第一篇：紀檢監察公文寫作與范例之方法技巧

紀檢監察公文寫作與范例之方法技巧-避免歧義的方法要點

作者：bondeit | 來源：本站整理 | 日期：2009-05-12 15:04 | 點擊

歧義是指語言有兩歧或多歧意義，可同時形式兩種或多種可能解釋的一種語言現象。比如，“我還要學習文件”這句話，就有三種理解：一是我們打算學習一下文件；一是我們索要供學習的文件；三是我們應當學習一下文件。

對于自然語言而言，歧義本是一種正常現象，難以簡單地說好與不好，更不能一概視為語病，全面禁絕。在一些文體中歧義甚至被作者有意識地加以運用，如在相聲作品中，歧義就常被用來制造包袱。一些日常口語交際、書面交際中使用頻率很高的修辭格，如“雙關”之類，在一定意義上也可以視作在積極地應用“歧義”。但我們不得不指出的是，在更多的情況下，歧義現象確實有害。這在主要用于事務處理的應用文件中，特別是公文中，其危害的程度尤深。

公文的語言是一種非常講究精確性的語言，因為公文的使用目的就是要使對方接受作者的影響，而且是對方行為的強制性影響。要使這種影響有效，一個重要的前提條件就是使意思的表達高度精確。每一個詞，特別是每一個句子必須保持意思的惟一性，以避免對方“見仁見智”按各自的理解而不是作者的意圖去行事。

從這樣的意義上，歧義對公文當然就是百分之百的有害。能對這一點提供證明的實際例證舉不勝舉。在日常生活中，公文中的歧義不但給人們帶來麻煩，諸如在保險合同中將保險范圍：“包括家用電器、床具、臥具等各種生活資料”；在政策規范中將懲罰規定寫作：“我們要嚴厲打擊少數犯罪分子”等帶歧義的表態，就經常把公文作者“等”到被動局面中，甚至“等”到自己的利益白白遭受損失的境地；經常使公文作者的真實意圖令人費解，甚至使作者尷尬地被理解為：“嚴厲打擊少數，對多數則..”

歧義對公文是有害的，是撰寫者所不需要但又往往無意之中造成的。那么，如何才能避免公文中的歧義呢？其實，克服歧義的方法并不復雜，有針對性地對句子成分予以調整，創造必要的語言環境等做法都十分有效。而這其中，困難的和起關鍵作用的是要能發現歧義的存在。為此，我們必須了解歧義的發生規律，對歧義保持警惕。

一般情況下，當公文中出現選詞不當，詞序失當，濫用省略，略用數量詞，語句中有詞性不明的成分，語言成分間的語法關系不明，語調附加的語義不能被準確讀出，忽略對含義不確定的詞、詞組的有效限定修飾，錯用標點符號，濫用修辭格等現象時，都會形成歧義。

一、選詞不當，造成對概念的曲解而引起歧義

與歧義出現有關的選詞不當，主要表現用在濫用方言詞、口語詞和土俗俚語，使用不規范的簡稱，誤用褒貶詞語等。

我國的當代公文在文體方面的一個重要特點，就是以現代漢語的書面形式（即白話文）作為標準和符號系統，除極特殊情況外，禁絕使用未列入普通話規范的方言詞、口語和土俗俚語。如果我們在撰寫公文時不懂得，或者不尊重這一規律，濫用這些詞語，就經常因此而使公文出現歧義。因為這些詞語不僅應用范圍窄，詞義不為多數人所理解，而且往往與普通話中的規范詞有差異。如長沙話中的“蚊子”還兼指“蒼蠅”在內；吳、粵方言和客家方言中的“腳”相當于普通話中的“腿”；口語詞中的“咬耳朵”，除了有普通話書面詞語中的真切地用嘴咬住耳朵的意思之外，還可以表示竊竊私語。如果我們在公文中隨意使用這類詞語，當然難以避免使閱文者“仁者見仁，智者見智”，把作者的本意被一部分人歧解甚至是曲解。

不規范簡稱給公文帶來的歧義主要源于這些簡稱詞本身在脫離語境和精確背景資料情況下的高度不確定性。“南大”則需要在更精確交代背景的情況下才能被界定清楚是指“南京大學”還是“南開大學”。不規范簡稱給公文造成的歧義，往往不僅僅是出點笑話，如果用“國家人事部”去稱呼“中華人民共和國人事部”，在法律意義上，公文作者對其所作的有關意思表示就會是無效的，因為在法律上不存在這樣一個“部”，誰也不能、不需要用這樣的名義去承擔責任，履行義務，行使權利。

公文中錯誤地選用了褒義詞或貶義詞也會造成歧義。公文中使用帶褒貶色彩的詞語是為了更鮮明、簡潔地表達作者的立場，如果出現誤用，會使閱文者難以準確理解作者的真正立場。如“小王革新了工作方法，許多人知

次 道后紛紛效尤”一句，“革新”與“效尤”一褒一貶，閱文者對作者的態度的理解，就既可以看做肯定，也可以看做是否定。而作者的真實態度很可能是肯定，或者是否定，甚至是目前不必、不能置可否的中性態度。這種歧義帶來的當然往往是相應的錯誤行為。

二、語序不當，造成被限定說明的對象不明而引起歧義

語序是指各級語言單位在組合中的排列次序。語序不當，特別是在有多項定語存在的語句中不恰當地排列了語序，常常會有歧義產生。請見以下例句：

在主席臺就座的還有幾個技術革新小組的代表。

這里，定語“幾個”的位置不當造成歧義，既可以理解為就座有若干個小組代表，也可理解成就座的是一個小組的幾個代表。

三、語句中個別的詞性不明，也會引起歧義

請見下面的例句：

作者分析了A企業集團和" 企業集團在各個時期進行競爭時，所采取競爭策略的特點。

在這里，由于“和”字的詞性究竟是連詞還是介詞很難分辯，因此語句就同時有了完全不同的意思：如果作連詞用，其句義就是作者分析了A、B 兩個企業集團雙方的競爭策略特點；而如果作介詞用，則句義為作者分析了!企業集團的競爭策略特點。

