司各類鑰匙進行管理，各類鑰匙領用明細必須有表可查，同時每類鑰匙必須有備用，一定要管理得清清楚楚。

13、員工福利的管理

行政助理必須對員工的個人情況登記造冊，同時員工生日禮物的發放與特殊節日禮物的發放都必須要嚴格登記造冊。

14、協助辦公室主任與行政秘書做好本部門的日常工作，同時做好領導交辦的其他工作。

（三）辦公室主任崗位職責

1、協助總經理作好公司日常管理工作。2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、責任：1、2、3、4、5、6、負責總公司領導的各項批示文件的收轉及呈辦結果的督促，并及時做好匯報工作。負責督促、檢查行政部門對公司各項批示、決定、決議的貫徹執行情況。負責組織總經理主持的工作會議，并安排好會務工作。負責公司機要文書、檔案及印章管理工作。有權向各部門索取必要的資料和了解情況。對公司決議和總經理批示的貫徹執行情況，有權檢查督促。有權催促各部門按時按要求完成公司下達的工作任務。有權按總經理指示，協調各部門之間工作關系。對各部門以公司名義起草的文件有審核和校正權。負責辦公用品以及其他固定資產的購買。在得知公司經營、行政管理工作出現異常情況，未及時向總經理反映以造成重大損失負責。對公司行文造成差錯，收集整理的資料失真造成的嚴重后果負責。對機密文件和文書檔案管理不善，發生失密、泄密和丟失負責。對總公司領導指示文件傳遞不及時，或發生丟失、誤傳現象而影響工作運轉負責。對公司印鑒、介紹信管理不嚴，使用不當造成的不良后果負責。對因管理疏漏造成的公司固定資產的丟失和嚴重損壞負責。

第二篇：辦公行政系統業務培訓主持詞

會議主持11月17日下午今天上午進行了三項議程：一傳達工作會議精神；三對VI進行了培訓；上午大家與會都非常認真，希望下午可以再度保持。為繼續保持會場紀律，開會之前請大家將手機調置到振動位置。今天下午會議的議程有二項：一是公文處理培訓；二拓展活動，然后合影留念。現在進行第一項，請科長主講《公文處理》，大家歡迎。下面進行第二項，拓展活動11月18日上午昨天一天，我們進行辦公行政系統業務培訓，大家與會都非常認真，今天上午各單位進行辦公室總結交流工作新經驗，探討研究辦公室工作中的新問題及其解決辦法，是推動各單位辦公室工作不斷前進的強大力量。因此，各單位辦公室主任匯聚一堂，溝通各自工作新情況，總結交流新經驗，很重要，也很有必要，希望今天上午交流發言能更加熱烈。今天上午會議的議程有二項：一各單位交流發言；二是作會議總結。首先進行發言的是物業公司；同志們：本次行政系統工作會議傳達系統工作會議精神及辦公行政系統業務培訓，各單位對辦公室工作進行了總結交流，并且主任做了會議總結，本次會議的議程已經圓滿完成，會議開得很好，內容豐富，形式別樣，生動活潑，成果明顯，特別是盧主任的講話，總結了前段工作，指出了目前存在的問題，并對今年后兩個月的有關工作提出了指導性意見（對今后的工作作出了部署和安排）。

第三篇：OA辦公系統文件辦理流程

第三節 發文流程

本節主要介紹學院發文的各種規范化操作，包括發文擬稿、發文審批、文件印發、領導簽閱、文件擬辦、文件歸檔、文件分發等幾個步驟。

2.1 發文擬稿

發文程序第一步是要進行發文擬稿，可以通過“左邊工具欄”——“公文管理”——“發文管理”——“發文擬稿”進行發文擬稿的操作。如圖3-1所示。

文字輸入區

圖3-1

注：如果上述操作后看不到“文字輸入區”，出現“請安裝OFFICE控件”的提示，請參考說明第一節1.4小節操作即可。

進入法文擬稿后就可以對文件進行擬稿操作，一般來說最好嚴格按照順序要求進行填寫相應的內容，特別是必須先填寫“發文類型”和“模板”選擇后再進行其他的操作，否則會造成擬好的文件消失的錯誤，請特別注意。如圖3-2所示。

