第一篇：公文的寫作與管理技巧 時代光華

公文的寫作與管理技巧 關(guān)閉

單選題

1.公文按行文方向可分為三種類型，其中不包括： √A 上行文B 收文C 下行文D平行文正確答案： B

2.公文的種類有許多，其中收寄公文所屬的分類標準是： √A 行文方向B 發(fā)文性質(zhì)C 文書來源D 公文處理要求正確答案： C

3.企業(yè)常用的三類公文不包括： √A 行政公文B 外部信函C 會務(wù)公文D 事務(wù)公文正確答案： B

4.在企業(yè)中，應(yīng)用較少的公文文種是： √A 總結(jié)B 計劃C 通知D 命令正確答案： D

5.符合“行文目的的求復(fù)性”特點的公文文種是： √A 報告B 請示C 通知D 通報正確答案： B

6.關(guān)于對報告的理解，下列表述不正確的是： √A 下級向上級主管匯報的一種文書B 下級向上級反應(yīng)情況的文書C 書寫報告時材料要新穎、全面D 報告產(chǎn)生于事后和事務(wù)發(fā)展中正確答案： C

7.關(guān)于請示的寫作要求，下列說法錯誤的是： √A 多事一請或一事一請B 單頭請示C 嚴禁越級D 不抄送下級正確答案： A

8.公文書寫除了具有合乎規(guī)范的文種、選擇和格式外，公文最大的特點是： √A 實用性B 真實性C 時效性D 規(guī)范相正確答案： A

9.下列公文文種中，屬于下行文的是： × A 請示B 報告C 批復(fù)D 公函正確答案： C

10.按內(nèi)容，可將總結(jié)分為： √A 綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)B 工作總結(jié)、思想總結(jié)、學習總結(jié)和生產(chǎn)總結(jié)C 地區(qū)總結(jié)、部門總結(jié)、班組總結(jié)和個人總結(jié)D 匯報性總結(jié)和經(jīng)驗性總結(jié)正確答案： B

判斷題

11.會議記錄是用于記載傳達會議情況和議定事項的會務(wù)公文。此種說法：

× 正確錯誤正確答案： 錯誤

12.書寫公文的第一步是擬稿。此種說法： × 正確錯誤正確答案： 錯誤

13.計劃公文的類型分為表格式計劃、條文式計劃和文件式計劃三種。此種說法： × 正確錯誤正確答案： 正確

14.通報是適用于表彰先進、批評后退、傳達重要精神或情況的公文，屬平行文行文。此種說法： × 正確錯誤正確答案： 錯誤

15.公文具有強制執(zhí)行的法定效力。此種說法： √正確錯誤正確答案： 正確

第二篇：公文的寫作與管理技巧

公文的寫作與管理技巧

一、公文的含義

1.公務(wù)的定義

公文是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中所形成的具有法定效力和規(guī)范體系的文書，是為管理和開展各項行政工作而制定，具有規(guī)章制度性，為行政工作提供標準和范式。

2.公文的特點

公文是一種文書，公文的特點主要有兩點： 第一，公文具有強制執(zhí)行力的法定效力；

第二，公文具有自身的規(guī)范體系，包括文種選擇、格式和要求的規(guī)范，甚至標點符號，以及語氣和措詞的使用規(guī)范。

二、公文的類別

按照不同的標準，可將公文分為不同的類別。

1.按行文的方向

按行文方向，一般可將公文分為上行文、平行文和下行文。

上行文

所謂上行文，是指下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文。

下行文

所謂下行文，是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文。

平行文

所謂平行文，是指相互沒有隸屬關(guān)系的同級機關(guān)或者不屬同一系統(tǒng)的機關(guān)之間的行文。

2.按文書的來源

按文書的來源，公文分為收寄公文、外發(fā)公文和內(nèi)部公文。其中，被廣泛應(yīng)用的是內(nèi)部公文，更多被管理、保存、編碼、甚至銷毀的，同樣來自于內(nèi)部公文。

3.按發(fā)文的性質(zhì)

從發(fā)文的性質(zhì)角度，將公文分為詢問文和答復(fù)文。

詢問文

所謂詢問文，是指征詢意見或解答問題的文書。

答復(fù)文

所謂答復(fù)文，是指針對詢問文的解答和回復(fù)性文書。4.按公文內(nèi)容處理的要求

按公文內(nèi)容處理的要求，將公文分為參閱性公文，又稱參閱件；承辦性公文，即承辦件。

5.按處理文書的時間要求

按處理的時間要求，可將公文分為特急公文、急辦公文和常規(guī)公文（平件）。其中，平件在企業(yè)應(yīng)用中比較頻繁。

6.按文書的機密程度

從文書的機密程度分析，將文書分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。企業(yè)中最常使用的則是普通公文。

三、公文的文種

國家行政公文管理規(guī)定，企業(yè)內(nèi)部公文一般分為12種，即命令（令）、決定/公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、公函或函、會議紀要和議案。通常情況下，命令、通告、公函和議案在企業(yè)公文中應(yīng)用較少。

四、公文的寫作特點

公文的寫作特點主要包括：

1.實用性

公文書寫切記除了具有合乎規(guī)范的文種、選擇和格式外，實用是公文最大的特點，即公文要能夠應(yīng)用。

2.真實性

如果公文書寫內(nèi)容是虛假或虛構(gòu)，甚至是捏造或編造的，則失去了公文實用的價值。所以，真實是公文的生命。

3.時效性

公文的時效性是指其內(nèi)容與事務(wù)的發(fā)生具有同步性。

4.規(guī)范性

公文的含義明確了公文的文種選擇、格式、甚至標點符號，都應(yīng)該規(guī)范、實用。

【案例】

按照公文語言的規(guī)范性修改句子

請按照公文語言的規(guī)范性修改下列句子： 1.你局某月某日的來信，我們已收到。這個例句的典型問題是語言不規(guī)范，然而公文講究語言要言簡意賅，所以如果改為?貴局某月某日的來信已收悉?，再附上文件的編碼，則顯得語言簡潔明了，同時便于對方日后的查找。