四、忽略對含義不確定的詞或詞組的限定修飾而引起歧義

自然語言中總有一部分詞或詞組的含義是非確定性的，但在公文語句中如果不能以有效方式對它們加以限定或說明，就很容易因此而出現歧義。如在公文中常常因界定事物不同性質、不同程度和范圍的需要使用“以上”、“以下”、“以內”之類的詞語。實際上，這類詞語的含義就很不確定，處理上不講究，就會出歧義，而且往往是關系是非界限、政策界限的歧義。這些歧視義主要出自人們對“以上”、“以下”、“以內’，是否包含本數在內的理解不一。請見下面例句：

參加工作15年以上的職工一年可享受10天以下的帶薪旅游假。

對這一規定，至少兩處不確定，執行過程中很可能會因此有糾紛：15年以上是否包括15年？10天以下是否把10天也包含在內？

了解上述現象我們就可以理解為什么《中華人民共和國刑法》會有第九十九條的規定：“本法所稱以上、以下、以內，包括本數。”

五、濫用省略，造成語句成分殘缺而引起歧義

語言運用過程中，恰當地使用省略確實可使語句簡潔明快，但如果超過必要限度，濫用省略就會走向反面，成為語病并可能因此而形成歧義。與歧義有關的不恰當省略主要是：

1、省略必要的虛詞。請見例句：

經研究，縣政府同意**鄉政府報告。

這里，“報告”前的助詞“的”被略去后，句義至少有兩個：一是同意**鄉的那份報告；一是同意** 鄉做出報告。

2、省略必要的虛詞。請見例句：

受托單位誤期，委托單位罰款。

這里，因為省略了表示復句內部關系的關聯詞語，句義既可以理解為因為誤期，所以罰款；也可以理解為如果誤期，就要罰款。而這種差別會給文件發行結果帶來完全不同的影響。

3、省略必要的主語、賓語。請見例句：

局里調撥給市紡織工業總公司一臺小型計算機，又撥給了精紡分公司。

這里，由于主詞或賓語的殘缺，使句義至少有三種：局里撥給總公司一臺，總公司又轉而撥給予了分公司；局里撥給予總公司、分公司各一臺；局里撥給總公司一臺，又調回撥給了分公司。

4、盲目套用口語中的省略句式。人們在口語中常使用一些結構簡單的省略句式，在面對面交際的特殊語境條件下，這種省略并不影響表意的精確，但如果盲目將它們套用在書面交際的公文中，就不可避免地出現歧義。如口語中可以把“我非去一趟不可”省略為“我非去一趟”，但如果把“非堅決按市政府的指示辦不可”在公文中省略為“非堅決按市政府的指示辦”就會有歧解。

六、多義詞、多詞組造成語句中有關成分間的語法關系不明而引起歧義

有時候我們會在公文中看到與“我們要嚴厲打擊少數犯罪分子”相類似的句子，實際上它們也都是歧義句。這里的歧義源于對數量詞“少數”的誤用。撰稿人要表示的“少數”是指參與犯罪的是少數人，對占社會性少數的這些人要嚴厲打擊，但實際上這句話中的“少數”卻還含有犯罪分子中的少部分人的意思，句義中也就有了嚴厲打擊犯罪分子中的少數人，對多數犯罪分子不打擊，或者不嚴厲打擊的意思。

七、忽略語音同語義之間的可能影響，產生“語音性”歧義

語言是人的發音器官發出的聲音和意義的綜合體，一定的意義是通過一定的聲音形式表達的。這些語音同語義在人們并不直接張口說的寫作過程中也同樣存在。為此，如果在公文寫作中忽略語義同語音之間可能的相互影響，就會出現同一句話可以“讀出”幾種不同意思的現象，我們姑且將其稱之為“語音性”歧義。

1、語調附加語義引起歧義

在一些場合，同一語句，講話時的語調不同，語義會有很大差異，這是由于語調附加了語義的緣故。這種現象會造成公文中的歧義，特別是當撰稿人在對此沒有意識的情況下。如下例：

他說不下去了。

這句話可以有至少兩個意思，它們分別來自于不同的讀法：讀作“他說———不下去了”時，表示他說自己不下去了；而讀作“他———說不下去了”時，則表示他激動地無法把話講完。兩種讀法的差別只是重音的位置不同，如果撰稿人寫作時邊寫邊默讀其中的一種，忽略另外一種讀法的存在，歧義就會發生。這種在最不經意中產生的歧義最隱蔽，危害也最大。

2、同音異義在特殊情況下引發歧義

漢語語音系統的特點之一就是自身日趨簡化。據統計，如果不將聲調計入，大量書面材料中實際出現的音節只有400個左右，而其中的47個音節又占了總出現率中的50%以上。這些音節用于表示絕大多數常用字，這就使漢語詞匯的同音異義現象比較普遍。本來，公文作為一種書面的交際工具，在人們主要靠“看”而不是“聽”接收信息的情況下，同音異義現象不會給準確理解帶來困難和問題，但如果一部公文在其傳遞中也存在一段以聲波為載體的運動過程，同音異義就會給對方造成理解上的困難甚至會有歧義形成。

電話通知、會議報告以及經計算機處理的以語音形式傳遞處理的文件，都可能存在同音異義帶來的歧義問題。“3日內，油輪不準進港”的電話通知很可能會造成一個海濱城市斷郵3天，或者對該城市的旅游業造成不良影響。因為“油輪”與“郵輪”、“游輪”發音完全相同，而含義卻相差甚遠，如果不作特別說明或其他處理，收文（實際上是“聽”文）各方很可能分別將其記錄為不同的詞，從而做出不同的理解。類似現象在領導者所作的各種會議報告中也會出現。