圖3-2 發文類型：兩辦、教務處、科研設備處選擇自己的發文類型，其他部門都選擇“其他部門發文”。

模 板：每個發文類型只對應一個的模板，選擇即可。

秘密等級：如果為“非密級”就選擇“非密級”，也可以不選。但是不選的話任何人都可以到檔案管理看到這份文件，而不需要任何審批手續。選擇了“非密級”的話必須經過檔案室審批才能借閱該份文件。因此最好選擇“非密級”。

緊急程度：可以不填，如果緊急或者特級才填寫。

發文機關：輸入部門名稱，注意：部門名稱不要加“院”。如“院辦公室”就是錯誤的。主送機關：主送機關就是表示這份文件是給哪個部門看哪個部門就是主送機關，主送機關不能寫個人姓名，必須是機構名稱。例如你這份文件是主送給“XX院長”的，你就不能直接把院長的姓名寫在主送機關上，而應該寫“學院領導”。一般來說，主送機關就是公文正文中的抬頭，如圖3-3所示，學院領導就是主送機關。

圖3-3

抄送機關：除了主送機關外還需要抄送的其他單位。沒有可以不填。附件名稱：填寫附件的標題，沒有可以不填。

主題詞：根據公文主題詞表填寫文件的主題詞，每個詞中間空2個格。

發文字號：選擇發文字號，然后核對序號是否正確，一般來說，OA系統具有記憶功能。上次如果通過OA系統發了42號文，這次會自動生成43號，請注意核對。

共印幾份：可以不填。檔案室：必須選擇“檔案室”。

輸入完上述內容后，就可以進行正文部分的排版了。一般來說，OA系統會根據用戶前面所輸入的內容自動生成文件模板，只需少許改動就可以生成一份規范的公文了。如圖3-4所示。

“下載”按鈕：可以把擬稿的文稿下載到電腦指定位置。

查詢設置：設置文件歸檔后有權查閱該文件的用戶范圍。不選即默認為全體用戶。

圖3-4 注意：在輸入正文和調整文件內容的時候，必須只能保留這一個窗口。例如當你擬稿的時候如有人用網絡尋呼你，千萬不能選擇“回復”按鈕，否則，所有的擬稿內容都要重新輸入。如果擬稿中途實在有重要事情要用OA系統進行其他操作，也應該點擊上方的“暫存”按鈕，保存成功后再進行其他的操作。如果要再次編輯該文件，可以在OA系統首頁的“待批事項”里打開文件進行編輯。如圖3-5所示。

圖3-5

文件擬稿完畢后點擊“轉部門領導”按鈕轉部門領導審批。如圖3-6所示。

圖3-6 選擇提交領導后，可以在“辦理提示”欄輸入需要注意的問題。單擊“確定”按鈕。

2.2 部門領導審批

當擬稿人選擇好部門領導點擊“部門領導審批”后，發文程序進入“部門領導審批程序”。部門領導會在首頁彈出該文件辦理提示窗口，同時在“待批事項”里顯示該文件名稱。如圖3-7所示。

單擊文件名稱就可以進入審批程序了，進入審批程序后應該對文件的各項內容進行仔細的校對檢查，然后填寫辦理意見，最后選擇相應當辦理流程。如圖3-8所示。

圖3-8

圖3-7 在看完文件的各項內容后并作出相應修改后（可以修改包括文號、標題、主送機關、主題詞、正文、日期等各項內容），可以根據需要作出三種選擇，如上圖所示：“退回修改”、“轉印發”、“刪除”操作：

退回修改：如果擬稿人所擬稿件存在多處錯誤，沒有達到發文要求，可以選擇“退回修改”，把文件返回給擬稿人修改，修改好后再次提交。退回的文件會出現在擬稿人首頁的“待批事項”內。轉印發：如果文件沒有什么錯誤達到發文要求，同意印發文件可以單擊“轉印發”，然后選取一個“印發人”，單擊確定。如下圖所示：

刪除：如果文件不需要印發了，也無需再退回擬稿人，可以點擊“刪除”按鈕刪除該文件。打印：可以把文件的正文部分打印出來校對。

印發前，部門領導可以對文件各項內容進行修改，每次修改都會在OA系統中留下“修改痕跡”，可以進行修改前后的對比，如果不需要看修改痕跡，可以選擇“隱藏痕跡”按鈕，如下圖所示：