2.石景山農(nóng)委向古城四中贈送了價值5000元的物理、化學實驗儀器和體育教材，改善了辦學條件。

改成?為改善古城四中的辦學條件，石景山農(nóng)委贈送了物理、化學實驗儀器和體育教材，價值5000元?將更合理。

3.5所公房、6起重大事故、學生78名

這個句子主要是順序有問題，應(yīng)該為?6起重大事故、學生78名、5所公房?。4.協(xié)商會是在我們這里開還是在你們那里開？請速定。

這個句子的問題是不夠簡潔，可改為?協(xié)商會在何處召開請速定?。

五、公文的寫作步驟

公文的寫作步驟主要包括：

1.計劃

公文所要表達的內(nèi)容、閱文的對象、采取何種文種書寫、最后公文要達到怎樣的目的，均應(yīng)事先做好計劃安排。

2.成文

成文即擬稿，就是將合理計劃的公文內(nèi)容、閱文對象、文種方式和所要達到的目的與作用，擬成公文稿件。

3.修改

修改就是對擬好的公文稿件進行反復(fù)審閱修改，使其語言簡單明了，行文更加規(guī)范，符合公文的定義。

4.編輯

編輯就是修改確認好的公文稿件，編輯成正式的公文文件。

六、公文的寫作要求

1.完整

公文書寫完整通常指意思、結(jié)構(gòu)要完整，尤其在公文整體結(jié)構(gòu)的布局方面，首先是組成導(dǎo)語的標題和前言，然后是正文，最后是結(jié)尾和落款。

2.具體

公文中所請示的事項、呈遞的意見要具體，使得閱文單位能夠清楚了解公文表達的意思。

要點提示

公文寫作的要求包括： ① 完整； ② 具體； ③ 準確； ④ 清晰； ⑤ 簡潔。

3.準確

準確是指在公文的書寫中選擇準確、適合的文種，選用準確的格式進行特寫信息的傳遞。

4.清晰

清晰是指公文的層次和過渡要清晰、連貫自然，表達出公文的具體意義。

5.簡潔

公文的語言要規(guī)范、簡潔，通常選用專業(yè)化的書面語言。公文中雖然需要運用言簡意賅的語言，但不表示可以改變公文要表達的意思。

【案例】

少了一個字

清朝乾隆皇帝非常欣賞王之煥的一首詩《涼州詞》：?黃河遠上白云間，一片孤城萬仞山。羌笛何須怨楊柳，春風不渡玉門關(guān)。?

乾隆皇帝有一把進貢的特別精美的折扇，想讓紀曉嵐把王之煥的這首詩撰寫在折扇上，紀曉嵐非常激動，大筆一揮就開始寫，寫完之后，準備呈遞皇上的一瞬間，發(fā)現(xiàn)少了一個?間?字，但是也無法修改，只好冒著被殺頭的危險將折扇逞給皇上。皇上滿心歡喜地讀著，發(fā)現(xiàn)少了一個字，就質(zhì)問紀曉嵐，此時紀曉嵐靈機一動說：?稟報皇上，奴才寫的不是詩，是一首詞，讀起來意思沒有改變：‘黃河遠上，白云一片，孤城萬仞山。羌笛何須怨，楊柳春風，不渡玉門關(guān)。’?

就這樣，紀曉嵐免去了被殺頭的罪過。

上述案例中，紀曉嵐合理、靈活地彌補了錯誤，使用的是中文里長短句的技巧——四字一斷、五字一斷，所以公文既要簡潔又不能改變其總體意思。【案例】 加標點

某公司有這樣一則公文：?在建筑物相鄰的停車場停車是受到這片停車場設(shè)計給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的所以員工們應(yīng)該在正常的時間內(nèi)另做停車打算或考慮共同使用的交通工具?，整段話中無一個標點，需要為其添加標點符號。

第一句話?在建筑物相連的停車場停車是受到這片停車場設(shè)計給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的?，這是一句完整的話，闡述停車是受到什么因素制約的，所以點一個?句號?；而員工們應(yīng)該怎么辦？有兩個做法：第一，?沒有空地兒，另做停車打算?；第二，?使用其他的交通工具，或者步行上班?，所以直接在后面點上句號。

經(jīng)過分析，這則公文應(yīng)改為：?在建筑物相鄰的停車場停車是受到這片停車場設(shè)計給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的。所以員工們應(yīng)該在正常的時間內(nèi)另做停車打算或考慮共同使用的交通工具。?

案例表明，看似比較復(fù)雜的內(nèi)容，如果正確使用標點符號將其斷清楚，則整個公文的意思就能夠表達清晰、規(guī)范。

【案例】

有趣的對聯(lián)

許多年前，有一個地主霸占了農(nóng)民的百畝糧田，釀了醋，造了酒。地主想請村里最有才的一個秀才，給他家寫一幅對聯(lián)，貼在大門口。地主表達了中心意思，想來年預(yù)示著家里人丁興旺、和諧美滿。

于是秀才寫下了?上聯(lián)：養(yǎng)豬大如山老鼠頭頭死；下聯(lián)：釀酒缸缸好造醋壇壇酸；橫批：人多病少財富?。秀才寫完之后，地主搖頭晃腦，讀著非常滿意，將對聯(lián)貼于門楣上。地主是這么讀的?養(yǎng)豬大如山，老鼠頭頭死；釀酒缸缸好，造醋壇壇酸；橫批：人多，病少，財富?，并且陶醉在自我欣賞中。

正在地主陶醉的時候，身邊圍攏了很多憤恨的村民，也進行了斷句，沒有加減一字，但意思完全不一樣，村民們是這樣讀的：?養(yǎng)豬大如山老鼠，頭頭死；釀酒缸缸好造醋，壇壇酸；橫批：人多病，少財富。?