八、錯用標點符號，改變了詞語間的關系，而引起歧義

標點符號與句法結構有密切關系，如果錯誤地使用了標點符號，就有可能改變詞語間的本來關系，從而引起歧義。請見例句：

3日內蒙古人民共和國有暴風雪。

本來，在“3日內”后邊應當有一逗號，如此，其語義會十分明確。但缺少了這樣一個逗號之后，只因念讀時的停頓有可能發生一點點改變就使語句的意思表示大變，歧義產生，而且帶來嚴重的政治性錯誤。類似的例句還如：

我們一定要以實際行動反對，A國侵略者支持B國人民的正義斗爭。

這里是因為逗號標錯了位置（應在侵略者后）而使語句產生了非常有害的歧義。只有修正了這個錯語，句子才能還原成包含兩分句的復句。歧義才不復存在。

九、濫用修辭格，破壞文體風格的統一而引起歧義

公文需要修辭，公文甚至很講究修辭，公文的使用目的決定了這種修辭主要是在更有效地選詞、煉句方面下功夫。可以運用一些修辭格，但必須慎之又慎，不能采用有礙于莊重、準確、直接表意的方式，如夸張、擬人、反語雙關等。就是使用比喻、借代、對偶、排比、反問、引用等方式時，也必須符合公文文體的特殊要求。背離了上述原則，濫用修辭格，不僅會使表達冗繁，還會因破壞公文文體風格的統一，無限制地擴大了閱文者的聯想范圍而形成歧義。請見下面例句：

你校《關于裝修招待所問題的請示》收悉，經研究，不同意你校擬定的裝修方案。其理由主要是目前擬定的裝修標準偏低。請參照國際五星級飯店總統套間的裝修標準對這一方案做出修訂后再行請示。

這是在公文中濫用修辭格引起歧義最極端的一例，公文對一個縣處級招待所準備超標準裝修的問題沒有正面批評，而是用一個“反語”的修辭格，通過旁敲側擊、諷喻等間接表達了作者的意思。如此表達不僅破壞了公文所特別需要的鄭重嚴肅的色彩，而且給閱文者以過寬的聯想余地，使其或者真的不明所以，或者可以借此故意曲解。規范的公文文體是不允許間接表意的，因此，如果對方將上述例文視為一份“規范”的、直接表意的公文，從正面去理解其含義，當然看不出，至少可以說看不出文中有什么批評之意。由此可見，這種歧義的危害性很大，而且它往往成為“曲解”保護傘

第二篇：公文寫作與處理的方法與技巧

公文寫作與處理的方法與技巧

公文寫作與處理的方法與技巧 第一部分：公文寫作的基本要求和常識

一、秘書與公文的關系

秘書與公文的關系，是人與物的關系，秘書是辦理公務的人，公文是涉及公務的文書。“領導面前是紅人，工作上是忙人，經濟上是窮人，身體上是病人，家庭上是罪人”就是對秘書這個“人”的形象刻劃。公文與秘書有著密不可分的關系。“熱愛公文崗位，熱愛公文寫作”是作好秘書工作的必要條件。寫好公文，還具有以下四個作用：

1．寫好公文可以使秘書勝任工作。特別是在機關工作，在政府工作，如果不會寫公文，就沒有地位，就沒有作為，至少說是不能勝任工作。毛澤東同志的秘書田家英，跟隨主席18年，靠著自己的努力，由從事事務性工作最終成為主席的文字秘書，他起草的八大開幕詞中“謙虛使人進步，驕傲使人落后”，至今為大家所熟知和常用，催人警醒，影響深遠。

2．寫好公文可以使文秘人員提高水平。人的大腦經常思考問題，越思越靈。一個人經常寫作公文，水平自然也會提高。在寫作公文的過程中，人需要構思和布局，需要分析和判斷，需要思考解決問題的方法和措施，在這個過程中，一個人的能力得到全面鍛煉，他的綜合分析能力、駕馭全局的能力和解決問題的能力相應都會得到提高。

3．寫好公文可以使公務員不斷進步。人們常說，不想當將軍的士兵不是好士兵。同樣，不想當領導的秘書不是好秘書。在秘書崗位，通過寫作公文，基礎就會打的比較牢，能力提高的比較快。自然，接觸領導的機會就比較多，進步的機會就比較多。國家領導人許多都是秘書出身，比如毛澤東、鄧小平、楊尚坤、胡錦濤等。可以說，秘書這個崗位鍛煉人，也造就人。

4．寫好公文可以使公務員終生受益。文章寫的多，積累就會多，千年文章會說話。許多人退休后，都愛寫回憶錄等書籍，這是對人生的一個總結，是一件很有意義的事情。大家在工作中，一定要注意加強工作積累和生活積累。瑞士人一生有三件事“生一個孩子，栽一棵樹，寫一本書”，把寫一本書和生孩子相提并論，可見寫作的重要性和它不尋常的意義。

二、什么是公文

（一）公文的含義

國家行政機關的公文（包括電報）是國家行政機關進行行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布臵和商洽工作，報告情況，交流經驗的工具。

中國共產黨機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布臵和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。

一般來說，只有具備了以下幾個條件才能算作公文：

首先，公文是在公務活動中使用并形成的，是為了處理公務，不是辦理私事的。

其次，公文的使用范圍一般限于行政機關，人民團體、企事業單位也常根據情況比照使用，個人不得使用公文。

第三，公文是具有特定格式的文字材料。它不同于普通的文字材料，從標題到落款，從內容到文面，從用紙到標記都有特定的要求。公文也不同于公務活動中使用的其它材料，如圖片材料、音像材料、電訊材料等。