圖3-10

圖3-9 2.3 印發文件

當部門領導審批同意轉印發后，指定印發文件的用戶便可以收到系統辦理提示的尋呼并在首頁的“待批事項”中顯示文件的名稱。如圖3-7所示。

注意：印發文件的用戶無權更改任何文件內容的信息。所以上一步部門領導審批的操作務必檢查校對好文件。印發文件這一步驟是整個發問流程中最復雜的一步操作。因此建議各部門指定一名專人負責此項操作，以免出錯。印發文件操作之前必須搞清楚文件印發的幾個類型：

1、發文需要院領導簽閱意見

2、發文需要其他中層部門領導簽閱

3、發文屬于部門內部事務，不再需要任何人簽閱

4、發文只需要部分人閱讀知曉該文件，但是不需要他人簽意見 單擊首頁“待批事項”中的文件名后，以上4種類型的操作分別如下：

（1）需要院領導簽約意見的發文選擇“轉院領導意見”，根據學院公文處理規定，單擊“轉院領導意見”后文件發送到院辦，院辦根據文件內容轉院領導簽署意見。如圖3-11所示。

圖3-11（2）發文只需要其他中層干部或其他部門人員簽閱意見可以單擊“其他部門閱辦”，然后在彈出的對話框中選擇需要簽閱該文件的用戶的姓名，同時還可以填寫“辦理提示”（也可以不填寫），最后單擊確定按鈕提交。注意：不能在該對話框中選擇提交給院領導。如圖3-12所示。

圖3-12 當單擊確定按鈕提交后，文件就會提交到所選用戶的系統中，當所選用戶看完文件或已經簽署意見后，印發文件的用戶可以通過“部門閱辦情況”查看你所提交用戶簽署的意見。如圖3-13所示。注意：一般情況下要等所有需要簽閱意見的其他用戶都簽閱意見后才能點擊“完成歸檔”，如果提前點擊“完成歸檔”，那其他用戶就不能再簽署意見了。

圖3-13

當提交的所有用戶都閱辦完以后，點擊“完成歸檔”進行存檔。存檔以后的文件可以在個人的“發文管理”中查閱、打印，也可以在“檔案管理”中查閱、打印。

（3）發文是屬于部門內部的日常事務，無需其他部門和院領導簽閱意見。這時可以直接完成歸檔操作，單擊“完成歸檔”。如圖3-14所示。

圖3-14(4)分發文件：發文需要他人閱讀知曉該文件，但是不需要他人簽意見，只是閱讀的過程，這就是分發。分發文件在印發文件過程點擊“完成歸檔”（上述第三點的操作）歸檔后，彈出的對話框中單擊“分發”，選擇分發范圍，單擊確定。如圖3-15所示。分發文件不會影響文件的存檔過程。

圖3-15 注意：即使文件已經存檔，如果發現還需要其他人閱讀該文件，也可以在“左邊工具欄”——“公文管理”——“發文管理”中選擇該文件打開，然后選擇上方的“內部分發”，選擇分發范圍即可。如圖3-16所示。

以上是發文的基本操作流程，也是行政部門常用的操作流程。下面介紹下辦公室擬辦和院領導簽閱意見的操作。

圖3-16

2.4 辦公室意見

如果部分發文時選擇了“轉院領導意見”提交后，文件即轉到院辦辦理，院辦根據文件內容單擊上方的“轉學院領導”，選擇一名領導后提交即可。如果文件不符合要求，或者沒有辦理的必要性也可以選擇上方的“退回”按鈕，把文件退回到“文件印發”的流程重新辦理。

2.4 學院領導意見

院辦公室提交文件后轉到學院領導辦理，院領導閱讀文件簽署意見后單擊“轉辦公室擬辦”提交即可。也可以點擊“打印”把文件輸出。

2.5 辦公室擬辦

辦公室接到院領導簽閱意見后開始擬辦領導意見，在窗口上方選擇“部門擬辦”，選擇擬辦部門名稱后單擊“擬辦確定”即可。

2.6 各部門辦理文件

各部門中層干部如果接到院辦擬辦的文件，可以查閱文件后簽署意見，并單擊“擬辦完成”即可。注意：如果擬辦完成不能點擊的時候才能點擊“最后歸檔”按鈕。

2.7 查閱文件

如果用戶想查閱學院各部門的發文，可以到“左邊工具欄”——公文管理——檔案管理中選擇文件的分類進行借閱查詢。

第四篇：OA行政辦公系統用戶操作手冊全解

OA辦公系統用戶操作手冊

一、前言

為充分發揮信息化平臺作用，提高工作效率，學校啟用了新行政辦公系統（OA），將公文處理、表單審批、學校通知公告等業務模塊部署到電子系統上，方便各部門對工作進行信息化、規范化管理。本手冊是學校行政辦公系統軟件（OA系統）的用戶使用手冊，主要是為指導用戶使用本產品而編寫的。希望本手冊能夠幫助您在短時間內對 OA系統有一個概括的了解，讓您親身體驗到它所帶來的方便與快捷。