正如案例所示，看似很簡單的標點，往往由于使用地方的不恰當，效果也就不一樣。所以，公文的規(guī)范還需要規(guī)范標點符號的使用。

【案例】

修改公文

有這樣幾段公文標題：

1.×××關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐的報告。2.×××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。3.關(guān)于×××分公司籌備工作進展狀況的請示。

這三個標題都存在文種選擇的不規(guī)范。第一個公文是更換鍋爐的報告；第二個是申請聯(lián)歡會經(jīng)費的報告，很明顯為請示報告，而第三個工作進展狀況應(yīng)該是報告，而不是請示。所以，應(yīng)該改為：

1.×××關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐的請示。2.×××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的請示。3.關(guān)于×××分公司籌備工作進展狀況的報告。七、九種常用公文的寫作方法

企業(yè)常用的公文有三類：行政公文，包括請示、批復(fù)、報告、通知和公函；事務(wù)公文，包括計劃、總結(jié)和規(guī)章制度；會務(wù)公文，包括應(yīng)用最多的會議紀要和會議記錄。除常用的企業(yè)公文外，還有商業(yè)信函，通常分為內(nèi)部信函，包括備忘錄、電子郵件和便箋；外部信函，包括求售函、催款函、投訴處理函。

1.請示

概念

請示是用于下級機構(gòu)或單位向上級機關(guān)或主管請求指示/批準的一種上行公文，請示的事情都是將要發(fā)生的，即產(chǎn)生于事前。

特點 請示的特點包括：

行文內(nèi)容的請求性。請示具有強制上司或上級機關(guān)批復(fù)、回復(fù)的特點，公文所寫的內(nèi)容是請求上司或上級機關(guān)的批準、批轉(zhuǎn)和批復(fù)，批復(fù)具體執(zhí)行意見。

行文目的的求復(fù)性。請示公文必須要得到上級主管單位的批復(fù)或回復(fù)。行文時機的超前性。請示公文產(chǎn)生于事前。

請求事項的單一性。一個請示公文內(nèi)容只能請示一件事情，即必須一事一請，一文一請。

種類

請示的種類有三種，即請求指示的請示、請求批準的請示和請求批轉(zhuǎn)的請示。請求指示的請示。例如之前從未碰到的特殊的新發(fā)生的疑難問題沒有處理辦法，請求得到領(lǐng)導(dǎo)的意見或處理辦法，屬于請求指示的請示。請求批準的請示。如某項事情有兩種方案，但是已經(jīng)決定了其中的一種，只需要領(lǐng)導(dǎo)做出批準或不批準的意見，是請求批準的請示。

請求批轉(zhuǎn)請示。某件事情執(zhí)行起來不能由一個部門獨立完成，需要其他各部門之間的配合，尤其需要向領(lǐng)導(dǎo)請示，并請求批轉(zhuǎn)給其他部門周知，做好執(zhí)行和配合工作，此為請求批轉(zhuǎn)請示。

寫作要求

請示公文的寫作要求包括：

第一，一事一請或一文一請，做到每次請示只能夠請示一件事情；

第二，單頭請示，請示必須抄報直接隸屬上司和直接隸屬主管單位，而且只能夠抄報一個直屬領(lǐng)導(dǎo)或一個直屬主管部門；

第三，嚴禁越級，請示不可以越級請示和越級匯報直屬上司； 第四，不抄送下級，請示僅是對上級主管單位的請求，不抄送下級。

容易出錯的情況 請示容易出錯的情況包括： 第一，多事一請； 第二，多頭請示。

格式

通常情況下，公文格式多是一種通用的模板，由標題、正文、結(jié)尾和落款構(gòu)成，根據(jù)不同文種的差異稍做調(diào)整。

標題。請示公文的標題主要書寫制發(fā)單位所請示的事由和文種。

正文。請示的正文包括導(dǎo)言或者前言、主體和結(jié)尾。導(dǎo)言部分主要闡述請示的目的、背景、緣由和動機；主體書寫請示的事由事件；請示的結(jié)尾部分一般以“特此請示，請批復(fù)”等固定語言結(jié)束；請示公文的落款需要寫明制發(fā)單位的名稱和書寫時間，最后加蓋公章。

2.報告

概念

報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)詢問時所使用的陳述性公文，屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事務(wù)發(fā)展中。

分類

通常情況下，將報告劃分為三類：

綜合性報告。綜合報告是將某個事件的所有情況和所有方面，向上級主管單位做的匯報。專題性報告。專題性報告是就某一個問題或問題的某一個方面單獨向上級機關(guān)做的匯報。回復(fù)性報告。回復(fù)性報告則是針對上司或上級主管單位的某一個訊問或問題及上級的困惑，做直接回復(fù)的匯報。

要求 【案例】

總裁給人力資源部的便函

致：人力資源部 自：總裁 主題：飲水機 時間：25／5／××

現(xiàn)在公司內(nèi)有諸多抱怨，抱怨上班時間內(nèi)喝水困難。我不希望員工認為公司不關(guān)心他們的生活，實際上公司一直在致力于員工福利的提高，應(yīng)該配備既節(jié)省時間又清潔衛(wèi)生的飲水機。

但我不清楚員工對安裝飲水機的反應(yīng)如何，有些其他什么不同意見，請向我呈交一份報告。

下面是人力資源部主管遞交的一份報告：

關(guān)于飲水機的報告

十分有意思，辦公室內(nèi)的飲水問題引起了這么大的關(guān)注。給大家配備飲水機，似乎是一個很好的方案，既能節(jié)省員工時間，又能提供清潔衛(wèi)生的飲用水。但實際上配備飲水機的效果卻是很不清楚的。

在好幾個辦公室，經(jīng)常談?wù)撜l打水，公司開水供應(yīng)不足，供應(yīng)時間不夠長，水質(zhì)差等問題，但實際上大家也就這樣過來了，辦公室內(nèi)都已形成了一些固定的規(guī)范。如果安裝飲水機，則會碰到費用、送水時間、飲水機放置位置等問題，很容易造成矛盾。