（二）公文的形成

公文的形成已經有兩千多年的歷史，“公文”一詞最早見于《后漢書〃劉陶傳》，“但更相告語，莫肯公文”。另有一說見于《三國志〃趙儼傳》，“公文下郡，綿絹悉以還民”。公文是時代的產物，是階級的產物，反映了國家的意志。公文的形成受社會形勢發展、工作需要、國家利益、社會需求、人民呼聲等條件的影響或制約，在不同的社會發展時期，有不同的公文，以下是公文發展的一組史料：

甲骨文公文＿殷商時期 青銅器公文—周朝時期

石刻公文—春秋時期

簡冊公文＿秦漢時期

絹帛公文—晉朝時期

紙質公文＿現存唐朝

電子公文—現代

目前我們現行公文處理辦法，是2000年8月24日國務院發布新的《國家行政機關公文處理辦法》，該辦法自2001年１月１日起施行。辦法規定現行公文文種有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等十三類十三種。

（三）公文的特點

1．公文具有鮮明的政治性

公文產生于階級、國家出現之后，是統治階級貫徹其指揮意志、行動意圖的系統記錄，直接反映國家政權的意向和階級的根本利益。

2．公文具有嚴肅的法定性

公文具有法定性，這主要表現在公文必須有法定的作者，即依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織。

3．公文具有特定的權威性

法定的作者在法定范圍內行使職權制作和發布的公文，就具有法定的權威性。公文內容具有約束力是公文權威性的具體體現。

4．公文具有對現實工作的指導性

公文是在現實工作中形成和使用的，目的在于推動現實工作。一項工作一旦完成，在開展這項工作中形成并使用的公文的作用也隨之結束。

5．公文具有一定的規范體式

公文寫作講求格式規范，任何行政機關和單位必須執行國家規定的統一公文格式，不得另搞一套，自行其是。現階段，黨政機關的公文寫作與處理，必須嚴格遵守《國家行政機關公文處理辦法》和黨的公文規定。

三、公文的分類

（一）公文的種類 1．規范性公文

行政公文13種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要；黨的公文14種，包括決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。

2．法規和規章性公文

共11種，包括條例、辦法、規定、章程、細則、規則、規程、規范、公約、守則、紀律。

3．通用性公文

共14種，包括計劃、規劃、工作安排、工作要點、方案、調查報告、簡報、總結、述職報告、提案、講話稿、書信、布告、導詞。

4．執法公文

共12種，包括行政處罰決定書、行政強制執行申請書、行政強制執行決定書、行政復議申請書、行政復議答辯書、行政復議決定書、行政起訴狀、行政上訴狀、行政答辯狀、行政賠償申請書、行政

（二）行政公文與黨的公文的異同

1．從作用方面看相同點：都是傳達、貫徹黨的路線、方針、政策的工具，都具有領導、指揮、聯系、溝通和宣傳教育作用。不同點：在于公文的性質、內容、行文對象和指向不同。行政公文是國家意志和權力的體現，是行政行為和行政管理措施的手段，行文對象和指向是國家各級行政機關、企事業單位以及人民群眾。黨的公文是黨的意志和權力的體現，公文內容主要是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，實施黨的領導；行文的對象和指向是各級黨的組織和黨員。

2．從行文方面看相同點：二者的同級機關及其同級機關之間可以聯合行文。不同點：行政公文是按照行政隸屬關系行文。黨委一般不直接對行政機關行文，通常是通過對設在行政機關的黨委或黨組行文，實施對行政機關的領導；行政機關對黨委行文也要通過黨委或黨組的公文，而不是用公文直接行文。

3．從文種上看有9種相同的，是決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。有9種是不同的，公文多了命令（令）、公告、通告、議案4種，黨的公文多了決議、指示、公報、條例、規定5種。

四、公文格式

（一）公文的一般格式

根據國家標準，公文一般由眉首、主體、版記三部分組成，分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等17項要素。

1．眉首

臵于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱為眉首。眉首主要包括：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號和簽發人。

2．主體

臵于紅色反線（不含）以下至主題詞以上（不含）之間的各要素統稱為主體。主體主要包括：公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間和公文生效標識、附注。公文正文從主送機關下一行開始，每自然段左空2字，回行頂格，數字、年份不能回行。公文印刷中字體字號的選用：公文標題用2號小標宋體，正文一級標題用三號黑體，正文二級標題及主題詞用3號宋體，正文一般用3號仿宋體。每頁排印22行，每行28個字。公文文字表達應力求簡明扼要，層次分明，力求說短語、行短文，避免多層次結構。多層次結構的正文分條標識方法為：

第一層用：一、二、三、……

第二層用：

（一）（二）

（三）……

第三層用：1.2.3.……

第四層用（1）（2）（3）……

個別出現第五層時用：①②③……

3．版記

臵于公文主題詞以下的各要素統稱為版記。版記應臵于公文最后一頁，版記的最后一個要素臵于最后一行。版記主要包括：主題詞、抄送、印發機關和印發時間。版記各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（二）公文的印刷格式

1．用紙格式

公文用紙格式，指公文用紙幅面尺寸。目前我國公文紙采用國際標準A4型（297mm×210mm）。布告、公告、通告等公布性公文用紙幅面尺寸，可根據實際需要確定。

2．印裝格式 公文的印裝格式，指公文排版、裝訂形式與字體字號的選用。公文使用的漢字按國家規定的標準方案執行，并從左至右書寫、排版。少數民族文字按其習慣書寫、排版。公文一律左側裝訂。公文數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其它的都應當使用阿拉伯數字。在同一公文中數字的使用應前后一致。公文中應采用國家法定的計量單位。

（三）主題詞的標引與制作

1．主題詞的標引依據

目前，行政公文主題詞標引的依據主要是國務院辦公廳秘書局制訂的《國務院公文主題詞表》，共由十五類1049個主題詞組成，分為主表和附表兩大部分，主表有十三類751個主題詞，附表有二類298個主題詞。