二、登錄系統

OA行政辦公系統為網絡版，登錄形式簡單方便，只需在瀏覽器中輸入服務器地址，即可訪問系統。目前學校OA行政辦公系統服務器支持內網、外網訪問，無論在學校還是在校外，只要可以上網，即可通過瀏覽器登錄辦公系統進行工作處理。同時OA行政辦公系統配備有手機客戶端，通過下載安裝手機客戶端，亦可登錄學校行政辦公系統處理工作。登錄系統入口如下：

學校官網行政辦公系統入口；

服務器內網地址：http:// 192.168.168.104:5007； 服務器外網地址：http://58.47.177.160:5006； 手機客戶端服務器地址：58.47.177.160:5005。登錄頁面如下：

各用戶的登錄帳號詳見通知，初始密碼為123456，首次登錄系統，請修改個人密碼，防止他人盜用。

三、系統首頁

1.個人空間

個人空間用于展現與個人工作緊密相關的信息，如待辦工作、表單審批、跟蹤事項、我的模板、日程事件、我的計劃、常用文檔等。用戶個人可自行配置，預置的個人空間如圖所示：

個人空間的管理：若單位管理員設定用戶可以自定義個人空間，則用戶自身可對個人空間的管理，進入【個人事務】--【空間欄目】，同樣可以設置布局，并進行欄目設置。如圖，用戶設置個人空間：

四、功能模塊介紹

1.公文管理

本節詳細介紹公文應用部分的具體操作：【發文管理】、【收文管理】、【公文查詢】功能操作。

? 公文處理：第一步：點開待辦列表，選擇要處理的公文，進入處理界面：

? 發文管理：用于完成發文件箋的擬文、審核、審批（或會簽）、簽發、復核、封發和歸檔的處理過程，形成公文單與正式公文。所有這些處理節點的名稱和權限，用戶均可自行定義，由此保證了系統的靈活性。同時提供公文的催辦、督辦等操作，保證公文流轉的嚴肅性。發文管理首頁如下圖：

功能鍵：

【擬文】具有發文擬文權的用戶才顯示【擬文】按鈕，進行公文文稿的起草。【已發】列表顯示已經發送出去的公文。

【待辦】列表顯示未處理的公文，可以進行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。

【在辦】列表顯示【暫存待辦】過的公文。【已辦】列表顯示當前節點已經辦理完畢的公文。擬文操作步驟：

? 第一步:點擊【調用模板】，選好模版之后點擊確定，直接調用公文發文流程模板。如下圖：

? 第二步：填寫發文單。根據設置的文單信息進行填寫，如文件標題等信息。送往單位可以自行選擇。

? 第三步：書寫公文內容。點擊【正文】，系統支持word、excel、wps等格式，也可以點擊左上角【文件F】，直接選擇打開本地文件，或者可以直接在編輯頁面編輯內容，編輯完成，點擊菜單欄“綠色箭頭”，保存退出。如下圖編輯正文：

? 第四步：按實際需要增加附言和附件。點擊【發送】，即可發送到下一個節點的人員。

? 收文管理：用于完成外來電子公文的自動登記、紙制公文的手工登記，以及擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔的處理過程。所有這些處理節點的名稱和操作權限，用戶均可自定義。收文管理首頁如下圖：

【收文管理】頁面下各功能鍵說明如下：

【待登記】對公文進行登記，可以通過【登記紙質公文】來進行公文登記。【待發】暫時不想發送的公文被保存在這個列表中。【已發】已經發送出去的公文保存在這個列表中。

【待辦】列表顯示未處理的公文，可以進行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。

【在辦】列表顯示【暫存待辦】后的公文。

【已辦】已經辦理了公文操作的文件保留在這個列表中。

操作步驟：點擊一級菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，進入收文管理界面，? 第一步：登記。點擊一級菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，通過待登記公文列表，選擇公文，點擊【登記】，按以下步驟進行公文登記。