因此，我們認為應(yīng)該加強原有開水供應(yīng)，個別辦公室如有此要求，可讓它們自行解決。

由此可見，書寫報告一定要有要求。具體來說，書寫報告的要求主要有：

第一，情況要屬實，報告是下級對上級機關(guān)或主管單位提供的問訊、匯報工作的一個陳述性公文，所陳述的情況必須實事求是；

第二，語氣要謙和、嚴肅；

第三，概括敘述，語言言簡意賅，使得上級主管閱文時既能夠了解事情的經(jīng)過，又能夠知道事情的原委。

格式

報告的格式與請示的格式相似，仍然由標題、正文、結(jié)尾和落款組成。標題。報告的標題同樣是寫明制發(fā)單位、事由及文種。

正文。報告的正文包括導(dǎo)言和主體兩部分：導(dǎo)言中寫明報告的目的、背景、作用和意義。主體是報告中關(guān)鍵精華的部分，使用簡潔的語言陳述事情的起因、發(fā)展、經(jīng)過、產(chǎn)生的影響及針對影響提出改進的意見和建議，主體中陳述事件的邏輯結(jié)構(gòu)要清晰、思路要非常縝密、問題要交代清楚。

結(jié)尾。報告的結(jié)尾通常慣以“特此報告”之類的格式語言。

落款。最后在報告的落款處簽上制發(fā)單位的名稱、書寫時間和加蓋公章。

3.批復(fù)

概念

批復(fù)是用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項的公文，為下行文。批復(fù)發(fā)生于事后，與請示公文相對應(yīng)。

要求

【模板】

關(guān)于江蘇省撤銷南通縣設(shè)立通州市的批復(fù)

江蘇省人民政府：

你省一九九二年十月八日《關(guān)于撤銷南通縣設(shè)立通州市的請示》和一九九二年十一月二十日的補充請示收悉。經(jīng)國務(wù)院批準，同意撤銷南通縣，設(shè)立通州市（縣級），由省直轄，以原南通縣的行政區(qū)域為通州市的行政區(qū)域，不增加機構(gòu)和人員編制。

此復(fù)

民政部（蓋章）

一九九三年一月八日

上述是批復(fù)的一個簡潔模板。批復(fù)公文的寫作要求主要包括：

收到請示必須予以答復(fù)。源于請示的強制回復(fù)性特點，決定批復(fù)必須予以答復(fù)。批復(fù)內(nèi)容要有針對性。下級機關(guān)需要按照上級批復(fù)的意見和措施，進行事情的落實和執(zhí)行，所以上級所批復(fù)的公文內(nèi)容必須具體，且針對性強。

批復(fù)的意見要切實可行。批復(fù)的態(tài)度要慎重。

格式 批復(fù)公文的格式主要包括：

標題。批復(fù)公文的標題部分是收文單位，即請示和報告中的稱呼對象。

正文。批復(fù)的正文部分包括導(dǎo)言和主體。導(dǎo)言中書寫清楚批復(fù)的背景；主體是批復(fù)給下級機關(guān)具體的實施辦法及意見或建議。

結(jié)尾。批復(fù)通常以“此復(fù)或特此批復(fù)”結(jié)尾。

落款。批復(fù)的落款部分為制發(fā)單位名稱、寫作時間、加蓋公章。

作為上級機關(guān)回復(fù)下屬單位批復(fù)時，需要注意公文編號的應(yīng)用。所謂公文編號，是針對請示公文編號而言，在批復(fù)公文中可以省略請示文件的名稱，使用請示相對應(yīng)的編號代替，則可以直接便于下屬機關(guān)的查閱。

4.通知

概念

通知是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項及任免人員的公文，為下行文或平行文，具有廣泛性、曉諭性和時限性的特點。

種類

通知在企業(yè)中的應(yīng)用較多，通常分為四大種類：

指示性通知。即指示下屬單位或不相隸屬機關(guān)具體實施辦法或配合工作。

知照性通知。通知的目的是使得人們知道某件事情，按照通知的內(nèi)容做好相應(yīng)準備。例如停電停水通知、放假通知等。

事務(wù)性通知。即針對某件事務(wù)進行的通知，例如會議通知、培訓通知等。

任免聘用通知。即對某個職位的任免、聘用，通知相關(guān)人員而書寫的公文，一般由單位的人力資源部書寫。

格式

通知的格式同樣包括標題、正文、結(jié)尾和落款。

標題。標題由制發(fā)單位、事由和文種組成，制發(fā)單位通常可以省略，通知中的稱呼部分指受文單位，通常也可以省略。

正文。正文部分包括導(dǎo)言和主體。導(dǎo)言中闡述事件的背景、動機和緣由，或者是通知的目的和作用；主體部分書寫清楚人物、時間、地點、事情經(jīng)過、目的和意義，以及具體做法和要求。一般重要通知一定附有回執(zhí)部分，例如會議通知常附有回執(zhí)，或者其他一些通知會根據(jù)需要附線路圖、停車位、分布圖等。

結(jié)尾。通知往往以“特此通知”為結(jié)尾標志。落款。落款部分以制文單位、時間和加蓋公章落款。

5.通報

概念 通報是適用于表彰先進、批評后退、傳達重要精神或情況的公文，屬下行文。

種類

通報分為三種類型，即表彰性通報、批評或懲罰性通報和傳達性通報。

格式

通報的標題部分包含通報的制發(fā)單位，一般可以省略，然后是事由、通報、文種、稱呼，通報的稱呼即受文單位，通常可以省略不寫。

表彰性通報正文主體部分必須清晰突出表彰的內(nèi)容、事由、積極的作用和影響及具體表彰措施，以此樹立內(nèi)部標桿和榜樣。

批評性通報主體部分應(yīng)該清楚書寫批評的具體事情、產(chǎn)生的根源及導(dǎo)致的負面影響、然后具體的處罰措施，最后就處罰決定規(guī)定一個生效時間或日期。

無論表彰通報、批評通報或者傳達通報，結(jié)尾落款部分一定有“特此通報”、制發(fā)單位、通報時間和加蓋公章。

寫作要求 企業(yè)通報要求包括： 第一，書寫及時快速；

第二，材料新穎、典型，具有代表性； 第三，內(nèi)容屬實。

如果通報所用材料不典型或不具有針對性，無論是表彰通報或是批評通報則都無任何意義。所以無論通報材料的正面性還是負面性，都必須典型才具有一定的標桿作用。

6.計劃

概念

計劃是為完成一定時期的任務(wù)而事前對目標、措施和步驟做出簡要部署的事務(wù)性公文，產(chǎn)生于事前。

制定原則 計劃制定的原則包括： 第一，對上級負責； 第二，切實執(zhí)行； 第三，集思廣益； 第四，突出重點； 第五，防患于未然。

計劃需要落實和執(zhí)行，更需要踏踏實實完成。計劃的產(chǎn)生需要征求每一個人或部門的意見，而且計劃必須突出重點，不能夠面面俱到。最后計劃必須起到預(yù)警作用，防患于未然。

