行政辦公綜合管理辦法

第一章

總

則

第一條

為加強公司治理，規范公司行政辦公及綜合管理秩序，做好來賓接待管理、員工言行規范、鑰匙管理及衛生管理工作，制定本辦法。

第二條

本辦法適用于公司及其分、子公司。

第二章

來賓接待管理

第三條

做好來賓接待管理工作利于樹立公司良好形象，展示公司精神面貌，改善公司內外環境，爭取各屆支持合作。來賓接待管理工作包括：主要任務、基本原則、程序規范、有關要求等。

第四條

主要任務有：

（一）安排客戶實地考察、調研交流等活動。

（二）安排業務合伙人的業務交流、意向簽約等活動。

（三）安排有關企業的業務合作、意向簽約等活動。

（四）公司重要會議的會務工作。

（五）協助公司公關工作。

第五條

基本原則是：

（一）堅持顧全大局原則。

強化公關意識，加大工作力度，注重公司形象，提高公司聲譽。

（二）堅持規范化、標準化原則。

按制度和程序辦事，克服隨意性，既使用通俗易懂的有效溝通方式，又注重公司形象、禮儀和程序性，做到有禮有節、規范標準。

（三）堅持厲行節約、量力而行原則。

應根據來賓身份、人數和目的，確定公司陪同人員數量和招待物品配置，既要熱情周到，又不能鋪張浪費。

（四）堅持對口接待原則。

綜合事務部負責保障一般性接待工作，重要接待任務和其他部門聯系的接待任務，由相應領導和部門對口接待，綜合事務部予以配合。

第六條

程序規范包括：

（一）日常接待工作程序

1、接待前的準備工作有：

（1）了解和熟悉來賓基本情況。

（2）制訂和落實接待計劃，商定活動日程。

（3）做好其他細節工作。

2、接待中的服務工作有：

（1）安排專人迎接來賓。

（2）引導來賓進入接待房間。

（3）安排領導與來賓見面會談。

（4）按照領導要求組織相關工作。

（5）按照領導要求安排就餐、送行等。

3、接待后的收尾工作有：

（1）誠懇征求來賓對接待工作的意見，并詢問有無需要接待人員辦理的事項。

（2）請示領導是否安排電話、登門等回訪。

（二）日常接待工作規范

1、接打電話時，要使用文明語言，如“您好”、“請問貴姓”、“您找哪位”、“請稍候”、“謝謝”等禮貌用語。

2、打電話之前，要準備好記錄用紙、筆或其他所需文件資料，不能等電話接通后再去找上述物品，讓對方拿著聽筒等候。

3、當來賓到訪時，應熱情迎接，主動引導來賓參觀或到會議室交談，要防止出現讓來賓長久等候無人過問的情況。如本人有事離開工作崗位，應將辦公桌上的文件資料保管好，以免泄密或丟失。

4、宴請來賓時，應根據宴請性質和規模不同，分為工作餐、聚餐和宴會，并根據來賓身份，確定不同人員陪同，按標準執行。

第七條

有關要求：

（一）周密計劃、順暢高效。

根據領導意圖及來賓要求，認真設計流程圖、日程表，做到嚴謹細致、安全圓滿。

（二）嚴守規定、嚴格標準。

授權范圍以外，任何人不得擅自向來賓做出任何決定和承諾，未經領導批準，私自安排的宴請等接待費用，一律不予報銷。

（三）注重形象、展示風貌。

著裝整潔大方，談吐風趣幽默，舉止優雅得體，服務熱情周到，以展示公司的良好形象和精神風貌。

（四）定期培訓、提升素質。

公司定期組織全體員工進行相關培訓，熟悉接待常識，掌握禮儀規范，了解風土民情，提高能力素質。

第三章

員工言行規范

第八條

員工個人形象是公司整體形象的重要組成部分，每個員工的言行都是公司形象的反映與體現。熱情禮貌的言行不僅體現出公司員工的綜合素質，更體現出公司深厚的文化底蘊。員工言行規范主要包括：言談規范、介紹規范、握手規范、名片使用、引導客人規范、吸煙規范、電梯使用規范等。