? 第二步：收文處理：文件登記發送后，下一個進行公文辦理的人員會收到公文的提示信息，在系統的首頁的【待辦事項】中顯示該公文。辦理人員可以直接點擊打開進行辦理，同時在公文管理中【收文管理】的待辦事項中也列出了所有要辦理的公文。辦理者可以對文件內容以手寫批注，手寫批注等方式進行文件的批閱，批示等操作。

2.會議管理

會議是針對某些議題進行討論、研究和解決的過程，起到溝通信息、協調關系、集思廣益、制定計劃、科學決策的目的。會議管理將會議通知，召開過程以及會議紀要集合在一起，規范了工作，協同提升了工作效率。會議管理涵蓋了視頻會議，會議紀要，登記會議室，會議室使用統計等功能，達到靈動管理，高效工作之目的。

功能菜單：包括【會議安排】、【待開會議】、【已開會議】、【會議資源】四個子菜單。會議室申請操作步驟：點擊菜單【會議管理】，出現功能列表，根據操作需要，選擇相應的子菜單。

? 第一步:申請會議室,點擊【會議資源】-【申請會議室】頁簽，打開會議室申請頁面；

? 第二步：點擊“會議室”輸入框，彈出會議室選擇窗口，鼠標拖動選擇空閑區域，如圖：

? 第三步：會議室選擇窗口點擊【確定】按鈕，選擇的會議室和對應的時間會自動錄入會議室申請信息，如圖：

? 第四步：點擊確定完成會議室申請操作。待會議室審核員審核通過后，即可使用。

新建會議操作步驟：點擊菜單【會議管理】-【會議安排】，點擊新建會議，進入新建會議頁面，填寫相關會議信息，點發送即可。如下圖：

3.文化建設

文化建設模塊是單位內文化建設的發布平臺，也是學校內部員工交流溝通的平臺。如學校發布公告、通知，值班安排，校歷、作息時間表等。

操作說明：點擊頁簽【單位空間】進入通知公告頁面，或者點擊菜單【文化建設】，出現功能列表，根據操作需要，選擇相應的子菜單。公告類型、公告管理員和公告審核員由管理員設定，管理員可對該類型的公告進行歸檔、刪除、置頂、設置精華貼等操作，并可將該類型的發布權授予其他普通用戶。普通用戶可以查看單位空間各模塊內容，被授權的用戶具有發布信息的權限。

發布通知公告操作步驟：

? 第一步：點擊橫向菜單【文化建設】，選擇【公告】下的【單位公告】或【部門公告】。

? 第二步：選擇一個公告板塊，點該板塊下面的【發布公告】按鈕。? 第三步：點擊【新建】按鈕，編輯通知標題、發布范圍、公告格式等內容。

? 第四步：點擊發布，發布通知。

4.文檔中心

文檔中心應用于單位、個人管理文檔、公文及其他模塊的歸檔信息和歷史公文的查詢，支持自定義文檔庫，提供文檔推送到單位、個人的學習區及文檔中心等功能。文檔中心包括【我的文檔】、【單位文檔】。

我的文檔：存儲個人的文檔，提供文檔的新建、修改、移動、查詢等操作；支持文檔發送到個人空間，支持轉發協同和郵件。

新建文檔夾的操作步驟：

? 第一步：單擊【新建—文檔夾】，彈出新建文檔夾的窗口，輸入文檔夾名稱。? 第二步：單擊【確定】，在我的文檔中顯示新建的文檔夾。新建文檔的操作步驟：

? 第一步：單擊【新建】，出現下拉菜單，選擇要新增的文檔類型。? 第二步：進入文檔編輯界面，填寫名稱、高級屬性、編輯正文，上傳本地文件及關聯文檔，保存退出。

? 第三步：編輯要修改的文檔，進行修改，保存。上傳文件的操作步驟 ：

? 第一步：點擊【上傳文件】，彈出上傳本地文件對話框。? 第二步：點擊【瀏覽】，選擇本地要上傳的文件，確定。

單位文檔：單位文檔主要用于學校各部門存儲各自的文檔，由學校的單位文檔庫管理員管理及向下授權；單位文檔也可以在文檔庫管理中共享給其他單位。新建文檔、上傳文件等操作與我的文檔中相應操作類似。