計劃的別稱 計劃有許多別稱： 規(guī)劃。規(guī)劃是具有全局性的、較長時期的長遠設(shè)想。方案。方案是從目的、要求、工作方式方法到工作。安排。安排是對短期內(nèi)工作進行具體布置的計劃。設(shè)想。設(shè)想是初步的草案性計劃。打算。打算是短期內(nèi)工作的要點式計劃。要點。要點是列出工作主要目標的計劃。

特點

計劃體現(xiàn)在內(nèi)容方面具有預(yù)見性和可行性的特點；體現(xiàn)在作用方面則具有指導(dǎo)性和約束性的特點。

類型

計劃公文的類型分為表格式計劃、條文式計劃和文件式計劃三種，通常各種生產(chǎn)型和制造型企業(yè)使用Excel或Word做表格計劃。

格式與要求

標題。計劃公文書寫格式中的標題部分包括制發(fā)單位、事由、計劃產(chǎn)生時間和文種。正文。企業(yè)書寫計劃時導(dǎo)言部分應(yīng)該記錄計劃的目的、背景、作用、意義和影響；任何計劃在主體書寫中應(yīng)該清晰和清楚地涵蓋三項內(nèi)容，正所謂三段論式計劃，即計劃的目的和依據(jù)；計劃的目標和措施；計劃的任務(wù)和步驟。除三段論外，有時根據(jù)計劃的內(nèi)容，計劃公文主體部分還會涉及計劃可能出現(xiàn)的一些問題，為解決這些問題而尋求上司或上級主管單位的幫助，或者一些事務(wù)活動的預(yù)算，以及針對這些問題可供參考的預(yù)警方案。

落款。計劃公文的結(jié)尾一般可以省略“特此計劃”，如果標題中有制發(fā)單位，落款中則不寫制發(fā)單位，直接書寫時間、加蓋公章。

寫作須知

計劃公文的書寫要求圍繞三個重點： 第一，從實際出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧； 第二，突出重點，主次分明； 第三，目標明確，步驟具體。

7.總結(jié)

概念

總結(jié)是對自我進行回顧性的分析研究探索有關(guān)規(guī)律，用于指導(dǎo)今后工作的文書，產(chǎn)生于事后。

類型

總結(jié)的分類有許多種：

按性質(zhì)分。從性質(zhì)角度，將總結(jié)分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。

按內(nèi)容分。按照內(nèi)容，將總結(jié)分為工作總結(jié)、思想總結(jié)、學習總結(jié)和生產(chǎn)總結(jié)。按范圍分。根據(jù)總結(jié)的范圍，分為地區(qū)總結(jié)、部門總結(jié)、班組總結(jié)和個人總結(jié)。按功能分。按照總結(jié)公文功能的不同，分為匯報性總結(jié)和經(jīng)驗性總結(jié)。

特點與要求

總結(jié)的特點包括客觀性、規(guī)律性、典型性和概括性。總結(jié)能夠揭示事物發(fā)生之間的一些客觀存在的基本規(guī)律，總結(jié)出特點可以為今后應(yīng)用和借鑒，所以決定總結(jié)具有客觀性和規(guī)律性的特點；總結(jié)的內(nèi)容往往可以提升到一定的高度，而且使用的語言精煉和概括性強，所以總結(jié)又具有典型性和概括性的特點。總結(jié)是對計劃的總結(jié)，企業(yè)書寫總結(jié)時要求內(nèi)容或材料一定對照計劃進行。

格式與原則

總結(jié)的書寫格式與計劃格式完全相符，標題仍然包括制發(fā)單位、事由、時間和文種。總結(jié)正文中的導(dǎo)言主要描述清楚總結(jié)的目的、背景、意義和作用；依照三段論式計劃，總結(jié)的主體同樣涵蓋三部分，首先對照計劃所做的工作，過程如何，其次突出獲得的成績和經(jīng)驗、問題和教訓，最后突出對未來工作的打算和改進及努力的方向。

總結(jié)的結(jié)尾部分主要是號召和預(yù)警，落款部分與計劃公文格式相同，如果標題部分寫清楚了制發(fā)單位，則落款部分可以省略這個制發(fā)單位，直接寫入時間和加蓋公章。

原則

企業(yè)總結(jié)的書寫需要遵循六原則： 第一，總結(jié)材料要充足； 第二，總結(jié)內(nèi)容和對象要全面； 第三，亮點成績要突出；

第四，問題的認識要客觀深刻到位； 第五，改進意見要落實；

第六，觀點論述要有理有據(jù)，依據(jù)各種數(shù)據(jù)或圖表提升觀點。

8.會議紀要和記錄

會議紀要和會議記錄僅一字之差，其實卻是兩種不同的文種。從文字含義角度解釋，“錄”是一字不差全盤皆錄；“要”是記要點，將要點言簡意賅地表示出來。

會議紀要

會議紀要是用于記載傳達會議情況和議定事項的會務(wù)公文。會議紀要的標題一般省略制發(fā)單位，直接書寫會議主題、文種和議題；紀要的主體部分經(jīng)常使用一些固定的詞語，比如“會議一致通過”、“會議就某些問題做了如下決策”等；會議紀要一般均由行政部門書寫，所以在落款處標明行政部門名稱和時間，最后加蓋公章。

會議記錄

會議記錄是在會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容如實地記錄下來而形成的書面材料。首先會議紀錄的標題為會議的名稱和文種；正文則記錄會議的時間、地點、出席列席人員、主持人、缺席人、記錄人、記錄時間、發(fā)言人名字及發(fā)言內(nèi)容，甚至記錄散會、休息情況，會議記錄必須真實全面。