2．主題詞的標引程序和方法

主題詞的構成要素有三個方面：一是體現公文歸屬類別的詞，二是體現公文內容特征的詞，三是體現公文文種的詞。標引時可據其涵義，按“一類別、二內容、三文種”的順序依次排列。類屬詞標引時如無十分貼切的主題詞，可按“宜寬不宜窄”的原則，選擇相近的主題。每份公文一般以標引四至五個主題詞為宜，除類別詞外，最多不要超過五個。

第二部分 常用公文的寫作方法

一、怎樣寫好公文

（一）目前公文的現狀和問題

應該說，目前公文的現狀不容樂觀，問題很多，形象不佳。歸納起來，主要表現在以下四個方面（抄、長、假、亂）：

1．“文抄公”主筆，大抄特抄。這種現象很有的普遍性。2．“懶婆娘”當家，又臭又長。經常在稿中“首先一個，其次一個，再者一個，另外一個，還有一個，其他一個，最后一個，補充一個”，越看越不愿意看。

3．“貼膏藥”盛行，無病呻吟。不管發文有用沒有用，無事找事。

4．“我說算”上崗，亂用文種。主要表現在“報告請示亂上，通知意見亂發，公告通告亂貼”。

以上這些問題，大家在寫作公文時一定要注意，至少不會走彎路，對提高公文寫作水平大有幫助。

（二）怎樣才能寫好公文

1．領會意圖——公文撰制的“奠基工程”

公文撰制在思維方式上，有別于文藝創作等“有感而發”，而是“遵命行事”，必須秉承領導旨意，領會領導意圖，根據工作需要而撰制。

一是積極擴展領導意圖。秘書要善于從更多的層次和角度去思考問題，保證制發的公文具有一定的思想內涵。

二是善于挖掘領導意圖。秘書應當主動和領導同志商量研究，深化領導的意圖。

三是努力完善領導意圖。秘書要注意與領導溝通，并注意聯系實際情況，從而比較全面體現領導意圖。

四是及時捕捉領導意圖。要做一個“有心人”，手腦勤快，及時掌握領導的思想脈搏。

2．構思準備——公文撰制的“設計藍圖”

要認真構思，做好準備工作。在構思過程中，要掌握三個基本環節：

第一，要確定好公文主題。公文主題應做到“一文一題”，即只能突出一個中心，不能搞多中心，切忌主題不明或多主題。

第二，要合理安排結構。最好先擬個寫作提綱，對公文通篇布局進行安排。

第三，要精心選擇材料。對材料必須經過一番去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的加工整理后才能使用。

3．擬寫文稿——公文撰制的“施工階段”

一是必須扣緊主題。寫作提綱就是按主題而設想的思路，對緊扣主題的材料要下功夫挖掘。

二是要詳略得當。做到布局合理，層次分明，重點突出。三是要一氣呵成。擬寫文稿的路子定好了，材料選好了，最好一氣呵成。

4．認真修改——公文撰制的“整修裝璜”

修改是公文撰寫過程中不可缺少的一環，如何進行修改，如何掌握正確的修改程序，可以從以下幾個方面入手：

第一，先看主題。進一步挖掘和深化主題，使主題更深刻、明確、集中。第二，審改觀點。主要看文稿的觀點和提法是否有錯誤，能不能站住腳，是否經得起推敲和實踐的檢驗；文稿中的概念、判斷和論證是否符合客觀實際情況，是否符合中央和上級規定的方針政策。

第三，調整材料。如果文稿使用材料過多，淹沒或沖淡了觀點，應該加以修整和剪裁，留有最有用的材料；如果文稿有言之無物之處，要補充必要的材料；如果材料不準確，要重新核實更正；如果材料的觀點不一致，要服從觀點，刪節材料或選擇更換新的材料。

第四，理順結構。主要是檢查文稿框架是否合理，層次是否分明，段落是否得當，過渡照應是否自然周全等等。

第五，推敲文字。公文語言力求精益求精。修改中要采取逐字逐句仔細推敲的辦法，對文字進行加工潤色。

二、常用公文寫作

（一）通知

1．通知的概念

通知是適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員的公文。

2．通知的種類

從內容、性質上大體可以劃分為：發布性通知、命令性通知、事務性通知、批轉性通知、會議通知。

3．通知的寫作要求（1）明確行文目的

首先明確為什么寫這個通知，通知的主要內容是什么，以分清是哪一類通知，然后確定怎樣寫。其次要確定寫作的范圍和對象，針對什么問題，解決什么問題，根據客觀情況和開展工作的需要確定寫作的范圍和對象，以明確行文目的，有針對性地寫好通知。

（2）抓住主要內容

不同種類的通知，有不同的規范體式，但是，緊緊把握住主要內容，是寫好通知的關鍵，絕不能喧賓奪主，沖淡主要內容。比如命令性的通知，一般要講清情況和問題，但只能作為事由、背景來概括敘述，重點則是針對實際情況和問題，提出指示性意見、要求及措施，并做到政策界限清楚、明確。

（3）文字表述準確

首先對受文單位的名稱必須寫清寫全，或采用規范化的簡稱。其次為使受文單位便于操作，凡屬應該說明的有關情況，應該執行的具體事項，以及有關的時間、地點、條件等，都要做到周密、準確，以免貽誤工作，造成損失。

（二）報告

1．報告的概念

報告，是適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問的公文。

2．報告的種類

報告的種類較多，可以從用途、性質、內容等方面進行劃分。從用途上可以分為情況報告和隨文報告兩類。從性質上可以分為工作報告、問題報告、會議報告三類。根據報告內容還可以分為綜合報告和專題報告。