查看歷史公文步驟：點擊菜單【文檔中心】-【單位文檔】，進入文檔中心，選擇單位文檔，查看相應的歷史公文。如下圖：

5.協同工作

協同工作是個人、團隊、組織之間傳遞信息和執行組織管理規則的事務處理工具，用它來完成事務的發起、處理和管理，并記錄事務的發展過程和結果，由人通過流程規則來完成事項的辦理，并支持規則的成型和管理,協同工作一般用來進行非公文類業務的處理，如：表單審批、需其他部門配合處理的工作、部門工作計劃、工作總結匯報等。

功能菜單：包括【新建事項】、【待發事項】、【已發事項】、【待辦事項】、【已辦事項】、【督辦事項】子菜單。

操作步驟：點擊菜單【協同工作】，出現功能列表，根據操作需要，選擇相應的子菜單。

【新建事項】 ：以調用模板方式或自建流程方式來發起一項跨組織的協同工作。選擇【協同工作】【新建事項】，進入新建事項界面；或者通過左側快捷鍵【新建】【新建協同】進入新建事項頁面，如圖所示：

? 新建事項中的具體操作：（以自建流程方式新建協同的具體操作）

? 第一步：依數據項的說明，在新建事項界面，填寫協同標題、正文信息等。? 第二步：建立流程，點擊流程輸入框中的<點擊新建流程>，在彈出的選人界面，選擇接收人員。

在下拉框中顯示系統設置的所有組織結構，有部門、組、崗位、外部人員、關聯人員五個選項卡顯示對應的信息；左邊區域羅列該組織的所有人員；右邊區域是選定需要在協同流程中執行的人。鼠標點擊左邊區域，選擇部門，根據選定的組織人員，選擇人員，按【→】，選定到執行人區域。如果直接選擇右邊的【→】，表示整個部門被選定；按【↑】【↓】進行已選項順序的調整。根據工作的具體情況選擇【并發】、【串發】。

1、并發：發起人發起流程后，各節點同時收到信息。

2、串發：發起人發起流程，流程中每個節點依次處理（上一節點處理完畢后，下一節點才能收到）。

流程中如有需要調整的地方，可選中某個流程節點進行修改，如【增加節點】：可以在當前節點后面增加一個或多個節點，也可以在會聚節點后面再增加新節點，可增加空節點。【刪除節點】：可以刪除選中的節點。【替換節點】：可以重新選擇該節點人員或部門。【節點屬性】：可以對選中的節點權限進行修改。修改完成后，按【確定】按鈕，確認流程后，自動退出該頁面，回到【新建協同】操作頁面，同時流程節點的信息顯示在數據項【流程】中。

? 第三步：根據工作情況，可以將該事項選擇預歸檔，選定預歸檔的目錄，協同發送后，該協同會自動歸檔到預歸檔目錄里。

? 第四步：根據工作需要，設定其他數據信息，設置流程期限、提前提醒、關聯項目、高級數據項設置等。

? 第五步：點擊【發送】，所建立好的協同事項進行處理發送，頁面自動跳轉到已發事項下，發送后的協同顯示在已發事項列表頁面中。? 以調用模板方式新建協同的具體操作：

用戶新建協同時，可以直接調用已經建立好的系統預置的模板和個人建立的模板。其中，系統模板是公用的模板，由單位管理員或者表單管理員創建，用于解釋組織的管理規則，實現規范化管理；個人模板是個人對常用的流程和格式的存儲使用，可減少工作量和增加易用性。?

第一步：在【新建事項】頁面，點擊【調用模板】，彈出調用模板網頁對話框。?

第二步：在左邊列表中選擇模板，如選擇表單模板中類別下的行政審批【公務接待清單】，點擊【確定】按鈕。

? 第三步：選擇的模板將顯示在新建事項中，包括標題信息、流程信息。? 第四步：用戶可以根據需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等數據項。

? 第五步：點擊【發送】，所建立好的協同事項進行處理發送。發送之后該協同顯示在已發事項列表中。

已發事項：系統列出當前用戶所有已經發出的協同事項，可以實時查看協同處理情況及處理人員意見，可以給未處理人員發送催辦消息；還可以對已發協同進行轉發、歸檔、撤銷流程、重復發起、刪除等操作。