9.公函（函）

公函在企業(yè)中的應(yīng)用比較少，是指適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題的文書，屬平行文。

公函的格式基本與其他公文格式相同，標題內(nèi)容為制發(fā)單位、事由和文種，公函的稱呼即受發(fā)單位與其他公文有所不同必須保留；公函的導(dǎo)言部分寫明函的背景、目的、意義和作用，主體部分主要闡述公函具體的事由、措施和方法；一般在公函結(jié)尾部分使用一些專業(yè)術(shù)語，例如“轉(zhuǎn)此函達請答復(fù)”或者“特此函請回復(fù)”，落款是制文單位直接加蓋公章。

要點提示

企業(yè)常用的公文包括： ① 請示和報告； ② 批復(fù)； ③ 通知和通報； ④ 計劃和總結(jié)； ⑤ 會議紀要和會議記錄； ⑥ 公函（函）。

八、公文的管理

1.公文編碼

公文編碼是用來管理公司各種各樣由不同公司不同部門不同時間收發(fā)的公文。例如，公司的紅頭文件和藍頭文件的區(qū)分；行政部、生產(chǎn)部、銷售部等各部門文件的區(qū)分。

公文的編碼依照系統(tǒng)性和反映公文的一定性質(zhì)兩個原則進行管理。通過公文編碼可以了解公司信息、收文、發(fā)文及公文時間。例如，撫順罕王集團的一個公文編碼為“撫罕發(fā)【2011】011”，表示撫順罕王集團2011年第11號發(fā)文；“撫罕發(fā)/2011年/0”可以表示集團2011年發(fā)的公司藍頭文件；“撫罕/生/2011年/005”可以看出是生產(chǎn)部的文件。

2.公文收發(fā)

公文包括收文的管理程序和發(fā)文的管理程序，發(fā)文一般依照擬寫、發(fā)送、標注、保存四個程序進行管理；收文程序則按照收文、催辦或督辦、注明、保存進行管理。企業(yè)對發(fā)文管理程序應(yīng)用較廣泛。3.公文保存

企業(yè)需要對公司收發(fā)的公文做公文保存，保存時注意區(qū)分內(nèi)部文和外部文編碼和分類問題，一般以漢語拼音的第一個字母做編碼，內(nèi)部文件編碼以“N”編寫，外部文件編碼以“W”編寫。內(nèi)外部文件兩大類編碼后，企業(yè)各部門可以根據(jù)自身情況分小類立卷保存。例如“×-部門代號-N案卷編號”；“×-部門代號-W案卷編號”。

第三篇：常用公文寫作格式與技巧(精品免費下載)

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機關(guān)請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關(guān)也只能是一個，不能多頭請示。請示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成： “三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；

（3）情況——原因（責任）——下步做法；

（4）情況——原因——責任及處理意見；

通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；

（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；

（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報”。

要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

2、報告

報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級機關(guān)的詢問或要求時使用的一種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區(qū)別：

（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復(fù)；“請示”則要求上級批復(fù)。

（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語不同。“報告”的結(jié)尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結(jié)束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。

報告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的（5）情況——問題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。

通知的標題有三種形式：（1）發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學關(guān)于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認真執(zhí)行”、“特此通知。”“本通知自發(fā)布之日起實行”等習慣用語表示。制發(fā)各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

2、通報

通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應(yīng)當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發(fā)，不能牽強附會。

3、會議紀要

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。一次工作會議在具體討論中必然會產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應(yīng)該根據(jù)會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時，也

通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條： 一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機關(guān)看，公告發(fā)布的機關(guān)級別高，是黨和國家的高級機關(guān)；通告，上至中央，下至基層機關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用；

四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標題、受文機關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：（1）標題

函的標題有兩種形式：發(fā)文機關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請求批準ＸＸＸ的函”。

（2）受文機關(guān)：頂格加冒號寫受文機關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發(fā)函的原因和目（1）存根部分簡填，以便日后查考。

（2）本文部分要填寫詳細些。（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。

（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。

（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

（3）最后寫訂立計劃的日期。工作計劃的內(nèi)容。一般地講，包表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗和教訓。做過一件事，總會有經(jīng)驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時期工的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體。主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結(jié)語。根據(jù)不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習慣用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個人的稱呼。（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關(guān)、團體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請求時的一種書信。申請書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團）申請書”、“開業(yè)申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關(guān)負責同志的名稱。

（3）寫申請書的具體內(nèi)容： 申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領(lǐng)。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談?wù)J識。（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領(lǐng)導(dǎo)批準”等語，也可以不寫。

（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內(nèi)的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。工作計劃的格式：

括：

（1）情況分析（制定計劃的根據(jù)）。制定計劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進行的，是依據(jù)什么來制定這個計劃的。

（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達到的工作指標。

（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時期已經(jīng)做過的工作，進行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗等。基本情況。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內(nèi)容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結(jié)的中心。總結(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，作的經(jīng)驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。寫好總結(jié)需要注意的問題（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎(chǔ)。（3）條理要清楚。總結(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結(jié)的目的。（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊敚撀缘囊浴?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

第四篇：常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機關(guān)請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關(guān)也只能是一個，不能多頭請示。請示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；

（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

2、報告

報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級機關(guān)的詢問或要求時使用的一種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區(qū)別：

（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復(fù)；“請示”則要求上級批復(fù)。（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語不同。“報告”的結(jié)尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結(jié)束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。

報告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責任）——下步做法；（4）情況——原因——責任及處理意見；（5）情況——問題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。通知的標題有三種形式：（1）發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學關(guān)于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認真執(zhí)行”、“特此通知。”“本通知自發(fā)布之日起實行”等習慣用語表示。制發(fā)各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

2、通報 通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報”。通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應(yīng)當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發(fā)，不能牽強附會。

3、會議紀要

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必然會產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應(yīng)該根據(jù)會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條：

一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機關(guān)看，公告發(fā)布的機關(guān)級別高，是黨和國家的高級機關(guān)；通告，上至中央，下至基層機關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用； 四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標題、受文機關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：