3．報告的寫作要求

（1）主題要明確，思路要清晰

一般情況下，寫報告應沿著為什么要寫報告，報告什么內容的路子，在充分占有材料以后，根據主題需要和觀點與材料相統一的原則，精心構思，編排布局，然后組織撰寫。

（2）重點要突出，文字要簡練

報告全篇要突出重點，每一部分也要圍繞全篇中心突出重點。全篇的重點就是向上級報告的主要內容，而各部分的重點則是圍繞說明主要內容而需要引起上級行政機關注意的關鍵之處。突出重點也要兼顧一般，既要有點，又要有面，但在文字表述上要力求簡練，不講空話、套話。

（3）觀點要鮮明，材料要真實

向上級行政機關報告工作，反映情況，要克服報喜不報憂，宣揚成績，粉飾太平的不良傾向，要在深入實際調查研究的基礎上，提出鮮明的觀點，提出實事求是、有說服力的材料。

（4）不要夾帶請示事項

在公文處理中，收文行政機關對報告沒有答復的責任，如果把請示事項夾在報告里，就容易誤事。所以，需要答復的事項不能夾在報告中，而應另用“請示”行文。

（三）請示 1．請示的概念

請示，是適用于向上級請求指示、批準的公文。

2．請示的種類

從內容、目的的角度，請示通常可分為：請求批示性的請示、請求批準性的請示、請求批轉性的請示。

3．請示的寫作要求

（1）堅持一文一事。一份“請示”要由上級行政機關同一個部門批復。反之，一文數事，要由幾個部門回答，則必然貽誤工作。

（2）不能越級請示。各級行政機關都有一定的權限，上下級行政機關之間也有一定的分工和職責范圍，因此在請示工作時，一般要逐級向上請示。

（3）不要多頭主送。一般只寫一個主送行政機關，如需同時送其他行政機關應用抄送形式。有的單位認為同時向上級幾個部門報送一個請示，會引起重視，殊不知都管都不管，都不予批復反而誤事。

（4）不宜將請示同時抄送下級行政機關。請示中的意見在未被批準之前并不生效。所請示的事項也常有不予批準的，如果同時抄送給下級行政機關，會造成不應有的混亂，甚至造成工作上的被動。

（5）除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。凡屬上級行政機關已有明確規定，下級單位職權范圍內能夠解決的問題，應當自行解決，不應將矛盾上交。

第三篇：常用公文寫作格式與技巧(精品免費下載)

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示。請示的內容由三部分構成： “三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內容表現為多變狀態：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；

（3）情況——原因（責任）——下步做法；

（4）情況——原因——責任及處理意見；

通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；

（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；

（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導性通報”。

要注意吸收少數人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機關向國內外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；（3）結尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉XXX執行”等。

2、報告

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求時使用的一種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區別：

（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復；“請示”則要求上級批復。

（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。

（3）文種性質不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結尾用語不同。“報告”的結尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。

報告的內涵決定了它在寫作上的通用規則，就是人們通常所講的（5）情況——問題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉批下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。

通知的標題有三種形式：（1）發文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯合”、“轉發”、“批轉”、“印發”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結尾三部分構成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結尾另起段寫明通知執行要求，常用“以上通知，望認真執行”、“特此通知。”“本通知自發布之日起實行”等習慣用語表示。制發各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結構先總后分，使人一目了然。

2、通報

通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發，不能牽強附會。

3、會議紀要

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。一次工作會議在具體討論中必然會產生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應該根據會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人一致意見，同時，也

通告是在一定范圍內、公布應當遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條： 一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內外的，通告是面向國內或國內局部范圍的；

三是從發布兩告的機關看，公告發布的機關級別高，是黨和國家的高級機關；通告，上至中央，下至基層機關及國有企事業單位均可使用；

四是從所發布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發布；通告既可采用公告的手段公開發布，也可在內部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關、正文和落款四部分構成：（1）標題

函的標題有兩種形式：發文機關名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關于ＸＸＸ的復函；事由＋文種，如“關于懇求ＸＸＸ的函”或“關于申請ＸＸＸ的函”；“關于請求批準ＸＸＸ的函”。

（2）受文機關：頂格加冒號寫受文機關全稱或規范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發函的原因和目（1）存根部分簡填，以便日后查考。

（2）本文部分要填寫詳細些。（3）派人聯系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務。

（4）重要的介紹信要經領導過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。

（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

（3）最后寫訂立計劃的日期。工作計劃的內容。一般地講，包表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什么性質的，怎樣產生的，都應講清楚。

（3）經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。（4）今后的打算。根據今后的工作任務和要求，吸取前一時期工的，常用“現將有關問題說明如下：”、“現將有關問題復函如下：”等習慣用語過渡轉入主體。主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結語。根據不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復函”等習慣用語結束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯系單位或個人的稱呼。（3）被介紹人的姓名、身份、人數（派出人數較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規定格式，使用只須填上有關內容。公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關、團體、單位領導提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團）申請書”、“開業申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。

（3）寫申請書的具體內容： 申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談認識。（4）結尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領導批準”等語，也可以不寫。

（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。工作計劃的格式：

括：

（1）情況分析（制定計劃的根據）。制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進行的，是依據什么來制定這個計劃的。

（2）工作任務和要求（做什么）。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。

（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以后，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務的完成。

4、工作總結

總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經驗等。基本情況。

（1）總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。寫好總結需要注意的問題（1）總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。（3）條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結中的問題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。

（5）總結的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。

第四篇：常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示。請示的內容由三部分構成：

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；

（3）結尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉XXX執行”等。

2、報告

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求時使用的一種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區別：

（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復；“請示”則要求上級批復。（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。

（3）文種性質不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結尾用語不同。“報告”的結尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。

報告的內涵決定了它在寫作上的通用規則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內容表現為多變狀態：（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責任）——下步做法；（4）情況——原因——責任及處理意見；（5）情況——問題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉批下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。通知的標題有三種形式：（1）發文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯合”、“轉發”、“批轉”、“印發”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結尾三部分構成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結尾另起段寫明通知執行要求，常用“以上通知，望認真執行”、“特此通知。”“本通知自發布之日起實行”等習慣用語表示。制發各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結構先總后分，使人一目了然。