第九條

言談規范應做到：

（一）恰當稱呼他人。

在社交場合，無論新朋友還是老朋友，都應稱呼對方姓氏加頭銜或職稱，這是對他人最基本的尊重。

（二）使用禮貌用語。

在受到對方贊揚或幫助時應當表示感謝；在打擾或妨礙別人時，應表示歉意；在指稱陌生的第三者時，應使用“那位先生”、“那位女士”等稱呼。

（三）適時寒暄問候。

正式交談前的寒暄問候是展開話題的重要手段。寒暄問候時應選取大家共同感興趣的話題，避免涉及個人隱私或敏感話題。

（四）注重交談禮儀。

態度誠懇、語言親切，不要插入、打斷、諷刺、模仿他人說話；語氣平和、語調平穩，不要言語過激或玩笑過分；掌握分寸、注意忌諱，切記交談六不問（年齡、婚姻、住址、收入、經歷、信仰）。

第十條

介紹規范應做到：

（一）介紹時，應將被介紹人的姓名、單位、職務、職稱等介紹清楚，如“某某經理，這位是某某公司某某部經理某某先生”。

（二）介紹時，應先將職位低者介紹給職位高者，先將主人介紹給客人，先將男士介紹給女士。

（三）介紹時，應將手心向上、五指并攏，指向被介紹者。

第十一條

握手規范應做到：

（一）初次見面握手時，不應握滿全手，僅握手指部位即可。

（二）握手時，伸出右手，上身直立微向前傾，目光平視對方，點頭致意。

（三）握手力度應適中，力度太輕給人感覺無誠意，太重給人感覺過于魯莽。

（四）握手時間一般在3秒鐘以內，握一兩下即可。

（五）如戴有手套，一定要脫掉手套再與對方握手。

（六）通常由年長者、職位高者、上級先伸手發出握手信號，年輕者、職位低者、下級再伸出手與之呼應。

（七）平級男士和女士之間，一定要女士先伸出手，男士再握其手。

（八）握手時切忌搶握，或者交叉相握。

第十二條

名片使用應做到：

（一）與他人交換名片時，應雙手遞上，身體微向前躬，手臂高度略與胸齊，并使用規范用語：“我叫××，這是我的名片”。

（二）若想得到對方名片，可使用的規范用語為：“如果您方便，請留張名片給我”。

（三）接受名片時，雙手接過對方名片仔細看一遍，細心收好，切忌隨意丟放。

（四）若發現名片上有不認識的字或不理解的內容，應虛心求教，避免引起誤會。

第十三條

引導客人規范應做到：

（一）引導途中，引導者應走在客人側前方，若被引導的是一群人，引導者應靈活處理，一般應在最前面的人的側前方。

（二）指引方向時，右臂伸出，小臂與上臂略成直角，掌心向上，拇指微向內屈，四指并攏伸直，指向所去方向。

（三）上樓梯時，引導者應走在客人后面。

（四）下樓梯時，引導者應走在客人前面。

（五）若有我方人員不認識的客人來訪，引導者應相互介紹，順序一般是先介紹我方人員給客人，再介紹客人給我方人員。

第十四條

吸煙規范應做到：

（一）工作時間不能在公共辦公區內吸煙，可以到總裁室、事業發展部辦公室或樓前等地方吸煙。

（二）若有訪客欲吸煙，在征得對方同意后，可到總裁室、事業發展部辦公室吸煙。

（三）在公共活動場合不宜吸煙，若要吸煙，先看有無禁煙警示及煙缸等，再考慮是否吸煙。

第十五條

電梯使用規范應做到：

（一）進入電梯時，讓客人或領導先入，如果人較多，應注意用手按住電梯按鈕以使所有人順利進入。

（二）在電梯內盡量站成凹形，以方便后入者。

（三）電梯內空間較小，一般不宜交談。

（四）出電梯時，應讓客人或領導先行，若自己站在門口而同行者

又較多，則應先出電梯，按住電梯按鈕，等候他人出來。

（五）不得在電梯內丟放垃圾。

第四章

鑰匙管理

第十六條

公司鑰匙由綜合事務部統一管理、配制，各子公司和各部門鑰匙由各子公司和各部門負責人指定專人保管。

第十七條

公司門禁外安全鎖鑰匙配制若干把，由公司領導和指定的專人保管。

第十八條