（1）標題

函的標題有兩種形式：發(fā)文機關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請求批準ＸＸＸ的函”。（2）受文機關(guān)：頂格加冒號寫受文機關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結(jié)語。根據(jù)不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習慣用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。（1）存根部分簡填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細些。

（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關(guān)、團體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請求時的一種書信。申請書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團）申請書”、“開業(yè)申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關(guān)負責同志的名稱。（3）寫申請書的具體內(nèi)容：

申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領(lǐng)。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談?wù)J識。

（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領(lǐng)導(dǎo)批準”等語，也可以不寫。（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內(nèi)的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。工作計劃的格式：（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計劃的日期。

工作計劃的內(nèi)容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計劃的根據(jù)）。制定計劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進行的，是依據(jù)什么來制定這個計劃的。（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達到的工作指標。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時期已經(jīng)做過的工作，進行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗等。基本情況。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內(nèi)容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結(jié)的中心。總結(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗和教訓。做過一件事，總會有經(jīng)驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。

（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時期工作的經(jīng)驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。寫好總結(jié)需要注意的問題

（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎(chǔ)。

（3）條理要清楚。總結(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結(jié)的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊敚撀缘囊浴?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

第五篇：常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機關(guān)請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關(guān)也只能是一個，不能多頭請示。請示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；

（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

關(guān)于啟動寧漢滬寧杭光纜線路工程的請示

張繼平副總經(jīng)理：

寧漢、滬寧杭光纜線路工程的可行性研究報告已于2001年3月批復(fù)，中訊郵電咨詢設(shè)計院和浙江省郵電規(guī)劃設(shè)計院已分別完成初步設(shè)計。由于當時處在南北拆分階段，故而未進行初步設(shè)計的會審及相關(guān)后續(xù)工作。

目前南北拆分工作已基本完成，根據(jù)沿途業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，特別是長江航運局急需租用光纖，因此我部建議啟動該工程，抓緊時間進行初步設(shè)計會審及相關(guān)后許工作。

以上妥否，請批示。

網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部

二OO二年七月三日

2、報告

報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級機關(guān)的詢問或要求時使用的一

種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區(qū)別：

（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復(fù)；“請示”則要求上級批復(fù)。（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語不同。“報告”的結(jié)尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結(jié)束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分

肯定。

報告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責任）——下步做法；（4）情況——原因——責任及處理意見；

（5）情況——問題——建議等。

關(guān)于報備與中國聯(lián)通互聯(lián)協(xié)議的報告

信息產(chǎn)業(yè)部:

為促進電信市場的有效競爭，規(guī)范電信網(wǎng)間的互聯(lián)互通關(guān)系，確保聯(lián)通CDMA網(wǎng)按計劃開通運營，中國電信集團公司與中國聯(lián)合通信有限公司經(jīng)過友好協(xié)商與合作，于2001年9月30日簽定了《中國聯(lián)合通信有限公司與中國電信集團公司電信網(wǎng)網(wǎng)間互聯(lián)及結(jié)算框架協(xié)議》、《中國聯(lián)合通信有限公司陸地蜂窩移動通信網(wǎng)與中國電信集團公司固定本地電話網(wǎng)、國內(nèi)長途電話網(wǎng)、國際電話網(wǎng)、IP電話網(wǎng)網(wǎng)間互聯(lián)及結(jié)算協(xié)議》。根據(jù)《中華人民共和國電信條例》，現(xiàn)將以上兩個協(xié)議報送信息產(chǎn)業(yè)部備案。

在信息產(chǎn)業(yè)部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及主管部門的關(guān)心和具體指導(dǎo)下，中國電信與中國聯(lián)通在網(wǎng)間長途呼叫路由組織等問題上達成了一致意見，為協(xié)議的最終簽定創(chuàng)造了有利條件。雙方總部間互聯(lián)協(xié)議簽定后，下屬企業(yè)的省級協(xié)議也在積極協(xié)商之中，中國電信PSTN與中國聯(lián)通CDMA網(wǎng)的網(wǎng)間互聯(lián)測試等工作也將隨即啟動。中國電信與中國聯(lián)通將繼續(xù)加強合作，為國家的通信事業(yè)做出更大的貢獻。

中國電信集團公司

二００一年十月十七日

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。通知的標題有三種形式：（1）發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學關(guān)于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認真執(zhí)行”、“特此通知。”“本通知自發(fā)布之日起實行”等習慣用語表示。制發(fā)各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

關(guān)于印發(fā)中國電信集團公司 公文處理辦法的通知

各省、自治區(qū)、直轄市電信公司，集團公司各部門、各直屬單位:

現(xiàn)將《中國電信集團公司公文處理辦法》印發(fā)你們，請遵照執(zhí)行。2000年7月10日集團公司印發(fā)的《中國電信集團公司公文處理辦法（暫行）》（中國電信辦[2000]355號）及2000年11月1日集團公司綜合部印發(fā)的《中國電信集團公司公文實施細則（試行）》（綜合[2000]3號）同時廢止。

二００二年五月二十日

2、通報

通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報”。通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應(yīng)當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發(fā)，不能牽強附會。

關(guān)于2002年1至5月服務(wù)質(zhì)量情況通報

中國電信集團各省、自治區(qū)、直轄市電信公司：

現(xiàn)將2002年1—5月用戶投訴處理情況通報如下：

一、電信用戶申訴總體情況

據(jù)部申訴中心通報，今年第一季度向部申訴中心投訴共1271件，正式立案的案件有46件，回函率為100%。其中申訴中國電信14件、申訴中國聯(lián)通15件、申訴中國移動17件。

與2001年同期相比，中國電信的申訴從65件下降到14件，下降幅度為78.4%；中國移動的申訴從33件下降到17件，下降幅度為48.5%；中國聯(lián)通的申訴從13件上升到今年的14件，上升幅度為7.6%。

從各運營企業(yè)用戶申訴占總申訴比重看，中國電信由58.6%下降到30.4%；中國移動由29.7%上升到今年的37.0%；中國聯(lián)通由11.7%上升到今年的32.6%。中國電信的申訴下降幅度最大。