2、通報 通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導性通報”。通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發，不能牽強附會。

3、會議紀要

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必然會產生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應該根據會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人一致意見，同時，也要注意吸收少數人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機關向國內外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。通告是在一定范圍內、公布應當遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條：

一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內外的，通告是面向國內或國內局部范圍的；

三是從發布兩告的機關看，公告發布的機關級別高，是黨和國家的高級機關；通告，上至中央，下至基層機關及國有企事業單位均可使用； 四是從所發布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發布；通告既可采用公告的手段公開發布，也可在內部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關、正文和落款四部分構成：

（1）標題

函的標題有兩種形式：發文機關名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關于ＸＸＸ的復函；事由＋文種，如“關于懇求ＸＸＸ的函”或“關于申請ＸＸＸ的函”；“關于請求批準ＸＸＸ的函”。（2）受文機關：頂格加冒號寫受文機關全稱或規范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發函的原因和目的，常用“現將有關問題說明如下：”、“現將有關問題復函如下：”等習慣用語過渡轉入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結語。根據不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復函”等習慣用語結束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯系單位或個人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數（派出人數較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規定格式，使用只須填上有關內容。（1）存根部分簡填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細些。

（3）派人聯系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務。（4）重要的介紹信要經領導過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關、團體、單位領導提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團）申請書”、“開業申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。（3）寫申請書的具體內容：

申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談認識。

（4）結尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領導批準”等語，也可以不寫。（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。工作計劃的格式：（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計劃的日期。

工作計劃的內容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計劃的根據）。制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進行的，是依據什么來制定這個計劃的。（2）工作任務和要求（做什么）。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以后，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務的完成。

4、工作總結

總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經驗等。基本情況。

（1）總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什么性質的，怎樣產生的，都應講清楚。

（3）經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。

（4）今后的打算。根據今后的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。寫好總結需要注意的問題

（1）總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。

（3）條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結中的問題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。

（5）總結的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。

第五篇：常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示。請示的內容由三部分構成：

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；

（3）結尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉XXX執行”等。

關于啟動寧漢滬寧杭光纜線路工程的請示

張繼平副總經理：

寧漢、滬寧杭光纜線路工程的可行性研究報告已于2001年3月批復，中訊郵電咨詢設計院和浙江省郵電規劃設計院已分別完成初步設計。由于當時處在南北拆分階段，故而未進行初步設計的會審及相關后續工作。

目前南北拆分工作已基本完成，根據沿途業務發展的需要，特別是長江航運局急需租用光纖，因此我部建議啟動該工程，抓緊時間進行初步設計會審及相關后許工作。

以上妥否，請批示。

網絡發展部

二OO二年七月三日

2、報告

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求時使用的一

種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區別：

（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復；“請示”則要求上級批復。（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。

（3）文種性質不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結尾用語不同。“報告”的結尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分

肯定。

報告的內涵決定了它在寫作上的通用規則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內容表現為多變狀態：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責任）——下步做法；（4）情況——原因——責任及處理意見；

（5）情況——問題——建議等。

關于報備與中國聯通互聯協議的報告

信息產業部:

為促進電信市場的有效競爭，規范電信網間的互聯互通關系，確保聯通CDMA網按計劃開通運營，中國電信集團公司與中國聯合通信有限公司經過友好協商與合作，于2001年9月30日簽定了《中國聯合通信有限公司與中國電信集團公司電信網網間互聯及結算框架協議》、《中國聯合通信有限公司陸地蜂窩移動通信網與中國電信集團公司固定本地電話網、國內長途電話網、國際電話網、IP電話網網間互聯及結算協議》。根據《中華人民共和國電信條例》，現將以上兩個協議報送信息產業部備案。

在信息產業部有關領導及主管部門的關心和具體指導下，中國電信與中國聯通在網間長途呼叫路由組織等問題上達成了一致意見，為協議的最終簽定創造了有利條件。雙方總部間互聯協議簽定后，下屬企業的省級協議也在積極協商之中，中國電信PSTN與中國聯通CDMA網的網間互聯測試等工作也將隨即啟動。中國電信與中國聯通將繼續加強合作，為國家的通信事業做出更大的貢獻。

中國電信集團公司

二００一年十月十七日

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉批下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。通知的標題有三種形式：（1）發文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯合”、“轉發”、“批轉”、“印發”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結尾三部分構成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結尾另起段寫明通知執行要求，常用“以上通知，望認真執行”、“特此通知。”“本通知自發布之日起實行”等習慣用語表示。制發各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結構先總后分，使人一目了然。

關于印發中國電信集團公司 公文處理辦法的通知

各省、自治區、直轄市電信公司，集團公司各部門、各直屬單位:

現將《中國電信集團公司公文處理辦法》印發你們，請遵照執行。2000年7月10日集團公司印發的《中國電信集團公司公文處理辦法（暫行）》（中國電信辦[2000]355號）及2000年11月1日集團公司綜合部印發的《中國電信集團公司公文實施細則（試行）》（綜合[2000]3號）同時廢止。

二００二年五月二十日

2、通報

通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導性通報”。通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發，不能牽強附會。

關于2002年1至5月服務質量情況通報

中國電信集團各省、自治區、直轄市電信公司：

現將2002年1—5月用戶投訴處理情況通報如下：

一、電信用戶申訴總體情況

據部申訴中心通報，今年第一季度向部申訴中心投訴共1271件，正式立案的案件有46件，回函率為100%。其中申訴中國電信14件、申訴中國聯通15件、申訴中國移動17件。

與2001年同期相比，中國電信的申訴從65件下降到14件，下降幅度為78.4%；中國移動的申訴從33件下降到17件，下降幅度為48.5%；中國聯通的申訴從13件上升到今年的14件，上升幅度為7.6%。