待發事項：存放新建協同事項過程中【保存待發】、或被處理人【回退】、【撤銷】、【指定回退】的協同事項。用戶可以對已創建但尚未發出的協同事項進行查看、編輯、發送、刪除等操作；也可將該事項以協同或郵件的形式轉發給相關的人員。待辦事項：主要是查看、處理待辦協同事項，以及通過關鍵字對待辦事項進行查詢。用戶可以對接收到的協同進行流程查看，可以進行轉發、加簽、知會等處理操作，并可以對其他處理人的意見進行回復。

已辦事項：支持用戶對已經處理的協同事項處理情況進行查看，也可對該事項進行轉發、歸檔、取回、跟蹤、刪除等操作。

督辦事項：督辦是保證政府、機關、事業單位政令暢通，各項決策貫徹落實，完善工作秩序，改進工作作風的一項重要工作。通過督辦，可以使各項工作責任到人，做到事事有人承辦、有人負責，避免推諉扯皮，提高工作效率。協同督辦由協同發起人設置督辦人員，可以在新建協同事項頁面、已發事項頁面設置督辦信息。督辦人員可以跟蹤催辦協同處理人員，可以更換處理人員或處理流程，并查看處理情況。

6.計劃日程

計劃日程：計劃日程用于制定工作計劃、工作任務、安排工作事件。計劃管理的目的在于和領導與同事之間，明確目標達成共識，有步驟可檢查地去完成各階段的任務。日程事件不僅對個人時間做有效管理，也是為了和其它同事達成協調的需要。功能菜單：包括【時間視圖】、【工作計劃】、【日程事件】子菜單。? 【時間視圖】：時間視圖可以直觀地看出時間的具體安排情況，可以從日視圖、周視圖、月視圖分別看出某一天、某一周以及某一月的時間安排情況。? 【工作計劃】：用于建立個人目標計劃、查看他人報送給“我”的計劃以及進行表單計劃的查詢和統計，包括【我的計劃】、【他人計劃】兩個頁簽。? 【日程事件】：用于安排日常的工作事項。可以建立個人的、安排他人的，或委派事件給他人。系統是從起止時間、重要程度、優先級、工作類型等幾個緯度幫助用戶提升時間管理能力。

同時，通過事件的公開屬性，使相關成員知曉該事件，達到信息溝通與協作的效果，避免時間安排上的撞車。包括【個人事件】、【共享事件】、【事件視圖】、【統計】四個頁簽。

操作步驟：點擊菜單【計劃日程】，出現功能列表，根據操作需要，選擇相應的子菜單。

五、系統設置

菜單設置：設置系統菜單欄菜單顯示、菜單順序等。如圖：

個人事務：用于對個人信息、日常事務進行管理，包括對個人登錄密碼修改、消息提醒設置、系統菜單導航設置等功能。功能菜單：包括【應用設置】、【關聯應用設置】、【欄目設置】、【首頁設置】、【個人設置】等五個子功能模塊。如下圖：

六、支持與服務

各用戶如在系統使用操作過程中遇到問題，可以同事之間相互請教指導或聯系系統管理員協助解決。

第五篇：辦公行政管理制度

第一章 總 則

第一條 為使公司系統的辦公工作實現規范化、程序化、制度化，迸一步加強管理和協調，明確辦公程序，提高辦公效率，保障和促進公司戰略目標的實現及各項業務的發展，制定本制度。

第二條 總公司辦公室負責本制度的組織管理監督。

第二章 經理辦公會議

第三條 總公司經理辦公會議分為管理工作會和業務工作匯報會。

第四條 每月第一、二、四周的周一上午8：40分召開管理工作會議，由總經理（或指定其他總公司領導）主持，總公司其他領導及各管理部門正副職總經理（主任）參加，必要時指定人員列席。主要研究公司重大事項，如經營戰略、重大經營決策、重要規章制度；決定重大投資或貿易項目、重要對外關系、主要工作部署以及需要經理辦公會議討論研究的其它事項。

第五條 每月第三周周一上午8：40分召開業務工作匯報會，由總經理（或指定副總經理）主持，總公司其他領導、各部門、各專業公司負責人參加，必要時指定人員列席。業務工作匯報內容包括：組織機構建設情況、職工思想狀況和具體業績、業務發展情況等。匯報單位應于會前認真準備，屆時全面匯報。

第六條 各部門及各專業公司需要提請經理辦公會研究的事項，應在會議召開的上周五前以書面形式提出并附背景說明，送辦公室匯總篩選后，報總經理確定會議議題。議題確定后，由辦公室通知有關部門做好會前準備（包括會議材料等）。