1—5月用戶以各種渠道越級投訴共計39件，其中4—5月份11件，比1—3月下降了39％。其中涉及南方的18件，涉及北方的21件。

二、電信用戶申訴的分類情況

（一）服務(wù)質(zhì)量問題……

三、申訴中國電信服務(wù)的具體內(nèi)容

（一）反映服務(wù)質(zhì)量問題一季度共有7件, ……

（二）話費爭議問題…… ……

3、會議紀要

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必然會產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應(yīng)該根據(jù)會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

通信機房防火安全工作交流會會議紀要

為了貫徹國務(wù)院召開的全國安全生產(chǎn)電視電話會議精神，落實開展安全生產(chǎn)專項整治工作要求，2001年8月1－3日，中國電信集團公司在福建省召開了通信機房防火安全工作交流會，目的是進一步促進通信機房規(guī)范化建設(shè)，提高通信防火安全管理水平，保障通信安全。參加會議的有各省（區(qū)、市）電信公司安全保衛(wèi)和運行維護部門的領(lǐng)導(dǎo)。現(xiàn)將會議紀要如下：

一、會議基本情況……

二、福建機房標準化改造的經(jīng)驗

（一）領(lǐng)導(dǎo)掛帥，部門協(xié)作，齊心合力抓機房改造。……

（二）因地制宜，積極穩(wěn)妥，推進老機房改造。……

（三）執(zhí)行規(guī)范，控制源頭，抓好新機房建設(shè)。……

三、加強通信防火工作要求

（一）提高認識，切實加強通信防火工作。……

（二）相互協(xié)作，通過綜合治理實現(xiàn)機房無火災(zāi)隱患要求。……

（三）源頭堵漏，新機房建設(shè)必須嚴格執(zhí)行防火規(guī)范。……

（四）根除隱患，老機房改造要加快步伐。……

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條：

一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機關(guān)看，公告發(fā)布的機關(guān)級別高，是黨和國家的高級機關(guān)；通告，上至中央，下至基層機關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用； 四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標題、受文機關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：

（1）標題

函的標題有兩種形式：發(fā)文機關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請求批準ＸＸＸ的函”。

（2）受文機關(guān)：頂格加冒號寫受文機關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結(jié)語。根據(jù)不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習慣用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。關(guān)于申請辦理北京市鴻翔大廈房地產(chǎn)過戶手續(xù)的函

北京市房地產(chǎn)管理局:

1992年8月原郵電部委托其所屬單位—中國郵電器材總公司購置了北京市海淀區(qū)欣華農(nóng)工商公司所屬“龍鄉(xiāng)飯店”（北京市海淀區(qū)龍翔路15號）的全部房地產(chǎn)及所屬物，并更名為北京鴻翔大廈，同時在海淀區(qū)房地產(chǎn)管理局辦理了產(chǎn)權(quán)過戶手續(xù)，也經(jīng)北京市城市規(guī)劃管理局同意鴻翔大廈所占用的土地作為國家劃撥地由郵電器材公司使用。

1998年，原郵電部將鴻翔大廈成建制劃歸給了原中國郵電電信總局，劃歸后原中國郵電電信總局沒有辦理鴻翔大廈的房產(chǎn)和土地的過戶手續(xù)。2000年經(jīng)過國務(wù)院的批準原中國郵電電信總局組建成為全民所有的中國電信集團公司。

鑒于以上所述，特此申請辦理鴻翔大廈的房地產(chǎn)過戶手續(xù)，同時由于中國電信集團公司和鴻翔大廈的全民所有的性質(zhì)以及該土地的使用性質(zhì)沒有改變，希望繼續(xù)保留該土地為國家劃撥地的性質(zhì)。

請貴局給予大力支持，辦理相關(guān)手續(xù)為盼。

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關(guān)于互聯(lián)互通問題的復(fù)函

? 中國聯(lián)合通信有限公司: 貴公司《關(guān)于通報目前互聯(lián)互通存在問題的函》（中國聯(lián)通函[2004]5號）收悉，經(jīng)調(diào)查，現(xiàn)將有關(guān)情況函復(fù)如下：

一、由于2003年以來網(wǎng)間話務(wù)增長迅猛，造成福建電信各地關(guān)口局資源緊張，因能力問題在一段時間內(nèi)曾出現(xiàn)無法增加與各運營商間網(wǎng)間中繼的情況。福建電信已采取措施對部分關(guān)口局進行了緊急擴容，并調(diào)整了部分網(wǎng)內(nèi)資源用于增加網(wǎng)間中繼，中繼緊張問題已于春節(jié)前陸續(xù)解決。（以下略去）

特此函復(fù)。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。

介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。（1）存根部分簡填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細些。

（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關(guān)、團體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請求時的一種書信。申請書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團）申請書”、“開業(yè)申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關(guān)負責同志的名稱。（3）寫申請書的具體內(nèi)容：

申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領(lǐng)。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談?wù)J識。

（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領(lǐng)導(dǎo)批準”等語，也可以不寫。（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內(nèi)的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。工作計劃的格式：

（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計劃的日期。

工作計劃的內(nèi)容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計劃的根據(jù)）。制定計劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進行的，是依據(jù)什么來制定這個計劃的。（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達到的工作指標。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時期已經(jīng)做過的工作，進行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗等。基本情況。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內(nèi)容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結(jié)的中心。總結(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗和教訓。做過一件事，總會有經(jīng)驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。

（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時期工作的經(jīng)驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。寫好總結(jié)需要注意的問題

（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎(chǔ)。

（3）條理要清楚。總結(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結(jié)的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊敚撀缘囊浴?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

關(guān)于對xxx同志的處理決定

xxx，男，1966年6月出生，1986年7月參加工作，原為中國郵電電信總局辦公室助理調(diào)研員。1999年8月公費赴美國學習；2000年12月回國后，因?qū)χ袊娦偶瘓F公司為其安排的工作不滿意，始終未到單位上班，并且從此與單位失去聯(lián)系。

根據(jù)國務(wù)院《企業(yè)職工獎懲條例》的有關(guān)規(guī)定，決定從即日起將xxx同志除名。

中國電信集團公司勞動工資部

二OO二年三月十四日