從各運營企業用戶申訴占總申訴比重看，中國電信由58.6%下降到30.4%；中國移動由29.7%上升到今年的37.0%；中國聯通由11.7%上升到今年的32.6%。中國電信的申訴下降幅度最大。

1—5月用戶以各種渠道越級投訴共計39件，其中4—5月份11件，比1—3月下降了39％。其中涉及南方的18件，涉及北方的21件。

二、電信用戶申訴的分類情況

（一）服務質量問題……

三、申訴中國電信服務的具體內容

（一）反映服務質量問題一季度共有7件, ……

（二）話費爭議問題…… ……

3、會議紀要

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必然會產生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應該根據會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人一致意見，同時，也要注意吸收少數人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

通信機房防火安全工作交流會會議紀要

為了貫徹國務院召開的全國安全生產電視電話會議精神，落實開展安全生產專項整治工作要求，2001年8月1－3日，中國電信集團公司在福建省召開了通信機房防火安全工作交流會，目的是進一步促進通信機房規范化建設，提高通信防火安全管理水平，保障通信安全。參加會議的有各省（區、市）電信公司安全保衛和運行維護部門的領導。現將會議紀要如下：

一、會議基本情況……

二、福建機房標準化改造的經驗

（一）領導掛帥，部門協作，齊心合力抓機房改造。……

（二）因地制宜，積極穩妥，推進老機房改造。……

（三）執行規范，控制源頭，抓好新機房建設。……

三、加強通信防火工作要求

（一）提高認識，切實加強通信防火工作。……

（二）相互協作，通過綜合治理實現機房無火災隱患要求。……

（三）源頭堵漏，新機房建設必須嚴格執行防火規范。……

（四）根除隱患，老機房改造要加快步伐。……

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機關向國內外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。通告是在一定范圍內、公布應當遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條：

一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內外的，通告是面向國內或國內局部范圍的；

三是從發布兩告的機關看，公告發布的機關級別高，是黨和國家的高級機關；通告，上至中央，下至基層機關及國有企事業單位均可使用； 四是從所發布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發布；通告既可采用公告的手段公開發布，也可在內部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關、正文和落款四部分構成：

（1）標題

函的標題有兩種形式：發文機關名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關于ＸＸＸ的復函；事由＋文種，如“關于懇求ＸＸＸ的函”或“關于申請ＸＸＸ的函”；“關于請求批準ＸＸＸ的函”。

（2）受文機關：頂格加冒號寫受文機關全稱或規范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發函的原因和目的，常用“現將有關問題說明如下：”、“現將有關問題復函如下：”等習慣用語過渡轉入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結語。根據不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復函”等習慣用語結束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。關于申請辦理北京市鴻翔大廈房地產過戶手續的函

北京市房地產管理局:

1992年8月原郵電部委托其所屬單位—中國郵電器材總公司購置了北京市海淀區欣華農工商公司所屬“龍鄉飯店”（北京市海淀區龍翔路15號）的全部房地產及所屬物，并更名為北京鴻翔大廈，同時在海淀區房地產管理局辦理了產權過戶手續，也經北京市城市規劃管理局同意鴻翔大廈所占用的土地作為國家劃撥地由郵電器材公司使用。

1998年，原郵電部將鴻翔大廈成建制劃歸給了原中國郵電電信總局，劃歸后原中國郵電電信總局沒有辦理鴻翔大廈的房產和土地的過戶手續。2000年經過國務院的批準原中國郵電電信總局組建成為全民所有的中國電信集團公司。

鑒于以上所述，特此申請辦理鴻翔大廈的房地產過戶手續，同時由于中國電信集團公司和鴻翔大廈的全民所有的性質以及該土地的使用性質沒有改變，希望繼續保留該土地為國家劃撥地的性質。

請貴局給予大力支持，辦理相關手續為盼。

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關于互聯互通問題的復函

? 中國聯合通信有限公司: 貴公司《關于通報目前互聯互通存在問題的函》（中國聯通函[2004]5號）收悉，經調查，現將有關情況函復如下：

一、由于2003年以來網間話務增長迅猛，造成福建電信各地關口局資源緊張，因能力問題在一段時間內曾出現無法增加與各運營商間網間中繼的情況。福建電信已采取措施對部分關口局進行了緊急擴容，并調整了部分網內資源用于增加網間中繼，中繼緊張問題已于春節前陸續解決。（以下略去）

特此函復。

（五）其他常用應用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。

介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯系單位或個人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數（派出人數較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規定格式，使用只須填上有關內容。（1）存根部分簡填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細些。

（3）派人聯系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務。（4）重要的介紹信要經領導過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關、團體、單位領導提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團）申請書”、“開業申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。（3）寫申請書的具體內容：

申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談認識。

（4）結尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領導批準”等語，也可以不寫。（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。工作計劃的格式：

（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計劃的日期。

工作計劃的內容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計劃的根據）。制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進行的，是依據什么來制定這個計劃的。（2）工作任務和要求（做什么）。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以后，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務的完成。

4、工作總結

總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經驗等。基本情況。

（1）總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什么性質的，怎樣產生的，都應講清楚。

（3）經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。

（4）今后的打算。根據今后的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。寫好總結需要注意的問題

（1）總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。

（3）條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結中的問題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。

（5）總結的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。

關于對xxx同志的處理決定

xxx，男，1966年6月出生，1986年7月參加工作，原為中國郵電電信總局辦公室助理調研員。1999年8月公費赴美國學習；2000年12月回國后，因對中國電信集團公司為其安排的工作不滿意，始終未到單位上班，并且從此與單位失去聯系。

根據國務院《企業職工獎懲條例》的有關規定，決定從即日起將xxx同志除名。

中國電信集團公司勞動工資部

二OO二年三月十四日