第七條 經理辦公會議對議定的事項形成相應決議或決定，總經理有最終集中決策及決定權。

第八條 辦公室指定專人作好經理辦公會議記錄，并整理存檔。重要決議事項形成會議紀要，印發有關單位或人員。辦公室對需貫徹落實的事項進行催辦、督察并反饋情況。

第九條 總公司領導會議由總經理主持，總公司其他領導參加，不定期召開，必要時由辦公室主任負責記錄和督促會議議決事項的協調落實。

第三章 公文處理

第十條 各部門原則上不得以部門名義對公司系統外的單位制發正式文件。

第十一條 凡以總公司名義發出的公文、函件及用總公司印章的，辦公室對內容和文字有權審核，并負有把關責任。

第十二條 辦公室負責文書檔案的管理工作并負責指導全系統的文檔工作。

第十三條 辦公室負責制定總公司保密工作條例并指導全系統的保密工作。

第四章 內部呈批

第十四條 總公司各部門、各專業公司、子公司等以書面形式向總公司領導匯報工作或請求批準有關事項，須使用呈批件。

第十五條 總公司各部門的呈批件，由該部門直送分管領導，領導簽批后直接退該部門辦理。屬于分管領導權限之外的，必須交由辦公室呈報總經理閱批，批后經分管領導閱后退呈報部門或根據領導批示處理。

第十六條 專業公司、子公司的呈批件，按呈報內容自行送交相關管理部門或分管領導。需報總經理審批的，應交由辦公室負責呈送，批后按領導批示處理。

第十七條 呈批件由總公司領導簽批后，原件交辦公室歸檔存查，呈報單位必要時可留復印件。

第十八條 辦理呈批件必須打印，按規定填寫，規范用表，由承辦人及呈報單位負責人簽字；如有附件應齊全有效。一般應一事一呈。需要一事多批的，第二次呈報時應附上次批示意見。

第十九條 承辦部門要認真負責，收、交、轉、送要做到快速、準確、交接手續齊備，應建立收發文和交接制度，指定專人負責登記和存檔。

第二十條 各部門及各專業公司應指定一名正式職工作為聯絡員，負責聯絡工作。包括簽領文件、接聽通知并向本單位領導及人員傳達、報迭呈批件及其他相關事務。

第五章 印章使用

第二十一條 凡涉及公司重要合同、協議、對外承諾、擔保、資產轉移等事宜的法律文書及其他重要事由的文件，須經法規室審核，報總經理簽批后用印。

第二十二條 涉及總公司領導具體分管業務的一般性函件、報表、證明等，由辦公室秘書處審核，經分管領導簽批后用印。

第二十三條 除上述之外的一般性函件、介紹信或其他事由等，由辦公室主任批準后用印。

第六章 機要文書

第二十四條 機要室主要負責總公司文件和有關材料的打印。打印內容須經辦公室主任（或分管領導）審核簽字。

第二十五條 各單位需制發的業務公文、函件及其他材料等均應自行打印。

第二十六條 辦理復印、傳真等應填寫“機要室業務申請單”，經部門負責人簽字后，送機要室辦理。每季未由辦公室統計費用后轉財務本部，計入部門費用。

第二十七條 一般業務性外發傳真由部門負責人簽字；重要傳真件外發由總公司分管領導簽字。

第二十八條 收到傳真件應及時通知收件人簽字領取。

第二十九條 各部門及個人的郵件自行發送或領取，屬于總公司領導的，辦公室負責辦理。

第七章接 待

第三十條 凡客人來訪的，登記后由被訪單位派人接見并引入。

第三十一條 總公司領導的客人來訪由辦公室接待員負責接待，其他來訪客人由被訪單位自行安排接待。

第三十二條 業務談判需用會議室或談判間，應提前與辦公室聯系，由接待員負責安排。

第八章 其 他

第三十三條 處以上干部每隔周六上午8:30——11:30應到公司集體議事。臨時有事或有病的，須向總公司分管領導請假。

第三十四條 總公司各部門、各專業公司正副職以上（含）領導每日應于晚六時下班、臨時有事的，須向總公司分管領導請假。

第九章 附 則

第三十五條 本制度由總公司辦公室負責解釋。

第三十六條 各專業公司、子公司在貫徹執行本制度的同時，可根據實際情況，制定實施細則。