檔案柜鑰匙由各部門指定專人保管，不得隨意配制或借給他人使用，否則負連帶賠償責任。

第十九條

各部門辦公區內鑰匙由各部門指定專人保管。

第二十條

各工位的抽屜鑰匙由所在工位人員負責保管。

第二十一條

各工位的抽屜備用鑰匙由綜合事務部統一保管，以備急需。

第二十二條

鑰匙保管人應遵守以下規定，否則公司所受損失由保管人負賠償責任，并視情節輕重給予處罰：

（一）離職時應將公司鑰匙交回綜合事務部。

（二）鑰匙遺失時，應立即報告所在部門負責人。

（三）未經綜合事務部負責人同意，不得隨意配制鑰匙。

（四）不得隨意把鑰匙借給外人使用。

第五章

衛生管理

第二十三條

舒適、優美、整潔的工作環境，可以展示公司良好形象，激發員工工作活力，不斷提升工作質量。衛生管理工作主要包括：

衛生標準、個人工位衛生、公共衛生維護、衛生區域劃分等。

第二十四條

衛生標準是：

（一）門窗(玻璃、窗臺、窗欞、窗簾)上無浮塵，地面無污物、污水、浮土。

（二）四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網、浮塵。

（三）水杯、文件夾、文件柜等桌面物品擺放整齊，辦公桌上無浮塵，椅子擺放到位，個人隔斷干凈整潔。

（四）個人柜、公用柜內外無浮塵、污跡，柜內物品排列整齊、無灰塵，柜頂及表面保持潔凈、無灰塵、無污跡。

（五）電腦、打印機等設備保養良好，擺放端正，無灰塵、浮土。

（六）辦公室墻面、地面清潔干凈，無雜物、無異味。

第二十五條

個人工位衛生應做到：

（一）員工上班前5分鐘打掃個人工位衛生，整理文件及物品，保持辦公桌及桌面、個人柜物品整潔整齊。

（二）個人物品、辦公桌椅、文件柜、更衣柜等衛生由個人負責。

（三）離開個人工位時，應將座椅復位放好，桌面物品擺放整齊，下班時關閉電腦等電源插座。

（四）公司保密文件或資料應及時入柜保管，不得長時間放置在辦公桌上。

（五）公司墻壁不得懸掛、張貼個人物品。

第二十六條

公共衛生維護應做到：

（一）注意保持地面、墻面及公共區域環境衛生，保持辦公環境干

凈整潔，不得亂丟垃圾，不得隨地吐痰，不得胡亂張貼。

（二）保持室內空氣清新，不得在公共區域內抽煙、脫鞋、吃有異味的食物等。

（三）使用會議室人員要愛護會議室設施，保持會議室整潔，結束使用后要把座椅復歸原位、擺放整齊，及時清理使用產生的垃圾，關閉電腦、投影、照明、空調等電器。

（四）上班前各區域負責部門應把開水燒好。

（五）不能亂倒茶水，不要把水灑到桌面和地面上。

（六）垃圾桶必須套上垃圾袋使用，并及時傾倒。

（七）抹布使用后必須清洗干凈、疊好歸位，笤帚、簸箕、吸塵器等器具用后復位。

（八）每日最后離開公司的人員，負責檢查電源、電腦、照明、空調等是否關閉，關好窗戶，鎖好大門。

（九）辦公區內擺放的綠植由綜合事務部每周進行一次修剪、澆水、清潔等日常維護。

（十）地毯清洗由綜合事務部每季度安排一次，各部門留人配合。

第二十七條

衛生區域劃分：

（一）各部門負責的衛生區域每日上班前打掃一次，并傾倒垃圾，空工位由同一部門人員負責打掃。

（二）每周五下午，公司組織一次大掃除，全員參加。

（三）區域劃分情況：

負責部門

衛

生

區

域

戰略企劃部

戰略企劃部辦公室

事業發展部

事業發展部辦公區

綜合事務部

會議室、前臺、會客處、綜合事務部辦公區

團隊建設部

事業發展部辦公室、團隊建設部辦公區

科技信息部

科技信息部辦公室

財務中心

總裁辦公室、財務中心辦公室

第五章

附

則

第二十八條

本辦法的制定、修改、解釋由綜合事務部負責。

第二十九條

本辦法自發布之日起執行。